BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Sistem Informasi Manajemen

Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang

bertujuan untuk menghasilkan informasi bagi kebutuhan para manajer dalam

mengevaluasi dan mengambil keputusan dalam rangka mengendalikan seluruh

aktivitas organisasi (Jogiyanto, 1989).

Sistem informasi manajemen ditujukan untuk menghasilkan informasi

yang berkaitan dengan seluruh aktivitas organisasi usaha, seperti perencanaan,

pemasaran, produksi, personalia dan manajemen proyek. Keluaran dari sistem ini

utamanya ditujukan bagi manajemen tinggi di tingkat taktis.

Informasi yang disajikan dari sistem informasi manajemen biasanya

dalam bentuk laporan–laporan yang formatnya telah ditentukan sebelumnya, baik

yang dipresentasikan dalam bentuk laporan tertulis maupun tampilan–tampilan

pada layar komputer. Untuk lebih jelasnya, maka perlu kiranya diketahui

pengertian dari masing–masing unsur pembentuk istilahnya.

Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai satu kesatuan yang terdiri dari

dua atau lebih komponen atau subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu

tujuan (Jogiyanto, 1989). Suatu sistem terdiri dari sistem–sistem bagian,

subsistem–subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu

kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

7

8

Sedangkan definisi yang lain tentang sistem yang umum dalam dunia

manajemen menurut Jogiyanto H.M. ( 1992 ) adalah “ Kumpulan elemen–elemen

yang saling berkaitan dan bertanggungjawab memproses masukan (input)

sehingga memperoleh keluaran (output) “. Kerangka dasar sistem dapat

digambarkan dengan model sistem sederhana, seperti terlihat pada gambar

berikut:

Gambar 2.1. Model Sistem Sederhana

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat–sifat tertentu, yaitu

mempunyai komponen–komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem,

penghubung, masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Karakteristik

tersebut diuraikan sebagai berikut :

1. Komponen Sistem

Komponen–komponen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian–

bagian dari sistem. Setiap sistem betapapun kecilnya, selalu mengandung

komponen–komponen atau subsistem–subsistem. Setiap subsistem

mempunyai sifat–sifat dari sistem yang menjalankan suatu fungsi tertentu dan

mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat

mempunyai sistem yang lebih besar disebut dengan supra sistem. Kalau

MASUKAN KELUARAN PROSES

9

perusahaan dianggap sebagai suatu sistem maka bagian customer relationship

management adalah subsistemnya.

2. Batas Sistem

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan

sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu

sistem menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang

mempengaruh operasi sistem. Lingkungan luar sistem yang dapat

menguntungkan tetap dijaga dan dipelihara. Sedang lingkungan luar yang

merugikan harus ditahan dan dikendalikan, karena akan mengganggu kinerja

dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung merupakan media penghubung antar satu subsistem dengan

subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini data mengalir dari satu

subsistem ke subsistem yang lainnya. Keluaran dari satu subsistem akan

menjadi masukan untuk subsistem yang lainnya melalui penghubung. Dengan

penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya

membentuk satu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan adalah input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi.

Input disini berupa database termasuk file–file, laporan, metode–metode dan

10

media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, dapat berupa dokumen–

dokumen dasar.

6. Keluaran Sistem

Keluaran adalah produk dari sistem informasi berupa informasi yang

berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen

serta semua pemakai sistem.

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri

sebagai pengolahnya. Pengolah adalah suatu bagian sistem yang merubah

masukan menjadi keluaran. Suatu sistem informai customer relationship

management akan mengolah data–data order dan data hasil pekerjaan agen

menjadi laporan– laporan yang dibutuhkan oleh manajemen dan pemberi

order.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan, kalau sebuah sistem tidak mempunyai

sasaran maka operasi dari sistem tersebut tidak akan ada gunanya. Sasaran

dari sebuah sistem akan sangat menentukan masukan yang dibutuhkan dan

keluaran yang dihasilkan oleh sistem. Sebuah sistem dikatakan berhasil

apabila sasarannya tercapai.

Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam

suatu bentuk format yang lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang

menggambarkan suatu kejadian–kejadian nyata yang digunakan untuk

pengambilan keputusan.

