Facultad de Ciencias Administrativas y Contables

Tema: El benchmarking y Mejora Continua

Autores:

Aponte Galarza JoseFlores Calzada CarlosHerrera Hurtado SheditAndazabal YeselinVillar Tapia Fatima Margiori

Profesor:

Palacios Huayta Michael Hansel

Lima, 25 de Junio del 2014

DEDICATORIA

A Dios, por brindarnos la dicha de la salud y bienestar físico y espiritual. A nuestros padres, como agradecimiento a su esfuerzo, amor y apoyo incondicional, durante

nuestra formación tanto personal como profesional. A nuestros docentes, por brindarnos su guía y sabiduría en el desarrollo de este trabajo.

INDICE

Titulo

Dedicatoria

Introducción

Definición

Historia

Características

Ventajas

Desventajas

Tipos

Procesos

Conclusiones

Bibliografía

DEFINICION

Desde el punto de vista de su marco conceptual, existen múltiples definiciones clásicas de Benchmarking como pueden ser:

“Proceso de investigación industrial que permite a los gerentes desarrollar comparaciones entre compañías sobre procesos y prácticas que permitan identificar lo “mejor de lo mejor” y obtener con ello un nivel de superioridad y ventaja competitiva” (Camp. 1989).

Benchmarking es el proceso continuo de medir productos, servicios y prácticas contra los competidores reconocidos como líderes en su sector”(David T. Kearns, Director General de Xerox Corporation)

Entendemos Benchmarking al proceso de comparar y medir las operaciones de una organización o sus procesos internos/externos contra los de un reconocido líder de mercado, tanto interior como exterior al mercado de referencia”

“Al proceso continuo de medir y comparar una organización con las organizaciones líderes en cualquier lugar del mundo para obtener información que les ayude a ejecutar acciones para mejorar su desempeño se denomina, Benchmarking o estudios de desempeño comparativo”

“Benchmarking es la búsqueda de las mejores prácticas de la industria que conducen a un desempeño excelente ” (Robert C. Camp)

Según Kotler: “ De depender de mejorar uno mismo se puede estudiar cuáles son los mejores de la clase en todo el mundo y se adoptan las mejores prácticas.”

“Es el continuo y sistemático proceso de identificar, analizar y adaptar las mejores prácticas de la industria que puedan a la organización a un nivel de desempeño superior” (Spendollini, 1992)

“Es la práctica se ser suficientemente humilde para admitir que alguien siempre puede ser mejor en algo y a la vez ser suficientemente sabio para aprender cómo competir y poder superarlo” (American Productivity and Quality Center, 1993)

Por mi parte me inclino a la siguiente definición: “Es el proceso continuo de medición de datos sobre productos , servicios y procesos propios con respecto a los competidores que están reconocidos como líderes en aquello que se desee emular y que contribuya a la mejora continua de los resultados y organización empresarial.”

En resumen, el Benchmarking es el proceso sistemático de investigar, identificar, comparar y aprender de las mejores prácticas de otras organizaciones, sean del mismo sector o no, analizando ordenadamente el conjunto de factores que inciden en el éxito de las mismas, aprender de sus logros y aplicarlos en nuestros propios procesos de mejora.

Esta posible definición que reconoce no solamente que el Benchmarking no puede estar centrado en la comparación dentro de un solo tipo de industria o sector de cara a un adecuado análisis comparativo, implica además, la presencia de diferentes tipologías de Benchmarking en dependencia de su objeto y los criterios de selección de referentes competitivos.

El benchmarking es una herramienta que implica un proceso continuo con el fin de analizar los productos, servicios y procesos de trabajo de las compañías que son reconocidas como las mejores en su ramo, con el fin de hacer comparaciones con los de nuestra empresa y de esa manera encaminarse a realizar mejoras en la organización.

El Benchmarking es una técnica empresarial en la que se hace un estudio comparativo de las normas, metodologías, tecnologías, prácticas, procesos y otros agentes importantes en sectores de empresas competidoras con la finalidad de lograr objetivos específicos en pro del mejoramiento de la organización propia..

HISTORIA

El Benchmarking nace en Estados Unidos a finales del los años sesenta, convirtiéndose en una herramienta de gestión empresarial desde finales de los ochenta en EEUU. Se trata de una herramienta de autoevaluación y evaluación comparativa del rendimiento de la empresa, y por otro el benchmarking se puede utilizar como proceso de aprendizaje organizacional.

