Upload
others
View
6
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
12
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar
Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau
himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling
berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya.
2.1.1 Pengertian Sistem
Menurut (Anggraeni, 2017) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah kumpulan
orang yang saling bekerja sama dengan ketentuan-ketentuan aturan yang sistematis
dan terstruktur untuk membentuk satu kesatuan yang melaksanakan suatu fungsi untuk
mencapai suatu tujuan”.
Menurut (Hutahaean, 2015) mengemukakan bahwa, “Sistem adalah suatu
jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-
sama untuk melakukan kegiatan atau untuk melakukan sasaran yang tertentu”.
Menurut (Mulyani, 2016) menyatakan bahwa, “Sistem bisa diartikan sebagai
sekumpulan sub sistem, komponen ataupun element yang saling bekerja sama dengan
tujuan yang sama untuk menghasilkan output yang sudah ditentukan sebelumnya”.
Dapat disimpulkan bahwa, Sistem adalah kumpulan dari sub sistem/bagian/komponen
apapun baik phisik atau non phisik yang saling berhubungan satu sama lain dan
bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu.
A. Karakteristik Sistem
Menurut (Hutahaean, 2015) dalam bukunya, mengemukakan bahwa supaya
sistem dikatakan baik yaitu memiliki karakteristik sebagai berikut :
1. Komponen Sistem (Components)
13
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen-komponen yang saling
berinteraksi, yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen
sistem terdiri dari komponen yang berupa sub sistem atau bagian-bagian dari
sistem.
2. Batasan Sistem (Boundary)
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem
dengan sistem lain atau dengan lingkungan luarnya. Batasan sistem ini
memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batasan suatu
sistem menunjukan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
3. Lingkungan Luar Sistem (Environment)
Lingkungan luar sistem adalah lingkungan di luar batas dari sistem yang
mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan dapat bersifat menguntungkan
yang harus tetap dijaga dan yang merugikan harus dikendalikan, walaupun
tidak akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.
4. Penghubung Sistem (Interface)
Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu sub sistem
dengan sub sistem lainnya. Melalui penghubung ini, memungkinkan sumber-
sumber daya mengalir dari sub sistem ke sub sistem lain. Keluaran (ouput) dari
sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lain melalui
penghubung.
5. Masukan Sistem (Input)
Masukan adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem, yang dapat
berupa perawatan (maintenance input) dan masukkan sinyal (signal input).
Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan agar sistem dapat beroperasi. Sedangkan
14
signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Contoh
dalam sistem komputer program adalah maintenance input, sedangkan data
adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
6. Keluaran Sistem (Output)
Keluaran sistem adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan
menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Contoh komputer
menghasilkan panas yang merupakan sisa pembuangan, sedangkan informasi
adalah keluaran yang dibutuhkan.
7. Pengolah Sistem (Process)
Suatu sistem menjadi bagian pengolah yang akan merubah masukkan
menjadi keluaran. Contoh dalam sistem produksi akan mengolah bahan baku
menjadi bahan jadi.
8. Sasaran Sistem (Objectives)
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Sasaran dari sistem
sangat menentukan input yang dibutuhkan oleh sistem dan keluaran yang
dihasilkan sistem.
Sumber : Hutahean (2015) Gambar II.1
Karakteristik dari Suatu Sistem
15
B. Klasifikasi Sistem
Menurut (Hutahaean, 2015) dalam bukunya, klasifikasi sistem adalah suatu
bentuk integrasi suatu komponen dengan komponen lainnya, karen asetiap sistem
memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang ada di dalam sistem tersebut.
Sistem diklasifikasikan dalam beberapa sudut pandang :
1. Sistem Abstrak (Abstract System)
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang
tidak tampak secara fisik. Misalnya sistem ketuhanan (theology), yaitu sistem
pemikiran-pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhannya.
2. Sistem Fisik (Physical System)
Sistem fisik adalah sistem yang ada atau tampak secara fisik. Misalnya
sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan lain sebagainya.