11

Sumber informasi adalah data. Sedangkan data merupakan bentuk jamak

dari bentuk tunggal atau data item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan

suatu kejadian–kejadian dan kesatuan nyata. Informasi adalah hal yang sangat

penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan untuk sekarang dan

yang akan datang ( Jogiyanto, 1992 ).

Data dan informasi mempunyai arti yang berbeda, data menunjukkan

fakta–fakta baik berupa angka–angka, teks, dokumen, gambar dan lain–lain.

Apabila data–data tersebut diolah dan disaring melalui sistem pengolahan

sehingga memiliki arti dan nilai bagi seseorang, maka data itu berubah fungsi

menjadi informasi. Hubungan data dengan informasi dapat dilihat pada gambar

2.2.

Gambar 2.2. Transformasi Data Menjadi Informasi

Data merupakan bentuk yang masih mentah, sehingga perlu diolah lebih

lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. Data dapat

berbentuk simbol–simbol semacam huruf–huruf atau alphabet, angka–angka,

bentuk–bentuk suara, sinyal–sinyal, gambar–gambar dan sebagainya.

Data Pengolah Data

Informasi

Penyimpanan Data

12

Data yang diolah melalui suatu model menjadi suatu informasi, penerima

kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan

tindakan yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat

sebuah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sebagai input, diproses

kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus

akurat, tepat pada waktunya dan relevan. Pengertian dari tiga hal tersebut antara

lain :

1. Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan–kesalahan dan jelas

dalam mencerminkan maksudnya, karena dari sumber informasi sampai ke

penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan yang dapat

merusak atau merubah informasi tersebut.

2. Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang ke penerima tidak boleh

terlambat karena dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.

Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai yang sama.

3. Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat bagi pemakainya.

Relevansi dari suatu informasi untuk setiap orang akan berbeda.

Kegunaan informasi adalah untuk mengurangi hal ketidakpastian di

dalam proses pengambilan keputusan tentang suatu keadaan. Nilai dari suatu

informasi ditentukan oleh dua hal, yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih besar dibandingkan

dengan biaya untuk mendapatkannya.

13

Manajemen merupakan proses atau kegiatan yang dilakukan oleh seorang

pimpinan / manajer di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Dari

prinsip–prinsip administrasi klasik, kegiatan yang dilakukan oleh seorang manajer

mencakup : planning, organizing, staffing, directing, controlling dan budgeting.

Lebih ringkas lagi kegiatan manajemen tercakup dalam tiga jenis kegiatan, yaitu :

perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing) dan pengendalian

(controlling) ( Kumorotomo dan Margono, 1998 ).

Di dalam kegiatan perencanaan, para manajer mendefinisikan tujuan

organisasi, menentukan arah tindakan bagi organisasi serta menetapkan langkah–

langkah strategis guna mencapai tujuan organisasi yang disepakati oleh anggota–

anggota organisasi. Dalam pengorganisasian, manajer mengatur atau menata

kegiatan–kegiatan operasional supaya sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai,

antara lain dengan mengadakan pembagian kerja, penetapan struktur kewenangan

dan rantai komando, penempatan pegawai dalam satuan–satuan organisasi dan

sebagainya. Sedangkan dalam pengendalian, manajer mengadakan evaluasi

apakah prestasi yang dicapai oleh organisasi telah sesuai dengan standar yang

telah ditetapkan, dan apabila ada ketidaksesuaian dan penyimpangan ditetapkan

pula cara–cara untuk mengatasinya.

2.2. Sistem Informasi Customer Relationship Management

Sistem informasi dapat didefinisikan sebagai sekumpulan elemen yang

bekerja secara bersama–sama baik secara manual ataupun berbasis komputer

dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan, penyimpanan,

14

pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi

proses pengambilan keputusan ( Jogiyanto, 1989 ).

Secara umum fungsi utama sistem informasi ada tiga yaitu :

1. Mengambil data.

2. Mengolah, mentransformasi dan mengkonversi data menjadi informasi.

3. Mendistribusikan informasi.

Proses dari sistem informasi ini dapat dilihat pada gambar berikut :

Gambar 2.3. Model Input Output

Customer Relationship Management merupakan subsistem dari call

center yang mengelola bisnis marketing malalui telepon. Bisnis yang

dikembangkan oleh Customer Relationship Management untuk saat ini antara

lain:

1. Bisnis teleselling

Data Order Informasi

Penyusunan

Pendistribusian

Pengerjaan

Penyimpanan

Pelaporan

Input Output

Proses

15

Menawarkan produk-produk kepada pelanggan melalui telepon, bisa berupa

produk TELKOM dan bisa juga produk perusahaan lain yang membayar

jasa agen marketing untuk memasarkan produknya.

