Embed Size (px)
Citation preview
52
BAB 3
ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan dan bidang usaha
PT. Landay Auvi Perdana didirikan pada 10 November 2007.
Berdasarkan akta notaris no 1 bulan November 2007 oleh Notaris H. Bambang
Suprianto, SH, SpN, MH. dan disahkan oleh Menteri Kehakiman dengan Surat
Keputusan Menteri Kehakiman RI nomor: C-04288 HT.01.01-TH.2007 tanggal
23 november 2007. Selain itu perusahaan ini juga dilengkapi dengan ijin-ijin
operasi sebagai berikut :
1. Surat izin usaha perdagangan menengah : 1054/13-1.824.51
2. Nomor pokok wajib pajak : 02. 748.057. 3-008. 00
Pada saat ini PT.Landay Auvi Perdana (LAP) dipimpin oleh bapak H.
Chaelani. PT.Landay AUVI Perdana yang bertempat di Jl. 25 Swadaya Raya No.
3 RT 07/05 Duren Sawit Jakarta Timur 13440. Untuk informasi dan keterangan
lebih lanjut mengenai PT.Landay Auvi Perdana, Dapat menghubungi
[email protected] atau 021- 8605510 dan fax. 021-86610419.
PT.Landay Auvi Perdana bergerak sebagai perusahaan kontraktor instalasi
gedung yang memberikan jasa kontruksi instalasi bangunan berupa alat tulis
kantor, mekanikal, elektrikal, teknik serta komputer berikut dengan jasa
rancangan pemasangannya.
53
Pada tahun 2007 hingga sekarang PT. Landay Auvi Perdana telah
berkembang meliputi bidang:
1. Professional CCTV.
2. Professional Sound System.
3. Professional Electrical
Yang dimulai dari tahap perencanaan rancangan pemasangan hingga
tahap kontruksi termasuk jasa maintenance berdasarkan kontrak dan peraturan
perundang-undangan terhadap klien baik dari sektor publik ataupun swasta.
54
3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan
Struktur Organisasi PT.Landay Auvi Perdana
Sumber : Bagian Manager Operasional PT. Landay Auvi Perdana (LAP)
2007
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Presiden Direktur
Advisor
Manajer Operasional
Accounting Finance Purchasing Marketing Project Manager
Teknisi
55
3.1.3 Tugas, Wewenang dan Tanggung Jawab
Deskripsi tugas,wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing
bagian dalam struktur organisasi PT.Landay Auvi Perdana adalah sebagi berikut:
Presiden Direktur :
1. Memimpin perusahaan secara umum
2. Menerapkan kebijakan perusahaan
3. Menyusun rencana kerja dan tujuan perusahaan
4. Mengawasi perkembangan perusahaan
5. Mengotorisasi perjanjian kontrak
6. Mengotorisasi (SPMK) Surat Perintah Mulai Kerja.
7. Mengotorisasi (BASTP) Berita Acara Serah Terima Pekerjaan.
Manager Operational:
1. Menerima kontrak dari customer
2. Meminta otorisasi mengenai isi kontrak pada Presiden Direktur
3. Melakukan perencanaan pengerjaan proyek.
4. Mengotorisasi Surat Perintah Kerja (SPK)
Accounting :
1. Bertanggung jawab atas penghitungan pajak dan pembayaran
pajak perusahaan
2. Membuat Laporan Laba/Rugi
56
3. Bertanggung jawab atas dokumen-dokumen yang telah di berikan
oleh bagian finance
4. Bertanggung jawab atas pencatatan pada laporan keuangan
perusahaan.
Finance :
1. Menerima uang dari kas besar perusahaan
2. Melakukan penagihan terhadap customer dengan mengeluarkan
invoice
3. Bertanggung jawab atas pembayaran terhadap supplier.
4. Menerima poembayaran yang dilakukan customer dengan
membuat Kwitansi bermaterai.
5. Mencatat pengeluaran kas untuk keperluan operasional
Purchasing:
1. Memerima informasi permintaan pembelian yang dibuat oleh
Manager Operational.
2. Memilih Supplier
3. Membuat Purchase Order (PO) untuk melakukan pemesanan
barang ke Supplier
4. Mengarsip Faktur Pembelian (FP) yang dikirim oleh Supplier.
57
Marketing :
1. Menerima proyek dari Customer
2. Mencari dan Menerima informasi Penyelenggaraan Lelang.
3. Membuatkan (SPLPP) Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan
4. Menjalin dan memelihara hubungan baik dengan customer.
Project manager :
1. Menerima informasi perintah kerja dari Manager Operational.
2. Membangun suatu proyek sesuai dengan permintaan dan
perjanjian yang tertera dalam kontrak
3. Mengawasi jalannya pengerjaan proyek ke lapangan secara
langsung
4. Memilih Teknisi
5. Mengarsip Surat Perintah Kerja (SPK)
Teknisi :
1. Melakukan Intalasi
2. Menyerahkan Barang pada Klien
3. Menyelesaikan pekerjaan Instalasi
58
3.2 Sistem yang sedang berjalan
3.2.1 Narasi dari sistem yang sedang berjalan
3.2.1.1 Narasi Sistem Berjalan (Tender)
Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung pada
sistem yang berjalan di PT.Landay Auvi Perdana, maka kami mebagikan
kegiatan operasi perusahaan menjadi bagian kegiatan utama. Yaitu seperti tertera
pada keterangan dibawah ini :
1. Proses Menerima Proyek ( Tender)
Proses bisnis ini dimulai pada saat bagian Marketing menerima info
mengenai lelang tender dari instansi atau perusahaan yang menggelar kompetisi
lelang tender (Owner). Owner yang terkait dalam hal menggelar lelang tender
memberikan Draft Pemilihan Lelang Tender kepada bagian Marketing
PT.Landay Auvi Perdana, agar Bagian Marketing dapat mempersiapkan
dokumen – dokumen yang dibutuhkan pada saat lelang tender dilaksanakan.
Bagian Marketing mempersiapkan dan mencetak Surat Penawaran Lelang Paket
Pekerjaan (SPLPP) 2 rangkap .
• Rangkap 1 di serahkan kepada penyelenggara lelang tender
• Rangkap 2 diarsip oleh bagian Marketing
Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan (SPLPP) terdiri atas Company
Profile dan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP). Penawaran Harga Pekerjaan
(PHP) akan di cetak dan di berikan ke Manager Operasional. Saat lelang tender
berlangsung bagian Marketing menyerahkan Surat Penawaran Lelang Paket
59
Pekerjaan (SPLPP) rangkap 2 kepada Owner. Apabila PT. Landay Auvi Perdana
memenangkan lelang tender yang berlangsung, maka Owner yang terkait akan
memberikan Surat Penunjuk Pemenang Pelaksanaan (SPPP) dan Surat Perjanjian
(SP) kepada bagian Marketing. Lalu Marketing akan mengotorisasi Surat
Perjanjian (SP), setelah diotorisasi Suurat Perjanjian (SP) tersebut di copy untuk
diarsip dan Surat Perjanjian (SP) otorisasi yang asli akan dikembalikan ke
Owner.
2. Proses Melakukan Perjanjian Kontrak Kerja
Owner akan memberikan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada
bagian Marketing. Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang diterima oleh
bagian Marketing akan di cek dengan Harga Pekerjaan (PHP), untuk kemudian
Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan di serahkan kepada Presiden Direktur
untuk diotorisasi. Setelah Presiden Direktur mengotorisasi Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK), kemudian dikembalikan ke bagian Marketing, maka bagian
Marketing akan meng-copy Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) tersebut. Setelah
selesai di copy, Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan dikembalikan kepada
Owner. Copyan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan diserahkan kepada
Manager Operational.
3. Proses Melaksanakan Kontrak
Setelah Manager Operational menerima copyan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK), Manager Operational akan mengecek copyan Surat Perintah
60
Mulai Kerja (SPMK) dengan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 2 dari
bagian Marketing. Setelah Manager Operational selesai melakukan pengecekan,
maka Manager Operational akan menyetujui untuk melaksanakan kontrak
tersebut. Selanjutnya setelah menyetujui pelaksanaan kontrak Manager
Operational akan menghubungi bagian Purchasing untuk melakukan permintaan
penawaran harga kepada Supplier.
4. Proses Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Barang
Berdasarkan konfirmasi dari Manager Operational agar bagian Purchasing
akan melakukan permintaan pembelian dengan membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH) 2 rangkap.
• Rangkap 1 diserahkan kepada Supplier
• Rangkap 2 diarsip
Bagian Purchasing akan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) rangkap 1 kepada Supplier. Setelah itu Supplier akan
mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2 kepada bagian
Purchasing. Berdasarkan Surat Penawaran Harga (SPH) yang diterima dari
Supplier, maka bagian Purchasing akan membuat PO (Purchase Order) 3
rangkap.
• Rangkap 1 akan dikirimkan kepada Supplier
• Rangkap 2 akan diberikan kepada bagian Finance.
• Rangkap 3 diarsip
61
Lalu berdasarkan Purchase Order (PO) dan Invoice Down Payment,
bagian Finance akan membayarkan Down Payment 50% dari total harga
pembelian, yang dilakukan berdasarkan permintaan dari Supplier. Setelah
bagian Finance membayarkan Down Payment, bagian Finance akan memberikan
konfirmasi kepada pihak Supplier bahwa Down Payment telah dibayarkan.
