9

BAB 2

LANDASAN TEORI

2.1 Teori Umum

2.1.1 Sistem Informasi

2.1.1.1 Pengertian Sistem Informasi

Pada setiap perusahaan diperlukan adanya sistem informasi

manajemen untuk mengatur arus kegiatan dan informasi dalam

perusahaan yang bersangkutan. Sistem informasi adalah kombinasi

antar prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang

diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam suatu organisasi. (Alter,

1992).

Dengan kata lain, sistem informasi adalah sekumpulan elemen

atau komponen yang saling terkait yang mengumpulkan (input),

memanipulasi (process), menyimpan, dan menyebarkan (output) data

dan informasi yang memberikan umpan balik untuk memenuhi tujuan

tertentu . (Stair & Reynolds, 2011).

Maka sistem informasi yang dirancang untuk membantu

pencapaian sasaran startegis perusahaan dapat menciptakan

keunggulan bersaing di pasar. Selain itu, menurut (Laudon & Jane

Price, 2006)sistem informasi adalah komponen-komponen yang saling

berkaitan yang bekerja bersama-sama untuk mengumpulkan,

mengolah, menyimpan, dan menampilkan informasi untuk

mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengaturan, analisa,

dan visualisasi pada sebuah organisasi.

Berdasarkan pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa

sistem informasi terbentuk dari beberapa komponen yang berbeda

yang bekerja secara berkesinambungan untuk mencapai tujuan sebuah

organisasi. Sistem informasi memiliki peran dalam menunjang

kegiatan bisnis operasional, menunjang manajemen dalam

pengembilan keputusan, dan menunjang keunggulan strategis

kompetitif. Tanpa adanya sistem informasi yang baik, maka

perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan dan

bersaing dengan para kompetitornya.

10

2.1.1.2 Komponen Sistem Informasi

Menurut (O'Brien & Marakas, 2006)Sistem Informasi (SI)

dapat berupa gabungan antara people, hardware, software,

communications networks, data resources, and policies and

procedures yang menyimpan, mengambil, mengubah, dan

menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

Komponen dasar pada sistem informasi yaitu(Rainer, Prince,

& Cegielski, Introduction to Information Systems , 2015)

1. Hardware: terdiri dari perangkat seperti, processor, monitor,

keyboard, dan printer. Secara bersama perangkat ini menerima,

memproses, dan menampilkan data dan informasi.

2. Software: merupakan program atau kumpulan yang

memungkinkan hardware untuk memproses data

3. Data: merupakan kumpulan dari file atau tabel berisikan data

4. Network: adalah sistem penghubung (wireline or wireless) yang

mengizinkan kompuer yang berbeda untuk berbagi sumber

5. Procedures: merupakan sebuah instruksi untuk menggabungkan

komponen di atas untuk memproses informasi dan menghasilkan

output yang diinginkan

6. People: merupakan orang- orang yang menggunakan perangkat

keras dan perangkat lunak, antarmuka dengan ini, atau yang

menggunakan output.

Maka untuk membentuk sistem informasi yang baik, dari

semua komponen tersebut akan saling berinteraksi dan berkaitan erat

satu sama lain untuk membentuk suatu kesatuan untuk mencapai

sebuah tujuan.

2.1.1.3 Jenis-jenis Sistem Informasi

Menurut (O'Brien & Marakas, 2006) aplikasi sistem informasi

yang diterapkan di dunia bisnis saat ini dapat diklasifikasikan dalam

beberapa cara yang berbeda. Misalnya, beberapa jenis sistem

informasi dapat diklasifikasikan sebagai operasi (Support of business

operation) atau (Support of managerial decision making). Dukungan

11

operasi bisnis seperti sistem pemrosesan transaksi, sistem

pengendalian proses dan sistem kolaborasi Enterprise (sistem otomasi

Kantor). Dukungan pengambilan keputusan manajerial seperti sistem

informasi manajemen, sistem pendukung keputusan dan sistem

informasi eksekutif.

2.1.1.3.1 Types of Information Systems Table

Tabel 2.1 Jenis- jenis sistem informasi (Rainer, Prince, & Cegielski, Introduction to

Information Systems , 2015)

Type of System Function Example

Functional area

IS

Support the activities

within specific functional

area

System for processing

payroll

Transaction

processing

System

Process transaction data

from business events

Wal-Mart checkout point-

of-sale terminal

Enterprise

resource

planning system

Integrate all functional

areas of the organization

Oracle, SAP

Office

automation

system

Support daily work

activities of individuals

and groups

Microsoft Office

Management

information

System

Produce reports

summarized from

transaction data, usually

in one functional area

Report on total sales for

each customer

Decision support

system

Provide access to data

and analysis tools

“What-if” analysis of

changes in budget

Expert system

Mimic human expert in a

particular area and make

a decision

Credit card approval

analysis

Executive Present structured, Status of production by

12

Type of System Function Example

information

System

summarized information

about aspects of business

important to executives

product

Supply chain

management

System

Manage flows of products,

services, and

Wal-Mart Retail Link

system connecting

suppliers to Wal-Mart

Electronic

commerce system

Enable transactions

among organizations and

between organizations and

customers

www.dell.com

Berdasarkan tabel diatas:

i. Functional Area Information System (FAIS) adalah sebuah sistem

yang menyediakan informasi ke manager di area fungsional dalam

rangka mendukung tugas-tugas manajerial dari perencanaan,

mengelola, dan mengontrol operasi.

ii. Transaction Processing System (TPS) merupakan sebuah sistem

yang menjalankan, memonitor, menyimpan, dan memproses data

transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis.

iii. Enterprise Resource Planning(ERP) adalah sistem informasi yang

mengambil pandangan proses bisnis dari organisasi secara

keseluruhan untuk mengintegrasikan perencanaan, manajemen, dan

penggunaan semua sumber daya organisasi untuk meningkatkan

kinerja perusahaan.

iv. Office Automation System (OAS) merupakansistem komputer yang

digunakan untuk mengotomatisasi dan mendukung kegiatan yang ada

di perusahaan

v. Management Information System (MIS) adalah sistem informasi

pada management-level sebuah organisasi yang melayani fungsi-

fungsi perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan yang

dibuat dengan menyediakan ringkasan rutin dan laporan periodik.

13

vi. Decision Support System (DSS) interaktif sistem informasi berbasis

komputer yang menggunakan model keputusan dan database khusus

untuk mendukung kegiatan pengambilan keputusan bisnis dan

organisasi

vii. Expert System (ES) merupakan yang mengapdosi pengetahuan

manusia ke komputer yang dirancang agar dapat menyelesaikan suatu

permasalahan tertentu seperti yang biasa dilakukan oleh para ahli.

viii. Executive Information System (EIS) sistem informasi berbasis web

yang interaktif, ditujukan khusus untuk memudahkan dan mendukung

para manajemen dalam melakukan berbagai macam data analisis

secara rinci yang membantu pembuatan keputusan semi terstruktur

dan tidak terstruktur.

ix. Supply Chain Management System (SCM) adalah serangkaian

kegiatan yang meliputi koordinasi, penjadwalan, dan pengendalian

terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk

ataupun layanan jasa kepada pelanggan dan pengolahan informasi

mulai dari customer hinggasupplier.

x. Electronic Commerce System (ECS) merupakan kegiatan seperti,

pembelian, penjualan, pemasaran barang dan jasa

melalui sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau

jaringan komputer lainnya.

