7

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Kantor

Kantor adalah setiap tempat yang biasanya dipergunakan untuk melaksanakan

pekerjaan tata usaha (pekerjaan kantor, pekerjaan tulis menulis), dengan nama apa pun

juga tempat tersebut mungkin diberikan (Moekijat, 1997: 3). Dalam bahasa Belanda

menurut Eko (1999: 1) kantor mempunyai empat pengertian yaitu: ruang, kamar kerja,

atau ruang tulis; markas atau ruang seseorang pengusaha beserta stafnya menjalankan

aktivitas usaha pokoknya; biro atau tempat kedudukan seorang pemimpin; instansi,

badan, jawatan, atau perusahaan. Pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati,

2008: 12) meliputi mencatat/menulis (records), menghitung (computations),

menyimpan, dan komunikasi (intern dan eksteren). Sementara itu, pekerjaan kantor

menurut Goerge Terry (dalam Eko, 1999: 2) menjelaskan pekerjaan kantor meliputi

penyampaian keterangsan secara lisan serta pembuatan warkat-warkat tertulis dan

laporan-laporan untuk meringkas banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu

landasan fakta bagi tindakan kontrol pimpinan.

Ciri-ciri pekerjaan kantor menurut Winardi (dalam Maryati, 2008: 14) adalah

sebagai berikut :

a. Suatu pekerjaan yang bersifat memberi pelayanan pada bagian lain dalam

mengerjakan pekerjaanya agar lebih efektif. Misalnya:

8

Membantu manajemen puncak menyediakan data atau informasi.

Membantu bagian personalia dalam penggajian.

Membantu bagian keuangan dalam hal efisiensi biaya.

Membantu bagian pemasaran dalam pengiriman pesanan barang.

Membantu bagian produksi.

b. Bersifat memudahkan atau meringankan bagian lain dalam

mengoperasikan pekerjaannya.

c. Memberikan sumbangan secara tidak langsung bagi kemampuan

perusahaan dalam mencapai atau meningkatkan keuntungan.

Menurut Moekijat (1997: 2) kantor juga mempunyai fungsi. Fungsi kantor

adalah untuk memberikan pelayanan komunikasi dan catatan-catatan. Secara

terinci fungsi kantor itu adalah sebagai berikut :

a. Menerima keterangan.

Misalnya: surat-surat, harga-harga, dan sebagainya.

b. Mencatat keterangan.

Misalnya: catatan-catatan tentang pegawai, harga, dan sebagainya.

c. Menyusun keterangan.

Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan

sebagainya.

d. Memberi keterangan.

9

Misalnya: daftar barang-barang dagangan, taksiran-taksiran, dan

sebagainya.

e. Menjamin aktiva.

Misalnya: pemeliharaan uang kontan, pengadaan pesediaan, dan sebagainya.

Mengacu pada beberapa definisi kantor yang telah dikemukakan maka yang

dimaksud dengan kantor dalam penelitian ini adalah suatu unit organisasi yang terdiri

dari tempat, personel, dan aktivitas ketatausahaan untuk membantu pimpinan

organisasi.

1.2. Otomatisasi Kantor

Otomatisasi dimulai di pabrik dan menyebar ke kantor dalam bentuk

otomatisasi kantor (office automation), atau OA. Awalnya OA dimaksudkan untuk

membantu pekerjaan sekretarial dan administratif (clerical), tetapi kemampuannya

untuk memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang di dalam

dan di luar perusahaan menarik para manajer dan profesional sebagai pemakai.

Semua pemakai ini menggunakan OA untuk meningkatkan produktivitas mereka

(Raymond, 1996: 85).

Menurut Raymond (1996: 85) otomatisasi kantor (office automation, atau OA,

mencakup semua sistem elektronik formal dan informal yang terutama berkaitan

dengan komunikasi informasi ke dan dari orang-orang di dalam maupun di luar

10

perusahaan. Beberapa sistem otomatisasi perkantoran secara formal dan

didokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis. Sistem formal ini diterapkan di

seluruh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan organisasi, mirip dengan sistem

informasi manajemen. Sebagian besar sistem otomatisasi perkantoran tidak

direncanakan atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat

diperlukan oleh perorangan untuk memenuhi keperluaannya sendiri. Otomatisasi

perkantoran dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi baik secara

lisan maupun secara tertulis.

