47

BAB IV

TUGAS KHUSUS

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ( SOP )

A. Pengertian SOP

Standar Operasional Prosedur/ SOP adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja

instansi pemerintah berdasar indikator - indikator teknis, administratif dan

prosedural sesuai dengan tata ke rja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit

kerja yang bersangkutan. Tujuan SOP adalah menciptakan komitmen

mengenai apa yang dikerjakan oleh satuan unit kerja instansi pemerintahan

untuk mewujudkan good governance.

SOP tidak saja bersifat internal tetapi juga eksternal, karena SOP selain

digunakan untuk mengukur kinerja organisasi publik yang berkaitan dengan

ketepatan program dan waktu, juga digunakan untuk menilai kinerja

organisasi publik dimata masyarakat berupa responsivitas, responsibilitas dan

akuntabilitas kinerja instansi pemerintah, karena itu sudah seharusnya setiap

satuan unit kerja pelayanan publik instansi pemerintah memiliki SOP sebagai

acuan dalam bertindak, agar akuntabilitas kinerja instansi pemerintah dapat di

evaluasi dan diukur. Adapun pengertian SOP menurut Depkes dan KARS :

1. Suatu perangkat instruksi atau langkah-langkah kegiatan yang dibakukan

untuk memenuhi kebutuhan tertentu klien (Depkes RI, 2004)

2. Merupakan tata cara atau tahapan yang harus dilalui dalam suatu proses

kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seorang yang berwenang atau yang

bertanggungjawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau

kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif

dan efisien (Depkes RI, 1995)

48

3. Merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui

untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000).

B. Tujuan SOP

1. Tujuan Umum

Mengarahkan serangkaian kegiatan untuk mencapai tujuan yang efisien

dan efektif sehingga konsisten dan aman untuk meningkatkan mutu

pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.

2. Tujuan Khusus

- Menjaga konsisten tingkat penampilan kerja atau kinerja

- Merupakan parameter untuk menilai mutu kinerja dan pelayanan

- Mematikan penggunanan sumberdaya para efektif dan efisien

C. Fungsi SOP

1. Memperkuat tugas petugas atau tim

2. Sebagai dasar hukum dan etika bila terjadi penyimpangan

3. Mengetahui dengan jelas hambatan-hambatan

4. Mengarahkan disiplin dalam bekerja

5. Sebagai pedoman dalam melaksanakan pekerjaan rutin

D. Persyaratan Membuat SOP

1. Harus tertulis dan dapat diterima pada suatu tingkat praktek, mudah

dimengerti oleh para pelaksananya.

2. Mengandung komponen struktur (peraturan), proses (tindakan) dan hasil

(outcomes).

3. SOP dibuat berorientasi pada pelanggan, staf dan sistem dalam organisasi.

Pernyataan standar mengandung apa yang diberikan kepada pelanggan/

pasien, bagaimana staf berfungsi atau bertindak dan bagaimana sistem

berjalan. Ketiga komponen tersebut harus berhubungan dan terintegrasi.

49

Standar tidak akan berfungsi bila kemampuan atau jumlah staf tidak

memadai.

4. SOP harus disetujui atau disahkan oleh yang berwenang. Jika SOP telah

dibuat, berarti sebagian pekerjaan telah dapat diselesaikan dan sebagian

lagi adalah mengembangkannya melalui pemahaman (desiminasi).

E. Jenis dan Ruang Lingkup SOP

SOP profesi terdapat dua kelompok :

1. SOP untuk aspek keilmuan adalah Standar Operasional Prosedur/ SOP

mengenai proses kerja.

2. SOP untuk aspek manejerial adalah Standar Operasional Prosedur

mengenai proses kerja yang menunjang Standar Operasional Prosedur

keilmuan dan pelayan non keilmuan.

F. Prinsip Dasar Penyusunan SOP

1. Bentuk tim penyusunan Standar Operasional Prosedur/ SOP, perhatikan

tujuan umum yang hendak dicapai.

2. Pertimbangkan prosedur dalam satu kesatuan utuh terdiri dari kumpulan

beberapa prosedur yang lebih kecil.

