boekhouden overlopende posten

  • View
    2.964

  • Download
    1

Embed Size (px)

Text of boekhouden overlopende posten

1313.1 Inleiding

De permanence op de kosten en de opbrengsten

Bezwaren gemengde grootboekrekeningen

In het vorige hoofdstuk hebben we gewerkt met gemengde grootboekrekeningen. Een gedeelte van het saldo van een gemengde rekening gaat aan het eind van een periode naar de winst-en-verliesrekening en een gedeelte gaat naar de balans. Het grootste nadeel van het gebruik van gemengde rekeningen is dat het niet mogelijk is om snel en over een korte termijn (bijvoorbeeld een maand of kwartaal) een winst-en-verliesrekening en, eventueel, een balans samen te stellen. Om bijvoorbeeld de brutowinst te kunnen vaststellen, zal via inventarisatie eerst bepaald moeten worden welk gedeelte van het saldo van de gemengde grootboekrekening Goederen als voorraad naar de balans gaat. Het resterende saldo is dan de brutowinst. Een ander nadeel is dat het niet mogelijk is een computerboekhouding met behulp van softwarepakketten te voeren als er gebruik wordt gemaakt van gemengde rekeningen. Bovendien wordt het werken met gemengde rekeningen over het algemeen een stuk lastiger gevonden dan het werken met zuivere rekeningen.Permanence en zuivere rekeningen

Vanaf dit hoofdstuk gaan we, evenals in de het eerste gedeelte van dit boek, weer met zuivere rekeningen werken. In het vorige hoofdstuk hebben we een zuivere grootboekrekening omschreven als een grootboekrekening waarvan het saldo aan het eind van een periode: of naar de balans gaat; of naar de winst-en-verliesrekening gaat. Het gebruik van zuivere rekeningen komt uiteraard tegemoet aan de bezwaren die verbonden zijn aan het gebruik van gemengde grootboekrekeningen. Het grootste voordeel is daarom de mogelijkheid die het ondernemingen biedt om frequent (eigenlijk permanent) inzicht te hebben in het behaalde resultaat. In de praktijk komt dat neer op het maandelijks of per kwartaal samenstellen van een winst-enverliesrekening waaruit het behaalde resultaat valt af te lezen. Eventueel kan aan het eind van de periode ook een balans worden vervaardigd.

170

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Ook het samenstellen van een winst-en-verliesrekening is een eenvoudig karwei als er gebruik wordt gemaakt van zuivere rekeningen. Er hoeft dan immers voor een grootboekrekening geen splitsing te worden aangebracht tussen een deel van het saldo dat naar de winst-en-verliesrekening en een deel van het saldo dat naar de balans gaat. Indien er dus gebruik wordt gemaakt van zuivere rekeningen, dan kan in feite op elk gewenst moment (permanent) het resultaat worden vastgesteld.We spreken in die situatie van de toepassing van de permanence. Deze term is afkomstig uit het Frans en luidt voluit:permanence de linventaire et des profits et des pertes. Dat is in het Nederlands: de permanentie toegepast op de voorraden en de opbrengsten en kosten of kortweg: de permanence of permanentie. In dit tweede gedeelte van het boek houden we ons bezig met de permanence toegepast op de opbrengsten en kosten. In het derde deel van dit boek gaan we in op de permanence toegepast op de voorraden en de bepaling van de brutowinst. Bij gebruik van een softwarepakket voor de boekhouding zal altijd de permanence met dientengevolge zuivere rekeningen worden toegepast. Belangrijke reden hiervoor is dat deze pakketten zodanig zijn opgebouwd dat vooraf dient te worden aangegeven of een grootboekrekening een balansrekening is of een winst-en-verliesrekening (zie hoofdstuk 11).

13.2 Kosten en uitgavenIn het vorige hoofdstuk hebben we al gezien dat: kosten voor een periode van enkele maanden in n keer vooraf worden betaald (bijvoorbeeld de verzekeringspremies). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.3; kosten voor een periode van enkele maanden in n keer achteraf worden betaald (bijvoorbeeld de interestkosten). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.4. Om dan snel de kosten van die periode te kunnen vaststellen, zullen we de permanence op de kosten moeten toepassen. Daarbij zullen we een onderscheid maken tussen uitgaven en kosten. In onderstaand schema kun je nog eens zien dat, als er alleen sprake is van een uitgave, wel de liquide middelen afnemen. Het eigen vermogen blijft dan echter onveranderd. Als er sprake is van kosten neemt het eigen vermogen af. We boeken kosten daarom op hulprekeningen van het eigen vermogen.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

171

debet Gebouwen Voorraad goederen Debiteuren Liquide middelen (= Bank en Kas)

Balans per. Eigen vermogen 5% Hypothecaire lening Crediteuren

credit

Uitgaven

Kosten

Transitorische posten

In de boekhouding moeten we daarom aparte boekingen maken van: de uitgave: vooruitbetaling of achterafbetaling van de kosten; de kosten van de betreffende periode (maand of kwartaal). Indien een betaling (of ontvangst) in een andere periode plaatsvindt dan de periode waarin deze bedragen als kosten (of opbrengsten) moeten worden verantwoord, is er sprake van zogenaamde transitorische posten (overlopende posten).