2. Bisnis telesurvey

Melakukan survey kepada pelanggan tentang produk yang telah dipasarkan

untuk mengetahui jika terdapat kekurangan-keurangan pada produk tersebut.

3. Bisnis telecollecting

yaitu melakukan penagihan kepada pelangan yang menunggak pembayaran

tagihan telepon.

4. Bisnis telesosialisasi, yaitu melakukan sosialisasi kepada pelanggan

mengenai produk baru, bisa produk milik TELKOM dan bisa juga produk

perusahaan lain.

5. Bisnis Complain Handling, yaitu menerima pengaduan pelanggan

mengenai produk perusahaan dan memberikan solusinya.

Customer relationship management mempunyai sebuah proses sistem

untuk menjalankan bisnis-bisnisnya. Proses dari sistem ini adalah untuk

mengumpulkan, menyimpan data order dan data hasil pekerjaan, mendistribusikan

order secara cepat dan merata, serta mengolah data-data tersebut agar bisa

menjadi informasi bagi pemakainya.

Secara garis besar sistem informasi customer relationship management

ini mempunyai tiga modul utama yaitu :

1. Modul Workforce

16

Merupakan bagian yang menangani penyimpanan data order dan

pendistribusiannya secara tepat dan merata, apabila perlu dilakukan juga

redistribusi.

2. Modul Worksheet

Merupakan bagian yang terdiri dari menu–menu untuk melaksanakan

pekerjaan sesuai order yang telah ditentukan oleh modul Workforce. Modul ini

cenderung dinamis karena tergantung dari data–data dari pemberi order dan

informasi apa yang diperlukan oleh pemberi order.

3. Modul Reporting

Merupakan bagian yang menyimpan dan mengolah data–data dari modul

workforce dan modul worksheet menjadi informasi yang dibutuhkan oleh

manajemen dan pemberi order.

Data yang diolah sistem customer relationship management ini terdiri

dari elemen–elemen data order dan aktivitas, yaitu :

1. Elemen data order relatif lebih permanen dibandingkan dari data aktivitas,

biasanya berupa data pelanggan / customer yang berisi Jenis layanan, Pemberi

order, Nomor telepon, Nama customer, Alamat, Segmen, Tagihan,

Keterangan. Elemen–elemen data ini distandarkan oleh workforce berdasarkan

data–data order yang selama ini diterima dan akan terus berkembang sesuai

kebutuhan dan permintaan pemberi order.

2. Elemen data aktivitas cenderung lebih dinamis karena akan sangat bergantung

sekali dengan kebutuhan informasi dari pemberi order, elemen dari data

aktivitas ini antara lain Kontak person, Nomor telepon, Status call, Agen,

17

Tanggal, Waktu, Keterangan dan Data–data informasi yang tergantung pada

jenis order dan pemberi order.

2.3. Konsep Perancangan Basis Data

Basis data dapat terdiri dari dua atau lebih file / tabel yang saling

berhubungan dengan syarat dan kondisi tertentu.

2.3.1. Sistem Manajemen Basis Data

Basis data ( database ) adalah kumpulan file–file yang mempunyai kaitan

antara satu file dengan file yang lain sehingga membentuk satu bangunan data

untuk menginformasikan satu perusahaan, instasi dalam batasan tertentu

(Kristanto, 1996). Bila terdapat file yang tidak dapat dipadukan / dihubungkan

dengan file yang lainnya berarti file tersebut bukanlah kelompok dari suatu basis

data, ia akan membentuk suatu basis data sendiri. Beberapa definisi–definisi yang

terdapat dalam suatu perancangan basis data :

a. File atau Tabel, adalah kumpulan record–rekord sejenis yang mempunyai

panjang elemen dan atribut yang sama, namun berbeda–beda nilai datanya.

b. Record atau Tuple, adalah kumpulan elemen–elemen yang saling berkaitan

dan menginformasikan suatu entitas secara lengkap.

c. Entity (entitas), adalah obyek (orang, tempat, kejadian, konsep) yang

informasinya direkam.

d. Atribute (atribut), adalah menerangkan suatu entitas atau sebutan untuk

mewakili suatu entitas. Atribut juga disebut field, element, item.

