B i l . 1 / 2 0 1 0 JANUARI - APRIL I S S N N O . : 1 9 8 5 - 8 6 0 4

BKP-MENERAJUI PERUBAHAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIABahagian Khidmat Pengurusan (BKP) yang bertanggungjawab terhadap Pengurusan Sumber Manusia bagi Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), sangat optimis bahawa pelaksanaan HRMIS secara menyeluruh kelak akan menjadi satu titik lonjakan perubahan terhadap gaya pengurusan sumber manusia yang lebih inovatif dan impresif selaras dengan kematangan dan prestij JPA sebagai sebuah organisasi ulung setelah 75 tahun mengemudi Perkhidmatan Awam. Selaras dengan misi YAB Perdana Menteri agar semua agensi Perkhidmatan Awam melihat ruang untuk mencipta dan melaksanakan tugas berorientasikan inovasi, BKP yakin dan percaya bahawa kejayaan pelaksanaan HRMIS kelak akan mencetuskan satu transformasi baru dalam pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam yang akan menjadi satu mercu tanda pengurusan sumber manusia yang komprehensif, bersepadu dan berorientasikan capaian dalam talian sepenuhnya.JPA selaku agensi pusat yang bertanggungjawab ke atas dasar sumber manusia perkhidmatan awam telah dipilih sebagai agensi utama (lead agency) bagi menerajui pelaksanaan projek Human Resource Management Information System (HRMIS) di bawah Aplikasi Perdana Kerajaan Elektronik. Objektif utama projek HRMIS adalah untuk membolehkan perancangan dan pengurusan sumber manusia perkhidmatan awam lebih terencana dan berkesan terhadap urusan-urusan perkhidmatan awam selaras dengan fungsinya dalam membantu Kerajaan mengoperasikan perkhidmatan kepada rakyat.

Sejak 2005, JPA telah mengorak langkah dengan i lt izam untuk merealisasikan HRMIS sepenuhnya seperti yang telah direncanakan. Pelbagai sudut operasi dan elemen Pengurusan Sumber Manus ia (PSM) digarap sewajarnya bagi membentuk satu s i s tem yang komprehensif, inovatif dan memenuhi ciri-ciri kompetensi fungsi PSM secara menyeluruh.

BKP memikul tanggungjawab sepenuhnya dalam memastikan HRMIS dipacu ke arah penambahbaikan PSM yang bersepadu. Dengan mengambil kira unsur-unsur penambahbaikan proses dan aliran kerja dalam setiap fungsi, HRMIS bukan sahaja dapat menyeragamkan proses PSM, malah masa pemprosesan bagi

“bersambung di halaman 3...”

Amir bin Abdul Hamid,Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan, JPA

fungsi-fungsi operasi menjadi lebih pantas dan cepat melalui penggunaan ICT terkini.

Dengan kewujudan HRMIS, BKP melihat satu inovasi yang dinamik terhadap PSM Jabatan secara amnya di mana banyak proses dan operasi kerja

yang sebelum ini mengambil masa untuk dilengkapkan kini bertukar menjadi satu proses yang lebih ringkas dan pantas.

Bagi memacu dan menggerakkan operasi pembudayaan dan penyemaian budaya HRMIS kepada seluruh warga agensi ini. Satu unit khas bagi pelaksanaan HRMIS

di Jabatan telah diwujudkan. Unit ini bertanggungjawab khusus sebagai urus

setia bagi dua (2) pasukan kerja dan satu (1) jawatankuasa kerja HRMIS iaitu Pasukan Jaguh, Pasukan Teras HRMIS dan juga Jawatankuasa Pelaksanaan HRMIS Jabatan. Dengan mewujudkan mekanisme yang menggerakkan HRMIS dari peringkat akar umbi hingga ke peringkat pengurusan tertinggi,

BKP yakin Jabatan mampu mereal isasikan sepenuhnya

pelaksanaan 51modul dan submodul di bawah HRMIS.

Buletin

2

Kandungan

Assalamualaikum warahmatullahhi wabarakatuh dan salam bahagia kepada seluruh pembaca Buletin HRMIS.

Syukur Alhamdulillah dipanjatkan ke hadrat Allah S.W.T kerana dengan izinNya jua penerbitan Buletin HRMIS ini dapat diteruskan. Edisi 1 Tahun 2010 ini membawa kesinambungan penyampaian ber i ta-ber i ta semasa pelaksanaan HRMIS di samping menjadi wadah perkongsian maklumat atau ilmu pengurusan sumber manusia dengan menyiarkan artikel-artikel yang ditulis oleh penulis jemputan selain daripada anggota Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA sendiri.

Semoga dengan penerbitan Edisi pada kali ini akan dapat dimanfaatkan oleh pembaca sekalian.

Selamat Membaca.

BKP - Menerajui Perubahan Pengurusan Sumber Manusia

Sekapur Sirih

Berita Semasa

Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Negeri Selangor

Forum Pengguna HRMIS 2010

Rencana - Use Of Business Intelligence In Strategic Human Resource Management

Rencana - Integrasi HRMIS Dengan Sistem Aplikasi Agensi Sektor Awam

Tahukah Anda - Mengenali Personaliti dari Jenis Darah

FAQ

1

2

5

6

8

10

14

16

SekapurSirih

Buletin

3

FAKTOR KEJAYAAN HRMIS DI JPA

Corak kepimpinan di JPA yang menekankan kepada budaya pemikiran inovatif telah banyak mempengaruhi budaya ker ja dan perubahan dalam organisasi serta mencorakkan perubahan sikap dan amalan-amalan terbaik dalam organisasi JPA. Kejayaan pelaksanaan HRMIS di JPA banyak didokong oleh usaha dan komitmen dari semua warga JPA dari peringkat Pengurusan Tertinggi sehinggalah ke peringkat pegawai dan juga staf sokongan. Selaras dengan moto JPA sebagai “Peneraju Perubahan”, komitmen Pengarah-pengarah Bahagian, Pemilik Proses, Pasukan Kerja, Pasukan Jaguh dan Teras sangat menggalakkan dan momentum tersebut secara berterusan meningkat naik selaras dengan sasaran Stakeholders untuk merealisasikan pelaksanaan keseluruhan modul HRMIS pada tahun ini.

