12

BAB III

HASIL PENELITIAN

3.1. Profil Formulatrix Indonesia dan Profil Narasumber

Formulatrix Indonesia adalah perusahaan manufacture robotic yang

didirikan di Indonesia pada tahun 2006 oleh Jeremy Stevenson (owner) dan

berkantor pusat di Bedford, Massachusetts, United State America (USA).

Formulatrix Indonesia menyediakan software dan robotic automation solution

untuk perusahaan farmasi dan lembaga penelitian akademis terkemuka di seluruh

dunia. Beberapa produk yang dihasilkan antara lain Liquid Handling Product,

Protein Crystallization Products, dPCR Products. Hingga saat ini Formulatrix

Indonesia telah memiliki karyawan sebanyak 200 orang dari semua divisi yang

ada.

Penelitian ini dilakukan melalui dua metode pengumpulan data, yaitu

metode pengamatan (observasi) dan metode wawancara (interview). Metode

pengamatan (observasi) dilakukan dalam waktu tiga bulan (4 Mei - 7 Agustus

2015 ), selama peneliti menjadi internship dikantor Human Resource Division

Formulatrix Indonesia. Penulis mendapatkan informasi melalui metode

wawancara (interview) dengan narasumber Human Resource Division Asistant

Manager.

13

3.2. Rekrutmen Karyawan Mechanical Engineer Division di FormulatrixIndonesia

Rekrutmen terdiri dari beberapa proses atau tahapan. Proses atau tahapan

yang terdapat dalam rekrutmen adalah sebagai berikut penyusunan strategi untuk

merekrut, pencarian pelamar kerja, penyaringan atau penyisihan pelamar-pelamar

kerja yang tidak cocok, dan pembuatan kumpulan pelamar. Pada proses

rekrutmen karyawan Mechanical Engineer Division di Formulatrix Indonesia,

proses atau tahapan dalam rekrutmen adalah sebagai berikut :

3.2.1. Penyusunan Strategi Untuk Merekrut

Dalam penyusunan strategi untuk merekrut, Human Resources Division

Formulatrix Indonesia bertanggung jawab untuk menentukan kualifikasi-

kualifikasi yang harus dipenuhi oleh para pelamar kerja. Kualifikasi yang

ditentukan oleh Human Resources Division antara lain bidang pendidikan, indeks

prestasi kumulatif (IPK) dan kemampuan serta pengetahuan yang harus dimiliki

calon pelamar kerja. Dalam penentuan kualifikasi ini, Human Resources Division

harus berkoordinasi dengan User Mechanical Engineer agar mendapatkan

karyawan yang sesuai dengan yang diharapkan oleh User. Selain menentukan

kualifikasi pekerjaan, Human Resources Division Asistant Manager juga

membantu Manager dalam menentukan tahap-tahap yang harus dilalui oleh calon

pelamar kerja, membantu menentukan jadwal pelaksanaan dan lokasi atau

ruangan yang akan digunakan untuk pelaksanaan perekrutan.

Tahap-tahap yang harus dilalui oleh calon pelamar kerja ini berupa

pengiriman surat lamaran kerja dan curriculum vitae (cv) dan serangkaian tahapan

tes. Tes yang diberikan adalah tes dari Human Resources Division, tes dari User

Mechanical Engineer dan tes dari Formulatrix USA.

14

3.2.2. Pencarian Pelamar Kerja

Human Resources Division Formulatrix Indonesia banyak menjalin

kerjasama dengan sekolah-sekolah dan universitas-universitas yang ada di

Indonesia untuk mendapatkan karyawan. Sekolah-sekolah yang menjadi mitra

dalam pencarian karyawan ini adalah Sekolah Menengah Kejuruan (SMK), antara

lain SMK Negeri 2 Salatiga, SMK Telekomunikasi Tunas Harapan Salatiga, dan

juga SMK yang berada di Klaten dan Sragen. Kerjasama dengan Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) ini dilakukan karena Formulatrix Indonesia adalah

perusahaan yang bergerak dibidang manufacture robotic, sehingga karyawan yang

dibutuhkan sebagian besar adalah individu-individu yang siap kerja dan memiliki

pengetahuan serta kemampuan dalam bidang mechanical, electrical dan

mechatronica.

