47

 

BAB 3

ANALISIS SISTEM BERJALAN

3.1 Gambaran Umum Perusahaan

3.1.1 Riwayat Perusahaan

Sejarah Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19,

ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik yaitu

NV. NIGM yang memperluas usahanya dari hanya di bidang gas ke bidang tenaga

listrik. Selama Perang Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaan listrik

tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17

Agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-

pemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada Pemerintah

Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno

membentuk Jawatan Listrik dan Gas, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik

hanya sebesar 157,5 MW saja.

Tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-

PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di

bidang listrik, gas dan kokas.

Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta

untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan

48

 

di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum

menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).

Dengan terbitnya Surat Keputusan Direksi PT PLN (Persero) Nomor

257.K/010/DIR/2000 tanggal 2 November 2000, tentang Pembentukan Organisasi

dan Tata Kerja Unit Bisnis Strategis Penyaluran dan Pusat Pengatur Beban Jawa

Bali, maka PT PLN (Persero) P3B yang merupakan unit pusat laba (profit center)

berubah menjadi unit pusat investasi (investment center) dengan nama Penyaluran

dan Pusat Pengatur Beban Jawa Bali (P3B).

Terhitung sejak 2 Nopember 2000 maka organisasi PT PLN (Persero) P3B

sebagai unit pusat laba (profit center) berubah status menjadi unit pusat investasi

(investment center). Perubahan status organisasi ini mengharuskan dilakukannya

kajian ulang visi dan misi organisasi, rekayasa ulang atas proses bisnis organisasi

ke arah yang lebih efisien, serta revitalisasi strategi organisasi dalam berbagai

aspek.

Peran dan tugas P3B sesuai Keputusan Direksi pembentukannya adalah

mengelola operasi sistem tenaga listrik Jawa-Bali, mengelola operasi dan

pemeliharaan sistem transmisi tegangan tinggi Jawa-Bali, serta mengelola

pelaksanaan transaksi tenaga listrik antara PLN Pusat selaku Single Buyer dengan

perusahaan pembangkit dan unit distribusi.

Peran ini selaras dengan peran pada masa datang yang digambarkan pada

Kebijakan Restrukturisasi Sektor Ketenagalistrikan yang diluncurkan Pemerintah

49

 

pada 25 Agustus 1998, kecuali bahwa pengelola transmisi juga merupakan Single

Buyer, yang masih berada di PT PLN (Persero) Kantor Pusat.

3.1.2 Visi dan Misi

Visi :

Diakui sebagai pengelola transmisi, operasi sistem dan transaksi

tenaga listrik dengan kualitas pelayanan setara kelas dunia, yang mampu

memenuhi harapan stakeholders, dan memberikan kontribusi dalam

peningkatan kesejahteraan masyarakat.

Misi:

1. Melakukan usaha transmisi tenaga listrik yang efisien, andal, aman

dan ramah lingkungan

2. Melaksanakan pengelolaan operasi sistem tenaga listrik yang

handal, aman, bermutu dan ekonomis

3. Melaksanakan pengelolaan transaksi tenaga listrik yang transparan

dan kredibel

4. Melaksanakan pengembangan dan pemberdayaan suberdaya

manusia (SDM) yang kompeten dan professional

5. Mengembangkan usaha di luar usaha pokok yang dapat

memberikan kontribusi pada perolehan laba usaha.

50

 

3.2 Struktur Organisasi Perusahaan

GENERAL MANAGER 

KEPALA AUDIT INTERNAL 

MANAJER BIDANG PERENCANAAN 

MANAJER BIDANG SISTEM TRANSMISI

MANAJER BIDANG KEUANGAN

MANAJER BIDANG SDM DAN ORGANISASI

MANAJER BIDANG OPERASI SISTEM

DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN KOMPETENSI 

DEPUTI MANAJER PERENCANAAN 

SISTEM 

MANAJER BIDANG UMUM

DEPUTI MANAJER ENJINIRING 

PROTEKSI, KONTROL DAN SCADATEL 

DEPUTI MANAJER PENGENDALIAN OPERASI SISTEM 

DEPUTI MANAJER PENGELOLAAN KEUANGAN 

DEPUTI MANAJER ADMISNISTRASI UMUM DAN FASILITAS 

DEPUTI MANAJER PENGADAAN DAN PENGENDALIAN 

INVESTASI 

DEPUTI MANAJER PERENCANAAN SCADATEL, 

METERING, DAN TI 

MANAJER REGION JAWA TIMUR DAN BALI 

MANAJER REGION JAWA TENGAH DAN D.I.Y 

DEPUTI MANAJER KESELAMATAN 

KETENAGALISTRIKAN DAN LINGKUNGAN

MANAJER REGION JAKARTA DAN BANTEN 

MANAJER REGION JAWA BARAT 

DEPUTI MANAJER ENJINIRING SISTEM 

TRANSMISI 

DEPUTI MANAJER PERENCANAAN DAN ANALISA 

OPERASI SISTEM

DEPUTI MANAJER PERENCANAAN PERUSAHAAN 

DEPUTI MANAJER PENGEMBANGAN 

ORGANISASI 

DEPUTI MANAJER ANGGARAN 

DEPUTI MANAJERHUKUM, KOMUNIKASI SI 

BINA LINGKUNGAN 

DEPUTI MANAJER PEMBINAAN O& M 

DEPUTI MANAJER TRANSAKSI TENAGA 

LISTRIK 

DEPUTI MANAJER ADMINISTRASI SDM 

DEPUTI MANAJER AKUNTANSI 

DEPUTI MANAJER TEKNOLOGI INFORMASI 

DEPUTI MANAJER FASILITAS OPERASI 

SISTEM 

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali (Sumber: Uraian

Jabatan Kantor Induk PT PLN (Persero) P3B JB Edisi 1 Tahun 2007)