Otomatisasi kantor (OA) digunakan oleh semua orang yang bekerja di

dalam kantor. Pada dasarnya ada empat kategori pemakai otomatis kantor

menurut Raymond (1996: 86), yaitu:

1. Manajer

Orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan

terutama sumber daya manusia.

2. Profesional

Tidak mengelola orang tetapi menyumbang keahlian khususnya

(misalnya: pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan

profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.

3. Sekretaris

11

Ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai

tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur

jadwal pertemuan.

4. Pegawai Administrartif (clerical employee)

Melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin

fotokopi, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirim surat.

Otomatisasi perkantoran mencakup semua sistem elektronik formal dan

informal yang terutama berkaitan dengan komunikasi informal dari orang-orang

didalam maupun diluar perusahaan. Sistem elektronik formal dimaksudkan sebagai

kegiatan perkantoran yang di dokumentasikan dengan suatu prosedur tertulis.

Semua perusahaan menerapakan sistem formal untuk memenuhi kebutuhan

organisasi, misalnya untuk pengelolaan informasi yang didistribusikan ke manajer

berupa laporan-laporan periodik maupun laporan khusus.

Sistem elektronik informal berarti sistem perkantoran yang tidak direncanakan

atau diuraikan secara tertulis. Sistem-sistem informal ini diterapkan saat diperlukan

oleh perorangan untuk memenuhi keperluannya sendiri. Misalnya melakukan

konsultasi atau diskusi dengan pengambil keputusan lainnya.

Otomatisasi kantor juga mempunyai dampak positif dan dampak negatif

terhadap manajemen perkantoran. Pengaruh positif dari otomatisasi menurut

Maryati (2008: 154) disebutkan diantaranya :

12

a. Dengan perlengkapan kantor modern akan membantu mengerjakan

pekerjaan kantor lebih cepat, lebih baik dan lebih akurat. Sehingga

pekerjaan kantor menjadi lebih efisien.

b. Peralatan kantor modern akan memberikan kesan lebih positif terhadap

image perusahaan.

c. Peralatan kantor modern menjadikan bekerja lebih semangat dan tidak

membosankan. Sehingga menjadikan karyawan lebih produktif.

d. Otomatisasi memberikan peluang sangat besar untuk merencanakan

kembali pekerjaan dan arus pekerjaan, sehingga memperkaya dimensi

pekerjaan itu. Hal ini memberikan karyawan lebih kreatif.

Selain pengaruh positif, otomatisasi kantor juga dapat menimbulkan persoalan

dalam manajemen perkantoran, antara lain:

a. Menurunkan semangat kerja di antara karyawan yang merasa terancam

pekerjaannya. Mereka takut mesin-mesin kantor akan mengambil alih

fungsinya.

b. Banyak orang yang tidak menyukai perubahan. Mereka enggan belajar

dengan cara baru atau merasa tidak mampu, sehingga takut

kelemahannya diketahui.

c. Para staf ahli seringkali mempunyai pendidikan lebih tinggi dari

manajer kantor. Mereka merasa bangga dengan pengetahuan teknisnya

13

dan cenderung tidak sabar kalau menghadapi atasan yang tidak mampu

mengaturnya.

Perlu perencanaan dan persiapan yang matang agar otomatisasi kantor

berjalan dengan baik dan dampak negatif dari perubahan tersebut bisa dihindari

atau dikurangi. Diantaranya:

a. Training atau pelatihan karyawan agar siap mental dalam menghadapi

perubahan.

b. Memberikan training atau pelatihan tentang pengetahuan sehubungan

dengan alat-alat baru yang akan digunakan.

c. Memberikan training atau pelatihan ketrampilan dalam penggunaan atau

pengoperasian alat-alat baru tersebut.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud otomatisasi kantor dalam

penelitian ini adalah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan

proses pelakasanaan pekerjaan.

2.2.1. Konsep – Konsep Otomatisasi Kantor

1. Proses yang terjadi diperkantoran seperti halnya proses manufaktur selalu

mengarah ke otomatisasi.

2. Otomatisasi kantor berevolusi dari aplikasi-aplikasi yang terpisah dan

tanpa rencana menuju aplikasi yang terencana dan terpadu.

3. Otomatisasi kantor memudahkan penerimaan dan pengiriman informasi.

14

4. Otomatisasi kantor memberikan keuntungan lebih besar melalui

pengambilan keputusan yang lebih baik.

1.2.2. Manfaat Otomatisasi Kantor

Otomatisasi perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam

menangani informasi; mulai dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan

bantuan teknologi secara optimal dan campur tangan manusia secara minimal.

