Bidang Rekam Medis

  • View
    122

  • Download
    6

Embed Size (px)

DESCRIPTION

semoga bermanfaat

Text of Bidang Rekam Medis

BAB I

BAB I

PENDAHULUAN

Menurut Depkes RI (1994) Rekam Medis adalah proses kegiatan yang dimulai pada saat diterimanya pasien di Rumah Sakit, diteruskan kegiatan pencatatan data medis pasien selama itu mendapatkan pelayanan medik di Rumah Sakit, dan dilanjutkan dengan penanganan berkas rekam medis yang meliputi penyelenggaraan penyimpanan untuk melayani permintaan atau peminjaman dari pasien atau untuk keperluan lainya. Keberadaan unit rekam medis pada suatu Rumah Sakit sangat penting. Hal ini karena sumber informasi yang berasal dari data rekam medis sangat berguna sebagai landasan untuk menilai kinerja unit pelayanan medis, sehingga dapat digunakan untuk evaluasi kinerja dan kepuasan pasien yang akan mempengaruhi pengambilan keputusan atau penetapan kebijakan selanjutnya.Selain itu, unit rekam medik juga dapat membantu mahasiswa yang sedang belajar atau meneliti tentang keadaan pelayanan suatu Rumah Sakit. Gambarannya dapat dilihat pada data-data rekam medis. Kelengkapan dari pengisisan rekam medik sangat penting sebagai bukti ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan medical error.Standar tentang pelayanan dan operasional unit rekam medik diatur dalam PERMENKES No. 269 Tahun 2008 tentang Rekam Medis, KMK No. 377 Tahun 2007 tentang Standar Perekam Medis dan Informasi Kesehatan, Kepmenkes No. 129 Tahun 2008 tentang SPM Rumah Sakit,Buku Petunjuk Pengisian, Pengolahan dan Penyajian Data RS Tahun 2005, Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan, PORMIKI Tahun 2008, Kep Dirjen Yanmed 78/1991 tentang Penyelenggaraan Rekam Medis di RS, danSE Dirjen Yanmed HK.00.06.1.5.01160 tentang Petunjuk Teknis Pengadaan Formulir Rekam Medis Dasar dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit Tahun 1995.BAB II

GAMBARAN UMUM

2.1 Sejarah Rumah Sakit

Pendirian Rumah Sakit Haji Kamino berangkat dari kepedulian Bapak Haji Kamino dalam rangka turut serta membantu pemerintah didalam penyediaan sarana pelayanan kesehatan bagi masyarakat di Kabupaten Way Kanan yang bermutu dan terjangkau agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang optimal. Untuk mewujudkannya maka didirikan sebuah Rumah Sakit oleh Yayasan Syafakillah Haji Kamino.

Kiprah Rumah Sakit Haji Kamino ini diawali sejak tahun 2001 yang pada awalnya merupakan balai pengobatan Syafakillah. Seiring dengan perkembangannya pada tahun 2009, balai pengobatan ini bermetamorfosis menjadi klinik utama Haji Kamino dibawah pimpinan dr. Naila Firjaniati. Selanjutnya pada Oktober tahun 2011, Klinik Haji Kamino bermertamofosis lagi menjadi Rumah Sakit Haji Kamino yang dikelola oleh yayasan Syafakillah. Berlokasi di Jalan Sriwijaya No. 56 Kampung Setia Negara Kecamatan Baradatu Kabupaten Way Kanan. Rumah Sakit Haji Kamino berdiri pada lahan hak milik, seluas 5.031 m2, dengan luas bangunan 1.426 m2.

2.2 Tugas Pokok Dan Fungsi Rumah Sakita) Tugas pokok Rumah Sakit Haji Kamino

Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.159b/MENKES/PER/1988 tentang Rumah Sakit bahwa tugas Rumah Sakit melaksanakan pelayanan kesehatan dengan mengutamakan kegiatan penyembuhan penderita dan pemulihan keadaan cacat badan dan jiwa yang dilaksanakan secara terpadu dengan upaya peningkatan (promotif) dan pencegahan (preventif) serta melaksanakan upaya kesehatan rujukan.b) Fungsi Rumah Sakit Haji Kamino

Menyelengarakan pelayanan medik. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medik dan non medik. Menyelenggarakan pelayanan rujukan. Menyelenggarakan administrasi umum dan keuangan yang akuntabel dan dapat dipertanggung jawabkan.

BAB III

VISI, MISI, MOTO, LANDASAN NILAI, TUJUAN

RUMAH SAKIT HAJI KAMINO3.1 Visi Rumah Sakit Haji Kamino Menjadi salah satu Rumah Sakit swasta di kabupaten Way Kanan yang mampu memberikan pelayanan berkualitas, terjangkau.

Menjadi Rumah Sakit rujukan utama yang mengedepankan pelayanan prima.

3.2 Misi Rumah Sakit Haji Kamino Mewujudkan sumber daya manusia berkualias dan profesional.

Merlaksanakan kegiatan kegiatan pelayanan kesehatan yang bermutu dan terpadu.

Menerapkan budaya kerja yang berorientasi kepada pelanggan.

Menjadi mitra kerjasama pemerintah dan BPJS yang berkesinambungan dan berkelanjutan.

3.3 Motto Rumah Sakit Haji Kamino Cepat, Mutu, Nyaman, Ringan dan Islami3.4 Landasan Nilai Rumah Sakit Haji Kamino Kepercayaan

Integritas

Peduli

Professional

Efisien

Kebersamaan

3.5 Tujuan Rumah Sakit Haji KaminoTujuan dibentuknya Rumah Sakit adalah untuk melayani customer, yaitu pasien dan keluarganya, dan stakeholder lainnya termasuk pemilik Rumah Sakit. Tujuan ini biasanya dijabarkan menjadi Visi dan Misi Rumah Sakit, dimana Visi adalah gambaran ideal Rumah Sakit untuk 10-15 tahun mendatang (atau yang ideal sehingga kapan dicapainya tak tergantung waktu), dan Misi yang menjabarkan komponen utama dari tujuan yang harus dicapai dalam jangka menengah misal 3 atau 5 tahun pertama. BAB VVISI, MISI, FALSAFAH, NILAI, DAN TUJUAN

INSTALASI REKAM MEDIS (IRM)

5.1 Visi Instalasi Rekam Medis

Menjadi pusat pelayanan dan pengembangan rekam medik yang komprehensif di lingkungan RS. Haji Kamino yang bertaraf nasional.5.2 Misi Instalasi Rekam Medis

Mempelopori inovasi pengembangan pelayanan kesehatan di rekam medik melalui pendidikan dan penelitian yang unggul di RS Haji Kamino.

Meningkatkan kualitas dan profesionalisme tenaga rekam medik dalam rangka mendukung pendidikan dan pelayanan rekam medik di RS Haji Kamino.

Memberikan pelayanan rekam medik yang optimal kepada pasien sesuai dengan kebutuhan.

5.3 Falsafah Instalasi Rekam Medis

Memberikan pelayanan Rekam Medis yang paripurna, guna mendukung dan menunjang pelayanan unit-unit terkait di Rumah Sakit, agar pelayanan medis dan non medis yang diberikan kepada pasien dapat dengan cepat, tepat, efektif dan efisien.5.4 Tujuan Instalasi Rekam Medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di Rumah Sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi Rumah Sakit akan berhasil sebagaimana diharapkan, sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di Rumah SakitBAB VISTRUKTUR ORGANISASI INSTALASI REKAM MEDIS

Instalasi Rekam Medis Haji Kamino dipimpin oleh Kepala Instalasi Rekam Medis yang membawahi 2 (dua) penanggung jawab yaitu Penanggung Jawab Admission dan Registrasi dan Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.

Penanggung Jawab Admission dan Registrasi membawahi 2 (dua) pelayanan yaitu Admission (Penerimaan Pasien Rawat Inap) dan Registrasi (Penerimaan Pasien Rawat Jalan).

Managemen Rekam Medis membawahi 3 (tiga) pelayanan yaitu Assembling dan Indeks Kode Penyakit, Penyimpanan dan Pendisribusian Berkas Rekam Medis, Statistik dan Pelaporan.