BKP selaku urus setia pelaksanaan HRMIS JPA telah mengaplikasikan pelbagai kaedah pelaksanaan HRMIS sama ada dalam bentuk perbincangan bersemuka melalui mesyuarat, perbincangan pasukan kerja, latihan dan sesi pembelajaran, hebahan maklumat dalam bentuk poster dan e-mel kepada warga dan juga melalui sistem siar raya Jabatan. Usaha-usaha ini telah memberikan kesan yang sangat positif di mana setiap lapisan warga dapat bersama mengikuti perkembangan dan pembangunan HRMIS di JPA dengan lebih dekat.

Sehingga kini, JPA berbangga dengan pelaksanaan sebanyak 36 daripada 51 (70.56%) submodul di bawah HRMIS, manakala baki 15 submodul dijangkakan mula beroperasi pada pertengahan Jun 2010. Selaku Pengurus Sumber Manusia Jabatan, BKP amat optimis untuk mengautomasikan PSM secara sepenuhnya melalui HRMIS dan yakin dengan kejayaan pelaksanaan sepenuhnya operasi HRMIS kelak, sistem penyampaian Jabatan dapat dipertingkatkan.

Faktor seterusnya mempengaruhi kejayaan HRMIS adalah berkait rapat dengan budaya dan sikap bekerja di kalangan warga JPA

sendiri. Budaya kerja yang mementingkan kualiti dalam penyampaian perkhidmatan menjadi inspirasi kepada pegawai untuk memberikan perkhidmatan yang cepat, tepat dan betul melalui penggunaan kemudahan ICT terkini dan terbaik yang terdapat di JPA.

CABARAN DALAM MELAKSANAKAN HRMIS

A p a b i l a m e m p e r k a t a k a n t e n t a n g pelaksanaan sistem, isu yang tidak dapat dielakkan adalah yang melibatkan operasi teknikal, baik dari segi prasarana untuk mengoperasikannya ataupun struktur pemprograman sistem itu sendiri. Bagi BKP, setiap isu yang wujud semasa berurusan dengan HRMIS bukanlah satu perkara yang besar, tetapi perlu diberikan perhatian dan ‘pemulihan’ segera. Ini sangat penting utuk memastikan momentum dan komitmen warga JPA sentiasa berada di tahap yang tinggi dan siap siaga menerima perubahan secara berterusan.

Selain itu, budaya sukar menerima perubahan terhadap sistem baru mencabar pasukan kerja pelaksanaan HRMIS di BKP sendiri. Idea penubuhan Pasukan Jaguh yang terdiri dari Ketua-ketua Penolong Pengarah di BKP sebagai ‘owner’ kepada modul-modul tertentu banyak membantu dari segi penyempurnaan kaedah pelaksanaan HRMIS. Selain dari itu, pelantikan ahli Pasukan Teras yang terdiri daripada wakil setiap bahagian di JPA dilihat banyak membantu BKP dalam menyalurkan maklumat kepada warga di Bahagian dan pada masa yang sama membantu Jaguh meningkatkan penggunaan dan operasi modul masing-masing. Dengan struktur operasi sebegini, HRMIS mula diterima dengan mudah oleh semua warga. Kemuncaknya dapat dilihat apabila tahap pengemaskinian data peribadi pemilik kompetensi meningkat dari 75% pada 2007 kepada 99.52% pada penghujung 2009.

...bersambung dari halaman pertama

“bersambung di halaman 4...”

Buletin

4

102.00%

100.00%

98.00%

96.00%

94.00%

92.00%

90.00%

88.00%

86.00%

JAN FEB MAC APR MEI JUN JUL OGO SEP OKT NOV DIS JAN

2009 2010

Rekod Peribadi

Rekod Perkhidmatan

94.64%95.14%

95.65%95.96% 96.11%

95.76%

93.28%

97.10%97.50% 97.64% 97.96%

99.52%99.20%

92.96% 93.16% 93.16% 93.17%93.64%

93.19%

91.25%

95.95% 93.86%95.59%

96.70%

97.74% 97.65%

“The first problem for all of us, men and women, is not to learn, but to unlearn” Gloria Steinem

Amir bin Hj. Abd. HamidPengarah Bahagian Khidmat PengurusanJabatan Perkhidmatan Awam, Malaysia

Rajah 1: Trend Pengemaskinian maklumat dalam HRMIS (JPA) bagi Rekod Peribadi dan Profil Perkhidmatan

...bersambung dari halaman 2

BKP telah menetapkan sasaran untuk mencapai 100% bagi pengisian maklumat peribadi dan profil perkhidmatan pemilik kompetensi di JPA menjelang Jun 2010. Trend pengisian maklumat berkaitan dapat di lihat di Rajah 1 di bawah.

KESIMPULAN

BKP melihat teknologi dan maklumat boleh digabungkan sebagai input penting bagi melaksana dan memudahkan proses PSM bagi melahirkan perkhidmatan yang cekap dan berkesan. Pelaksanaan HRMIS telah membawa perubahan besar terhadap cara bekerja, teknologi, manusia dan organisasi yang melaksanakannya. Kejayaan HRMIS turut terletak kepada penerimaan warga kerja organisasi. BKP sangat optimis bahawa kejayaan pelaksanaan HRMIS akan menjadi satu titik perubahan inovasi dalam PSM secara menyeluruh dan komprehensif.

Selaras dengan misi YAB Perdana Menteri untuk melaksanakan tugas berorientasikan inovasi pada Tahun 2010, JPA yakin dan percaya bahawa kejayaan HRMIS kelak akan mencetuskan satu transformasi baru dalam PSM sektor awam. Ini akan menjadi satu mercu tanda PSM yang komprehensif, bersepadu dan berorientasikan ICT sepenuhnya.

