Embed Size (px)
Citation preview
ÚVOD
Předkládaná bakalářská práce v sobě zahrnuje teoretické znalosti získané během studia na
VŠKE a klade důraz zejména na oblasti týkající se strategického řízení, ekonomického
pohledu manažera na organizaci, kterou je v tomto případě statutární město a lehce se dotýká i
legislativního rámce vztahujícího se k dané problematice. V práci jsou zároveň aplikovány
v reálném světě a na konkrétním případě dříve získané teoretické poznatky, metodiky a
nástroje řízení.
Jako příklad z reálného světa, na kterém jsou získané teoretické poznatky prezentovány, je
vybrán informační systém města Brna. A to od jeho zrodu, přes studii proveditelnosti až po
současný stav, včetně porovnání s informačním systémem obdobného statutárního města.
V práci je úmyslně míchána a konfrontována teorie publikovaná v odborné literatuře a reálné
poznatky získané v průběhu budování informačního systému a to hned z pohledu několika
různých skupin uživatelů. Samozřejmě jsou zde také prezentovány i subjektivní názory
autora, které pro určité odborníky v oboru IT mohou být někdy zarážející nebo povrchní, ale
v každém případě by mohly – nebo by spíše měly – sloužit k zamyšlení nad danou
problematikou a to i v případě, že tyto „subjektivní názory“ v konečném hodnocení budou
označeny jako chybné nebo v praxi nepoužitelné.
Základní motto práce vychází z tvrzení Statutární město = Holdingová společnost. Na tento
„Holding“ je pohlíženo z pohledu ekonomického, jež je prioritou číslo jedna a zároveň i
pohledu procesního. Dokument zřetelně ukazuje, jak se tyto dva základní pohledy a z nich
plynoucí požadavky následně odrážejí v konečné architektuře a celé filozofii budování
informačního Systému.
Práce si klade hned několik cílů. Jejím hlavním cílem je ukázat, jak nesmírně důležité je
v dnešní době strategické řízení podpořené kvalitním Informačním Systémem, a to i přes jeho
vysokou cenu a zpravidla dlouhou a náročnou implementaci. Zároveň je zde zdůrazněna
skutečnost, jak výrazně a bohužel zpravidla negativně, do budování a údržby informačního
systému zasahují opakované změny legislativy, které jsou někdy prováděny překotně a bez
zřejmé koncepce a jasně definovaných cílů.
Vedlejšími, nebo však nepodstatnými, cíly práce je přimět čitatele k zamyšlení, zda kvalitní
vrcholový manažer je pouze dobrý ekonom, stratég a generál schopný se obklopit dobrými
spolupracovníky, ale zda v dnešní době by neměl mít – nebo spíše nemusí mít – alespoň
základní povědomí o informačních technologiích a jejich možnostech. A zároveň je zde
nepřímo ukázána skutečnost, že špičkového manažera tvoří nejenom dobré teoretické znalosti,
zkušenosti, ale také jeho schopnost je citlivě a pomocí zdravého selského rozumu aplikovat
v praxi.
Práce by v žádném případě neměla být chápána jako všeobjímající zaručený návod „jak na to“
případně „Jedině takto je to správně“, ale spíše jako námět k zamyšlení, zda prezentované
zkušenosti i aplikované teorie není jeden z možných způsobů řešení potřeb statutárního města
případně velké organizace disponující obdobnou strukturou a podobnými vnitřními procesy.
1 ZVOLENÁ STATUTÁRNÍ MĚSTA
Jak již bylo nastíněno v úvodu,práce se věnuje primárně informačnímu systému Statutárního
města Brna a v klíčových oblastech ho porovnává s informačním systémem statutárního města
Ostravy.
Důvody pro výběr právě těchto dvou statutárních měst jsou:
Podobné množství uživatelů – externích (obyvatel města) a interních (magistrátních
úředníků)
Obdobné členění (počty městských částí)
Existence velkých organizací a podniků zřizovaných nebo vlastněných městem.
Přibližně stejný čas, kdy startoval projekt na budování komplexního IS
Obdobný rozpočet na IS
Zcela odlišná filozofie budování IS
Pro přiblížení vybraných statutárních měst jsou níže uvedeny základní popisná data a
charakteristiky, ze kterých je patrná jejich podobnost.
1.1 ZÁKLADNÍ INFORMACE O STATUTÁRNÍM MĚSTĚ BRNĚ
Statutární město Brno je největší statutární město v České republice a druhé největší město
vůbec. Ke dni 31.12.2006 mělo Brno 366 680 obyvatel. Největší přírůstek zažilo obyvatelstvo
Brna v období let 1850-1919 (za průmyslové revoluce), především připojením okolních obcí;
do roku 1940 pak počet obyvatel stagnoval, a od 50. Let 20. Století opět rostl. Mírný pokles
po roce 1989 kopíruje trend velkých měst v celé republice vlivem tzv. suburbanizace: Lidé se
stěhují za administrativní hranice města, kde však nadále pracují a využívají služby.
Statisticky tak v Brně lidí ubývá, fakticky jejich počet roste, což indikuje rostoucí počet
obyvatel okresu Brno-venkov, zvláště v prstenci obcí sousedících s Brnem.
1.1.1 SPRÁVNÍ A KATASTRÁLNÍ ČLENĚNÍ
BRNO je územně členěné statutární město s magistrátem v jehož čele je primátor. Mimo
zastupitelstva a rady je orgánem města i sněm starostů, jehož členy jsou starostové
jednotlivých brněnských městských částí a primátor města Brna.
Brno je obce s rozšířenou působností pouze pro vlastní území.
Správní a katastrální členění statutárního města Brna prošlo vůbec nejsložitějším vývojem ze
všech měst na území Česka. Během 20. Století došlo na území Brna k nebývalému počtu
reforem správního členění a dvěma katastrálním reformám, z nichž první proběhla v letech
1941-1942 a druhá v letech 1966-1969. Dne 1. Července 1979 bylo navíc zrušeno katastrální
území Lužánky a upraveny hranice katastrálních území Černá Pole, Královo Pole, Ponava,
Veveří a Žabovřesky. Výsledkem je dnešní členění města na 48 katastrálních území.
1.1.2 MĚSTSKÉ ČÁSTI
Od podzimu 1990 se Brno člení na 29 samosprávných městských částí. Každá z nich má
vlastní volené zastupitelstvo, radu a starostu, znak a vlajku.
Bohunice
Bosonohy
Bystrc
Černovice
Chrlice
Ivanovice
Jehnice
Brno-jih
Jundrov, Pisárky (část)
Kníničky
Kohoutovice
Komín
Královo Pole
Líšeň
Maloměřice a Obřany
Medlánky
Nový Lískovec
Ořešín
Řečkovice a Mokrá Hora
Brno-sever
Slatina
Starý Lískovec
Brno-střed
Tuřany Útěchov
Vinohrady
Žabovřesky
Žebětín
Židenice
1.2 ZÁKLADNÍ INFORMACE O STATUTÁRNÍM MĚSTĚ OSTRAVA
OSTRAVA je statutární město na rozhraní Slezska a Moravy na severovýchodě České
republiky, poblíž hranice s Polskem. Ostrava leží na soutoku Lučiny, Odry, Opavy a
Ostravice. Město o rozloze 214 km2 tvoří celkem 23 městských obvodů, ve kterých žije 317
tisíc obyvatel. Ostrava, sídlo krajského úřadu Moravskoslezského kraje i okresu Ostrava-
město, je tak třetím největším městem Česka. Vezmeme-li však v úvahu fakt, že velká
ostravská aglomerace či konurbativní rozšířená správa regionu Ostravska má 796 000
obyvatel, vychází nám, že po velké pražské aglomeraci je tato druhou největší v republice.
Hustota zalidnění je 1443 obyvatel na km2. Ze severu na jih (Antošovice-Nová Bělá) měří
Ostrava 20,5 km, z východu na západ (Bartovice-Krásné Pole) 20,1 km. Délka místních
komunikací činí 828 km. Sídlem magistrátu je Nová radnice.
1.2.1 SPRÁVNÍ A KATASTRÁLNÍ ČLENĚNÍ
V současnosti tvoří Ostravu dle jejího statutu 23 městských obvodů. Dne 14. Září 1990
Ostrava byla rozdělena na 22 obvodů (s účinností od 24. Listopadu 1990). Dne 1. Ledna 1994
se od Poruby oddělil nejmladší městský obvod – Plesná. Některé obvody zahrnují více
katastrálních území.