2.1.2 Enterprise Resource Planning (ERP)

2.1.2.1 Definisi ERP

Menurut (O'Brien & Marakas, 2006) Enterprise Resource

Planning (ERP) What do Microsoft, Coca-Cola, Cisco, Eli Lilly,

Alcoa, and Nokia have in common ? unlike most businesses, which

operate on 25-year-old back-office systems, there market leaders

reengineered their businesses to run at breaknec speed by

implementing a transactional backbone called enterprise resource

planning (ERP), these companies credut their ERP systems with

having helped them reduce inventories, shorten cycle times, lower

cost, and improve overall operations. Kutipan dari O’Brien &

Marakas ini berbicara tentang pemimpin pasar di luar sana yang

14

mengunggulkan sistem mereka dengan mengadopsi ERP sistem untuk

melakukan improve dari sistem mereka.

Menurut (Olson D. L., 2004), Enterprise Resource Planning

(ERP) adalah sistem perangkat lunak yang memiliki dampak luar

biasa pada komputasi organisasi. ERP menawarkan keuntungan

teknologi, proses, efisiensi, keuangan, strategis, dan organisasi melalui

sistem komputasi yang berbeda dan beragam.

Menurut (Rainer, Prince, & Cegielski, 2015), Enterprise

Resource Planning systems dirancang untuk memperbaiki kekurangan

komunikasi antar area fungsional IS. Sistem ERP menyelesaikan

masalah ini dengan mengintegrasikan area fungsional IS melalui

database umum. Untuk alasan ini, para ahli mengkredit sistem ERP

dengan produktivitas organisasi yang semakin meningkat. Sistem ERP

mengadopsi tampilan proses bisnis dari sumber daya organisasi,

menggunakan platform perangkat lunak dan database umum.

15

Gambar 2.1 ERP System

Berdasarkan teori di atas mengenai Enterprise Resource

Planning, adalah sebuah sistem berbasis modul yang berfungsi untuk

mengintegrasikan dan mengeffisienkan proses bisnis di sebuah

enterprise berdasarkan Functional Area Information Systems (FAIS)

nya secara Transparancy dan Real-time.

2.1.2.2 Advantages of Enterprise Resource Planning

Menurut (Rainer, Prince, & Cegielski, 2015), Manfaat utama

ERP dibagi kedalam beberapa kategori:

• Organizational flexibility and agility. Seperti yang telah Anda

lihat, sistem ERP memecah banyak departemen dan fungsional

area dari proses bisnis, sistem informasi, dan sumber informasi.

Dengan cara ini, mereka membuat organisasi lebih fleksibel,

tangkas, dan adaptif. Oleh karena itu, organisasi dapat merespons

16

dengan cepat perubahan kondisi bisnis dan memanfaatkan peluang

bisnis baru.

• Decision Support. Sistem ERP memberikan informasi penting

mengenai kinerja bisnis di area fungsional. Informasi ini secara

signifikan meningkatkan kemampuan manajer untuk membuat

keputusan yang lebih baik dan tepat waktu.

• Quality and efficiency, Sistem ERP mengintegrasikan dan

memperbaiki proses bisnis organisasi, menghasilkan peningkatan

yang signifikan dalam kualitas produksi, distribusi, dan layanan

pelanggan.

2.1.3 System Applications and Products (SAP)

Systems, Applications, and Products in Data Processing (SAP)

merupakan software package yang dapat meminimalisasi kompleksitas dan

menjalankan bisnis dengan kemampuan computing yang lebih real-time

(Anderson, 2011).

SAP adalah suatu software Enterprise Resource Planning (ERP) yang

dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan

kegiatan operasionalnya sehari-hari secara efisien dan efektif.

2.1.3.1 Sejarah SAP

Pada awalnya SAP berdiri pada tahun 1972 di Weinheim,

German oleh 5 mantan karyawan IBM yaitu, Hasso Plattner, Dietmar

Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira, dan Hans-Werner- Hektor.

SAP diluncurkan pada awalnya dengan singkatan (System Analysis

and Program Development). Dengan tujuan mengembangkan aplikasi

software standar untuk proses bisnis yang real-time. Pada tahun 1973

software pertama akutansi keuangan selesai dibuat, yaitu RF system.

RF sistem ini berfungsi sebagai landasan dalam pengembangan modul

perangkat lunak lain yang sedang berlangsung dari sistem yang

selanjutnya dikenal sebagai R/1 system.

Pada tahun 1977 SAP pindah dari Weinheim ke Walldorf.

Untuk pertama kalinya SAP mengimplementasikan system mereka

untuk customer diluar Jerman.

17

Pada tahun 1979 SAP memulai mengoperasikan dengan

servernya sendiri, Siemens7738. Pemeriksaan yang mendalam

terhadap sistem control database dan dialog IBM membuat SAP

menciptakan SAP R/2. Sistem SAP R/2 ini dikemas secara real-time

dan mengintegrasikan semua fungsi bisnis perusahaan.

Dengan terus berkembangnya SAP pada tahun 1991 SAP

mempertunjukan R/3 untuk pertama kalinya. Dengan menggunakan

konsep client-server, pada standar aplikasi software memungkinkan

bisnis berjalan lebih efisien di seluruh dunia. Pada saat ini SAP

semakin berkembang real-time berpindah ke Web dan sekitarnya

seperti: cloud computing, mobile, in-memory computing. Membuka

untuk akses data real-time di mana saja.

Dengan inovasi lanjutan membuat SAP menjadi pemimpin

dalam Cloud computing dan jaringan bisnis e-commerce. Dengan

diluncurkannya SAP S/4HANA, SAP memperkenalkan perangkat

lunak enterprise generasi berikutnya. (SAP01 Fundamental, 2006).

2.1.3.2 Modul-Modul SAP

18

Gambar 2.2 Modul SAP ERP

Sumber: Concepts in Enterprise Resource Planning 4th Edition, 2013

SAP module solution software terdiri dari modul functional

berikut:

1. SAP Sales and Distribution (SD) module:

Salah satu modul terpenting dalam SAP. SD dapat memantau

sejumlah aktivitas yang terjadi dalam organisasi. Mencatat sales

order dan jadwal pengiriman. Juga informasi mengenai pelanggan

(pricing, address and shipping instructions, billing details, and so

on) semuanya di maintain dan diakses dari modul ini

2. SAP Material Management (MM) module:

Modul ini berkaitan dengan pergerakan material dari mengatur

adanya bahan baku dan kemudian penyimpanan bahan baku, dari

gudang sampai diproses hingga penyimpanan barang yang telah

jadi.

3. SAP Production Planning(PP) module:

19

Modul ini mengelola informasi produksi. Pada modul ini jadwal,

perencanaan dan aktivitas produksi dicatat

4. SAP Quality Management (QM) module:

Membantu dalam pengelolaan kualitas dalam produksi di seluruh

proses dalam sebuah organisasi. Modul ini membantu organisasi

untuk mempercepat bisnis mereka dengan mengadopsi cara

terstruktur dan fungsional unuk mengelola kualitas dalam berbagai

proses.