51

 

3.2.1 Wewenang dan Jabatan

3.2.1.1 General Manager (GM)

General Manager membawahi dan mengkoordinasi beberapa

manajer-manajer bidang berikut:

3.2.1.1.1 Manajer Bidang Perencanaan

Manajer bidang perencanaan memiliki wewenang diseputar bidang

perencanaan dan membawahi Deputi – Deputi Manager berikut:

3.2.1.1.1.1 Deputi Manajer Perencanaan Sistem

Mengkoordinasi kegiatan di sub bidang Perencanaan

Sisstem Agar menghasilkan rencana perluasan sistem penyaluran

dan pembangkitan Jawa – Bali jangka panjang. Rinciannya:

1. Merekomendasikan kebutuhan investasi penyaluran.

2. Merekomendasikan investasi pada pembangkit untuk

memenuhi pertumbuhanbeban.

3. Menerbitkan kajian teknis instalasi baru.

4. Menerbitkan kajian periodik tentang kinerja sistem

tenaga listrik.

3.2.1.1.1.2 Deputi Manajer Perencanaan Perusahaan

Mengkoordinasi kegiatan di sub Bidang Perencanaan

Perusahaan dalam rangka penyusunan Rencana Jangka Panjang

52

 

Perusahaan (RJPP) yang merupakan arah danacuan PLN P3B Jawa

Bali dalam melaksanakan kegiatannya; termasuk Rencana

SasaranKinerja Korporat (RSKK), Manajemen Risiko, Laporan

Manajemen dan LaporanPenilaian Tingkat Kinerja Triwulan dan

Tahunan. Rinciannya:

1. Mempertanggung jawaban Strategis Jangka Panjang

Perusahaan (RSJPP) untuk kurun waktu 5 tahun dan

diperbaharui secara periodik.

2. Menyarankan pemanfaatan sumber daya perusahaan

yang potensial berdasar proyeksi terhadap sumber daya

perusahaan.

3. Merekomendasikan kelayakan Anggaran Investasi dan

Anggaran Operasi untuk peningkatan kinerja korporat.

4. Mempertanggung jawaban Rumusan Sasaran Kinerja

Korporat.

5. Mempertanggungjawaban pembuatan Laporan

Manajemen Risiko.

6. Mempertanggungjawaban Laporan Manajemen

Triwulanan dan Tahunan.

7. Mempertanggungjawaban Laporan Tingkat Kinerja

Korporat Triwulanan

53

 

3.2.1.1.1.3 Deputi Manager Perencanaan SCADATEL

Metering & Teknologi Informasi

Mengkoordinasi kegiatan di Sub Bidang Perencanaan

SCADA & Telekomunikasi, Metering & TI dalam rangka

penyusunan Rencana Perluasan Sistem SCADA &

Telekomunikasi, Metering & TI Jawa Bali jangka panjang.

Rinciannya:

1. Mengevaluasi kebutuhan investasi sistem SCADA,

Telekomunikasi, metering dan TI dari Region / Bidang.

2. Merekomendasikan kebutuhan investasi sistem SCADA,

Telekomunikasi, Metering dan TI.

3. Menerbitkan buku :

• Rencana Perluasan Sistem SCADA &

Telekomunikasi Jawa Bali jangka panjang.

• Rencana Perluasan Sistem Metering & Teknologi

Informasi Jawa Bali Jangka Panjang.

4. Menerbitkan kajian teknis instalasi/produk teknologi

baru.

5. Berkoordinasi langsung dengan Manajer Bidang

Perencanaan, Deputi Manager bidang lain, Region dan Unit

untuk kelancaran tugasnya.

54

 

3.2.1.1.2 Manajer Bidang Sistem Transmisi

Bertanggungjawab atas Enjiniring Transmisi & Gardu Induk,

Proteksi / SCADA, Pengelolaan Asset & Pengendalian Konstruksi,

pengembangkan Pembinaan O&M Transmisi & GI serta pengelolaan

pelaksanaan K3 & Lingkungan Hidup untuk mendukung peningkatan

efisiensi & keandalan sistem instalasi penyaluran dalam mencapai Target

Kinerja P3B dengan sasaran Kecelakaan Kerja Nihil (Zero Accident)

yang memenuhi kaidah–kaidah Lingkungan Hidup. Rinciannya:

1. Menentukan kebijakan organisasi bidang teknik.

2. Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan

managemen.

3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja internal dan

eksternal.