5. Proses Melakukan Penerimaan Barang dari Supplier
Pada saat bagian Purchasing menerima barang, Faktur Pembelian (FP) ,
Kwitansi Down Payment, dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap maka bagian
Purchasing akan mengecek kecocokan antara barang yang diterima dengan
Purchase Order (PO) rangkap 3 dan Surat Jalan (SJ) yang tertera. Apabila telah
dilakukan pengecekan, bagian Purchasing akan mengotorisasi Surat Jalan (SJ),
lalu bagian Purchasing akan menyerahkan Surat Jalan (SJ) yang telah diotorisasi
kepada Supplier sebagai bukti tanda terima barang. Setelah itu bagian
Purchasing akan menyerahkan Faktur Pembelian (FP) dan Kwitansi Down
Payment kepada bagian Finance. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1, serta
Purchase Order (PO) akan diarsip oleh bagian Purchasing. Sedangkan Faktur
Pembelian dan Kwitansi Down Payment akan diarsip oleh bagian Finance.
6. Proses Melakukan Perintah Kerja
Setelah barang dari Supplier telah diterima dan seluruh proses
penerimaan barang telah selesai dilaksanakan, maka Manager Operational akan
membuatkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap .
62
• Rangkap 1 diserahkan kepada Project Manager
• Rangkap 2 diserahkan kepada bagian Purchasing
• Rangkap 3 diarsip
Manager Operational akan mengirimkan Surat Perintah Kerja (SPK)
kepada Project Manager agar Project Manager dapat mengkoordinatorkan
seluruh teknisi untuk melakukan pengerjaan proyek.
7. Proses Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Barang
Apabila Project Manager telah menerima Surat Perintah Kerja (SPK)
dari Manager Operational, maka berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK),
Project Manager akan melakukan survey lokasi instalasi dan membuat
perencangan instalasi. Selanjutnya Project Manager akan mengcopy SPK dan
menyerahkan copy-an SPK kepada Teknisi.
Setelah itu Project Manager akan meminta pengeluaran barang ke
bagian Purchasing dengan menunjukkan Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut.
Bagian Purchasing akan mengecek Surat Perintah Kerja (SPK) yang ditunjukkan
oleh Project Manager dengan Surat Perintah Kerja (SPK) yang dimiliki oleh
bagian Purchasing.
Setelah proses pengecekan SPK selesai, bagian Purchasing membuatkan
Surat Jalan(SJ) 2 rangkap yang selanjutnya Surat Jalan (SJ) 2 rangkap tersebut
diserahkan kepada Teknisi.
Teknisi akan menyerahkan barang, copyan Surat Perintah Kerja (SPK),
dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap ke Owner. Selanjutnya pihak Owner akan
63
mengotorisasi Surat Jalan (SJ) 2 rangkap tersebut. Lalu teknisi akan
menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 kepada Owner dan Surat Jalan (SJ)
rangkap 2 akan diserahkan kepada bagian Purchasing untuk diarsip. Selanjutnya
teknisi akan melakukan pengerjaan proyek berdasarkan arahan dari Project
Manager.
8. Proses Melakukan Penyerah Terimaan Pekerjaan
Setelah pengerjaan proyek selesai, maka Project Manager akan membuat
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) 2 rangkap.
• Rangkap 1 diserahkan kepada Owner
• Rangkap 2 diarsip
Selanjutnya pada saat serah terima pekerjaan berlangsung Project
Manager akan menyerahkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
rangkap 2 kepada Owner untuk diotorisasi oleh kedua pihak. Dalam hal ini pihak
PT. Landay Auvi Perdana yang bersangkutan mengotorisasi Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan (BASTP) adalah Presiden Direktur . Setelah Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan (BASTP) diotorisasi oleh kedua belah pihak, pihak
perusahaan akan menyerahkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
rangkap 2 kepada Owner. Pihak Owner akan membuatkan kembali berkas Berita
Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) sesuai yang diterbitkan oleh perusahaan
untuk diresmikan dan diserahkan. Project Manager akan menginformasikannya
kepada bagian Finance, agar bagian Finance segera melakukan penagihan.
64
9. Proses Melakukan Penagihan
Setelah dilakukan serah terima pekerjaan , bagian Finance akan
melakukan penagihan dengan membuatkan beberapa dokumen, yaitu :
- Invoice 3 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada Owner
• Rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Accounting
• Rangkap 3 akan diarsip
Bagian Finance akan mengirimkan Kwitansi Bermaterai (KB) rangkap 1
ke Owner agar pihak Owner dapat mengetahui jumlah tagihan yang harus
dibayarkan.
- Faktur Pajak (FP) 3 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada pihak penyelenggara
lelang
• Rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Accounting
• Rangkap 3 akan diarsip
Berdasarkan Faktur Pajak ( FP) 2 rangkap yang diterima oleh Owner,
maka pihak Owner akan membayarkan nilai dari Faktur Pajak (FP) tersebut ke
kantor urusan perpajakan.
- Bukti Kerja (BK) 2 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada Owner
• Rangkap 2 akan diarsip
65
Bukti Kerja (BK) rangkap 1 akan diserahkan kepada Owner agar pihak
Owner mengetahui pekerjaan apa saja yang telah dilakukan pada saat pengerjaan
tender berlangsung.
10. Proses Menerima Pembayaran
Setelah bagian Finance menerima pembayaran beserta Faktur Pajak (FP)
rangkap 3 yang telah dibayarkan dari Owner, maka bagian Finance akan
membuatkan Kwitansi Bermaterai 3 rangkap :
• Rangkap 1 diserahkan kepada Owner
• Rangkap 2 diserahkan kepada bagian Accounting
• Rangkap 3 diarsip
Lalu bagian Finance juga akan menyerahkan Faktur Pajak rangkap 3
kepada bagian Accounting untuk diarsip oleh bagian Accounting.
11. Proses Membayar Pelunasan kepada Supplier
Setelah Bagian Finance menerima pembayaran dari pihak Owner,
selanjutnya bagian Finance akan melakukan pelunasan sisa pembayaran kepada
Supplier berdasarkan Invoice yang sebelumnya telah dikirimkan Supplier ke
bagian Finance. Bagian Finance akan mengecek Invoice dari Supplier dengan
Purchase Order (PO) rangkap 3 dan Kwitansi Pembayaran Down Payment.
Setelah dilakukan pengecekan, bagian Finance akan melunasi sisa
pembayaran ke Supplier. Lalu Supplier akan menyerahkan atau mengirimkan
Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) ke bagian Finance untuk diotorisasi oleh
66
Presiden Direktur, sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pelunasan
pembayaran . Bagian Finance akan menyerahkan Bukti Pelunasan Pembayaran
(BPPP) dan Purchase Order (PO) rangkap 3 kepada Presiden Direktur untuk
diotorisasi. Setelah Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) dan Purchase Order
(PO) rangkap 3 diotorisasi oleh Presiden Direktur, bagian Finance akan
menyerahkan Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) kepada bagian Accounting
untuk dilakukan pencatatan.
12. Proses Menjurnal
Setiap transaksi pembayaran dan penerimaan yang dilakukan, maka
bagian Accounting akan menjurnal transaksi tersebut berdasarkan Faktur
Pembelian (FP) dari Supplier, Kwitansi Pembayaran DP dari Supplier, Faktur
Pajak (FP) , Kwitansi Bermaterai, dan Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP) dari
bagian Finance
13. Proses Membuat Laporan
Setiap akhir periode tertentu bagian Accounting akan membuat laporan
laba/ rugi, yang nantinya akan diserahkan kepada Manager Operational.
67
3.2.1.2 Narasi Sistem Berjalan (Non Tender)
Untuk mempermudah pemahaman tentang operasi yang berlangsung pada
sistem yang berjalan di PT.Landay Auvi Perdana, maka kami mebagikan
kegiatan operasi perusahaan menjadi bagian kegiatan utama . Yaitu seperti
tertera pada keterangan dibawah ini :
1. Proses Menerima Proyek ( Non Tender)
Proses bisnis ini dimulai pada saat pihak Customer mengorder proyek
yang direkomendasikan oleh consultan, dimana bagian Marketing akan
menerima Draft (Spesifikasi Pekerjaan) dari Customer kemudian bagian
Marketing menyerahkan Draft tersebut kepada Manager Operational ,lalu
Bagian Marketing bersama dengan Manager Operational melakukan survey
lokasi, untuk menentukan apakah pekerjaan dapat dikerjakan atau tidak. Setelah
itu Manager Operational memberikan keputusan apakah proyek dapat diterima
dan dijalankan sesuai dengan keinginan Customer. Lalu apabila Manager
Operational telah menyetujui untuk pelaksanaan proyek, maka bagian Marketing
akan membuatkan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) 3 rangkap
• Mengirim Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 1 ke Customer
• Mengirim Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 2 ke Manager
Operasional
• Mengarsip Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap ke 3.
2. Proses Melakukan Perjanjian Kontrak Kerja
Pihak Customer akan memberikan Surat Perjanjian (SP) dan Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada bagian Marketing. Surat Perjanjian (SP)
68
dan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang diterima oleh bagian Marketing
akan di cek dengan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP), untuk kemudian Surat
Perjanjian (SP) di otorisasi oleh bagian Marketing dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) di serahkan kepada Presiden Direktur, lalu Surat Perjanjian (SP)
akan di copy oleh bagian Marketing, kemudian Surat Perjanjian (SP) asli di
kembalikan ke Customer. Sedangkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
diotorisasi oleh Presiden Direktur. Setelah Presiden Direktur mengotorisasi Surat
Perintah Mulai Kerja (SPMK), Presiden Direktur mengembalikan ke bagian
Marketing, selanjutnya bagian Marketing akan meng-copy Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) tersebut. Setelah selesai di copy, Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) yang diotorisasi di kirimkan kembali ke, lalu copy-an Surat Perjanjian
(SP) akan diarsip, sedangkan copyan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) akan
diserahkan kepada Manager Operational.
