37

BAB III

ANALISA SISTEM BERJALAN

3.1. Tinjauan perusahaan

Pendidikan Taman Kanak-kanak merupakan salah satu bentuk pendidikan

pendidikan anak usia dini yang memiliki peranan sangat penting untuk

mengembangkan kepribadian anak serta mempersiapkan mereka memasuki jenjang

pendidikan selanjutnya. Pendidikan taman kanak-kanak merupakan jembatan antara

lingkungan keluarga dengan masyarakat yang lebih luas yaitu sekolah dasar dan

lingkungan lainnya.

Sejak berdiri, TKIT (Taman Kanak-Kanak Islam Terpadu) Robbi Rodliyya

hadir dengan wajah baru untuk mendidik anak-anak usia dini. Dengan sarana yang

lengkap, ceria, inovatif didukung dengan guru-guru yang sabar juga menanamkan

dasar-dasar rohani yang mantap, intelektual yang baik dan akhlaq yang luhur

menjadikan TKIT Robbi Rodliyya menjadi salah satu tujuan pendidikan usia dini

oleh para orang tua siswa. Saat ini TKIT Robbi Rodliyya masih belum

mengembangkan sistem yang lebih terkomputerisasi, dikarenakan keterbatasan

sumber daya manusia di dalam lembaga tersebut. Oleh karena itulah diperlukan

peningkatan kualitas tersendiri dari segi sumber daya manusianya agar sistem yang

sudah berjalan ini bisa lebih dioptimalkan dengan baik. Dimulai dari sistem

penerimaan siswa baru di TKIT Robbi Rodliyya diharapkan menjadi titik balik

perkembangan sistem di TKIT Robbi Rodliyya ini sendiri.

38

3.1.1. Sejarah Institusi/Perusahaan

Yayasan Robbi Rodliyya didirikan pada tahun 1990 oleh Alm. Ustazah Yoyoh

Yusroh dengan nama awal Taman Qur’an. Pada tahun 2008 Taman Qur’an yang

berlokasi di Kalibata Utara III ini berganti nama menjadi TKIT (Taman Kanak-

Kanak Islam Terpadu) Robbi Rodliyya. Pada tahun 2010, TKIT Robbi Rodliyya

akhirnya tersertifikasi oleh DIKNAS dengan SK Nomor: 5163/1.851.192 dengan

nama penanggung jawab Dani Hermiati S.T yang juga menjabat sebagai Kepala

Sekolah.

3.1.2. Struktur Organisasi dan Fungsi

Berikut adalah struktur organisasi TKIT Robbi Rodliyya

Sumber : TKIT Robbi Rodliyya Jakarta

KETUA

YAYASAN

PEMBINA KETUA

KOMITE

KEPALA TK

TATA USAHA PERPUSTAKAAN JABATAN

GURU

PENJAGA

SISWA

MASYARAKAT

39

Gambar III.1.

Struktur Organisasi

Sedangkan tugas dan fungsi dari masing-masing bagian struktru organisasi pada

TKIT Robbi Rodliyya tersebut adalah sebagai berikut:

1. Ketua Yayasan

Menjalankan Visi dan misi Yayasan sesuai dengan Anggaran Dasar.

Memberikan wewenang kepada para ketua divisi sehubungan dengan hal-hal

yang berkaitan dengan ruang lingkup masing-masing divisi

Berhak mendelegasikan kepada salah satu pengurus Harian dalam

melakukan hubungan dengan pihak-pihak di luar Yayasan.

Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh anggota dan pengurus Yayasan.

Mengkoordinasikan program kerja Yayasan baik perencanaan, pelaksanaan,

evaluasi, maupun pertanggung jawaban.

2. Pembina

Guna memaksimalkan tanggung jawab dan proses pemungutan suara maka

sebaiknya anggota Dewan Pengurus Yayasan terdiri dari sekurang-

kurangnya 3 orang dan dalam pertemuan telah diputuskan untuk ditetapkan

jumlah Dewan Pembina sebanyak 3 orang.

