boekhouden overlopende posten

  • View
    2.939

  • Download
    1

Embed Size (px)

Text of boekhouden overlopende posten

1313.1 Inleiding

De permanence op de kosten en de opbrengsten

Bezwaren gemengde grootboekrekeningen

In het vorige hoofdstuk hebben we gewerkt met gemengde grootboekrekeningen. Een gedeelte van het saldo van een gemengde rekening gaat aan het eind van een periode naar de winst-en-verliesrekening en een gedeelte gaat naar de balans. Het grootste nadeel van het gebruik van gemengde rekeningen is dat het niet mogelijk is om snel en over een korte termijn (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) een winst-en-verliesrekening en, eventueel, een balans samen te stellen. Om bijvoorbeeld de brutowinst te kunnen vaststellen, zal via inventarisatie eerst bepaald moeten worden welk gedeelte van het saldo van de gemengde grootboekrekening Goederen als voorraad naar de balans gaat. Het resterende saldo is dan de brutowinst. Een ander nadeel is dat het niet mogelijk is een computerboekhouding met behulp van softwarepakketten te voeren als er gebruik wordt gemaakt van gemengde rekeningen. Bovendien wordt het werken met gemengde rekeningen over het algemeen een stuk lastiger gevonden dan het werken met zuivere rekeningen.Permanence en zuivere rekeningen

Vanaf dit hoofdstuk gaan we, evenals in de het eerste gedeelte van dit boek, weer met zuivere rekeningen werken. In het vorige hoofdstuk hebben we een zuivere grootboekrekening omschreven als een grootboekrekening waarvan het saldo aan het eind van een periode: of naar de balans gaat; of naar de winst-en-verliesrekening gaat. Het gebruik van zuivere rekeningen komt uiteraard tegemoet aan de bezwaren die verbonden zijn aan het gebruik van gemengde grootboekrekeningen. Het grootste voordeel is daarom de mogelijkheid die het ondernemingen biedt om frequent (eigenlijk permanent) inzicht te hebben in het behaalde resultaat. In de praktijk komt dat neer op het maandelijks of per kwartaal samenstellen van een winst-enverliesrekening waaruit het behaalde resultaat valt af te lezen. Eventueel kan aan het eind van de periode ook een balans worden vervaardigd.

170

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Ook het samenstellen van een winst-en-verliesrekening is een eenvoudig karwei als er gebruik wordt gemaakt van zuivere rekeningen. Er hoeft dan immers voor een grootboekrekening geen splitsing te worden aangebracht tussen een deel van het saldo dat naar de winst-en-verliesrekening en een deel van het saldo dat naar de balans gaat. Indien er dus gebruik wordt gemaakt van zuivere rekeningen, dan kan in feite op elk gewenst moment (permanent) het resultaat worden vastgesteld.We spreken in die situatie van de toepassing van de permanence. Deze term is afkomstig uit het Frans en luidt voluit:permanence de linventaire et des profits et des pertes. Dat is in het Nederlands: de permanentie toegepast op de voorraden en de opbrengsten en kosten of kortweg: de permanence of permanentie. In dit tweede gedeelte van het boek houden we ons bezig met de permanence toegepast op de opbrengsten en kosten. In het derde deel van dit boek gaan we in op de permanence toegepast op de voorraden en de bepaling van de brutowinst. Bij gebruik van een softwarepakket voor de boekhouding zal altijd de permanence met dientengevolge zuivere rekeningen worden toegepast. Belangrijke reden hiervoor is dat deze pakketten zodanig zijn opgebouwd dat vooraf dient te worden aangegeven of een grootboekrekening een balansrekening is of een winst-en-verliesrekening (zie hoofdstuk 11).

13.2 Kosten en uitgavenIn het vorige hoofdstuk hebben we al gezien dat: kosten voor een periode van enkele maanden in n keer vooraf worden betaald (bijvoorbeeld de verzekeringspremies). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.3; kosten voor een periode van enkele maanden in n keer achteraf worden betaald (bijvoorbeeld de interestkosten). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.4. Om dan snel de kosten van die periode te kunnen vaststellen, zullen we de permanence op de kosten moeten toepassen. Daarbij zullen we een onderscheid maken tussen uitgaven en kosten. In onderstaand schema kun je nog eens zien dat, als er alleen sprake is van een uitgave, wel de liquide middelen afnemen. Het eigen vermogen blijft dan echter onveranderd. Als er sprake is van kosten neemt het eigen vermogen af. We boeken kosten daarom op hulprekeningen van het eigen vermogen.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

171

debet Gebouwen Voorraad goederen Debiteuren Liquide middelen (= Bank en Kas)

Balans per. Eigen vermogen 5% Hypothecaire lening Crediteuren

credit

Uitgaven

Kosten

Transitorische posten

In de boekhouding moeten we daarom aparte boekingen maken van: de uitgave: vooruitbetaling of achterafbetaling van de kosten; de kosten van de betreffende periode (maand of kwartaal). Indien een betaling (of ontvangst) in een andere periode plaatsvindt dan de periode waarin deze bedragen als kosten (of opbrengsten) moeten worden verantwoord, is er sprake van zogenaamde transitorische posten (overlopende posten).

