BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

2.1.1. Pengertian Administrasi

Menurut Nawawi dalam Syafii (2006:14) mengatakan bahwa, “ Administrasi adalah

kegiatan atau rangkaian sebagai proses pengendalian usaha kerjasama sekelompok manusia

untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditetapakan sebelumnya’’.

Menurut Siagian dalam Syafii (2006:14) mengatakan bahwa, “ Administrasi adalah

keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas

tertentu, untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya’’.

Menurut Alma (2007:3) mengemukakan bahwa, “ Administrasi merupakan himpunan

catatan-catatan mengenai perusahaan dan peristiwa-peristiwa perusahaan untuk keperluan

pimpinan dan penyelenggaran perusahaan’’.

Berdasarkan kesimpulannya diatas, Administrasi adalah perencanaan, pengendalian,

dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta penggerakan mereka yang

melaksanakannya agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2.1.2. Fungsi-fungsi Administrasi

Menurut Siagian (2006:83) dikalangan para sarjana belum terdapat satu konsensus

bulat mengenai jumlah fungsi-fungsi administrasi dan manajemen Konsensus yang telah

dicapai ialah bahwa pada dasarnya keseluruhan fungsi administrasi dan manajemen itu dapat

dibagi menjadi dua klasifikasi utama, yaitu:

1. Fungsi Organik

Fungsi Organik adalah semua fungsi yang mutlak harus dijalankan oleh administrasi dan

manajemen ketidakmampuan untuk menjalankan fungsi-fungsi itu akan mengakibatkan

lambat atau cepat matinya organisasi. Dalam bagian-bagian lanjutan dari buku ini yang

akan dibahas adalah fungsi-fungsi organik itu, juga akan diberikan beberapa contoh

tentang teori yang telah dikemukakan oleh para sarjana.

2. Fungsi Pelengkap

Yang dimaksud dengan fungsi-fungsi pelengkap ialah semua fungsi yang meskipun tidak

mutlak dijalankan organisasi,sebaiknya dilaksanakan juga dengan baik karena

pelaksanaan fungsi-fungsi itu akan meningkatkan efisiensi dalam pelaksaaan kegiatan,

memperlancar usaha pencapaian tujuan dengan efisiensi, ekonomis, dan efektif.

2.1.3. Klasifikasi Ilmu Administrasi

Dalam mengambil keputusan dari berbagai kesamaan rumusan administrasi yang

berasal sumber bacaan, hasil kerja tersebut. Menurut Westra (2009a:3) administrasi di

klasifikasi menjadi dua jenis yaitu:

1. Administrasi sebagai tata usaha

Adalah serangkaian penataan kegiatan pencatatan yang secara tertulis dengan maksud

untuk memperoleh keterangan-keterangan secara sistematis yang berhubungan dengan

tata pencatatan, bahan-bahan keterangan fakta atau informasi yang diperlukan dalam

usaha bersama sekelompok orang yang ingin mencapai tujuan bersama.

2. Administrasi sebagai proses atau kegiatan

Adalah administrasi keseluruhan proses yang terdiri dari kegiatan-kegiatan dari

pemikiran-pemikiran pengaturan mulai dari penentuan tujuan tersebut untuk mencapai

tujuan tertentu.

2.1.4. Prinsip Dasar Ilmu Administrasi

Menurut Westra (2009:3) yang termasuk prinsip administrasi diantaranya:

1. Atas dasar faktor-faktor yang membentuk administrasi sebagai segenap rangkaian

kegiatan penataan terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber kegiatan

lainnya yang bermaksud mencapai apapun dalam usaha bersama dari sekelompok orang

meliputi:

a. Adanya dua orang atau lebih (sekelompok orang)

b. Kelompok orang itu bekerja sama (usaha kerja sama)

c. Tujuan tertentu yang hendak dicapai oleh sekelompok orang tersebut.

2. Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan yang merupakan administrasi itu

berlangsung dalam usaha bersama dari sekelompok orang yang bermaksud untuk

mencapai tujuan tertentu.

Kegiatan penataan berwujud mengatur, memimpin, mengurus, mengendalikan, dan

menyusun rangkaian itu terhadap pekerjaan dan sumber-sumber usaha lainnya yang

bermaksud melancarkan tercapainya tujuan dari usaha bersama yang bersangkutan.

