1

Oleh:Oleh:

ARKIB NEGARA MALAYSIAARKIB NEGARA MALAYSIA

2

KANDUNGAN

• APA DIA FAIL• KENAPA FAIL DIPERLUKAN• PEMBUKAAN FAIL• REKA BENTUK KULIT FAIL• TAJUK FAIL• NOMBOR RUJUKAN FAIL• KERTAS-KERTAS YANG

BERHUBUNG• TARIKH KANDUNGAN PERTAMA/

TARIKH KANDUNGAN AKHIR• EDARAN FAIL

• MENGKANDUNGKAN SURAT• KERTAS MINIT• KAD KELUAR FAIL• PENUTUPAN FAIL AKTIF• PENUTUPAN FAIL TIDAK AKTIF• FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN• FAIL DIPERLUKAN OLEH 2

PEGAWAI ATAU LEBIH• FAIL ROSAK• FAIL HOMOGENEOUS/ FAIL KES

3

APA DIA FAIL

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR.“A FOLDER WHERE LETTERS’ ARE PROPERLY ARRANGED”.SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK.TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

4

ALAT PERHUBUNGANALAT PERHUBUNGAN

MENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSIMENGURUSKAN MAKLUMAT JABATAN/AGENSI

MEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSANMEMBANTU MEMBUAT KEPUTUSAN

MENGAMBIL TINDAKANMENGAMBIL TINDAKAN

MENGEKALKAN INGATANMENGEKALKAN INGATAN

BAHAN RUJUKAN UTAMABAHAN RUJUKAN UTAMA

BAHAN BUKTIBAHAN BUKTI

BAHAN PENYELIDIKANBAHAN PENYELIDIKAN

KENAPA FAIL DIPERLUKAN

5

SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:SEMAK DAN PASTIKAN TIDAK BERLAKU:

FAIL SAMA TAJUK DAN SAMA NOMBORFAIL SAMA TAJUK DAN SAMA NOMBOR FAIL SAMA TAJUK DAN LAIN NOMBORFAIL SAMA TAJUK DAN LAIN NOMBOR FAIL LAIN TAJUK DAN SAMA NOMBORFAIL LAIN TAJUK DAN SAMA NOMBOR

SEMAK SURATSEMAK SURATBACA ISI SURATBACA ISI SURATRUJUK PANDUANRUJUK PANDUAN

PEMBUKAAN FAIL

6

TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80) TERBUKA (Am 435 – Pin. 1/80)

SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)SAMPUL KECIL (Am 435A – Pin. 1/82)

TERHAD (TANDA TERHAD)TERHAD (TANDA TERHAD)

SULIT (Am 436) HIJAUSULIT (Am 436) HIJAU

RAHSIA (Am 437) RAHSIA (Am 437)

RAHSIA BESAR (Am 438)RAHSIA BESAR (Am 438)

REKABENTUK KULIT FAIL

7

TERHAD: TERHAD: BOLEH MENGHALANG KELICINAN PROSES BOLEH MENGHALANG KELICINAN PROSES PENTADBIRAN.PENTADBIRAN.

SULIT:SULIT:BOLEH MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU BOLEH MEMUDARATKAN KEPENTINGAN ATAU MERTABAT NEGARA.MERTABAT NEGARA.

RAHSIA:RAHSIA:BOLEH MEMBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA.BOLEH MEMBAHAYAKAN KESELAMATAN NEGARA.

RAHSIA BESAR:RAHSIA BESAR:BOLEH MENGAKIBATKAN KEROSAKAN BESAR BOLEH MENGAKIBATKAN KEROSAKAN BESAR KEPADA NEGARA.KEPADA NEGARA.

TERPERINGKAT

8

TAJUK DAN NOMBOR FAIL

ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.ISI SURAT MENENTUKAN TAJUK.

JELAS, RINGKAS DAN PADAT.JELAS, RINGKAS DAN PADAT.

TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, BPR, ANM, TIDAK GUNA SINGKATAN SEPERTI BPR, BPR, ANM, PPR , MNI, BMW DLL.PPR , MNI, BMW DLL.

ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG ELAK GUNA PERKATAAN/EJAAN SAMA YANG MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS) MEMPUNYAI MAKNA BERLAINAN (HOMOGRAPHS) CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.CONTOHNYA KABINET, BAHAGIAN KABINET DLL.

BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.BERDASARKAN FUNGSI JABATAN/AGENSI.

NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAL SEDIA ADA.NOMBOR FAIL IKUT KOD SISTEM FAL SEDIA ADA.

