Duurzaam

organiserenevenementen

in Zeeland

foto © Els Swart

Blauw & GroenZeeland, de blauwe provincie met meer dan 650 kilometer kust-

lijn langs de Noordzee, Wester- en Oosterschelde, het Veerse

Meer en de Grevelingen. Meer dan eenderde van de provincie be-

staat uit water, ons blauwe kapitaal. Zeeland, de groene provincie

met polders, bloemendijken en bossen afgewisseld door stranden

en duinen. Een natuur van slikken en schorren, kreken en welen,

waar bijzondere planten en vogels te vinden zijn. Een landschap

dat een economische trekker is.

Eerste stap richting duurzaam organiserenBij de organisatie van een evenement komt heel wat kijken. Van de marketing en programmering in de voorbe-

reidingsfase tot de beveiliging en catering op de dag zelf. Bovendien zijn er meerdere partijen bij betrokken zoals

leveranciers, overheden en sponsors.

Waar begin je met je plannen om een evenement duurzaam te organiseren? De mogelijkheden om maatschappe-

lijk verantwoord te ondernemen zijn legio: van composteerbare bekers en doorstroombegrenzers tot aggregaten

op biodiesel met roetfilters. Hoe zorg je ervoor dat je door de bomen het bos nog ziet?

Deze brochure wijst de weg naar de organisatie van een duurzaam evenement. Per onderwerp worden de

belangrijkste maatregelen genoemd om te verduurzamen.

De belangrijkste tip? Begin op tijd!

Je hebt te maken hebt met verschillende partijen. Het is dus zaak dat je alles tijdig in gang zet. Dat iedereen de

tijd krijgt om te wennen aan het nieuwe en uitdagende idee van de duurzame organisatie.

DuurzaamheidOm dit groene en blauwe karakter van Zeeland in de toekomst te

behouden, moeten we er met zorg mee om gaan. De provincie tim-

mert hard aan de weg met duurzaam toerisme en de blauwe vlag

(internationaal milieukeurmerk) die nu al wappert op menig strand,

kan ook de Zeeuwse evenementen sieren.

EvenementenJaarlijks worden er diverse evenementen

en festivals georganiseerd in Zeeland die

duizenden bezoekers trekken. Festivals

als Concert at SEA, het Nazomerfesti-

val, Klomppop, Festival Onderstroom en

de Dance Parade in Middelburg. Sport-

evenementen als Ride of the Roses en de

Kustmarathon. Maar ook evenementen op

het water als Vlissingen Maritiem en de

Deltaweek. Deze evenementen hebben

een impact op het milieu en op de natuur

van Zeeland. Door duurzaam te organise-

ren kan de milieu-impact worden vermin-

derd. Deze brochure geeft een overzicht

van belangrijke aspecten waardoor evene-

menten duurzamer kunnen worden.

Piet Francke

mert hard aan de weg met duurzaam toerisme en de blauwe vlag mert hard aan de weg met duurzaam toerisme en de blauwe vlag

(internationaal milieukeurmerk) die nu al wappert op menig strand,(internationaal milieukeurmerk) die nu al wappert op menig strand,

kan ook de Zeeuwse evenementen sieren.

Je begint om je plannen kenbaar te maken. Binnen je eigen organisatie, maar ook daarbuiten. Bovendien worden alle maatregelen en voornemens genoteerd in ‘plannen’.

Communicatie

Externe CommunicatiePubliciteitsplan

In een publiciteitsplan leg je vast welke boodschap je wilt uitdragen en welke doel-groepen je via de media wilt bereiken. Ook denk je na over de momenten waarop je wilt communiceren naar de media en maak je een onderscheid tussen lokale, regionale en landelijke media. Je onderhoudt contacten met overheden, bedrijven, leveranciers en instellingen om samen de duurzame organisatie te realiseren.

• Ook naar buiten toe draag je als organisatie je plannen uit.• Je communiceert je plannen voor een duurzaam evenement direct naar:

Bewustwording

• De bezoekers

• De deelnemers

• De omwonenden

• Maatschappelijke organisaties

• Vrijwilligers die in een later stadium bij het

evenement worden betrokken.

• En natuurlijk leveranciers, overheden, bedrijven en

instellingen waar je mee te maken hebt bij de

organisatie van het evenement.

Interne Communicatie

Plan van aanpakZet op papier hoe en op welke manier milieumaatregelen genomen zullen worden. Dit is het milieuplan.

MilieucoördinatorWijs binnen de organisatie een verantwoordelijke aan.