Dalam kerjasama ini biasanya Human Resources Division Formulatrix

Indonesia akan menyampaikan iklan lowongan pekerjaan kepada salah satu pihak

dari sekolah yang menjadi mitra, kemudian pihak sekolah akan menyampaikan

adanya lowongan pekerjaan tersebut kepada siswa-siwanya. Setelah

memberitahukan kepada siswa-siswanya, pihak sekolah akan mendata nama siswa

yang berminat, kemudian pihak sekolah akan memberikan list nama siswa-

siswanya tersebut kepada Human Resources Division Formulatrix Indonesia.

Selain melalui pendataan yang dilakukan pihak sekolah, Human Resources

Division Manager dan Human Resources Division Asistant Manager sering

melakukan perjalanan dinas untuk mengunjungi sekolah-sekolah yang menjadi

mitra untuk melakukan sosialisasi. Hal ini bertujuan agar siswa-siswa Sekolah

Menengah Kejuruan (SMK) yang dikunjungi dapat mengenal dan memperoleh

informasi mengenai Formulatrix Indonesia secara langsung melalui perwakilan

perusahaan, yaitu Human Resources Division Manager dan Human Resources

Division Asistant Manager. Kegiatan ini juga menjadi kesempatan yang baik bagi

perusahaan untuk menarik minat para siswa Sekolah Menengah Kejuruan (SMK).

15

Melalui Human Resources Division, Formulatrix Indonesia juga menjalin

kerjasama dengan beberapa universitas yang ada di Indonesia, yaitu Universitas

Gadjah Mada (UGM) dan Institut Teknologi Bandung (ITB). Bentuk kerjasama

yang dijalin adalah Formulatrix memiliki akun khusus yang digunakan untuk

memasang iklan lowongan pekerjaan di-link ECC UGM (Employees Career

Center Universitas Gadjah Mada) dan ITB CC (Institut Teknologi Bandung

Career Center) yang dapat diakses oleh semua mahasiswa dari berbagai jurusan

dan dari berbagai universitas yang ada di Indonesia. Melalui akun khusus ini,

Formulatrix dapat dengan mudah memasang iklan lowongan pekerjaan dan sangat

mudah dalam mencari pelamar yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan

(sesuai universitas, jurusan, IPK, dsb.) karena data-data yang tersimpan di kedua

link ini sangat mudah diakses. Dalam kerjasama ini Human Resources Division

bertanggung jawab dalam up-date iklan lowongan pekerjaan, pemasangan iklan di

kedua link tersebut dipungut biaya, sehingga Human Resources Division

Formulatrix Indonesia harus bernegosiasi dan bertanggung jawab dalam proses

pembayaran biaya.

Pencarian pelamar kerja juga dilakukan melalui beberapa surat kabar.

Human Resources Division bertanggung jawab dalam komunikasi, pembuatan

iklan dannegosiasi harga dengan pihak surat kabar. Human Resources Division

harus bersikap tegas dalam proses negosiasi agar mendapatkan pelayanan dan

harga yang sesuai. Selain dari beberapa media diatas, pencarian pelamar kerja

juga dilakukan melalui akun pribadi Human Resources Division Manager dan

Human Resources Division Asistant Manager pada LinkedIn. Human Resources

Division Manager dan Human Resources Division Asistant Manager akan

mencari orang-orang yang bekerja pada posisi Mechanical Engineer dan

mengirim permintaan konektifitas. Jika permintaan konektifitas ini diterima,

maka selanjutnya Human Resources Division Manager dan Human Resources

Division Asistant Manager akan mengirimkan pesan pribadi mengenai lowongan

pekerjaan yang ada di Formulatrix Indonesia. Oleh sebab itu seorang Human

Resources Division haruslah memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik dan

profesional demi menunjang pekerjaannya.