Para algunos, es una técnica de mejora operativa (Cox y Thompson, 1998), para otros su aplicación puede extenderse a todos los ámbitos de la empresa (Camp, 1989); unos la definen como herramienta de gestión estratégica y competitiva (Watson, 1993), mientras que otros, hablan de una filosofía de gestión relacionada con la mejora continua y la autosuperación (Spendollini, 1992).

El concepto de “benchmarking” surgió a partir de los años ’80 cuando la Compañía Xerox se intereso en investigar cómo comparaba su desempeño con relación a sus competidores. No fue hasta inicios de los ’90 que se convirtió en una herramienta gerencial aceptada por que ayudaría a mejorar el desempeño de las organizaciones. El término de benchmarking fue acuñado por la empresa norteamericana Xerox en 1976, y la denominación y conceptualización formal del benchmarking, con su contenido actual, se atribuye a la publicación de la obra de Camp en 1989 Benchmarking: The Search for industry Best Practics which Lead to Superior Performance.

CARACTERÍSTICAS

En el benchmarking hemos de distinguir 4 componentes:

Evaluación: el primer objetivo del benchmarking es evaluar un proceso. Al evaluar un punto de referencia, se pone la orientación en una práctica comercial o un proceso de trabajo, y es que tan solo se conseguirán mejoras en una organización realizando ajustes en los procesos actuales.

Continuidad: el benchmarking requiere mediciones continuas, ya que la empresa competidora no se quedará estancada esperando a que nuestra empresa la atrape.

Mejores prácticas: el benchmarking se fija en las actividades más exitosas de nuestra competencia. No se trata de un simple análisis de la competencia, sino que va más allá: lo importante no sólo es el producto o servicio, sino también el proceso, sin tener en cuenta si se desarrolla dentro o fuera de la propia empresa.

Mejora: la finalidad principal del benchmarking es trasladar la información obtenida, lo que se ha aprendido, a nuestra empresa con una clara vocación de mejora.

¿Qué es y qué no es el Benchmarking?

Según Ruben Robert Rico, el benchmarking “es un proceso metodológico de evaluación competitiva que facilita, a partir de la identificación de las mejores prácticas, la determinación del qué, el cómo y el por qué se obtienen desarrollos superiores, convirtiéndose de esta manera en una herramienta de aprendizaje y cambio rápido y mejor que el de los competidores”.

En todo este proceso se diferencian tres momentos: el análisis de cómo lo hace nuestra empresa, el análisis de cómo lo hacen las mejores empresas y la adaptación de los resultados/la información a nuestros procesos

Por lo tanto, no es benchmarking:

o Realizar encuestas, dado que estas fijan su atención en los resultados finales y no en los procesos ni en las causas que originan estos resultados.

o El análisis competitivo, ya que esta técnica fija su atención en aspectos comerciales.

o Copiar, ya que los resultados/la información se rediseñan en función de nuestros recursos, objetivos y estrategias.

VENTAJAS

Identificar oportunidades de innovación a través del descubrimiento de nuevas tecnologías, ya aplicadas en su propio sector o diferentes.

Identificar aquellos procesos en los que existan diferencias significativas respecto al mejor del sector”, utilizándolo como estímulo para el cambio y como instrumento de seguimiento de las mejores producidas.

Conocer la posición relativa frente a empresas del propio sector o de otros, evitando el estancamiento y ofreciendo diferentes alternativas.

Conocer con suficiente anterioridad nuevas tendencias y direcciones estratégicas y, en función de estas, gestionar adecuadamente el cambio.

Detectar cambios y tendencias en los mercados. Seguimiento a relaciones y desarrollo de planes de colaboración.

DESVENTAJAS

Alto costo Se requiere recurso humano capacitado Proceso largo, continuo. No es un proceso que deba elegirse cuando se investigan cuestiones rutinarias o

de baja o mediana importancia, debe reservarse a cuestiones de importancia vital, que impacte significativamente el desempeño final de la organización.

Tipos de Benchmarking

Existen varios tipos de benchmarking que debemos conocer, y son: benchmarking interno, funcional, competitivo, no competitivo, genérico y Word class.