De organisatie moet zich bewust worden van haar maatschappelijke verantwoor-delijkheid. Je overlegt met personeel en vaste vrijwilligers over de plannen en moti-veert ze om een steentje bij te dragen.

Bewustwording

Kweek goodwill voor je evenement en geef omwonenden bijvoorbeeld vrijkaartjes of VIP-kaarten.

Bied maatschappelijke organisaties een platform om hun

duurzame boodschap uit te dragen aan het publiek.

PromotieIn het verlengde van de communicatie over je groene evenement, moet je ook nadenken over het promotiema-teriaal dat je gaat gebruiken. De programmaboekjes van vorig jaar lagen immers meer op de grond dan dat ze gelezen werden. Op welke manieren kun je de promotie verduurzamen?

• Kopieer dubbelzijdig.• Gebruik minder milieubelastend papier

Kopieerwerk

DrukwerkMateriaal en productie:

Keurmerken papier:

• Gebruik minder milieubelastend papier.• Gebruik minder milieubelastende druktechnieken.• Denk na over alternatieven.

Ziggy Marlissa

• Kies voor duurzaam geproduceerde producten.• Controleer of ze gemaakt zijn van duurzame grondstoffen.

Merchandising

Kleding

• Duurzaam geproduceerd• Duurzame grondstoffen

Biologisch katoen is een duurzame grondstof.

Geen kinderarbeid of sweatshops!

Keurmerken kleding:

* Programmaboekje vervangen door een mobiele app* Informatie via de website* E-mail in plaats van post* E-tickets: online verkoop van kaarten* Duurzame en herbruikbare programmaborden voor informatie en bewegwijzering

VervoerDe promotie heeft goed gewerkt: het is uitverkocht! Duizenden, wellicht tienduizenden bezoekers ondernemen de reis naar je evenement. Hoe zorg je ervoor dat het vervoer een stuk groener wordt? En vergeet het transport niet dat nodig is om je evenement te organiseren.

Bezoekers

• Organiseer extra treinen en gratis pendelbussen.• Regel Park & Ride faciliteiten op parkeerplaatsen buiten de stad.

Extra inzet openbaar vervoer

• Aardgasbussen• Riksja’s• Zonnetrein• Paardentram

Milieubewust vervoer

Stimuleer slim vervoer• Bied combitickets aan voor openbaar vervoer + toegang. • Geef korting op kaarten bij gebruik van openbaar vervoer.• Verreken een toeslag op kaarten wanneer mensen met eigen

vervoer komen.• Maak bezoekers attent op carpoolen.

Parkeren

Productietransport

• Richt parkeerterreinen in op goede plekken.• Regel gratis beveiligde fietsenstallingen.• Zorg voor een parkeerverbod buiten voorzieningen.• Plaats goede bewegwijzering naar parkeerplaatsen.

Medewerkerstransport

• Fietsen• Elektrische scooters• Golfwagentjes

• Probeer transporten te combineren en efficiënter in te zetten.

Stel eisen aan het transport van

je leveranciers. Denk bijvoorbeeld

aan roetfilters.

Ridehere.nl carpoolsite voor evenementen

Taxistandplaats inrichten

Els Dehing

Keurmerken kleding:

AfvalDe eerste lege plastic flesjes of blikjes worden nog vóór aankomst bij het evenemententerrein gedumpt. Het eerste zwerfvuil... Dat kan slimmer als je zorgt voor een goed afvalplan. Dan staat er een container klaar waar het vuil in kan.

Afvalpreventie

Stel eisen aan de materialen die cateraars gebruiken.Afvalmanagement

• Geef de voorkeur aan composteerbare of herbruikbare producten boven wegwerpartikelen.

• Vaardig een folder- en sampleverbod uit.• Voorkom zwerfvuil.

• Wijs afvalteams aan die zorg dragen voor het tijdig legen van de bakken en opruimen van zwerfvuil.• Stem met de reinigingsdienst af wanneer ze komen en houd contact tijdens het evenement.• Maak een plaatsingsplan voor de afvalcontainers.

AfvalscheidingScheid afval in:

Plaats afvaleilanden met verschillende

containers voor de soorten afval.

Piet de Wolff

Els Swart

* Zorg voor voldoende afvalbakken die duidelijk aangegeven worden.* Leeg de bakken tijdig!* Laat vrijwilligers het publiek op gedrag aanspreken.* Verwijder direct afval rond de bakken. * Last, but not least: Bedank het publiek bij de uitgang.

