AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSIrepository.usd.ac.id/35315/2/152114109_full.pdf · AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSI ( Studi Kasus di Etawa Agro Prima Girikerto ) S K R

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSI

( Studi Kasus di Etawa Agro Prima Girikerto )

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:

Gabriela Rupadatu Prabaningtyas

NIM : 152114109

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

i


( Studi Kasus di Etawa Agro Prima Girikerto )

S K R I P S I

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Program Studi Akuntansi

Oleh:


NIM : 152114109

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2019




iv

LEMBAR PERSEMBAHAN

“ All things work together for good, for those who are called according to His

purpose “

- Roman 8:28 -

All things. Good and bad, work together for GOOD

Kupersembahkan untuk:

Tuhan Yesus

Bunda Maria

Santo Yudas Tadeus

Santa Gabriela

Alm. Bapak Romulus Bambang dan Ibu Margareta Dwi

Adikku Kevin




vii

KATA PENGANTAR

Puji syukur dan rasa terima kash ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena

telah melimpahkan rahmat dan karunia- Nya kepada penulis sehingga dapat

menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah

satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi,

Fakultas Ekomomi, Universitas Sanata Dharma.

Dalam menyelesaikan skripsi ini,penulis mendapat bantuan bimbingan dan

arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang

tak terhingga kepada:

1. Drs. Johanes Eka Priyatma, M.Sc., Ph.D., selaku Rektor Universitas Sanata

Dharma yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti

segala kegiatan di kampus sehingga dapat berkembang secara akademik dan non

akademik.

2. A. Yudi Yuniarto, S.E., M.B.A., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan bagi penulis untuk

mengikuti segala kegiatan di kampus sehingga dapat berkembang secara

akademik dan non akademik.

3. Drs.YP. Supardiyono, M.Si., Ak, QIA., CA selaku Ketua Program Studi

Akuntansi, Fakultas Ekonomi,Universitas Sanata Dharma yang telah

memberikan kesempatan bagi penulis untuk mengikuti segala kegiatan di

kampus sehingga dapat berkembang secara akademik dan non akademik.


viii

4. Nicko Kornelius Putra M.Sc., selaku Dosen Pembimbing Akademik Kelas C

yang selama ini telah membimbing penulis dalam pemilihan matakuliah.

5. Dr. FA. Joko Siswanto, MM., Akt.,QIA selaku Dosen Pembimbing Skripsi yang

telah membimbing dan membantu penulis dalam proses belajar sertta

menyelesaikan skripsi ini.

6. Seluruh dosen dan karyawan Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma

yang telah memberikan kesempatan untuk berbagi ilmu pengetahuan.

7. Ibu Sutris selaku pemilik Usaha Mikro Kecil Menengah Etawa Agro Prima

Girikerto yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan openelitian.

8. Seluruh karyawan bagian produksi yang telah berkenan meluangkan waktu dan

memberikan informasi serta data-data yang dibutuhkan.

9. Alm. Bapak Romulus Bambang, Ibu Margareta Dwi, dan Kevin Narotama yang

selama ini telam memberikan doa, dukungan, semangat, dan perhatian yang tak

terhingga kepada penulis sehingga skripsi ini dapat selesai.

10. Sahabat- sahabatku Elva, Irene, dan Rida, HGB fams, SCECO, teman – teman

seperjuangan Kelas C Akuntansi angkatan 2015, serta teman – teman Kelas J

MPAT dan Skripsi Dita, Kevin, Agata, Nindy, Kosmas, Nath, Mita, Stacia,

Novi, Yohana yang selalu menyemangati, mengingatkan, dan menghibur selama

proses penulisan skripsi.

11. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.



x

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN JUDUL ............................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING ..................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................... iii

HALAMAN PERSEMBAHAN ............................................................................ iv

HALAMAN KEASLIAN KARYA TULIS ............................................................. v

HALAMAN LEMBAR PUBLIKASI .................................................................... vi

HALAMAN KATA PENGANTAR ..................................................................... vii

HALAMAN DAFTAR ISI ...................................................................................... x

HALAMAN DAFTAR TABEL .......................................................................... xiii

HALAMAN DAFTAR GAMBAR ...................................................................... xiv

ABSTRAK. ............................................................................................................ xv

ABSTRACT ......................................................................................................... xvi

BAB I.................... ................................................................................................... 1

A. Latar Belakang Masalah ...............................................................................1

B. Rumusan Masalah ........................................................................................4

C. Tujuan Penelitian..........................................................................................4

D. Manfaat Penelitian........................................................................................5

E. Sistematika Penulisan ...................................................................................6

BAB II.............. ........................................................................................................ 8

A. Pengauditan ..................................................................................................8

1. Definisi Pengauditan ............................................................................ 8

2. Jenis Pengauditan ................................................................................. 8

B. Audit Internal ...............................................................................................9

1. Pengertian Audit Internal ..................................................................... 9

2. Tujuan Audit Internal ......................................................................... 10

3. Aktivitas Audit Internal ...................................................................... 10

C. Audit Operasional ......................................................................................11

1. Pengertian Audit Operasional ............................................................ 11

2. Tujuan Audit Operasional .................................................................. 12


xi

3. Jenis Audit Operasional ..................................................................... 13

4. Elemen Pokok dalam Sasaran Audit Operasional .............................. 13

5. Ruang Lingkup Audit Operasional .................................................... 14

6. Tahapan Audit Operasional ................................................................ 15

D. Efektivitas, Ekonomis, dan Efisiensi..........................................................18

E. Konsep Dasar Fungsi Produksi ..................................................................21

1. Pengertian Produksi............................................................................ 21

2. Proses Produksi .................................................................................. 22

3. Fungsi produksi .................................................................................. 22

4. Pentingnya Proses Produksi ............................................................... 23

5. Siklus Proses Produksi dan Aspek Pengendaliannya ......................... 24

F. Audit Operasional pada Fungsi Produksi ...................................................25

G. Kerangka Berfikir Penelitian ......................................................................31

BAB III................. ................................................................................................. 33

A. Jenis Penelitian ...........................................................................................33

B. Waktu dan Tempat .....................................................................................33

C. Subjek dan Objek Penelitian ......................................................................33

D. Teknik Pengumpulan Data .........................................................................33

E. Teknik Analisis Data ..................................................................................35

BAB IV................. ................................................................................................. 42

A. Profil Usaha ................................................................................................42

B. Tujuan Usaha..............................................................................................43

C. Struktur Organisasi Etawa Agro Prima ......................................................43

D. Job Description: .........................................................................................44

BAB V.................. ................................................................................................. 46

A. Perencanaan ................................................................................................46

B. Membuat Program Kerja Audit ..................................................................48

C. Melaksanakan Kerja Lapangan ..................................................................51

D. Mengembangkan Temuan Audit dan Rekomendasi ..................................81

E. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit ...................................88

BAB VI.................. .............................................................................................. 109


xii

A. Kesimpulan...............................................................................................109

B. Keterbatasan Penelitian ............................................................................109

C. Saran.............. ...........................................................................................110

DAFTAR PUSTAKA .......................................................................................... 111

LAMPIRAN ......................................................................................................... 113


xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 3.1 Tabel Checklist ................................................................................ 37

Tabel 5.1 Tabel Program Audit – Rencana Induk Produksi ........................... 51

Tabel 5.2 Tabel Program Audit – Produktivitas dan Nilai Tambah ............... 60

Tabel 5.3 Tabel Program Audit – Pengendalian Bahan Baku ........................ 64

Tabel 5.4 Tabel Program Audit – Pengendalian Peralatan dan Fasilitas

Produksi .......................................................................................... 70

Tabel 5.5 Tabel Program Audit – Pengendalian Transformasi ....................... 73

Tabel 5.6 Tabel Program Audit – Pengendalian Kualitas ............................... 76

Tabel 5.7 Tabel Program Audit – Pengendalian Barang jadi.......................... 79


xiv

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Etawa Agro Prima ......................................... 43

Gambar 5.1 Proses Produksi ............................................................................. 46

Gambar 5.2 Proses Produksi Susu Bubuk ........................................................ 48


xv

ABSTRAK


(Studi Kasus di Etawa Agro Prima Girikerto)


NIM: 152114109

Universitas Sanata Dharma

Yogyakarta

2019

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi program

dan aktivitas produksi yang masih memerlukan perbaikan serta memberikan

rekomendasi yang diperlukan manajemen dalam menilai efektivitas, efisiensi dan

ekonomisasi pada fungsi produksi di Etawa Agro Prima.

