1

ISAD(G). NORMA GENERALĂ INTERNAŢIONALĂ DE DESCRIERE ARHIVISTICA

(EDIŢIA A II-A) NOTĂ ASUPRA PREZENTEI EDIŢII În paginile care urmează încercăm să oferim, pentru prima dată în limba română,

textul integral al Standardului internaţional pentru descrierea arhivelor (ISAD-G), act normativ elaborat de Consiliul Internaţional al Arhivelor şi comunicat, cu caracter de recomandare, membrilor comunităţii arhivistice internaţionale. Deşi document liber accesibil, publicat atât în formă tipărită cât şi on-line, pe site-ul CIA cât şi pe cele ale altor instituţii de arhivă din lume, accesul la acest standard a fost îngreunat în primul rând de bariera lingvistică şi apoi, poate, de lipsa unui acces mai larg documentaţia internaţională.

Importanţa categorică a documentului (în fond, este vorba despre o recomandare tehnică arhivistică, elaborată la nivel internaţional, de specialişti în domeniu din mai multe ţări, consideraţi a avea experienţă arhivistică relevantă) ne-a condus la încercarea de a realiza prezenta traducere. Dar, înaintea textului propriu-zis, am considerat necesar să exprimăm, în câteva cuvinte, pentru cei mai puţin familiarizaţi cu un context general-arhivistic şi cu evoluţiile conceptuale internaţionale în domeniu, câteva consideraţii mai largi asupra ISAD.

A două jumătate a secolului trecut a cunoscut, la nivelul ţărilor dezvoltate economic,

un interes crescând spre automatizarea activităţilor, pe fondul nevoii tot mai mari de creştere a eficienţei, în toate câmpurile activităţii umane. Aceasta activitate a fost determinată în bună măsură de existenţa şi dezvoltarea continuă a dispozitivelor electronice de prelucrare a datelor, computerele. Prin însăşi logica lor matematică, aceste instrumente moderne necesitau concepte clare şi distincte, matematice, chiar în situaţia unor discipline umaniste. Acest fapt a condus mai departe, în multe domenii, re-gândirea conceptelor, re-analizarea lor, descompunerea lor în elemente de bază şi re-coagularea lor, astfel încât să exprime mai clar atât realităţile cunoscute până atunci, cât şi cele care păreau a apare, în urma evoluţiei societăţii.

Arhivistica nu a fost nici ea scutită de această evoluţie. Domeniu al cunoaşterii prin definiţie conservator, arhivistica pare în epoca de astăzi a se îndepărta tot mai mult, în domeniul practicii specifice, de istorie, şi de a deveni, alături de biblioteconomie, o ştiinţă a informaţiei, „condamnată” să caute permanent cele mai eficiente metode pentru păstrarea, gestionarea, regăsirea şi comunicarea informaţiilor deţinute în documente către utilizatori. La fel ca şi în celelalte domenii menţionate, exigenţele societăţii actuale i-au obligat pe arhivişti la o serie de reevaluări conceptuale, menite să asigure integrarea arhivisticii într-un cadru mai larg şi să asigure compatibilizarea terminologiei şi scopurilor cu cele ale utilizatorilor contemporani.

Încercând o scurtă incursiune în ceea ce pare tot mai mult a fi noua structură conceptuală a arhivisticii, remarcăm faptul că de la vechile poziţii ale anilor ’1960, s-a ajuns în ultimele decenii la definirea documentului drept un ansamblu format dintr-o informaţie plasată pe un suport, fără ca între cele două componente să există o legătură organică.

2

Aşadar, strict matematic, atunci când vorbim despre document, vorbim despre informaţie şi despre suport. Dacă suportul, în sfera arhiveconomiei, ţine mai mult de aspecte tehnice şi pare a fi relativ favorizat matematic supunerii unor criterii de analiză şi descriere, principala problemă o vizează maniera în care informaţia ar putea fi analizată, iar regăsirea ei facilitată cât mai mult.

Trebuie precizat că informaţia este ansamblul de date prelucrate, care aduce ştiri despre fapte, evenimente, obiecte, procese etc., ce urmează a fi transmise, înţelese şi acceptate pentru un scop finit. Informaţiile sunt deci date grupate, care „comunică”. Mai departe, datele, considerate ca elemente statice, pot fi grupate în diferite feluri, rezultând de aici diferite informaţii. Aşadar, ca o concluzie globală, pentru a analiza un document – pe latura sa „informativă” – şi a-l identifica în mod unic, ar trebui stabilite datele cuprinse în acel document. Dar cum prezentarea acestor date nu se poate face decât prin alte „date”, acestea au fost numite metadate, adică „date despre date”. Ca urmare, una din sarcinile de bază ale arhivistului este tocmai identificarea, gruparea, structurarea metadatelor, precum şi identificarea celor mai facile căi de regăsire a datelor care să conducă la regăsirea informaţiilor dorite de utilizator. Adică, altfel spus, să se asigure că cercetătorul poate regăsi cât mai precis documentul pe care el îl doreşte.

Analiza de mai sus, aşa cum sperăm că s-a remarcat, nu aduce neapărat vreo noutate în practica arhivistică; el doar defineşte altfel un proces practic. Din punct de vedere al abordării conceptuale însă, diferenţele sunt sesizabile. Separând componentele constitutive ale documentului, perspectiva asupra „evidenţei documentelor de arhivă” suferă o anume modificare. Astfel, pentru a avea „evidenţă” asupra unui document el trebuie controlat la cele două niveluri ale sale: control asupra suportului (control fizic) şi asupra informaţiei (control intelectual). Această diferenţiere modifică şi o serie de noţiuni folosite: dacă la nivelul controlului fizic se poate vorbi despre „inventariere”, la nivelul controlului intelectual mai precis este termenul de „descriere”, care, prin intermediul metadatelor, prezintă conţinutul informaţional al unui document1. De altfel, în limba română, arhiviştii sunt probabil singura categorie profesională care folosesc „inventar” în alt sens decât cel de „listă de existent”.

Mai departe, o altă implicaţie a noii abordări teoretice vizează posibilitatea „standardizării” unei descrieri de documente. După cum se ştie, modul în care fiecare Arhivă îşi descrie documentele făcea, până nu de mult, obiectul celei mai adânci separaţii. Din motivele unei obiective diferenţe de formă şi conţinut, se considera că specificitatea documentului face imposibilă găsirea unor elemente universal valabile care să îl caracterizeze pe acesta în mod unic şi neechivoc. S-a considerat că diferenţele specifice documentelor de arhivă din diferite ţări sunt mult prea mari pentru a putea fi elaborate norme generale şi de aceea arhiviştii au acceptat mai greu o omogenizare a a practicilor în domeniul lor. Or, analizând cele două componente ale documentului, perspectiva tinde a se modifica. Suportul, ca element tehnic, poate fi supus unor criterii descriptive relativ uniforme şi obiective. Informaţia, la rândul ei, este informaţie şi atât, nemaicontând – obiectiv, din punct de vedere al descrierii, al metadatelor – de când, de către cine şi unde a fost creat; în acest context, ea poate fi descrisă, alegând acele elemente relevante pentru caracterizarea ei.

Ca urmare a acestei noi viziuni, şi perspectiva asupra prelucrării arhivelor se schimbă. Dintr-o dată, particularităţile, specificităţile regionale pot fi ocolite, documentul poate fi descris de o manieră mai obiectivă, deci, pentru facilitarea comunicării şi înţelegerii conţinutului documentelor din arhivele lumii, se putea încerca o standardizare. Desigur, au rămas şi o serie de opinii care considerau cadrele unei norme standard de descriere arhivistică prea rigide pentru a realiza instrumentele de cercetare, considerate ca fiind adevărate „opere ale spiritului”. 1 Vezi şi Internaţinal Council of Archives, Report of the Sub-committee on Finding Aids Guidelines for the Preparation and Presentation of Finding Aids, 2001.

3

Logica prezentată în paragrafele anterioare a fost, până la un punct, cea aplicată şi în

cazul bibliotecilor. Aşa cum se ştie, Standardul internaţional pentru descrierea cărţilor a fost adoptat încă din anii ’1970 şi, în ciuda concurenţei sale cu alte standarde, a demonstrat că se poate, că mecanismul este corect şi se poate aplica o uniformizare a descrierilor documentelor. În cazul arhivelor, această uniformizare a fost întârziată şi de specificul profesiei. Una dintre cele mai serioase fisuri între bibliotecă şi arhivă ţine nu atât de obiectul prelucrării (în fond, tot nişte „documente”), cât în atitudinea faţă de acesta. În special este de subliniat remarca arhivistului american Th. Schellenberg, care sesiza faptul că, dacă bibliotecarul „adună” documente, arhivistul „preia” documente; dacă bibliotecarul formează colecţii – grupări artificiale de documente, arhivistul are ca obiect de muncă fondurile – grupări „naturale” de documente, formate ca rezultat al activităţii unor instituţii. Din punct de vedere al principiilor de lucru, arhivistul lucrează ghidat de respectul faţă de creator şi sistemul său de organizare al documentelor. Documentul de arhivă are, de aceea, ceva în plus faţă de caracteristicile documentelor, în general: contextul. Aici există poate cea mai netă diferenţiere sectorială a arhivisticii faţă de biblioteconomie: documentul dintr-un fond arhivistic este şi trebuie să fie situat în contextul în care a fost creat, în timp ce documentul dintr-o colecţie este o piesă distinctă, ruptă de ansamblul apariţiei sale. De aici, şi particularităţi în descrierea informaţiilor din documente, în constituirea metadatelor. Aici este o altă cauză a întârzierii cu care Arhivele au elaborat linii directoare în această privinţă; caracteristicile speciale ale prelucrării documentelor de arhivă au îngreunat semnificativ aplicarea unor reguli generale.

Noile abordări conceptuale, depăşirea cu succes a obstacolelor teoretice existente,

conştientizarea tot mai clară a particularităţilor specifice profesiei a condus treptat la cristalizarea unor linii generale în domeniul descrierii documentelor. Elaborarea standardul internaţional pentru descrierea documentelor de arhivă – practic o replică arhivistică la existenţa ISBD – a fost o preocupare a Congresului Internaţional al Arhivelor de multă vreme. Primele tentative de standardizare au fost realizate pe ţări, în Statele Unite ale Americii (APPM: Archives, Personal Papers and Manuscripts), Regatul Unit al Marii Britanii (Manual of Archival Descripition) Canada (Les normes de description archivistique. Une nécessité, 1986; RDDA: Règles pour la description des documents d’archives) şi Australia (Australian Common Practice). Toate aceste standarde au stat, într-un fel sau altul, la baza ISAD(G).

În anul 1988, o reuniune a experţilor în descriere arhivistică a avut loc las Ottawa. La această reuniune s-a hotărât crearea, în 1990, a unei comisii în cadrul CIA, însărcinată cu elaborarea unei norme internaţionale de descriere arhivistică sau ISAD(G) care să furnizeze, în conformitate cu principiul respectului aprtenenţei unui document la un fond, o structură tip de descriere pentru toate tipurile de documente, indiferent de forma, suportul sau epoca în care au fost create. Ulterior, în deschiderea Congresului Internaţional al Arhivelor de la Montreal, în 1992, preşedintele Consiliului Internaţional al Arhivelor la acel moment, Jean-Pierre Wallot întreba: „Ar trebui să avansăm în procesul de standardizare?”. Dar, cu toată prudenţa necesară (standardul nu a primit un număr ISO şi are caracter de recomandare), din 1996, Comisia ad-hoc pentru întocmirea normelor de descriere arhivistică a devenit un comitet permanent la CIA în timpul Congresului nternaţional de la Pekin din 1996. Aceast comisie a primit ca sarcină principală revizuirea primei variante a standardului ca sarcină prioritară a activităţii sale pentru perioada 1996-2000. Pornit, după datele pe care le deţinem, de la normele canadiene de descriere arhivistică (RAD/RDDA), prima versiune a fost înaintată comunităţii arhivistice internaţionale pentru a veni cu propuneri şi comentarii în vederea revizuirii. Varianta a doua a fost declarată standard internaţional general (cu caracter de recomandare) la Congresul de la Sevilla, din 2000.

4

În acest moment nu mai există reţineri în adoptarea standardului iar necesitatea de a schimba informaţii la nivel naţional şi internaţional a condus la înţelegerea, mai întâi, asupra elementelor de descriere arhivistică şi asupra modului de prezentare uniformă a acestor elemente. Necesitatea standardizării descrierii arhivistice a reunit deja consensul comunităţii arhivistice internaţionale, discuţiile purtându-se încă asupra rolului şi naturii acestor norme. Difuzarea normei a fost favorizată şi posibilitatea de automatizare a instrumentelor de regăsire/cercetare, iniţiative de tipul EAD (Encoded Archival Description) făcând deja o frumoasă carieră.

ISAD(G) se defineşte ca fiind un ansamblu de reguli generale de descriere a documentelor de arhivă având drept obiect facilitarea cercetării şi a schimbului de informaţii asupra documentelor, indiferent de forma lor, suport, conţinut informaţional şi sau de locul de păstrare. Cu toate acestea, se precizează faptul că ISAD(G) nu se referă la descrierea unor tipuri particulare de documente (sigilii, înregistrări sonore, planuri), deoarece există manuale/standarde care precizează regulile de descriere pentru aceste documente. El poate fi însă utilizat în combinaţie cu manualele respective, cu scopul de a permite o descriere potrivită şi a acestor categorii de documente.

Logica generală a ISAD(G) este descrierea pe mai multe niveluri. S-a plecat de la constatarea că documentele dintr-un fond de arhivă au, prin natura mecanismului de creare, o structură ierarhică, şi, ca urmare, descrierea se realizează şi ea pe mai multe niveluri. Este fundamental să se conştientizeze existenţa acestora dat fiind faptul că dispunerea lor ierarhică impune regula de descriere. ISAD(G) se bazează pe corespondenţa dintre nivelele de ordonare a fondului sau colecţiei şi nivelele de descriere. Fiecărui nivel de ordonare intelectuală îi corespunde un nivel de descriere. Se poate realiza o singură descriere pentru mai multe fonduri, sau se poate realiza câte o descriere pentru fiecare parte structurală a unui fond coborând până la nivelul unui dosar sau al unui document. Marele avantaj al acestui sistem constă aşadar în aceea că se poate realiza, în funcţie de resurse, o descriere la un nivel general, urmând ca ulterior să se revină şi, în mod natural, fără modificări, să se dezvolte până la alt nivel de detaliere dorit.

ISAD(G) cuprinde 26 de elemente de descriere, repartizate în 6 zone care structurează planul oricărei descrieri. Este practic vorba despre o „fişă de inventar”, lărgită şi în acelaşi timp sistematică. Rezultatul descrierilor conform standardului se concretizează în instrumente de cercetare realizate pe suport de hârtie sau electronic, mult mai accesibile – pe plan naţional şi internaţional, prin uniformitatea câmpurilor de descriere şi a semnificaţiei lor.

De subliniat este că, deşi regulile care constituie prezentul standard sunt mai întâi destinate descrierii arhivelor (documentelor) permanente, ele pot fi aplicate şi etapelor anterioare de creare a arhivei. Aceasta cu atât mai mult cu cât descrierea arhivistică, într-un sens larg, înregistrează fiecare element de informaţie, indiferent de etapa în cursul căreia acel element a fost identificat sau stabilit. În fiecare etapă, informaţia despre documente rămâne dinamică şi poate fi subiectul unor modificări, cu scopul de a asigura o cunoaştere mai precisă a conţinutului sau a contextului creării sale.

Standardul ISAD(G) a avut un ecou favorabil în Franţa, deoarece a întâlnit a venit în întâmpinarea preocupărilor arhiviştilor francezi de a dispune de o normă de descriere unică pentru toate documentele. Un studiu realizat în 1991 de către Comitetul de coordonare informatică a subliniat importanţa standardizării descrierii arhivistice şi revizuirea concepţiei de realizare a instrumentelor de cercetare în vederea informatizării ulterioare a acestora. Un grup de lucru, constituit la nivelul Arhivelor Naţionale în 1993, a fost însărcinat să definească criteriile de elaborare a instrumentelor de cercetare informatizate. După apariţia ISAD(G) grupul şi-a orientat activitatea către realizarea unui manual de punere în practică a standardului în arhivele franceze.

5

ISAD(G) a fost difuzat printr-o notă a Direcţiei Arhivelor Franţei (DAF) din 5 decembrie 1994. Baza de date BORA (Base d’orientation et de recherche dans les archives) va deveni, la nivel naţional, portalul unde toate fondurile conservate în serviciile publice franceze vor apărea descrise conform standardului internaţional. Fondurile păstrate la CAMT (Centre des archives du monde du travail) sunt deja consultabile pe site-ul internet al CAMT. Descrierea este de tip ISAD(G), câteodată pe două sau trei nivele. Toate cele 26 de elemente ale standardului figurează în instrumentele de cercetare realizate în arhivele publice franceze, dar bazele de date ignoră o parte dintre ele – cele din zona Contextului – deşi acestea sunt singurele care stabilesc provenienţa, prin urmare apartenenţa la fond şi de aici, posibilitatea, în timp, de a realiza critica istorică a documentelor. În prezent se lucrează la revizuirea bazelor de date existente.

În Scoţia, cataloagele electronice cum este sistemul CLIO la Arhivelor Naţionale din Scoţia, au fost create înainte de apariţia standardelor internaţionale cum este ISAD(G) care a revoluţionat problema descrierii. Din nefericire, adoptarea ISAD(G) înseamnă vor trebui revăzute metodele de descriere folosite până la momentul respectiv. Mulţi arhivişti din Scoţia au fost formaţi până nu demult în legătură cu ceea ce era în esenţă stilul propriu de descriere al Arhivelor Naţionale ale Scoţiei, deşi toţi celor care au trecut recent prin cursuri postuniversitare de pregătire arhivistică le-a fost predat ISAD(G) şi alte standarde şi, în consecinţă, gândesc în aceste noi cadre. În prezent există, în Scoţia, o nepotrivire între generaţia mai tânără care are o experienţă limitată dar pentru care ISAD(G) este simplu şi generaţia mai în vârstă, care este mai experimentată, obişnuită cu diverse stiluri de descriere, dar care în unele cazuri au mari dificultăţi în înţelegerea noilor metode.

Deşi prima versiune a ISAD(G) a fost adoptată în 1993, au trecut câţiva ani până ce a fost acceptat în Marea Britanie ca cea mai bună metodă; probabil că a fost nevoie să existe un grup de oameni care să fie familiar cu ISAD(G). Arhivele Naţionale ale Scoţiei l-a adoptat, în principiu, în timpul etapelor de lucru. Când a apărut a doua ediţie a ISAD(G), s-a stabilit un subansamblu obligatoriu de 15 elemente pentru descrierea documentelor, care pare să fie cel mai mare subansamblu dintre reţelele existente în Marea Britanie.

