Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen ... · Yammer als Enterprise Social Network (remote) Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (#blp18o365)

Benchlearning Projekt 2018

Office 365 im Unternehmen nutzen

(blp18o365)

Benchlearning Projekt 2018 Office 365 im Unternehmen nutzen (blp18o365)

2

Inhalt

1 Die Methode Benchlearning 3

2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365 4

3 Termine 7

31 Kick-Off 7

32 Erster Projekttermin 8

33 Zweiter Projekttermin 9

34 Dritter Projekttermin 10

35 Abschlussworkshop 11

4 Benchlearning Ergebnisse 12

41 Leitfragen 12

42 Sessions 15

5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren 22

6 Impressionen 23


3

1 Die Methode Benchlearning

Vier zentrale Aspekte machen die Methode Benchlearning aus Voneinander lernen und

erzeugen neuen Wissens (qualitativer Vergleich) steht im Vordergrund Vergleich und Aus-

tausch uumlber den definierten Projektzeitraum auf einer gemeinsamen Reise Das Vernetzen

von Menschen durch Interaktion im realen Raum ist zentraler Aspekt Das dadurch aufge-

baute Vertrauen ermoumlglicht reichen Austausch Austausch sowohl zu bisherigen (gestern)

Erfahrungen aktuellen (heute) Themen sowie zukuumlnftig (morgen) geplanten bzw anste-

henden Aktivitaumlten Auf diesen vier Aspekten ausbauend sieht die Struktur unserer

Benchlearning Projekte wie folgt aus

Cogneon fuumlhrt bereits seit mehreren Jahren Benchlearning Projekte durch Das Thema

Office 65 nimmt zunehmend Einzug in deutsche Unternehmen Vor diesem Hintergrund

wurde 2018 ein Benchlearning mit dem Fokus bdquoOffice 365 im Unternehmen nutzenldquo initi-

iert


4

2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365

Der Projektfokus ist hierbei die fachliche Nutzung von Office 365 nicht dessen Herausfor-

derungen bei der technischen Implementierung Ende 2017 formierte sich das Teilnehmer-

feld und die Themencluster wie folgt

Governance Projekt Struktur

Migration

Support Strukturen

Office 365 vs bestehende Systeme

Beantragungsprozess

Involvierte Abteilungen

Administration

Adoption Enabling

Piloten Roll-out Plan

Umgang mit Evergreen Ansatz

Positionierung und Abgrenzung der Tools

Change Kommunikation

Einfuumlhrungsstrategie und Reihenfolge der Tools

Informations-

sicherheit

IT Security

Zusammenarbeit mit Externen

BringYourOwnDevice

Datenschutz und DSGVO

Abstimmung mit Betriebsrat

Cloud vs Hybrid Ansatz


5

Auf Basis dieser Themenwuumlnsche wurden dann beim Kick-off konkrete Leitfragen entlang

dieser drei vorab eruierten Themengebiete fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt

Governance

Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365 aussehen Welche Mindest-Gover-

nance wird benoumltigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Unternehmen Wie koumlnnen ein

strukturiertes Vorgehen bzw ein Prozess mit dem Evergreen Ansatz von Microsoft

aussehen

Wie geht man mit Schnittstellen zu Office 365 um

Wie kann ein End to end Monitoring und ein Service Monitoring aussehen Welche

Rolle spielt dabei ein Housekeeping

Adoption

Wie kann ein EmployeeUser Experience Zielbild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den

User bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt man dorthin und wer macht das im

Unternehmen Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus Nutzer- und Unterneh-

menssicht gibt es dazu

Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr das richtige Tool (Werkzeug) zu ent-

scheiden (kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndigen Lernen insbesondere fuumlr

neue Funktionen) Mit welchen PersonasNutzernLearners arbeitet welches Unter-

nehmen (zB bdquoNormalosldquo Neu-Einsteiger Top-Management Verweigerer etc) Wie

und mit welchen innovativen Maszlignahmen koumlnnen dabei Widerstaumlnde zielgruppen-

gerecht adressiert werden

Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB nach Tool nach Abteilung etc) gibt es

und was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile Wie setzt man einen Piloten

auf (Dauer Feedbacksammlung Steuerung Betreuung etc)

Informationssicherheit

Was sind die kritische IT Security Themen und wie kann ich Sie loumlsen (Fokus auf In-

formationssicherheit) Was ist mit BYOD und einer it-security-konformen Nutzung

von Office 365

Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zusammenarbeit mit Externen ausgestal-

tet sein (wie kommt Externer rein Schutz sensibler Informationen Zugriffssteue-

rung was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo AGBs)

