OpenOffice.org Base 3.1.0

Sisällysluettelo1 Tietokannan luominen...............................................................................12 Taulukon eli taulun luominen....................................................................33 Kysely........................................................................................................94 Raportti....................................................................................................14

1 Tietokannan luominen

Tietokanta on kokoelma tietoja, joilla on yhteys toisiinsa. Tietokannan ei välttämättä tarvitse olla sähköisessä muodossa, vaan sellaista voidaan pitää esim. kynällä ja paperilla. Esimerkiksi kirjastossa on tietokanta tai tietokantoja, joissa on tietoja kirjoista ja lainaajista. Tyypillisesti yksittäisen ihmisen tietoja löytyy kymmenistä tai sadoista eri tietokannoista. Tietokantaan voidaan tallentaa eri formaateissa olevaa tietoa, esim. tekstiä, ääntä ja videokuvaa.

Yleisesti ottaen tietokanta on suurempi käsite kuin tiedosto. Tietokanta voi siis sisältää useita tiedostoja. Kuitenkin OpenOffice.org Basen kohdalla yksi odb-tiedosto muodostaa yhden tietokannan. OpenOffice.org Basessa siis tietokanta ja tiedosto tarkoittavat samaa asiaa.

Tietokannan (eli tässä tapauksessa myös tiedoston) luominen aloitetaan avaamalla OpenOffice.org Base.

Napsautetaan -painiketta.

1

Napsautetaan -painiketta. -painiketta olisi voitu napsauttaa jo edellisessä vaiheessa.

2

Valitaan tallennuspaikka ja nimi ja napsautetaan -painiketta, jolloin odb-muotoinen (open document base) tiedosto syntyy. Huomaa siis, että useimmista muista ohjelmista poiketen tallennus pitää tehdä heti alussa. Tämän jälkeen OpenOffice.org Basessa ei käyttäjän tarvitse tehdä tallennusta, vaan tietokannan tallennus tapahtuu automaattisesti.

2 Taulukon eli taulun luominen

Kun tyhjä tietokanta on luotu, voidaan tietokantaan luoda taulukko, joka on tietokannan tärkein osa. Ilman taulukkoa tietokannassa ei voi olla mitään muitakaan osia, sillä ne luodaan jonkun taulukon pohjalta. Tietokannassa voi olla useita taulukkoja. Taulukon luomiseen on useita tapoja. Tällä kurssilla taulukko (eli taulu) luodaan aina rakennenäkymässä.

Taulun luominen aloitetaan valitsemalla vasemmalta Taulut ja napsauttamalla Luo taulu rakennenäkymässä -kohtaa.

Nyt määritellään kenttien nimet ja tietotyypit. Tietotyyppejä on pariakymmentä eri laatua. Seuraavassa taulukossa on tietoja tärkeimmistä tietotyypeistä.

Tietotyyppi Tallennusalue / pituus Esimerkki

Teksti [ VARCHAR ] Pituus määritellään erikseen. Matti Mäkinen

3

Kokonaisluku [ INTEGER ] -231 – 231 eli n. -2,15 * 1010 – 2,15 * 1010 -520000

Pieni (tiny) kokonaisluku [ TINYINT ]

-128 – 127 100

Pieni (small) kokonaisluku [ SMALLINT ]

-32768 – 32767 14061

BigInt [ BIGINT ] -263 – 263 eli n. -9,22 * 1018 – 9,22 * 1018 2000000000000

Luku [ NUMERIC ] Pituus ja desimaalien määrä määritellään erikseen.

3,14159

Desimaali [ DECIMAL ] Pituus ja desimaalien määrä määritellään erikseen.

3,14159

Kyllä/Ei [ BOOLEAN ] Kyllä tai ei TRUE

Päivämäärä [ DATE ] n. 1.1.100 – 1.1.9957 30.7.2003

Kellonaika [ TIME ] 00:00:00 – 23:59:59 14:35:30

Päivämäärä/Kellonaika[ TIMESTAMP ]