13.3 Vooruitbetaalde kostenVoorbeeld 1 Gegeven

Transportonderneming Buko betaalt de verzekeringspremie van haar bedrijfsautos elk jaar aan het begin van de maand januari voor een jaar vooruit. Voor 2002 bedraagt de verschuldigde premie 6.000. De onderneming past de permanence toe met maandelijkse resultatenbepaling.Gevraagd

a. Laat op een tijdlijn de uitgave en de maandelijkse kosten voor 2002 zien. b. Journaliseer de betaling van de verzekeringspremie op 2 januari per bank (B 01). c. Geef de journaalpost van de maandelijkse kostenboeking in 2002 via het memoriaal (M ). d. Stel de rekening 445 Verzekeringskosten en 190 Vooruitbetaalde bedragen samen per 31 december 2002. Sluit de rekeningen ook af. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans zoals die per 31 januari 2002 eruit zal zien.

172

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Uitwerking

a. Het maandelijkse kostenbedrag bedraagt: 6.000/12 = 500. De tijdlijn ziet er als volgt uit (bedragen in euros):Jaar 2002 uitgave: premie 2/1 kosten per maand jan. 6000 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 feb. maart april mei juni juli aug. sept. okt. nov. dec.

b. We passen de permanence toe. Dat houdt in dat we bij de betaling geen hulprekening van het eigen vermogen voor de kosten mogen belasten; dat gebeurt pas bij de maandelijkse kostenboeking. Bij de betaling verstrekken we eigenlijk een voorschot aan de verzekeringsmaatschappij. Als we de verzekering tussentijds zouden opzeggen, kunnen we de premie immers terugvorderen. Handelsonderneming Buko heeft dus vanaf het moment van betaling op 2 januari een vordering (rekening van bezit) op de verzekeringsmaatschappij. Deze vordering wordt met het voortschrijden van het jaar wel steeds kleiner. De vordering boeken we debet op een rekening in rubriek 1, bijvoorbeeld de rekening 190 Vooruitbetaalde bedragen:190 Vooruitbetaalde bedragen Aan 110 Bank 6.000 6.000 B + D

c. Bij de maandelijkse kostenboeking moeten we ervoor zorgen dat er steeds een kostenrekening wordt gedebiteerd. Daartegenover wordt de vordering op de verzekeringsmaatschappij elke maand 500 lager:445 Verzekeringskosten Aan 190 Vooruitbetaalde bedragen 500 500 HEV D B C

d. De grootboekrekeningen 190 Vooruitbetaalde bedragen en 445 Verzekeringskosten geven voor 2002 het volgende beeld:

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

173

190 Vooruitbetaalde bedragen2-1 B 01 6.000 31-1 M 500 31-1 M

445 Verzekeringskosten 500 31-12 Naar w-en-v 6.000

28-2 M 31-3 M 30-4 M 31-5 M 30-6 M 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M 6.000

500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6.000

28-2 M 31-3 M 30-4 M 31-5 M 30-6 M 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M

500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 500 6.000

6.000

De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 januari 2002:Proefbalans nr. 190 445 grootboekrek. Vooruitbetaalde bedragen Verzekeringskosten 500 500 500 6.000 500 5.500 5.500 debet credit Saldibalans debet credit Winst-en-verliesrekening 2002 debet credit Balans per 31-01-2002 debet credit

De vordering op de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 januari 2002 kan via een berekening worden gecontroleerd. Er moet als vooruitbetaald bedrag nog openstaan: 6.000 500 (kosten januari) = 5.500. De overlopende post die debet op de balans staat, behoort tot de transitorische activa. Ter afsluiting van deze paragraaf zetten we de verschillen tussen boekingen die we tot op heden maakten zonder toepassing van de permanence en boekingen die we voortaan maken met toepassing van de permanence in schema. Dan blijkt dat we de oude journaalpost (zonder permanence) in tween splitsen. Bij de oude journaalpost wordt er geen onderscheid gemaakt tussen: de boeking van de uitgave en de kostenboeking.

174

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Zonder toepassing permanence (gemengde rekeningen)

Met toepassing permanence (zuivere rekeningen) De betaling (= uitgave):190 Vooruitbetaalde bedragen Aan 110 Bank 6.000 6.000 B+D

445 Verzekeringskosten 6.000 Aan 110 Bank 6.000

De (maandelijkse) kostenboeking:445 Verzekeringskosten Aan 190 Vooruitbetaalde bedragen 500 B C 500 HEV D

Indien er geen permanence wordt toegepast, is het niet zonder meer mogelijk een correcte winst-en-verliesrekening samen te stellen. Er zal aan het eind van elke periode nog bepaald moeten worden welk bedrag vooruitbetaald is. Dit is het geval bij gebruik van gemengde rekeningen (zie hoofdstuk 12).