Was ist bzgl Content Lifecycle (Klassifizierung von Informationen Aufbewah-

runglegal hold) und User Lifecycle (DSGVO was passiert mit Nutzer Daten) zu be-

achten

Wie kann eine KBV Checkliste aussehen

Welche unterschiedlichen Auswertungsfunktionen bietet Office 365 (global nach

Rolle etc) Wie kann eine Exit-Strategie im Rahmen einer Single Sourcing Loumlsung

aussehen


6

Generell gab es fuumlnf Treffen die jeweils mit einem Vorabendprogramm (neue Entwicklun-

gen bei den Teilnehmern gemeinsames Abendessen) starteten Alle Termine fanden in

Nuumlrnberg bei Cogneon statt

Zwischen den Terminen nutzten wir im Projekt eine Microsoft Teams Gruppe inkl Anbin-

dung von OneNote und Forms fuumlr die Kommunikation und Dokumentation im Projekt


7

3 Termine

31 Kick-Off

Der Kick-off fand vom 12-13022018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Zu Beginn wurden

zunaumlchst die Historie und die Rahmenbedingungen von Benchlearning-Projekten vorge-

stellt (httpswikicogneondeblp)

Daraufhin stellten sich alle teilnehmenden Organisationen mit ihrem Office 365 Hinter-

grund entlang einer standardisierten Kurzpraumlsentation (jeweils 10 Minuten) vor Am Nach-

mittag wurden schlieszliglich die bereits im Kapitel zuvor genannten Leitfragen fuumlr die drei

Themenstraumlnge Governance Adoption und Informationssicherheit definiert Abschlieszligend

wurde die Entscheidung im Projekt getroffen eine Microsoft Teams Gruppe als Plattform

fuumlr Kommunikation und Dokumentation im Projekt zu nutzen


8

32 Erster Projekttermin

Der erste Projekttermin fand vom 25-26042018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den

beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Continental und der Fuumlrst Gruppe ging es danach

in den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions

Employee Experience

und Office 365

Bewertung und Einfuumlhrung

neuer ToolsFeaturesUp-

dates

Umgang mit Externen

Rule Breaker Session

Adoption beyond buzz-

words

Leitlinien und Regeln

Yammer als ESN einfuumlhren

- Pros Cons Lessons

Learned

Migration Parallelbetrieb

oder harter Cut - wie sieht

euer Weg von der beste-

henden Tool-Landschaft zu

O365 aus

Allianzen zur Platzierung

von Office 365


9

33 Zweiter Projekttermin

Der zweite Projekttermin fand vom 25-26062018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach

den beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Amadeus und Continental ging es danach in

den Barcamp Modus Hier die behandelten Sessions

User Journeys mit O365

use cases-based change

management amp adoption

OneDrive Migration Adoption und Change

Einsatz von Teams und

seine Abhaumlngigkeiten

Employee Experience und

New Workstyle Workflows I

Erfahrungen mit User Ex-

perience

Teams-Lifecycle -

Wer Was Wann


New Workstyle Workflows

II

Einsatz von Daten zur Un-

terstuumltzung von Collabora-

tion Workstyles


10

34 Dritter Projekttermin

Der dritte Projekttermin fand vom 17-18092018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Nach den

beiden Impulsen (Office 365 Demos) von Cogneon und uvex ging es danach in den Bar-

camp Modus Hier die behandelten Sessions

Kennzahlen in Office 365 OneDrive Migration Adoption und Change

Gruppenmanagement

Groups

Quick Wins - 1-minute

Whowldquo pro Tool Neues Guide Konzept

Nutzung von Flow und

PowerApps

Management als Vorbilder

gewinnen

Learning Tools Perfor-

mance Support


11

35 Abschlussworkshop

Der Abschlussworkshop fand vom 07-08112018 bei Cogneon in Nuumlrnberg statt Hierbei ging es

sowohl um einen Ruumlckblick auf das Projekt 2018 als auch um einen Ausblick auf das Folgeprojekt

2019 Hier die Agenda


12

4 Benchlearning Ergebnisse

Dieser oumlffentliche Benchlearning Bericht enthaumllt keine Dokumente die von den Teilneh-

mern untereinander geteilt wurden Daruumlber hinaus begrenzen sich die in diesem Bericht

dargestellten Ergebnisse auf abstrakte Zusammenfassungen und nicht auf die Ebene der

einzelnen Unternehmen

41 Leitfragen

Beim Kick-off wurden Leitfragen fuumlr die Projektlaufzeit entwickelt Diese wurden im Laufe

des Projekts in den Sessions und explizit beim Abschlussworkshop thematisiert Hier eine

