MANAJEMEN FARMASI KOMUNITASBagian 1

Pdt. Didiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Introduction Full Name : Rev. Didiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt. Address : Apotek Enggal Semi Jl. P. Diponegoro 12 Yogyakarta Phone : 0274 589362 / 566924 Mobile : 081802600075 Email & FB : didiekhardiyanto@yahoo.com Pin : 23897A6D

RENCANA PROGRAM KEGIATAN PEMBELAJARAN SEMESTER (RPKPS) MANAJEMEN FARMASI [ 2] A. PERENCANAAN PEMBELAJARAN 1. Diskripsi Singkat Mata Kuliah Mata kuliah manajemen Farmasi Komunitas ini mempelajari tentang pendirian apotek, studi kelayakan apotek,pengelolaan sediaan farmasi, sumber daya manusia, pengelolaan obat-obat expired date (ED), narkotika dan psikotropik, pelayanan resep, obat wajib apotek, dan obat bebas, perpajakan, pengendalian apotek dari persediaan farmasi, harga dan uang, manajemen keuanagan, jaminan mutu pelayanan farmasi, strategi pengembangan apotek, mengukur kinerja dan mengevaluasi kinerja farmasi. 2. Tujuan pembelajaran: Mahasiswa mengenal dan memahami konsep manajemen Apotek, yang dimulai dari pendirian apotek, studi kelayakan, pengelolaan apotek dari SDM, administrasi, sediaan farmasi, resep, pasien, jaminan mutu, manajemen keuangan, strategi pengembangan apotek serta memahami pengukuran dan evaluasi kinerja farmasi (Apotek)

3. Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari mata kuliah ini mahasiswa diharapkan mampu: a. Mengerti dan memahami peran penting manajemen pengelolaan apotek b. Memahami dan dapat mendirikan apotek berdasarkan peraturan yang ada serta dapat membuat studi kelayakan apotek c. Memahami pengelolaan sumber daya manusia, administrasi, sediaan farmasi dari perencanaan, pembelian, penyimpanan, pendistribusian, dan pemusnahan d. Memahami pengelolaan obat-obat yang rusak dan ED, narkotika dan psikotropik e. Memahami pelayanan resep, obat wajib apotek, obat bebas, bebas terbatas dan generik serta pelayanan informasi obat dan konselling. f. Memahami dalam penetapan harga obat di apotek dan perpajakan. g. Memahami pengendalian apotek (aset, SDM, dan harga obat) h. Memahami tentang jaminan mutu pelayanan kefarmasian i. Memahami manajemen keuangan di apotek j. Memahami strategi pengembangan apotek k. Memahmi pengukuran dan evaluasi kinerja bisnis farmasi berdasar balanced scorecard.

Garis Besar Pokok Pembelajaran (GBPP)Minggu 1 Pokok Bahasan Substansi Metode Pembelajaran Pengertian Apotek Pengertian Apotek, Apoteker, SIA, Kuliah, tanya APA jawab Struktur Organisasi Apotek Persyaratan pendirian dan permohonan izin apotek Sistem Deskripsi pekerjaan apotek dan Operasional format laporan Apotek Metode Pengelolaan Persediaan Metode ABC, EOQ, Sistem Material Requirement Planning (MRP) Perencanaan Pembelian Penyimpanan Kuliah, tanya jawab

2

Minggu 3

Pokok Bahasan Manajemen Keuangan

Substansi

Metode Pembelajaran

Pendahuluan analisis keuangan Studi kasus Modal kerja, penggolongan modal kerja, susunan harta, piutang dan modal Neraca laba-rugi Break event point dan pay-back period Analisis rasio keuangan (ROI, ROA, net profit margin, TOR) Nilai waktu uang untuk studi kelayakan (PP, NPV, IRR, MIRR) Aspek finansial Aspek hukum Aspek pasar dan pemasaran Aspek teknis dan operasi Aspek ekonomi dan sosial Aspek dampak lingkungan Ceramah, tanya jawab

4

Pengertian Studi Kelayakan Aspek Penilaian Studi Kelayakan Alur Pembuatan Studi Kelayakan Sistematika Studi Kelayakan