3. Proses Melaksanakan Kontrak
Setelah Manager Operational menerima copyan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK), Manager Operational akan mengecek copyan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) dengan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 2 dari
bagian Marketing. Setelah Manager Operational selesai melakukan pengecekan,
maka Manager Operational akan menyetujui untuk melaksanakan kontrak
tersebut. Selanjutnya setelah menyetujui pelaksanaan kontrak Manager
Operational akan menghubungi bagian Purchasing untuk melakukan permintaan
penawaran harga kepada Supplier.
69
4. Proses Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Barang
Berdasarkan konfirmasi dari Manager Operational agar bagian Purchasing
akan melakukan permintaan pembelian dengan membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga(SPPH) 2 rangkap.
• Rangkap 1 diserahkan kepada Supplier
• Rangkap 2 diarsip
Bagian Purchasing akan mengirimkan Surat Permintaan Penawaran
Harga (SPPH) rangkap 1 kepada Supplier. Setelah itu Supplier akan
mengirimkan Surat Penawaran Harga (SPH) kepada bagian Purchasing.
Berdasarkan Surat Penawaran Harga (SPH) yang diterima dari Supplier, maka
bagian Purchasing akan membuat PO (Purchase Order) 3 rangkap.
• Rangkap 1 akan dikirimkan kepada Supplier
• Rangkap 2 akan diberikan kepada bagian Finance.
• Rangkap 3 diarsip
Lalu berdasarkan Purchase Order (PO) dan Invoice Down Payment,
bagian Finance akan membayarkan Down Payment 50% dari total harga
pembelian, yang dilakukan berdasarkan permintaan dari Supplier. Setelah
bagian Finance membayarkan Down Payment, bagian Finance akan memberikan
konfirmasi kepada pihak Supplier bahwa Down Payment telah dibayarkan.
5. Proses Melakukan Penerimaan Barang dari Supplier
Pada saat bagian Purchasing menerima barang, Faktur Pembelian (FP) ,
Kwitansi Down Payment, dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap maka bagian
70
Purchasing akan mengecek kecocokan antara barang yang diterima dengan
Purchase Order (PO) rangkap 3 dan Surat Jalan (SJ) yang tertera. Apabila telah
dilakukan pengecekan, bagian Purchasing akan mengotorisasi Surat Jalan (SJ),
lalu bagian Purchasing akan menyerahkan Surat Jalan (SJ) yang telah diotorisasi
kepada Supplier sebagai bukti tanda terima barang. Setelah itu bagian
Purchasing akan menyerahkan Faktur Pembelian (FP) dan Kwitansi Down
Payment kepada bagian Finance. Kemudian Surat Jalan (SJ) rangkap 1, serta
Purchase Order (PO) akan diarsip oleh bagian Purchasing. Sedangkan Faktur
Pembelian dan Kwitansi Down Payment akan diarsip oleh bagian Finance.
6. Proses Melakukan Perintah Kerja
Setelah barang dari Supplier telah diterima dan seluruh proses
penerimaan barang telah selesai dilaksanakan, maka Manager Operational akan
membuatkan Surat Perintah Kerja (SPK) 3 rangkap .
• Rangkap 1 diserahkan kepada Project Manager
• Rangkap 2 diserahkan kepada bagian Purchasing
• Rangkap 3 diarsip
Manager Operational akan mengirimkan Surat Perintah Kerja (SPK)
kepada Project Manager agar Project Manager dapat mengkoordinatorkan
seluruh teknisi untuk melakukan pengerjaan proyek.
7. Proses Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Barang
Apabila Project Manager telah menerima Surat Perintah Kerja (SPK)
dari Manager Operational, maka berdasarkan Surat Perintah Kerja (SPK),
71
Project Manager akan melakukan survey lokasi instalasi dan membuat
perencangan instalasi. Selanjutnya Project Manager akan mengcopy Surat
Perintah Kerja (SPK) dan menyerahkan copy-an Surat Perintah Kerja (SPK)
kepada Teknisi
Setelah itu Project Manager akan meminta pengeluaran barang ke bagian
Purchasing dengan menunjukkan Surat Perintah Kerja (SPK) tersebut. Bagian
Purchasing akan mengecek Surat Perintah Kerja (SPK) yang ditunjukkan oleh
Project Manager dengan Surat Perintah Kerja (SPK) yang dimiliki oleh bagian
Purchasing.
Setelah proses pengecekan Surat Perintah Kerja (SPK) selesai, bagian
Purchasing membuatkan Surat Jalan(SJ) 2 rangkap yang selanjutnya Surat Jalan
(SJ) 2 rangkap tersebut diserahkan kepada Teknisi.
Teknisi akan menyerahkan barang, copyan Surat Perintah Kerja (SPK),
dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap ke pihak Customer. Selanjutnya pihak Customer
akan mengotorisasi Surat Jalan (SJ) 2 rangkap tersebut. Lalu teknisi akan
menyerahkan Surat Jalan (SJ) rangkap 1 kepada pihak Customer dan Surat Jalan
(SJ) rangkap 2 akan diserahkan kepada bagian Purchasing untuk diarsip.
Selanjutnya teknisi akan melakukan pengerjaan proyek berdasarkan arahan dari
Project Manager.
8. Proses Melakukan Penyerah Terimaan Pekerjaan
Setelah pengerjaan proyek selesai, maka Project Manager akan membuat
Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) 2 rangkap.
72
• Rangkap 1 diserahkan kepada Customer
• Rangkap 2 diarsip
Selanjutnya pada saat serah terima pekerjaan berlangsung Project
Manager akan menyerahkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
rangkap 2 kepada Customer untuk diotorisasi oleh kedua pihak. Dalam hal ini
pihak PT. Landay Auvi Perdana yang bersangkutan mengotorisasi Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan (BASTP) adalah Presiden Direktur . Setelah Berita
Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) diotorisasi oleh kedua belah pihak,
pihak perusahaan akan menyerahkan Berita Acara Serah Terima Pekerjaan
(BASTP) rangkap 2 kepada Customer. Customer akan membuatkan kembali
berkas Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP) sesuai yang diterbitkan
oleh perusahaan untuk diresmikan dan diserahkan. Setelah proses penyerah
terimaan barang selesai, Project Manager akan menginformasikannya kepada
bagian Finance, agar bagian Finance segera melakukan penagihan.
9. Proses Melakukan Penagihan
Setelah dilakukan serah terima pekerjaan , bagian Finance akan
melakukan penagihan dengan membuatkan beberapa dokumen, yaitu :
- Invoice 3 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada pihak Customer
• Rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Accounting
• Rangkap 3 akan diarsip
73
Bagian Finance akan mengirimkan Invoice rangkap 1 ke pihak Customer
agar pihak penyelenggara lelang dapat mengetahui jumlah tagihan yang harus
dibayarkan.
- Faktur Pajak (FP) 3 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer
• Rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Accounting
• Rangkap 3 akan diarsip
Berdasarkan Faktur Pajak (FP) 2 rangkap yang diterima oleh Customer ,
maka pihak Customer akan membayarkan nilai dari Faktur Pajak (FP) tersebut ke
kantor urusan perpajakan.
- Bukti Kerja (BK) 2 rangkap
• Rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer
• Rangkap 2 akan diarsip
Bukti Kerja (BK) rangkap 1 akan diserahkan kepada pihak penyelenggara
lelang tender agar pihak lelang tender mengetahui pekerjaan apa saja yang telah
dilakukan pada saat pengerjaan tender berlangsung.
10. Proses Menerima Pembayaran
Setelah bagian Finance menerima pembayaran beserta Faktur Pajak (FP)
rangkap 3 yang telah dibayarkan dari Customer, maka bagian Finance akan
membuatkan Kwitansi Bermaterai 3 rangkap :
• Rangkap 1 diserahkan kepada Customer
• Rangkap 2 diserahkan kepada bagian Accounting
74
• Rangkap 3 diarsip
Lalu bagian Finance juga akan menyerahkan Faktur Pajak rangkap 3
kepada bagian Accounting untuk diarsip oleh bagian Accounting.
11. Proses Membayar Pelunasan kepada Supplier
Setelah Bagian Finance menerima pembayaran dari Customer,
selanjutnya bagian Finance akan melakukan pelunasan sisa pembayaran kepada
Supplier berdasarkan Invoice yang sebelumnya telah dikirimkan Supplier ke
bagian Finance. Bagian Finance akan mengecek Invoice dari Supplier dengan
Purchase Order (PO) rangkap 3 dan Kwitansi Pembayaran Down Payment.
Setelah dilakukan pengecekan, bagian Finance akan melunasi sisa
pembayaran ke Supplier. Lalu Supplier akan menyerahkan atau mengirimkan
Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) ke bagian Finance untuk diotorisasi oleh
Presiden Direktur, sebagai bukti bahwa perusahaan telah melakukan pelunasan
pembayaran . Bagian Finance akan menyerahkan Bukti Pelunasan Pembayaran
(BPPP) dan Purchase Order (PO) rangkap 3 kepada Presiden Direktur untuk
diotorisasi. Setelah Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) dan Purchase Order
(PO) rangkap 3 diotorisasi oleh Presiden Direktur, bagian Finance akan
menyerahkan Bukti Pelunasan Pembayaran (BPPP) kepada bagian Accounting
untuk dilakukan pencatatan.
75
12. Proses Menjurnal
Setiap transaksi pembayaran dan penerimaan yang dilakukan, maka
bagian Accounting akan menjurnal transaksi tersebut berdasarkan Faktur
Pembelian (FP) dari Supplier, Kwitansi Pembayaran DP dari Supplier, Faktur
Pajak (FP) , Kwitansi Bermaterai, dan Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP) dari
bagian Finance
13. Proses Membuat Laporan
Setiap akhir periode tertentu bagian Accounting akan membuat laporan
laba/rugi, yang nantinya akan diserahkan kepada Manager Operational.
