AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN LINEA ESTRATEGICA … · cÓdigo proceso seguimiento y evaluacion a la gestion versiÓn s -seg ft 007 01 formato informe de auditoria pÁgina: 3 de 39

PROCESO

SEGUIMIENTO Y EVALUACION A

LA GESTION

CÓDIGO S-SEG-FT-007

VERSIÓN 01

FORMATO INFORME DE AUDITORIA PÁGINA: 1 de 39

VIGENTE DESDE 13/11/2014

AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN

LINEA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZ – VIGENCIA 2015

OFICINA DE CONTROL INTERNO

BOGOTA, JULIO DE 2016

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Contenido

1. INTRODUCCIÓN

2. CRITERIOS DE LA AUDITORIA

3. OBJETIVOS

4. ALCANCE

5. EQUIPO DE TRABAJO

6. METODOLOGIA APLICADA

7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR

8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES

9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

9.1 GESTION CONTRACTUAL

9.2 EJECUCION PRESUPUESTAL

9.3 ADMINISTRACIÓN DE LA LINEA ESTRATÉGICA

9.4 METAS DE LA LINEA ESTRATÉGICA

9.5 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS

9.6 OBSERVACIONES

9.7 NO CONFORMIDADES

9.7.1 Etapa Precontractual

9.7.2 Planeación en la Ejecución de los Recursos

9.7.3 Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia

9.7.4 Indicadores de Gestión

9.7.5 Obligaciones Contractuales

9.7.6 Sistema de Información - SIMI

9.7.7 Ruta de Atención Estratégica Jóvenes en Paz – Etapas de Ingreso

9.7.8 Cumplimiento de Metas y Objetivos

9.7.9 Diseño de Metas para la Línea Estratégica

9.7.10 Gestión Documental

9.8 RECOMENDACIONES

10. CONCLUSIONES

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AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN - LINEA ESTRATÉGICA JOVENES EN PAZ

VIGENCIA 2015

1. INTRODUCCIÓN

El Plan de Desarrollo de Bogotá Humana tiene como objetivo general mejorar el desarrollo humano de

la ciudad, dando prioridad a la infancia y adolescencia con énfasis en la primera infancia y aplicando un

enfoque diferencial en todas sus políticas. Se busca que en Bogotá se reduzcan todas las formas de

segregación social, económicas, espaciales y culturales, por medio del aumento de las capacidades de la

población para el goce efectivo de los derechos. Este identifica los factores prioritarios de intervención

que permitan remover condiciones de segregación e inequidad relacionados con las capacidades de las

personas, la persistencia de situaciones de exclusión, riesgos ambientales y la apuesta por el

fortalecimiento de la gestión pública para orientar y apoyar las aspiraciones colectivas de las ciudadanías

bogotanas.

En el plan de Desarrollo Económico, Social, Ambiental y de Obras Públicas para Bogotá D.C. 2012-

2016 “BOGOTA HUMANA” adoptado mediante Acuerdo No. 489 de 2012, se destaca la búsqueda de

una ciudad que reduzca la segregación y la discriminación, al ubicar al ser humano en el centro de las

preocupaciones del desarrollo, marco en el cual se adopta el programa trabajo decente y digno, que busca

construir e implementar una política distrital de trabajo decente creando las bases institucionales

requeridas para poner en marcha estrategias de generación de empleo y formalización laboral pertinentes

y eficaces a través de acciones públicas articuladas, procesos de formación y capacitación para el trabajo,

intermediación laboral, generación de empleo de emergencia y alianzas estratégicas publico privadas,

que garanticen la inserción real y efectiva de los trabajadores al mercado laboral, generar oportunidades

de inclusión económica y productiva con prioridad de atención a la población joven en condición de

vulnerabilidad como eje transversal de la Bogotá Humana. La Generación de oportunidades de

empleabilidad jóvenes en paz, se inicia con la participación conjunta de Secretaría Distrital de Gobierno

y la Secretaría Distrital de Educación e IDIPRON, tiene como objetivo impactar estratégicamente a

juventud en riesgo o vinculados a escenarios de violencia en la ciudad, ofertando a jóvenes desertores

del proceso educativo formal, la terminación de estudios en formación básica y media, así como la

posibilidad de Estudios técnicos con el SENA.

El presente informe tiene como propósito dar a conocer los resultados del desarrollo de la auditoria

interna de gestión al Proyecto de Jóvenes en Paz, los procedimientos y normatividad que lo soportan, así

como también las actividades adelantadas para el cumplimiento de sus metas y objetivos.

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2. CRITERIOS DE AUDITORIA

- Constitución Política de Colombia de 1991

- Ley 87 de 1993 - Normas para el ejercicio de Control Interno en las entidades y organismos del

estado

- Ley 80 de 1993 " Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración

Pública " y sus decretos reglamentarios.

- Ley 594 de 2000 "Por medio del cual se dicta la Ley general de archivos y se dictan otras

disposiciones".

- Resolución No. 001 de 2001, del Contador General de Bogotá D.C, por la cual se expide el

manual de procedimientos administrativos y contables para el manejo y control de los bienes en

los entes públicos del Distrito Capital.

- Plan Institucional de Gestión Ambiental

- Procedimientos vigentes - Manuales de contratación y de supervisión del Instituto

- Decreto 4485 del 2009 Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009

- Decreto 943 de 2014. Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014.

- Resolución No. 183 de 2011, por la cual se actualiza el Manual del Sistema Integrado de Gestión

del Idipron - SIGID

- Convenios suscritos con el Instituto para el desarrollo del proyecto Jóvenes en Paz.

- Decreto No. 714 de 1996, que compila los Acuerdos 24 de 1995 y 20 de 1996, que conforman el

Estatuto Orgánico del Presupuesto Distrital.

- Ley 115 de 1994. “Ley General de Educación”

- Resolución 2674 de 2013. “Por la cual se reglamenta el artículo 126 del Decreto Ley 019 de

2012 y se dictan otras disposiciones”.

- Norma Técnica Distrital NTD-SIG 001:2011

- Plan anual de adquisiciones vigencia 2015

- Acuerdo 489 del 12 de junio de 2012, "Por el cual se adopta el Plan de desarrollo económico,

social, ambiental y de obras públicas para Bogotá D.C. 2012 - 2016 Bogotá Humana".

- Decreto 1510 del 17 de Julio de 2013 "Por el cual se reglamenta el sistema de compras y

contratación pública".

- Decreto 2888 del 31 de Julio de 2007 "Por el cual se reglamenta la creación, organización y

funcionamiento de las instituciones que ofrezcan el servicio educativo para el trabajo y el

desarrollo humano, antes denominado educación no formal, se establecen los requisitos básicos

para el funcionamiento de los programas y se dictan otras disposiciones".

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3. OBJETIVO

Realizar la evaluación y seguimiento a la Línea Estratégica de Jóvenes en Paz -Upis externados,

verificando el cumplimiento de la normatividad vigente, la eficiencia en la administración de los

recursos, la implementación del SIGID y el cumplimiento de las acciones desarrolladas encaminadas al

cumplimiento de sus metas y objetivos.

4. ALCANCE

Evaluar el desarrollo de la Línea Estratégica de Jóvenes en Paz en el Instituto, determinando el grado de

economía, eficiencia, eficacia en el manejo de los recursos, los controles, la verificación al cumplimiento

de metas contempladas en lo referente a programas de formación académica y laboral establecidas en su

plan de acción correspondiente a la vigencia actual 2015, en ( 3 ) tres de las Unidades de Protección

Integral que operan bajo la modalidad externado y que han sido escogidas para su evaluación por la

Oficina de Control Interno.

5. EQUIPO DE TRABAJO

ROLES EN LA

AUDITORIA NOMBRES COMPETENCIAS

AUDITOR

LIDER

Andrés Ricardo

Castillo

Revisión de los aspectos relacionados a la ejecución financiera y/o presupuestal,

cumplimiento de metas, administración y estructura del proyecto, SIGID.

AUDITORES

DE APOYO

Johanna Catherine

Gámez Villamizar

Revisión de los aspectos referentes al Modelo Pedagógico y Social del

proyecto, revisión de los aspectos relacionados a la implementación de

controles, administración del SIMI y procedimientos internos.

Jesús Leandro

Tarazona

Revisión de los aspectos referentes a la gestión contractual y de supervisión.

6. METODOLOGIA APLICADA

Se realizaron visitas a 3 Unidades de Protección Integral modalidad externados, entre ellas UPI Santa

Lucia, UPI Perdomo, Molinos y visitas a las instituciones las cuales tienen contrato con el Idipron para

la prestación de servicios en el desarrollo de programas de formación técnica a los jóvenes.

Se generaron muestras aleatorias para la revisión documental de la información de tipo social, financiera,

contractual, así como revisión, observación y análisis de los sistemas de información institucional SIMI,

elementos del sistema integrado de gestión, e informes de inspecciones en cumplimiento de las

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actividades propias del desarrollo del proyecto evaluado. Es de anotar que los estudios y el análisis sobre

el contenido de esta auditoría, se encuentran debidamente documentados en papeles de trabajo los cuales

reposan en los archivos de la Oficina de Control Interno.