16

3.2.3. Penyaringan Atau Penyisihan Pelamar Kerja Yang Tidak Cocok

Dalam proses penyaringan atau penyisihan pelamar kerja yang tidak

cocok, Human Resources Division Formulatrix Indonesia memiliki beberapa

tahapan yang harus dilalui pelamar kerja sebelum mereka resmi dinyatakan

sebagai karyawan baru. Pada proses ini peran ketelitian Human Resources

Division sangat dipertaruhkan, hal ini dikarenakan Human Resources Division

harus memilih dengan tepat agar calon karyawan yang terpilih dapat sesuai

dengan kualifikasi yang telah ditentukan dan yang telah disepakati bersama.

3.2.3.1. Menyortir Surat Lamaran dan Curriculum Vitae (CV)

Hal yang pertama kali dilakukan oleh Human Resources Divison

Formulatrix Indonesia dalam proses rekrutmen adalah menyortir surat lamaran

dan curriculum vitae (cv). Sortir ini dilakukan baik pada surat lamaran yang

dikirim melalui email di www.forindojob@formulatrix.com maupun yang dikirim

langsung ke kantor Human Resources Division. Kegiatan ini dilakukan untuk

memilih calon pelamar kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan,

dilihat dari pendidikan, indeks prestasi kumulatif (IPK), pengalaman kerja dan

keahlian yag dimiliki. Untuk calon pelamar pada Mechanical Engineer Division

dibuka dua lowongan yaitu untuk posisi Mechanical Engineer Trainee Program

dan Senior Mechanical Design Engineer.

Kualifikasi untuk Mechanical Engineer Trainee Program adalah

pendidikan minimal diploma dari jurusan mechanical engineer, pengalaman kerja

sebagai mechanical engineer dibawah tujuh tahun / fresh graduate, indeks

prestasi kumulatif (IPK) minimal 3,00 , memiliki kemampuan bahasa Inggris yang

baik (lisan maupun tertulis), bersedia bekerja di Salatiga/Semarang dan memiliki

project yang menarik dalam bidang mechanical.

17

Sedangkan untuk posisi Senior Mechanical Design Engineer kualifikasi

yang harus dipenuhi antara lain pendidikan minimal diploma dari jurusan

mechanical engineer, pengalaman kerja minimal tujuh tahun sebagai mechanical

design engineer, indeks prestasi kumulatif (IPK) minimal 3,00 , memiliki

kemampuan bahasa Inggris yang baik (lisan maupun tertulis), bersedia bekerja di

Salatiga/Semarang dan memiliki project yang menarik dalam bidang mechanical.

3.2.3.2. Online Test

Setelah mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi melalui

penyortiran surat lamaran, Human Resources Division akan mengirimkan

instruksi untuk melakukan online test. Instruksi ini berisikan alamat website

online test yang dikirimkan melalui email. Pemberitahuan pengiriman instruksi

untuk melakukan online test disampaikan oleh Human Resources Division

Formulatrix Indonesia melalui short message service (SMS) kepada para

kandidat. Kandidat hanya diberikan waktu 2x24 jam untuk mengerjakan online

test dan akan dinyatakan lolos online test jika score yang diperoleh sama dengan

atau lebih dari 66. Hasil online test dapat dilihat dalam website online test yang

dimiliki oleh Formulatrix Indonesia.

Kandidat yang telah dipilih untuk melakukan online test akan

dimasukkan kelangkapan datanya pada google document yang berisikan data-data

pribadi yang didapatkan dari curriculum vitae (cv) yang telah dikirimkan oleh

pelamar. Data-data tersebut antara lain nama lengkap, posisi pekerjaan yang

diambil, universitas, indeks prestasi kumulatif (IPK), online test score, progress

status, expected salary dan nomor telepon kandidat.

3.2.3.3. Permintaan Sample Design

Jika kandidat telah lolos dari online test, tahap selanjutnya adalah

mengirimkan email permintaan sample design. Sample design adalah project

design yang pernah dibuat dan diaplikasikan oleh kandidat. Sample design harus

berupan gambar 2D/3D dikirimkan via email dengan format PDF/ZIP/RAR dan

tidak boleh melebihi 2MB. Kandidat diberi waktu 1x24 jam untuk mengirikan

sample design. Sample design yang dikirimkan harus yang berhubungan dengan

18

mechanical engineer. Setelah kandidat mengirimkan sample design, tugas

Human Resources Division adalah mengirim sample design dan curriculum vitae

kandidat kepada User Mechanical Engineer melalui email dan menunggu hasil

dari User.