Dengan demikian akan membuat informasi menjadi lebih mudah dan murah

digunakan, dipindahkan, dan dirawat. Pada akhirnya dapat meletakkan landasan

yang kuat untuk integrasi informasi sehinggga perusahaan mampu berkompetisi

lebih baik.

1.2.3. Tujuan Otomatisasi Kantor

Adapun tujuan dari otomatisasi kantor menurut Raymond (1996: 86),

yaitu:

1. Penggabungan dan penerapan teknologi.

2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor.

3. Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan.

Tujuan OA masa kini:

1. Pendapatan yang Lebih Tinggi Versus Penghindaran Biaya. Komputer

tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda

penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja

yang bertambah.

15

2. Pemecahan Masalah Kelompok. Cara OA berkontribusi pada

komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan

untuk memecahkan masalah kelompok.

3. Pelengkap-Bukan Pengganti. Sebagai suatu cara komunikasi bisnis,

OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua

komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka,

percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA

harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas

kerja melalui:

1. Meminimalkan/penghindaran biaya: komputer tidak menggantikan

pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang

diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2. Pemecahan masalah kelompok: otomatisasi kantor dapat memberikan

kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan

lebih baik selagi mereka memecahkan masalah. Peningkatan komunikasi

ini dapat menghasilkan keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

3. Pelengkap-bukan pengganti: OA tidak akan menggantikan semua

komunikasi interpersonal tradisional-percakapan tatap muka, percakapan

telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya.

16

4. Penggabungan dan penerapan teknologi: misalnya antara telepon,

komputer, jaringan internet, satelit, dll.

5. Memperbarui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor: produk OA atau

Office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses

lebih banyak dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.

1.3. Tenaga Kerja (Sumber Daya Manusia)

Manajemen sumber daya manusia merupakan bagian dari ilmu manajemen

yang memfokuskan perhatiannya pada pengaturan peranan sumber daya manusia

dalam kegiatan suatu organisasi.

Manajemen sumber daya manusia (human resources management) berbeda

dengan manajemen personalia (personel management). Management sumber daya

manusia menganggap bahwa karyawan adalah kekayaan (asset) utama organisasi

yang harus dikelola dengan baik, jadi MSDM (Manajemen Sumber Daya

Manusia) sifatnya lebih strategis bagi organisasi dalam mencapai tujuan–tujuan

yang telah diteteapkan. Sedangkan manajemen personalia menganggap karyawan

sebagai faktor produksi yang harus dimanfaatkan secara produktif atau manajemen

personalia lebih menekankan pada sistem dan prosedur. Istilah personalia

sebenarnya tidak berbeda dengan istilah kepegawaian. Keduanya mempunyai arti

sama, yaitu urusan personalia atau seluruh kegiatan yang berkaitan dengan

personalia, pegawai atau tenaga kerja. Tenaga kerja menurut Undang-Undang

Nomor 13 Tahun 2003 adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan

17

guna menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi kebutuhan sendiri

maupun untuk masyarakat.

Menurut Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang pokok-pokok

kepegawaian, pada umumnya yang dimaksud dengan kepegawaian adalah segala

hal mengenai kedudukan, kewajiban, hak dan pembinaan Pegawai Negeri. Istilah

kepegawaian lebih umum dipergunakan di kalangan pemerintah. Sedangkan istilah

personalia lebih dikenal di kalangan badan-badan usaha swasta.

Beberapa pakar MSDM memberikan pandangan yang beragam tentang

MSDM. Menurut Schuler, Dowling, Smart dan Huber (dalam Tjutju, 2009: 2)

Human resource management (HRM) is the

recognition of the importance of an

organization’s workforce as vital human resource

contributing to the goals of the organization, and

the utilization of several funcitions and activities

to ensure that they are used effectively and fairly

for the benefit of the individual the organization

and society.

Pernyataan tersebut menegaskan bahwa managemen sumber daya manusia

memberikan pengakuan tentang pentingnya tenaga kerja organisasi sebagai sumber daya

manusia utama yang memberikan kepastian bahwa pelaksanaan fungsi dan kegiatan

18

organisasi dilaksanakan secara efektif dan adil bagi kepentingan individual, organisasi

dan masyarakat.