Yang dapat diangkat sebagai anggota Pembina adalah orang perseorangan

sebagai Pendiri Yayasan dan/atau mereka yang berdasarkan keputusan rapat

40

anggota Pembina dinilai mempunyai dedikasi yang tinggi untuk mencapai

maksud dan tujuan Yayasan.

Anggota Pembina tidak diberi gaji dan/atau tunjangan oleh Yayasan.

Masa jabatan Dewan Pembina tidak ditentukan lamanya

Anggota Dewan Pembina tidak boleh merangkap menjadi anggota Dewan

Pengurus maupun Dewan Penasihat.

Pembina berwenang bertindak untuk dan atas nama Yayasan

Pembina berwenang untuk mengubah anggaran dasar yayasan

Pembina bertanggung jawab melaksanakan rapat tahunan yayasan

Pembina berhak untuk memberhentikan Dewan Pengurus yayasan

Pembina berhak untuk memberhentikan Dewan Penasihat yayasan

Pembina berhak untuk menetapkan kebijakan umum yayasan

Pembina berhak melakukan pembagian tugas dan wewenang setiap anggota

Pengurus dengan berdasarkan Rapat Pembina.

3. Ketua komite

Pemberi pertimbangan (advisory agency) dalam penentuan dan pelaksanaan

kebijakan pendidikan di sekolah;

Pendukung (supporting agency), baik yang berwujud financial, pemikiran

maupun tenaga dalam penyelenggaraan pendidikan di sekolah;

Pengontrol (controlling agency) dalam rangka transparansi dan akuntabilitas

penyelenggaraan dan keluaran pendidikan di sekolah;

41

Mediator antara pemerintah (eksekutif) dengan masyarakat di satuan

sekolah.

Mendorong tumbuhnya perhatian dan komitmen masyarakat terhadap

penyelenggaraan pendidikan yang bermutu;

Melakukan kerjasama dengan masyarakat (perorangan/organisasi/dunia

usaha/dunia industri) dan pemerintah berkenaan dengan penyelenggaraan

pendidikan yang bermutu;

Menampung dan menganalisis aspirasi, ide, tuntutan, dan berbagai

kebutuhan pendidikan yang diajukan oleh masyarakat;

Memberikan masukan, pertimbangan, dan rekomendasi kepada sekolah

mengenai:

a. Kebijakan dan program pendidikan;

b. Rencana Anggaran Pendidikan dan Belanja Sekolah (RAPBS);

c. Kriteria kinerja satuan pendidikan/sekolah;

d. Kriteria tenaga kependidikan;

e. Kriteria fasilitas pendidikan; dan

f. Hal-hal lain yang terkait dengan pendidikan;

Mendorong orangtua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan guna

mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan;

Menggalang dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan

pendidikan disatuan pendidikan.

42

Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan, program,

penyelenggaraan, dan keluaran pendidikan di satuan pendidikan.

d. Kepala TK

Bersama-sama pengurus lain dan anngota menyusun rencana program kerja

Komite Taman Kanak-kanak Islam.

Mengesahkan rencana program kerja Komite Taman Kanak-kanak Islam

Melaksanakan keputusan hasil musyawarah yang ditetapkan oleh anggota

melaui rapat-rapat.

Mengundang rapat-rapat harian Komite Taman Kanak-kanak Islam

Mengkomunikasikan hasil rapat Komite Taman Kanak-kanak Islam

Mengundang rapat pihak sekolah atas undangan Kepala Sekolah

Menghadiri rapat dinas sekolah atas undangan Kepala Sekolah

Menerima klarifikasi sumber pembiayaan sekolah yang berasal dari

pemerintahan dan kebutuhan sekolah.

Menerima klarifikasi persoalan yang dihadapi sekolah

Memberikan edaran , imbauan, dan atau bentuk lain kepada Stakeholders.

Mengesahkan segala keputusan Komite Taman Kanak-kanak Islam dan atau

keputusan bersama dengan sekolah, melalui penandatangan yang disahkan

dengan cap resmi.

Mengadakan pertanggungjawaban keuangan yang dititipkan masyarakat

kepala sekolah.