7. CONTEXTO DEL PROCESO A AUDITAR

El Proyecto de Jóvenes en Paz encamina sus acciones con la participación conjunta de la Secretaría

Distrital de Gobierno, la Secretaría Distrital de Educación y el IDIPRON, hace referencia a una acción

que tiene como objetivo impactar estratégicamente a la juventud en riesgo o vinculados a escenarios de

violencia en la ciudad, ofertando a jóvenes desertores del proceso educativo formal, la terminación de

estudios en formación básica y media, la oferta académica básica se desarrolla en la Escuela Pedagógica

Integral del Instituto, garantizando el acceso a la educación de aceleración del aprendizaje en los grados

6º, 7º, 8º y 9º de la básica secundaria y, el grado 10º y 11º, así como la posibilidad de Estudios técnicos

con el SENA, complementado con actividades extramurales como Gestor de patrimonio, Gestor del

riesgo y cambio climático, Gestor de paz, Logística y producción y semilleros de investigación.

Para el cumplimiento de este objeto, mediante Decreto No. 232 del 13 de junio de 2014, expedido por

el Alcalde Mayor de Bogotá, asignó al IDIPRON la función de implementar el proyecto Misión Bogotá;

Proyecto que al interior del Instituto se denomina Proyecto 968 “Generación de Ingresos y Oportunidades

Misión Bogotá Humana”, el cual propende por la vinculación y la formación de los jóvenes en

condiciones particulares de vulnerabilidad socio económicas, residentes en las zonas críticas y cuadrantes

de alta conflictividad y delitos, o víctimas del conflicto armado interno, mediante un proceso de

desarrollo y fortalecimiento de sus competencias ciudadanas, laborales generales y específicas, para el

emprendimiento y el trabajo, con el fin de promover su inclusión social, económica, cultural y política.

Por tal razón, el proyecto 968 “Generación De Ingresos Y Oportunidades Misión Bogotá” es resultado

de un proceso de transición entre el instituto para la economía Social IPES – al instituto Distrital para la

Protección de la Niñez y la Juventud – IDIPRON, el cual fue ordenado por el Alcalde Mayor, asignándole

la función de adelantar el proyecto Misión Bogotá. Dicho proceso fue acordado mediante Acta del día

21 de mayo de 2014, firmada por representantes de la Secretaría Distrital de Hacienda, El IPES y el

IDIPRON. En virtud de ello, se suscribió el convenio Interadministrativo No. 2312-1, entre el IPES y el

IDIPRON, con el fin de aunar esfuerzos, recursos técnicos, administrativos y físicos con el propósito de

garantizar la prestación del servicio del proyecto.

El proyecto vincula prioritariamente a jóvenes hombres y mujeres vulnerables, entre los 18 y 28 años de

edad, con nivel mínimo de escolaridad básica primaria y máximo técnicos, tecnólogos o educación

superior interrumpida e inconclusa y/o residentes en las zonas priorizadas, establecidas como primera

categoría por sus condiciones de alta vulnerabilidad socioeconómica, vivienda en condiciones

urbanísticas informales y concentración de expendios de SPA, además con criterios de selección y

priorización a Joven en riesgo por violencia o delincuencia de los territorios priorizados a ser

intervenidos. La atención en el proyecto implica una identificación del perfil ocupacional y vocacional

para direccionar el proceso formativo de los y las jóvenes hacia las actividades de emprendimiento o

empleabilidad que el proyecto ofrece para el desarrollo de las competencias específicas de la población

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vinculada mediante la articulación con el proyecto de formación y capacitación y apoyo al

emprendimiento empresarial en el sector informal y en poblaciones específicas. Con el fin de lograr que

los beneficiarios permanezcan y culminen los objetivos propuestos en el programa, para ello cuentan con

una garantía de permanencia o apoyo de sostenimiento mensual, para transporte, alimentación y

vestuario, el cual está sujeto a la asistencia del joven al programa, el proyecto está divido en tres líneas

estratégicas las cuales son: Línea estratégica Economía para la vida, Línea estratégica Jóvenes en paz y

Línea estratégica Misión Bogotá Humana, como se muestra en la gráfica:

Gráfico Nº 1

Estructura de la Estrategia

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8. ESTADO DE LOS HALLAZGOS VIGENTES

Se hizo seguimiento a Planes de Mejoramiento de vigencia 2014, producto de la auditoría de gestión

efectuada al proyecto 724, evidenciando los hallazgos que se relacionan a continuación relacionados con

la formación de talleres, los cuales están pendientes por cerrar:

SITUACIÓN ENCONTRADA DESCRIPCION DE

LA ACCION

AVANCE

Cer

rad

a

Sin

Cer

rar

OBSERVACIONES

El componente de

emprendimiento y empleabilidad

no lleva a cabo estadísticas de

afinidades, gustos e intereses que

poseen los adolescentes y

jóvenes sobre los talleres y de los

resultados generados por la

aplicación de la ficha de

exploración vocacional,

incumpliendo lo establecido en

el procedimiento M- PIN - PR-

003, en los numerales 2.1.2 del

MECI y 4.2 de la NTCGP 1000

2009.

CORRECCIÓN:

1. Revisar los

lineamientos del formato

y modificarlo según

lineamientos técnicos

implementarlo al interior

de los talleres con el fin de

medir y conocer los

gustos e intereses y grado

de satisfacción con los

actuales talleres.

2. Se debe realizar

aprobación del

instrumento.

3. Una vez aplicada la

encuesta se sugiere la

elaboración de un informe

que procese las respuestas

dadas por los

beneficiarios.

ACCIÓN

CORRECTIVA: Ajustar

el procedimiento en

condiciones generales con

el propósito de

reorganizar internamente

y delegar

responsabilidades en el

desarrollo de la situación

encontrada.

1. Se revisaron los

lineamientos del

formato, se modificó

según lineamientos

técnicos y se aprobó

el instrumento por

parte de la OAP del

formato, Ficha para

Exploración

Vocacional M-EPV-

FT-007 y Encuesta

de Habilidades e

interés para talleres

M-EPV-FT-009.

Se inició la

implementación de la

Encuesta de

Habilidades e

Intereses para talleres

M-EPV-FT-009 con

el fin de medir y

conocer los gustos e

intereses y grado de

satisfacción con los

actuales talleres, se

viene recolectando la

información para la

elaboración del

informe que procese

las respuestas dadas

por los beneficiarios.

2. Se cuenta

aprobado formato

encuesta de

habilidades e

intereses para talleres

vigente desde el

12/08/2015 con

código M-EPV-FT-

009 y Ficha para

X

1. De acuerdo con la revisión

documental soportada por el

Proyecto 724, se puede

evidenciar una muestra de 34

instrumentos aplicados a

aprendientes de los talleres

Gastronomía, Panadería, y

Belleza. El tipo de encuesta

que aplicaron obedece a la

evaluación de talleristas, más

que una evaluación de

afinidades, gustos e intereses,

que se debe efectuar

previamente a la formación que

el estudiante vaya a tener.

Además el formato en que se

aplicó este instrumento no se

encuentra aprobado por la

OAP. NOTA: Ya que el

hallazgo recae en estadísticas

de gustos, afinidades e

intereses de los jóvenes, las

acciones que remite el proyecto

no dan cuenta de una efectiva

acción de mejora al respecto,

por lo anterior no es posible

cerrar el hallazgo. 2. El proceso

adjunta como evidencia copia

de los formatos aprobados de

ENCUESTA DE

HABILIDADES E

INTERESES PARA

TALLERES y FICHA PARA

EXPLORACIÓN

VOCACIONAL, si bien se

cumple parcialmente la

corrección formulada la

aplicación de la misma carece

del elemento enumerado como

número 3 que describe la

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exploración

vocacional vigente

desde el 15/05/2015

M-EPV-FT-007.

elaboración de un informe que

procese las respuestas de dicha

encuesta. Igualmente no se

demuestra acción de mejora

respecto a la acción correctiva

que soporte ajuste a

procedimientos en condiciones

generales con el propósito de la

situación encontrada que fue

objeto del presente plan de

mejoramiento. Por lo anterior,

no es posible cerrar el presente

hallazgo. 3. Se evidencia

informe procesado con las

respuestas dadas por los

beneficiarios, se sugiere enviar

copia del mismo a la

Submétodos, a la Rectoría de la

Escuela Integral Idipron y a la

Oficina Asesora de Planeación

para fines pertinentes. En

cuanto a la aplicación de la

acción correctiva no se

encuentra aplicación de acción

de mejora de acuerdo a lo

establecido por el proceso. Por

lo anterior, una vez ajusten el

procedimiento se procederá a

cerrar el presente hallazgo.

Se evidenció que el componente

de Emprendimiento y

Empleabilidad cumple

parcialmente el procedimiento M

PIN PR 003 , M PIN PR 012;

frente a la aplicación de la

totalidad de formatos para

seguimiento de las actividades,

entre ellas la inducción en los

talleres vocacionales, el proyecto

de formación para los talleres con

su respectivo diseño curricular,

guías e instrumentos de

evaluación , los resultados de

desempeño de los beneficiarios

en los talleres, relación de los

materiales a procesar, de los que

se encuentran en proceso de

elaboración y el producto final

como prototipos de motivación

(en algunos casos).

ACCIÓN CORRECTIVA:

Realizar un diagnóstico de

todos los instrumentos y

documentos que se deben y

requieren ser ajustados,

una vez esto se actualizara

el manual de procesos y

procedimientos con la

documentación pertinente.

Luego de ello se realizará

capacitación a los

talleristas para que

implementen dichos

documentos.

1. Se realizaron

reuniones de trabajo

con la OAP a fin de

estandarizar el

procedimiento.