Pentingnya peran SDM (Sumber Daya Manusia) dalam pelaksanaan dan

pencapaian organisasi maka pengelolaan sumber daya manusia harus memperhatikan

beberapa aspek staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi yang secara lebih

mendetail dikemukakan oleh De Cenzo and Robbins (dalam Tjutju, 2009: 2)

menyatakan bahwa:

“ human resource management is the part of the

organization that is concerned with the peopleor

human resources aspect of management position,

including recruiting, screening, training,rewarding

and appraising”.

Salah satu aspek pengelolaan sumber daya manusia yang harus diperhatikan

dalam pelaksanaan dan pencapain organisasi adalah pengembangan. Pengembangan

sumber daya manusia merupakan salah satu fungsi operasional MSDM yang berisi

kegiatan–kegiatan untuk memelihara dan meningkatkan kompetensi pegawai melalui

peningkatan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan aspek–aspek lainnya.

Pengembangan sumber daya manusia ini penting dilaksanakan sebab adanya perubahan

baik manusia, teknologi, pekerjaan maupun organisasi Mondy (dalam Tjutju, 2009: 36)

19

Pengembanagan SDM (sumber Daya Manusia) tidak hanya terfokus pada

pegawai yang baru direktut, akan tetapi untuk pegawai yang sudah lama bekerja.

Menurut Flippo (dalam Tjutju, 2009: 36) pengembangan merupakan suatu proses yang

terdiri dari:

1. Pelatihan, untuk meningkatkan keahlian serta pengetahuan untuk

melakukan pekerjaan tertentu, dan

2. Pendidikan yang berkaitan dengan perluasan umum, pengertian dan latar

belakang. Tujuannya adalah agar dapat meningkatkan produktivitas,

mengurangi biaya, mempertinggi moral dan mempromosikan stabilitas

dan fleksibilitas dari organisasi.

Pelatihan adalah proses yang memberikan karyawan keahlian khusus atau

membantu karyawan memperbaiki kinerjanya. Simsmora (dalam Tjutju, 2009: 37)

mengemukakan bahwa pelatihan adalah serangkaian aktivitas yang dirancang untuk

meningkatkan keahlian-keahlian atau pengetahuan tertentu. Menurut Noe (dalam

Tjutju, 2009: 38) bahwa pelatihan (training) merupakan upaya perusahaan yang

terencana dalam memberikan kesempatan karyawan mempelajari kompetensi yang

berhubungan dengan pekerjaan. Kompetensi meliputi penegetahuan, keahlian atau

perilaku yang penting untuk mencapai prestasi kerjadengan sukses. Menurut Carrel

(dalam Tjutju, 2009: 39) menyatakan bahawa tujuan dari pelatihan antara lain adalah

:

20

1. Meningkatkan kualitias kinerja.

2. Memperbaruhi ketrampilan karyawan.

3. Menghindarkan penerapan manajerial yang telah usang.

4. Memecahkan masalah organisasi.

5. Mempersiapkan karyawan yang akan dipromosikan dan pengelolaan

suksesi kepemimpinan.

6. Memberikan bekal pelatihan kepada karyawan baru untuk orientasi.

7. Memenuhi kebutuhan karyawan.

Aspek yang kedua yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain

organisasi adalah staffing. Perencanaan tenaga kerja merupakan operasi dari

manajemen sumber daya manusia. Perencanaan tenaga kerja dimaksudkan ada

upaya untuk merencanakan jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk

memenuhi kebutuhan yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisas ini. Fungsi

ini melalui analisis pekerjaan, rekruitmen, penempatan sampai pada orientasi

pekerjaan.

Kegiatan rekruitmen atau penarikan sumber daya manusia bertujuan agar

organisasi dapat memperoleh sumber daya manusia sesuai dengan keahlian yang

dibutuhkan. Aplikasi kegiatan ini adalah dengan adanya seleksi yang dilakukan

untuk mengetahui sejauh mana pengetahuan dan ketrampilan yang dimiliki oleh

tenaga kerja, apabila sudah memenuhi syarat, maka tenaga kerja tersebut dapat

ditempatkan dengan keahlian masing-masing.

21

Aspek yang ketiga yang harus diperhatikan dalam pelaksanaan dan pencapain

organisasi adalah motivasi. Motivasi ini meliputi: (1) Achievement drive berusaha

keras untuk memperbaiki atau mencapai standard mutu yang tinggi, (2)

Commitment menyesuaikan dengan tujuan kelompok atau organisasi. (3) Intiatiative

kesiapan untuk menggunakan kesempatan. (4) Optimism tekun dalam mencapai

tujuan meskipun banyak tantangan dan kemunduran.

Berdasrkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud dengan tenaga kerja

dalam penelitian ini adalah semua orang yang bersedia untuk bekerja.

1.4. Prosedur Kerja

Prosedur kerja menurut Moekijat (1997: 53) adalah urutan langkah-langkah

(atau pelaksanaan-pelaksanaan), di dalam mana pekerjaan dilakukan dan

berhubungan dengan apa yang dilakukan, bagaimana melakukannya, bilamana

melakukannya, di mana melakukannya, dan siapa yang melakukannnya.

Sedangkan menurut Maryati (2008: 43) prosedur kerja adalah serangkain dari

tahap-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan. Dalam mengendalikan pelaksanaan kerja agar

efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan sebuah petunjuk tentang

prosedur kerja.

22

2.4.1. Pentingnya Prosedur Kerja

Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar,

sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan

lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja

menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya

prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal

tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan.

2.4.2. Prinsip-Prinsip Prosedur Kerja

Prinsip-prinsip prosedur kerja yang baik menurut Moekijat (1997: 53) adalah:

a. Sistem perkantoran hendaknya sederhana, sehingga dapat mempermudah

pengawasan.

b. Spesialisasi hendaknya dipergunakan sebaik-baiknya.

c. Pencegahan penulisan, gerakan, atau kegiatan yang tidak perlu.

d. Berusaha mendapatkan arus pekerjaan yang sebaik-baiknya dan mencegah

adanya rintangan-rintangan.

e. Mencegah kekembaran (duplikasi) pekerjaan (terutama formulir-formulir)

f. Hendaknya ada pengecualian yang seminimum-minimumnya terhadap

peraturan.

g. Sistem hendaknya fleksibel dan dapat disesuaikan dengan kondisi yang

berubah.

23

h. Cegah pemeriksaan yang tidak perlu.

i. Pembagian tugas yang tepat.

j. Sistem perkantoran hendaknya memberikan pengawasan yang terus-

menerus terhadap pekerjaan yang dilakukan.

k. Penggunaan mesin kantor yang sebaik-baiknya.

l. Gunakan urutan pelaksanaan pekerjaan yang sebaik-baiknya.

m. Tiap pekerjaan yang diselesaikan harus memajukan pekerjaan dengan

memperhatikan tujuan.

n. Pekerjaan tata usaha harus diselenggarakan sampai yang seminimum-

minimumnya.

Mengacu pada beberapa definisi prosedur kerja yang telah dikemukakan

maka yang dimaksud dengan prosedur kerja dalam penelitian ini adalah

rangkaian tata pelaksanaan kerja yang di atur secara berurutan yang saling

berhubungan satu sama lain dalam rangka pencapaian tujuan.

1.5. Mesin-Mesin Kantor

Mesin hanya merupakan salah satu aspek efisiensi kantor. Mesin saja

tidak selalu menambah efisiensi, juga tidak selalu ekonomis dan baik. Mesin

kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanisme, elektris, elektronis,

maupun magnetis yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah,

menggandakan, atau mengirim keterangan yang dibutuhkan oleh suatu

lembaga sehingga mampu memperlancar aktivitas kantor (Eko, 1999: 6)

24

2.5.1. Klasifikasi Mesin-Mesin Kantor

Mesin-mesin yang digunakan dalam suatu kantor mempunyai bentuk

dan jenis yang beraneka ragam. Berdasarkan aneka ragam jenis maupun

bentuknya, mesin-mesin kantor dapat diklafisikasikan menjadi beberapa

kelompok, tergantung dari tenaga gerak, cara kerja komponen mesin, dan

fungsi mesin.

1. Tenaga Penggerak

Menurut tenaga penggerak mesin kantor dibagi menjadi dua yaitu:

a. Mesin manual adalah mesin kantor yang dioperasikan dengan

menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni.

b. Mesin listrik, adalah mesin kantor yang pengoperasiannya

menggunakan tenaga listrik.

2. Cara Kerja Komponen Mesin

Menurut cara kerja komponen mesin, mesin kantor dibagi menjadi dua, yaitu:

a. Mesin mekanis, adalah mesin kantor yang rangkaian komponennya

bergerak atau bekerja hanya pada waktu di operasikan. Mesin ini

ada yang digerakkan secara manual, tapi ada juga yang digerakkan

dengan tenaga kerja.