Minggu 5

Pokok Bahasan Aspek Bisnis Apotek Penetapan Harga dan Perpajakan

Substansi Pareto produk Pemesanan ekonomis Perhitungan investasi Penetapan harga obat dengan resep Penetapan harga obat tanpa resep Jenis pajak dalam apotek

Metode Pembelajaran

6

Ceramah, tanya jawab

7

Mengukur Kinerja dengan Balanced Scorecard Strategi Pengembangan

Pengertian BSC (balanced scorecard) Diskusi dan Empat perspektif dalam balanced studi kasus scorecard Mengukur kinerja dengan BSC Pengertian manajemen strategi Strategi bisnis terfragmentasi Strategi level corporate, bisnis dan fungsional Strategi pengembangan Apotek

8

Minggu 9

Pokok Bahasan Pengendalian Apotek

Substansi Pengendalian sediaan farmasi Pengendalian harga Pengendalian uang Pengendalian pelayanan SDM di Apotek Perspektif Pengertian Sumber Daya Manusia Potensi dalam SDM Pengembangan SDM Permasalahan dalam pengelolaan SDM Pengelolaan Administrasi Apotek Perencanaan Pembelian Penyimpanan

Metode Pembelajaran Ceramah, tanya jawab

10

Pengelolaan Sumber Daya Manusia Pengelolaan Administrasi Apotek

Ceramah, tanya jawab, kuis

11

Pengelolaan Persediaan Farmasi

Ceramah, Tanya jawab, Kuis

Minggu 12

Pokok Bahasan Pengelolaan Resep dan Obat-Obat Khusus

Substansi Pengelolaan narkotika Pengelolaan psikotropika Pengelolaan obat-obat rusak dan Expired date Pengelolaan resep Pelayanan resep Pelayanan obat wajib apotek Pelayanan obat bebas, bebas terbatas Pelayanan obat generik Pelayanan informasi obat dan konselling Standar pelayanan di apotek Indikator pelayanan apotek Merancang jaminan mutu pelayanan di apotek

Metode Pembelajaran Ceramah, Tanya jawab, Kuis

13

Pelayanan

Ceramah, tanya jawab

14

Jaminan Mutu Pelayanan Apotek

Ceramah, tanya jawab, studi kasus

STRATEGI PENGEMBANGANDidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Strategic management is an ongoing process that evaluates and controls the business and the industries in which the company is involved; assesses its competitors and sets goals and strategies to meet all existing and potential competitors; and then reassesses each strategy annually or quarterly [i.e. regularly] to determine how it has been implemented and whether it has succeeded or needs replacement by a new strategy to meet changed circumstances, new technology, new competitors, a new economic environment., or a new social, financial, or political environment.

Lamb, Robert, Boyden

Strategic Management is that set of managerial decisions and actions that determines the long-run performance of a corporation

Hunger and Wheelen

Why Important1. Clearer sense of strategic vision for the firm 2. Sharper focus in what is strategically important 3. Improved understanding of a rapidly changing enviroment

How to Begin1. Where is the organization now? (not where do we hope it is) 2. If no changes are made, where will the organization be in one year? two years? five years? ten years? Are the answers acceptable? 3. If the answer are not acceptable, what spesific actions should management undertake? What the risks and paroffs involved?

Basic Model of Strategic Management

1. Enviromental Scanning = SWOT a. External environment = Opportunities and Threats b. Internal environment = Strength and Weakness 2. Strategy Formulation = development of long-range plans for the management of enviromental opportunities and threats, in light of corporate strength and weakness a. Mission = the purpose/reason for the organizations existence defines the fundamental, unique purpose b. Objectives (goal) = statement what is to be accomplished by when and should be quantified if possible c. Strategies = comprehensive master plan stating how the corporation will achieve its mission and objectives, maximizes competitive advantage d. Policies = broad guideline for decision making that links the formulation of strategy with its impelementation