Problemele nu au întârziat să apară în cazul celor care au început descrierea

documentelor de arhivă în conformitate cu norma ISAD(G). Un exemplu mai puţin obişnuit, luat dintr-una din reţelele din Marea Britanie este un extras dintr-o prezentare de subfond, care scrie: „Domeniu şi Conţinut. Arhive generale despre toate subiectele”. În acest caz, cel care a realizat descrierea a încercat să facă o prezentare pe mai multe niveluri, şi dorind să evite repetarea de informaţii a dat o prezentare scurtă numai la cel mai înalt nivel. Nu trebuie omis că această scurtă intrare „Domeniu şi Conţinut” este însoţită de un titlu şi de alte date. În acest caz, nu se poate vedea nici o valoare a acestei intrări, şi prezentările următoare fac evident faptul că în contextul întregii colecţii, acest subfond are o mulţime de documente pe subiecte diverse dar este limitat în contextul istoriei britanice.

Mai sunt şi alte cazuri de aplicare nu tocmai fericită a normei şi este exemplul colecţiilor sau fondurilor personale şi familiale ale căror descrieri sunt de o lungime excesivă. Există o prezentare la nivel de colecţie pentru o colecţie de documente de familie şi de proprietate care atunci când a fost tipărită se întindea pe 25 de pagini A4. Cele mai lungi secţiuni erau desigur „Istoria administrativă/Biografică” şi „Domeniu şi Conţinut” în ciuda faptului ca ISAD(G) spune în mod ferm că aceste intrări trebuie să fie concise sau sumare. La fel sunt exemple de istorii administrative sau biografice care nu par să aibă vreo relaţie cu actualul creator al colecţiei care este subiectul intrării. În acest caz se admite faptul că informaţiile oferite sunt contextuale şi ele trebuie separate de istoria administrativă, în special dacă instituţia creatoare propune să păstreze astfel de informaţii în dosare corespunzătoare pe autorităţi de nume.

6

Ca urmare, anticipăm oarecum unele probleme care se vor ivi în mod inerent, generate, pe de o parte, de natura standardului şi nefamiliarizarea cu cerinţele lui, iar, pe de altă parte, de incorecta aplicare a acestuia. ISAD(G) este predispus, prin însăşi natura sa variante de interpretare, deoarece este un standard de structură de date şi nu un standard de conţinut de date. Există în Introducere, în mod special, menţiunea că trebuie „folosit în legătură cu standardele naţionale existente sau ca bază pentru dezvoltarea standardelor naţionale, acolo unde acestea nu există”. Mai mult, în timp ce a doua ediţie a ISAD(G) oferă câteva exemple foarte folositoare despre cum poate fi aplicat, nu trebuie omis faptul că aceste exemple sunt „ilustrative dar nu prescriptive”.

Apoi, nefamiliarizarea cu ISAD(G) şi incorecta aplicare a standardului sunt legate între ele. În mod cert, câteva chestiuni noi prezente în ISAD(G) pot avea scuza nefamiliarităţii, dar va exista întotdeauna posibilitatea aplicării incorecte a ISAD(G). Având în vedere natura nonpresriptivă a ISAD(G), poate fi argumentat că folosirea incorectă a standardului nu este posibilă. Dar pot apărea situaţii în care cei care fac descrierea documentelor să „forţeze” informaţiile în câmpuri greşite şi doar în unele cazuri va fi posibil să se observe ce anume i-a determinat pe arhivişti să greşească.

În privinţa implementării standardului, s-a ajuns la concluzia că dacă activitatea de descriere conform ISAD(G) este realizată, cel puţin la început, doar de un mic grup de arhivişti, atunci există mai multe şanse ca prezentările să fie realizate uniform. Este o sarcină imensă să asiguri uniformitatea prelucrării documentelor de arhivă chiar şi într-un proiect de scurtă durată. În speranţa obţinerii acestui lucru, s-au emis ghiduri bazate pe folosirea ISAD(G), care sunt în egală măsură generale şi specifice bazei de date care trebuie folosită, astfel încât uniformitatea în descrierea documentelor de arhivă va fi realizată atât cât este posibil. Nu s-a apreciat de la început cât de esenţiale sunt ghidurile.

Legat de arhivistica românească, aşa cum se va putea remarca, elementele de descriere arhivistică propuse de ISAD(G) conţin destul de multe dintre elementele fişei de inventar redată în Normele tehnice elaborate de Arhivele Naţionale ale României. Din punctul de vedere al noutăţilor aduse de ISAD(G), remarcăm faptul că aduce o serie de termeni profesionali noi, definind realităţi specifice profesiei, şi care ar trebui poate însuşiţi ca atare şi de arhivistica românească. De pildă, folosirea conceptului de unitate de descriere, care pare mult mai aplicat decât cel de unitate arhivistică; de aceea, poate ar trebui să se utilizeze această formă, care poate avea şi un sens mai larg, cu o gamă superioară de folosire în practica arhivistică. Apoi, termenul de descriere a informaţiei pare a fi mai propriu decât cel de inventariere.

Maniera de redactare a standardului permite de asemenea o mai clară posibilitate de descriere uniformă a materialului arhivistic. Spre deosebire de Norma tehnică, unde se precizează doar procedurile specifice – care sunt intepretabile – ISAD(G) precizează mai întâi scopul redactării fiecărei zone în parte, oferind astfel arhivistului, în funcţie de realitatea concretă a materialului prelucrat, posibilitatea să se adapteze în descrierea sa. Accentul este pus nu pe respectarea cu orice preţ a procedurii, ci pe respectarea scopului final: descrierea eficientă a structurii arhivistice analizate.

Un alt aspect important al ISAD(G) este uniformizarea elementelor de descriere. Exceptând cazurile particulare (sigilii, hărţi etc.) adoptarea ISAD(G) ar reduce multitudinea de cazuri particulare prezentate în Norma tehnică, determinate de perioada de creare a arhivelor, de creator, de tipul de documente etc. În plus, nivelul ridicat de generalizare oferă arhivistului şi o mai mare libertate de acţiune în redactarea „fişei” de descriere, şi o mai mare adaptabilitate la eventualele situaţii specifice, care se subsumează însă modelului general prevăzut de standard.

Întărind un aspect prezent, dar nu complet, în arhivistica românească, ISAD(G) revalorizează funcţia ştiinţifică a arhivistului. În plus faţă de descrierea exclusiv externă,

7

impusă de unele dintre elementele prezentului standard, se impune o muncă de documentare istorică, în cazul altor elemente care sunt adesea omise din instrumentele de cercetare, cum sunt: Numele creatorului/creatorilor; Istoria instituţiei/Notă biografică; Istoria arhivei; Prezentarea conţinutului; Informaţii complementare; Bibliografie. Arhivistul este, în plus, chemat în cadrul „Notei arhivistului”, să-şi motiveze alegerea făcută în primul rând în ordonarea fondului, angajându-şi responsabilitatea ştiinţifică.

În fine, dar nu în ultimul rând, adoptarea unui asemenea standard ar permite şi arhivisticii româneşti o mai mare comunicabilitate cu structuri similare străine, şi ar permite astfel o popularizare sporită a tezaurului arhivistic naţional. Cu cât această popularizare va fi mai largă, cu atât valoarea şi importanţa documentelor deţinute de Arhivele Naţionale ale României vor fi mai mari.

Prezenta ediţie în limba română a ISAD(G) a avut o serie de particularităţi. În primul rând, traducerea a fost asigurată nu de filologi, ci de arhivişti. Acest aspect, dincolo poate de unele contestaţii asupra alegerii unuia sau altuia din termeni, este esenţial, deoarece nivelul de complexitate şi de specializare a vocabularului arhivistic internaţional impune nu doar traducerea, ci şi înţelegerea, din punct de vedere tehnic, profesional, a textului. Apoi, traducerea standardului s-a făcut „încrucişat”, mergând atât pe varianta engleză, cât şi pe cea franceză, fapt care a facilitat înţelegerea unor aspecte tehnice.

Deşi a fost utilizat şi Dicţionarul internaţional de terminologie arhivistică , problema echivalenţelor vocabularului tehnic arhivistic a fost una destul de dificilă. Arhivistica românească nu foloseşte întotdeauna termeni foarte clar conceptual sau, în unele cazuri, nu are termeni care să definească realităţi prezentate în standard. Iată de ce, am simţit nevoia să facem şi alte precizări terminologice asupra unor operaţiuni sau termeni arhivistici, exprimându-ne opinia în legătură cu adaptarea în limba română a unor termeni care folosiţi de comunitatea arhivistică internaţională.

Am păstrat structura consacrată a ISAD(G) aşa cum a fost ea aprobată de Consiliul Internaţional al Arhivelor. Am tradus fiecare element în parte, încercând ca termenul românesc să reflecte atât sensul îl limba română al termenului, cât şi semnificaţia arhivistică. Am păstrat exemplele oferite de standard la fiecare element dar am îndepărtat exemplele de al finalul normei, încercând să oferim noi câteva modele de descriere conform ISAD(G), aplicate pe documente din Arhivele Naţionale.

Publicarea acestei traduceri în preajma editării noilor Norme tehnice sperăm să

impulsioneze discuţiile profesionale şi să conducă la o serie de dezbateri menite să faciliteze modernizarea terminologică şi procedurală a arhivisticii româneşti. Orice observaţie, analiză sau poziţie critică constructivă nu reprezintă decât un răspuns la o provocare a ceea ce colegii arhivişti din alte ţări au lansat. Sperând la o fertilă dezbatere profesională, ne manifestăm opinia că ISAD(G) va constitui o opţiune importantă în viitorul imediat.

8

CUPRINS

Cuvânt înainte Introducere 0. Glosar de termeni asociaţi regulilor 1. Descrierea pe mai multe niveluri

1.1. Introducere 2. Regulile descrierii pe mai multe niveluri

2.1. Descrierea de la general către particular 2.2. Informaţii adaptate nivelului de descriere 2.3. Înlănţuirea logică a descrierilor 2.4. Nerepetarea informaţiilor

3. Elementele descrierii 3.1. Identificarea

3.1.1. Cota numerică/numărul unic de identificare 3.1.2. Denumirea unităţii de descriere 3.1.3. Data/datele extreme 3.1.4. Nivelul descrierii 3.1.5. Importanţa şi suportul unităţii de descriere

(cantitate, volum sau dimensiuni) 3.2. Contextul

3.2.1. Numele creatorului/creatorilor 3.2.2. Istoria instituţională/notă biografică 3.2.3. Istoricul păstrării (custodiei) documentelor 3.2.4. Modalităţile de intrare

3.3. Conţinutul şi structura 3.3.1. Prezentarea conţinutului 3.3.2. Selecţionarea 3.3.3. Preluări (achiziţii) 3.3.4. Sistemul de ordonare

3.4. Condiţiile de acces şi de utilizare 3.4.1. Condiţiile de acces/reglementarea accesului 3.4.2. Condiţii reglementând reproducerea 3.4.3. Limba şi alfabetul documentelor 3.4.4. Caracteristici fizice şi cerinţe tehnice 3.4.5. Instrumente de cercetare

3.5. Sursele complementare 3.5.1. Existenţa şi locul de păstrare a originalelor 3.5.2. Existenţa şi locul de păstrare a copiilor 3.5.3. Surse complementare 3.5.4. Bibliografie

3.6. Note 3.6.1. Note

3.7. Controlul descrierii 3.7.1. Nota arhivistului 3.7.2. Reguli sau convenţii 3.7.3. Data descrierii

ANEXA 1: Model de descriere ISAD(G) pentru arhivă medievală

ANEXA 2: Model de descriere ISAD(G) pentru arhivă contemporană

9

CUVÂNT ÎNAINTE

1. Comisia ad-hoc a CIA asupra normelor de descriere, care a redactat norma ISAD(G), a devenit Comitet permanent încă de la Congresul Internaţional al Arhivelor desfăşurat la Pekin (China) în 1996. Acest Comitet a prevăzut revizuirea normei ISAD-G (Ottawa, 1994) ca o sarcină prioritară a programului său de lucru pentru perioada 1996-2000.

2. Documentul de faţă, care constituie a doua ediţie a ISAD/G, este rezultatul unei proceduri de revizuire anunţată încă din prefaţa ediţiei din 1994, care prevedea un ciclu de revizuire de 5 ani. Apelul adresat comunităţii arhivistice internaţionale de a propune sugestii în vederea revizuirii, a fost lansat la începutul anului 1998, prin scrisori adresate tuturor membrilor de drept sau asociaţi ai CIA, ca şi diferitelor organizaţii interesate de activitatea CIA. Acest apel a fost făcut public pe site-ul de internet al CIA. Data limită a trimiterii comentariilor a fost fixată pentru 15 septembrie 1998, cu scopul de a se putea începe procesul de revizuire (a ISAD/G) la a doua reuniune plenară a Comitetului.

3. La sfârşitul lui septembrie 1998, secretariatul Comitetului primise deja aproape 33 de răspunsuri din partea Comitetelor naţionale, organizaţiilor sau personalităţilor din 25 de ţări ale lumii,situate pe toate continentele. Comentariile au făcut obiectul unei sinteze de 101 pagini. Această sinteză, adresată tuturor membrilor Comitetului, a constituit documentul de lucru al celei de-a doua reuniuni plenare a Comitetului.

4. A doua reuniune plenară a Comitetului a avut loc la Haga, în perioada 19-22 octombrie 1998, şi un prim proiect de revizuire a ISAD/G a fost elaborat pe baza comentariilor primite. Acest proiect a circulat printre membrii Comitetului şi a fost definitivat prin corespondenţă. Forma finală a fost stabilită la a treia reuniune plenară a Comitetului, în Suedia, documentul fiind pregătit pentru a fi supus celui de-al 14-lea Congres Internaţional al Arhivelor, la Sevillia (Spania), în 2000.

Redăm aici numele membrilor Comitetului pentru normele de descriere al CIA, care au participat la revizuire şi au făcut parte din Comitet în perioada 1996-2000. Membrii al căror nume este redat cu caractere italice, anterior au făcut parte şi din Comisia ad-hoc.

Victoria Arias (Spania) 1996-1998 Elisa Carolina de Santos Canalejo (Spania) 1998- Adrian Cunningham (Australia) 1998- Jan Dahlin (Suedia) 1996- Vitor Manoel Marques da Fonseca (Brazilia) 1996- Michael Fox (USA) 1996- Ana Franqueira (Portugalia) 1996- Bruno Galland (Franţa) 1996- Kent Haworth (Canada) 1996- Ma Jinghua (China) 1996- Christine Nougaret (Franţa), preşedintă 1996- Dagmar Parer (Australia) 1996-1998 Lydia Reid (S.U.A.) 1999- Hugo Stibbe (Canada), şef de proiect şi secretar 1996- Stefano Vitali (Italia) 1996- Debra Wall (S.U.A.) 1996-1998 Au participat, de asemenea, la una sau mai multe reuniuni: Asunción de Navascués Benlloch (Spania)

10

Eeva Murtomaa (Finlanda), reprezentantă a IFLA Per-Gunnar Ottosson (Suedia) Comitetul pentru normele de descriere al Consiliului Internaţional al Arhivelor

(CIA/CDS) mulţumeşte următoarelor instituţii, care au găzduit şi finanţat reuniunile plenare ale Comitetului şi reuniunile sub-comitetelor:

Archives de France (Paris) (de două ori) Archivio di Stato di Firenze (Italia) Arquivos Nacionais / Torre do Tombo (Lisabona, Portugalia) Landsarkivet (Stockholm, Suedia) (de două ori) Rijksarchiefdienst (Haga, Olanda) Adresăm mulţumiri şi arhivelor canadiene (The National Archives of Canada, Ottawa)

care au finanţat funcţionarea secretariatului pentru un al doilea mandat de 4 ani. Fără contribuţia lor substanţială la finanţarea şi organizarea materială a reuniunilor, această normă nu ar fi putut fi elaborată. INTRODUCERE

I.1. Norma de faţă oferă liniile directoare pentru desfăşurarea acţiunii de descriere arhivistică. Ea poate fi folosită în asociere cu normele naţionale existente sau poate ca bază pentru crearea unor norme naţionale.

I.2. Scopul descrierii arhivistice este acela de a identifica şi de a explica contextul

[creării] şi conţinutul documentelor de arhivă, în vederea înlesnirii accesului la acestea. Acest obiectiv este realizat prin crearea unor reprezentări2 pertinente şi precise, organizate în conformitate cu modele prestabilite. Procedurile legate de descriere pot începe din momentul creării arhivei – sau chiar înainte – şi pot continua pe perioada păstrării acesteia. Aceste proceduri permit controlul conţinutului pentru a asigura pertinenţa descrierii, utilitatea şi adaptabilitatea ei.

I.3. Elementele specifice ale informaţiei sunt înregistrate în fiecare etapă a existenţei documentelor de arhivă (crearea, stabilirea valorii practice sau istorice, ordonarea, preluarea, conservarea) pentru că documentul trebuie să fie pe de o parte, luat în evidenţă şi păstrat. Iar pe de altă parte comunicat tuturor celor care au dreptul să-l consulte la un moment dat. Descrierea arhivistică, în sens larg, cuprinde fiecare element al informaţiei, indiferent de etapa în cursul căreia elementul este identificat sau stabilit. În fiecare stadiu, informaţia despre materialul arhivistic rămâne dinamică şi poate fi corectată pe măsură ce apar noi informaţii despre conţinut sau despre contextul creării. Sistemele computerizate, în mod special, pot servi integrării sau selectării elementelor de informare solicitate, sau completării şi corectării lor. Deşi aceste reguli vizează în primul rând descrierea materialelor arhivistice cu termen de păstrare permanent, deci a celor care au fost deja supuse selecţionării, ele pot fi aplicate şi în cadrul prelucrării în faze mai puţin avansate.

I.4. Acest standard conţine regulile generale pentru descrierea arhivistică, reguli care pot fi aplicate indiferent de forma sau suportul materialului arhivistic. Pentru documentele cu suport special, cum sunt sigiliile, hărţile, înregistrările audio există standarde speciale, care au fost publicate. Această normă poate fi utilizată/folosită în asociere cu aceste standarde speciale, pentru o MAI bună descriere a documentelor pe suporţi speciali. 2 Materializate în legislaţia românească sub forma fişei de inventar.