Uumlbersicht von ausgewaumlhlten Sessions die sich mit den Leitfragen beschaumlftigen

Themengebiet bdquoGovernanceldquo Sessions

Wie koumlnnen Rollen Profile fuumlr Office 365

aussehen

Onboarding Endanwender in die

neue Arbeitsweise

Welche Mindest-Governance wird benouml-

tigt Wieviel Kontrolle benoumltigt das Un-

ternehmen

Leitlinien und Regeln (zB Website

features GroupsSharePoint)

Teams-Lifecycle - Wer Was Wann

Gruppenmanagement Groups

Wie koumlnnen ein strukturiertes Vorgehen

bzw ein Prozess mit dem Evergreen An-

satz von Microsoft aussehen

Bewertung und Einfuumlhrung neuer

ToolsFeaturesUpdates


neue Arbeitsweise

Wie geht man mit Schnittstellen zu Office

365 um

Migration Parallelbetrieb oder harter

Cut - wie sieht euer Weg von der be-

stehenden Tool-Landschaft zu O365

aus

Yammer als Enterprise Social Network

(remote)


13

Themengebiet bdquoAdoptionldquo Sessions

Wie kann ein EmployeeUser Experience Ziel-

bild aussehen (Was sind Nutzen fuumlr den User

bdquouumlber weniger Emails hinausldquo) Wie kommt

man dorthin und wer macht das im Unter-

nehmen

Employee Experience und Office 365 Employee Experience und New Work-

style Workflows I

Employee Experience und New Work-

style Workflows II

Erfahrungen mit User Experience (and

more) bei Amadeus

Quick Wins - 1-minute Whow pro Tool

Wie messen wir Adoption Welche KPIs aus

Nutzer- und Unternehmenssicht gibt es

dazu

Einsatz von Daten zur Unterstuumltzung

von Collaboration Workstyles Kennzahlen in Office 365

Wie befaumlhigt man den Nutzer sich selbst fuumlr

das richtige Tool (Werkzeug) zu entscheiden

(kontinuierliche Befaumlhigung zum eigenstaumlndi-

gen Lernen insbesondere fuumlr neue Funktio-

nen)

Untangle the App Jungle at Schaeffler Einsatz von Teams und seine Abhaumlngig-

keiten

Nutzung von Flow und PowerApps

Learning Tools Performance Support

Mit welchen PersonasNutzernLearners ar-

beitet welches Unternehmen (zB bdquoNorma-

losldquo Neu-Einsteiger Top-Management Ver-

weigerer etc) Wie und mit welchen innova-

tiven Maszlignahmen koumlnnen dabei Wider-

staumlnde zielgruppengerecht adressiert wer-

den


ToolsFeaturesUpdates User Journeys mit O365 use cases (-

based-change management amp adop-

tion)

Management als Vorbilder gewinnen

Neues Guide Konzept

Welche verschiedenen Roll-Out-Plaumlne (zB

nach Tool nach Abteilung etc) gibt es und

was sind die jeweiligen Vor- und Nachteile


neue Arbeitsweise Bewertung und Einfuumlhrung neuer




14

Wie setzt man einen Piloten auf (Dauer

Feedbacksammlung Steuerung Betreuung

etc)

bull Onboarding Endanwender in die neue Ar-

beitsweise bull Bewertung und Einfuumlhrung neuer


OneDrive Migration

Themengebiet bdquoInformationssicherheitldquo Sessions

Wie koumlnnen Prozesse und Regeln fuumlr die Zu-

sammenarbeit mit Externen ausgestaltet

sein (wie kommt ein Externer rein Schutz

sensibler Informationen Zugriffssteuerung

was darf man wogtHotelzugriff bdquoexterneldquo

AGBs)

Umgang mit Externen

External Sharing Zusammenarbeit mit

Externen - AGBs (remote)