Peneliti memperoleh data melalui observasi, wawancara, pengisian

checklist, dan dokumentasi. Teknik analisis data menggunakan pendekatan

deskriptif kualitatif berdasarkan prosedur audit operasional.

Hasil audit menunjukkan bahwa secara keseluruhan fungsi produksi telah

berjalan secara efektif, sangat efisien, dan sangat ekonomis. Adapun beberapa hal

yang perlu dilakukan perbaikan yaitu: dibuatnya Standard Operating Procedures

(SOP) secara tertulis, dibuatnya kebijakan tegas terkait pemberian kode khusus

untuk setiap bahan baku yang diterima, serta pemberian pelatihan kepada karyawan

untuk melakukan identifikasi biaya kualitas, pencatatan secara rinci, serta menekan

biaya kualitas.

Kata kunci: Audit Operasional, Fungsi Produksi, Efektif, Efisien, Ekonomis.


xvi

ABSTRACT

OPERATIONAL AUDIT ON PRODUCTION FUNCTION

(Case Study at Etawa Agro Prima Girikerto)


NIM: 152114109

Sanata Dharma University

Yogyakarta

2019

This research is aimed to identify and evaluate programs and production

activities that still need improvement and provide recommendations needed by

management in assessing the effectiveness, efficiency,and economization on

production function at Etawa Agro Prima.

Researcher obtained the data by observation, interview, checklist filling, and

documentation. The study used qualitative descriptive approach based on

operational audit procedures.

The audit result showed that overall production function has been running

effectively, very efficiently, and very economically. There were few things that

need to be fixed such as: setting a written Standard Operating Procedures (SOP),

setting explicit policies regarding the provision of special codes for each raw

material received, also providing training to employees to identify quality costs,

record in detail, and reduce quality costs.

Keywords: Operational Audit, Production Function, Effective, Efficient,

Economical


1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Persaingan adalah hal yang wajar di dalam dunia bisnis. Menawarkan

berbagai macam keunggulan produk yang akan dipasarkan merupakan salah

satu cara perusahaan untuk dapat menarik konsumen sebanyak-banyaknya dan

memperoleh laba. Hal tersebut didukung hasil penelitian yang dilakukan oleh

Setiawan dkk, (2012), atribut produk berpengaruh positif dan signifikan

terhadap keputusan pembelian produk, dimana apabila penilaian responden

terhadap atribut produk meningkat maka menyebabkan keputusan pembelian

juga meningkat. Atribut produk yang dimaksud adalah keunggulan –

keunggulan yang ditawarkan produk berupa karakteristik atribut produk yang

unggul dan merupakan ciri khas produk tersebut dibandingkan produk yang

lain. Dengan demikian apabila keputusan pembelian yang dilakukan konsumen

tinggi, maka mengakibatkan keuntungan yang diperoleh perusahaan semakin

besar.

Dalam menghasilkan produk yang unggul tentunya tidak terlepas dari

peran fungsi produksi. Secara umum fungsi produksi terkait dengan

pertanggungjawaban dalam mengelola dan mentransformasikan masukan

(inputs) menjadi keluaran (outputs) berupa barang atau jasa yang akan dapat

memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan. Dengan fungsi produksi yang


2

efektif, efisien, dan ekonomis dapat dicapai peningkatan laba yang sesuai

dengan tujuan perusahaan serta sebagai indikator bahwa perusahaan dapat

mempertahankan kelangsungan hidupnya. Oleh karena itu fungsi produksi

yang efektif, efisien, dan ekonomis menjadi penting untuk diterapkan.

Agar dapat menilai apakah fungsi produksi berjalan efektif, efisien, dan

ekonomis maka perusahaan perlu melakukan evaluasi dan penilaian terhadap

fungsi produksi. Penilaian terhadap fungsi produksi dapat dilakukan dengan

melakukan audit operasional pada fungsi produksi. Berdasarkan hasil

penelitian yang dilakukan oleh Vénéranda dan Ferdinand (2014), ketika audit

operasional dilakukan secara efektif dan efisien, maka dapat memberikan

informasi yang berguna dan rekomendasi kepada manajemen untuk

peningkatan kinerja organisasi. Dengan demikian diperlukan audit operasional

yang bertujuan untuk mengidentifikasi serta menilai kegiatan dan aktivitas

yang masih memerlukan perbaikan, yang nantinya akan diberikan rekomendasi

untuk perbaikan atas pengelolaan aktivitas dalam fungsi produksi.

Seiring dengan perkembangan pasar, tidak hanya perusahan –

perusahaan besar yang harus memiliki kemampuan untuk bersaing, tetapi juga

Usaha Mikro, Kecil dan Menengah (UMKM) dituntut untuk memiliki

kemampuan bersaing. Berdasarkan data Kementerian Koperasi dan Usaha

Kecil dan Menengah Republik Indonesia diketahui bahwa data terakhir terkait

perkembangan UMKM di Indonesia tahun 2016 hingga 2017 mengalami

peningkatan sebesar 2,06%, meskipun jumlah ini tidak sebesar peningkatan

pada tahun 2012 hingga 2013 yakni sebesar 2,41% namun jumlah UMKM


3

selalu bertambah dari tahun ke tahun. Hal inilah yang dapat menjadi tantangan

serta kesempatan untuk UMKM, dimana untuk dapat memenangkan

persaingan, UMKM secara berkesinambungan harus mampu untuk

meningkatkan mutu produk yang dihasilkan.

Etawa Agro Prima adalah salah satu unit usaha pengolahan susu

kambing Etawa yang berdiri sejak tahun 1999 dan terletak di Dusun

Kemirikebo, Girikerto, Turi, Sleman, Yogyakarta. Etawa Agro Prima ini

merupakan salah satu jenis usaha perseorangan yang merupakan tindak lanjut

dari pelatihan yang diberikan oleh Balai Pengkajian Teknologi Pertanian

(BPTP) Yogyakarta. Produk olahan yang utama di Etawa Agro Prima ini

berupa susu bubuk etawa murni.

Hingga saat ini, di desa Girikerto terdapat sekitar sepuluh sentra

pengolahan susu kambing etawa. Sebagai salah satu produsen susu kambing

bubuk, tentunya proses produksi menjadi kegiatan utama. Agar dapat memiliki

daya saing, Etawa Agro Prima dituntut untuk terus berinovasi serta

menerapkan efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi dalam proses produksinya.

Menurut Kurniasari Yuseila (2012), “Proses produksi berperan dalam

peningkatan keunggulan daya saing. Keunggulan daya saing yang dapat

diciptakan oleh bidang produksi meliputi variasi produk yang mengikuti

perkembangan, mutu produk yang lebih baik, dan biaya produksi per unit yang

lebih rendah, sehingga dapat ditawarkan dengan harga yang bersaing.”


4

Berdasarkan survei pendahuluan yang telah dilakukan, Etawa Agro

Prima belum memiliki Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis

dalam melakukan aktivitas produksi. Tidak adanya SOP secara tertulis dapat

melatarbelakangi terjadinya kemungkinan perbedaan pemahaman dan

kesalahan persepsi pada karyawan dalam melaksanakan tugas.

Agar dapat mengidentifikasi dan menilai lebih lanjut kegiatan produksi

pada Etawa Agro Prima yang masih memerlukan perbaikan, serta mengetahui

apakah kegiatan produksi telah dilakukan secara efektif, efisien,dan ekonomis

maka dibutuhkan alat bantu bagi manajemen yaitu audit operasional.

Mengingat pentingnya audit operasional bagi fungsi produksi, maka penulis

tertarik untuk membahas audit operasional pada skripsi ini dengan judul

“AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSI” (Studi kasus di

Etawa Agro Prima Girikerto ).

B. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimana hasil pelaksanaan

audit operasional atas penilaian efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi pada

fungsi produksi?

C. Tujuan Penelitian

Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kegiatan

produksi yang masih memerlukan perbaikan serta memberikan

rekomendasi yang diperlukan oleh manajemen dalam menilai efektivitas,

efisiensi,dan ekonomisasi fungsi produksi.


