17

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Organisasi

Dalam ini penulis akan membahas tinjauan umum orgsnisasi diantaranya

mengenai sejarah dan perkembangan singkat perusahaan, visi dan misi perusahaan,

struktur organisasi divisi pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan, kegiatan usaha

divisi pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan. Adapun hasil yang penulis peroleh

mengenai tentang hasil perumusan masalah, pelaksanaan surat masuk pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan, metode yang digunakan dalam menagani surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan, kendala dalam pelaksanaan surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan, cara mengatasi kendala pada Pusdiklat Bahasa

Badiklat Kemhan.

3.1.1. Sejarah dan Perkembangan Singkat Organisasi

Proses pembentukan Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan tidak terjadi begitu

saja, embrionya diawali sejak tahun 1976 yang didirikannya Prolemsa pada tanggal

30 september 1976 di jalan Bendungan Hilir Jatiluhur Jakarta Pusat kemudian pada

tanggal 15 Oktober 1979 pembinaannya dialihkan kepada Kepala Staf Angkatan Laut

(KASAL). Sehubung reorganisasi ABRI pada awal 1985 Lensa Hankam dialihkan

pembinaannya dari TNI AL ke Dephankam sebagai unit pelaksanaan teknis Pusdiklat

Kemhan dengan sebutan Sebasa Hankam (Sekolah Bahasa Pertahanan Keamanan).

Dan sejak tahun 1991 berdasarkan Skep/10VII/1991 berlokasi di jalan jati No. 1

18

Pondok Labu Jakarta Selatan, melaksanakan reorganisasi pada tanggal 22 juli 1991

menjadi Pusbasa Hankam dan secara struktur organisasidi bawah pembinaan Badiklat

Dephan berdasarkan keputusan Mentri Pertahanan Nomor: Kep/19/M/XII/2000

tanggal 20 Desember 2000. Pada tahun 2010 mengalami perubahan menjadi nama

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

Menurut Peraturan Mentri Pertahanan Nomor : Per/58 tahun 2014 tanggal 16 Oktober

2014 Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan disebut Pusdiklat Bahasa adalah unsur

pelaksanaan tugas dan fungsi Badan yang dinpimpin oleh Kepala Pusat Pendidikan

dan Pelatihan Bahasa disebut Kapusdiklat Bahasa mempunyai tugas melaksanakan

pendidikan dan pelatihan di bidang bahasa daerah, bahasa Indonesia dan bahasa asing

di lingkungan Kementrian Pertahanan dan TNI, melaksanakan evaluasi

pengembangan pendidikan dan pelatihan bahasa serta pembinaan alih bahasa dan juru

bahasa melaksanakan asistensi pendidikan dan pelatihan bahasa atau sekolah bahasa

di lingkungan Kementrian Pertahanan TNI.

Adapun visi dan misi pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan diantara lain

yaitu:

VISI

Dalam melaksanakan tugasnya Pusdiklat Bahasa memiliki visi untuk dapat dijadikan

andalan bagi Kementrian Pertahanan dalam bidang kebahasaan dan kebudayaan.

MISI

Untuk melaksankan visi tersebut maka Pusdiklat Bahasa memiliki misi yang

dilakukan diantaranya:

19

1. Mempersiapkan personil Kemhan dan TNI dengan kemampuan dan keterampilan

berbahasa serta pengetahuan kebudayaan sesuai kebutuhan penugasan.

2. Mempersiapkan personil mancanegarayang akan mengikuti pendidikan atau di

tugaskan di Indonesia dengan kemampuan dan keterampilan berbahasa serta

pengetahuan berbudaya Indonesia.

3. Mendukung tugas pokok Kemhan dan TNI yang berkaitan dengan aspek

kebahasaan dan kebudayan.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Tata Kerja

1. Struktur Organisasi Tata Usaha

Struktur organisasi perangkat pelaksanaan suatu organisasi di bagian tata usaha

yang di sebut Subbag TU memiliki suatu organisasi yang sederhana dapat diartikan

sebagai susunan lapisan atau bagian yang sistematis.Organisasi dan struktur sifatnya

dinamis, sehingga jika terjadi perubahan pada organisasi baik didalam maupun

perubahan diluar organisasi sebaiknya struktur perlu diadakan perubahan.