3. Strategy Implementation = the process by which strategies and policies are put into action through the development of programs, budgets, and procedures a. Programs = statement of the activities/steps needed to accomplish a single-use plan b. Budgets c. Procedures = SOP 4. Evaluation and Control = the process in which corporate activities and performance result are monitored so that actual performance can be compared with desired performance

Strategi Bisnis Terfragmentasi

Tipe Strategi

Strategi Pengembangan Apotek1. 2. 3. 4. 5. 6. New Products New Services Customization Products Customization Services Strategic Alliances Entrepreneurial Characteristics a. The ability to identify potential venture opportunities better than most people b. A sense of urgency that makes them action oriented c. A detailed knowledge of the keys to success in the industry and the physical stamina to make their work their lives d. Access to outside help to supplement their skills, knowledge, and abilities

PENGENDALIAN APOTEKDidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

BRIEF

What is Controlling?Control of an undertaking consists of seeing that everything is being carried out in accordance with the plan which has been adopted, the orders which have been given, and the principles which have been laid down. Its object is to point out mistakes in order that they may be rectified and prevented from recurring. Henry Fayol

The Elements of Control1. The characteristic or condition to be controlled 2. The Sensor 3. The Comparator 4. The Activator

The first element is the characteristic or condition of the operating system which is to be measured. We select a specific characteristic because a correlation exists between it and how the system is performing. The characteristic may be the output of the system during any stage of processing or it may be a condition that has resulted from the output of the system.For example, It may be the heat energy produced by the furnace or the temperature in the room which has changed because of the heat generated by the furnace. In an elementary school system, the hours a teacher works or the gain in knowledge demonstrated by the students on a national examination

The second element of control, the sensor, is a means for measuring the characteristic or condition. The control subsystem must be designed to include a sensory device or method of measurement. In a home heating system this device would be the thermostat, and in a quality-control system this measurement might be performed by a visual inspection of the product.

The third element of control, the comparator, determines the need for correction by comparing what is occurring with what has been planned. Some deviation from plan is usual and expected, but when variations are beyond those considered acceptable, corrective action is required. It is often possible to identify trends in performance and to take action before an unacceptable variation from the norm occurs. This sort of preventative action indicates that good control is being achieved.

The fourth element of control, the activator, is the corrective action taken to return the system to expected output. The actual person, device, or method used to direct corrective inputs into the operating system may take a variety of forms. It may be a hydraulic controller positioned by a solenoid or electric motor in response to an electronic error signal, an employee directed to rework the parts that failed to pass quality inspection, or a school principal who decides to buy additional books to provide for an increased number of students. As long as a plan is performed within allowable limits, corrective action is not necessary; this seldom occurs in practice, however.

Characteristic of Control1. Control is a continuous process 2. Control is a management process 3. Control is embedded in each level of organizational hierarchy 4. Control is forward looking 5. Control is closely linked with planning 6. Control is a tool for achieving organizational activities

Why Should be Controlled

There is close link between planning and controlling. Planning is a process by which an organisation's objectives and the methods to achieve the objectives are established, and Controlling is a process which measures and directs the actual performance against the planned objectives of the organisation.

When Controlling is a continuous management process In all management process, need to be controlled Management Operation Process :

Who should controlled

WhereIn these process Purchasing Pricing Displaying Dispensing

How

an integrative philosophy of management for continuously improving the quality of products and processes.

FaktorFaktor-Faktor dari TQM Jasa1. Reliability = konsistensi 2. Responsiveness = kemauan/kesiapan pelayanan dan ketepatan waktu 3. Competence (kecakapan) = penguasaan skill untuk pelayanan 4. Akses = kedekatan/kemudahan dihubungi 5. Courtesy = kesopanan, rasa hormat, perhatian, dan keramah-tamahan keramah-

FaktorFaktor-Faktor dari TQM Jasa6. Komunikasi = mampu menjelaskan dalam bahasa dan pengertian customer 7. Kredibilitas = kepercayaan dan kejujuran 8. Keamanan = bebas resiko dan keraguan 9. Mengerti kebutuhan konsumen 10.Tangibles 10.Tangibles = bukti nyata dari jasa