3. Sistem Alamiah (Natural System)
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak
dibuat manusia. Misalnya sistem perputaran bumi.
4. Sistem Buatan Manusia (Human Made System)
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang dan dibuat oleh
manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan manusia dengan mesin
disebut dengan Human-Machine System atau Man-Machine System.
5. Sistem Tertentu (Deterministic System)
Sistem tertentu adalah sistem yang kegiatannya dapat diprediksi
berdasarkan program-program yang dijalankannya. Misalnya sistem komputer
karena tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program-program yang
dijalankannya.
6. Sistem Tak Tentu (Probabilistic System)
16
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi sebelumnya karena mengandung unsur probabilitas. Misalnya,
gempa.
7. Sistem Tertutup (Closed System)
Sistem tertutup adalah sistem yang tidak behubungan dan tidak
terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis
tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya.
8. Sistem Terbuka (Open System)
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh
dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan
keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem yang lainnya.
2.1.2 Pengertian Informasi
Menurut (Hutahaean, 2015) mengemukakan bahwa, “Informasi adalah data
yang diolah menjadi lebih berguna dan berarti bagi penerimanya, serta untuk
mengurangi ketidakpastian dalam proses pengambilan keputusan mengenai suatu
keadaan”.
Menurut (Mulyani, 2016) dalam bukunya, “Informasi merupakan data yang
sudah diolah yang ditujukan untuk seseorang, organisasi ataupun siapa saja yang
membutuhkan”.
Berdasarkan pengertian informasi diatas, dapat disimpulkan bahwa informasi
merupakan sekumpulan data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna,
menggambarkan suatu kejadian yang nyata dan dijadikan sebagai alat bantu untuk
pengambilan keputusan bagi penggunanya.
Informasi yang berkualitas memiliki kriteria-kriteria tertentu. Menurut (Mulyani,
17
2016) mengemukakan bahwa kriteria informasi yang terdiri dari :
1. Relevan
Informasi harus bisa dikatakan relevan apabila informasi yang termuat di
dalamnya dapat mempengaruhi keputusan pengguna dengan membantu
mereka mengevaluasi peristiwa masa lalu atau masa kini, dan mempred iksi
masa depan, serta menegaskan atau mengoreksi hasil evaluasi mereka di masa
lalu.
2. Andal
Informasi harus bebas dari pengertian yang menyesatkan dan kesalahan
material, menyajikan setiap fakta secara jujur, serta dapat diverifikasi.
3. Lengkap
Informasi disajikan selengkap mungkin, yaitu mencakup semua
informasi yang dapat mempengaruhi pengambilan keputusan. .
4. Tepat waktu
Informasi disajikan tepat waktu sehingga dapat berpengaruh dan berguna
dalam pengambilan keputusan.
5. Dapat dipahami
Informasi disajikan dalam bentuk serta istilah yang disesuaikan dengan
batas pemahaman para pengguna.
6. Dapat diverifikasi
Informasi yang disajikan dapat diuji, dan apabila pengujian dilakukan
lebih dari sekali oleh pihak yang berbeda, hasilnya tetap menunjukkan
simpulan yang tidak berbeda jauh.
7. Dapat diakses
Informasi yang tersedia pada saat dibutuhkan dan dengan format yang
18
dapat digunakan.
Sumber : Mulyani (2016)
Gambar II.2
Ilustrasi antara Hubungan Data dan Informasi
A. Siklus Hidup Informasi
Menurut (Maniah, 2017) mengemukakan bahwa, “Siklus hidup informasi
(information life cycle) merupakan pengelolaan melalui proses menjadi penggunaan
untuk mengetahui kapan harus diformulasikan, dirasionalisasi dan pada akhirnya
informasi tersebut dibuang atau tidak digunakan lagi”.
Dalam manajemen siklus hidup informasi, pertimbangan untuk informasi meliputi
1. Bagaimana informasi diciptakan : Systemic (berhubungan dengan suatu
sistem), environmental (berhubungan dengan lingkungan).
