BAHAGIAN LAPORAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN TAHUNANportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/dokumentasi/laporan/... · Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Operasi KETUA PUSTAKAWAN

BAHAGIAN

PENTADBIRAN

DAN KEWANGAN

LAPORAN

TAHUNAN

PERPUSTAKAAN UTM

1 | P a g e

LAPORAN TAHUNAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

2015

ISI KANDUNGAN

Pengenalan

Objektif Bahagian

Fungsi Bahagian

Carta Organisasi

UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

Fungsi Unit

Objektif Kualiti

Laporan Pengurusan Sumber Manusia

UNIT PENGURUSAN KEWANGAN

Pengenalan

Fungsi Unit

Objektif Kualiti

Laporan Pengurusan Kewangan

Laporan Pengurusan Stor

Laporan Pengurusan Kenderaan

UNIT PENGURUSAN BANGUNAN

Pengenalan

Fungsi Unit

Objektif Kualiti

Laporan Pengurusan Bangunan

Laporan Pengurusan Tenaga

2 | P a g e

1.0 PENDAHULUAN

Bahagian Pentadbiran dan Kewangan bertanggungjawab menguruskan belanjawan, perolehan,

aset, kewangan dan pentadbiran perpustakaan UTM. Di bawah Bahagian Pentadbiran dan

Kewangan, terdapat t i g a u nit iaitu Unit Pengurusan Sumber Manusia, Unit P e n g u r u s a n

Kewangan dan Un i t P e n g u r u s a n Bangunan yang berperanan menyokong pelaksanaan

strategi dan program-program bahagian di Perpustakaan UTM.

1.1 OBJEKTIF BAHAGIAN

1.1.1 Mengurus program latihan atau kursus yang bersesuaian untuk memenuhi

keperluan staf.

1.1.2 Mengurus perolehan harta tetap, inventori, perkhidmatan perpustakaan dan bahan

melalui sebutharga bertulis dalam masa yang ditetapkan.

1.1.3 Mengurus dan menyelaras kerja-kerja pembersihan dan penyelenggaraan bangunan

serta memenuhi keperluan pelanggan.

1.2 FUNGSI BAHAGIAN

1.2.1 Memastikan semua aspek berkaitan dengan sumber manusia diuruskan secara

sistematik, tepat, cekap dan berterusan.

1.2.2 Memastikan semua staf diberi latihan untuk meningkatkan prestasi diri dan

melengkapkan mereka dengan kemahiran dalam bidang tugas yang mereka

laksanakan.

1.2.3 Memastikan semua staf menghadiri program latihan 42 jam setahun.

1.2.4 Memastikan perbelanjaan Perpustakaan UTM menepati permintaan dan prosedur

kewangan untuk membangunkan fungsi dan kemudahan Perpustakaan UTM.

1.2.5 Memproses permohonan pembelian yang diterima dibekalkan dalam tahun yang

sama.

1.2.6 Memastikan keadaan bangunan selamat, bersih dan selesa kepada pengguna

3 | P a g e

CARTA ORGANISASI

Setiausaha Pejabat

Setiausaha Pejabat

PENOLONG PENDAFTAR

PUSTAKAWAN PEGAWAI EKSEKUTIF

Pembantu Perpustakaan

Penolong Jurutera Pembantu Perpustakaan

Pembantu Tadbir (P/O)

Pembantu Operasi

KETUA PUSTAKAWAN

Kamariah binti Nor Mohd Desa

Pustakawan JUSA C

Rahayu binti Mohamad Ismail (N28)

TIMBALAN KETUA PUSTAKAWAN

(PERANCANGAN & PEMBANGUNAN)

Anuar bin Talib

Pustakawan S54

Norazalina binti A. Samad (N17)

KETUA BAHAGIAN PENTADBIRAN & KEWANGAN

Zafarina binti Dol

Pustakawan S44

UNIT PENGURUSAN SUMBER

MANUSIA

UNIT PENGURUSAN

BANGUNAN

UNIT PENGURUSAN KEWANGAN

Hamidah binti Mat Arif(N41)

NorazilabintiSafri(S41)

Mohd Alias bin Tohiran(N36)

Zuraidah binti Aman(S17)

Yusof Akhmar bin Mohd Said (J29)

SitiLiyanabintiAbdulRahman(S17)

HabibahbintiShamsudin(N17)

NorhayatibintiAb.Majid (N17)

AzharuddinbinAzmi (N11)

4 | P a g e

UNIT

PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

5 | P a g e

UNIT PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

1.0 PENGENALAN

Unit Pengurusan Sumber Manusia (UPSM), Perpustakaan UTM diwujudkan pada pertengahan Disember

tahun 1995. Bernaung di bawah Timbalan Ketua Pustakawan (Perancangan dan Pembangunan), UPSM

berperanan sebagai urusetia kepada pengurusan sumber manusia dan pembangunan sumber manusia.

UPSM bertindak sebagai pakar rujuk bagi perkara-perkara berkaitan pelaksanaan dan penguatkuasaan

segala jenis pekeliling, garis panduan, arahan dan peraturan yang telah ditetapkan oleh Universiti dan

Jabatan Perkhidmatan Awam dari semasa ke semasa.

Di samping itu, UPSM bertanggungjawab untuk merancang dan memilih latihan/kursus yang diperlukan

oleh staf bagi meningkatkan prestasi diri, jabatan dan Universiti secara berterusan. Melalui program latihan

yang tersusun, pembentukan staf yang profesional dan berkualiti akan tercapai untuk merealisasikan visi

dan misi Perpustakaan selaras dengan visi dan misi Universiti.

2.0 FUNGSI UNIT

2.1 Menguruskan hal ehwal perjawatan bermula dari pelantikan, kenaikan pangkat dan penamatan

perkhidmatan;

2.2 Mengemaskini maklumat perkhidmatan staf dalam buku rekod perkhidmatan, sistem UTM-HR

dan HRMIS;

2.3 Menyelaras dan menguruskan program latihan dalaman dan luaran bagi semua staf Perpustakaan

UTM dan menguruskan program latihan, perjalanan serta penginapan untuk program rasmi di luar

UTM;

2.4 Menyelaras, merekod dan mengemaskini rekod dan sistem fail Perpustakaan UTM;

2.5 Menguruskan hal-hal pentadbiran Perpustakaan UTM antaranya, penghantaran surat dan

bungkusan keluar Perpustakaan UTM dan tugas kewangan yang berkaitan.

3.0 OBJEKTIF KUALITI

3.1 Mencapai 70% staf yang menghadiri sekurang-kurangnya 42 jam kursus setahun;

3.2 Mencapai 100% keseluruhan staf dapat menghadiri sekurang-kurangnya 1 (satu) kursus/latihan

setahun.

6 | P a g e

4.0 LAPORAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

4.1 Perangkaan Perjawatan sehingga 31 Disember 2015

Rajah 1 : Perangkaaan Staf Perpustakaan UTM 2015

(Sehingga 31 Disember 2015)

Rajah 1 diatas menunjukkan perangkaan statistik staf Perpustakaan UTM di Kampus UTM Johor

Bahru dan Kuala Lumpur. Jumlah keseluruhan staf Perpustakaan UTM sehingga tarikh 31

Disember 2015 adalah seramai 217 orang dan jumlah ini juga termasuk staf lantikan kontrak UTM.

Berikut adalah graf pecahan staf mengikut Kumpulan Perkhidmatan (Rajah 2) dan

Lantikan (Rajah 3).

7 | P a g e

Rajah 2 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2015 mengikut Kumpulan Perkhidmatan (Sehingga 31

Disember 2015)

Rajah 3 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2015 mengikut Lantikan


8 | P a g e

4.2 Pecahan Staf Mengikut Cawangan

Rajah 4 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2015 mengikut Cawangan


Perpustakaan UTM terdiri daripada beberapa cawangan iaitu Bangunan Perpustakaan Sultanah

Zanariah UTM JB, Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah UTM JB, Bangunan Perpustakaan

Sultanah Zanariah UTM KL dan 14 buah Perpustakaan Fakulti. Rajah 4 di atas menunjukkan

pecahan bilangan staf di bangunan utama Perpustakaan UTM dan beberapa cawangannya.

Bangunan utama PSZ di UTMJB mempunyai 117 orang dan 14 orang ditempatkan di 13 fakulti dan

tiga orang masing-masing di Sekolah Pengajian Siswazah dan Institut Pembangunan Bioproduk

(IBD). Terdapat peningkatan penempatan staf di Perpustakaan Fakulti kerana pada tahun 2015,

Perpustakaan Kejuruteraan Biosains dan Perubatan (FBME) telah memulakan operasi

perkhidmatan. Seramai 53 orang staf di tempatkan di bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah dan

seramai 29 orang staf ditempatkan di Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah, UTMKL.

