BAB 4. PERUMUSAN MASALAH

Tujuan Instruksional UmumTujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat merumuskan masalah1. Mahasiswa dapat membuat pemyataan

formal permasalahan2. Mahasiswa memahami proses orientasi dan

fungsinya3. Mahasiswa mampu merumuskan tujuan

simulasi kasus tertentu

4.1. Pendahuluan

Langkah pertama dalam melakukan proyek simulasi yang signifikan adalahmemastikan bahwa perhatian yang memadai telah diarahkan kepada pemahaman apayang akan dicapai dengan melakukan penelitian. Kegiatan-kegiatan ini dikenalsebagai proses perumusan masalah dan terdiri dari:. Perumusan pemyataan masalah formal. Orientasi dari sistem

. Pembentukan tujuan proyek tertentu

Pentingnya mengarahkan perhatian yang cukup terhadap proses perumusanmasalah tidak dapat terlalu ditekankan. Selama periode perumusan masalah, praktisisimulasi dapat dengan tegas menetapkan kepraktisan menggunakan simulasi untukmenganalisis sistem. la dapat mengalihkan bahwa sistem adalah deterministik atautidak akan membiarkan dirinya sendiri untuk pendekatan tipe analisis simulasi. Jikasalah satu dari situasi ini ada, para praktisi dapat menyelamatkan diri mereka darisejumlah besar pekerjaan di awal proses. Dalam peristiwa yang lebihmenguntungkan dimana sistem cocok untuk analisis simulasi, praktisi harusmemulai dengan mengembangkan sebuahpemyataan masalah.

4.2. Pernyataan Formal Permasalahan.

Komponen pemyataan permasalahan dari langkah perumusan masalah harusmelengkapi praktisi dan pengguna tentang pemahamanjelas tingkat tinggi sebagaijustifikasi untuk simulasi. Meskipun setiap situasi akan menjadi unik, pemyataanmasalah biasanya berisi teks yang berkaitan dengan:1. Meningkatkan kepuasan pelanggan2. Meningkatkan throughput

67

--- --

3. Pengurangan limbah4. Mengurangi pekerj aan yang sedang berlangsung

Peningkatan Kepuasan Pelanggan. Peningkatan kepuasan pelangganmerupakan kepentingan mendasar dalam sistem apapun yang melibatkan operasijasa. Sistem semacam inibiasanya menyertakan menunggu atau pemrosesan antrian.Pengurangan waktu antrian biasanya mengakibatkan peningkatan kepuasanpelanggan. Kepuasan pelanggan juga meliputi memberikan produk tepat sesuaidengan janji. Penurunan jumlah pekerjaan terlambat akan mengurangi biayaoperasional yang terkait hilangnya niat baik dan akan meningkatkan kepuasanpelanggan.

Peningkatan HasH. Peningkatan hasil melibatkanjumlah produk ataujumlahpekerjaan yang dapat diproses selama jangka waktu tertentu. Hal ini dapatmelibatkan penghapusan atau perbaikan proses yang berbeda operasi. Dapat jugamencakup identifikasi dan desain ulang proses penghambat.

Pengurangan Limbah. Pengurangan limbah memberikan dampakpengurangan biaya operasi dan peningkatan laba bersih. Limbah dapat dikurangimelalui pengurangan barang busuk dan usang. Busuk dapat dihasilkan dari prosesyang kritis terhadap waktu dan suhu. Limbah usang bisa berupa hasil dariketidakmampuan organisasiuntuk membawa produk ke pasar tepat waktu.

Pengurangan Pekerjaan yang Sedang Berlangsung. Pekerjaan yangsedang berlangsung adalah pekerjaan yang memerlukan proses lebih lanjut untukpenyelesaian. Pekerjaan berlangsung umumnya ditemukan dalam proses-prosesyang membutuhkan beberapa operasi terpisah. Pekerjaan yang sedang berjalanbiasanya membutuhkan penyimpanan sebelum proses selanjutnya dapat dilakukan.Mengurangi pekerjaan yang sedang berlangsung mengurangi biaya proses yangberkaitan dengan kapasitas sumber daya dan persyaratan penyimpanan. Banyaknyapekerjaan yang sedang berjalan dapat disebabkan kurangnya kemampuan sumberdaya atau kebijakan operasi yang tidak baik. Mengurangi pekerjaan yang sedangberlangsung dapat mengurangi ruang yang diperlukan untuk manufaktur ataufasilitas distribusi.

Alat untuk Mengembangkan Pernyataan Permasalahan. Ada dua alatumum yang tersedia bagi para praktisi untuk membantu merumuskan pemyataanmasalah. Sebenamya bukan merupakan peralatan pemecahan masalah, melainkan

68

lebih merupakan alat identifikasi. Meskipun alat ini pada awalnya dikembangkanuntuk lingkungan manufaktur, alat inijuga dapat dengan mudah disesuaikan dengansektor industri lain. Alat-alat ini adalah diagram Fishbone dan diagrampareto.

