BAB III

METODOLOGI

3.1 Pendekatan Teorit is

Pendekatan nletodologi yang dapat digunakan untuk membuat Executive

Information System adalah dengan menggunakan Pendekatan Watherbe (Turban.E.

1999,p.398) .

Gambar 3-l Pendekatan watherbe, proses dengan 2 fase (Turban E. lg9g, p.392)

Conccptualinformationrcquiremcnl

Shoiv toexccutivcs is i tsatisfactory?

Developfinal EIS

lndcti ly Sourcesof Information

t7

18

Pendekatan ini terbagi atasZ macam fase' yaitu:

o Fase Pertama

Dilaksanakannya wawancara terstruktur guna menentukan informasi yang

dibutuhkan oleh Para eksekutif'

. Fase Kedua

prototipe yang berbasiskan konsep informasi yang didapat dari fase pertama'

3.1.1 Fase Pertama

Seperti yang telah dijelaskan diatas, fase pertama berhubungan erat dengan

wawancara yang terstruktur. Ada 3 macam metode untuk melakukan wawancara

terstruktur:

o IBM's Business SYstem Planning

Wawancara langsung te r tu jukepadamasa lahyangd ihadap idanme lakukan

analisa untuk menghasilkan keputusan'

. Critical Success Factor

Berhubungan dengan pertanyaan-pertanyaan yang meliputi faktor-faktor kritis

penunjang kesuksesan perusahaan. Dan apakah faktor-faktor kritis tersebut sudah

dapat diatasi sedemikian rupa oleh perusahaan untuk peningkatan perusahaan'

o End/Means (E/M) AnalYsis

Hubungannya lebih banyak mengarah pada hasil akhir dan efisiensi di dalam

perusahaan.

19

Secara umum dari ketiga kriteria diatas mempunyai tujuan yang sama yaitu melakukan

wawancara guna mencari informasi yang dibutuhkan perusahaan. Metode wawancara

Critical Success Factor adalah metode yang digunakan dalam penyusunan tesis ini.

Pengumpulan data dengan wawancara adalah metode yang dilakukan untuk pengumpulan

data Critical Success Factor perusahaan.

Critical Success Factor (CSF) adalah beberapa area kunci dimana sesuatu hal harus

dengan benar dilakukan agar bisnis dapat berkembang dan goal dari manajer tercapai.

Maksud dari goal disini adalah tujuan (end). CSF merupakan sarana untuk tujuan

tersebut. Informasi CSF tersebut merupakan informasi yang harus memadai bagi manajer

untuk memutuskan suatu keputusan untuk kemajuan perusahaannya.

Sesuatu CSF dari suatu tingkat manajemen dapat menjadi goal manajemen tingk at yang

lebih rendah. Dapat disimpulkan, CSF merupakan teknik diagnostik untuk

mengidentifikasi faktor-faktor yang paling kritis dalam rangka mencapai tujuan

perusahaan.

Contoh - contoh pertanyaan CSF yang berhubungan dengan perusahaan retail adalah:

. Ramahnya pelayanan.

. Kebersihan toko

r Kecepatan pelayanan

. Sopan santun karyawan

r Mutu pelayanan

20

3.1.2 Fase Kedua.

Data yang didapat pada fase pertama yang berup a dara Critical Success Factor

perusahaan, akan digunakan untuk membuat prototipe pada fase kedua. Kemudian

diperlihatkan hasil prototipe ini kepada eksekutif untuk diberikan tanggapan-ranggapan

atau saran-saran.

Jika prototipe yang dibuat tidak sesuai dengan keinginan eksekutif, maka data yang

didapat pada fase pertama tadi harus dikaji ulang. Jika prototipe sesuai dengan kebutuhan

mereka maka Prototipe Executive Information Sysiem dapat dibangun. Sehingga sistem

infonnasi yang dirancang ini sesuai dengan keperluan eksekutif.

Pen}usunan tesis ini dilakukan dengan menggunakan pendekatal diatas, dan

dilakukan beberapa upaya untuk menyelesaikan tesis ini dimana pembahasannya

dilakukan dengan beberapa studi yaitu:

1. Studi Literature

Studi literature dari buku-buku, artikel-artikel pada intemet dilakukan untuk

menunjang teori-teori yang digunakan.

2. Studi Lapangan

Studi lapangan dilakukan dengan cara pengamatan langsung dan wawancara.

Dan memberikan gambaran mengenai sistem yang akan dibuat dan kelebihannya..

Dalam studi lapangan, didapati critical Success Factor yang berguna untuk

kemajuan perusahaan.