25

b. Mesin elektronis, adalah mesin kantor yang rangkaian

komponennya bersifat elektronis atau menggunakan bahan mesin.

Mesin ini hanya dapat digerakkan dengan menggunakan tenaga

listrik.

Menurut Moekijat (1997: 68), mesin kantor juga mempunyai keuntungan

dan kerugian. Adapaun keuntungan dari mesin kantor:

a. Menghemat tenaga kerja: akan terdapat penghematan pada daftar

pembayaran atau tenaga kerja dapat dikurangi untuk pekerjaan lain.

b. Menghemat waktu: beberapa pekerjaan harus diselesaikan dalam suatu

jangka waktu tertentu ( misalnya dalam mempersiapkan upah).

c. Meningkatkan ketelitian dan memperbaiki mutu pekerjaan (misalnya

mesin hitung memberikan ketelitian secara mekanis dan meniadakan

kegiatan pemeriksaan).

d. Mengurangi rasa bosan dibandingkan dengan metode tulisan tangan

(beberapa mesin adalah membosankan, tetapi apabila pekerjaan dilakukan

dengan cepat mungkin rasa bosan tersebut dapat dikurangi).

e. Pekerjaan nampak lebih baik (misalnya faktur yang diketik).

f. Mencegah penggelapan (misalnya mesin untuk menulis cek).

g. Mengurangi kelelahan pegawai kantor dengan demikian menambah mutu

pekerjaan (misalnya mesin ketik elektris).

26

h. Memberikan keterangan yang lebih banyak, lebih cepat daripada

sebelumnya, kepada manajemen (misalnya komputer elektronis).

Kerugian mesin kantor:

a. Mesin tidak dapat memperkejakan pekerjaan yang memerlukan

kecerdasan tinggi (seorang akuntan masih diperlukan meskipun

dipergunakan mesin hitung).

b. Tingkat penyusutan berupa mesin adalah tinggi (misalnya mesin hitung

elektronis mengakibatkan mesin-mesin yang lain cepat menjadi out of

date).

c. Biaya barang-barang keperluan kantor dan alat tulis-menulis serta biaya

cetak-mencetak (misalnya dengan mesin hitung hal ini sering tidak

dilihat).

d. Sulit mendapatkan operator-operator mesin yang cakap atau biaya untuk

melatih mereka (terutama operator mesin hitung).

e. Pengaruh terhadap sistem-sistem perkantoran (misalnya penggunaan

sebuah komputer dapat berarti suatu perubahan besar daripada sistem-

sistem perkantoran).

f. Pegawai lebih mudah dipindahkan dari bagian yang satu ke bagian yang

lain ketimbang mesin.

g. Tidak ada fleksibilitas dari beberapa metode mesin.

h. Biaya modal: mesin-mesin tertentu harganya sangat mahal.

27

i. Kesulitan pemeliharaan dan dalam terjadi kerusakan.

Pesatnya perkembangan mesin-mesin kantor yang menuju ke arah

otomatisasi, selain mempunyai pengaruh terhadap efisiensi kerja, juga

mempunyai dampak lain yang berpengaruh pada hal-hal sebagi berikut:

1. Tenaga Kerja.

2. Prosedur Kerja.

3. Hasil Kerja.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud mesin-mesin

kantor dalam penelitian ini adalah salah satu alat penunjang untuk

menyelesaikan suatu pekerjaan dengan efisien.

1.6. Efisiensi Kerja

Tata usaha sebagai bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina,

dikendalikan, disempurnakan, atau pendekatannya ditata dengan sebaik-

baiknya. Apabila tidak ditata dengan sebaik-baiknya akan menjadi kumpulan

aktivitas yang tak karuan. Akibatnya mungkin kesimpang-siuran dalam

penyedian keterangan-keterangan yang diperlukan dalam suatu organisasi,

mungkin bukannya membantu berhasilnya pekerjaan-pekerjaan operatif,

tetapi sebaliknya dapat merintangi, atau mungkin pula menyebabkan

lambatnya pekerjaan unsur-unsur administrasi lainnya, tetapi yang pasti ialah

mengakibatkan penghamburan berbagai sumber kerja.

28

Penataan terhadap tata usaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri

harus selalu berakibat pada efisiensi. Efisiensi sesekali perlu dijadikan satu-

satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua

pelaksanaan kerja. Menurut The Liang Gie (1996: 171) efisensi adalah suatu

asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya.

Perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu:

1. Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisiensi kalau suatu hasil tertentu tercapai

dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Pengertian “usaha” dapat

dikembalikan pada 5 unsur yang dapat juga disebut sumber-sumber kerja,

yaitu:

1. Pikiran

2. Tenaga

3. Waktu

4. Ruang

5. Benda, termasuk uang

2. Segi Hasil

Suatu kegiatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu

memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai

mutunya maupun jumlah satuan hasil itu.

29

The Liang Gie (1996: 172) menyatakan bahwa konsepsi tentang efisiensi

sebagai perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya itu dapat

diterapkan dalam berbagai bidang, dari kehidupan pribadi yang bersifat

perorangan sampai pekerjaan yang luas. Apabila diterapkan dalam bidang

kerja apa pun, maka terdapatlah efisiensi kerja. Penelahan dan aktivitas untuk

mencapai efisiensi kerja telah lazim disebut work simplification (secara

harafiah berarti penyederhanaan kerja) dalam kepustakaan dunia barat. Usaha

mencapai efisiensi kerja atau work simplification di dunia barat itu

berlandaskan ide pokok bahwa ”selalu terdapat cara yang lebih baik untuk

melaksanakan pekerjaan”. Allan H. Mogensen (dalam The Liang Gie, 1996:

173) secara sederhana merumuskan work simplification sebagai “pengguna

akal sehat secara teratur untuk menemukan cara-cara yang lebih mudah dan

lebih baik dalam melaksanakan pekerjaan.”

Efisensi kerja menurut The Liang Gie (1996: 173) efisiensi kerja adalah

perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja

itu. Selanjutnya bilamana suatu kerja dianalisis, dapatlah dibedakan dalam 2

segi, yaitu intinya dan susunannya. Intinya ialah rangkain aktivitas-

aktivitasnya itu sendiri yang wujudnya mengikuti tujuan yang hendak dicapai,

sedangkan yang dimaksud dengan susunannya ialah cara-caranya rangkain

aktivitas-aktivitas itu dilakukan. Jadi setiap kerja tentu mencakup suatu cara

30

tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apapun tujuan dan hasil yang

ingin dicapai dengan kerja itu.

Dengan tidak mengabaikan faktor-faktor lainnya yang ikut mempengaruhi

suatu kerja, maka perbandingan terbaik antara usaha dan hasilnya dalam kerja

itu terutama ditentukan oleh caranya melakukan aktivitas yang bersangkutan.

Jadi, efisensi kerja pada umumnya merupakan, perwujudan dari cara-cara

kerja yang memungkinkan tercapainya perbandingan terbaik antara usaha dan

hasil, yaitu cara-cara bekerja yang efisien.

The Liang Gie (1996: 174) menjelaskan bahwa dilihat dari segi usaha

yang meliputi 5 unsur tersebut maka kini dirumuskan lebih konkrit bahwa

sesuatu cara bekerja yang efisien ialah cara yang tanpa sedikitpun mengurangi

hasil yang hendak dicapai merupakan:

1. Cara yang paling mudah (tidak sulit memakai banyak pikiran).

2. Cara yang paling ringan (artinya tidak berat karena memerlukan

banyak tenaga jasmani manusia)

3. Cara yang paling tepat (tidak lama dikarenakan memakan banayak

waktu).

4. Cara yang paling dekat (tidak jauh jaraknya dan menghambur-

hamburkan ruang kerja).

31

5. Cara yang paling murah (tidak mahal akibat terlampau boros

penggunaan bendanya).

Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkain cara-caranya

biasanya dapat disimpulkan sesuatu asas yang menjadi petunjuk dalam

melakukan tindakan-tindakan. Demikian pula dalam bidang tatausaha perlu

kiranya diindahkan asas-asas tertentu agar dapat tercapai perbandingan terbaik

antara setiap kerja ketatausahaan dengan hasilnya. Asas asas efisensi bagi

tatausaha itu ada 5 menurut The Liang Gie (1996: 174) diantaranya:

perencanaan, penyederhanaan, penghematan, penghapusan dan

penggabungan.

1. Asas Perencanaan

Merencanakan berarti menggambarkan dimuka mengenai tindakan-tindakan

yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan.

2. Asas Penyederhanaan

Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan

yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan.

3. Asas Penghematan

Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebihan

sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal.

4. Asas Penghapusan

32

Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan

dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak

berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai.

5. Asas Penggabungan

Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang

mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus

dalam satu langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja.