Struktur organisasi dalam suatu lembaga di Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

disesuaikan dengan kebutuhan sehingga bermanfaat bagi organisasi untuk mencapai

tujuan yang efektif dan efesien.Keperluan ini terutama untuk pimpinan organisasi

untuk menetapkan kapan suatu organisasi masih tetap dipertahankan atau kapan

dilakukan perubahan sesuai dengan kondisi organisasi.

Struktur organisai merupakan suatu gambaran atau konsep kerja pada pusdiklat

bahasa badiklat kemhan tentang bagian yang satu dengan bagian yang lainnya agar

tercipta kerja sama yang baik antara semua bagian. Dengan adanya suatu organiasi di

20

Kasubbag TU

Staff Penanganan Surat Masuk

Staff Penanganan Surat Keluar

Staff Bagian Pengantaran Surat

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan, maka semua bagian yang terlibat akan

mengetahui apa yang harus mereka kerjakan dan kepada siapa harus dipertanggung

jawabkan. Setiap pelaksanaan yang akan dikerjakan terdapat suatu kesatuan dalam

pencapaian tujuan.

Berikut bagan struktur organisasi pada bagian Tata Usaha Pusdiklat Bahasa

Badiklat Kemhan dapat dilihat pada gambar berikut ini.

Sumber: HRD Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

Gambar III.1. Struktur Organisasi Subbagian Tata Usaha

2. Tata Kerja Organisasi

Sesuai dengan struktur organisasi di atas, maka pembagian tugas dan

tanggung jawab dari masing-masing bagiannya adalah:

A. Kasubbag Tata Usaha

Berikut tugas dan tanggung jawab jabatan, yaitu:

1) Memberikan bimbingan kepada karyawan agar dapat berkerja sama dengan

baik pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

21

2) Menggerakan karyawan agar dapat berkerja dengan maksimal pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan.

3) Memberikan pentunjuk kepada setiap karyawan yang belum dapat memahami

tugasnya.

4) Tanggung jawab Kasubbag TU menyelesaikan tugas-tugasnya dengan baik.

5) Mempertanggung jawabkan atas apa yang telah dikerjakan dan dijalankan agar

mendapatkan hasil yang maksimal.

B. Staff Penanganan Surat Masuk

Berikut tugas dan tanggung jawab jabatan, yaitu:

1) Menerima dengan baik surat masuk dari perusahaan lain.

2) Mencatat semua surat masuk kepada buku agenda dengan teliti dan benar.

3) Menjaga dengan baik surat masuk apabila surat tersebut bersifat rahasia.

4) Membedakan antara surat rahasia dan surat biasa.

5) Melakukan pengarsipan pada surat masuk.

C. Staff Penanganan Surat Keluar

Berikut tugas dan tanggung jawab jabatan, yaitu:

1) Membuat surat balasan atau surat keputusan untuk perusahaan lain.

2) Mencatat kembali Surat yang telah dicatat pada Staff penangan surat masuk.

3) Menjalakan perintah Kasubbag TU apabila membutuh surat baru.

4) Membuat lembaran kegiatan pada perusahaan.

5) Pembuatan surat cuti untuk karyawan.

6) Melakukan pengarsipan pada surat keluar.

22

D. Staff Bagian Pengantar Surat

Berikut tugas dan tanggung jawab jabatan, yaitu:

1) Mengantarkan berbagai surat kepada divisi yang terdapat diperusahaan.

2) Memberikan tanda tanggan apabila surat tersebut sudah dikirim.

3.1.3. Kegiatan Organisasi

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan merupakan lembaga yang bergerak

dibidang pendidikan.Khususnya Pendidikan dan Pelatihan bahasa Indonesia, dan

basaha asing seperti bahasa inggris, bahasa arab, bahasa jepang, bahasa jerman, dan

bahasa mandarin di lingkungan Kemhan dan TNI.Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

memiliki tugas dan tanggungjawab sebagai penyelenggaran pendidikan dan pelatihan

dibantu oleh beberapa bidang atau bagian yang terdiri dari:

1. Bidang Renmin

a. Penyiapan bahan perumusan dan pelaksanaan kebijakan teknis dibidang

pendidikan dan pelatihan bahasa daerah, bahasa Indonesia dan bahasa asing.

b. Penyiapan bahan perencanaan kebutuhan dan program serta kurikulum

pendidikan.

c. Penyiapan bahan pelaksanaan standarisasi pendidikan dan pelatihan

2. Bidang Opsdiklat

a. Penyiapan bahan perumusan, pelaksanaan serta evaluasi adminstrasi dan

operasional, pendidikan dan pelatihan.

b. Penyiapan bahan dukungan administrasi pendidikan dan pelatihan.

c. Penyiapan bahan pengendalian operasional pendidikan dan pelatihan .