Benchmarking interno

El benchmarking interno es quizá más peculiar que el resto, ya que se pone en marcha dentro de la propia empresa y no de cara a la competencia, teniendo en cuenta que pueden haber una serie de departamentos que pueden dar ejemplo a los demás siendo modelos a imitar por parte del resto. Esta estrategia parte de la premisa de que existe un departamento (o más) en la empresa que pueden ser un ejemplo a seguir y de los que se puede recoger información de competidores o clientes que forman parte de este proceso o que cuentan con procesos similares. Es muy interesante realizarlo y quizá por ser dentro de la misma empresa el más fácil de hacer ya que se cuenta con toda la información necesaria.

Benchmarking funcional

El benchmarking funcional hace referencia a la forma en que funcionan o se hacen las cosas más que en los propios competidores directos. Aunque se traten de industrias diferentes se pueden comparar los competidores funcionales para utilizarlos como benchmarks y poder hacer un estudio a base de eso, ya que está demostrado que este tipo de estrategia funciona muy bien en la empresa ya que fomenta la investigación y datos compartidos.

Benchmarking de competencia directa

El benchmarking de competencia directa se refiere a considerar como benchmark al competidor dentro de la misma industria, a un competidor directo dentro del proceso que se quiere mejorar. Es una tarea muy complicada por la negativa de los competidores directos a dar información de interés a la competencia, por lo que lo aconsejable en este caso es contratar a una tercera empresa que haga la labor de intermediación y recabe la información suficiente para llevar a cabo este estudio.

Benchmarking de competencia latente

El benchmarking de competencia latente se refiere al hecho de utilizar en este caso empresas de diferente tamaño, por lo que si la empresa que hace el estudio es una pequeña o mediana impresa debe tener en cuenta como benchmark a una corporación, y viceversa en el caso contrario, incluso se pueden estudiar empresas que aún no están en el mercado.

Además del benchmarking competitivo en sus dos modalidades también existe el benchmarking no competitivo, que se realiza con empresas de un sector industrial diferente o en otra geografía, pero de lo que está claro es que se trata de empresas que no compiten de una forma directa. Si es de otro sector se debe adaptar lo que se mida a

las propias características de la empresa, la ventaja que supone es que es más fácil acceder a la información ya que no existe competencia entre las empresas.

Por último, dentro de los tipos de benchmarking cabe prestar atención también al benchmarking Word class, que consiste en analizar la organización que lo hace mejor a nivel mundial, lo que supone un gran nivel de análisis. Este proceso requiere tener en cuenta los competidores referentes, haciendo en primer momento un análisis exhaustivo de su proceso para después ponerse en contacto con otras empresas de reconocido prestigio.

¿Qué debe hacer la empresa en esta técnica? Obtener datos de las variables a analizar, analizarlos en profundidad por medio de una serie de preguntas, identificar al benchmark (según el tipo de benchmarking que se utilice), determinar la brecha que existe y proyectar los niveles de desempeño que atañen a la empresa.

Por medio del benchmarking se busca estudiar a la competencia para mejorar los propios procesos, por lo que es necesario hacer una comparación y medición con respecto a otras empresas, teniendo en cuenta que cada empresa puede utilizar un tipo u otro de benchmarking en función de sus intereses. Es una herramienta de mejora muy interesante para las empresas, dependiendo de ellas elegir un tipo u otro de benchmarking, y su principal función consiste en propiciar el cambio a mejor por parte de la empresa.

PROCESOS

El proceso de cómo realizar una investigación de Benchmarking no es único, existen diferentes modelos y propuesta para realizarlo hecha por diferentes autores y especialistas de la materia, a continuación me gustaría nombrar alguna de las propuestas mas conocidas, entre las cuales están:

Las cinco etapas para un Benchmarking de éxito propuesta por Spendolini. Data Envelopment Análisis (DEA). Proceso de Benchmarking de Robert C. Camp (Xerox)

Esta ultima a servido de guía para procesos de este estilo en muchas empresas a nivel mundial y será la que desarrollaremos en este trabajo.

Este proceso esta conformado por 5 etapas o fases las cuales son de Planificación, Análisis, Integración, Acción y Madurez.

Fase de Planeación

El objetivo de esta fase es planear las investigaciones de benchmarking. Los pasos esenciales son los mismos que los de cualquier desarrollo de planes - qué, quién y cómo.