21

3.2 Latar Belakang Perusahaan

PT. Fuji Image Service Pumama adalah sebuah perusahaan swasta yang bergerak

pada bidang penjualan retail, khususnya pada cuci cetak film, penjualan kamera dan

aksesoris, berlokasi di daerah Jelambar Baru. PT. Fuji Image Service Purnama

mempunyai 6 cabang di lokasi Jakarta. Di setiap cabang mempunyai program aplikasi

untuk mencetak laporan-laporan yang dibutuhkan oleh kantor pusat. Laporan-laporan ini

akan dikirim setiap hari ke kantor pusat. Kantor pusat akan menyimpan dan mengolah

laporan-laporan tersebut yang akan digunakan kemudian.

3.2.1 Struktur Organisasi

Komisaris

Direktur

Accounting Finance Marketing

Gambar 3-2 Struktur Organisasi PT. Fuji Image Service Pumama.

22

Struktur organisasi dalam perusahaan sangatlah penting karena dalam struktur

tersebut terdapat pembagian tugas masing-masing bagian. Disamping itu juga dapat

nremberikan gambaran tentang pola hubungan antar bagian di dalam perusahaan.

Adapun tugas,wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing bagian adalah sebagai

berikut :

o Komisaris

- Memutuskan langkah-langkah yang harus diambil dalam suatu hubungan yang

berkenaan dengan kelangsungan perusahaan.

- Menetapkan pokok-pokok kebijakan yang menjadi pedoman dalam menetapkan

seluruh aktivitas perusahaan.

- Mengawasi atau mengadakan evaluasi terhadap hasil yang telah diperoleh

perusahaan.

- Memberikan pandangan atau nasehat, bilamana tujuan perusahaan menyimpang

dari norma-norrna yang telah dryadikan pedoman perusahaan.

- Dewan Komisaris bertugas melakukan pengawasan atas kepengurusan perusahaan

yang dilakukan Direktur, serta membantu Direktur dalam hal-hal penting, yang

ditentukan dalam anggaran dasar.

. Direktur

- Menentukan kebijakan perusahaan yang akan dijalankan, merumuskan rencana-

rencana dan cara pelaksanaan kerja untuk mencapai tujuan perusahaan.

- Melakukan koordinasi yang baik dan tepat pada tiap-tiap bagian perusahaan.

- Memberikan pertimbangan dalam pelaksanaan dan hasil kerja masing-masing

bagian yang ada.

23

o Finance

- Membuat laporan pendanaan perusahaan

- Hubungan dengan hutang piutang perusahaan

o Accounting

- Membuat laporan keuangan bagi perusahaan.

- Melakukan perhitungan harga bagi setiap produk yang ditawarkan.

o Marketing

- Memperbanyak hubungan kerja dengan perusahaan - perusahaan lain.

- Mengadakan promosi.

o Operasi

- Mengontrol penjualan

- Memperhatikanpersediaanbarang.

- Memantau kesiatan toko.

3.3 EIS vs Balanced Scorecard

Seperti yang telah dijelaskan pada Bab II, EIS akan membantu para ekesekutif

dalam melaksanakan tugasnya. Dan Balanced Scorecard adalah sebuah konsep yang

membantu perusahaan untuk menerjemahkan strategi menjadi aksi.

Pada aplikasi ini, eksekutif hanya akan berinteraksi dengan tampilan-tampilan

laporan EIS. Data laporan yang terdapat pada EIS merupakan point-point yang didapat

dengan menggunakan metode Balanced Scorecard. Gambar 3-3 dibawah ini

menjelaskan bahwa Aplikasi EIS ditopang oleh Balanced Scorecard. Sehingga dapat

24

disimpulkan bahwa eksekutif berinteraksi hanya pada bagian EIS saja. Tetapi data yang

terdapat pada EIS itu sendiri merupakan data Critical Success Factor Balanced Scorecard.

, ' : : ; '

Executive Information System

'Balanced Scorecafd

Garnbar 3-3 Balanced Scorecard sebagai landasan aplikasi EIS

Penggabungan EIS dan Balanced Scorecard ini harus ditelusuri melalui sudut

pandang Balanced Scorecard itu sendiri, yaitu melalui 4 perspektif yang terdapat pada

Balanced Scorecard.