5. SAP Plant Maintenance (PM) module:

Modul PM Mengelola pemeliharaan sumber daya dan membantu

organisasi terkait perencanaan terhadap maintenance sumber daya,

agar berkurangnya kerusakan kelengkapan peralatan.

6. SAP Asset Management(AM) module:

Modul ini membantu perusahaan untuk pengelolaan optimal ase

fisik organisasi agar memaksimalkan nilai

7. SAP Human Resource (HR)module:

Modul ini digunakan untuk meningkatkan proses kerja dan

pengelolaan data di dalam department sumber daya manusia

(SDM) perusahaan. Dari memperkerjakaan seseorang,

mengevaluasi kinerja, mengelola promosi, kompensasi,

penanganan gaji dan akivitas terkait SDM lainnya.

8. SAP Project System(PS)module:

Adalah perangkat lunak manajemen proyek yang terintegrasi

dengan komponen lain dari sistem SAP Enterprise Resource

Planning (SAP ERP)

9. SAP Finance Accounting(FI)module:

20

Pada modul ini membantu karyawan mengelola transaksi keuangan

di dalam perusahaan secara terkendali dan mengintegrasikan

semua informasi untuk pengambilan keputusan strategis yang

efektif.

10. SAP Controlling(CO) module:

Adalah modul SAP yang mendukung dalam proses perencanaan

kerja, pelaporan dan pemantauan operasi bisnis. Memungkinkan

optimalisasi semua proses dalam suatu organisasi. Modul ini

mengendalikan arus bisnis dalam organisasi

11. SAP Workflow(WF) module:

Modul ini tidak mengotomatisasi fungsi bisnis yang spesifik.

Tetapi, ini dapat digunakan untuk mengotomatisasi beberapa dari

aktivitas di SAP ERP. Workflow ideal untuk bisnis proses yang

bukan aktivitas harian. Tapi itu cukup sering terjadi agar workflow

layak untuk diimplementasikan. Seperti, mempersiapkan faktur

pelanggan.

2.1.4 Accelerated SAP

Metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat

terbaru yang diperkenalkan oleh SAP untuk implementasi sistem SAP yang

cepat dalam sebuah organisasi. ASAP adalah pendekatan implementasi

terstruktur dan dapat membantu Anda mencapai implementasi yang lebih

cepat dengan penerimaan pengguna yang lebih cepat, peta jalan yang

terdefinisi dengan baik, dan dokumentasi yang efisien pada berbagai tahap.

(Kale, 2000).

ASAP merupakan rincian perencanaan proyek oleh SAP yang

mendeskripsikan semua aktivitas dalam sebuah implementasi. Mencakup

seluruh area teknis untuk mendukung teknis proyek manajemen dan

menangani masalah seperti interface, data conversion dan otorisasi lebih awal

dari pada kebanyakan implementasi tradisional.

21

ASAP roadmap terdiri dari 5 tahap yaitu, project preparation, business

blueprint, realization, final preparation, and go-live—and supports

continuous change.

a. Tahap 1 Project preparation, persiapan perencanaan dan

penilaian kesiapan dari organisasi. Pada tahapan ini juga digunakan

untuk menentukan:

• Kesepakatan penuh bahwa semua pengambil keputusan

perusahaan berada di belakang proyek

• Tujuan proyek yang jelas

• Proses pengambilan keputusan yang efisien

• Budaya perusahaan yang mau menerima perubahan

Fase Project Preparation (Kale, 2000)

1) Project Planning

1. Prepare Project Charter

2. Define Implementation Strategy

3. Define Project Organization

4. Prepare Project Plan

5. Prepare Training Plan

2) Project Standards and Procedures

1. Define Project Management Standards and Procedures

2. Define Implementation Project Standards and

Procedures

3. Define System Landscape Strategy

3) Project Kick-Off

4) Infrastructure Requirements Planning

1. Define Infrastructure Requirements

2. Benchmark Hardware

3. Procure Initial Hardware

4. Order Remote Connection

5) Quality Check Project Preparation Phase

6) Signoff Project Preparation Phase

22

b. Tahap 2 Blueprint,(Kale, 2000) berkaitan dengan dokumentasi

dan finalisasi requirement. Anggota tim dan konsultan melakukan

wawancara dan lokakarya di berbagai area kegiatan untuk

memastikan persyaratan berbagai proses bisnis. Fungsi yang

disediakan oleh R / 3 ditunjukkan dengan menggunakan Information

and Design Education (IDES) dan didukung oleh kuesioner dan

diagram proses dari R / 3 Business Engineer. Setiap celah dalam

menangani persyaratan fungsional diidentifikasi dan solusi yang tepat

dieksplorasi dan dirancang. Hasil akhir dari tahap ini adalah dokumen

business blueprint, yang merincikan proses TO BE, termasuk

representasi tertulis dan gambar dari struktur perusahaan dan proses

bisnis. Setelah ini disetujui, blueprint adalah dasar untuk semua fase

selanjutnya.

Fase Business Blueprintantara lain

1) Blueprint Phase

• Review Project Preparation

• Conduct Project Team Status Meetings

• Conduct Steering Committee Meetings

• Preparing for the Business Blueprint Phase

2) Organizational Change Management

• Create Business Impact Map

• Complete the Baseline Risk Assessment

• Develop a Sponsorship Strategy

• Establish the Communications Framework

• Establish the Skills Development Process

• Implement the Know-how Transfer Process

3) Project Team Training

4) Establish Development System Environment

• Create Technical Design

• Set up Development Environment

• Maintain the System Administration System

• Initialize the IMG

23

5) Define the Business Organization Structure

6) Business Process Definition

• Prepare for Business Process Workshops

• Conduct General Requirements Workshop

• Conduct Business Process Workshops

• Conduct Detailed Process Workshops

• Prepare Business Blueprint

• Review and Approve the Business Blueprint

• Prepare End-User Training and Documentation Plans

7) Quality Check Business Blueprint Phase

8) Signing off the Business Blueprint Phase

c. Tahap 3 Realization, berdasarkan business blueprint, 2 tahap

proses dimulai mengkonfigurasi sistem R3. Pertama sistem

baseline akan dikonfigurasi. Kedua, sistem disetel untuk

memenuhi semua persyaratan proses bisnis. Karena pada awalnya

konfigurasi didasarkan pada blueprint, baseline sistem

memberikan sebuah real-worldview bagaimana transaksi bisnis

akan benar- benar berjalan.

d. Tahap 4 Final Preparation pada fase ini, sistem R3 telah selesai

di setting dengan baik. Perlu penyesuaian yang dibuat untuk

mempersiapkan sistem dan bisnis untuk produksi start up. Maka

pengujian akhir sistem akan dilakukan dan end-user training

sudah dilaksanakan. Dan initial audit procedures dikembangkan.

e. Tahap 5 Go-Live pada tahap ini prosedur dan measurements

dikembangkan untuk dilihat kembali manfaat investment R3

secara berkelanjutan. SAP support dan services akan disediakan

untuk memastikan bahwa sistem akan berjalan dengan

lancer.(Motiwalla & Thompson, 2012)

24

Maka dapat disimpulkan bahwa ASAP merupakan metodologi

implementasi SAP ini berisikan roadmap, panduan langkah- langkah yang

membantu agar implementasi SAP memberikan hasil yang efektif, efisien dan

optimal terutama dalam hal waktu, biaya, kualitas, kesesuaian dengan

kebutuhan serta pemanfaatan sumber daya yang ada.