9 | P a g e

4.3 Pecahan Staf Megikut Bahagian

Rajah 5 menunjukkan taburan staf di Perpustakaan UTM mengikut Bahagian. Bahagian

Pengurusan Koleksi mempunyai staf yang paling ramai iaitu seramai 41 orang, dimana bahagian

ini terlibat dengan urusan perkhidmatan sirkulasi dan penjilidan. Perpustakaan Sultanah Zanariah

di UTM Kuala Lumpur terdiri daripada seramai 29 orang staf berganding bahu menguruskan

operasi dalam tempoh masa yang sama seperti Perpustakaan UTMJB.

Rajah 5 : Pecahan Staf Perpustakaan UTM 2015 mengikut Bahagian


4.4 Perjawatan Tahun 2015

Bagi tahun 2015, Perpustakaan UTM tiada pertambahan waran perjawatan yang telah diluluskan

oleh Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) melalui Anggaran Belanjawan Mengurus (Perjawatan).

Walaubagaimanapun, satu jawatan Pustakawan (SA41) yang telah diluluskan oleh Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan UTM Bil. 13/2013 telah diwujudkan secara kontrak bagi tujuan

mengkatalog bahan sedia ada dalam koleksi seperti manuskript, tesis dan buku dalam Bahasa

Arab untuk CASIS.

10 | P a g e

4.5 Kenaikan Pangkat

Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pengurusan & Professional) Sepanjang 2015

Bagi tahun 2015, pihak Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) telah mewujudkan jawatan Kenaikan

Pangkat Secara Fleksi kepada Kumpulan Pengurusan dan Professional. Kenaikan pangkat ini Staf

perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat bagi kumpulan Pengurusan &

Professional:

Perpustakaan UTM, Johor Bahru:

BIL NAMA STAF NO.

PEKERJA JAWATAN GRED

TARIKH

KUATKUASA

1. Haliza Binti Zainal 9745 Pustakawan SA41/44 24.03.2015

2. Zurina Binti Rosmani 7875 Pustakawan SA41/44 13.05.2015

3. Hamizah Bte Sumin 7664 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

4. Nor Hafiza Binti Daud

Kaiyin 8562 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

5. Noor Effendy Bin Hamzah 8699 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

6. Muzaimah Binti Mohd

Yunus 8980 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

7. Norazila Binti Safri 9000 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

8. Nazrinda Binti A. Samah 9388 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

9. Yusrul Hisham Bin Mohd

Yusof 9702 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

10. Syahranah Binti Ahmad

Raqi 10201 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

11. Haslinda Binti Sabari 10286 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

12. Nabilah Binti Jamil 10636 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

Perpustakaan UTM, Kuala Lumpur:

BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

KUATKUASA

1. Sh Ezathul Imma Binti

Syed Zainal Abidin 10248 Pustakawan SA41/44 15.10.2015

11 | P a g e

Kenaikan Pangkat (Kumpulan Pelaksana) Sepanjang 2015

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat bagi kumpulan Pelaksana:

BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

KUATKUASA

1. Zul Izuan Bin Hanafiah 9340 Pembantu

Perpustakaan SA22 31.07.2015

2. Nor Shaliza Binti Mohd

Basarudin 11210

Pembantu


Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan kenaikan pangkat secara Time-based Berdasarkan

Kecemerlangan (TBBK) bagi kumpulan Pelaksana:

BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

KUATKUASA

1. Mohd Zulaihi Bin

Zainudin 7455

Pembantu


2. Siti Norlela Binti Isnin 9061 Pembantu


4.6 Lantikan Staf Baru

Bagi sepanjang tahun 2015, terdapat pelantikan staf baru yang berstatus lantikan tetap dan lantikan

kontrak. Pelantikan ini adalah bagi mengisi waran yang diluluskan oleh JPA melalui Anggaran

Belanjawan Mengurus (Perjawatan) Tahun 2014, mengisi kekosongan staf yang dilantik ke jawatan

tetap dan staf yang bersara wajib.

Lantikan Baru Tetap Staf Kumpulan Pengurusan & Professional Sepanjang 2015

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan tetap bagi kumpulan Kumpulan Pengurusan

& Professional:


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

LAPOR DIRI

1. Norashikin Binti Johari 12430 Pustakawan SA41 05.03.2015

2. Mohamad Fahiezan Bin Md

Zan 12431 Pustakawan SA41 05.03.2015

3. Norhafisah Binti Zakaria 12450 Pustakawan SA41 05.03.2015

12 | P a g e


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

LAPOR DIRI

1. Syarifah Radhiah Binti Syed

Azman 12782 Pustakawan SA41 25.02.2015

Lantikan Baru Tetap Staf Pelaksana Sepanjang 2015

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan tetap bagi kumpulan Pelaksana:


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

LAPOR

DIRI

1. Mohd Izwan Bin Isa 12152 Pembantu

Pemuliharaan SA17 26.06.2015

2. Norazalina Binti A Samad 7457

Pemb.

Setiausaha

Pejabat

NA17 01.11.2015

3. Mohd. Ariff Yasmin B. Nga

Timin 12813

Pembantu


4. Rozita Binti Mansor 12818 Pembantu


5. Siti Nur Aila Binti Ahmad

Nazri 12821

Pembantu


6. Zuraini Binti Zulkiflee 13363 Pembantu



BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

LAPOR

DIRI

1. Norzilah Binti Abd Aziz 13681 Pembantu


2. Muhammad Hanis Bin

Rahim 13682

Pembantu


3. Mohammad Fikri Bin Yusof 13894 Pembantu


4. Riza 'Aizat Bin Adib 14044 Pembantu


5. Mohamad Alif Bin

Mohamad Desa 14050

Pembantu


6. Ahmad Khairu Mahfuz

Mamat 14052

Pembantu


7. Shaharudin Bin Ali 13991 Pembantu

Pemuliharaan SA17 06.08.2015

13 | P a g e

Lantikan Baru Kontrak Staf Pelaksana Sepanjang 2015

Staf perpustakaan UTM yang terlibat dengan lantikan kontrak bagi kumpulan Pengurusan &

Professional:

BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

LAPOR

DIRI

1. Siti Noor Haniza Binti

Hamdan 13863 Pustakawan SA41 16.06.2015

4.7 Penamatan Staf Sepanjang 2015

Seramai 8 rang staf perpustakaan UTM yang bersara sepanjang tahun 2015 dan majlis bagi

meraikan staf yang bersara telah diadakan pada 20 Januari 2015 bersekali dengan Amanat Ketua

Pustakawan 2015, dimana staf daripada Perpustakaan UTM, UTM KL turut dijemput ke

Perpustakaan UTM, UTM Johor Bahru.:


BIL NAMA STAF

NO.

PEKERJ

A

JAWATAN GRED BERSARA TARIKH

BERSARA

1. Jamilah bte

Hashim 1653

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17

Bersara

Wajib 09.02.2015

2. Junainah bte

Jukee 1700

Pembantu

Setiausaha

Pejabat KUP

NA28

KUP

Bersara

Pilihan 30.04.2015

3. Zaiton bte

Ibrahim 2118

Pembantu

Pemuliharaan SA17

Bersara

Pilihan 21.05.2015

4. Abu Hashim bin

Alwi 1645

Pembantu

Perpustakaan

Kanan

SA22 Bersara

Pilihan 01.09.2015


BIL NAMA STAF

NO.

PEKERJ

A

JAWATAN GRE

D BERSARA

TARIKH

BERSARA

1. Abdul Aziz bin

Kamal 2030

Pembantu

Perpustakaan

Kanan KUP

SA22

KUP

Bersara

Wajib 25.05.2015

2. Zainudin bin

Ainudin 1472

Pembantu

Perpustakaan

Kanan KUP

SA22

KUP

Bersara

Pilihan 15.06.2015

3. Mohd Salleh bin

Dollah 1378

Pembantu

Pemuliharaan SA17

Bersara

Pilihan 06.09.2015

4. Raja Shuib bin

Raja Abd Hamid 1645

Pembantu

Perpustakaan

Kanan KUP

SA22

KUP

Bersara

Wajib 14.09.2015

14 | P a g e

Seramai 4 orang staf perpustakaan UTM yang meletak jawatan sepanjang tahun 2015:


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

MELETAK

JAWATAN

1. Noor Afiqah Binti Abdul

Rahman 12804

Pembantu


2. Muhammad Fadhli Bin

Mohamed 13357

Pembantu



BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

MELETAK

JAWATAN

1. Mior Syahmi Bin Mior Zainal

Abidin 13453

Pembantu


2. Mohd Rasyidin Bin Md

Arshad 8585

Pembantu

Perpustakaan

Kanan

Tertinggi

SA26 06.11.2015

4.8 Balasungkawa Sepanjang 2015

Sepanjang tahun 2015, 3 orang staf Perpustakaan UTM telah kembali ke rahmatullah, Semoga roh

Allahyarham ditempatkan dalam kalangan orang-orang yang beriman. Al-Fatihah.:


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

MENINGGAL

DUNIA

1. Allahyarham Mat Juhari

Bin Azali 2700

Pembantu

Perpustakaan

KUP

SA22 04.04.2015

2. Allahyarham Azman Bin

Samsuri 4405

Pembantu

Perpustakaan

Kanan

SA22 31.07.2015


BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

MENINGGAL

DUNIA

1. Allahyarham Ahmad

Zulhilmi Bin Azmi 13125

Pembantu


15 | P a g e

4.9 Pertukaran Staf antara Jabatan Sepanjang 2015

Sepanjang tahun 2015, terdapat staf Perpustakaan UTM yang terlibat dengan pertukaran jabatan:

Senarai staf yang bertukar dari Perpustakaan UTM ke Jabatan lain:

BIL NAMA STAF NO.