23

d. Penyiapan bahan pembinaan dan tenaga pendidikan.

e. Penyiapan bahan dukungan dan pembinaan alat intruksi dan alat penolong

intruksi.

f. Penyiapan bahan perumusan alih bahasa dan juru bahasa.

g. Penyiapan bahan pelaksanaan sertifikasi pendidikan dan pelatihan

3. Bidang Evkat Mutu Diklat

a. Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis dan pelaksaan akreditasi serta

standarisasi teknis dibidang evaluasi dan pelaporan pendidikan dan pelatihan.

b. Penyiapan bahan evaluasi pelaksanaan, pengawasan dan pengendalian serta

laporan hasil pendidikan dan pelatihan.

c. Pengelolaan dokumentasi, kepustakaan, data serta informasi pendidikan dan

pelatihan.

d. Pemberian pelayanan teknis dibidang evaluasi, pelaporan pendidikan dan

pelatihan serta akreditasi pendidikan dan pelatihan.

4. Tenaga Fungsional Pengajar (Widyaiswara)

a. Widyaiswara memiliki tugas dan tanggung jawab untuk mendidik, mengajar

dan melatih pegawai negeri sipil dan TNI dalam bidang bahasa yang

diselenggarakan oleh Pusdiklat Bahasa.

b. Melaksanakan pekerjaan sebagai ahli bahasa (Interpreter)sesuai dengan

kebutuhan Kmentrian Pertahananan dan TNI.

5. Sub Bagian Tata Usaha

a. Melaksanakan penyiapan bahan pelaksanaan administrasi kepegawaian dan

ketatausahaan Pusdiklat Bahasa.

24

b. Mendukung kegiatan pendidikan yang berupa pemeliharaan dan perawatan

barang yang digunakan dalam proses pendidikan.

3.2. Hasil Penelitian

Hasil penelitian yang penulis meneliti mengenai surat masuk pada Pusdiklat

Bahasa Badiklat Kemhan, sebagai berikut.

3.2.1. Prosedur Surat Masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

Prosedur dalam menangani surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan butuh pengkajian khusus dan teliti dikarenakan menghindari terjadinya

kesalahan dalam penulisan nomor surat pada surat masuk dan pengarsipannya untuk

memberikan kemudahan saat pencarian kembali.Tujuan adanya prosedur untuk

mempermudah proses masuknya surat agar tidak ada terjadinya kekeliruan dalam

penanganan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

Berikut bagan alur atau flowchart prosedur surat masuk pada Pusdiklat Bahasa

Badiklat Kemhan.

25

Subbag TU Kasubbag TU Kapusdiklat Bahasa

Sumber: HRD Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

Gambar III.2.Flowchart Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

Dokumen

Pencatatan dan

Pengklasifikasi

an

Pengecekan Lembar

Disposisi

Pendistribusian

Surat Masuk

Proses atau

Pencatatan

Pencatatan

Pendistribusian

Surat Masuk

Arsip

Mulai

Selesai

26

Gambar flowchart di atas merupakan alur atau proses masuknya surat surat

dari berbagai perusahaan lain yang telah diterima oleh Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan. Berikut penulis akan menjelaskan secara singkat proses terjadinya

penanganan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan.

1. Subbag Tata Usaha

Subbag Tata Usaha pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan berfungsi untuk

menangani semua dokumen yang mengenai surat masuk pada Pusdiklat Bahasa

Badiklat Kemhan dikarenakan Subbag Tata Usaha mencangkup semua berjalannya

surat masuk hingga proses pengarsipan. Pertama kali yang dilakukan oleh Subbag

Tata Usaha yaitu menerima dokumen-dokumen surat masuk yang berkaitan

dengan perusahaan dan melakukan pengecekan apabila surat masuk tersebut

terdapat surat yang rahasia untuk atasan. Proses pencatatan yang dilakukan oleh

bagian Subbag TU pertama kali dengan menggunakan dua metode yaitu metode

buku agenda dan kartu kendali (dapat dilihat pada lampiran E1) yang dilakukan

oleh perusahaan yaitu pengecekan kepada siapa surat itu akan dituju dan kemudian

diberikan lembar disposisi setelah ditindaklanjuti oleh bagian Kapusdiklat Bahasa.