Buletin

5

HRMIS DI PSUK SELANGORMESYUARAT JAWATANKUASA KEUTUHAN PENGURUSAN NEGERI SELANGOR

YAB Menteri Besar Selangor mempengerusikan Mesyuarat Jawatan kuasa Keutuhan Pengurusan Negeri Selangor

Pengarah BPM, JPA di Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Negeri Selangor

Buat julung kalinya, Sistem Aplikasi HRMIS telah dibentangkan semasa Mesyuarat Jawatankuasa Keutuhan Pengurusan Negeri Selangor pada 19 Januari 2010 yang lalu yang dipengerusikan oleh YAB Tan Sri Dato’ Seri Menteri Besar Selangor di Bilik Mesyuarat Majlis Tindakan Ekonomi Negeri Selangor (MTES).

Pembentangan berkenaan pelaksanaan HRMIS telah disampaikan oleh Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA iaitu Tuan Haji Kamarudin Bin Tahir. Manakala pembentangan berkenaan pencapaian dan pengemaskinian data Pentadbiran Setiausaha Kerajaan Negeri Selangor dibentangkan oleh Ketua Sektor Pengurusan dan Pangkalan Data, Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA iaitu Encik Yaacob Bin Yusof. Mesyuarat tersebut bertujuan membentangkan status pelaksanaan dan pencapaian HRMIS yang telah diguna pakai di Negeri Selangor.

Semoga dengan penglibatan semua pihak di pelbagai lapisan pengurusan akan dapat membantu kelancaran pengemaskinian data yang dapat membantu pelaksanaan HRMIS secara menyeluruh.

5

Berita Semasa

Buletin

6

Forum Pengguna HRMIS 2010 telah berlangsung dengan jayanya pada 19 – 20 April 2010 bertempat di Hotel Equatorial Bangi, Selangor. Forum pada kali ini dengan tema “HRMIS Merealisasikan Transformasi Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam” telah berjaya mengumpulkan seramai 249 orang peserta dan jemputan pada hari pertama dan seramai 189 orang peserta pada perbincangan pada hari kedua Forum ini.

YBhg Tan Sri Ismail Adam, Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia telah menyampaikan ucaptama pada Forum ini dan seterusnya melancarkan “Antaramuka Baru Aplikasi HRMIS” dan “Portal HRMIS”. YBhg Tan Sri Ismail Adam juga turut menyampaikan sijil penghargaan kepada Agensi-agensi Cemerlang Pencapaian KPI HRMIS 2009 dan Agensi Rintis Pembayaran Gaji melalui Integrasi HRMIS-GFMAS.

Program pengisian Forum Pengguna HRMIS 2010 antara lain bertujuan untuk memantapkan peranan Helpdesk Level 0 dalam pelaksanaan modul / submodul HRMIS. Sesi-sesi perbincangan yang telah diadakan di Forum ini akan dapat membantu Helpdesk Level 0 di agensi-agensi memberikan perkhidmatan yang lebih berkesan kepada pengguna HRMIS keseluruhannya.

Berita Semasa

HRMIS 2010FORUM PENGGUNA

Buletin

7

Berita Semasa

Buletin

8

IN STRATEGIC USE OF BUSINESS INTELLIGENCE

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

Rencana

What is Strategic HRM?

Strategic Human Resource management (SHRM) can be regarded as a general approach to the management of human resources in alignment with the organisational direction and its future direction. It is concerned with longer-term people issues and macro-concerns about structure, quality, culture, values, commitment and matching resources to future needs.

SHRM is based on HRM principles incorporating the concept of strategy. So if HRM is a coherent approach to the management of people, strategic HRM now implies that that is done on a planned way that integrates organisational goals with policies and action sequences.

In a nutshell, the concept of SHRM incorporates the following:

drawing attention to the signif icance of •‘management through measurement’, the aim being to establish a clear line of sight between HR interventions and organisational success. providing guidance on what to measure, how •to measure and how to report on the outcomes of measurement. underl ining the importance of using the •measurements to prove that superior people management is delivering superior results and to indicate the direction in which HR strategy needs to go. reinforcing attention on the need to base HRM •strategies and processes on the requirement to create value through people and thus further the achievement of organisational goals. defining the link between HRM and organisational •strategy. strengthening the HRM belief that people are •assets rather than costs. emphasising role of HR specialists as business •partners.

What is HR Business Intelligence?

HR Business Intel l igence, sometimes referred to simply as BI (Business Intelligence) refers to technologies, applications and practices for the collection, integration, analysis, and presentation of business information. It is the combination of the information from one or more sources, and presenting results in a form that can be immediately usable in business decision-making. Processed and presented in an intelligent way, this information gives the organisation the advantage it needs to meet its challenges more effectively. Thus, it is also referred to an Executive Information System (EIS) and Decision Support System (DSS).

With an EIS, the organisation would be able to track HR activities and compare current data with historical patterns. In addition, an EIS will aid in spotting significant variations from “normal” trends almost as soon as it develops, giving the organisation the maximum amount of time to make decisions and to implement the necessary changes. “It is a useful tool in an organisation’s strategic planning, as well as day-to-day management” (Laudon,K and Laudon, J, 2003).

The concept of people-based business intelligence is an emerging approach to people management that moves reporting and analysis away from inward-looking HR metrics into a broader business context. HR business intelligence gives organisations greater insight into their employee base and helps propel Human Capital Management up to the forefront. In the case of JPA, this is made possible with the use of HRMIS as it’s the tool and the source of data.HR business intelligence transforms the scope of HR reporting and analysis. Measures range from operational efficiency (‘How fast are we recruiting?’) to effectiveness (‘Are we recruiting the right people?’); from cost assessment to trend analysis; and from ad-hoc ‘what if?’ analysis to strategic workforce planning. In this context, as mentioned earlier, HRMIS provides the necessary platform that is required to launch an effective EIS.