BERPINDAH

KE

TARIKH

BERPINDAH

1. Norhafizah Binti

Hamdan 9693

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17

HCD, Pej.

Pendaftar 15.02.2015

2. Marfina Binti Abdul

Mustafa 8201

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17 HEMA 16.08.2015

3. Aslinda Binti

Mohamed Aris 9077

Pegawai

Tekn.

Maklumat

FT44 CICT 15.10.2015

4. Aishah Noor Bte

Hamzah 7154

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17

Fakulti

Pengurusan 15.11.2015

5.

Mohd Ainnul

Fadhlly Bin Mohd

Ali

9474 Pembantu

Operasi NA11

Fakulti

Pengurusan 15.11.2015

Senarai staf yang bertukar Jabatan ke Perpustakaan UTM:

BIL NAMA STAF NO.


BERPINDAH

DARI

TARIKH

BERPINDAH

1. Sakinah Bte Ismail 6107 Pembantu

Tadbir (P/O) NA17 TNC P&I 00.02.2015

2. Syafiza Bte Idrus 10428 Pembantu

Tadbir (P/O) NA17 UTMLead 15.02.2015

3. Shitynoor Binti

Ahmad Mizam 11564

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17

HCM, Pej.

Pendaftar 02.08.2015

4. Sa`Adiah Binti Mohd

Kasdi 12024

Pembantu

Tadbir (P/O) NA17 SPS 15.11.2015

Pada tahun 2015, 2 orang staf daripada Pusat Teknologi Maklumat & Komunikasi (CICT) telah

ditempatkan di Perpustakaan UTM melalui Program Attachment staf CICT ke PTJ selama 2 tahun:-

BIL NAMA STAF NO.


TARIKH

ATTCHMENT

1. Mohd Subha Bin Salleh 9364 Pegawai Tekn.

Maklumat FT41

01.10.2015 –

30.09.2017

2. Sofian Bin Wahidin 2049 Pen. Pegawai Tekn.

Maklumat FT32

01.10.2015 –

30.09.2017

16 | P a g e

4.10 Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2014

Seramai 16 orang staf telah dipilih menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang bagi pencapaian

prestasi sepanjang 2014. Majlis Penganugerahan APC pada Citra Karisma telah diadakan di Dewan

Sultan Iskandar pada 07 Jun 2015. Penerima anugerah menerima Sijil Perkhidmatan Cemrlang dan

Sijil Simpanan Premium bernilai RM1,000.00 sebagai menghargai pencapaian cemerlang mereka

dalam membangunkan organisasi.

Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang 2014:

BIL NAMA STAF NO.


1. Zaleha Binti Atan 6366 Timbalan Pustakawan SA48

2. Mohd Nasir Bin Ibrahim 6770 Pustakawan Kanan SA44

3. Md Razib Bin Karno 8579 Pustakawan Kanan SA44

4. Rahayu Bte Mohamad Ismail 5006 Setiausaha Pejabat NA28

5. Allahyarham Azman Bin

Samsuri 4405 Pembantu Perpustakaan Kanan SA22

6. Mohd Fikri Bin Ismail 10520 Penolong Jurutera J29

7. Zakaria Bin Maidin 5563 Pembantu Perpustakaan KUP SA22

8. Norizan Binti Yunus 5340 Pembantu Perpustakaan KUP SA22

9. Allahyarham Mat Juhari Bin

Azali 2700 Pembantu Perpustakaan KUP SA22

10. Murad Bin Mokhtar 6009 Pembantu Perpustakaan KUP SA22

11. Rohayu Binti Mohamad Hatim 6808 Pembantu Perpustakaan KUP SA22

12. Salamiah Binti Hassan 9775 Pembantu Perpustakaan SA44

13. Siti Aznur Binti Mohd Salleh 10004 Pembantu Perpustakaan SA17

14. Mohd Salleh Bin Dollah 1378 Pembantu Pemuliharaan SA17

15. Wan Jamal Bin Mohd Ariff 10191 Jurufotografi BA17

16. Hasbullah Bin Jalil 11648 Pembantu Operasi SA41

Semasa Majlis Citra Karisma 2014 ini juga Perpustakaan UTM telah memenangi Anugerah

Teknologi Maklumat - Anugerah Webometrics UTM 2014 bagi kategori Bukan Akademik untuk kali ketiga berturut-turut dan 3 orang staf Perpustakaan UTM telah menerima anugerah:-

17 | P a g e

Anugerah Pentadbir UTM :

BIL NAMA STAF NO.


1. Anuar bin Talib 4487 Timbalan Ketua Pustakawan SA54

Anugerah Seni & Kreatif :

Anugerah Sukan :

BIL NAMA STAF NO.


1. Abdul Hadi Bin Taib 4978 Penolong Kurator SA27

4.11 Anugerah Jasa Abadi (AJA), Anugerah Jasa Bakti (AJB) dan Anugerah Jasa Setia (AJS)

Majlis Sanjungan Budi UTM diadakan bagi meraikan staf yang telah dan akan bersara bersama staf

yang telah menyumbang khidmat bakti kepada UTM selama 20 tahun dan 30 tahun . Majlis ini telah

diadakan di Dewan Sultan Iskandar pada 03 November 2015.

Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Jasa Abadi (AJA):

BIL NAMA STAF NO.


1. Jamilah bte Hashim 1653 Pembantu Tadbir (P/O) NA17

2. Junainah bte Jukee 1700 Pembantu Setiausaha

Pejabat KUP

NA28

KUP

3. Zaiton bte Ibrahim 2118 Pembantu Pemuliharaan SA17

4. Abu Hashim bin Alwi 1645 Pembantu Perpustakaan

Kanan SA22

5. Allahyarham Mat Juhari Bin Azali 2700 Pembantu Perpustakaan

KUP SA22

6. Abdul Aziz bin Kamal 2030 Pembantu Perpustakaan

Kanan KUP SA22KUP

7. Zainudin bin Ainudin 1472 Pembantu Perpustakaan

Kanan KUP SA22KUP

8. Mohd Salleh bin Dollah 1378 Pembantu Pemuliharaan SA17

9. Raja Shuib bin Raja Abd Hamid 1645 Pembantu Perpustakaan

Kanan KUP SA22KUP

10. Abdul Aziz bin Kamal 2030 Pembantu Perpustakaan

Kanan KUP SA22KUP

BIL NAMA STAF NO.


1. Fakhrul Zaman Bin Mohamad

Sambas 9107 Penolong Kurator SA27

18 | P a g e

Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Jasa Setia (AJS):

BIL NAMA STAF NO.


1. Noraziah Bte Sharuddin 4202 Timbalan Ketua Pustakawan SA52

2. Mat Isa Bin Md. Sahat 2803 Pembantu Perpustakaan

Kanan SA22

3. Mohd Kamil Bin Abdullah 4152 Pembantu Perpustakaan

Kanan SA22

4. Zainurin Bin Taib 2686 Pembantu Perpustakaan

KUP SA22

5. Jamian Bin Adnan 2814 Pembantu Pemuliharaan SA17

6. Fahmi Bin Moksen@Mohd Hussin 2823 Pembantu Perpustakaan

KUP SA22

7. Esam@Hisham Bin Muhammad 2824 Pembantu Perpustakaan

KUP SA22

Staf perpustakaan UTM yang menerima Anugerah Jasa Bakti (AJB):

BIL NAMA STAF NO.


1. Nor Asikin Binti Mohamad 6399 Timbalan Ketua Pustakawan SA52

2. Zaleha Binti Atan 6366 Timbalan Pustakawan SA48

3. Mohd Alias Bin Tohiran 6366 Pen. Pegawai Tadbir NA36

4. Murad Bin Mokhtar 6009 Pembantu Perpustakaan

KUP SA22

19 | P a g e

5.0 LAPORAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

5.1 Statistik dan Kekerapan Kursus Dalaman

Staf Perpustakaan UTM adalah digalakan untuk menghadiri kursus samada anjuran Perpustakaan atau

HCD bagi bagi memberi kemahiran dan meningkatan skil dalam menjalankan tugas seharian.

Sepanjang 2015, UPSM telah mengendalikan 50 kursus dalaman atau in-house yang telah diadakan di

dalam Perpustakaan UTM dan kawasan sekitar UTM. Terdapat penurunan dari segi penganjuran

kursus bagi tahun 2015 berbanding tahun 2014 adalah kerana kekurangan peruntukan dalam vot

21000.