5

D. Manfaat Penelitian

Dengan adanya penelitian ini, diharapkan dapat memberikan manfaat

sebagai berikut:

1. Bagi Etawa Agro Prima

Hasil dari penelitian ini diharapkan bermanfaat untuk memberikan

evaluasi terkait efektivitas, ekonomisasi, dan efisiensi perusahaan.

Sehingga manajemen dapat mengambil keputusan untuk perbaikan di

masa yang akan datang.

2. Bagi Universitas Sanata Dharma

Penelitian ini dapat menambah daftar referensi kepustakaan bagi

perpustakaan Universitas Sanata Dharma dan menambah referensi bagi

mahasiswa yang ingin melakukan penelitian terkait audit operasional.

3. Bagi Pembaca

Penelitian ini diharapkan dapat memberikan pengetahuan dan

pandangan bagi pembaca terkait dengan audit operasional pada fungsi

produksi.

4. Bagi Peneliti

Penelitian ini dapat menjadi wadah bagi peneliti untuk menerapkan ilmu

yang telah dipelajari selama masa perkuliahan terutama terkait dengan

audit operasional. Dan menambah pengetahuan penulis dalam

melakukan audit operasional pada fungsi produksi.


6

E. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan dibagi menjadi beberapa bab, dan akan dilaporkan

sebagai berikut:

Bab I Pendahuluan

Pada bab ini akan diuraikan latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah penelitian, tujuan penelitian,

manfaat penelitian, serta sistematika penulisan.

Bab II Tinjauan Pustaka

Bab ini akan menjelaskan teori – teori pendukung terkait

dengan pengauditan, audit operasional, serta fungsi produksi

Bab III Metode Penelitian

Pada bab ini akan dijelaskan mengenai jenis dan desain

penelitian, objek dan subjek penelitian, teknik pengumpulan

data, serta teknik analisis data yang akan digunakan.

Bab IV Gambaran Umum Perusahaan

Dalam bab ini akan diuraikan mengenai gambaran

perusahaan yang meliputi sejarah dan profil usaha, dan

struktur organisasi.

Bab V Analisis Data dan Pembahasan

Bab ini akan membahas tahapan-tahapan selama melakukan

audit operasional, menguraikan hasil penelitian, hingga

menyampaikan rekomendasi terkait temuan audit.


7

Bab VI Penutup

Pada bab ini peneliti akan menguraikan kesimpulan,

keterbatasan penelitian, dan saran atas penelitian yang

dilakukan.


8

BAB II

KAJIAN PUSTAKA

A. Pengauditan

1. Definisi Pengauditan

Menurut Hery ( 2016: 10), pengauditan (auditing) didefinisikan

sebagai suatu proses yang sistematis untuk memperoleh dan mengevaluasi

(secara objektif) bukti yang berhubungan dengan asersi tentang tindakan-

tindakan dan kejadian ekonomi, dalam rangka menentukan tingkat

kepatuhan antara asersi dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta

mengkomunikasikan hasilnya kepada pihak-pihak yang berkepentingan

2. Jenis Pengauditan

Menurut Hery (2016: 12), audit pada umumnya dikelompokkan

menjadi 5 jenis, yaitu :

a. Audit Laporan Keuangan

Dilakukan untuk menentukan apakah laporan keuangan klien secara

keseluruhan telah sesuai dengan standar akuntansi yang berlaku

b. Audit Pengendalian Internal

Dilakukan untuk memberikan pendapat mengenai efektivitas

pengendalian internal yang diterapkan klien. Karena tujuan dan

tugas yang ada dalam melaksanakan audit pengendalian internal dan

audit laporan keuangan saling terkait, maka standar audit untuk

perusahaan publik mengharuskan audit terpadu atas pengendalian

internal dan laporan keuangan.


9

c. Audit Ketaatan

Dilakukan untuk menentukan sejauh mana aturan, kebijakan,

hukum, perjanjian, atau peraturan pemerintah telah ditaati oleh

entitas yang diaudit.

d. Audit Operasional

Dilakukan untuk mereview (secara sistematis) sebagian atau seluruh

kegiatan organisasi dalam rangka mengevaluasi apakah sumber

daya yang tersedia telah digunakan secara efektif dan efisien. Hasil

akhir dari audit operasional adalah berupa rekomendasi kepada

manajemen terkait perbaikan operasi. Jenis audit ini sering juga

disebut sebagai audit kinerja atau audit manajemen.

e. Audit Forensik

Dilakukan untuk mendeteksi aktivitas kecurangan. Beberapa contoh

dimana audit forensik mungkin dilakukan adalah meliputi

pemeriksaan dalam hal terjadinya kecurangan bisnis (atau penipuan

oleh karyawan), penyidikan pidana, perselisihan antara pemegang

saham dan manajemen, serta lain sebagainya.

B. Audit Internal

1. Pengertian Audit Internal

Menurut IIA dalam Sawyer (2005:8), audit internal adalah fungsi

penilaian independen yang dibentuk dalam perusahaan untuk memeriksa

dan mengevaluasi aktivitas-aktivitasnya sebagai jasa yang diberikan kepada

perusahaan


10

2. Tujuan Audit Internal

Menurut Sawyer (2005: 10), tujuan audit internal adalah untuk

menentukan apakah (1) informasi keuangan dan operasi telah akurat dan

dapat diandalkan; (2) risiko yang dihadapi perusahaan telah diidentifikasi

dan diminimalisasi; (3) peraturan ektsternal serta kebijakan dan prosedur

internal yang bisa diterima telah diikuti; (4) kriteria operasi yang

memuaskan telah dipenuhi; (5) sumber daya telah digunakan secara efisien

dan ekonomis; (6) tujuan organisasi telah dicapai secara efektif – semua

dilakukan dengan tujuan untuk dikonsultasikan dengan manajemen dan

membantu anggota organisasi dalam menjalankan tanggung jawabnya

secara efektif.

3. Aktivitas Audit Internal

Hery (2016: 239) mengemukakan bahwa aktivitas audit internal

pada dasarnya dapat digolongkan ke dalam dua macam bentuk sebagai

berikut:

a. Financial Auditing

Kegiatan ini antara lain mencakup pengecekan atas kecermatan dan

kebenaran segala data keuangan, mencegah terjadinya kesalahan

atau kecurangan dan menjaga kekayaan perusahaan.

b. Operational Auditing

Kegiatan pemeriksaan lebih ditujukan pada bidang operasional

untuk dapat memberikan rekomendasi yang berupa perbaikan dalam

cara kerja, sistem pengendalian dan sebagainya.


11

C. Audit Operasional

1. Pengertian Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 2), audit operasional adalah evaluasi

terhadap efisiensi dan efektivitas operasi perusahaan. Audit operasional

dirancang secara sistematis untuk mengaudit aktivitas, program-program

yang diselenggarakan, atau sebagian dari entitas yang bisa diaudit untuk

menilai dan melaporkan apakah sumber daya dan dana telah digunakan

secara efisien, serta apakah tujuan dari program dan aktivitas yang telah

direncanakan dapat tercapai dan tidak melanggar ketentuan aturan dan

kebijakan yang telah ditetapkan perusahaan.

Darwin J. Casler dan James R. Crockett (1982) dalam Boynton dkk,

(2003: 498) mengemukakan bahwa auditing (pengauditan) operasional

adalah suatu proses sistematis yang mengevaluasi efektivitas, efisiensi,dan

kehematan operasi organisasi yang berada dalam pengendalian manajemen

serta melaporkan kepada orang-orang yang tepat hasil-hasil evaluasi

tersebut beserta rekomendasi perbaikan.

Menurut Agoes (2012: 158), audit operasional adalah suatu

pemeriksaan terhadap kegiatan operasi suatu perusahaan, termasuk

kebijakan akuntansi dan kebijakan operasional yang telah ditentukan oleh

manajemen untuk mengetahui apakah kegiatan operasi tersebut sudah

dilakukan secara efektif, efisien dan ekonomis.