2. Bagaimana informasi disampaikan : One-to-many presentation, white
paper,website FAQ, website internasional, website directed (link yang
dikirim dengan email dan sebagainya) ke website tertentu, disampaikan
berbasis aplikasi melalui expert system, one-to-one presentation seperti
dari mulut ke mulut, komunikasi ad-hoc.
3. Bagaimana informasi setelah dikelola : Kompleksitas
informasi, kompleksitas proses penciptaan, kompleksitas
manajemen sistem, dampak finansial dari penciptaan
informasi.
19
4. Jenis informasi yang diciptakan : Tacit (diciptakan dan disimpan secara
informal seperti memori manusia, local harddrive computer, expert
system (memindahkan informasi tacit ke dalam struktur formal).
5. Nilai sumber : Usia informasi, kedekatan informasi dengan pelanggan,
sumber informasi, dan interaksi sebelumnya dengan sumber tertentu.
2.1.3 Pengertian Sistem Informasi
Menurut (Hutahean, 2015) mengemukakan bahwa, “Sistem informasi adalah
suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan- kebutuhan
pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan- laporan yang dibutuhkan”.
Menurut Djahir dan Pratita (2015) mengemukakan bahwa, “Sistem informasi
adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana
dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan
dan pengendalian di dalam organisasi”.
Dapat disimpulkan bahwa sistem informasi merupakan kombinasi antara beberapa
komponen (manusia, teknologi informasi, proses kerja dan lain-lain) yang saling
berhubungan atau berinteraksi untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi
dalam suatu organisasi.
A. Komponen dan Jenis Sistem Informasi
Menurut (Hutahaean, 2015) menegaskan bahwa, “Sistem informasi terdiri dari
komponen-komponen yang disebut blok bangunan (building block), yang terdiri dari
blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data dan blok
kendali”.
20
Sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu
dengan yang lain membentuk suatu kesatuan untuk mencapai sasaran.
1. Blok Masukan (Input Block)
Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input yang
dimaksud adalah metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model (Model Block)
Blok ini dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan
memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara
yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok Keluaran (Output Block)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi
yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan
manajemen serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi (Technology Block)
Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi
digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan
mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu
pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 (tiga)
bagian utama, yaitu teknisi (brainware), perangkat lunak (software), dan
perangkat keras (hardware).
5. Blok Basis Data (Database Block)
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan
berhubungan satu sama lain, tersimpan di perangkat keras komputer dan
menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
21
6. Blok Kendali (Control Block)
Banyak hal yang dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam,
api, temperatur, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan-kegagalan
sistem itu sendiri, ketidak efisienan, sabotase dan lain sebagainya. Beberapa
pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal
yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi
kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
2.1.4 Aplikasi basis data yang digunakan dalam perancangan sistem
Pada perancangan sistem penulis menggunakan Sublime text untuk teks
editornya, HTML sebagai markah penanda dan CSS untuk membuat web lebih
terstruktur dan rapi Kemudian untuk menampilkannya penulis menggunakan browser
Mozilla Firefox .
a. Sublime Text
salah satu kode editor yang biasa digunakan oleh para programmer untuk
membuat suatu program. Menurut Supono dan Putratama (2016:14) “Sublime text
merupakan perangkat lunak text editor yang digunakan untuk membuat atau meng-edit
suatu aplikasi.
b. HTML (Hypertext Markup Language)
Menurut Winarno dan Utomo dalam Prayitno & Safitri (2015:2) menjelaskan
bahwa,” HTML singkatan dari Hypertext Markup Language dan berguna untuk
menampilkan halaman web”.
c. CSS (Cascading Style Sheet)
Menurut Kesuma & Rahmawati (2017:3) Cascading Style Sheet (CSS)
merupakan salah satu bahasa pemrograman web untuk mengendalikan beberapa
komponen dalam sebuah web sehingga akan lebih terstruktur dan seragam.