18

e. Data value (nilai atau isi data), adalah data aktual atau informasi yang

disimpan pada setiap atribut atau data field.

Suatu kumpulan file yang saling berkaitan, berelasi bersama dengan satu

set program untuk mengakses data atau untuk pengelolaannya disebut sebagai

Sistem Manajemen Basis Data ( Data Base Management System ). Pemahaman

mengenai struktur data yang tepat dan penciptaan sistem manajemen basis data

yang baik akan mengandung manfaat–manfaat berikut :

a. Integrasi data

Struktur data yang logis dan disesuaikan dengan sasaran maupun bentuk

layanan organisasi akan memungkinkan rumusan yang pasti tentang

hubungan–hubungan diantara entitas pengolah data dalam organisasi tersebut.

b. Aksesbilitas data

Yang dimaksud aksesbilitas adalah kemudahan bagi seorang pemakai untuk

mendapatkan informasi yang diperlukan di dalam basis data. Suatu DBMS

biasanya dilengkapi dengan bahasa query tingkat tinggi seperti Structured

Query Language ( SQL ) yang memungkinkan diperolehnya data dari suatu

basis data tanpa harus menulis program aplikasi.

c. Kontrol atas data

Satu basis data memuat setumpuk file yang terintegrasi. Kelebihan data ( data

redudancy ) dapat dihindari karena sumber–sumber data dikendalikan oleh

satu program saja. Dengan demikian inkonsistensi yang diakibatkan

pengelolaan file yang bervariasi dapat dikurangi.

d. Kemudahan pengembangan aplikasi dan manajemen

19

Dengan adanya DBMS, seorang programer tidak harus memikirkan persoalan

struktur, organisasi dan lokasi sebuah file.

e. Keamanan data

Setiap organisasi akan memerlukan perlindungan dari akses data yang tidak

sah. Karena DBMS akan memungkinkan kontrol yang terpadu atas akses ke

dalam basis data, maka fungsi keamanan data akan terpusat dan lebih mudah

dilaksanakan dengan pemakaian sebuah sistem manajemen basis data.

Sedangkan tujuan dari basis data itu sendiri adalah :

a. Standarisasi data dan komponen yang ada.

b. Menghindari adanya duplikasi data.

c. Memudahkan manipulasi data.

d. Keterkaitan antara program aplikasi dengan file penyimpan data.

Menurut logika penyimpanan data, model DBMS atau arsitektur

penyimpanan data, teknik penanganan data juga dapat dibedakan menjadi tiga,

yaitu :

a. Struktur data hirarki

Dalam struktur hirarki, data disimpan dalam sistem yang diibaratkan sebagai

pohon–pohon terbalik dengan satu akar tunggang dan di bawahnya ada dahan

dan cabang–cabangnya. Satu simpul data hanya mempunyai satu induk data,

sebaliknya satu induk data dapat mempunyai beberapa simpul data.

b. Struktur data jaringan ( network )

Struktur data jaringan (network) disebut juga struktur plex. Sistem yang

dikembangkan oleh CODASYL ( Confrence on Data System Language ) pada

20

tahun 1971 dan diberi nama DBTG ( Data Base Task Group ) dari suatu

bahasa COBOL ini merupakan salah satu sistem basis data yang pertama kali

menggunakan arsitektur yang berlapis. Model struktur data jaringan memiliki

ciri bahwa data memiliki beberapa atribut, dan satu “anak” dapat memiliki

lebih dari satu “induk” data. Maka hubungan antar data mungkin tidak hanya

memiliki satu kaitan tetapi mungkin beberapa kaitan ( multiplex ). Dengan

struktur data jaringan, pemakai dapat memperoleh file–file data sesuai dengan

atribut yang dikehendaki. Dalam program aplikasi, atribut–atribut itu

ditentukan dari baris–baris tabel disebut tuples atau record dan kolom–

kolomnya disebut atributes atau fields.