Sebagai proses kegiatan, administrasi dibagai menjadi delapan unsur, yaitu:

a. Administrasi organisasi

b. Administrasi manajemen

c. Administrasi komunikasi

d. Administrasi kepegawaian

e. Administrasi keuangan

f. Administrasi perbekalan

g. Administrasi perkantoran

h. Administrasi masyarakat

Masing-masing unsur tersebut dapat dikembalikan menjadi cabang ilmu adminsitrasi itu

sendiri.

3. Disamping rincian diatas, dikemukakan juga perbedaan ketiga jenis lingkungan suasana

sebagai upaya berlangsungnya usaha kerja sama itu. Diantaranya meliputi lingkungan

suasana kenegaraan, lingkungan suasana perusahaan, dan lingkungan suasana sosial.

Masing-masing ketiga unsur mempengaruhi corak dan tujuan usaha kerja sama yang

berlangsung di dalamnya. Sesuai dengan lingkungan kerja sama itu maka dapat

digolongkan ilmSu administrasi di indonesia dalam tiga kelompok yaitu bidang

administrasi negara, bidang administrasi perusahaan, dan bidang administrasi sosial.

2.2. Penjualan

2.2.1. Pengertian Penjualan

Menurut Alma (2007:102), “ penjualan adalah suatu usaha yang terpadu untuk

mengembangkan rencana-rencana strategi yang diarahkan pada usaha pemuasan kebutuhan

dan keinginan pembeli, guna mendapatkan penjualan yang menghasilkan laba’’.

Menurut Swatsha (2009:8), “ menjual adalah ilmu seni mempengaruhi pribadi yang

dilakukan oleh penjual untuk mengajak orang lain agar bersedia membeli barang dan jasa

yang ditawarkan.

Berdasarkan kesimpulan diatas, Penjualan adalah aktivitas atau bisnis menjual produk

atau jasa. Dalam proses penjualan, penjual atau penyedia barang dan jasa memberikan

kepemilikan suatu komoditas kepada pembeli untuk suatu harga tertentu. Penjualan dapat

dilakukan melalui berbagai metode, seperti penjualan langsung, dan melalui agen penjualan.

2.2.2. Jenis-jenis Penjualan

Menurut Swasha (2009:11) jenis-jenis penjualan dikelompokan menjadi 5 (lima)

antara lain:

1. Trade Selling

Trade Selling dapat terjadi bilamana produsen dan pedagang besar mempersilahkan

pengecer untuk berusaha memperbaiki distributor produk-produk merek. Hal ini

melibatkan para penyalur dengan kegiatan promosi, persediaan dan produk baru. Jadi

titik beratnya adalah “penjualan melalui’’ penyalur daripada “penjualan ke’’ pembelian

akhir.

2. Missionery Selling

Dalam Missionery Selling, penjualan berusaha ditingkatkan dengan mendorong pembeli

barang-barang dari penyalur perusahaan. Disini, wiraniaga lebih cenderung pada

“penjualan untuk’’ penyalur. Jadi wiraniaga sendiri tidak menjual secara langsung

produk yang ditawarkan, misalnya penawaran obat.

3. Technical Selling

Technical Selling berusaha meningkatkan penjualan dengan pemberian saran dan

nasehat kepada pembeli akhir dari barang dan jasanya. Dalam hal ini, tugas utama

wiraniaga adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah-masalah yang dihadapi

pembeli, serta menunjukan bagaimana produk atau jasa yang ditawarkan dapat mengatasi

masalah tersebut.

4. New Business Selling

New Business Selling berusaha membuka transaksi baru dengan merubah calon pembeli

menjadi pembeli. Jenis penjualan ini sering dipakai oleh perusahan Asuransi.

5. Responsive Selling

Setiap tenaga penjualan diharapkan dapat memberikan reaksi terhadap permintaan

pembeli. Dua jenis penjualan utama disini adalah raute driving dan retailing. Para

mengemudi yang mengantar susu, roti, gas, dan keperluan rumah tangga, para pelayan

ditoko serba ada, toko mainan, toko pakaian , merupakan contoh dari jenis penjualan in.

Jenis penjualan seperti ini tidak akan menciptakan penjualan terlalu besar meskipun

layanan yang baik dan hubungan pelanggan yang menyenangkan dapat menjurus kepada

pembelian ulang.