1.- Identificar que se va a someter a benchmarking. En este paso la clave es identificar el producto de la función de negocios. Dicho producto puede ser resultado de un proceso de producción o de un servicio. Es importante el documentar los procesos del negocio y ver los sistemas de evaluación de desempeño, ya que las variables que estos miden pueden representar las variables importantes del negocio a las cuales se les debe aplicar el estudio de benchmarking.

2.- Identificar compañías comparables. En este paso es de suma importancia el considerar que tipo de estudio de benchmarking se quiere aplicar, interno, competitivo, funcional o genérico, ya que esto determinará en gran manera con que compañía no habremos de comparar, es importante recordar que sea cual quiera el tipo de estudio, se deben de buscar las empresas con las mejores prácticas para compararnos con ellas.

3.- Determinar el método para recopilación de datos y recopilar los datos. La recopilación de los datos es de suma importancia, y el investigador puede obtener datos de distintas fuentes. La información obtenida puede ser información interna, de dominio publico, búsqueda o investigación, Visitas directas entre otros.

Fase De Análisis

Después de determinar qué, quién y cómo, se tiene que llevar a cabo la recopilación y el análisis de los datos. Esta fase tiene que incluir la comprensión cuidadosa de las prácticas actuales del proceso así como las de los socios en el benchmarking.

4.- Determinar la brecha de desempeño actual. En este paso se determina la diferencia de nuestras operaciones con las de los socios de benchmarking y se determina la brecha

existente entre las mismas. Existen tres posibles resultados que son: Brechas positivas, negativas y en paridad.

5.- Proyectar los niveles de desempeño futuros. Ya que se definieron las brechas de desempeño es necesario establecer una proyección de los niveles del desempeño futuro, el cual es la diferencia entre el desempeño futuro esperado y lo mejor en la industria.

Productividad Histórica. Lo más probable es que sea cierto que ninguna empresa ha permanecido completamente estática si no que, de hecho, ha tenido algún nivel de productividad con el transcurso del tiempo. Se supondrá que se ha buscado algún nivel de productividad histórica, que se puede medir y por lo tanto representar gráficamente.

Brecha de Benchmarking. La brecha se muestra como una función de un paso por una sola vez, que es necesario cerrar para alcanzar la paridad. Se basa en el efecto sumario de la diferencia entre el desempeño actual y de la industria. Se muestra como una línea vertical al momento del estudio.

Productividad Futura. Se presenta como una línea inclinada que sigue la medición de la brecha. Es el nivel de productividad que se proyecta para el futuro de manera que se logre alcanzar primero la paridad y después la superioridad. Es una medida comparativa entre la operación interna y la productividad supuesta de la industria.

Fase de Integración

La integración es el proceso de usar los hallazgos de benchmarking para fijar objetivos operacionales para el cambio. Influye la planeación cuidadosa para incorporar nuevas prácticas a la operación y asegurar que los hallazgos se incorporen a todos los procesos formales de planeación.

6.- Comunicar los hallazgos de benchmarking y obtener aceptación. Los hallazgos de benchmarking se tienen que comunicar a todos los niveles de la organización para obtener respaldo, compromiso y propiedad. Para la comunicación primeramente se debe determinar el auditorio y sus necesidades, se selecciona un método de comunicación y por último, se deben presentar los hallazgos en una forma ordenada.

7.- Establecer metas funcionales. En este punto se tratan de establecer metas funcionales con respecto a los hallazgos de benchmarking, y convertir dichas metas en principios de operación que cambien los métodos y las prácticas de manera que se cierre la brecha de desempeño existente.

Fase de Acción

Se tiene que convertir en acción los hallazgos de benchmarking y los principios operacionales basados en ellos. Es necesario convertirlos en acciones específicas de puesta en práctica y se tiene que crear una medición periódica y la evaluación del logro.

8.- Desarrollar planes de acción. En este punto se incluyen dos consideraciones principales. La primera tiene que ver con las tareas en la planeación de la acción las cuales tienen que ver con el qué, cómo, quién y cuándo. Específicamente incluyen.

• Especificación de la tarea.

• Poner en orden la tarea.

• Asignación de las necesidades de recursos.

• Establecimiento del programa.