2. Se estandariza

procedimiento

TALLERES

PRODUCTIVOS

JOVENES del cual se

adjunta copia del

instrumento

desarrollado y al que

le resta solo

aprobación final para

subirlo a la plataforma

SIGID.

X

1. Se evidencian avances en

la formulación en borrador

de un procedimiento

denominado "TALLERES

PRODUCTIVOS

JÓVENES", el cual no

cuenta con la aprobación por

parte de la OAP. Al revisar la

página web, se observa que

el mismo no se encuentra

publicado. Por lo anterior,

no es posible cerrar el

hallazgo identificado, debido

a que se encuentran

pendientes acciones que

requieren ser ajustados para

dar culminación al mismo. 2.

Se evidencia de acuerdo a

soportes suministrados a

través de correo electrónico y

de manera física, actas de

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reunión que demuestran

revisión y depuración de los

formatos aplicados para cada

uno de los talleres, pero no se

evidencia actualización del

procedimiento cuya

denominación señala el

proceso como TALLERES

PRODUCTIVOS

JÓVENES, ya que no se

visualiza en el manual de

procesos y procedimientos

cargados al proceso de

Economía para la Vida. Por

lo anterior, una vez se detalle

la aprobación de la acción

de mejora establecida como

actualización y

estandarización del

procedimiento

anteriormente mencionado,

se procederá a cerrar el

presente hallazgo.

CRITERIOS Y

PROCEDIMIENTOS DE

EVALUACION Y

PROMOCION DE

ESTUDIANTES EN LOS

PROGRAMAS O TALLERES

TÉCNICOS.

Los programas académicos

analizados (BELLEZA

JOVENES, BELLEZA PARA

EL PROGRAMA “MUJERES

PARA LA VIDA”,

BICICLETAS, CERAMICA,

AGRICULTURA,

CONFECCIONES,

CONSTRUCCIONES CIVILES,

ELECTRICIDAD,

MARROQUINERIA Y

MECANICA DE

MOTOCICLETAS), presentan

debilidad en los procesos de

seguimiento y evaluación de las

competencias establecidas en los

planes de estudio, pues no se

demuestra en términos de calidad,

registros sobre el nivel de

CORRECCIÓN: Revisar

y ajustar plan de estudio

por cada taller para

garantizar el proceso de

seguimiento y evaluación

por competencia y modulo.

ACCIÓN CORRECTIVA:

Obtener del SENA

revisión de las condiciones

de infraestructura de los

talleres en la actualidad y

con estos conceptos definir

la oferta de talleres.

1. Se adelantó reunión

con el Director

General, y se

establecieron nuevos

lineamientos a seguir

frente a los talleres

IDIPRON, decisiones

a través de las cuales

se reformulará el

alcance de los mismos.

2. Producto de los

ajustes se realizaron

reuniones con SENA a

efectos de asumir su

experiencia en

programas académicos

e implementar la

metodología SENA en

el INSTITUTO.

X

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cumplimiento y el desarrollo de

las estrategias metodológicas

considerados en los programas de

formación técnica, así como en el

análisis sobre el nivel de

permanencia de los educandos en

su proceso formativo, situación

que se evidencia en el déficit en

los procesos internos de

autoevaluación institucional que

sirve como herramienta de

revisión permanente de los

contenidos básicos de formación

y demás aspectos necesarios para

la mejora y la actualización de los

procesos.

RECURSOS ESPECIFICOS

PARA EL DESARROLLO DE

LOS PROGRAMAS

En auditoría al proyecto de

inversión 724, en el desarrollo de

los programas académicos

contemplados en el PEI

(Cerámica, Marroquinería,

Confecciones, Screen, Velas,

Electricidad, Mecánica de

Motocicletas), se pudo evidenciar

que estos “talleres” al momento

de la verificación no contaban con

algunos de los materiales

requeridos o de los medios

didácticos (aparatos electrónicos,

herramientas, referencia

bibliográfica, etc), o de la

contratación de los talleristas;

insumos todos necesarios para la

ejecución de los mismos. De

acuerdo a lo observado estos

insumos en ocasiones tardan más

de 6 meses para su consecución,

lo que dificulta la prestación

adecuada del servicio y/o cierre

temporal de los mismos, si se

tiene en cuenta que es esencial

contar con todos los recursos

(Talento Humano, Insumos e

Infraestructura), al momento de

llevar a cabo la apertura del

programa académico y durante la

duración del mismo. Situación

que denota debilidad en la

planeación y consecución de

CORRECCIÓN: Tener al

inicio de cada año un plan

de compras por taller y

estudiante.

No hay reporte que

evidencien el

seguimiento

X

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recursos, en concordancia con la

implementación de requisitos

mínimos dispuestos por el

Decreto 2888 de 2007.

DESCRIPCION DE LAS

COMPETENCIAS DE LOS

EDUCANDOS

No existe congruencia entre la

denominación del programa y su

correspondiente certificado de

aptitud ocupacional, en relación

con la modalidad y tipo de

formación, ocasionado por la falta

de acreditación de los programas

de formación con la entidad

respectiva. El programa debe

hacer explícitas las competencias

que espera que los estudiantes

desarrollen en el proceso de

formación. Si se trata de un

programa de formación laboral,

además de las competencias

básicas, ciudadanas y laborales

generales, se debe explicitar

cuales son las competencias

laborales específicas adquiridas o

desarrolladas por los Estudiantes.

CORRECCIÓN: Ajustar

los planes de estudio de

cada taller, teniendo

encuentra la modalidad y

el tipo de formación con la

descripción por

competencia de los

educandos y las

necesidades en términos de

infraestructura de los

mismos.

1. Se adelantó reunión

con el Director

General y se

establecieron nuevos

lineamientos a seguir

frente a los talleres

IDIPRON, de los

cuales se reformulará

el alcance de los

mismos.

2. Se están

adelantando gestiones

con el SENA para

transferir los

programas académicos

para implementar la

metodología SENA en

el INSTITUTO. Estas

gestiones entre otros

aspectos contemplaron

la revisión de la

infraestructura de los

talleres (capacidad

instalada), para

evaluar si se cumple

con los criterios

técnicos de acuerdo a

lineamientos SENA.

X

No hay reporte que evidencie el

seguimiento.

9. DESARROLLO DE LA AUDITORIA

La reunión de apertura se realizó el día 25 de noviembre de 2015 con el Gerente del Proyecto, el Dr.

Diego Edixon Karachas Rodríguez – Subdirector Técnico de Desarrollo Humano Subdirección de

Desarrollo Humano, donde se resaltó el objeto, alcance y equipo auditor encargado del desarrollo de la

auditoria.

Con el fin de evaluar los diferentes aspectos objeto de esta auditoria se realizó visita a tres de las UPIS

modalidad externado seleccionadas por la oficina de control interno, en donde se revisaron temas

relacionados con los aspectos sociales, de formación, modelo pedagógico del Instituto y la dinámica de

la estrategia en cada una de ellas.

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Se realizó un requerimiento de información con relación a temas administrativos y financieros al Gerente

del Proyecto mediante memorando 2015IE12550 con fecha 26 de Noviembre, los cuales no fueron

entregados a la oficina de control interno; debido a la importancia de esta información para el desarrollo

de la auditoria, se reitera la solicitud con radicado 2015IE13495 con fecha 14 de Diciembre, dirigido a

la Subdirección Técnica de Desarrollo Humano y a la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y

Operativos, los cuales no fueron suministrados de manera oportuna. Debido al cambio de administración

para la vigencia 2016, se realizó una retroalimentación con las Subdirecciones de Métodos y Desarrollo

Humano, con el fin de dar a conocer el objetivo de la auditoria y retomar el desarrollo de la misma.

El proyecto actualmente ha suscrito contratos y convenios con diferentes entidades para la formación

técnica en la vigencia 2015 los cuales se relacionan a continuación:

CONVENIO / CONTRATO OBJETO CONTRACTUAL VALOR TOTAL

Convenio interadministrativo 006 de 2015

Suscrito entre el SENA y el IDIPRON, el cual tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON para el desarrollo de programas de formación técnica dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 de Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana.”

$ 6.299.081.513

Convenio interadministrativo 001 de 2015

Suscrito entre el SENA y el IDIPRON, el cual tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON Y EL INSTITUTO PARA LA INVESTIGACION EDUCATIVA Y EL DESARROLLO PEDAGOGICO IDEP para el desarrollo de programas de formación técnica con contenido TIC.”

$ 1.240.805.470

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LA GESTION


VERSIÓN 01



Contrato No. 1143 de 2015

Suscrito entre el IDIPRON y ACADEMIA NACIONAL DE APRENDIZAJE PUERTO RIVEROS Y CIA LTDA, el cual tiene como objeto “PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (210) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”

$ 385.184.087


Suscrito entre el IDIPRON y ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS, el cual tiene como objeto “PRESTACION DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (180) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”

$ 325.924.997


Suscrito entre el IDIPRON y FUNDACION MISIONEROS DIVIDA REDENCIÓN SAN FELIPE NERI-FUMDIR, el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (390) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”

$ 765.429.919


Suscrito entre el IDIPRON y EL INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE S.C.A - INCAP S.C.A., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (390) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”

$ 725.923.857

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LA GESTION


VERSIÓN 01




Suscrito entre el IDIPRON y LA CORPORACIÓN CONCORDIA SAS., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (600) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015 .”