Welche unterschiedlichen Auswertungsfunk-

tionen bietet Office 365 (global nach Rolle

etc)


von Collaboration Workstyles


15

42 Sessions

Uumlber die gesamte Projektlaufzeit gab es neben den Impulsen insgesamt 26 Sessions die

im folgenden Abschnitt jeweils kurz beschrieben werden

Nr Titel Kurzbeschreibung

1 Employee Experi-

ence und Office

365

Ziel ist es mit den anderen Partnern zu defi-

nieren auf welche Mitarbeiter-Beduumlrfnisse

Office 365 besonders einzahlt welche Adop-

tionsmaszlignahmen sich daraus entwickeln

lassen ob und wie man den Erfolg messen

kann wie man das kommunikativ nutzen

kann

2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

ToolsFea-

turesUpdates

Wie koumlnnte ein strukturiertes Vorgehen aus-

sehen Testgruppen Informationsfluss und

Rollout

3 Umgang mit Ex-

ternen

Wie koumlnnen wir einfach mit Externen Zusam-

menarbeiten arbeiten und trotzdem alle

Bestimmungen beachten

4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

beyond buzz-

words

Beteiligung - Transparenz - Iteratives Vorge-

hen

Was wuumlrden wir tun wenn es keine Regeln

gibt Wie begleiten wir unsere Kollegen in

die Veraumlnderung Wie wird die digitale

Transformation zu einem positiven Erlebnis

5 Leitlinien und Re-

geln

Was muss geregelt werden Wer darf was

Wie koumlnnte man kommunizieren OA vs

Empfehlungen

6 Yammer als ESN

einfuumlhren - Pros

Cons Lessons

Learned

Eine der wichtigsten Anforderungen unserer

Nutzer bzgl eines ESNs ist moumlglichst naht-

lose Integration mit anderen Applikationen

In diesem Zusammenhang steht bei uns evtl


16

auch Yammer auf der Optionsliste Wir wuumlr-

den daher gerne fuumlr das naumlchste Onsite

gerne eine Barcamp Session zu Yammer vor-

schlagen bei der wir mit Euch gerne die we-

sentlichen Pros Cons und Lessons Learned

in Form eines kleinen Brainstormings sam-

meln moumlchten Toll waumlre es - sofern diese

Session auf Euer Interesse stoumlsst - wenn

auch Teilnehmerinnen dabei waumlren die

Yammer schon im Rahmen von O365 (oder

zumindest eines PoCs) nutzen Ist aber nicht

unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

von der bestehen-

den Tool-Land-

schaft zu O365

aus

Wir haben eine bestehende Landschaft an

Collaboration Tools und stellen uns die

Frage wie wir bei der geplanten Einfuumlhrung

von O365 mit diesen Tools und vor allem

auch den Inhalten darin umgehen - ohne die

Nutzer zu uumlberfordern Wer sich diese Frage

auch stellt oder vielleicht schon weiter ist

und von seinen Erfahrungen berichten kann

ist herzlich eingeladen mit in die Session zu

kommen -)

8 Allianzen zur Plat-

zierung von Office

365

Wir moumlchten vorstellen mit welchen Stake-

holdern (Unternehmenskommunikation

Corporate PMO usw) wir uns unterneh-

mensintern zu Office 365 abstimmen (zB

durch gemeinsame Definition von Use Cases

und Best Practices) und moumlchten diskutieren

wieviel Mitspracherecht man diesen Stake-

holdern geben soll und welche Vor-Nach-

teile in der engen Zusammenarbeit liegen

9 User Journeys mit

O365 use case-

based change

User Journey Stories also wie erledigt ein

spezieller User seine taumlglichen Aufgaben mit

Hilfe von O365 hier insbesondere von


17

management amp

adoption

Teams und Yammer und welche Rolle spielt

auch ggf die O365 Entry Page

10 Einsatz von Teams

und seine Abhaumln-

gigkeiten

Was funktioniert gut was nicht

11 Teams-Lifecycle -

Wer Was Wann

Wir stehen vor der Pilotierung von Teams

und beschaumlftigen uns beim Lifecycle mit fol-

genden Themen

Darf jeder Teams erstellen oder gibt

es einen (schlanken) Antragsprozess

Braucht es eine Namenskonvention

fuumlr ein Team

Machen oumlffentliche Gruppen Sinn

(Groumlszligenbeschraumlnkung 2500 Nutzer)