3.2.3.4. Pre-Interview

Sample design para kandidat akan dinilai dari segi kreatifitas dan hasil

kerja alat yang dihasilkan. Jika sample design yang dimiliki oleh kandidat

mendapatkan respon yang positif dari User, maka kandidat dapat lolos ketahap

selanjutnya yaitu tahap pre-interview. Pre-interview ini dilakukan by phone oleh

User Mechanical Engineer dan berlangsung selama 10-15 menit. Dalam tahap

ini, User akan menanyakan beberapa hal yang berkaitan dengan sample design

yang telah dikirimkan oleh kandidat, beberapa pertanyaan untuk menguji

pengetahuan kandidat dalam bidang mechanicel engineer dan untuk mengetahui

kemampuan komunikasi yang dimiliki oleh kandidat.

3.2.3.5. Onsite Interview

Jika pre-interview yang dilaksanakan mendapatkan respon yang positif

dari User, selanjutnya kandidat akan diundang untuk datang dan melakukan

beberapa tes tertulis di Formulatrix Indonesia. Rangkaian tes yang dilakukan

kandidat saat onsite interview adalah sebagai berikut : a) Psycho Test : terdiri dari

tes ketelitian, daya tangkap, tes keaktifan, tes kepribadian, tes bahasa Inggris dan

creplin. Tes ini berlangsung selama 150 menit. b) Tour Test : dalam tahap ini

kandidat didampingi oleh User untuk berkeliling Formulatrix Indonesia, selain itu

User akan menjelaskan produk-produk yang diproduksi oleh Formulatrix

Indonesia dan cara pembuatannya, test ini berlangsung selama 45 menit. c) Tes

Sesi 1 : dalam tes yang berlangsung selama 45 menit ini kandidat akan diberikan

soal-soal yang berkaitan dengan tour test. d) Tes Sesi II : tes tahap terakhir dari

rangkain onsite interview ini berlangsung selama 150 menit. Dalam tes ini

kandidat harus melakukan tes menggunakan alat peraga yang telah disediakan

oleh User.

19

Rangkaian tes tersebut dilaksanakan secara bertahap. Psycho test akan

di-handle oleh Human Resources Division. Tes ini diberikan untuk memprediksi

karakterisik dari kandidat sehingga Human Resources Division dapat mengetahui

sifat-sifat yang dimiliki oleh kandidat, dan hasil psycho test tersebut juga akan

diberitahukan kepada User.

3.2.3.6. Collision Test

Setelah kandidat melaksanakan onsite interview, jika hasil tes bagus,

selanjutnya User akan memberitahukan kepada Human Resources Division untuk

mengirimkan soal collision test kepada kandidat melalui email. Kandidat harus

menyelesaikan soal ini dalam waktu 2x24 jam. Soal collision test ini berisikan

pertanyaan dari User kepada kandidat tentang robotic system. Tugas kandidat

adalah menjawab soal-soal dari User dan menjelaskan bagaimana cara

menyelesaikan permasalahan yang telah diberikan oleh User.

3.2.3.7. Interview With Formulatrix USA

Tahap terakhir yang harus dilalui oleh kandidat adalah interview dengan

Formulatrix USA. Tahap ini akan dilakukan kandidat jika kandidat dinyatakan

lolos onsite interview dari User Mechanical Engineer. Interview ini dilakukan by

skype dan berlangsung selama 120 menit. Formulatrix USA akan menguji dan

lebih menggali kemampuan serta pengetahuan kandidat mengenai mechanical

engineer. Kandidat harus memiliki kemampuan bahasa Inggris dan kemampuan

komunikasi yang baik untuk melalui tahap ini. Setelah interview ini selesai

dilakukan, Formulatrix USA akan memberikan hasil interview serta keputusan

yang dikirim melalui email kepada Human Resources Division Formulatrix

Indonesia.