11

I.5. Acest set de reguli generale face parte dintr-un proces care are drept scop:

a. să asigure crearea unor descrieri corespunzătoare, pertinente şi explicite; b. să faciliteze regăsirea şi schimbul informaţiilor despre materialul arhivistic; c. să permită comunicarea datelor despre creator; d. să facă posibilă integrarea descrierilor provenite din locuri diferite de păstrare într-

un sistem de informaţii unificat.

I.6. Regulile îndeplinesc aceste scopuri prin identificarea şi definirea a 26 de elemente, care pot fi combinate pentru a constitui descrierea unei entităţi arhivistice. Structura şi conţinutul informaţiei, în cadrul fiecarui dintre aceste elemente, pot fi formulate conform regulilor naţionale existente. Regulile au un caracter general şi au fost astfel concepute pentru a se aplica tuturor deScrierilor de documente, indiferent de natura şi importanţa unităţii de descriere. Totuşi, norma nu stabileşte modalităţile de editare, nici mijloacele folosite pentru prezentarea acestor elemente, de exemplu diferitele tipuri de instrumente de cercetare3, cum sunt inventarele, repertoarele, etc.

I.7. Normele de descriere arhivistică se bazează pe principiile teoretice general acceptate. De exemplu, principiul conform căruia descrierea arhivistică se face de la general către particular este consecinţa practică a principiului respectării integrităţii fondului4. Acest principiu este cu atât mai valabil cu cât se intenţionează cumularea informaţiei într-o bază de date, fie ea clasică sau informatizată, pentru că principiile descrierii nu depind de natura instrumentelor DE cercetare.

I.8. În anexa A-1 se găseşte un model ierarhic al nivelurilor de ordonare pentru un fond şi părţile sale structurale. Acesta conţine diferite niveluri de descriere, cu diferite niveluri de detaliere a informaţiei, potrivite fiecărui nivel de ordonare. De exemplu, un fond poate fi descris în totalitate printr-un enunţ simplu, sau prezentat la diferite niveluri de descriere cu amănuntele specifice. Fondul formează nivelul de descriere superior; părţile structurale formează niveluri subordonate, a căror descriere nu cuprinde în totalitate descrierea care ilustrează fondul în întregime (a se vedea anexa). Astfel, putem avea o descriere la nivelul fondului, o descriere la nivelul seriei organice, o descriere la nivelul dosarului şi/sau o descriere la nivelul piesei de arhivă [= cea mai mică unitate]. La descriere, pot fi avute în vedere şi niveluri intermediare: sub-fond (parte structurală a fondului) sau sub-serie organică (parte structurală a seriei organice). Fiecare dintre aceste sub-niveluri poate fi divizat, la rândul său, în funcţie de complexitatea structurii administrative şi/sau funcţiile instituţiei creatoare şi organizarea însăşi a documentelor. Anexa A-2 prezintă relaţiile complexe între creator(i) şi unităţile de descriere: aceste relaţii sunt independente de nivelul de descriere, ceea ce ilustrează căsuţele care reprezintă DESCRIEREA CUVÂNTULUI CHEIE conform normei ISAAR (CPF), şi legăturile între aceste DESCRIERI şi căsuţele reprezentând unităţile de descriere ale fondului şi a componentelor sale. Anexa B prezintă exemple complete de descriere arhivistică, efectuată la mai multe niveluri.

I.9. Fiecare regulă se compune din: a. numele elementului descrierii stabilit de respectiva regulă; b. precizare asupra utilităţii elementului în cadrul descrierii; c. enunţarea regulii/regulilor aplicabile acestui element;

3 Apar şi ca instrumente de cercetare, instrumente de evidenţă, de regăsire. 4 Se consideră că normele stabilite pentru descrierea unui fond pot fi folosite şi pentru descrierea unei colecţii.

12

d. în măsura posibilului, exemple care ilustrează aplicarea regulii/regulilor.

I.10. Numerotarea paragrafelor nu are alt scop decât facilitarea citării. Această numerotare nu trebuie folosită decât pentru a desemna elementele descrierii.

I.11. Cele 26 de reguli ale descrierii, identificate de specialiştii de la CIA, sunt grupate

în 7 domenii sau criterii5 mai largi: 1. Identificarea (cuprinde informaţiile esenţiale pentru identificarea unităţii de descriere) 2. Contextul (cuprinde informaţii asupra originii şi păstrării unităţii de descriere) 3. Conţinutul (cuprinde informaţii asupra subiectului unităţii de descriere şi a

modului lor de ordonare) 4. Condiţiile de acces şi de utilizare (cuprinde informaţii asupra posibilităţilor de

acces la unitatea de descriere) 5. Informaţiile complementare (cuprinde informaţii asupra documentelor care au o

legătură semnificativă cu unitatea de descriere) 6. Note (cuprinde informaţii speciale, care nu şi-au putut găsi locul în nici una din

celelalte zone) 7. Controlul descrierii (cuprinde informaţiile despre cum, când şi de către cine a

fost făcută descrierea)

I.12. Cele 26 de elemente cuprinse în aceste reguli generale pot fi folosite toate în descriere, însă doar un număr mai mic dintre ele sunt indispensabile oricărei descrieri. Câteva sunt considerate esenţiale pentru schimbul internaţional de informaţie în domeniu. Acestea sunt:

a.cota (sau codul de referinţă, cifra unică de identificare); b. denumirea unităţii de descriere, a fondului, a părţii structurale, respectiv a unităţii arhivistice; c. denumirea creatorului; d. data creării sau datele extreme ele existenţei creatorului; e. cantitatea (sau dimensiunile) unităţii de descriere; f. nivelul descrierii.

Exemplele care figurează în textul normei sunt date cu titlul ilustrativ, nu prescriptiv. Ele lămuresc conţinutul normei, dar nu aduc nimic nou din punctul de vedere al regulilor. Prin urmare, nu este nevoie ca aceste exemple să fie urmate întru totul. Pentru a aprecia contextul fiecărui exemplu, acesta este urmat de indicarea nivelului de descriere căruia aparţine unitatea de descriere (în italice şi între paranteze). Exemplul este urmat de numele instituţiei (tot cu caractere italice) care l-a elaborat. El poate fi urmat de explicaţii suplimentare, tot în italice, precedate de cuvântul „Notă”. Nu trebuie confundată indicarea nivelului de descriere, a sursei sau a exemplului-însuşi.

I.13. Folosirea într-o anumită descriere arhivistică a datelor mai puţin importante din unitatea descrisă depinde de natura unităţii de descriere.

I.14. Cuvintele cheie se stabilesc pe baza elementelor de descriere. Calitatea acestora

este asigurată de către tezaurul de cuvinte cheie. Dată fiind importanţa cuvintelor cheie pentru regăsire, o altă normă a CIA, Standardul arhivistic internaţional pentru colectivităţi, persoane sau familii (ISAAR/CPF), oferă regulile generale pentru stabilirea descrierilor de cuvinte cheie care codifică numele colectivităţilor, persoanelor şi familiilor care pot fi reţinute drept creatori în descrierea documentelor de arhivă (a se vedea anexa A-2 pentru schema 5 În limba engleză, areas iar în franceză zones.

13

relaţiilor între descrierea documentului şi cuvintele cheie). Glosarele şi convenţiile care să stabilească alte CUVINTE CHEIE vor trebui elaborate la scară naţională (indicate cu caractere italice pentru fiecare limbă). Următoarele norme ISO sunt utile pentru elaborarea şi actualizarea glosarelor standard de termeni arhivistici. ISO 5963 Documentare – Metodologia de analizare a documentelor, determinarea conţinutului lor şi alegerea termenilor de indexare, ISO 2788 Documentare – Principiile directoare pentru stabilirea şi dezvoltarea unei terminologii standardizate (internaţionale), şi ISO 999 – Informare şi documentare – Ghid pentru conţinutul, organizarea şi prezentarea indecşilor.

I.15. Pentru referinţele bibliografice citate în oricare element al descrierii se va respecta ultima versiune a normei ISO 690 Documentare – Referinţe bibliografice – Conţinut, formă şi structură.

0. GLOSAR DE TERMENI ASOCIAŢI REGULILOR

Termenii din acest glosar şi definiţiile lor constituie o parte integrantă a prezentei norme. Definiţiile au fost concepute special pentru a servi clarificării/explicitării acestui document. ACCES – Posibilitatea de a consulta documentele dintr-un fond, reglementată de obicei de anumite

reguli şi condiţii (acces; access-accessibility; accesibilitad, consulta; Zugänglichkeit).

AUTORUL – Persoană fizică sau juridică care poartă răspunderea creării unui document. A nu se confunda cu creatorul ! (auteur; author).

COLECŢIE – Reunirea documentelor în funcţie de anumite criterii comune (conţinut, suport) fără a ţine seama de provenienţa acestora ; în opoziţie cu termenul FOND ARHIVISTIC, alcătuit de un creator. (collection; colección documental, collección facticia; Sammlung).

CONSERVARE – Este una dintre funcţiile fundamentale ale unui serviciu de arhivă şi constă, pe de o parte, în conservarea materială, mai exact păstrarea fizică şi protejarea documentelor care îi sunt încredinţate fără a prevedea proprietatea juridică asupra acestora sau condiţiile de acces la acestea (conservation materielle, conservation preventive; custody; custodia, conservación; aufbewahrung). Pe de altă parte, există conceptul de conservare definitivă, pentru care, după operaţiunea de selecţionare, s-a hotărât păstrarea permanentă a documentelor (permanent storage; dauernde Aufbewahrung).

CONTROLUL CUVINTELOR-CHEIE – vezi TEZAUR DE ~ CUVÂNT CHEIE – Nume, substantiv comun sau propriu, ce codifică şi descrie univoc

informaţia dintr-un document; grupate laolaltă, permit căutarea şi regăsirea unui document (point d’acces; acces point; punto de acceso a la información; Suchwort).

DESCRIERE ARHIVISTICĂ – Reprezentarea precisă a unităţii de descriere, a alcătuirii acesteia, obţinută prin selecţia, analizarea şi ordonarea oricărei informaţii care permite identificarea, gestionarea şi localizarea documentelor de arhivă şi explicarea conţinutului lor şi a contextului creării lor. Sintagma desemnează atât procesul reprezentării, cât şi rezultatul său (description; descripción; Erschließung).

DOCUMENT – Informaţie existentă pe un suport, indiferent de natura acestuia (document).

14

DOCUMENT DE ARHIVĂ – Informaţie aflată pe un suport indiferent de natura acestuia, creată sau primită de o persoană fizică sau juridică în exercitarea activităţii sale (record).

DOSAR – Ansamblu de documente, grupate fie de creator pentru nevoile sale practice, fie în procesul de ordonare arhivistică referitor la un anumit subiect sau problemă; dosarul este de obicei unitatea de bază în interiorul unei serii organice (file; expediente; Akte, Aktenband).

EVALUARE – Operaţiunea de determinare a duratei de păstrare a documentelor (appraisal; valoración y selección; inhaltliche Bewertung).

FOND – Ansamblu de documente, indiferent de tip sau suport, create sau primite de o persoană fizică sau juridică în desfăşurarea activităţii sale (fonds).

INSTRUMENT DE CERCETARE – Termen general care acoperă orice formă de descriere sau de referinţă elaborată sau primită de instituţia păstrătoare de arhivă în exercitarea controlului său administrativ sau intelectual asupra documentelor de arhivă. Poate fi vorba fie despre instrumentele de cercetare, fie despre instrumentele de evidenţă. Mai este definit şi ca Instrumentul de cercetare, pe suport de hârtie sau codificat digital, unde sunt enumerate sau descrise documentele de arhivă, astfel încât să fie aduse la cunoştinţa publicului. Instrumentele de evidenţă/cercetare fundamentale, mergând de la general la particular, sunt:

cele care descriu succint ansamblul fondurilor şi colecţiilor dintr-unul sau mai multe servicii de arhivă (états des fonds; top-level finding aid, guide; guia; Bestnädeliste) şi ghidurile (destinate realizării unei orientări metodologice în cadrul fondurilor şi colecţiilor, independent de locul unde acestea se păstrează şi sistemele lor de ordonare putând fi destinat mai multor tipuri de documente, unuia sau mai multor fonduri, pe una sau mai multe teme; guide; guia de fuentes, sachthematisches Inventar);

instrumentele care descriu la nivelul seriei organice unul sau mai multe fonduri sau serii (états sommaires; guia; Bestnädeliste);

instrumentele care descriu sumar predările (transferurile) de documente către serviciul de arhivă (état de versement; list of archives created by agences and transferred to archives; estado de las transferencias; Verzeichnis der Ablieferungen);

instrumentele realizate pentru operaţiunea de predare a documentelor către serviciul de arhivă în care sunt descrise dosarele sau documentele predate (bordereau de versement; transfert list; relación de entrega; ablieferungs-abgabeliste);

repertoarele metodice (în care este analizat fiecare document într-o ordine logică; a type of inventory; tipo de instrumento de referencia; methodisches Findmittel (unabhängig von der Signatur) sau numerice (prezentarea fiecărei unităţi în ordinea cotelor; inventory; tip de instrumento de referencia que describa unidades documentales someramente; Verzeichnis nach Nummerfolge,)

instrumentele care cuprind o analiză succintă a fiecărei unităţi de descriere sau a unui grup de unităţi de descriere dintr-un fond sau colecţie (inventaire sommaire)

instrumentele în care sunt prezentate detaliat toate unităţile de descriere dintr-un fond sau colecţie (inventaire analityque; calendar; catalogo, inventario exhaustivio describiendo todas las unitades documentales de un fondo; Regestenwerk – nur für Urkunden);

cataloagele, ca instrumente de cercetare analitice şi metodice cuprinzând documente de acelaşi tip, cum sunt hărţile şi planurile, de exemplu, sau documentele reunite într-o expoziţie indiferent de fondul din căruia aparţin

15

sau de locul de păstrare (catalogue, catalog, catálogo, Ausstellungskatalog, Sammlungskatalog);

instrumentele care se prezintă sub forma unui indice alfabetic onomastic, toponimic sau tematic urmat de o scurtă analiză şi de cota documentului

NIVEL DE DESCRIERE – Locul unităţii de descriere în ierarhia fondului (niveau de description; level of description; nivel de descripción; Verzeichnungsniveau).

ORDONAREA – 1. Operaţiune arhivistică constând în aşezarea într-o ordine intelectuală şi fizică a documentelor de arhivă în interiorul dosarelor şi a dosarelor în interiorul fondului, realizată respectând principiul integrităţii fondului, sau, în cazul imposibilităţii aplicării acestui principiu, în funcţie de criteriile cronologice, geografice, alfabetice sau tematice. Ordonarea presupune constituirea unităţilor arhivistice, cotarea acestora şi aşezarea lor pe rafturi şi condiţionează redactarea instrumentului de cercetare/evidenţă care permite regăsirea acestuia. (arrangement, classification; clasificación, ordenación fisica, organización; Klassifikation, Ordnung). 2. Operaţiune prin care sunt puse în ordine documentele prin integrarea în dosarul căruia aparţin (classification, filing; Ablage). 3. Procedură de protecţie a unui fond dintr-o arhivă privată conform unei legislaţii specifice acestui tip de arhivă sau bunurilor culturale (a legal process protecting private archives, as part of the cultural heritage; declaración de un archivo privado como Bien de Interés Cultural; Klassifikation als Verschlusssache).

PERSOANĂ MORALĂ/JURIDICĂ – Organism sau grup de persoane identificate printr-un nume şi care acţionează sau poate acţiona ca o entitate (corporate body).

PIESĂ – Cea mai mică unitate intelectuală de arhivă, de exemplu o scrisoare, un memoriu, un raport, o fotografie, o înregistrare sonoră (piéce; piece, item; unidad documental; einheit, Schriftstück).

PRELUĂRI – Termenul defineşte ansamblul procedurilor prin care se îmbogăţesc fondurile şi colecţiile unui serviciu de arhivă. Termenul desemnează documentele astfel intrate în fonduri şi colecţii (accroissement; acquisition; ingreso de fondos; Zügange). Termenul este folosit deopotrivă şi în cazurile în care se face referire la diferenţa dintre cantitatea de documente intrate şi cea de documente eliminate într-o perioadă anume (accroissement; difference, generally described in linear meters, between the documents accessed and destrozed within a given period; crecimiento orgánico de fondos; Zuwachs).

PRODUCĂTOR – Persoană fizică sau morală/juridică, publică sau privată, care a produs, primit şi păstrat documente de arhivă în decursul activităţii sale. A nu se confunda cu un „colecţionar” (producteur d'archives; creator; organismo productor, sujeto productor; Archivbildner-provenienzstelle) sau „autor”.

PROVENIENŢĂ – Relaţia dintre documente şi creatorul lor (provenance; origen, procedencia; Vorbesitze Provenienz, Provenienzstelle).

SERIE ORGANICĂ – Diviziunea organică a unui fond, corespunzând unui ansamblu de dosare grupate pentru că au rezultat din aceeaşi activitate; se referă la o funcţie sau la acelaşi subiect sau care au aceeaşi formă (série organique; series, class; seccion, serie; Abteilung, Serie). [A nu se confunda cu série, care este o subdiviziune a planului de ordonare].

SUB-FOND – Diviziune organică a unui fond, corespunzând diviziunilor administrative ale instituţiei sau ale organismului creator, sau, în lipsa acestora, unei grupări de documente realizate după criterii geografice, cronologice, funcţionale sau de alt tip. Când creatorul are o structură ierarhică complexă, fiecare sub-fond are la rândul său subdiviziuni pentru a reflecta nivelurile ierarhice (subgroup; división orgánica del fondo; Teilbestand).

16

SUB–SERIE – Parte structurală a unei serii (sub-class; fracción de una sección, fracción de una serie; Unterabteilung).

SUPORT – Materialul pe care sunt fixate informaţiile pentru a constitui un document, de exemplu: ceară, papirus, hârtie, pergament, film, bandă magnetică (support; medium; soporte; Beschreibstoff, Daten-, Speicherung).

TEZAUR DE CUVINTE-CHEIE – dosar sau listă limitativă de cuvinte cheie, ce conţine totalitatea cuvintelor folosite ca descriptori. În principiu, cuprinde formula standard/recomandată a unui termen (nume comune, nume de persoane fizice sau juridice, sau denumiri geografice) (contrôle d'autorité; authority control; control de encabezamientos autorizados; liste der Schlüsselbegriffe).

TITLU – Cuvânt sau sintagmă/ locuţiune care desemnează o unitate de descriere (intitulé; title).

TITLU OFICIAL – Titlu figurând în evidenţă în sau pe documentele de arhivă care trebuie descrise (titre; formal title).

TITLU DEDUS – Titlu atribuit de arhivist unei unităţi de descriere (supplied title, titre forgé).