1.2.2 MĚSTSKÉ ČÁSTI
Městský obvod
Hošťálkovice
Hrabová
Krásné Pole
Lhotka
Mariánské Hory a Hulváky
Martinov
Michálkovice
Moravská Ostrava a Přívoz
Nová Bělá
Nová Ves
Ostrava-Jih
Petřkovice
Plesná
Polanka nad Odrou
Poruba
Proskovice
Pustkovec
Radvanice a Bartovice
Slezská Ostrava
Stará Bělá
Svinov
Třebovice
Vítkovice
2 ZÁKLADY LEGISLATIVY VZTAŽNÉ K PROBLEMATICE
Na rozdíl od soukromých podniků je informační systém jakékoliv veřejné správy nebo státní
správy limitován legislativními předpisy vztažnými k dané problematice a upravující chování
v tzv. „kyberprostoru“. V kapitole jsou zmíněny odkazy na zákony – nikoliv obsah těchto
zákonů – vázající se ke zmiňované záležitosti.
S jistým nadhledem lze říci, že systém státní nebo veřejné správy může být tak dobrý, jak
dobré jsou zákony, které ho upravují.
V poslední době dochází k velkému progresu ve vývoji legislativy upravující chování v
„kyberprostoru“, ale i přes veškeré snahy, ještě ani zdaleka tento vývoj není u konce. Za
ideální legislativní rámec je považován ten, který zabezpečí občanovi možnost komunikovat a
vyřizovat záležitosti s úřadem pouze elektronicky, tj. bez nutnosti návštěvy úřadu.
2.1 ODKAZY NA ZÁKONY
Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy
Vyhláška č. 53/2007 Sb., o referenčním rozhraní
Vyhláška č. 529/2006 Sb., o dlouhodobém řízení informačních systémů veřejné správy
Zákon o základních registrech
Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů
2.2 ZODPOVĚDNÉ ORGÁNY
Orgánem zodpovědným za rozvoj v této oblasti je Ministerstvo vnitra České Republiky
(MVČR) – a vyjma krátkého období existence Ministerstva pro informatiku České Republiky
(MIČR) má tuto oblast stále ve své gestci.
MIČR mělo poměrně krátkou dobu existence, ale je nutno ho zmínit, neboť velkou měrou
přispělo k rozvoji ICT ve veřejné správě a potvrdilo, že úspěšná řešení se projevují rozvojem
systémů a elektronizace na úrovni samosprávy. Je prokázáno, že na úrovni samosprávných
celků leží největší část know-how a jejich role bývá často zanedbávána.
Pokusů a deklarací bylo poměrně mnoho, ale jeden z prvních kroků, které vedly správným
směrem, bylo v roce 2001 založení podprogramu Akčního plánu realizace státní informační
politiky – Reinženýring veřejné správy a informačních systémů veřejné správy.
3 INFORMAČNÍ SYSTÉM STATUTÁRNÍHO MĚSTA BRNA
3.1 DEFINICE PRIMÁRNÍHO STRATEGICKÉHO CÍLE
Primární strategický cíl: cílem je v horizontu přibližně 4-5 let vybudování řešení pro
elektronickou komunikaci úřad-občan a občan-úřad a zároveň prostředí uvnitř úřadu, které
efektivně umožní získané data pomocí portálu efektivně zpracovávat.
Při bližší analýze primárního strategického cíle, je zřetelné, že je tvořen množinou
jednotlivých strategických cílů a pro tyto účely ho chápejme spíše jako cílovou vizi – misi.
Celé řešení – Informační Systém města Brna (dále jen IsmB) – by měl umožnit všem
občanům Statutárního města Brna (SMB) komunikovat pomocí portálu směrem ke všem
úřadům a to až do úrovně městských částí. Toto řešení má v konečné podobě propojovat
kromě úřadu magistrátu i úřady všech městských částí (viz. Kapitola 1.1 – Základní informace
o Statutárním Městě Brně) a integrovat v sobě společnosti zřizované městem. Takto pojaté
řešení lze přirovnat k struktuře holdingové společnosti, které zajistí přehled o projektech,
řízení a kontrolu financí, rozpočtování a konsolidace napříč celou „holdingovou“ strukturou.
Je zřetelné, že takto vybudovaný ISmB je vlastně systémem pro 400 000 uživatelů – občanů –
na straně jedné a přibližně 3 000 úředníků na straně druhé, kteří budou moci bez nutnosti
navštívit úřad a vyřizovat svoje požadavky pomocí elektronické komunikace.
OBRÁZEK 1 – SCHÉMA KOMPLEXNÍHO ŘEŠENÍ VČETNĚ SOUVISEJÍCÍCH PROJEKTŮ
3.2 STRATEGICKÁ ANALÝZA
Je nezbytné, jako opatření k maření investic, provést důsledně analýzu prostředí. Analýza
prostředí je prováděna na základě níže popsaných klíčových kritérií.
3.2.1 ANALÝZA DŮLEŽITÝCH OČEKÁVÁNÍ STAKEHOLDERS
Vedení města a městských částí
Finanční oddělení
Vedoucí jednotlivých odborů
3.2.2 ANALÝZA VNĚJŠÍHO PROSTŘEDÍ
Možnosti čerpání finančních zdrojů
Legislativa upravující elektronickou komunikaci
Připravenost občanů přijmout takovýto způsob komunikace
3.2.3 ANALÝZA VNITŘNÍHO PROSTŘEDÍ
Projekty ve fázi přípravy
Právě probíhající projekty
Projekty dokončené – aby nedocházelo ke znehodnocování již dokončených investic
V další části této práce budou tyto projekty nazývané „Souvisejícími projekty“. Souvisejícím
projektem rozumíme každý projekt připravovaný, realizovaný nebo zrealizovaný Statutárním
městem nebo jiným investorem, který jakýmkoliv způsobem přímo nebo nepřímo ovlivňuje
nebo je ovlivněn při dosahování Strategických cílů nebo se podílí na naplňování strategie.
3.2.3.1 POJMENOVÁNÍ SOUVISEJÍCH PROJEKTŮ NA ZÁKLADĚ ANALÝZY
VNITŘNÍHO PROSTŘEDÍ
Budování metropolitní sítě, která zajišťuje komunikaci mezi jednotlivými městskými
částmi a magistrátem.
Datové centrum SMB, kde bude umístěn celý serverový cluster
Hardwarová vrstva – servery, zálohovací zařízení storage – zde je kladen velký důraz
na bezpečnost, dostupnost a spolehlivost použitého hardware.
Budování přístupových míst k systému – kromě klasického internetu by občané měly
mít přístup do systému pomocí platebních automatů, PC butiků apod., pro občany
nemající přístup k Internetu z domova také bezplatné WiFi sítě apod.
Správní činnosti – činnosti magistrátu, které jsou dané zákonem o datových
schránkách, základních registrech anebo definované ve službách eGonu. Podatelna
bude zprostředkovávat komunikaci mezi občanem a těmito službami. Pro komunikaci
bude vyžadována vyšší úroveň zabezpečení, jako je veřejný certifikát.
Datová schránka úřadu – datová schrána úřadu, která bude provozována od 1. 7. 2009.
Veřejná schránka eGon služby – datová úložiště pro veřejnou komunikaci. V rámci
žlutě vyznačené části může občan a pracovník magistrátu komunikovat, sdílet
informace. Komunikace je však anonymní.
3.3 DEFINICE MNOŽINY STRATEGICKÝCH CÍLŮ
Základní strategické cíle, definované pomocí SMART metody (její jednotlivé rysy jsou patrné
v kapitolách níže), které se odrážejí v celém budování IS jsou:
JEDNOTNÁ PLATFORMA – IS schopný konsolidovat data napříč městem
EFEKTIVNĚ ŘÍZENÉ MĚSTO – město=holding, manažerský pohled na
konsolidované informace, controlling
TRANSPARENTNOST, DOHLEDATELNOST – Digitalizace dokumentů, workflow
BEZPEČNOST – ochrana osobních údajů, ISO 27 000, hardwarová a fyzická
bezpečnost
ELEKTRONICKÁ KOMUNIKACE ÚŘAD – OBČAN, OBČAN – ÚŘAD –
Portálové řešení pro komunikaci občana s úřadem
ROBUSTNÍ KOMUNIKAČNÍ INFRASTRUKTURA – Metropolitní síť, Datové
centrum
JASNĚ STANOVENÁ METODIKA SPRÁVY A PODPORY IT – orientace SOAP a
ISO 20000
Maximální využití finančních na základě dotačních program – ROB, IOP
Shrnutí:
Chceme na univerzální infrastruktuře vybudovat v jednotné platformě bezpečný, robustní
informační systém podporující interní procesy, umožnit občanovi řízenou interakci s tímto
úřadem a v budoucnu začlenit pod tento systém i další subjekty vlastněné a řízené městem.
