22

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Tinjauan Umum Perusahaan

3.1.1. Sejarah Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

Cikal bakal pembentukan Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

(BBP2HP) dimulai pada tahun 1978 dengan nama Balai Bimbingan dan pengujian

Mutu Hasil Perikanan (BBPMHP) sebagai Unit Pelaksana Teknis (UPT) Direktur

Jenderal Perikanan Departemen Pertanian yang merupakan Pusat Pengembangan

Teknologi Pengolahan dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan secara Nasional dan

Internasional sesuai dengan perkembangan waktu BBPMHP mengalami beberapa

perubahan yaitu Surat Keputusan Menteri Ekplorasi Laut dan Perikanan Nomor 68

Tahun 2000, tentang organisasi dan tata kerja Balai Pengembangan dari Pengujian

Mutu Hasil Perikanan. Balai Pengembangan dan Pengujian Mutu Hasil Perikanan

mempunyai tugas melaksanakan bimbingan dan pengawasan pengujian mutu hasil

perikanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku BBPMHP

menjalankan fungsi:

1. Pengembangan bimbingan serta penyebarluasann teknologi pengolahan hasil

perikanan dan teknologi alat dan mesih hasil perikanan.

2. Pengembangan dan bimbingan teknik pegujian mutu hasil perikanan

3. Penyiapan bahan standar mutu hasil, teknologi,dan sarana pengolahan serta

metode pengujian mutu hasil perikanan

4. Penerapan sistem jaringan pengujian mutu hasil perikanan

5. Pengawasan dan bimbingan pengujian laboratorium.

23

Pada tahun 1990 dengan kompetensi yang dimiliki BBPMHP dijadiakan

acuan bagi laboratorium pengujian perikanan didaerah (LPPMHP) yang dimilikioleh

ditjen perikanan Departemen Pertanian. Sebagai acuan untuk memenuhi

kompetensinya.dan balai dijadikan pusat pelatihan (centre of execellence) untuk

kementerian lainnya seperti BPOM,kemendag,kememperin dan lain lain.

Pada tahun 2006 terjadi perubahan yang sebelumnya BBPMHP merupakan

UPT eleson III berubah menjadi UPT Direktorat Jenderal Pengolahan dan Pemasaran

Departemen Kelautan dan perikana eleson II b berdasarkan Peraturan Menteri

Kelautan dan Perikanan nomor 05/MEN/2006 tentang organisasi dan tata kerja

BBP2HP pada tahun 2010. Dengan adanya per 15/Men/2010 tentang organisai dan

tata kerja Kementerian Kelautan dan Perikanan sebagian fungsi BBP2HP terkait

fungsi pengendalian mutu hasil perikanan beralih Badan Karantina Ikan dan

Pengendalian Mutu.

Lokasi kantor BBP2HP mengalami beberapa kali perubahan antara lain pada

tahun 1978 sampai dengan 1980 menempati gedung Departmen Pertanian di Jalan

Salema Raya Nomor 16 Jakarta Pusat.Pada tahun 1980 sampai dengan 1981

menempati gedung milik Koperasi Mina Bahari di Jalan Juanda Jakarta Pusat pada

tahun 1981 sampai 2009 menempati gedung yang berlokasi di Jalan Muara Baru

Ujung Penjaringan Jakarta 14440. Pada tahun 2009 BBP2HP menempati gedung

yang berlokasi di Jl Raya Setu Cipayung Jakarta Timur.Saat ini gedung BBP2H

berdiri di tiga lokasi yaitu :

1. Gedung BBP2HP 1 sebagai gedung untuk administrasi dan workshop dijalan Raya

Setu Cipayung No 70 Jakarta Timur

2. Gedung BBP2HP II sebagai gedung untuk pengujian laboratorium di Kecamatan

Cipayung Jakarta Timur

24

3. Gedung pengolahan dan Cold storage di Jalan Muara Baru Jakarta Utara

3.1.2 Struktur dan Tata Kerja Perusahaan

Pada Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan (BBP2HP) terdapat

struktur organisasi secara lengkap terdapat pada lampiran gambar 1 dan di bawah ini

merupakan struktur organisasi Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

(BBP2HP).