3. Susun Standar Operasional Prosedur sebelum melaksanakan kerja baru

4. Tinjau kepustakaan dan informasi yang relevan.

50

G. SOP Kegiatan yang ada di Seksi Kefarmasian, Alkes, Pengawasan Kosmetik, Makanan dan Minuman Dinas Kesehatan Majalengka.

1. Prosedur Pengadaan Obat dan Perbekalan Kesehatan di Dinas

Kesehatan Majalengka

Puskesmas sekabupaten majalengka mengajukan Rencana Kebutuhan

Obat/ RKO ke Dinas Kesehatan c. q Seksi Kefarmasian Alkes, Wastik dan

Mamin

Dilakukan Perhitungan Rencana Kebutuhan Obat/ RKO

Pemenang Penyedia Obat

Dilakukan proses pengadaan obat di

Unit Pelayanan Pengadaan ( UPP )

51

2. Prosedur Penerimaan Obat dan Perbekalan Kesehatan

Pengiriman obat oleh penyedia obat ke Dinas Kesehatan Kabupaten

Majalengka

Obat dikirim/ datang dari rekanan pemenang

Diperiksa oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan/ PPHP

Obat diterima oleh Dinas Kesehatan

Sesuai Tidak sesuai

Dikembalikan

Nama obat, sediaan, kemasan, no. batc, ED, jumlah dan fisik.

Proses pembukuan/ administrasi

Barang diterima

Serah terima dengan Sie Kefarmasian

Berita Acara Pemeriksaan

52

3. Prosedur Penyimpanan Obat

Obat

di

Obat datang

Obat

Di Disimpan secara alfabetis, FIFO/ FEFO/ sesuai dengan jenis sediaan

Dicatat dikartu stok

Narkotik, Psikotropik

Lemari khusus tidak dipergunakan untuk

menyimpan bahan lain selain narkotika

Dibuat dari kayu/ bahan lain yang kuat

Anak kunci lemari khusus dipegang oleh

pegawai yang diberi kuasa

Lemari khusus harus diletakan ditempat

yang aman dan yang tidak diketahui umum

Dicatat dikartu stok

Obat ED

Mengidentifikasi

obat yang sudah

rusak atau

kadaluarsa

Memisahkan obat

rusak atau

kadaluarsa dari

penyimpanan

obat lainnya.

Pencatatan obat

rusak/ ED

53

Obat-obatan hendaklah disimpan pada kondisi yang sesuai seperti

yang telah ditetapkan oleh pabriknya, seperti terlindung dari cahaya,

kelembaban, harus dijaga tidak beku. Apabila kondisi suhu khusus

dipersyaratkan, area penyimpanan sebaiknya dilengkapi dengan alat

pencatat suhu yang sensitif sehingga dapat memperlihatkan tanda (alarm)

apabila terjadi kondisi suhu yang tidak diinginkan. Monitoring suhu

dilakukan secara berkala dan dilakukan pencatatan.

Sistem yang digunakan menjamin pelaksanaan first in first out bagi

obat-obatan yang akan didistribusikan. Produk-produk yang mendekati

daluarsa dan yang telah daluarsa disimpan terpisah dari stok obat yang

masih baik.

Untuk obat-obat yang mengalami kerusakan kemasan, tutup atau yang

diduga kemungkinan mengalami kontaminasi sebaiknya dipisahkan.

Apabila obat tersebut tidak segera dimusnahkan, sebaiknya disimpan

dalam area terpisah dengan penandaan yang jelas sehingga dapat

mencegah terjadinya kesalahan penyaluran.

54

Beberapa hal yang berkaitan dengan dokumentasi penyimpanan obat,

antara lain :

a. Koordinator gudang mencatat data obat yang diterima pada Kartu

Barang dengan mengacu pada Faktur atau Surat Penyerahan Barang.

b. Faktur atau Surat Penyerahan Barang diarsipkan berdasarkan nomor

urut dan tanggal penerimaan.

Penyimpanan khusus

Beberapa jenis obat memerlukan tempat penyimpanan khusus,

termasuk diantaranya vaksin, narkotika dan bahan obat yang

mudah terbakar. Vaksin memerlukan cold chain khusus dan harus

dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik.

Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari

khusus dengan kunci ganda dan selalu dalam keadaan terkunci.

Kunci harus disimpan oleh Penanggung jawab gudang, atau yang

dikuasakannya. Bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter

harus disimpan dalam ruangan khusus, sebaiknya disimpan pada

bangunan yang terpisah dari gudang induk.