Pada setiap perspektif ini dicari hubungan Critical Success Factor dan objektif

untuk menunjang EIS, seperti terlihat pada gambar 3.4

25

Critical Success Factor

Keuangan

EISCritical Success Factor

Pelanggan

Critical Success FactorProses Bisnis Inlemal

Crit ical Success FactorBelajar & Berkcntang

f-l Keuangan

hY - Y

| | 1_ * I f-r,";;lI

Pelanggan l*l s,,i.gi Pl Bisnis IL_;-J

I Internal

I+Al lBe la j a r l lL-_-}] k-l

| bcrKemoang I

Gambar 3-4 EIS vs Balanced Scorecard

Sesuai dengan penjelasan sebelumnya pada Bab II untuk EiS dibutuhkan Critical Success

Factor sebagai faktor-faktor penunjang untuk mencapai kesuksesan di dalam perusahaan.

Dan untuk Balanced Scorecard sesuai dengan konsepnya, menerapkan strategi menjadi

aksi maka Critical Success Factor yang terdapat pada Balanced Scorecard

dikombinasikan dengan critical Success Factor yang terdapat pada EIS.

3.4 Gritical Success Factors

Artikel pada alamat internet http://sise.ore/JlSE/Vol1-5/TEACH4.htm terdapat

suatu pernyataan, eksekutif lebih menyukai hasil dan mereka lebih tertarik kepada

informasi yang dapat membantu mereka mencapai tujuan (goals).

Hasil yang dimaksud disini adalah suatu laporan yang singkat, jelas dan merupakan

Critical Factor untuk kemajuan perusahaan. Sudah barang tentu dalam suatu perusahaan

pasti mempunyai lebih dari satu Critical Success Factor. OIeh karena itu eksekutif harus

. t

26

pandai memilah-milah.critical Success Factor manakah yang merupakan faktor utama

untuk kemajuan perusahaan. Pemberian peringkat untuk critical Success Factor sansatlah

diperlukan mengingat banyaknya CSF dalam perusahaan.

untuk mencari data cSF penunjang perusahaan, dilakukan dengan cara wawancara

seperti yang telah dijelaskan sebelumnya pada pendekatan wetherbe. Hal yang sama juga

dilakukan disini.

Misalkan kesuksesan perusahaan ditentukan atau ditunjang oleh 2 macamcsF yaitu:

. CSFA

o CSFB

AAAGambar 3-5 CSF yang menopang kesuskesan perusahaan

27

Kesuksesan perusahaan ini dapat ditinjau dari empat perspektif Balanced Scorecard.

Telah dijelaskan sebelumnya bahwa setiap perspektif pada Balanced Scorecard

mempunyai Critical Success Factor untuk mencapai tujuannya masing-masing.

. Perspektif Keuangan

Berhubungan langsung dengan laporan-laporan penjualan, sehingga akan lebih

mudah jika mendapatkan informasi secara langsung dari database penjualan.

Database

Proses EIS4 perspektif

BalancedScorecard

Gambar 3-6 Alur data yang didapat dari berbagai sumber untuk EIS.

28

Pelanggan

Berhubungan langsung dengan survey - survey pelanggan yang dilakukan oleh

perusahaan. Salah satu critical Success Factor pelanggan adalah kepuasan

pelanggan. Jika pelanggan puas, maka besar kemungkinan mereka akan kembali

untuk bertransaksi. Juga didapat dari jumlah transaksi yang dihasilkan per hari'

lnternal Bisnis

Berhubungan dengan internal bisnis di dalam perusahaan' Bagaimana manajemen

perusahaan rneningkatkan mutu layanan yang diberikan'

Belajar & Berkembang

Juga berhubungan di dalam perusahaan itu sendiri, seperti produktifitas karyawan

dan retensi karyawan.

Gambar 3-6 menunjukkan alur diagram untuk mendapatkan informasi (data) sampai

terbuatnya laporan EIS. CSF-CSF perusahaan terdapat pada balanced scorecard, yaitu

pada keempat perspektif balanced scorecard. Sumber data untuk menunjang kebutuhan

akan CSF tersebut didapat dari survey, maupun juga terhubung ke database yang terdapat

pada perusahaan. Untuk menghasilkan laporan informasi sesuai dengan kriteria EIS'

maka bagian proses-lah yang berfungsi untuk mengolah data tersebut hingga terbentuk

laporan EIS.

Laporan EIS ini meliputi informasi dalam bentuk angka-angka maupun dalam bentuk

grafik untuk memudahkan pembacaan laporan.

29

3.5 Analisa Grit ical Success Factors

Dalam merancang Executive Information System, perlu diperhatikan Critical

Success Factor (CSF) agar informasi yang dihasilkan dapat memenuhi kebutuhan

eksekutif.

Tujuan dari kuesioner berikut adalah:

o Untuk mengetahui perlu/tidaknya dukungan informasi dalam perencanaan dan

pengambi lan keputusan.

o Untuk mengetahui data/infonnasi apa saja yang dibutuhkan dalam proses

perencanaan dan pengambilan keputusan.