Wie lange darf ein Raum existieren

Ist eine Verlaumlngerung moumlglich

12 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows I

Im Workshops werden wir die Auswirkungen

von ausgewaumlhlten O365 Use Cases auf die

Employee Experience erarbeiten Die Ergeb-

nisse werden fuumlr die Kommunikation von

O365 genutzt Wir arbeiten mit Workflows

von einem Employee Experience Modell +

Mitarbeiter-Personas

13 Untangle the App

Jungle

Find a recommended tool for what you want

to do with maximum 3 clicks

Da die Darstellung einer Uumlbersicht (wann

nutze ich was) zu komplex fuumlr einen OnePa-

ger ist haben wir vor den Nutzern mit einer

interaktiven Anwendung mit max 3 Klicks

eine Toolempfehlung zu geben Das Ganze

ist aktuell noch ein (klickbares) PowerPoint


18

Mockup angelehnt an bekannte Use Cases

aber bisheriges Feedback war positiv Wir

wuumlrden ihn vorstellen und euer Feedback

aufnehmen um ihn noch weiter auszurei-

fen Es werden nicht nur O365 features be-

trachtet sondern auch zT Bestandssys-

teme

14 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows II

Im zweiten Workshop der Reihe drehen wir

die Fragestellung um wir erarbeiten ausge-

hend von Mitarbeiterbeduumlrfnissen des

Employee Experience Modells neue Work-

flows mit O365 Dabei helfen uns wieder die

Mitarbeiter Personas und die Logik der New

Workstyle Workflows

15 Onboarding

Endanwender in

die neue Arbeits-

weise

Wir haben im Moment folgende Problem-

stellung Unsere Collaboration Key User wa-

ren bisher mehr SharePoint-Experten als

Collaboration-Berater Durch die ab und an

durchzufuumlhrenden Updates konnten wir

diese Key User relativ einfach schulen und

uumlber Neuerungen informieren - ebenso un-

sere Endanwender Durch den Wechsel zu

O365 und den damit immer mehr werden-

den Tools mehr Komplexitaumlt sowie den

Evergreen Ansatz wird der Wissenstransfer

immer schneller und schwieriger

Wissenstransfer vom Core Team zu

den Key Usern

Wissenstransfer von den Key Usern

zum Endanwender

Onboarding von neuen Mitarbeitern

Self-Studys Hilfe zur Selbsthilfe hellip


19

In der Session wuumlrde ich euch unseren An-

satz vorstellen und danach in den Erfah-

rungs- und Meinungsaustausch einsteigen

16 Erfahrungen mit

User Experience

Uumlberblick laufender Aktivitaumlten

Usability Studien

Community Management

Learning

Data

Was haben wir soweit gelernt Was haben

wir geplant

17 Einsatz von Daten

zur Unterstuumltzung

von Collaboration

Workstyles

Welche Daten stehen zur Verfuumlgung

in O365 in anderen Anwendungen

Wie koumlnnen die Daten unterstuumltzen

Wo sind die Limits was macht keinen

Sinn

18 Kennzahlen in

Office 365

Wir wollen Aussagen uumlber die Nutzungsin-

tensitaumlt unserer Office 365 Umgebung tref-

fen Welche Kennzahlen sind fuumlr euch in

Office 365 interessant Welche erfasst ihr

wie In welchen Zeitabstaumlnden Wer erfasst

analysiert und leitet Maszlignahmen ein

19 OneDrive Migra-

tion

Wir sind momentan in der Planung unserer

OneDrive Migration (Persoumlnliches File Share

Shared Documents der MySite)

Gerne wuumlrden wir euch unsere momentane

Vorstellung Planung vorstellen und mit

euch in einen Erfahrungsaustausch gehen

Einer der Schwerpunkte Keine technische

Migration sondern eine Self Migration also

Vorgehen


20

20 Adoption und

Change

Welche bdquoFallenldquo seht Ihr in unserem O365- Rollout-

Kommunikationskonzept (Fokus Teams)