55

4. Prosedur Pengeluaran Obat

Permintaan dari PKM (LPLPO) yang sudah Diverifikasi

Dicek kesesuaian permintaan dan penggunaan bulan sebelumnya

Konfirmasi ke PKM yang bersangkutan

Tidak sesuai

Disesuaikan dengan stok yang ada digudang

Sesuai dan rasional

56

5. Prosedur Distribusi Obat

Memberikan LPLPO

Disesuaikan dengan volume

yang ada

Stok terbatas

Dicatat dibuku pengeluaran dan

komputerisasi

Stok memenuhi

Didokumentasikan pada

DBMB

Dicatat dikartu stok

PUSKESMAS

Seksi Farmasi

Perhitungan

Pemberian Sediaan

Obat dan Alat

Kesehatan di Gudang

Farmasi

Pembuatan DBMB

Pemberian Obat dan

Alat Kesehatan

Pengambilan

Obat Oleh

Petugas

Puskesmas

Pengecekan Antara

DBMB dan Jumlah

Obat yang Diberikan

Pengambilan Sediaan

Obat dan Alat

Kesehatan Berdasarkan

Sumber Dana

Obat disiapkan

57

Kegiatan Pendistribusian merupakan suatu rangkaian kegiatan yang

penting karena obat harus disalurkan kepada pemesan yang sah dan tepat

meliputi penerimaan pesanan, pengeluaran dari gudang dan pengiriman.

Perencanaan dan jadwal pengiriman obat harus dikondisikan sedemikian rupa

sehingga tidak terjadi penumpukan melebihi kapasitas gudang atau sarana

pelayanan yang dituju. Penyaluran dilaksanakan kepada unit-unit penerima

yang dapat dipertanggungjawabkan berdasarkan ketentuan perundang-

undangan.

Dokumentasi pelaksanaan penyaluran dibuat dengan lengkap sehingga

setiap penyerahan obat dapat dipertanggungjawabkan setiap saat dilakukan

pemeriksaan dan evaluasi. Selain itu, dokumentasi pelaksanaan dibuat dengan

tepat sehingga data tiap bets obat yang disalurkan selalu lengkap dan aktual

serta dapat diperoleh dengan segera, mudah diikuti dan ditelusuri untuk

memudahkan pelaksanaan tindakan penarikan kembali yang efektif dan cepat.

Prosedur pelaksanaan penyaluran diatur dengan seksama sehingga obat yang

pertama masuk didistribusikan lebih dahulu.

Informasi yang harus ada pada dokumen penyaluran obat, yaitu :

a. Tanggal penyaluran.

b. Nama dan alamat tujuan.

c. Informasi identitas produk, yang terdiri dari nama, bentuk sediaan,

kekuatan, jumlah dan kualitas produk.

d. Nomor bets dan tanggal daluarsa.

e. Transportasi yang sesuai dan kondisi penyimpanan.

Dalam rangka menjamin kualitas obat yang disalurkan, harus disediakan

sarana transportasi dengan kondisi yang sesuai dengan obat yang akan

dikirim, misalnya vaksin dengan mobil box yang memiliki suhu tertentu.

58

6. Prosedur Pelaporan di Seksi Kefarmasian Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka

a. Prosedur Pelaporan Peresepan Puskesmas.