STRUKTUR ORGANISASIINSTALASI REKAM MEDIS

BAB VII

URAIAN JABATAN

7.1 Kepala Instalasi Rekam Medis

Nama Jabatan : Kepala Instalasi Rekam Medis

Unit Kerja : Penunjang Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Membuat dan mengevaluasi sistem, Pedoman, SPO, Juknis kegiatan pelayanan rekam medis, meliputi penerimaan pasien, pencatatan, pengelolaan data medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.

Membagi tugas, memberikan petunjuk serta menyelia pelaksanaan tugas bawahan, mengatur shift dinas, jadwal cuti, libur, membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Haji Kamino.

Merencanakan sumber daya untuk pelaksanaan kegiatan, mengevaluasi kebutuhan sumber daya yang dipergunakan.

Membuat laporan kinerja pelayanan Rumah Sakit, sebagai dasar perencanaan, mengolah data menjadi informasi sebagai penunjang pengambilan keputusan manajemen.

b. Hasil Kerja :

SPO, Juknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data medis, pe-nyimpanan dan pengambilan data medis.

Uraian tugas bawahan.

Jadwal dinas shift, daftar cuti, libur.

Petunjuk kerja bawahan.

Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.

Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak.

Rencana kerja dan anggaran kebutuhan Instalasi Rekam Medis.

Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

Laporan dan informasi kinerja RS. Haji Kamino.c. Bahan Kerja :

1. Kebijakan, pedoman, Juknis Depkes RI.

2. Kebijakan pengelolaan SDM RS. Haji Kamino3. Informasi langsung tak langsung tentang kegiatan bawahan.4. Rekapitulasi seluruh kegiatan rawat jalan dan rawat inap.

5. Surat tugas dari manajemen.6. Informasi pengajuan usulan, jadwal dinas dan cuti di Instalasi Rekam Medis. 7. Laporan kasus yang menyangkut pelayanan terhadap pasien dari bawahan.d. Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

e. Sifat Jabatan :

Jabatan struktural yang dikerjakan pada jam kerja Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)

f. Uraian Tugas :

Menyusun sistem dan SPO, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan rekam medis.

Pengelolaan data medis.

Penyimpanan berkas rekam medis.

Pengembalian dan pendistribusian berkas rekam medis.

Membuat dan mengevaluasi sistem penerimaan pasien rawat jalan dan rawat inap.

Membuat dan mengevaluasi prosedur pencatatan rekam medis..

Merencanakan dan menetapkan formulir rekam medis.

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur penyimpanan berkas rekam medis.

Merencanakan dan mengevaluasi sistem dan prosedur peminjaman dan pen-distribusian berkas rekam medis.

Merencanakan dan membuat kriteria dalam rangka retensi berkas rekam medis.

Memeriksa kebenaran kode penyakit dan kode tindakan medis. Membuat dan menyajikan laporan kegiatan medis Rumah Sakit untuk kepentingan manajemen maupun pihak lain yang berkepentingan. Membuat laporan dan analisa data morbiditas, mortalitas dan tindakan operasi. Melaksanakan penilaian terhadap rekam medis in aktif untuk menilai berkas rekam medis bernilai guna atau tidak. Merencanakan kebutuhan sumber daya yang dibutuhkan untuk penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit. Membuat jadwal kerja, mengatur shift dinas, jadwal cuti dan libur. Membuat permintaan kebutuhan sumber daya, ATK, ART, kebutuhan lain untuk pelaksanaan kegiatan Instalasi Rekam Medis di RS. Haji Kamino. Membuat laporan intern dan ekstern Rumah Sakit secara berkala serta analisanya.

Membuat uraian pekerjaan bagi bawahan.

Mengawasi terhadap pelaksanaan kegiatan. Memeriksa laporan kegiatan kunjungan rawat jalan, inap dan penunjang sebagai bahan pelaporan dan analisa. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan Instalasi Rekam Medis sehubungan dengan kegiatan pelayanan yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan langsung atau yang terkait dengan kegiatan Instalasi Rekam Medis. g. Tanggung jawab :

1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di Instalasi Rekam Medis.

2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan:

Admission dan Registrasi. Assembling dan indeks kode penyakit.

Statistik dan pelaporan Rumah Sakit.

Penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis yang sesuai dengan SPO, Juknis yang ditetapkan.3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya dengan realisasi.4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada managemen.h. Wewenang :

1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di Instalasi Rekam Medis.

2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan Instalasi Rekam Medis.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

i. Nama Bawahan Langsung :

1. Penanggung jawab Admission dan Registrasi serta staf.2. Penanggung jawab Managemen Rekam Medis serta staf.j. Korelasi Jabatan :

NoJabatanUnit OrganisasiDalam Hal

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, pengarahan

2Penanggungjawab Managemen Rekam MedisIRMPenugasan, pengkoordinasian kegiatan.

3Penanggung jawab Admission Dan RegistrasiIRMPenugasan, pengkoordinasian kegiatan

4Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi pasien.

5

Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi rawat inap

6

Karu Instalasi Gawat DaruratBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi pasien

7Karu LogistikBagian UmumPengadaan ATK

8Kepala Unit lain yang terkaitBagian lain yang terkaitKoordinasi tugas

k. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Ruang pengolahan data rekam medisDiruang tertutup dan ber-AC

2Tempat kerja : Admission Dan RegistasiDiruang terbuka, umum dan ber-AC

l. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

m. Syarat Jabatan :

NOJENIS PENDIDIKANPELATIHANPENGALAMAN

1Minimal DIII Rekam Medis. Pelatihan ICD 10

Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit Pelatihan manajerial Rumah Sakit Pengalaman di Rekam Medis minimal 5 tahun.

n. Upaya Fisik :

a Duduk: sering

b Berdiri: sering

c Berjalan: sering

d Memegang: sering

o. Kondisi Fisik :

a Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

b Berbadan: sehat jasmani dan rohani

c Umur minimal: 22 tahun

7.2 Penanggung jawab Admission Dan Registrasi

Nama Jabatan: Penanggung jawab Admission Dan Registrasi.

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Menyusun langkah kegiatan penerimaan pendaftaran pasien dan kegiatan pen-catatan identifikasi pasien, serta teknis wawancara terhadap pasien yang akan berobat.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas Admission dan Registrasi. Membuat laporan kegiatan Admission dan Registrasi berupa kunjungan pasien rawat jalan dan rawat inap.

b. Hasil Kerja :

1. Petugas Admission dan Registrasi bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai urutan.

3. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien/keluarga dan kasus penyakitnya.

4. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

5. Slip pembayaran dan berkas rekam medis tersedia dan siap di unit pelayanan/poli klinik sebelum pasien diperiksa.

6. Uraian tugas, petunjuk tugas.

7. Laporan kunjungan pasien.

c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien. 2. Jadwal praktek dokter, kapasitas tempat tidur rawat inap dan pelayanan penunjang.

3. Daftar tarif yang berlaku.

4. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

5. Formulir permintaan libur, cuti, dari petugas Admission dan Registrasi.

d. Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.

e. Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)

f. Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Penerimaan pasien.

Pencatatan indentifikasi pasien.

Pelayanan informasi kepada pengunjung Rumah Sakit.

2. Memberi petunjuk dilingkungan Admission dan registrasi sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Menyelia pelaksanaan kegiatan Admission dan Registrasi serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan Admission dan Registrasi berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas Admission dan Registrasi dan laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan pendaftaran pasien..

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada kegiatan pendaftaran pasien.

9. Membuat laporan kegiatan pelayanan Admission dan Registrasi untuk ke-pentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

g. Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu pendaftaran pasien.

2. Ketepatan dan kebenaran slip pembayaran dan berkas rekam medis dengan pasien yang akan diperiksa.

3. Kelancaran pelayanan penerimaan pasien.

4. Ketepatan dan kesesuaian pasien rawat inap dengan kasus, hak kelas, dan kesepakatan pasien/keluarga dengan Rumah Sakit.

