24
12 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya. 2.1.1 Pengertian Sistem Menurut (Anggraeni, 2017) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah kumpulan orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk mencapai suatu tujuan”. Menurut (Hutahaean, 2015) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama- sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”. Menurut (Mul yani, 2016) menyatakan bahwa, “Sistem bisa diartikan sebagai sekumpulan sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama dengan tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya”. Dapat disimpulkan bahwa, Sistem adalah kumpulan dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. A. Karakteristik Sistem Menurut (Hutahaean, 2015) dalam bukunya, mengemukakan bahwa supaya sistem dikatakan baik yaitu memiliki karakteristik sebagai berikut : 1. Komponen Sistem (Components)

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

  • Upload
    others

  • View
    6

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

12

BAB II LANDASAN TEORI

2.1 Konsep Dasar

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau

himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling

berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya.

2.1.1 Pengertian Sistem

Menurut (Anggraeni, 2017) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah kumpulan

orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis

dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk

mencapai suatu tujuan”.

Menurut (Hutahaean, 2015) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah suatu

jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-

sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.

Menurut (Mulyani, 2016) menyatakan bahwa, “Sistem bisa diartikan sebagai

sekumpulan sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama dengan

tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya”.

Dapat disimpulkan bahwa, Sistem adalah kumpulan dari sub sistem/bagian/komponen

apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan

bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.

A. Karakteristik Sistem

Menurut (Hutahaean, 2015) dalam bukunya, mengemukakan bahwa supaya

sistem dikatakan baik yaitu memiliki karakteristik sebagai berikut :

1. Komponen Sistem (Components)

Page 2: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

13

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling

berinteraksi, yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen

sistem terdiri dari komponen yang berupa sub sistem atau bagian-bagian dari

sistem.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem

dengan sistem lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini

memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu

sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)

Lingkungan luar sistem adalah lingkungan di luar batas dari sistem yang

mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan

yang harus tetap dijaga dan yang merugikan harus dikendalikan, walaupun

tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sub sistem

dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber-

sumber daya mengalir dari sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran (ouput) dari

sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lain melalui

penghubung.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat

berupa perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input).

Maintenance

input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Sedangkan

Page 3: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

14

signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh

dalam sistem komputer program adalah maintenance input, sedangkan data

adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan

menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer

menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi

adalah keluaran yang dibutuhkan.

7. Pengolah Sistem (Process)

Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan

menjadi keluaran. Contoh dalam sistem produksi akan mengolah bahan baku

menjadi bahan jadi.

8. Sasaran Sistem (Objectives)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem

sangat menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang

dihasilkan sistem.

Sumber : Hutahean (2015) Gambar II.1

Karakteristik dari Suatu Sistem

Page 4: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

15

B. Klasifikasi Sistem

Menurut (Hutahaean, 2015) dalam bukunya, klasifikasi sistem adalah suatu

bentuk integrasi suatu komponen dengan komponen lainnya, karen asetiap sistem

memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut.

Sistem diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :

1. Sistem Abstrak (Abstract System)

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang

tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem ketuhanan (theology), yaitu sistem

pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhannya.

2. Sistem Fisik (Physical System)

Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya

sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.

3. Sistem Alamiah (Natural System)

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak

dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.

4. Sistem Buatan Manusia (Human Made System)

Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh

manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan mesin

disebut dengan Human-Machine System atau Man-Machine System.

5. Sistem Tertentu (Deterministic System)

Sistem tertentu adalah sistem yang kegiatannya dapat diprediksi

berdasarkan program-program yang dijalankannya. Misalnya sistem komputer

karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang

dijalankannya.

6. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)

Page 5: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

16

Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat

diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya,

gempa.

7. Sistem Tertutup (Closed System)

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak behubungan dan tidak

terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis

tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya.

8. Sistem Terbuka (Open System)

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh

dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan

keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lainnya.