One prerequisite for HR business intelligence is an effective data management strategy, pulling together people-related information and centralising access to it. Many organisations will look to use their HR Management System as the ‘central source of truth’ for people-related activities, inside and outside the HR department. Taking this approach doesn’t simply improve business intelligence: it also helps simplify complex, multi-function activities such as “on boarding”. Here again, HRMIS could be utilized to play this needed role.

Application of HR Business Intelligence for effective decision-making.

Traditionally, recruitment reporting is largely centred on HR-specific metrics such as time/days to hire, rather than business-centric measurements such as the direct and indirect costs (for example, number of personnel and amount of time spent on the various activities that form the total action required), and more importantly on the business impact of unfilled vacancies, including the impact on productivity. Much of people management reporting is still rooted in the inner workings of the HR department, rather than assessing its impact on the broader organisational objectives.

Buletin

9

The ability to present employee-related issues in a relevant context for senior management is becoming increasingly important – a way of thrusting people-related issues to the top of the agenda and reinforcing HR’s business credentials. It’s about making better use of the rich sources of data that HR has at its fingertips, for the benefit of the broader organsational goals.

But by no means is it intended here to demean the stature of classic HR reporting. Metrics such as days-to-hire are key indicators of HR operational efficiency and other data provide useful comparators, both to measure against historical performance and to compare with external benchmarks. But people-based business intelligence takes this kind of analysis to another level and provides a deeper insight into the underlying trends and meaning. It doesn’t just measure absenteeism rates, for example – it measures what absenteeism costs the organisation in terms of people perceptions on its credibility, integrity, efficiency, ability to deliver to expectations, employee morale and so forth.

It is said that talent would be a resource of scarcity in the not too distant future. HR Business Intelligence also assists in managing talent. In today’s talent management literature, the new employee orientation and mainstreaming process is known as “employee on boarding.” Keeping in mind that we seldom get a second chance to make a first impression, organisations should make absolutely certain that new hires feel welcomed, valued, and prepared for what lies ahead during the orientation period or “on boarding” process.

Some of the many advantages that could be achieved through HR Business Intelligence would be as follows:

The use of dashboards to view Key Performance •Indicators and workforce performance. Perform ad-hoc queries on the HR data such •as recruitment and employee review.Aligning staffing needs with strategic goals.•Ensure close match between employee •competency profile with competency needs of the job.Define the goals of the organisation to the staff •level and skill sets needed to achieve them.Identify and retain the correct people by •establishing processes that bring in best-quality candidates.Analyse factors affecting employee turnover to •ensure appropriate return on training costs.Monitor and analyse effects of t raining •programs against performance and productivity targets.Define the minimum skills for future management •candidates to become qualified and develop appropriate training curriculum.

Rencana

Conclusion

Today, HR practitioners are required to be able to think and act strategically by understanding and utilizing the hidden information in HR data. While there may be many measures of intelligence, the measure of an organisation’s business intelligence is the degree to which it effectively uses information to make better decisions, improve efficiencies and increase productivity.

HR should be able to respond to employee feedback on compensation and benefits to improve benefits offerings. To be able to project benefits utilization based on emerging demographic trends, etc.

The HR Department has ample data from which to detect patterns, streamline processes and improve decision-making. HR can use business intelligence to improve results across all aspects of the organisation—candidate screening, performance appraisals, cost containment, retention and productivity, etc.

In addition, business intelligence can also be a valuable tool in helping organisations prepare for demographic changes in the workforce. Some key areas would be:• Trends analysis• Workforceanalysis• Recruitment cost analysis• Employee turnover• Budget control / Training costs

HR Business Intelligence can help HR become a strategic asset within their respective organisations in two ways: by generating efficiencies within the department itself; and by using the insight that HR Business Intelligence delivers to help the organisation make strategic decisions around staffing, planning, and budgeting to support key goals.

Organisations need to become more adaptable, resilient, agile, and customer-focused to succeed. And within this change in environment, HR has to evolve to become a strategic partner and a change mentor within the organisation. In order to succeed, HR must be a business-driven function with a thorough understanding of the organisation’s big picture, be able to determine the composition of the workforce and be able to influence key decisions and policies. With an EIS/DSS system in place, such decisions can be taken with greater insight and accuracy.

Disediakan oleh:Tuan Haji Abdul Razak YaacobKonsultan Sumber Manusia dan Pengurusan Ilmu, MMCSB

“Only those who can see the invisible can acomplish the impossible” Patrick Snow, Author of ‘Creating Your Destiny’

Buletin

10

INTEGRASI HRMIS DENGAN SISTEM APLIKASI AGENSI SEKTOR AWAM

Rencana

PENDAHULUAN

Integrasi antara HRMIS dengan aplikasi bisnes agensi lain adalah satu elemen penting dalam pembangunan dan pelaksanaan aplikasi HRMIS. Kepentingan bagi mewujudkan antara muka integrasi antara HRMIS dengan sistem agensi telah dikenal pasti semasa fasa kajian untuk membangunkan HRMIS.

TUJUAN INTEGRASI HRMIS

Integrasi HRMIS dilaksanakan bertujuan untuk mewujudkan mekanisme perkongsian data sumber manusia sektor awam antara HRMIS dengan aplikasi bisnes agensi bagi memastikan proses di dalam kedua-dua sistem aplikasi berkenaan dapat disempurnakan. Melalui integrasi ini, perkongsian data dapat dilakukan secara automatik dan bersistematik menggunakan ‘enjin penghantaran dan penerimaan’ iaitu ‘Ihub’ (Integration Hub).

DEFINISI INTEGRASI HRMIS

Dalam konteks integrasi HRMIS, ia bermaksud mewujudkan hubungan antara aplikasi HRMIS dengan aplikasi bisnes agensi menggunakan perantara iaitu enjin integrasi (Ihub*) sebagai medium (middleware) dalam melaksanakan penghantaran dan penerimaan data/maklumat dari HRMIS ke sistem agensi dan sebaliknya.