Subbag Tata Usaha juga berfungsi sebagai pencatatan pendistribusian surat

masuk yang telah di proses oleh bagian Kasubbag Tata Usaha untuk dikirim

kepada divisi yang diperlukan. Setelah proses berjalannya surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan akan dilakukan pengarsipan pada bagian

Subbag Tata Usaha.

27

2. Kasubbag Tata Usaha

Kasubbag Tata usaha pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan memiliki

tugas untuk mengecek kembali surat yang telah ditangani oleh Subbag Tata Usaha

apabila terjadi kesalahan atas pengecekan sebelumnya. Kasubbag Tata Usaha juga

memiliki fungsi yaitu pendistribusian surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan, pendistribusian surat masuk yang dilakukan oleh petugas pada bagian

Kasubbag Tata Usaha kemhan dituju kepada berbagai divisi yang ada pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan diantaranya yaitu:

a. Kepala Bidang Perencanaan Pendidikan dan Pelatihan.

b. Kepala Bidang Program Anggaran dan Laporan.

c. Subbidang Program Pendidikan dan Pelatihan.

d. Kepala Bidang Operasi Pendidikan dan Pelatihan.

e. Kepala Subbidang Operasi Pendidikan.

f. Subbidang Pelatihan dan Fasilitan Pembelajaran.

g. Subbidang Alih Bahasa dan Juru Bahasa.

h. Kepala Bidang Evaluasi dan Peningkatan Mutu Pendidikan dan Pelatihan.

i. Kepala Subbidang Evaluasi dan Laporan Pendidikan dan Pelatihan.

j. Subbidang Peningkatan Mutu Pendidikan dan Pelatihan

k. Fungsional Pengajar.

3. Kapusdiklat Bahasa

Kapusdiklat Bahasa pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan memiliki

kegiatan yaitu melakukan pemberian lembar disposisi kepada surat yang telah

28

diproses oleh bagian Subbag Tata Usaha untuk dikembalikan lagi pada bagian

Kasubbag Tata Usaha agar dapat dilakukan pendistribusian surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan. Setelah surat diberikan lembar disposisi akan

di lakukan pengecekan pada bagian Subbag Tata Usaha dan akan dilakukan

pencatatan pencatatan pendistribusian surat masuk kemudian surat masuk yang

telah mengikuti semua proses akan diarsipkan pada bagian Subbag Tata Usaha.

3.2.2. Metode Penanganan Surat Masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan

Berdasarkan hasil penelitian penulis terdapat dua metode dalam penaganan

surat yang masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan, dengan uraian, sebagai

berikut.

1. Penanganan Surat dengan Sistem Buku Agenda

Sesuai dengan pelaksanaan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan penanganan surat masuk dengan metode buku agenda (dapat dilihat pada

lampiran D1) yang ditangani oleh bagian tata usaha, sebagai berikut.

A. Penerimaan surat

Langkah-langkah penerimaan surat, sebagai berikut.

1) Mengumpulkan surat masuk.

2) Menghitung jumlah surat masuk.

3) Memeriksa ketepatan alamat si pengirim.

4) Mengelompokkan surat berdasarkan jenisnya.

5) Membubuhkan tanda tangan sebagai bukti surat telah diterima.

29

B. Penyotiran Surat

Beberapa tahap dalam penyotiran surat, meliputi:

1) Memisahkan antara surat dinas dan surat pribadi.

2) Menggolongkan surat dinas berdasarkan keamanan isinya antara lain: surat

rahasia, surat konfidensial dan surat biasa.

3) Mengelompokan surat yang memerlukan penanganan khusus.

C. Pencatatan Surat

Kegiatan dalam pencatatan surat, meliputi:

1) Membuka dan membaca isi surat, serta menulis pokok surat

2) Memeriksa lampiran

3) Membutuhkan tanggal dan paraf penerimaan surat

4) Mengagendakan surat masuk kedalam buku agenda tunggal atau buku agenda

kembar.

D. Pengarah Surat Masuk

Surat masuk yang sudah di agendakan ke dalam buku agenda perlu di arahkan agar

lebih jelas kepada siapa surat tersebut diarahkan dengan disertai lembar disposisi

(dapat dilihat pada lampiran C1).