5. Kebenaran laporan kegiatan Admission dan Registrasi.

h. Wewenang :

1. Memotivasi petugas Admission dan Registrasi.

2. Mengatur rencana kegiatan Admission dan Registrasi.

3. Meminta arahan dari atasan.

4. Meminta masukan dari petugas Admission, Registrasi dan unit kerja yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

i. Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Admission.

2. Staf Registrasi

j. Korelasi Jabatan :NOJABATANUNIT ORGANISASIDALAM HAL

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan

Pengarahan

2Penanggung jawab Managemen Rekam MedisIRMPengkoordinasian kegiatan

3Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi RI

4Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi RJ

5Karu Intalasi Gawat DaruratBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan registrasi IGD

6Unit lain yang terkaitBagian yang terkaitKoordinasi tugas

k. Kondisi Lingkungan Kerja :NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Admission dan RegistrasiDiruang terbuka, umum dan berAC

l. Resiko Bahaya :NOASPEKFAKTOR

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

m. Syarat Jabatan :NOJENIS PENDIDIKANPELATIHANPENGALAMAN

1D III Rekam Medis/SLTA Plus Pelatihan Rekam Medis Pelatihan Customer Service. Pengalaman di Admission dan Registrasi minimal 2 tahun.

n. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: seringo. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 21 tahun

7.3 Penanggung jawab Managemen Rekam Medis

Nama Jabatan: Penanggung Jawab Managemen Rekam Medis.

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Menyusun langkah kegiatan assembling dan indeks kode penyakit, penyimpanan dan pendistribusian, statistik dan pelaporan rekam medis rawat jalan dan rawat inap.

Membagi tugas dan memberi petunjuk serta mengawasi pelaksanaan petugas rekam medis.

Membuat laporan kegiatan managemen rekam medis berupa indikator kinerja mutu pelayanan.

b. Hasil Kerja :

1. Petugas rekam medis bekerja sesuai dengan Juknis, Juklak dan SPO.

2. Penyiapan rekam medis baru maupun lama.

3. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan SPO.4. Sistem pelaporan untuk laporan intern maupun extern sudah terprogram.

5. Uraian tugas.c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

2. Buku pedoman penyelenggaraan rekam medis

3. Buku sistem pelaporan Rumah Sakitd. Perangkat Kerja :

1. Komputer dan ATK.

2. Telepon.e. Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)

f. Uraian Tugas :

1. Menyusun sistem dan SPO sebagai pedoman kerja, tentang :

Assembling dan Indeks Kode Penyakit.

Penyimpanan dan Pendistribusian Rekam Medis.

Statistik dan Pelaporan.

2. Memberi petunjuk dilingkungan rekam medis sesuai dengan bidang tugasnya.3. Menyelia pelaksanaan kegiatan managemen rekam medis serta menilai hasilnya sebagai bahan untuk pembinaan.

4. Memeriksa hasil kerja dilingkungan managemen rekam medis berdasarkan hasil pelaksanaan tugas agar tidak terjadi kekeliruan.

5. Memproses pengajuan cuti petugas rekam medis laporan kepada atasan sebagai bahan pengaturan.

6. Memproses kebutuhan ATK, ART, dan sarana lain.

7. Mengkoordinir semua kegiatan penyelenggaraan rekam medis.

8. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan/menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi pada penyelenggaraan rekam medis.

9. Membuat laporan kinerja mutu pelayanan rekam medis untuk kepentingan laporan Instalasi Rekam Medis secara keseluruhan.

g. Tanggung Jawab :

1. Kelancaran dan ketepatan waktu penyelenggaraan rekam medis.

2. Ketepatan dan kebenaran assembling, pendistribusian, koding, indeksing dan pelaporan rekam medis.

3. Kelancaran penyelenggaraan rekam medis.4. Kebenaran laporan penyelenggaraan rekam medis.h. Wewenang :

1. Memotivasi petugas rekam medis.

2. Mengatur rencana kegiatan managemen rekam medis.

3. Meminta arahan dari atasan.4. Meminta masukan dari petugas rekam medis dan unit kerja lain yang terkait.

5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

i. Nama Bawahan Langsung :

1. Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit

2. Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

3. Staf Statistik Dan Pelaporan

j. Korelasi Jabatan :

NoJabatanUnit OrganisasiDalam Hal

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, Pengarahan

2Penanggung jawab Admission dan RegistrasiIRMPenugasan, Pengkoordinasian kegiatan

3Karu Instalasi Rawat InapBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis RI

4Karu Instalasi Rawat JalanBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis RJ

5Karu IGDBagian KeperawatanKoordinasi tentang pelayanan rekam medis IGD

6Unit lain yang terkaitBagian yang terkaitKoordinasi tugas

k. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Ruang Rekam MedisDiruang tertutup dan berAC

l. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

m. Syarat Jabatan :

NOJENIS PENDIDIKANPELATIHANPENGALAMAN

1DIII Rekam Medis/SLTA- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.- Pengalaman di rekam medis min 2 tahun.

n. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: seringo. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 21 tahun

7.4 Staf AdmissionNama Jabatan: Staf AdmissionUnit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat inap, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran dan berkas rekam medis.

Memberikan informasi pelayanan medis RS. Haji Kamino.

Memberikan informasi perkiraan biaya pelayanan medis

b. Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar diruang rawat inap sesuai dengan kesepakatan pasien keluarga dan kasus penyakitnya.

2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Pasien mendapatkan layanan informasi.

c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien rawat inap 2. Jadwal praktek dokter dan daftar fasilitas Rumah Sakit Haji Kamino.

3. Formulir isian pasien.

4. Daftar tarif yang berlaku.

5. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien umum dan rekanan.d. Perangkat Kerja :

1. Komputer

2. ATKe. Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)f. Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat inap.

2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat inap.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.

5. Membuat slip pembayaran.

6. Meminta berkas rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.

7. Mengambil berkas rekam medis.

8. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat inap.

g. Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat inap.

4. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

h. Wewenang :

1. Menghubungi dokter untuk menanyakan diagnosa, jenis dan golongan operasi pasien apabila dokter tidak menulis atau tidak jelas tulisannya.

2. Menjelaskan kepada paien tentang biaya perawatan dan operasi.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsungi. Korelasi Jabatan :

NoJabatanUnit OrganisasiDalam Hal

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, Pengarahan

2Staff AdmissionIRM Penugasan, Pengkoordinasian kegiatan

j. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : AdmissionDiruang tertutup ber AC

k. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat inap.

l. Syarat Jabatan :

NOJENIS PENDIDIKANPELATIHANPENGALAMAN

1

DIII Rekam Medis/SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.-

m. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: jarang

3. Berjalan: jarang

4. Memegang: sering

n. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 18 tahun

7.5 Staf Registrasi

Nama Jabatan: Staf Registrasi

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas pendaftaran pasien rawat jalan dan penunjang medis, meliputi penerimaan pasien, wawancara, memasukkan (entry) data pasien, pengiriman slip pembayaran dan berkas rekam medis ke poli klinik Memberikan informasi pelayanan medis RS. Haji Kamino.

Memberikan informasi produk RS. Haji Kamino.

b. Hasil Kerja :

1. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan / poli klinik sesuai urutan.

2. Data base pasien pada sistem komputerisasi.

3. Slip pembayaran dan rekam medis tersedia dan siap diunit pelayanan/ poli klinik sebelum pasien diperiksa.

4. Pasien mendapatkan layanan informasi.

c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pendaftaran pasien.

2. Jadwal praktek dokter RS Haji Kamino3. Daftar fasilitas RS. Haji Kamino4. Formulir isian pasien.

5. Daftar tarif yang berlaku.6. Ketentuan yang berkaitan untuk penerimaan pasien rekanan.

d. Perangkat Kerja :

1. Perangkat SIRS (komputer).

2. ATKe. Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)f. Uraian Tugas :

1. Menerima pendaftaran pasien rawat jalan.2. Melakukan wawancara untuk memperoleh informasi kebutuhan pelayanan pasien rawat jalan.

3. Mengidentifikasi pengisian formulir identitas sosial.

4. Entry data identitas sosial.5. Membuat slip pembayaran.

6. Mempersilahkan pasien ke poli klinik.7. Meminta rekam medis pasien lama dari petugas penyimpanan.8. Mengambil rekam medis lama dilorong pengiriman.