Diagram Fishbone. Diagram Fishbone juga dikenal sebagai diagram sebab-akibat, bagan manusia-mesin-materi, dan sebagai bagan Isikawa (Suzaki, 1987).Tujuan diagram ini adalah untuk mengidentifikasi penyebab masalah atau efek yangmenarik. Diagram Fishbone terlihat mirip dengan tulang ikan. Kepala ikan diberilabel dengan masalah atau efek. Masing-masing tulang besar yang keluar dari tulangbelakang kemungkinan merupakan sumber atau penyebab masalah. Sebagai contoh,dalam suatu proses manufaktur ada tulang besar untuk manusia, mesin, material, danmetode.

Pada masing-masing tulang utama, praktisi menambahkan sub tulang. Untuktulang yang menunjukkan orang, bisa jadi supervisor, shift 1, shift 2, dan lain-lainmungkinjuga termasuk orang lain seperti pemeliharaan atau rekayasa. Untuk tulangyang merepresentasikan bahan, ikan akan mencakup sub tulang untuk semua bahanbaku yang ada dalam proses. Untuk tulang yang merepresentasikan mesin, ikan akanmemiliki sub tulang untuk masing-masing potongan utama peralatan yang terlibatdalam proses pembuatan. Akhimya, metode tulang akan memiliki sub tulang untukmetode kerja untuk proses manufaktur yang berbeda.

Sebenamya tidak ada batasan untuk jumlah sub tulang yang dapat diciptakanuntuk tulang besar atau sub tulang. Namun, jika proses cukup rumit, mungkin perluuntuk mengubah tingkat ikan dari produk atau proses lengkap ke tempat yang lebihterfokus komponen atau sub proses. Ketika diagram Fishbone telah selesai, praktisidapat berkonsentrasi pada sumber yang paling penting atau penyebab dari masalahatau masalah. Untuk membantu para praktisi dalam proses ini, ada bagan Pareto.

Diagram Pareto. Bagan Pareto adalah teknik kedua untuk membantu parapraktisi mengembangkan pemyataan masalah (Nahmias, 1987). Mungkin temyatabahwa ada beberapa sumber atau penyebab dari masalah atau masalah yang menarik.Konsep diagram Pareto dikembangkan oleh ekonom Italia Wilfredo Pareto, yangmendalilkan bahwa hanya beberapa faktor penyebab banyak masalah. Hal ini seringdisebut sebagai aturan 80-20. Aturan 80-20 menunjukkan bahwa 80% dari masalahdisebabkan oleh 20% dari faktor.Angka 80 dan 20 tidak diperoleh begitu saja tetapitampaknya akan sering diamati dalambanyak hal.

69

-- -- ---

Misalkan anda tertarik dalam meningkatkan kualitas sebuah operasimanufaktur. Dengan melakukan analisis diagram Fishbone, Anda telahmempersempit masalah kualitas segmen tertentu dariproses pembuatan. Cacat dapatmerupakan hasil dari variasi suhu, ke1embaban, umur produk, atau kesalahanpekerja. Tergantungpada tingkat keparahan cacat, mungkin produk harus dikerjakanulang atau akan dibuang. Jika produk dikerjakan ulang, biaya tambahan akandiperlukan untuk membongkar produk dan mengulangi bagian yang rusak dariproses. Jika produk dibatalkan, kerugian berhubungan dengan kedua bahan baku danpekerjaan yang diinvestasikan di bagian produksi sampai waktu yang dinyatakanrusak.

Untuk menerapkan diagram Pareto, kita harus mengetahui jumlah cacat darisetiap sumber dan biaya yang terkait dengan cacat. Jika ini dikalikan bersama-sama,biaya sebenamya dari masing-masing cacat dapat ditentukan. Adalah mungkinberakhir dengan empat kombinasi umum biaya sejati:1. Sejumlah besar barang cacat murah yang mudah diperbaiki2. Sejumlah besar barang cacat mahal dan produk tidak dapat diperbaiki.3. Sejumlah kecil cacat yang mudah diperbaiki.4. Sejumlah kecil produk cacat tapi mahal dan tidak dapat diperbaiki.

Bagan Pareto jelas akan menunjukkan jumlah uang yang hilang ke sejumlahbesar produk cacat mahal dan tidak dapat diperbaiki. Seharusnya hal seperti inimenjadi fokus dari pemyataan masalah. Pertanyaan berikutnya akan menjadi apakahsejumlah kecil produk cacat mahal yang tidak dapat diperbaiki lebih besar daripadasejumlah besar produk cacat murah yang mudah diperbaiki. Terakhir, sejumlah kecilproduk cacat murah yang mudah diperbaiki akan menjadi subyek untuk studiselanjutnya. Dengan memahami biaya sebenamya yang terkait dengan proses,praktisi simulasi dapat memfokuskan waktu yang terbatas pada beberapa faktor-faktor tersebut yang diharapkan memiliki manfaat yang maksimal bagi organisasi.

4.30rientasi

Orientasi adalah langkah kedua dalam proses perumusan masalah. Orientasimerupakan fase dimana praktisi mengakrabkan dirinya sendiri dengan sistem.Dalam kebanyakan kasus, praktisi tidak akan memiliki kedalaman pengetahuanseperti para manajer, teknisi, atau pekerja yang terlibat dalam proses sehari-hari. Jikapraktisi sudah memiliki beberapa kontak dengan sistem, dia mungkin merasa seolah-olah telah memiliki pengetahuan yang memadai untuk memotong orientasi formal.