* Duurzaam servies (eco-glazen): www.dutchcups.nl* Servies van biologisch afbreekbaar materiaal (maïs bekers): www.biofutura.nl

Tips

• Papier• Groen• Glas• Plastic• PET-flessen

Duurzaam servies (eco-glazen): www.dutchcups.nl Duurzaam servies (eco-glazen): www.dutchcups.nl Duurzaam servies (eco-glazen): www.dutchcups.nl Servies van biologisch afbreekbaar materiaal Servies van biologisch afbreekbaar materiaal Servies van biologisch afbreekbaar materiaal Servies van biologisch afbreekbaar materiaal Servies van biologisch afbreekbaar materiaal Servies van biologisch afbreekbaar materiaal

Wijs afvalteams aan die zorg dragen voor het tijdig legen van de bakken en opruimen van zwerfvuil.Stem met de reinigingsdienst af wanneer ze komen en houd contact tijdens het evenement.

Watervoorzieningen

Waterbesparing

• Wanneer je toiletten niet kunt aansluiten op de riolering, gebruik dan compost-toiletten of eco-toiletten.

• Verklein de stortbak.• Gebruik spoelonderbrekers.• Gebruik hemelwater, afvalwater of grondwater als spoelwater.

Toiletten

Zorg op warme dagen voor tanks met drinkwater waar mensen zelf hun bidon of flesje kunnen vullen.

• Gebruik waterbesparende douchekoppen.• Stel douches minder heet af.

Douches

• Doorstroombegrenzers• Drukkranen

Wastafels

WaterDe sfeer zit er goed in. De zon schijnt, de mensen zijn uitgelaten en het programma loopt op rolletjes. Water is in trek, om de dorst te lessen, maar ook om wat verkoeling te zoeken. Veel mensen maken een tussenstop bij de toiletgroepen. Bij de urinoirs en toiletten beginnen rijen te ontstaan... Hoe zorg je voor genoeg voorzieningen, maar spring je toch duurzaam om met water? Dat beschrijf je in het waterplan.

Maak zoveel mogelijk gebruik van bestaande watervoorzieningen (waterleiding en riolering) op het terrein. Tijdelijke voorzieningen zijn meer milieubelastend.

Schoonmaak

• Gebruik milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen.• Gebruik toiletpapier, handdoekjes en toiletzeep met een milieukeur.• Investeer in zuinige apparatuur.

* Eco-vaatwassers

* Eco-wasmachines

Brand!Poederbrandblussers bevatten schadelijke stoffen voor het milieu. Kies voor een brandblusser met een milieucertificaat.

Johan vd Heijden

Drinkwater

milieucertificaat.milieucertificaat.

EnergieDe zon gaat onder. De meeste bezoekers begeven zich naar het hoofdpodium waar het optreden zo zal begin-nen. Met spetterende licht- en geluidseffecten wordt de toon voor de show gezet... Hoe bezorg je het publiek de dag van hun leven, terwijl je zuinig omspringt met energie? Daarvoor maak je het energieplan.

Verlichting

• Gebruik spaarlampen of ledverlichting.• Laat lichten niet onnodig branden.• Gebruik schemerschakelaars.

Groene stroom

• Spreek met de energieleverancier af dat er groene stroom gebruikt wordt.

• Laat de energieleverancier een mobiel zonnepanelenstation neer-zetten op het terrein.

Geluid• Breng de verwachte geluidsomstandigheden van je evenement in

kaart.• Beperk de overlast door geluidsboxen van de bewoning af te plaatsen.• Gebruik omroepinstallaties op het juiste geluidsniveau.

Energievoorzieningen

• Probeer zoveel mogelijk het vaste elektriciteitsnet te gebruiken. Tijdelijke voorzieningen zijn meer milieubelastend.

• Wanneer je toch aggregaten moet inzetten, let dan op de volgende punten.

* brandstofzuinig

* roetfilter* biobrandstoffen

* waterstofaggregaat

de Klomp

Eten & DrinkenDe weg naar de catering op het terrein blijkt niet moeilijk te vinden. Bezoekers volgen het spoor van lege frietbakjes en servetjes. Bij de hamburgerkar is het spitsuur en in de biertent staat het publiek tot aan de enkels in platgetrapte plastic bekers... Hoe voorzie je het publiek op een duurzame én gezonde manier van eten en drinken?

Eten

Drinken

• Kies voor een gevarieerd aanbod: naast fastfood ook gezond voedsel.• Geef de voorkeur aan biologische of ecologische producten.• Spreek een voorkeur uit voor streekproducten. • Let op verpakkingsmateriaal bij het samenstellen van lunchpakketten voor personeel,

vrijwilligers en deelnemers.• Koop alles in grootverpakkingen. Dat scheelt in afval.• Serveer eten op een eetbare verpakking.