Puskesmas mengisi formulir pelaporan untuk tiga penyakit ISPA Non

Pneumoni, Diare Non Spesifik dan Mialgia

Pasien diambil dari registrasi harian satu kasus perhari untuk setiap

diagnosis terpilih dengan terkumpul sekitar 25 kasus per diagnosis

terpilih

Bila pada hari tersebut tidak ada pasien dengan diagnosis tersebut kolom

dikosongkan dan diisi dengan diagnosis yang sama yang diambil pada

hari berikutnya

Untuk masing-masing diagnosis tersebut diambil pasien dengan urutan

pertama pada hari pencatatan diagnosis diambil yang tunggal

Puyer dan obat kombinasi ditulis rincian jenis obatnya

Istilah antibiotik termasuk kemoterapi dan antiamuba

59

b. Pelaporan Penyediaan Obat Generik

Pasien diambil dari registrasi harian satu kasus perhari untuk setiap

diagnosis terpilih dengan terkumpul sekitar 25 kasus per diagnosis

terpilih

Bila pada hari tersebut tidak ada pasien dengan diagnosis tersebut kolom

dikosongkan dan diisi dengan diagnosis yang sama yang diambil pada

hari berikutnya

Untuk masing-masing diagnosis tersebut diambil pasien dengan urutan

pertama pada hari pencatatan diagnosis diambil yang tunggal

Puyer dan obat kombinasi ditulis rincian jenis obatnya

Istilah antibiotik termasuk kemoterapi dan antiamuba

Jumlah penyakit ditotal termasuk obat, resep dan antibiotik

Laporan dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kab/ Kota paling lambat tanggal

10 tiap bulannya

Puskesmas mengisi format laporan penyediaan obat

generik

Ditanda tangani oleh pengelola obat dan Kepala

Puskesmas

Nama obat, jumlah obat dan total harga obat

60

c. Pelaporan Penggunaan Obat Generik

Dilaporkan setiap tiga bulan

Buku stok

Rekap obat perhari

Puskesmas menerima obat dari Instalasi

farmasi Kabupaten Majalengka

Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka c.q Sie

Kefarmasian, Alkes, Wastik dan Mamin

Rekap obat perbulan

61

d. Pelaporan Narkotika dan Psikotropika

Apotek, Puskesmas laporan menggunakan email dengan software

yang sama.

Laporan dibuat secara rutin setiap bulan yang dikirimkan/ ditujukan

kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Majalengka sudah

secara online

Laporan sipnap dikirimkan melalui email paling lambat tanggal 1-5

awal bulan.

Jumlah pengeluaran

Sisa obat

62

e. LPLPO ( Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat )

1. Kegunaan LPLPO

a) Sebagai bukti pengeluaran obat di Unit Pengelola Obat dan

Perbekalan Kesehatan

b) Sebagai bukti penerimaan obat di Puskesmas

c) Sebagai Surat permintaan/ pesanan obat dari Puskesmas kepada

Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota cq. Seksi Kefarmasian, Alat

Kesehatan, Pengawasan Kosmetik, Makanan dan Minuman

d) Sebagai bukti penggunaan obat di Puskesmas

63

2. Isi LPLPO

a) Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan

b) Nama Puskesmas yang bersangkutan

c) Nama kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas

d) Nama Kabupaten/ Kota dari wilayah kecamatan yang

bersangkutan.

e) Tanggal pembuatan dokumen

f) Bulan bersangkutan untuk satuan kerja Puskesmas

g) Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat diisi

dengan nama bulan bersangkutan

h) Jika dengan mengajukan permintaan obat (termasuk pelaporan data

obat) diisi dengan periode distribusi bersangkutan.

3. Laporan Pemakaian dan Lembaran Permintaan Obat dibuat rangkap 3

( tiga) :

a) Lembar putih untuk gudang

b) Lembar merah untuk Puskesmas

c) Lembar biru untuk Dinas Kesehatan

7. Prosedur Perizinan PIRT

a. Prosedur Perijinan

Mengajukan permohonan untuk mendapatkan sertifikasi Produksi

Pangan Industri Rumah Tangga kepada Kepala Dinas Kesehatan Kota/

Kabupaten. Akan dilakukan Pemeriksaan berkas ( 1 hari )

Menunggu waktu pelaksanaan penyuluhan keamanan pangan yang

dilaksanakan setiap 3 bulan sekali ( 1 hari s/d 3 bulan )

64

b. Syarat Permohonan Ijin :

Total waktu ± 3 bulan

Pemohon diwajibkan mengikuti penyuluhan keamanan pangan selama

2 hari dan diperiksa sarana produksinya sebanyak dua kali.

Mengikuti acara penyuluhan keamanan pangan ( 2 hari )

Pemeriksaan sarana (1 hari s/d 14 hari) setelah penyuluhan keamanan

pangan

Mengikuti Penyuluhan Keamanan Pangan

Mengisi formulir permohonan izin PIRT

Foto copy KTP, 1 lembar

Audit Sarana PIRT yang mengajukan perizinan

Sertifikat PIRT dan Keamanan Pangan

65

Pas foto 4 x 6, 2 lembar

Menyertakan rancangan label Makanan/

Minuman