– 1 – 2011-12-12

Begrepp och termer – definitioner och hierarkier

Det här är inte en pipa. René Magritte (1928-1929).

1 Bakgrund .......................................................................................................................... 1

2 Allmänt ............................................................................................................................. 2

3 Visdom – kunskap – information - data ............................................................................. 2

4 Entitet – objekt – informationsobjekt ................................................................................. 5

5 Verksamhet – verksamhetsinformation - handling ............................................................. 7

6 Metadata .......................................................................................................................... 8

7 Ontologi – taxonomi – folksonomi - terminologi ............................................................... 11

8 Processer, system och styrning ...................................................................................... 12

9 Övriga relaterade termer ................................................................................................ 16

10 Bilaga ............................................................................................................................. 18

1 Bakgrund

Vid mötet med TK546 2011-09-04 (TK546 N219) bestämdes att två workshops skulle anordnas om grundläggande begrepp inom ”records management” , som fortsättning på den inledande workshop som hållits under våren. Syftet var att få fram underlag för översättning till svenska av relaterade standarder, framförallt ISO 30300 och ISO 30301.

Den här rapporten sammanfattar resultatet av alla tre workshopparna som hölls 2011 -05-18, 2011-11-11 och 2011-12-02.

Serien har letts av Lars O. Persson (Scania) med biträde av Per-Åke Svensson (SEK, pasv Consulting).

Övriga deltagare har varit:

Mats Burell [-xx] (Regeringskansliet)

Tove Engvall [-x-] (Vallentuna Kommun)

Louise Högberg [-xx] [Stockholms stad)

Elisabeth Klett [xxx] (Stockholms Stadsarkiv)

Andreas Lindberg [xxx] (Scania)

Håkan Lövblad [xxx] (Riksarkivet)

Fredrik Samson [--x] (Ida Infront)

Göran Samuelsson [--x] (Mittuniversitetet)

Proscovia Svärd [--x] (Mittuniversitetet)

– 2 – 2011-12-12

2 Allmänt

Som gemensamt ”mind set” för arbetet har ”Ogdens triangel” använts. Med hjälp av denna tydliggörs skillnaden mellan tankemönster och symbolspråk.

Ogdens triangel visar sambandet mellan verkligheten, vårt begrepp om verkligheten och vårt sätt att uttrycka begreppen med hjälp av ord/termer. Begreppet är alltså den abstrakta bild av verkligheten som var och en av oss har i sitt eget huvud.

Med hänvisning till de standarder som finns om hur man arbetar med terminologi (exv ISO 704) diskuterades reglerna för hur man skriver definitioner och väljer termer för begrepp. Några stolpar ges i bilaga A.

Vidare betonades att när man definierar begrepp skall man börja med att definiera grundläggande begrepp och tillhörande termer och därefter återanvända dessa termer i definitionerna för mera specialiserade begrepp.

Diskussionerna har inte inskränkts till de begrepp som förekommer i ”records management” utan även kommit in på begrepp i angränsande områden, för att säkerställa att begreppsapparaten på ett naturligt sätt kan ansluta till dessa. Sådana områden är dokumenthantering generellt, kunskapshantering och system, processer och processtyrning.

De behandlade områdena beskrivs nedan översiktlig en tabell (med termer på engelska och svenska), eventuellt kompletterad med begreppsträd och därefter termer med definitioner. I några fall förekommer alternativa eller kompletterande definitioner.

3 Visdom – kunskap – information - data

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Wisdom Visdom Tillämpning av kunskap

Knowledge Kunskap

Tacit knowledge Tyst kunskap Kommuniceras genom erfarenhet

Tankemönster vs symbolspråk (Teori: Meningstriangeln)

Skilj mellan:

Tankemönstret för att tänka om verksamheten.

Symbolspråket för att utbyta, inspirera och utveckla tankarna.

Produkt i “verkligheten”

avses ofta referera till

används för attkommunicera om

ger upphov till

PRODUKTPRODUKT

Föreställningen,idén om en “produkt”Föreställningen,idén om en “produkt”

Symbol vi kan använda för idén om “produkt".

Tips: Ordbruket skymmer ofta sikten!

Tips: Kör inte fast i trätor om "verkligheten"!Mycket av det vi talar om “finns” inte där.

Begreppsbildning är viktig –tydliggör och stöd den!