Tabel 3-1 Hasil Kuesioner Perencanaan dan Pengambilan Keputusan

l<d- A 4 (Rrlu sddi), F3 (turlu), qt<tuql@lg), F1 (l tdak ftrlu)

rormfarrre+qdgr S<r Ratarab

A B DApak$ dglukan lcbebagr intrnai ddannenilih irfonmi larg dFlri€n? z 1 0 0 1 1 3.67

Acak* diFlLkan d-do.rsr td'fdci irfcrnasi dalan nErErtil leni.st? 1 0 0 11 3.6-/

Apak* diperld€n diqrEfl tfuogi irfanasi da/anperoaan? 1 2 0 0 10Ddarnnvga'alisa nasdah dan mergffttl lcg.rb.6an, a@<ah infcrnasi dai lt'adcprisasi dgl*an? 1 1 0 9 3mHampergartilan kegn.ur, @*t dab / iflfcnres,i hlm sebdunrya ataudata fi$oisdst/sr? 0 0 11 36./A@ldl infc.nai lan dglukar Lrfuk nergardisa ddanberftk dil atal rird? 0 0 0 12 4.m

fctd 64 3.56

30

Tabel 3-2 Hasil Kuesioner keperluan data dalam proses perencanaan.

Dari hasil kuesioner diatas, dapat disimpulkan:

o Eksekutif memerlukan dukungan informasi dalam melakukan perencanaan dan

pengambilan keputusan (rata-rata 3.56).

o Pentingnya data Critical Success Factors.

Tabel 3-3 Hasil Kuesioner dari sisi pelanggan.

Ket. A =4 (Baik sekali), B=3 (Baik), C=2(Cukup), D=1 (Tidak Baik)

Tabel 3-3 merupakan contoh hasil kuesioner yang diberikan kepada pelanggan. Total

kuesioner yang didapat sebesar 3.17 atau79.3%. Angka tersebut yang akan ditampilkan

pada aplikasi EIS.

Pertanyaan

ResmndenSkor Rata-rata

A B c D)ata pelanggan 0 1 0 8 2.67(epuasan pelanqqan 0 3 0 0 300(ualitas pelayanan 0 0 '10 333(ecepatan pelayanan 1 0 0 1 1 3.67(ualitas oroduk J 0 0 0 4.00(eahlian karyawan 0 1 I 0 1

fotal 57 3 .17Ket. A =4 (Perlu sekali), B=3 (Pedu), C;2(Kadang-kadang), D=1 (Tidak Perlu)

Pertanvaan

ResoondenSkor Rata-rata

A B c D

Sambutan kepada pelanooan 0 2 1 0 I z . o (

Ramah dalam pelayanan 0 3 0 0 I 3 0 0(elengkapan barang 1 0 0 1 0 3.33(ebutuhan oelanaqan teroenuhi ) 1 0 0 1 1 J . O /

(ualitas cetkan film baik 1 2 0 0 1 0 3.33relayanan cepat 0 2 0 7 2.33(ebersihan toko 3 0 0 0 1 2 4.00

Total 67 3 .17

31

3.6 Metode Dri l l Down EIS

Dari beberapa sifat EIS yang telah dijabarkan pada bab 2.3; Dnll Down, Critical

Success Factor, Status Access dan Analysis; Drill Down mempunyai suatu metode

khusus dalam perancangannya. Kata Drill Down tersebut mengacu kepada menggali

informasi lebih dalam atau lebih detil. Jika dikaitkan dengan Critical Success Factor

(CSF) yang terdapat pada perusahaan, CSF dengan lebih detil dapat dituangkan dalam

laporan. CSF pada perusahaan terbentuk oleh CSF-CSF lainnya.

Dril l down

Gambar 3-7 Critical Success Factor Level dan proses Drill Down

CSF Level 1

CSF Level 2

CSF Level 3

CSF Level n

a a

Karena satu CSF danal mempunyai lebih dari satu Sub-Critical Success Factor (Sub-

CSF). Maksud dari Sub-CSF ini adalah suatu informasi yang menopang atau menjelaskan

data CSF yang berada diatasnya. Demikian juga halnya Sub-CSF ini dapat juga

mempunyai Sub dari Sub-CSF. Oleh karena kedetilan laporan dari CSF tersebut, CSF ini

dapat dikategorikan menjadi CSF Level. Sehingga CSF teratas dapat dikategorikan

sebagai CSF Level I dan Sub-CSF sebagai CSF Level 2dan seterusnya. Level dari CSF

tersebut tergantung dari kebijakan perusahaan sampai seberapa banyak level yang

diperlukan.