12

2. Tujuan Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 5), audit operasional bertujuan untuk

mengidentifikasi kegiatan, program, dan aktivitas yang masih memerlukan

perbaikan, sehingga dengan rekomendasi yang diberikan nantinya dapat

dicapai perbaikan atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada

perusahaan tersebut. Berkaitan dengan tujuan ini titik berat audit diarahkan

terutama pada berbagai objek audit yang diperkirakan dapat diperbaiki di

masa yang akan datang, disamping itu juga mencegah kemungkinan

terjadinya berbagai kerugian.

Menurut Agoes (2012: 163), tujuan umum audit operasional yaitu:

a. Untuk menilai kinerja (performance) dari manajemen dan berbagai

fungsi dalam perusahaan.

b. Untuk menilai apakah berbagai sumber daya ( manusia, mesin, dan

harta lainnya) yang dimiliki perusahaan telah digunakan secara

efisien dan ekonomis.

c. Untuk menilai efektivitas perusahaan dalam mencapai tujuan

(objective) yang telah ditetapkan oleh top management.

d. Untuk dapat memberikan rekomendasi kepada top management

untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan yang terdapat dalam

penerapan pengendalian internal, sistem pengendalian manajemen,

serta prosedur operasional perusahaan dalam rangka meningkatkan

efisiensi, keekonomisan, dan efektivitas dari kegiatan operasi

perusahaan.


13

3. Jenis Audit Operasional

Arens dkk, (2010: 825) dalam Agoes dan Hoesada (2012: 159), telah

mengelompokkan operational audit dalam tiga jenis, yaitu:

a. Functional Audit

Audit fungsional berkaitan dengan fungsi-fungsi organisasi,

misalnya berkaitan dengan efisiensi dan keefektifan pada fungsi

penggajian pada divisi atau perusahaan secara keseluruhan.

b. Organizational Audit

Audit organisasional berkenaan dengan keseluruhan unit organisasi,

seperti departemen, cabang, atau anak perusahaan dengan

menekankan bagaimana fungsi-fungsi efisiensi dan efektivitas

berinteraksi.

c. Special Assignments

Special assignments atau penugasan khusus timbul sebagai akibat

permintaan manajemen untuk berbagai audit, seperti menentukan

penyebab keefektifan sistem teknologi informasi, investigasi

kemungkinan kecurangan yang timbul dalam divisi, dan membuat

rekomendasi untuk mengurangi biaya produksi manufaktur.

4. Elemen Pokok dalam Sasaran Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 5) , sasaran dalam audit operasional

adalah kegiatan, aktivitas, program, dan bidang-bidang dalam perusahaan

yang diketahui atau diidentifikasi masih memerlukan perbaikan/


14

peningkatan, baik dari segi ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas. Ada tiga

elemen pokok dalam sasaran audit:

a. Kriteria (criteria)

Kriteria merupakan standar (pedoman, norma) bagi setiap individu/

kelompok di dalam perusahaan dalam melakukan aktivitasnya.

b. Penyebab (cause)

Penyebab merupakan tindakan (aktivitas) yang dilakukan oleh

setiap individu/ kelompok di dalam perusahaan. Penyebab dapat

bersifat positif, program/ aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi

dan efektivitas yang lebih tinggi, atau sebaliknya bersifat negatif,

program/ aktivitas berjalan dengan tingkat efisiensi dan efektivitas

yang lebih rendah dari standar yang telah ditetapkan.

c. Akibat (effect)

Akibat merupakan perbandingan antara penyebab dengan kriteria

yang berhubungan dengan penyebab tersebut. Akibat negatif

menunjukkan program/ aktivitas berjalan dengan tingkat pencapaian

lebih rendah dari kriteria yang ditetapkan. Sementara akibat positif

menunjukkan bahwa program/ aktivitas telah terselenggara secara

baik dengan tingkat pencapaian yang lebih tinggi dari kriteria yang

ditetapkan.

5. Ruang Lingkup Audit Operasional

Menurut Bayangkara (2016: 18), audit operasional dilaksanakan

untuk meningkatkan ekonomisasi, efisiensi pengelolaan sumber daya, serta


15

efektivitas pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, audit operasional

diarahkan untuk menilai secara keseluruhan pengelolaan operasional objek

audit, baik fungsi manajerial (perencanaan, pengorganisasian, pengarahan,

dan pengendalian) maupun fungsi-fungsi bisnis perusahaan yang secara

keseluruhan ditujukan untuk mencapai tujuan perusahaan.

6. Tahapan Audit Operasional

Menurut Rob Reider (2002: 39) dalam Agoes dan Hoesada (2012:

171), tahapan audit operasional terdiri atas:

a. Tahap Perencanaan (Planning)

Untuk memperoleh hasil yang lebih baik dari sumber daya audit

operasional, auditor harus melakukan identifikasi masalah-masalah

penting sehingga dapat menawarkan potensi manfaat yang lebih

besar dengan cara survei pendahuluan. Tujuan dari tahap ini adalah

mengumpulkan informasi tentang bidang operasi, mengidentifikasi

kemungkinan adanya masalah dalam bidang operasi tersebut, serta

sebagai titik awal untuk mengembangkan dasar program kerja audit

operasional

b. Tahap Program Kerja (Work Programs)

Program kerja audit operasional merupakan suatu rencana kerja agar

pelaksanaan audit mencapai hasil yang baik. Program kerja

menguraikan secara terperinci apa yang harus dilakukan untuk

memperoleh informasi yang dibutuhkan sehingga dapat diperoleh

suatu temuan pemeriksaan dan memberikan rekomendasi perbaikan.


16

Program kerja harus bersifat individual untuk setiap situasi, dan

setiap langkah kerja harus menyatakan dengan jelas pekerjaan yang

harus dilakukan dan mengapa

c. Tahap Pelaksanaan Kerja Lapangan (Field Work)

Merupakan tahap dimana langkah-langkah kerja yang sudah

ditentukan dalam program kerja dilaksanakan atau direalisasikan.

Pada tahap ini auditor harus mengumpulkan serta menganalisis

bukti-bukti atau informasi yang cukup untuk mendukung dan

menyajikan temuan pemeriksaan.

Ada dua faktor yang harus diperhatikan dalam tahap pelaksanaan

kerja lapangan, yaitu berkaitan dengan compliance audit, apakah

kebijakan dan prosedur telah ditaati, serta apakah prosedur operasi

dan sistem pengendalian manajemen tercapai dengan baik sehingga

tercapai ekonomis, efisiensi, dan efektifitas. Tujuan fase ini adalah

untuk menentukan apakah suatu situasi perlu dilakukan perbaikan,

apakah itu penting dan berdampak besar , serta perbaikan seperti apa

yang diperlukan.

d. Tahap Pengembangan Temuan Audit dan Rekomendasi

(Development of Findings and Recommendation)

Pengembangan temuan audit ini meliputi hal-hal berikut:

1) Pernyataan kondisi

Mengandung arti hasil aktual, yaitu apa saja yang auditor

temukan selama melakukan observasi. Kondisi ini harus dinilai


17

secara benar. Oleh karena itu informasi yang dikumpulkan harus

cukup, kompeten, dan relevan.

2) Kriteria

Auditor harus menentukan kriteria yang sesuai dengan kondisi

yang ditemukan, seperti standar perusahaan, kebijakan dan

prosedur yang ditetapkan, serta peraturan hukum

3) Penyebab

Temuan audit tidak akan lengkap sampai auditor

mengidentifikasi penyebab atau alasan terjadinya penyimpangan

dari kriteria yang telah ditetapkan.

4) Akibat

Akibat merupakan unsur yang diperlukan untuk meyakinkan

manajemen bahwa kondisi yang tidak diinginkan apabila

dibiarkan berjalan terus akan mengakibatkan kerugian yang

serius.

5) Rekomendasi

Rekomendasi yang diberikan harus menjelaskan mengenai

kondisi, sebab, serta apa yang harus dilakukan untuk mencegah

keadaan yang tidak diinginkan. Rekomendasi auditor harus

praktis dan masuk akal sehingga mempermudah manajemen

untuk melihat hal baik dari rekomendasi yang diberikan.

e. Tahap Pelaporan (Reporting)


18

Tahap pelaporan merupakan tahap akhir dari pemeriksaan. Laporan

tersebut bertujuan memberikan informasi yang bermanfaat dan tepat

waktu atas kekurangan yang berpengaruh terhadap kegiatan operasi

perusahaan dan merekomendasikan perbaikan. Selain itu, laporan

pemeriksaan berguna untuk mengkomunikasikan hasil dari

pemeriksaan kepada pemimpin. Laporan pemeriksaan harus dibuat

secara tertulis.