13.4 Nog te betalen kostenVoorbeeld 2 Gegeven

John Marapin heeft per 1 juli 2002 voor de financiering van het bedrijfspand een 5% hypothecaire lening van 300.000 afgesloten. De interest op deze lening wordt per halfjaar achteraf betaald op 30 juni en 31 december. Op die data vindt ook steeds een aflossing plaats van 7.500. John Marapin past in zijn boekhouding de permanence toe met maandelijkse resultaatbepaling.Gevraagd

a. Laat op een tijdlijn de uitgaven en de maandelijkse kosten voor 2002 zien, vanaf het tijdstip waarop de lening is afgesloten. b. Geef de journaalpost van de maandelijkse kostenboeking in 2002 via het memoriaal (M ). c. Journaliseer de betaling van de interest en aflossing op 31december 2002 per bank (B ). d. Stel de rekening 420 Interestkosten en 192 Nog te betalen bedragen samen per 31 december 2002. Sluit de rekeningen ook af. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 oktober 2002.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

175

Uitwerking

a. Het maandelijkse bedrag aan interestkosten bedraagt over de periode juli t/m december 2002: 1/12 5/100 300.000 = 1.250. Op 31 december 2002 wordt er aan interest betaald: 6 1.250 = 7.500 (of: 6/12 5/100 300.000 = 7.500). De tijdlijn ziet er als volgt uit (bedragen in euros):Jaar 2002 kosten per maand uitgave: interest 31/12 uitgave: aflossing 31/12 jan. feb. maart april mei juni juli aug. sept. okt. nov. dec.

1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 7.500 7.500

b. Bij toepassing van de permanence met maandelijkse resultatenbepaling moet de rekening 420 Interestkosten gedebiteerd worden. De betaling van de interest vindt pas plaats na een halfjaar, dus wordt de nog te betalen interestschuld (192 Nog te betalen bedragen) elke maand 1.250 groter. De maandelijkse journaalpost vanuit het memoriaal is aan het eind van elke maand (juli t/m december) dus:420 Interestkosten Aan 192 Nog te betalen bedragen 1.250 1.250 HEV D S+ C

c. Op 31 december wordt per bank de interestschuld, die inmiddels 7.500 bedraagt, achteraf betaald. Daarnaast wordt de halfjaarlijkse aflossing op de 5% hypothecaire lening voldaan:070 5% Hypothecaire lening 192 Nog te betalen bedragen Aan 110 Bank 7.500 7.500 15.000 S D S D

d. Voor de periode juli t/m december 2002 zien de rekeningen 192 Nog te betalen bedragen en 420 Interestkosten er als volgt uit:192 Nog te betalen bedragen31-12 B 7.500 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M 7.500 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 7.500 31-7 M 31-8 M 30-9 M 31-10 M 30-11 M 31-12 M

420 Interestkosten1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 1.250 7.500 7.500 31-12 Naar w-en-v 7.500

176

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

e. De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 oktober 2002 ziet er als volgt uit:Proefbalans nr. 190 192 420 grootboekrek. Vooruitbetaalde Nog te betalen bedragen Interestkosten 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 debet credit Saldibalans debet credit Winst-en-verliesrekening 2002 debet credit Balans per 31-10-2002 debet credit

N.B. Er vindt maandelijkse resultatenbepaling plaats, maar de winst-en-verliesrekening bevat cumulatieve kosten (en opbrengsten) over het jaar 2003. Hier zijn dat de kosten t/m oktober 2002.

Aangezien de overlopende post credit op de balans staat (zie rekening 192 Nog te betalen bedragen), behoort die tot de transitorische passiva. In onderstaand schema vind je een vergelijking van de boekingen zonder toepassing van de permanence (gemengde rekeningen) en met toepassing van de permanence (zuivere rekeningen). De journaalpost in de linkerhelft van het overzicht wordt, als we de permanence gaan toepassen, weer in tween geknipt.Zonder toepassing permanence (gemengde rekeningen) Met toepassing permanence (zuivere rekeningen) De (maandelijkse) kostenboeking (6x):420 Interestkosten Aan 192 Nog te betalen bedragen 1.250 S +C 1.250 HEV D

31/12 de betaling per bank:

420 Interestkosten Aan 110 Bank

7.500 7.500

31/12 De betaling:192 Nog te betalen bedragen Aan 110 Bank 7.500 7.500 SD

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

177

13.5 Opbrengsten en ontvangstenOok aan de opbrengstenkant kan er sprake zijn van transitorische posten: opbrengsten kunnen voor een periode van enkele maanden in n keer vooraf worden ontvangen (bijvoorbeeld de huuropbrengsten). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.6; opbrengsten kunnen voor een periode van enkele maanden die in n keer achteraf worden ontvangen (bijvoorbeeld de interestopbrengsten). Dit wordt uitgewerkt in paragraaf 13.7. Ook nu zullen we de permanence moeten toepassen om op korte termijn de opbrengsten van een periode te kunnen vaststellen. We gaan daarbij een onderscheid maken tussen opbrengsten en ontvangsten. In onderstaand schema kun je nog eens zien dat als er alleen sprake is van een ontvangst de liquide middelen toenemen. Het eigen vermogen verandert echter niet.Als er sprake is van opbrengsten neemt het eigen vermogen toe. We boeken opbrengsten daarom op hulprekeningen van het eigen vermogen.debet Gebouwen Voorraad goederen Debiteuren Liquide middelen + (= Bank en Kas) Balans per. Eigen vermogen + 5% Hypothecaire lening Crediteuren credit

Ontvangsten

Opbrengsten

In de boekhouding moeten we daarom aparte boekingen maken van: de ontvangst: vooruit of achteraf ontvangen van de opbrengsten; de opbrengsten van de betreffende periode (maand of kwartaal). Aangezien de ontvangst in een andere periode plaatsvindt dan de periode waarin deze bedragen als opbrengst moeten worden verantwoord, is er weer sprake van transitorische of overlopende posten.