4. Menentukan dan mengesyahkan RAB dan HPS.

5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada bidang teknik.

6. Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi

terkait.

Manajer bidang transmisi membawahi dan mengkoordinir Deputi-

Deputi Manajer berikut

55

 

3.2.1.1.2.1Deputi Manajer Enjiniring Sistem Transmisi

Mengkoordinir dan mengevaluasi serta mengendalikan

hasil pelaksanaan tugas-tugas sub bidang fungsi enjiniring

Transmisi & GI, yang terdiri atas perencanaan, survey, penyusunan

spesifikasi, teknik panduan rancang bangun dan anggaran serta

pekerjaanpekerjaan korektif, agar diperoleh hasil yang memenuhi

terhadap standar dan mutu yang telah ditetapkan serta memonitor

kinerja Unit/Region. Rinciannya:

1. Mengesahkan penetapan standar desain, Instalasi

penyaluran spesifikasi teknik

transmisi dan Gardu Induk serta Kinerja teknik.

2. Menetapkan hasil evaluasi program kerja yang

diusulkan oleh unit-unit/Region P3B.

3.2.1.1.2.2 Deputi Manajer Enjiniring Proteksi, Kontrol &

Scadatel

Mengkoordinir dan mengevaluasi kegiatan engineering

sistem proteksi & kontrol serta SCADA dan telekomunikasi untuk

transmisi Jawa Bali dan connection point dengan unit lain (PLN

Proyek, Pembangkit, Distribusi, Icon, konsumen TT, Kontraktor

dan Pabrikan) yang berupa sistem disain, problem solving dan

sistem pengembangan.

56

 

A. Internal Perusahaan :

1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan

scadatel dengan Bidang lain P3B dan Unit-Unit P3B.

2. Mengesahkan penetapan

pola/kaidah/setting/spesifikasi/disain proteksi dan scadatel

yang akan diterapkan di sistem Jawa Bali.

3. Menetapkan hasil evaluasi program kerja proteksi dan

scadatel usulan unit-unit P3B Jawa Bali.

B. Eksternal Perusahaan :

1. Melakukan koordinasi kegiatan enjiniring proteksi dan

scadatel dengan PLN Distribusi, Icon+, Unit Pembangkit

dan Konsumen Tegangan Tinggi, dan pihak ke 3.

2. Mengesahkan penetapan

pola/kaidah/setting/spesifikasi/desain proteksi dan

SCADATEL yang diusulkan PLN Distribusi, PLN Proyek,

Kontraktor, Icon, Unit Pembangkit dan Konsumen

Tegangan Tinggi.

3. Menetapkan hasil evaluasi kelaikan penggunaan

peralatan proteksi danSCADATEL jenis baru atau yang

baru pertama kali dipasang di sistem Jawa Bali.

57

 

3.2.1.1.2.3 Deputi Manager Pembinaan O & M

Melaksanaan pengembangan dan pembinaan O&M

peralatan transmisi, gardu induk, Relai Proteksi dan scada

telekomunikasi dengan sasaran optimalisasi /peningkatan kesiapan

dan keandalan peralatan dengan memperhatikan aspek efisiensi

biaya dan kemampuan kompetensi SDM. Merumuskan metode dan

penerapan pelaksanaan O&M berdasarkan hasil evaluasi dan

kajian pelaksanaan kegiatan O&M GI & Transmisi sebagai

pengembangan dan perbaikan pelaksanaan O&M peralatan

sehingga keandalan dan kesiapan peralatan dicapai secara optimal

yang memenuhi standar dan mutu O&M setara perusahaan sejenis

di negara maju. Rinciannya:

1. Mengusulkan rekomendasi hasil kajian pelaksanaan

O&M.

2. Mengusulkan kebutuhan pengembangan pelaksanaan

O&M termasuk kebutuhan pelatihan petugas O&M untuk

peningkatan kompetensi SDM.

3. Menetapkan kondisi pengusahaan peralatan

GI&Transmisi termasuk termasuk relai proteksi dan

SCADA Telekomunikai.

4. Mengorganisir dan berkoordinasi langsung dengan unit

internal PLN P3B dan ekternal terkait dalam hal O&M dan

permasalahannya.

58

 

3.2.1.1.4 Deputi Manager Pengadaan dan Pengendalian

Investasi Transmisi

Mengendalikan Pelaksanaan Pekerjaan Investasi (SKI),

pengembangan aset Region dan PLN Proyek serta melaksanakan

proses serah terima proyek agar semua pekerjaan dilaksanakan

sesuai dengan jadwal, biaya dan mutu yang ditetapkan.

Rinciannya:

1. Bertanggung jawab kepada Manager Teknik,

berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub Bidang yang

terkait dengan konstruksi, logistik dan aset PT PLN

(Persero) P3B.

2. Melakukan pembinaan tentang pengendalian konstruksi

kepada Region.

3. Melakukan koordinasi masalah kebutuhan material baik

dengan intern (Region) maupun ekstern (PLN Proyek dan

PLN Unit lainnya).

4. Bertanggung jawab atas penyerapan SKI dan

melaporkannya kepada PLN Pusat.