70

Bahkanjika hal ini terjadi, meninggalkan sistem orientasi mungkin keputusan yangburuk. Alasan untuk ini adalah bahwa meskipun mungkin praktisi mempunyaipemahaman sistem secara umum, rasanya tidak mungkin bahwa praktisi akrabdengan sistem dari sudut pandang simulasi. Praktisi harns meninjau ulang sistemdengan mengingat bagaimana sistem hams dimodelkan dan dianalisis sehubungandengan nuansa yang terkait dengan model simulasi.

Proses Orientasi. Proses orientasi hams terdiri dari minimal tiga jenisorientasi kunjungan. Direkomendasikan bahwa kunjungan dilakukan secara terpisahuntuk meningkatkan pemahaman probabilitas pengoperasian sistem. Namun, dalamkasus-kasus ekstrim, tidak ada alasan operasional kunjungan ini tidak dapatdilakukan selama periode waktu yang sarna selama kunjungan persyaratan dapatdipenuhi. Ketiga jenis orientasi yang berbeda dilihat adalah: (I) Orientasi awalkunjungan, (2) Kunjungi orientasi aliran rinci, dan (3) Review orientasi kunjungan.

Kunjungi Orientasi Awal. Tujuan dari kunjungan orientasi awal adalahuntuk mendapatkan pemahaman tingkat tinggi dasar input dan output dari sistem.Jenis orientasi ini biasanya dilakukan sebagai wisata dipandu oleh seorang anggotaorganisasi pengarah.Adalah penting untuk tidak bernsaha memahami terlalu banyakdetail dari sistem dalam kunjungan awal. Jika tur berlangsung lebih lama daribeberapajam, kemungkinan bahwa terlalu banyak informasi disajikan untuk dapatdicema pada saat tertentu dalamproses orientasi.

Setelah kunjungan orientasi awal, praktisi hams segera menggambarkankomponen utama dari proses sementara ingatan dari kunjungan masih segar.Praktisihams mengidentifikasi komponen rnmit tertentu sistem. Dalam orientasi alirandetail pertama kunjungan, praktisi dapat meminta penjelasan tambahan padakomponen-komponen itu.

Arus Detil Kunjungi Orientasi. Setelah praktisi memperoleh dasarpemahaman tingkat tinggi tentang sistem, sekarang saatnya untuk mengumpulkaninformasi rinci tentang pengoperasian sistem. Aliran rinci kunjungan orientasimungkin tidak hams disertai dengan anggota organisasi pengarah. Sangat mungkinbahwa praktisi akan ditinggalkan sendiri untuk melakukan kegiatanjika memakanwaktu lebih lama dibandingkan tahap proses orientasi lainnya. Jika sistem yangrnmit atau berisi sejumlah komponen, praktisi mungkin perlu melakukan beberapakunjungan. Praktisi hams membuat catatan terperinci pada sistem operasi denganmerekam:

71

--- -- --

I. Jenis entitas yang diproses oleh sistem2. lumlahdanjenisantrian3. Jumlah danjenis sumber daya sistem4. Urutan proses seperti yang dialami oleh entitas5. Bagaimana kinerja sistemdapat diukur

Perhatikan bahwa tidak perlu untuk mengumpulkan segala jenis data inputyang terkait dengan entitas waktu antar kedatangan atau waktu pelayanan pada tahapstudi simulasi ini. Kegiatan tersebut akan dilakukan dalam kunjungan berikutnya kesistem. Setelah aliran rinci orientasi dilihat, praktisi harus mulai mengembangkanpemahaman tentang bagaimana sistem beroperasi. Mungkin bermanfaat untukmemulai pengembangan tingkat tinggi begitu diagram alur sistem yang dibutuhkanuntuk fase definisi proyek terbentuk. Sementara praktisi mencoba untuk memahamisemua kegiatan yang berkaitan dengan sistem, kemungkinan bahwa sejumlahpertanyaan yang tak terjawab akan muncul. Jika hal ini terjadi, mungkin perlu untukmelakukan orientasi kunjungan aliran rinci tambahan.

Review Kunjungi Orientasi. Setelah praktisi memiliki pemahaman tentangoperasi sistem, sekarang saatnya untuk kembali ke sistemuntuk meninjau kunjunganorientasi. Tujuan dari kunjungan ini adalah untuk memastikan bahwa pengertian darioperasi sistem konsisten dengan 'pemahaman praktisi tentang sistem dan / ataudiagram alur. Juga tidak lazim bagi praktisi untuk mengamati aspek-aspek baru darisistem bahkan setelah kunjungan orientasi kajian telah dilakukan. Selama reviewkunjungan orientasi, itu akan membantu untuk kembali terlibat dalam layanan dariperwakilan sistem untuk menjawab setiap pertanyaan dan menit-menit terakhiruntuk memastikan bahwa pemahaman praktisi tentang sistem sudahbenar.

Contoh Orientasi. Untuk mendemonstrasikan proses orientasi,pertimbangkan proses yang relatif sederhana penumpang maskapai mengambiltempat duduk mereka di pesawat jet komersial. Kita menganggap bahwa kita telahmelakukan proses ini sendiri berkali-kali. Mengingat keakraban kita dengan prosesumum, maka tidak akan diperlukanuntuk melakukan kunjungan orientasi awal.