9. Mengirim slip pembayaran dan rekam medis ke polik linik tujuan pasien.

10. Mengembalikan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai digunakan ke managemen rekam medis.

11. Membuat laporan harian pendaftaran pasien rawat jalan.

12. Membuat laporan absensi dokter di instalasi rawat jalan.g. Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran data identitas sosial yang di entry.

2. Bertanggung jawab atas informasi yang diberikan.

3. Bertanggung jawab atas pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan.4. Bertanggung jawab atas pemulangan rekam medis pasien rawat jalan yang sudah selesai berobat.

5. Bertanggung jawab atas perangkat kerja.

6. Bertanggung jawab atas laporan absensi dokter.

7. Bertanggung jawab atas laporan harian pasien rawat jalan.

h. Wewenang :

1. Menghubungi dokter yang akan praktek untuk mengetahui kepastian kedatangannya.

2. Menghubungi pasien yang akan berobat untuk memastikan kedatangan pasien.

3. Memberikan masukan kepada atasan langsungi. Korelasi Jabatan :

NOJABATANUNIT ORGANISASIDALAM HAL

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, Pengarahan

2Staff RegistrasiIRMPenugasan, Pengkoordinasian kegiatan

j. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : RegistrasiDiruang tertutup ber-AC

k. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas pelayanan pendaftaran rawat jalan.

l. Syarat Jabatan :

NoJenis PendidikanPelatihanPengalaman

1

DIII Rekam Medis/

SLTA Plus- Pelatihan Rekam Medis.

- Pelatihan Customer Service.

m. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

n. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 18 tahun

7.6 Staf Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Nama Jabatan: Staf Assembling dan indeks kode penyakit

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Melakukan tugas assembling berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap, meliputi memeriksa kelengkapan berkas rekam medis, menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan.

Memberi nomor dan nama pasien diberkas rekam medis, mencoret dan menempelkan stiker tahun kunjungan akhir.

Mensortir folder berdasarkan tepi angka akhir. Memisahkan rekam medis yang belum lengkap isinya/kuantitasnya untuk dilengkapi sesuai dengan hak/kewajiban pengisiannya.

Mengkoding diagnosa rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap.

Mengentry kode penyakit dalam SIRS (komputer).

Menyiapkan berkas rekam medis baru untuk rawat jalan dan rawat inap.b. Hasil Kerja :

1. Berkas rekam Medis pasien rawat jalan dan rawat inap tersusun rapi.

2. Indeks kode penyakit pasien dalam SIRS (komputer).

c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan assembling pasien rawat jalan dan rawat inap serta susunan langkah kode diagnosa penyakit.

2. Buku ICD 10 dan ICOPIM (kode tindakan operasi).

3. Berkas rekam medis pasien rawat jalan dan rawat inap yang belum di assembling dan belum dikoding.

d. Perangkat kerja :

1. SIRS (komputer) dan ATK

2. Telepon.

e. Sifat Jabatan :

Fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)

f. Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan assembling dan kode penyakit yang meliputi :

Menerima berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan dari penanggung jawab berkas rekam medis.

Memeriksa kelengkapan isi berkas rekam medis

Menyusun berkas rekam medis sesuai urutan yang telah ditentukan

Melengkapi identitas pasien dan nomor rekam medis pada setiap lembar berkas rekam medis.

Mengkode diagnosa setiap berkas rekam medis pasien yang berobat.

Mengentry kode penyakit.

Menulis nomor dan nama pasien pada berkas rekam medis serta menempelkan stiker tahun kunjungan terakhir.

Mensortir berkas rekam medis berdasarkan nomor angka akhir

2. Memisahkan berkas rekam medis yang belum lengkap isinya dan diserahkan kepada penanggung jawab berkas rekam medis untuk dikirim kepada yang berhak/berkewajiban melengkapi isi berkas rekam medis tersebut.

3. Menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis baru rawat jalan maupun rawat inap untuk petugas Admission.

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan, menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi dikegiatan assembling dan kode penyakit pasien rawat jalan dan rawat inap.g. Tanggung jawab :

1. Kelengkapan dan kerapian isi berkas RM.

2. Kebenaran indeks kode penyakit.h. Wewenang :

1. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

2. Mengusulkan perbaikan perangkat kerjai. Korelasi Jabatan :

NOJABATANUNIT ORGANISASIDALAM HAL

1Ka. Instalasi Rekam Medis Penunjang MedisPelaporan

Pengarahan

2Penanggung jawab Assembling dan indeks kode penyakitInstalasi Rekam Medis Penugasan

Pengkoordinasian kegiatan

j. Kondisi Lingkungan Kerja :NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Managemen Rekam MedisDiruang tertutup dan terbuka

k. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress operasionalTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas.

l. Syarat Jabatan :

NoJenis PendidikanPelatihanPengalaman

1

DIII Rekam Medis/ SLTA Plus- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit.

m. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

n. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 18 tahun

7.7 Staf Penyimpanan Dan Pendistribusian Rekam Medis

Nama Jabatan: Staf penyimpanan dan pendistribusian rekam medis

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Mendistribusikan berkas rekam medis untuk pasien yang akan berobat sesuai permintaan.

Menyimpan dan merawat berkas rekam medis yang kembali ke ruang rekam medis.

Membuat ruang penyimpanan berkas rekam medis bersih dan rapi.

b. Hasil Kerja :

1. Berkas rekam medis yang terdistribusi dengan cepat dan tepat.

2. Kontrol terhadap pengembalian rekam medis ke ruang penyimpanan.

3. Berkas rekam medis tersimpan dengan rapi dan benar di ruang penyimpanan.

4. Ruang penyimpanan yang bersih dan rapi.c. Bahan Kerja :

1. Berkas rekam medis.

2. Tracer3. Buku ekspedisi.

4. ATK

5. Berkas rekam medis.

6. Susunan langkah penyimpanan dan pendistribusian berkas rekam medis.d. Perangkat Kerja :

1. SIRS (komputer) dan ATK.

2. Telepon.

e. Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)

f. Uraian Tugas :

1. Koordinasi permintaan dan pendistribusian berkas rekam medis, meliputi :

Menerima permintaan berkas rekam medis dari pendaftaran. Menyiapkan tracer untuk berkas rekam medis yang keluar.

Mengeluarkan berkas rekam medis sesuai dengan nomor berkas rekam medis yang diminta, dengan menempatkan tracer pada posisi rekam medis yang keluar.

Mencatat berkas rekam medis yang akan dikirim ke poli klinik atau ruang perawatan dalam buku ekspedisi.

Memberikan berkas rekam medis pasien yang diambil dari ruang penyimpanan ke pendaftaran untuk disiapkan berkasnya oleh petugas registrasi maupun admission sebelum diantar ke ruang pemeriksaan atau perawatan.

Melaksanakan serah terima berkas rekam medis dengan petugas Registrasi dan Admission.

Menerima berkas rekam medis rawat jalan yang sudah diantar oleh petugas Registrasi dan Administrasi rawat inap dari poli klinik.

2. Mencocokkan berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

3. Memberikan berkas rekam medis yang baru diterima ke petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit.

4. Menerima berkas rekam medis dari petugas Assembling dan Indeks Kode Penyakit untuk disortir menurut dua angka akhir, dan memasukkan berkas ke dalam rak penyimpanan sesuai nomor.

5. Melayani permintaan peminjaman berkas rekam medis dengan menggunakan bon peminjaman, mencari dan mengantar berkas rekam medis yang dipinjam.

6. Mengontrol pengembalian rekam medis yang dipinjam dengan mencocokkan rekam medis yang kembali dengan bon peminjaman.

7. Membuat laporan berkas rekam medis yang belum kembali dalam waktu tertentu.

8. Memasukan hasil penunjang medis susulan dari unit lain.

9. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan untuk menyelesaikan / menangani bila terjadi penyimpangan/kasus yang terjadi di kegiatan penjajaran dan pendistribusian rekam medis pasien rawat jalan/inap.

g. Tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang keluar dari rak penyimpanan.

2. Bertanggung jawab atas peminjaman rekam medis.

3. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang dipinjam.