2.1.2 Pengertian Informasi

Menurut (Hutahaean, 2015) mengemukakan bahwa, “Informasi adalah data

yang diolah menjadi lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, serta untuk

mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan mengenai suatu

keadaan”.

Menurut (Mulyani, 2016) dalam bukunya, “Informasi merupakan data yang

sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang

membutuhkan”.

Berdasarkan pengertian informasi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi

merupakan sekumpulan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna,

menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan dijadikan sebagai alat bantu untuk

pengambilan keputusan bagi penggunanya.

Informasi yang berkualitas memiliki kriteria-kriteria tertentu. Menurut (Mulyani,

Page 6: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

17

2016) mengemukakan bahwa kriteria informasi yang terdiri dari :

1. Relevan

Informasi harus bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat di

dalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu

mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan mempred iksi

masa depan, serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa

lalu.

2. Andal

Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan

material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi.

3. Lengkap

Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua

informasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. .

4. Tepat waktu

Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna

dalam pengambilan keputusan.

5. Dapat dipahami

Informasi disajikan dalam bentuk serta istilah yang disesuaikan dengan

batas pemahaman para pengguna.

6. Dapat diverifikasi

Informasi yang disajikan dapat diuji, dan apabila pengujian dilakukan

lebih dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya tetap menunjukkan

simpulan yang tidak berbeda jauh.

7. Dapat diakses

Informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan format yang

Page 7: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

18

dapat digunakan.

Sumber : Mulyani (2016)

Gambar II.2

Ilustrasi antara Hubungan Data dan Informasi

A. Siklus Hidup Informasi

Menurut (Maniah, 2017) mengemukakan bahwa, “Siklus hidup informasi

(information life cycle) merupakan pengelolaan melalui proses menjadi penggunaan

untuk mengetahui kapan harus diformulasikan, dirasionalisasi dan pada akhirnya

informasi tersebut dibuang atau tidak digunakan lagi”.

Dalam manajemen siklus hidup informasi, pertimbangan untuk informasi meliputi

1. Bagaimana informasi diciptakan : Systemic (berhubungan dengan suatu

sistem), environmental (berhubungan dengan lingkungan).

2. Bagaimana informasi disampaikan : One-to-many presentation, white

paper,website FAQ, website internasional, website directed (link yang

dikirim dengan email dan sebagainya) ke website tertentu, disampaikan

berbasis aplikasi melalui expert system, one-to-one presentation seperti

dari mulut ke mulut, komunikasi ad-hoc.

3. Bagaimana informasi setelah dikelola : Kompleksitas

informasi, kompleksitas proses penciptaan, kompleksitas

manajemen sistem, dampak finansial dari penciptaan

informasi.

Page 8: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

19

4. Jenis informasi yang diciptakan : Tacit (diciptakan dan disimpan secara

informal seperti memori manusia, local harddrive computer, expert

system (memindahkan informasi tacit ke dalam struktur formal).

5. Nilai sumber : Usia informasi, kedekatan informasi dengan pelanggan,

sumber informasi, dan interaksi sebelumnya dengan sumber tertentu.

2.1.3 Pengertian Sistem Informasi

Menurut (Hutahean, 2015) mengemukakan bahwa, “Sistem informasi adalah

suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan- kebutuhan

pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan

laporan- laporan yang dibutuhkan”.

Menurut Djahir dan Pratita (2015) mengemukakan bahwa, “Sistem informasi

adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana

dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan

dan pengendalian di dalam organisasi”.

Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi antara beberapa

komponen (manusia, teknologi informasi, proses kerja dan lain-lain) yang saling

berhubungan atau berinteraksi untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi

dalam suatu organisasi.

A. Komponen dan Jenis Sistem Informasi

Menurut (Hutahaean, 2015) menegaskan bahwa, “Sistem informasi terdiri dari

komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari

blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok

kendali”.

Page 9: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

20

Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu

dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.