3.2.4. Pembuatan Kumpulan Pelamar

Kandidat yang berhasil lolos dari semua tahap tes yang ditentukan,

kemudian akan diminta untuk interview dengan Human Resources Division untuk

negoisasi salary. Negoisasi ini biasanya dilakukan by phone. Jika Human

Resorces Division Manager setuju dengan salary yang diajukan oleh kandidat,

20

maka kandidat akan resmi direkrut sebagai karyawan Formulatrix Indonesia.

Kandidat akan ditentukan kapan dia akan mulai bekerja dan bergabung dengan

Formulatrix Indonesia. Sebelum hari pertama bekerja kandidat harus melakukan

medical ceck-up, selain itu kandidat harus menyerahkan beberapa dokumen

antaralain fotocopy kartu keluarga (KK), kartu tanda penduduk (KTP), surat

keterangan catatan kriminal (SKCK) dan foto berwarna ukuran 3x4 sebanyak 2

lembar.

Pada hari pertama kandidat harus menggunakan kemeja putih untuk

kepentingan pembuatan ID card. Kandidat harus mengisi beberapa dokumen,

yaitu surat perjanjian kerja dan dokumen BPJS ketenagakerjaan. Kandidat juga

harus melakukan finger print untuk absensi kehadiran. Jika semua tahap ini sudah

dilakukan, maka kandidat dinyatakan resmi menjadi karyawan trainee

Formulatrix Indonesia. Karyawan trainee harus melalui masa percobaan kerja

selama 3 bulan sebelum dinyatakan menjadi karyawan tetap.

3.3. Peran Human Resources Division Asistant Manager Dalam RekrutmenKaryawan Mechanical Engineer Division di Formulatrix Indonesia

Human Resources Division Asistant Manager Formulatrix Indonesia

memiliki tanggung jawab yang besar dalam proses rekrutmen. Asistant Manager

bertanggung jawab penuh dalam proses rekrutmen yang ada. Ketika menjalankan

tugasnya dalam proses rekrutmen, seorang Human Resources Division Asistant

Manager harus bertanggung jawab dalam hal-hal berikut :

3.3.1. Tanggung Jawab Dalam Hiring dan Firing Tenaga Kerja

Dalam tugasnya sehari-hari, Human Resources Division Asistant

Manager membantu Manager dalam proses hiring dan firing. Dalam proses

hiring, Human Resources Division Asistant Manager bertanggung jawab dalam

proses pemasangan iklan lowongan pekerjaan, proses sortir surat lamaran,

pemilihan kandidat, pelaksanaan psycho test dan pre-interview hingga kandidat

dinyatakan diterima menjadi karyawan.

21

Dalam proses pemasangan iklan, Human Resources Division Asistant

Manager harus selalu update tentang lowongan pekerjaan yang sedang dibuka

oleh perusahaan, sehingga Human Resources Division Asistant Manager harus

selalu berkoordinasi dengan semua divisi yang ada. Human Resources Division

Asistant Manager juga harus berhubungan baik dengan relasi kerja seperti sekolah

menengah kejuruan (SMK), universitas-universitas dan surat kabar guna

mempermudah perusahaan dalam proses pencarian tenaga kerja. Dalam proses

sortir surat lamaran dan curriculum vitae (cv), Human Resources Division

Asistant Manager harus teliti dalam memperhatikan antara data pelamar kerja

dengan kualifikasi yang telah ditentukan agar Human Resources Division Asistant

Manager mendapatkan calon kandidat yang berkualitas. Sebelum kandidat

melakukan interview dengan User Mechanical Engineer, Human Resources

Division Asistant Manager harus melakukan pre-interview dengan kandidat. Pada

pre-interview ini Human Resources Division Asistant Manager akan menanyakan

beberapa pertanyaan kepada kandidat untuk melengkapi data yang akan di-input

pada google document mechanical engineer. Pertanyaan yang diajukan antara

lain domisili kandidat, pengetahuan kandidat tentang Formulatrix Indonesia,

apakah kandidat sudah bekerja, current salary, expected salary, serta

menggunakan bahasa Inggris dalam percakapan untuk mengetahui kemampuan

bahasa Inggris yang dimiliki oleh kandidat.