D. Efektivitas, Ekonomis, dan Efisiensi

1. Pengertian

Menurut Hans Kartikahadi dalam Agoes dan Hoesada (2012: 167),

pengertian efektivitas, kehematan (economy), dan efisiensi dapat diuraikan

sebagai berikut:

a. Efektivitas dimaksud bahwa produk akhir suatu kegiatan operasi

telah mencapai tujuannya baik ditinjau dari segi kualitas hasil kerja,

kuantitas hasil kerja, maupun batas waktu yang ditargetkan.

b. Kehematan (economy) berarti cara penggunaan sesuatu barang (hal)

secara berhati-hati dan bijak (prudent) agar diperoleh hasil yang

terbaik.

c. Efisiensi berarti bertindak dengan cara yang dapat meminimalisasi

kerugian atau pemborosan sumber daya dalam melaksanakan atau

menghasilkan sesuatu.

Menurut Chambers dan Rand (2000:9) dalam Agoes dan Hoesada

(2012: 170), effectiveness berarti ”doing the right things”, misalnya


19

pencapaian tujuan. Efficiency berarti, “doing them well” berkaitan dengan

sistem yang baik dengan menghindari produk cacat dan pengerjaan kembali

(rework). Economy mengandung mengandung pengertian “doing them

cheap”, misalnya unit biaya untuk tenaga kerja, bahan baku, dan lain-lain di

bawah pengendalian.

Bayangkara (2016:15-17) mengatakan pengertian dari efektivitas,

efisiensi, dan ekonomisasi:

a. Efektivitas secara singkat dapat dipahami sebagai tingkat

keberhasilan suatu perusahaan untuk mencapai tujuannya.

b. Efisiensi berhubungan dengan bagaimana perusahaan

melakukan operasi, sehingga tercapai optimalisasi penggunaan

sumber daya yang dimiliki. Efisiensi berhubungan dengan

metode kerja (operasi).

c. Ekonomisasi merupakan ukuran input yang digunakan dalam

berbagai program yang dikelola. Artinya, jika perusahaan

mampu memperoleh sumber daya yang akan digunakan dalam

operasi dengan pengorbanan yang paling kecil, ini berarti

perusahaan telah mampu memperoleh sumber daya tersebut

dengan ekonomis.

2. Indikator Penentuan

Menurut Rob Reider (2002) dalam Agoes dan Hoesada (2012: 168),

berikut ini adalah beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam

penentuan ekonomis, efisien, dan efektif:


20

a. Ekonomis

Dalam menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait serta

menggunakan sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan

beberapa hal:

1) Mengikuti praktik aktivitas pembelian yang umum.

2) Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi-

fungsi yang penting.

3) Ketepatan persediaan di perusahaan

4) Menggunakan peralatan dengan harga yang tepat (tidak lebih

mahal daripada yang diperlukan)

5) Mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak terpakai

b. Efisiensi

Efisiensi terkait tanggung jawab penggunaan metode operasional

dalam pengeluaran yang minimum. Reviewer dapat melihat dari

beberapa hal berikut:

1) Kesesuaian prosedur manual dan terkomputerisasi

2) Keefisienan sistem dan prosedur operasi

3) Tidak adanya duplikasi pekerjaan

4) Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting

c. Efektivitas

Efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat organisasi yang

didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi. Reviewer dapat

melihat dari beberapa hal berikut:


21

1) Penilaian atas ketercapaian tujuan dan sasaran organisasi

2) Penilaian kecukupan sistem manajemen dalam mengukur

efektivitas

3) Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai

4) Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan

E. Konsep Dasar Fungsi Produksi

1. Pengertian Produksi

Menurut Assauri (2008: 18), pengertian produksi dalam arti luas

adalah sebagai kegiatan yang mentransformasikan masukan (input) menjadi

keluaran (output), tercakup semua aktivitas atau kegiatan yang

menghasilkan barang atau jasa, serta kegiatan-kegiatan lain yang

mendukung atau menunjang usaha untuk menghasilkan produk tersebut.

dalam arti sempit, pengertian produksi hanya dimaksud sebagai kegiatan

yang menghasilkan barang, baik jadi maupun barang setengah jadi, bahan

industri dan suku cadang atau sparepart dan komponen. Dengan pengertian

ini, produksi dimaksudkan sebagai kegiatan pengolahan dalam pabrik. Hasil

produksinya dapat berupa barang-barang konsumsi maupun barang-barang

industri. Sementara pengertian produksi dalam ekonomi adalah merupakan

kegiatan yang berhubungan dengan usaha untuk menciptakan dan

menambah kegunaan atau utilitas suatu barang atau jasa.

Menurut Akmal (2009: 247), “Produksi sebagai suatu istilah,

diartikan sebagai semua kegiatan atau kejadian dimana bahan-bahan


22

dikombinasikan atau dimodifikasi menurut cara tertentu dengan

menggunakan sarana dan peralatan yang sesuai.”

Dengan demikian, dapat disimpulkan bahwa produksi merupakan

suatu kegiatan mengubah masukan (input) menjadi keluaran (output)

dengan menggunakan sarana dan peralatan yang sesuai yang dapat

menambah kegunaan atau utilitas suatu barang atau jasa.

2. Proses Produksi

“Proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode dan teknik

untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan

menggunakan sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana)

yang ada” (Assauri 2008: 105).

“Proses produksi dapat diartikan sebagai cara untuk menciptakan

atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa dengan memanfaatkan

sumber –sumber (tenaga keja, mesin-mesin, dan sebagainya) yang tersedia”

(Akmal 2009: 247).

Dari pernyataan diatas dapat dikatakan bahwa kegiatan produksi

tidak lepas dari proses produksi, karena proses produksi meliputi tahapan

dalam menghasilkan sebuah produk. Proses produksi mengerjakan salah

satu aktivitas dalam kegiatan produksi yang didalamnya memiliki beberapa

tahapan yakni mengolah bahan mentah hingga hasil akhir suatu produk.

3. Fungsi produksi

Menurut Assauri (2008: 34), secara umum fungsi produksi terkait

dengan pertanggungjawaban dalam pengolahan dan pentransformasian


23

masukan (inputs) menjadi keluaran (outputs) berupa barang atau jasa yang

akan dapat memberikan hasil pendapatan bagi perusahaan. Empat fungsi

terpenting dalam fungsi produksi dan operasi adalah:

a. Proses pengolahan, merupakan metode atau teknik yang digunakan

untuk pengolahan masukan (inputs).

b. Jasa-jasa penunjang, merupakan sarana yang berupa

pengorganisasian yang perlu untuk penetapan teknik dan metode

yang akan dijalankan, sehingga proses pengolahan dapat

dilaksanakan secara efektif dan efisien.

c. Perencanaan, merupakan penetapan keterkaitan dan

pengorganisasian dari kegiatan produksi dan operasi yang akan

dilakukan dalam suatu dasar waktu atau periode tertentu.

d. Pengendalian atau pengawasan, merupakan fungsi untuk menjamin

terlaksananya kegiatan sesuai dengan yang direncanakan, sehingga

maksud dan tujuan untuk penggunaan dan pengolahan masukan

(inputs) pada kenyataannya dapat dilaksanakan.

4. Pentingnya Proses Produksi

Menurut Akmal (2009: 247), tingkatan pentingnya suatu proses

produksi akan berlainan sesuai dengan jenis perusahaan. untuk jenis

perusahaan tertentu seperti pada perusahaan dagang (misalnya toko

kelontong), proses produksi merupakan hal yang tidak penting. Namun

untuk jenis perusahaan manufaktur seperti pabrik mobil, pabrik tekstil atau

industri logam, proses produksi merupakan bagian kegiatan perusahaan


24

yang sangat penting, baik ditinjau dari besarnya biaya yang dikeluarkan

maupun dari banyaknya jumlah orang yang terlibat di dalamnya.