9

KERTAS-KERTAS YANG BERHUBUNG

RUANGAN INI BERMAKSUD:RUANGAN INI BERMAKSUD:

FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU FAIL YANG BERKAITAN. SEKIRANYA FAIL BARU DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.DIBUKA CATATKAN NOMBOR FAIL SEBELUMNYA.

SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN SISTEM KLASIFIKASI BARU DIAMALKAN CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.CATATKAN SISTEM KLASIFIKASI SEBELUMNYA.

KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.KANDUNGAN DIASINGKAN KE FOLDER LAIN.

CROSS REFERENCECROSS REFERENCE

10

TARIKH KANDUNGAN PERTAMATARIKH KANDUNGAN AKHIR

PERTAMA:PERTAMA:TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN TARIKH KANDUNGAN PERTAMA YANG DIMASUKKAN KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH KE DALAM FAIL. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT TERIMA SURAT ATAUPUN TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.DIMASUKKAN KE DALAM KULIT FAIL.

AKHIR:AKHIR:TARIKH LAMPIRAN/SURAT TERAKHIR PERLU TARIKH LAMPIRAN/SURAT TERAKHIR PERLU DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP. DICATITKAN APABILA FAL BERKENAAN DITUTUP. TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT, TARIKH INI BUKANLAH TARIKH TERIMA SURAT, TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL TARIKH SURAT DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.ATAUPUN BUKAN TARIKH TUTUP SESEBUAH FAIL.

11

EDARAN FAIL

1)1) DIHANTAR KEPADA:DIHANTAR KEPADA:RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG RINGKASAN NAMA JAWATAN PEGAWAI YANG AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.AKAN MENERIMA FAIL UNTUK TINDAKAN.

2) TARIKH DIHANTAR:2) TARIKH DIHANTAR: TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU TARIKH ADALAH HARI,BULAN DAN TAHUN IAITU

PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA PADA BILA SESEBUAH FAIL DIEDARKAN KEPADA SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN. UNTUK SESEORANG PEGAWAI/KAKITANGAN. UNTUK TINDAKAN.TINDAKAN.

12

KAD KELUAR FAIL (REGISTRI 1)

a)a) DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.DIGUNA UNTUK MENGAWAL PERGERAKAN.

b)b) DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.DISIMPAN/ DIKEPIL BERSAMA KERTAS MINIT.

c)c) DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DIKELUARKAN DAN NAMA PEMINJAM, TARIKH DAN PENGHANTAR DICATATKAN.DAN PENGHANTAR DICATATKAN.

d)d) KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT KAD DISIMPAN OLEH REGISTRI SEBAGAI ALAT UNTUK MENGESAN.UNTUK MENGESAN.

e)e) BUKTIBUKTI

13

KANDUNGAN SURAT DALAM FAIL

SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN.SURAT/LAMPIRAN DIMASUKKAN DISEBELAH KANAN.

CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU CATAT BILANGAN/KANDUNGAN/SURAT/LAMPIRAN DI PENJURU KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’.KANAN SEBAGAI ‘FOLIO NUMBER’.

NOMBOR DIBULATKAN.NOMBOR DIBULATKAN.

NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE DALAM NOMBOR DAN MAKLUMAT SURAT/LAMPIRAN DICATAT KE DALAM HELAIAN KERTAS MINIT.HELAIAN KERTAS MINIT.

GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI KERTAS MINIT GUNAKAN ‘STANDARD FORMAT’ BAGI CATATAN DI KERTAS MINIT BAGI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.BAGI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR.

PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK.PEN DAKWAT MERAH CATAT SURAT MASUK.

PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.PEN DAKWAT BIRU/HITAM CATAT SURAT KELUAR.

14

MENULIS MINIT

i.i. SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT, MELAINKAN SEMUA PERENGGAN DALAM SESUATU MINIT, MELAINKAN PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH DIBERI NOMBOR.PERENGGAN PERTAMA HENDAKLAH DIBERI NOMBOR.

ii.ii. MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH DITULIS MINIT DENGAN TULISAN TANGAN HENDAKLAH DITULIS DENGAN JELAS.DENGAN JELAS.

iii.iii. MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN MINIT YANG PANJANG LEBIH DARI SATU HELAIAN HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN HENDAKLAH DITAIP KE DALAM KERTAS BERASINGAN SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH DIMASUKKAN SEBAGAI ‘MINIT BEBAS’ DAN HENDAKLAH DIMASUKKAN SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU LAMPIRAN KE DALAM SEBAGAI SATU KANDUNGAN ATAU LAMPIRAN KE DALAM FAIL.FAIL.

iv.iv. PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN PEGAWAI PERLU MENULIS RINGKAS JAWATAN DAN TANDATANGAN PENUH.TANDATANGAN PENUH.