22
2.1.5 Pengertian Sertifikat Tanah
Dalam Undang-Undang Pokok Agraria (UUPA) dijelaskan bahwa untuk
mewujudkan jaminan kepastian hukum dan kepastian hak atas tanah maka perlu
dilakukan kegiatan pendaftaran tanah oleh pemerintah sesuai dengan ketentuan-
ketentuan yang telah diatur.
Menurut PP No. 24 Tahun 1997, sertifikat tanah adalah “surat tanda bukti hak
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 19 ayat (2) huruf c UUPA untuk hak atas tanah,
hak atas pengelolaan, tanah wakaf, hak milik atas satuan rumah susun dan hak
tanggungan yang masingmasing sudah dibukukan dalam buku tanah yang
bersangkutan”.
Berdasarkan pengertian di atas, dapat kita simpulkan bahwa sertifikat tanah
terdiri atas salinan buku tanah dan surat ukur yang asli dijahit menjadi sampul. Buku
tanah yaitu dokumen dalam bentuk daftar yang memuat data yuridis dan data fisik
suatu objek pendaftaran tanah yang sudah ada haknya. Sedangkan surat ukur adalah
dokumen yang memuat data fisik suatu bidang tanah dalam bentuk peta dan uraian.
2.1.6 Pengertian Sistem Informasi Manajemen
Menurut (Mulyani, 2016) mengemukakan bahwa, “Sistem Informasi
Manajemen merupakan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi yang bekerja
karena adanya interaksi manusia dan komputer. Sistem informasi manajemen
mencakup tugas-tugas yang sangat luas termasuk analisis keputusan dan sebagai alat
untuk membuat keputusan”.
2.1.7 Pengertian kearsipan
Pengarsipan Menurut Jumiati, (2015) Undang- undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang kearsipan, arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
23
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, berbangsa dan
bernegara. Sedangkan menurut Musliichah (2015) arsip sebagai salah satu sumber
informasi memiliki keunggulan dibandingkan dengan sumber informasi lainnya
karena arsip merupakan sumber informasi primer yang otentik.
Berdasarkan bentuknya arsip dibedakan menjadi dua, yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
b. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan
dipermanenkan dan telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak
langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia atau lembaga kearsipan.
Dari pendapat diatas maka penulis mengambil kesimpulan, bahwa arsip
merupakan sekumpulan warkat atau rekaman kegiatan yang masih memiliki
guna tertentu, yang disimpan secara sistematis dan dapat ditemukan kembali
dengan cepat apabila akan digunakan. 4 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
dengan memakai abjad, numerik/nomor, huruf atau kombinasi huruf dan
nomor identitas arsip yang terkait (Amsyah 2003).
Menurut Donni, Gamida dan Agus (2013) ada 5 macam system pengarsipan, yaitu:
c. Sistem abjad
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan susunan
24
abjad dari kata tangkap/nama dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini
dokumen disimpan berdasarkan urutan abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama
dapat terdiri dari dua jenis yaitu nama orang dan nama badan. Nama orang (nama
individu) terdiri dari nama lengkap dan nama tunggal, sedangkan nama badan terdiri
dari nama badan pemerintah, nama badan swasta dan nama organisasi.
Keuntungan pemakaian sistem penyimpanan abjad adalah:
• Pemahaman serta kegiatannya mudah dan sederhana
• Dokumen yang berasal dari satu nama (nama individu dan
nama badan) yang sama akan berkelompok menjadi satu.
• Surat masuk dan pertinggal dari surat keluar disimpan bersebelahan
dalam satu map.
• Pencarian dokumen dapat dilakukan secara langsung melalui nama
pengirim yang dikirim surat, tanpa mempergunakan indeks. Karena itu
disebut sebagai sistem langsung.
• Susunan guide dan foldernya sederhana.
• Mudah dikerjakan dan cepat didalam penemuan.
• Dapat juga mempunyai file campuran.