2.1.5 Data Integration

Menurut (Lenzerini, 2002), “Data integration is the problem of

combining data residing at different sources, and providing the user with a

unified view of these data. The problem of designing data integration systems

is important in current real world applications, and is characterized by a

number of issues that are interesting from a theoretical point of view”.

Dengan ada nya integrasi data, perusahaan dapat menangani berbagai

masalah yang muncul dan mampu menyediakan ketepatan informasi untuk

setiap departement dalam perusahaan.

2.1.6 Perancangan Data Warehouse

Langkah dalam membangun data warehouse menurut (Conolly &

Begg, 2015) yang dikutip dari Ralph Kimball yang dikenal dengan The

Dimensional Modeling Stage of Kimbal’s Business Dimensional Lifecycle.

Berikut adalah langkah- langkah tersebut.

1. Select Business Process

Memilih proses berarti menentukan subjek utama. Subjek utama merujuk

pada suatu kegiatan bisnis perusahaan yang dapat menjawab semua

pertanyaan bisnis yang penting serta memiliki ciri-ciri tertentu. Misalnya

adalah proses penjualan.

2. Declare Grain

Memilih grain berarti menentukan apa yang akan diwakili atau

dipresentasikan oleh sebuah tabel fakta. Setelah menentukan grain dari

tabel fakta, selanjutnya dapat ditentukan tabel-tabel dimensi yang

berhubungan dengan tabel fakta tersebut. Grain pada tabel fakta juga

menentukan grain tabel dimensi. Pada kasus ini grain bisa diperoleh dari

invoice yang dikeluarkan kepada pembeli.

25

3. Choose Dimensions

Mengidentifikasi dan menghubungkan tabel dimensi dengan tabel fakta.

Dimensi merupakan kumpulan sudut pandang yang penting untuk

menggambarkan fakta-fakta yang terdapat pada tabel fakta. Sebagai

contoh adalah dimensi customer, waktu, dan jenis produk.

4. Identify Facts

Grain dari suatu tabel fakta menentukan fakta-fakta yang bisa digunakan.

Pada tahap ini, tentukan measure yang dibutuhkan pada tabel fakta.

Informasi apa saja yang ingin dibutuhkan.

5. Choosing the Duration of the database

Durasi waktu dari data-data yang akan dimasukkan ke dalam data

warehouse akan ditentukan pada tahap ini. Misalnya, data perusahaan dua

tahun lalu atau lebih diambil dan dimasukkan ke dalam tabel fakta.

6. Tracking slowly changing dimensions

Dimensi dapat berubah dengan lambat dan menjadi sebuah

masalah.Terdapattigatipe dasar dari perubahan dimensi yang lambat,

yaitu:

• Menulis ulang atribut yang berubah.

• Membuat record baru pada dimensi.

• Membuat suatu atribut alternatif untuk menampung nilai yang baru.

2.1.7 Implementasi sistem (Jenis-jenis implementasi)

Pada akhirnya, pengujian akan selesai, tim proyek dan proyek

manager akan bertanggung jawab untuk memastikan bahwa sistem tersebut

akan diimplementasikan secara sukses.

Pengimplementasian ini membutuhkan pendekatan secara taktikal.

Memilih metode implementasi yang benar sangat lah mempengaruhi proyek

schedule dan budget.Menurut(Markchewka, 2015) Secara umum ada 3 jenis

implementasi: (a) direct cutover, (b) parallel, (c) phased.

26

a) Direct Cutover

Old system

New system

Target date

Gambar 2.3 Direct CutoverApproach

Pendekatan direct cutover, bisa digunakan untuk menukar produk atau

sistem yang sudah ada. Singkatnya, produk atau sistem yang lama di matikan

secara langsung dan produk atau sistem yang baru di implementasi atau di

hidupkan secara langsung. Secara umum, target, atau pelepasan tanggal nya

akan di sepakati terlebih dahulu dan produk atau sistem baru tersebut akan

langsung di gantikan dengan yang lama.

Pendekatan ini juga sesuai digunakan saat pelepasan produk atau

sistem, saat kecepatan implementasi adalah sesuatu yang critical, atau saat

produk atau sistem yang sebelumnya sangat lah tidak layak untuk dipakai dan

harus segera diganti. Direct cutover juga cocok digunakan pada saat sistem

tidak mission critical dengan begitu kegagalan tidak menimbulkan masalah

yang besar pada perusahaan. Meskipun begitu tetaplah penting dipastikan

bahwa produk atau sistem baru itu telah dilakukan tes secara benar agar

semua tim proyek akan secara percaya untuk melepaskannya dan jika

memang akan terjadi masalah, masalah yang timbul tersebut bukanlah

masalah yang besar.

Memang ada beberapa keuntungan dari pendekatan direct cutover,

tetapi ada juga beberapa jumlah resiko sering terjadi yang membuat

pendekatan ini jarang dijadikan yang favorit, kecuali pada saat pendekatan ini

memang benar di rencanakan dengan sangat berhati-hati. Meskipun direct

27

cutover cepat tetapi bukan berarti pendekatan ini tidak akan timbul masalah.

Bisa di bayangkan pendekatan ini seperti berjalan di tali tanpa tali pengaman.

Memang mungkin kita akan lebih bisa mencapai ke ujung tali berikut nya

secara cepat, tetapi bukan tanpa resiko yang besar. Kemudian, mungkin tidak

akan jalan mundur nya setelah sistem lama dimatikan dan sistem baru

dinyalakan. Dan hasilnya, perusahaan akan mengalami penundaan besar,

kostumer dan user yang frustasi, kehilangan pendapatan, dan deadline yang

terlewatkan. Tekanan akan memastikan bahwa semua akan berjalan dengan

lancer atau menghadapi kostumer atau user yang marah atau stakeholder

akan membuat proyek team mengalami stress yang sangat besar.

b) Parallel

Old system

New system

Target date

Gambar 2.4 Parallel Approach

Seperti yang di ilustrasikan oleh gambar 2.4, pendekatan parallel pada

implementasi memungkinkan produk atau sistem yang baru dan yang lama

berjalan secara bersamaan sementara. Pada akhirnya, perusahaan akan

bertukar seluruhnya dari yang lama ke baru. Pendekatan parallel sangat cocok

digunakan pada saat kegagalan atau kesalahan pada produk atau sistem akan

menimbulkan pengaruh yang besar pada perusahaan. Meskipun pendekatan

paralel akan lebih tidak menimbulkan stres kepada tim proyek, tetapi akan

28

menimbulkan stres kepada customer atau user yang menggunakan produk

atau sistem tersebut. Untuk contoh, apabila seorang user atau pekerja yang

dulunya berkerja hanya menggunakan sistem yang lama, tetapi untuk

sekarang dia harus menggunakan kedua sistem tersebut yang lama dan yang

baru, itupun jika tidak ada terjadi permasalahan. Tetapi ketika terjadinya

permasalahan antara kedua sistem tersebut akan menyebabkan user atau

pekerja tersebut akan membutuhkan waktu yang lebih untuk penyelesaikan

perkerjaanya dan hal ini akan menimbulkan suasana perkantoran yang tidak

nyaman kepada siapapun yang terkena.

Pada lain hal, beberapa perusahaan memiliki dua versi dari produk

atau sistem tersebut yang bisa digunakan oleh customer atau user nya. Tetapi

pada akhir nya hal ini akan menimbulkan support, perawatan, dan

pengeluaran karena kedua jenis produk atau sistem tersebut berjalan secara

bersamaan.

c) Phased

Target date Target dateTarget date

Old system

New system

Phase 1 Phase 2 Phase 3

Gambar 2.5 Phased Approach

Pendekatan Phased, produk atau sistem dikeluarkan secara permodul

atau beberapa bagian dari perusahaan seperti yang di ilustrasikan pada

gambar 2.5. Contohnya, sebuah perusahaan mungkin akan mengimplementasi

sistem enterprise resource planning (ERP) dengan pertama membeli dan

29

memasang komponen jurnal umum, lalu akun hutang, dan akun piutang dan

seterusnya.

Pendekatan phased mungking akan cocok pada saat pengenalan

software system yang baru kepada beberapa bagian dari perusahaan. Ketika

melakukan upgrage OS, IT department bisa melakukan upgrage dari

departemen ke departemen berdasarkan schedule yang sudah disebarkan.

Dalam hal ini, tanggal target setiap departemen akan memungkinkan

departemen untuk merencanakan sesuai schedule tersebut. Pendekatan

phased ini akan memungkinkan tim proyek belajar dari pengalaman selama

implementasi awal agar untuk implementasi berikut nya akan bisa berjalan

dengan mulus. Dan bisa juga untuk tim proyek melakukan development

produk atau sistem menggunakan Agile, akan bisa secara berjalan

menambahkan fitur produk atau penambahan fungsional untuk setiap

pelepasan produk berikutnya.

Meskipun pendekatan phased akan memakan lebih banyak waktu dari

pendekatan direct cutover, ini mungkin akan lebih kurang beresiko and akan

jauh lebih mudah untuk dikelola.

2.1.8 SAP Business Warehouse (BW)

SAP BW merupakan “a real-time data warehouse powered by the

SAP HANA in-memory database. SAP BW integrates and accelerates your

core data warehousing capabilities. Rely on a single version of the truth,

access decision-ready business intelligence, and fast-track your operations”

(SAP.com).

(Khan, 2005)Business Warehouse (BW) adalah alat analisis dan

pelaporan yang bisa digunakan untuk menganalisa data yang ada dan

historical di SAP sebaik dari yang bukan SAP sistem. Pada dasarnya ini

berdasarkan teknologi OLAP(Online Analytical Processing), dimana

memungkinkan untuk menganalisa data pada dimensi yang berbeda. Ini juga

digunakan pada non-OLAP teknologi untuk akses dan analisa data.

BW adalah data warehouse arsitektur yang lengkap, dengan metadata

dan performance dan alat administrasi, yang telah di kembangkan pada

metodologi yang terbukti. Merupakan data warehouse unggulan yang tidak

memerlukan tim ahli professional untuk membangun atau merawatnya. BW

30

menyediakan semua manfaat yang terkait data warehouse konvensional, yang

tercantum di bagian selanjutnya, dalam organisasi yang telah menerapkan

SAP BW meyediakan integrasi yang ketat dengan sistem sumber utamanya,

sistem transaksi r/3 yang menjalankan bisnis perusahaan, dan juga membanu

mengatasi keterbatasan pelaporan sap.

Data di SAP BW dikelola dengan bantuan alat terpusat yang dikenal

dengan SAP BI Administration Workbench. Platform BI menyediakan

infrastruktur dan fungsi yang meliputi

1. Prosesor OLAP

2. Metadata repository

3. Proses perancangan dan fungsi lainnya

SAP Business Intelligence (BI) berarti menganalisis dan melaporkan

data dari sumber data yang berbeda. Ini memungkinkan Anda memperoleh

data dari beberapa sumber data, pementasan data, yang selanjutnya dapat

didistribusikan ke berbagai sistem BI. Sistem SAP BI dapat bekerja sebagai

sistem target untuk transfer data atau sistem sumber untuk pendistribusian

data ke berbagai target BI.

Keuntungan dari data warehouse:

Implementasi dari data warehouse menyediakan berbagai keuntungan untuk

perusahaan, seperti dapat:

1. Memfasilitasi pengintegrasian dalam lingkungan yang ditandai dengan

aplikasi yang tidak terintegrasi,

2. Mengintegrasikan data perusahaan antar berbagai fungsi,

3. Mengintegrasikan data luar sebaik data internal,

4. Mendukung strategi dan rencana jangka panjang bisnis,

5. Mendukung taktikal keputusan day-to-day,

6. Memungkinkan wawasan tentang tren bisnis dan peluang bisnis,

7. Mengatur dan menyimpan data historis yang diperlukan untuk analisis,

8. Menyediakan akses ke data historis, memperpanjang selama bertahun-

tahun,

9. Menyediakan informasi yang lebih akurat dan lengkap,

10. Memperbaiki pengetahuan tentang bisnis,

11. Memungkinkan cost-effective untuk pengambilan keputusan,

31

12. Memungkinkan perusahaan untuk memahami pelanggan mereka, dan

kebutuhan mereka sebaik kompetior.

13. Menambah kepuasan pelayanan pelanggan,

14. Menyediakan keunggulan kompetitif,

15. Membantu menghasilkan pendapatan baru (pelanggan baru), mengurangi

biaya (memperbaiki proses) dan memperbaiki garis bawah(keuntungan),

16. Membantu memperluas basis pelanggan,

17. Merampingkan proses bisnis dan memberikan dukungan keputusan untuk

berbagai proses bisnis, seperti manufaktur,

18. Menyediakan akses pelaporan yang mudah untuk end-users,

19. Menyediakan akses yang tepat waktu untuk informasi perusahaan,

20. Memungkinkan pengguna untuk menganalisa data dari berbagai sisi,

menggunakan alat akses front-end yang tangguh

21. Mengurangi ketergantungan users pada IT sebaik mereka dapat cepat

membuat laporannya

22. Menghasilkan ROI 100-400 perses di tahun pertama jika data warehouse

didesain dan diimplementasikan dengan baik

2.1.9 ETL (Extract, Transform, and Load)

Sistem Extract-Transform-Load (ETL) adalah fondasi dari data

warehouse. Sistem ETL yang dirancang dengan baik akan mengekstrak data

dari sumber data, menerapkan standar kualitas dan konsistensi data,

menyesuaikan data sehingga sumber terpisah dapat digunakan bersamaan,

dan akhirnya memberikan data dalam format presentasi-siap sehingga

pengembang aplikasi dapat membuat aplikasi dan akhir pengguna bisa

membuat keputusan.

Proses ETL dimulai dari persiapan dari reformatting, reconciling dan

cleansing sumber data.

• Reformatting: sumber data yang berada di berbagai sumber file dan

source database, masing-masing dengan formatnya sendiri, akan

disatukan menjadi sebuah format yang sama selama proses ETL.

• Reconcilling: sejumlah besar data dalam organisasi yang terdapat

redudansi, inkonsistensi akan ditemukan dan di reconciled selama proses

ETL.

32

• Cleansing: dirty data akan ditemukan selama analisis data dan

prototyping akan dilakukan pembersihan selama proses ini.

a. Extract: program harus mengetahui sumber file atau sumber database

yang tercatat sebagai data redundant. Sebagai contoh, elemen sumber

data yang sama (data pelanggan) bisa ada di puluhan sumber

file/database. dalam kasus tersebut harus sort, dan di konsolidasikan.

(Kimball & Ross, 2013).

Extract merupakan langkah pertama dalam proses untuk mendapatkan

data ke dalam data warehouse environment. Mengekstrak berarti

membaca dan memahami data dan menyalin data yang dibutuhkan ke

dalam sistem ETL untuk manipulasi lebih lanjut. Dalam hal ini data

milik data warehouse.(T. Moss & Atre, 2003).

b. Transform: setelah data di ekstraksi ke sistem ETL, maka ada banyak

potensial transformasi, seperti membersihkan data ( mengoreksi salah

eja, menyelesaikan konflik domain, berurusan dengan elemen yang

hilang, atau parsing ke dalam format standar) menggabungkan data

dari berbagai sumber, dan data de-duplicating. Sistem ETL

menambahkan nilai pada data dengan pembersihan dan penyesuaian

ini dengan mengubah data dan meningkatkannya. Kegiatan ini juga

bisa di arahkan untuk menciptakan diagnose metadata, yang nantinya

mengarah pada reengineering proses bisnis untuk memperbaiki

kualitas data dalam sumber sistem dari waktu ke waktu. (T. Moss &

Atre, 2003).

c. Loadmerupakanlangkah akhir dari proses ETL adalah penataan

physical dan loading data ke dalam model dimensi di area presentasi.

Karena misi utama dari sistem ETL adalah menyerahkan table

dimensi dan table fakta dalam delivery step. (Kimball & Ross, 2013).

Load data ini dapat dilakukan dengan dua cara

• Dengan memasukkan baris baru ke dalam table

• Dengan menggunakan DBMS load utility untuk melakukan bulk

load. ini akan jauh lebih efisien menggunakan load utility dari

33

DBMS, dan kebanyakan organisasi memilih pendekatan itu. (T.

Moss & Atre, 2003)

Sistem ETL membuat atau menghancurkan data warehouse. Meski

membangun sistem ETL adalah aktivitas back office yang tidak begitu terlihat

oleh pengguna akhir, namun dengan mudah mengkonsumsi 70 persen sumber

daya yang dibutuhkan untuk implementasi dan pemeliharaan data warehouse.

Sistem ETL menambahkan nilai signifikan pada data. Ini jauh lebih

dari hanya proses penarikan untuk mengeluarkan data dari sumber data dan

masuk ke data warehouse. Secara khusus, sistem ETL:

• Menghapus kesalahan dan mengoreksi data yang hilang

• Menyediakan ukuran kepercayaan yang terdokumentasi dalam data

• Menangkap arus data transaksional untuk penyimpanan

• Menyesuaikan data dari berbagai sumber untuk digunakan bersamaan

• Struktur data dapat digunakan oleh end-user tools.

Membangun sistem ETL sangat menantang karena sangat dibatasi

oleh kenyataan yang tidak dapat dihindari.

Tim ETL harus hidup dengan persyaratan bisnis, format dan

kekurangan data sumber, sistem warisan yang ada, keahlian staf yang

tersedia, dan kebutuhan user yang terus berubah (dan legitimasi). Jika faktor-

faktor ini tidak cukup, anggarannya terbatas, jendela pemrosesan-waktu

terlalu sempit, dan bagian penting dari bisnis tersebut berhenti berjalan jika

sistem ETL tidak mengirimkan data ke gudang data.

Dua hal dasar yang harus diingat saat membangun sistem ETL: proses

Perencanaan & Desain dan proses aliran data. Pada tingkat tertinggi, mereka

cukup sederhana. Keduanya berkembang secara tertib dari kiri ke kanan

dalam diagram(Kimball & Caserta, 2004).

Gambar 2.6 The Planning and Design Thread

34

Two-Layer Architecture

Requirement untuk pemisahan memainkan peran mendasar dalam

menentukan arsitektur khas untuk sistem data warehouse. Meskipun biasanya

disebut two-layer architecture untuk menyoroti pemisahan antara sumber

fisik dan gudang data yang sebenarnya, sebenarnya terdiri dari empat tahap

arus data berikut:

1. Source layer sistem data warehouse menggunakan sumber data yang

heterogen. Data tersebut awalnya disimpan ke database relasional

perusahaan atau database legacy1, atau mungkin berasal dari sistem

informasi di luar tembok perusahaan.

2. Data staging data yang disimpan ke sumber harus diekstraksi,

dibersihkan untuk menghilangkan inkonsistensi dan mengisi kesenjangan,

dan terintegrasi untuk menggabungkan sumber heterogen menjadi satu

skema umum. Alat yang disebut Extract, Transform, and Load (ETL)

dapat menggabungkan skema heterogen, mengekstrak, mengubah,

membersihkan, memvalidasi, menyaring, dan memasukkan data sumber

ke dalam gudang data. Secara teknologis, tahap ini membahas masalah

yang khas untuk sistem informasi terdistribusi, seperti pengelolaan data

yang tidak konsisten dan struktur data yang tidak sesuai(Wang, 2008).

3. Data warehouse layer Informasi disimpan ke satu gudang tunggal yang

terpusat secara logic: gudang data. Gudang data dapat diakses secara

langsung, namun dapat juga digunakan sebagai sumber untuk membuat

data mart, yang sebagian mereplikasi konten gudang data dan dirancang

untuk departemen perusahaan tertentu. Meta-data Repository menyimpan

informasi tentang sumber, prosedur akses, pementasan data, pengguna,

data mart skema, dan sebagainya.

4. Analysisdata pada layer ini, data yang terintegrasi secara efisien dan

fleksibel diakses untuk menerbitkan laporan, menganalisis secara dinamis

informasi, dan mensimulasikan skenario bisnis hipotetis. Berbicara secara

teknologis, ia harus menampilkan navigator data agregat, pengoptimalan

kueri kompleks, dan GUI yang user-friendly.

35

Gambar 2.7 Two-layer architecture for a data warehouse systems

Semua data disimpulkan. Data mart dapat dilihat sebagai gudang data

lokal kecil yang mereplikasi (dan menjumlahkan sebanyak mungkin) bagian

dari gudang data utama yang diperlukan untuk domain aplikasi

tertentu(Golfarelli & Rizzi, 2010). Daftar berikut merangkum semua manfaat

Two-layer architecture, di mana sebuah gudang data memisahkan sumber

dari aplikasi analisis(Wang, 2008):

1. Dalam sistem data warehouse, informasi berkualitas selalu tersedia,

walaupun akses ke sumber ditolak sementara untuk alasan teknis atau

organisasi.

2. Permintaan analisis gudang data tidak mempengaruhi pengelolaan

transaksi, keandalan yang sangat penting bagi perusahaan untuk bekerja

dengan baik pada tingkat operasional.

3. Gudang data terstruktur secara logis sesuai model multidimensional,

sedangkan sumber operasional umumnya didasarkan pada model

relasional atau semi-terstruktur.

36

4. Ketidakcocokan dalam hal waktu dan perincian terjadi antara sistem

OLTP, yang mengelola data saat ini pada tingkat detail maksimum, dan

sistem OLAP, yang mengelola data historis dan ringkasan.