n. 2.1.100 0:00:00 – 1.1.9957 0:00:00 23.4.2006 18:15

Tietotyypeistä tarvitaan tällä kurssilla lähinnä seuraavia: Teksti [ VARCHAR ], Kokonaisluku [ INTEGER ], Kyllä/Ei [ BOOLEAN ], Päivämäärä [ DATE ], Kellonaika [ TIME ], Luku [ NUMERIC ] ja Desimaali [ DECIMAL ]. Kunkin kentän kohdalla tietotyypin ominaisuudet asetetaan ruudun alareunasta. Näistä tällä kurssilla pitää osata lähinnä tekstikenttien pituuden muuttaminen järkeväksi. Ei siis kannata turhaan varata 50 merkkiä, jos esimerkiksi tiedetään, että merkkijonon pituus ei ylitä koskaan 11 merkkiä. Näin on esim. henkilötunnuksen (eli sosiaaliturvatunnuksen) kohdalla. Jos tarvitaan desimaalilukua, käytetään Luku [ NUMERIC ] - tai Desimaali [ DECIMAL ] -tyyppiä ja asetetaan desimaalien maksimimäärä ruudun alareunasta.

Tehdään nyt tavanomainen ihmistietokanta. Muutetaan myös tekstikenttien pituudet järkeviksi. Pituuden ja painon kohdalla Pieni (small) kokonaisluku [ SMALLINT ] -tyyppi olisi parempi kuin Kokonaisluku [ INTEGER ] -tyyppi, sillä Pieni (small) kokonaisluku [ SMALLINT ] -tyyppinen kokonaisluku vie vähemmän tilaa. Tällä kurssilla voit kuitenkin käyttää kaikkien kokonaislukujen kohdalla Kokonaisluku [ INTEGER ] -tyyppiä.

4

Huomaa siis, että postinumero ja puhelinnumero ei voi olla kokonaislukutyyppiä, koska ne voivat alkaa nollalla. Myöskään mikään muukaan merkkijono, joka voi alkaa nollalla tai sisältää einumeerisia merkkejä (esim. henkilötunnus) ei voi olla kokonaislukutyyppiä

Nyt taulu voidaan tallentaa napsauttamalla -painiketta.

Annetaan sopiva nimi ja napsautetaan -painiketta. Taulun nimi voi olla

5

sama kuin tiedoston nimi. Huomaa, että nyt siis suoritetaan tietokannan (eli tässä tapauksessa tiedoston) sisällä olevan taulukon tallentaminen. Tietokanta itsessään tallentuu automaattisesti. Ohjelma kysyy perusavaimen määrittämisestä. Perusavain tai yksilöllinen indeksi pitää olla määritelty, jotta tietueita voitaisiin syöttää. Yksilöllisiä indeksejä ei tarvita tällä kurssilla.

Tässä kohtaa on siis vastattava tällä kurssilla aina Kyllä, jolloin ohjelma luo kokonaislukutyyppisen ID-nimisen kentän, joka toimii perusavaimena. Jokaisella tietueella pitää olla erilainen ID-kentän arvo.

Nyt taulu voidaan sulkea rastista, jolloin huomataan taulun tallentuneen tietokantaan.

6

Taulun rakennetta pääsee muuttamaan pikavalikon Muokkaa-toiminnolla.

Ei tehdä tätä kuitenkaan nyt, vaan lähdetään syöttämään tietoja kaksoisnapsauttamalla taulun nimeä. Tietojen syöttäminen on suoraviivaista. Sarakkeiden leveyksiä voi muuttaa vetämällä sarakerajoista harmaalla pohjalla. Syötetään harjoituksena kaksi tietuetta.

Muutetaan vielä harjoituksena syntymäaika-kentän muotoilu sellaiseksi, että myös vuosituhannet näkyvät. Valitaan syntymäaika-sarakkeen otsikon pikavalikosta

7

Sarakemuoto.

Valitaan haluttu muotoilu.

Napsautetaan -painiketta.

8

3 Kysely

Kyselyn rakenne on aivan sama kuin taulun. Kysely tehdään aina jostain taulusta tai jo tehdystä kyselystä. Kysely voidaan tehdä myös useammasta kuin yhdestä taulusta ja/tai kyselystä. Tällaisia tapauksia ei kuitenkaan käsitellä tällä kurssilla. Kyselyn tarkoituksena on poimia taulusta (tai jostain toisesta kyselystä) tietyn ehdon täyttävät tietueet. Kyselyssä ei siis yleensä näytetä kaikkia taulun sisältämiä tietueita. Kyselyyn ei myöskään tarvitse ottaa mukaan kaikkia taulun sisältämiä kenttiä.