43

Mengesahkan pemberian penghargaan Komite Taman Kanak-kanak Islam

kepada kepala sekolah , guru, staf TU yang berprestasi.

Memberikan perintah kepada bendahara untuk mengeluarkan/memberikan

sejumlah dana atas pengajuan sekolah.

Memberikan sanksi kepada anggota pengurus yang tidak dapat menunaikan

tugas dengan baik.

Mengevaluasi program kerja Komite Taman Kanak-kanak Islam

e. Tata Usaha

Melakukan pengelolaan dan mengkoordinasi keperluan administrasi baik ke

dalam maupun ke luar unit sekolah

Bertanggung jawab langsung dengan kepala sekolah jenjang terkait, baik

dalam hal pelaksanaan, pengelolaan, koordinasi dan pelaporan kegiatan

belajar mengajar secara keseluruhan

Berhubungan, berinteraksi dan berkorespondensi secara langsungkepada

wali siswa dalam hal terkait dengan pengelolaan data peserta didik dengan

petunjuk dan persetujuan langsung dari kepala sekolah

Membantu kepala sekolah dalam penyusunan RAPBS (Rencana anggaran

belanja sekolah)

Membuat dan menyimpan semua bentuk arsip yang diperlukan oleh unit

sekolah untuk disimpan

Menyiapkan dan menyejikan data statistik unit sekolah

44

Mengatur dan menyimpan administrasi yang berhubungan dengan kesiswaan

antara lain buku pembantu induk, buku induk, klapper, mutasi serta alumni

peserta didik

Membuat laporan yang bersifat rutin dalam periode tertentu dan dilaporkan

kepada kepala sekolah

Membuat laporan yang bersifat rutin ke suku dinas pendidikan dengan

sepengetahuan dan petunjuk kepala sekolah dan siap menjadi operator ke

suku dinas pendidikan untuk kepentingan dapodik maupun simdik dengan

petunjuk langsung dari kepala sekolah.

f. Perpustakaan

Perencanaan program kerja perpustakaan

Pengurusan pelaksanaan perpustakaan

Perencanaan pengembangan perpustakaan

Pemeliharaan dan perbaikan buku perpustakaan

Penyimpanan buku-buku perpustakaan

Melaksanakan inventarisai perpustakaan

Melayani pemakai perpustakaan

Mengatur dan menata perpustakaan

Menyeleksi pembelian buku

Mengusahakan pengadaan buku baru

Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan perpustakaan

45

Menjaga dan melaksanakan kegiatan keamanan, kebersihan, ketertiban,

keindahan dan kekeluargaan.

g. Guru

Menyerahkan kebudayaan kepada anak didik berupa kepandaian, kecakapan

dan pengalaman-pengalaman

Membentuk kepribadian anak yang harmonis sesuai cita-cita dan dasar

negara kita Pancasila

Menyiapkan anak menjadi warga negara yang baik sesuai dengan Undang-

Undang Pendidikan yang merupakan keputusan MPR No. 2 Tahun 1983

Sebagai prantara dalam belajar

Guru adalah sebagai pembimbing untuk membawa anak didik ke arah

kedewasaan. Pendidik tidak maha kuasa, tidak dapat membentuk anak

menurut kehendak hatinya

Guru sebagai penghubung antara sekolah dan masyarakat

Sebagai penegak disiplin. Guru menjadi contoh dalam segala hal, tata tertib

dapat berjalan apabila guru menjalaninya terlebih dahulu

Sebagai adminstrator dan manajer

Guru sebagai perencana kurikulum

Guru sebagai pemimpin

Guru sebagai sponsor dalam kegiatan anak-anak

h. Penjaga Sekolah

Melaksanakan tugas pengamanan Sekolah

46

Memonitor lingkungan Sekolah sebanyak 3 (tiga) kali :

Setelah bel masuk dibunyikan, petugas berkeliling Sekolah untuk

memastikan bahwa seluruh peserta didik sudah masuk kelas

Setelah bel istirahat berakhir, petugas berkeliling Sekolah untuk memastikan

bahwa seluruh peserta didik sudah masuk kelas

Setelah bel pulang, petugas berkeliling Sekolah untuk terakhir kali Untuk

memastikan bahwa kondisi lingkunan Sekolah aman

Mengawasi dan menjaga keamanan lahan parkir Sekolah

Memelihara dan menjaga barang-barang milik Sekolah

Bekerjama dengan dinas terkait apabila ada masalah keamanan yang tidak

dapat dilakukan secara internal atau sudah terjadi perbuatan melanggar

hukum

i. Siswa

Menaati tata tertib sekolah.