3.4 ZPŮSOB DOSAŽENÍ STRATEGICKÉHO CÍLE
3.4.1 DEFINICE POSTUPNÝCH KROKŮ A KOREKCE
Rozčlenění do dílčích plnění v čase i technologicky přináší hned několik pozitiv:
Lepší možnost řízení menších projektů a jejich vyhodnocování
Postupné budování a krátkodobé plánování s ohledem na finanční možnosti SMB
Možnost reagovat na výzvy k čerpání financí z dotačních programů (ROP, IOP).
Využití finančních zdrojů jiných než je přímo rozpočet SMB výrazným způsobem
ovlivňuje i finální podobu IS, protože právě finance je výrazným omezením při
budování jakéhokoliv IS.
Vyhodnocovat projekt jako celek v čase a s ohledem na „strategickou mezeru“
provádět korekce strategických cílů
3.4.2 ZPŮSOB BUDOVÁNÍ ISMB
Pro dosažení stanoveného cíle SMB zvolilo strategii – nebo spíše základní filozofii budování
IS – postaveného na světových standardech zevnitř směrem ven, tj. od úředníků směrem
k občanovi.
Uvedená strategie předpokládá, že je podstatně efektivnější nejprve kvalitně zmapovat
procesy uvnitř úřadu, jejich případná korekce, organizační změny (samozřejmě s ohledem na
platnou legislativu) a takto zmapované procesy zaimplementovat do IS, systém následně
prověřit a odladit v provozu (bude tedy v první fázi pokrývat magistrát a městské části (tj cca
3 000 uživatelů – úředníků) a následně se k tomuto běžícímu a funkčnímu systému připojit
portál s rozhraním pro občana (tímto navýšit počet uživatelů z 3 000 na 400 000).
Hlavní cíl ISmB se sestává z dvou kroků:
Část ISmB pro úřad – tzv. Agendový Informační Systém města Brna (AISmB)
Nadstavba AISmB zprostředkující bezpečnou komunikaci Občana s úřadem – Portál
města Brna (PmB)
Námi zvolená strategie – fázování projektu ISmB přináší tyto výhody:
Pokud dojde v rámci implementace procesů ke změnám, úpravám, dotýká se to pouze
3 000 uživatelů v rámci AISmB a nemění se při každé změně prostředí a možnosti pro
občana.
Vzhledem k tomu, že se legislativa v oblasti elektronické komunikace neustále
dynamicky vyvíjí a zaznamenala v posledních několika letech výrazné množství změn,
posunutí budování komunikačního portálu až na „finále“ umožní už v okamžiku jeho
zpuštění mít implantovány všechny nové komunikační možnosti podporované
legislativou.
Strategie zajití to, že se SMB vyhne problému, kdy občan bude mít nástroje pro
komunikaci, ale na straně úřadu nebudou připravení úředníci tuto komunikaci přijmout
a adekvátně na ni reagovat.
3.5 ZHODNOCENÍ DOPOSUD DOSAŽENÝCH VÝSLEDKŮ
Na hlavním projektu i souvisejících projektech se intenzivně pracuje přibližně 2,5 roku.
V současnosti je:
Hotový procesní model komunikace uvnitř úřadu a městských částí
Městské úřady jsou propojeny městské části s magistrátem a serverovou farmou
Buduje se nové Datové centrum města Brna
Je zpuštěn Agendový Informační Systém města Brna (AISmB) na magistrátu a pilotní
projekt na městských částech
Připravuje se rozšíření projektu o portál pro komunikaci občan – úřad a úřad – občan
(Podatelna města Brna – PmB).
Provádí se analýza prostředí na městských společnostech – vytvoření holdingové
struktury v rámci ISmB
3.6 TECHNICKÉ ŘEŠENÍ ISMB
Důležitým faktorem celého řešení je zvolené technické řešení. Protože SMB není soukromý
subjekt, výběr dodavatelů a jejich řešení bylo závislé na výsledku výběrového řízení.
K dnešnímu dni je ISmB – jeho část AISmB budován na platformách SAP, Documentum,
MARBES Agendy a e-Spis. O dodavatelích externí části systému PmB zatím není
rozhodnuto.
Níže uvedené údaje jsou spíše technického charakteru a pro klasického manažera nemající
znalosti IT budou z velké části nesrozumitelné, ale pro úplnost jsem považoval za přínosné a
správné je do této práce zahrnout.
Pro moderního manažera nebo odborníka IT budou zajisté tyto údaje cenné a pomohou lépe
dokreslit složitost a finální podobu celého systému.
3.6.1 ARCHITEKTURA ČÁSTI AISMB
3.6.1.1 VYMEZENÍ POJMU APLIKACE A AGENDA
Pro potřeby popisu architektury AISMB a lepší pochopení níže uvedených kapitol je potřeba
vymezit některé základní pojmy.
Klíčovým pojmem je pojem agenda. Tento pojmem se obvykle vyskytuje v mnoha různých
souvislostech a jsou jím označovány ne vždy úplně souměřitelné objekty.
Agendou rozumíme vykonávání nějaké určité činnosti organizace veřejné správy (realizaci
určitého procesu), přičemž, provádění této činnosti je podporováno prostředky ICT.
Důsledkem vykonávání určité agendy je pak evidence objektů (dokumentů, spisů, případů,
občanů, úkonů apod.), pro danou agendu nebo skupinu agend specifických.
Aplikací rozumíme SW ztvárnění určité agendy nebo skupiny agend. Aplikace umožňuje
uživatelům agendu vykonávat snadněji a rychleji. Zprostředkovává jim informace nezbytné
pro realizaci jednotlivých úkonů dané agendy. Umožňuje jim zaznamenat stav, průběh či
výsledek daného úkonu či celého případu.
Jednotlivé stavební kameny AISMB mají následující vazby:
OBRÁZEK 2 – ARCHITEKTURA JEDNOTLIVÝCH ČÁSTÍ ŘEŠENÍ AISMB
3.6.1.2 NÁVRH POSTUPU ŘEŠENÍ INTEGRAČNÍCH ÚLOH
K návrhu systémové architektury a integračních vazeb mezi systémy navrhujeme využít
modelovací nástroje ARIS a to:
ARIS IT Architect
ARIS for SAP NetWeaver
ARIS SOA Architekt
SAP XI přináší absolutní nezávislost na formátech datových toků a dále přináší i možnost
automatického směrování datových zpráv závislé na obsluhu. Dále má možnost monitorování
a řízení zmíněných datových toků. Uvedené vlastnosti dávají příležitost bezproblémově,
rychle a flexibilně zvládnout jakoukoliv změnu v topologii informačního systému organizace.
3.6.1.3 INTEGRACE SPISOVÉ SLUŽBY ESPIS S DMS SYSTÉMEM DOCUMENTUM
Průřezovou agendou je agenda spisové služby. Ve fázi vkládání dokumentů do již fungující
evidence příchozí a odcházející pošty je důležitá integrace s datovým úložištěm DMS
Documentum.
Pro příklad uvádím jaké funkce takto integrovaný systém přináší:
vložení dokumentu do DMS včetně jeho profilu a souborů,
získání dokumentu (profilu, souborů z DMS),
modifikace údajů existujícího dokumentu v DMS včetně jeho profilu a souborů,
vyhledání dokumentů v DMS.
Základním stupněm integrace je uložení obsahu dokumentů (kontentu) v systému
Documentum, což přináší:
zajištěný výkon, stabilitu a škálovatelnost
zabezpečení dokumentů před ztrátou dat, neoprávněným přístupem a neřízenou
změnou jejich obsahu
Kromě kontentu mohou být (např. po vyřízení dokumentu) do systému Documentum
přeneseny i vybrané atributy (metadata) a dokumenty mohou být zpřístupněny
z prostředí systému Documentum s respektováním přístupových práv uživatelů, což
přináší následující výhody:
vyhledávání ve stromové struktuře adresářů, podle popisných atributů, fulltextově
v obsahu dokumentů a také podle předdefinovaných šablon (uložených složených
dotazů do báze dokumentů),
možnost zobrazovat, tisknout a odkazovat se na dokumenty – pro uživatele budou
dostupné v režimu „read-only“,
možnost vytvářet nové verze dokumentů pro oprávněné uživatele systému
Documentum a podrobit je připomínkovacímu a schvalovacímu procesu s využitím
workflow systému Documentum,
možnost prolinkování k odpovídajícím objektům v dalších klíčových informačních
systémech s využitím integrací systému Documentum (SAP, GIS, CRM, atd.). Systém
je na linkování připraven, nicméně integrace s konkrétním systémem je nutné řešit
v rámci rozvoje systému Documentum.