Proses produksi juga merupakan bidang yang cukup rumit, karena

banyaknya aktivitas yang berada di dalamnya yang harus dilaksanakan,

seperti berbagai aktivitas yang berkaitan dengan cara mendapatkan dan

mengolah bahan,perolehan sarana dan peralatan yang akan digunakan, dan

program latihan yang diperlukan untuk para pegawai. Dari berbagai segi

dalam kegiatan produksi diperlukan pemindahan bahan – bahan,

penggunaan mesin – mesin, supervisi terhadap pegawai, koordinasi

berbagai sub kegiatan, inspeksi-inspeksi, pengepakan, quality control, dan

pengiriman produk jadi. Mengenai koordinasi dengan berbagai kegiatan

lain dalam perusahaan seperti kegiatan pembelian, keuangan, kepegawaian,

dan pemasaran diperlukan keterpaduan sebagai satu kesatuan kegiatan

perusahaan dalam upaya memperoleh laba.

5. Siklus Proses Produksi dan Aspek Pengendaliannya

Menurut Akmal (2009: 248), walaupun corak kegiatan produksi

berlainan satu dengan yang lain, namun kita dapat mengidentifikasikan pola

siklus beserta tahap-tahap dalam siklus tersebut. tahap-tahap terseut

mencakup:

a. Penentuan permintaan akan produk-produk yang dapat dipasok

melalui proses produksi. Atau dengan kata lain, menentukan apa

yang akan diproduksi dan kapan akan diproduksi.

a. Penetapan rencana produksi yang lebih spesifik.


25

b. Pengadaan masukan untuk melaksanakan kegiatan produksi.

c. Penerimaan, pemasangan, dan pengujian mesin dan peralatan, serta

percobaan proses produksi.

d. Pelaksanaan proses produksi yang sebenarnya.

e. Pengiriman produk-produk selesai untuk digunakan sendiri atau

dijual kepada pelanggan.

F. Audit Operasional pada Fungsi Produksi

Menurut Akmal (2009: 267), peranan pemeriksaan intern dalam proses

produksi pada dasarnya adalah ikut serta mendorong terciptanya manajemen

produksi yang ideal. Jasa yang dapat diberikan berupa pengujian-pengujian

terhadap aspek-aspek pengendalian manajemen dalam proses produksi, dengan

tujuan baik untuk menguji ketaatan terhadap kebijaksanaan-kebijaksanaan dan

prosedur-prosedur maupun untuk mendapatkan dasar bagi upaya perbaikan

manajemen produksi.

Menurut Bayangkara (2016: 20), audit operasional dalam fungsi ini

bertujuan untuk melakukan pengujian terhadap ketaatan perusahaan dalam

menerapkan berbagai aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan dalam operasi

perusahaan. Disamping itu, audit pada fungsi ini juga ditujukan untuk menilai

ekonomisasi, dan efisiensi pengelolaan sumber daya dan efektivitas pencapaian

tujuan perusahaan. Ruang lingkup audit ini meliputi:

a. Rencana Produksi dan Operasi

Rencana produksi dan operasi mengakomodasi rencana fungsi-

fungsi bisnis lain, yang merupakan penjabaran dari rencana pencapaian


26

tujuan perusahaan secara keseluruhan. Rencana ini menghubungkan

kebutuhan pasar atas produk yang dipersyaratkan, aktivitas pengembangan

dan rekayasa, kapasitas produksi, rencana persediaan, keuangan,

ketersediaan SDM, bahan baku, dan tingkat imbal hasil investasi yang

dipersyaratkan investor.

Rencana induk harus mencerminkan optimalisasi penggunaan

sumber daya perusahaan dan mencegah semaksimal mungkin terjadinya

kapasitas menganggur. Oleh karena itu, penyusunan rencana induk harus

didasarkan pada ketersediaan kapasitas dan rencana penggunaannya,

peluang dan ancaman yang dihadapi dan usaha-usaha untuk melakukan

perbaikan berkelanjutan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi.

Menurut Bayangkara (2016: 232), suatu rencana induk memuat tentang:

1) Jadwal induk produksi

Jadwal produksi ini mendeskripsikan berapa jumlah produksi yang

harus dilakukan untuk setiap kelompok barang, kapan produk

tersebut harus sudah siap untuk diserahkan kepada konsumen,

sumber daya apa saja yang harus tersedia untuk menghasilkan

produk sesuai dengan rencana operasi perusahaan dalam memenuhi

spesifikasi pelanggan.

2) Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

Perusahaan harus memiliki dasar dan metode yang tepat dalam

meramalkan kebutuhan kapasitasnya di masa depan.

3) Tingkat persediaan


27

Secara umum persediaan pada industri manufaktur terdiri atas

persediaan bahan baku, barang dalam proses, barang jadi, dan

persediaan perlengkapan (supplies). Untuk apa dan berapa besaran

persediaan dibentuk, harus secara tegas terdeskripsikan dalam

kebijakan persediaan perusahaan.

4) Perencanaan keseimbangan lintas produksi

Bertujuan untuk memperoleh suatu arus produksi yang lancar guna

memperoleh optimalisasi penggunaan fasilitas, tenaga kerja, dan

peralatan yang tinggi melalui penyeimbangan waktu kerja antar

work station.

b. Produktivitas dan Peningkatan Nilai Tambah

Transformasi yang mengubah input menjadi output selalu diikuti

dengan peningkatan nilai tambah. Nilai tambah meliputi seluruh usaha

dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh perusahaan maupun

pelanggan. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah adalah

adanya komitmen untuk beroperasi secara efisien pada semua tingkatan

dalam perusahaan. Komitmen ini akan menyatukan usaha dari berbagai

komponen dalam perusahaan untuk hanya melibatkan aktivitas bernilai

tambah dalam operasinya. Pada kondisi ini, seluruh sumber daya (kapasitas)

yang digunakan , memberikan nilai tambah kepada perusahaan dan

pelanggan, yang berarti operasional perusahaan telah secara maksimal

mampu menekan berbagai pemborosan yang terjadi.


28

c. Pengendalian Produksi dan Operasi

Pengendalian produksi dan operasi menyangkut pengamatan atas

hubungan antara proses yang berjalan dengan standar (kriteria) operasi yang

telah ditetapkan. Pengamatan ini bertujuan untuk memandu proses agar

tidak keluar dari standar operasi pencapaian tujuan perusahaan, agar

keseimbangan antara sumber-sumber daya yang tersedia dengan permintaan

total dapat dipertahankan. Tujuan utama dari pengendalian produksi dan

operasi meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan,

meliputi :

1) Memaksimalkan Tingkat Pelayanan

Pengendalian harus menjamin bahwa pelayanan telah diberikan secara

tepat. Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah:

kualitas produk, ketersediaan produk (jika diinginkan), harga yang

kompetitif, penyediaan untuk stok pengaman dan penyerahan yang

tepat waktu. Proses harus memahami bahwa pelanggan yang harus

dilayani dengan tepat bukan saja pelanggan eksternal tetapi yang tidak

kalah pentingnya adalah pelanggan internal.

2) Meminimalkan Investasi pada Persediaan

Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan

pendukung) ,manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi,

sehingga proses berjalan sesuai dengan rencana dan jadwal yang telah

ditentukan. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang


29

mulus (smooth production flow) dengan persediaan yang minimum dan

waktu tunggu yang pendek.

3) Efisiensi Produksi dan Operasi

Untuk memperoleh harga yang kompetitif, pengendalian harus

meminimalkan biaya-biaya yang terjadi dalam produksi dan operasi.

Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus

menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses

produksi dan operasi. Dalam hal ini pengendalian harus semaksimal

mungkin mampu menekan pemborosan (aktivitas yang tidak bernilai

tambah) yang terjadi. Pengendalian produksi dan operasi meliputi

pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan tahapan dalam

proses produksi mulai dari penanganan bahan baku sampai dengan

penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara terperinci

pengendalian tersebut meliputi hal-hal berikut.

a. Pengendalian bahan baku.

Pengendalian bahan baku bertujuan untuk memastikan bahwa

bahan baku yang diolah dalam proses produksi telah sesuai dengan

kebutuhan standar kualitas produk yang dihasilkan perusahaan.

Pengendalian bahan baku mencakup keseluruhan aktivitas yang

berhubungan dengan bahan baku mulai dari pembelian, jadwal

penerimaan, penanganan pada saat diterima, penyimpanan, sampai

dengan bahan baku tersebut digunakan (diolah) dalam proses

produksi


30

b. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi.