Sebelum psycho test dilaksanakan Human Resources Asistant Manager

harus memberitahukan kepada kandidat untuk datang ke Formulatrix Indonesia

pada hari yang telah ditentukan oleh User Mechanical Engineer. Pemberitahuan

ini dilakukan by phone. Human Resources Division Asistant Manager harus

memastikan apakah kandidat dapat memenuhi undangan untuk datang ke

Formulatrix Indonesia sesuai dengan hari dan waktu yang telah ditetapkan oleh

User Mechanical Engineer. Jika kandidat dapat memenuhi undangan, tugas

Human Resources Division Asistant Manager adalah membuat invitation melalui

google calender. Undangan ini disampaikan kepada Human Resources Division

Manager, User Mechanical Engineer, Engineering Secretary, dan pada kandidat

yang bersangkutan. Human Resources Division Asistant Manager juga harus

boocking meeting room yang akan digunakan untuk melakukan tes. Boocking

22

meeting room ini dilakukan menggunakan google calender. Setelah

memberitahukan kepada seluruh pihak yang bersangkutan, Human Resurces

Division Asitant Manager harus menyiapkan soal-soal psycho test yang harus

dikerjakan oleh kandidat.

Jika ada karyawan yang berhenti bekerja atau mengundurkan diri,

Human Resources Division Asistant Manager harus meminta surat pengunduran

diri karyawan, membuatkan surat referensi kerja atas sepengetahuan Human

Resources Division Manager dan non-aktifkan kartu Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial (BPJS) dengan cara mengirimkan data karyawan yang

bersangkutan kepada Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) melalui email.

3.3.2. Menyusun Prosedur Seleksi Rekrutmen Karyawan Baru

Penentuan tahap apa saja yang harus dilakukan para pelamar kerja dalam

proses seleksi di Formulatrix Indonesia tidak hanya merupakan hasil pemikiran

dari Human Resources Division. Pada penyusunan prosedur seleksi, setiap divisi

berhak menentukan tahap apa saja yang harus dilalui oleh pelamar kerja, dan

selanjutnya setiap divisi tersebut memberitahukan hal tersebut kepada pihak

Human Resources Division. Formulatrix USA sudah memberikan patokan kepada

semua divisi yang ada dalam pembuatan soal, sehingga hal ini dapat mengontrol

keselarasan kualifikasi dalam perekrutan karyawan baik yang di Indonesia

maupun yang ada di USA. Namun demikian hal ini tidak membatasi User

Formulatrix Indonesia untuk mengembangkan dan memberikan variasi pada soal-

soal yang akan diberikan kepada calon pelamar kerja. Demi mendapatkan

kesepakatan dan agar terjalin komunikasi yang baik, Human Resources Division

mengadakan meeting dengan User Mechanical Engineer untuk membahas

prosedur seleksi dan pemilihan soal-soal yang akan diberikan kepada kandidat

agar proses rekrutmen dapat berjalan dengan baik.

23

Selama meeting berlangsung Human Resources Division Asistant

Manager bertugas untuk mencatat poin-poin penting yang diutarakan oleh para

peserta rapat. Selanjutnya Human Resources Divison Asistant Manager harus

menulis kesimpulan hasil rapat yang telah disetujui oleh seluruh peserta rapat dan

membacakan hasil yang disepakati diakhir meeting.

3.3.3. Koordinasi Dengan Divisi Lain Mengenai Kebutuhan Tenaga Kerja

Tugas utama Human Resources Division adalah mengelola sumber daya

manusia yang ada dalam perusahaan, sehingga Human Resources Division

Asistant Manager Formulatrix Indonesia harus selalu mencari informasi terbaru

yang berkaitan dengan para karyawan. Antara lain dalam hal kebutuhan tenaga

kerja. Human Resources Division Asistant Manager harus selalu melakukan

koordinasi dengan divisi lain untuk mengetahui kebutuhan tenaga kerja pada

setiap divisi yang ada. Dalam hal ini divisi yang membutuhkan karyawan baru

akan menyampaikan jumlah karyawan baru yang dibutuhkan dan memberitahukan

kepada Human Resources Division Asistant Manager kapan karyawan itu sudah

harus bekerja, sehingga Human Resources Division dapat segera menindak lanjuti

permintaan perekrutan karyawan baru tersebut.