178

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

13.6 Vooruitontvangen opbrengstenVoorbeeld 3 Gegeven

Handelsonderneming Globe verhuurt met ingang van 1 november 2002 n van haar magazijnen. De huur wordt elke drie maanden per bank vooruitontvangen (1 februari, 1 mei, 1 augustus en 1 november). De huur bedraagt 1.800 per drie maanden. Globe past de permanence toe met maandelijkse resultatenbepaling.Gevraagd

a. Laat op een tijdlijn de ontvangst en de maandelijkse opbrengst voor 2002 zien, vanaf 1 november 2002. b. Journaliseer de ontvangst van de huur op 1 november 2002 per bank (B ). c. Geef de journaalpost van de maandelijkse boeking van de opbrengst voor de periode november-december 2002 via het memoriaal (M ). d. Stel de rekeningen 910 Huuropbrengsten en 191 Vooruitontvangen bedragen samen per 31 december 2002. Sluit de rekeningen ook af en heropen ze eventueel per 1 januari 2003. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2002.Uitwerking

a. Het maandelijkse bedrag aan huuropbrengsten bedraagt 1.800/3 = 600. De tijdlijn ziet er zo uit (bedragen in euros):

Jaar 2002 opbrengst per maand ontvangst huur 1/11

jan.

feb. maart april

mei

juni

juli

aug. sept.

okt.

nov. 600 1800

dec. 600

b. We passen de permanence toe. Bij de ontvangst per bank mag dus geen opbrengstenrekening worden gecrediteerd. Bij de ontvangst ontstaat er een schuld aan de huurder: als de huurder tussentijds zou mogen opzeggen, moet Globe (een gedeelte van) het vooruitontvangen bedrag terugbetalen.We boeken het vooruitontvangen bedrag daarom credit op de transitorische rekening 191 Vooruitontvangen bedragen:110 Bank Aan 191 Vooruitontvangen bedragen 1.800 1.800 S +C

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

179

c. Aan het eind van de maanden november en december 2002 wordt vanuit het memoriaal maandelijks de huuropbrengst van 600 geboekt. De schuld op de rekening 191 Vooruitontvangen bedragen neemt elke maand met datzelfde bedrag af:191 Vooruitontvangen bedragen Aan 910 Huuropbrengsten 600 600 S D HEV + C

d. Per 31 december 2002 zien de rekeningen 910 Huuropbrengsten en 191 Vooruitontvangen bedragen er als volgt uit:910 Huuropbrengsten31-12 Naar w-en-v 1.200 1.200 30-11 M 31-12 M 600 600 1.200

191 Vooruitontvangen bedragen30-11 M 31-12 M 31-12 Naar balans 1.800 1-1-03 Van balans 1.800 600 600 600 600 1-11 B 1.800

e. De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2002 ziet er als volgt uit:Proefbalans nr. 191 910 grootboekrek. Vooruitontvangen bedragen Huuropbrengsten 1.200 1.800 1.200 600 1.200 1.200 600 debet credit Saldibalans debet credit Winst-en-verliesrekening 2002 debet credit Balans per 31-12-2002 debet credit

In het voorbeeld is gebruik gemaakt van de rekening 910 Huuropbrengsten. Plaatsing van de rekening Huuropbrengsten in rubriek 9 ligt voor de hand als de betrokken onderneming een andere hoofdactiviteit dan verhuur heeft. Zodra het om een verhuurbedrijf gaat, zal de rekening Huuropbrengsten in rubriek 8 worden geplaatst.

180

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Aangezien de overlopende post credit op de balans staat (zie rekening 191 Vooruitontvangen bedragen), behoort die post tot de transitorische passiva. In onderstaand schema vind je een vergelijking van de boekingen zonder toepassing van de permanence (gemengde rekeningen) en met toepassing van de permanence (zuivere rekeningen). De journaalpost in de linkerhelft van het overzicht wordt, als we de permanence gaan toepassen, weer in tween gesplitst.Zonder toepassing permanence (gemengde rekeningen) Met toepassing permanence (zuivere rekeningen) De ontvangst:110 Bank Aan 191 Vooruitontvangen bedragen 1.800 S+C 1.800

1/11 de ontvangst per bank:

110 Bank Aan 910 Huuropbrengsten

1.800 1.800

De (maandelijkse) opbrengstenboeking:191 Vooruitontvangen bedragen Aan 910 Huuropbrengsten 600 600 SD

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

181

13.7 Nog te ontvangen opbrengstenVoorbeeld 4 Gegeven

Ondernemer J. de Goede heeft aan zijn dochter, die een eigen onderneming start, op 1 april 2002 een 4% lening verstrekt voor een bedrag van 25.000. De interest wordt via de bank per halfjaar achteraf ontvangen op 31 maart en 31 oktober van elk jaar. Op die data wordt ook steeds 1.000 afgelost. De Goede past de permanence toe, met resultaatbepaling per kwartaal.Gevraagd

a. Laat op een tijdlijn de ontvangsten en de opbrengsten per kwartaal voor 2002 zien, nadat de lening is afgesloten. b. Geef de journaalposten van de boeking van de interestopbrengst per kwartaal in 2002 via het memoriaal (M ). c. Journaliseer de ontvangst van de interest en aflossing op 30 september 2002 per bank (B ). d. Stel de rekening 920 Interestopbrengsten en 193 Nog te ontvangen bedragen samen per 31 december 2002. Sluit de rekeningen ook af en heropen deze eventueel per 1 januari 2003. e. Geef de gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2002.Uitwerking

a. De interestopbrengst in het 2e en 3e kwartaal bedraagt steeds: 3/12 4/100 25.000 = 250. Op 30 september 2002 vindt er een aflossing plaats van 1.000 op de lening. Door deze tussentijdse aflossing bedraagt de interestopbrengst in het 4e kwartaal nog: 3/12 4/100 24.000 = 240. De tijdlijn ziet er als volgt uit (bedragen in euros):