3.2.1.1.5 Deputi Manajer Keselamatan Ketenagalistrikan &

Lingkungan

Mengkoordinasikan strategi dan kebijakan di bidang K3

agar K3 dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan dan

perundang-undangan, serta target kinerja perusahaan & kecelakaan

59

 

kerja nihil (zero accident) dapat tercapai. Mengkoordinasikan

strategi dan kebijakan di bidang Lingkungan Hidup agar

pelaksanaan pengelolaan dan pemantauan lingkungan ( RKL / RPL

– UKL / UPL ) serta kerawanan sosial di wilayah kerja PLN P3B

dapat dilaksanakan sesuai dengan peraturan perundang undangan

dan target kinerja perusahaan dapat tercapai.

1. Bertanggung jawab kepada Manager Bidang Sistem

Transmisi, berkonsultasi dengan Ahli Utama Transmisi dan

GI, serta berkoordinasi dengan semua Bidang dan Sub

Bidang yang terkait di lingkungan PT PLN (Persero) P3B.

2. Malakukan pembinaan tentang K3 & Lingkungan Hidup

kepada Region.

3. Melakukan Koordinasi dengan Instansi di luar PLN yang

berkaitan dengan K3 seperti Departemen Tenaga Kerja dan

Transmigrasi atau yang berkaitan dengan Lingkungan

Hidup seperti Departemen kementerian Lingkungan Hidup

dan BAPEDAL / BAPEDALDA.

4. Melaporkan permasalahan K3 & LH kepada DDLKL

PLN Pusat

60

 

3.2.1.1.3 Manajer Bidang Operasi Sistem

Manajer bidang operasi sistem memiliki wewenang di seputar bidang

operasi sistem, mengkoordinasi dan membawahi deputi-deputi manager berikut:

3.2.1.1.3.1 Deputi Manajer Pengendalian Operasi Sistem

Wewenang jabatan :

1. Melakukan negosiasi dengan pihak-pihak terkait baik

internal maupun eksternal BOPS, dan memutuskan

penyelesaian permasalahan bidding dan perencanaan

operasi mingguan serta operasi real time.

2. Mengembangkan prosedur kerja yang terkait dengan

pelaksanaan tugas bidding dan perencanaan operasi

mingguan serta perencanan operasi harian dan pelaksanan

real time-nya.

3. Mengusulkan parkiraan mingguan dan harian beban dan

energi.

4. Mengusulkan penjadwalan mingguan outage unit-unit

pembangkit.

5. Mengusulkan rencana operasi mingguan waduk PLTA.

6. Mengusulkan prakiraan pasokan daya mingguan dan

harian.

7. Mengusulkan alokasi mingguan pembelian energi dari

pusat pembangkit.

8. Mengusulkan SOP Hari Khusus, Strategi Operasi.

61

 

9. Mengusulkan hasil studi, hasil perhitungan, layanan

informasi di bidang tugas dan tanggungjawabnya sesuai

hubungan kerja.

10. Mengesahkan database yang dipergunakan dalam

bidang tugas dan tanggungjawabnya.

11. Mengusulkan pelatihan, studi banding, seminar,

pengadaan buku untuk pengembangan personel di bidang

tugas dan tanggung jawabnya.

12. Mengusulkan perbaikan atau alternatif bagi program

aplikasi dan pemilihan program paket di bidang tugas dan

tanggungjawabnya.

13. Mengusulkan surat dan dokumen di bidang tugas dan

tanggungjawabnya.

14. Melakukan tindakan yang diperlukan sesuai lingkup

tugas dan tanggungjawabnya.

3.2.1.1.3.2Deputi Manajer Transaksi Tenaga Listrik

Mengendalikan fungsi transaksi tenaga listrik di sistem

Jawa Bali terkait dengan kontrak PPA, PSA, dan jasa penggunaan

transmisi (TSA) agar tercapai hasil transaksi yang cepat, akurat,

akuntabel dan transparan, serta mengelola analisa dan evaluasi

pembangkit yang akurat dan tepat waktu untuk mendukung

keandalan dan keekonomian operasi sistem Jawa Bali.

62

 

1. Menyusun rencana pengembangan sistem transaksi

tenaga listrik untuk mendukung kebutuhan transaksi yang

sesuai dengan pasar listrik.

2. Mengelola sistem dan proses transaksi tenaga listrik

antara pihak-pihak yang bertransaksi terkait dengan kontrak

PPA, PSA dan TSA untuk memperoleh Berita Acara

transaksi yang akuran dan valid.

3. Menyelesaikan permasalahan transaksi terkait dengan

kontrak PPA, PSA dan TSA untuk dicapainya kesepakatan

dengan pihak-pihak terkait.

4. Mengevaluasi penyusunan tata laksana proses transaksi

terkait dengan kontrak PPA, PSA dan TSA bersama para

pihak untuk pedoman transaksi secara transparan dan

akuntabel sesuai kontrak.

5. Mengevaluasi aturan-aturan transaksi dalam Bidding

Rules, Market Rules, Grid Code dan aturan lainnya untuk

mendukung penerapan proses transaksi berdasarkan

regulasi dan aturan yang adil, transparan dan akuntabel.