$ 1.086.416.659


Suscrito entre el IDIPRON E INSTITUTO DE EDUCACIÓN INGABO LTDA., el cual tiene como objeto “La capacitación de 90 jóvenes entre 18 y 28 años de edad, en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia, seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana, en los siguientes programas: el contratista tendrá a su cargo tres (3) grupos, cada uno debe estar integrado por Treinta (30) estudiantes. Los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera: 1. PROGRAMAS DE SERVICIOS: dos (2) grupos en formación técnica en sistema, un (1) grupo en formación técnica en contabilización de operaciones comerciales y financieras.”

$ 162.962.499


Suscrito entre el IDIPRON E INSTITUTO SAN PABLO APOSTOL ., el cual tiene como objeto “PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y DE APOYO A LA GESTION, PARA REALIZAR EL DESARROLLO DE PROGRAMAS DE FORMACION TECNICA CON (750) JÓVENES SELECCIONADOS POR EL IDIPRON EN EL MARCO DEL DESARROLLO DEL CONVENIO INTERADMINISTRATIVO No. 006 DE 2015".

$ 1.402.465.142

TOTAL DE LA CONTRATACIÓN $ 7.539.886.983

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



9.1 GESTIÓN CONTRACTUAL

Convenio Interadministrativo 006 de 2015

Se realizó la selección del contrato en mención con fin de realizar seguimiento a su ejecución, el cual

está suscrito entre el SENA y el IDIPRON y tiene como objeto “Aunar esfuerzos técnicos, económicos,

académicos y administrativos entre EL SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Y EL

INSTITUTO DISTRITAL PARA LA PROTECCION DE LA NIÑEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON

para el desarrollo de programas de formación técnica dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad

o con alto riesgo de vincularse a actividades en conflictos con la ley o vinculados en escenarios de

violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco del Proyecto 968 de Generación de Ingresos y

Oportunidades Misión Bogotá Humana.” La supervisión del convenio se ejerce de manera conjunta, en

el caso del IDIPRON ejerce la supervisión la Subdirección Técnica de Métodos Educativos y Operativa.

El aporte corresponde a la suma de SEIS MIL DOSCIENTOS NOVENTA Y NUEVE MILLONES

OCHENTA Y UN MIL QUINIENTOS TRECE PESOS ($6.299.081.513) M/CTE conformado por los

siguientes aportes:

Aporte del SENA: $ 1.444.774.350

Aporte del IDIPRON $ 4.854.307.163 (Programas de Formación Técnica)

De acuerdo al convenio el IDIPRON tiene como Obligaciones, entre otros:

Realizar todas las actuaciones precontractuales y contractuales necesarias, respecto de las

instituciones que hagan parte del banco de oferentes del programa de ampliación de cobertura del

SENA, que dictarán la formación técnica y expedirán la certificación a los jóvenes beneficiarios

del proyecto.

Ejecutar los recursos a su cargo para la ejecución del convenio, de acuerdo con lo establecido en

el plan operativo.

Adelantar la gestión administrativa, financiera y contractual que requiera el convenio de acuerdo

con lo establecido en el plan operativo.

Para la revisión y análisis contractual, se tomó como muestra los contratos No. 1142, 1144, 1145, 1146

de 2015, de los siete (7) contratos suscritos que tienen como objeto la prestación de servicios para

desarrollo de programas de formación técnica en el marco del convenio 006 SENA:

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



ORDEN MINISTROS DE LOS ENFERMOS CENTRO DE FORMACIÓN INTEGRAL SAN

CAMILO, CONTRATO 1142. CONTRATO FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015.

Objeto: Prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión para realizar el desarrollo de

programas de formación técnica con (180) jóvenes seleccionados por el IDIPRON en el marco del

desarrollo del Convenio Interadministrativo No. 006 de 2015.

El Contratista tendrá a su cargo seis (6) grupos, cada uno debe estar integrado por Treinta (30)

estudiantes. Los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera: 1.) PROGRAMA DE

SERVICIOS: Un (1) grupo en técnico de programación de software, tres (3) grupos en formación técnica

asistencia administrativa y dos (2) grupos en formación técnica de recursos humanos.

Forma de Pago: Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)

del valor total del contrato, que corresponde a la suma de CIENTO TREINTA MILLONES

TRESCIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS CON

OCHO CENTAVOS MCTE $130.369.998.8. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la

supervisión del contrato.

Un segundo pago, a la entrega del TERCER PRODUCTO, por el cuarenta por ciento (40%) del valor

total del contrato, que corresponde a la suma de CIENTO TREINTA MILLONES TRESCIENTOS

SESENTA Y NUEVE MIL NOVECIENTOS NOVENTA Y OCHO PESOS CON OCHO CENTAVOS

MCTE $130.369.998.8.

Un tercer y último pago, equivalente al (20%) del valor total del contrato, que corresponde a la suma de

SESENTA Y CINCO MILLONES CIENTO OCHENTA Y CUATRO MIL NOVECIENTOS

NOVENTA Y NUEVE PESOS CON CUATRO CENTAVOS MCTE. $65.184.999.4 a la entrega del

CUARTO Y QUINTO PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión

del contrato.

Obligaciones del Contratista:

PRIMER PRODUCTO. Suscripción del acta de inicio, previa aprobación de la garantía única y

expedición del registro presupuestal. Así mismo, deberá presentar el plan de trabajo (plan operativo) con

su respectivo cronograma a los cinco días hábiles de iniciado el contrato, el cual debe ser concertado y

aprobado por la supervisión del mismo: de ser necesario el cronograma se ajustará a las necesidades de

las metas del proyecto.

SEGUNDO PRODUCTO. Documento del programa de bienestar formulado: Dicho programa deberá

contener entre otras, las estrategias de permanencia y reducción de niveles de deserción al interior de los

programas a desarrollar.

TERCER PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 100% del primer pago y de por lo

menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operativo) aprobado por el

supervisor del contrato.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



CUARTO PRODUCTO. Documento que acredite la ejecución del 85% de las acciones de formación de

la población caracterizada por el IDIPRON, previa certificación de prestación del servicio a satisfacción

expedida por el supervisor del contrato.

QUINTO PRODUCTO. Entrega de informe final de actividades aprobado por el supervisor del contrato.

Supervisión: La supervisión del contrato estará a cargo del Subdirector Operativo Código 068 Grado

02, Subdirector Operativo de Métodos Educativos y Operativa quien en el ejercicio de sus funciones

deberá dar cumplimiento a las obligaciones que se encuentran establecidas en el Manual de Supervisión

e Interventoría de la Entidad, así mismo deberá atender las funciones señaladas en la Constitución, la

Ley y los reglamentos tanto legales como internos del IDIPRON.

FUNDACIÓN MISIONEROS DIVINA REDENCIÓN SAN FELIPE NERI. FUMDIR,

CONTRATO 1144. FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015.




El contratista tendrá a su cargo trece grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera:

1.) PROGRAMAS DE SERVICIOS. Un grupo en formación técnica en sistemas. 2.) PROGRAMAS DE

TRANSFORMACIÓN: dos grupos en técnico en Mantenimiento de Equipos de Cómputo, cuatro grupos

en técnico en instalaciones de redes de computadores, cinco grupos en técnico en prensa digital para

medios impresos y un grupo en formación técnica de diseño e integración multimedia.

Forma de Pago:

Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)

del valor total del contrato, que corresponde a la suma de TRESCIENTOS SEIS MILLONES CIENTO

SETENTA Y UN MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS MCTE $ 306.171.968. Conforme

al cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.


total del contrato, que corresponde a la suma de TRESCIENTOS SEIS MILLONES CIENTO SETENTA

Y UN MIL NOVECIENTOS SESENTA Y OCHO PESOS MCTE $ 306.171.968.


CIENTO CINCUENTA Y TRES MILLONES OCHENTA Y CINCO MIL NOVECIENTOS

OCHENTA Y CUATRO PESOS MCTE. $153.085.984 a la entrega del CUARTO Y QUINTO

PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.




PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01










menos el 50% de las actividades contempladas en el plan de trabajo (plan operático) aprobado por el











INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE. INCAP, CONTRATO 1145. FIRMADO EL

26 DE MAYO DE 2015.




El contratista tendrá a su cargo trece grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente manera:

1.) PROGRAMA PRODUCCIÓN Y TRANSFORMACIÓN: Dos grupos en técnico de instalación de

redes y computadores y dos grupos en técnico de desarrollo de operaciones logísticas en la cadena de

abastecimiento. 2.) PROGRAMA DE SERVICIOS: Dos grupos en técnico de programación de software,

tres grupos en formación técnica asistencia administrativa y cuatro grupos en formación técnica de

recursos humanos.

Forma de Pago: Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)

del valor total del contrato, que corresponde a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES

TRECIENTOS SESENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS CON SEIS

CENTAVOS MCTE $290.369.543.06. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la

supervisión del contrato.


total del contrato, que corresponde a la suma de DOSCIENTOS NOVENTA MILLONES TRECIENTOS

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



SESENTA Y NUEVE MIL QUINIENTOS CUARENTA Y TRES PESOS CON SEIS CENTAVOS

MCTE $290.369.543.06.


CIENTO CUARENTA Y CINCO MILLONES CIENTO OCHENTA Y CUATRO MIL

SETECIENTOS SETENTA Y UN MIL PESOS CON OCHO CENTAVOS MCTE. $ 145.184.771.08 a

la entrega del CUARTO Y QUINTO PRODUCTO, conforme a cronograma de actividades aprobado por

la supervisión del contrato.






