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi bertujuan untuk

memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas produksi ada

dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai

dengan ketentuan penggunaannya. Desain dan penempatan

peralatan yang tepat menjadi faktor utama berjalannya proses

produksi secara efektif dan efisien mampu menghasilkan produk

tepat sesuai dengan yang telah dijadwalkan.

c. Pengendalian transformasi.

Fungsi transformasi mengolah input menjadi output sesuai dengan

standar yang telah ditetapkan. Pengendalian transformasi

memegang peranan penting untuk memastikan bahwa proses

pengolahan ini berjalan sesuai dengan kebutuhan proses yang

efektif dan efisien. Pada pengendalian ini tugas seorang (tim)

pengendali kualitas sangat penting untuk memastikan bahwa

proses yang berjalan menghasilkan produk yang tepat (kuantitas,

kualitas, dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum. Untuk

mencapai tujuan tersebut, pengendalian ini mencakup pengesahan

proses produksi dan pengendalian perubahan atas permintaan,

inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian perubahan atas

permintaan, inspeksi sampel dalam proses dan pengendalian

laboratorium dari pemrosesan ulang.


31

d. Pengendalian kualitas.

Pengendalian kualitas tidak cukup dipahami sebagai pengendalian

proses produksi, yang hanya membebankan tanggung jawab

kualitas produk kepada unit kendali kualitas. Sistem biaya kualitas

dapat memberikan informasi kepada perusahaan tentang berbagai

aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai dengan

standar kualitas yang telah ditetapkan perusahaan.

e. Pengendalian barang jadi.

Merupakan pengendalian yang dilakukan terhadap pengelolaan

barang setelah selesai diproduksi. Pengendalian ini bertujuan untuk

memastikan bahwa penanganan barang setelah produksi berjalan

sesuai dengan prosedur, sehingga tidak terjadi kerusakan barang

dalam proses, penyimpanan, atau pendistribusiannya. Untuk

memastikan bahwa barang dalam kondisi yang sesuai dengan

persyaratan pelanggan pada saat diserahkan, pengendalian ini

melakukannya melalui tahapan : (1) verifikasi penanganan, dan

penyimpanan, (2) inspeksi, pengujian, dan distribusi.

G. Kerangka Berfikir Penelitian

Produksi merupakan salah satu fungsi yang memiliki peran vital dalam

menyediakan produk. Pada industri manufaktur proses produksi merupakan

bagian kegiatan perusahaan yang sangat penting, baik ditinjau dari besarnya

biaya yang dikeluarkan maupun dari banyaknya jumlah orang yang terlibat di

dalamnya. Secara umum proses produksi dapat diartikan sebagai cara, metode


32

dan teknik untuk menciptakan atau menambah kegunaan suatu barang atau jasa

sehingga memiliki nilai ekonomis yang lebih tinggi dengan menggunakan

sumber-sumber (tenaga kerja, mesin, bahan-bahan dan dana) yang ada. Dengan

terlaksananya fungsi produksi yang efektif, efisien, dan ekonomis dapat dicapai

peningkatan laba yang sesuai dengan tujuan perusahaan serta sebagai indikator

bahwa perusahaan dapat mempertahankan kelangsungan hidupnya.

Berdasarkan survei pendahuluan, Etawa Agro Prima belum memiliki

Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis dalam melakukan

aktivitas produksi. Tidak adanya SOP secara tertulis dapat melatarbelakangi

terjadinya kemungkinan perbedaan pemahaman dan kesalahan persepsi pada

karyawan dalam melaksanakan tugas. Agar dapat mengidentifikasi dan menilai

kegiatan produksi lebih lanjut pada Etawa Agro Prima yang masih memerlukan

perbaikan, serta mengetahui apakah kegiatan produksi telah dilakukan secara

efektif, efisien, dan ekonomis, maka perlu dilaksanakan audit operasional.

Audit operasional pada fungsi produksi dilakukan berdasarkan tahapan

pemeriksaan menurut Rob Reider. Tahapan tersebut yaitu perencanaan dengan

cara melakukan survei pendahuluan, membuat program kerja audit,

melaksanakan kerja lapangan atau pelaksanaan audit, mengembangakan

temuan audit dan rekomendasi, serta melaporkan temuan secara tertulis.


33

BAB III

METODE PENELITIAN

A. Jenis Penelitian

Jenis penelitian ini adalah studi kasus. Studi kasus adalah metode

penelitian yang dilakukan secara intensif dan mendetail terhadap suatu kasus

yang bisa berupa peristiwa, lingkungan, dan situasi tertentu yang

memungkinkan untuk mengungkapkan atau memahami sesuatu hal

(Prastowo,2014: 129).

B. Waktu dan Tempat

Waktu penelitian dilaksanakan pada bulan Februari – Maret 2019 dan

penelitian akan dilakukan di Etawa Agro Prima yang terletak di Dusun

Kemirikebo, Girikerto, Turi, Sleman, Yogyakarta.

C. Subjek dan Objek Penelitian

Subjek penelitian ini adalah pemilik Etawa Agro Prima, koordinator

produksi,dan karyawan bagian pengolahan. Objek dalam penelitian yang akan

dilakukan adalah bagian produksi yang ada di Etawa Agro Prima Girikerto.

D. Teknik Pengumpulan Data

Berikut ini teknik pengumpulan data yang akan digunakan dalam

penelitian ini adalah:

1) Observasi

Observasi adalah suatu metode yang digunakan oleh peneliti dengan

cara pengamatan langsung terhadap kegiatan yang dilaksanakan

perusahaan (Sunyoto, 2013: 22). Dalam pelaksanaan audit operasional,


34

penulis akan berpegang pada observasinya sendiri atas aktivitas-

aktivitas dan kondisi-kondisi dalam perusahaan (Wirakusumah, 1983:

161).

Pada penerapannya, peneliti akan melakukan pengamatan langsung

terhadap aktivitas produksi yang ada di Etawa Agro Prima Yogyakarta

kemudian melihat permasalahan serta kelemahan yang ada di bagian

produksi.

2) Wawancara

Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan mengajukan

pertanyaan-pertanyaan secara bebas baik terstruktur maupun tidak

terstruktur dengan tujuan untuk memperoleh informasi secara luas

mengenai obyek penelitian (Sunyoto, 2013: 22). Dalam hal ini peneliti

akan melakukan wawancara pada pihak –pihak yang berkepentingan

dengan aktivitas produksi Etawa Agro Prima, seperti pemilik serta

karyawan pada bagian produksi.

3) Checklist

Checklist adalah pengumpulan data dengan cara membuat sebuah daftar,

dimana responden hanya membubuhkan tanda check (√) pada kolom

yang sesuai (Arikunto, 2006: 152). Checklist digunakan untuk

mengkonfirmasi apakah fakta-fakta yang dijalankan sudah sesuai

dengan Standard Operational Procedure (SOP) atau dengan standar lain

yang sesuai.


35

4) Dokumentasi

Teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengumpulkan

dokumen-dokumen yang diperlukan. Dokumen yang dikumpulkan

dapat berupa catatan atau bukti-bukti yang terkait dengan aktivitas

produksi.

E. Teknik Analisis Data

Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah

terkait bagaimana hasil pelaksanaan audit operasional pada Etawa Agro Prima

atas penilaian efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi adalah dengan

menggunakan pendekatan deskriptif kualitatif dan berdasarkan tahap

pelaksanaan audit operasional, diantaranya:

1. Perencanaan

Pelaksanaan audit operasional ini dimulai dengan mengidentifikasi

aktivitas produksi yang memerlukan perbaikan efektivitas, efisiensi, dan

kehematan operasi dengan cara survei pendahuluan. Tujuan dari tahap

ini adalah mengumpulkan informasi terkait struktur organisasional

perusahaan serta karakteristik operasinya. Dimana data yang diperoleh

nantinya akan membantu untuk menyusun rencana audit. Analisis data

yang akan digunakan pada tahap perencanaan ini adalah dengan

mendeskripsikan setiap kondisi yang ada pada proses produksi

didasarkan pada hasil observasi langsung maupun hasil analisis

wawancara bersama pemilik, koordinator produksi, dan karyawan

bagian produksi.