6. Menetapkan laporan transaksi tenaga listrik dan neraca

energi serta laporan sesuai bidangnya untuk mendukung

laporan kinerja bidang dan korporat.

7. Menetapkan realisasi kinerja sub bidang transaksi

tenaga listrik untuk mengetahui unjuk kerja transaksi.

63

 

8. Mengevaluasi operasi sistem pembangkitan untuk

perencanaan operasi sistem pembangkitan yang handal dan

ekonomis.

9. Mengkoordinir analisa dan evaluasi neraca daya dan

neraca energi sistem Jawa Bali untuk perencanan operasi

sistem pembangkitan.

10. Mengkoordinir analisa dan evaluasi kinerja

pembangkit untuk perbaikan dalam pengoperasian sistem

pembangkitan.

11. Mengkoordinir analisa dan evaluasi pengoperasian

pembangkit kaskade untuk perencanaan pengoperasian

PLTA yang aman dan ekonomis terhadap sistem.

12. Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diberikan

atasan sesuai lingkup tugas dan tanggung jawabnya untuk

pencapaian kinerja bidang dan korporat.

3.2.1.1.3.3 Deputi Manajer fasilitas Operasi Sistem

Melaksanakan koordinasi dan pengendalian fungsi,

pengoperasian & pemeliharaan (O&M) serta pengembangan sistem

SCADATEL dan meter transaksi untuk meningkatkan ketersediaan

Master station, Telekomunikasi dan meter transaksi Jawa Bali.

1. Mengesahkan prosedur, instruksi kerja, rencana kerja,

dan laporan hasil evaluasi/analisis.

64

 

2. Memerintahkan pemilik instalasi untuk segera

memperbaiki gangguan SCADA, Telekomunikasi, dan

meter transaksi yang mempengaruhi kelancaran operasi

sistem Jawa Bali.

3. Memutuskan penyelesaian permasalahan pemeliharaan

dan pengembangan Master station, Telekomunikasi, RTU

dan meter transaksi.

4. Menetapkan rancangan spesifikasi pengembangan

Master station, Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi.

5. Menyusun Rencana Kerja Anggaran Master station,

Telekomunikasi, RTU dan meter transaksi.

6. Mengusulkan kenaikan jenjang karier bawahan.

7. Mengusulkan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi

SDM.

3.2.1.1.4 Manajer Bidang Sumber Daya Manusia

Bertanggung jawab atas tersedianya SDM yang berkualitas serta

memiliki kompetensi sesuai bidang tugasnya meliputi penempatan,

pembinaan dan pengembangan SDM secara komprehensif dan terencana,

mengelola kegiatan administrasi kepegawaian berbasis sistem informasi

kepegawaian yang terpadu, meyelenggarakan hubungan industrial, serta

pengembangan organisasi sesuai kebutuhan dan penyempurnaan tata

laksananya termasuk penyelenggaraan analisa dan evaluasi jabatan,

65

 

perencanaan tenaga kerja, manajemen karir dan kinerja SDM untuk

mendukung pencapaian sasaran kinerja korporat.

1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan struktur

organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya.

2. Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan proses

bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk.

3. Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan, dan

Formasi Tenaga Kerja.

4. Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan jalur karir,

serta peringkat unit pelaksana & sub unit pelaksana.

5. Mengembangkan SDM dilingkungan unit kerjanya.

Manajer SDM membawahi beberapa Deputi-deputi

manajer berikut :

3.2.1.1.4.1 Deputi Manajer Pengembangan Organisasi

Melakukan pengembangan dan penyempurnaan struktur

organisasi, proses bisnis, serta pengembangan kompetensi teknik

& non teknik dan pengembangan sistem karir agar mampu

mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen dalam

mendukung tercapainya kinerja PT PLN (Persero) P3B Jawa Bali.

1. Merekomendasikan pengembangan & penyempurnaan

struktur organisasi, proses manajemen, serta tatalaksananya.

2. Merekomendasikan standarisasi dan penyempurnaan

proses bisnis unit pelaksana dan bidang di kantor induk.

66

 

3. Merekomendasikan Formasi Jabatan, Uraian Jabatan,

dan Formasi Tenaga Kerja.

4. Merekomendasikan sistem pengembangan karir dan

jalur karir, serta peringkat unit pelaksana & sub unit

pelaksana.

5. Mengembangkan SDM di lingkungan unit kerjanya.

3.2.1.1.4.2 Deputi Manajer Administrasi SDM

Bertanggungjawab atas pengelolaan perencanaan dan

pengembangan sistem SDM, pengembangan SDM, layanan

administrasi personil, hubungan karyawan sehingga mampu

mencapai efektivitas dan efisiensi proses manajemen SDM dalam

memberikan kontribusi terhadap peningkatan produktivitas dan

nilai tambah SDM untuk tercapainya

kinerja.