Ogdens

triangel

– 3 – 2011-12-12

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Explicit knowledge Explicit (Uttryckt) kunskap Kommuniceras genom begrepp

Skill Förmåga Bygger upp kunskap

Concept Begrepp Bygger upp kunskap.

Characteristic Kännetecken Bygger upp begrepp

Term Term Namnger begrepp

Information Information Kommunicerbar kunskap

Data Data Formaliserad representation av information för kommunikation, tolkning och behandling

knowledge

(kommunikationssätt)

tacit knowledge explicit knowledge information

data

(tillämpning)

wisdom

(uppbyggnad)

concept

(uppbyggnad)

information object

skill

characteristic

(representation)

data object

(uppbyggnad)

3.1 wisdom / visdom en: ability to apply knowledge judiciously in a given context

sv: förmåga att tillämpa kunskap omdömesgillt i en given situation

Kommentar: Wisdom is a deep understanding and realization of people, things, events or situations, resulting in the ability to apply perceptions, judgments and actions in keeping with this understanding. It often requires control of one's emotional reactions (the "passions") so that universal principles, reason and knowledge prevail to determine one's actions. Wisdom is also the comprehension of what is true or right coupled with optimum judgment as to action. Definitionen är extraherad från artiklar på Wikipedia.

3.2 knowledge / kunskap (ej definierat i ISO 30300)

en: body of understanding and skills

sv: uppsättning förståelse och förmågor

Kommentar: Baserad på AS 5027:2005, men förkortad.

3.3 tacit knowledge / tyst kunskap en: knowledge that is exchanged by means of shar ing experience

– 4 – 2011-12-12

sv: kunskap som förmedlas genom att dela erfarenhet

Kommentar: Inga formella definitioner tycks finnas tillgängliga (utan bara ordrika beskrivni ngar). Den föreslagna definitionen är extraherad från beskrivningar på Wikipedia. Observera att experience kan översättas med såväl erfarenhet som upplevelse.

3.4 explicit knowledge / uttryckt (explicit) kunskap en: knowledge that is exchanged by means of shared concepts

sv: kunskap som förmedlas med hjälp av gemensamma begrepp

Kommentar: Inga formella definitioner tycks finnas tillgängliga (utan bara ordrika beskrivningar). Den föreslagna definitionen är extraherad från beskrivningar på Wikipedia. Explicit kunskap ger insikt till skillnad från åsikt.

3.5 information / information (ej definierat i ISO 30300) en: knowledge that can be exchanged

NOTE: Although information will necessarily have a representation form to make it communicable, it is the interpretation of this representation (the meaning) that is relevant in the first place. [ISO/TR 9007:1987]

sv: kunskap som kan kommuniceras

ANMÄRKNING: Även om information med nödvändighet måste ha en representation för att göra den kommunicerbar, så är det tolkningen av denna representation (meningen) som avses.

Kommentar 1: Observera att tolkningen pekar på sändarens avsedda tolkning, vilken inte nödvändigtvis överensstämmer med mottagarens upplevda.

Kommentar 2: Så som definitionerna ser ut nu så kan även kommunicerandet (förmedlandet) av tyst kunskap ses som information, vilket kanske överraskar, men inte är alldeles galet. Varför tittar fotbollslaget på filmen från matchen de förlorade?

3.6 data / data (ej definierat i ISO 30300) en: representation of information in a formalized manner suitable for communication,

interpretation or processing [IEC 62666, mfl]

sv: representation av information på ett formaliserat sätt för att möjliggöra kommunikation,

tolkning och behandling

3.7 concept / begrepp en: unit of knowledge created by a unique combination of characteristics (3.2.4) [ISO

1087:2009]

NOTE: Concepts are not necessarily bound to particular languages. They are, however, influenced by the social or cultural background which often leads to different categorizations.

sv: en ”kunskapsenhet” skapad av en unik kombination av kännetecken

ANMÄRKNING: Begrepp är inte nödvändigtvis bundna till särskilda språk. De är emellertid påverkade av social och kulturell bakgrund, vilket ofta leder till olika kategoriseringar.

3.8 term / term

en: verbal designation of a general concept in a specific subject field [ISO 1087-1: 2000]

NOTE A term may contain symbols and can have variants, e.g. different forms of spelling.

sv: verbal beteckning av ett allmänt begrepp i ett specifikt ämnesområde

ANMÄRKNING En term får innehålla symboler och kan ha varianter, tex olika stavningsformer.