TIP – Categorie de documente grupate pe criterii comune, fizice (de exemplu: acuarelă, desen) şi/sau intelectuale (de exemplu: ziar, carte de conturi, registre de deliberare...) (type; form). cel mai apropiat este termenul românesc de gen al documentelor.

UNITATE DE DESCRIERE – Document sau ansamblu de documente de orice natură tratate ca o entitate şi formând baza unei descrieri (unit for descripition; unidad de tratamiento archivístico, unidad de descripción; Archiveinheit, Verzeichnungseinheit). Pentru arhivistica românească, Termenul este sinonim, în anumite limite, cu cel de unitate.

1. DESCRIEREA PE MAI MULTE NIVELURI

1.1. INTRODUCERE

Dacă se descrie un fond în ansamblul său, se va stabili o descriere unică, utilizând elementele de descriere care sunt prezentate mai departe în secţiunea a treia a lucrării de faţă. Dacă se are în vedere şi descrierea părţilor structurale. Aceasta se poate face separat, folosind elementele corespunzătoare din secţiunea a TREIA. Suma acestor descrieri, care au o legătură ierarhică, reprezintă fondul şi subdiviziunile sale, aşa cum ilustrează anexa A-1. În prezenta normă, această tehnică de descriere poartă denumirea de descriere pe mai multe niveluri. Patru reguli fundamentale trebuie respectate atunci când se stabileşte o ierarhie a descrierilor. (vezi regulile 2.1-2.4).

2. REGULILE DESCRIERII PE MAI MULTE NIVELURI 2.1. DESCRIERE DE LA GENERAL LA PARTICULAR

Obiectiv: Prezentarea contextului creării şi a structurii ierarhice a fondului precum şi a părţilor

sale structurale. Procedură:

17

În descrierea fondului, informaţia se PREZINTĂ pentru fond ca un întreg. La nivelurile inferioare se PREZINTĂ informaţia pentru părţile structurale descrise. Rezultatele descrierilor se află în relaţia parte-întreg, specific-general.

2.2. INFORMAŢII ADAPTATE NIVELULUI DE DESCRIERE

Obiectiv: Reprezentarea cu acurateţe a contextului şi conţinutului unităţii de descriere.

Procedură: Se oferă numai acea informaţie relevantă pentru nivelul care este descris. De exemplu,

nu se oferă informaţii detaliate dintr-un dosar dacă unitatea de descriere este fondul; nu se face istoria administrativă pentru un întreg departament dacă creatorul unităţii de descriere este o diviziune a departamentului sau o filială etc.

2.3. ÎNLĂNŢUIREA LOGICĂ A DESCRIERILOR

Obiectiv: Explicitarea poziţiei unităţii de descriere în cadrul ierarhiei fondului.

Procedură: Fiecare descriere este legată de cea aflată la nivel imediat superior, oferind

posibilitatea reunirii lor într-un tot coerent.

2.4. NEREPETAREA INFORMAŢIILOR Obiectiv:

Evitarea redundanţei informaţiei în descrierile pe mai multe nivele. Procedură:

La cel mai înalt nivel se dă informaţia comună părţilor componente. Nu se repetă la un nivel inferior informaţia dată la un nivel superior.

3. ELEMENTELE DESCRIERII 3.1. IDENTIFICAREA 3.1.1. Cota numerică/numărul unic de identificare Obiectiv: Identificarea în mod unic a unităţii de descriere şi stabilirea unei legături cu descrierea

care o reprezintă. Procedură:

Înscrierea, în măsura posibilului, pentru a facilita identificarea, a următoarelor elemente:

codul ţării, conform ultimei versiuni a normei ISO 3166, Coduri pentru reprezentarea numelor ţărilor; codul serviciului de arhivă conform normei naţionale de codificare a serviciilor

de arhivă, sau orice alt element de identificare a locului de păstrare; cota sau orice alt element specific de identificare.

18

Fiecare din aceste elemente este necesar pentru facilitarea schimbului de informaţii la nivel internaţional. Exemple:

FR CHAN/363 AP 15 (Dossier) France, Centre historique des Archives nationales FR AD 53/234 J (Fonds) France, archives départementales de la Mayenne FR AN 320 AP (Fonds) Direction des archives de France IT AS FI Italie, Archivio di Stato di Firenze Notă: Nr. dintr-un depozit de arhivă. II/36/4 (Subfile) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana IT ISR FI Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Notă: Nr. dintr-un depozit de arhivă. BR AN SA (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional CA OTY F0453 (Fonds) Canada, York University Archives CA OONAD R610-134-2-E (Fonds) National Archives of Canada US MnHi P2141 (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society US DNA NWDNC-77-WDMC (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration AU A:NLA MS 8822 (Fonds) National Library of Australia

3.1.2. Denumirea unităţii de descriere

Obiectiv: Denumirea unităţii de descriere.

Procedură: Indicarea titlului original al documentului, fie a unui alt titlu sau a unei analize

concise, conform normei de descriere pe mai multe niveluri şi normelor naţionale. Dacă este nevoie, se va abrevia un titlu prea lung, în măsura în care nu se pierde informaţia esenţială. În cazul folosirii unei denumiri deduse, stabilite de arhivist, la nivelul de descriere superior se va introduce numele creatorului. La nivelurile inferioare, se poate introduce, de exemplu, numele autorului documentului, un termen care să indice tipul de documente care alcătuiesc unitatea de descriere şi, în anumite cazuri, o expresie care menţioneze acţiunea, obiectul sau locul de

19

păstrare. Se va diferenţia titlul original de cel stabilit conform normelor naţionale sau lingvistice. Exemple:

Châtelet de Paris (Fonds) Parc civil (Sous-fonds)

Actes faits en l’hôtel du lieutenant civil (Série organique) Suppliques au lieutenant civil (Sous-série organique)

Demandes de création de curateur à succession, vu la renonciation des héritiers à celle-ci (Dossier) Succession Guérin (Pièce)

(France, Centre historique des Archives nationales) “Affari risoluti” (Série organique) Italie, Archivio di Stato di Firenze Notă: Titlul original. “Filza 1” (Dossier) Italie, Archivio di Stato di Firenze Notă: Titlul original al unui dosar din seria “affari risoluti” citat la exemplul precedent; acest titlu este conform regulilor de descriere pe mai multe niveluri.

Materiali di studio sulla politica estera italiana durante la prima guerra mondiale: documenti diplomatici dall' archivio di Carlo a Prato (Dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Notă: Denumirea stabilită de arhivist (analyse). Góes Monteiro (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Helen Lucas fonds (Fonds) The Christmas Birthday Story production records (Série organique) The Christmas Birthday Story (Pièce) Canada, York University Archives St. Anthony Turnverein organizational records (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society Papers of J. Lawton Collins (Fonds) Appointment Books, 1948-1955 (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Records of the Patent and Trademark Office (Fonds) Patent Application Files, 1837-1918 (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Advertising and publicity materials (Série organique) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill Courts-Martial files [including war crimes trials], single number series (Série organique) National Archives of Australia

20

Court-Martial of 3490 Corporal R.C. Taplin, 1st Battalion, Australian Infantry Forces (Dossier) National Archives of Australia Papers of Edward Koiki Mabo (Fonds) National Library of Australia

3.1.3. Data/datele extreme

Obiectiv: Identificarea şi înregistrarea datei (datelor) unităţii de descriere.

Procedură: Înregistrarea cel puţin a uneia dintre următoarele date pentru unitatea de descriere, în

funcţie de documentele descrise şi nivelul de descriere: 1. Data (datele) care indică perioada în cursul căreia documentele au fost acumulate în

cadrul activităţii creatorului; 2. Data (datele) la care documentele au fost create. Această noţiune include în mod

firesc data creării documentelor originale acumulate după constituirea organică a unităţii de descriere6, dar şi a copiilor, ediţiilor, diferitelor versiuni, anexelor şi chiar a originalelor create înaintea constituirii dosarelor.

Trebuie precizat tipul de date prezentate. Alte date pot fi furnizate şi identificate în funcţie de convenţiile naţionale. De la caz la caz, se poate indica o dată sau un interval de timp. Intervalul de timp trebuie să conţină datele extreme, cu excepţia cazului în care fondul este deschis. Exemple:

1790-An VIII (Tous niveaux de description, du fonds au dossier) Direction des archives de France 1907-1949 (Tous niveaux de description, du fonds au dossier) Direction des archives de France 1923-1932, 1936-1945 (manque 1933 à 1935) (Tous niveaux de description, du fonds au dossier) Direction des archives de France 1120, 1640-1780 (Dossier) Direction des archives de France Notă: O piesă din anul 1120 aflată într-un dosar cuprinzând documente de 1640 la 1780. 1120 [copie XVIIIe] (Pièce) Direction des archives de France Notă: Copie din secolul al XVII-Iea secol al unui act de la 1120. Fine anni ’30-primi anni ’40 (Dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Notă: Datele de constituire ale unui dosar.

6 Se recomandă, dacă este posibil, scrierea datelor să se realizeze în conformitate cu normele ISO 8601: 1988 – Data elements and interchange formats-Information interchange-representation of dates and times.

21

Gli originali dei documenti in copia sono datati ago. 1914-feb. 1919 (con prevalenza di documenti del 1914-1915) (Sous-dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Notă: Datele documentelor originale conţinute în partea structurală a dosarului ale cărui date de constituire figurează la exemplul precedent. sec. XIII -1777, con copie di documenti dal 1185 (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Notă: Datele extreme ale unui fond conţinând unele documente din secolul al XIII-lea cu o copie de la 1185. 1904-1960 (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional [c.1971]-1996 (Fonds) Canada, York University Archives 1976-1989 (Fonds) Canada, York University Archives 1980 (Pièce) Canada, York University Archives 1852 March 23 (Pièce) U.S., Minnesota Historical Society 1860-1865 (dates of creation of the material) (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Notă: Exemplu extras dintr-o serie organică intitulată „Mathew Brady Photographs of Civil War-Era Personalities and Scenes.” Fotografiile au fost realizate între 1860 şi 1865, însă doar în 1921 Biroul Chief Signal Officer a decis conservarea acestei colecţii. Data de 1921 a fost reţinută ca data constituirii seriei organice. 1833-1998 (bulk 1833-1874) (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill 1943, 1959-1992 (predominant 1972-1992) (Fonds) National Library of Australia

3.1.4. Nivelul descrierii

Obiectiv: Identificarea nivelului de ordonare a unităţii de descriere.

Procedură: Stabilirea nivelului acestei unităţi de descriere.

Exemple:

fond sub-fond serie organică sub-serie

22

dosar piesă

3.1.5. Importanţa (mărimea) şi suportul unităţii de descriere (cantitate, volum sau dimensiune)

Obiectiv: Identificarea şi precizarea a. importanţei materiale (mărimii/cantităţii) unităţii de descriere b. suportul unităţii de descriere

Procedură: Înregistrarea importanţei materiale (mărimii/cantităţii) unităţii de descriere, adică a

numărului de unităţi materiale (în cifre arabe) şi unitatea de măsură. Precizarea suportului (-urilor) specifice unităţii de descriere sau poate indica numărul de metri liniari sau volumul unităţii de descriere. Dacă mărimea unităţii de descriere este dată în metri liniari şi se consideră necesară adăugarea unor informaţii suplimentare, acestea se vor scrie în paranteză. Exemple:

30 m.l. (Tous niveaux de description jusqu’à la sous-série organique) Direction des archives de France) 60 fascicoli (Sous-fonds) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana 1346 filze e registri (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Documentos textuais: 2,21 m (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional 13 containers of graphic material and textual records (Série organique) Canada, York University Archives 103.5 cubic feet (98 boxes) (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society 1 folder, containing 38 items (Dossier) U.S., Minnesota Historical Society 5 folders and 2 audio cassettes (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society 143 rolls of microfilm, 35mm (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration 27 data processing files on magnetic tape (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration 130 items (0.5 linear ft.) (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill 2.7metres (19 boxes + 1 oversized item) (Fonds)

23

National Library of Australia

Eventual, când unitatea de descriere face parte dintr-un fond deschis, se numerotează totalul cunoscut la o anumită dată, şi/sau ceea ce se păstrează. Exemplu:

128 fotografii (la 6 februarie 1990) Păstrate: 58 fotografii

3.2. Contextul [Unele informaţii din aceasta zonă, de exemplu numele creatorului şi istoria instituţiei

sau nota biografică pot, în anumite situaţii, să fie prezentate în cadrul informaţiilor despre creator. A se vedea punctul I.14]

3.2.1. Numele creatorului

Obiectiv: Identificarea creatorului/creatorilor unităţii de descriere.

Procedură: Înregistrarea numelui organismului/organismelor (persoanei fizice) sau

persoanei/persoanelor (juridice) responsabil(e) pentru crearea, primirea sau conservarea unităţii de descriere. Numele creatorului trebuie redat într-o formă standard, conform convenţiilor naţionale şi internaţionale, conform principiilor din ISAAR(CPF). Exemple:

Conseil national de la Résistance (1943-1944) (Fonds) France, Centre historique des Archives nationales Châtelet de Paris, Chambre de police (Sous-fonds) France, Centre historique des Archives nationales Gaetano Salvemini (Fonds) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Segreteria di Stato (Granducato di Toscana, 1737-1808) (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze MONTEIRO, Pedro Aurélio de Góes (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Lucas, Helen (1931- ) (Fonds) Canada, York University Archives Great Northern Railway Company (U.S.) (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society Minnesota. Attorney General. Charities Division (Sous-fonds) U.S., Minnesota Historical Society Department of the Treasury (Fonds) U.S. National Archives & Records Administration Johnson, Lyndon B. (Lyndon Baines) (Fonds) U.S. National Archives & Records Administration

24

Ballard, Rice C. (Rice Carter) d. 1860. (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill Mabo, Edward Koiki (1936-1992) (Fonds) National Library of Australia

3.2.2. Istoria instituţională/Nota biografică

Obiectiv: Prezentarea unui istoric sau a unei biografii a creatorului sau creatorilor unităţii de

descriere pentru a situa documentele în contextul creării lor şi a deveni astfel mai uşor de înţeles.

Procedură:

Înregistrarea concisă a oricărei informaţii semnificative asupra originii, evoluţiei, şi funcţiei instituţiei sau asupra vieţii şi activităţilor persoanei/persoanelor responsabile de crearea unităţii de descriere. Dacă există informaţii suplimentare disponibile într-o sursă edită, se citează sursa.

Zonele de informaţii din norma ISAAR(CPF) sugerează elemente de informaţie specifice care pot fi incluse aici.

Pentru persoane sau familii, se înregistrează informaţii ca numele şi prenumele, titlurile, datele de naştere şi deces, locul naşterii, domiciliile succesive, activităţile, profesiile sau locurile de muncă, primul nume şi celelalte, realizările deosebite şi locul decesului. Exemple:

Louis Hémon est un écrivain français né à Brest en 1880 et mort à Chapleau (Canada, Ontario) en 1913. Après des études de droit à la Sorbonne, il vécut huit ans en Angleterre, puis s'établit au Canada en 1911, vivant à Montréal et dans une ferme à Péribonka (Lac Saint-Jean). Pendant sa courte carrière, il rédigea plusieurs livres et articles dont le plus célèbre est Maria Chapdelaine: récit du Canada français, publié en 1916. (Fonds) Direction des archives de France Jean-François Bournel (1740-1806), homme de loi à Rethel, député des Ardennes à la Législative, nommé en 1800 commissaire près le tribunal civil de sa ville, puis procureur impérial. (Fonds) France, Centre historique des Archives nationales Gaetano Salvemini nacque a Molfetta l'8 settembre 1873. Compiuti gli studi ginnasiali e liceali in seminario, per la mancanza di mezzi economici della famiglia, nel 1890 vinse una borsa di studio presso l’Istituto di studi superiori pratici e di perfezionamento di Firenze dove si laureň con una tesi su La dignità cavalleresca nel Comune di Firenze. L’intensa produzione scientifica gli valse, nel 1901, il conseguimento della cattedra di storia medievale e moderna all’Università di Messina. Il forte impegno politico all’interno del Partito socialista, si espresse nella collaborazione alla stampa socialista („Critica sociale” e „Avanti!”). Nel 1908 nel terremoto che distrusse la città di Messina, perse la moglie, i cinque figli ed una sorella ed egli stesso si salvň per puro caso. Frattanto l’approfondirsi delle divergenze con i gruppi dirigenti del Partito socialista lo andavano allontanando dallo stesso partito, da cui uscě nel 1910 da posizioni democratico-radicali, per fondare il settimanale "L'Unità". Lasciata, a seguito del terremoto, l’Università di Messina insegnň prima a Pisa, per approdare poi alla cattedra di storia moderna dell’Istituto di

25

studi superiori di Firenze. Allo scoppio della guerra mondiale si schierň a fianco dell'interventismo democratico. Nel 1925 dette vita al primo giornale clandestino antifascista: il „Non Mollare”, esperienza che si chiuse con la scoperta e l’arresto dei promotori del giornale, fra i quali lo stesso Salvemini. Rimesso in libertà provvisoria, decise di espatriare clandestinamente. Nel 1934 conseguě la cattedra di storia della civiltà italiana, istituita in memoria di Lauro De Bosis, presso l’Harvard University di Cambridge (Mass). Nel 1947 rimise piede per la prima volta in Italia dopo venti anni d’esilio, per tornarvi poi stabilmente nel 1949. Si spense il 6 settembre 1957. (Fonds) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Pedro Aurélio de Góes Monteiro nasceu em Alagoas em 1889 e faleceu no Rio de Janeiro em 1956. Ingressou na Escola Militar em 1904. Foi nomeado chefe do estado-maior do destacamento em combate em Formiga, no Paraná, e designado para combater a Coluna Prestes. Chefe de gabinete do diretor de Aviaçăo Militar (1927), assumiu a tarefa de organizaçăo da Aviaçăo. Participou do movimento revolucionário de 1930 como chefe do estado-maior. Promovido a general de brigada em 1931, foi ministro da Guerra (1934-1935), inspetor das regiőes militares do norte (1936) e chefe do Estado-Maior do Exército (1936-1939). Em 1945 assumiu o comando-em-chefe das Forças de Terra, Mar e Ar e, ao lado de outros generais, depôs o presidente Vargas. Com a volta de Getúlio Vargas à Presidęncia da República, assumiu a chefia geral do Estado-Maior das Forças Armadas (1951-1952). Escreveu Operaçőes do Destacamento Mariante no Paraná Ocidental e A Revoluçăo de 30 e a finalidade política do Exército. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Helen Lucas, Canadian artist, was born in 1931 in Weyburn, Saskatchewan, studied at the Ontario College of Art (Toronto) from 1950-1954 and was Drawing and Painting Master at Sheridan College (Oakville, Ont.) from 1973-1979. She has exhibited her art works widely in Canadian cities. She works from her Gallery in King City. In 1991 York University awarded her a Doctor of Letters (Honoris Causa). (Fonds) Canada, York University Archives Dwight P. Griswold was born in Harrison, Nebraska in 1893. He served in the Nebraska legislature during the 1920s and was governor of Nebraska from 1941 to 1947. He served as chief of the American Mission for Aid to Greece (AMAG) from June 14, 1947 to September 15, 1948. (Fonds) U.S. National Archives & Records Administration Chang and Eng Bunker, the original Siamese twins, married sisters Sarah and Adelaide Yates in 1843 and established homes and families in Wilkes County and later Surry County, N.C. (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill

Pentru persoanele juridice se precizează denumirea actuală şi eventual cele anterioare,

perioada în care au funcţionat, atribuţiile, organizarea şi regulamentele de funcţionare. Exemple:

La société ardoisière de l’Anjou a été constituée le 16 juillet 1894 par quatre actionnaires dans le but d'acquérir et d'exploiter plusieurs carrières en Maine-et-Loire (Trelazé et Noyant-la-Gravoyère) et dans la Mayenne. L'acquisition des ardoisières de Renazé s’est étalée sur quatre ans: propriétaire de la carrière d’Ensuzières et actionnaire majoritaire de la société de Laubinière (1894); propriétaire des ardoisières

26

de la Touche et du Fresne (1895); propriétaire de Laubinière (1897). Victime de la concurrence espagnole vers 1960, la société ardoisière de l’Anjou a fermé son dernier puits à Renazé le 31 décembre 1975. (Fonds) France, Centre historique des Archives nationales Le HFD [haut fonctionnaire de la défense] est installé depuis 1963 auprès du cabinet du ministre. Sa création faisait suite à l’ordonnance du 7 janvier 1959 portant organisation générale de la défense et au décret du 22 janvier de la męme année, relatif aux attributions des ministres en la matière. Un décret postérieur du 13 janvier 1965 précisa l’organisation de la défense civile. C’est un arręté du 3 aoűt 1974 qui fixa dans le détail les attributions du haut fonctionnaire de défense (HFD) auprès du ministère de l’Intérieur. Il convient de préciser que les services de ce haut fonctionnaire englobèrent de 1975 à 1985 une sous-direction de la défense civile et des affaires militaires. En 1988, le service fut divisé en trois bureaux: le bureau de la protection des populations, le bureau de l’organisation, le bureau des plans de défense. (Fonds) France, Centre historique des Archives nationales Northwest Airlines was incorporated in 1926 as Northwest Airways. The company began service on October 1, 1926, as an air mail carrier between the Twin Cities and Chicago. Passenger service was inaugurated in July 1927. Northwest expanded its service through the Dakotas and Montana to Spokane and Seattle in 1928-1933. The company was reincorporated as Northwest Airlines, Inc. in 1934. (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society Torres Strait Islander human rights and indigenous lands rights activist. Principal plaintiff in the landmark High Court of Australia native title case, Mabo and Others versus State of Queensland and the Commonwealth, 1982-1992. (Fonds) National Library of Australia

3.2.3. Istoricul păstrării (custodiei) documentelor Obiectiv: Furnizarea de informaţii importante referitoare la istoricul unităţii de descriere, care

contribuie la interpretarea acesteia şi îi dovedesc autenticitatea şi integritatea. Procedură: Enumerarea transferurilor succesive de proprietate, responsabilitate şi/sau păstrare

(custodie), a unităţii de descriere şi precizarea evenimentelor cum ar fi istoricul ordonării, realizarea instrumentelor contemporane de evidenţă, folosirea documentelor pentru alte activităţi sau schimbarea software-ului, care au contribuit la forma actuală de ordonare şi structură. Înregistrarea datelor acestor acţiuni, dacă sunt cunoscute în mod sigur. Dacă istoricul păstrării nu este cunoscut, se precizează acest lucru.

Opţional: când unitatea de descriere provine direct de la creator, nu se realizează istoricul păstrării unităţii de descriere; această informaţie se înregistrează la rubrica Modalitatea de intrare (Sursa directă de achiziţie) [a se vedea 3.2.4.]. Exemple:

Les fonds des archives de cour tirent leur lointaine origine du trésor des chartes, conservé au château de Chambéry. Dès le XIVe siècle, semble-t-il, ils se différencient des archives comptables. A l’époque d’Amédée VIII, au siècle suivant, le trésor des

27

chartes, placé sous la responsabilité d’un archiviste propre, dit clavaire, forme un dépôt distinct de celui de la chambre des comptes. En 1539 les documents les plus précieux sont soustraits à l’occupation française et transférés à Verceil et à Nice. Dix ans plus tard les archives concernant le Piémont quittent Chambéry pour Turin....Au début du XVIIe siècle il existait à Turin deux dépôts: celui du château et les archives camérales ou de la chambre des comptes...De 1713 à 1719 ces fonds firent l’objet d’un classement général et, sous l’énergique impulsion de Victor-Amédée II, soixante-quinze inventaires en furent rédigés de 1710 à 1720... (Fonds) France, archives départementales de la Savoie L'Archivio della Segreteria di Stato costituiva la prosecuzione di quello cosiddetto del Consiglio di reggenza ed ambedue erano sottoposti alla vigilanza del Direttore della Segreteria di Stato. Nel 1808, con l’annessione della Toscana all’Impero francese, i due archivi confluirono nella Conservazione generale degli archivi ed ivi rimasero fino al 1814 quando, con la Restaurazione, fu ripristinata la Segreteria di stato, che ritirň dalla Conservazione generale il solo Archivio della Segreteria di stato dal 1765-1808, mentre l’Archivio del Consiglio di reggenza confluě nella nuova concentrazione archivistica allora costituita e posta sotto il controllo dell’Avvocato Regio, denominata Archivi riuniti a quelli delle Regie Rendite, dove fu ordinato ed inventariato. Negli anni successivi anche l’Archivio della Segreteria di Stato (1765-1808) passň agli Archivi riuniti a quelli delle Regie Rendite, per poi confluire, nel 1846 assieme all’Archivio del Consiglio di Reggenza, nell’Archivio delle Riformagioni. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Recebendo originalmente o código AP 51, os documentos foram identificados preliminarmente no início da década de 1980, tendo resultado desse trabalho uma relaçăo de documentos por caixas e dentro destas por número de documento, seguindo como critério a guarda física do acervo e, provavelmente, a ordem original de entrada dos documentos na Instituiçăo, sem agrupá-los por assunto, cronologia ou espécie. Essa relaçăo permaneceu em vigor até julho de 1996, quando foi iniciado o arranjo deste fundo. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Letters written by Herbert Whittaker and mailed to Sydney Johnson remained in the custody of Johnson until his death when they were returned/bequeathed to Whittaker and now constitute part of his fonds. (Fonds) Canada, York University Archives This series was consolidated from a number of partially organized and miscellaneous files transferred to the State Archives in 1979. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society This material was located in a garage and sent to the National Archives and Records Administration as alienated Federal records. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration The papers were purchased by the National Library of Australia in March 1995 from Eddie Mabo’s widow, Bonita Mabo. Before the papers were transferred to the Library in December 1994 they had been stored at the Mabo Family home in Townsville.

28

When the Library took delivery of the Mabo Papers, they consisted of a mixture of labeled files and loose papers. Files created and identified by Mabo have been retained and located in their appropriate series. In some cases, where papers were clearly misfiled, file contents were rearranged by Library staff in consultation with members of the Mabo family. Loose papers have been arranged into series in thematic and chronological order by Library staff. Users can identify files created by Mabo as these have been kept in their original folders and stored in the Library’s numbered acid-free folders. Included in the Mabo Papers were a number of audio tapes of oral history interviews conducted with Mabo by Professor Noel Loos of James Cook University. These tapes have been added to the Library’s Oral History collection. (Fonds) National Library of Australia

3.2.4. Modalităţi de intrare Obiectiv: Identificarea circumstanţelor intrării în arhive (sursei directe de achiziţie sau transfer). Procedură: Menţionarea sursei de unde unitatea de descriere a intrat (a fost achiziţionată) ca şi

data şi modalităţile, dacă aceste informaţii nu sunt confidenţiale. Dacă sursa este necunoscută, se precizează acest lucru. Eventual, se înscrie numărul de inventar (cota sau codul documentului de achiziţie). Exemple:

Don de la Société ardoisière de l’Anjou (exploitation de Renazé) aux Archives départementales de la Mayenne, 1969 (Fonds) France, archives départementales de la Mayenne Ces documents, provenant de l’ingénieur M. Law, ont été versés par le bureau départemental des travaux publics en 1921 (Sous-fonds) France, archives départementales de Paris Achat en 1936 par vente judiciaire au château des Bretonnières en Erbrée (Fonds) France, archives départementales d’Ille-et-Vilaine Déposées le 22 septembre 1986 par Maître Monneret, syndic de la liquidation (Fonds) France, archives départementales du Jura L’Archivio della Segreteria di stato pervenne all’Archivio Centrale dello Stato in Firenze, all’atto della sua fondazione (1852) insieme con il resto degli archivi già appartenuti alle Riformagioni. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Doado por Conceiçăo Saint-Pastous de Góes Monteiro, viúva do titular, em 7 de maio de 1979. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Accession 1994-040 donated by Helen Lucas in 1994. Accession 1998-034 donated by Helen Lucas in October 1998. (Fonds) Canada, York University Archives Gift of Herbert Whittaker on 22 April 1994. (Fonds)

29

Canada, York University Archives Gift of Edna W. Phelps, 1971 October 29 (Fonds) U.S., The University of California, Irvine Purchased from Anne Vaughan in November 1996 (Acc. 96176) (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill Attorney-General’s Department (Série organique) National Archives of Australia

3.3. CONŢINUTUL ŞI STRUCTURA 3.3.1. Prezentarea conţinutului Obiectiv: Să permită utilizatorilor să evalueze potenţiala importanţă a unităţii de descriere. Procedură: Înregistrarea unui rezumat explicativ al informaţiei din unitatea de descriere (de

exemplu, perioada de timp sau zona geografică despre care este vorba) şi a conţinutului acesteia (de exemplu, tipologia generală- genurile documentelor, obiectul general, subiectul, procedurile admnistrative). Această prezentare trebuie adaptată nivelului de descriere. Exemple:

Ce fonds unique en Mayenne est susceptible d’intéresser tout à la fois l’histoire sociale, économique et industrielle du département. Il contient des documents très divers, des pièces comptables, de la correspondance, des plans, des papiers relatifs aux grèves, à la sécurité dans les mines, au groupement économique d'achat, à la Société de secours, etc. A titre d'exemple, la longue série constituée par les comptes rendus hebdomadaires de l’ingénieur relatifs à la marche de l’entreprise (1910-1930) constitue une source exceptionnelle puisqu’il s'agit d’un véritable „journal de bord” de l’exploitation. (Fonds) France, Archives départementales de la Mayenne Ces dossiers comprennent les projets d’ordre du jour ainsi que les projets de textes devant ętre délibérés en Conseil des ministres, transmis au secrétaire général de la Présidence par le secrétariat général du Gouvernement, et les fiches relatives aux mesures individuelles. (Série organique) France, Centre historique des Archives nationales De juin 1818 à 1928, l’acte d’engagement volontaire enregistre les nom, prénom, âge, profession, domicile, date et lieu de naissance, et signalement du volontaire (taille, cheveux, sourcils, yeux, front, nez, bouche, menton, visage, signes particuliers), les noms, prénoms et domicile des parents. (Série organique) France, archives communales de Nantes Ces «Etats des arręts du Conseil et arręts en commandement» sont des inventaires qui répertorient: 1°) les arręts simples rendus par le Conseil privé, avec la date de l’arręt, le numéro d’ordre de la minute, les noms du rapporteur et de la partie qui a demandé une expédition ; 2°) les arręts en commandement, avec la date, le numéro d’ordre et le destinataire de l’arręt, et éventuellement le nom du secrétaire d’Etat chargé de conserver la minute originale de l’arręt. (Série organique) France, Centre historique des Archives nationales

30

A signaler un plan en couleur du chemin d’Evry et chemin de Paris à Villeroy et Orangis. (Pièce) France, archives départementales de l’Essonne Il fondo raccoglie gli affari istruiti dalla Segreteria di Stato e risolti, fino alla riforma dei Consigli del 1789, nel Consiglio di Stato, successivamente, nel Consiglio di Stato, finanze e guerra oppure risolti direttamente dal Granduca nel suo Gabinetto. Ad essi fanno seguito le filze di affari e i protocolli del Commissario imperiale e dell’Amministratore generale della Toscana che ressero l’ex Granducato fra il 1807 e il 1808, prima della diretta annessione all’Impero francese. Il fondo conserva anche i cosiddetti „Affari di sanità”, riuniti a quelli della Segreteria di Stato per decreto dell’Amministratore generale della Toscana nel 1808. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze I documenti sono trascritti da varie fonti e precisamente: a) dalle fotoriproduzioni delle carte a Prato; b) dagli appunti e riassunti di Gaetano Salvemini delle medesime carte; c) da Die Internationalen Beziehungen im Zeitalter des Imperialismus. Das Jahr 1914 bis zum Kriegsausbruch, herausgegeben von Otto Hoetzsch, Berlin, Verlag von Reimar Hobbing, 1931 (Sous-dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana O fundo é constituído de correspondęncia, discursos, relatórios, recortes de jornais e publicaçőes, documentaçăo referente às atividades do titular como militar, ministro da Guerra, do Superior Tribunal Militar e chefe do Estado-Maior das Forças Armadas, entre outros cargos, e à sua vida pessoal, abordando a Coluna Prestes, o Tenentismo, a Revoluçăo de 1930 e o Estado Novo. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional The fonds consists of correspondence, scrapbooks, photographs, „The Diary Series”(1971-1978); Relationship Drawings (1978-1981) (both of which includes 246 charcoal drawings, 40 sketches, 34 drawings, 5 etchings, 47 lithographs, 3 framed serigraphs, 1 sketchbook, and 1 pastel on paper); preliminary drawings for Angelica (1973) and Genesis; twelve original collage drawings for the book co-authored by Lucas and Margaret Laurence entitled The Christmas Story (1981) complemented with letters from Laurence while they were collaborating on the book; original prints (1970s); a sketchbook (1971); and Drawing Dedicated to my Daughter. Lucas provides an accompanying narrative to many of the drawings, giving context for the works and an account of their evolution between 1971 and 1979. The initial sketchbook pages are also included, portraying intimate personal images which she likens to „finding the achievement of my own voice”. (Fonds) Canada, York University Archives This series contains maps and charts that relate, primarily, to the states in insurrection. The records show topography, roads, railroads, locations of cities and towns, coastal areas and shorelines, lines of defense, approaches to forts, positions of water craft, and operations during William Tecumseh Sherman and the Union Army’s advances upon Atlanta and upon Vicksburg. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration On November 25, 1963, President Johnson attended funeral services for President John F. Kennedy at St. Matthew’s Cathedral. Although the Diary does not contain any

31

details about the funeral, it does note that he returned to the Executive Office Building at 3:36 p.m. Later in the afternoon he received foreign dignitaries at the State Department, met with Prime Minister Hayato Ikeda of Japan, met with President Charles de Gaulle of France, and met with Prime Minister Lester Pearson of Canada. In the evening Johnson attended a meeting for state governors before meeting with his economic advisors. (Pièce) U.S. National Archives & Records Administration Correspondence, bills, and receipts, including slave bills of sale, of Siamese twins Chang and Eng Bunker relating to their North Carolina property, planting interests, family matters, and arrangement for exhibition tours. Also included are an account book, 1833-1839, showing income from public appearances and itinerary; clippings; photographs; articles about the twins by Worth B. Daniels and Jonathan Daniels and related materials; and „Joined at Birth,” a 1998 videotape about the twins that was made by Advance Medical Productions of Chapel Hill, N.C., for the Discovery Channel. (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill Case contending that the Minnesota Comprehensive Health Care Act of 1976 is pre-empted by the Employees Retirement Income Securities Act. (Dossier) U.S., Minnesota Historical Society The papers document many of Eddie Mabo’s activities, especially during the years 1972-1992. These include his involvement in a number of family-based business and employment-creation ventures; his establishment of the Black Community School in Townsville, the first institution of its kind in Australia; his interest and involvement in indigenous arts; his involvement in a number of indigenous health, housing and education related boards, associations and committees; and his support for Torres Strait Islander independence and self-determination. The papers include material on the landmark land claim case, a number of personal documents, job applications and some song lyrics. In the later years of his life, Mabo kept diaries; some of these (1976, 1985-1992) are preserved in the Mabo Papers. (Fonds) National Library of Australia

3.3.2. Selecţionarea7 Obiectiv: Furnizarea de informaţii privind evaluarea, operaţiunile de selecţionare sau eliminare

şi termenele de păstrare ale documentelor. 7 Operaţiunea arhivistică de selecţionare a documentelor cuprinde mai multe etape, fiecare dintre acestea avându-şi propria definiţie în dicţionarele de terminologie arhivistică internaţională. Astfel, într-o primă etapă se realizează evaluarea documentelor, stabilindu-se valoarea practică sau istorică a acestora şi hotărându-se păstrarea sau înlăturarea acestora (sau, după formula consacrată a lui Schellenberg, ,,valoare secundară” = istorică); evaluarea documentelor presupune, considerăm noi, mai degrabă decizia luată în privinţa documentelor care urmează a fi păstrate (appraisal; valoración y selección; bewertung-inhaltliche). În cadrul operaţiunii de triere se separă documentele care urmează a fi păstrate de cele care urmează a fi înlăturate (selection, selección, expurgo,bewertung). Procedura de eliminarea presupune scoaterea efectivă a dosarului sau dosarelor (a unui document sau a documentelor dintr-un dosar), acestea nemaiavând valoare practică sau istorică (destruction; destrucción de documento, eliminación salida de fondos;kassation, vernichtung, aussonderung).