E. Penggandaan surat

Penggandaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan fotocopy, stensil,

printer, mesin ketik dan lain-lain.

F. Penyampaian surat

Penyampaian surat kepada orang yang dimaksud dengan surat.

G. Penyimpanan surat

30

Langkah-langkah dalam penyimpanan surat, antara lain:

1) Mengindeks surat dengan sistem tertentu

2) Memberi kode surat

3) Menyimpan surat pada folder atau map snelhecter.

2. Penanganan Surat Dengan Sistem Kartu Kendali

Penanganan surat masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan

menggunakan sistem kartu kendali (dapat dilihat pada lampiran E1). Prosedur

penanganan suratmasuk dengan sistem kartu kendali,sebagai berikut.

A. Penerimaan surat dapat dilakukan melalui pos, caraka atau kurir, ekspedisi dan

lain-lain.

B. Pencatatan surat sesuai dengan jenis surat masuk.

C. Pengarahan, seorang pengarahan surat harus mengetahui seluk-beluk aktivitas

kantor dan organisasi kantor serta mengenal staf pimpinan. Pengarahan surat

menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.

D. Pengolahan pada unit pengolahan terdapat tiga bagian yaitu, pimpinan unit

pengolah, tata usaha unit pengolah, dan pengolah surat atau pelaksana sesuai

dengan disposisi dari pimpinan.

E. Penataan surat (arsiparis) menerima kartu disposisi yang telah diparaf oleh petugas

tata usaha unit pengolah dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta

penyimpanan dalam kotak kartu kendali (sebagai bukti bahwa surat masih ada

pada unit pengolah atau sedang diproses).

31

Penulis menganalisis lebih lanjut dalam penanganan surat masuk pada

Pusdiklat Bahasa Badiklat Kemhan yang terkait dalam menggunakan 2 (dua) metode,

yaitu metode buku agenda dan metode kartu kendali. Namun, pada Pusdiklat Bahasa

Badiklat Kemhan lebih dominan pencatatannya menggunakan buku agenda

dikarenakan buku agenda memiliki kolom lebih detail dalam pencatatan surar masuk.

Seperti, adanya kolom pembuatan jumlah surat yang diterima dan petunjuk pada

nomor yang telah dikembalikan oleh penerima surat masuk, di mana tidak terdapat

pada kolom kartu kendali. Kartu kendali digunakan hanya apabila surat yang diterima

diberikan kepada yang dituju.

3.2.3. Kendala dalam Menangani Surat Masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan

Dalam menangani surat masuk pegawai tata usaha memiliki kendala dalam

menjalankan pekerjaannya, dan tentu ini menjadi hambatan bagi pegawai untuk

melakukan pekerjaan dalam waktu singkat. Berikut kendala dalam pelaksanaan surat :

1. Lambatnya dalam penerimaan surat masuk sehingga mengalami kesulitan dalam

melakukan penangan surat masuk dengan cepat.

2. Mengalami kesulitan dalam penulisan nomorsurat dikarenakan ada sebagian

surat yang tidak urut dalam penomoran.

3. Mengalami kesulitan dalam pencarian fisik surat dikarenakan adanya surat yang

tidak sesuai dengan penyimpanannya.

4. Adanya surat tidak jelas jenis suratnya, sehingga membutuhkan waktu untuk

memproses surat tersebut.

32

5. Surat lama dibagian tertentu untuk dibuatkan jawaban sekiranya surat itu

membutuhkan jawaban.

3.2.4. Cara Menangani Kendala Surat Masuk pada Pusdiklat Bahasa Badiklat

Kemhan

Cara untuk mengatasi kendala yang terjadi dalam penangan surat masuk,

sebagai berikut.

1. Setiap surat yang masuk melalui satpam, segera diberikan langsung atau

diserahkan langsung kepada bagian tata usaha untuk segera ditindak lanjuti.

2. Teliti dalam menuliskan nomor surat sehingga mempermudah surat selanjutnya

yang akan ditangani selanjutnya.

3. Arsiparis harus lebih teliti untuk mengarsipkan surat yang telah dikembalikan

oleh sipenerima, sehingga mempermudah untuk pencarian fisik surat.

4. Memisahkan surat yang berbentuk sangat rahasia, rahasia, dan biasa agar tidak

terjadi kekeliruan dalam penanganan surat masuk yang akan diserahkan kebagian

yang dituju.