Sumber : Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

Gambar III.1

Struktur Organisasi BBP2HP

KEPALA

BIDANG UJI TERAP TEKNIK PENGOLAHAN DAN

PEMASARAN

BIDANG PENGUJIAN DAN SERTIFIKASI PRODUK BIDANG PELAYANAN

PENGEMBANGAN USAHA

SEKSI SARANA PENGEMBANGAN USAHA

SEKSI UJI TERAP TEKNIK PEMASARAN

SEKSI SERTIFIKASI PRODUK

SEKSI PELAYANAN INFORMASI

SEKSI UJI TERAP TEKNIK PENGOLAHAN

SEKSI PENGUJIAN

SUBBAGIAN KEUANGAN

SUBBAGIAN UMUM

BAGIAN TATA USAHA

SUBBAGIAN PERENCANAAN

KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL

25

3.1.3. Deskripsi Pekerjaan

Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan Jakarta mempunyai tugas

melaksanakan bimbingan dan pengawasan pengujian mutu hasil perikanan sesuai

dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku menjalankan fungsi:

1. Pengembangan bimbingan serta penyebarluasann teknologi pengolahan hasil

perikanan dan teknologi alat dan mesih hasil perikanan.

2. Pengembangan dan bimbingan teknik pegujian mutu hasil perikanan

3. Penyiapan bahan standar mutu hasil, teknologi,dan sarana pengolahan serta

metode pengujian mutu hasil perikanan

4. Penerapan sistem jaringan pengujian mutu hasil perikanan

5. Pengawasan dan bimbingan pengujian laboratorium.

3.1.4. Kegiatan Usaha

Adapun tugas dari masing-masing bagian dari struktur organisasi yang terdapat

pada Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan yaitu sebagai berikut :

1. Kepala mempunyai tugas pokok memimpin, mengkoordinasikan, membina

dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan tugas pokok BBP2HP.

2. Bagian Tata Usaha melaksanakaan perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan

pelaporan program dan anggaran, keuangan, pengelolaan administrasi

kepegawaian, rumah tangga, barang kekayaan milik negara, dan

ketatausahaan di ruang lingkup BBP2HP. Bagian Tata Usaha terdiri dari :

a. Subbagian Perencaraan. Bertugas melakukan penyiapan bahan

perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan

program dan anggaran.

26

b. Subbagian Keuangan. Bertugas melakukan penyiapan bahan perencanaan,

pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan keuangan.

c. Subbagian Umum. Bertugas untuk melakukan penyiapan bahan

perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan evaluasi, serta pelaporan

pengelolaan administrasi kepegawaian, rumah tangga, barang kekayaan

milik negara dan ketatausahaan.

3. Bidang Uji Terap Teknik Pengolahan dan Pemasaran melaksanakan

bimbingan teknis, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan uji terap teknik alat

dan mesin, rancangan bangunan dan tata letak sarana prasarana serta

penyiapan bahan standarisasi teknik pengolahan dan pemasaran hasil

perikanan. Bidang Uji Terap Teknik Pengolahan dan Pemasaran terdiri dari :

a. Seksi Uji Terap Teknik Pengolahan mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan, bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan

uji terap teknik alat dan mesin, rancang bangun dan tata letak sarana

prasarana, serta penyiapan bahan standardisasi teknik pengolahan hasil

perikanan.

b. Seksi Uji Terap Teknik Pemasaran mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan, bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan

uji terap teknik alat dan mesin, rancang bangun dan tata letak sarana

prasarana, serta penyiapan bahan standardisasi teknik pemasaran hasil

perikanan.