RASIONAL INTEGRASI ANTARA SISTEM

Sistem aplikasi agensi adalah sistem khusus yang dibangunkan oleh agensi bagi melaksanakan proses bisnes organisasi masing-masing. Pangkalan data akan diwujudkan bagi menyimpan data transaksi bisnes dan data sejarah proses yang telah dilakukan. Justeru, urusan dan penggunaan data adalah terhad dalam lingkungan sistem bisnes itu sahaja. Dalam situasi yang ‘silo’ ini data tidak dapat dikongsi dengan sistem lain mengakibatkan penggunaan sistem dari segi operasi, pengurusan dan pembuatan keputusan oleh pengurusan atasan adalah kurang cekap. Ini bertentangan dengan hasrat kerajaan yang mahukan sektor awam supaya bertindak dengan ‘cepat dan betul’.

Dalam banyak keadaan, proses yang dilaksanakan melalui sistem menggunakan data yang sama. Data tersebut mungkin telah wujud dalam sistem lain. Keadaan ini menyebabkan data yang sama perlu dimasukkan semula oleh pengguna apabila menjalankan transaksi dalam sistem yang

berlainan, walaupun semua sistem itu berada di agensi yang sama. Sekiranya sistem-sistem ini tidak diintegrasikan, kemasukan data yang sama akan terus berulang. Semua ini mempunyai kos. Jika semua 722 agensi sektor awam menggunakan sistem sendiri dan beroperasi secara berasingan, maka setiap agensi memerlukan kos, sumber manusia dan peralatan sendiri bagi tujuan kemasukan semula data. Sebaliknya jika data dapat dikongsi sama ada dalam agensi atau antara agensi, semua kos tersebut dapat dijimatkan. Pada masa sama, isu berkaitan data integriti dapat ditangani.

PRINSIP INTEGRASI HRMIS DENGAN APLIKASI BISNES AGENSI

Integrasi yang dilaksanakan dalam HRMIS adalah berkaitan dengan fungsi-fungsi sumber manusia yang perlu diteruskan dalam aplikasi bisnes agensi supaya fungsi sumber manusia berkenaan dapat disempurnakan sepenuhnya. Misalnya, untuk melengkapkan proses pembayaran gaji penjawat awam Perkhidmatan Awam Persekutuan (PAP), perubahan pendapatan dan potongan gaji penjawat awam yang dilaksanakan menerusi fungsi Pengurusan Saraan dan Gaji dalam HRMIS perlu diintegrasikan dengan fungsi pembayaran gaji yang dilaksanakan dalam aplikasi GFMAS (Government Financial And Management Accounting System).

Justeru, integrasi HRMIS hanya akan dibangunkan sekiranya fungsi sumber manusia tertentu dalam HRMIS perlu diteruskan dalam aplikasi bisnes agensi yang lain. Integrasi tidak akan dibangunkan bagi menghubungkan fungsi sumber manusia dalam HRMIS dengan mana-mana aplikasi bisnes agensi yang membangunkan fungsi yang telah sedia ada dalam HRMIS.

MENGAPA HRMIS PERLU DIINTEGRASIKAN DENGAN APLIKASI BISNES AGENSI

Tujuan HRMIS diintegrasikan dengan aplikasi bisnes agensi Kerajaan adalah seperti berikut:

(a) Mencapai integriti data. Contohnya, integrasi aplikasi HRMIS dengan Sistem Jabatan Pendaftaran Negara (JPN) membolehkan ketepatan maklumat pengenalan pengguna disahkan dari sumber yang sebenar (legal);

(b) Melengkapkan proses transaksi secara elektronik. Contohnya, proses perubahan gaji yang dibuat melalui aplikasi HRMIS akan terputus dan tidak dapat diteruskan secara

Buletin

11“bersambung di halaman 12...”

Jadual 1: Integrasi HRMIS Dengan Aplikasi Bisnes Agensi Yang telah Berjaya Dilaksanakan

dalam talian tanpa integrasi dengan Sistem Gaji GFMAS, Jabatan Akauntan Negara bagi urusan pembayaran gaji pejawat awam PAP;

(c) Kemasukan maklumat yang sama tidak berulang. Contohnya, integrasi aplikasi HRMIS dengan Sistem POWER Bahagian Pasca Perkhidmatan tidak lagi memerlukan data bakal pesara dimasukkan kerana data tersebut disalurkan secara dalam talian terus ke Sistem POWER;

(d) Merealisasikan konsep single window yang mana pelbagai maklumat boleh dicapai melalui tetingkap tunggal.

PEMBANGUNAN ANTARA MUKA INTEGRASI HRMIS DENGAN APLIKASI BISNES AGENSI SEKTOR AWAM

Projek pembangunan integrasi HRMIS dengan aplikasi bisnes agensi bermula sejak tahun 2002 menghubungkan HRMIS dengan SIREN (Sistem Informasi Rekod Kependudukan Negara), Jabatan

Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan pengesahan pengenalan dan pengemaskinian 13 maklumat biodata pemilik kompetensi HRMIS oleh JPN. Hubungan melalui kaedah integrasi ini membolehkan HRMIS menghantar pengenalan penjawat awam iaitu Nombor Kad Pengenalan ke SIREN sebelum urusan sumber manusia pegawai berkenaan dapat diteruskan. Aplikasi SIREN seterusnya akan menyalurkan 13 maklumat asas biodata seperti tarikh lahir, negeri lahir, kewarganegaraan secara dalam talian ke HRMIS. Ini bermakna sumber data bagi 13 maklumat asas penjawat awam HRMIS adalah dari pangkalan data SIREN di JPN.

Pembangunan integrasi HRMIS adalah berasaskan kepada rangka kerja Standard ‘Cross Flagship Integration’ (CFI) yang dikeluarkan oleh Multimedia Development Corporation (MDeC) dan mematuhi Garis Panduan MyGIF (Malaysian Government Interoperability Framework) yang dikeluarkan oleh MAMPU.