Se suscribe acta de inicio el 01 de Junio de 2015. Se efectúa el primer pago en la fecha del 21 de octubre

de 2015.

CORPORACIÓN CONCORDIA SAS, CONTRATO 1146. FIRMADO EL 26 DE MAYO DE 2015




El contratista tendrá a su cargo veinte grupos, los cuales se encontrarán distribuidos de la siguiente

manera: 1.) PROGRAMA DE SERVICIOS: Cinco grupos en formación técnica en recursos humanos y

quince grupos en formación técnica asistencia administrativa.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



Forma de Pago:

Un primer pago a la entrega del PRIMER Y SEGUNDO PRODUCTO por el cuarenta por ciento (40%)

del valor total del contrato, que corresponde a la suma de CUATROCIENTOS TREINTA Y CUATRO

MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS

MCTE $434.566.664. Conforme al cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.


total del contrato, que corresponde a la suma de CUATROCIENTOS TREINTA Y CUATRO

MILLONES QUINIENTOS SESENTA Y SEIS MIL SEISCIENTOS SESENTA Y CUATRO PESOS

MCTE $434.566.664.


DOSCIENTOS DIECISIETE MILLONES DOSCIENTOS OCHENTA Y TRES MIL TRESCIENTOS

TREINTA Y DOS PESOS MCTE $217.283.332 a la entrega del CUARTO Y QUINTO PRODUCTO,

conforme a cronograma de actividades aprobado por la supervisión del contrato.






















Se suscribe acta de inicio el 01 de Junio de 2015. Se efectúa el primer pago en la fecha del 14 de octubre

de 2015.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



ETAPA PRECONTRACTUAL

Esta etapa comprende todas las actividades a realizar antes de la suscripción de un contrato y/o convenio,

de conformidad con los Principios rectores de la contratación administrativa, dando cumplimiento entre

otros aspectos, a los instrumentos de planeación y a los compromisos misionales y finaliza con la

suscripción del contrato.

Aunque se perciben esfuerzos para reforzar las buenas prácticas en la gestión de los contratos, se

evidencian debilidades dentro de la redacción de los objetos y alcances, los productos para los cuales se

contrató, no se definieron dentro de los estudios previos de manera concreta, clara, detallada y con

criterios de calidad, dificultando el control y supervisión sobre las labores del contratista. Esta omisión

viola lo preceptuado en el numeral 8 del artículo 26 de la ley 80 de 1993 donde menciona que “Los

contratistas responderán y la Entidad velará por la buena calidad del objeto contratado”, por tal razón

no hubo una correcta planificación para la prestación del servicio desde esta etapa. Por otra parte, vale la

pena aclarar que se deben establecer criterios cuantificables de calidad para evaluar las labores del

contratista.

En el análisis a las carpetas de los contratos seleccionados, se observaron dos propuestas económicas,

una en donde se realiza una cotización para la ejecución de 20 grupos y otra en donde se realiza una

cotización para la ejecución de 12 grupos, estas dos propuestas están valorizadas por un total de

$1.086.416.659, independientemente del número de grupos a contratar, encontrando diferencias de 8

grupos por el mismo valor. (Folio 13 y folio 72 de la carpeta 1 Contrato 1146/2015)

ETAPA CONTRACTUAL

Se evidencian en las carpetas de los contratos dos Certificados para Supervisión e Interventoría para

Pagos, que corresponden a un primer pago con diferencias en el número de factura, las fechas de

elaboración están con 14 y 21 de octubre de 2015, lo que demuestra falencias en la supervisión y en la

gestión documental del contrato.

En cuanto al cumplimiento de las obligaciones contractuales del contrato No. 1146/2015, se observó que

en el informe presentado por el contratista del 13 de noviembre de 2015, la institución afirma que cada

grupo tiene como cupo 35 jóvenes, en contravía con lo señalado en el objeto del contrato en donde se

señala grupos de 30 jóvenes. Según el informe, luego de restar las respectivas deserciones se tiene como

resultado final la suma de 605 aprendices.

Por otro lado se encuentran como observaciones que dificultan la correcta ejecución contractual:

La información adjuntada por el contratista en los informes no es lo suficientemente clara para

realizar un seguimiento a la evolución académica de los aprendices, constituyéndose en un incumplimiento

de las obligaciones del contratista, en lo pertinente a los contratos de prestación de servicios le requiere a

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



las entidades realizar las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, medición e

inspección para el producto y la aceptación de la labor contratada.

En el contrato no se encuentra como obligación del contratista el pago oportuno a sus proveedores

so pena de incurrir en una posible sanción, así mismo no se encuentra en la ejecución del contrato la

revisión y monitoreo de los riesgos de la contratación para adoptar las medidas necesarias para mitigarlos,

estrategia indicada para minimizar al máximo los riesgos contractuales, de acuerdo a lo señalado en el

manual de Contratación del IDIPRON, que consigna las buenas prácticas en el proceso de contratación.

No se observan formulaciones de estrategias para procurar que la deserción de los jóvenes

vinculados no supere el 10%, ignorando lo preceptuado en el contrato como una obligación del contratista

y ocasionando una dificultad para el cumplimiento de los objetivos contractuales.

En los contratos revisados no se encuentran los informes mensuales a los que se hace referencia

en las obligaciones del contratista, lo cual genera una dificultad para el juicioso seguimiento a las labores

del contratista.

Con relación a la supervisión y gestión documental y de acuerdo a la revisión de las carpetas de los

contrato de la muestra seleccionada, se observó que estas no tienen todos los soportes de la ejecución de

los mismos, la información se encuentra incompleta y sin foliar, documentos repetidos, desorden en los

documentos archivados, presentando debilidades en el control y seguimiento en la supervisión de los

contratos y en el manejo de sus expedientes afectando el acervo probatorio para soportar la ejecución del

contrato.

Operatividad de la Estrategia

Vale la pena aclarar que en los contratos anteriormente analizados mencionan en su PARAGRAFO

ALCANCE capacitar jóvenes entre 18 y 28 años de edad, mientras que en el Manual Operativo Estrategia

Jóvenes en Paz M-EPV-MA-001 socializado en la página de Instituto, cuyo objetivo tiene establecer

parámetros de carácter operativo para la estrategia de jóvenes en paz para el funcionamiento de la misma,

menciona en la parte de criterios generales tener entre 14 y 28 años cumplidos para la línea estratégica

jóvenes en paz, presentando diferencias de edades y una debilidad en las guías de acción para la ejecución

eficiente de la operación.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



9.2 EJECUCION PRESUPUESTAL:

EJECUCIÓN CONTRATOS SENA – IDIPRON (CONVENIO 006/2015)

Gráfico Nº 2

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



Reservas Presupuestales – Supervisión

Se constituyen reservas para la vigencia 2016 por valor de $2.912.584.296 debido a que se ha ejecutado

un 40% de los contratos de formación técnica con las diferentes entidades bajo la línea del convenio

006/2015 SENA, vale la pena mencionar que la constitución de reservas presupuestales son compromisos

que al 31 de diciembre por razones impredecibles, impiden la ejecución de los compromisos dentro de

los plazos inicialmente convenidos y que cuando la ejecución de los gastos supera la vigencia fiscal debe

ser por razones imprevistas, excepcionales, o de fuerza mayor, razón por la cual no podrán ser utilizadas

para resolver deficiencias generadas por la falta de planeación en la entidad. Estas reservas presupuestales

constituidas a Diciembre 31 de 2015, fueron justificadas por el ordenador del gasto, mediante oficio

dirigido a la Secretaria Distrital de Hacienda con radicado No. 2016EE309, en donde se mencionan las

razones por las cuales la contratación de los diferentes servicios, se hacen necesarios para completar los

ciclos formativos programados desde el inicio del programa.

9.3 ADMINISTRACION DE LA LINEA ESTRATEGICA

En el desarrollo de la auditoria se evidencio falta de articulación entre la Gerencia del Proyecto que está

a cargo de la Subdirección de talento humano y la Subdirección de métodos quienes ejecutan y coordinan

los contratos de formación técnica, con el ánimo de unificar las acciones adelantadas (operativas,

administrativas y financieras) para el cumplimiento de metas y la socialización de las mismas para una

mejor planeación y ejecución de la estrategia.

Igualmente se solicitó al proyecto la estructura funcional de la línea estratégica con el fin de determinar

los grados de responsabilidad de las diferentes personas que hacen parte del mismo para su ejecución, de

acuerdo con la información suministrada por el área encargada, no existe claridad en cuanto a esta

estructura debido a que de acuerdo a la verificación realizada no se encuentran todas las personas que

lideran y/o coordinan diferentes actividades, lo que no permite evidenciar los cargos y asignación de

responsabilidades de las personas que participan en el desarrollo de la estrategia. Cabe señalar que los

proyectos deben tener clara su estructura, lo que comprende la forma en que se dividen, agrupan y

coordinan las actividades que realizan las personas asignadas al mismo, así como las relaciones entre

áreas y sus responsabilidades, lo que facilita la comunicación entre los niveles inferiores y superiores.