Membayar SPP dan segala sesuatu yang dibebankan sekolah kepadanya,

sepanjang sesuai dengan peraturan yang berlaku.

Turut membina suasana sekolah yang aman, tertib dan tenteram, di mana

suasana keagamaan menjadi dominan.

Menjaga nama baik sekolah di manapun ia berada dan menjadi

“kebanggaan” baginya mendapat kesempatan belajar pada sekolah yang

bersangkutan.

47

j. Masyarakat

Peran serta dengan menggunakan masyarakat

Pada tingkatan ini masyarakat hanya memanfaatkan jasa sekolah untuk

mendidik anak-anak mereka.

Peran serta dengan memberikan kontribusi dana, bahan dan tenaga

Pada PSM (Peran Serta Masyarakat) jenis ini masyarakat berpartisipasi

dalam perawatan dan pembangunan fisik sekolah dengan menyumbangkan

dana, barang, atau tenaga.

Peran serta secara pasif

Masyarakat dalam tingkatan ini menyetujui dan menerima apa yang

diputuskan pihak sekolah (komite sekolah), misalnya komite sekolah

memutuskan agar orang tua membayar iuran bagi anaknya yang bersekolah

dan orang tua menerima keputusan itu dengan mematuhinya.

Peran serta melalui adanya konsultasi

Pada tingkatan ini, orang tua datang ke sekolah untuk berkonsultasi tentang

masalah pembelajaran yang dialami anaknya.

3.2. Prosedur sistem berjalan

Proses sistem berjalan adalah gambaran suatu fungsi yang dianalisa dan setiap

fungsi terpisah oleh fungsi-fungsi yang lain yang ada di dalamnya, seperti yang

terdapat pada penerimaan siswa baru TKIT Robbi Rodliyya.

48

Untuk lebih memahami bagian prosedur Penerimaan Siswa baru pada TKIT

Robbi Rodliyya hingga pembuatan laporan, berikut adalah penjelasan secara garis

besar yang dapat digambarkan ke dalam 3 prosedur utama sebagai berikut :

1. Prosedur Pendaftaran

Untuk mendaftarkan calon siswa, orang tua calon siswa harus membawa sang

anak yang hendak di daftarkan langsung ke TKIT Robbi Rodliyya, pihak tata

usaha kemudian memberikan formulir kepada orang tua siswa

2. Prosedur Penerimaan Siswa

Jika orang tua calon siswa menghendaki anaknya untuk melanjutkan

penddaftaran menjadi siswa didik baru di TKIT Robbi Rodliyya, maka orang

tua siswa wajib mengisi formulir yang sudah di berikan dan mengisinya dengan

lengkap. Setelah formulir selesai diisi, orang tua siswa kemudian

mengembalikannnya kepada pihak tata usaha disertai dengan dokumen

tambahan seperti fotocopy KK (Kartu Keluarga) dan fotocopy Akter kelahiran

anak. Kemudian pihak dari tata usaha akan menjelaskan sejumlah pembayaran

biaya yang harus di lakukan orang tua siswa sebagai biaya administrasi. Orang

tua siswa kemudian melakukan pembayaran di tempat, sebgai tanda bukti

pembayaran pihak tata usaha kemudia memberikan kwitansi kepada orang tua

siswa. Pihak tata usaha kemudian akan menginput identitas siswa ke

DAPODIK. Data Pokok Pendidikan atau Dapodik adalah sistem pendataan

skala nasional yang terpadu, dan merupakan sumber data utama pendidikan

49

nasional, yang merupakan bagian dari Program perancanaan pendidikan

nasional dalam mewujudkan insan Indonesia yang Cerdas dan Kompetitif.