4. Bidang Pengujian dan Sertifikasi Produk melaksanakan bimbingan teknis,

pelaksanaan, evaluasi, dan pelaporan pengujian persyaratan kelayakan

pengolahan dan penganeka ragaman produk, sertifikasi produk penggunaan

tanda SNI, dan penyiapan bahan standardisasi nutrisi produk dan metode

27

pengujian hasil perikanan. Bidang Pengujian dan Sertifikasi Produk terdiri

dari :

a. Seksi Pengujian mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan, bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan pengujian

persyaratan kelaykan pengolahan dan penganeka ragaman produk, serta

penyiapan bahan standardisasi nutrisi produk dan metode pengujian hasil

perikanan.

b. Seksi Sertifikasi Produk mempunyai tugas melakukan penyiapan tentang

bahan pelaksanaan, bimbingan teknis, evaluasi, dan pelaporan sertifikasi

produk penggunaan tanda SNI, serta pemeliharaan sistem manajemen

mutu laboratorium dan sertifikasi produk hasil perikanan.

5. Bidang Pelayanan Pengembangan Usaha melaksanakan bimbingan teknis,

pelaksanaan, pengelolaan data informasi dan publikasi, evaluasi, dan

pelaporan dibidang pelayanan informasi dan sarana pengembangan usaha

pengolahan dan pemasaran hasil perikanan. Bidang Pelayanan

Pengembangan Usaha terdiri dari :

a. Seksi Pelayanan Informasi mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan

pelaksanaan, pengelolaan data informasi dan publikasi, serta evaluasi dan

pelaporan dibidang pelayanan informasi pengolahan dan pemasaran hasil

perikanan.

b. Seksi Sarana Pengembangan Usaha mempunyai tugas melakukan

penyiapan bahan pelaksanaan, bimbingan teknis, evaluasi dan pelaporan

dibidang sarana pengembangan usaha pengelolaan dan pemasaran hasil

perikanan.

28

6. Kelompok Jabatan Fungsional bertugas melaksanakan kegiatan penerapan

dan pengujian hasil perikanan serta kegiatan lain yang sesuai dengan tugas

masing-masing jabatan fungsional sesuai dengan ketentuan peraturan

perundang-undangan.

29

3.2. Hasil Penelitian

Dari hasil wawancara dengan Ibu Ria dan Bapak Azil Kaharutman BBP2HP

berdiri sejak 1978, untuk pengelolaan arsip sendiri di BBP2HP sebenarnya masih

lebih sering menggunakan arsip manual, dikarenakan karyawan pada BBP2HP

belom begitu menguasai system arsip elektronik, meskipun sudah beberapa

karyawan yang sudah mengoperasikan arsip elektronik. Penerapan arsip manual di

BBP2HP sama seperti instansi dan perusahaan lainnya untuk proses penerapan atau

penanganan arsip manual adalah pada saat sekretaris menerima surat masuk

sekretaris mencatat surat tersebut kedalam buku agenda, setelah itu sekretaris

membaca terlebih dahulu tujuan dan isi surat tersebut. Dikarenakan pada BBPHP

masih menggunakan sistem arsip yang manual maka setiap surat masuk yang masuk

dicatat terlebih dahulu di buku agenda setelah itu surat tersebut diberikan kepada

kepala bagian masing masing untuk di tindak lanjut. Setelah di tindak lanjut oleh

Kepala bagian dan terdapat disposisinya, sekretaris mengambil kembali surat

tersebut dan menyampaikan isi dari disposisinya, biasanya jika surat tersebut

ditujukan untuk berbagai karyawan surat tersebut di fotocopy terlebih dahulu dan

surat yang aslinya di arsip ke dalam odner jenis surat tersebut. Sedangkan untuk arsip

elektronik pada BBP2HP hanya sebagian saja yang menggunakan serta masih sedikit

arsip elektronik yang digunakan misalnya pada saat membuat surat masuk, surat

keluar, memorandum pada computer, scan, mengirim surat melalui email.

Memindahkan arsip yang tercatat dala buku agenda ke dalam computer sesuai jenis

suratnya, dan membalas email yang masuk.