Indicadores de Gestión

No se observaron mecanismos de medición o indicadores de gestión para medir la eficiencia y eficacia

del desarrollo de la gestión como línea estratégica que permiten implementar correctivos como resultado

del seguimiento de la medición toda vez que estos tienen como finalidad el contribuir al mejoramiento

en la prestación del servicio y a la toma efectiva de decisiones.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



Frente a los indicadores de gestión con que cuenta la línea estratégica de Jóvenes en Paz para medir la

eficiencia y eficacia del desarrollo de la gestión y de acuerdo con la información suministrada al área de

control interno, se evidencia que actualmente se encuentra implementado uno en el plan de acción que

permite medir el porcentaje de Jóvenes capacitados en algún proceso formativo en emprendimiento y/o

plan de negocios en el proyecto 968, los cuales no permiten implementar correctivos como resultado del

seguimiento de la medición a esta línea estratégica toda vez que aplica en general para todo el proyecto

968, por otra parte el componente financiero carece de estos indicadores que faciliten el seguimiento a

metas presupuestales y la toma de decisiones.

Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia

Se solicitaron los archivos de Excel donde se agrupan las asistencias de los meses de marzo, abril, mayo

y junio con el fin de conciliar los archivos frente al físico de asistencias y que actualmente se utilizan

para proyectar los pagos, se observa que en los archivos donde se consolida la información para pagos

existen jóvenes que se encuentran como en capacitación académica “UPI Fe y Alegría” , cuando en el

SIMI se encuentra en nivel académico “secundaria completa” el cual cuenta con certificado.

Por otra parte, se evidencio una afectación a los recursos del Instituto, por cuanto se evidencio que en el

mes de Septiembre se pagaron asistencias que ya habían sido pagadas en el mes de agosto (Resolución

No. 716 del mes de octubre 2015), por valor de $28.877.045, actualmente a los jóvenes se les descuenta

mensualmente para el reembolso de estos dineros al Instituto. Adicionalmente hubo jóvenes que se

desvincularon del programa y que no se les descontó el total de estos dineros, valor que suma un total de

$3.672.000 monto que dejo de recibir el Instituto por el no reintegro de estos dineros. Al mes de abril de

la actual vigencia aún existen saldos por reintegrar al Instituto teniendo en cuenta la fecha en la que

sucedieron los hechos. Vale la pena mencionar que se solicitó la información con respecto a los jóvenes

desvinculados a los cuales se pagaron asistencias que ya habían sido pagadas en el mes de Agosto de

2015 de la línea estrategia Jóvenes en Paz, así como los valores pendientes por cobrar, la cual no se

entregó de manera oportuna a la oficina de control interno por parte de las áreas encargadas de este

proceso.

Por otra parte, el control para la administración de las tarjetas débito que se entregan a los jóvenes que

ingresa al proyecto de Jóvenes en Paz es débil en su efectividad, en la medida en que no permite tener el

inventario actualizado de las que se encuentran en custodia por parte del proyecto. Adicionalmente no

existe un control óptimo que permita conocer cuántas de estas tarjetas se han entregado y cuantas se

tienen actualmente en custodia y así poder detectar posibles pérdidas.

Estas tarjetas son solicitadas por el área de tesorería a la entidad financiera, para que luego sean

entregadas al área administrativa del proyecto para su custodia y entrega a los jóvenes, el día de la visita

se observó que estas son guardadas en un gabinete sin ningún tipo de seguridad, lo que puede generar

posibles fraudes teniendo en cuenta que son medios de pago que los Jóvenes utilizan frecuentemente.

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



Componente Social y Pedagógico

Se depuro la base de datos suministrada por la Coordinadora del área Técnica de Jóvenes en Paz, Judith

Valencia. Teniendo en cuenta los criterios de análisis de la auditoría, entre ellos Unidades de Protección

e Instituciones en convenio seleccionadas. Cabe anotar que una vez filtrada dicha información de un total

3076 registros de la base, este arroja un resumen de datos de beneficiarios para un resultado final que se

toma para el análisis, obteniendo de esta manera un total de 592 registros.

De estos 592 registros, se toma una muestra representativa del 15% para un equivalente de datos 89 casos

a evaluar, arrojando los siguientes resultados:

Gráfico Nº 3

Fuente: Base de datos – Jóvenes en paz (2015-2016).

El 20% equivalente a la muestra de los 89 registros tomados como objeto de verificación de la presente

auditoria se pudo establecer que los jóvenes en proceso de vinculación e ingreso a la línea estratégica de

jóvenes en paz, no cuentan con el perfil debido a factores que edad y/o porque su lugar de residencia no

se ubica dentro de los territorios priorizados en el plan 75/100. Lo cual permite determinar que la entidad

puede incurrir en omisiones respecto a los requisitos establecidos previamente en su manual de operación

y/o convenio interadministrativo suscrito para este fin.

80%

20%

JOVENES VINCULADOS A LA ESTRATEGIAQUE NO CUMPLEN REQUISITOS

DE ACUERDO ALCONVENIO SUSCRITO

POR FACTORES DE EDADY/O TERRITORIO NOPRIORIZADO POR PLAN75/100

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



Gráfico Nº 4


La gráfica anterior, tomada de la base de datos de los jóvenes vinculados a la estrategia Jóvenes en Paz,

otorgada por la Coordinadora de la estrategia, permite determinar que el 16% equivalente a la muestra

de los 89 registros tomados como objeto de verificación de la presente auditoria se encuentran en estado

de egresado, pero no cuentan con registro documental (Acta de Egreso) y/o constancia ya sea en la

Historia Social o en el Sistema de Información Misional – SIMI, siendo este un requisito establecido por

el proceso para el cierre del mismo a través del MANUAL OPERATIVO ESTRATEGIA JÓVENES EN

PAZ M-EPV-MA-001.

Gráfico Nº 5


84%

16%

RUTA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZETAPA EGRESO

ACTIVO DE ACUERDO ALCONVENIO SUSCRITO

EGRESADO SIN ACTA DEEGRESO EN SIMI

85%

15%0

0,2

0,4

0,6

0,8

1

REQUISITO PARA LA VINCULACIÓN REQUISITO PARA LA VINCULACIÓN

CON ACUERDO DECORRESPONSABILIDAD

SIN ACUERDO DECORRESPONSABILIDAD

RUTA ESTRATEGICA JOVENES EN PAZINGRESO Y/O PERMANENCIA

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



De igual manera se pudo demostrar que el 15% de los jóvenes no cuentan con el documento “requisito

para la vinculación y etapa de permanencia” denominado ACUERDO DE CORRESPONSABILIDAD

M-EPV-FT-010 a pesar que el MANUAL OPERATIVO ESTRATEGIA JÓVENES EN PAZ M-EPV-

MA-001, señala que las instancias (los Comités) para la toma de decisiones sobre estos asuntos dejarán

constancia de estos hechos (“concepto de egreso”) (Página 17), y firma de acuerdo de corresponsabilidad

(Página 14).

Gráfico Nº 6


Verificando y revisando la información de los beneficiarios, tanto en archivo misional como en sistema

de información misional, se pudo concluir que el 21% de la muestra seleccionada de los jóvenes, no

poseen carpeta de historia social, en el archivo misional donde reposan en físico los expedientes de cada

uno de ellos, lo que no permitió demostrar la trazabilidad en la información respecto al proceso individual

de los jóvenes en el IDIPRON para la toma de decisiones.

21%

79%

0

0,1

0,2

0,3

0,4

0,5

0,6

0,7

0,8

0,9

NO POSEE CARPETA DE HISTORIASOCIAL

POSEE CARPETA DE HISTORIA SOCIAL

CONTROL DE DOCUMENTOS

REQUISITOS DE CALIDAD

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



94%

6%

RUTA DE LA ESTRATEGIA JÓVENES EN PAZ INGRESO

NO POSEEN REGISTRO DEATENCIÓN PSICOSOCIAL

POSEE REGISTRO DEATENCIÓN PSICOSOCIAL

Gráfico Nº 7

De la gráfica anterior, se puede demostrar que cotejando la información respecto a los requisitos para el

ingreso de los jóvenes a la línea estrategia de jóvenes en paz, para el 94% de los jóvenes que fueron

objeto de evaluación, no fue posible evidenciar y demostrar la aplicación de las valoraciones de tipo

psicosocial que se efectúan en la etapa de ingreso, cuyo propósito se fundamenta en la verificación del

estado de vulneración de derechos de los mismos, para llevar a cabo la ruta de atención para cada uno.

9.4 METAS DE LA ESTRATEGIA:

Una vez revisada la ficha EBI se observa para la vigencia 2015 que la línea estratégica de Jóvenes en Paz

“Protección integral a niñez y juventud en situación de vulneración de derechos”, contempla la siguiente

meta:

Proceso Magnitud Unidad de medida Descripción

Ofrecer 7.000 Oportunidades De formación para el emprendimiento a juventud con vulneración de derechos.

Se evidencia que la meta formulada para la vigencia 2015 y para todo el proyecto de Jóvenes en Paz es

la misma, lo que no permite visualizar y realizar seguimiento al cumplimiento de los objetivos y los

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



recursos asignados para su ejecución. Así mismo, en la descripción de la meta no se describe que tipo de

formación académica tendrán acceso, es decir básico, media, técnica o tecnológica.

Gráfico Nº 8


Teniendo en cuenta que las inscripciones y/o vinculación a la estrategia jóvenes en paz, tiene como

requisito amparado en el acuerdo de corresponsabilidad para efectuar el pago de apoyo de sostenimiento

respectivo el desarrollar simultáneamente los componentes de tipo formativo y productivo, se evidencia

a través de la gráfica que el 66% de los jóvenes cuentan con el cumplimiento de los dos requisitos,

mientras que el 34% tan solo cuenta con el componente formativo, y el 6% no cuentan con ninguno de

los dos.