Jaar 2002 opbrengst per kwartaal ontvangst: interest 31/10 ontvangst: aflossing 31/10

2e kwartaal 250

3e kwartaal 250 500 1000

4e kwartaal 240

182

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

b. Elk kwartaal loopt de vordering aan te ontvangen interest op. Daarom moet de rekening 193 Nog te ontvangen bedragen aan het eind van elk kwartaal gedebiteerd worden.Voor het 2e en 3e kwartaal wordt de journaalpost van de interestopbrengst:193 Nog te ontvangen bedragen Aan 920 Interestopbrengsten 250 250 B + D HEV + C

En voor het 4e kwartaal:193 Nog te ontvangen bedragen Aan 920 Interestopbrengsten 240 240 B + D HEV + C

c. Op 31 oktober wordt per bank de interest over het 2e en 3e kwartaal achteraf ontvangen. De vordering verdwijnt en daarom moet de rekening 193 Nog te ontvangen bedragen gecrediteerd worden.110 Bank Aan 192 Nog te ontvangen bedragen Aan 085 4% Lening u/g 1.500 500 1.000 S D

d. Op 31 december 2002 zien de rekeningen 920 Interestopbrengsten en 193 Nog te ontvangen bedragen er zo uit:920 Interestopbrengsten31-12 Naar w-en-v. 740 30-6 M 30-9 M 31-12 M 740 250 250 240 740 1-1-03 Van balans

193 Nog te ontvangen bedragen30-6 M 30-9 M 31-12 M 250 250 240 740 240 30-9 B balans 740 500 240

31-12 Naar -

e. De gedeeltelijke kolommenbalans per 31 december 2002 ziet er als volgt uit:Proefbalans nr. 193 920 grootboekrek. Nog te ontvangen bedragen Interestopbrengsten 740 740 740 740 500 240 240 debet credit Saldibalans debet credit Winst-en-verliesrekening 2002 debet credit Balans per 31-12-2002 debet credit

Als er sprake is van een lening die aan een ander wordt verstrekt, wordt aan de rekening toegevoegd u/g (uitgeleend geld). Zo zouden we bij een lening die aan ons is verstrekt kunnen toevoegen o/g (opgenomen geld).

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

183

Aangezien de overlopende post debet op de balans staat (zie rekening 193 Nog te ontvangen bedragen), behoort die tot de transitorische activa. In het volgende schema staat weer de vergelijking tussen boekingen zonder toepassing van de permanence (gemengde rekeningen) en met toepassing van de permanence (zuivere rekeningen). De journaalpost in de linkerhelft van het overzicht wordt, als we de permanence gaan toepassen, weer in tween geknipt:Zonder toepassing permanence (gemengde rekeningen) Met toepassing permanence (zuivere rekeningen) De opbrengst per kwartaal (2x):110 Nog te ontvangen bedragen 250 250 B +D HEV + C Aan 920 Interestopbrengsten

31/10 de ontvangst per bank:

110 Bank Aan 920 Interestopbrengsten

500 500

31/10 De ontvangst per bank:110 Bank Aan 193 Nog te ontvangen bedragen 500 BC 500

13.8 SamenvattingIn deze paragraaf staan samenvattende schemas van de boekingen die we in dit hoofdstuk hebben behandeld.I. KOSTEN EN UITGAVEN

VOORUITBETAALDE BEDRAGEN 110 Bank 190 Vooruitbetaalde bedragen betaling periodieke kosten 4.. Kostenrekening

184

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

NOG TE BETALEN BEDRAGEN 110 Bank 192 Nog te betalen bedragen periodieke kosten betaling 4.. Kostenrekening

II. OPBRENGSTEN EN ONTVANGSTEN VOORUITONTVANGEN BEDRAGEN 110 Bank 191 Vooruitontvangen bedragen ontvangst periodieke opbrengst NOG TE ONTVANGEN BEDRAGEN 110 Bank 193 Nog te ontvangen bedragen 9.. Opbrengstenrekening 9.. Opbrengstenrekening

periodieke opbrengst

ontvangst

13.9 Enkele praktische toepassingenWe gaan in de komende paragrafen twee toepassingen van de permanence uit de praktijk bekijken: 1. het gebruik van een spreidingsregister als er bijvoorbeeld verzekeringen zijn afgesloten op verschillende vervaldata in het jaar; 2. boekingen in verband met de lonen en salarissen.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