3.9 characteristic / kännetecken en: abstraction of a property of an object or of a set of objects [ISO 1087:2009]

NOTE: Characteristics are used for describing concepts.

– 5 – 2011-12-12

sv: abstraktion av en egenskap hos ett objekt eller grupp av objekt

ANMÄRKNING Kännetecken används för att beskriva objekt

en: distinguishing feature [ISO 9000:2005]

sv: särskiljande egenskap

NOTE 1: A characteristic can be inherent or assigned.

NOTE 2: A characteristic can be qualitative or quantitative

NOTE 3: There are various classes of characteristic, such as the following: - physical (e.g. mechanical, electrical, chemical or biological characteristics); - sensory (e.g. related to smell, touch, taste, sight, hearing); - behavioral (e.g. courtesy, honesty, veracity); - temporal (e.g. punctuality, reliability, availability); - ergonomic (e.g. physiological characteristic, or related to human safety); - functional (e.g. maximum speed of an aircraft).

4 Entitet – objekt – informationsobjekt

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Entity Entitet Entitet och objekt är närmast synonyma.

Object Objekt Exempel: fysiska, konkreta, abstrakta och informationsobjekt

Attribute Attribut Bygger upp informationsobjekt om andra objekt

Information object Informationsobjekt Informationsobjekt beskrivs med metadata.

Informationsobjekt hanteras i informationshanteringsprocessen, från initiering till radering.

Dokument Dokument I princip synonymt med informationsobjekt, i praktiken av många sedd som en delmängd förmodligen på grund av att pappersdokumentmetaforen lever stark.

entity - object

information object

document record

(tillämpning)

physical object abstract object

(uppbyggnad)

attribute

4.1 entity / entitet en: any concrete or abstract thing that exists, did exist, or might exist, including associations among these things [ISO 2382-17: 1999]

Example: A person, an object, an event, an idea, a process, etc.

NOTE: An entity exists whether data about it are available or not.

– 6 – 2011-12-12

sv: konkret eller abstrakt sak som existerar, existerade, eller skulle kunna existera, inklusive associationer mellan sådana

Exempel: En person, ett objekt, en idé, en process, osv.

ANMÄRKNING: En entitet existerar vare sig det finns data om det eller ej.

en: anything that can be uniquely identified (e.g. digital resources, individuals and organizations, transactions, etc) [ISO/IEC 21000:2003]

sv: vad som helst som kan identifieras entydigt (tex digital resurs, personer och organisationer, transaktioner, osv.)

Kommentar: Definitionerna kompletterar varandra genom att den andra betonar kravet på att vad en entitet än är så skall den kunna identifieras entydigt.

4.2 object / objekt

en: anything perceivable or conceivable

NOTE: Objects can be material (e.g. an engine, a sheet of paper, a diamond), immaterial (e.g. a conversion ratio, a project plan), or imagined (e.g. a unicorn) (from ISO 1087-1).

sv: vad som helst som kan särskiljas eller föreställas

en: entity treated in a process of development, implementation, usage and disposal

NOTE 1: The object may refer to a physical or non-physical “thing”, i.e. anything that might exist, exists or did exist.

NOTE 2: The object has information associated to it. [ISO/IEC 81346-1]

sv: entitet som behandlas i en utvecklings-, implementerings-, användnings- och

avhändningsprocess

ANMÄRKNING 1: Ett objekt kan referera till en fysisk eller icke fysisk ”sak”, dvs. vad som helst som kan existera, existerar eller existerade.

ANMÄRKNING 2: Objektet har information associerat till sig.

Kommentar: Termerna entitet och objekt är synonyma och definitionerna bildar en yttre cirkel.

4.3 information object / informationsobjekt (ej definierat i ISO 30300) en: fixed and structured amount of information that can be managed and interchanged as a

unit between users and systems [IEC 62666, ISO/IEC 82045-1, ISO 8613-1, etc]

NOTE 1 This unit may not necessarily be human perceptible. Information is usually stored as data on a data medium.

NOTE 2 “users” refers in this definition to users of information and “systems” refers to systems managing information and documentation.

sv: fast och strukturerad informationsmängd som kan hanteras och utväxlas som en enhet

mellan (användare) aktör och system

NOTE 1 Denna enhet behöver inte nödvändigtvis kunna förstås av en människa. Information lagras vanligen som data på ett datamedium.

