12
Brugere og Grupper i Aula Version 1.2 – (28.08.2019) Dette dokument giver et indblik i hvilke brugere og grupper, der importeres i Aula Da dette er under endelige afklaring i projektet og med leverandører vil dokumentet derfor blive løbende uddybet

Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

  • Upload
    others

  • View
    4

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Brugere og Grupper i Aula

Version 1.2 – (28.08.2019)

Dette dokument giver et indblik i hvilke brugere og grupper, der

importeres i Aula

Da dette er under endelige afklaring i projektet og med leverandører

vil dokumentet derfor blive løbende uddybet

Page 2: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Import af brugere i Aula- Hvordan importeres brugere til Aula

- Eksempler på brugere med flere roller

- Manuel indlæsning af brugere

Page 3: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Hvordan importeres brugere til Aula

I de elevadministrative systemer (TEA/KMD ELEV) tildeles brugerne roller ud fra titlerne ”Lærer”, ”Leder”, ”Pædagog” etc.

Her kan en bruger tildeles flere roller som eks. ”Lærer” og ”Leder”.

TEA/

KMD

ELEV

STIL/

UNI-

Login

Oplysninger sendes til UNI-Login

via ws10.

AULA

Profiltyperne matcher de oplysninger, som Aula

modtager fra UNI-Logins eksportformat ws17fuld.

I Aula mappes rollerne til profiltyper ud fra

følgende rangordning:

Leder

Ledelse

Lærer

Pædagog

Vikar

Konsulent

TAP

Dvs.; har en bruger i de administrative systemer

fået tildelt flere roller som eks, ”Lærer” og ”Leder”,

vil brugeren oprettes med profiltypen ”Leder” i

Aula i overensstemmelse med ovenstående

rangordning. Profiltypernes rangordning

bestemmer således, hvilke dashboards en bruger

får (se næste slide).

Page 4: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Eksempler på brugere med flere roller

Rolle i

TEA/

KMD

ELEV

Rolle i

Aula

Dash-

board

i Aula

Lærer+Pædagog+Leder

Pædagog+Lærer

TAP

Administrativ, TAP

Leder+Lærer+Pædagog

Leder

Lærer

Medarbejder

Medarbejder

Leder

Leder

Pædagogisk personale

(Skole)

Øvrige

Øvrige

Leder

Page 5: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Manuel indlæsning af brugere

Det anbefales, at brugere så vidt muligt oprettes og håndteres i de personale- og elevadministrative systemer. På den måde vil al administration af brugere alene skulle håndteres her og vil sikre en automatisk opdatering af brugere i Aula.

Medarbejdere tilknyttet kommuneinstitutionen vil dog skulle oprettes direkte i STILs brugeradministration via ws17.

Et vigtigt opmærksomhedspunkt her, er at når brugere oprettes direkte i STIL, vil stamdata og relationer ikke hentes ind i Aula. Brugere vil således her alene fremgå med fornavn og efternavn.

STIL/

UNI-Login

Page 6: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Medarbejder

Forældre og elever

Hvem vises brugerdata for

Brugerdata i Aula

Oversigt over brugerdata i Aula

Navn*

Adresse

Email

Mobil/arbejdsnummer

Fødselsdag

Adresse, mobil/arbejdsnummer, email og fødselsdag findes i

Aula, hvis disse informationer er tilføjet i det

brugeradministrative system.

Email og telefonnumre bliver dog ikke synlige i Aula, førend de

er bekræftet ifm. første login i Aula.

Bemærk dog, at forældre godt kan vælge ikke at angive email

og telefonnumre.

Visning af kontaktoplysninger er afhængig af samtykker til

deling af kontaktoplysninger

*Se mere om navne- og adressebeskyttelse i unilogin faq

Opdatering: Opdateres kontaktoplysninger af brugeren i Aula

overføres dette pt. ikke de til brugeradministrative systemer. De

brugeradministrative systemer overskriver dog heller ikke de

nye kontaktoplysninger i Aula.

Forældre og børn kan fremsøge kontaktoplysninger på forældre

og børn inden for egen institution.