76
3.2.2 Rich Picture
Gambar 3.2 Rich Picture Mengikuti Tender (Melalui Tender)
Gambar 3.3 Rich Picture Penerimaan Proyek (Tender)
77
Gambar 3.4 Rich Picture Penerimaan Proyek (Non Tender)
78
Gambar 3.5 Rich Picture Melakukan Permintaan Pembelian dan Memesan Barang
Gambar 3.6 Rich Picture Penerimaan Barang dari Supplier
79
Gambar 3.7 Rich Picture Merencanakan Proyek dan Mengeluarkan Barang
80
Gambar 3.8 Rich Picture Penyerah Terimaan Pekerjaan
Gambar 3.9 Rich Picture Menagih dan Menerima Pembayaran
81
SuppliersFinance
Pay to $
1, Invoice
$
2. Pembayaran Pelunasan
MICROSOFT CORPORATION
3. BPP
Presiden Direktur
MICROSOFT CORPORATION
4. BPP
MICROSOFT CORPORATION
5. BPP (Sign)
Accounting
MICROSOFT CORPORATION
6. BPP (Sign)Arsip
Catatan :- BPP : Bukti Pelunasan Pembayaran
Gambar 3.10 Rich Picture Membayar Pelunasan Pembelian
Finance Accounting
1. Menyerahkan Faktur Pembelian,Kwitansi
pembayaran DP,kwitansi bermaterai
2.Menjurnal
Pay to
$
Faktur Pajak Kwitansi DPkwitansi
Pay to $
Faktur Pembelian
Gambar 3.11 Rich Picture Menjurnal
82
Gambar 3.12 Rich Picture Membuat Laporan
83
3.2.3 Event Table
3.2.3.1 Event Table Sistem Berjalan (Tender)
No. Event
Internal Agent
in Assuming
Responsibility
Start When Activities in the Event
1. Mengikuti
Tender
Bagian
Marketing
Pada saat
menerima info
mengenai lelang
tender dari
Owner.
- Menerima Draft.
- Mencetak Surat Penawaran
Lelang Paket Pekerjaan (SPLPP)
2 rangkap terdiri atas Company
Profile dan Surat Penawaran
Harga (SPH).
- Menyerahkan Surat Penawaran
Lelang Paket Pekerjaan (SPLPP)
rangkap 1 kepada Owner.
- Mengirim Penawaran Harga
Pekerjaan (PHP) kepada
Manager Operasional
2. Menerima
proyek
(Tender)
Bagian
Marketing
Bagian Marketing
menerima
pengumuman
pemenang lelang
tender dari
- Menerima Surat Penunjuk
Pemenang Pelaksanaan (SPPP)
- Menerima Surat Perjanjian (SP)
- Mengecek Surat Perjanjian (SP)
dengan Surat Penawaran Lelang
84
Owner. Paket Pekerjaan (SPLPP).
- Menyetujui Surat Perjanjian (SP)
- Meng-copy Surat Perjanjian (SP)
- Mengarsip copy-an Surat
Perjanjian (SP)
- Mengembalikan Surat Perjanjian
(SP) telah diotorisasi ke Owner
3. Menge-cek
PHP dengan
SPMK
Bagian
Marketing
Ketika menerima
Surat Perintah
Mulai Kerja
(SPMK)
- Mengecek Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
- Menyerahkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) ke
Presiden Direktur
4. Mengotorisasi
SPMK
Presiden
Direktur
Pada saat
Presiden Direktur
nemerima SPMK
dari bagian
Marketing
- Menerima Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
- Menyetujui Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK).
- Mengembalikan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) ke bagian
Marketing.
5. Meng-copy
SPMK
Bagian
Marketing
Menerima Surat
Perintah Mulai
- Meng-copy Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
85
Kerja (SPMK)
otorisasi dari
Presiden Direktur
- Menyerahkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) otorisasi
ke Owner
- Menyerahkan copy-an ke
Manager Operasional
6. Melaksanakan
Kontrak
Manager
Operational
Menerima Surat
Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
- Mengecek Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) dengan
Penawaran Harga Pekerjaan
(PHP)
- Menyetujui pelaksanaan kontrak
- Menghubungi Bagian
Purchasing untuk melakukan
penawaran harga ke Supplier.
7. Melakukan
permintaan
penawaran
harga
Bagian
Purchasing
Ketika menerima
perintah dari
Manager
Operational
- Membuat Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH) 2
rangkap .
- Memberikan Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH)
rangkap 1 ke Supplier.
- Mengarsip Surat Permintaan
Penawaran Harga (SPPH)
rangkap ke2.
86
8. Melakukan
Pembelian
Bagian
Purchasing
Ketika Menerima
Surat Penawaran
Harga (SPH) dari
Supplier
- Mengecek Surat Penawaran
Harga (SPH) dari Supplier .
- Membuat Purchase Order (PO)
3 rangkap .
- Memberikan Purchase Order
(PO) rangkap 1 ke Supplier.
- Memberikan Purchase Order
(PO) rangkap 2 ke bag Finance.
- Mengarsip Purchase Order (PO)
rangkap ke 3.
9. Membayar
Down
Payment (DP)
Bagian
Finance
Ketika menerima
Invoice Down
Payment (DP)
- Menerima Invoice Down
Payment (DP)
- Bagian Finance membayarkan
Down Payment 50%.
10. Menerima
Barang
Bagian
Purchasing
Ketika Supplier
Mengirimkan
Barang
- Menerima Barang, Faktur
Pembelian, kwitansi Down
Payment (DP) dan Surat Jalan
(SJ) 2 rangkap
- Mengecek barang dengan Surat
Jalan (SJ) dan Purchase Order
(PO) .
- Mengotorisasi Surat Jalan (SJ)
87
dan menyerahkan Surat Jalan
(SJ) rangkap 2 ke Supplier.
- Menyerahkan Faktur Pembelian
dan kwitansi Down Payment
(DP) ke Bagian Finance
- Mengarsip Surat Jalan (SJ)
rangkap 1 yang telah di otorisasi.
11. Melakukan
Perintah Kerja
Manager
Operasional
Ketika barang
telah tiba di
perusahaan.
- Membuat Surat Perintah kerja
(SPK) 3 rangkap.
- Menyerahkan Surat Perintah
kerja (SPK) rangkap 1 ke
Project Manager.
- Menyerahkan Surat Perintah
Kerja (SPK) rangkap 2 ke
Bagian Purchasing.
- Mengarsip Surat Perintah Kerja
(SPK).
12. Merencanakan
Proyek
Project
Manager
Ketika menerima
Surat Perintah
Kerja (SPK) dari
Manager
Operational.
- Menerima Surat Perintah Kerja
(SPK) rangkap 1 dari Manager
Operational
- Melakukan survey lokasi
instalasi
88
- Membuat perencangan instalasi
- Mengcopy Surat Perintah Kerja
(SPK)
- Mengirimkan Surat Perintah
Kerja (SPK) ke Teknisi
- Menunjukkan Surat Perintah
Kerja (SPK) rangkap 1 ke
Bagian Purchasing untuk
pengeluaran barang.
13. Mengeluarkan
Barang
Bagian
Purchasing
Ketika Project
Manager
menunjukkan
Surat Perintah
Kerja (SPK).
- Mengecek Surat Perintah Kerja
(SPK) yang ditunjukkan oleh
Project Manager dengan Surat
Perintah Kerja (SPK) yang
dimiliki bagian Purchasing.
- Membuat Surat Jalan (SJ) 2
rangkap.
- Memberikan Barang dan Surat
Jalan (SJ) 2 rangkap kepada
Teknisi.
14. Mengerjakan
Proyek
Teknisi Ketika menerima
barang dan Surat
Jalan (SJ) dari
- Menyerahkan Surat Jalan (SJ),
copyan Surat Perintah Kerja
(SPK) , dan Barang ke area
89
bagian
Purchasing
instalasi.
- Menerima Surat Jalan (SJ) yang
diotorisasi Owner
- Melakukan instalasi.
15. Melakukan
Penyerah
Terimaan
Pekerjaan
Project
Manager
Ketika Instalasi
Selesai.
- Memeriksa hasil pengerjaan
instalasi.
- Membuat Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan (BASTP) 2
rangkap.
- Memberikan Project Manager
Berita Acara Serah Terima
Pekerjaan (BASTP) ke Owner.
- Mengotorisasi Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan
(BASTP) oleh president direktur
dan Owner
- Menyerahkan Berita Acara
Serah Terima Pekerjaan
(BASTP) rangkap 1 yang telah
diotorisasi ke Customer.
- Mengarsip Berita Acara Serah
Terima Pekerjaan (BASTP)
90
rangkap ke – 2.
- Menginformasikan penyerah
terimaan barang kepada bagian
Finance.
16. Melakukan
penagihan
Bag. Finance Setelah menerima
konfirmasi
penyerah
terimaan
pekerjaan.
- Membuat Invoice 3 rangkap,
Faktur Pajak (FP) 3 rangkap, dan
Bukti Kerja (BK) rangkap 2.
- Mengirimkan Invoice rangkap ke
1, Faktur Pajak (FP) 2 rangkap,
dan Bukti Kerja (BK) rangkap
ke 1 kepada Owner.
- Menyerahkan Kwitansi
Bermaterai (KB) rangkap ke 2,
Faktur Pajak (FP) rangkap ke 3
ke bagian Accounting untuk
diarsip.
- Mengarsip Invoice rangkap ke 3.
17. Menerima
Pembayaran
Bagian
Finance
Setelah Customer
melakukan
pembayaran
- Menerima pembayaran beserta
Faktur Pajak (FP) rangkap ke 2
yang telah di bayarkan.