15

PENUTUPAN FAIL

FAIL AKTIF:FAIL AKTIF:

TEBAL 4 cmTEBAL 4 cm

100 LAMPIRAN100 LAMPIRAN

(mana yang lebih dahulu)(mana yang lebih dahulu)

FAIL TIDAK AKTIF:FAIL TIDAK AKTIF:

TIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUNTIDAK DIGUNAKAN LEBIH 5 TAHUN

16

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

APABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKANAPABILA SURAT YANG DITERIMA MEMERLUKANTINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM TINDAKAN DAN PERLU DIMASUKKAN KE DALAM FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/FAIL DAN FAIL ASAL TIDAK DAPAT DIKESAN/HILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKANHILANG, SAMPUL KECIL HENDAKLAH DIGUNAKANSEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL SEBAGAI LANGKAH SEMENTARA. APABILA FAIL UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI UTAMA DIJUMPAI MAKA SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE KANDUNGANNYA HENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ITU.DALAM FAIL ITU.

BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG BUKA KULIT FAIL BARU BAGI FAIL YANG HILANGDALAM JANGKAMASA PANJANG(3 BULAN). HILANGDALAM JANGKAMASA PANJANG(3 BULAN). FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA. FAIL LAMA DITUTUP BILA DIJUMPAI SEMULA.

17

FAIL DIPERLUKAN OLEH 2 PEGAWAIATAU LEBIH

SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA SAMPUL KECIL JUGA BOLEH DIGUNAKAN APABILA SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH SESUATU SURAT PERLU DIAMBIL TNDAKAN OLEH LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA LEBIH DARIPADA 1 ORANG PEGAWAI PADA MASA YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT YANG SAMA SURAT KEDUA PERLU DIBUAT SALINAN PHOTOSTAT DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN SALINAN PHOTOSTAT DAN SURAT ASAL DIMASUKKAN KE DALAM FAIL UTAMA DAN YANG SALINAN KE DALAM FAIL UTAMA DAN YANG SALINAN DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL.DIMASUKKAN KE DALAM SAMPUL KECIL.

APABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGANAPABILA SELSAI SAMPUL KECIL BERISI KANDUNGANHENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DANHENDAKLAH DIMASUKKAN KE DALAM FAIL ASAL DANDIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.DIMINITKAN SEBAGAIMANA SATU LAMPIRAN BARU.

18

KULIT FAIL ROSAK

KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI.KULIT FAIL ROSAK BOLEH DIGANTI.

KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN DIKEPILKAN KULIT FAIL ASAL DIGUNTING DAN DIKEPILKAN BERSAMA DALAM KULIT FAIL BARU.BERSAMA DALAM KULIT FAIL BARU.

SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA SEBARANG SEKIRANYA KULIT FAIL LAMA TIADA SEBARANG CATITAN PENTING IANYA BOLEH DIMUSNAHKAN CATITAN PENTING IANYA BOLEH DIMUSNAHKAN DENGAN CARA YANG SELAMAT.DENGAN CARA YANG SELAMAT.

19

FAIL HOMOGENEOUS (SEJENIS)

SEKUMPULAN FAIL YANG MEMPUNYAI MAKLUMAT SEKUMPULAN FAIL YANG MEMPUNYAI MAKLUMAT SERUPA MENGENAI SESUATU PERKARA ATAU BIDANG SERUPA MENGENAI SESUATU PERKARA ATAU BIDANG AKTIVITI TERTENTU YANG DIHASILKAN OLEH SESEBUAHAKTIVITI TERTENTU YANG DIHASILKAN OLEH SESEBUAHAGENSI CONTOHNYA:AGENSI CONTOHNYA:

BANTUAN KEBAJIKAN MASYARAKATBANTUAN KEBAJIKAN MASYARAKAT

PEMASANGAN JENTERA JAB. KILANG DAN JENTERAPEMASANGAN JENTERA JAB. KILANG DAN JENTERA

PAMPASAN PEKERJA DI JAB. BURUHPAMPASAN PEKERJA DI JAB. BURUH

BIASISWA DI JABATAN PERKH. AWAM/MARABIASISWA DI JABATAN PERKH. AWAM/MARA

SUBSIDI PERTANIANDI JABATAN PERTANIANSUBSIDI PERTANIANDI JABATAN PERTANIAN

FAIL KESFAIL KES

20

ISU-ISU BERBANGKIT

I.I. SURAT UNTUK PERHATIAN PEGAWAI (U/P: ).SURAT UNTUK PERHATIAN PEGAWAI (U/P: ).