OBRÁZEK 3 – INTEGRACE E-SPIS A DOCUMENTUM – ÚLOŽIŠTĚ OBSAHU
V rámci dalšího rozvoje systému je samozřejmě možné využít systém Documentum také pro
řízení počáteční části životního cyklu dokumentů spisové služby, tedy jejich tvorby,
připomínkování a schvalování ještě před zaevidováním v rámci agendy spisové služby.
OBRÁZEK 4 – INTEGRACE E-SPIS A DOCUMENTUM – PLNÁ FUNKČNOST
3.7 PODATELNA MĚSTA BRNA
Na rozdíl od AISmB je PmB zatím ještě ve fázi přípravy. Jak už bylo uvedeno při definici
hlavního strategického cíle, cílovou vizí této části projektu je vytvoření řešení pro efektivní
komunikaci úřad – občan a občan – úřad, tzv. Podatelny města Brna – (dále jen PmB).
Jak už bylo uvedeno výše PmB je další logickým krokem při budování jednotné Informačního
Systému města Brna a také významným zhodnocením investice, která byla provedena do
AISmB, kdy se díky tomuto projektu stává AISmB z informačního systému pro 3000
magistrátních úředníků informačního systému pro dalších 400 000tis občanů města Brna.
3.7.1 ZÁKLADNÍ STRATEGICKÉ CÍLE PMB
Konečná podoba byla navržena na základě takto vytčených strategických cílů. PmB musí
umožnit zejména:
Poskytování informací o vyřizování úředních věcí.
Informovat občany o změnách legislativy.
Pomocí formulářového systému off-line podání.
Náhled na historii a aktuální průběh vyřizovaných záležitostí.
V závislosti na legislativě ve vybraných agendách možnost vyřídit požadavek bez
návštěvy úřadu.
Notifikace občana o vyřízení žádosti formou SMS nebo e-mailem.
24x7x365 hodinová dostupnost.
Integrace s portály veřejné správy, modularita.
Automatizace úkonů potřebných kroků k podání žádostí.
Rychle dostupnou elektronickou podatelnu a úřední desku.
Komunikovat s úřadem nejenom po Internetu, ale i pomocí různých komunikačních
kanálů. (Internet, mobilní telefony, specializované terminály a infokiosky, …).
Zjišťování informací o nových on-line veřejných službách.
Přípravu na návštěvu úřadu – přesné informace o potřebných dokumentech,
specifikách a např. délce řízení.
Rezervace termínu návštěvy, tj. minimalizace čekací doby.
Informace o postupu vyřizování záležitosti.
Transformaci elektronické podoby do papírové a obráceně, při zachování právní váhy.
Zjednodušení příjmu a procesu podání.
Odlehčení práce úředníkům s přepisováním dat z formulářů.
Integrovaný a jednotný nástroj pro sledování stavu podání.
Plynulé odbavení žadatelů.
Sjednocení a metodická kontrola agend.
Metrika procesů a z ní vyplývající návrh úspor nebo zefektivnění vyřizování
jednotlivých agend.
PmB dále musí zajistit:
Jednotnou a rychlou správu a jednotný způsob prezentace všech druhů informací,
nezávisle na jejich zdroji.
Umožní pro vybrané druhy informací omezit přístup pouze pro konkrétní skupiny
uživatelů nebo jednotlivé uživatele, zajistí zachování důvěrnosti předávaných
informací a umožní ověření identity uživatele.
Maximální využití existujících informačních zdrojů a stávajícího, resp. právě
budovaného IS města Brna.
Automatizaci agend spolu se sjednocením postupů při jejich vyřizování.
Zisk metriky agend s potenciálem využití ke skutečně efektivnímu zpracování takové
agendy a to jak po stránce kapacitní, tak i po stránce časové.
OBRÁZEK 5 – POHLED NA ZÁKLADNÍ PRINCIPY PMB
PmB má poskytnout přehlednou prezentaci informací, dat a dalších výstupů v jednom
uživatelském rozhraní, na jednom místě a v jedné procesní logice, která směřuje k cíli vždy
stejně a očekávaným způsobem pro uživatele systému. Díky procesní integraci s okolními
systémy může PmB poskytovat synergické a logicky sdružené služby, a tak sloužit jako
centrální transparentní systém pro výkon veřejných agend.
PmB je budována na základě specifických požadavků MMB tak, aby jedním ze základních
cílů byla vysoká návratnost a zachování stávajících investic díky zrychlení komunikace,
celkové efektivizace a využití potenciálu poskytovaného moderními komunikačními
technologiemi.
3.7.2 ZPŮSOB REALIZACE
Prostředkem k dosažení výše uvedených cílů je vybudování další části Informačního Systému,
nadstavby nad nově implementovaným Agendovým Informačním Systémem Města Brna –
(dále jen AISmB).
Projektem (Subprojektem ISmB) Podatelna města Brna se rozumí vytvoření robustního
portálu vč. Souvisejících podpůrných aplikací a služeb, zajišťující efektivní styk občana
s úřadem a úřadu s občanem, který by umožňoval v ideálním případě – dle typu konkrétní
agendy – úplné elektronické vyřízení žádosti občana na úřadu bez nutnosti jeho návštěvy.
Systém musí být navržen tak, aby umožňoval rozvoj s ohledem na vývoj v oblasti technologií
používaných k budování podobných IS a zároveň umožnil flexibilně reagovat na rychle se
měnící legislativní předpisy a normy v oblasti elektronického zpracování dat.
Realizace projektu PmB popsaným způsobem v tomto čase a rozsahu je plně v kontextu
s informační strategií Statutárního města Brna, možnosti čerpání dotačních titulů
z evropských fondů a zároveň i snahy vedení města vycházet občanovi vstříc a zajistit mu
komfortní a moderní a bezpečnou komunikaci s úřadem.
Významnou skutečností pro realizaci PmB je, že AISmB je budovaný na celosvětových
standardech s jasně popsaným a definovaným rozhraním, přes které lze zasílat nebo číst téměř
jakékoliv požadované informace uložené v této části ISmB.
Očekává se, že kvalitní technologie a výrobcem garantovaná dlouhodobá podpora bude
jedním z hlavních kritérií při výběru IS.
3.7.3 TECHNOLOGICKÝ KONCEPT SOFTWAROVÉHO ŘEŠENÍ
Doposud budované části ISmB respektují nejmodernější trendy v rámci rozvoje IT tak, aby
morální zastarávání technologií bylo minimalizováno. Praktická implementace a využití
výhod procesního řízení je často umožněno díky aktuálnímu vývoji ICT a zejména díky
rozšíření nové architektury tvorby nových a využití stávajících systémů známé pod zkratkou
SOA (Service Oriented Architecture). Ta je nejčastěji chápána jako architektura pro tvorbu
heterogenních komponentově orientovaných prostředí, což se obvykle chápe jako služby
vykazující vysokou míru interoperability, rychlosti a flexibility reakcí na měnící se podmínky.
Ve svém nejširším pojetí je někdy SOA zaměňována za způsob procesního řízení a
v nejužším smyslu za webové služby, které jsou pak nejčastějším ze způsobů praktické
realizace principů SOA a komunikace mezi jednotlivými službami.
3.7.3.1 VÝHODY PŘÍSTUPU SOA
Hlavní výhoda tohoto přístupu je udržení jasných vazeb mezi procesním modelem a
skutečným fungováním navrženého systému. Základním architektonickým východiskem při
budování systému je tzv. interoperabilita, která je definována jako schopnost informačních
systémů a procesů, které tyto systémy podporují, si vzájemně vyměňovat data, informace a
znalosti. Interoperabilita je problematika zasahující do všech úrovní systémů od fyzické
vrstvy tvořené propojením elektronických systémů, přes síťové, datové, aplikační, ale i
procesní a organizační systémy.
Moderní přístupy ke správě dat a obsluze informačního systému aplikují internetové
standardy na všechna datová a obslužná rozhraní. Uživatelská rozhraní jsou řešena vyvedením
propagace i sběru dat do prostředí portálové infrastruktury. Informační zdroje jsou
konsolidovány v podkladových databázích a úložištích a zobrazovány v prostředí portálové
infrastruktury dle filtrů aplikovaných nad metadaty. Publikované informace jsou směřovány
do portálové infrastruktury, kde je přístup k nim řízen dle aplikované role uživatele.