- Membuat Kwitansi Bermaterai
rangkap 3.
91
- Menyerahkan Kwitansi
Bermaterai rangkap 1 ke
Owner.
- Menyerahkan Kwitansi
Bermaterai rangkap 2 ke bagian
Accounting.
- Mengarsip Kwitansi Bermaterai
rangkap 3.
- Memberikan Faktur Pajak (FP)
rangkap ke 3 ke bagian
Accounting untuk di catat dan
diarsip.
18. Membayar
pelunasan
Supplier
Bagian
Finance
Pada saat
Supplier
mengirimkan
Invoice
- Menerima Invoice.
- Melakukan pencocokan antara
Invoice dengan PO rangkap 3
dan kwitansi pembayaran Down
Payment (DP).
- Melakukan pelunasan sisa
pembayaran.
- Menginformasikan pelunasan
pembayaran kepada Supplier.
92
Tabel 3.1 Event Table Sistem Berjalan (Tender)
- Menerima Bukti Pelunasan
Pembayaran (BPP)
- Meminta otorisasi Bukti
Pelunasan Pembayaran (BPP) ke
Presiden Direktur beserta
Purchase Order (PO) rangkap 3
- Menyerahkan Bukti Pelunasan
Pembayaran (BPP) ke Bagian
Accounting untuk di catat dan
diarsip.
19. Menjurnal Bagian
Accounting
Setiap akhir
transaksi
- Menerima Faktur Pembelian
(FP) , Kwitansi Pembayaran DP,
Kwitansi Bermaterai dan Faktur
Pajak.
- Menerima Bukti Pelunasan
Pembayaran (BPP) dari bagian
Finance.
- Menjurnal Transaksi.
20. Membuat
Laporan
Bagian
Accounting
Setiap akhir
periode tertentu
- Membuat Laporan Laba / Rugi.
93
3.2.3.2 Event Table Sistem Berjalan (Non Tender)
No. Event
Internal Agent
in Assuming
Responsibility
Start When Activities in the Event
1. Menerima
proyek
( NonTender)
Bagian
Marketing
Customer
menghubungi atau
datang langsung ke
Bagian Marketing.
- Menerima Draft
- Melakukan survey lokasi.
- Menerima konfirmasi dari
Manager Operational bahwa
proyek layak dikerjakan.
- Membuat Penawaran Harga
Pekerjaan (PHP) 3 rangkap.
- Mengirim Penawaran Harga
Pekerjaan (PHP) rangkap 1 ke
Customer
- Mengirim Penawaran Harga
Pekerjaan (PHP) rangkap 2 ke
Manager Operasional
- Mengarsip Penawaran Harga
Pekerjaan (PHP) rangkap ke 3.
2. Mengecek
Perjanjian
Bagian
Marketing
Menerima Surat
Perjanjian (SP) dan
- Mengecek Surat Perjanjian (SP),
Surat Perjanjian Mulai Kerja
94
Kontrak Surat perintah
Mulai Kerja
(SPMK) dari
Customer
(SPMK), dengan Penawaran
Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 2
- Mengotorisasi Surat Perjanjian
(SP)
- Menyerahkan Surat Perjanjian
Mulai Kerja (SPMK) ke Presiden
Direktur
3. Menyetujui
Perjanjian
Kontrak
President
Direktur
Pada saat President
Direktur menerima
Surat Perintah
Mulai Kerja
(SPMK) dari
Bagian Marketing.
- Menyetujui Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK)
- Menyerahkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) ke bagian
Marketing
4. Mengcopy
Surat Perintah
Mulai Kerja
(SPMK) dan
Surat
Perjanjian
(SP)
Bagian
Marketing
Menerima Surat
Perintah Mulai
Kerja (SPMK) dari
Presiden Direktur.
- Mengcopy Surat Perjanjian (SP)
dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK)
- Menyerahkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) dan Surat
Perintah (SP) otorisasi Ke
Customer
- Menyerahkan Surat Perintah
Mulai Kerja (SPMK) ke Manager
95
Tabel 3.2 Event Table Sistem Berjalan (Non Tender)
Operasional
- Mengarsip Surat Perjanjian (SP)
Sign yang di copy.
Selanjutnya sama dengan Event Table Sistem Berjalan (Tender) mulai dari event ke 6 sampai
dengan selesai
95
Gambar 3.13 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan (Tender)
3.2.4 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan
3.2.4.1 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan (Tender)
96
Gambar 3.14 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan (Non tender)
3.2.4.2 Overview Activity Diagram Sistem Berjalan (Non Tender)
98
3.2.5 Formulir dan Laporan pada Sistem Berjalan
Formulir yang digunakan oleh PT. Landay Auvi Perdana (LAP) dalam sistem
berjalan adalah sebagai berikut :
1. SPLPP (Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan)
SPLPP (Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan) ini di buat oleh bagian
Marketing ditujukan untuk mengikuti tender. SPLPP (Surat Penawaran Lelang
Paket Pekerjaan) berisikan 2 dokumen yaitu Penawaran Harga Pekerjaan (PHP)
dan Company Profile. Dalam Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) terdapat rincian
rencana instalasi, barang beserta biaya yang di tawarkan oleh perusahaan kepada
calon Customer. Sedangkan Compa
Company Profile berisikan data mengenai perusahaan yang ingin
dipublikasikan. Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) yang disertakan dengan
Company Profile akan diberikan ke Owner untuk mengikuti Tender, sedangkan
Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) tanpa disertakan dengan Company Profile di
berikan ke Manager Operasional
2. SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga)
Memiliki field sebagai berikut : Nomor SPPH, Alamat Supplier, Contact
Person, Fax, Tanggal, Perihal, Nama Barang, Spesifikasi, Quantity, Satuan,
kolom tanda tangan untuk ynag membuat SPPH yaitu bagian Purchasing.
99
SPPH dibuat bagian Purchasing, terdiri dari 2 rangkap. SPPH rangkap 1
akan diserahkan pada Supplier, rangkap 2 diarsip oleh Purchasing sebagai bahan
untuk membuat PO dalam melakukan pembelian barang.
3. PO (Purchase Order)
Memiliki field sebagai berikut : Nomor PO, Nama Supplier, Tgl Order,
Tgl terima Barang, Pembayaran, Contact Person, Telepon, Alamat Supplier, No.
Penawaran, Tanggal penawaran, Nama Barang, Quantity, Harga Satuan, Jumlah,
Total, kolom tanda tangan unutk yang membuat PO yaitu bagian Purchasing.
PO dibuat bagian Purchasing, terdiri dari 3 rangkap. PO rangkap 1 akan
diserahkan pada Supplier yang dipilih, rangkap 2 dikirimkan ke bagian Finance
sebagai bahan untuk melakukan pengecekan atas Invoice yang masuk dari
Supplier. PO rangkap 3 di arsip oleh Purchasing sebagai bahan melakukan
pemesanan barang yang dibutuhkan instalasi kepada pihak Supplier.
4. SPK (Surat Perintah Kerja)
Memliki field sebagai berikut : Nomor SPK, Tnaggal, Teknisi Instalasi,
Target Instalasi, Jenis Pekerjaan, Kolom Tanda Tangan untuk Pemberi Tugas
Yaitu Manager Operasional, pembuat yaitu Project Manager dan penerima yaitu
teknisi.
SPK dibuat oleh Manager Operasional, terdiri dari 3 rangkap, dimana
SPK rangkap 1 dan 2 akan diserahkan kepada Project Manager, rangkap 3 akan
diserahkan ke bagian Purchasing untuk di arsip sebgai bahan acuan untuk
100
mengeluarkan barang. Kegunaannya adalah sebagai penugasan kerja kepada
Project Manager untuk proses perencananaan dan pengerjaan proyek.
5. SJ (Surat Jalan)
Memiliki field sebagai berikut : Nomor Surat Jalan (SJ), Tanggal
Pengiriman, Tujuan, Kendaraan, Plat nomor Kendaraan, Jenis Barang, Quantity,
Spesifikasi, kolom tanda tangan untuk pihak penerima dan pihak perusahaan.
SJ dibuat oleh Project Manager berdasarkan formulir SPK yang diterima.
SJ ini terdiri dari 2 rangkap dimana SJ rangkap 1 diserahkan kepada penerima
barang dan rangkap 2 diarsip oleh Project Manager. Kegunaannya adalah
sebagai bukti pengeluaran barang ke lokasi instalasi.
6. BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan)
BASTP (Berita Acara Serah Terima Pekerjaan) dibuat oleh Project
Manager. Ditujukan untuk penyerahan pekerjaan yang telah selesai di kerjakan.
BASTP berisikan Nomor BASTP, Tanggal, Pekerjaan, pihak pertama penerima
pekerjaan, pihak ke dua penyerah pekerjaan, kolom tanda tangan untuk pihak
pertama dan pihak kedua.
BASTP terdiri dari 2 rangkap, dimana BASTP rangkap 1 diserahkan
kepada Customer dan rangkap 2 diarsip oleh Project Manager. Kegunaanya
adalah sebagai bukti pemeriksaan serta penyerah terimaan pekerjaan yang telah
selesai dikerjakan.
101
7. Kwitansi
Memiliki field sebagai berikut : Nomor Kwitansi, Tanggal, Telah di
Terima Dari, Sejumlah Uang, Terbilang, Untuk Pembayaran, kolom tanda tangan
untuk yang membuat Kwitansi yaitu bagian Finance.
Kwitansi dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap dimana
Kwitansi rangkap 1 akan diserahkan kepada Customer apabila telah melakukan
pembayaran, Kwitansi rangkap 2 akan diserahkan ke bagian Accounting sebagai
bahan pembuatan jurnal dan rangkap 3 akan di arsip oleh bagian Finance.