Sedangkan untuk aplikasi khusus saat ini belum ada, tetapi pada saat rapat

bulan lalu sudah ada pemberitahuan tentang salah satu aplikasi yang akan

diperkenalkan untuk penyimpanan arsip, tetapi berhubung aplikasinya sedikit rumit

30

perlu diadakannya kembali pelatihan serta pemahaman kembali untuk masing-

masing karyawan sehingga belum digunakan, selain itu karena BBP2HP hanya

menggunakan 3 system penyimpanan arsip banyak sekali kendala dalam penataan

arsipnya, misalnya banyak arsip yang menumpuk karna dari tahun ke tahun, terjadi

kesulitan pada saat mencari surat yang dibutuhkan karena terlalu banyak arsip.

Sering terdapat kerusakan pada arsip karena sering digunakan ataupun bertumpukan.

Selain itu karena terbatasnya tempat penyimpanan arsip sehingga sering terlihat arsip

yang berserakan diatas meja kerja dan itu membuat ruangan tidak enak dipandang.

BBP2HP juga selau ada petugas arsip di setiap bagian, karena pada BBP2HP

itu terdapat banyak bagian ruangan dan bidangnya masing masing sehingga harus

terjaga dengan baik arsipnya, untuk pelatihannya tidak ada hanya mengikuti saja

prosedur yang ada dalam perusahaan. Arsip yang masih dominan dan paling sering

digunakan adalah arsip manual, karena BBP2HP sudah terbiasa dengan arsip itu

meskipun sebenarnya dengan kemajuan teknologi pada zaman sekarang itu

perusahaan yang masih menggunakan arsip manual itu sudah tertinggal, tetapi demi

kelancaran kami tetap menggunakannya.

Peralatan arsip yang digunakan di BBP2HP adalah filling cabinet, lemari

arsip, rak arsip, map arsip. map snelhecter, hanging folder, ordner.guide, stapler, alat

penyimpanan khusus, alat fotocopy, alat scan, computer dan lain-lain. Pemeliharaan

arsip yang ada di BBP2HP meliputi pemeliharaan fisik dapat dilakukan dengan

pengaturan ruangan, Pemeliharaan tempat penyimpanan, penggunaan bahan-bahan

pencegah, larangan-larangan yang tidak boleh dilanggar, serta menjaga kebersihan.

31

Berikut adalah flowchart penerapan arsip manual pada BBP2HP.

Sekretariat Kepala

Ada

Tidak

Sumber : Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

Gambar III.2

Flowchart Penerapan Arsip Manual

Pemindaian dokumen ke data excel komputer

Isi dan tempel lembar disposisi

Surat masuk dan lembar

disposisi

Gabung dgn surat lain yang

terkait

Masukan ke felling cabinet

End

start

Surat Masuk

Pencatatan surat ke buku agenda

Arsip Laksanaka

Tempat

Kualitas dokumen

Jawaban Surat

Surat keluar

Berkas simpen ke folder

32

3.2.1. Penerapan arsip manual bagian Pelayanan Pengembangan Usaha pada

Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan sebagai berikut :

A). Penerapan arsip surat masuk

Sekretaris menerima surat yang masuk ke bagian pelayanan pengembangan

usaha (PPU), setelah itu sekretaris membaca terlebih dahulu tujuan dan isi

surat tersebut. Dikarenakan pada BBPHP masih menggunakan sistem arsip

yang manual maka setiap surat masuk yang masuk dicatat terlebih dahulu

dalam buku surat masuk setelah itu surat masuk itu diberikan kepada kepala

bagian PPU untuk di tindak lanjut. Setelah di tindak lanjut oleh Kepala PPU

dan terdapat disposisinya, sekretaris mengambil kembali surat tersebut dan

menyampaikan isi dari disposisinya, biasanya jika surat tersebut ditujukan

untuk berbagai karyawan surat tersebut di fotocopy terlebih dahulu dan surat

yang aslinya di arsip ke dalam odner surat masuk

Sumber : Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

Gambar III.3

Contoh Surat Masuk

33

B). Penerapan arsip surat keluar

Surat keluar yaitu surat yang dibuat oleh bagian PPU untuk unit lain, setiap

karyawan yang membuat surat keluar harus membuat double surat tersebut

karna satu dari surat tersebut untuk arsip ruangan itu sendiri, surat keluar

dicatat terlebih dahulu dibuku surat keluar setelah itu diberi nomor sesuai

urutan surat keluar yang sudah ada, setelah itu dibolongi dan dimasukan

kedalam odner surat keluar

C). Penerapan arsip surat pelaksana harian (PLH)