Kerugian dari sistem penyimpanan abjad:
• Pencarian dokumen untuk nama orang tidak dapat dilakukan melalui
bagian nama yang lain seperti nama depan/panggilan, tetapi harus
melalui belakang.
• Surat-surat atau dokumen-dokumen yang ada hubungan satu sama lain
tetapi berbeda nama pengirimnya akan berbeda letak didalam
penyimpanan.
• Ejaan huruf sering berubah seperti oe-u, dj-j, ch-kh, tj-c, sedangkan nama
25
orang ditulis berdasarkan kemauan ejaan masing-masing.
• Harus mempergunakan peraturan mengindeks, sehingga diperlukan
pemahaman tentang peraturan mengindeks.
d. Sistem nomor
Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama- nama orang atau nama badan disebut sistem nomor. Hampir
sama dengan sistem abjad yang penyimpanan dokumen didasarkan kepada nama,
sistem nomor pun penyimpanan dokumen berdasarkan nama, hanya disini diganti
dengan kode nomor. Pada sistem nomor terdapat 3 unsur yaitu file utama, indeks, dan
buku nomor. Untuk menyimpan surat yang memerlukan map diperlukan dua macam
map yaitu map campuran dan map individu. Map campuran berisi surat-surat dari dan
kepada satu koresponden yang jumlahnya kurang dari 5 (lima). Sehingga surat-surat
yang ada dicampurkan dalam satu map dengan file abjad. Maksud indeks disini adalah
suatu alat bantu untuk mengetahui nomor file yang diberikan kepada sesuatu
koresponden atau nama bila mana nomor bersangkutan tidak diketahui. Buku Nomor
adalah buku yang berisi nomor-nomor yang sudah dipergunakan sebagai nomor
koresponden (nama) dalam file sistem nama. Jadi, apabila memberlakukan map
individu dan map campuran, koresponden yang jumlahnya sudah mencapai 5 (lima)
berhak mempunyai nomor sendiri. Untuk memberikan nomor bagi koresponden yang
berhak maka diberikan nomor sesudah urutan yang terakhir.
Keuntungan pemakaian sistem nomor:
• Teliti, karena penggunaan nomor tidak mungkin adanya nomor ganda.
• Kode nomor dapat disamakan untuk semua unit kerja.
• Perluasan nomor tidak terbatas.
• Penunjuk silang disusun bersama-sama dengan indeks.
26
• Indeks memuat seluruh nama koresponden. Kerugian pemakaian sistem nomor:
• Kearsipan tidak langsung, karena untuk dapat
menemukan dokumen diperlukan alat bantu berupa
indeks nomor.
• Untuk map campuran diperlukan file tersendiri.
• Indeks yang disusun alfabetis harus mengikuti ketentuan peraturan
mengindeks.
• Ongkos agak tinggi, karena harus menyediakan
beberapa perlengkapan yang dibutuhkan dalam sistem
ini.
e. Sistem geografis/wilayah
Sistem geografis berhubungan dengan letak tempat atau lokasi adalah suatu sistem
penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat
suatu surat.
Sistem ini akan lebih tepat digunakan untuk:
• Organisasi/perusahaan yang memiliki cabang/tempat usaha
diberbagai tempat, misalnya bank, asuransi, kurir dan sebagainya.
• Organisasi atau perusahaan memiliki usaha menyangkut dengan lokasi-lokasi.
Misalnya perusahaan pengembangan perumahan yang membuka lokasi
perumahan berbagai lokasi,perusahaan distributor disuatu wilayah.
• Instansi pemerintahan yang melayani masyarakat berdasarkan
kewilayahan, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari beberapa
kantor wilayah, kantor pajak yang menyimpan dokumen dari berbagai
kantor wilayah.
27
• Perusahaan multinasional yang memiliki mitra atau
hubungan dengan berbagai negara dan sebagainya.
Keuntungan dari sistem geografis:
• Mudah dan cepat dalam penemuan bila nama tempat telah diketahui.
• Merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung,
tanpa adanya rujukan atau bantuan indeks.