Kegunaannya aladah sebagai bukti bahwa invoice yang dikirim keada Customer
telah dilunasi.
8. Invoice
Memiliki field sebagai berikut : Nomor Invoce, Tanggal, Nama
Customer, Alamat Customer, Uraian Pekerjaan, Volume, Harga Satuan, Jumlah,
Total, Terbilang, kolom tanda tangan untuk pihak pembuat yaitu bagian Finance.
Invoice dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap dimana Invoice
rangkap 1 akan dikirimkan kepada Customer, Invoice rangkap 2 akan diserahkan
ke bagian Accounting sebagai bahan pembuatan jurnal dan rangkap 3 akan di
arsip oleh bagian Finance. Kegunaannya adalah untuk melakukan proses
penagihan pembayaran kepada Customer.
102
9. Faktur Pajak
Faktur Pajak (FP) dibuat oleh bagian Finance, terdiri dari 3 rangkap.
Dokumen ini dibuat berdasarkan Invoice, Faktur Pajak (FP) rangkap 1 dan 2
dikirimkan pada Customer bersamaan dengan Invoice, setelah Customer
membayarkan ke kantor pajak maka rangkap 2 sebagai bukti untuk dilaporkan
telah dibayarkan, rangkap 3 diserahkan kepada bagian Accounting untuk diarsip.
10. Bukti Kerja
Memiliki field sebagai berikut : Nomor BK, Tanggal, Nama Customer,
Alamat, Pekerjaan, Nama tempat Instalasi, Tipe Barang instalasi, Spesifikasi
Pekerajaan, kolom Tanda Tangan untuk pihak perusaan yaitu Manager
Operasional. Kegunaannya adalah sebagai bukti pekerjaan dimana dokumen ini
dilampirkan pada saat penagihan beserta Invoice.
Laporan yang digunakan oleh PT. Landay Auvi Perdana (LAP) dalam
sistem berjalan adalah sebagai berikut:
1. Laporan Laba Rugi
Memiliki field sebagai berikut : Pendapatan usaha, beban usaha, tanggal
periode laporan. Laporan Laba Rugi dibuat oleh bagian Finance.
Kegunaanya adalah menyajikan informasi hasil usaha perusahaan yang isinya
terdiri dari pendapatan usaha dan beban usaha untuk satu periode tertentu.
103
3.2.6 Work Flow Sistem Berjalan
3.2.6.1 Work Flow Sistem Berjalan (Tender)
Actor Activity
Owner
Marketing
Mengikuti Lelang Tender
1. Mengumumkan Tender
2. Memberikan Draft Pemilihan Lelang Tender
3. Menerima informasi Tender dan Draft Pemilihan Lelang
Tender
4. Membuat Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan
(SPLPP) yang terdapat Penawaran Harga Pekerjaan (PHP)
dan Company Profile.
5. Mengirim Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) kepada
Manager Operasional
6. Menyerahkan SPLPP ke penyelenggara Tender
7. Mengarsip Surat Penawaran Lelang Paket Pekerjaan
(SPLPP) rangkap 1
Owner
Menerima Proyek
8. Menerima SPLPP dari Marketing
9. Menyetujui SPLPP
10. Mengirimkan Surat Penunjuk Pemenang Pelaksanaan
(SPPP) dan Surat Perjanjian (SP) ke Bagian Marketing
104
Marketing 11. Menerima Surat Penunjuk Pemenang Pelaksanaan (SPPP)
dan Surat Perjanjian (SP) dari penyelenggara tender
12. Mengecek Surat Perjanjian (SP) dengan Surat Penawaran
Lelang Paket Pekerjaan (SPLPP)
13. Menyetujui Surat Perjanjian (SP)
14. Meng-copy Surat Perjanjian (SP)
15. Mengirimkan Surat Perjanjian (SP) otorisasi ke Owner
16. Mengarsip copy-an Surat Perjanjian (SP)
Owner
Marketing
Owner
Menge-cek PHP dengan SPMK
17. Menerima Surat Perjanjian (SP) otorisasi dari bagian
Marketing
18. Mengirimkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ke
bagian Marketing
19. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari Owner
20. Mengecek Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dengan
Permintaan Harga Pekerjaan (PHP)
21. Jika tidak sesuai, mengembalikan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) ke Owner
22. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) yang tidak
sesuai dari Marketing
23. Mengirimkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) revisi
ke bagian Marketing
105
24. Jika sesuai, memberikan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) ke Presiden Direktur.
Presiden Direktur
Mengotorisasi SPMK
25. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari bagian
Marketing
26. Menyetujui Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK).
27. Mengembalikan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
otorisasi ke bagian Marketing.
Marketing
Meng-copy SPMK
28. Menerima Perintah Mulai Kerja (SPMK) otorisasi dari
Presiden Direktur
29. Meng-copy Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) otorisasi
30. Menyerahkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
otorisasi ke Owner
31. Menyerahkan copy-an Perintah Mulai Kerja (SPMK) ke
Manager Operasional
Manager
Operasional
Melaksanakan Kontrak
32. Menerima copy-an Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
dari bagian Marketing
33. Mengecek Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dengan
Penawaran Harga Pekerjaan (PHP)
34. Jika tidak setuju, mengembalikan Surat Perintah Mulai
106
Marketing
Manager
Operasional
Kerja (SPMK) ke bagian Marketing
35. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) tidak
disetujui.
36. Merevisi Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK)
37. Mengirimkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) revisi
ke Manager Operational
38. Jika setuju, menyetujui pelaksanaan kontrak
39. Menghubungi Bagian Purchasing untuk melakukan
permintaan pembelian.
Bagian Purchasing
Supplier
Melakukan Permintaan Penawaran Harga
40. Menerima informasi permintaan pembelian dari Manager
Operasional
41. Memilih Supplier
42. Membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH) 2
rangkap
43. Megirim SPPH rangkap 1 ke Supplier
44. Mengarsip SPPH rangkap 2
45. Menerima SPPH rangkap 1 dari Bagian Purchasing
46. Mengirimkan SPH ke bagian Purchasing
Bagian Purchasing
Melakukan Pembelian
47. Menerima SPH dari Supplier
48. Mengecek SPH dengan SPPH (arsip)
107
Supplier
49. Membuat PO sebanyak 3 rangkap
50. Mengirimkan PO rangkap 1 ke Supplier
51. Menyerahkan PO rangkap 2 ke Bagian Finance
52. Mengarsip PO rangkap 3
53. Menerima PO rangkap 1 dari Bagian Purchasing
54. Mengirimkan invoice DP ke bagian Finance
Bagian Finance
Supplier
Membayar Down Payment (DP)
55. Menerima PO rangkap 2 dari Bagian Purchasing dan
invoice DP dari Supplier
56. Mengecek PO rangkap 2 dengan invoice DP
57. Membayarkan Down Payment 50%.
58. Menginformasikan pembayaran ke Supplier
59. Menerima pembayaran dan informasi dari Bagian Finance
60. Menyiapkan barang, membuat SJ dan Faktur Pembelian
61. Mengirimkan barang, SJ dan Faktur Pembelian dan
kwitansi Down Payment (DP) ke Bagian Purchasing
62. Mengarsip Purchase Order (PO) rangkap 2
Bagian Purchasing
Menerima Barang
63. Menerima Barang, Faktur Pembelian, kwitansi Down
Payment (DP) dan Surat Jalan 2 rangkap dari Supplier
64. Mengecek Barang dengan SJ dan Faktur serta PO rangkap
3 (arsip)
108
Supplier
Bagian Purchasing
65. Jika ada ketidak sesuaian, maka mengembalikan Barang,
SJ dan Faktur ke Supplier
66. Menerima barang, SJ dan faktur yang tidak sesuai dari
bagian Purchasing
67. Merevisi barang, SJ dan Faktur
68. Mengirimkan revisi barang, SJ, dan Faktur ke Bagian
Purchasing
69. Jika sesuai, maka mengotorisasi SJ
70. Mengotorisasi Surat Jalan (SJ)
71. Mengembalikan SJ otorisasi rangkap 2 ke Supplier sebagai
tanda terima barang.
72. Mengarsip Surat Jalan yang di otorisasi rangkap 1
73. Menyerahkan Faktur Pembelian (FB) dan kwitansi Down
Payment (DP) ke Bagian Finance untuk diarsip
Manager
Operational
Melakukan Perintah Kerja
74. Membuat Surat Perintah kerja (SPK) 3 rangkap
75. Menyerahkan Surat Perintah kerja (SPK) rangkap 1 ke
Project Manager
76. Menyerahkan Surat Perintah kerja (SPK) rangkap 2 ke
bagian Purchasing
77. Mengarsip Surat Perintah kerja (SPK) rangkap 3
109
Project Manager
Bagian Purchasing
Project Manager
Merencanakan Proyek
78. Menerima Perintah kerja (SPK) rangkap 1 dari Manager
Operasional
79. Melakukan survey lokasi instalasi
80. Membuat perencanaan instalasi
81. Meng-copy SPK
82. Mengirimkan copy-an SPK ke Teknisi
83. Menunjukkan SPK rangkap 1 ke Bagian Purchasing untuk
mengeluarkan barang.