Dalam aliran rinci kunjungan berikutnya, kita perlu mengamati proses darisudut pandang para penumpang. Penutupan pengamatan proses ini akanmenunjukkan bahwa kita perlu memiliki pengetahuan tentang hal berikut:I. Jumlah penumpang di pesawat2. Jenis penumpang: reguler,keluarga, cacat, grup.

72

3. Kecepatan penumpang berjalan menyusuri lorong.4. Seberapajauh penumpang hams berjalan menyusuri lorong5. Apakah penumpang memilih duduk di kursi sebelah gang, tengah, atau di

jendela6. Persentase penumpang dengan barang di kabin7. Waktu yang diperlukan penumpang untuk memuat setiap bagian dari barang-

barang di kabin

Adalah jelas dari daftar pengamatan bahwa proses sederhana mencari tempatduduk di dalam pesawat terbang tiba-tiba menjadi lebih kompleks bila dilihat darisudut pandang model simulasi. Selain itu, masing-masing proses ini dapatberlangsung selama waktu yang sangat singkat. Dengan demikian, adalah mungkinmengamati hanya sebagian kecil dari setiap proses lengkap pada waktu tertentu.Perhatikan bahwa kita tidak benar-benar perlu mengumpulkan semua data yangtercantum. Namun, kita hams menyadari fakta bahwa berbagai jenis data yangterkait dengan setiap proses ini.

Jika kita mengambil daftar proses untuk peninjauan kunjungan orientasi, kitamungkin menemukan bahwa kita telah mengabaikan untuk mengidentifikasi proses-proses berikut:1. Frekuensi seorang penumpang hams keluar dari kursinya untuk membiarkan

penumpang lain menempati kursinya.2. Berapa lama waktu yang dibutuhkan seorang penumpang dari sebuah lorong

atau kursi pusat untuk membiarkanpenumpang lain lewat3. Apakah penumpang harns mencari bagasi kompartemen untuk rnang4. Berapa lama waktu yang dibutuhkan penumpang untuk mencari rnang dan

tempat bagasi.

Hanya dengan hati-hati mempertimbangkan daftar asli dan meninjau kembalisistem mungkin kita sebenamya dapat mengidentifikasi lebih lengkap serangkaianproses yang perlu dimodelkan atau data yang perlu dikumpulkan. Walaupun tidakperlu untuk mengembangkan sebuah diagram alur proses pada tahap ini dari studisimulasi, ada sedikit keraguan bahwa hal itu akan menguntungkan, bahkan dalamcontoh sederhana ini.

Peralatan untuk Orientasi Praktisi. Karena studi simulasi kemungkinanbesar ditugaskan oleh organisasi sistem, praktisi hams memiliki akses tingkat tinggike sistem. Akses tingkat tinggi memungkinkan praktisi untuk menggunakan alatperekam elektronik seperti kamera digital atau camcorder. Tujuan penggunaan

73

--

perangkat ini bukan untuk merekam input data, namun untuk memungkinkanpraktisi meninjau proses kompleks yang diperlukan untuk memperoleh pengertiandasar dari sistem. Sistem input data akan dikumpulkan pada titik waktu berikutnya.Tujuan dari tahap orientasi terntama untuk memahami sistem yang akan dibuatmodelnya.

4.4. TujuanProyekSetelah praktisi menyelesaikan orientasi sistem, pemikiran selanjutnya dapat

diberikan untuk tujuan proyek tertentu. Ini adalah langkah terakhir dalam prosespernyataan masalah studi simulasi. Ketika tujuan proyek sedang dikembangkan,hams jelas bahwa praktisi mengembangkan tujuan dalam kerjasama yang eratdengan individu pengarah studi simulasi. Meskipun ini mungkin tampakjelas, setiapgangguan dalam komunikasi selama fase kritis ini dapat memiliki dampak pada nilaisimulasi ke organisasi pengarah.

Tujuan proyek juga hams dianggap sebagai dinamis. Selama studi, parapraktisi dapat menemukan informasi lain yang mungkin terbukti lebihmenguntungkan untuk dikejar. Kadang-kadang organisasi pengarah pada awalnyatidak memiliki banyak minat karena dianggap tidak bermanfaat. Ini berarti bahwapraktisi, yang mungkin atau mungkin tidak memiliki pengetahuan yang cukuptentang domain sistem, terpaksa hams menyarankan tujuan proyek awal. Hanyasetelah kredibilitas praktisi terbentuk dan simulasi proses pemodelan telahditetapkan maka tingkat minat yang diperlukan akan muncul. Jika hal ini terjadi, satuharapan itu tidak akan terlambat untuk menyesuaikan tujuan proyek simulasi.

Contoh Tujuan Proyek. Daftar tujuan proyek umum berikutnya dapatdigunakan oleh praktisi sebagai titik awal untuk mengembangkan proyek denganserangkaian tujuan tertentu. Tujuan proyek umum dapat melibatkan kinerjaoperasional yang terkait dengan kebijakan, kinerja sumber daya yang terkait dengankebijakan, biaya yang berkaitan dengan kebijakan sumber daya, dan alat evaluasikemampuan.