NOTE 2 (”användare”) aktör refererar i denna definition till användare av information, och ”system” till system som hanterar information och dokumentation.

Kommentar: På den här definitionen sätter många standarder termen ”dokument” .

4.4 attribute / attribut (generell definition) en: characteristic of an object or entity [ISO 11179-2: 2005]

ev: kännetecken för ett objekt eller en entitet

– 7 – 2011-12-12

4.5 document / dokument (definierat i ISO 30300 3.1.3) en: recorded information or object which can be treated as a unit

sv: registrerad (noterad) information eller objekt som kan hanteras som en enhet

Kommentar: Vid första workshopen konstaterades att denna definition är oklar, speciellt ”or object” satte myror i huvudet. Godvilligt tolkad så överensstämmer den med definitionen på informationsobjekt, så dokument och informationsobjekt är då även här synonyma. Vid den sista workshopen kommenterades att object möjligen kan ha kommit in på grund av text i vissa nationella lagar.

5 Verksamhet – verksamhetsinformation - handling

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Business Verksamhet

Business process Verksamhetsprocess Bygger upp verksamhet

Business information Verksamhetsinformation Består (hierarkiskt) av informationsobjekt, dokument och handlingar och är relaterade till aktiviteter i en verksamhetsprocess

Business information object

Verksamhets(informations)objekt Verksamhetsobjekt är informations-objekt som kopplar aktiviteter i verksamhetsprocessen under en del av sin livstid

Record Handling Klass av verksamhetsobjekt av bestående (eller I varje fall längre tids) värde

business

business information

business information object

business process

(uppbyggnad)

business activity

record

5.1 business / verksamhet en: series of processes, each having a clearly understood purpose, involving more than one Person through the exchange of information and directed towards some mutually agreed

upon goal, extending over a period of time [ISO/IEC 14662:2010]

NOTE Person = entity, i.e., a natural or legal person, recognized by law as having legal rights and duties, able to make commitment(s), assume and fulfill resulting obligation(s), and abl e of being held accountable for its action(s)

sv: serie av processer, var och en med tydligt förståeligt syfte, involverande mer än en Person genom utbyte av information och inriktade på ett ömsesidigt överenskommet mål, och

som sträcker sig över en tidsperiod

– 8 – 2011-12-12

ANMÄRKNING Person = entitet, dvs en fysisk eller juridisk person, genom lag erkänd med juridiska rättigheter och skyldigheter, med förmåga att göra överenskommelser, att anta och uppfylla resulterande skyldigheter, och med förmåga att hållas ansvarig för sina åtgärder.

5.2 business process / verksamhetsprocess Kommentar: Verksamhetsprocesser är de processer som tillsammans bygger upp verksamheten. Se definition på verksamhet.

5.3

business information / verksamhetsinformation (ej definierat i ISO 30300) en: information occurring in a business environment

sv: information som har ett syfte och förekommer i en verksamhet

5.4 business (information) object (BIO) / verksamhets(informations)objekt (ej definierat i ISO 30300) en: information object exchanged in a business environment

sv: informationsobjekt som utväxlas i en verksamhet

Kommentar: Dessa informationsobjekt kopplar ihop aktiviteter I en verksamhetsprocess (och med andra sådana processer).

Termen ”business object” finns definierad i ISO/IEC 15944-5 (som handlar om EDI) som rent informationsobjekt: unambiguously identified, specified, referenceable, registered and re-useable Open-edi scenario or scenario component of a business transaction, med noten: As an “object”, a “business object” exists only in the con text of a business transaction. [ISO/IEC 15944-2:2006 (3.6)]

Det är den enda definitionen som finns i cdb.iso.org, och den kan förenklas till definitionen ovan med hjälp av hierarkin. Observera att informationsobjektets existens som verksamhetsobjekt här begränsas till verksamhetstransaktionen, och det är kanske rimligt ur ett rent EDI -perspektiv.

När man utvecklar BIO för en verksamhet är det ofta lämpligt att bygga upp dem från mindre, i flera BIO återkommande moduler, partial business (information) objects, PIO.

Exempel: ärende (BIO) och dokument där ärende är det sammanhållande och dokument är ingående del (PIO) var och en med egna metadata. PIO ärver inte metadata från BIO. Handläggarens kunskap (HIO) (Human Information Object) är det som tillsammans med BIO och PIO bildar kunskap.