Wir stellen Euch die aktuellen StaumlndeHer-

ausforderungen in Bezug auf Rollout Kom-

munikation Qualifizierung fuumlr unsere Marke

vor und wuumlnschen uns Anregungen Ruumlck-

meldungen Bestaumltigungen und Diskussio-

nen

21 Gruppenmanage-

ment Groups

Wir arbeiten an einem Groups Konzept da es einer

entsprechenden Regelung bedarf wie die Groups

verwaltet werden bzw Wer Gruppen uumlber welchen

Prozess erstellen darf

In unserem derzeitigen ESN duumlrfen alle User

Gruppen aufsetzen Durch die komplexe

Verknuumlpfung in O365 mit Teams Planner

etc Benoumltigen wir eine andere Regelung

Gibt es hierzu Erfahrungswerte bzw Habt

Ihr eine pragmatische Regelung gefunden o-

der einen Managed Process

22 Quick Wins - 1-mi-

nute Whow pro

Tool

5 Whow Effekte pro Office 365 Tool fuumlr die

Vermarktung dieser Sammlung von fuumlnf

Beispielen

23 Neues Guide Kon-

zept

Offener Austausch Aufgabenbereiche Inhalte

24 Nutzung von Flow

und PowerApps

Erfahrungsaustausch zu den beiden Tools

und Ideensammlung von Moumlglichkeiten wie

die Tools ausgerollt werden koumlnnten welche

Problematiken es gibt und wie man sie loumlsen

koumlnnte

25 Management als

Vorbilder gewin-

nen

Was sind die relevanten Use Cases um das Ma-

nagement zu gewinnen Wie koumlnnen wir das Ma-

nagement als Zielgruppe ansprechen (Formate)

und als Vorbilder nutzen


21

Auch hier wuumlrden wir einige Telekom Be-

spiele als Impuls vorstellen und sind auf

eure Erfahrungen und Ideen dazu gespannt

(offener Austausch)

26 Learning Tools

Performance Sup-

port

Wir vergleichen hier gerade 3 Anbieter Solu-

zione KnowHow und TTS Gerne stelle ich

unsere Eindruumlcke vor Habt ihr bereits Erfah-

rungen oder weitere Anregungen


22

5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren

Fuumlr diejenigen Leser die selbst daruumlber nachdenken ein sol-

ches Benchlearning Projekt durchzufuumlhren moumlchten wir in

diesem Bericht die aus unserer Sicht fuumlnf Erfolgsfaktoren ei-

nes solchen Projekts auffuumlhren

1 Stellen Sie sicher dass Sie Personen und Organisationen

fuumlr die Projekt-Teilnahme einladen die ein aumlhnliches Erfah-

rungs-Niveau aufweisen Dies ermoumlglicht einen Austausch

und ein Lernen voneinander auf Augenhoumlhe gemaumlszlig dem

Prinzip Geben und Nehmen

2 Laden Sie wenn moumlglich externe Experten und Referenten

zu den Treffen ein Impulse und Perspektiven von auszligen be-

reichern somit auch den projektinternen Austausch

3 Finden Sie eine Balance zwischen offen Diskussionen der

Teilnehmer und Zeiten fuumlr Erarbeiten von konkreten Ar-

beitsergebnissen

4 Lassen Sie Raum fuumlr informellen Austausch der Teilneh-

mer insbesondere auch um Vertrauen und persoumlnliche Be-

ziehungen untereinander aufbauen zu koumlnnen Eine ge-

meinsame Abendveranstaltung vor dem eigentlichen Tref-

fen am Folgetag sowie laumlngere Pausen bzw Break-out Sessi-

ons waumlhrend der Treffen kann dies unterstuumltzen und foumlr-

dern

5 Seien Sie beharrlich bei der Organisation von Aktionen abseits der Treffen Ein Benchlear-

ning Projekt braucht einen Projekt Manager der neben den administrativen Aufgaben auch

die Teilnehmer immer wieder an offene Punkte erinnert Austausch und Zusammenarbeit

im virtuellen Raum geschieht nicht automatisch da die Teilnehmer in ihren Organisationen

natuumlrlich stark eingebunden sind und Themen wie Benchlearning aus dem Bewusstsein

geraten


23

6 Impressionen


24


25


26


27


28


29


30


31


32


2

Inhalt

1 Die Methode Benchlearning 3

2 Das Benchlearning Projekt 2018 Office 365 4

3 Termine 7

31 Kick-Off 7

32 Erster Projekttermin 8

33 Zweiter Projekttermin 9

34 Dritter Projekttermin 10

35 Abschlussworkshop 11

4 Benchlearning Ergebnisse 12

41 Leitfragen 12

42 Sessions 15

5 Ein Benchlearning Projekt ndash 5 Erfolgsfaktoren 22

6 Impressionen 23


3













iert


4






Migration

Support Strukturen


Beantragungsprozess


Administration

Adoption Enabling






Informations-

sicherheit

IT Security


BringYourOwnDevice





5



Governance




aussehen




Adoption

















von Office 365






achten




aussehen


6







7

3 Termine

31 Kick-Off











8





Employee Experience

und Office 365



dates

Umgang mit Externen



words



- Pros Cons Lessons

Learned





O365 aus


von Office 365


9














perience

Teams-Lifecycle -

Wer Was Wann



II



tion Workstyles


10






Gruppenmanagement

Groups




PowerApps


gewinnen


mance Support


11






12






41 Leitfragen






aussehen


neue Arbeitsweise



ternehmen











neue Arbeitsweise


365 um




aus


(remote)