185

13.10 Het spreidingsregisterEen onderneming heeft natuurlijk meer verzekeringen lopen dan de ene autoverzekering die we in voorbeeld 1 van dit hoofdstuk zagen. De vervaldata waarop de verschillende premies betaald moeten worden, zullen ook niet allemaal op 1 januari vallen. Daarbij kan het gebeuren dat de verzekeringspremies in de loop van de tijd veranderen. Het bepalen van de verzekeringskosten per periode kan daarom lastig zijn. In zon geval is het handig een overzicht te hebben van alle verzekeringen en een verdeling van de kosten over de verschillende perioden. Zon overzicht wordt een spreidingsregister genoemd. Het spreidingsregister kan ook voor huren worden gebruikt. Denk maar aan de huuropbrengsten van bijvoorbeeld woningbouwverenigingen.Voorbeeld 5 Gegeven

Handelsonderneming Suppers in Nijmegen past in haar administratie de permanence toe met resultatenbepaling per kwartaal. Suppers heeft de volgende gegevens met betrekking tot de per bank vooruitbetaalde jaarpremies voor verschillende verzekeringen ter beschikking:Vooruitbetaalde premies in 2001: Vervaldata 1-3 1-7 1-9 1-10 Soort verzekering Bedrijfsschadeverzekering WA/casco auto WA-verzekering UGV-verzekering Jaarpremie 3.000 1.200 3.300 2.700

Vooruitbetaalde premies in 2002: Vervaldata 1-3 1-7 1-9 1-10 Soort verzekering Bedrijfsschadeverzekering WA/casco auto WA-verzekering UGV-verzekering Jaarpremie 3.180 1.360 3.300 2.700

186

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Gevraagd

a. Stel het spreidingsregister over 2002 samen volgens onderstaande indeling:Spreidingsregister verzekeringskosten 2002 Vervaldatum Soort verzekering Overlopende premies naar 2002 Betaalde premies in 2002 1e kwart 2e kwart 3e kwart Verzekeringskosten 2002 Overlopende premies 4e kwart naar 2003

b. Geef de journaalposten van: de betaalde premie van de UGV-verzekering in 2002, zoals die vanaf het dagafschrift gemaakt wordt. Ga er daarbij vanuit dat de betaling conform de datum in de hiervoor vermelde tabel plaatsvindt; de verzekeringskosten in het tweede kwartaal 2002.Uitwerking

a. Het invullen van een spreidingsregister kan op eenvoudige wijze met een spreadsheetprogramma worden gedaan. Invulling van het spreidingsregister voor 2002 geeft het volgende resultaat:Spreidingsregister verzekeringskosten 2002 Vervaldatum Soort verzekering Overlopende premies naar 2002 1-03-01 1-07-01 1-09-01 1-10-01 1-03-02 1-07-02 1-09-02 1-10-02 Totaal Bedrijfsschade Wa/casco auto WA UGV Bedrijfsschade Wa/casco auto WA UGV 500 600 2.200 2.025 1.360 3.300 2.700 2.565 2.595 Betaalde premies in 2002 1e kwart 3.180 500 300 825 675 265 300 825 675 795 550 675 795 340 275 2.635 795 340 825 675 2.635 530 680 2.200 2.025 5.435 2e kwart 3e kwart Verzekeringskosten 2002 Overlopende premies 4e kwart naar 2003

5.325 10.540

Zelfs bij gebruik van een spreadsheetprogramma is het verstandig controle op de juistheid van de berekeningen uit te voeren: per regel voor een verzekering, betaald in 2001, geldt dat het bedrag overlopende premies naar 2002 gelijk moet zijn aan de verzekeringskosten 2002 van die verzekering;

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

187

per regel voor een verzekering, betaald in 2002, geldt dat het bedrag betaalde premie 2002 gelijk moet zijn aan de verzekeringskosten 2002 + overlopende premies naar 2003. Dientengevolge geldt voor de totaaltelling: overlopende premies naar 2002 + betaalde premies in 2002 = verzekeringskosten 2002 + overlopende premies naar 2003 Oftewel: 5.325 + 10.540 = 2.565 + 2.595 + 2.635 + 2.635 + 5.435. b. De journaalpost voor de betaalde premie van de UGV-verzekering in 2002 is:190 Vooruitbetaalde bedragen Aan 110 Bank 2.700 2.700

De journaalpost voor de verzekeringskosten in het tweede kwartaal 2002 is:445 Verzekeringskosten Aan 190 Vooruitbetaalde bedragen 2.595 2.595

13.11 Boekingen in verband met de lonen en salarissenBrutoloon, nettoloon en loonkosten

Tot nu toe hebben we geen onderscheid gemaakt tussen het nettoloon, het brutoloon en de loonkosten.Vanaf deze paragraaf gaan we dat onderscheid voortaan wel maken.We zullen in het vervolg steeds over loon spreken, hoewel in plaats van loon ook salaris kan worden ingevuld. Boekhoudkundig is dit onderscheid niet van belang. De belangrijkste component van de loonkosten wordt gevormd door het met de werknemer al of niet krachtens een CAO overeengekomen loon. Dit overeengekomen loon noemen we het brutoloon. Op dit brutoloon vinden verschillende inhoudingen plaats. Het bedrag dat na aftrek van de inhoudingen wordt uitbetaald aan de werknemer noemen we het nettoloon. De werknemer is uiteraard het meest genteresseerd in het nettoloon. De werkgever is meer genteresseerd in de loonkosten. De loonkosten bestaan uit het brutoloon, vermeerderd met het werkgeversaandeel in de sociale lasten. Bij de inhoudingen kunnen we een onderscheid aanbrengen naar: de loonbelasting; loonheffing de premies voor de volksverzekeringen; de premies voor de werknemersverszekeringen.