1. Merekomendasikan strategi pengembangan SDM sesuai

dengan kesesuaian sasaran P3B

2. Merekomendasikan pengelolaan perubahan manajemen

SDM P3B

3. Merekomendasikan anggaran biaya SDM termasuk

anggaran pendidikan dan pelatihan

4. Merekomendasikan penetapan pengembangan pola

jenjang karir SDM termasuk reward dan punishment

67

 

5. Merekomendasikan dukungan infrastuktur sistem

informasi layanan SDM

6. Merekomendasikan kebijakan layanan pemeliharaan

kesehatan bagi pegawai beserta keluarga dan pensiun

beserta keluarga

7. Memberikan layanan administrasi pengembangan SDM

meliputi promosi, rotasi dan demosi di lingkungan P3B

8. Memberikan layanan administrasi personil, layanan

pemeliharaan kesehatan dan layanan informasi tentang

kebijakan perseroan.

3.2.1.1.5 Manajer Bidang Keuangan

Manajer bidang keuangan memiliki wewenang di bidang keugangan,

membawahi dan mengkoordinasi Deputi Manajer berikut:

3.2.1.1.5.1 Deputi Manajer Akuntansi

Mengkonsolidasikan, mendelegasikan, dan mengendalikan

fungsi akuntansi termasuk unit-unit meliputi akuntansi keuangan,

akuntansi biaya, akuntansi aktiva tetap, Akuntansi pekerjaan dalam

pelaksanaan dan akuntansi persediaan sesuai dengan standar

akuntansi keuangan yang berlaku. Rinciannya:

1. Mengembangkan sistem akuntansi berkaitan dengan

sistem akuntansi biaya berbasis aktivitas

68

 

2. Mengkonsolidasikan penyusunan laporan keuangan

secara akurat sesuai dengan standar akuntansi keuangan

3. Merekomendasikan usulan kepada atasan untuk

kelancaran fungsi akuntansi akibat adanya ketentuan baru.

3.2.1.1.6 Manajer Bidang Umum

Bertanggung jawab atas sistem perencanaan dan pengendalian

Teknologi Informasi, Administrasi Umum dan Fasilitas & Sarana Kantor,

serta Komunikasi, Hukum & R.O.W, guna mendukung pencapaian sasaran

kinerja P3B JB.

1. Menentukan kebijakan Organisasi Bidang Umum

2. Mengambil keputusan dalam permasalahan kebijakan

Manajemen.

3. Menyetujui dan mengesahkan surat perintah kerja Internal dan

Eksternal

4. Menentukan dan mengesyahkan Rencana pengadaan

Barang/Jasa, RAB dan HPS.

5. Mendelegasikan tugas ke Deputi Manager pada Bidang Umum

6. Konsolidasi dengan unit kerja PLN, PEMDA, dan instansi

terkait

7. Mengesahkan SPK/Surat perjanjian sesuai batas

kewenangannya.

69

 

Manajer bidang umum membawahi dan mengkoordinasi

deputi-deputi manajer berikut :

3.2.1.1.6.1 Deputi Manajer Hukum, Komunikasi, Bina Lingkungan

dan ROW

Melaksanakan koordinasi dan mengendalikan fungsi Hukum dan

Komunikasi, Bina Lingkungan dan ROW untuk meningkatkan kinerja

bidang umum.

1. Mengkoordinir staf fungsi hukum untuk mengikuti proses

persidangan yang berkaitan dengan permasalahan perusahaan.

2. Mengelola kontinuitas majalah PLN P3B Jawa Bali.

3. Mensyahkan usulan-usulan pekerjaan dari AMA HUMAS dan

Protokol, AMA Bina Lingkungan dan ROW, AMA Bantuan

Hukum, AMA Produk Hukum.

4. Memberikan informasi kepada publik untuk temu wicara dalam

rangka menyampaikan permasalahan hukum, komunikasi, bina

Lingkungan dan ROW.

3.2.1.1.6.2 Deputi Manajer Administrasi Umum & Fasilitas

Mengkoordinir dan mengendalikan Layanan Fasilitas Kantor, pada

fungsi Kesekretariatan, dan Keamanan & ketertiban dan fungsi

Administrasi Umum untuk mendukung pencapaian kinerja Bidang Umum.

Rinciannya:

70

 

1. Mengesahkan SPK/surat perjanjian sesuai batas kewenangannya

2. Mengelola anggaran pos 54 & 5.3 TU

3. Mengesyahkan laporan bulanan dan triwulan untuk pemakaian

barang-barang perabot kantor dan alat tulis kantor pada fungsi

pengelolaan Extra Comtable.

4. Mengendalikan pemakaian dan sarana fasilitas kantor sesuai

batas kewenangannya

5. Mengesahkan rencana pengadaan barang/jasa

3.2.1.1.6.3 Deputi Manager Teknologi Informasi

Mengendalikan fungsi pengelolaan data base, fungsi pembuatan

program dan fungsi. jaringan komputer agar diperoleh sistem teknologi

informasi yang handal. Merencanakan pembuatan RKS, RAB, HPS dan

spesifikasi teknik.