Sehingga tahun 2009, sebanyak lapan (8) integrasi telah dibangunkan dan dilaksanakan iaitu seperti di Jadual 1.

Bil. Integrasi HRMIS – Sistem Agensi Keterangan Integrasi

1. e-GL HRMIS – THIS (Total Hospital Information System) Hospital Putrajaya

HRMIS menyalurkan maklumat Surat Pengesahan Diri dan Pengakuan Pegawai (GL) ke sistem THIS di Hospital Putrajaya atas permintaan secara masa sebenar berdasarkan No.KP pesakit (pegawai dan keluarga, termasuk ibu bapa)

2. e-GL HRMIS – THIS(Total Hospital Information System) Hospital Selayang

- Sama seperti di atas –

3. Submodul Pengurusan Gaji HRMIS – GFMAS (Government Financial And Management Accounting System), JANM

Nota: GFMAS adalah sistem gaji bagi anggota PAP

Hubungan HRMIS-GFMAS adalah bagi tujuan pembayaran gaji. Proses integrasi yang terlibat adalah:

Permohonan nombor gaji pegawai baru atau bertukar masuk •(dari negeri)

Maklumat perubahan gaji pegawai seperti pada borang SG20/ •Kew.320 akan dihantar HRMIS secara integrasi ke sistem gaji GFMAS, JANM untuk pembayaran gaji pada bulan tertentu

Status pembayaran gaji pegawai berdasarkan perubahan •yang dihantar oleh HRMIS

Maklumat potongan pegawai di GFMAS ke HRMIS•Maklumat Kewangan (• convertion) dan maklumat Perakaunan (DCS) dari GFMAS ke HRMIS (berlaku awal tahun)

Buletin

12

“bersambung di halaman 13...”

Bil. Integrasi HRMIS – Sistem Agensi Keterangan Integrasi

4. Submodul Pengurusan Tuntutan H R M I S – e S P K B ( S i s t e m Pengurusan dan Kawalan Belanjawan), JANM

Nota: bagi tujuan integrasi in i , eSPKB adalah s i s tem pembayaran tuntutan yang layak bagi anggota PAP

Hubungan HRMIS - eSPKB adalah bagi tujuan pembayaran tuntutan. Proses integrasi yang terlibat adalah :

Semak bajet (cukup atau sebaliknya)•Maklumat dan amaun tuntutan pegawai yang layak •dibayar

Status pembayaran tuntutan pegawai dari eSPKB ke HRMIS•

5. Penamatan Perkhidmatan HRMIS – POWER (Pension Online Workflow Environment), JPA

Hubungan HRMIS-POWER adalah bagi tujuan melaksanakan pemisahan pegawai seterusnya memproses ganjaran dan faedah yang akan diperolehi. Proses integrasi yang terlibat adalah:

Maklumat bakal pesara dua (2) tahun akan datang•Maklumat bakal pesara bagi Persaraan Wajib, Pilihan Sendiri •dan Kematian

Status dari POWER – maklumat anggaran ganjaran, GCR dan •amaun pencen

6. Integrasi HRMIS – SIREN, JPN Pengesahan ID pegawai dan penerimaan 13 maklumat asas (biodata) pegawai yang kemudiannya dikemas kini ke HRMIS

7. Integrasi HRMIS – eSPDM (Sevice, Promotion, Disciplinary And Monitoring System), SPA

Notifikasi ke eSPDM berhubung kenaikan pangkat, penempatan, tindakan tatatertib yang dikenakan ke atas pegawai kepada pihak SPA

8. Integrasi HRMIS – ITIMS, INTAN Hubungan HRMIS-ITIMS adalah bagi tujuan permohonan mengikuti latihan/kursus yang ditetapkan oleh pihak INTAN.

Pelaksanaan integrasi selain dari lapan (8) di atas adalah bergantung kepada pelaksanaan modul/submodul HRMIS oleh agensi berkenaan serta kesediaan aplikasi bisnes agensi untuk menerima dan menghantar data yang diperlukan.

FAEDAH INTEGRASI HRMIS DENGAN APLIKASI BISNES AGENSI

Apabila antara muka integrasi dilaksanakan sepenuhnya, faedah-faedah berikut akan dapat direalisasikan, iaitu:

(a) Maklumat on-line, real-time Maklumat berkaitan dengan Pengurusan Sumber Manusia yang terkemas kini boleh dicapai

dari mana-mana lokasi dan pada bila-bila masa.

(b) Polisi dan prosedur berkaitan Pengurusan Sumber Manusia menjadi lebih telus Pemilik kompetensi dapat mencapai maklumat sumber manusia dengan lebih mudah.

Buletin

13

(c) Peningkatan produktiviti Keupayaan memproses urusan sumber manusia dengan lebih cepat, persekitaran kerja yang

lebih baik, mengelakkan kesilapan, operasi menjadi mudah melalui sistem dan ulangan proses dilakukan secara automatik.

(d) Perkongsian maklumat secara meluas dan berkesan Komunikasi yang lebih lancar dan memudahkan pertukaran maklumat antara agensi.

(e) Meningkatkan aktiviti nilai tambah Maklumat dimasukkan sekali sahaja dan ini memberi ruang kepada pengguna untuk menumpukan

kepada urusan lain seperti perancangan, penambahbaikan dan analisis serta kajian yang lebih berfaedah.