Surat pelaksana harian yaitu surat yang berisi tentang kegiatan- kegiatan

karyawan di bagian Pelayanan Pengembangan Usaha (PPU) biasanya surat

itu berisi tentang karyawan yang diberi tugas diluar kantor contohnya : rapat

di satker bogor atau mengikuti pameran ikan hias di satker Bogor. Surat ini

dicatat terlebih dahulu di buku surat pelaksana harian, dinomori dan

dibolongi setelah itu di masukan ke dalam odner surat pelaksana harian.

D). Penerapan arsip Memorandum

Memorandum adalah suatu bentuk surat tanpa kop yang biasa digunakan oleh

lingkungan internal perusahaan , sebelum karyawan mengirim memorandum

ke unit yang dituju karyawan harus terlebih dahulu menyerahkan 1 (satu)

kepada sekretaris untuk arsip, setelah itu dicatat di buku

memorandum,dinomori dan dibolongi, setelah itu dimasukan atau di arsip

kedalam odner memorandum.

34

3.2.2 Penerapan arsip elektronik di BBP2HP

Penerapan arsip elektronik adalah penerapan/pengelolaan arsip

menggunakan media elektronik berbasiskan pada penggunaan komputer. Pada

BBP2HP, penggunaan arsip elektronik ini terlihat masih minim dikarenakan seluruh

pegawai belum menguasainya sehingga hanya sebagian saja yang menggunakannya.

Penggunaan arsip elektronik ini terlihat pada pembuatan surat keluar atau pun surat

lainnya yang berhubungan dengan kegiatan kantor. BBP2HP menggunakan

komputer sebagai alat ketik untuk pembuatan surat keluar.

Adapun tahap-tahap pengelolaan arsip elektronik sebagai berikut:

Sumber : Balai Besar Pengujian Penerapan Hasil Perikanan

Gambar III.2

Tahap Penerapan Arsip Elektronik

Memindahkan dokumen Menyimpan Dokumen

Mengindeks Dokumen Mengontrol Akses

35

1. Memindahkan Dokumen

Terdiri dari 3 (tiga) metode dalam memindahkan dokumen yaitu :

a). Scanning

Memindai atau men-scan dokumen yang menghasilkan data gambar yang dapat

disimpan di komputer.

b). Conversion

Mengkonversi dokumen adalah proses mengubah dokumen word processor atau

spreadsheet menjadi data gambar permanen untuk disimpan pada sistem

computerisasi.

c). Improting

Metode ini juga memindahkan data secara elektronik, seperti dokumen office site,

grafik, audio clips, atau data video, ke dalam sistem pengarsipan dokumen

elektroniks. Data dapat dipindahkan dengan melakukan drag dan drop ke sistem

dan tetap menggunakan format data aslinya.

2. Menyimpan Dokumen

Setelah dipindahkan kedalam sistem, dokumen harus disimpan secara benar.

Metode dalam penyimpanan dokumen ini terdiri dari cara yaitu :

a). Harddisk

Harddisk juga mempunyai ukuran kecepatan untuk membaca data yang

bervariasi,harddisk eksternal adalah independen, yaitu seperti media

penyimpanan luar lainnya yang bisa dipasang dan di lepas setiap waktu.

36

b.). Server

Server adalah bagian yang sangat penting dalam jaringan komputer, server bisa

disebut juga terminal induk dimana kontrol terpusat terhadap jaringan komputer.