71

 

3.3 Prosedur sistem berjalan

Berikut ini akan dibahas tahap-tahap yang perlu dilakukan di dalam prosedur –

prosedur yang berjalan di bagian kendaraan dan excomptable di dalam PT (Persero) P3B

PLN Cinere Jawa Bali

3.3.1 Prosedur sistem kendaraan

Prosedur ini dimulai saat ada user yang meminta permohonan

perminjaman kendaraan.Berikut ini adalah prosedur-prosedur yang terjadi di

dalam bagian kendaraan:

1. User memulai dengan mengisi surat permohonan peminjaman kendaraan,yang

berisi nama, kepentingan, tujuan. user akan menentukan apakah dia perjalanan

dalam kota atau luar kota. apabila dalam kota, user melakukan pengisisan Surat

permohonan. tetapi bila luar kota, user akan melakukan pengisian SPPD. Apabila

user meminjam kendaraan untuk kepentingan pribadi, maka user akan mengisi

surat peminjaman social.

2. Lalu Surat itu akan diberikan kepada atasan user tersebut,dan atasan itu akan

melihat surat tersebut, dan memberikan persetujuan atau tidak.

3. Bila atasan user setuju, maka surat permohonan itu akan di berikan kepada

bagian kendaraan

4. Setelah surat-surat itu dibuat,maka bagian kendaraan akan memeriksa surat-

surat tersebut kembali. mulai dari memeriksa alasan peminjaman, tujuan, dan

72

 

persetujuan dari atasan.lalu bila surat tersebut disetujui oleh bagian

kendaraan,maka bagian kendaraan akan memeriksa apakah kendaraan tersedia

untuk perjalanan yang akan dilakukan.

5. bila kendaraan tidak tersedia, maka permintaan itu akan dipending terlebih

dahulu.dan akan diproses lagi apabila sudah tersedia. Atau bisa saja user memakai

kendaraan pribadi untuk perjalanan dinas nya, maka bagian kendaraan akan

membuat surat BBM menurut tujuan nya. Bila kendaraan tersedia,unutk social

maka bagian kendaraan akan mengkonfirmasi user bahwa ia boleh meminjam

kendaraan tersebut.unutk dalam kota dan luar kota, bagian kendaraan akan

membuat letter c (surat jalan) rangkap 3 yang berisi kan No mobil yang

digunakan.nama supir,jenis kendaraan,tujuan,pemakaian BBM.

6. Surat jalan tersebut, 1 disimpan oleh bagian kendaraan,1 diberikan kepada supir,

dan 1 lage diberikan kepada security. apabila semua tersebut telah

dilakukan,mobil dapat keluar dari kompleks PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa

Bali

7. Saat mobil kembali dari perjalanan, Apabila ada keluhan terhadap mobil

tersebut,maka mobil tersebut dapat diminta untuk diservis ( untuk mobil dinas ),

membuat keluhan kepada vendor ( untuk mobil koperasi )

8. Untuk mobil koperasi, setelah membuat keluhan kepada vendor,bagian

kendaraan akan mengirim keluhan tersebut dan menunggu balasan tindakan servis

dari vendor. sedangkan untuk mobil dinas, bagian kendaraan akan memasukan

73

 

nya ke bengkel dengan membuat surat permintaan servis yang berisi keluhan dan

masalah nya.

9. di bengkel, mobil akan diservis sesuai dengan surat permintaan servis.Setelah

diservis,maka bengkel akan membuat surat penanggung jawaban yang berisi

pekerjaan apa saja yang telah dilakukan, apakah mobil sudah dapat diperbaiki,

spare part apa saja yang dipakai.

3.3.2 Prosedur sistem excomptable

Menurut PT (Persero) P3B PLN Cinere Jawa Bali,berikut ini adalah

prosedur-prosedur yang berjalan di bagian excomptable:

1. User melakukan pengisian form permintaan, lalu di serahkan pada atasan user

2. Atasan user akan memeriksa dan bila sudah disetujui maka akan diserahkan

kepada bagian excomptable.

3. Bagian excomptable akan memeriksa formulir, lalu memeriksa apakah barang

yang diminta ada atau tidak. Bila tidak ada, maka bagian excomptable akan

membuat form SPK untuk meminta pembelian barang-barang tersebut lalu

diserahkan pada bagian pengadaan barang

4. Setelah bagian pengadaan barang membeli barang-barang tersebut,maka bagian

excomptable akan mencatat barang-barang tersebut menurut SPK ke dalam

catatan stok barang

74

 

5. Untuk permintaan rutin, setelah barang ada, maka barang yang diminta tersebut

akan langsung diserahkan kepada user yang meminta.

6. Untuk permintaan non-rutin, maka bagian excomptable akan membuat Form

penarikan untuk menarik barang di user tersebut yang ingin diganti.Setelah itu

akan bagian excomptable akan membuat Form penempatan,untuk meletakan atau

memposisikan barang baru tersebut kepada user yang meminta.

75

 

3.4 Diagram Aliran Data

3.4.1 Flow chart

3.4.1.Flow chart Bagian kendaraan

Dibawah ini adalah diagram aliran data dari bagian kendaraan pada

sistem berjalan.