Jika sistem sudah benar, praktisi mungkin tertarik dalam membuat penggunaanterbaik sumber daya yang ada. Analisis dari berbagai jenis prioritas penjadwalanjatuh dalam kategori tujuan proyek ini. Dalam kasus ini, praktisi secara khusus akantertarik untuk menentukan dalam kebijakan prioritas penjadwalan mana akanmenghasilkan waktu sistem rata-rata terkecil atau pekerjaan yang terlambat terkecilsehubungan denganwaktujatuh tempo.

74

Lawan pendekatan objektif juga bisa digunakan untuk penjadwalan. Dalamkasus ini, praktisi dapat menggunakan model simulasiuntuk menetapkan bagaimanasistem mengumpulkan waktu atau tanggal pengiriman. Dalam hal ini praktisimemeriksa sistem dengan kebijakan penjadwalan tertentu. Mengingat jenispekerjaan yang berbeda yang sistem akan terima, praktisi dapat membuat ringkasanstatistik mengenai berapa lama masing-masing jenis pekerjaan yang diperlukan.Karena keadaan sistem yang sebenamya sudah diketahui, praktisi dapat menentukanwaktu jatuh tempo untuk setiap jenis pekerjaan yang berbeda dengan tingkatkepercayaan tertentu.

Jenis lain kinerja yang berhubungan dengan kebijakan operasional melibatkanpemeliharaan preventif. Dalam sistem yang memerlukan perawatan berkala, durasidari pemeliharaan preventif sering berhubungan dengan interval antara periodepemeliharaan preventif. Jenis kebijakan operasi seperti ini dapat ditemui terntamadalam proses industri, termasuk petrokimia, kimia, dan industri makanan. Sebagaicontoh, pengolahan bagian ayam di pabrik, pembersihan operasi dianggap sebagaioperasi pemeliharaan preventif.

Semakin banyak bagian ayam yang diproses, semakin terkontaminasi stasiunpengolahan. Karena stasiun pengolahan semakin terkontaminasi, hasil dari stasiunberkurang. Pemeliharaan pencegahan operasi pembersihan mensyaratkan bahwastasiun pengolahan mengurangi atau bahkan menghentikan produksi. Dalambeberapa pabrik pengolahan, bagian pertama dan kedua shift 8 jam akandidedikasikan untuk produksi. Tingkat kontaminasi mensyaratkan bahwa bagianketiga shift 8 jam hams didedikasikan untuk pembersihan pemeliharaan preventif.Praktisi dapat menggunakan simulasi untuk mengembangkan pembersihan yanglebih efektif untuk kebijakan perawatan pencegahan. Kebijakan altematif yangmelibatkan waktu atau interval nomor siklus sebelum dilakukan perawatanpencegahan dapat diperiksa tanpa mengganggu operasiyang ada.

Namun jenis lain yang terkait dengan kinerja operasi melibatkan tujuankebijakan tata letak proses. Salah satu jenis tujuan yang paling umum adalahmencoba untuk menentukan altematifterbaik di antara banyak antrian yang berbedakonfigurasi. Misalnya, fasilitas perbankan memanfaatkan baik sejumlah antrianparalel yang berbeda yang menjadi masukan ke petugas tertentu dan satu jenisantrian ular sebagai masukan untuk sejumlah pegawai yang berbeda. Selain itu,beberapa fasilitas perbankan mungkin termasuk mengekspresikan garis di sampingbaris transaksi biasa. Jadi, untuk tingkat sumber daya tertentu, tujuannya adalahuntuk menentukan konfigurasi antrian yang terbaik.

75

---

-- -- --

Banyak tujuan proyek simulasi fokus pada pengurangan biaya sambil tetapmempertahankan suatu tingkat kinerja. Di sini, tujuan proyek dapat berupa berapabanyak atau sedikit sumber daya yang dibutuhkan pada suatu titik waktu tertentuuntuk menjaga kinerja sistem pada suatu tingkat yang dapat diterima. Kinerja sistemdapat didefinisikan sebagai tingkat tertentu waktu sistem atau sebagai persentasetertentu dari pekerjaan yang diproses dengan benar. Jenis pendekatan objektifbiasanya digunakan dalam penumpang industri penerbangan. Penumpang tidakboleh sering melewatkan penerbangan karena banyaknya pemeriksaan keamanan,tiket, bagasi, atau proses gerbang. Konsekuensinya adalah mengurangi bisnis yangberulang. Di sisi lain, kelebihan kapasitas sumber daya tidak selalu diterjemahkanmenjadi bisnis tambahan. Asalkan tingkat layanan yang diperlukan disediakan,tujuan menjadi menentukan biaya yang paling efektif untuk staf atau stasiunpemrosesan sumber daya.