Rajah 6 : Statistik Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan UTM

Rajah 7 : Perbandingan Kekerapan Kursus Dalaman Anjuran Perpustakaan

UTM bagi Tahun 2014 dan 2015

20 | P a g e

Senarai kursus dalaman anjuran Perpustakaan UTM sepanjang tahun 2015:

BIL NAMA PROGRAM

LATIHAN TARIKH TEMPOH TEMPAT

1 Program Membudayakan Al-

Quran 01.01.2015 1 jam

Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ,

UTM JB


Quran 08.01.2015 1 jam


UTM JB


Quran 15.01.2015 1 jam


UTM JB

4 Amanat Ketua Pustakawan 2015 20.01.2015 2 jam Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ,

UTM JB


Quran 29.01.2015 1 jam


UTM JB

6 Taklimat Pelaksanaan EPSA Staf

Perpustakaan UTM 04.02.2015 1 jam

Makmal Pencarian Maklumat 1&2,

Bangunan PSZ, UTM JB

7 Taklimat Kelas Kemahiran

Lanjutan 04.02.2015 2 jam

Makmal Pencarian Maklumat 1,



Quran 12.02.2015 1 jam


UTM JB

9

Sesi Perkongsian Ilmu :

Konvensyen KIK Peringkat

Kebangsaan 2014

25.02.2015 1 jam Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ,

UTM JB

10 Taklimat Kefahaman Harta Intelek

: Hakcipta 09.03.2015 4 jam


UTM JB


Quran 12.03.2015 1 jam


UTM JB


Quran 09.04.2015 1 jam


UTM JB

13

Bengkel Adobe Photoshop -

Senireka Poster, Banner &

Bunting

13-14.04.2015 2 hari Makmal Pencarian Maklumat 1,


14 Latihan DMS (Valet & Vital) 17.04.2015 1 hari Makmal Komputer, Perpustakaan

UTM KL

15 Latihan DMS (Valet & Vital) 22.04.2015 1 hari Makmal Pencarian Maklumat, PRZS,

UTM JB

16 Latihan DMS (Valet & Vital) 23.04.2015 4 jam Makmal Pencarian Maklumat 1&2,


17 Kursus Asas MS Office Excel

2013 11-12.05.2015 2 hari

Makmal Pencarian Maklumat, PRZS,

UTM JB

18 Latihan Intrusion Prevention

System (IPS) 10.05.2015 1 hari

Bilik Pangkalan Data, PRZS, UTM

JB

19 Kursus Amalan 5S 26 -

27.05.2015 2 hari


UTM JB

20 Kursus Kumpulan KIK

Perpustakaan UTM 2015 19-20.05.2015 2 hari


UTM JB

21 Kursus Kumpulan KIK

Perpustakaan UTM 2015 24-25.05.2015 2 hari


UTM JB

22 Ceramah Gaya Hidup Sihat 01.06.2015 2 jam Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ,

21 | P a g e

BIL NAMA PROGRAM


UTM JB

23 Ceramah Pengurusan Stress 03.06.2015 2 jam Bilik Seminar 3, Bangunan PSZ,

UTM JB

24 Ceramah Sempena Menyambut

Bulan Ramadhan 10.06.2015 2 jam


UTM JB

25

Latihan Sistem Pengurusan

Aktiviti UPPM Secara Online

(Productive)

15.06.2015 1 hari Makmal Pencarian Maklumat 1,


26 Bengkel 'Purge Record' 09.07.2015 2 jam Makmal Pencarian Maklumat 2,


27 Program Teambuilding Untuk Staf

Perpustakaan UTM 2015 25-27.08.2015 3 hari Kompleks Saujana Asahan, Melaka

28 Taklimat Pustakawan Semester 1,

2015/2016 07.09.2015 2 jam

Bilik Tayangan, Bangunan PSZ,

UTM JB

29 Program Teambuilding Untuk Staf

Perpustakaan UTM 2015 8-10.09.2015 3 hari Kompleks Saujana Asahan, Melaka


Quran 18.09.2015 1 jam


UTM JB

31

Klinik Kemasukan Dan

Mengemaskini Rekod Peribadi

Staf Dalam HRMIS Staf

Perpustakaan UTM

04.10.2015 1 jam Makmal Pencarian Maklumat 1,


32




Perpustakaan UTM



33




Perpustakaan UTM



34




Perpustakaan UTM

09.10.2015 1 jam Makmal Pencarian Maklumat, PRZS,

UTM JB

35 Bengkel Pengkatalogan Tesis Bagi

Perpustakaan Fakulti 26.10.2015 1 hari


UTM JB

36 Latihan Sistem Ontime (Inovasi

Projek KIK BPS) 18.10.2015 1 hari



37 Latihan Document Management

System (DMS) 20.10.2015 2 jam



38 Program Persediaan Tindakan

Kecemasan Di Tempat Kerja 29.10.2015 5 jam


UTM JB

39 Latihan Sangfor NGFW 30.11.2015 2 jam Makmal Pencarian Maklumat, PRZS,

UTM JB


Quran 02.12.2015 1 jam


UTM JB

41 Latihan Perisian ABBYY

Finereader, Bookrestorer dan 02-03.12.2015 8 jam


UTM JB

22 | P a g e

BIL NAMA PROGRAM


PDF4Books

42 Taklimat Penerbitan UTM dan

Insentif 10.12.2015 1 jam


UTM JB

43 Taklimat Pelaksanaan EPSA Staf

Perpustakaan UTM di PRZS 14.12.2015 1 jam


UTM JB

44 Latihan Modul Library Service

System (LSS) : Administration 14.12.2015 3 jam


UTM JB


System (LSS) : Skill Classes 14.12.2015 2 jam


UTM JB

46

Latihan Modul Library Service

System (LSS) : Schedule

Circulation

15.12.2015 3 jam Makmal Pencarian Maklumat, PRZS,

UTM JB


System (LSS) : Schedule Librarian 15.12.2015 3 jam


UTM JB


System (LSS) : Online Form I 16.12.2015 3 jam


UTM JB

49 Persidangan Pustakawan

Perpustakaan UTM 2015/2016 21-22.12.2015 12 jam

Bilik Seminar, Bangunan PRZS,

UTM JB

50 Ceramah Sempena Maulidur

Rasul 23.12.2015 2 jam


UTM JB

5.2 Kursus Anjuran Luar

Rajah 8 : Statistik Kehadiran Staf Perpustakaan UTM ke Kursus Anjuran Luar

23 | P a g e

Di samping kursus yang dianjurkan secara dalaman, UPSM juga menghantar staf untuk mengikuti

kursus di luar UTM sama ada di dalam Johor atau di luar Johor. Kebanyakan kursus yang disertai adalah

di luar Johor. Penghantaran staf ke kursus luar adalah kerana keperluan staf untuk mengikuti kursus

tersebut. Bilangan peserta yang tidak ramai dan hanya bertumpu pada kemahiran khusus yang perlu

didalami adalah antara faktor mereka dihantar keluar. Melalui penglibatan mereka dalam kursus luar ini

juga akan merapatkan jalinan komunikasi antara Pustakawan lain kerana kebanyakan mereka sering

bertemu dalam kursus yang dianjurkan oleh Universiti atau syarikat korporat yang lain untuk bertukar

pendapat

Senarai kursus anjuran luar yang dihadiri oleh staf Perpustakaan UTM sepanjang tahun 2015:

BIL SENARAI KURSUS TARIKH / TEMPAT PESERTA

1. Annual Cambridge Librarians’ Day

2015

21 Januari 2015

Auditorium, Perpustakaan

UKM

TKP (PRZS), Noor Ayesha,

Yusrul Hisham

2. Seminar Koleksi Johor 2015 16 Februari 2015

Puteri Pacific, JB

TKP (PP),TKP (PRZS),KBS,

KRM, KTK

3. Persidangan Kebangsaan Perpustakaan

Akademik 2015 (NCOAL) 17 – 18 Mac 2015

Hotel MS Garden, Kuantan TKP (PP)

4. ACRL Conferece (ACRL 2015) 25 – 28 Mac 2015

Portland, Oregon, USA KP

5.