c. Struktur data dan relasional

Contoh dari struktur data yang bersifat relasional tampak di dalam DBMS

yang dikembangkan dari bahasa SQL. Teknologi basis data relasional adalah

yang paling menarik saat ini karena mudah digunakan dan kemungkinan

aplikasinya begitu luas. Pendekatan relasional pada DBMS tidak

mengharuskan bahwa pemakai data memikirkan struktur penyimpanan data

secara fisik seperti di dalam struktur hirarkis atau jaringan. Sebuah model data

relasional akan dapat memperlihatkan semua relasi antar bentukan atau entitas

data, sehingga data relatif lebih mudah dipahami. Yang dimaksud dengan

relasi adalah sebuah file dua dimensi yang mewakili sebuah entitas. Seperti

halnya aplikasi basis data dengan struktur jaringan, aplikasi struktur data

relasional memungkinkan pemakai untuk melihat relasi data dengan atribut

21

penanda kolom dan record penanda baris, bahkan kekuatan utama basis data

relasional adalah pada pemanfaatan atribut–atribut ini.

Pada perancangan model konseptual ini digunakan beberapa konsep

pendekatan relasional, namun tidak berarti konsep ini nantinya diimplementasikan

ke model relasional saja tetapi dapat juga dipakai pada model hirarki dan model

network. Pada perancangan model konseptual penekanan tinjauan dilakukan pada

struktur data dan relasi antar file. Tidak perlu dipikirkan tentang terapan dan

operasi yang akan dilakukan pada basis data. Pendekatan yang dilakukan pada

perancangan model konseptual adalah menggunakan model data relasional.

2.3.2. Entity Relationship

Entity relationship adalah suatu model perancangan basis data yang

dibuat berdasarkan persepsi atau pengamatan dunia nyata yang terdiri dari entitas

dan relationships (hubungan antar entitas–entitas yang lain). Pada teknik ini

terdapat tiga macam model relasi dalam hubungan atribut dalam satu entitas

dengan entitas yang lain, yaitu :

a. One to One Relationships (Satu – Satu)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah berbanding satu.

b. One to Many Relationships (Satu – Banyak)

Hubungan antara file pertama dengan file kedua adalah satu berbanding

banyak atau dapat pula dibalik banyak lawan satu.

c. Many to Many (Banyak – Banyak)

22

Hubungan antar file pertama dengan file kedua adalah banyak berbanding

banyak.

2.3.3. Konsep Bagan Alir (Flowchart)

Bagan alir atau biasa disebut flowchart merupakan suatu model yang

menggambarkan alur suatu proses sistem secara pisikal. Dalam bagan alir, arus

dokumen berjalan dari atas ke bawah (Mulyadi, 1997). Manfaat dari bagan alir

adalah sebagai berikut :

a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan

menggunakan bagan alir.

b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.

c. Kelemahan–kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang–bidang yang

memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dengan bagan alir.

Bagan alir sistem merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan

secara keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urutan–urutan dari

prosedur–prosedur yang ada dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa

yang dikerjakan dalam sistem. Simbol–simbol yang seringkali digunakan dalam

program bagan alir dapat dilihat pada Gambar 2.4.

23

Terminator Untuk memulai atau mengakhiri suatu

proses.

Data Menggambarkan proses masukan atau

keluaran data.

Process Menggambarkan proses pengolahan

data.

Decision Menggambarkan kondisi untuk proses

pengambilan keputusan.

Document Menggambarkan suatu dokumen

keluaran.

Multi Document Menggambarkan multi dokumen

keluaran

Connector Digunakan sebagai penghubung pada

halaman yang sama.

Off-page

connector

Digunakan sebagai penghubung pada

halaman yang berbeda.

Stored data Menggambarkan proses penyimpanan

data

Data Base Menggambarkan suatu basis data

Gambar 2.4. Simbol-simbol bagan alir

24

2.4. Konsep Database dalam Lotus Notes

Software Lotus Notes membuat komputer (User) dapat berkomunikasi

dengan komputer (User) lain, berkolaborasi melalui pembagian dokumen, dan

men-generate workflow aplikasi sesuai kebutuhan. Komputer–komputer

disambungkan kedalam satu jaringan LAN (Local Area Network) atau mungkin

dapat disambungkan melalui modem / remote access.