}

188

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Het werkgeversaandeel in de sociale lasten bestaat uit de verplichte bijdrage van de werkgever in bepaalde premies voor de werknemersverzekeringen. Schematisch ziet het verband tussen het nettoloon, het brutoloon en de loonkosten er als volgt uit:

Brutoloon

{

Nettoloon Loonbelasting Ingehouden (sociale) premies volks- en werknemersverzekeringen Werkgeversaandeel in de werknemersverzekeringen

}

Loonkosten

Volksverzekeringen en werknemersverzekeringen

Bij de sociale verzekeringen wordt een onderscheid gemaakt naar: 1. volksverzekeringen: deze sociale verzekeringen gelden voor alle ingezetenen in Nederland; 2. werknemersverzekeringen: deze sociale verzekeringen gelden uitsluitend voor personen die als werknemer in loondienst zijn.Volksverzekeringen

De volksverzekeringen zijn: de AOW (Algemene Ouderdoms Wet); de ANW (Algemene Nabestaanden Wet); de AWBZ (Algemene Wet Bijzondere Ziektekosten). Het voorvoegsel Algemene geeft aan dat het gaat om de verzekeringen voor iedereen: de volksverzekeringen. De premies voor de volksverzekeringen worden tezamen met de loonbelasting ingehouden als loonheffing. De werkgever draagt het ingehouden bedrag aan loonheffing af aan de belastingdienst. Dit doet hij in de maand volgend op een kwartaal door middel van een aangifte loonbelasting/premie volksverzekeringen.Werknemersverzekeringen

De werknemersverzekeringen zijn: de WAO (Wet op de ArbeidsOngeschikheid); het wachtgeld; de WW (WerkloosheidsWet); de ZFW (ZiekenFondsWet). De premies voor deze verzekeringen worden voor een deel op het brutoloon van de werknemer ingehouden; een ander deel neemt de werkgever voor zijn rekening. Voor bedrijfstakken waar de wachtgeldregeling geldt, komt die premie volledig voor rekening van de werkgever. De hoogte van de premies zijn per bedrijfstak verschillend. De uitvoering van de werknemersverzekeringen, en dus ook de inning van de premies, berust bij de uitvoeringsinstellingen voor de verschillende bedrijfstakken.We kennen de volgende uitvoeringsinstellingen:

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

189

Cadans (zorg en welzijn, reiniging, detailhandel en ambachten en grootwinkelbedrijf); GAK (Gemeenschappelijk AdministratieKantoor); SFB (Sociaal Fonds Bouwnijverheid); GUO (overheid en onderwijs); USZO (o.a tabak- en vleesverwerkende sector). Sinds 1 januari 2002 zijn alle uitvoeringsinstellingen en hun opdrachtgever (LISV = Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen) samen de UWV (= Uitvoering Werknemers Verzekeringen) geworden.Werkgevers zijn verplicht zich aan te sluiten bij een van de uitvoeringsinstellingen van de UWV. Elke werkgever moet voor aanvang van een kalenderjaar aan de uitvoeringsinstelling een opgaaf doen van het uit te betalen loon. Op basis van dit schattingsformulier stuurt de uitvoeringsinstelling in de maand maart een voorschotrekening naar de werkgever. Deze voorschotrekening moet in 10 maandelijkse termijnen worden voldaan. Aan het eind van het jaar vindt er een afrekening plaats, waarbij het verschil tussen het werkelijk verschuldigde bedrag aan premies en het totaal betaalde bedrag aan voorschotten wordt afgerekend.Pensioenpremie

Veel werknemers bouwen pensioenrechten op als aanvulling op de uitkering die zij zelf of hun nabestaanden later krijgen op basis van de AOW of ANW. Deze pensioenrechten moeten volgens de wet worden ondergebracht bij pensioenfondsen of verzekeringsmaatschappijen. Voor de opbouw van de pensioenrechten moeten pensioenpremies worden betaald. In de meeste gevallen wordt een gedeelte van de pensioenpremie door de werknemer betaald via een inhouding op het loon. Een ander deel komt voor rekening van de werkgever.De loonbetaling

Maandelijks wordt er vanuit de loon- en salarisadministratie een loonstaat gemaakt voor de boekhouding. Deze loonstaat wordt als memoriaalpost gejournaliseerd.Aan de hand van de loonstaat kan worden vastgesteld welk bedrag aan de werknemers moet worden uitbetaald. Dit bedrag bestaat uit het nettoloon plus eventuele vergoedingen voor bijvoorbeeld reiskosten. Op het memoriaalstuk van de loonstaat wordt ook het werkgeversaandeel in de sociale lasten vermeld. De loonstaat wordt meestal al halverwege de maand vervaardigd. Indien de loonstaat wordt gejournaliseerd ontstaat er een schuld aan de werknemers in de vorm van het uit te betalen nettoloon: 153 Te betalen lonen. De betaling vindt pas tegen het eind van de maand plaats. Het komt ook voor dat de loonstaat niet apart wordt gejournaliseerd, maar in n keer bij de uitbetaling van het loon. In dat geval komt de rekening 153 Te betalen lonen te vervallen.