76

 

Gambar 3.2 Diagram Alur Data Bagian Kendaraan PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali

77

 

3.4.1.2 Flow chart bagian Excomptable

Flowchart pada bagian excomptable terdiri dari :

Gambar 3.3 Diagram alur data Bagian

Extracomptable PT PLN (Persero) P3B Jawa-Bali

78

 

3.4.2 Diagram konteks

Gambar 3.4 Diagram Konteks sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN

(Persero) P3B Jawa-Bali

79

 

3.4.3 Diagram Nol

 

 

 

 

 

 

Gambar 3.5 Diagram nol sistem berjalan Bagian Kendaraan dan Excomp PT PLN (Persero) P3B

Jawa-Bali

80

 

3.5 Hasil Wawancara

Proses wawancara dilakukan penulis terhadap salah satu user yang menjabat

sebagai Deputi Manajer Teknologi Informasi PT. PLN (Persero) P3B Jawa-Bali yaitu

bapak Wiyono. Proses wawancara dilakukan tanggal 21 september 2009. Tujuan dari

wawancara ini adalah untuk mendapatkan informasi tentang permasalahan dan

kekurangan sistem berjalan pada bagian kendaraan dan extracomptable.

3.5.1 Wawancara

Pertanyaan 1: Apakah dalam proses berjalannya terdapat permasalahan yang

terjadi pada bagian kendaraan dan extracomptable?

Jawab: Permasalahan biasanya terjadi karena belum di handel oleh sistem yang

berjalan secara terintegrasi. Sehingga karyawan yang ingin meminjam kendaraan

harus pergi ke bagian kendaraan untuk menyerahkan permohonan. Begitu juga

dengan bagian extracomptable. Lalu pada bagian kendaraan konsumsi Bahan

bakar tidak terdapat standar dan tidak dikontrol sehingga memungkinkan dana

keluar bisa tidak sesuai atau melebihi dengan yang dibutuhkan. Selain itu data-

data yang ada belum memiliki database yang terintegrasi sehingga data menjadi

double.

Pertanyaan 2: apakah sebelumnya ada rencana untuk membangun sistem dan

database untuk bagian kendaraan dan extracomptable ini?

Jawab: Sebelum ini sudah pernah ada software house yang menawarkan untuk

merancang sistem untuk bagian kendaraan dan extracomptable. Mereka sudah

81

 

melakukan survei dan analisis, namun mereka tidak pernah kembali lagi setelah

menyerahkan proposal.

Pertanyaan 3: Apakah memang perlu dirancang sebuah sistem dan database bagi

bagian kendaraan dan bagian extra comptable?

Jawab: itu pasti. Karena begini, transaksi-transaksi apabila tidak terkontrol oleh

sistem tentu ada kemungkinan akan keluar tidak sesuai dengan tujuannya. Sebagai

contoh adalah Permintaan dana untuk BBM tidak berdasarkan konsumsi

melainkan masih menggunanaka perkiraan. Begitu juga bila tidak memilki

database, data akan berpotensi untuk rusak, hilang dan double di tempat yang

berbeda.

Pertanyaan 4: Perlukah dibuatnya laporan akhir periode untuk kendaraan dan

extracomptable?

Jawab: tentu perlu. Hal itu biasanya untuk mengetahui apakah dibutuhkan

penambahan kendaraan apabila permintaan peminjaman bertambah dan berapa

kali mutasi, permintaan barang dan permintaan pembelian kendaraan dilakukan.

Pertanyaan 5: Kami merencanakan akan membuat sistem basis datanya. Kira-

kira bapak ada masukan untuk kami mengenai pemilihan DBMSnya?

Menggunakan Oracle atau SQL server?

Jawab: sebenarnya PLN memakai keduanya. Oracle untuk core process seperti

penggajian dan lain lain. SQL server kami juga sudah ada. Jadi silahkan kalau

mau menggunakan SQL Server.

82

 

3.6 Permasalahan yang dihadapi

Setelah melihat prosedur berjalan, Diagram Alur Data dan wawancara yang telah

kami lakukan dengan user di PT. PLN (Persero) P3B, kami dapat melihat beberapa

permasalahan yang dihadapi oleh sistem berjalan saat ini adalah:

• Berdasarkan prosedur dan Diagram alur data yang sudah ada dapat di lihat bahwa

transaksi peminjaman, servis kendaraan dan permintaan barang perlengkapan

masih berjalan secara manual dengan mengisi formulir-formulir yang tersedia lalu

diketik ulang untuk dimasukkan ke dalam excel. sehingga menghasilkan

pekerjaan dua kali yang sama.

• Basis data yang ada sekarang ini masih terdapat redudansi seperti surat

permohonan peminjaman kendaraan yang masih rangkap 3 dan surat perintah

jalan yang masih rangkap 2, dan lalu setelahnya dientri kembali kedalam excel.

3.7 Usulan Pemecahan masalah

Setelah kami melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan.menurut kami

usulan yang terbaik adalah membangun suatu aplikasi sistem terintegrasi yang berbasis

data yang menghubungkan bagian kendaraan, extracomptable dan user. tentu saja basis

data yang kami rancang ini diharapkan dapat memecahkan masalah-masalah yang ada.

Tujuannya adalah untuk melakukan perubahan menjadi sistem terintegrasi untuk

mengatasi permasalahan yang terjadi pada saat sistem berjalan.