Informasi umumnya disimpan pada scaleable notes server dalam bentuk

form yang direlasikan kedalam suatu basis data (terdapat beberapa tipe data yang

dapat disimpan). Para User dapat membuat form–form serta menyediakan

tampilan data sesuai dengan kebutuhan. Pengembangan untuk fax, voice mail dan

gateway pager sehingga data dapat diperoleh dimanapun, merupakan interface ke

aplikasi jaringan internet dan memungkinkan penggunaan mainframes untuk

perkembangan data yang lebih besar.

User / client dapat melihat notes / daftar basis data pada sebuah window

yang disebut workspace (Gambar 2.5) yang berisi icon–icon yang

menggambarkan database. Database mungkin disimpan pada notes server atau

pada local hardisk, namun biasanya database secara sentralistik disimpan dalam

notes server. Database yang dibuka oleh user / client dapat dilihat pada tampilan

database (Gambar 2.6) dan aplikasi dokumen pada Gambar 2.7. Tampilan dapat

disorting / diurutkan dan dapat disearch sesuai dengan field yang ada.

25

Gambar 2.5. Aplikasi Workspace pada Notes Client

26

Gambar 2.6. Aplikasi Tampilan Database pada Notes Client

27

Gambar 2.7. Aplikasi Dokumen pada Notes Client

28

2.4.1. Lotus Notes

Lotus Notes dibagi kedalam empat bagian penting, yaitu :

1. Database Replication

Replikasi hampir sama / mirip dengan sinkronisasi file–file atau sama dengan

sistem mirroring pada web dan server FTP (File Transfer Protocol), hanya

saja mempunyai kelebihan–kelebihan (lebih powerfull). Replikasi ini dapat

dibuat secara dua arah artinya server 1 meng-update server 2 begitu juga

sebaliknya, juga mendukung untuk merubah, menambah dan menghapus data.

Kelebihan ini memungkinkan database yang sama disimpan ke dalam

beberapa server dan kemudian di-update, juga semua database beserta isi,

struktur dan akses kontrolnya. Database yang akan direplikasi dapat dipilih

secara selektif, ini dapat diaplikasikan pada level dokumen bahkan level field.

Replikasi pada level field biasanya digunakan pada jaringan dengan modem /

remote access karena data yang ditransfer tidak terlalu besar ketika

mengerjakan replikasi level dokumen. Lotus notes memelihara histori

replikasi, menjaga jejak ketika data diubah (di-update) dan menyiapkan data

source untuk replikasi selanjutnya. Database notes dapat disinkronisasikan

dengan database lain. Kelebihan ini dapat diimplementasikan pada sebuah

bagian sistem informasi untuk menjaga data dan beberapa aplikasi pada

sebuah mainframe, pengguna dapat mengakses dan memodifikasi data

maupun aplikasi dari komputer sebagai client.

29

2. Database Design

Database dapat didesain menggunakan template atau form–form sesuai

kebutuhan, beberapa aplikasi view, fungsi–fungsi atau formula–formula biasa

maupun logikal, navigators yang berupa icon atau link pada database, agents

(untuk membuat schedule / jadwal), hotspot semacam buttons, doclinks untuk

menghubungkan antar beberapa dokumen pada beberapa database yang

berbeda dan URLs yaitu untuk menghubungkan ke halaman web melalui

internotes server.

3. Cross Platform Support

Lotus Notes didukung oleh beberapa Platform Operating System antara lain :

a. Mac Operating Sistem, hanya sebagai client.

b. Windows 16 bit, hanya sebagai client.

c. Windows 32 bit, dapat sebagai server dan client.

d. Operating System / 2 Warp, dapat sebagai server dan client.

e. Netware hanya sebagai server.

f. Beberapa platform Unix antara lain Solaris Hp / Ux dan Aix.

Notes client dapat mengakses beberapa notes server dan tidak tergantung pada

platform dengan menggunakan beberapa macam Protokol jaringan. Pemilihan

platform sebaiknya melihat fungsi dan penggunanya.

4. Aplication Development

Ada dua cara untuk membuat aplikasi dalam Lotus Notes, cara pertama

dengan menggunakan Lotus Script yang merupakan program object oriented,

30

dapat digunakan pada aplikasi Notes dan merupakan produk dari Notes

sendiri. Metode yang kedua untuk membuat sebuah program stand alone

dengan menggunakan Notes C API (Aplication Program Interface), program

ini dapat dijalankan berdiri sendiri dan tidak tergantung pada aplikasi Lotus

Notes.