Implementation in ApotekMEMBUAT SISTEM 1. Fokuskan pada visi dan misi serta tujuan 2. Deskripsikan apa keinginan customer/pasien 3. Buatlah bagan proses detail dari distributor sampai dispensing 4. Jabarkan dari bagan itu apa saja yang dapat dilakukan untuk memenuhi keinginan customer/pasien 5. Pilih mulai dari yang paling mudah dilakukan dan cepat memberikan efek yang diinginkan 6. Buat pelatihan dan SOP kepada staf

Implementation in ApotekMENGOREKSI SISTEM

7. Temukan kesalahan/kegagalan dalam sistem (sistem Pareto) 8. Buat perbaikan sistem 9. Jika perlu, belajar dari kompetitor yang unggul dalam hal tersebut 10. Uji-coba dan lakukan penyempurnaan hingga kesalahan mendekati zero 11. Perbaiki SOP dan buat pelatihan staf

Implementation in ApotekMENGEMBANGKAN SISTEM BARU

12. Carilah pembanding/kompetitor yang lebih unggul 13. Pelajari dan deteksi sistem yang digunakan 14. Temukan mengapa sistem tersebut bisa satisfied customer 15. Modifikasi dan kembangkan sistem tersebut sesuai core competency and vision-mision 16. Uji-coba dan perbaikilah sehingga mampu diaplikasikan dalam unit proses yang ada 17. Buat SOP dan pelatihan kepada staf

PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIADidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Pengelolaan Apotek Pengelolaan Sumber Daya Manusia Kepmenkes 1027/2004 PP 51 tahun 2009 Permenkes 889/MENKES/PER/V/2011

Pengelolaan Administrasi Kepmenkes 1027/2004

1. Pengelolaan Sumber Daya Manusia Syarat formal SDM Apotek Manajemen SDM/Personalia Manajemen karakter Pengembangan SDM

Ad 1. Syarat Formal SDM

Apoteker Sarjana farmasi yang telah lulus sebagai Apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan Apoteker Memiliki kompetensi sebagai Apoteker, memiliki kualifikasi tertentu, dan diakui secara hukum untuk menjalankan pekerjaan/praktik profesi ( STRA) Memperoleh izin melaksanakan praktik kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian ( SIPA)

Kompetensi Apoteker di ApotekJenis Kompetensi Kompetensi Utama Fungsi/Tugas 1. Pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan lainnya 2. Pelayanan obat dan perbekalan kesehatan lainnya Kompetensi Mampu melaksanakan pengelolaan obat sesuai ketentuan yang berlaku Pengetahuan/Kemampuan Akademik Peraturan perundangundangan tentang obat Stabilitas Obat Manajemen produk Patologi/Patofisiologi Farmakologi Interaksi Obat Biofarmasi dan Farmakokinetika Formulasi sediaan obat Cara/teknik pencampuran obat Cara/teknik pembuatan sediaan obat

Kompetensi Utama

Mampu memberikan pelayanan obat kepada/ untuk penderita secara profesional dengan jaminan bahwa obat yang diberikan kepada penderita akan tepat, aman dan efektif. Termasuk didalamnya adalah pelayanan obat bebas dan pelayanan obat dengan resep dokter yang obatnya dibuat langsung oleh apotek

Jenis Kompetensi Kompetensi Utama

Fungsi/Tugas 3. Pelayanan konsultasi, informasi, dan edukasi

Kompetensi Mampu melaksanakan fungsi pelayanan konsultasi, informasi dan edukasi yang berkaitan dengan obat dan perbekalan kesehatan lainnya kepada penderita, tenaga kesehatan lain atau pihak yang membutuhkan

Pengetahuan/Kemampuan Akademik Berbagai pengetahuan Kefarmasian seperti Farmakologi, Toksikologi, Biofarmasi, Farmakokinetik, Stabilitas Obat dll. Pengetahuan tentang obat dari berbagai sumber data dan informasi Kemampuan mencari data dan informasi tentang obat ke berbagai sumber (termasuk melalui internet): Aplikasi komputer dalam farmasi. Kemampuan berbahasa dengan baik Ilmu komunikasi dan psikologi