9.5 ASPECTOS POR RESALTAR Y MEJORAS EVIDENCIADAS

Al suscribir un convenio interadministrativo para "aunar esfuerzos técnicos, económicos, académicos y

administrativos entre el SENA y el IDIPRON para el desarrollo de programas de formación técnica

dirigida a jóvenes en condiciones de vulnerabilidad o con alto riesgo de vincularse a actividades en

conflictos con la ley o vinculados en escenarios de violencia seleccionados por el IDIPRON en el marco

del Proyecto 968 de "Generación de Ingresos y Oportunidades Misión Bogotá Humana". A permitido

través del ejercicio de auditoria poder evidenciar que a pesar de las dificultades que se tejen en cualquier

proyecto sobre todo en su planeación y ejecución, se puede demostrar un notable interés de los jóvenes

34%

66%

6%0,06

CUMPLIMIENTO DE METAS Y OBJETIVOS ESTRATEGIA JOVENES EN PAZ

INSCRIPCION EN COMPONENTE FORMATIVO Y PRODUCTIVO

COMPONENTE DEPRODUCTIVIDAD SIN REGISTRODE INSCRIPCION EN CAMPAÑAS

COMPONENTE PRODUCTIVO YFORMATIVO CON REGISTRO DEINSCRIPCIÓN EN LOS DOSCOMPONENTES

COMPONENTE PRODUCTIVO YFORMATIVO SIN REGISTRO EINSCRIPCION DECOMPONENTES FORMATIVO YPRODUCTIVO

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



en este tipo de programas, contribuyendo significativamente en su propio desarrollo, mejorando en

prospectiva la posibilidad de mejorar sus niveles de vida, aproximándolos al mundo laboral y a la

generación de ingresos y oportunidades, formándose a través de competencias laborales con currículos

flexibles como opción para el fortalecimiento de sus proyectos de vida.

Se evidencia que cada una de las entidades contratistas hacen parte del banco de oferentes del programa

de ampliación de cobertura del SENA, con lo que se garantiza una mejor calidad en el servicio de

formación ya que cuenta con docentes con el conocimiento en la implementación de los programas y

metodologías del SENA, con experiencia técnica y profesional en realizar programas de formación

técnica con los jóvenes en el marco del desarrollo del convenio 006 de 2015. Vale la pena mencionar,

que los procesos de gestión interna que se realizan en la generación de alianzas y convenios

interinstitucionales con diferentes entidades, desempeñan un papel sobresaliente como apoyo a la

consecución de los propósitos del Instituto, los cuales dan soporte a los procesos de formación y

educación para el trabajo.

Existe una buena práctica contractual en cuanto a que se incluye una cláusula de indemnidad como una

obligación del contratista, conforme a la cual se pacte la obligación del contratista de mantener a la

entidad libre de cualquier daño o perjuicio originado en reclamaciones de terceros y que se deriven de

sus actuaciones o de las de sus subcontratistas o dependientes.

9.6 OBSERVACIONES

o En la muestra seleccionada de los contratos relacionados con la formación técnica para los jóvenes

existen diferencias en cuanto a los criterios de las edades para el ingreso al proyecto, debido a que

menciona capacitar a jóvenes entre 18 y 28 años de edad y en el Manual Operativo Estrategia Jóvenes

en Paz menciona “Tener entre 14 y 28 años cumplidos para la Línea Estratégica Jóvenes en Paz y

entre 18 y 28 años para las líneas estratégicas Misión Bogotá Humana y Economía para la vida.” Por

lo anterior se observa debilidad en los criterios a tener en cuenta en la planeación y debilidades en

políticas claras de operación, por cuanto no cuenta con una información confiable para el desarrollo

del proyecto y la toma de decisiones.

o La forma en que está jurídicamente diseñado el contrato no permite realizar un seguimiento eficaz a

la calidad en la prestación del servicio, debido a que en el documento no existen criterios con los que

se pueda evaluar cualitativamente la gestión del contratista, en contravía con lo preceptuado en el

numeral 8 del artículo 26 ley 80 de 1993 y el Numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009.

o Contrario a lo estipulado por el manual de Contratación del IDIPRON, no se encuentra en la ejecución

del contrato la revisión y monitoreo de los riesgos de la contratación para adoptar las medidas

necesarias para mitigarlos, estrategia establecida para minimizar al máximo los riesgos contractuales.

(3.1.2.6. Buenas prácticas en el proceso de contratación. En la Ejecución del contrato. No. 14).

PROCESO


LA GESTION


VERSIÓN 01



o En cuanto a la administración de tarjetas débito, para el pago del apoyo a sostenimiento de los Jóvenes

vinculados a la estrategia de Jóvenes en Paz, existen debilidades en el control de existencias al

momento de su entrega, así como en la seguridad y/o custodia de las mismas, lo que puede incrementar

el riesgo de fraude a los jóvenes que las utilizan. En cuanto al procedimiento Pago de Apoyo

Sostenimiento y Garantía de Permanencia M-EPV-PR-001, no menciona quien custodia las tarjetas

débito con saldo, los controles y el procedimiento para su reexpedición.

o Se evidencian debilidades en la estructura funcional de la estrategia Jóvenes en Paz para su ejecución,

debido a que no existe una adecuada articulación entre las áreas (Gerencia de Proyecto y la

Coordinación de programas para la formación técnica) que permita realizar un mejor seguimiento y

control a la consecución de los resultados esperados, teniendo en cuenta que son quienes ejecutan y

supervisan presupuestalmente los convenios y contratos con las diferentes instituciones de formación

técnica.

9.7 NO CONFORMIDADES

9.7.1 Etapa Precontractual

Se evidencia que la forma en que fueron definidos el tercer, cuarto y quinto producto no permite realizar

una labor de Supervisión efectiva, de manera que se puedan controlar los pagos de acuerdo a las labores

realizadas, incumpliendo con lo establecido en el Manual de Supervisión e Interventoría del IDIPRON

en su artículo 3.6 y el numeral 7.1 de la NTCGP 1000:2009.

9.7.2 Planeación en la Ejecución de los Recursos

Se constituyeron reservas presupuestales para la estrategia de Jóvenes en Paz por un valor de

$2.912.584.296 al 31 de Diciembre de 2015, lo que evidencia debilidad en la planeación y en el

seguimiento a la ejecución de los recursos, teniendo en cuenta que la constitución de estas reservas deben

ser excepcionales y esporádicas, lo anterior incumpliendo con el numeral 1.2.1 Planes, Programas y

Proyectos del MECI, 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos de la NTCGP 1000:2009 y los

literales b) y d) del artículo 2 Ley 87 de 1993.

9.7.3 Pago de Apoyo Sostenimiento y Garantía de Permanencia

Se evidencio debilidades en el desarrollo del proceso y la efectividad de los controles establecidos en los

pagos de apoyo sostenimiento y garantía de permanencia que se realiza a los jóvenes vinculados a la

estrategia de Jóvenes en Paz, debido a que se presentaron pagos de asistencias de fechas anteriores que

ya habían sido pagadas por el proyecto, por otra parte se presenta una afectación en los recursos en

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LA GESTION


VERSIÓN 01



consecuencia a que el Instituto no recupero dineros por valor de $3.672.000, incumpliendo lo estipulado

en los artículos 3º y 6º de la Ley 610 de 2000, con el numeral 1.3.2.2 Identificación de Riesgos del

MECI, el numeral 5.2 Controles Operacionales del Sistema Integrado de Gestión de la NTD-SIG

001:2011 y los literales a) , c) y f) del artículo 2 Ley 87 de 1993.

9.7.4 Indicadores de Gestión

La línea estratégica de Jóvenes en Paz no cuenta con indicadores de gestión que permitan medir la

eficiencia y efectividad con el fin de evaluar impacto de la gestión para la toma de decisiones y realizar

el seguimiento y mejora continua para el cumplimiento de objetivos y metas previstas, lo anterior

incumpliendo con el numeral 1.2.4 Indicadores de Gestión del MECI y 8.2.3 Seguimiento y medición de

los procesos de la NTCGP 1000:2009 y el numeral 5.4 Mecanismos de Medición y Seguimiento de la

NTD: SIG 001:2011.

9.7.5 Obligaciones Contractuales

No se evidencia la formulación de las estrategias que propendan por la reducción en la deserción de los

jóvenes vinculados que no supere el 10%, lo que generaría riesgos en el cumplimiento de los objetivos

establecidos en el proyecto. (Contrato 1142. Clausula Quinta. Obligaciones Generales del Contratista.

5.2. Obligaciones Específicas del Contratista. No. 11)

9.7.6 Sistema de Información – SIMI

En la visita efectuada a la Unidad de Protección Integral Perdomo, se pudo identificar que los registros

que alimenta el equipo Psicosocial en el SIMI sobre casos de los beneficiarios se pierden de manera

reiterada, lo que evidencia debilidad en el sistema por cuanto no se garantizan los principios de integridad

de los datos, confiabilidad y salvaguarda de la información, así como la obtención y el procesamiento de

los mismos, incumpliendo lo establecido en los numerales 4.2.4 Control de Registros, 6.3 Infraestructura,

7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, 7.3 Diseño y Desarrollo y 7.5.3

Identificación y Trazabilidad de la NTCGP 1000:2009; 4.2.5.1 Infraestructura, 5.1 Procedimientos

documentados y registros en el Sistema Integrado de Gestión, 5.2 Controles Operacionales del Sistema

Integrado de Gestión, 6.4 Análisis de Datos, 6.11 Seguimiento y Monitoreo de la Seguridad de la

Información de la NTD: SIG 001:2011 y numeral 3 Eje Transversal Información y Comunicación del

MECI 1000:2014.