13






nehmen


style Workflows I


style Workflows II


more) bei Amadeus




dazu







nen)


keiten









den




tion)


Neues Guide Konzept









14



etc)




OneDrive Migration







AGBs)

Umgang mit Externen





etc)




15

42 Sessions




1 Employee Experi-

ence und Office

365







kann

2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

ToolsFea-

turesUpdates



Rollout

3 Umgang mit Ex-

ternen




4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

beyond buzz-

words


hen






geln



Empfehlungen

6 Yammer als ESN

einfuumlhren - Pros

Cons Lessons

Learned






16












unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

von der bestehen-

den Tool-Land-

schaft zu O365

aus










kommen -)


zierung von Office

365










9 User Journeys mit

O365 use case-

based change





17

management amp

adoption




und seine Abhaumln-

gigkeiten



Wer Was Wann



genden Themen




fuumlr ein Team





12 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows I








13 Untangle the App

Jungle










18







teme

14 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows II







Workstyle Workflows

15 Onboarding

Endanwender in

die neue Arbeits-

weise














den Key Usern


zum Endanwender




19




16 Erfahrungen mit

User Experience


Usability Studien


Learning

Data


wir geplant



von Collaboration

Workstyles





Sinn

18 Kennzahlen in

Office 365







19 OneDrive Migra-

tion









Vorgehen


20

20 Adoption und

Change








nen

21 Gruppenmanage-

ment Groups













nute Whow pro

Tool



Beispielen

23 Neues Guide Kon-

zept


24 Nutzung von Flow

und PowerApps





koumlnnte

25 Management als

Vorbilder gewin-

nen






21




(offener Austausch)

26 Learning Tools

Performance Sup-

port






22
















beitsergebnissen







dern






geraten


23

6 Impressionen


24


25


26


27


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30


31


32


3













iert


4






Migration

Support Strukturen


Beantragungsprozess


Administration

Adoption Enabling






Informations-

sicherheit

IT Security


BringYourOwnDevice





5



Governance




aussehen




Adoption

















von Office 365






achten




aussehen


6







7

3 Termine

31 Kick-Off











8





Employee Experience

und Office 365



dates

Umgang mit Externen



words



- Pros Cons Lessons

Learned





O365 aus


von Office 365


9














perience

Teams-Lifecycle -

Wer Was Wann



II



tion Workstyles


10






Gruppenmanagement

Groups




PowerApps


gewinnen


mance Support


11






12






41 Leitfragen






aussehen


neue Arbeitsweise



ternehmen











neue Arbeitsweise


365 um




aus


(remote)


13






nehmen


style Workflows I


style Workflows II


more) bei Amadeus




dazu







nen)


keiten









den




tion)


Neues Guide Konzept









14



etc)




OneDrive Migration







AGBs)

Umgang mit Externen





etc)




15

42 Sessions




1 Employee Experi-

ence und Office

365







kann

2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

ToolsFea-

turesUpdates



Rollout

3 Umgang mit Ex-

ternen




4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

beyond buzz-

words


hen






geln



Empfehlungen

6 Yammer als ESN

einfuumlhren - Pros

Cons Lessons

Learned






16












unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

von der bestehen-

den Tool-Land-

schaft zu O365

aus










kommen -)


zierung von Office

365










9 User Journeys mit

O365 use case-

based change





17

management amp

adoption




und seine Abhaumln-

gigkeiten



Wer Was Wann



genden Themen




fuumlr ein Team





12 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows I








13 Untangle the App

Jungle










18







teme

14 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows II







Workstyle Workflows

15 Onboarding

Endanwender in

die neue Arbeits-

weise














den Key Usern


zum Endanwender




19




16 Erfahrungen mit

User Experience


Usability Studien


Learning

Data


wir geplant



von Collaboration

Workstyles





Sinn

18 Kennzahlen in

Office 365







19 OneDrive Migra-

tion









Vorgehen


20

20 Adoption und

Change








nen

21 Gruppenmanage-

ment Groups













nute Whow pro

Tool



Beispielen

23 Neues Guide Kon-

zept


24 Nutzung von Flow

und PowerApps





koumlnnte

25 Management als

Vorbilder gewin-

nen






21




(offener Austausch)