Berdasarkan penjelasan tersebut, maka yang dimaksud efisiensi kerja

dalam penelitian ini adalah suatu kegiatan kerja yang dapat dilihat dari dua

segi, yaitu: segi usaha dan segi hasil.

1.7. Penelitian Terdahulu

Judul : Otomatisasi Kantor Penunjang Efisiensi Kerja Di Dinas Pertanian

Salatiga.

Masalah : Dalam penelitian ini masalah yang terjadi, diantaranya :

1. Dinas Pertanian memiliki peralatan kantor otomat yang terbatas

diantaranya komputer, mesin fax, telepone, LCD dan laptop.

2. Dinas pertaniam memiliki 10 pegawai, 3 diantaranya tidak terampil

menggunakan alat-alat kantor seperti komputer, laptop dan lain-lainnya.

33

3. Pekerjaan yang harus dikerjakan dengan komputer, tidak terselesaikan

tepat pada waktunya karena harus menunggu giliran menggunakan

komputer.

Metode : Penelitian yang digunakan adalah penelitian kualitatif. Penelitian

Kualitatif bersifat deskriptif, yaitu data yang terkumpul berbentuk kata-kata,

gambar bukan angka-angka. Kalaupun ada angka-angka sifatnya hanya

penunjang. Data yang diperoleh meliputi transkip interview, catatan lapangan,

foto, dokumen pribadi dan lain-lain.

Hasil : Hasil penelitian mengungkapkan bahwa tujuan utama dari proses

otomatisasi adalah efisiensi dan efektifitas kerja dengan memanfaatkan

tekhnologi informasi, efisiensi dan efektifitas berujung pada penghematan.

Selain itu otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas

kerja. Hasil penelitian menunjukan 70% hasil kerja belum sempurna, 80%

prosedur yang digunakan dapat berjalan baik dengan dibantu mesin-mesin

kantor, dan 70% mesin mesin kantoryang digunakan. Sedangkan tingkat

efisiensinya hanya 60%.

Kesimpulan: Hasil penelitian dan pembahasan, peneliti menarik kesimpulan

yaitu otomatisasi yang digunakan Dinas Pertanian Kota Salatiga belum

menunjang efisiensi kerja para pegawainya. Ini dilihat dari terbatasnya mesin-

mesin kantor yang digunakan untuk membantu pekerjaan.

34

1.8. Kerangka Berfikir

Tujuan utama dari proses otomatisasi adalah efisiensi kerja dengan

memanfaatkan teknologi informasi. Otomatisasi kantor berpengaruh pada hal

berikut:

a. Tenaga Kerja

Tenaga kerja menurut Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003

adalah setiap orang yang mampu melakukan pekerjaan guna

menghasilkan barang dan atau jasa baik untuk memenuhi

kebutuhan sendiri maupun untuk masyarakat. Dengan dibantu

otomatisasi kantor staffing, pelatihan, pengembangan dan motivasi

akan menjadi ringan dan meningkat.

b. Prosedur Kerja

Prosedur kerja adalah serangkain dari tahap-tahapan atau urut-

urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam

menyelesaikan suatu pekerjaan, untuk mengendalikan pelaksanaan

kerja agar efisiensi perusahaan tercapai dengan baik dibutuhkan

sebuah petunjuk tentang prosedur kerja. Dengan adanya

otomatisasi kantor prosedur kerja akan semakin mudah, semakin

efisien (cepat selesai) dan tentunya berujung pada penghematan

biaya, waktu dan tenaga.

c. Mesin-Mesin Kantor

35

Mesin kantor adalah segenap peralatan yang bersifat mekanisme,

elektris, elektronis, maupun magnetis yang digunakan untuk

menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, atau mengirim

keterangan yang dibutuhkan oleh suatu lembaga sehingga mampu

memperlancar aktivitas kantor. Dengan menggunakan mesin-

mesin kantor pekerjaan akan lebih mudah dan efisien dari segi

waktu, biaya, tenaga, pikiran dan biaya.

Dilihat dari unsur-unsur yang mempengaruhi otomatisasi kerja, maka

ada 3 unsur yang mempengaruhi otomatisasi kantor yaitu: Tenaga Kerja,

Prosedur Kerja, Mesin-Mesin Kantor.

Berdasarkan uraian tersebut dapat digambarkan model sebagai

berikut:

Tenaga Kerja (SDM)

Efisiensi Kerja Prosedur Kerja Otomatisasi Kantor

Mesin – Mesin Kantor