Bagian Purchasing
Mengeluarkan Barang
84. Menerima SPK rangkap 2 dari Manager Operational
85. Mengecek SPK yang ditunjukan Project Manager dengan
SPK rangkap 2
86. Jika tidak sesuai, mengembalikan SPK rangkap 2 ke
Manager Operasional
87. Memberikan SPK rangkap 2 yang telah di revisi ke
Bagian Purchasing
88. Jika sesuai, maka membuat Surat Jalan (SJ) 2 rangkap
89. Menyerahkan Barang dan Surat Jalan (SJ) 2 rangkap ke
Teknisi
Teknisi
Mengerjakan Proyek
90. Menerima barang dan SJ dari Bagian Purchasing
110
Owner
Teknisi
91. Menyerahkan SJ dan Barang ke area instalasi
92. Menerima SJ dan Barang dari Teknisi
93. Memeriksa SJ dan Barang
94. Mengotorisasi SJ sebagai tanda terima
95. Memberikan SJ rangkap 1 yang diotorisasi ke Teknisi
96. Menerima SJ yang diotorisasi dari Owner
97. Melakukan instalasi
Project Manager
Owner
Melakukan Penyerah Terimaan Pekerjaan
98. Memeriksa hasil pengerjaan instalasi.
99. membuat Berita Acara Serah Terima Pekerjaan (BASTP)
2 rangkap.
100. Memberikan BASTP ke Owner
101. Menerima BASTP dari Project Manager
102. Mengotorisasi BASTP oleh president direktur dan Owner
103. Menyerahkan BASTP rangkap 1 otorisasi ke Owner
104. Mengarsip BASTP rangkap 2
105. Menginformasikan penyelesaian proyek ke bagian
Finance
Bagian Finance
Melakukan penagihan
106. Menerima informasi penyelesaian proyek dari Bagian
Project Manager
107. Membuat Invoice 3 rangkap, Faktur Pajak (FP) 3
111
Owner
rangkap, dan Bukti Kerja (BK) 2 rangkap
108. Mengirimkan Invoice rangkap 1, Faktur Pajak (FP) 2
rangkap, dan Bukti Kerja (BK) rangkap ke 1 ke Owner
109. Menyerahkan Invoice rangkap ke 2, Faktur Pajak (FP)
rangkap ke 3 ke bagian Accounting untuk diarsip
110. Mengarsip Invoice rangkap ke 3
111. Menerima Invoice rangkap 1, Faktur Pajak (FP) 2
rangkap, Surat Setoran Pajak (SSP) PPn dan PPh, dan
Bukti Kerja (BK) rangkap 1 dari Bagian Finance
112. Menyerahkan Faktur Pajak rangkap 2 ke Kantor Pajak
113. Melakukan pembayaran
114. Menginformasikan pembayaran ke Bagian Finance
Bagian Finance
Menerima Pembayaran
115. Menerima pembayaran beserta Faktur Pajak (FP) rangkap
ke 2 yang telah di bayarkan.
116. Menerbitkan Kwitansi Bermaterai 3 rangkap
117. Mengirimkan Kwitansi Bermaterai rangkap 1 ke Owner
118. Menyerahkan Kwitansi Bermaterai rangkap 2 ke Bagian
Accounting untuk dicatat
119. Mengarsip Kwitansi Bermaterai rangkap 3
120. Memberikan Faktur Pajak (FP) rangkap ke 2 ke bagian
Accounting untuk di catat dan diarsip.
112
Bagian Finance
Supplier
Bagian Finance
Presiden Direktur
Membayar Pelunasan Supplier
121. Menerima Invoice pelunasan dari Supplier
122. Melakukan pencocokan antara Invoice dengan PO
rangkap 3 dan kwitansi pembayaran DP.
123. Melakukan pelunasan sisa pembayaran dan
menginformasikan ke Supplier
124. Mengirimkan Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP) ke
Bagian Finance
125. Menerima Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP) dari
Supplier
126. Meminta otorisasi Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP) ke
Presiden Direktur beserta PO rangkap 3
127. Mengotorisasi Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP)
beserta PO rangkap 3
128. Menyerahkan BPP yang telah diotorisasi ke Bagian
Accounting untuk di catat dan diarsip.
Bagian Accounting
Menjurnal
129. Menerima Kwitansi Bermaterai rangkap 2, Faktur Pajak
(FP) rangkap ke 2,Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP)
130. Menjurnal transaksi
131. Mengarsip Kwitansi Bermaterai rangkap 2, Faktur Pajak
(FP) rangkap ke 2,Bukti Pelunasan Pembayaran (BPP).
113
Tabel 3.3 Work Flow Sistem Berjalan (Tender)
Bagian Finance
Membuat Laporan
132. Membuat Laporan Laba Rugi
133. Menyerahkan Laporan Laba Rugi ke Manager
Operasional setiap periode.
114
3.2.6.2 Work Flow Sistem Berjalan (Non Tender)
Actor Activity
Customer
Bagian Marketing
Manager
Operational
Bagian Marketing
Menerima Proyek
1. Mengorder Proyek dan menyerahkan Draft
2. Menerima proyek dan Draft
3. Menyerahkan Draft ke Manager Operational
4. Menerima Draft dari bagian Marketing
5. Melakukan Survey lokasi instalasi
6. Jika proyek tidak layak dikerjakan, maka Draft dikembalikan ke
bagian Marketing
7. Menerima Draft tidak layak dikerjakan dari Manager
Operasional
8. Membatalkan proyek.
9. Jika proyek layak dikerjakan, maka menginformasikan ke bagian
Marketing bahwa proyek diterima
10. Menerima konfirmasi dari Manager Operational proyek diterima
11. Membuat Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) 3 rangkap.
12. Mengirim Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 1 ke
Customer
13. Mengirim Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 2 ke
Manager Operasional
14. Mengarsip Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap ke 3
115
Customer
Bagian Marketing
Customer
Bagian Marketing
Mengecek Perjanjian Kontrak
15. Menerima Penawaran Harga Pekerjaan (PHP) rangkap 1 dari
Bagian Marketing.
16. Mengirim Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) ke Bagian Marketing.
17. Menerima Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perjanjian Mulai
Kerja (SPMK) dari Owner.
18. Mengecek Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perjanjian Mulai
Kerja (SPMK) dengan Penawaran Harga Pekerjaan (PHP)
rangkap 2.
19. Jika tidak sesuai, maka megembalikan Surat Perjanjian (SP) dan
Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ke Customer.
20. Menerima Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) yang tidak sesuai.
21. Menerima Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) revisi ke Marketing.
22. Menerima Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai Kerja
(SPMK) revisi dari Customer.
23. Jika sesuai, maka mengotorisasi Surat Perjanjian (SP)
24. Meng –copy Surat Perjanjian (SP) otorisasi
25. Mengembalikan Surat Perjanjian (SP) otorisasi ke Customer
26. Mengarsip Surat Perjanjian (SP) copy-an
27. Mengirimkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) kepada
Presiden Direktur.
116
Tabel 3.4 Work Flow Sistem Berjalan (Non Tender)
Presiden Direktur
Menyetujui Perjanjian Kontrak
28. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari bagian
Marketing.
29. Mengotorisasi Surat Perjanjian Mulai Kerja (SPMK)
30. Menyerahkan Surat Perjanjian Mulai Kerja (SPMK) yang
diotorisasi ke bagian Marketing.
Bagian Marketing
Mengcopy Perintah Mulai Kerja (SPMK)
dan Surat Perjanjian (SP)
31. Menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari Presiden
Direktur.
32. Mengcopy Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK).
33. Menyerahkan Surat Perjanjian (SP) dan Surat Perintah Mulai
Kerja (SPMK) otorisasi ke Customer.
34. Menyerahkan Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) ke Manager
Operational.
35. Mengarsip Surat Perjanjian (SP) Sign yang di copy.
Selanjutnya sama dengan Workflow Sistem Berjalan (Tender) mulai dari event ke 6
sampai dengan selesai
117
3.3 Analisis Temuan Hasil Survey
Temuan 1 Perusahaan sudah menggunakan komputer namun belum
memiliki sistem informasi akuntansi yang terintegrasi antar
bagiannya, dan pembuatan laporan dan formulir masih dilakukan
secara manual. (Beberapa formulir sudah menggunakan
Microsoft Excel seperti : Surat Penawaran Lelang Paket
Pekerjaan (SPLPP), Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH),
Purchase Order (PO), Surat Perintah Kerja (SPK), Surat Jalan
(SPK), Bukti Acara Serah Terima Proyek (BASTP), Kwintansi
Bermaterai (KB), dan Laporan Rugi / Laba.
Kriteria Menurut Jones dan Rama (2006, p29), although source
documents have detailed information about each event
(manually), data must be organized and stored in the other ways
in order to provide useful information. Yang diterjemahkan
bahwa walaupun dokumen sumber (manual) memiliki informasi
yang mendetail mengenai setiap event , data harus diorganisir
dan disimpan dengan cara yang lain dengan tujuan menyediakan
informasi yang berguna.
Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat – manfaat yang dapat
diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi
dalam menjalankannya proses bisnis diperusahaan.
Akibat Lambatnya arus informasi antar bagian dan dapat terjadi
118
kesalahan informasi.
Rekomendasi Mengembangkan sebuah sistem informasi akuntansi yang
terintegrasi dan digunakan oleh setiap perusahaan untuk
menjalankan proses bisnis.
Temuan 2 Nomor urut pada formulir PHP, SPPH, PO, SPK, Invoice,
Kwitansi, Bukti Kerja, BASTP, serta Faktur Pajak masih ditulis
dengan tangan atau diketik
Kriteria Berdasarkan Mulyadi (2001, p317), untuk menciptakan praktik
yang sehat, formulir dalam perusahaan harus bernomer urut
tercetak.
Sebab Penggunaan dokumen sumber tanpa nomer urut tercetak dimana
dapat memungkinkan suatu transaksi yang dapat dicatat lebih
dari satu kali (ganda).
Akibat Perusahaan sulit menulusuri jika terjadi kesalahan transaksi,
kecurangan dan penyalahgunaan dokumen tersebut.