4. Bertanggung jawab atas berkas rekam medis yang diminta untuk semua kepentingan pengobatan pasien.

5. Bertanggung jawab atas kesesuaian berkas rekam medis yang kembali dan keluar dengan buku ekspedisi.

6. Bertanggung jawab atas tersimpannya seluruh rekam medis diruang penyimpanan dengan rapi dan tepat sesuai nomor.

7. Bertanggung jawab atas tersedianya berkas rekam medis kepada dokter yang akan mengisi formulir asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan lainnya.

h. Wewenang :

1. Koordinasi dengan petugas registrai dan admission.

2. Koordinasi dengan petugas poli klinik.

3. Koordinasi dengan petugas IGD

4. Koordinasi dengan petugas IRNA.

5. Meminta arahan dari atasan.

6. Meminta masukan dari unit kerja lain yang terkait.

7. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

i. Korelasi Jabatan :

NOJabatanUnit OrganisasiDalam Hal

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, Pengarahan

2Staf Penyimpanan dan Pendistribusian berkas RMPenunjang MedisPenugasan, engkoordinasian kegiatan

j. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan ber-AC

2Tempat kerja : Lingkungan Rumah SakitDiruang terbuka

k. Resiko Bahaya :

NOASPEKFAKTOR

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

l. Syarat Jabatan :

NoJenis PendidikanPelatihanPengalaman

1DIII Rekam Medis/ SLTA Plus- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

m. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

n. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 21tahun

7.8 Staf Statistik Dan Pelaporan

Nama Jabatan: Staf statistik dan pelaporan

Unit Kerja: Instalasi Rekam Medis

a. Ikhtisar Jabatan :

Mengontrol kebenaran dan ketepatan sensus harian di Instalasi Rawat Inap.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang medis.

Membuat laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit.

Menyediakan berkas rekam medis untuk pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

Membuat laporan intern yang terdiri dari laporan bulanan kinerja Rumah Sakit dan kinerja mutu instalasi rekam medis.

Membuat laporan ekstern yang ditujukan ke Departemen Kesehatan dan jajarannya.

b. Hasil Kerja :

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.

2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan trend penyakit.

3. Laporan intern Haji Kamino4. Laporan ekstern RL1, RL2, RL3, RL4, RL5 dan RL6.

c. Bahan Kerja :

1. Susunan langkah kegiatan pembuatan statistik dan sistem pelaporan Rumah Sakit.

2. Data print out sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

3. Data kunjungan pasien rawat inap dan rawat jalan.

d. Perangkat Kerja :

1. SIRS (komputer) dan ATK2. Telepone. Sifat Jabatan :

Jabatan fungsional yang dikerjakan pada jam kerja shift Rumah Sakit, yaitu :

Senin - Sabtu: jam 08.00 - 14.00 WIB (shift I)

Senin - Sabtu : jam 14.00 - 21.00 WIB (shift II)

Senin - Sabtu: jam 21.00 - 08.00 WIB (shift III)f. Uraian Tugas :

1. Melaksanakan kegiatan statistik dan pelaporan yang meliputi:

Mencetak sensus harian rawat jalan dan rawat inap.

Mengontrol kebenaran sensus harian sesuai jumlah pasien yang sebenarnya.

Merekap sensus harian rawat jalan berdasarkan spesialisasi dan dokter praktiknya.

Merekap sensus harian rawat inap masuk dan keluar berdasarkan kelas, spesialisasi dan dokter yang merawat.

Meminta data kunjungan dari unit lain terkait dengan laporan kegiatan Rumah Sakit.

Membuat laporan kunjungan pasien rawat jalan, rawat inap dan penunjang.

Laporan morbiditas, mortalitas dan trend penyakit.

Membuat laporan ekstern ke Departemen Kesehatan dana jajarannya.

2. Menyediakan berkas rekam medis untuk kepentingan pengisian form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum atau pihak ketiga yang berhak.

3. Mengetik surat keterangan lahir (SKL).

4. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.

5. Membuat laporan kegiatan pelaporan dan statistik untuk kepentingan laporan Unit Rekam Medis secara keseluruhan.

g. Tanggung Jawab :

1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan penggunaan sensus harian.

2. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang, laporan mobiditas, mortalitas, dan penyakit menular, efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.

3. Bertanggung jawab atas terisinya form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repertum dan pengisian form untuk puhak ketiga yang berwenang.

4. Kebenaran laporan realisasi terhadap perencanaan/target yang ditetapkan.

h. Wewenang :

1. Mengatur rencana kegiatan statistik dan pelaporan

2. Meminta arahan dari atasan.

3. Mengeluarkan form asuransi, perusahaan rekanan, visum et repetum dan form dari pihak ketiga yang berwenang.

4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

i. Korelasi Jabatan :

NoJabatanUnit OrganisasiDalam hal

1Ka. Instalasi Rekam MedisPenunjang MedisPelaporan, Pengarahan

2Penanggung jawab Statistik dan PelaporanIRMPenugasan, Pengkoordinasian kegiatan

j. Kondisi Lingkungan Kerja :

NOASPEKFAKTOR

1Tempat kerja : Pengolahan Data Diruang tertutup dan ber-AC

2Tempat kerja : Penyimpanan Diruang tertutup dan ber-AC

k. Resiko Bahaya :

NoAspekFaktor

1Stress manajerialTanggung jawab dan beban pelaksanaan tugas

l. Syarat Jabatan :

NoJenis PendidikanPelatihanPengalaman

1

DIII Rekam Medis/ SLTA Plus.- Pelatihan ICD

- Pelatihan Pelaporan Rumah Sakit

m. Upaya Fisik :

1. Duduk: sering

2. Berdiri: sering

3. Berjalan: sering

4. Memegang: sering

n. Kondisi Fisik :

1. Jenis Kelamin: laki-laki/wanita

2. Berbadan: sehat jasmani dan rohani

3. Umur minimal: 21 tahun

BAB VIIITATA HUBUNGAN KERJA

Skema Hubungan Kerja

INTERN

EKSTERN

Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau surat dinas.

Hubungan Intern :

Instalasi rekam medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan Manajemen dalam mengambil keputusan.

Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam penyediaan rekam medis.

Hubungan Ekstern:

Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.

Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada Departemen kesehatan Pemerintah.BAB IXPOLA KETENAGAAAN DAN KUALIFIKASIDalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat bagi organisasi.

Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan jabatan.

Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.

Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Instalasi Rekam Medis Haji Kamino adalah sebagai berikut : Tabel 9.1 Pola Ketenagaan Instalasi Rekam Medis RS. Haji KaminoNAMA JABATANKUALIFIKASI

FORMAL dan INFORMALTENAGA YANG DIBUTUHKAN

Ka. Instalasi Rekam Medis D III Rekam Medis (Pelatihan ICD 10 + Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman Kerja minimal 5 tahun)1

Penanggung jawab Admission dan RegistrasiDIII Rekam Medi /SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)1

Penanggung jawab Managemen Rekam MedisDIII Rekam Medis/SLTA Plus (Pengalaman minimal 2 tahun + Pelatihan Customer Service)1

Staf Admission DIII Rekam Medis/SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)5

Staf RegistrasiDIII Rekam Medis/SLTA Plus (Pelatihan Customer Service)6

Staf Assembling dan Indeks Kode PenyakitDIII Rekam Medis/SLTA Plus

(Pelatihan ICD 10)1

Staf Penyimpanan dan Distribusi Berkas RMDIII Rekam Medis/SLTA Plus

(Pelatihan Rekam Medis)2

Staf Statistik dan Pelaporan Rumah SakitDIII Rekam Medis/SLTA Plus

(Pelatihan Pelaporan RS)1

Jumlah18

9.1 Kualifikasi Penarikan Calon (Recruitment) dan Seleksi Karyawan

9.1.1 Penarikan Calon (Recruitment) KaryawanPenarikan calon adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga IRM memiliki kesempatan yang luas untuk menemukan calon yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan. Penarikan calon dilakukan karena berdasarkan analisa kebutuhan tenaga, ditemukan jumlah pasien dan kegiatan tidak seimbang dengan jumlah tenaga yang ada.