Hvad de kan se afhænger af, hvad der er givet samtykke for. Det

betyder, at visning af kontaktoplysninger for andre forældre og

elever først kan tilgås efter forældres første login og er

afhængigt af graden af det, der er givet samtykke for.

Medarbejdere har adgang til andre brugeres kontaktoplysninger

uanset samtykker. Det vil sige at adressen altid kan ses, mens e-

mail og telefonnumre først kan ses, når forældrene er logget ind.

Medarbejdere kan dermed fremsøge kontaktoplysninger på

forældre og børn herunder samtykker, eventuelle tilladelser og

supplerende stamdata for børn inden for egen institution.

Medarbejdere kan endvidere se, hvornår børn og forældre på

egen institution sidst har logget ind i Aula.

Medarbejdere kan endvidere fremsøge kontaktoplysninger på

andre medarbejdere inden for de institutioner, de selv er

tilknyttet. De kontaktoplysninger som vil være synlige er navn

samt arbejdsnummer, hvis dette er angivet.

Page 7: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Grupper i Aula- Grupper fra KMD Elev

- Grupper fra TEA

- Klasser og hold

- Grupper oprettet i Aula

- Anbefalinger og obs.punkter

Page 8: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Grupper fra KMD Elev

KMD Elev

Uni-

Login

Aula

Særligt om*

Teams

Teams oprettet i KMD Elev overføres til UNI-Login.

KMD arbejder på en løsning ift. at overføre teams

fra Educa Personale. Forventet release i foråret.

SFO (forventet ultimo april)

Elevers institutionstilknytning findes i KMD Elev via

integration til KMD Institution, I2 og IST. Eleven

tilknyttes derfor et hold af typen SFO i

overensstemmelse med den SFO, der er registreret

på eleven. Dette hold importeres til Aula via UNI-

Login. Derudover kan SFO-personale tillknyttes en

særlig gruppe af typen SFO i KMD Elev, der

importeres til Aula via UNI-Login.

Landsbyordninger (forventet primo april)

Indskevne elever vil blive tilknyttet et hold på

samme måde som alm. SFO-børn. Se ovenfor.

Børnehavebørn er ikke indskrevet i en klasse og

derfor oprettes der et klasse (hovedgruppe) til disse

børn, så de samles i en gruppe i ovensstemmelse

med den landsbyordning, der er registreret på

barnet i KMD Elev. Dette hold importeres til Aula via

UNI-Login.

Grupper, der importeres til Aula

Aula importerer automatisk følgende grupper fra UNI-

Login

- Klasser (Hovedgruppe)

- Hold

- Teams

- SFO

Institutionen kan selv ændre navn på klasser og hold i

KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal

indsendes til UNI-login.

Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så

navnet på gruppen og medlemmerne kan udelukkende

opdateres i de brugeradministrative systemer.

Rettigheder til at eksempelvis skrive til gruppen eller

dele et opslag håndteres i Aula.

*Beskrivelsen er leveret af KMD

Page 9: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Grupper fra TEASærligt om*

Teams

P.T. oprettes teams i AULA baseret på personaletype – fx

lærere, pædagoger, ledere mv.

Med TEA’s nye teamfunktion kan man derudover

gruppere personalet i egne definerede teams – fx alle

dansklærere, indskolingen mv.

SFO (forventet primo juni 2019)

SFO Admin er et tilkøb til TEA, som fletter data med TEA

og sender SFO børn, - personale og - grupper til Aula.

SFO Admin er altid opdateret i forhold til indmeldelser i

SFO, og ved tilkøb får eksisterende brugere af Tabulex

Børn (komme/gå) automatisk importeret deres data.

SFO Admin består af følgende moduler:

• Institutionen: Værktøj til at oprette, redigere og

gruppere børn og personale

• Forvaltningen: Oprettelse og redigering af personale

på tværs af institutionerne i kommunen

• Forældrene: Mulighed for at give andre

kontaktpersoner adgang til Aula.

Landsbyordninger

Børn i dagtilbud tilknyttet landsbyordninger kan gruppes

manuelt som en klasse, hvorefter de overføres til Aula.