Rekomendasi Setiap formulir transaksi menggunakan sistem yang secara
otomaatis dapat menampilkan nomer urut yang tercetak pada
dokumen tersebut.
Temuan 3 Tidak adanya Laporan Manajerial yaitu Laporan Pengerjaan
Kontrak dan Laporan Invoice Belum Terbayar, lalu Laporan
Keuangan yaitu Laporan Penerimaan Kas, Jurnal Khusus
119
Penerimaan Kas, serta Laporan Analisis yaitu The Most Often
Contract Working Report, The Most Often Client Report , dan
The Most Often Place Working Report semua laporan tersebut
yang berkaitan dengan proses sehingga manajemen mengalami
kesulitan dalam pengambilan keputusan.
Criteria Menurut Jones dan Rama (2006, p19), Reports are created and
used as interegated part of business process. Reporting involves
aggregating , summarizing and organizing information about
events, agents, and products or service in a variety of ways.
Yang diterjemahkan bahwa laporan dibuat dan digunakan untuk
melengkapi proses bisnis. Pelaporan melibatkan pengumpulan,
peringkasan, dan pengorganisasian informasi mengenai kejadian,
agen, dan barang atau jasa dalam cara yang berbeda.
Sebab Perusahaan belum memperhatikan manfaat – manfaat yang dapat
diperoleh dari penerapan aplikasi sistem informasi akuntansi
dalam menjalankan proses bisnis di perusahaan.
Akibat Memungkinkan pengambilan keputusan yang lambat dan juga
kurang akurat oleh pihak manajemen perusahaan.
Rekomendasi Membangun suatu aplikasi sistem yang dapat membantu
perusahaan dalam menghasilkan Laporan Manajerial yaitu
Laporan Pengerjaan Kontrak dan Laporan Invoice Belum
120
Terbayar, lalu Laporan Keuangan yaitu Laporan Penerimaan Kas
dan Jurnal Khusus Penerimaan Kas serta Laporan Analisis yaitu
The Most Often Contract Working Report, The Most Often
Client Report , dan The Most Often Place Working Report yang
berkaitan dengan proses bisnis perusahaan.
Tabel 3.5 Analisis Temuan Hasil Survey
121
3.4 Identifikasi Kebutuhan Informasi
Berdasarkan metode pengumpulan data yang penulis lakukan pada PT.
Landay Auvi Perdana (LAP), maka dapat diperoleh pemikiran bahwa informasi-
informasi yang dibutuhkan oleh PT. Landay Auvi Perdana (LAP) adalah sebagai
berikut :
1. Informasi mengenai pendapatan dan pengeluaran yang dapat dilihat pada
rancangan laporan penerimaan kas dan pengeluaran berdasarkan kontrak yang
telah dibuat dalam aplikasi.
2. Informasi arus kebutuhan dan pengontrolan barang instalasi yang memadai,
untuk mencapai kontrol yang efektif dalam pengerjaan proyek.
3. Informasi mengenai kontrak- kontrak yang sedang dalam pengerjaan maupun
yang telah selesai dikerjakan untuk dapat dilihat pada rancangan laporan kontrak
per periode pada aplikasi yang telah dibuat.
Berdasarkan analisis hasil temuan, maka didapatkan identifikasi informasi
yang dibutuhkan. Dokumen dan laporan yang dibutuhkan untuk digunakan dalam
Sistem Informasi Akuntansi pada PT. Landay Auvi Perdana (LAP). Antara lain
sebagai berikut :
122
Dokumen :
1. Penawaran Harga Pekerjaan (PHP)
Dokumen yang berisikan data client yang terdiri dari nama, alamat, jenis
service. serta terdapat juga deskripsi barang yang terdiri dari kode barang, nama
barang, berat, daya, frekuensi, ukuran, other, satuan barang, harga satuan,
volume, jumlah harga serta total harga. bukan itu saja dalam penawaran harga
pekerjaan juga terdapat deskripsi service yang berisikan kode service, besar fee
dari harga kontrak, harga service, total harga dan total harga pekerjaan.
2. Kontrak
Dokumen berisikan tanggal mulai, tanggal selesai, Nama Klien, alamat
Klien selain itu juga terdapat deskripsi barang yang terdiri dari kode barang,
nama barang, berat, daya, frekuensi, ukuran, lainnya, daya tahan, harga satuan,
volume, jumlah harga. selain itu terdapat deskripsi servis yang terdiri dari
berisikan kode servis, besar biaya dari harga kontrak, harga servis, total harga
dan total harga pekerjaan dan di sertakan otorisasi Klien dan perusahaan.
3. Surat Perintah Kerja (SPK) berisikan.
Dokumen berisikan Nomor SPK, Tanggal SPK, Nama Teknisi, Proyek,
Target waktu pengerjaan, Jenis Servis, Area Instalasi, Unit Barang, Jumlah
barang, dan Detil Barang.
123
4. Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH)
Dokumen berisikan Nomor SPPH, Tanggal SPPH, Nomor FPP, Tanggal
FPP, Tanggal Butuh, Nama Pemasok, Alamat Pemasok, No. Telpon Pemasok,
Nama Barang, Tipe Barang, Volume, Harga Satuan, Total Harga dan di sertakan
otorisasi bagian Purchasing.
5. Formulir Permintaan Pembelian (FPP)
Dokumen berisikan Nomor FPP, Tanggal FPP, Tanggal Butuh, Tujuan,
Sifat Permintaan, Kode Barang, Nama Barang, dan Jumlah Barang.
6. Pemesanan Pembelian (PO)
Dokumen berisikan Nomor PO, Tanggal PO, Nomor SPPH, Nomor SPH,
Tanggal Butuh, Kode Pemasok, Nama Pemasok, Alamat Pemasok, Kontak
Penghubung, Pembayaran, Kode Barang, Nama Barang, Daya, Frekuensi,
Ukuran, Lainnya,Jumlah dan Harga Barang.
7. Formulir Barang Masuk (FBM)
Dokumen berisikan Nomor FBM, Tanggal Penerimaan Barang, Nomor
PO, Nomor Surat Jalan, Kode Pemasok, Nama Pemasok, Alamat Pemasok, Kode
Barang, Nama Barang, daya, Frekuensi, Ukuran, Warna, Lainnya, dan Unit
Masuk.
124
8. Formulir Barang Keluar (FBK)
Dokumen berisikan Nomor FBK, Tanggal FBK, Nomor SPK, Tanggal
SPK, Tanggal Kerja, Kode Teknisi, Nama Teknisi, Kode Barang, Nama Barang,
Daya, Frekuensi, Warna, Lainnya, dan Unit Keluar.
9. Bukti Pengeluaran Kas (BPK)
Dokumen berisikan Nomor BPK, Tanggal BPK, Nomor PO, Tanggal PO,
No. Faktur, Tanggal Faktur, Kode Pemasok, Nama Pemasok, Alamat Supplier,
Kontak Penghubung, Perihal, Jumlah Tagihan, Jumlah Pembayaran, Tanggal
Pembayaran, Sisa Pembayaran, Jenis Pembayaran, Bank, Nomor Rekening, Atas
Nama, dan Tanggal Transfer.
10. Bukti Acara Serah Terima Barang (BASTP)
Dokumen berisikan Nomor BASTP, Tanggal, Nomor Kontrak Tanggal
Kontrak, Pekerjaan, Tanggal Serah terima, Bulan, Tahun, Pihak Pertama, Pihak
Kedua, Tanggal Serah, Nomor Surat Perjanjian, Tanggal Perjanjian, dan Harga
Pekerjaan.
11. Invoice
Dokumen berisikan Nomor Invoice, Tanggal Faktur, Nomor Kontrak,
Kode Klien, Nama Klien, Alamat, Atas Nama, Pekerjaaan, tanggal Mulai,
125
Tanggal Selesai, Status Pekerjaan, Tagihan, Terbilang, Kontak Penghubung,
Nomor Rekening, dan Atas Nama.
12. Faktur Pajak (FP)
Dokumen berisikan data- data pada Faktur Pajak Standar.
Laporan terbagi atas 3 yaitu :
1. Laporan atas Manajerial : Laporan Pengerjaan Kontrak
a. Laporan Pengerjaan Kontrak : berisikan informasi tentang data
pengerjaan kontrak yang dikerjakan dalam periode enam bulan.
2. Laporan yang ditujukkan untuk Financial : Laporan Penerimaan Kas ,
Laporan Jurnal Penerimaan Kas dan Laporan Faktur Belum Terbayar.
a. Laporan Penerimaan Kas : Laporan yang berisiskan tentang
penerimaan kas yang berasal dari aktivitas pembayaran dalam periode
enam bulan.
b. Laporan Jurnal Penerimaan Kas : Laporan yang berisiskan tentang
penerimaan kas yang berasal dari aktivitas pembayaran dalam belntuk
jurnal dalam periode enam bulan.
c. Laporan Faktur Belum Terbayar : berisikan tentang informasi
mengenai Faktur yang telah diterbitkan perusahaan namum belum
terbayar oleh Klien dalam periode enam bulan.
126
3. Laporan Analisis : Laporan Kontrak yang Paling Sering, Laporan Tempat
Pengerjaan yang Paling Sering, dan Laporan Klien yang Paling Sering.
a. Laporan Kontrak yang Paling Sering : Laporan yang berisikan tentang
pengerjaan konrak yang sering dalam periode enam bulan.
b. Laporan Tempat Pengerjaan yang Paling Sering : Laporan yang
berisikan tentang wilayah pengerjaan kontrak yang sering dilakukan
dalam periode satu bulan.
c. Laporan Klien yang Paling Sering : Laporan yang berisikan tentang
Klien yang sering melakukan order pekerjaan dalam periode enam
bulan.