3.7.4 BEZPEČNOST, DOSTUPNOST ŘEŠENÍ
S ohledem na stanovené strategické cíle musí celé řešení vykazovat vysokou bezpečnost a
zaručovat neomezenou dostupnost (SLA 99%)
Servery musí zajišťovat Vysokou dostupnost (High Availability) tak, aby systém na různých
stupních eliminoval výpadky charakteristické pro systémy běžné dostupnosti. Systém musí
disponovat redundantními HW komponentami a i dodatečným SW pro detekci chyb či jiných
možných problémů. V případě detekce takovéto chyby musí být automaticky provedena
opravná činnost (rekonfigurace), která zabrání úplné nedostupnosti systému a problém
nahlášen obsluze.
Systém musí využívat pokročilejší způsoby vysoké dostupnosti zahrnující duplicitu či
vizualizaci síťového připojení, hot-standby procesor u víceprocesorových systémů a podobně,
pokud možno úplnou duplikaci systému, kombinovanou s duplicitou jednotlivých komponent.
Systém by měl obsahovat replikaci služby (replication of Services), nebo převzetí služby
(failover). V případě replikace služby se jedná o situaci, kdy je aplikace, její procesy i data
dostupná na více serverech. V případě, že jakýkoliv server vypadne, aplikace i data budou
dostupné na jiných uzlech. Při převzetí služby aplikace dostupná na tzv. primárním uzlu,
zatímco sekundární uzel (či uzly) „pouze“ monitoruje stav primárního uzlu. V případě selhání
primárního uzlu sekundární uzel „převezme (takes-over) identitu primárního uzlu.
3.7.5 ZÁKLADNÍ STAVEBNÍ ČÁSTI SYSTÉMU
Jak již bylo uvedeno, PmB má být doplňkem AISmB, který bude umožňovat zasílání
informací do AISmB, případně jejich čtení z tohoto systému. V PmB by neměla být uložena
žádná citlivá data týkající se občana i většina procesů v rámci workflow bude realizována
v AISmB.
Celé řešení se skládá z těchto základních stavebních kamenů:
OBRÁZEK 6 – SCHÉMA BUDOUCÍHO KOMPLEXNÍHO IS BRNA
3.7.5.1 INTERNETOVÝ PORTÁL – VEŘEJNÁ ČÁST
Slouží jako centrální přístupový bod ke všem informacím a informačním systémům. Zajišťuje
jednotný způsob prezentace všech informací na jednom místě nezávisle na zdroji informací.
Umožňuje automaticky přizpůsobovat formu výstupu různým koncovým zařízením, pomocí
kterých je obsah portálu zobrazován (prohlížeč, mobilní telefon, specializované terminály).
Prezentované informace mohou být statické (získávané z redakčního systému) nebo
dynamické (portálové aplikace). Díky vazbám na systém správy identity umožňuje portál
poskytovat specifické informace vybraným skupinám uživatelů a zároveň zajistit přístup
pouze k údajům a funkcím, pro které je daný uživatel autorizován.
Elektronická podání umožňují automatizovat oficiální úřední komunikaci mezi občanem a
úřadem. Modul přijímá zprávy, které mají charakter podání, z různých zdrojů – zaslané
elektronickou poštou, z on-line formuláře vyplněného přímo na portálu, nebo z off-line
vyplněného elektronického formuláře. Modul zajišťuje ověření elektronického podpisu a
předání k dalšímu zpracování, které je pak jednotné nezávisle na způsobu přijetí – podání jsou
předávána do spisové služby, která dále řídí jejich oběh a vyřizování. Ze systému spisové
služby je poté možné získat aktuální informace o stavu a průběhu vyřizování a ty dále
prezentovat prostřednictvím portálu.
Elektronické formuláře slouží jako další možný komunikační kanál pro získávání informací
od občanů. Hlavní výhodou je možnost zachování vzhledu stávajících papírových formulářů,
možnost realizace komplexní logiky zadávání a validace dat, úplná podpora elektronického
podpisu a schopnost vyplňování off-line (bez připojení k internetu). Elektronické formuláře
jsou dostupné prostřednictvím portálu, ale mohou být distribuovány i jinými způsoby.
3.7.5.2 REDAKČNÍ SYSTÉM
Redakční systém spravuje veškerý statický obsah portálu a umožňuje uživatelům konformním
způsobem vkládat a upravovat informace určené ke zveřejnění. Zajišťuje také řízení procesů
schvalování a kontroly. D9ky vazbě na systém správy identity umožňuje omezit práva
jednotlivých uživatelů dle jejich role v organizaci.
Pro vytvoření obsahu portálu je možné použít integraci s okolními systémy nebo použít
uživatele, kteří obsah přímo vytvářejí v editačním nástroji. Tento nástroj je také obecně
nazýván „Web content manager“ anebo též redakční systém. Tyto systémy umožňují
pohodlnou a snadnou přípravu a publikování obsahu bez speciálních technických znalostí
jednotlivých pracovníků.
OBRÁZEK 7 – PUBLIKAČNÍ SYSTÉM – SCHEMA
Druhou stranou portálů jsou publikační části, kde jsou publikovány informace vytvořené
právě ve výše zmíněném redakčním systému. Pro přístup k těmto informacím je možné
používat dále webový prohlížeč nebo např. mobilní zařízení jako jsou kapesní počítače a
mobilní telefony.
3.7.5.3 IDENTITY MANAGEMENT
Systém pro správu identity zajišťuje centrální evidenci všech uživatelských účtů, rolí a
oprávnění. Umožňuje podrobně řídit přístupová oprávnění k funkcím systému a informacím.
Obsahuje nástroje pro automatizaci procesů vytváření a rušení uživatelů, přidělování a
schvalování přístupových práv a provádění bezpečnostních auditů. Zajišťuje autentizaci
uživatelů pomocí několika různých mechanismů, tedy nejen jménem a heslem, ale také
například pomocí certifikátu uloženého na čipové kartě. V případě používání čipové karty je
součástí systému pro správu identity také kartové centrum, které řídí výrobu a vydávání karet,
zodpovídá za registraci uživatelů a provozuje certifikační autoritu.
Vybudování systému pro správu identity je podmínkou pro realizaci služeb, které vyžadují
autentizaci, jako jsou elektronické platby, ověřená elektronická podání atd. Předpokládá se, že
správa identit bude pro veřejnost oddělena od správy identit interních uživatelů a to zejména
z důvodu bezpečnosti a licenčních a technologických podmínek.
3.7.5.4 INTEGRAČNÍ VRSTVA
Integrační vrstva zajišťuje obousměrné předávání všech informací mezi AISmB, dalšími
portály či datovými zdroji a PmB.
3.7.6 AGENDY
V tomto modulu bude mít občan možnost pracovat v jednotlivých agendách. Přesné možnosti
v rámci konkrétní agendy budou specifikovány na základě legislativních předpisů platných
v době zahájení realizace.
Zde bude také možné si rezervovat termín návštěvy a zároveň se občan dozví, jaké
dokumenty je nutné si pro úspěšné vyřízení žádostí na úřad přinést.
V rámci nahlížení do jednotlivých agend bude samozřejmě k dispozici i informace o
aktuálním stavu vyřizování žádosti.
3.7.7 FORMULÁŘE
V rámci tohoto modulu bude občan mít možnost si stáhnout a vyplnit formuláře a buď je na
úřad zaslat elektronicky nebo si je přinést osobně.
3.8 ARCHITEKTURA CELKU – AISMB A PMB
OBRÁZEK 8 – ARCHITEKTURA CELKU
3.9 OČEKÁVANÉ PŘÍNOSY PROJEKTU
Očekávané přínosy projektu lze z velké části vyčíst ze zvolených strategických cílů, v této
kapitole je uvedena představa o přínosech z pohledu jednotlivých pozic v SMB.