Kerugian dari sistem geografis:
• Kemungkinan terdapat kesalahan bila tidak mempunyai
pengetahuan yang cukup tentang pembagian wilayah.
• Diperlukan indeks yang tepat dan teliti. Diperlukan kerja tambahan
karena pemakai harus menyusun dua berkas yaitu berkas berdasarkan
geografi dan berkas abjad untuk indeks.
• Bila terjadi alamat ganda diperlukan petunjuk silang.
• Untuk mendapatkan hasil terbaik, sistem geografis
dapat digabungkan dengan sistem alfabetis atau
numerik.
f. Sistem tanggal (choronologis)
Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan,
tahun, dekade ataupun abjad. Sistem penyimpanan kronologi ini cukup banyak
digunakan, akan tetapi dalam perkembangannya, sistem ini kurang efektif apabila
digunakan dalam mengelola dokumen yang banyak. Biasanya sistem ini digunakan
dalam kantor kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku
agenda. Dalam sistem ini, semua dokumen diurutkan pada urutan tanggal, bulan, dan
tahun dokumen itu disimpan. Dari segi peletakan dan penyimpanan, sistem ini mudah
28
dilakukan karena hanya didasarkan pada urutan tanggal, bulan serta tahun.
Keuntungan sistem kronologi:
• Mudah dilaksanakan
• Susunan dan urutan guide sederhana
• Cocok untuk klasifikasi menyeluruh dan berkelanjutan.
Kerugian sistem kronologi:
• Hanya bermanfaat untuk organisasi yang relatif kecil dengan
jumlah dokumen yang tidak banyak.
• Tidak berguna, apabila tanggal, bulan, dan tahun sebuah dokumen tidak diketahui.
• Surat masuk dan surat keluar akan terpisah penyimpanannya. g. Sistem Subjek
Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kepada
isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok
masalah, pokok surat, atau subjek. Di Indonesia sistem ini banyak dipergunakan oleh
instasi- instansi pemerintah yang besar dan luas. Untuk arsip instansi/perusahaan yang
disimpan secara sentral, maka sistem subjek adalah sistem yang paling tepat
dipergunakan. Sebab arsip tersebut berasal dari semua bagian atau unit kerja yang
mempunyai subjek sendiri-sendiri dan pada penyimpanan sentral semuanya bergabung
menjadi satu sistem.
Keuntungan dalam sistem subjek adalah:
• Penghematan waktu pencarian dokumen, karena semua hal yang
menyangkut sebuah permasalahan terdapat dalam satu tempat
penyimpanan.
29
• Dokumen subjek dapat diperluas secara mudah dengan cara menyisipkan
subyek baru ataupun menambahkan sub-subjek pada subjek utama.
Kelemahan dari sistem subjek adalah:
• Ada kecenderungan daftar subjek atau daftar klasifikasi tumbuh tak terkendali.
• Penyimpanan berdasarkan subjek tidak akan efektif bila istilah yang
digunakan tidak dibatasi.
• Pengembangan atau perluasan daftar klasifikasi,
memerlukan bantuan analis arsip yang berpengalaman.
• Diperlukan petunjuk silang yang memadai, untuk
menyatukan berbagai subjek dan informasi yang terkait.
• Sering terjadi penggunaan nama seseorang untuk daftar
subjek sehingga hal itu dapat mempersulit penemuan
arsip.
2.2 Peralatan Pendukung
Merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model
dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambang-lambang, diagram-
diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya.
2.2.1 ERD
Menurut Yanto, (2016) “ERD adalah suatu diagram untuk mengembangkan
desain konseptual dari model konseptual suatu basis data relasional. ERD juga
merupakan gambaran yang merelasikan antara objek yang satu dengan objek yang lain
dari objek dunia nyata yang sering dikenal dengan hubungan antar entitas”. Sedangkan
menurut Syahrizal, (2012) Entity Relationship Diagram (ERD) digunakan untuk
30
menggambarkan hubungan antar penyimpanan atatu data storage yang terdapat pada
Data Flow Diagram (DFD) menggunakan sebuah notasi atau simbol untuk
menggambarkan struktur dan hubungan antar data.