32

Procedură: Menţionarea oricărei operaţiuni de selecţionare şi eliminare efectuată sau programată a

se realiza asupra unităţii de descriere, mai ales dacă acestea pot afecta interpretarea documentelor. Unde este cazul, se indică responsabilul operaţiunii. Exemple:

Les éliminations, pratiquées sur place avant le versement aux archives départementales, ont porté essentiellement sur des dossiers émanant de l’administration centrale ou rectorale: toutes les fonctions gestionnaires entièrement centralisées (carrière des personnels, notation administrative...) sont donc absentes du fonds. (Fonds) France, archives départementales de la Marne Les dossiers de libérations conditionnelles pour la période 1959-1970 (avec quelques reliquats antérieurs) représentaient un total de 290 articles. Le délai d’utilité administrative fixé à 25 ans étant passé, un échantillonnage a pu ętre effectué en septembre 1996 en fonction des critères suivants: conservation en totalité des dossiers de condamnés à des peines de réclusion criminelle de 5 ans et plus, conservation d’un dossier sur vingt prélevé au hasard pour les autres dossiers. (Série organique) France, Service des archives du ministère de la Justice Il materiale piů antico dell’archivio della Dogana di Firenze fu sottoposto a successive ondate di scarti nel corso degli ultimi decenni del Settecento e nel terzo decennio dell’Ottocento. Il materiale ottocentesco fu a sua volta selezionato al momento della confluenza del fondo nell’Archivio Centrale di Stato di Firenze nel 1852. Descrizione del materiale scartato è contenuta nei relativi elenchi conservati nella serie degli inventari storici dell’Archivio di Stato di Firenze. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Criteria for file retention included the presence of attorney’s handwritten notes, substantiating correspondence, depositions, and transcripts, which are seldom or never present in the supreme court’s files. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society All files in this series are appraised as „retain permanently” under disposal authorities RDS440/10.1; RDA458/8.1 and RDA1176/8.1 (Série organique) National Archives of Australia All the Mabo Papers that were transferred to the National Library have been preserved. (Fonds) National Library of Australia

3.3.3. Preluări8 Obiectiv: Informarea utilizatorului asupra posibilelor completări ale unitatăţii de descriere.

8 Fie cu sensul îmbogăţirii fondurilor şi colecţiilor unui serviciu de arhivă prin donaţie, cumpărare, preluare ş.a.m.d.(acquisition; ingreso de fondos; zugänge), fie cu referire la diferenţa dintre intrările şi eliminările pe o perioadă dată (difference, generally described in linear meters, between the document accesed and destroyed within a given period; crecimiento orgánico de fondos; zuwachs).

33

Procedură: Indicarea dacă sunt prevăzute preluări în completare. Unde este cazul, se evaluează

cantitatea şi frecvenţa. Exemple:

Pour la période 1790-1940, les archives sont provisoirement conservées à l’hôpital: délibérations de la commission administrative depuis 1807, registres d’entrée des malades et vieillards depuis 1841,... registres des décès (1850-1919), statistiques hospitalières (1895-1918), divers registres de comptabilité. (Fonds) France, archives départementales d’Ille-et-Vilaine Trascorsi quarant’anni, le cartelle della serie Carteggio ordinario vengono regolarmente versate di anno in anno nella sezione separata d’archivio. (Fonds) Italie, Sovrintendenza archivistica per la Toscana Further accruals are expected (Fonds) Canada, York University Archives The Attorney General’s litigation files are received annually, ten years after the case is closed. Each transfer consists of approximately 50 cubic feet of records. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society Further accruals to this series are expected. (Série organique) National Archives of Australia It is understood that further Mabo papers are still in the possession of the Mabo Family and may be transferred to the Library in the future. (Fonds) National Library of Australia

3.3.4. Sistemul de ordonare Obiectiv: Furnizarea informaţiilor despre structura internă, ordinea sau sistemul de ordonare al

unităţii de descriere. Procedură: Precizarea structurii, ordinii sau a sistemului de ordonare al unităţii de descriere.

Prezentarea operaţiunilor arhivistice realizate de arhivist. Pentru documentele electronice, se înregistreză informaţii referitoare la structura (concepţia) sistemului. Dacă se doreşte acest lucru şi în conformitate cu normele naţionale, toate aceste informaţii se plasează mai degrabă în cadrul ”Prezentării conţinutului”. Exemple:

Les papiers de famille ont été classés dans l’ordre de succession des familles qui ont été propriétaires de La Chapelle. Les papiers relatifs aux familles alliées à la famille de Moustier... ont été classés en dernier. A l’intérieur de chaque génération, on a classé ensemble les documents qui concernaient le chef de famille, son épouse et ses enfants... Pour chaque groupe familial... figurent en tęte les documents relatifs aux événements familiaux, suivis des correspondances, des pièces concernant la gestion du patrimoine, les activités intellectuelles..., les activités politiques et sociales (Fonds) France, archives départementales de la Seine-et-Marne

34

Il fondo, nella parte che riguarda specificatamente la documentazione prodotta dalla Segreteria di Stato, è strutturato nelle tre serie tipiche degli archivi delle segreterie e dei ministeri toscani: quella delle buste di affari risoluti, quella dei registri dei protocolli delle risoluzioni e, infine, quella dei registri (o repertori) degli affari, che costituisce lo stumento di accesso alle altre due. Rimasto privo di strumenti di corredo e di numerazione unica, fino al suo trasferimento dagli Uffizi all'attuale sede dell’Archivio di stato di Firenze (1989), è stato in quell’occasione inventariato e dotato di numerazione unica di corda da Orsola Campanile. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze I documenti sono ordinati in unica serie cronologica (Sous-dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Após a checagem dos documentos com a relaçăo existente e a separaçăo dos documentos por ano, foi possível a elaboraçăo de um quadro de arranjo com diversas formas de seriaçăo, tais como temática, estrutural e por espécie. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional The original order of the fonds has been maintained and arranged into five series which reflect the major activities of the creator over the years. (Fonds) Canada, York University Archives Organized in 2 series: subject files (1913-1956, 42 cu. ft.) and crop reports and summaries (1932- 1968, 1 cu. ft.). (Sous-fonds) U.S., Minnesota Historical Society Arranged in two alphabetical sequences, one for general subjects, and one, by creamery name, for creameries. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society Arranged chronologically by year, thereunder alphabetically by name or acronym of office, and thereunder chronologically (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration The papers have been arranged into 17 series reflecting either the form of the record (eg: diaries) or the activities to which they relate (eg. Business ventures, Moomba Festival, etc). (Fonds) National Library of Australia

3.4. CONDIŢIILE DE ACCES ŞI FOLOSIRE 3.4.1. Condiţiile de acces/reglementarea accesului Obiectiv: Furnizarea de informaţii asupra statutului legal şi a altor reglementări de orice natură

care restricţionează sau afectează accesul la unitatea de descriere. Procedură: Precizarea dispoziţiilor legale, convenţiilor particulare, regulamentelor interioare sau a

consideraţiilor de orice natură care au consecinţe asupra accesului la unitatea de descriere. Când este posibil, se indică perioada de confidenţialitate şi data la care documentele vor putea fi consultate.

35

Exemple: Archives publiques communicables conformément à la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979, article 7 (délai de soixante ans à compter de la date du document). Cependant, męme pour les documents déjà communicables en application de la loi, le très mauvais état matériel des documents ne permet pas d'assurer leur libre consultation; pour cette raison et dans l'attente d'un microfilmage, il reste nécessaire de déposer une demande d'autorisation. (Fonds, sub-fonds) Direction des archives de France Correspondance familiale non communicable avant 2010. (Fonds) Direction des archives de France La majorité des documents contenus dans ce fonds est désormais librement consultable. Néanmoins, la communication de certains dossiers relatifs au personnel est soumise au délai de communication prévu par l’article 7 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 (120 ans à compter de la date de naissance de l’intéressé, 150 ans à compter de la date de naissance pour les documents comportant des informations à caractère médical). (Fonds) Direction des archives de France Consultazione limitata e con autorizzazione del Comitato per la pubblicazione delle Opere di Salvemini (Fonds) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Para sua preservaçăo, o acervo foi microfilmado e o acesso só é concedido por meio desse suporte. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Unrestricted access, including display rights and consultation rights (Fonds) Canada, York University Archives Patient records contain private data; records are closed for 50 years from date of creation. Researchers may apply to use these records in accordance with State Archives access statement. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society Material restricted by 5 USC 552 (b)(1) – National Security (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Material restricted by terms of donor's deed of gift (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Use of audio, video, or film materials may require production of viewing copy. (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill All materials of living persons other than Louis D. Rubin, Jr., are closed to research until January 2018 (25 years) or until date of death of such persons, whichever occurs first, except with the written permission of the persons involved. This restriction chiefly affects materials in Series 1.1., 6.2., and 7.1. LDR material is without restriction. (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill

36

Access to the entire fonds is restricted until 2005. Series 3 (Business ventures) is closed until 31 December 2000. (Fonds) National Library of Australia As of November 1999, 1170 file items in this series have been access examined. 1150 files have been determined as being open access, 18 files determined as open with exemption and two files determined as closed access. Other files in the series have not yet been access examined. The controlling agency for this series is the Department of Defense, Central Office. (Série organique) National Archives of Australia

3.4.2. Condiţii reglementând reproducerea Obiectiv: Semnalarea oricărei restricţii referitoare la reproducerea unităţii de descriere. Regulă: Furnizarea de informaţii despre condiţiile de reproducere a unităţii de descriere (în

special dispoziţiile referitoare la dreptul de autor), după autorizarea accesului a documente. Dacă nu se cunoaşte existenţa unor astfel de condiţii, se precizează acest lucru. Dacă nu există restricţie în acest sens, nu este necesar să se înregistreze acest lucru. Exemple:

La reproduction de documents appartenant à l’Etat et conservés aux Archives nationales donne lieu à la perception d’un droit de reproduction. (Fonds) France, Centre historique des Archives nationales La riproduzione della serie „registri degli affari” è consentita unicamente in fotocopia da microfilm esistente. (Série organique) Italie, Archivio di Stato di Firenze Copyright is retained by the artist (Fonds) Canada, York University Archives Quotation or publication, beyond the fair use provisions of the copyright law, from records less than 25 years old requires written permission. (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society May not be reproduced without the written permission of MGM-Hearst Metrotone News. (Pièce) U.S. National Archives & Records Administration The donor has retained all proprietary rights and copyright in the published and unpublished writings of Rose Wilder Lane and Laura Ingalls Wilder. Those materials may be duplicated but may not be published without permission. (Fonds) U.S. National Archives & Records Administration

3.4.3. Limba şi alfabetul documentelor Obiectiv: Identificarea limbii/limbilor, sistemului de scriere şi a simbolurilor folosite în unitatea

de descriere.

37

Procedură: Se înregistrează limba/limbile folosite în documentele care constituie unitatea de

descriere. Se menţionază orice alfabet sau scriere specială şi orice sistem de simboluri sau abrevieri folosit. Eventual, se poate introduce (folosi) codul ISO corespunzător limbii/limbilor (ISO 639-1 şi ISO 639-2: International Standards for Language Codes) sau scrierii/scrierilor, (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts). Exemple:

Latin. Ecriture insulaire (noter en particulier l’abréviation utilisée pour per) (Pièce) Direction des archives de France Scrittura notarile con molti prestiti dalla libraria. Numerose le legature soprattutto «sine virgula superius» come nella libraria. Ricchissimo il sistema abbreviativo che tipicizza la scrittura notarile, presenti le note tachigrafiche (Pièce) Italie, Archivio di Stato di Firenze Em portuguęs, contendo documentos em inglęs, francęs, espanhol e alguns cifrados. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional In Dakota, with partial English translation (Dossier) U.S., Minnesota Historical Society Chinese (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration English (Dossier) National Archives of Australia

3.4.4. Caracteristici fizice şi cerinţe tehnice Obiectiv: Furnizarea de informaţii asupra oricărei caracteristici fizice sau cerinţe

tehnice importante care poate avea consecinţe asupra folosirii/utilizării unităţii de descriere. Procedură: Precizarea, în special a cerinţelor impuse de necesitatea conservării documentelor.

Indicarea oricărui program sau material necesar pentru a avea acces la unitatea de descriere (cerinţă software/hardware cerută pentru a putea accesa unitatea de descriere). Exemple:

Sigillo fragile, escluso dalla riproduzione in attesa del restauro (Pièce) Italie, Archivio di Stato di Firenze Videotapes are in inch helical open reel-to-reel format. (Sous-série organique) U.S., Minnesota Historical Society Many of the prints show some fading and silvering. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration At least six prints have their images obscured due to time and the unstable chemical conditions within the print paper. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration

3.4.5. Instrumentele de cercetare

38

Obiectiv: Semnalarea oricărui instrument de cercetare în legătură cu unitatea de descriere. Procedură: Înregistrarea de informaţii despre orice instrument de cercetare aflat la serviciul de

arhivă sau la creator şi care poate informa utilizatorul asupra contextului şi conţinutului unităţii de descriere. Acolo unde este cazul, se indică locul de unde poate fi obţinută o copie. Exemple:

Répertoire numérique du fonds 234 J. Société ardoisière de l’Anjou. Exploitation de Renazé/Isabelle LAS. – (Archives du pays bleu/Archives départementales de la Mayenne). – Laval: Archives départementales de la Mayenne, 1922. Comprend notamment un glossaire des termes techniques de l'industrie ardoisière. (Fonds) France, archives départementales de la Mayenne Actes du Parlement de Paris. Première série: de l’an 1254 à l’an 1328. Tome premier: 1254-1299, par E. Boutaric, Paris, 1863, in-4°, CXII-CCCXXXII-468 p. Tome deuxième: 1299-1328, par E. Boutaric, Paris, 1867, in-4°, 788 p. (Archives de l’Empire. Inventaires et documents). Inventaire analytique dans l’ordre chronologique reconstitué de tous les actes du Parlement de Paris, de 1254 à janvier 1328, avec adjonction de nombreux documents provenant du Trésor des Chartes. Index des noms géographiques, de personnes et de matières des deux volumes, à la fin du tome deuxième.(Série organique) France, Centre historique des Archives nationales Segreteria di Stato (1765-1808), inventario a cura di O. Campanile, Firenze, 1989, Inventari, N/292 (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze ARQUIVO NACIONAL (Brasil). Guia de Fundos do Arquivo Nacional. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1999. 673 p. Digitado e em base de dados. Fundo Góes Monteiro: inventário analítico. Rio de Janeiro: O Arquivo, 1999, 209 p. (Instrumentos de Trabalho; n. 19) O inventário acha-se também disponível em base de dados. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Contents list available (Série organique) Canada, York University Archives Transcript of original interview available (Série organique) Canada, York University Archives Series level descriptions available with associated box lists (Fonds) Canada, York University Archives An inventory that provides additional information about this collection is available in electronic form at http://www.mnhs.org/library/findaids/00020.xml. (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society Geographic index (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration

39

A set of bound volumes contains caption lists for these negatives. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Paper inventories for parts of this series are available upon request. As of November 1999, 1172 file item descriptions are available on the National Archives’ RecordSearch database. (Série organique) National Archives of Australia A 31 page published finding aid is available. This finding aid is also available on the Web at http://www.nla.gov.au/ms/findaids/8822.html (Fonds) National Library of Australia

3.5. SURSELE COMPLEMENTARE 3.5.1. Existenţa şi locul de păstrare al originalelor Obiectiv: Când unitatea de descriere este o reproducere, se precizează dacă documentele

originale există încă, şi în acest caz, locul unde sunt păstrate şi condiţiile de acces la acestea. Procedură: Dacă originalele unităţii de descriere sunt păstrate (în aceeaşi instituţie sau în altă

parte), se precizează locul lor de conservare, cota şi condiţiile de acces. Se recomandă să se precizeze dacă documentele originale nu mai există sau dacă nu se cunoaşte locul unde sunt conservate.

Exemple:

Microfilm du cartulaire de Redon (original aux archives de l’Evęché) (Pièce) France, archives départementales d’Ille-et-Vilaine Attualmente le carte a Prato sono conservate presso l’archivio dell’Istituto nazionale per la storia del movimento di liberazione in Italia (Milano). Su Carlo a Prato e il suo archivio cfr. TORCELLAN N., Per una biografia di Carlo a Prato, in Italia contemporanea, 1970, lug.-set., 124, p. 3-48, dove è anche la descrizione sommaria del Fondo a Prato (Dossier) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Notă: Unitatea de descriere este constituită din reproducerea înscrisurilor personale ale lui Carlo a Prato. Following sampling in 1985, the remaining case files were destroyed. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society It appears the original of file item 81645 was withdrawn from A471 some time after August 1988, and currently the file has not been located. A photocopy of the file has been placed with the series in lieu of the original. (Série organique) National Archives of Australia The originals are located in the Western Historical Manuscript Collection, University of Missouri, Columbia, Missouri. (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration Originals of these documents are presidential records in the custody of the National Security Council. (Série organique)

40

U.S. National Archives & Records Administration

3.5.2. Existenţa şi locul de păstrare a copiilor Obiectiv:

Indicarea existenţei, locului de conservare şi a disponibilităţii copiilor unităţii de descriere. Procedură:

Dacă unitatea de descriere există sub o altă formă (fie în serviciul de arhivă, fie în altă parte), se menţionează acest lucru, precizându-se cotele şi locul de consultare. Exemple:

Les cahiers de doléances ont été microfilmés sous la cote 2 Mi 30 (Dossier) Direction des archives de France Una copia dei microfilm e delle trascrizioni furono depositati nel maggio 1941 nella Widener Library di Harvard (Cambridge, Mass) e si trovano ora nella Houghton Library (*48M-394) (Série organique) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Microfilmes 045-97 a 054-97. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Digital reproductions of the Christie family Civil War correspondence are available electronically at http://www.mnhs.org/collections/christie.html. (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society In August 1988 a photocopy of item 81645 (from the Japanese War Crimes Trials section of the series) was transferred to the Australian Archives from the Australian War Memorial under the number 1010/6/134 and accessioned into series A2663. (Série organique) National Archives of Australia The Mabo Papers have been microfilmed onto 11 reels of 35mm film held at NLA Mfm G 27,539- 27,549. Full sets of the microfilm are held by the Townsville and Cairns campus libraries of the James Cook University of North Queensland. (Fonds) National Library of Australia Cases numbers 1-769 have been reproduced as National Archives and Records Administration microfilm publication M1082, entitled „Records of the U. S. District Court for the Eastern District of Louisiana, 1806-1814.” (Série organique) U.S. National Archives & Records Administration

3.5.3. Sursele complementare Obiectiv: Semnalarea surselor complementare. Procedură: Înregistrarea informaţiilor despre unităţile de descriere păstrate, fie în acelaşi serviciu

arhivă, fie în altă parte, şi care au o legătură cu unitatea descrisă, prin provenienţă sau alt criteriu. Se redactează o introducere corespunzătoare şi se explică natura legăturii. Dacă