3.9.1 VEDENÍ MĚSTA
Lepší řízení financí
Lepší využití lidských zdrojů
Komplexní přehled o „Holdingu“ a projektech holdingu
Optimalizace finančních toku a investic
Lepší nástroje kontrolingu v rámci SMB tak i společností zřizovaných městem
Větší transparentnost procesů a dohledatelnost událostí
3.9.2 EKONOMICKÉ ODDĚLENÍ
Centrální přístup k informacím
Rychlá reakce na požadavky vedení
Přesnost informací a zamezeni duplicity
Zrychlení práce, díky nástrojů, minimalizace chyb
3.9.3 ADMINISTRATIVA
Zlepšení oběhu díky digitalizaci dokumentů
Dohledatelnost zpracování „úkolů“ jednotlivými úředníky v rámci WorkFlow
Dohledatelnost dokumentů v rámci „kolečka“
Větší pracovní komfort
3.9.4 VEDOUCÍ ODBORŮ
Lepší přehled čerpání rozpočtu a rozpočtových rezerv
Lepší nástroje a data pro vyhodnocování a následné plánování
Včasná eskalace požadavků na vedení města
3.9.5 OBČANÉ
Úspora času, tj. i peněz
Dostupné informace
Minimalizace nutnosti návštěv na úřadě
4 INFORMAČNÍ SYSTÉM STATUTÁRNÍHO MĚSTA OSTRAVY
Statutární město Ostrava dokončilo v minulých letech první dvě z celkem tří etap projektu
eSMO. V současné době probíhá jeho vyhodnocování a na základě získaných zkušeností
vznikají návrhy na úpravu a další realizaci dalších etap.
4.1 ZÁMĚR A CÍL PROJEKTU
Hlavním záměrem bylo vybudování veřejné komunikační infrastruktury pro zprovoznění
vybraných služeb veřejné správy (jak pro samostatnou, tak přenesenou působnost)
v elektronické podobě především ve vztahu komunikace občana (potažmo podnikatele)
s úřadem.
Služby občanům poskytované prostřednictvím navrhované komunikační infrastruktury, by
měly využívat další komunikační kanály:
komunikace přes web
SMS
telefonní služby
Komunikační infrastruktura měla obsahovat:
10 informačních kiosků (následně rozšířeno na 24)
10 informačních recepcí umístěných na úřadech městských obvodů
2 veřejné bezdrátové přístupové body k širokopásmovému internetu
1 kontaktní centrum a technologické zázemí pro provoz služeb
Podmínkou elektronické komunikace občana s úřadem prostřednictvím systému eSMO je
sepsání smlouvy (dohody)mezi SMO a občanem, přičemž občan obdrží na základě této
smlouvy základní přihlašovací údaje (login, heslo, PIN).
4.2 TECHNOLOGIE A DODAVATELÉ
Hlavním dodavatelem (a integrátorem) celého řešení byla společnost SBS (Siemens Business
Systems). Na projektu byly použity tyto technologie:
Cisco technologie pro oblast kontaktního (call centra)
Datasys – Messaging Systém-integrace hlasových služeb
abcSuite a jeho podsystém DMS – spisová služba, integrace se systémy BackOffice
(BPEL)
IMA – samoobslužné kiosky
Scanservis – hromadné skenování dokumentů – vytvoření digit. archivu
Systém MoNet pro monitorování provozu systému
SUN HW (servery), OS Solaris, SUN SSO identity manager
databáze ORACLE, LDAP, hlavní aplikační vrstva pro FrontOffice – CIC (Citizen
Interaction Centre), HelpDesk
Technologie SUN Microsystems byla použita jako základ pro autentizaci občanů a všechny
ostatní aplikace eSMO. Jádrem zákaznického systému byl produkt Oracle CIC (Citizen
Interaction Centre), programově upravený pro legislativní podmínky platné v oblasti státní
správy a samosprávy ČR. CIC podporuje v rámci systému eSMO všechny elektronické
komunikační kanály pro kontakt občana s úřadem. Pro DMS a spisovou službu (elektronický
podací deník) byl využit produkt firmy Aplis cz. Součástí dodávky byl také interní HelpDesk
od společnosti Oracle.
Podpůrné systémy – správa klientů a požadavků (SSO), podpora kontaktního centra, báze
znalostí, SMS centrum, e-podatelna, systém pro správu informačních kiosků.
Součástí této vrstvy je aplikace pro podporu řízení výkonnosti pracovníků úřadu –
manažerský informační systém (MIS), ve kterém jsou dostupné informace o kvantitě i kvalitě
práce jednotlivých úředníků.
4.3 FÁZE A ETAPY PROJEKTU
Celý projekt byl rozdělen do 3 etap.
4.3.1 I.ETAPA
V první etapě (listopad 05 – červenec 06) byly uvedeny do provozu pouze dvě agendy, na
kterých byla odzkoušena celá technická infrastruktura a zkušebně zprovozněny všechny
komunikační kanály.
V rámci I.etapy byly zavedeny 2 agendy:
agenda evidence vydávání občanských průkazů
agenda komunálního odpadu
Byly vytvořeny integrační vazby mezi oběma agendami front-office na systémy back-office
(VERA)
4.3.2 II.ETAPA
Ve druhé etapě realizace (srpen 06 – červenec 07) byl systém eSMO ověřován. Na front-
office byl systém eSMO rozšířen o agendy:
agendy živnostenského úřadu
cestovních dokladů
státního občanství
dopravně správní agendy
dodatečně pak na konci roku 2007 byla vytvořena agenda Parkovací karty
Součástí této etapy bylo zprovoznění objednávkového (součást DMS) a vyvolávacího
systému. Následně probíhala implementace systému DMS – spisové služby.
4.3.3 III. ETAPA
K nasazení III.etapy již nedošlo a další realizace projektu byla odložena.
4.4 AKTUÁLNÍ STAV
Přehled poskytovaných služeb po implementaci I. a II. etapy.
evidence a vydávání OP
příjem žádostí o vydání, změnu OP
vydání nového OP
příjem ohlášení nálezu OP
vydání nalezeného OP
4.4.1.1 CESTOVNÍ DOKLADY
vydání CD pro děti do 5-ti let
vydání CD pro nezletilé děti do 15-ti let
vydání CD pro nezletilé do 18-ti let
vydání CD pro zletilé
4.4.1.2 STÁTNÍ OBČANSTVÍ
vydání osvědčení o SO pro nezletilé
vydání osvědčení o SO pro zletilé
vydání potvrzení způsobu nabytí SO pro nezletilé
vydání potvrzení způsobu nabytí SO pro zletilé
příjem žádosti o nahlédnutí do sbírky listin
příjem žádosti o vydání potvrzení ze sbírky listin
4.4.1.3 KOMUNÁLNÍ ODPAD
žádost o registraci a změna registrace k platbě poplatku za komunální odpad – dále KO
vrácení přeplatku za KO
žádost o prominutí platby za KO
řešení podnětů občanů a kontrolní činnost k systému s nakládáním s KO
4.4.1.4 EVIDENCE ŽIVNOSTÍ
žádost o koncesi
ohlášení živnosti volné
ohlášení živnosti vázané
ohlášení živnosti řemeslné
ustanovení nového odpovědného zástupce
oznámení změny odpovědného zástupce
ukončení funkce odpovědného zástupce
oznámení nového statutárního orgánu, oznámení změnu statutárního orgánu
oznámení ukončení statutárního orgánu
zahájení provozování živnosti v provozovně
ukončení provozování živnosti v provozovně
přerušení provozování živnosti
pokračování provozování živnosti
zrušení živnosti
náhrada živnostenského oprávnění
oznámení změn a doplnění živnosti
4.4.1.5 POSKYTOVÁNÍ INFORMACÍ Z ŽIVNOSTENSKÉHO REJSTŘÍKU
žádost o výpis z neveřejné části ŽR
žádost o výpis z veřejné části ŽR
4.4.1.6 KONTROLA PODNIKATELŮ
požadavek na kontrolu podnikatele
4.4.1.7 PARKOVACÍ KARTY
evidence parkovacích karet na vybraných obvodech, vazba na poplatky a pokladnu
VERA
4.5 VYHODNOCENÍ
4.5.1 TECHNOLOGIE
Použití navržené technologie se ukázalo vcelku jako odpovídající potřebám projektu. Dodaný
hardware, především servery (12 produkčních), byl pro daný počet uživatelů velmi
předimenzován. Největší problémy byly s informačními kiosky, které vykazovaly často
poruchy. Monitorovací systém MoNet dokázal včas odhalovat problémy, které nastávaly
v systému, především v oblasti nastavení optimální velikosti databázových tablespaces.
4.5.2 INFORMAČNÍ KANÁLY
Ze strany občanů byl nejčastěji využíván komunikační kanál internetového portálu, který je
veřejně dostupný na adrese www.esmo.cz. Tento kanál byl rozdělen na dvě části – veřejnou,
která obsahuje návody, jak řešit vybrané životní situace.