9.1.2 Dilihat dari sumbernya penarikan calon dapat dibagi dua yaitu:

a. Dari dalam RS. Haji Kamino sendiri (internal resources)

Menarik calon dari dalam RS Haji Kamino sendiri (Internal resources) memiliki keuntungan lebih yaitu calon sudah dikenal dan proses dapat dilakukan dengan lebih cepat dibanding menarik calon dari luar RS Haji Kamino. Calon nantinya masuk ke Instalasi Rekam Medis akibat mutasi atau promosi. Untuk men-dapatkan calon pelamar dapat melalui : Informasi dari mulut ke mulut Berkas-berkas pelamar yang datang sendiri.

Pengiriman surat pemberitahuan ke seluruh unit kerja akan adanya ke-butuhan tenaga di Unit Rekam Medis.b. Dari luar RS. Haji Kamino (external resources)Proses penarikan calon dari luar RS. Haji Kamino ini dapat dilakukan dengan cara :

Dari mulut ke mulut.

Iklan media cetak.

Lembaga-lembaga pendidikan

9.2 Penyaringan/Seleksi Calon (selection) Karyawan

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Instalasi Rekam Medis dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.Tahapan seleksi terdiri dari :

a. Umum.

Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang diselenggarakan oleh pihak Rumah Sakit.

b. Khusus

Setelah para pelamar lulus proses seleksi secara umum maka para pelamar diseleksi secara khusus oleh Unit Rekam Medis. Proses seleksi yang dilakukan oleh Instalasi Rekam Medis (IRM) ini menyangkut pengetahuan dan kemampuan dalam menjalankan fungsi rekam medis. Kompetensi yang harus dimiliki perekam medis adalah :

1. Pengetahuan tentang manajemen umum dan kepemimpinan meliputi :

Peranan sebagai anggota organisasi dalam Institusi Pelayanan Kesehatan.

Proses Problem solving

Proses Pengambilan Keputusan.2. Pengetahuan tentang manajemen rekam medis meliputi :

Perencanaan dan evaluasi manajemen Rumah Sakit Prosedur Dokumentasi Rekam Medis

Sistem Pelaporan Rekam Medis

3. Pengetahuan Hukum kesehatan dan medicolegal

Adalah kemampuan yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis kaitannya dengan :

Rahasia jabatan, terutama rahasia pasien.

Informed consent.

Keterangan Medis untuk asuransi.

Visum et repertum.

Batasan informasi untuk pihak ke III/security informasi.

Kode etik profesi.

2. Statistik Kesehatan

Dasar-dasar statistik kesehatan.

Menyajikan data dan informasi untuk berbagai keperluan laporan.

3. Pengetahuan tentang Klasifikasi penyakit.

4. Sistem informasi kesehatan

Penggunaan komputer untuk analisis data menjadi bahan informasi dan pelaporan. Menggunakan program-program statistik untuk mempersiapkan display informasi (tabel-tabel, diagram-diagram). Menjalankan jaringan informasi dan aksesnya.

Menjaga keamanan data dan informasi. Melaksanakan pengaturan indeks pasien dan informasi untuk pengunjung. Memasukkan ringkasan pasca pulang, komunikasi home care. Menyiapkan sertifikat penting seperti sertifikat kelahiran, sertifikat kematian, register handi cap.

5. Sumber daya pelayanan kesehatan

Berkomunikasi dengan tenaga kesehatan dari berbagai profesi

Mengetahui kriteria dan jenis tenaga kesehatan serta pengembangan karirnya

Mengetahui penggunaan informasi kesehatan untuk rencana anggaran.

6. Manajemen mutu pelayanan

Penyusunan dan penyajian indikator

Meneliti kelengkapan rekam medis sebagai upaya menjaga mutu.

Menyiapkan data-data untuk keperluan audit

Menjamin terjaganya rekam medis baik dari keamanan kelembapan, kebakaran maupun kehilangan.

Mengambil kembali rekam medis secara cepat untuk berbagai pelayanan.

Melaksanakan proses rekam medis sesuai standar pelayanan rekam medis.

7. Teknologi informasi

Kemampuan jalankan komputer

Internet dan berbagai akses LAN

Gunakan multi media

9.3 Bentuk tes yang dilakukan terdiri atas :

1. Tes Tertulis

Tes tertulis diberikan dalam bentuk pilihan ganda terdiri dari 100 soal, dengan materi soal sesuai dengan kompetensi yang harus dimiliki teknisi rekam medis seperti yang sudah disebutkan sebelumnya. Batas kelulusan adalah 70% benar.

2. Tes Keterampilan

Tes ketrampilan yang diujikan meliputi :

Proses rekam medis mulai dari admision, registrasi sampai assembling. Penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis sesuai standar. Melakukan koding dengan menggunakan ICD X dan Indeks operasi/tindakan.

3. Tes Kesehatan

Standar yang harus dimiliki oleh teknisi rekam medis :

Sehat, tidak buta warna.

Berpenampilan rapi dan menarik (khususnya untuk admision dan registrasi).

4. Tes Wawancara

Tes ini dilakukan untuk mengetahui peminatan terhadap penyelenggaraan rekam medis, pandangan terhadap penyelenggaraan rekam medis yang berorientasi terhadap kepuasan pelanggan.

BAB XPENILAIAN KINERJA SDM10.1 Penilaian Kinerja SDM

Pada masa sekarang ini peningkatan produktifitas dan kualitas kerja menjadi tuntutan dunia bisnis dan industri yang tidak bisa ditunda lagi bila ingin memiliki daya saing yang memadai untuk mengatasi persaingan pasar baik ditingkat nasional, regional maupun global. Gabungan dari kinerja (hasil kerja) setiap karyawan akan menghasilkan kinerja perusahaan secara menyeluruh.

Untuk menilai kinerja karyawan dibutuhkan instrumen penilaian kinerja, yang selanjutnya disebut Pedoman Penilaian Prestasi Kerja Karyawan yang terdapat standart prestasi kerja yang harus dicapai oleh setiap karyawan. Penilai membuat penilaian atas dasar skala dengan peringkat baik sekali angka 5 (lima) sampai dengan Buruk angka 1 (satu). Aspek yang dinilai terdiri dari tiga bagian bersifat fundamental, yaitu hasil kerja, kerja sama dan kepribadian.

Penilaian prestasi kerja ini merupakan instrumen manajemen yang penting untuk menilai karyawan sebagai dasar untuk melakukan promosi, mutasi, pelatihan dan pendidikan yang dibutuhkan, kompensasi, pengakuan dan penghargaan bagi karyawan.10.2 Tujuan dan Sasaran

a. Tujuan (> 1 tahun)

Tujuan pedoman penilaian prestasi kerja karyawan adalah :

Agar setiap karyawan mengerti standar prestasi kerja yang harus dicapai dan bagaimana mencapainya, yang keseluruhannya mengacu pada pelayanan dengan penuh cinta kasih, sehingga dapat memuaskan konsumen dan selanjutnya dapat mengatasi persaingan pasar, serta menghasilkan laba perusahaan yang dapat membuat manajemen mampu untuk meningkatkan kesejahteraan karyawan dan mewujudkan misi bersama serta berkelanjutan.

Agar setiap karyawan termotivasi untuk meningkatkan kemampuan, usaha dan sikap mental positifnya, sehingga dapat memperoleh keberhasilan dalam karyanya.

Agar tercipta persatuan dan persatuan keluarga besar Grup Progress dengan dilandasai hubungan yang harmonis antara atasan dan bawahan, antar rekan kerja dan antar bagian untuk melayani dengan penuh cinta kasih.

b. Sasaran (< 1 tahun)

Meningkatkan produktifitas dan kualitas kerja karyawan serta efisiensi perusahaan.

10.3 Prosedur dan Kebijakan Penilaian Prestasi Kerja

Pada dasarnya penilaian prestasi kerja untuk seluruh karyawan dibagi atas 3 bagian besar sebagai berikut :

1. Penilaian Staf Pelaksana

2. Penilaian Karyawan dengan Jabatan Kepala Urusan/Sederajat dan Kepala Seksi/ Sederajat.3. Penilaian Karyawan dengan Jabatan diatas Kepala Seksi.