Jenis Kompetensi Kompetensi Utama

Fungsi/Tugas 4. Pencatatan dan Pelaporan

Kompetensi Mampu melaksanakan pencatatan dan pelaporan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku Mampu berpartisipasi aktif dalam program monitoring keamanan penggunaan obat Mampu berpartisipasi secara aktif dalam program kesehatan di masyarakat lingkungannya, terutama yang berkaitan dengan obat Mampu melaksanakan tugas dan fungsi lain sebagai pimpinan di apotek, seperti pengelolaan keuangan dan sumber daya manusia

Pengetahuan/Kemampuan Akademik Peraturan Perundangundangan

Kompetensi Utama

5. Partisipasi monitoring obat

Ilmu-ilmu kefarmasian

Kompetensi Pendukung

6. Partisipasi promosi kesehatan

Imu-ilmu kefarmasian Ilmu-ilmu komunikasi Psikologi

Kompetensi lain-lain

Fungsi/tugas lain (pengelolaan keuangan, SDM, dll.)

Manajemen keuangan Manajemen kepegawaian Farmakoekonomi

Kualifikasi Apoteker Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan yang baik dan bertanggung jawab Mampu mengambil keputusan yang tepat dan bertanggung jawab Mampu berkomunikasi antar profesi khususnya profesi kesehatan (termasuk bisa memerintahkan dokter

Kualifikasi Apoteker Mampu memimpin diri sendiri dan orang lain dalam segala situasi dan kondisi Mampu mengelola SDM dengan efektif Long-life learner Long Membagikan pengetahuan, pendidikan, dan pelatihan kepada bawahan

Perspektif Pengembangan SDM Makhluk Sosial Pribadi dengan kepribadian yang unik Pikiran (Logic) Perasaan (Emotion) Kehendak/Kemauan (Freewill)

Human Capital Eternity Divine Tubuh Jiwa Roh

Potensi SDM

Permasalahan SDM External Source Spouse Children Family Friends Relatives Environment

Internal Source : Myself Motivation Discipline Habitual

Organization Other staff Manager System Leadership

Pengelolaan Persediaan FarmasiDidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Alasan Pengelolaan Persediaan Kesalahan dalam menetapkan persediaan dapat berakibat fatal, suatu contoh : Persediaan terlalu kecil Hilangnya kesempatan ; untuk menjual memperoleh laba Persediaan terlalu besar Adanya biaya besar ; memperkecil laba memperbesar resiko

Why Persediaan adalah komponen utama yang diperdagangkan Persediaan adalah >50% kunci keberhasilan bisnis Persediaan yang tidak dikelola menyebabkan kerugian bisnis

Komponen Biaya Alasan yang menyebabkan perlunya persediaan Biaya Faktur Biaya Pemesanan Biaya Pengiriman Biaya ketidakcukupan persediaan

Komponen Biaya Alasan meminimalisasi persediaan Biaya penyimpanan Resiko kerusakan Resiko kehilangan Resiko kadaluwarsa

How? Pengelolaan dalam fungsi waktu Pengelolaan dalam fungsi jumlah Pengelolaan dalam fungsi ekonomis Pengelolaan pemesanan Pengelolaan penyimpanan Pengelolaan display

Pengelolaan Fungsi Waktu Order rutin : Lead time (waktu tunggu) Kecepatan perputaran barang Safety stock

Non-rutin : Non Kadaluwarsa Kecepatan perputaran barang Economic investment

Persediaan Fungsi Jumlah Lot Size Inventory Jumlah besar diskon besar

Anticipation Stock Epidemi / Endemi

Fluctuation Stock Gambling

Persediaan Fungsi Ekonomi Investasi /modal Fasilitas penyimpanan Pajak Penanganan Asuransi Resiko keusangan, kerusakan, kehilangan

Pengelolaan Pemesanan Pemilihan item barang Pemilihan PBF Penentuan jumlah order Penentuan saat order