3. Prosedur Pembuatan Laporan

Setelah semua prosedur pendaftaran dan penerimaan siswa telah dilakukan, tata

usaha membuat laporan rincian penerimaan siswa baru berdasarkan arsip

penerimaan siswa baru kemudian laporan tersebut diserahkan kepada Kepala

Sekolah.

3.3. Diagram Alir Data Sistem Berjalan

a. Diagram Konteks Sistem Berjalan

Gambar III.2.

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Keterangan :

KK : Kartu Keluarga

50

b. Diagram Nol Sistem Berjalan

Gambar III.3.

Diagram Nol Sistem Berjalan

51

c. Diagram Detail

Gambar III.4.

Diagram Detail Sistem Berjalan

Keterangan :

DAPODIK : Data Pokok Pendidikan

52

3.4. Spesifikasi Dokumen Sistem Berjalan

a. Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan

Dokumen masukan yang dipakai berbentuk cetakan kartu yang telah tersedia.

Yang termasuk dokumen masukan yang dipakai adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Fotocopy Kartu Keluarga

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran

Sumber : Calon siswa

Tujuan : Tata usaha

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran A.1

2. Nama Dokumen : Fotocopy Akte

Fungsi : Sebagai salah satu syarat pendaftaran

Sumber : Calon siswa

Tujuan : Tata usaha

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran A.2

b. Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

53

Dokumen keluaran merupakan dokumen yang dihasilkan dari proses sistem

berjalan yang nantinya dokumen ini akan dijadikan sebagai bahan pelaporan. Yang

termasuk sebagai dokumen keluaran adalah sebagai berikut:

1. Nama Dokumen : Formulir Pendaftaran

Fungsi : Sebagai bukti pendaftaran

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Calon siswa

Media : Kertas

Jumlah : 4 lembar

Frekuensi : Setiap pendaftaran siswa baru

Bentuk : Lampiran B.1

2. Nama Dokumen : Kwitansi Pembayaran

Fungsi : Sebagai bukti pembayaran

Sumber : Tata usaha

Tujuan : Calon siswa

Media : Kertas

Jumlah : Satu lembar

Frekuensi : Setiap ada transaksi pembayaran

Bentuk : Lampiran B.2

54

3.5. Permasalahan Pokok

Berdasarkan pengamatan, penulis mengambil kesimpulan bahwa TKIT Robbi

Rhodliyya Jakarta dalam mengelola proses penerimaan siswa masih menggunakan

sistem manual secara keseluruhan. Bisa dibayangkan jika proses penerimaan siswa

terus-menerus dilakukan secara sederhana akan mengakibatkan:

1. Segala penginputan data kurang evisien dan membutuhkan waktu yang lama

2. Rentan terjadi kesalahan dalam pencatatan data karena tidak adanya validasi

ulang.

3. Keamanan dokumen yang mudah hilang dan rusak karena dokumen masih

berbentuk kertas.

3.6. Pemecahan Masalah

Dengan melihat berbagai permasalahan yang ada pada sistem berjalan, maka

untuk mengatasi permasalahan tersebut penulis mangajukan alternatif pemecahan

masalah yaitu mengkomputerisasikan sistem penerimaan siswa baru dari proses

pendaftaran dengan menggsunakan komputer serta aplikasi programnya. Beberapa

keuntungan yang dapat diperoleh dari penggunaan aplikasi program pada komputer

yaitu :

1. Penyelesaian pekerjaan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat, sehingga

menghasilkan suatu informasi yang benar tentang data-data yang data.

2. Penanganan data dan penyimpanan data dengan menggunakan sistem database

di Microsoft Office Access

55

3. Faktor kesalahan lebih kecil atau jarang terjadi dibandingkan dengan

menggunakan sistem yang masih melakukan pencatatan data secara manual.

4. Menggunakan program aplikasi yang tepat dalam penerapan sistem yang lebih

terkomputerisasi yaitu dengan menggunakan Microsoft Visual basic 6.0