1. Blok Masukan (Input Block)

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input yang

dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan

dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model (Model Block)

Blok ini dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan

memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara

yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

3. Blok Keluaran (Output Block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi

yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan

manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi (Technology Block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi

digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan

mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu

pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)

bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan

perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data (Database Block)

Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan

berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan

menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.

Page 10: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

21

6. Blok Kendali (Control Block)

Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,

api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan

sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa

pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal

yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi

kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.

2.1.4 Aplikasi basis data yang digunakan dalam perancangan sistem

Pada perancangan sistem penulis menggunakan Sublime text untuk teks

editornya, HTML sebagai markah penanda dan CSS untuk membuat web lebih

terstruktur dan rapi Kemudian untuk menampilkannya penulis menggunakan browser

Mozilla Firefox .

a. Sublime Text

salah satu kode editor yang biasa digunakan oleh para programmer untuk

membuat suatu program. Menurut Supono dan Putratama (2016:14) “Sublime text

merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau meng-edit

suatu aplikasi.

b. HTML (Hypertext Markup Language)

Menurut Winarno dan Utomo dalam Prayitno & Safitri (2015:2) menjelaskan

bahwa,” HTML singkatan dari Hypertext Markup Language dan berguna untuk

menampilkan halaman web”.

c. CSS (Cascading Style Sheet)

Menurut Kesuma & Rahmawati (2017:3) Cascading Style Sheet (CSS)

merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk mengendalikan beberapa

komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam.

Page 11: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

22

2.1.5 Pengertian Sertifikat Tanah

Dalam Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA) dijelaskan bahwa untuk

mewujudkan jaminan kepastian hukum dan kepastian hak atas tanah maka perlu

dilakukan kegiatan pendaftaran tanah oleh pemerintah sesuai dengan ketentuan-

ketentuan yang telah diatur.

Menurut PP No. 24 Tahun 1997, sertifikat tanah adalah “surat tanda bukti hak

sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf c UUPA untuk hak atas tanah,

hak atas pengelolaan, tanah wakaf, hak milik atas satuan rumah susun dan hak

tanggungan yang masingmasing sudah dibukukan dalam buku tanah yang

bersangkutan”.

Berdasarkan pengertian di atas, dapat kita simpulkan bahwa sertifikat tanah

terdiri atas salinan buku tanah dan surat ukur yang asli dijahit menjadi sampul. Buku

tanah yaitu dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik

suatu objek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya. Sedangkan surat ukur adalah

dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian.

2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Menurut (Mulyani, 2016) mengemukakan bahwa, “Sistem Informasi

Manajemen merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja

karena adanya interaksi manusia dan komputer. Sistem informasi manajemen

mencakup tugas-tugas yang sangat luas termasuk analisis keputusan dan sebagai alat

untuk membuat keputusan”.

2.1.7 Pengertian kearsipan

Pengarsipan Menurut Jumiati, (2015) Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009

tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

Page 12: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

23

bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga

pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan

bernegara. Sedangkan menurut Musliichah (2015) arsip sebagai salah satu sumber

informasi memiliki keunggulan dibandingkan dengan sumber informasi lainnya

karena arsip merupakan sumber informasi primer yang otentik.

Berdasarkan bentuknya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu :

a. Arsip Dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam

kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.

b. Arsip Statis

Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena

memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan

dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak

langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.

Dari pendapat diatas maka penulis mengambil kesimpulan, bahwa arsip

merupakan sekumpulan warkat atau rekaman kegiatan yang masih memiliki

guna tertentu, yang disimpan secara sistematis dan dapat ditemukan kembali

dengan cepat apabila akan digunakan. 4 Sistem Pengarsipan

Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis

dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan

nomor identitas arsip yang terkait (Amsyah 2003).

Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam system pengarsipan, yaitu:

c. Sistem abjad

Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan

Page 13: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

24

abjad dari kata tangkap/nama dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini

dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama

dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama

individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama badan terdiri

dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.

Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:

• Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana

• Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan

nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.

• Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan

dalam satu map.

• Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama

pengirim yang dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu

disebut sebagai sistem langsung.

• Susunan guide dan foldernya sederhana.

• Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.

• Dapat juga mempunyai file campuran.

Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:

• Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui

bagian nama yang lain seperti nama depan/panggilan, tetapi harus

melalui belakang.

• Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain

tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak didalam

penyimpanan.

• Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama

Page 14: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

25

orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.

• Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan

pemahaman tentang peraturan mengindeks.

d. Sistem nomor

Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai

pengganti dari nama- nama orang atau nama badan disebut sistem nomor. Hampir

sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama,

sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti

dengan kode nomor. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur yaitu file utama, indeks, dan

buku nomor. Untuk menyimpan surat yang memerlukan map diperlukan dua macam

map yaitu map campuran dan map individu. Map campuran berisi surat-surat dari dan

kepada satu koresponden yang jumlahnya kurang dari 5 (lima). Sehingga surat-surat

yang ada dicampurkan dalam satu map dengan file abjad. Maksud indeks disini adalah

suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu

koresponden atau nama bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Buku Nomor

adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor

koresponden (nama) dalam file sistem nama. Jadi, apabila memberlakukan map

individu dan map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 (lima)

berhak mempunyai nomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang

berhak maka diberikan nomor sesudah urutan yang terakhir.

Keuntungan pemakaian sistem nomor:

• Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.

• Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.

• Perluasan nomor tidak terbatas.

• Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.

Page 15: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

26

• Indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian pemakaian sistem nomor:

• Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat

menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa

indeks nomor.

• Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.

• Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan

mengindeks.

• Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan

beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem

ini.

e. Sistem geografis/wilayah

Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi adalah suatu sistem

penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat

suatu surat.

Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:

• Organisasi/perusahaan yang memiliki cabang/tempat usaha

diberbagai tempat, misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.

• Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.

Misalnya perusahaan pengembangan perumahan yang membuka lokasi

perumahan berbagai lokasi,perusahaan distributor disuatu wilayah.

• Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan

kewilayahan, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari beberapa

kantor wilayah, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari berbagai

kantor wilayah.

Page 16: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

27

• Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau

hubungan dengan berbagai negara dan sebagainya.

Keuntungan dari sistem geografis:

• Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.

• Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung,

tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.

Kerugian dari sistem geografis:

• Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai

pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.

• Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan

karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan

geografi dan berkas abjad untuk indeks.

• Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.

• Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis

dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau

numerik.

f. Sistem tanggal (choronologis)

Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang

didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan,

tahun, dekade ataupun abjad. Sistem penyimpanan kronologi ini cukup banyak

digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila

digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan

dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku

agenda. Dalam sistem ini, semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan

tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah

Page 17: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

28

dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun.

Keuntungan sistem kronologi:

• Mudah dilaksanakan

• Susunan dan urutan guide sederhana

• Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.

Kerugian sistem kronologi:

• Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan

jumlah dokumen yang tidak banyak.

• Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen tidak diketahui.

• Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya. g. Sistem Subjek

Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada

isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok

masalah, pokok surat, atau subjek. Di Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh

instasi- instansi pemerintah yang besar dan luas. Untuk arsip instansi/perusahaan yang

disimpan secara sentral, maka sistem subjek adalah sistem yang paling tepat

dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja yang

mempunyai subjek sendiri-sendiri dan pada penyimpanan sentral semuanya bergabung

menjadi satu sistem.

Keuntungan dalam sistem subjek adalah:

• Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang

menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat

penyimpanan.

Page 18: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

29

• Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan

subyek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.

Kelemahan dari sistem subjek adalah:

• Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.

• Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang

digunakan tidak dibatasi.

• Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,

memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.

• Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk

menyatukan berbagai subjek dan informasi yang terkait.

• Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar

subjek sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan

arsip.