Grupper, der importeres til Aula

Aula importerer automatisk følgende grupper fra UNI-Login:

- Klasser (Hovedgrupper)

- Hold

- Teams

- SFO.

Institutionen kan selv ændre navn på klasser og hold i TEA

samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til

UNI-login.

Grupper importeret fra TEA er lukkede i Aula, så navnet på

gruppen og medlemmerne kan udelukkende opdateres i de

brugeradministrative systemer.

Rettigheder til eksempelvis at skrive til gruppen eller dele et

opslag håndteres i Aula.

*Beskrivelsen er leveret af IST

TEA

Uni-

Login

Aula

Page 10: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

TEA

Særligt om klasser og hold

KMD Elev

Uni-

Login

Hovedgruppe/klasse - Elever

- Medarbejdere

Hovedgruppe/klasse

1.B

Hold- Elever

- Medarbejdere

Hold (eks. Fransk)

Fransk

Import

synkroniseres

hver nat

UNI-Login er en

distributionsmekanisme,

hvorfra Aula og andre it-

løsninger kan modtage

grupper

1.B Elever

1.B Medarbejdere

1.B Forældre

Fransk Elever

Fransk Medarbejdere Aula

I Aula tilknyttes forældre automatisk til klasser.

Klasser bliver desuden automatisk oprettet med

en indholdsside og vil herefter være synlige for

brugerne i gruppeoversigten

I Aula tilknyttes forældre automatisk til hold

Hold bliver ikke oprettet med en indholdsside

Fransk Forældre

Page 11: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Grupper oprettet i Aula

Aula grupper

Grupper baseret uni-grupper- Årgangsgrupper (eks. 9. klasserne)

- Hele skolen

- Forældregrupper på tværs af klasser og årgange

- ?

Medlemmerne i grupper baseret på uni-grupper

opdateres automatisk, hvis et medlem tilføjes eller

fjernes fra uni-gruppen

Ser mere om oprettelse af afledte grupper i

administratorvejledningen afsnit 4.2.

Grupper til netværk og samarbejde- Fagteams

- Kontaktforældre

- Skolebestyrelsen

- ?

En fælles konsensus omkring navngivning af grupper på tværs af institutioner i kommunen anbefales.

Eks: ”Alle medarbejdere på <skolenavn>” eller ”Indskoling på <skolenavn>”

Tips fra piloterne ifm. oprettelse af Aula-grupper

God syntaks = godt overblik og nem fremsøgning

Page 12: Brugere og grupper i Aula - aulainfo.dk · KMD Elev samt beslutte, hvorvidt klasser og hold skal indsendes til UNI-login. Grupper importeret fra KMD Elev er lukkede i Aula, så navnet

Anbefaling og obs.punkterGrupper i Aula

Anbefaling

Aula er designet til, at den primære information foregår i

automatisk oprettede grupper (Klasser og Hold bestående

af medarbejdere, forældre og elever).

Disse grupper kan filtreres når der f.eks. skal afsendes en

besked kun til 2.B forældre eller 2.B Elever. Der er derfor

ikke behov for at oprette tre forskellige grupper for

henholdsvis forældre, elever og medarbejdere.

I arbejdet med grupper bør I derfor starte med grupperne

fra KMD Elev og TEA (som i Aula suppleres af forældre).

Når i har afdækket mulighederne for brug af disse

anbefaler vi at i undersøger hvilke Aula grupper der er

behov for udover.

Det er i forbindelse med oprettelse af Aula grupper vigtigt

at have for øje, at jo flere grupper oprettet direkte i Aula,

jo mere vedligehold ved årsskifte og lignende.

Skal grupper oprettes i Aula eller i de

brugeradministrative systemer?

Visse gruppertype kan både oprettes i Aula og i de

brugeradministrative systemer (Eksempelvis SFO og

fagteams).

Fordele ved oprettelse i de brugeradministrative

systemer

• Vedligeholdelsen af grupperne foregår i det

brugeradministrative system

• Grupperne bliver synlige for andre løsninger end Aula.

Fordele ved oprettelse i Aula

• Flere brugere forventes at have eller kan få rettigheder

til at oprette og vedligeholde grupperne, da dette

foregår direkte i Aula.