II.II. SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA.SURAT UNTUK TINDAKAN SEGERA.

III.III. SURAT TERSALAH FAIL.SURAT TERSALAH FAIL.

IV.IV. SURAT BESERTA LAMPIRAN.SURAT BESERTA LAMPIRAN.

V.V. SURAT SALINAN KEPADA (S.K.).SURAT SALINAN KEPADA (S.K.).

VI.VI. LAPORAN/MINIT DARIPADA BAHAGIAN LAIN.LAPORAN/MINIT DARIPADA BAHAGIAN LAIN.

21

22

Oleh:Oleh:

ARKIB NEGARA MALAYSIAARKIB NEGARA MALAYSIA

23

KANDUNGAN

o TUJUAN PERGERAKAN FAILo PERGERAKAN FAIL TERBUKAo PERGERAKAN FAIL TERPERINGKATo SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

o TUJUAN PENYIMPANAN FAILo PENYIMPANAN SESUDAH TINDAKAN SELSAIo PENYIMPANAN SEBELUM TINDAKAN SELESAIo TEMPOH PENGGUNAAN FAIL DAN PANGGIL BALIKo PENGEDARAN TIDAK MELALUI REGISTRIo PENGGUNAAN LEBIH TEMPOHo FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

o MEMELIHARA DAN MENJAGA KESELAMATAN FAIL

24

TUJUAN PERGERAKAN FAIL

UNTUK MENGAMBIL TINDAKANARAHAN DAN KEPUTUSANURUSAN MESYUARATRUJUKAN DAN KAJIAN

25

SURAT DIKANDUNGKANSURAT DIKANDUNGKAN

MINIT TINDAKANMINIT TINDAKAN

CATATAN DI KULIT FAILCATATAN DI KULIT FAIL

REKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAILREKOD MAKLUMAT PERGERAKAN FAIL

EDARAN MESTI MELALUI REGISTRIEDARAN MESTI MELALUI REGISTRI

PENGGUNAAN NOTA PERGERAKANPENGGUNAAN NOTA PERGERAKAN

FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA FAIL TIDAK BOLEH DISIMPAN DI BILIK/MEJA PEGAWAIPEGAWAI

PERGERAKAN FAIL TERBUKA

26

PENDAFTARAN SULITPENDAFTARAN SULIT

SISTEM SAMPUL DUA LAPISSISTEM SAMPUL DUA LAPIS

EDARAN KELUAR PEJABATEDARAN KELUAR PEJABAT

BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN BAB V PERKARA 61-66 ARAHAN KESELAMATAN

PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH PEKELILING PKPKK(R)200/55 Klt. 7(21), JPM BTH 21/8/199921/8/1999

PERGERAKAN FAIL TERPERINGKAT

27

FAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAHFAIL DIKELUARKAN MENGIKUT TARIKH YANG TELAHDITENTUKAN.DITENTUKAN.

MENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANGMENCATAT PADA KULIT FAIL NAMA PEGAWAI YANGDITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.DITUJUKAN SERTA TARIKH MENGHANTAR FAIL.

MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA.MEREKOD KE DALAM DOKET MAKLUMAT YANG SAMA.

SIMPAN DALAM PERHATIAN (SDP/KIV)

28

APABILA TINDAKAN SELESAI:APABILA TINDAKAN SELESAI: UNTUK SEMAKANUNTUK SEMAKAN MEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAILMEMBUAT CATATAN PADA KULIT FAIL DIREKOD KE DALAM DOKETDIREKOD KE DALAM DOKET DISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACIDISIMPAN KE DALAM KABINET 4 LACI FAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAILFAIL DIMASUKKAN KE DALAM POKET FAIL SENARAI PADA KABINETSENARAI PADA KABINET

APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI:APABILA TINDAKAN TIDAK SELESAI: CATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKETCATAT TARIKH SDP DI KULIT FAIL DAN DOKET SIMPAN DALAM KABINET BERASINGANSIMPAN DALAM KABINET BERASINGAN SIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARISIMPAN DALAM POKET BERDASARKAN 31 HARI DIPERIKSA TIAP-TIAP HARIDIPERIKSA TIAP-TIAP HARI HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN HANTAR KEPADA PEGAWAI UNTUK TINDAKAN