26 Learning Tools

Performance Sup-

port






22
















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dern






geraten


23

6 Impressionen


24


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30


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4






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Beantragungsprozess


Administration

Adoption Enabling






Informations-

sicherheit

IT Security


BringYourOwnDevice





5



Governance




aussehen




Adoption

















von Office 365






achten




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6







7

3 Termine

31 Kick-Off











8





Employee Experience

und Office 365



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Umgang mit Externen



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- Pros Cons Lessons

Learned





O365 aus


von Office 365


9














perience

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Wer Was Wann



II



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10






Gruppenmanagement

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PowerApps


gewinnen


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11






12






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neue Arbeitsweise



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13






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14



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15

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1 Employee Experi-

ence und Office

365







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2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

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3 Umgang mit Ex-

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4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

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unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

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12 Employee Experi-

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Jungle










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14 Employee Experi-

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zum Endanwender




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und PowerApps





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Usability Studien


Learning

Data


wir geplant



von Collaboration

Workstyles





Sinn

18 Kennzahlen in

Office 365







19 OneDrive Migra-

tion









Vorgehen


20

20 Adoption und

Change








nen

21 Gruppenmanage-

ment Groups













nute Whow pro

Tool



Beispielen

23 Neues Guide Kon-

zept


24 Nutzung von Flow

und PowerApps





koumlnnte

25 Management als

Vorbilder gewin-

nen






21




(offener Austausch)

26 Learning Tools

Performance Sup-

port






22
















beitsergebnissen







dern






geraten


23

6 Impressionen


24


25


26


27


28


29


30


31


32


14



etc)




OneDrive Migration







AGBs)

Umgang mit Externen





etc)




15

42 Sessions




1 Employee Experi-

ence und Office

365







kann

2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

ToolsFea-

turesUpdates



Rollout

3 Umgang mit Ex-

ternen




4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

beyond buzz-

words


hen






geln



Empfehlungen

6 Yammer als ESN

einfuumlhren - Pros

Cons Lessons

Learned






16












unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

von der bestehen-

den Tool-Land-

schaft zu O365

aus










kommen -)


zierung von Office

365










9 User Journeys mit

O365 use case-

based change





17

management amp

adoption




und seine Abhaumln-

gigkeiten



Wer Was Wann



genden Themen




fuumlr ein Team





12 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows I








13 Untangle the App

Jungle










18







teme

14 Employee Experi-

ence und New

Workstyle Work-

flows II







Workstyle Workflows

15 Onboarding

Endanwender in

die neue Arbeits-

weise














den Key Usern


zum Endanwender




19




16 Erfahrungen mit

User Experience


Usability Studien


Learning

Data


wir geplant



von Collaboration

Workstyles





Sinn

18 Kennzahlen in

Office 365







19 OneDrive Migra-

tion









Vorgehen


20

20 Adoption und

Change








nen

21 Gruppenmanage-

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nute Whow pro

Tool



Beispielen

23 Neues Guide Kon-

zept


24 Nutzung von Flow

und PowerApps





koumlnnte

25 Management als

Vorbilder gewin-

nen






21




(offener Austausch)

26 Learning Tools

Performance Sup-

port






22
















beitsergebnissen







dern






geraten


23

6 Impressionen


24


25


26


27


28


29


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15

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1 Employee Experi-

ence und Office

365







kann

2 Bewertung und

Einfuumlhrung neuer

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turesUpdates



Rollout

3 Umgang mit Ex-

ternen




4 Rule Breaker Ses-

sion Adoption

beyond buzz-

words


hen






geln



Empfehlungen

6 Yammer als ESN

einfuumlhren - Pros

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Learned






16












unbedingt notwendig

7 Migration Paral-

lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

von der bestehen-

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17

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und seine Abhaumln-

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fuumlr ein Team





12 Employee Experi-

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19




16 Erfahrungen mit

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23 Neues Guide Kon-

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24 Nutzung von Flow

und PowerApps





koumlnnte

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Vorbilder gewin-

nen






21




(offener Austausch)

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Performance Sup-

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22
















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23

6 Impressionen


24


25


26


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16












unbedingt notwendig

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lelbetrieb oder

harter Cut - wie

sieht euer Weg

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9 User Journeys mit

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17

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genden Themen




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12 Employee Experi-

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13 Untangle the App

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18







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14 Employee Experi-

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15 Onboarding

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die neue Arbeits-

weise














den Key Usern


zum Endanwender




19




16 Erfahrungen mit

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(offener Austausch)

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22
















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dern






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23

6 Impressionen


24


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17

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23

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16 Erfahrungen mit

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