Notes mempunyai mempunyai pilihan pengembangan untuk para

programer yang mempunyai level pengalaman yang berbeda dan kebutuhan

pengembangan yang berbeda pula. Gambar 2.8 menggambarkan perbedaan

lingkungan, level orientasi objek dan target penggunanya.

Gambar 2.8. Notes Programming Methods

Notes C API adalah bagian terbesar dalam Lotus Notes sehingga Notes C

API disebut juga Lotus Notes. Ini berarti API adalah bagian sangat penting dalam

31

Lotus untuk mendevelop. Lotus Notes dibuat dengan menggunakan beberapa API

yang sama yang sering disebut dengan Notes API.

Beberapa bagian dari notes client dan server aplication menggunakan

beberapa fungsi yang tidak disediakan oleh API, jadi API tidak dapat menulis

program pada notes client. Salah satu contohnya adalah apabila kita mempunyai

file tetapi tidak mempunyai form maka notes client tidak dapat membaca dokumen

tersebut tetapi API dapat membaca file tanpa form yang digunakan untuk

membuat dokumen tersebut. Layer dari fungsi–fungsi dalam arsitektur Lotus

Notes dapat dilihat pada Gambar 2.9.

Gambar 2.9. Arsitektur Notes dan Kelompok API

API yang diimplementasikan adalah library lebih dari 1000 fungsi

bahasa pemrograman C, data struktur, konstanta simbolik untuk mengakses

database Notes, network service dan menu administrasi. Jumlah fungsi–fungsi

32

yang dikembangkan dari Notes Release 3 ke Notes Release 4 mencapai lebih dari

50 %. API disupport oleh setiap platform yang support pada Notes client dan

Notes server.

2.4.2. Tipe Data

Semua struktur data pada API adalah struktur logikal dan bukan sebagai

struktur pisikal. Pembuat program tidak boleh mengasumsikan setiap struktur data

dalam API mempunyai format file tersendiri. Jadi baik form, halaman dan

tampilan data–data itu sendiri menjadi satu file yang berextention NsF

(NotesFormat). Berikut ini beberapa tipe data, antara lain :

1. Database Header

Setiap database mempunyai header yang berisi title database, kategori, daftar

akses kontrol, histori replikasi dan catatan aktivitas user / pengguna.

2. Note (dokumen)

Sebuah note atau lebih sering disebut dokumen, berisi header pemilik yang

diikuti oleh jumlah item yang merupakan field atau item nyata.

3. Tipe data sederhana

Yang termasuk dalam tipe data sederhana antara lain Text dan text list, number

dan number list, time/date dan time/date range atau list.

4. Composite data type

Yang termasuk tipe data ini adalah Rich text, object, tables dan user data.

33

2.4.3. Searching Database

Ada empat jalan untuk mencari (search) data dalam database, yaitu :

1. Linear

Mencari semua dokumen dalam database sesuai kriteria yang diberikan, tipe

ini digunakan apabila kriteria pencarian tidak diketahui sampai akhir program.

2. Indexed

Menggunakan view untuk diurutkan dengan kategori dari dokumen, tipe

pecarian ini digunakan ketika hubungan kriteria dan item sangat penting.

3. Fulltext

Digunakan untuk mencari kata kunci yang mungkin terdapat dalam field.

4. Direct access

Bukan sebuah cara pencarian tetapi merupakan ID dari dokumen atau field

yang berada dalam dokumen, ini dapat diakses secara langsung.

2.4.4. Notes Security

Setiap user / pengguna menginginkan data yang mereka miliki terjamin

keamanannya, dan sebuah departemen sistem informasi mutlak memerlukan

keamanan bagi servernya. Lotus Notes menyediakan identifikasi kontrol akses

pengguna dan proteksi password, antara lain :

1. User ID

Setiap user / pengguna diberi user ID yang sering disebut dengan ‘Notes ID’,

sebuah user ID berisi nama user, nomor lisensi notes, sebuah sertifikat yang

34

bisa mengakses server. Untuk mengakses sebuah database, user memerlukan

file user ID dan password.

2. Access Control List

Sebuah daftar akses kontrol adalah berisi daftar user dan spesifikasi level akses

setiap user ke database, yang berada dalam ACL adalah nama user, level

akses, flag dan aturan. Setiap database harus berisi sebuah ACL.