Jenis berbeda sumber daya altematifkebijakan tujuan melibatkan tingkat dandistribusi sumber daya dengan sedikit pertimbangan biaya. Dalam kasus ini,fokusnya adalah pada penentuan kineIja terbaik di antara altematif tingkat sumberdaya yang berbeda. lni berarti bahwa tujuan dari proyek adalah untukmengidentifikasi titik pengurangan kinerja sehubungan dengan biaya sumber daya.Kinerja tertinggi diperlukan, tetapi tidak pada biaya sumber daya yang tidakberkontribusi. Jenis tujuan proyek ini sering ditemukan dalam tipe layanan industri.Contohnya dapat ditemui untuk toko retail, restoran, dan fasilitas hiburan. Di siniproses pelayanan terbaik akan berdampak pada kinerja sistem. Sebagai contoh, jikawaktu menunggu untuk sebuah restoran menjadi berlebihan, pelanggan akan pergike tempat lain. Kehilangan keinginan baik restoran dapat berdampak tidak hanyapada saat tersebut, tetapijuga dimasa depan.

Dengan demikian, adalah kepentingan untuk restoran memberikan layananterbaik tanpa menambah staf. Suatu situasi yang sedikit berbeda mungkin dapatditemukan pada sistem pelayanan di mana sumberdaya dipertukarkan. Dalam hal initujuan akan menjadi menentukan bagaimana mendistribusikan berbagai tingkatsumber daya untuk meningkatkan laba operasi. Sebuah situasi di mana hal ini telahdipelajari melibatkan staf dari film teater jamak kompleks. Stafterdiri dari penjualtiket, pemeriksa tiket, dan konsesi penjual. Tujuannya adalah untukmenyeimbangkan tingkat staf di masing-masing posisi yang berbeda sehingga teaterdapat beroperasi secara efektif, dan tentu saja memiliki keuntungan yang tinggi.Dalam contoh ini, tujuan benar-benar bisa bertentangan satu sarna lain. Misalnya,yang paling menguntungkan adalah penjualan konsesi. Tapi karena terbatasnya

76

jumlah waktu antara penjualan tiket dan film dimulai, maka staff konsesi akandiberdayakan ke konsesi penjualan. Namun, Ulltuk sampai ke daerah konsesi,pelanggan harns membeli tiket mereka. Ini berarti bahwajumlah yang memadai stafftiket juga harns ada untuk memungkinkan pelanggan memiliki jumlah waktu yangcukup untuk membeli konsesi.

Jenis tujuan proyek juga mencakup aplikasi manufaktur. Di sini tujuan bisabernpa jenis dan jumlah potongan peralatan manufaktur yang harns digunakan olehsistem tertentu. Jenis peralatan manufaktur khusus dapat meliputi kemampuanpemrosesan yang berbeda. Tujuan bisa berbentuk untuk "menentukan apakah lebihbaik menggunakan lebih banyak peralatan yang kurang mampu atau sejumlah kecilperalatan lebih mampu." Dalam jenis proyek seperti ini, pemanfaatan rata-rataperalatan menjadi perhatian. Modal awal investasi dan biaya operasi peralatan perludipertimbangkan.

Tujuan dari proyek simulasi juga bisa untuk menguji atau menentukankemampuan yang diusulkan dari jenis peralatan barn. Tanpa model simulasiperalatan yang barn, tidak ada cara untuk menentukan apakah peralatan akan benar-benar berfungsi seperti dinyatakan. Beberapa organisasi memerlukan peralatanvendor untuk mengembangkan dan mendemonstrasikan model simulasi peralatanmereka. Ini membantu membuktikan bahwa peralatan dapat memenuhi persyaratanyang diperlukan oleh organisasi yang membeli aplikasi peralatan tertentu.

Contohnya adalah pembacaan kode bar dan sistempengurntan yang digunakanUlltukberbagai jenis paket. Orientasi dan ukuran paket dapat mempengaruhi kinerjasistem pembacaan kode bar. Karena orientasi dan ukuran paket probabilistik, lajupembacaan dan keandalan pembaca juga akan berbeda-beda. Simulasi menawarkankesempatan untuk menguji kinerja jangka panjang darijenis sistem ini.

Ketika tidak ada tujuan proyek jelas yang ditetapkan, praktisi harnsmengembangkan seperangkat tujuan yang memuaskan untuk kedua proyek internaldan eksternal pemangku kepentingan. Pemangku kepentingan internal termasukpraktisi yang bertanggungjawab atas proyek dan individu lainnya dalam organisasiyang akan secara langsung terlibat dalam menyelesaikan proyek. Pemangkukepentingan eksternal termasuk pengarah pelanggan proyek, yang dapat mencakupmanajemen organisasi atau klien konsultasi.

77

--- --

Salah satu cara umum untuk menentukan tujuan proyek yang sesuai adalahdengan memanfaatkan alatpengambilan keputusan manajementeknik. Alat ini clapatmencakup (Gibson et aI., 2003) brainstorming, teknik kelompok nominal, danproses Delphi. Brainstorming dan teknik ke1ompoknominal bekerja paling efektifbila digunakan bersamaan. Kebanyakan sesi pengambilan keputusan akan dimulaidengan sesi brainstorming dan kemudian menggunakan teknik kelompok nominaluntuk datang ke sebuahkonsensus mengenai tindakan apa yang hams diambii.

Gagasan di balik brainstorming adalah untuk menghasilkan ide spektakuleryang diciptakan dengan bersikap terbuka untuk ide-ide lain. Dalam sesibrainstorming, para peserta akan sering memberikan ide yang tidak mungkindiberikan oleh orang lain. Diskusi ide lain melahirkan ide bam. Aspek fundamentalbrainstorming adalah bahwa tidak ada peserta yang hams mengkritik validitas idepeserta lain. Jika kritik ada, sebagian peserta mungkin merasa tidak nyaman danenggan untuk secara terbuka berbagi ide mereka.