5.5 record / handling (definierat i ISO 30300 3.1.7) en: information created, received, and maintained as evidence and/or as an asset by an organization or person in pursuance of legal obligations or in transaction of business or for its purposes, regardless of medium form and format

sv: information som skapas, tas emot och underhålls som bevis och/eller som en tillgång av en organisation eller person för att uppfylla legala förpliktelser eller för att utföra transaktioner i verksamheten, oavsett typa av medium och format

Kommentar: Handlingar uppstår i ”korsningen” mellan informationshanteringsprocessen och verksamhetsprocessen, dvs där informationsobjektet blir en informationsresurs och ”gör nytta”. Definitionen som sådan är ”överbestämd” och utnyttjar inte de begreppshierarkier som finns. Utsagan om medium och format finns implicit i definitionen av information, och definitionen av business / verksamhet tar bort resten, och definitionens innehåll blir i princip synonym med det för business information object / verksamhetsinformationsobjekt.

En kortare definition, som utnyttjar hierarkien, skulle kunna vara:

en: class of documents maintained as evidence by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business

sv: klass av dokument som underhålls som bevis av en organisation eller person för att uppfylla legala förpliktelser eller för att utföra verksamhetstransaktioner

6 Metadata

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Metadata Metadata

Information process metadata (IPM)

Informationsprocessmetadata

– 9 – 2011-12-12

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Business process metadata (BPM)

Verksamhetsprocessmetadata

Experience process metadata (EPM), tag

Upplevelseprocessmetadata, tagg, märkord

BPM

metadata

IPM EPM

6.1 metadata (1) / metadata (generell definition) en: data that defines and describes other data [ISO 11179-1: 2004]

sv: data som definierar och beskriver andra data

en: data for the description of documents and their management [ISO/IEC 82045-1]

sv: data för beskrivning av dokument och deras hantering

6.2 metadata(2) / metadata(2) (definierat i ISO 30300) en: data describing context, content and structure of records and their management over time

sv: data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur hos handlingar och deras hantering över tiden

Kommentar: Borde hellre, mera generellt, vara:

en. data for the description of information objects and their management

sv: data för beskrivning av informationsobjekt och deras hantering

Kommentar: denna definition tas in i översättningen av standarden med en Anmärkning: ”sådan data kan vara data som beskriver sammanhang, innehåll och struktur hos handlingar och deras hantering över tiden”

6.3 information process metadata (IPM) / informationsprocessmetadata en: class of metadata(1) related to the information management process

sv: class of metadata(1) relaterade till informationshanteringsprocessen

6.4 business process metadata (BPM) / verksamhetsprocessmetadata en:class of metadata(1) related to the business process where the information resource is

used

sv: klass av metadata(1) relaterade till verksamhetsprocessen där informationsresursen

används

6.5 tag, experience process metadata (EPM)/ märkord, tagg, uplevelseprocessmetadata en: class of metadata(1) related to the users’ experience of the information resource

sv: klass av metadata(1) relaterade till användares upplevelse av informationsresursen

Kommentar: ”Tagg” är en typ av metadata som tillkommit i samband med utvecklingen av Web 2.0, som innebär att användaren av en informationsresurs skall kunna interagera med skaparen av resursen. Wikipedia definierar tags som: Categorization of content by users adding "tags"— short, usually one-word descriptions—to facilitate searching, without dependence on pre-made categories. Collections of tags created by many users within a single system may be referred to as "folksonomies" (i.e., folk taxonomies).

– 10 – 2011-12-12

Exempel på Web 2.0 tillämpningar är Facebook och Twitter.

– 11 – 2011-12-12

7 Ontologi – taxonomi – folksonomi - terminologi

Ontology Ontologi Samling begrepp som täcker ett kunskapsområde.

Taxonomy Taxonomi / klassificeringssystem Är hierarkisk

Terminologi Terminologi Är platt

Folksonomy Folksonomi Är platt

Data element type DET Dataelementtyp DET Formell beskrivning av begrepp, för användning som referens i informationssystem

ontologi

(klassificering)

taxonomi

(terminnehåll)

terminologiDET

(uppbyggnad)

folksonomi

7.1 ontology / ontologi en: model that represents a domain and is used to reason about the objects in that domain

and the relations between them [ISO/IEC 24800-1:2007]

sv: modell som representerar en konkret eller abstrakt verklighet (domän) och som används för att resonera om objekten inom denna verklighet (domän) och deras relationer

en: explicit and consensual specification of concepts of an application domain independent of any use of these concepts [ISO 13584-511:2006]

NOTE In ISO 13584, a dictionary is the formal and computer sensible representation of ontology.

sv: uttrycklig och överenskommen specifikation av begrepp inom ett tillämpningsområde oberoende av användningen av begreppen

ANMÄRKNING: I ISO 13584 är ett ”dictionary” en formell och datortolkningsbar representation av en ontologi.