41

unitatea de descriere complementară este un instrument de cercetare, se face această precizare la rubrica Instrumente de cercetare (3.4.5) pentru a menţiona acest lucru. Exemple:

Ces documents prennent la suite de ceux versés depuis 1811 dans les séries F1: administration générale, F4: comptabilité générale, et F19: cultes (Série organique) France, Centre des archives contemporaines Des registres de męme origine sont conservés sous les cotes 11 J 1-81 (fonds Magon de la Balue, complément) et en 39 J 1-12 (fonds Urvoy de Saint-Michel) (Série organique) France, archives départementales d’Ille-et-Vilaine A compléter, aux Archives départementales de la Côte-d’Or, par le fonds de la chambre des comptes de Dijon qui contient celui de la chambre des comptes de Savoie pour la Bresse, le Bugey et le Pays de Gex; on notera en particulier les comptes des châtellenies avec les amendes de justices (XIIIe-XVIIe siècles) (B 6670 à 10409) et les aveux et dénombrements des seigneurs (B 10470 à 11118) (Fonds) France, archives départementales de l’Ain Le buste di affari direttoriali dal 1771 al 1785 sono attualmente conservate nel fondo Consiglio di reggenza (1737-1765), nn.1008-1025. Anche ad esse si accede, come al resto della documentazione riferibile alla Segreteria di Stato, attraverso la serie dei registri degli affari, conservata nel fondo Segreteria di Stato (1765-1808). (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Earlier files of a similar nature (1959-1968) are catalogued as Minnesota. Secretary of State. Charitable corporations files. (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society See also Louis Decimus Rubins papers (#3899) and the Clyde Edgerton papers (#4616) in the Southern Historical Collection, University of North Carolina at Chapel Hill (Fonds) U.S., University of North Carolina at Chapel Hill Previous series: A703 – Correspondence files, multiple number series with occasional alphabetical prefixes and infixes [Canberra]. Controlling series: 1 Jan 1901 – A3193, Name index cards for courts-martial files [including war crimes trials], alphabetical series; 1 Jan 1901 – A6739, Register of Transcripts of Courts-Martial Proceedings; 1 Jan 1929 – 31 Dec 1952 A5024, Subject index cards to A432, Correspondence files, annual single number series – A5024 controls those files relating to Japanese war crimes trials; 1 Jun 1975 – by 3 Jul 1975 A3194, Copies of subject index cards [A5024] relating to Japanese war crimes trials – A3194 controls those files relating to Japanese war crimes trials. A quantity of records in this series, within the file number range 80776 to 81663, deals with Japanese war crimes trials. The index cards for these files are available as CRS A3193/XM1 and A3194/XM1. (Série organique) National Archives of Australia Sound recordings from the Mabo Papers are held in the National Library’s Oral History collection at TRC 3504. (Fonds) National Library of Australia

42

3.5.4. Bibliografie Obiectiv: Identificarea tuturor publicaţiilor care se referă la unitatea de descriere, care o

utilizează sau care o studiază (analizează). Procedură: Se înregistrează cota completată, dacă este cazul cu alte informaţii, cu toate

publicaţiile care folosesc sau analizează unitatea de descriere. De asemenea, se citează publicarea ediţiilor de facsimile sau transcrierile. Exemple:

Fr. Bluche a publié sous le titre Les Honneurs de la Cour, Paris, 1957, 2 vol. in-4° (Les Cahiers nobles, nos 10 et 11), un catalogue des maisons ou familles admises au XVIIIe siècle aux honneurs de la Cour, établi d'après ces documents. (Série organique) France, Centre historique des Archives nationales BUCCHI, S. Nota sulla formazione dell’Archivio Salvemini, in Il Ponte, 1980, XXVI, 1, gen., p. 43-61; VITALI, S., L’Archivio Salvemini, in Informazione, 1987, VI, 12, p. 39; Introduzione. In VITALI, S., Archivio Gaetano Salvemini. I Manoscritti e materiali di lavoro, Roma, Ministero per i beni culturali e ambientali. Ufficio centrale per i beni archivistici, 1998; SALVEMINI, G., Opere, Milano, Feltrinelli, 1961-1978, vol. 1-9 (tomi 18); SALVEMINI, G., Carteggio, 1898-1926, Bari, Laterza, 1984-1997, (voll. 5) (Fonds) Italie, Istituto Storico della Resistenza in Toscana Note: Publicaţii referitoare la fondul Salvemini Gaetano sau care fac referire la documentele acestui fond. SMITH, Peter Seaborn. Góes Monteiro and the role of the Army in Brazil. [s.l.: s.n.], 1980. MONTEIRO, Pedro Aurélio de Góes. The Brazilian Army 1925: a contemporary opinion. Introduçăo de Peter Seaborn Smith. [s.l.]: University of Waterico, 1981. (Occasional paper series) (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional The entire calendar has been published in 12 volumes from the set of cards held by the University of Illinois. The Mereness Calendar: Federal Documents of the Upper Mississippi Valley 1780-1890 (Boston: G. K. Hall and Co., 1971). (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society Noel Loos’ biography of Mabo, Edward Koiki Mabo: his life and struggle for land rights, St Lucia, UQP, 1996, makes numerous references to the Mabo Papers. (Fonds) National Library of Australia

3.6. NOTE (SPECIALE) 3.6.1. Nota Obiectiv: Furnizarea de informaţii care nu pot fi cuprinse în nici una dintre celelalte zone. Procedură: Înregistrarea informaţiilor speciale şi/sau importante care nu şi-au găsit locul în

celelalte rubrici ale descrierii.

43

Exemple:

Fontes complementares săo mencionadas no inventário do fundo. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Title supplied from contents of the series (Fonds) Canada, York University Archives Also known as: Uncle Remus collection. (Fonds) U.S., Emory University Previously known as: Battle of Kennesaw Mountain collection. (Fonds) U.S., Emory University Please note that only a portion of this item has been digitized and made available online. (Pièce) U.S. National Archives & Records Administration Item barcode 209393 (Dossier) National Archives of Australia

3.7. CONTROLUL DESCRIERII 3.7.1. Nota arhivistului Obiectiv: Precizarea contextului în care a fost făcută descrierea şi a persoanei care a realizat-o. Procedură: Menţionarea surselor consultate pentru a stabili descrierea şi autorul acesteia.

Exemple: La descrizione è stata compilata da Alessandra Topini nel corso del progetto „Anagrafe informatizzata degli archivi italiani” e revisionata da Stefano Vitali (1999). Sono state consultate le seguenti fonti archivistiche: AS FI, Segreteria di Stato (1765-1808), 1142; SÚAP, Rodinný archiv Toskánsckých Habsburku, Ferdinando III, 1, cc. 1-4; le opere seguenti: ; PANSINI G., Potere politico e amministrazione al tempo della Reggenza lorenese, in Pompeo Neri. Atti del colloquio di studi di Castelfiorentino 6-7 maggio 1988, a cura di A. Fratoianni e M. Verga, Castelfiorentino, Società storica della Valdelsa, 1992, p. 29-82; CONTINI A., Pompeo Neri tra Firenze e Vienna (1755-1766), ibidem; p. 239-331; BECAGLI V., Pompeo Neri e le riforme istituzionali della prima età leopoldina, ibidem, p. 333-376 (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Descriçăo preparada por Mariza Ferreira de Sant’Anna e Maria da Conceiçăo Castro, técnicas do Arquivo Nacional. (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional Description prepared by S. Dubeau in October 1997; revised in April1999 (Fonds) Canada, York University Archives Processed by: Lydia Lucas, May 1996; Lara Friedman-Shedlov, May 1999 (Fonds) U.S., Minnesota History Society

44

Description written by Sharon G. Thibodeau (Fonds) U.S. National Archives & Records Administration Papers arranged and described by Adrian Cunningham. (Fonds) National Library of Australia

3.7.2. Reguli sau convenţii Obiectiv: Identificarea regulilor sau convenţiilor pe baza cărora s-a efectuat descrierea. Regulă: Precizarea regulilor sau convenţiilor internaţionale, naţionale sau locale care au stat la

baza întocmirii descrierii. Exemple:

Cet instrument de recherche a été élaboré conformément aux recommandations de l’ouvrage suivant: Direction des Archives de France, Les instruments de recherche dans les archives, Paris: La Documentation française, 1999, 259 p. (Fonds) Direction des archives de France La descrizione è stata compilata sulla base del Manuale per i rilevatori del progetto „Anagrafe degli archivi italiani.” (Roma, 1994) e delle Istruzioni per la rilevazioni dei dati. Progetto „Anagrafe” dell’Archivio di Stato di Firenze (Firenze, 1995-1997) e revisionata facendo riferimento all’International Standard Archival Description (General) (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze Fonds and series level descriptions based on Rules for Archival Description (Fonds) Canada, York University Archives Description based on the Oral History Cataloging Manual (Chicago: Society of American Archivists, 1995). (Série organique) U.S., Minnesota Historical Society Series controlled and described under the rules of the National Archives of Australia’s Commonwealth Records Series (CRS) System. (Série organique) National Archives of Australia

3.7.3. Data/datele descrierii/descrierilor Obiectiv: Indicarea datei la care descrierea a fost pregătită şi/sau revizuită. Procedură: Înregistrarea datei la care a fost făcută şi/sau realizată sau revizuită descrierea.

Exemple: Redatta nel 1995, revisionata nel settembre 1999. (Fonds) Italie, Archivio di Stato di Firenze 1/12/1999 (Fonds) Brésil, Arquivo Nacional

45

Finding aid prepared April 1972. (Fonds) U.S., Minnesota Historical Society 1999-02-11 (Pièce) U.S. National Archives & Records Administration Series registered, 24 September 1987. Description updated, 10 November 1999. (Série organique) National Archives of Australia File access decision and item registration, 22 November 1984 (Dossier) National Archives of Australia

ANEXA 1 Model de descriere ISAD (G) pentru arhivă medievală DESCRIERE LA NIVEL DE FOND RO DJAN Bv, nr. 1 Fond: Primăria Braşov (1353-1943) Cantitate: 1600 m.l. documente, pe suport pergament, hârtie, calc, plăci fotografice, fotografii

Creatorul documentelor a purtat de-a lungul timpului diferite denumiri: Magistratul oraşului şi districtului Braşov (1353-1851); Magistratul oraşului Braşov (1852-1861); Magistratul oraşului şi districtului Braşov (1361-1876); Magistratul oraşului Braşov (1876-1919); Primăria municipiului Braşov (1919-1943).

Istoricul creatorului. Primăria oraşului Braşov a fost principalul organ de administrativă şi, pentru o perioadă îndelungată, judecătoresc, cu autoritate asupra teritoriului oraşului şi, pentru anumite perioade, asupra întregului teritoriu al Ţării Bârsei. Istoricul administrativ al instituţiei este prezentat în următoarele lucrări:

J. Trausch, Übersichtliche Darstellung der älteren Gemeinde-Verfassung der Stadt Kronstadt, Brasov, 1865.

Friedrich Stenner, Die Beamten der Stadt Kronstadt, Braşov, 1916. Idem, Die Wandlungen der politischen Verwaltung bei der Stadt Kronstadt in 19. Jh.,

Braşov, 1900. G. Nussbächer, Contribuţii la istoria administraţiei oraşului Braşov în perioada

medievală (sec. XIII–XVI), în ,,Historia urbana”, t. 2, 1994, nr. 1, p. 79–80. Idem, Contribuţii la istoria administraţiei oraşului Braşov în perioada medievală (sec.

XVII–XVIII), în ,,Historia urbana”, t. 4, 1996, nr. 1–2, p. 49–61.

Istoricul fondului de arhivă. Documentele acestui fond s-au aflat în custodia

creatorului, formând arhiva oraşului Braşov. Documentele au fost supuse de-a lungul timpului unor acţiuni succesive de organizare, care sunt prezentate în următoarele lucrări:

46

G. Nussbächer, Sisteme de arhivare înainte de introducerea sistemului de registratură în unele arhive orăşeneşti din Transilvania (oraşele Sibiu, Braşov, Bistriţa, Cluj şi Sighişoara), în Culegere de referate. Sesiunea 1969, Bucureşti, 1971, p. 141–148.

Idem, Contribuţii la istoria arhivei Braşovului în secolele XV-XVIII, în ,,Cumidava”, Braşov, IV, 1970, p. 559–574.

Idem, Preocupări de evidenţă contemporană şi de prelucrare arhivistică la Braşov în sec. XVI-XIX. Contribuţii noi la istoria arhivelor Braşovului, în Stefan Meteş la 85 de ani. Din publicaţiile Arhivelor Statului Cluj-Napoca, Cluj-Napoca, 1977, p. 161–165.

Idem, Arhiva oraşului Braşov la sfârşitul secolului al XVIII-lea, în ,,Revista Arhivelor”, 1/1993, p. 43–51.

Idem, Arhiva oraşului Braşov la începutul secolului al XIX- lea, în „Arhiva românească”, 1/1995, p. 47–53.

Idem, Arhiva Magistratului oraşului Braşov între 1851–1861, în ,,Revista Arhivelor”, 1-2/1996, p. 15–23.

Idem, Arhiva Magistratului oraşului Braşov în al doilea sfert al secolului al XIX- lea în „Revista Arhivelor”, 2/1997, p. 37–46.

Documentele au fost preluate de la Arhiva municipiului Braşov. CONŢINUTUL ŞI STRUCTURA Acest fond cuprinde documentele rezultate din activitatea organului de conducere

administrativă a oraşului Braşov. Documentele fondului anterioare epocii moderne se referă la probleme administrative ale oraşului şi districtului Braşov, aspecte legate de impozite, moşteniri, venituri de pe domeniul oraşului, acte judecătoreşti, acte de proprietate etc. Documentele din perioada modernă se axează pe acte rezultate din activitatea serviciilor Primăriei oraşului (Magistrat, Serviciul tehnic, serviciul silvic etc.) Tot în acest fond, în părţi structurale distincte, se regăsesc fotografii şi planuri şi hărţi.

Conform procedurilor în vigoare, documentele anterioare anului 1920 nu sunt supuse selecţionării. Documentele din perioada 1936-1943 au fost supuse operaţiunii de selecţionare, după preluarea la DJAN Braşov.

Fond deschis, instituţia continuă să funcţioneze şi să creeze documente.

Sistemul de ordonare Documentele din fondul Primăria Braşov sunt ordonate structural-cronologic. Cele

mai vechi documente au fost grupate în colecţii de către arhivarii oraşului, iar în cadrul colecţiilor s-a dorit, în general, realizarea unei ordonări cronologice. Pentru actele din secolele 17-19, ordonarea se face pe structuri administrative ale administraţiei orăşeneşti (Magistrat, impozite, socoteli alodiale, acte judecătoreşti etc.). Din 1772 se introduce sistemul de registratură, ceea ce face ca documentele din seria Actele Magistratului să fie ordonate după numărul de înregistrare. Din 1879 se introduce sistemul claselor numerelor de bază în activitatea de arhivă a oraşului, documentele fiind grupate cronologic, pe probleme. Alte compartimente ale Primăriei şi-au organizat documentele în funcţie de diferite alte criterii cerute de activitatea practică, dar, în general, predomină sistemul cronologic. De subliniat că cele mai vechi documente au fost supuse reorganizărilor în timpul arhivarilor GMG von Herrmann, Fronius, Schnell, Fr. Stenner. Pentru organizarea fiecărei părţi structurale, vezi descrierile de la fiecare în parte.

CONDIŢIILE DE ACCES ŞI FOLOSIRE

47

Documentele mai vechi de 1800 nu se dau în cercetare sub formă de original, dacă sunt publicate sau au copii de cercetare disponibile. De asemenea, documentele care se încadrează prevederilor art. 22 din legea 16/1996.

Pergamentele, documentele vechi, registrele cu gravuri nu se pot reproduce sub formă de copii tip xerox, pentru a evita deteriorarea materialului arhivistic.

Documentele sunt scrise în limbile latină, germană (şi caractere gotice), maghiară, română (şi caractere chirilice), greacă, italiană, slavonă.

Instrumentele de cercetare De la caz la caz, pe structuri administrative, există instrumente contemporane de

evidenţă sau inventare moderne. Instrumentele contemporane sunt scrise în limba oficială a administraţiei din perioadele respective. Pentru perioada 1772-1943 există registre indici, pe probleme şi/persoane, de la caz la caz.

SURSELE COMPLEMENTARE În unele situaţii, s-au semnalat existenţa unor documente originale la Arhivele

Naţionale din Budapesta, care se păstrează la DJAN Braşov doar sub formă de însemnări în inventare de secol XVIII.

Documentele până la 1850 se prezintă sub formă de copie pe microfilm. Documentele doin fond au fost utilizate pentru elaborarea unor lucrări, precum:

Quellen zur Geschichte der Stadt Kronstadt, vol. I-VIII, 1883-1916. Urkundenbuch zur Geschichte der Deutschen în Siebenbürgen, vol. I–VII, 1886–1983. Hurmuzachi-Densuşianu, Documente privitore la istoria românilor, vol. XV,

Bucureşti, 1908. I. Bogdan, Documente privitoare la relaţiile Ţării Româneşti cu Braşovul şi Ţara

Ungurească, Bucureşti, 1905. Gr. Tocilescu, 534 de documente slavo-române din Ţara Românească şi Moldova

privitoare la legăturile cu Ardealul, Bucureşti, 1931.

Informaţiile din prezenta descriere sunt preluate după Ghidul fondului Primăria Braşov şi inventarul colecţiei Privilegii, aflate la D.J.A.N. Braşov. Restructurarea informaţiei pe modelul descrierii ISAD (G) realizată de Bogdan-Florin Popovici. Descrierea de fond a fost realizată după ISAD(G), pe 6.06.2004.

DESCRIERE LA NIVEL DE PARTE STRUCTURALĂ RO DJAN Bv, fond 1: Primăria Braşov Colecţia Privilegii (indicativ vechi Ab I a), date extreme 1353-1910 Cantitate: 4.85 m.l., respectiv 807 u.a.

Documentele sunt rezultatul activităţii administrative desfăşurate de Primăria oraşului şi districtului Braşov. Documentele grupate în această colecţie sunt cele mai vechi păstrate de oraşul Braşov. Documentele au fost organizate de-a lungul timpului de arhivarii oraşului (Chr. Pomarius, J. Albrich, G. Hermann), care au întocmit şi inventare ale acestora.

CONŢINUTUL ŞI STRUCTURA

48

În general, documentele sunt privilegii medievale, acte de proprietate asupra diverselor posesiuni deţinute de oraş de-a lungul timpului etc. Cele mai importante documente privitoare la istoria Braşovului în evul mediu şi perioada modernă.