10.3.1 Kriteria Penilaian Prestasi Kerja

a. Hasil Kerja

1. Kecepatan

Kecepatan dalam menyelesaikan pekerjaan dibandingkan dengan waktu yang telah ditentukan.PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih cepat5

BaikLebih cepat4

CukupSusuai3

KurangLebih lama2

BurukJauh lebih lama1

Catatan :

Waktu untuk menyelesaikan pekerjaan diukur dengan time motion study atau rencana kerja operasional bila tidak dapat diukur dengan time motion study.

Time motion study dibuatnya sesaui dengan jenis pekerjaannya, serta harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

2. Ketepatan

Mengerjakan pekerjaan sesuai dengan peraturan perusahaan (Standar Prosedur Operasional).PenilaianCepatNilai

Sangat Baik 99 %5

Baik96 % - 98 %4

Cukup95 %3

Kurang93 % - 94 %2

Buruk 92 %1

3. Banyaknya pekerjaan yang dikerjakan

Mengerjakan jumlah pekerjaan jauh lebih banyak dari volume pekerjaan yang diharapkan.

PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih banyak5

BaikLebih banyak4

CukupSusuai3

KurangLebih sedikit2

BurukJauh lebih sedikit1

Catatan :

Standar jmlah pekerjaan dibuat dan dipertanggungjawabkan oleh masing-masing kabag sesuai dengan jenis pekerjaannya dan harus terlebih dahulu mendapat persetujuan direksi.

4. Kepuasan pemakai hasil kerja

Kualitas hasil kerja diukur berdasarkan survey dari kepuasan pemakai hasil kerja.

PenilaianCepatNilai

Sangat BaikJauh lebih banyak5

BaikLebih banyak4

CukupSusuai3

KurangLebih sedikit2

BurukJauh lebih sedikit1

Catatan :

Atasan langsung bertanggung jawab untuk membuat survey kepuasan dari para pemakai hasil kerja yang dalam hal ini dieakili oleh minimal Kaur dari masing-masing bagian.

b. Kerja sama

1. Komunikasi

Menjadi pendengar yang baik, dapat menyampaikan buah pikirannya (setelah mempertimbangkan pemikiran orang lain) dengan jelas, lugas dan tepat waktu.

PenilaianPendengar

Yang baikJelasLugasTepat WaktuNilai

Sangat BaikSelaluSelaluSelaluSelalu5

BaikSelaluSelaluSelaluKadang-kadang4

SelaluSelaluKadang-kadangSelalu4

CukupSelaluSelaluKadang-kadangKadang-kadang3

KurangKadang-kadangSelaluKadang-kadangKadang-kadang2

SelaluKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang2

BurukKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang1

2. KeterbukaanTulus dalam menerima kritik dan saran dan memberikan pemikirannya konstruktif yang berpengaruh pada kepentingan perusahaan.

PenilaianMenerima kritikMenerima saranMemberi pemikiran konstruktifNilai

Sangat baikSelaluSelaluSelalu5

BaikHampir SelaluSelaluHampir Selalu4

CukupKadang-kadangSelaluKadang-kadang3

KurangSesekaliHampir SelaluSesekali2

BurukSesekaliKadang-kadangSesekali1

3. Kebanggaan

Bangga bekerja diperusahaan, dalam setiap pemikiran dan tindakan menjaga citra/ nama baik perusahaan dan membela kepentingan perusahaan secara konstruktif.

PenilaianBanggaJaga citra perusahaanMembela perusahaanNilai

Sangat baikSelaluSelaluSelalu5

BaikSelaluHampir SelaluHampir Selalu4

CukupSelaluKadang-kadangKadang-kadang3

KurangKadang-kadangKadang-kadangKadang-kadang2

BurukKadang-kadangSesekaliSesekali1

4. KepercayaanYakin atas kemampuan dan kejujuran yang bersangkutan pada perusahaan.

PenilaianYakinNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

5. KeadilanBertindak adil dalam pekerjaannya berdasarkan peraturan dan urutan kepentingan perusahaan.

PenilaianBertindak AdilNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

c. Kepribadian

1. Keramahan

Dalam segala situasi selalu ramah murah senyum dan manis budi bahasanya.

PenilaianMurah SenyumNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

2. Kerapihan

Selalu rapih (baik, teratur, bersih) dalam penampilan, cara dan hasil kerjanya.

PenilaianRapiNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

3. Disiplin

Patuh pada peraturan dan tata tertib perusahaan dalam melaksanakan pekerjaannya.

PenilaianPelanggaran dan Tata tertibNilai

Sangat Baik0 x5

Baik3 x4

Cukup5 x3

Kurang7 x2

Buruk> 7x1

4. Sikap mental positif

Dalam segala situasi, berpikir dan berperilaku positif pada saat melaksanakan pekerjaannya.

PenilaianBerpikir dan berperilakuNilai

Sangat BaikSelalu5

BaikHampir selalu4

CukupKadang-kadang3

KurangSesekali2

BurukTidak pernah1

5. Inisiatif

Memberikan gagasan yang dapat direalisasikan atau melakukan tindakan yang diperlukan dan bermanfaat bagi perusahaan tanpa menunggu perintah atasan atau dari manapun juga.

PenilaianMemberikan

GagasanNilai

Sangat Baik> 3 x5

Baik3 x4

Cukup2 x3

Kurang1 x2

BurukTidak pernah1

6. Peningkatan Kompetensi SDM

Pembinaan/pengembangan kompetensi tenaga rekam medik dilakukan melalui pendidikan dan pelatihan. Tujuan pendidikan dan pelatihan adalah untuk meningkatkan kemampuan dan ketrampilan pelaksanaan tugas sehingga dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja.7. Pendidikan

Jenjang pendidikan secara formal untuk petugas di Unit Rekam Medis adalah sebagai berikut :

DIII Rekam Medis

S1 Informasi Kesehatan

S3 Manajemen Rumah Sakit.

8. PelatihanPelatihan untuk peningkatan kompetensi tenaga rekam medik dilaksanakan melalui:

Inhouse training, yaitu program pelatihan yang diselenggarakan oleh Rumah Sakit Haji Kamino, meliputi:

Pelatihan Manajemen Umum

Pelatihan Sistem Dokumentasi

Pelatihan Manajemen Mutu

Pelatihan Penyusunan Indikator Kinerja.

Pelatihan Penyusunan dan Evaluasi Anggaran

Pelatihan Evaluasi Kinerja

Eksternal course, yaitu program pelatihan diluar Rumah Sakit yang diikuti sesuai dengan kebutuhan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah Sakit khususnya rekam medis.

BAB XI

PROGRAM ORIENTASI

Program orientasi dilakukan pada seluruh pegawai yang masuk ke Instalasi Rekam Medis, sebelum orientasi diadakan pre test dan post tes, berupa soal pilihan ganda 100 soal dengan materi yang meliputi :

1. Penerimaan pasien

2. Pencatatan

3. Pengolahan data medis

4. Penyimpanan

5. Pengambilan kembali

6. Penyusutan/pemusnahanJadwal Orientasi sesuai tabel dibawah ini :

Tabel 11.1 Tabel Orientasi Umum SDM Instalasi Rekam MedisHARIMATERIWAKTUPENGARAH

A. SEMUA SDM INSTALASI REKAM MEDISKa. IRM

IPengenalan personil60

Orientasi ruangan dan produk RS. Haji Kamino60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi RSHK60

Sosialisasi Misi, Visi dan struktur organisasi IRM60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan RSHK60