3.3.4. Pemilihan Kandidat

Human Resources Division Asistant akan segera memasang iklan

lowongan pekerjaan yang diminta oleh divisi. Dalam pemasangan iklan ini

Human Resources Division Asistant Manager harus sangat teliti dalam pembuatan

kalimat agar iklan lowongan pekerjaan yang dibuat dapat dibaca dengan jelas dan

dapat menarik perhatian pembaca. Human Resources Division Asistant Manager

memasang iklan lowongan pekerjaan tersebut di LikedIn, ECC UGM ( Employees

Career Center Universitas Gadjah Mada), dan ITB CC (Institut Teknologi

Bandung Career Center). Tidak hanya melalui internet, iklan lowongan

pekerjaan ini juga dipasang dipapan pengumuman dalam perusahaan dan juga

berupa pamflet yang disebarkan di sekolah menengah kejuruan (SMK).

24

Setelah melihat iklan lowongan pekerjaan yang diiklankan, kandidat

yang berminat dapat mengirimkan surat lamaran dan curriculum vitae (cv) yang

dimilikinnya ke email yang telah tertulis diiklan. Setelah kandidat mengirimkan

surat lamaran, tugas Human Resources Division Asistant Manager adalah

melakukan sortir terhadap surat-surat lamaran yang masuk. Human Resources

Division Asistant Manager akan memilih kandidat yang sesuai dengan kualifikasi

yang ada dalam iklan lowongan pekerjaan. Dalam melakukan sortir surat lamaran

ini seringkali Human Resources Division Asistant Manager merasa kewalahan

karena jumlah email yang banyak, sehingga serikali email yang masuk tidak dapat

segera disortir. Hal ini menyebabkan email lamaran pekerjaan menjadi

menumpuk dan bertambah banyak setisp harinya, bahkan seringkali email yang

masuk tidak sempat disortir, sehingga hal ini bisa saja membuat Human

Resources Division kehilangan kandidat yang sebenarnya memiliki kualifikasi

yang sesuai dengan yang dibutuhkan.

Setelah melakukan sortir surat lamaran, Human Resources Division

Asistant Manager akan mengundang kandidat yang terpilih untuk datang ke

Formulatrix Indonesia untuk melakukan psycho test, selain itu Human Resources

Division Asistant Manager juga harus melakukan pre-interview dengan kandidat

untuk memastikan domisili, motivasi, current salary, expected salary dan

kemampuan bahasa Inggris.

3.3.5. Merekomendasikan Kandidat

Setelah Human Resources Division Asistant Manager berhasil

mendapatkan calon karyawan yang sesuai melalui psycho test dan interview awal,

tugas selanjutnya adalah merekomendasikan kandidat tersebut kepada User.

Human Resources Division Asistant Manager akan memberikan hasil tes dan

curriculum vitae kandidat tersebut kepada User, setelah itu User akan

memberikan tanggapan, apakah kandidat tersebut berhak untuk lanjut ketahap tes

selanjutnya atau tidak. Jika User menyetujui kandidat untuk lanjut pada tahap tes

selanjutnya, Human Resources Division Asistant Manager harus mengatur jadwal

interview atau tes lanjutan yang akan diadakan oleh User, Human Resouces

Division Manager dan Formulatrix USA. Dalam melakukan tugasnya ini, Human

25

Resources Division Asistant Manager harus memastikan kapan tes dan interview

akan dilaksanakan, menyiapkan ruangan jika dibutuhkan, menyiapkan dokumen-

dokuman kandidat yang dibutuhkan oleh User, Human Resources Division

Manager dan Formulatrix USA, membuat reminder pada google invitation

kemudian menyampaikan reminder tersebut kepada semua yang berkepentingan.

Human Resources Division Asistant Manager harus tanggap dan cepat dalam

menyiapkan hal yang dibutuhkan dalam proses ini agar dapat berjalan dengan

baik.

Human Resources Division Asistant Manager harus benar-benar

memperhatikan kualitas kandidat dan menyesuaikannya dengan kualifikasi yang

telah ditentukan. Hal ini bertujuan agar kandidat yang direkomendasikan sesuai

dengan yang diharapkan oleh User dan kandidat yang direkomendasikan kepada

User dapat menyelesaikan tahap-tahap rekrutmen yang ada hingga kandidat resmi

direkrut menjadi karyawan. Ketepatan pemilihan kandidat juga dapat

mempersingkat waktu rekrutmen karyawan.