Pengelolaan Penyimpanan

Invetory Stock System

Sistem Penyimpanan FIFO First In First Out

FEFO Fiest Expired First Out

Pengelolaan Display

Sistem terbuka Sistem tertutup Sistem kombinasi

Berdasar bentuk sediaan Berdasar Farmakologi Berdasar Kelas Terapi

Pengelolaan Resep dan ObatObat-Obat KhususDidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Pengelolaan Resep Waktu Penyimpanan Resep Sistematika Penyimpanan Resep Resep Narkotika dan Psikotropika Pemusnahan Resep

Pengelolaan Narkotika Jenis narkotika Pemesanan Narkotika Administrasi narkotika Pelayanan resep mengandung narkotika Pemusnahan narkotika

Pengelolaan Psikotropika Jenis psikotropika Pemesanan psikotropika Administrasi psikotropika Pelayanan resep mengandung psikotropika Pemusnahan psikotropika

Pengelolaan Obat Rusak dan Expired Pengelolaan obat rusak dan ED dari pengelolaan persediaan (pemesanan, penyimpanan, display/penjualan) Pengembalian/retur obat rusak dan ED Pemusnahan obat rusak dan ED

PELAYANAN DAN JAMINAN MUTU PELAYANAN APOTEKDidiek Hardiyanto Soegiantoro, S.Si., M.Th., M.Si., Apt.

Standar Pelayanan di Apotek Pelayanan Resep Skrining Administratif, Farmasetik, Klinis Penyiapan Obat (peracikan, etiket, kemasan) Penyerahan Obat (informasi obat, konseling, monitoring penggunaan obat)

Promosi dan Edukasi Pelayanan Residensial (Home Care)

Indikator Pelayanan di Apotek Indikator Pelayanan Resep Indikator Komunikasi dan Edukasi Indikator Home Care Indikator Kepuasan Konsumen Indikator Proses (SOP)

Indikator Pelayanan ResepSkrining Administratif oleh apoteker Skrining Farmasetik oleh apoteker Skrining Klinis oleh apoteker Komunikasi dengan dokter Pencatatan nama, alamat, telepon pasien Pemeriksaan ulang hitungan obat Peracikan secara higienis Pemeriksaan ulang kesesuaian jenis dan jumlah obat dengan resep 9. Pemeriksaan ulang kebenaran etiket 10.Penandaan resep psikotropika dan narkotika 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Indikator Komunikasi dan Edukasi1. Pemberian informasi khasiat/indikasi obat 2. Pemberian informasi cara pemakaian obat 3. Pemberian informasi kemungkinan efek samping obat yang timbul 4. Pemberian informasi kemungkinan interaksi obat dengan makanan 5. Pemberian informasi cara penyimpanan obat 6. Dokumentasi konseling, meliputi nama, alamat, umur, berat badan, pendidikan, pekerjaan, keluhan/ gejala yang dirasakan, riwayat penyakit dan alergi obat, pengobatan yang pernah dilakukan untuk keluhan itu, nama dan jumlah obat yang diberikan 7. Dokumentasi leaflet, brosur, pamflet, poster, majalah tentang kesehatan

8. Dokumentasi penyuluhan kesehatan 9. Dokumentasi pelaksanaan Home Care, meliputi nama, alamat, umur, penyakit, pengobatan yang sudah dilakukan (jenis obat dan aturan pakai), hasil pengobatan selama ini, terapi non-farmakologis, terapi adjuvant 10.Bekerjasama dengan tenaga kesehatan lain dalam sebuah team

Rancang Desain Evaluasi Pelayanan Terukur Memiliki parameter yang jelas Tidak ambigu Mampu menerima koreksi Dapat dianalisis dengan pasti

Pengelolaan Administrasi Apotek Administrasi barang habis (defecta) Administrasi pemesanan barang (Surat Pesanan) Administrasi pemasukan barang Administrasi penjualan barang Penjaulan obat bebas Penjaulan OWA Penjualan Resep Register Laporan LabaLaba-rugi Neraca

Administrasi narkotika dan psikotropika

Administrasi keuangan

Administrasi perlengkapan pelayanan resep Administrasi konseling dan edukasi Administrasi Home-care Home-