Bengkel Pengorganisasian Bahan

Media, Sumber Elektronik dan Bahan

Terbitan Bersiri Berasaskan RDA

20 – 23 April 2015

Perpustakaan UniSZA Muzaimah, Nabilah , Sarasyima

6. Bengkel Perolehan Sumber Elektronik

Model PPV 11 – 12 Mei 2015

Hotel Puri Pujangga UKM

KBS, TKP(PSZ KL),

Syahranah, Yusrul Hisham

7. Bengkel OCLC Connexion 2015 18 – 19 Mei 2015

UTeM Haslina Hussin, Muzaimah

8. Seminar Penulisan dan Penerbitan

Saintifik 2015 27 – 28 Mei 2015

Hotel Hatten, Melaka KPMP

9. Program ‘Chief Librarian Talk Series III

2015’

4 Jun 2015

Hotel Perdana, Kota Bharu,

Kelantan

KP, TKP (PRZS), KBA

10. Persidangan Antarabangsa PERPUN

2015 11 – 12 Ogos 2015

Hotel Avillion Legacy, Melaka

KPMPS, KKHP, TKP(PSZ

KL)

11. Persidangan Antarabangsa Perpustakaan

2015 (ICOL2015) 25 – 26 Ogos 2015

Hotel Vistana, Pulau Pinang

KP

Zafarina

Khairulbahiyah

12. Persidangan Kebangsaan Penerbitan

Jurnal Berimpak Tinggi

2 – 4 September 2015

Aseania Resort & SPA,

Langkawi

Md Razib Karno

13. Kursus Kepimpinan Untuk KP dan

TKP (AKEPT) 7 – 8 September 2015

Kampus AKEPT, N.Sembilan KP, TKP (PRZS)

14. Konvensyen Pentadbir 2015 9 - 10 September 2015

Double Tree Hilton, JB sar

KPK, Syahranah A.Raqi

Nurrull Huda Binti Abdul

Wahid

15. Access Dunia Online Conference 2015

‘Future of Scholarly Publication’ 4 November 2015

Double Tree Hilton, JB

Syahranah A.Raqi, Haliza

Zainal

16. Seminar Kepustakawanan 2015 : 25 – 26 November 2015 TKP (PK), KPL

24 | P a g e

5.3 Statistik Kehadiran

Rajah 9 : Statistik Jam Latihan Staf yang Melebihi 42 Jam Setahun

UPSM juga telah menetapkan sasaran objektif kualiti bagi latihan staf di mana 70% dari jumlah staf perlu

mengikuti program latihan lebih dari 42 jam. Berdasarkan Rajah 9, terdapat peningkatan bagi kehadiran staf

Pengurusan dan Profesional yang menghadiri kursus melebihi 42 jam. Bagi kumpulan Pelaksana,

penurunan bilangan adalah kerana terdapat staf Cuti Bersalin di dalam tahun 2015.

5.4 Cuti Belajar

Sepanjang tahun 2015, tiada staf Perpustakaan UTM yang membuat permohonan untuk menyambung

pengajian. Pada 30 Oktober 2015, Dr Kamariah binti Nor Mohd Desa, Ketua Pustakawan Perpustakaan

UTM telah menamatkan pengajian di Peringkat Doktor Falsafah Sains Pengurusan Maklumat

(Penyelidikan) di Universiti Teknologi MARA dengan tesis bertajuk "Leadership Qualities od

University Librarian Malaysia". Rajah 10 menunjukkan statistik kelayakan akademik di kalangan

Kumpulan Pengurusan dan Profesional untuk Skim S (Pustakawan).

Memperkasakan Perpustakaan Melalui

Inisiatif Berasaskan Keberhasilan

Hotel Riverside Majestic,

Kuching, Sarawak

17. International Conference of Information

Science 2015

7 – 8 Disember 2015

Fakulti Pengurusan Maklumat,

UiTM Shah Alam

Marlina Kasiman

25 | P a g e

Rajah 10 : Statistik Kelayakan Akademik Kumpulan Pengurusan & Profesional

(Skim S : Pustakawan)

6.0 LAPORAN AKTIVITI LAIN

6.1 Indeks Kepuasan Staf (ESI)

Rajah 11 : Statistik Indeks Kepuasan Staf (ESI) Perpustakaan UTM

Terdapat peningkatan 9.8% pada Kajian Kepuasan Staf 2013 jika dibandingkan dengan tahun

sebelumnya. Secara keseluruhannya, staf berpuas hati dengan penyeliaan, pengikhtirafan,

kemudahan, keselamatan dan fasiliti serta persekitaran kerja yang selesa.

26 | P a g e

6.2 Latihan Industri

Perpustakaan UTM setiap tahun dipilih oleh pelajar daripada Fakulti Pengurusan Maklumat, UiTM

bagi mengikuti program latihan industri. Sepanjang tahun 2015, 2 kumpulan pelajar Sarjana Muda

Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan Perpustakaan & Pengurusan Pusat Sumber, Fakulti

Pengurusan Maklumat, UiTM telah mengikuti latihan industri selama 5 bulan di Perpustakaan

UTM.

Senarai Kumpulan 1 Pelajar Praktikal Fakulti Pengurusan Maklumat, UiTM (1 Februari 2015 – 30

Jun 2015):

Senarai Kumpulan 2 Pelajar Praktikal Fakulti Pengurusan Maklumat, UiTM

(2 Ogos 2015 – 31 Disember 2015):

6.3 Program Teambuilding

Pada tahun 2016, Perpustakaan UTM telah mengadakan Program Teambuilding untuk Staf

Perpustakaan UTM pada 25 – 27 Ogos 2015 dan 8 – 10 September 2015 di Kompleks Saujana

Asahan, Melaka. Perlaksanaan Program Teambuilding untuk staf Perpustakaan UTM adalah

berkaitrapat dengan Balance Scorecard Perpustakaan UTM iaitu L1. Attract and retain key

competent & productive staff, L1.1 Conduct inhouse training programmes for staff development

according to Human Capital Blueprint.

Perlaksanaan program ini juga diharap dalam mempertingkatkan kebersamaan dan kerja berpasukan

dikalangan warga kerja Perpustakaan UTM dengan sikap ‘Ringan Sama Dijinjing Berat Sama

Dipikul’ dalam meneruskan agenda Pelan Global UTM dengan semangat ‘Kesepakatan,

Keterangkuman, dan Keterlibatan’.

BIL NAMA STAF PENEMPATAN LI

1. Nur Aqilah Asyikin Mohd Diah BKHP Bahagian Katalog, Hadiah &

Pertukaran

2. Nursyuhadah Rahmat BPMP Bahagian Perkhidmatan Maklumat

& Penyelidikan

3. Nurul Atika Suhaida Binti Ahmad

Khuriddin BPL Bahagian Perkhidmatan Lanjutan

4. Robeahtul Nabihah Binti Anamallah BRM Bahagian Repositori Metadata

5. Nur Hazwani Binti Md Sukor BRM Bahagian Repositori Metadata

6. Nurul Ain Binti Kaskon BPMPS Bahagian Perkhidmatan Maklumat,

Penyelidikan & Sirkulasi

BIL NAMA STAF PENEMPATAN LI

1. Muhammad Syafiq Bin Malek BPMP Bahagian Perkhidmatan Maklumat

& Penyelidikan

2. Asmah Binti Rosnan BKHP Bahagian Katalog, Hadiah &

Pertukaran

3. Siti Jamilah Bt Ishak BRM Bahagian Repositori Metadata

27 | P a g e

Fasilitator bagi Program Teambuilding ini adalah daripada VIP Solution PLT, yang dikendalikan

oleh Tn. Hj. Azman bin Tahir dan En. Azrel bin Tahir.

Pengisian Program

Pengisian Program Teambuilding untuk staf Perpustakaan UTM selama 3 hari 2 malam ini

melibatkan aktiviti di dalam Kuliah, Latihan Dalam Kumpulan (LDK), Aktiviti Outdoor dan

persembahan kumpulan.

Antara aktiviti di dalam kelas/kuliah yang dilaksanakan adalah :-

a) Sesi pertama dimulakan dengan peserta memperkenalkan diri dan aktiviti melukis potret.

Aktiviti ini bertujuan untuk memberi pemahaman kepada peserta untuk memahami

kepentingan konsep penghargaan antara satu sama lain dan juga di dalam organisasi.

Konsep penghargaan penting kerana ini akan mewujudkan komitmen staf dalam memberi

yang terbaik dalam apa jua keadaan.

b) Pada sesi malam, aktiviti Latihan Dalam Kumpulan (LDK) iaitu setiap peserta didalam

kumpulan akan mencipta logo, slogan dan sorakan kumpulan. Melalui aktiviti memberi

kefahaman kepada peserta kepentingan untuk bekerja secara kumpulan dalam

menyelesaikan sesuatu tugasan dalam tempoh yang singkat dan seterusnya memberi

keyakinan kepada peserta untuk bercakap dihadapan semasa memberi penerangan

mengenai kumpulan.

c) Sebelum aktiviti Outdoor diadakan, sesi dalam kelas diadakan dengan memberi

pemahaman kepada peserta mengenai konsep “Kerja Vs Kerjaya”. Peserta diberi

penerangan mengenai konsep Kerjaya yang sebenar iaitu Kerja+Kejayaan iaitu membina

diri yang lebih baik dan bukan bekerja setakat menerima ganjaran sahaja.

d) Peserta juga diberi penerangan mengenai cabaran dimana peserta didedahkan dengan

cabaran semasa melakukan aktiviti Outdoor dan peserta telah melalui aktiviti ini dengan

baik iaitu berani menghadapi cabaran semasa melakukan aktiviti ini. Peserta juga diberi

penerangan untuk berkawan dengan cabaran supaya cabaran ini dijadikan sebagai satu

peluang dan bukan satu halangan dalam melaksanakannya. Peserta juga digalakkan untuk

melengkapkan diri dengan ilmu terkini supaya sentiasa releven dengan peredaraan zaman

dan tidak berada di tahap yang sama.

e) Peserta juga didedahkan mengenai keperluan untuk meningkatkan prestasi seiring dengan

hasil kerja. Ini adalah keranba prestasi kerja adalah dibawah kawalan individu dan prestasi

kerja yang baik akan dapat menghadilkan kualiti hasil kerja yang baik.