FOKUS INTEGRASI HRMIS AKAN DATANG

Fokus integrasi HRMIS adalah selaras dengan perancangan integrasi seperti yang ditetapkan dalam Pelan Strategik Teknologi Maklumat (PSTM) JPA 2009–2013. Mengikut PSTM, integrasi HRMIS akan memberi fokus kepada perkara-perkara berikut :

(a) Memantapkan dan memperkukuhkan integrasi HRMIS sedia ada meliputi aktiviti:

(i) penambahbaikan proses integrasi HRMIS dengan aplikasi bisnes agensi;

(ii) peningkatan keupayaan server utama integrasi (Ihub);

(iii) penambahbaikan ‘enjin penghantaran/penerimaan data’ (Ihub);

(b) Memperluaskan pelaksanaan integrasi HRMIS kepada agensi-agensi sektor awam yang berkaitan bagi pelaksanaan pembayaran gaji melalui integrasi HRMIS – GFMAS, JANM selaras dengan strategi pelaksanaan Modul/Submodul HRMIS;

(c) Membangunkan integrasi baru HRMIS dengan aplikasi bisnes berikut:

(i) Sistem Gaji bagi Badan-badan Berkanun, SAGA dengan mewujudkan integrasi standard HRMIS – SAGA;

(ii) Sistem Gaji bagi agensi-agensi negeri, SPEKS dengan mewujudkan integrasi standard HRMIS – SPEKS;

(iii) JobsMalaysia – ruangan penjodohan pekerjaan yang mana sistem JobsMalaysia akan menyalurkan calon-calon berkelayakan untuk mengisi kekosongan jawatan di sektor awam; dan

(d) Mewujudkan mekanisme standard perkongsian data asas HRMIS mengikut peraturan dan dasar yang akan ditetapkan oleh JPA.

PENUTUP

Integrasi merupakan salah satu komponen penting dalam pelaksanaan HRMIS. Ia bukan sahaja bertujuan melengkapkan proses sumber manusia dalam HRMIS, tetapi kini integrasi dilihat sebagai satu pendekatan paling wajar bagi membolehkan perkongsian data berlaku di antara aplikasi bisnes agensi. Oleh kerana integrasi melibatkan dua (2) pihak, maka komitmen agensi serta kerjasama semua pihak yang terlibat merupakan faktor penting dalam menyumbang kepada kejayaan integrasi.

Buletin

14

Jenis O

Mereka yang mempunyai darah Jenis O mampu berhadapan dengan lebih banyak tekanan. Keadaan ini membantu mereka bertindak dengan cepat dan berkesan terhadap keadaan. Pun begitu jika terlampau tertekan, mereka adalah yang paling lambat untuk pulih.

Jenis B

Bagi mereka yang mempunyai darah jenis B, hormon stress mereka adalah hampir dengan keadaan mereka yang berdarah Jenis A. Sungguhpun begitu mereka lebih cepat respons kepada teknik-teknik mengurangkan stress. Keadaan yang demikian membolehkan mereka lebih cepat pulih.

Jenis AB

Mereka yang mempunyai darah Jenis AB di dapati agak sama seperti mereka yang berdarah Jenis O ketika berhadapan dengan stress.

Jenis A

Semua jenis darah memberi respons kepada tekanan dengan mengeluarkan lebih banyak hormon. Namun mereka yang mempunyai darah Jenis A sentiasa bermula pada tahap yang lebih tinggi. Ini menunjukkan fisiologi mereka sentiasa pada keadaan adrenal stress yang tinggi.

Tahukah anda?

Gabungan ciri-ciri pada individu yang membentuk personaliti menjadikan setiap orang itu unik. Di samping faktor-faktor lain, ia juga dipengaruhi oleh jenis darah yang ada pada seseorang itu. Jenis darah menjadi petanda keunikan individu. Perbezaan jenis darah pada individu pula dapat menunjukkan persamaan dalam perkara tertentu, misalnya orang yang mempunyai darah Jenis A memiliki persamaan dari segi neurochemical ketika berhadapan dengan tekanan. Sebenarnya sejak 1970-an orang-orang Jepun telah melaksanakan penilaian personaliti berdasarkan jenis darah (ketsu-eki-gata). Syarikat-syarikat Jepun mengambil kira jenis darah ketika memilih untuk melantik pekerja bagi menjamin keharmonian anggota kerja.

Teori-teori pengkaji lepas menyatakan bahawa tingkah laku seseorang itu adalah dipengaruhi oleh persekitarannya. Kemudiannya Dr. Peter

JENIS A JENIS B JENIS AB JENIS O

“bersambung di halaman 15...”

JENIS 0 JENIS A JENIS B JENIS AB

Extroverted

Strong•Leader•Confident•Pragmatic•Strategic•Patient•Logical•

Introverted

Intense•Inventive•Demanding•Perfectionist•Sensitive•Cooperative•Creative•

Independent

Free thinking•Resillient•Creative•Original•Subjective•Inveterate•Organiser•

Intuitive

Emotional•Passionate•Friendly•Trusting•Emphatetic•

J.D’Adamo melalui kajiannya mendapati jenis darah mempengaruhi tingkah laku. Beliau mendapati terdapat korelasi yang kuat antara corak personaliti dengan ciri-ciri kimia dalam setiap jenis darah. Dengan menggabungkan data dari pengkaji yang lepas dengan data dari kajiannya, beliau telah membentuk satu sintesis ciri-ciri personaliti dengan jenis darah seperti berikut:

MENGENALI PERSONALITI DARI JENIS DARAH - Ia membantu Pengurus Sumber Manusia Sektor Awam membuat keputusan yang lebih strategik

Tekanan, Kestabilan Emosi dan Jenis Darah

Tindak balas individu kepada tekanan adalah juga dipengaruhi oleh jenis darah. Jenis darah seseorang menentukan hormon stress yang dikeluarkan, tahap rehatnya, cara bagaimana ia respons kepada tekanan, dan berapa cepat ia kembali lega selepas tekanan. Kimia yang dibebaskan dalam darah apabila berhadapan dengan tekanan, iaitu adrenaline dan noradrenaline, akan menyebabkan seseorang itu mengalami peningkatan degupan jantung, tekanan darah serta pengawasan (alertness), dan penurunan keupayaan menghadamkan makanan. Individu juga akan mengubah sumber-sumber ke arah melawan, mengelak atau melakukan beberapa bentuk aktiviti fizikal.