• Determinación de las responsabilidades.

• Resultados esperados.

• Supervisión.

La segunda parte se relaciona con las personas y los aspectos del comportamiento de implantar un cambio.

9.- Implementar acciones específicas y supervisar el progreso. Dicha implementación se puede realizar por medio de alternativas tradicionales como son la administración el línea o la administración de proyectos o programas. Otra es la alternativa de implantación mediante equipos de desempeño o por los más cercanos al proceso y que tienen la responsabilidad de operación del mismo ; y por último la alternativa de nombrar un "zar del proceso" que sería el responsable de la implementación del programa. De igual manera es importante el supervisar el proceso y realizar informas del progreso que nos ayuden a aumentar el éxito del benchmarking.

10.- Recalibrar los benchmarks. Este paso tiene como objetivo el mantener los benchmarks actualizados en un mercado con condiciones cambiantes de manera que se asegure el desempeño excelente. Es importante el realizar una evaluación en áreas como la comprensión del proceso de benchmarking, la comprensión de las mejores prácticas, la importancia y valor, lo adecuado para fijar metas y la comunicación de benchmarking dentro de la empresa para ver que aspecto necesita una recalibración de benchmarks por medio de una planeación bien realizada y la repetición del proceso de 10 pasos hasta llegar a la institucionalización del benchmarking.

Fase de Madurez

Será alcanzada cuando se incorporen las mejores prácticas de la industria a todos los procesos del negocio, asegurando así la superioridad. También se logra la madurez cuando se convierte en una faceta continua, esencial y auto iniciada del proceso de administración, o sea que se institucionaliza.

CONCLUSION

Actualmente las empresas se enfrentan a mercados globales que les presentan retos cada vez más grandes. Uno de los retos principales es el de la competitividad, ya que no sólo se enfrentan a empresas locales, sino que la competencia se da entre empresas de todo el mundo. Para ser cada vez más competitivos las empresas recurren a diversas herramientas que les permitan bajar sus costos, aumentar la calidad de sus productos, etc. Entre estas herramientas o fórmulas de encuentra el Benchmarking.

Podemos definir al Benchmarking como la estrategia que nos permite identificar las mejores prácticas de negocios entre todas las industrias reconocidas como líderes, que al adaptarlas e implementarlas en nuestra empresa, nos permiten no sólo alcanzar a la competencia directa, sino que nos dan una ventaja competitiva mayor a la de estas.

También podemos concluir que debido a los diferentes enfoques o metodologías que se han aplicado en los estudios de Benchmarking, la empresa interesada en realizar uno estudio de este tipo, tendrá que seleccionar el proceso que mejor se acomode de acuerdo a sus recursos y necesidades, identificando aquel procedimiento que mejor se adapte a la compañía o aquel al que la compañía se pueda adaptar mejor. En caso de que una compañía no se encuentre un procedimiento que cumpla con sus expectativas dentro de los descritos en este trabajo o en otras publicaciones, dicha empresa deberá tomar lo mejor de los procesos y complementarlo de manera que le sea de utilidad.

En general podemos concluir que el estudio de Benchmarking, si es hecho como un proceso constante y se institucionaliza, nos servirá como una herramienta que nos permita mejorar el desempeño de nuestro negocio al permitirnos identificar las mejores prácticas de negocios entre las industrias líderes, de manera que seamos más competitivos y podamos tener éxito en un mercado cambiante y global en el que las empresas tienen que desempeñarse actualmente.

BIBLIOGRAFIA

http://www.e-conomic.es/programa/glosario/definicion-de-benchmarking

http://www.soyentrepreneur.com/22889-por-que-hacer-benchmarking.html

http://www.oocities.org/es/idheme7/ger/foro/orig_hist.html

http://server3.gservicio.com/benchmarking/definicion.html

https://www.bikewalkalliance.org/resources/benchmarking

http://investigacion-udec-chia.blogspot.com/2012/09/ventajas-y-desventajas-de-benchmarking.html

http://www.mailxmail.com/curso-benchmarking/ventajas-benchmarking

http://www.oocities.org/es/alejandrocorreay/ger/Investigacion/Investigacion.htm

http://www.luismiguelmanene.com/2011/04/15/benchmarkingdefiniciones-aplicaciones-tipos-y-fases-del-proceso/