SELANJUTNYASELANJUTNYA

TUJUAN PENYIMPANAN FAIL

29

TEMPOH PENGGUNAAN DAN PANGGIL BALIK

TINDAKAN SECEPAT MUNGKINTINDAKAN SECEPAT MUNGKIN

MAKSIMA 14 HARIMAKSIMA 14 HARI

JIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIVJIKA LEBIH 14 HARI GUNAKAN KAEDAH SDP/KIV

14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN14 HARI FAIL PERLU DIPANGGIL BALIK UNTUK SIMPANAN

GUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLUGUNAKAN BORANG TRANSAKSI JIKA PERLU

PENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKANPENGGUNAAN LEBIH TEMPOH JUGA DIREKODKAN

““TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU TEMPOH 14 HARI ADALAH ADALAH JANGKAWAKTU YANG DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG DITERIMA SECARA UNIVERSAL SEBAGAI TEMPOH YANG MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN YANG MUNASARAWAK BAGI OTAK MANUSIA SIUMAN MENGINGATI SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM MENGINGATI SESUATU PERKARA ATAU HAL YANG LAZIM DALAM KEHIDUPANNYA”DALAM KEHIDUPANNYA”

30

PENGGUNAAN TIDAK MELALUI REGISTRI

PERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRIPERGERAKAN MESTI MELALUI REGISTRI

PERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKODPERGERAKAN FAIL KEPADA PEGAWAI LAIN DIREKOD

MEMAKLUMKAN REGISTRIMEMAKLUMKAN REGISTRI

MENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSIMENGGUNAKAN BORANG TRANSAKSI

31

FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN

GUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECILGUNA FAIL SEMENTARA/SAMPUL KECIL

MAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGUMAKSIMA 3 BULAN SAJA BOLEH TUNGGU

SEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIRSEMAK/TANYA PEMEGANG TERAKHIR

SEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKANSEMAK KAD/CATATAN/DOKET PERGERAKAN

JAMES BOND/SPY/SELONGKARJAMES BOND/SPY/SELONGKAR

BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL BAB IX PERKARA 75, 76 ARAHAN KESELAMATAN BAGI FAIL TERPERINGKAT.TERPERINGKAT.

““FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA FAIL HILANG/TIDAK DAPAT DIKESAN IALAH FENOMENA SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK SEMENTARA. JIKA USAHA SECUKUPNYA DIAMBIL UNTUK MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI MENGESANNYA, FAIL BERKENAAN AKAN DIJUMPAI DALAM TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”DALAM TEMPOH KURANG DARI 14 HARI……”

32

DI ANTARA SEBAB

1)1) FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:FAIL TIDAK HILANG MELAINKAN:

NIAT TIDAK BAIKNIAT TIDAK BAIKBERKEPENTINGANBERKEPENTINGANSALAHLAKUSALAHLAKUUNSUR JENAYAHUNSUR JENAYAH

2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:2) FAIL TIDAK DAPAT DIKESAN:

KELEMAHAN MANUSIAKELEMAHAN MANUSIAKURANG PATUH PROSEDURKURANG PATUH PROSEDURTIADA ARAHAN/PERATURAN STANDARDTIADA ARAHAN/PERATURAN STANDARDKURANG KAWALANKURANG KAWALANLUPALUPA

33

MENJAGA DAN MEMELIHARA KESELAMATAN FAIL

a)a) MEMELIHARA FAIL DARI KECICIRANMEMELIHARA FAIL DARI KECICIRAN

• KANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRANKANDUNGAN SELAMAT DARI KECICIRAN• TIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPALTIDAK KOYAK. JIKA KOYAK DITAMPAL• JAUHI ANCAMAN SERANGGAJAUHI ANCAMAN SERANGGA• HUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHATHUBUNGI ARKIB NEGARA DAPAT NASIHAT

b)b) MEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAILMEMELIHARA KESELAMATAN KANDUNGAN FAIL

• SISTEM ACCESSISTEM ACCES• PATUHI ARAHAN KESELAMATANPATUHI ARAHAN KESELAMATAN

c)c) TEMPAT MENYIMPAN FAILTEMPAT MENYIMPAN FAIL

• KABINET BERKUNCIKABINET BERKUNCI• ANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMATANAK KUNCI DISIMPAN DI TEMPAT YANG SELAMAT• PEGAWAI BERTUGASPEGAWAI BERTUGAS• PENCEGAHAN APIPENCEGAHAN API• JAUHI ANCAMANJAUHI ANCAMAN• LOKASI YANG SESUAILOKASI YANG SESUAI

34