9.7.7 Ruta de Atención Estrategia Jóvenes en Paz - Etapas de Ingreso

PROCESO


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El IDIPRON no ha establecido los controles necesarios para asegurar que sus documentos permanezcan

legibles, fácilmente identificables y recuperables para el cumplimiento de las metas y objetivos

consideradas en la línea estratégica de jóvenes en paz y/o los convenios suscritos, por cuanto en auditoría

se pudo identificar que el 21% de los beneficiarios tomados dentro de la muestra para la presente

auditoria, no contaban con carpeta de historia social y 1 (un) caso en particular no se encontró registrado

en el Sistema de Información Misional - SIMI, incumpliendo lo establecido en los numerales 4.2.3

Control de documentos, 4.2.4 Control de los registros de la NTCGP 1000:2014, 4.2.4 Planificación

documental de Sistema Integrado de Gestión, 5.1 Procedimientos documentados y registros en el Sistema

Integrado de Gestión y 3. Eje Transversal de Información y Comunicación del MECI 1000:2014.

9.7.8 Cumplimiento de Metas y Objetivos

El IDIPRON, no garantiza el cumplimiento de los requisitos establecidos en la línea estratégica de

jóvenes en paz, como fundamento del desarrollo de los componentes productivos y formativos por cuanto

analizadas las distintas fuentes de información sobre la inscripción y etapa de permanencia de los jóvenes

a esta línea estratégica, se pudo concluir que una muestra significativa de los jóvenes no cuentan con el

cumplimiento e inscripción de estos componentes formativo y productivo, incumpliendo lo establecido

en los numerales 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, 8.3 Control

del producto y/o servicio no conforme de la NTCGP 1000:2014, 4.2.3 Planificación operativa del sistema

integrado de gestión, 5.3 Prestación del bien o servicio de la NTD:SIG 2011 y 1.2 Componente

Direccionamiento Estratégico, 1.2.1 Planes, Programas y Proyectos del MECI 1000:2014. (Grafica No. 8)

9.7.9 Diseño de Metas para la Línea Estratégica

Se evidencio de acuerdo a la Ficha EBI-D del Proyecto 968 “Generación de Ingresos y Oportunidades

Misión Bogotá Humana”, que no existe claridad frente a las metas contempladas para la Línea

Estratégica de Jóvenes en Paz, debido a que no se especifica cuantos jóvenes se pretende vincular, cabe

mencionar que el proyecto 968 menciona en su meta No. 3 “ofrecer 7.000 oportunidades de formación

para el emprendimiento a juventud con vulneración de derechos”, para sus tres líneas estratégicas

(Economía para la Vida – Misión Bogotá Humana – Jóvenes en Paz) . Lo anterior denota deficiencia en

la planeación para la formulación de las metas que llevan a poner en riesgo los recursos del Instituto, al

no tener control del presupuesto asignado con respecto a unas metas proyectadas para su medición,

evaluación y medidas correctivas, incumpliendo lo establecido en los literales b), c), d) y g) del artículo

2 Ley 87 de 1993.

9.7.10 Gestión Documental

De acuerdo a las carpetas analizadas como muestra para el desarrollo de la auditoria (Contratos No.

1142/2015, 1144/2015, 1145/2015, 1146/2015 y convenio 006 de 2015 SENA) se evidencio falencias

en el archivo de los documentos relacionados con la foliación, duplicidad de información, falta de

soportes como evidencia de la ejecución contractual y organización en general de los registros, lo cual

no garantiza la integridad, veracidad y fidelidad de la información. Así mismo con relación al convenio

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006/2015 no se observaron documentos con una organización lógica ni los informes y actas relacionadas

con la supervisión por parte del Idipron y del SENA donde se pueda verificar la gestión realizada para

su ejecución, incumpliendo con lo establecido en el Manual de Gestión Documental A-GDO-MA-001

elaborado por el Instituto en donde se dan lineamientos y técnicas para el manejo del archivo, al igual

que lo estipulado en los numerales 4.2 Gestión Documental, 4.2.2 Manual de Calidad, 4.2.3 Control de

Documentos de la NTCGP 1000:2009 y en los literales d) y e) del artículo 2 Ley 87 de 1993.

9.8 RECOMENDACIONES

o Se recomienda tener metas claras con relación a los servicios ofrecidos por medio de la estrategia de

Jóvenes en Paz, las cuales deben evidenciar a cuantos jóvenes se le garantizara el acceso a la educación

básica, media, técnica o tecnológica, lo permite realizar una medición, análisis y mejora de su gestión.

Así mismo se deben implementar indicadores de gestión que faciliten esta medición como base para la

planeación operativa y presupuestal para el cumplimiento de sus metas y que faciliten la toma de

decisiones al proyecto.

o Se hace necesario que las tarjetas débito que se entregan a los jóvenes una vez ingresan a la estrategia

sean centralizadas y custodiadas por una sola área, que garantice de una manera más eficiente y eficaz

su administración y control, lo que disminuye el riesgo de pérdida y fraude. Por otra parte se recomienda

diseñar procedimientos donde se establezcan estos controles para una óptima administración.

o Se recomienda implementar un sistema más confiable y seguro para el sistema de pagos, teniendo en

cuenta que el que actualmente es utilizado para la consolidación y verificación (Excel), no es el más

apropiado para el volumen de información que se manejan en la base de datos de asistencias.

o De acuerdo a las visitas realizadas a las instituciones de formación técnica se observa que los monitores

del Instituto que realizan el control de asistencias de los jóvenes matriculados, no cuentan con un

espacio físico para el diligenciamiento de planillas, ni las herramientas necesarias como un equipo de

cómputo para ejercer estas funciones, teniendo en cuenta que el contratista o institución debe facilitarlos

para la misma ejecución contractual. Por lo tanto se recomienda realizar la gestión en cuanto a la

solicitud o el requerimiento al instituto con el fin de que el Idipron realice estas actividades con mayor

eficiencia y efectividad.

o Establecer los criterios cuantificables de calidad en la etapa precontractual para evaluar las labores del

contratista, así mismo realizar los ajustes necesarios en el Manual de Contratación que incluya

expresamente esos elementos, con el fin de realizar un seguimiento eficaz a las labores de supervisión.

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o Revisar y evaluar las dinámicas pedagógicas del IDIPRON, haciéndolos más acordes con los

requerimientos de los distintos sectores productivos del país, teniendo en cuenta las necesidades directas

de los jóvenes, fomentando ambientes de enseñanza y aprendizaje que permitan la estimulación y el

acceso de los jóvenes de la entidad a la educación superior con énfasis técnico y/o tecnológico.

o El IDIPRON, debe emprender las acciones necesarias que le permitan efectuar una verificación y

seguimiento eficaz de los requisitos que le atañen, respecto al proceso pedagógico, de emprendimiento

y/o generación e ingresos con los jóvenes, en las etapas de ingreso, permanencia y egreso.

o Realizar seguimiento a las tasas de deserción, la reprobación, la relación de ingresos y graduandos, con

el propósito de establecer o rediseñar las estrategias y metodologías que permitan contribuir

disminución de las brechas de cumplimiento de las metas programadas.

o Vincular en mayor medida las afinidades, gustos, intereses, habilidades y competencias de los jóvenes,

con el propósito de acceder a una oferta de programas más robusta que se alinee a sus satisfacciones a

través de una gestión interinstitucional que intensifique la apertura de alianzas estratégicas y que

permita además posibilidades para el goce y disfrute de espacios, recursos e infraestructura adecuados

para el horizonte de formación con énfasis técnico que cumpla con los requerimientos específicos para

llevar a cabo las prácticas académicas.

o Realizar un mejor análisis de los riesgos de acuerdo a factores internos y externos como sanciones,

perdidas de información documental, afectaciones económicas o situaciones que puedan afectar la

prestación del servicio y el cumplimiento de los objetivos propuestos y con el fin de dar manejo a estos

de acuerdo a los propósitos institucionales.

10. CONCLUSIONES

Luego de realizar la evaluación y seguimiento a la Estrategia de Jóvenes en Paz se puede concluir que si

bien es cierto el Instituto ha contribuido en la formación de los jóvenes en condiciones particulares de

vulnerabilidad socio económicas mediante procesos de desarrollo y fortalecimiento de sus competencias

ciudadanas y laborales para su emprendimiento, es necesario que se propenda por procesos mejor

planificados, desarrollados y controlados de una manera más eficiente y eficaz que garanticen la

efectividad en la prestación del servicio y el cumplimiento de las metas y objetivos propuestos.

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LA GESTION


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Vº Bº Auditor (a) Líder

FIRMA: (ORIGINAL FIRMADO)

NOMBRE: Andrés Ricardo Castillo

Vº Bº Equipo Auditor


NOMBRE: Johanna Catherine Gámez Villamizar

Vº Bº Equipo Auditor


NOMBRE: Jesús Leandro Tarazona

Aprobación Jefe Oficina de Control Interno


NOMBRE: Gustavo Olaya Ferreira

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AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN LINEA ESTRATEGICA … · cÓdigo proceso seguimiento y evaluacion a la gestion versiÓn s -seg ft 007 01 formato informe de auditoria pÁgina: 3 de 39