Untuk melaksanakan sesi brainstorming, manajer proyek hams mengatursemua peserta untuk bertemu di satu lokasi secara fisiko Jumlah peserta dapattergantung pada siapa yang terlibat dalam proyek. Namun, beberapa studi telahmenunjukkan bahwa jumlah optimal peserta dalam suatu kegiatan semacam iniadalah antara 5 dan 12 orang. Dengan kurang dari lima peserta, tidak ada cukupsinergi. Dengan lebih dari 12 orang akan menjadi terlalu sulit untukmempertahankan kontrol atasproses brainstorming.

Administrator juga hams memiliki semacam media rekaman format besardimana semua peserta dapat melihatnya bersamaan. Medianya dapat berbentukpapan tulis, overhead, atau kuda-kuda dengan kertas besar. Langit-langit mungkinmempakan media terbaik karena transparansi dapat dengan mudah disimpan untukcatatan masa depan. Sebuah organisasi dapat berteknologi majujuga memiliki akseske papan tulis elektronik. Pada jenis peralatan ini, isi dari papan tulis elektronikmungkin akan dicatat. Di samping format besar menengah, administrator juga hamsmemiliki kertas catatan kecii. lni akan digunakan untuk kegiatan kelompok nominalsaatmengikuti sesi brainstorming.

Dalam proses brainstorming, administrator akan meminta semua pesertaberkumpul di satu lokasi seperti mang konferensi. Administrator akan mengarahkansemua peserta dengan semacam orientasi yang menggambarkan aturan dan tujuandari sesi. Hal yang paling penting bahwa administrator menekankan aturan bahwa

78

dalam tahap sesi brainstorming, semua ide dianggap sah dan tidak boleh dikritik.Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi serangkaian simulasi setuju-pada tujuanproyek. Pada akhir orientasi, administrator hams secara eksplisit meminta parapeserta untuk pertanyaan.

Ketika peserta sudah siap untuk memulai, administrator memulai prosesdengan mendaftarkan satu ide untuk tujuan proyek pada medium format besar.Administrator kemudian akan pergi berkeliling ke masing-masing anggota dalamkelompok untuk menawarkan gagasan tambahan untuk tujuan proyek. Saat inilahseorang anggota dapat menawarkan ide yang sarna sekali barn atau ide yangdiciptakan oleh anggota kelompok lain setelah melihat gagasan. Jika anggota tidakmemiliki ide pada waktu itu, anggota akan dilewati. Siklus ini diulang sampai semuapeserta menyampaikan ide barn. Pada akhir fase sesi brainstorming, hams ada idespektakuler untuk diproses lebih lanjut.

Brainstorming Elektronik. Adalah juga mungkin bagi praktisi untukmenggunakan konsep brainstorming elektronik. Ada sejumlah keuntunganpenggunaan elektronik brainstorming dibandingkan brainstorming konvensional.Diantaranya kemampuan untuk memasukkan lebih banyak individu dalam diskusidan partisipasi individu yang tidak bisa menghadiri sidang karena jarak atauketerbatasanjadwal. Hal inijuga memungkinkan untuk sebuah sejarah yang tercatatsecara elektronik dari diskusi. Kerngian utama adalah sifat tidak sinkronpelaksanaan brainstorming elektronik. Kecuali semua orang di sesi secara simultanberpartisipasi, diskusi tidak terjadi secara waktu riil. Dengan demikian, mungkinperlu beberapa hari sebelum sesi dapat disimpulkan. Brainstorming elektronik dapatdilaksanakan dengan mengirimkan surat elektronik daftar diskusi atau papan buletinelektronik.

Mengirimkan surat elektronik daftar diskusi adalah cara paling mudah dari duametode brainstorming elektronik untuk dilaksanakan. Dengan metode ini, praktisimembuat daftar alamat surat elektronik semua individu dengan potensi minat dalamproyek. Orang-orang ini umumnya dikenal sebagai pemangku kepentingan. Karenasetiap individu berpikir tentang ide barn, konsep yang dimasukkan dalam suratelektronik balasan ke dalam daftar dan secara otomatis didistribusikan ke semuaanggota daftar surat elektronik.

Kelemahan kecil yang telah diidentifikasi denganjenis daftar surat elektronikdalam sesi brainstorming adalah ketika membuat pengingat otomatis. Jika hal ini

79

---

--- --- ---

dilakukan dengan volume tinggi, pemberitahuan otomatis terus-menerus dapatmenjadi pengganggu. Banyak individu jika merasa tidak memberikan manfaatnyabaginya cenderung meminta untuk dihapus dari daftar daripada terus terganggu olehserangkaian pesan surat elektronik.