13.3 Vooruitbetaalde kostenVoorbeeld 1 Gegeven

Transportonderneming Buko betaalt de verzekeringspremie van haar bedrijfsautos elk jaar aan het begin van de maand januari voor een jaar vooruit. Voor 2002 bedraagt de verschuldigde premie 6.000. De onderneming past de permanence toe met maandelijkse resultatenbepaling.Gevraagd

a. Laat op een tijdlijn de uitgave en de maandelijkse kosten voor 2002 zien. b. Journaliseer de betaling van de verzekeringspremie op 2 januari per bank (B 01). c. Geef de journaalpost van de maandelijkse kostenboeking in 2002 via het memoriaal (M ). d. Stel de rekening 445 Verzekeringskosten en 190 Vooruitbetaalde bedragen samen per 31 december 2002. Sluit de rekeningen ook af. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans zoals die per 31 januari 2002 eruit zal zien.

172

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Uitwerking

a. Het maandelijkse kostenbedrag bedraagt: 6.000/12 = 500. De tijdlijn ziet er als volgt uit (bedragen in euros):Jaar 2002 uitgave: premie 2/1 kosten per maand jan. 6000 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 feb. maart april mei juni juli aug. sept. okt. nov. dec.

b. We passen de permanence toe. Dat houdt in dat we bij de betaling geen hulprekening van het eigen vermogen voor de kosten mogen belasten; dat gebeurt pas bij de maandelijkse kostenboeking. Bij de betaling verstrekken we eigenlijk een voorschot aan de verzekeringsmaatschappij. Als we de verzekering tussentijds zouden opzeggen, kunnen we de premie immers terugvorderen. Handelsonderneming Buko heeft dus vanaf het moment van betaling op 2 januari een vordering (rekening van bezit) op de verzekeringsmaatschappij. Deze vordering wordt met het voortschrijden van het jaar wel steeds kleiner. De vordering boeken we debet op een rekening in rubriek 1, bijvoorbeeld de rekening 190 Vooruitbetaalde bedragen:190 Vooruitbetaalde bedragen Aan 110 Bank 6.000 6.000 B + D

c. Bij de maandelijkse kostenboeking moeten we ervoor zorgen dat er steeds een kostenrekening wordt gedebiteerd. Daartegenover wordt de vordering op de verzekeringsmaatschappij elke maand 500 lager:445 Verzekeringskosten Aan 190 Vooruitbetaalde bedragen 500 500 HEV D B C

d. De grootboekrekeningen 190 Vooruitbetaalde bedragen en 445 Verzekeringskosten geven voor 2002 het volgende beeld:

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

173

190 Vooruitbetaalde bedragen2-1 B 01 6.000 31-1 M 500 31-1 M

445 Verzekeringskosten 500 31-12 Naar w-en-v 6.000

28-2 M 31-3 M 30-4 M 31-5 M 30-6 M 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M 6.000

500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6.000

28-2 M 31-3 M 30-4 M 31-5 M 30-6 M 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M

500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6.000

6.000

De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 januari 2002:Proefbalans nr. 190 445 grootboekrek. Vooruitbetaalde bedragen Verzekeringskosten 500 500 500 6.000 500 5.500 5.500 debet credit Saldibalans debet credit Winst-en-verliesrekening 2002 debet credit Balans per 31-01-2002 debet credit

De vordering op de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 januari 2002 kan via een berekening worden gecontroleerd. Er moet als vooruitbetaald bedrag nog openstaan: 6.000 500 (kosten januari) = 5.500. De overlopende post die debet op de balans staat, behoort tot de transitorische activa. Ter afsluiting van deze paragraaf zetten we de verschillen tussen boekingen die we tot op heden maakten zonder toepassing van de permanence en boekingen die we voortaan maken met toepassing van de permanence in schema. Dan blijkt dat we de oude journaalpost (zonder permanence) in tween splitsen. Bij de oude journaalpost wordt er geen onderscheid gemaakt tussen: de boeking van de uitgave en de kostenboeking.

174

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Zonder toepassing permanence (gemengde rekeningen)

Met toepassing permanence (zuivere rekeningen) De betaling (= uitgave):190 Vooruitbetaalde bedragen Aan 110 Bank 6.000 6.000 B+D

445 Verzekeringskosten 6.000 Aan 110 Bank 6.000

De (maandelijkse) kostenboeking:445 Verzekeringskosten Aan 190 Vooruitbetaalde bedragen 500 B C 500 HEV D

Indien er geen permanence wordt toegepast, is het niet zonder meer mogelijk een correcte winst-en-verliesrekening samen te stellen. Er zal aan het eind van elke periode nog bepaald moeten worden welk bedrag vooruitbetaald is. Dit is het geval bij gebruik van gemengde rekeningen (zie hoofdstuk 12).

13.4 Nog te betalen kostenVoorbeeld 2 Gegeven

John Marapin heeft per 1 juli 2002 voor de financiering van het bedrijfspand een 5% hypothecaire lening van 300.000 afgesloten. De interest op deze lening wor