Asupra acestei colecţii nu se efectuează selecţionare. Colecţia este închisă, nu se aşteaptă alte preluări. Eventual, se pot aştepta reîntregiri. Documente sunt în general ordonate cronologic, abaterile de la regulă datorându-se se pare, erorilor de descifrare.

CONDIŢIILE DE ACCES ŞI FOLOSIRE Documentele nu se dau la cercetare în original, dacă există reproduceri şi/textul lor a

fost publicat în ediţiile de documente. Se evită expunerea la aparate de copiere a originalelor. Documentele sunt scrise în limbile latină, germană, slavonă.

Instrumentele de cercetare: Inventarul nr. 2, realizat în conformitate cu Normele tehnice de desfăşurare a activităţii în Arhivele Statului.

SURSELE COMPLEMENTARE Pentru unele documente, s-a păstrat doar rezumatul; originale se află în Arhivele

Naţionale maghiare. Documentele păstrate sunt microfilmate. Documente în legătură cu informaţiile din colecţia Privilegii se regăsesc şi în celelalte părţi structurale ale fondului Primăria Braşov. Documentele din colecţia Privilegii au fost editate în următoarele lucrări:

Urkundenbuch Hurmuzachi Densuşianu Fejer, Codex…

CONTROLUL DESCRIERII Informaţiile sunt preluate după Ghidul fondului Primăria Braşov şi inventarul colecţiei

Privilegii, aflate la D.J.A.N. Braşov. Restructurarea informaţiei pe modelul descrierii ISAD(G) realizată de Bogdan-Florin Popovici. Descrierea a fost realizată după ISAD(G), la 6.06.2004.

49

DESCRIERE LA NIVEL DE DOCUMENT ROD JAN Braşov Fond: Primăria Braşov, col. Privilegii, nr. 9 [Privilegiul pentru ridicarea cetăţii Bran] 1377 noiembrie 19, „in festo beati Elisabeth” Emitent: regele Ludovic I, regele Ungariei 1 filă, pergament. Original

Privilegiul emis la Zvolen, Cehia, acordat saşilor din scaunul Braşov (sedis Brossouiensis) pentru construirea unei noi cetăţi /Bran/ „in lapide Tydrici”.

1) Confirmă legătura veche dintre oraşul Braşov (Corona) cu satele: Ghimbav (Woydemboh), Cristian (Noua civitas), Râşnov (Rasnow), Vulcan (Volkan), Codlea (Cidinis), Feldioara (Mergenburg), Măieruş (villa Nucum), Rotbav (Ruffarippa), Hălchiu (Heltwen), Hărman (Mons mellis), Sânpetru (mons sancti Petri), Bod (Brigondorf), Prejmer (Tortalea).

2) Confirmă dreptul vechi de folosinţă a pădurilor, apelor, vânătoarei, pescuitului şi folosinţa comună a terenurilor agricole inclusiv „campus Turchaw”.

3) Promisiunea mutării vămii de la Rucăr (Ruffa arbor) la Bran după cucerirea Ţării Româneşti (terra Transalpina).

4) Uşurarea vămii de vânzare în Braşov (vigesima). 5) Dreptul regelui de a numi castelanul noii cetăţi [Bran] şi a cetăţii Hălchiu

(Heltwen). 6) Obligaţiile braşovenilor faţă de juzii regali. 7) Notă tergală din 29 septembrie 1380 „in die sancti Michaelis” că regele poate numi

castelani numai germani.

Originalul nu se dă în cercetare, consultare pe microfilm. Documentul este scris în limba latină, cu caractere latine. Copie Palladium, p.7-8. Transumpt de regele Sigismund la 7 martie 1395, Privilegii nr.16.

Ed. text lat.: Katona Hist. crit. X, 635; Fejér Codex IX, 5, 158;Hurmuzaki-Densuşianu I, 2, p. 242; Zimmermann, Urkundenbuch II, nr.1085, p. 479-481.

Ed. text + trad. rom. DRH, D, I, nr. 67, p. 110-112. Ed. fragm.: Die Grundverfassungen pag. 21; Schlözer Krit. Sammlungen p. 38;

Sieb.Quartalschrift VII, 253; Sieb. Provinzialblätter I, 26, p. 37-38; Ed. rez.: Transilvania 1872, 92.

Notă: Sigiliu căzut.

CONTROLUL DESCRIERII

Descriere structurată pe structură ISAD(G) de Bogdan-Florin POPOVICI la 6.06.2004, pe baza fişei inventar întocmite de G. Nussbacher. ANEXA 2 Model de descriere ISAD(G) pentru arhivă contemporană

50

DESCRIERE LA NIVEL DE FOND Cota/ nr. unic de înregistrare: nr din RGA: 1428 Denumirea: Comitetul Central al Partidului Comunist Român Date extreme: 1921-1989 Nivelul descrierii: fond Cantitate: 2000 m.l.

Creator: Comitetul Central al Partidului Comunist Român Istoria instituţiei: P.C.R. a fost înfiinţat la 9 mai 1921 de către socialiştii de extremă

stângă care doreau delimitarea de politica Internaţionalei a II-a socialiste (care adoptase principiul naţionalităţilor şi susţinuse participarea statelor naţionale la primul război mondial) şi afilierea la Internaţionalei a III-a comunistă promovată de Rusia bolşevică. În activitatea P.C.R. se disting două perioade mai importante: perioada funcţionării în ilegalitate (1924-1944) şi perioada deţinerii neîntrerupte a puterii (1945-1989). În februarie 1948 a avut loc fuziunea P.C.R. cu Partidul Social Democrat, formaţiunea politică rezultată purtând denumirea Partidul Muncitoresc Român (1948-1965). În 1965, după moartea lui Gherorghe Gheorghiu-Dej, noua conducere a P.C.R. hotărăşte revenirea la denumirea de Partidul Comunist Român şi numerotarea congreselor în continuare, fără a ţine cont de schimbarea denumirii partidului. Astfel, Congresul al V-lea al P.M.R. devine Congresul al IX-lea al P.C.R. şi îl confirmă în funcţia de secretar general pe Nicolae Ceauşescu (1965-1989). Structura organizatorică a cunoscut modificări în funcţie de contextul istoric al activităţii P.C.R. În perioada ilegalităţii, activitatea partidului a fost coordonată de Internaţionala a III-a cu sediul la Moscova, membrii care activau în România având drept principală activitate agitaţia şi propaganda. În perioada deţinerii puterii, partidul a avut posibilitatea să-şi constituie o organigramă mai complexă, pentru a exercita un control atent asupra tuturor domeniilor de activitate: economic, politic, social, cultural, alcătuită din mai multe secţii. Secţiile făceau parte din aparatul central al C.C. al P.C.R. şi se ocupau cu secţia şi repartizarea cadrelor, cât şi cu controlul executării hotărârilor partidului şi ale guvernului în domeniul lor de activitate. Acestea sunt:

• Secţia Cancelarie • Secţia Organizatorică, fostă a Organelor Conducătoare de Partid • Secţia Agitaţie şi Propagandă • Secţia Relaţii Externe • Secţia Economică • Secţia Agrară • Secţia Gospodăria de Partid. • La fiecare secţie există compartimentul Cadre, care uneori este citat drept „Secţia

Cadre”. Activitatea C.C. al P.C.R. substituia activitatea Guvernului, toate hotărârile se luau pe

linie de partid (membrii C.C. făceau parte din guvern), iar studierea acestei arhive oferă posibilitatea înţelegerii mecanismelor de exercitare a puterii comuniste.

Istoria arhivei: Arhiva C.C. a fost evacuată în regim de urgenţă în condiţiile

evenimentelor din decembrie 1989. Ea se compune din arhiva istorică şi arhiva administrativă. Atât arhiva administrativă (care la sfârşitul anului 1989 se afla în fişete) cât şi cea istorică (cca 260 de fonduri) privind mişcarea muncitorească şi comunistă au fost transportate la arhivele militare din Piteşti. Fondul a fost preluat de Arhivele Naţionale prin procesul verbal nr . .... şi depozitat într-un spaţiu oferit de UM 0218 Clinceni, jud. Ilfov, dar

51

necorespunzător pentru păstrarea arhivei. În anul 2000 arhiva a putut fi adusă în depozitele Arhivelor Naţionale, care nu fuseseră iniţial pregătite pentru preluarea unei cantităţi atât de însemnate de documente.

Sursa imediată de achiziţie: vezi Istoria arhivei Conţinutul şi structura: Fondul cuprinde hotărâri ale C.C. al P.C.R., stenograme ale

şedinţelor Biroului Politic şi Secretariatului C.C., rapoarte, referate, note, situaţii statistice, fotografii, schiţe, hărţi, adrese şi corespondenţă ce reflectă activitatea P.C.R. şi permite reconstituirea unei perioade din istoria României care a fost intens politizată, lipsită de transparenţă în procesul de exercitare a puterii.

Selecţionări: nu s-au făcut Completări: - Sistem de ordonare: structural-cronologic – pe secţii, în cadrul secţiilor cronologic

(majoriatea arhivei), alfabetic – nume de persoane, de state (la secţiile Cadre şi Relaţii Externe)

Condiţii de acces: în conformitate cu Anexa 6 a Legii Arhivelor Condiţii de reproducere: documentele pot fi fotocopiate şi microfilmate Limba: predomină limba română; mai există documente şi în limbile rusă, maghiară,

franceză, ngleză, germană, greacă, chineză, bulgară, armeană Caracteristici fizice şi cerinţe tehnice: documentele sunt în majoritate pe suport de

hârtie de format A4 Instrumente de căutare/ regăsire: fiecare secţie are un inventar arhivistic

Existenţa originalelor: Arhiva M.Ap.N. a oprit acele documente care cuprind

informaţii referitoare la siguranţa naţională; documentele Secţiei Gospodăria de Partid au rămas, în marea lor majoritate, la Regia Autonomă a Protocolului de Stat

Existenţa copiilor: microfilme executate de către M.Ap.N. de pe documentele originale şi copie a microfilmelor arhivei istorice

Alte unităţi care au o legătura cu unitatea de descriere: fondurile Comitetelor Judeţene ale P.C.R., subordonate direct Comitetului Central

Publicaţii: volume de documente, articole în presă, studii Nota: fondul nu a fost prelucrat în întregime

Nota arhivistului: fondul a fost prelucrat de arhiviştii seviciului Arhive

Contemporane Reguli de descriere: conform Legii 16/ 1996 şi Normelor Tehnice elaborate de

Arhivele Naţionale Data descrierii: 1996-2004

DESCRIERE PARTE STRUCTURALA Cota/ nr. unic de inregistrare: nr. de inventar 2369 Denumirea: Fond C.C. al P.C.R. – Secţia Relaţii Externe Date extreme: 1921 – 1989 Nivelul descrierii: parte structurală

52

Cantitate: 769 u.a. (până în 1949)

Creator: Secţia Relaţii Externe a C.C. al P.C.R. Istoria instituţiei: Politica externă a P.C.R. a fost subordonată intereselor Moscovei

încă de la crearea Partidului Comunist Român. Secţia Relaţii Externe a luat fiinţă ca urmare a ajungerii la putere a P.C.R., conform organigramei stabilită după Conferinţa Naţională a P.C.R. din octombrie 1945... Secţia se afla în directa subordine a ministrului Afacerilor Externe (respectiv Ana Pauker, pentru perioada de până în 1949 dată publicităţii) şi are o activitate complementară cu aceea a Ministerului Afacerilor Externe. Secţia are drept principală atribuţie informarea conducerii partidului asupra politicii externe. Se mai ocupa cu aplicarea hotărârilor C.C. în domeniul popularizării externe a activităţiii P.C.R.; selecţionarea, verificarea şi repartizarea cadrelor pentru Ministerul Afacerilor Externe, verifcarea cadrelor propuse de către Ministerul Forţelor Armate şi Ministerul Comerţului Exterior pentru misiunile în străinătate. Secţia Relaţii Externe supune spre aprobare Comitetului Central proiectele de mesaje de saluturi adresate „partidelor frăţeşti”, precum şi organizarea primirii membrilor delegaţiilor străine invitate de către C.C. al P.C.R., în colaborare cu Ministerul Afacerilor Externe; orgainzează şi îndrumă viaţa de partid de la oficiile diplomatice şi agenţiile economice din afara graniţelor ţării; înaintează C.C. propuneri privind necesitatea participării la diverse manifestări culturale internaţionale şi controlează felul în care sunt instruite delegaţiile oficiale care pleacă în străinătate pe linie culturală, a organizaţiilor de masă etc. O altă atribuţie vizează supravegherea activităţii studenţilor străini sosiţi în România, precum şi verificarea studenţilor şi specialiştilor români propuşi pentru deplasări în străinătate. Secţia Relaţiilor Externe este alcătuită din următoarele sectoare:

• Sectorul documentare U.R.S.S. şi traduceri • Sectorul relaţii cu partidele frăţeşti din ţările de democraţie populară • Sectorul relaţii cu partidele frăţeşti din ţările capitaliste şi coloniale • Sectorul care selecţionează şi verifică personalul M.A.E. pentru delegaţii în

străinătate, îndrumă viaţa de partid la oficiile diplomatice din exterior şi recrutează, verifică şi repartizează personalul necesar la obiectivele speciale

• Sectorul care se ocupă cu emigranţii revoluţionari Istoria arhivei: Datorită faptului că partidul a funcţionat în ilegalitate şi în afara

teritoriului României înainte de cristalizarea oficială a părţilor structurale ale Comitetului Central, au fost considerate ca aparţinând Secţiei de Relaţii externe toate acele documente (mai ales scrisori, informări, corespondenţă cu Intenaţionala a III-a, broşuri propagandistice) care reflectau activitatea P.C.R. în relaţiile cu alte partide comuniste sau poziţia P.C.R. în legătură cu evenimentele contemporane de politică de politică externă. Din momentul venirii la putere avem documente cu antetul Secţiei Relaţii Externe. Există şi documente care, deşi nu au antetul secţiei, tratează o problematică legată de relaţiile externe; şi acestea au fost integrate, acolo unde nu s-sa putut identifica cu precizie creatorul, Secţiei de Relaţii Externe.

Sursa imediata de achiziţie: vezi fişa fondului C.C. al P.C.R. Conţinutul şi structura: Secţia Relaţii Externe a C.C. cuprinde ca genuri de

documente: hotărâri, decizii, decrete, stenograme, procese-verbale, rapoarte, note informative, referate, scrisori, publicaţii străine ce privesc probleme de politică externă.

Selecţionări: nu s-au făcut Completări: - Sistem de ordonare: s-a încercat respectarea structurii dată de creator, respectiv

alfabetică, pe ţări şi ordonare cronologică a acelei părţi considerată de creator ca parte distinctă de problemele Secţiei Relaţii Externe

53

Condiţii de acces: conform Anexei 6 din Legea 16/ 1996; au fost date în cercetare

documentele pentru perioada 1921 – 1949. Condiţii de reproducere: documentele pot fi microfilmate şi fotocopiate Limba: română, rusă, engleză, franceză, chineză, germană ş.a. Caracteristici fizice şi cerinţe tehnice: în majoritate, hârtie de format A4, telegrame

ş.a. Instrumente de căutare/regăsire: inventar nr. 2369 Existenţa originalelor: - Existenţa copiilor: ? Alte unităţi care au o legatură cu unitatea de descriere: Arhivele Diplomatice,

arhiva Ministerului Comerţului Exterior (cu respectarea termenelor de confidenţialitate stabilite prin Legea 16/ 1996)

Publicaţii: articole, studii, publicare de documente

Notă: fondul nu a fost prelucrat în întregime

Nota arhivistului: documentele au fost prelucrate de arhiviştii Moraru Constantin şi Şerban Marin şi de arhivara Meşca Nicoleta.

Reguli de descriere: conform Legii 16/ 1996 şi Normelor Tehnice elaborate de Arhivele Naţionale ale României

Data descrierii: 1996-1999. DESCRIERE LA NIVEL DE DOSAR Cota/ nr. unic de inregistrare: dosar nr. 25/ 1947, Secţia Relaţii Externe, fond C.C.

al P.C.R. Denumirea: relaţiile româno-maghiare Date extreme: 10 februarie – 3 decembrie 1947 Nivelul descrierii: dosar Cantitate: 74 file

Creator: Secţia Relaţii Externe a C.C. al P.C.R. Istoria instituţiei: - Istoria arhivei: - Sursa imediata de achiziţie: -

Conţinutul şi structura: Note informative şi rapoarte privind relaţiile româno-

maghiare: raport original întocmit de Bogdan Iosif asupra activităţii lui Robert Major, corespondent al ziarului „Kiss Ujsag” cu ocazia vizitei la Bucureşti şi Cluj; raport de activitate al Floricăi Codrescu referitor la vizita ei în Ungaria împreună cu o delegaţie de artişti şi scriitori români; raport întocmit de Bogdan Iosif asupra vizitei la Budapesta în luna august a grupului de intelectuali români invitaţi de Asociaţia Maghiaro-Română; notă informativă cuprinzând informaţiile primte de la dr. Csakany Bela, membru în Biroul Politic al Uniunii Populare Maghiare despre informaţiile despre România care circulă la nivelul conducerii statului maghiar; raport de activitate semnat de dr. Minculescu referitor la vizita în Ungaria a unei delegaţii române din partea Uniunii Sindicatelor Sanitare; sinteză cuprinzând un model de chestionar şi situaţii statistice referitoare la măsurile luate în vederea stabilizării economico-financiare a Ungariei; scrisoarea lui Karasz Gyozo, secretar general al Ajutorului

54

Naţional adresată U.P.M. privind invitarea unui grup de copii din România de a petrece vacanţa în Ungaria şi transporturile de alimente donate de partea maghiară; buletin nr. 3 elaborat de Comitetul Central al Partidului Comunist Maghiar referitor la planul trienal.

Selecţionări: - Completări: - Sistem de ordonare: - Condiţii de acces: - Condiţii de reproducere: documentele pot fi microfilmate şi fotocopiate Limba: română, maghiară, franceză Caracteristici fizice şi cerinţe tehnice: hârtie de format A4, Instrumente de căutare/regăsire: inventar nr. 2369 Existenţa originalelor: - Existenţa copiilor: - Alte unităţi care au o legatură cu unitatea de descriere: Arhivele Diplomatice Publicaţii: - Notă: documentele din dosar sunt ordonate în ordinea importanţei genului de

document, şi nu cronologic.

Arhivist: Şerban Marin, arhivar Meşca Nicoleta. Reguli de descriere: conform Legii 16/ 1996 şi Normelor Tehnice elaborate de

Arhivlele Naţionale ale României Data descrierii: 1997.