7.2 taxonomy / taxonomi, klassificeringssystem en: classification of entities in an ordered system that indicates natural relationships [ISO

16175-2:2011]

sv: klassificering av entiteter i ett ordnat system som indikerar naturliga relationer

Kommentar: En taxonomi är vanligen hierarkisk.

7.3 terminology / terminologi en: set of terms representing a system of concepts within a specified domain [ISO/TS

17117:2002]

NOTE This implies a published purpose and scope from which one can determine the degree to which this representation adequately covers the domain specified.

sv: uppsättning termer som representerar ett begreppssystem inom en given (domän) område

(verklighet)

Kommentar: En terminologi är ”platt” och vanligen alfabetiskt, men kan också vara logiskt, ordnad.

7.4 folksonomy / folksonomi en: collection of tags created by many users of the information resource within an information system

– 12 – 2011-12-12

sv: en samling märkord skapad av många användare av en informationsresurs i ett informationssystem

Kommentar: En ”tagg” är ett ord som representerar en relation mellan informationsresursen och ett begrepp i användarens sinne, valt av användaren, och därför i princip helt godtyckligt. I praktiken har det visat sig att helt vilt blir det inte, utan mängden ord konvergerar relativt snabbt till ett mindre urval. Genom att presentera tags som redan valts för användaren kan man reducera mängden märkord i folksonomin ytterligare.

En folksonomi är ”platt”.

7.5 data element type (DET) / dataelementtyp en: unit of data for which the identification, description and value representation have been

specified

8 Processer, system och styrning

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Process Process

Product Produkt

System System Infrastruktur för process

Management system Ledningssystem

Management system for records (MSR)

Ledningssystem för verksamhetsinformation

Krav och specifikationer

Records management Hantering av handlingar

Records management system

System för hantering av handlingar Processer och funktioner

Records system (RS) Ärende- och dokumenthanteringssystem Teknisk lösning

Resource Resurs

Information resource Informationsresurs

Control(1) Styrning och övervakning, ledning

Control(2) Styrning

Monitor Övervaka

Open-loop control Öppen styrning

Feedback control Återkopplad styrning

– 13 – 2011-12-12

system

management system records management

system

management system for

records

records system (aktivitet)

process

(leverabel)

product

Vissa definierade termer åskådliggörs i följande figur, som använder sk IDEF0 symbolik (se principfigur i slutet av dokumentet). De rödfärgade delarna berör hantering av handlingar.

A0

Ledningsprocess

A0

Huvudprocess

Direktiv

Produkt

A0

Process för

hantering av

handlingar

Direktiv

A0

Process för

utveckling av

kunskap

Återkoppling

Återkoppling

Kunskap

Direktiv

Handlingar

Andra resurser

8.1 process / process (ej definierat i ISO 30300)

en: set of interrelated or interacting activities which transforms inputs into outputs (ISO 9000)

NOTE 1: Inputs to a process are generally outputs of other processes.

NOTE 2: Processes in an organization (3.3.1) are generally planned and carried out under controlled conditions to add value.

NOTE 3: A process where the conformity (3.6.1) of the resulting product (3.4.2) c annot be readily or economically verified is frequently referred to as a "special process".

sv: en samling relaterade eller samverkande aktiviteter som omformar inmatning till utmatning

en: complete set of interacting operations in a system by which matter, energy or information is transformed, transported or stored [IEV 351-21-43]

(sv: fullständig uppsättning av interagerande aktiviteter i ett system genom vilket material, energi eller information omformas, transporteras eller lagras.)

– 14 – 2011-12-12

8.2 product / product en: result of a process [ISO 9000:2005]

sv: resultat av en process

Kommentar: Det här är den generellaste definitionen av produkt, baserad på process. Den förekommer i många ISO-standarder; det finns ca 125 definitioner och flertalet (generella) ansluter s ig till den.