Antara aktiviti Outdoor yang dilaksanakan adalah :-

a) Aktiviti Abseiling, Flying Fox dan High Rope Element : aktiviti ini bagi membina

keyakinan diri para peserta dan juga mencabar kemampuan peserta dalam menghadapi

cabaran.

b) Aktiviti Obstacle Element : aktiviti ini bagi memupuk semangat kerjasama dalam

kumpulan dalam menghadapi halangan disamping membina keyakinan diri dalam

menghadapai cabaran.

28 | P a g e

c) Aktiviti Jungle Tracking : aktiviti ini memberi penerangan kepada peserta mengenai

pokok-pokok herba dan kegunaan pokok herba tersebut. Peserta juga didedahkan dengan

survival skill untuk kegunaan kehidupan seharian. Peserta juga melalui laluan hutan yang

berbukit bagi menguji ketahanan diri peserta dalam menghadapi cabaran.

d) Aktiviti Senaman Pagi dan Mini Sukan : aktiviti riadah ini diadakan pada setiap pagi pada

jam 7 pagi. Selepas sesi senam pagi, aktiviti sukan iaitu kejohanan futsal di antara

kumpulan.

e) Melalui aktiviti-aktiviti yang dilaksanakan semasa program ini, dapat dilihat kerjasama dan

komitmen yang antara staf tidak mengira staf tersebut daripada kumpulan Pengurusan &

Professional dan kumpulan Pelaksana.

29 | P a g e

GAMBAR-GAMBAR AKTIVITI PROGRAM TEAMBUILDING UNTUK STAF PERPUSTAKAAN UTM

PADA 25 – 27 OGOS 2015 DAN 8 – 10 SEPTEMBER 2015

DI KOMPLEKS SAUJANA ASAHAN, MELAKA.

KUMPULAN 1

KUMPULAN 2

30 | P a g e

GAMBAR-GAMBAR AKTIVITI PROGRAM TEAMBUILDING UNTUK STAF PERPUSTAKAAN UTM

PADA 25 – 27 OGOS 2015 DAN 8 – 10 SEPTEMBER 2015

DI KOMPLEKS SAUJANA ASAHAN, MELAKA.

31 | P a g e

7.0 PENUTUP

Kejayaan Perpustakaan UTM mencapai hampir keseluruhan petunjuk prestasi utama yang telah ditetapkan

pada awal tahun banyak dibantu faktor modal insan yang tidak putus-putus menyumbang idea, tenaga dan

masa. UPSM berusaha untuk memastikan kualiti modal insan ini terus meningkat ke tahap tertinggi bagi

memastikan usaha dan idea mereka tetap segar membantu kecemerlangan organisasi. Tidak hanya

berpandukan teori atau senarai tugas sahaja malah kegiatan sosial dan luar bidang tugas turut dititikberatkan

agar modal insan yang dilahirkan bersifat ‘multi-tasking’ dan bersedia menghadapi cabaran pada masa

hadapan.

32 | P a g e

UNIT

PENGURUSAN KEWANGAN

33 | P a g e

1.0 UNIT PENGURUSAN KEWANGAN

Unit Pengurusan Kewangan berperanan dalam mengurus tadbir sumber kewangan Perpustakaan

UTM secara tuntas dengan menitikberatkan elemen perbelanjaan berhemah. Sebelum ini, Unit

Pengurusan Kewangan dikenali sebagai Unit Kewangan dan Bangunan turut bertanggungjawab

dalam pengurusan bangunan bagi memastikan semuanya dalam keadaan baik, selesa dan selamat.

Pada Februari 2015.

2.0 FUNGSI UNIT

2.1 Mengurus serta mengawal belanjawan dan akaun mengikut program yang diluluskan

berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.

2.2 Mengurus urusan pembayaran dan perolehan melalui pembelian terus dan sebutharga

berdasarkan prosedur dan peraturan ditetapkan.


3.1 Memastikan setiap pembelian melalui sebutharga bertulis diluluskan sehingga

pengeluaran pesanan tempatan dalam tempoh 30 hari bekerja dari tarikh kelulusan

spesifikasi.

3.2 Memastikan tuntutan pembayaran dikemukakan ke Pejabat Bendahari dalam tempoh

enam (6) hari dari tarikh penerimaan oleh Unit Pengurusan Kewangan.

3.3 Memastikan peruntukan tahun semasa bagi perbelanjaan aset dan inventori

dipertanggungkan 100% pada akhir bulan September.

3.4 Memastikan peruntukan tahun semasa dipertanggungkan 95% pada akhir bulan

November.

34 | P a g e

LAPORAN PENGURUSAN KEWANGAN

LAPORAN PERUNTUKAN

Perpustakaan UTM telah menerima peruntukan berjumlah RM25,565,565.65 bagi perbelanjaan tahun

2015. Peruntukan ini adalah bagi keperluan operasi Perpustakaan Sultanah Zanariah, Perpustakaan Raja

Zarith Sofiah dan Perpustakaan Sultanah Zanariah Kuala Lumpur. Sumber peruntukan kewangan adalah

dari peruntukan Mengurus Universiti berjumlah RM25,015,565.65 (Jumlah peruntukan ini termasuk

peruntukan tanggungan tahun 2014 berjumlah RM2,115,765.65), Tabong Amanah Perpustakaan UTM

berjumlah RM300,000.00 dan Geran Penyelidikan Universiti berjumlah RM250,000.00. 98% dari

keseluruhan peruntukan adalah dari Peruntukan Mengurus Universiti. Pecahan peruntukan adalah di

Carta – 1.

Carta – 1

35 | P a g e

Agihan peruntukan mengurus adalah mengikut sodo utama iaitu gaji dan emolument, bahan dan

perkhidmatan, asset, jurnal dan bahan cetak dan penyelenggaraan. Peruntukan bagi gaji dan emolumen

bagi staf tetap adalah sebanyak RM11,000,000.00 ( 44% dari keseluruhan peruntukan mengurus). Bagi

perolehan jurnaldan bahan cetak, peruntukan yang diberi ialah RM10,500,000.00 (42%) . Bagi

perbelanjaan bahan dan perkhidmatan sebanyak RM759,800.00 (3%) telah diperuntukan di mana

perbelanjaan utama adalah untuk membiayai kos perkhidmatan utama seperti gaji dan emolumen staf

kontrak dan keperluan bekalan pejabat yang lain. Sementara kos untuk penyelenggaraan sistem IT

sebanyak RM600,000.00 (2.4%) telah diperuntukan dan perolehan aset mudah alih hanya menerima

peruntukan sebanyak RM40,000.00 sahaja dari pihak universiti. Pecahan agihan peruntukan adalah

seperti di Carta -2.

Carta – 2

36 | P a g e

LAPORAN PRESTASI PERBELANJAAN

Perpustakaan UTM telah membelanjakan sebanyak RM24,267,299.13 (Jumlah perbelanjaan ini termasuk

perbelanjaan tanggungan tahun 2015) atau 97% dari keseluruhan peruntukan mengurus RM25,015,565.65

yang telah diberi pada tahun berkenaan. Dan 3% lagi tidak dibelanjakan terutama perbelanjaan gaji dan

emolumen yang mana agihan peruntukan dan kawalan perbelanjaan diselia oleh Pejabat Bendahari.

Peratus pencapaian perbelanjaan berada tahap baik kerana varian perbelanjaan tidak melebihi dari 3%.

Prestasi perbelanjaan bgi tahun 2015 adalah seperti di Carta -3.

Carta – 3

37 | P a g e

Perpustakaan UTM telah membelanjakan peruntukan mengurus termasuk tanggungan 2014 dengan cekap

dengan varian tidak melebihi 3%. Carta – 4 di bawah adalah laporan prestasi perbelanjaan mengurus

mengikut sodo utama setelah diasingkan peruntukan dan perbelanjaan tanggungan tahun 2014. Bagi sodo

utama seperti Bahan dan Perkhidmatan, Aset, Jurnal dan Bahan Bercetak serta Penyelenggaraan IT telah

dibelanjakan melebihi 100%. Sodo ini dikawal selia oleh Perpustakaan UTM sendiri. Sementara sodo

bagi Gaji dan Emolumen hanya dibelanjakan sebanyak 89% sahaja dan aktiviti perbelanjaan dikawal selia

oleh Pejabat Bendahari.

Carta – 4

38 | P a g e

Keseluruhan peruntukan bagi perolehan Jurnal dan Bahan Bercetak tahun 2015 ialah RM11,050,000.00.

Peruntukan ini melibatkan sumber dari Peruntukan Mengurus, Tabung Amanah Perpustakaan dan Geran

Penyelidikan. Perbelanjaan keseluruhan sebanyak RM11,072,526.74 (100.20%).