Pendekatan papan buletin elektronik digunakan dengan tujuan untukmenghilangkan pengingat otomatis kontinu pada surat elektronik. Pada papanbuletin elektronik, praktisi membuat papan pengumuman berbasis Web untukmengendalikan diskusi brainstorming. Individu harus mengambil inisiatif untuksecara teratur memeriksa papan pengumuman untuk perkembangan baru. Potensikeberhasilan pendekatan ini mungkin pada awalnya perlu dipertanyakan. Namun,banyak kelompok pengguna papan buletin menunjukkan keterlibatan tinggi.Kegiatan ini mencakup sejumlah orang-orang profesional yang benar-benar bersediauntuk memberikan saran teknis ahli bebas untuk melengkapi saran orang lain. Jikapraktisi grup brainstorming adalah orang yang mempunyai ketertarikan sarnadengan rata-rata anggota brainstorming dalam proyek, tingkat kepentingan aktivitasdiperlukan.

Teknik Group Nominal. Setelah ide spektakuler untuk tujuan proyekdihasilkan, adalah tugas administrator untuk menentukan tujuan proyek yang palingpenting. Tujuan-tujuan ini dapat diidentifikasi dengan menggunakan "teknikkelompok nominal." Dalam prosedur ini semua peserta memiliki kesempatan untukmemilih apa yang mereka yakini adalah yang paling penting sebagai tujuan proyek.Semua peserta diberi jumlah suara yang sarna untuk dihitung. Masing-masingmempunyai bobot suara yang sarna tanpa memandang status pemilih. Kesetaraan iniakan mendorong individu yang kurang senior dalam kelompok untuk memilih tanpapengaruh yang tidak semestinya. Sebelum proses teknik kelompok nominal dimulai,peserta dapat meminta penjelasan tentang tujuan proyek yang berbeda. Jika hal initerjadi, pemberi ide harus memberikan tanggapan singkat.

Begitu proses siap untuk dimulai, para pemilih diminta untuk memberikan satusuara per siklus untuk setiap ide tujuan proyek. Siklus ini berulang sampai semuasuara dikumpulkan. Pemilih dapat memilih ide yang sarna sampai semua suaramereka diberikan, atau mereka mungkin membagi suara mereka di antara ide-ideyang berbeda. Pada akhir proses teknik kelompok nominal, administrator harusmenyusun suara dan mengidentifikasi ide tujuan proyek yang paling populer. Tujuanproyek ini kemudian akan menjadi fokus seluruh kegiatan proyek.

80

Proses Delphi. Dalam beberapa organisasi atau situasi yang tidak semestinyapengarnh politik mengganggu pemilihan tujuan proyek. Jika diinginkan untukmeminimalkan efek dari pengarnh-pengaruh ini, administrator dapat memilih untukmenggunakan teknik proses Delphi. Proses ini mempunyai fungsi yang sarnadenganteknik kelompok nominal, akan tetapi, semua dilakukan pemungutan suara secaraanonim setelah sesi brainstorming. Proses dimulai dengan meminta administratormendistribusikan daftar semua ide brainstorming. Para peserta kemudianmemberikan satu suara untuk sebuah ide tertentu. Pada akhir siklus pertama,administrator hanya mempertahankan seperangkat ide yang paling populer.Himpunan ide barn didistribusikan ke grnp. Proses ini berlanjut sampai himpunanide tujuan proyek adalah nomor yang cocok. Jumlah ide untuk maju ke babakberikutnya terletak pada kebijaksanaan administrator. Salah satu metode adalahmenghilangkan ide yang tidak menerima lebih dari satu suara. Ini berarti bahwa ideadalah kepentingan dominan hanya satu individu.

Seperti halnya dengan teknik kelompok nominal, daftar akhir tujuan proyekmemandu selurnh kegiatan proyek. Seperti sesi brainstorming, proses Delphi jugadapat dilaksanakan secara elektronik. Perbedaannya adalah bahwa surat elektronikakan dikirim secara langsung dan secara individu ke semua individu yangberpartisipasi dalam proses Delphi. Anggota tidak boleh didorong untuk terlibatlangsung dalam komunikasi surat menyurat di antara mereka sendiri. Untuk alasanini, daftar identitas surat menyurat elektronik harns dihindari. Sisa dari proses inimirip dengan proses Delphi normal. Ketika tanggapan surat elektronik diterima,administrator mengkompilasi dan mengumumkan kembali hasilnya.

81

---

Daftar Pustaka

1. Banks, Jerry, Carson II, J. Dan Nelson, B.L. Discrete-Event SystemSimulation. Prentice-Hall International, Inc., London. 1984.

2. Cleland, D.I. and Ireland, L.R. (2002), Project Management: StrategicDesign andImplementation, 4th ed. McGraw-Hill, New York

3. Gibson, J.L., Konopaske, R., Donnelly, J.H., and Ivancevich, J.H. (2003),Organizations: Behavior, Structure, and Processes, 11th ed., McGraw-Hill,New York

4. Hoover, Stewart V. Dan Perry, Ronald F. Simulation: A Problem SolvingApproach. Addison-WesleyPublishing-Company, Massachusetts. 1989.

5. Law, Averill M. Dan Kelton, David W. Simulation Modeling and Analysis.McGraw-Hill Inc., Singapore. 1991.

6. Pegden, C. Dennis, Shannon, Robert E. Dan Sadowski, Randall P.Introduction to Simulation Using SIMAN. McGraw-Hill, Inc., Singapore.1995.

82