Retoursysteem

• Maak gebruik van statiegeldbekers en -trays.• Consumptiebonnen voor mensen die 10 bekers inleveren.

• Gebruik composteerbaar of herbruikbaar servies.• Zorg op warme dagen voor tanks met drinkwater waar mensen zelf hun bidon of

flesje kunnen vullen.• Schenk Fairtrade koffie en thee.• Gebruik grootverpakkingen of retourverpakkingen in plaats van individuele flesjes.

* ijs op een hoorntje

* vis en vlees op een broodje

Keurmerken

Johan vd Heijden

Lindy HuibregtseLindy Huibregtse

Maak gebruik van statiegeldbekers en -trays.Consumptiebonnen voor mensen die 10 bekers inleveren.Consumptiebonnen voor mensen die 10 bekers inleveren.

Ramon van Belzen

Groenbescherming

Bodembescherming

Zorg voor een slecht weer scenario

• Gebruik hekken om de natuur en plantsoenen af te zetten.• Bescherm bomen.

• Leg rijplaten neer voor zwaar transport.• Geef wegen aan voor leveranciers.• Geef paden aan voor bezoekers.• Gebruik houten of rubberen vloeren.• Voorkom bodemverontreiniging.

OmgevingDe dag na het evenement. Vrachtwagens rijden het terrein op om de hekken af te voeren. De veegmachine van de reinigingsdienst verzamelt het laatste zwerfafval. Wat overblijft zijn de modderpoelen in het grasveld... Hoe organiseer je een evenement dat duurzaam is voor het groen in de omgeving?

Zorg voor een slecht weer scenario Zorg voor een slecht weer scenario

Ankie Veijgen

Ankie Veijgen

Promotie van het ‘Zeeuwse’

* Betrek streek- en biologische

producten bij lokale boeren.

* Bied festivalgangers de

mogelijkheid om te kamperen

bij ‘de boer’.* Organiseer onderdelen uit

het programma op unieke

locaties in Zeeland.

Promotie van het ‘Zeeuwse’Promotie van het ‘Zeeuwse’

Ankie Veijgen

Kansen voor de omgeving

* Ga samenwerkingsverbanden aan met lokale organisaties.* Probeer je evenement op deze manier in te bedden in het ‘Zeeuwse’.* Onderhoud lokale relaties voor wederzijds profijt.

locaties in Zeeland. locaties in Zeeland.

Piet de Wolff

KantoorBij de evaluatie worden de nodige schouderklopjes uitgedeeld. Zo’n eerste keer duurzaam het evenement organiseren is goed uitgepakt! Er worden zelfs ideeën geopperd om het volgend jaar nog groener aan te pakken. Tevreden nemen de organisatieleden nog een slok koffie uit hun plastic bekertjes...

Hoe zorg je ervoor dat de organisatie het hele jaar door duurzaam is?

Communicatie

Afval

• Afvalscheiding• Afvalpreventie

Maak de duurzame voornemens bekend via de website en verslagen.

Vervoer

Bepaal of het woon-werkverkeer van personeel duurzamer kan.

Promotie

• Bekijk of het drukwerk duurzamer kan.• Zorg voor kopieer- en printpapier met een milieukeurmerk.• Gebruik promotiemiddelen van duurzaam materiaal dat op een

duurzame manier is geproduceerd.• Dat geldt ook voor bedrijfskleding.

Water

• Plaats doorstroombegrenzers op kranen.• Verklein de stortbakken van toiletten.

Energie

• Gebruik spaar- en ledlampen voor verlichting.• Gebruik schemerschakelaars.• Stel de stand-by stand in van apparaten.• Stap over op groene stroom.

Eten & Drinken

Koop alleen Fairtrade koffie & thee.

Teks

t, re

dact

ie e

n re

alis

atie

: ww

w.v

icto

rcha

rlyc

harl

y.co

m •

Vor

mge

ving

: ww

w.te

kstv

orm

.com

Op de volgende websites vind je meer informatie over:

Duurzame organisatie van evenementen kan! Het is een zaak van aandacht en zorgvuldigheid: slimmer en leuker. Zodat we niet alleen vandaag, maar ook in de toekomst kunnen blijven genieten in ons prachtige Zeeuwse landschap.

Els Dehing

Stichting Duurzame Eve-nementen: www.stichtingduurzameevenementen.nl

Duurzaamheidskenmerk Green Key:www.greenkey.nl

Urgenda, de actie-organi-satie voor duurzaamheid en innovatie: www.urgenda.nl

Het Zeeuws Klimaatfonds draagt bij aan een duurzame energiehuishouding in Zeeland: www.zeeuwsklimaatfonds.nl