2.2.3. Tugas Penjualan

Menurut Swasta (2009:13) berdasarkan tugas penjualan yang dilakukannya kita

mengenal ada empat macam wiraniaga, yaitu:

1. Merchandishing Salesman

Merchandishing Salesman tidak hanya menjual saja, tetapi juga membantu penyalur dalam

mempromosikan penjualan produknya. Ia bertanggung jawab pula atas persediaan barang

dan membantu dengan periklanan. Tugas penjualan yang dilakukan disebut trade selling.

2. Detail Man

Ciri khusus dari Detail Man adalah tidak melakukan penjualan secara langsung. Misalnya,

perusahaan obat-obatan dapat mengunakan detail man untuk memperkenalkan dan

membujuk para dokter agar mengunakan obat-obatan yang diproduksinya. Tugas

penjualannya disebut missionary selling.

3. Pioneer Product Salesman

Pioneer Product Salesman mempunyai tugas pokok untuk membuka daerah baru atau

segmen pasar yang baru bagi produk barunya. Dalam hal ini perusahaan juga menentukan

penyalurannya. Tugas penjualan ini disebut new business selling.

2.3. Laporan Penjualan

2.3.1. Pengertian Laporan Penjualan

Menurut Sihombing (2005:4) “ laporan penjualan adalah, jurnal dan perhitungan laba

rugi serta keterangan yang dimuat dalam lampiran-lampirannya antara lain sumber sumber

laporan sumber keuangan dan penggunaan uang tersebut”.

2.3.2. Laporan Penjualan Sebagai Alat Penguji Perusahaan

Berikut ini akan dijelaskan maksud dari laporan penjualan sebagai alat penguji

perusahaan Menurut Sihombing (2005:4), yaitu :

Bagi yang mempunyai kepentingan terhadap perkembangan suatu perusahaan

sangatlah perlu untuk mengetahui kondisi keuangan perusahaan tersebut, dan kondisi

keuangan perusahaan akan dapat diketahui dari laporan penjualan perusahaan yang

bersangkutan. Yang terdiri dari laporan penjualan harian, laporan penjualan mingguan,

laporan penjualan bulanan, dan laporan penjualan lainnya.

Dengan membuat laporan penjualan ini maka hal-hal yang menyangkut penjualan

barang maka dapat diketahui atau akan diperoleh gambaran posisi keuangan perusahaan

sebagai hasil atau perkembangan usaha perusahaan yang bersangkutan.

Pada mulanya laporan penjualan bagi perusahaan hanyalah sebagai alat penguji dari

pekerjaan pembukuan, tetapi untuk selanjutnya laporan penjualan tidak hanya sebagai alat

penguji saja tetapi juga sebagaidasar untuk menentukan atau menilai hasil dari posisi

keuangan perusahaan.

Selain itu laporan penjualan merupakan suatu data yang isinya berdasarkan fakta-

fakta yang memperlihatkan nilai dari perusahaan secara keseluruhan dengan pasti dan tepat

sesuai dengan kondisi penjualan barang pada perusahaan.

2.3.3. Pencacatan Transaksi Laporan Penjualan

Menurut Krisdiartiwi (2008:5) menyatakan bahwa, “Pencatatan transaksi adalah,

kegiatan mencatat setiap transaksi yang berhungan dengan kegitan usaha”.

Salah satu transaksi yang penting untuk dicatatadalah transaksi yang berhubungan

dengan petty cash, pembelian tunai, penjualan tunai. Mencatat setiap transsaksi yang terjadi

sangat penting sebagai bahan penyusunan laporan penjualan. Tanpa adanya catatan mengenai

transaksi usaha, mustahil untuk membuat laporan penjualan. Tentunya setiap transaksi juga

harus disertai dengan bukti , sebagai penguat bahwa kegiatan ekonomi benar-benar terjadi.

2.3.4. Faktor Utama Laporan Penjualan

Terdapat tiga faktor utama yang paling mempengaruhi dalam pembuatan laporan

penjualan menurut Krisdiartiwi (2008:5), adalah :

1. Mencatat

Yang berhubungan dengan pencatatan atau penulisan transaksi-transaksi dalam kejadian

usaha.