Tehdään seuraavaksi kysely Mikrokäyttäjäyhdistys-tietokannan Jäsenet taulusta, johon on koottu tietoja erään yhdistyksen jäsenistä. Kyselyn tekemiseen on ainakin kolme eri tapaa, mutta tällä kurssilla kaikki kyselyt tehdään rakennenäkymässä. Valitaan siis vasemmalta Kyselyt ja napsautetaan Luo kysely rakennenäkymässä -kohtaa.

Kysely tehdään Jäsenet-taulusta, joten napsautetaan - ja -painikkeita. Valitaan kyselyyn tulevat kentät. Kentän voi valita kyselyyn esim. kaksoisnapsauttamalla sitä vasemmassa yläkulmassa tai valitsemalla Kenttä-rivin valikosta. Valitaan kaikki kentät samassa järjestyksessä kuin Jäsenet-taulussa.

9

Tallennetaan kysely jollain nimellä tässä vaiheessa napsauttamalla ensin -painiketta. Kysely voitaisiin sulkea rastista ja katsoa kyselyn tietoja kaksoisnapsauttamalla sitä tietokantaikkunassa. Ei tehdä sitä nyt, vaan suoritetaan kysely suoraan tässä vaiheessa napsauttamalla -painiketta.

10

Nyt kyselyssä näkyy kaikki Jäsenet-taulun tietueet, koska mitään ehtoa ei ole asetettu. Näytettäviä tietueita voidaan rajata Ehto-riville ja sen alapuolisille riveille kirjoitettavilla ehdoilla. Seuraavaksi esitellään, minkä tyyppisiä ehtoja Ehto-rivillä voi esiintyä. Rajausehdossa esiintyvät tekstit pitää kirjoittaa heittomerkkien sisään. Heittomerkki tulee Enterin vasemmalla puolella olevasta näppäimestä. Heittomerkkejä ei ole aina pakko kirjoittaa itse, sillä ohjelma lisää ne usein automaattisesti.18 Kentän arvo on 18.'Helsinki' Kentän arvo on Helsinki.< 'Kallio' Kentän teksti on pienempi kuin Kallio (eli on aakkosissa ennen

Kalliota).<= 'Kallio' Kentän teksti on pienempi tai yhtä suuri kuin Kallio (eli on

aakkosissa ennen Kalliota tai on Kallio).> 3 Kentän arvo on suurempi kuin 3.>= 3 Kentän arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 3.>= #01.01.1982# Päivämäärä [ DATE ] -tyyppisen kentän arvo on 1.1.1982 tai sen

jälkeen. Risuaitamerkkejä ei kannata kirjoittaa itse, sillä ohjelma lisää ne automaattisesti.

<> 'Helsinki' Kentän arvo on erisuuri kuin (eli muu kuin) Helsinki.LIKE 'Sa*' Kentän arvo alkaa Sa (esim. Sami, Sakari) ja sen jälkeen on mitä

tahansa (myös tyhjä käy).

11

LIKE '*nen' Kentän arvo päättyy nen (esim. Saarinen, vetinen).LIKE 'K?ho' Kentän arvo on nelikirjaiminen merkkijono, jonka ensimmäinen

merkki on K, kolmas h ja neljäs o. Suotuisia tapauksia ovat siis esim. Keho, Koho ja K3ho.

TRUE Kyllä/Ei [ BOOLEAN ] -tyyppisen kentän arvo on TRUE eli rasti on merkitty.

FALSE Kyllä/Ei [ BOOLEAN ] -tyyppisen kentän arvo on FALSE eli rastia ei ole merkitty.

Samaan ehtoon (saman kentän arvoon liittyviä) voidaan yhdistellä useita ehtoja erottamalla ne sanoilla AND tai OR. AND-yhdistelmällä kentän arvon on täytettävä molemmat ehdot. OR-yhdistelmällä riittää, että ainakin toinen ehdoista täyttyy. OR-sanan vaihtoehtona on kirjoittaa ehto tai-riville. Esimerkiksi:>= 20 AND <= 30 Kentän arvo on suurempi tai yhtä suuri kuin 20 ja pienempi tai

yhtä suuri kuin 30 (eli toisin sanoen kentän arvo on välillä 20-30).

< 'Koho' OR > 'Salmi' Kentän teksti on aakkosjärjestyksessä ennen Kohoa tai Salmen jälkeen.