8.3 system / system (ISO 30300) en: set of interrelated or interacting elements [ISO 9000:2005]

sv: uppsättning relaterade eller samverkande element

NOTE Betraktade som en helhet och avgränsade från omgivningen

en: set of interrelated elements considered in a defined context as a whole and separated from their environment [IEV 351-21-20]

NOTE 1 – A system is generally defined with the view of achieving a given objective , for example by performing a definite function.

NOTE 2 – Elements of a system may be natural or man-made material objects, as well as modes of thinking and the results thereof (for example forms of organization, mathematical methods, programming languages).

NOTE 3 – The system is considered to be separated from the environment and the other external systems by an imaginary surface which cuts the links between them and the system.

NOTE 4 – The term "system" should be qualified when it is not clear from the context to what it refers, for example control system, calorimetric system , system of units, transmission system.“

sv: uppsättning relaterade element betraktade som en helhet och avgränsade från omgivningen i ett definierat sammanhang

Kommentar: Den första notens fokus på syftet är samma som fokus i definitionen för process, så man kan säga att ett system tillhandahåller infrastrukturen (bestående av element) för en process (bestående av aktiviteter som kan utföras med dessa element).

8.4 management system / ledningssystem en: system to establish policy and objectives and to achieve those objectives [ISO 9000:2005]

NOTE A management system of an organization can include different management systems, such as a quality management system, a financial management system or an environmental management system.

sv: system för att etablera policy, () mål och processer och att styra mot och uppnå dessa mål

ANMÄRKNING: En organisations ledningssystem kan innefatta flera, som t.ex. kvalitetsledningssystem, ekonomiskt ledningssystem eller miljöledningssystem.

en: set of interrelated or interacting elements of an organization to establish policies and objectives, and processes to achieve those objectives [ISO 30300 3.4.1]

NOTE 1 A management system can address a single discipline or several disciplines.

NOTE 2 The system elements include the organ ization’s structure, roles and responsibilities, planning, operation, etc.

NOTE 3 The scope of a management system may include the whole of the organization, specific and identified functions of the organization, specific and identified sections of the organization, or one or more functions across a group of organizations

sv: uppsättning relaterade eller samverkande element i en organisation för att etablera policies och mål, och processer för att uppnå dessa mål

ANM: ---

Kommentar: Definitionen I ISO 30300 inkluderar uttryckligen den eller de processer som kan köras i systemet, och den i ISO 9000 gör det på ett indirekt sätt. Det gör inte den allmänna definitionen på system. Rätt och bra?

– 15 – 2011-12-12

Är en persondator fortfarande ett system när den är avstängd? När den väl startats körs en mängd processer i den (i den jag använder för att skriva det här är 83 processer startade).

8.5 management system for records (MSR) / ledningssystem för verksamhetsinformation (ISO 30300) en: management system to direct and control an organization with regard to records

sv: ledningssystem för att leda och styra en organisations hantering av verksamhetsinformation

8.6 records management / hantering av handlingar (ISO 30300) en: field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records [ISO 15489-1:2001, definition 3.16]

sv: ledningsområde, ansvarigt för effektiv och systematisk styrning av upprättande, mottagning och bevarande, användning och avhändande av handlingar, vari igår processer för att fånga och bevara bevis för och information om verksamhetsaktiviteter och transaktioner i form av handlingar

NOTE Also called recordkeeping

sv: ---

8.7 records management system / system för att hantera handlingar (ej i ISO 30300?) en: system for records management

sv: system för hantering av handlingar

8.8 records system / ärende- och dokumenthanteringssystem (ISO 30300) en: information system which captures, manages and provides access to records over time

[ISO 30300 3.4.4]

NOTE Adapted from ISO 15489-1:2001, definition 3.17

sv: tekniskt system som fångar, hanterar och ger åtkomst till handlingar och har funktioner för förvaltning av dessa över tid

8.9 resource / resurs (ej definierat I ISO 30300) en: enterprise entity that provides some or all of the capabilities required by the execution of an enterprise activity and/or business process (ISO 15704)

sv: entitet i en organisation som tillhandahåller hela eller delar av den förmåga som behövs för att utföra en aktivitet och/eller en verksamhetsprocess

8.10 information resource / informationsresurs (ej definierat I ISO 30300) en: representation of a resource as a sequence of bytes; it could thus potentially be retrieved

over a network (ISO/IEC 13250)