190

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

Voorbeeld 6 Gegeven

Handelsonderneming Rijsbergen beschikt met betrekking tot de loonkosten over de maand juli 2002 over de volgende gegevens:Datum Stuknr. 19/7 M 035 Omschrijving De loonstaat over de maand juli 2002: Brutolonen Inhoudingen: loonheffing premies werknemersverzekeringen pensioenpremie Bedrag

1.850 389 145 -

6.350

2.384 3.966

Te betalen nettoloon Het werkgeversaandeel in de werknemersverzekeringen bedraagt over de maand juli 2002 26/7 30/7 B 112 B 114 Betaald: het nettoloon over de maand juli 2002 Afgedragen aan de belastingdienst de verschuldigde loonbelasting en premie volksverzekeringen over het 2e kwartaal 2002 Het werkgeversaandeel in de pensioenpremie bedraagt over de maand juli 2002 Betaald: de maandtermijn op de voorschotnota 2002 van uitvoeringsinstelling Cadans

698 3.966

7.350

31/7

M 038

145

31/7

B 115

1.255

Gevraagd

Journaliseer de hiervoor vermelde gegevens over de maand juli 2002.Uitwerking

19/7 M 035 Er wordt nog niets betaald. Er ontstaan wel diverse schulden: aan de belastingdienst: de ingehouden loonbelasting en premies volksverzekeringen (= loonheffing); aan de uitvoeringsinstelling: de ingehouden premies voor de werknemersverzekeringen en het werkgeversaandeel in de werknemersverzekeringen; aan het (bedrijfs-)pensioenfonds of de verzekeringsmaatschappij: de ingehouden pensioenpremie; aan de werknemers: het uit te betalen nettoloon.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

191

Aan Aan Aan Aan

400 150 151 152 153

Loonkosten Te betalen loonheffing Te betalen sociale lasten Te betalen pensioenpremies Te betalen lonen +

6.350 1.850 389 145 3.966 S S S S + + + + C C C C

400 Loonkosten Aan 151 Te betalen sociale lasten

698 698 S+C

26/7 B 112153 Te betalen lonen Aan 110 Bank 3.966 3.966 SD

30/7 B 114150 Te betalen loonheffing Aan 110 Bank 7.350 7.350 SD

1/7

M 038 145 145

401 Werkgeversaandeel pensioenpremie Aan 152 Te betalen pensioenpremies

31/7 B 115 Door de betaling van het voorschot ontstaat er een vordering op de uitvoeringsinstelling Cadans.Aan het eind van het jaar zal dit voorschot worden verrekend met de werkelijk verschuldigde premies voor de werknemersverzekeringen op de rekening 151 Te betalen sociale lasten (zie voorbeeld 7).154 Voorschotten sociale lasten Aan 110 Bank 1.255 1.255 B+D

Voorbeeld 7 Gegeven

Bij handelsonderneming Rijsbergen vertonen de rekeningen 151 Te betalen sociale lasten en 154 Voorschotten sociale lasten per 1 januari 2003 het volgende beeld:nr. 151 154 grootboekrekening Te betalen sociale lasten voorschotten sociale lasten SALDIBALANS debet credit 12.550 13.985

192

Deel 2 De permanence toegepast op de kosten en opbrengsten

In de maand februari 2003 is per bank de volgende afrekening van uitvoeringsinstelling Cadans over het jaar 2002 ontvangen:Datum Stuknr. 7/2 B 018 Omschrijving Betaald de afrekening premies werknemersverzekeringen over 2002: Werkelijk verschuldigde premies volgens aangifte 2002 Betaalde voorschotten over het jaar 2002 Bedrag

13.895 12.550 1.345

Gevraagd

Journaliseer deze betaling.Uitwerking

De schuld over het jaar 2002 op de rekening 151 Te betalen sociale lasten verdwijnt nu. De vordering over het jaar 2002 op de rekening 154 Voorschotten sociale lasten verdwijnt eveneens. De rekeningen 151 Te betalen sociale lasten en 154 Voorschotten sociale lasten over 2002 zullen hierdoor na deze betaling glad lopen:151 Te betalen sociale lasten Aan 154 Voorschotten sociale lasten Aan 110 Bank 13.895 12.550 1.345 SD BC

BegrippenlijstTransitorische posten (of: overlopende posten) Volksverzekeringen Loonkosten Balansposten die ontstaan doordat ontvangsten of betalingen plaatsvinden in een andere periode dan de periode waarin de opbrengsten of kosten verantwoord moeten worden. Sociale verzekeringen die gelden voor alle ingezetenen in Nederland. Het brutoloon verhoogd met het werkgeversaandeel in de sociale lasten.

Uitvoeringsinstellingen Organisaties die belast zijn met de uitvoering van de werknemersverzekeringen. Tezamen met hun opdrachtgever het LISV(= Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen) vormen deze uitvoeringsinstellingen de UWV (= Uitvoering WerknemersVerzekeringen). Loonbelasting Voorheffing op de inkomstenbelasting die wettelijk verplicht door de werkgever wordt ingehouden op het brutoloon van een werknemer.

13 De permanence op de kosten en de opbrengsten

193

Loonheffing Werknemersverzekeringen Sociale lasten

De ingehouden loonheffing tezamen met de ingehouden premies volksverzekeringen. Sociale verzekeringen die uitsluitend gelden voor personen die in loondienst zijn. De premies voor de werknemersverzekeringen.