3.3.6. Menyiapkan Perjanjian Kerja dan Kontrak Kerja

Jika kandidat telah lolos dari keseluruhan tes yang ada, kandidat

dinyatakan resmi menjadi karyawan baru. Tugas Human Resources Division

Asistant Manager adalah menyiapkan dokumen-dokumen yang harus diisi dan

ditanda tangani oleh karyawan baru. Dokumen-dokumen tersebut adalah surat

perjanjian kerja, kontrak kerja dan formulir Badan Penyelenggara Jaminan Sosial

(BPJS) Kesehatan dan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)

Ketenagakerjaan. Formulir Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS)

Kesehatan dan Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) Ketenagakerjaan

yang telah diisi oleh karyawan berjumlah dua lembar, yaitu lembar putih dan

kuning. Lembar putih diserahkan kepada pihak Badan Penyelenggara Jaminan

Sosial (BPJS), Human Resources Division Asistant Manager harus memastikan

bahwa formulir yang dikirimkan diterima oleh pihak Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial (BPJS) dan karyawan mendapatkan kartu Badan Penyelenggara

Jaminan Sosial (BPJS) yang akan digunakan jika membutuhkan pelayanan dari

Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS). Selain menyiapkan dokumen untuk

26

karyawan baru, Human Resources Asistant Manager juga harus menyimpan data-

data karyawan, antaralain fotocopy Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu

Keluarga (KK), Surat Keterangan Catatan Kriminal (SKCK), curriculum vitae

(cv) dan formulir Badan Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) berwarna kuning

dalam map berwarna hijau. Map dari setiap karyawan diberi guide yang

bertuliskan nama karyawan dan nomor induk karyawan (NIK), Human Resources

Division Asistant Manager melakukannya untuk kepentingan filing, map-map

tersebut disusun berdasarkan nomor induk karyawan (NIK) dan disimpan dalam

sebuah filing cabinet.

Human Resources Division Asistant Manager juga harus memastikan

bahwa setiap karyawan yang bekerja di Formulatrix Indonesia telah memiliki

nomor rekening Bank Central Asia (BCA). Nomor rekening ini dibutuhkan untuk

keperluan gaji karyawan.

3.3.7. Input Data Karyawan Ke Sistem

Human Resources Division Asistant Manager juga bertanggung jawab

dalam data-data karyawan yang bekerja di Formulatrix Indonesia. Human

Resources Division Asistant Manager harus selalu melakukan update terhadap

data-data karyawan jika ada perubahan. Hal ini bertujuan agar semua terdata

dengan baik sehingga jika data-data tersebut dibutuhkan, dapat segera ditemukan.

Beberapa sistem yang digunakan oleh Human Resources Division

Asistant Manager dalam mengelola data karyawan antara lain :

1. SIK (Sistem Informasi Karyawan)

Sistem ini digunakan untuk input absensi, cuti, ijin keluar perusahaan jika

masih dalam jam kerja dan untuk melihat fasilitas kesehatan Badan

Penyelenggara Jaminan Sosial (BPJS) yang digunakan oleh setiap karyawan.

27

1. HRIS ( Human Resources Information System)

Sistem ini digunakan untuk menyimpan data karyawan baru dan data karyawan

magang. Sistem ini juga digunakan untuk input absensi error dan cuti pegawai

secara manual serta digunakan untuk proses editing data karyawan.

2. Tiga Track

Sistem ini digunakan oleh Human Resources Division Asistant Manager untuk

mengetahui kinerja karyawan dilihat dari total jam kerja yang dipenuhi

karyawan setiap harinya.

3.3.8. Membuat Laporan Rekapitulasi Karyawan

Human Resources Division Asistant Manager Formulatrix Indonesia juga

bertugas dalam pembuatan rekapitulasi karyawan, yang berisi tentang mutasi,

promosi dan status karyawan yaitu tambahan anak, menikah dan berhentinya

karyawan dari pekerjaan.