Edellisen esimerkin jälkimmäinen ehto voidaan siis esittää myös seuraavasti:

Jos halutaan, että kaikki ehdot ovat yhdessä voimassa (AND), kirjoitetaan kaikki samalle Ehto-riville omien kenttien kohdalle. Jos taas riittää, että vähintään yksi ehdoista on voimassa (OR), kirjoitetaan kukin omalle rivilleen oman kenttänsä kohdalle.

Esimerkki: Alla olevassa kyselyssä otetaan mukaan jäsenet, joiden sukunimi on nen-päätteinen ja postinumero on aakkosjärjestyksessä 30000:n jälkeen ja postitoimipaikka on aakkosjärjestyksessä Kotkan kohdalla tai sen jälkeen.

Esimerkki: Alla olevassa kyselyssä otetaan mukaan jäsenet, joiden sukunimi on nen-päätteinen tai postinumero on aakkosjärjestyksessä 30000:n jälkeen tai postitoimipaikka on aakkosjärjestyksessä Kotkan kohdalla tai sen jälkeen. Jäsen siis otetaan mukaan, jos vähintään yksi kolmesta ehdosta on voimassa.

12

Kysely voidaan lajitella jonkun kentän mukaan valitsemalla kyseisen kentän Lajittelu-luetteloruudusta haluttu vaihtoehto.

Ottamalla pois Näkyvissä-rivillä olevia rasteja, voidaan kenttiä jättää näyttämättä, vaikka ne ovatkin mukana kyselyssä. Tunnus- ja Funktio-rivien toimintoja ei tarvita tällä kurssilla. Huomaa, että ehtojen muutosten jälkeen päivitys yläosaan ei tapahdu automaattisesti, vaan on napsautettava -painiketta. Kyselyyn tulevien tietueiden määrä selviää selaamalla yläosan tiedot loppuun asti. Esimerkiksi seuraavan kuvan kysely sisältää 30 tietuetta.

13

Suljetun kyselyn saa muokkaustilaan pikavalikon Muokkaa-toiminnolla.

4 Raportti

Kuten kysely myös raportti tehdään yhden tai useamman taulukon ja/tai kyselyn pohjalta. Tällä kurssilla käsitellään ja tarvitaan vain yhteen taulukkoon tai kyselyyn perustuvia raportteja. Raporttia käytetään haluttaessa tulostaa tiedot kauniissa muodossa. Raporttiin voidaan tehdä ryhmittelyjä ja lisätä yhteenvetotietoja. Yhteenvetotietoja ei käsitellä tällä kurssilla. Myös taulukko ja kysely voidaan tulostaa, mutta lopputulos ei ole kovin näyttävä. Luodaan harjoituksena Jäsenet-taulusta raportti, jossa jäsenien nimet tulostetaan aakkosjärjestyksessä. Valitaan tietokantaikkunassa vasemmalta Raportit ja napsautetaan Luo raportti ohjatulla toiminnolla -kohtaa. Valitaan raporttiin seuraavan kuvan mukaiset kentät (eli Sukunimi, Etunimi ja Syntymäaika) joko kaksoisnapsauttamalla tai käyttämällä -painiketta.

14

Napsautetaan -painiketta.

Ei muuteta merkintöjä, joten napsautetaan taas -painiketta.

15

Mikäli tässä valitsee rakennetason (tai rakennetasoja), tulee siitä kentästä raporttiin väliotsikkoja ja lajittelu tapahtuu tämän kentän mukaan. Tämän huomaa seuraavassa vaiheessa. Ei lisätä kuitenkaan rakennetasoja nyt, joten napsautetaan taas -painiketta, jolloin tullaan vaiheeseen, jossa valitaan lajitteluperusteet. Lajitellaan henkilöt aakkosjärjestykseen. Valitaan vielä lisälajitteluperusteeksi etunimi. Lisälajitteluperustetta käytetään, mikäli tietueiden ensisijainen lajitteluperuste on sama.

16

Napsautetaan -painiketta.

Valitaan raportin muotoilut ja paperin suunta. Valitut muotoilut näkyvät taustalla. Muutetaan nyt vain paperi pystysuuntaan, ja napsautetaan -painiketta.

17

Viimeisessä vaiheessa annetaan raportille nimi (otsikko) ja napsautetaan -painiketta. Tällä kurssilla ei muuteta viimeisen vaiheen valintanappien asetuksia. Raportin muokkaaminen jälkikäteen ei kuulu tämän kurssin vaatimuksiin. Jos raportti menee tällä kurssilla pieleen, se tuhotaan ja tehdään uudestaan.

18

19

20