3. Mengindeks Dokumen

Metode dalam mengindeks dokumen secara elektronik adalah folder/file structure,

sistem ini menyediakan metode visual dalam pencarian dokumen. Dalam kantor, file

secara normal akan dapat ditemukan dengan mencari pada polder atau filling cabinet

yang tepat.

4. Mengontrol Akses

Sebuah instansi yang mengimplementasikan arsip elektronik dengan dokumen yang

bervariasi hendaknya meningkatkan keamanan dengan melakukan kontrol akses

yang komprehensif dan sederhana. Hal ini akan memungkinkan administrator sistem

negontrol folder dan dokumen apa yang baru di akses , dilihat, dan di copy bahkan di

edit atau dihapus oleh seorang pengguna.

3.2.3. Faktor Kendala pada Penerapan Arsip di BBP2HP dan Cara Mengatasi

Kendala

Berdasarkan penelitian penulis pada bagian kearsipan di BBP2HP, penulis

melihat sistem kearsipan pada BBP2HP tidak cukup baik, karena ada beberapa

kendala dan permasalahan, antara lain :

1. Masih terbatasnya pemahaman karyawan pada bagian kearsipan tentang cara

penerapan dan penanganan arsip yang baik dan benar. Dalam hal ini penulis

37

menganalisa dalam pembuatan berbagai surat masih sedikit yang bisa

mengaplikasikan komputer, sehingga masih bergantung dengan orang lain

dikarenakan lebih banyak karyawan yang umurnya sudah tua.

2. File atau dokumen susah dicari pada penyimpanan arsip manual. Dalam hal

ini penulis menganalisa pada penyimpanan arsip secara manual seperti surat

masuk tentang undangan rapat, undangan event, pelaksanaan harian,dan

sebagainya masih tersimpan berbauran, meskipun sudah di pisahkan menurut

perihalnnya namun pada saat pencarian surat sudah lama karyawan merasa

kesulitan karena terlalu banyaknya arsip yang ada di BBP2HP.

3. Adanya file yang hilang pada penyimpanan arsip elektronik. Dalam hal ini

penulis menganalisa seperti gambar-gambar hasil scan yang disimpan

berbauran dengan file lain. Selain itu juga terdapat file-file yang sama akan

tetapi tidak sesuaikan dalam satu folder. Sehinga menyebabkan penemuan

file kembali dalam waktu yang sama.

4. Kurangnya pelatihan untuk karyawan dalam mengaplikasikan arsip

elektronik. Seharusnya untuk zaman sekarang sudah tidak lagi menggunakan

arsip manual karena sangat memperlambat kegiatan dalam kantor tersebut,

meskipun pada dasarnya arsip elektronik tidak bisa terlepas dari arsip manual.

5. Masih terdapat banyak arsip yang menumpuk karena setiap harinya pasti

arsip terus bertambah, oleh karena itu sebaiknya perusahaan memusnahkan

arsip-arsip yang sudah lama atau yang sudah tidak terpakai, sehingga sedikit

mengurangi penumpukan arsip pada perusahaan tersebut.

38

3.2.2 Solusi Dari Kendala Penerapan Arsip Pada BBP2HP

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu

bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan

perusahaan, yaitu dengan memperhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Gunakan system penyimpanan secara tepat

Sehingga harus mengikuti rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman

tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat

ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Dan gunakan 5 system penyimpanan arsip

yaitu System abjad, system masalah, system tanggal, system wilayah, system nomor

sedangkan di BBP2HP hanya menggunakan 3 system yaitu system nomor,tanggal

dan masalah saja.

2. Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan/control dan

pengendalian yang ketat.

3. Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan

Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab). Ruang penyimpanan

harus dijaga dari serangga api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

Ruangan yang tepat, luas, suhu, kelembaban dll. Alat- alat korespondensi seperti

kertas,mesin tik,mesin stensil,stempel dll.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh faktor

kemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus

mengenai bidang kearsipan. Pegawai yang terlatih baik dan mempunyai ilmu

pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan.