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www.nddconnect.com.br 01 Automação de Entrada para SAP ESTE DOCUMENTO APRESENTA UMA VISÃO GERAL SOBRE A SOLUÇÃO DE AUTOMAÇÃO DE ENTRADA PARA SAP Automação SAP R/3 – Características Técnicas NECESSIDADE PERCEBIDA As empresas têm a necessidade de automação para Plataforma SAP R/3, visando a redução continua das operações de processos: Redução de digitação dos documentos de entrada física e fiscal, permitindo que através dessa solução consigam eficiência em OPEX e também a redundância de entrada e conferência das informações; Empresas que possuem vários sites produtivos/ distribuição têm a necessidade de visão gerencial e abrangente em relação aos diversos tipos de XMLs que chegam através dos meios eletrônicos; Real necessidade de nossos clientes e parceiros em relação à automação dos processos eletrônicos de forma antecipada. Garantia de que todo o processo físico iniciado com a chegada do veículo na portaria da empresa, esteja em total conformidade com a legislação fiscal, assim, não haverá nenhum risco tributário ao proceder com o processamento de entrada física e fiscal dentro do ERP SAP R/3; Termo Compliance, extremamente desejado pelas empresas. CONTEXTO DE APLICAÇÃO E UTILIZAÇÃO Elaborado em um conceito de cockpit com meneumônicos, permite um processamento intuitivo, com o máximo de automação. Totalmente desenvolvido utilizando ABAP Objects com HTML e Java, oferecendo facilidades de programação, resultando em um sistema estável e flexível. O método de configuração avançada, bem como o estudo minucioso dos objetos nativos dos sistemas R/3 e ECC da SAP, em conjunto com as melhores práticas do mercado (Meneumônicos), resultaram em uma solução com grande diferencial, estável e de fácil configuração para novos processos de compras.

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Automação de Entrada para SAPESTE DOCUMENTO APRESENTA UMA VISÃO GERAL SOBRE ASOLUÇÃO DE AUTOMAÇÃO DE ENTRADA PARA SAP

Automação SAP R/3 – Características Técnicas

NECESSIDADE PERCEBIDA

As empresas têm a necessidade de automação para Plataforma SAP R/3, visandoa redução continua das operações de processos:

• Redução de digitação dos documentos de entrada física e fiscal, permitindo que através dessa solução consigam eficiência em OPEX e também a redundância de entrada e conferência das informações; • Empresas que possuem vários sites produtivos/ distribuição têm a necessidade de visão gerencial e abrangente em relação aos diversos tipos de XMLs que chegam através dos meios eletrônicos; • Real necessidade de nossos clientes e parceiros em relação à automação dos processos eletrônicos de forma antecipada. Garantia de que todo o processo físico iniciado com a chegada do veículo

na portaria da empresa, esteja em total conformidade com a legislação fiscal, assim, não haverá nenhum risco tributário ao proceder com o processamento de entrada física e fiscal dentro do ERP SAP R/3;

• Termo Compliance, extremamente desejado pelas empresas.

CONTEXTO DE APLICAÇÃO E UTILIZAÇÃO

Elaborado em um conceito de cockpit com meneumônicos, permite um processamento intuitivo, com o máximo de automação. Totalmente desenvolvido utilizando ABAP Objects com HTML e Java, oferecendo facilidades de programação, resultando em um sistema estável e flexível. O método de configuração avançada, bem como o estudo minucioso dos objetos nativos dos sistemas R/3 e ECC da SAP, em conjunto com as melhores práticas do mercado (Meneumônicos), resultaram em uma solução com grande diferencial, estável e de fácil configuração para novos processos de compras.

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OPORTUNIDADE:Desenvolver um sistema com qualidade e diferenciado, que tenha a capacidade de suprir a necessidade do mercado na análise de divergências nos documentos de saída/entrada quando há informações insuficientes ou incorretas exigidas por decretos/leis, entregando um produto com rapidez, bom preço e honestidade. Como diferencial, o produto oferece a possibilidade de comparar as divergências fiscais hoje entre os processos, tanto de saída como de entrada (NFS-e, NF-e, CT-e ou MDF-e).

OBJETIVO DA SOLUÇÃO:

Permitir o controle e automação total dos processos de recebimento de documentos fiscais de uma empresa e acompanhar todos os fluxos pelos quais os documentos eletrônicos são submetidos para entrada no sistema, atendendo todas as exigências da legislação fiscal nacional vigente.A solução de Automação de Entrada para SAP foi desenhada para atender a gestão e recebimento dos documentos fiscais eletrônicos e atendimento conforme a legislação brasileira.

DESCRIÇÃO BÁSICA DO PRODUTO:

A quantidade de informações produzidas pelas empresas cresce vertiginosamente, gerando cada vez mais documentos. Aliado a isto, surge a necessidade de cumprir com as obrigatoriedades determinadas pela SEFAZ - Secretarias da Fazenda e Prefeituras.

Diante dessa realidade, as empresas têm buscado recursos e novas tecnologias a fim de otimizar seus processos, garantindo segurança e confiabilidade aos dados.

Para atender a essas exigências, foi desenvolvida a solução nddConnect-Automação de Entrada para SAP, que permite controle e automação total dos processos e acompanhamento de todos os fluxos pelos quais os documentos eletrônicos são submetidos para entrada no sistema.

PRINCIPAIS ÁREAS ENVOLVIDAS:

• SuprimentosGestão de recebimento de Notas Fiscais mercantis e de Serviços Eletrônicas (NF-e e NFS-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônico (MDF-e);

• TecnologiaInterfaces para comunicação, para envio e recepção das informações e segurança da informação de cadastros;

• Fiscal e Tributário;Escrituração correta, retenções de serviços tomados e prestados, retenções de circulação de mercadoria e serviços e retenções na fonte e contribuição previdenciária.

CENÁRIO ATUAL (AS IS):

• Nos processos de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e) e Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos (MDF-e) são criados arquivos XML com todas as informações pertinentes às negociações que são realizadas. Esses arquivos são assinados digitalmente e substituem os documentos impressos nos formulários contínuos;

• Como esses arquivos existem somente nos meios eletrônicos foram desenvolvidos o DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica), o DACTE (Documento Auxiliar de Conhecimento de Transporte Eletrônico) e a NFS-e que serve como representação do arquivo XML. O DANFE, DACTE e NFS-e são impressos através de impressoras com papel comum, não possuem validade jurídica e são utilizados para representar a mercadoria a ser entregue ou serviço prestado;

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• Os documentos fiscais emitidos contra a empresa podem ter seus dados em bases locais como SEFAZ e Prefeitura, além de terem diferentes formatos que são dependentes do seu local de origem, podendo ter sua versão eletrônica via XML, via papel ou apenas seu documento auxiliar via PDF;

• Atualmente, para notas fiscais de serviço não há a possibilidade de se realizar uma conferência sobre os documentos eletrônicos emitidos contra a empresa de forma automatizada. Quando há esta conferência, ela é efetuada manualmente e existe a possibilidade de erros de digitação durante a emissão das entradas fiscais no SAP NFS-e, pois na maioria das vezes o que os usuários têm em mãos são as Notas Fiscais de Serviço em papel ou arquivo PDF.

CENÁRIO PROPOSTO (TO BE):

• A solução foi desenvolvida para atender as necessidades das empresas, visando garantir a emissão e o recebimento através SAP dos documentos fiscais, consultando informações da SEFAZ/Prefeitura para posterior lançamento contábil;

• Através de uma transação “Z” é realizado o acesso a um monitor de registros de documentos fiscais emitidos pela/contra a EMPRESA no SAP. Fora desenvolvido um cockpit inicial para selecionar com qual tipo de documento o usuário irá trabalhar naquele momento. Com o tipo de documento selecionado uma tela de seleção será exibida a fim de filtrar e ordenar as informações a serem obtidas neste instante;

• Após a decisão do usuário, onde será verificado qual tipo de documento está sendo tratado (NFS-e, NF-e, CT-e ou MDF-e), será possível efetuar a conciliação destes registros com a lista de documentos válidos da SEFAZ/PREFEITURA e conferir se as saídas/entradas estão corretas para cada registro atribuído neste monitor no SAP.

DESCRIÇÃO DETALHADA DA SOLUÇÃO/PRODUTO E SEUS SUBPRODUTOS:

O nddConnect- Automação para entrada SAP é a solução completa atendendo a necessidade da gestão de emissão e recepção dos documentos fiscais conforme legislação brasileira. Esta solução contempla:

• Desenvolvido na linguagem nativa do SAP (ABAP);• Flexibilidade para Alteração e Exclusão;• Validação da estrutura do arquivo XML na saída e da entrada no SAP;• Desenvolvido um Cockpit Geral para emissão/recepção dos documentos, onde o usuário deverá selecionar o tipo de documento com o qual irá se trabalhar e efetuar a validação das estruturas e dos dados na emissão/recepção das informações vindas da ou emitidas para a SEFAZ e/ou Prefeitura;• Desenvolvido Monitor para NF-e/CT-e para gestão de emissão e recebimento deste tipo de documento;• Desenvolvido Monitor para NFS-e para gestão de emissão e recebimento deste tipo de documento;• Desenvolvido Monitor para Manifesto do Destinatário para gestão e emissão deste tipo de documento;• Comunicação via Web service com a SEFAZ e Prefeituras - esse processo irá validar o certificado digital que o contribuinte forneceu, para que seja possível fazer o processo de emissão e recebimento do arquivo ‘XML’;• Leitura via OCR - esse processo irá verificar NFS emitidas em papel e transformá-las em arquivo XML, para que seja possível realizar o processo de recebimento do arquivo ‘XML’;• Armazenamento dos arquivos XML validados com sucesso - esses arquivos ficarão disponíveis para visualização na transação, que poderá ser visualizado na tela ou impresso;• Possibilidade de visualização e criação de DANFE / DACTE / NFS-e por meio de botão existente no cockpit da solução durante todo o processo;

FUNCIONALIDADES ESPERADAS:

• Recebimento e transmissão de arquivos via Web Service;• Leitura de documentos via OCR;• Interface amigável com o usuário;• Segurança;• Manutenção;• Validação dos arquivos;• Armazenamento de informações.

REQUISITOS DE QUALIDADE:

• Facilidade de Uso;• Interface amigável;• Recepção e transmissão de dados de forma segura;• Facilidade de manutenção;• Facilidade para instalação;• Documentação detalhada;• Qualidade do Processo (verificações e validações).