2. Membukukan

Sebagai pencatatan transaksi dalam kejadian usaha secara sistematis dan kronologi.

Penyusunan harus sistematis karena dipandu oleh sejumlah peraturan serta prinsip-

prinsip akunting. Tuntutan penyusunan yang kronologis timbul karena pencatatan

dilakukan menurut urutan tanggal-tanggal pelaksanaan transaksi dalam usaha.

3. Mengklasifikasikan

Menggolongkan dan menyortir bagian-bagian komponen kedalam nama yang sesuai.

2.3.5. Komponen-komponen Laporan Penjualan

Didalam laporan penjualan terdapat tujuh komponen, yaitu target penjualan, stock

penjualan, modal pendapat, keuntungan, dan kerugian yang merupakan gambaran dari

transaksi keuangan yang menyebabkan perubahan dalam sumber keuangan.

Berikut ini akan dijelaskan mengenai komponen-komponen laporan penjualan

menurut Krisdartiwi (2008.5), adalah:

1. Target penjualan

Target penjualan adalah jumlah pendapatan usaha yang harus dicapai dalam satu bulan.

Apabila dalam satu bulan target telah ditentukan maka karyawan usaha harus

memaksimalkan penjualan barang dalam satu agar memenuhi target penjualan yang

diharapkan perusahaan.

2. Stock barang

Stock barang adalah jumlah barang yang berada dalam suatu usaha yang digunakan

untuk melakukan penjualan atau pembelian dengan tujuan untuk mencapai keuntungan

sebanyak-banyaknya.

3. Modal

Modal adalah hak yang dimiliki oleh karyawan, modal sering juga disebut sebagai harta

pemilik. Investasi yang dilakukan oleh para pemilik suatu usaha yang kecil sering

disebut transaksi modal. Dalam lingkup usaha yang kecil sering digunakan modal untuk

pembayaran transaksi pelanggan.

4. Pendapatan

Pendapatan adalah arus masuk harta, penyelesaian utang atau keduanya. Selama satu

periode tertentu yang disebabkan oleh penjualan barang yang diproduksi atau jasa yang

diberikan kepada para pembeli barang atau jasa. Pendapatan juga bisa berasal dari aktiva

lain yang dimasukan kedalam pembukuan usaha itu sendiri.

Ada dua macam pendapatan, yaitu:

a. Pendapatan yang timbul dari aktivitas menguntungkan yang sifatnya berulang-ulang

atau kelanjutan, misalnya penjualan barang secara terus-menerus.

b. Pendapatan yang berasal dari transaksi pada suatu saat tertentu , misalnya penjualan

barang yang paling mahal dalam suatu usaha.

5. Keuntungan atau kerugian

Keuntungan adalah pertambahan harta bersih yang berasal dari transaksi yang dilakukan

perusahaan. Sedangkan kerugian adalah penurunan harta bersih yang timbul dari

transaksi yang dilakukan. Ada beberapa perbedaan penting antara pendapatan dengan

keuntungan, dan antara beban dan kerugian, yaitu:

a. Pendapat dan beban berhubungan dengan aktivitas utama karyawan toko, sementara

keuntungan dan kerugian berhubungan dengan aktifitas yang tidak bisa terjadi.

b. Pendapatan dan beban arus masuk dan keluar kotor (gross), sementara keuntungan

dan kerugian menghasilkan arus masuk dan keluar bersih (nett) contoh: pendapatan

yang diperoleh dari penjualan adalah satu jenis penghasilan toko dalam bidang

perdagangan dan menghasilkan arus kotor (gross). Sebaliknya, keuntungan yang

diperoleh dari penjulan barang milik toko akan menujukan perbedaan antara nilai

buku aktiva tetap dengan kas, atau sumber-sumber penjualan itu.

6. Laba bersih dan rugi bersih

Laba bersih atau rugi bersih menjelaskan adanya perubahan harta bersih selama satu

periode sebagai akibat dari transaksi yang mendatangkan pendapatan, beban, keuntungan

dan kerugian. Laba bersih dan rug bersih meliputi seluruh perubahan dalam harta selama

satu periode, kecuali invenstasi dan pendistribusian hasil kepada pemilik. Perubahan lain

dalam harta bersih, laba bersih, rugi bersih, ditentukan oleh pendapatan, beban,

keuntungan dan kerugian.