Bagi perbelanjaan dari peruntukan mengurus, sebanyak RM10,530,595.83 telah dibelanjakan ( 100.29%)

dan melebihi dari peruntukan asal iaitu RM10,500,000.00. Sebanyak RM300,033.62 (100.01%) telah

dibelanjakan dari Tabung Amanah Perpustakaan dan dari Geran Universiti Penyelidikan hanya

RM241,897.29 (96.80%) telah dibelanjakan. Prestasi perbelanjaan bagi adalah seperti di Carta – 5.

Carta – 5

39 | P a g e

LAPORAN KELULUSAN SEBUTHARGA

Sepanjang tempoh tahun 2015, sebanyak 7 sebutharga telah diproses. Walau bagaimanapun satu

sebutharga telah dibatalkan kerana kekurangan peruntukan. Sebanyak 6 sebutharga telah berjaya diproses

mengikut tempoh yang ditetapkan iaitu diluluskan dalam tempoh 30 hari bekerja.

Sebanyak 2 sebutharga telah diluluskan dalam tempoh kurang daripada 10 hari. Sementara 1 sebutharga

diluluskan dalam tempoh 10 – 20 hari bekerja. Bagi tempoh 21 – 30 hari bekerja 3 sebutharga telah

diluluskan.

Carta – 6

40 | P a g e

LAPORAN PEROLEHAN – PESANAN TEMPATAN

Sepanjang tempoh tahun 2015, sebanyak 24 pesanan tempatan telah dikeluarkan bagi perolehan melebihi

RM5,000.00 yang melibatkan pembelian terus dan panggilan sebutharga. Daripada keseluruhan

perolehan, sebanyak 18 pembelian terus dan 6 sebutharga telah diproses. Lain-lain perolehan adalah

pembelian terus melalui bil inbois dan wang panjar runcit. Pecahan perolehan adalah seperti di Carta – 7.

Carta – 7

41 | P a g e

TUNTUTAN BAYARAN

Terdapat 6 kaedah transaksi bayaran sepanjang tahun 2015 di Perpustkaan UTM dan tidak melibatkan

bayaran gaji dan emolument. Kaedah inbois bil adalah yang tertinggi iaitu sebanyak 592 bil dan diikuti

33 inbois pesanan tempatan (termasuk pembayaran tanggungan tahun 2014). Sementara arahan bayaran

melibatkan 32 tuntutan. Tuntutan bayaran melibatkan 6 tuntutan, pendahuluan perjalanan 2 dan

pendahuluan pelbagai hanya 1 tuntutan sahaja.

Carta – 8

42 | P a g e

KUTIPAN WANG

Jumlah kutipan bagi tahun 2015 ialah RM84,837.55 dari pelbagai aktiviti seperti dendaan, sewaan ruang,

dan sebagainya. Dari aktiviti ini telah menjana kewangan bagi tabung-tabung amanah Perpustakaan

UTM. Tabung Amanah Perpustakaan telah menjana kewangan sebanyak RM83,929.49 sementara

Tabung Seminar Perpustakaan hanya menjana RM908.06 sahaja.

Carta – 9

43 | P a g e

PEROLEHAN DARI STOR PUSAT BENDAHARI UTM

Berdasarkan Carta – 11, sebanyak RM8,627.29 telah direkodkan bagi pengambilan keperluan pejabat dari

Stor Pusat Bendahari. Penggunaan kertas sepanjang tahun 2015 adalah tertinggi dan diikuti oleh

keperluan alat tulis pejabat. Bagi barangan am pejabat sebanyak RM831.66 telah direkodkan dan cetakan

‘letter head’ adalah RM375.00. Sementara keperluan toner berpusat adalah sebanyak RM636.80 sahaja.

Carta – 11

44 | P a g e

PENGGUNAAN BAHAN API/MINYAK

BAGI KENDERAAN PERPUSTAKAAN UTM

Penggunaan bahan api bagi kenderaan Perputakaan UTM untuk 8,933 kilometer adalah sebanyak

RM2,996.20 bagi penggunaan minyak RON95. Ini bermakna setiap 1 kilometer perjalanan memerlukan

RM0.34 sen.

Carta - 12

45 | P a g e

UNIT

PENGURUSAN BANGUNAN

46 | P a g e

1.0 UNIT PENGURUSAN BANGUNAN

Unit Pengurusan Bangunan (UPB) diwujudkan pada Bulan Februari 2015 sebagai satu unit

tersendiri di bawah Bahagian Pentadbiran Dan Kewangan. Sebelum ini tanggungjawab

pengurusan bangunan disatukan bersama dengan pengurusan kewangan di bawah tanggungjawab

Unit Kewangan Dan Bangunan.

Skop pengurusan utama bagi UPB ialah pembersihan dan penyenggaraan bangunan serta fasiliti.

Ianya merangkumi kerja-kerja pembaikan, servis rutin dan juga berkala samada dilaksanakan oleh

pihak Pejabat Harta Bina UTMJB (PHB) atau kontraktor yang dilantik oleh PHB. UPB juga

bertanggungjawab dalam memastikan keselamatan bangunan termasuk kawalan kunci dan

pemantauan kamera litar tertutup (CCTV).

Selain daripada itu, UPB turut berperanan sebagai perantara antara pihak Perpustakaan UTM

Johor Bahru (UTMJB) dengan pihak PHB dan juga Bahagian Keselamatan UTM dalam

menyalurkan segala aduan dan masalah mahupun maklumat yang berkaitan. Ia bagi memastikan

semua staf dan pengguna Perpustakaan UTM berasa selesa dan selamat sepanjang mereka berada

di gedung ilmu ini.

2.0 FUNGSI UNIT

2.1 Mengurus dan memantau aktiviti pembaikan/penyenggaraan fasiliti dan bangunan

Perpustakaan UTMJB;

2.2 Mengurus dan memantau aktiviti pembersihan bangunan Perpustakaan UTMJB;

2.3 Mengurus dan memantau keselamatan bangunan Perpustakaan UTMJB.

2.4 Memantau dan menyelaras kerja-kerja pembersihan dan penyelenggaraan di bangunan

bagi memastikan keadaan bangunan bersih, selamat dan selesa kepada staf dan pengguna.


3.1 Memastikan kebersihan bangunan memenuhi kepuasan pelanggan dengan pencapaian

tidak kurang daripada 80%.

3.2 Memastikan aduan pelanggan diambil tindakan dalam tempoh satu (1) hari waktu

bekerja.

47 | P a g e

4.0 LAPORAN PEMBAIKAN DAN PENYENGGARAAN PERPUSTAKAN UTMJB

Untuk sepanjang tahun 2015, sebanyak 425 aduan kerosakan dan penyenggaran telah dilaporkan

kepada pihak PHB merangkumi isu-isu yang timbul di kedua-dua Bangunan Perpustakaan

UTMJB iaitu Perpustakaan Sultanah Zanariah (PSZ) dan juga Perpustakaan Raja Zarith Sofiah

(PRZS).

Kesemua aduan ini telah dimajukan melalui Sistem Aduan Kerosakan PHB atau lebih dikenali

sebagai Sistem eCS (e-Customer Support). Keseluruhan kes merangkumi 5 seksyen kerja iaitu

bidang kejuruteraan awam, kejuruteraan mekanikal, kejuruteraan elektrikal, landskap dan juga

perabot.

Kerja-kerja pembaikan dan penyenggaraan pula telah dilaksanakan samada oleh pihak PHB

sendiri atau kontraktor lantikan PHB.

4.1 Jumlah Aduan Ke ECS Bagi Bangunan PSZ Dan PRZS Tahun 2015

Aduan ke Sistem eCS bagi Bangunan PSZJB sepanjang tahun lepas mencatat jumlah

sebanyak 283 kes dengan catatan tertinggi pada Bulan Mac, Jun dan Ogos iaitu masing-

masing sebanyak 33 kes. Kebanyakan kes adalah dalam seksyen elektrikal. Untuk tahun

2015 juga, sebanyak 41 pelaporan kes ‘trip’ di Banguan PSZJB telah dimajukan kepada

pihak PHB.

Bagi Bangunan PRZS pula, aduan yang telah direkodkan adalah sebanyak 142 kes.

Berbeza dengan permasalahan yang timbul di Bangunan PSZJB, isu yang timbul di

PRZS sebahagian besarnya melibatkan seksyen kejuruteraan awam dimana daripada

jumlah keseluruhan pelaporan yang dimajukan, 78 daripadanya adalah melibatkan

seksyen tersebut.

Rajah 1 : Jumlah Aduan Ke eCS Mengikut Bangunan Perpustakaan UTMJB Tahun 2015

48 | P a g e

4.2 Statistik Laporan Ke Sistem ECS Mengikut Seksyen Bagi Bangunan PSZ Tahun 2015

Bagi tempoh Januari sehingga Disember 2015, keseluruhan laporan yang dimajukan ke

Sistem eCS bagi Bangunan PSZJB berjumlah 283 aduan. Kes tertinggi adalah

melibatkan seksyen kejuruteraan elektrikal dengan catatan 145 kes diikuti oleh

kejuruteraan mekanikal dan kejuruteraan awam masing-masing mencatat 68 dan 64 isu.