Druhý kanál – privátní mohou používat ty objekty, kteří uzavřeli dohodu o užívání služeb
eSMO a mají sem přístup přes přihlašovací údaje. Zde mohou vyplňovat formuláře
k vybraným agendám (viz. bod č.4 Služby), do kterých jsou pro usnadnění práce již
předvyplněny jejich osobní údaje vedené na úřadě. Prostřednictvím tohoto zabezpečeného
přístupu lze formulář po vyplnění poslat na úřad a v některých případech (kde to současná
legislativa dovolí) učinit touto elektronickou cestou podání.
Druhým nejpoužívanějším kanálem je kanál telefonický, dobře se osvědčila funkce call
centra.
4.5.3 APLIKACE
4.5.3.1 ORACLE CIC
Aplikační vrstva pro front-office, Oracle CIC, se ukázala velmi náročnou na vybavení
koncových stanic a ty musely být na řadě míst (především na informačních recepcích)
upgradovány nebo vyměněny (min. doporučená paměť 2GB).
Velkým problémem se ukázaly práce nad integračním rozhraním mezi systémy front-office a
systémy back-office, kdy musely být několikrát přepracovávány, což s sebou neslo řadu
změnových požadavků.
4.5.3.2 DMS-SPISOVÁ SLUŽBA
Zvláštní kapitolou byla implementace systému DMS – spisové služby. Do rutinního provozu
přešla spisová služba až v únoru 2008 s řadou reklamací, které se řešily až do října 2008
(například funkce výpravny, tisky obálek s „pruhem“, apod). Za celou dobu se podařilo
integrovat tuto spisovou službu pouze se systémem CzechPoint, nebyla dořešena vazba na
RŽP. Což vedlo k tomu, že odbor ŽÚ přestal spisovou službu zcela používat.
Součástí řešení mělo být i vytvoření digitálního archivu pro všechny odbory, které byly
zařazeny do obou etap. Hromadné skenování se však provedlo pouze na živnostenském úřadě,
ostatní odbor (DSČ a VNI) to odmítly.
4.5.3.3 HLASOVÉ SLUŽBY, OBJEDNÁVKOVÝ SYSTÉM, VYVOLÁVACÍ SYSTÉM
Navržené řešení se ukázalo jako velmi vhodné a tato část se jeví jako nejúspěšnější část
celého projektu. Především objednávkový systém (v součinnosti s vyvolávacím systémem) se
plně osvědčil na odboru DSČ a ŽÚ.
Kontaktní centrum, které bylo zřízeno na společnosti OvaNet, funguje zcela bez problémů.
4.5.3.4 LEGISLATIVA
Vize a představy projektu se zcela rozešly se skutečností v rámci platné legislativy. Například
na odboru DSČ byl vlastně z celého záměru realizován pouze objednávkový a vyvolávací
systém.
Představa vzniku „univerzálního“ úředníka, schopného vybavit žádosti občanů, vzala zcela za
své již na počátku zahájení projektu (například nutnost zvláštní způsobilosti úředníka pro
některé vykonávané agendy, přístupy k osobním údajům nebo údajům specifické povahy –
například poplatky, jejich správa a právo přístupu k těmto údajům).
Navíc dodavatel přišel na úřad vybaven pouze základními znalostmi platné legislativy, kdy
teprve v průběhu návrhu akceptace cílového konceptu vznikla na podnět odběratele
legislativní pracovní skupina, která řešila základní problémy (např. vztah IS k zákonu
101/2000 sb., o ochraně osobních údajů, smlouvy se subjekty....).
Musel se upravovat statut města, aby 10 recepcí na vybraných městských částech (ty, které
mají matriku) mohly zajišťovat činnosti jako jsou uzavírání smluv s občany na přístup do
eSMO, musely se měnit vnitřní předpisy (spisový a skartační řád, příkazy tajemníka).
4.5.3.5 MARKETING
Jelikož byl projekt spolufinancován z evropských zdrojů, byl odběratel také zavázán
poskytnout tomuto projektu řádnou publicitu. Informace o projektu eSMO byly umístěny na
webových stránkách magistrátu a všech městských částí. Informace byly publikovány
v regionálním tisku a televizi, v městských knihovnách a na všech úřadech.
4.6 ZÁVĚR
Provedeme-li závěrečné vyhodnocení, kdy za celé období provozu systému eSMO až do
konce roku 2007 uzavřelo smlouvu s městem okolo 400 subjektu (a z toho byla část z řad
zaměstnanců úřadu), pak je zásadní otázkou, proč o tyto služby projevila zájem tak malá část
obyvatelstva města.
Hlavními příčinami může být:
pro občany v zásadě nezajímavá nabídka služeb (pro řadu nabízených služeb je stejně
vždy nutná osobní účast občana či subjektu na úřadě, navíc se jedná o činnosti, které
občan potřebuje pouze několikrát v životě (OP, CD)
komplikovaný způsob přístupu k privátní části – nutnost zajít na úřad (magistrát nebo
městská část) uzavřít smlouvu s městem (výjimkou jsou ti, co mají el.podpis, ale těch
je zcela zanedbatelný počet), pak obdržet přihlašovací údaje (login, heslo, PIN)
legislativní problematika – degraduje rozsah možných služeb, které by úřad mohl
občanům touto formou nabídnout (například určitě trhákem by byla možnost
autorizovaného přístupu do „bodového“ systému řidičů)
způsob komunikace je on-line, což v případě výpadku systému uživatele může
znechutit
řadu činností pomalu začíná řešit i CzechPoint
5 POROVNÁNÍ BRNO – OSTRAVA
Brno a Ostrava jsou přibližně stejně velká města s obdobným členěním, a obě se rozhodla
realizovat obdobný projekt přibližně ve stejném čase i rozsahu. Každé město ale zvolilo pro
realizaci obdobných strategických cílů odlišný způsob.
V porovnání úmyslně není provedeno hodnocení ve smyslu „lepší – horší“, práce nechce
hodnotit projekty z pohledu úspěšnosti, ale na názorných příkladech ukazuje jak stejně
(obdobně) vytčených cílů lze dosahovat odlišnou strategií a jak zvolená strategie má vliv na
dosáhnutí původně vytčených cílů.
5.1 SROVNÁVACÍ KRITÉRIA
Porovnávací kritéria pro účely této práce jsou:
Strategické cíle projektu
Stav projektu
Prostředky a způsob dosažení strategických cílů
Finanční náročnost (bez souvisejících projektů)
5.2 SROVNÁNÍ
5.2.1 STRATEGICKÉ CÍLE PROJEKTU
5.2.1.1 SPOLEČNÉ UKAZATELE
Lze konstatovat, že strategické cíle projektu byly stanoveny velmi obdobně, s cílem zajistit
občanovi s ohledem na platnou legislativu možnost komunikovat s úřadem jiným způsobem,
než navštívit úřad fyzicky a v případě nutnosti navštívit úřad, mít alespoň možnost se „vybavit
informacemi“ a rezervovat si termín.
5.2.1.2 ROZDÍLNÉ UKAZATELE
Brno nad rámec tohoto zvažuje začlenit do projektu také městské části a společnosti vlastněné
nebo zřizované městem.
Ostrava nad rámec elektronické komunikace zřídila také kontaktní telefonické centrum, které
se v konečné fázi ukázalo jako nejvíce povedená a využívaná část z celého řešení
5.2.2 STAV PROJEKTU
5.2.2.1 SPOLEČNÉ UKAZATELE
Práce na projektech začaly v přibližně ve stejném období – cca 2,5 roku nazpět. Ani jeden
projekt ještě není finálně dokončen.
5.2.2.2 ROZDÍLNÉ UKAZATELE
Ostrava má již zkušenosti z ostrého provozu a je schopná pojmenovat nedostatky na projektu
a momentálně pracuje na jejich nápravě. Ostrava například na základě vyhodnocení upustila
od jednoho ze svých strategických cílů – „univerzálního úředníka“.
Brno dosud takovým daty nedisponuje.
5.2.3 PROSTŘEDKY K DOSAŽENÍ STRATEGICKÝCH CÍLŮ
5.2.3.1 SPOLEČNÉ UKAZATELE
Primární části řešení jsou postaveny na standardech výrobců – Brno – SAP a Ostrava –
Oracle. Hardwarová platforma a OS je stejný (SUN Microsystems).
5.2.3.2 ROZDÍLNÉ UKAZATELE
Brno zvolilo způsob budování systému „zevnitř“ směrem ven, kdy si v první části ošetřil
procesy uvnitř úřadu a chystá se „připojit“ občana.