Sosialisasi Peraturan dan Kebijakan IRM60

IISosialisasi uraian jabatan dan tata hubungan kerja60

Sosialisasi pedoman kerja60

Sosialisasi keselamatan kerja60

Sosialisasi indikator kinerja60

Sosialisasi perencanaan dan evaluasi kerja60

IIISosialisasi teknis kegiatan rekam medis sesuai dengan nama dan jabatan60

Tabel 11.2 Tabel Orientasi SDM Admission dan Registrasi Instalasi Rekam Medis

HARIMATERIWAKTUPENGARAH

B. ADMISSION dan REGISTRASIAdmission dan Registrasi

ISosialisasi dasar-dasar berkomunikasi60

Penerimaan pasien rawat jalan60

Penerimaan pasien rawat inap60

Penerimaan pasien TTKP60

Penerimaan pasien rawat inap ODC 6 jam60

Penerimaan pasien perusahaan rekanan60

IIMenyiapkan berka RM pasien baru60

Entry data pasien ke dalam komputer60

IIIPencatatan data/registrasi pasien rawat jalan60

Pencatatan data/registrasi pasien rawat inap60

IVPenerimaan telpon singkat60

Penerimaan telpon panjang60

Penerimaan telpon pendaftaran60

Tabel 11.3

Tabel Orientasi SDM Assembling dan Indeks Kode Penyakit

Instalasi Rekam MedisHARIMATERIWAKTUPENGARAH

C. ASSEMBLING DAN INDEKS KODE PENYAKITManaj. RM

ISosialisasi bentuk dan macam formulir rekam medis60

Assembling berkas RM rawat jalan60

Assembling berkas RM rawat inap (umum, anak, ke-bidanan, bayi, ODC )60

Menyusun berkas RM rawat inap baru (umum, anak, kebidanan, bayi dan ODC)60

IIPemilahan berkas RM yang belum lengkap60

IIISosialisasi buku ICD X dan Ikopim60

Tabel 11.4

Tabel Orientasi SDM Statistik dan Pelaporan Instalasi Rekam MedisHARIMATERIWAKTUPENGARAH

D. STATISTIK DAN PELAPORANManaj. RM

ICara mencetak sensus harian rawat jalan, rawat inap dan penunjang medis.20

IIRekapitulasi sensus harian rawat jalan60

Rekapitulasi sensus harian rawat inap60

Rekapitulasi sensus harian penunjang medis60

IIIPengisian formulir asuransi, visum et repertum dan form perusahaan rekanan20

IVPengetikan Surat Keterangan Lahir20

Pengetikan Resume Medis20

Tabel 11.5

Tabel Orientasi SDM Penyimpanan dan Pendistribusian Berkas RM

Instalasi Rekam MedisHARIMATERIWAKTUPENGARAH

E. PENYIMPANAN DAN PENDISTRIBUSIAN BERKAS REKAM MEDISManaj. RM

ISosialisasi penerimaan berkas rekam medis.15

Sosialisasi sistem pendistribusian berkas RM15

IISosialisasi sistem penyimpanan dan penjajaran40

IIISosialisasi sistem perawatan berkas RM 40

BAB XII

RAPAT

12.1 Rapat Rutin

Rapat Rutin diselenggarakan pada :

Waktu:Setiap Senin perbulan

Jam:12.30 s.d selesai

Tempat:Ruang Instalasi Rekam Medis

Peserta:Ka. Instalasi Rekam Medis, Manaj. RM, Admission dan Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi:1.Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Evaluasi SDM Instalasi Rekam Medis

3. Evaluasi terhadap materi dan pelaksanaan pelayanan Rekam Medis.4. Perencanaan dan upaya peningkatan kinerja SDM di Instalasi Rekam Medis.

5. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam Medis.

Kelengkapan Rapat:Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi/ usulan kepada pimpinan.12.2 Rapat Insidentil

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu:Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu di-bahas dan diselesaikan segera.

Jam:Sesuai undangan

Tempat: Sesuai undangan

Peserta: Ka. Instalasi Rekam Medis, Manaj. RM, Admission dan Registrasi pelaksana Rekam Medis yang tidak bertugas.

Materi: Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

Kelengkapan rapat: Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan/rekomendasi /usulan kepada pimpinan.BAB XIIIPELAPORAN

13.1 Laporan Harian

Laporan harian instalasi rekam medis meliputi :

1. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat inap

2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan

3. Laporan jumlah pemeriksaan penunjang

4. Laporan rekam medis yang keluar per hari

13.2 Laporan Bulanan

Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan ekstern.

a. Laporan intern meliputi :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Haji Kamino2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

3. Laporan produktifitas dokter

b. Laporan ekstern dilaporkan ke Dinas Kesehatan terdiri dari :

1. Laporan RL. 2a1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Inap Rumah Sakit.2. Laporan RL. 2b1 tentang Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat jalan Rumah Sakit.3. Laporan RL. 2c tentang Data status Imunisasi

4. Laporan RL. 6 tentang Infeksi Nosokomial

13.3 Laporan Tahunan

Instalasi Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari :

1. Laporan kinerja mutu pelayanan RS. Haji Kamino2. Laporan kinerja mutu pelayanan Instalasi Rekam Medis

13.4 Laporan Intern

Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horisontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal

Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain:

a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.

c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI, GDR, NDR.

d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.

f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.

g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horisontal

Laporan yang bersifat Horisontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit lain yang berkaitan di RS. Haji Kamino, antara lain:

Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

a. Laporan Rutin meliputi

1. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.2. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.3. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.4. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/kembali ke Bagian Rekam Medis.

5. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.6. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Bagian Rekam Medis.

7. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

b. Laporan Insidentil

Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Haji Kamino secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan dengan kinerja Rumah Sakit, seperti :

Laporan Asuransi

Laporan Visum Et Repertum Resume

13.5 Laporan Ekstern

Resume Sistem Pelaporan Rumah SakitNama FormulirKodePeriode LaporanJadwal Laporan

1234

Data Kegiatan Rumah SakitRL1Triwulan Tanggal 15 Bulan berikut

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Inap RSRL2aTriwulanTanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Morbiditas Pasien Rawat Jalan RSRL2bTriwulanTanggal 15

Bulan berikutnya

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat InapRumah SakitRL2a1BulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Keadaan Penyakit Khusus Pasien Rawat Jalan Rumah SakitRL2b1BulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Status ImmunisasiRL2cBulananTanggal 15 Bulan Berikut

Data Individual Morbiditas Pasien Rawat Inap

Pasien Umum

Pasien Obstetri

Bayi Baru Lahir/Lahir MatiRL2.1

RL2.2

RL2.3TriwulanTanggal 25 Bulan Sampling

Data Inventarisasi Pelayanan Rumah SakitRL.3Tahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Individual Ketenagaan Rumah SakitRL4aTahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Peralatan Medik Rumah SakitRL5Tahunan per 31 DesemberTanggal 15 Januari

Data Infeksi Nosokomial Rumah SakitRL6Bulanan

Tanggal 15 Bulan Berikut

BAB XIIIPENUTUPDemikian pedoman ini kami susun dengan harapan mudah-mudahan dapat dijadikan acuan dalam Instalasi Rekam Medis (IMR) di Rumah Sakit Haji Kamino, baik untuk perencanaan program kerja, kebijakan, standar pelayanan guna untuk meningkatkan mutu pelayanan yang berorientasi kepada keselamatan pasien.Kami menyadari dalam penyusunan pedoman ini masih banyak kekurangan sehingga diharapkan adanya kritik dan saran untuk perbaikan selanjutnya.Kepala Instalasi Rekam Medis

SUTRIANA, SKM

Way Kanan, Februari 2015Direktur RS. Haji Kamino

dr. DIMAS GUGUM PRAYUDA

Direktur Pelayanan

Manager Pelayanan

Ka. Instalasi RM

SUTRIANA, SKM

AssMen JangMed

Admission dan Registrasi

ELI AGUSTIA NINGSIH, S. Kom

Managemen Rekam Medis

SUTARTO

Penerimaan Pasien RI (Admission)

Penerimaan Pasien RJ (Registrasi)

Assembling danIndeks Kode Pengyakit

Penyimpanan dan Distribusi RM

Statistik dan Pelaporan

ANGGRAINI TYAS

RIKI REGEN

PRAJA MUKTI S., SKM

NOVAN TRIO S., Amd. CCNA

NOVA ANITA., Amd.Kep

NOVA PUSPITA., Amd.Keb

RADEN LABA

SOLIANA WATI

Keuangan

Manajemen

IRNA

IRJ

DOKTER

PASIEN

INSTALASI REKAM MEDIS

REKANAN

Depkes/Pem

LAIN-LAIN

ASURANSI

PAGE 49Rumah Sakit Haji Kamino49