2.2 Peralatan Pendukung

Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model

dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-

diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.

2.2.1 ERD

Menurut Yanto, (2016) “ERD adalah suatu diagram untuk mengembangkan

desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga

merupakan gambaran yang merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang lain

dari objek dunia nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas”. Sedangkan

menurut Syahrizal, (2012) Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk

Page 19: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

30

menggambarkan hubungan antar penyimpanan atatu data storage yang terdapat pada

Data Flow Diagram (DFD) menggunakan sebuah notasi atau simbol untuk

menggambarkan struktur dan hubungan antar data.

Dari pendapat di atas penulis menyimpulkan, ERD merupakan suatu diagram yang

menggambarkan suatu relasi antara objek satu dengan objek yang lainnya.

Tabel II.1

Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)

Simbol Nama Simbol & Keterangan

ENTITAS

Objek yang dapat didefensikan dalam lingkungan

pemakai, sesuatu yang penting bagi Pemakai

dalam konteks yang dibuat.

ATRIBUT

Menjelaskan karakter dari entitas.

RELLASI

Menghubungkan entitas antar entitas

(sumber: Syahrizal, 2012)

GARIS

Menghubungkan atribut dengan entitas, dan entitas dengan entitas.

Page 20: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

31

a. Entity

Entity adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai,

sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.

b. Attribute entity

Attribute entity mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi

mendeskripsikan karakter entity.

c. Hubungan Entity

dapat berhubungan satu sama lain kumpulan entitas dan kumpulan entitas

dengan relasi.

Kardinalitas Relasi

a. Satu ke satu (One to One)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan elemen pada

Entitas B. Demikian juga sebaliknya setiap elemen B berhubungan paling banyak satu

elemen pada Entitas A.

b. Satu ke banyak (One to Many)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen

pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dengan

paling banyak satu elemen di Entitas A.

c. Banyak ke satu (Many to One)

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen

pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B behubungan dengan

maksimal banyak elemen di entitas A.

d. Banyak ke banyak (Many to Many)

Page 21: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

32

Setiap elemen dari Entitas A berhubungan maksimal banyak elemen pada

Entitas B demikian sebaliknya.

2.2.2 UML (Unified Modeling Language)

Menurut Adi N yang dikutip, Maimunah., Dedeh Supriyanti dan

Hendrian.(2017:1) “UML (Unified Modelling Language) adalah perangkat lunak yang

berparadigma ‘berorientasi objek’.

a. Activity diagram

Activity diagram atau diagram aktivitas menggambarkan proses yang terjadi di

dalam sebuah sistem dengan bentuk mengalir atau urut dari satu proses ke proses

selanjutnya. Diagram ini khususnya menggambarkan aliran use case dimana

interaksi antara pengguna normal dan alternatif terjadi (Unhelkar, 2018:20).

Sumber: Unhelkar, 2018:20

Gambar II.3 Contoh Activity Diagram

Page 22: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

33

b. Use case diagram

Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015: 155), Use case atau diagram use case

merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat.

Sumber : Rosa dan Shalahuddin (2015: 155)

Gambar II.4 Contoh Use case Diagram

c. Class diagram

Menurut (Putri dkk., 2017) menyatakan bahwa, “Class diagram merupakan

suatu struktur yang menggambarkan informasi mengenai class, atribut serta method

yang diproses didalam sistem”.

Page 23: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

34

Sumber : Putri dkk., 2017

Gambar II.5

Contoh Class Diagram

d. Sequence diagram

Menurut (Irmayani & Susyatih, 2017)”Sequence Diagrammenggambarkan

bagaimanasistem merespon kegiatan user. Sequence Diagramyang dibuat yaitu yang

berhubungan langsung dengan kegiatan utama dari sistem informasi anggaran

pendapatan dan belanja desa berbasis obje

Sumber : Irmayani & Susyatih, 2017

Gambar II.6

Contoh Sequence Diagram

Page 24: BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar - BSI

35