5. Gudang data dapat menggunakan solusi desain khusus yang ditujukan

untuk optimalisasi kinerja analisis dan aplikasi laporan.

2.1.10 Fit/Gap Analysis

Menurut (Bateson & Hoffman, 2011)Fit/Gap Analysis digunakan

untuk menganalisis setiap bagian atau area fungsional di dalam sebuah proses

bisnis untuk mencapai sebuah tujuan yang spesifik. Fit/Gap Analysis

bertujuan untuk menentukan kebutuhan-kebutuhan user dalam mendukung

jalannya proses bisnis pada PT. Berau Coal.Pada tahap ini akan dilakukan

penentuan terhadap kondisi dari proses bisnis dan kebutuhan system,

menentukan apakah proses bisnis dan kebutuhan system mengalami kondisi

yang fit (f),partial fit (p), dan gap (g). Kemudian menampilkan ranking

(High/ Medium/ Low) dari suatu proses yang mengalami fit (f), partial fit (p),

dan gap (g) yang bertujuan untuk mengetahui perbaikan yang harus segera

dilakukan pada bagian yang bersangkutan.

Keterangan Fit/Gap Analysis:

1. Kolom “User Requirement” menjelaskan kebutuhan- kebutuhan

userterhadap sistem yang seharusnya berjalan pada PT. Berau Coal.

2. Kolom “Description” berisi tentang rincian kegiatan proses bisnis yang

sedang berjalan pada PT. Berau Coal.

3. Kolom “Rank” mendeskripsikan tingkat prioritas setiap kebutuhan yang

akan menggambarkan kebutuhan yang akan lebih difokuskan dan di

prioritaskan pada PT. Berau Coal. Kolom ini berisi salah satu dari ketiga

kategori berikut ini :

37

Tabel 2.2 Ranking Fit/Gap Analysis

Peringkat Penjelasan

High (H) Merupakan kebutuhan yang memiliki skala kritis yang tinggi atau sangat penting dalam kegiatan proses reporting pada PT.Berau Coal. Tanpa adanya kebutuhan ini maka proses bisnis tidak dapat berjalan sampai dengan selesai.

Medium (M) Kebutuhan yang tidak harus dipenuhi, namun jika dipenuhi akan memberikan nilai tambah yang signifikan terhadap proses bisnis yang sedang berjalan di PT. Berau Coal.

Low (L) Kebutuhan yang baik apabila dipenuhi oleh PT. Berau Coal , tetapi hanya memberikan nilai tambah terhadap proses bisnis yang sedang berjalan

4. Kolom “Degree of Fit” menjelaskan tingkat kesesuaian antara user

requirement dengan proses bisnis berjalan pada PT.Berau Coal. Kolom

ini berisi salah satu dari ketiga kategori berikut ini :

Tabel 2.3 Degree of Fit

Peringkat Penjelasan

Fit (F) User Requirement pada PT.Berau Coal seluruhnya dapat dipenuhi oleh software proses bisnis berjalan

Gap (G) Software proses bisnis berjalan sama sekali tidak dapat memenuhi user requirement pada PT.Berau Coal secara keseluruhan

Partial (P)

Software proses bisnis berjalan memiliki fungsi yang dapat memenuhi kebutuhan dengan baik, tetapi dapat diberikan alternatif lain agar dapat memenuhi user requirement pada PT. Berau Coal secara maksimal

5. Kolom “Evaluation” berisi tentang evaluasi proses bisnis yang sedang

berjalan pada PT. Berau Coal

6. Kolom “Recommendation” berisi tentang usulan atau rekomendasi

alternatif yang dapat digunakan untuk menjawab kebutuhan user pada

PT.Berau Coal.

38

Menurut Pol dan Paturkar (2011: 2), Fit/Gap Analysis (FGA) adalah

metodologi yang digunakan untuk membandingkan proses bisnis dengan

fungsi sistem dimana akan di lakukan evaluasi dan di urutkan prioritasnya

untuk melihat pencapaian apakah terjadi kecocokan (Fit) dan kesenjangan

(Gap).

Menurut (Bateson & Hoffman, 2011)dalam penggunaan Gapanalysis

dengan service quality, terdapat 5 quality perspective dari service quality

yaitu:

Tabel 2.4 Penggunaan Gapanalysis dengan service quality

Sumber: (Bateson & Hoffman, 2011)

No Jenis Gap Penjelasan

1 Service Gap

mengidentifikasi kan bahwa

adanya perbedaan antara

harapan dan keinginan yang di

inginkan oleh pelanggan

dengan keadaan yang telah

mereka terima sekarang.

2 Knowledge Gap

pengharapan yang diinginkan

oleh pelanggan dan

pengharapan yang diinginkan

oleh manajemen prusahaan

3 Standard Gap

terjadinya ketidak seimbangan

antara persepsi manajemen

perusahaan dengan pelanggan.

4 Delivery Gap

Ke adaan pada saat terjadinya

persepsi yang diinginkan

manajemen perusahaan kepada

pelanggan dengan keadaan

yang telah terjadi sebenarnya di

prusahaan tersebut.

39

No Jenis Gap Penjelasan

5 Communication

Gap

Keadaan terjadinya antara

kesenjangan pelanggan dengan

komunikasi yang terdapat atau

yang dimiliki oleh perusahaan

tersebut, dalam hal ini adalah

mengantarkan informasi yang

akurat, tepat dan jelas kepada

pelanggan mengenai produk

atau jasa yang di tawarkan.

Tujuan utama Fit/gapanalysis berfungsi memastikan setiap proses

telah dilaksanakan berdasarkan metode yang efektif dan efisien. Analisis ini

juga memberikan rekomendasi berupa perintah-perintah, dan tampilan yang

membutuhkan penyesuaian kebijakan pada setiap proses bisnis untuk

menjamin hasil yang sesuai dengan target. Gapanalysis bertujuan untuk

mengidentifikasi gap antara alokasi optimal dan integrasi dari input, dan

tingkat alokasi pada saat ini. Ini membantu perusahaan dalam menyediakan

pemahaman mengenai area-area yang dapat ditingkatkan. Gapanalysis

merupakan pembelajaran formal mengenai apa yang akan dilakukan oleh

bisnis dan kemana kita akan berada pada masa yang akan datang. Adapun

tujuan dari analisa Fit/gap adalah:

1. Langkah awal untuk menentukan penyesuaian (customization) yang

diperlukan

2. Memastikan sistem yang baru memenuhi kebutuhan proses bisnis

perusahaan

3. Memastikan bahwa proses bisnis akan menjadi “Best Practice”

4. Mengidentifikasi permasalahan yang membutuhkan perubahan kebijakan.

2.1.10.1 Langkah-langkah Fit/Gap Analysis

(Bens, 2012)) terdapat enam langkah-langkah untuk

melakukan Gap analysis adalah sebagai berikut:

1. Langkah 1: Mengidentifikasi keadaan di masa yang akan datang.

Menggunakan alat untuk memvisualisasikan atau pendekatan lain

40

yang menghasilkan gambaran yang lebih rinci bagaimana

keinginan suatu kelompok di masa depan.

2. Langkah 2: Mengidentifikasi keadaan sekarang. Mendeskripsikan

Fitur komponen yang sama seperti masa yang akan datang dan

harus sangat terperinci. Menuliskan ide-ide yang dihasilkan di

bagian sisi kiri ruang kerja.

3. Langkah 3: Meminta anggota untuk bekerja dengan mitra untuk

mengidentifikasi kesenjangan (Gap) antara masa sekarang dan

masa depan. Tanyakan pertanyaan seperti: “apa perbedaan masa

sekarang dana masa yang akan datang?”, “apa yang menjadi

beban atau kendala untuk mencapai yang diinginkan?”

4. Langkah 4: Ketika mereka selesai mambahasnya, berbagi ide

kepada seluruh kelompok dan menuliskan kesenjangan (Gap)

yang ada antara masa sekarang dan yang akan datang.

5. Langkah 5: Ketika menyadari adanya kesenjangan (Gap), bagi

kelompok besar membentuk kelompok-kelompok kecil.

Memberikan setiap kelompok kecil tersebut satu atau lebih item

kesenjangan untuk mencari pemecahan masalah atau tindakan

perencanaan.

6. Langkah 6: mengumpulkan kembali seluruh kelompok untuk

mendengarkan rekomendasi atau rencana tindakannya. Mintalah

anggota untuk menyetujui, lalu kemudian membuat mekanisme

tindakan selanjutnya.

2.1.11 Risk Management

Risiko focus kepada on what can go wrong atau what must go right.

Menganalisa kemungkinan yang terjadi dan risiko setiap alternative pada

tahap ini berperan sebagai screening process untuk mengesampingkan

alternative apapun yang tidak layak untuk di kerjar. Risk Impact table adalah

sebuah tools yang sangat bermanfaat untuk menganalisa dan memprioritaskan

berbagai macam ancaman untuk proyek(Markchewka, 2015). Manfaat dari

table ini adalah agar bisa terlihat dengan secara garis besar semua

kemungkinan kegagalan yang akan terjadi dengan memprioritaskan

berdasarkan analisa risiko mana yang paling bahaya dan risiko mana yang

41

masih bisa di golongkan dalam lingkup acceptable level.Menurut (Jr, Brad, &

Casey , 2015) risiko adalah probabilitas bahwa ancaman akan berdampak

pada sumber informasi, tujuan Risk Management adalah untuk

mengidentifikasi, mengendalikan, dan meminimalisir dampak dari ancaman.

2.1.12 Designing the ETL Process Flow

Sebelum alur proses ETL dapat dirancang (atau disempurnakan),

spesifikasi transformasi ETL yang rinci untuk ekstraksi data, transformasi,

dan rekonsiliasi harus dikembangkan, mengingat bahwa mereka akan

menentukan aliran proses. Cara yang umum untuk mendokumentasikan

spesifikasi transformasi ETL adalah dalam dokumen pemetaan sumber-ke-

sasaran, yang bisa berupa matriks atau spreadsheet.

Dokumen pemetaan sumber-ke-sasaran harus mencantumkan semua

tabel dan kolom BI beserta tipe dan panjang datanya. Ini harus memetakan

elemen data sumber yang berlaku ke kolom, dan harus menunjukkan file

sumber dan sumber database tempat elemen sumber data diekstraksi.

Akhirnya, dan yang terpenting, dokumen harus menentukan logika

transformasi untuk setiap kolom.

Diagram Alir Proses ETL

Setelah dokumen pemetaan sumber-ke-target selesai, pengembang

pengembang ETL, dengan bantuan administrator database dan analis kualitas

data, harus merancang alur proses ETL. (T. Moss & Atre, 2003).

2.1.13 Metadata

Untuk mendokumentasikan makna dari data yang terdapat dalam

gudang data, disarankan untuk membuat struktur informasi spesifik, yang

dikenal sebagai metadata, yaitu data yang menjelaskan data. Metadata

menunjukkan untuk setiap atribut data warehouse sumber asli data, artinya

dan transformasi yang menjadi sasarannya. Dokumentasi yang disediakan

oleh metadata harus terus diperbarui, untuk merefleksikan modifikasi apapun

dalam struktur data warehouse. Dokumentasi harus dapat diakses langsung

oleh pengguna gudang data, idealnya melalui browser web, sesuai dengan

42

hak akses yang berkaitan dengan peran masing-masing analis. Secara khusus,

metadata harus melakukan tugas informatif berikut ini:

• Dokumentasi struktur gudang data: tata letak, pandangan logis, dimensi,

hierarki, data turunan, lokalisasi data mart;

• Dokumentasi silsilah data, diperoleh dengan memberi tag sumber data

dari mana data diekstraksi dan dengan menggambarkan transformasi yang

dilakukan pada data itu sendiri;

• Daftar yang menyimpan statistik penggunaan gudang data, dengan

menunjukkan berapa banyak akses ke lapangan atau pandangan logis

yang telah dilakukan;

• Dokumentasi tentang arti umum dari data warehouse sehubungan dengan

domain aplikasi, dengan memberikan definisi istilah yang digunakan, dan

sepenuhnya menggambarkan properti data, kepemilikan data dan

kebijakan pemuatan.(Vercellis, 2009).

2.2 Kerangka Pikir

Kerangka pikiran pada penulisan ini dimulai dari observasi sistem reporting

yang berjalan pada PT Berau coal. Observasi ini dilakukan juga dengan cara

interview kepada user yang bersangkutan. Dari analisa sistem reporting yang

berjalan pada PT Berau Coal ini maka selanjutnya perumusan latar belakang,

masalah dan ruang lingkup yang ada pada proses reporting yang ada pada PT Berau

Coal dijelaskan.

43

Project Preparation

Gambar 2.8 Project Preparation

Blueprint

Gambar 2.9 Blueprint

Kerangka pikiran pada penulisan ini merupakan dasar dari alur proses

bagaimana proyek ini akan dilaksanakan. Dimulai dari penentuan tim proyek yang

44

nanti nya akan terlibat mengerjakan proyek ini. Setelah proyek tim terbentuk maka

akan dilakukannya meeting yang akan membahas mengenai penentuan latar belakang

penulisan ini, tujuan, ruang lingkup, dan metode penelitian yang akan digunakan

nantinya. Selanjutnya adalah pengumpulan userrequirement untuk penelitian ini.

Pengumpulan requirement ini dilakukan dengan observasi dan interview dengan

narasumber yang bersangkutan dengan proses reporting tersebut. Setelah

requirement telah dikumpulkan maka selanjutnya adalah menganalisa sistem

reporting yang berjalan sebelumnya pada PT Berau Coal. setelah dianalisa maka

sudah dapat diidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem tersebut. Setelah

ditemukannya permasalahan yang ada pada sistem reporting tersebut maka akan

dilakukannya analisa solusi alternatif dan pemlihan solusi dari permasalahan

tersebut. Selanjutnya tahapan blueprint menggunakan metode fit gap analysis. Fit

gap analysis dilakukan untuk mengetahuimengenai kondisi sebenarnya yang sedang

berjalan di perusahaan tersebut, yang bertujuan agar perusahaan dapat mengetahui

apakah proses bisnis yang mereka lakukan sudah berjalan secara optimal untuk

memaksimalkan kinerja dari perusahaan. Setelah melakukan analisa fit gap maka

maka akan dilanjutkan ke tahap perancangan sistem to be berdasarkan fit gap yang

telah dilakukan.