Kommentar: Denna definition faller inte helt in i begreppshierarkien. Borde hellre vara:

en :representation of a resource as data

NOTE: It could thus potentially be retrieved over a network.

sv: representation av en resurs som data

– 16 – 2011-12-12

control(1)

control(2) monitoring

open control(3) feedback control(3)

(styrsätt)

8.11 control(1) / styrning och övervakning (bör ibland hellre översättas med ledning) en: purposeful action on or in a process to meet specified objectives

sv: meningsfull åtgärd på eller i en process för att möta specificerade mål

Kommentar: Control är en homonym för flera nivåer av styrning, framförallt inom teknisk processtyrning, men principiellt tillämpbara generellt.

8.12 control(2) / styrning

en: control(1) without monitoring

sv: styrning(1) utan övervakning

8.13 monitor / övervaka en: to check at regular intervals selected values regarding their compliance to specified values, ranges of values or switching conditions

8.14 (open-loop) control(3) / (öppen) styrning en: process in a system whereby one or more variables (variable quantities) as input variables influence other variables (variable quantities) as output variables in accordance with the proper laws of the system

8.15 (closed-loop / feedback) control (4) / (sluten / återkopplad) styrning en: process whereby one variable (quantity), namely the controlled variable is continuously measured, compared with an other variable (quantity), namely the reference variable, and influenced in such a manner as to adjust to the reference variable

Kommentar: “Ständiga förbättringar” är ett exempel på sluten / återkopplad styrning inom en organisation.

9 Övriga relaterade termer

Engelsk term Svensk term Anmärkning

Accountability Redovisningsskyldighet

Traceability Spårbarhet

Effectiveness (performance)

Effektivitet

Capability Förmåga

9.1 accountability / redovisningsskyldighet en: property that ensures that the actions of an entity may be traced uniquely to the entity [ISO 7498-2:1998, ISO/IEC 21827:2008, mfl]

sv: egenskap som säkerställer att en åtgärd av en entitet kan entydigt spåras tillbaka till den

– 17 – 2011-12-12

9.2 traceability / spårbarhet en: ability to trace the history, application or location of that which is under consideration [ISO 9000:2005]

sv: förmåga att spåra historia, tillämpning eller placering av det som betraktas

9.3 effectiveness (performance) / effektivitet

en: accuracy and completeness with which users achieve specified goals [ISO 9241‑11:1998]

sv: noggrannhet och fullständighet med vilken användare uppnår uppställda mål

en: the ability of an item to meet a service demand of given quantitative characteristics [IEV

191-02-01]

NOTE: This ability depends on the combined aspects of the capability and the availability performance of the item.

sv: förmågan hos ett objekt att möta en tjänstebegäran med givna kvantitativa kännetecken

en: extent to which planned activities are realized and planned results achieved [ISO 9000:2005]

sv: utsträckning i vilka planerade aktiviteter förverkligas och uppställda mål uppnås

9.4 capability / duglighet en: ability of an item to meet a service demand of given quantitative characteristics under

given internal conditions [IEV 191-02-04]

sv: förmåga hos ett objekt att möta efterfrågan på en tjänst med givna kvantitativa kännetecken under givna interna förutsättningar

en: ability of an organization, system or process to realize a product that will fulfill the

requirements for that product [ISO 9000:2005]

sv: förmåga hos en organisation, system eller process att förverkliga en produkt som uppfyller kraven på denna produkt

– 18 – 2011-12-12

10 Bilaga

Begreppsdefinitioner

Inled med överbegrepp

Välj rätt överbegrepp

Skall bara innehålla särskiljande kännetecken

Kännetecknen skall inte vara redundanta eller självklara

Inte för snäv

Inte för vid

Inga cirkeldefinitioner – vare sig inre eller yttre

En begreppsdefinition bör formuleras så att den kan sättas in i termens ställe i löpande text eller i annan begreppsdefinition

Dvs den skall vara en ofullständig sats utan stor bokstav (och utan bestämd eller obestämd artikel) i början och utan punkt på slutet

Termer

Precis

Entydig inom varje ämnesområde

Accepterad av fackmän, ofta även internationellt

Passa in i språksystemet (stavning, böjning uttal)

Inte missvisande

Språkekonomisk – kortare är bättre än längre

Genomsynlig – lätt att förstå

Principbild för IDEF0

A0

Process eller

aktivitet OutputInput

Resurser

Styrning