Kebanyakan kajian yang merekodkan perbezaan penyakit-penyakit atau hormon-hormon berdasarkan jenis darah menunjukkan satu continuum, di mana Jenis O di satu hujung dan Jenis A di satu hujung lain. Manakala Jenis B dan Jenis AB berada di antaranya:

Tekanan, Kestabilan Emosi dan Jenis Darah

Individu yang mempunyai darah Jenis A cenderung untuk over respond walau hanya kepada tekanan yang minor dengan membebaskan banyak adrenanlin, tidak seperti individu yang mempunyai darah Jenis O. Manakala mereka yang mempunyai darah Jenis B pula kedudukannya hampir kepada darah Jenis A dan darah Jenis AB berada hampir kepada darah Jenis O.

Buletin

15

Rujukan:1. D’Adamo, P.J , Live Right 4 Your Type,Penguin Books 2002.2. http://www.allsands.com/health/bloodtypeperso_zud_gn.htm3. http://all4women.co.za/health/daily-health-tips/other-health-tips/blood-type-stress.html

DISEDIAKAN OLEH:FAIRUZ ELIZA BT. MOHAMED NORAWIBAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT, JPA

Rajah 2: Statistik Jenis Darah Anggota di JPA

Rajah 1: Statistik Jenis Darah Anggota di Bahagian Pengurusan Maklumat JPA

O l e h y a n g d e m i k i a n berpandukan kepada teori-teori lepas yang melihat perkaitan ciri-ciri kelakuan individu dengan jenis darah, maka ia adalah sesuatu yang dapat dimanfaatkan oleh pihak pengurus sumber manus ia da lam sesebuah organisasi, t idak terkecuali pengurus sumber manus ia sektor awam. Mengenal pasti penjawat-penjawat awam yang bersesuaian dengan jawatan-jawatan tertentu berpandukan jenis darah adalah sesuatu yang strategik. Justeru maklumat peribadi dalam pangkalan data HRMIS boleh dianalisis dengan menda lam untuk me l ihat perkaitan jenis darah dengan kelakuan mengikut perspektif Perkhidmatan Awam Malaysia. Sebagai contoh, Rajah 1 dan 2 menggambarkan statist ik yang dapat dikeluarkan dari pangkalan data HRMIS mengenai jenis darah penjawat awam yang bertugas di Bahagian Pengurusan Maklumat, JPA dan mereka yang bertugas di JPA.

Maklumat-maklumat peribadi y a n g k o m p r e h e n s i f b a g i setiap penjawat awam dalam pangkalan data sumber manusia sektor awam HRMIS diyakini dapat membantu pengurus sumber manusia melaksanakan perancangan sumber manusia dengan lebih efektif. Justeru, pengemaskinian maklumat penjawat awam melalui HRMIS oleh semua agensi sektor awam akan dapat membantu pihak pengurus sumber manus ia memastikan bahawa the right people are in the right job, seterusnya meningkatkan mutu penyampaian perkhidmatan Kerajaan.

Buletin

1616

Sidang Redaksi

Buletin

M e n i n g g a l d u n i a d a l a m perkhidmatan

Soalan:

Sekiranya pegawai meninggal d u n i a s e w a k t u d i d a l a m perkhidmatan, sedangkan status pegawai tersebut dalam HRMIS masih lagi di tempat/bahagian yang lama, bagaimana cara untuk menguruskannya?

Jawapan:

Bagi pemilik kompetensi yang m e n i n g g a l d u n i a d a l a m perkhidmatan, pihak agensi mengurus di mana pemi l ik kompetens i bertugas per lu melaksanakan penghantaran maklumat pemilik kompetensi menerusi Modul Penamatan Perkhidmatan melalui integrasi HRMIS-POWER. Segala urusan faedah dan ganjaran akan diproses di dalam sistem POWER di Bahagian Pasca Perkhidmatan, JPA.

Penaung YBhg Tan Sri Ismail Adam Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Penasihat YBhg Dato’ Dr. Ismail bin Alias Timbalan Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam (Operasi)

Ketua Editor Tn. Hj. Kamarudin bin Tahir Pengarah Bahagian Pengurusan Maklumat

Pasukan Editorial En. Hairul Rashidan bin Md Rashid En. Mohd Yusuf bin Chek Mat En.Ab.RazakbinSafii En. Muhamad Sade bin Mohamad Amin En. Mohd Sahar bin Mohd Noor En. Sarpin bin Nawawi En. Yaacob bin Yusof En. Mohd Hazli bin Ahmad @ Adnan Pn. Mazni bt Ahmad Cik Rosnani bt Saion Pn. Marina bt Said En. Hasim bin Zainal Abidin

Penasihat Teknikal En. Shukri bin Hamat En. Abdul Hamid bin Ahmad

Jurugambar Cik Ayu Salmee bt Salamon Cik Maya Azren bt Nathan

Pengurusan dan Edaran Pn. Fairuz Eliza bt Mohamed Norawi Cik Syarifah Haiza Farhana bt Sayed Kamar

Penerbitan Bahagian Pengurusan Maklumat, Jabatan Perkhidmatan Awam

Percetakan Percetakan Nasional Malaysia Berhad

Buletin HRMIS akan menjadi saluran komunikasi dua hala yang lebih berkesan dengan penglibatan yang aktif dari para pembaca. Sumbangan anda sangatlah dialu-alukan. Sama ada andamemberikan buah fikiran,pandangan, cadangan atau pertanyaan, penulisan anda hendaklah tidak melebihi 100 patah perkataan dan ia berkaitan dengan pengurusan sumber manusia. Segala sumbangan hendaklah dialamatkan kepada:

Bahagian Pengurusan Maklumat,Jabatan Perkhidmatan Awam,Bangunan MKN-Embassy Techzone,Blok A, No. 3200, Jalan Teknokrat 2,63000 Cyberjaya, Sepang,Selangor Darul Ehsan.

E-mel: buletinhrmis@jpa.gov.my

Sumbangan & Maklum Balas

“They say that time change things, but you actually have to change them yourself” Andy Warhol