Perincian pelaporan mengikut seksyen adalah seperti di dalam jadual berikut :

BULAN

JUMLAH LAPORAN KE eCS

JUMLAH

A M E L P

Januari

4

3

14

0

0

21

Februari

5

4

6

0

0

15

Mac

10

6

16

1

0

33

April

10

4

16

0

0

30

Mei

5

5

9

0

0

19

Jun

4

6

22

0

1

33

Julai

6

5

4

0

0

15

Ogos

6

8

18

0

1

33

September

4

8

12

1

1

26

Oktober

5

6

14

0

0

25

November

2

8

6

0

1

17

Disember

3

5

8

0

0

16

Jumlah 64 68 145 2 4

283

Petunjuk : A=Awam, M=Mekanikal, E=Elektrikal, L=Landskap, P=Perabot

Jadual 1 : Laporan Ke Sistem eCS Bagi Bangunan PSZJB Pada Tahun 2015

49 | P a g e

4.3 Statistik Laporan Ke Sistem ECS Mengikut Seksyen Bagi Bangunan PRZS Tahun 2015

Bagi Bangunan PRZS pula, daripada 142 kes yang diadukan ke Sistem eCS,

kebanyakannya membabitkan seksyen kejuruteraan awam iaitu sebanyak 78 kes diikuti

oleh lain-lain seksyen sebagaimana di dalam jadual di bawah.

BULAN

JUMLAH LAPORAN KE SISTEM eCS

JUMLAH

A M E L P

Januari

10

3

0

0

0

13

Februari

0

1

4

0

0

5

Mac

2

0

3

0

0

5

April

6

4

2

0

0

12

Mei

4

1

3

0

0

8

Jun

3

3

1

0

0

7

Julai

10

12

1

0

0

23

Ogos

6

2

1

0

0

9

September

25

1

1

0

2

29

Oktober

7

8

4

0

0

19

November

2

4

1

0

0

7

Disember

3

2

0

0

0

5

Jumlah

78 41 21 0 2 142

Petunjuk : A=Awam, M=Mekanikal, E=Elektrikal, L=Landskap, P=Perabot

Jadual 2 : Laporan Ke Sistem eCS Bagi Bangunan PRZS Pada Tahun 2015

50 | P a g e

5.0 LAPORAN KAJIAN KEPUASAN PELANGGAN TERHADAP KEBERSIHAN

BANGUNAN PSZJB 2015

Dalam usaha memastikan persekitaran perpustakaan sentiasa berada dalam keadaan yang bersih

dan selesa, selain mengadakan perbincangan dengan pihak PHB dan kontraktor pembersihan

lantikan PHB, UPB juga turut melaksanakan Kajian Kepuasan Pelanggan Terhadap Kebersihan

Ruang Dan Tandas setiap 6 bulan sekali. Ini bagi memastikan pandangan yang lebih menyeluruh

diambil dalam pelaksanaan kerja-kerja pencucian bangunan. Untuk tahun 2015, kajian hanya

dilaksanakan di Bangunan PSZ sahaja manakala untuk Bangunan PRZS belum dilaksanakan lagi.

Skop kajian yang dipilih adalah sebagaimana elemen yang terkandung di dalam borang kajian

kepuasan pelanggan oleh pihak PHB.

Berdasarkan analisa kutipan data bagi dua kajian yang telah dijalankan untuk tempoh Januari

hingga Jun dan Julai hingga Disember 2015, purata tahap kepuasan pelanggan terhadap

kebersihan ruang PSZ ialah sebanyak 81.31% manakala kebersihan tandas pula mencatat nilai

79.63%.

Rajah 2 : Tahap Kepuasan Pelanggan Terhadap Kualiti Kebersihan Bangunan PSZJB

Tahun 2015 Mengikut Skop Kajian

51 | P a g e

Purata keseluruhan bagi kedua-dua skop kajian ialah sebanyak 80.47% berbanding sasaran yang

ditetapkan dalam Objektif Kualiti unit iaitu pencapaian tidak kurang daripada 80%. Perincian

dapatan bagi kedua-dua tempoh kajian adalah sebagaimana di dalam jadual di bawah :

Bil. Perkara Tahap Kepuasan Pelanggan (%)

Jan.-Jun Jul.-Dis. Purata

1 Kualiti Kebersihan Ruang 81.07 81.55 81.31

2 Kualiti Kebersihan Tandas 80.05 79.21 79.63

Purata 80.56 80.38 80.47

Jadual 3 : Dapatan Kajian Kebersihan Bangunan PSZJB Tahun 2015

5.1 Tahap Kepuasan Pelanggan Terhadap Kualiti Kebersihan Ruang

Bagi kajian penilaian ruang, lima elemen diambil kira merangkumi aspek lantai,

dinding/siling, bakul sampah, longkang dan pintu/tingkap. Secara puratanya, kepuasan

tertinggi responden adalah bagi elemen tahap kebersihan dan kebolehgunaan bakul

sampah sebanyak 85.28% diikuti oleh kebersihan lantai sebanyak 82.84%. Tahap

kepuasan terendah adalah untuk kebersihan longkang dengan hanya mencatat purata

kepuasan 78.20%.

Rajah 2 : Tahap Kepuasan Pelanggan Terhadap Kualiti Kebersihan Ruang

Bangunan PSZJB Tahun 2015 Mengikut Elemen Kajian

52 | P a g e

5.2 Tahap Kepuasan Pelanggan Terhadap Kualiti Kebersihan Tandas

Untuk kajian penilaian tandas pula, enam elemen telah dikaji dimana isu lantai dan

dinding masih diberi penekanan diikuti oleh kelengkapan perpaipan, bakul

sampah/sanitari bin, sabun pencuci tangan dan kebersihan siling/kelengkapan elektrik.

Berdasarkan hasil dapatan, hanya empat daripada enam elemen yang dikaji mencatat

jumlah tahap kepuasan melebihi 80% dengan purata pencapaian keseluruhan elemen

adalah sebanyak 79.63%.

Rajah 3 : Tahap Kepuasan Pelanggan Terhadap Kualiti Kebersihan Tandas

Bangunan PSZJB Tahun 2015 Mengikut Elemen Kajian

53 | P a g e

6.0 LAPORAN KESELAMATAN BANGUNAN

Usaha UPB dalam pengurusan keselamatan bangunan PSZJB dan PRZS bertujuan menghalang

sabotaj ke atas peralatan atau kelengkapan penting, mengelak pencerobohan dan yang paling

utama adalah jaminan keselamatan kepada staf dan pengguna. Untuk itu pelbagai langkah

keselamatan telah diambil dengan mengambil kira aspek Deterrence (pencegahan), Delay

(melambatkan), Detection (mengesan), dan Response (tindakan) dengan penerangan aktiviti

seperti berikut :

a) Pemasangan jaring pada semua tingkap bilik air lelaki dan wanita di aras 2 bangunan

PSZJB.

b) Rondaan harian khususnya semakan semua pintu keluar/masuk bangunan termasuk pintu

bekalan dan kecemasan.

c) Semakan fungsi CCTV secara harian dan semakan pemantauan rakaman secara berkala.

d) Semakan penempatan dan gantian alat pemadam api yang telah luput tarikh.

e) Semakan dan penyenggaraan lampu kecemasan, lampu ‘exit sign’ dan loceng penggera.

f) Penyenggaraan lif secara berkala.

g) Semakan dan pelabelan semula kunci bagi Bangunan PSZJB.

h) Kawalan pergerakan kunci menggunakan Buku Daftar Kunci.

i) Pendaftaran nama staf yang ditentukan ke dalam Sistem eKunci untuk tujuan pengambilan

kunci di Bahagian Keselamatan UTM.

54 | P a g e

LAPORAN PENGGUNAAN TENAGA PERPUSTAKAAN UTM

BANGUNAN PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH

Perbelanjaan penggunaan elektrik di Bangunan Perpustakaan Sultanah Zanariah bagi tahun 2015 ialah

berjumlah RM587,697.70. Penggunaan tertinggi elektrik adalah dari sistem hawa dingin berpusat yang

beroperasi 15 jam sehari dan sebahagian ‘split unit’ yang memerlukan beroperasi 24 jam sehari di ruang-

ruang tertentu. Keperluan suhu bagi ruang koleksi bahan perpustakaan perlu ditetapkan di bawah 23°C

yang bertujuan melindungi bahan bercetak.

Berdasarkan Carta – 10 penggunaan eletrik mengikut bulan adalah sekata kecuali pada bulan Oktober

hingga Disember di mana data menunjukkan penggunaan negatif berbanding bulan sebelumnya. Bagi

penggunaan elektrik di Bangunan Perpustakaan Raja Zarith Sofiah, tiada laporan kerana penggunaan

meter yang dikongsi bersama dengan bangunan lain.

Carta – 10

Documents

BAHAGIAN LAPORAN PENTADBIRAN DAN KEWANGAN TAHUNANportal.psz.utm.my/quality/images/stories/kualiti/dokumentasi/laporan/... · Pembantu Tadbir (P/O) Pembantu Operasi KETUA PUSTAKAWAN