Ostrava zvolila „systém komplexních agend“, tj. zprovozňuje jednotlivé agendy současně jak
pro úředníka tak pro občana.
Při porovnání z určitého pohledu jeví zvolená „brněnská“ strategie jako více vizionářská,
protože umožní zaimplementovat více změn daných legislativou, aniž by bylo nutné
vyvolávat množství změnových řízení, které se dotýkají jak úředníka, tak občana.
Naopak Ostrava se může pochlubit tím, že systém pro komunikaci „Občan – Úřad“, „Úřad –
Občan“ je, alespoň pro určité agendy, funkční a může ho využívat jak občan, tak úředník.
5.2.4 FINANČNÍ NÁROČNOST
5.2.4.1 SPOLEČNÉ UKAZATELE
Finální řešení systémů pro Brno a Ostravu se pohybují v řádech několika stovek miliónů. Lze
očekávat, že brněnský systém bude poněkud finančně náročnější zejména díky ambici pokrýt i
společnosti zřizované městem,tj. vytvoření holdingové struktury.
6 ZHODNOCENÍ A NÁVRH OPATŘENÍ ISMB
Zhodnocení a návrh opatření je vypracováno pro ISmB a to zejména z důvodu detailní
znalosti aktuálního stavu prostředí, financí a priorit s jakými SMB pracuje.
Zdůrazňuji, že hodnocení projektu ISmB čistě mým osobním názorem na současný stav věcí a
neodráží oficiální postoj města, jehož jsem zástupcem. Navrhovaná opatření vycházejí potom
ze snahy v maximální míře aplikovat teorii získanou studiem na VŠKE a postřehů získaných
na základě získaných informací při výkonu povolání.
6.1 ZHODNOCENÍ
Lze konstatovat, že stanovený strategický cíl vedlejší strategické cíle jsou postupně
naplňovány formou zvolené strategie a není do nich nutné výrazně zasahovat.
Práce na hlavním projektu odpovídají harmonogramu. Práce jak přípravné, tak realizační jsou
z důvodu nedostatečné koordinace zodpovědnými lidmi SMB ve skluzu a jsou bohužel
vynakládány prostředky na „dočasná“ řešení tak, aby nebyl ohrožen hlavní projekt.
Z pohledu plánování financí – celkové i v čase – hlavní projekt zatím rámcově odpovídá
stanovenému rozpočtu. Z pohledu funkcionalit je postup implementace realizovaný dle
stanoveného harmonogramu.
U vedlejších projektů došlo k určitému navýšení financí – investičních i provozních –
z důvodů nedostatečné koordinace v čase – nikoliv technologické.
Místo, kde došlo k zjevnému k podcenění, je komunikace a informovanost jednotlivých
vedoucích pracovníků zodpovědnými pracovníky za stranu SMB. Naopak komunikace mezi
implementátorem a zodpovědnými lidmi SMB je kvalitní a pouze v určitých momentech
dochází k rozdílným chápáním zodpovědností definovaných smlouvou. Bohužel u takto
velkého a komplikovaného projektu není možné všechny zodpovědnosti smluvně upravit tak,
aby ve všech případech byly jednoznačné.
Při zamyšlení nad složitostí a rozsahem celé problematiky (hlavního projektu a souvisejících
projektů) se nabízí otázka, zda by nebylo vhodné, či dokonce zda nebylo chybou minulého
vedení, nezvolit ještě dříve než celá realizace byla nastartována externí společnost do pozice
jakéhosi nezávislého konzultanta respektive systémového integrátora, zodpovědného za
koordinaci hlavního projektu a všech souvisejících projektů.
6.2 OPATŘENÍ
Z výše uvedeného je možné uvést níže uvedená nápravná opatření.
6.2.1 SYSTÉMOVÝ INTEGRÁTOR
Systémový integrátorem pro tyto případy je chápána externí společnost orientující s v oblasti
IT, která by zabezpečovala koordinaci všech projektů, tj. hlavního i souvisejících projektů a to
jak na technologické platformě, tak i v čase a to od přípravy výběrového řízení, přes dozor
společnosti provádějící realizaci až po koordinování odborů SMB a společnosti (í) zajišťující
financování ze strany EU.
Z pohledu rozpočtů se celé řešení – hlavní projekt i související projekty – může pohybovat
někde kolem 0,5 mld CZK. Za předpokladu, že by cena systémového integrátora byla cca 5%
z této částky, je již dnes zřejmé, že by systémový integrátor byl rentabilní.
6.2.2 KOMUNIKACE, INFORMOVANOST
Důležitým faktorem je zvýšení důrazu na komunikaci a informovanost mezi zodpovědnými
lidmi za projekt uvnitř úřadu a jednotlivých městských částí. Implementace v takovém
rozsahu pro vedoucí odborů, starosty městských částí a zejména jednotlivé úředníky je
skutečně velmi náročná a pokud nejsou známy všem a v dostatečném rozsahu a přesnosti
informace dotýkající se přímo jich, málokdy jsou změny přijaty pozitivně. Když si
uvědomíme, že v době implementace a v prvním období provozování systému s sebou nový
IS přináší spíše problémy, než očekávané přínosy, potom úředníci, kteří nedisponují
informacemi, „proč a jak“, mohou být v konečné fázi těmi, kdo celý projekt nepřijmou a tím
se může stát neúspěšným.
ZÁVĚR
Závěrem lze říci, že i když budování informačních systémů měst je velmi náročné a drahé, je
v dnešní době nezbytnou součástí při vytváření moderního města schopného efektivně a
transparentně hospodařit s finančními prostředky, majetkem, vyhodnocovat a plánovat,
optimalizovat lidské zdroje a řídit projekty.
Je zřejmé, že s ohledem na komplikovanost takovýchto projektů, je pro jejich úspěch
nezbytné, kromě výběru kvalitních produktů, mít mimo jiné jasné cíle a definovanou strategii
v čase, jak tyto cíle dosáhnout a tuto strategii korigovat na základě legislativních změn a
nových možností.
Lze tady konstatovat, že moderní města, za které se Brno rozhodně považuje, se stávají
postupně skutečnými „podniky“, kde implementací IS lze dosáhnout lepšího a transparentního
nakládání s prostředky i majetkem, kvalitně řídit celý „podnik“ a tím lépe uspokojit
požadavky spotřebitele – v tomto případě občana, voliče – a jeho důvěru ve vedení „podniku“
– města. A zcela na závěr se nabízí otázka – Není to právě ono, oč tu běží?
RESUMÉ
Předkládaná bakalářská práce pojednává o informačním systému a úskalích spojených s jeho
zprovozněním. Porovnává Statutární město Brno a Ostravu, které měly srovnatelné výchozí
podmínky, ale každé město zvolilo jinou strategii k uchopení dané problematiky.
Ostrava se vydala cestou zprovoznění jednotlivých agend a systém komunikace Úřad –
Občan, Občan – Úřad dnes lze hodnotit jako funkční.
Brno se vydalo cestou spíše vizionářskou a pohledem shora se dívá na komplexní propojenost
a to jak ze strany městských částí, tak i společností, které jsou městem vlastněny a můžeme
zde mluvit o vytvoření jakési „holdingové struktury“.
Komplexní zhodnocení obou systémů a jejich reálnou praktickou využitelnost všemi
uvažovanými dotčenými subjekty lze hodnotit až po uplynutí delšího časového úseku. Ten
nám také umožní jistý nadhled a obrousí i případné počáteční nedostatky vzniklé zaváděním
nových informačních systémů.
POUŽITÁ LITERATURA
Keřkovský M., Drdla M. :
„Strategické řízení firemních informací“ Teorie pro praxi
1.vydání. Praha : C. H. Beck, 2003
ISBN 80-7179-730-8
Sedláčková H. :
„Strategická analýza“
1.vydání Praha, C. H. Beck 2000
ÏSBN 80-7179-422-8
Keřkovský M. :
„Ekonomie pro strategické řízení“ Teorie pro praxi.
1.vydání. Praha : C. H. Beck 2004
ISBN 80-7179-885-1
Robert S. Kaplan, David P.Norton :
„Strategy-focused organozation: how balanced scorecard companies drive in the new
business environment “
ISBN 1-57851-250-6
Internetové zdroje bez udání autora
Informační strategie města Brna
Materiály Odboru Městské Informatiky Brno
Informační strategie města Ostravy
Strategické řízení – semestrální práce, MBA při VUT v Brně – Roman Onderka, 2009
Současný stav informačních systémů státní správy v ČR – semestrální práce, MBA při
VUT v Brně – Roman Onderka, 2009