Dari pendapat di atas penulis menyimpulkan, ERD merupakan suatu diagram yang
menggambarkan suatu relasi antara objek satu dengan objek yang lainnya.
Tabel II.1
Simbol Entity Relationship Diagram (ERD)
Simbol Nama Simbol & Keterangan
ENTITAS
Objek yang dapat didefensikan dalam lingkungan
pemakai, sesuatu yang penting bagi Pemakai
dalam konteks yang dibuat.
ATRIBUT
Menjelaskan karakter dari entitas.
RELLASI
Menghubungkan entitas antar entitas
(sumber: Syahrizal, 2012)
GARIS
Menghubungkan atribut dengan entitas, dan entitas dengan entitas.
31
a. Entity
Entity adalah suatu obyek yang dapat diidentifikasi dalam lingkungan pemakai,
sesuatu yang penting bagi pemakai dalam konteks sistem yang akan dibuat.
b. Attribute entity
Attribute entity mempunyai elemen yang disebut atribut, dan berfungsi
mendeskripsikan karakter entity.
c. Hubungan Entity
dapat berhubungan satu sama lain kumpulan entitas dan kumpulan entitas
dengan relasi.
Kardinalitas Relasi
a. Satu ke satu (One to One)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan elemen pada
Entitas B. Demikian juga sebaliknya setiap elemen B berhubungan paling banyak satu
elemen pada Entitas A.
b. Satu ke banyak (One to Many)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan dengan maksimal banyak elemen
pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B berhubungan dengan
paling banyak satu elemen di Entitas A.
c. Banyak ke satu (Many to One)
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan paling banyak dengan satu elemen
pada Entitas B. Dan sebaliknya setiap elemen dari Entitas B behubungan dengan
maksimal banyak elemen di entitas A.
d. Banyak ke banyak (Many to Many)
32
Setiap elemen dari Entitas A berhubungan maksimal banyak elemen pada
Entitas B demikian sebaliknya.
2.2.2 UML (Unified Modeling Language)
Menurut Adi N yang dikutip, Maimunah., Dedeh Supriyanti dan
Hendrian.(2017:1) “UML (Unified Modelling Language) adalah perangkat lunak yang
berparadigma ‘berorientasi objek’.
a. Activity diagram
Activity diagram atau diagram aktivitas menggambarkan proses yang terjadi di
dalam sebuah sistem dengan bentuk mengalir atau urut dari satu proses ke proses
selanjutnya. Diagram ini khususnya menggambarkan aliran use case dimana
interaksi antara pengguna normal dan alternatif terjadi (Unhelkar, 2018:20).
Sumber: Unhelkar, 2018:20
Gambar II.3 Contoh Activity Diagram
33
b. Use case diagram
Menurut Rosa dan Shalahuddin (2015: 155), Use case atau diagram use case
merupakan pemodelan untuk kelakuan (behavior) sistem informasi yang akan dibuat.
Sumber : Rosa dan Shalahuddin (2015: 155)
Gambar II.4 Contoh Use case Diagram
c. Class diagram
Menurut (Putri dkk., 2017) menyatakan bahwa, “Class diagram merupakan
suatu struktur yang menggambarkan informasi mengenai class, atribut serta method
yang diproses didalam sistem”.
34
Sumber : Putri dkk., 2017
Gambar II.5
Contoh Class Diagram
d. Sequence diagram
Menurut (Irmayani & Susyatih, 2017)”Sequence Diagrammenggambarkan
bagaimanasistem merespon kegiatan user. Sequence Diagramyang dibuat yaitu yang
berhubungan langsung dengan kegiatan utama dari sistem informasi anggaran
pendapatan dan belanja desa berbasis obje
Sumber : Irmayani & Susyatih, 2017
Gambar II.6
Contoh Sequence Diagram
35