36

2. Membuat Program Kerja Audit

Berdasarkan data yang diperoleh pada tahap perencanaan, auditor

melakukan pengembangan program audit. Program audit ini akan

menjelaskan pengujian yang akan dilakukan peneliti selama

menjalankan proses audit operasional di bagian produksi. Program audit

ini akan dimuat dalam kertas kerja berbentuk tabel dan mencakup

penjabaran proses produksi yang seharusnya serta pengembangan

program audit sesuai data yang didapat sebelumnya.

3. Melaksanakan Kerja Lapangan

Proses pelaksanaan kerja lapangan atau pelaksanaan audit ini dilakukan

dengan menggunakan tabel checklist yang telah dibuat pada tahap

sebelumnya. Checklist ini digunakan untuk membandingkan proses

yang seharusnya dengan realisasi yang ada pada proses produksi Etawa

Agro Prima, karena belum adanya SOP tertulis. Checklist ini berisi

daftar pernyataan yang akan memuat jawaban “Ya” dan “Tidak”.

Apabila realisasi sesuai dengan pernyataan yang ada pada checklist,

maka jawaban “Ya” akan dicentang. Apabila realisasi tidak sesuai

dengan pernyataan yang ada pada checklist, maka jawaban “Tidak”

yang akan dicentang. Jika jawaban yang didapat menghasilkan lebih

banyak jawaban “Ya”, maka kelemahan yang ada dalam proses produksi

rendah, dan sebaliknya. Apabila ada penjelasan tambahan, maka dapat

ditulis pada kolom “Keterangan”. Berikut ini adalah format tabel

program audit yang mengacu pada buku (Bayangkara, 2016: 237).


37

Tabel 3.1: Tabel Checklist

Nama Perusahaan: Periode Audit

Program yang di audit:

No. Pernyataan Ya Tidak Penjelasan

1

2

3

4

Diaudit Oleh:

Jumlah

Jawaban

Catatan:

Tanggal:

Ya Tidak

Sumber: Bayangkara,2016: 237

Berdasarkan analisis data dengan bantuan metode checklist, maka untuk

menilai tingkat efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi dilakukan dengan

cara menentukan indikator yang digunakan sebagai dasar penentuan hasil

audit sebagai berikut:

a. Ekonomis

Dalam menilai keekonomisan operasi dan alokasi terkait serta

menggunakan sumber daya, reviewer dapat mempertimbangkan

beberapa hal:

1) Mengikuti praktik aktivitas operasional yang umum.

2) Ketepatan jumlah staf yang bertugas dalam menjalankan fungsi


38

fungsi yang penting.

3) Ketepatan persediaan di perusahaan

4) Menggunakan peralatan dengan harga yang tepat (tidak lebih

mahal daripada yang diperlukan)

5) Mengurangi penggunaan sumber daya yang tidak terpakai

b. Efisiensi

Efisiensi terkait tanggung jawab penggunaan metode operasional

dalam pengeluaran yang minimum. Reviewer dapat melihat dari

beberapa hal berikut:

1) Kesesuaian prosedur manual dan terkomputerisasi

2) Keefisienan sistem dan prosedur operasi

3) Tidak adanya duplikasi pekerjaan

4) Tidak adanya tahapan kerja yang tidak penting

c. Efektivitas

Efektivitas terkait pencapaian hasil atau manfaat organisasi yang

didasarkan pada sasaran dan tujuan organisasi. Reviewer dapat

melihat dari beberapa hal berikut:

1) Penilaian atas ketercapaian tujuan dan sasaran organisasi

2) Penilaian kecukupan sistem manajemen dalam mengukur

efektivitas

3) Menentukan keluasan hasil yang ingin dicapai

4) Mengidentifikasi faktor-faktor hasil kinerja yang memuaskan


39

Penulis menggunakan skala Guttman untuk mengetahui bobot dari

jawaban “Ya”dan jawaban “Tidak”. “Skala Guttman ialah skala yang

digunakan untuk jawaban yang bersifat jelas (tegas) dan konsisten.

Misalnya yakin-tidak yakin; ya-tidak; benar-salah; positif-negatif;

pernah-belum pernah; setuju- tidak setuju. dan lain sebagainya”

(Riduwan 2013: 16). Pada jawaban “Ya” memiliki bobot (1) dan jawaban

“Tidak”memiliki bobot (0).

Sementara itu, untuk melakukan analisis hasil audit terkait jawaban “Ya”

dan jawaban “Tidak” dilakukan seperti pada skala Likert dan

disimpulkan berdasarkan persentase yang mengacu pada buku Riduwan

(2013:15), yaitu:

𝑝 =𝑓

𝑛 × 100%

Keterangan:

p = persentase

f = jumlah jawaban responden berdasarkan indikator

n = total skor jawaban tertinggi berdasarkan indikator

Kemudian berdasarkan hasil dari persentase, akan dikelompokkan ke

dalam kriteria sebagai berikut:

a. Efektif

0% - 20% = sangat tidak efektif

21% - 40% = tidak efektif

41% - 60% = cukup efektif

61% - 80% = efektif


40

81% - 100% = sangat efektif

b. Efisien

0% - 20% = sangat tidak efisien

21% - 40% = tidak efisien

41% - 60% = cukup efisien

61% - 80% = efisien

81% - 100% = sangat efisien

c. Ekonomis

0% - 20% = sangat tidak ekonomis

21% - 40% = tidak ekonomis

41% - 60% = cukup ekonomis

61% - 80% = ekonomis

81% - 100% = sangat ekonomis

4. Mengembangkan Temuan Audit dan Rekomendasi

Pada tahap ini peneliti akan menguraikan temuan yang diperoleh selama

melakukan audit operasional pada bagian fungsi produksi dan

melakukan analisis lebih dalam terkait temuan tersebut. Kemudian akan

diuraikan juga oleh penulis mengenai akibat apa yang dapat terjadi jika

temuan pada proses produksi terus berjalan pada Etawa Agro Prima

beserta rekomendasi yang diusulkan.

5. Melaporkan Temuan

Dalam tahap ini peneliti akan membuat laporan audit operasional

berdasarkan hasil analisis temuan serta informasi yang didapatkan


41

sekaligus menyertakan rekomendasi bagi perusahaan terkait perbaikan

yang perlu dilakukan oleh pihak manajemen.


42

BAB IV

GAMBARAN UMUM ETAWA AGRO PRIMA

A. Profil Usaha

UMKM Etawa Agro Prima adalah salah satu usaha perseorangan yang

bergerak di bidang pengolahan susu kambing etawa murni menjadi bubuk

yang terletak di Dusun Kemirikebo, Girikerto, Turi, Sleman, Yogyakarta dan

merupakan pelopor usaha pengolahan susu yang pertama kali di Dusun

Kemirikebo. Etawa Agro Prima merupakan salah satu tindak lanjut dari

pelatihan yang diberikan oleh Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP)

Yogyakarta. Etawa Agro Prima pertama kali didirikan pada 24 November

1999 dengan nama Koperasi Etawa Mulya, kemudian pada bulan Januari 2011

berubah menjadi Etawa Agro Prima. Dalam menjalankan usahanya, Etawa

Agro Prima bekerja sama dengan kelompok petani peternak.

Susu kambing bubuk yang dihasilkan juga ditawarkan dengan berbagai

macam rasa, diantaranya jahe, coklat, stroberi, original, dan vanila. Produk

hasil olahannya telah mendapat rekomendasi dari Balai Penelitian Teknologi

Pangan (BPTP) Yogyakarta serta telah mendapatkan izin edar dari Lembaga

Pengkajian Pangan, Obat-Obatan, dan Kosmetik Majelis Ulama Indonesia

(LPPOM MUI).

Pada awal berdiri pemasaran diakui cukup sulit, namun seiring berjalannya

waktu pemasaran lebih mudah, kemudian banyak warga masyarakat yang

tertarik untuk membuka usaha serupa, sehingga saat ini di Girikero sudah

terdapat sekitar 10 usaha pengolahan susu kambing bubuk dan pemasaran


43

produknya sudah mencakup lingkup nasional, seperti Yogyakarta, Jakarta,

Lampung, Bali, Bukit Tinggi, Papua, dan Kalimantan.

B. Tujuan Usaha

Dalam menjalankan usahanya, adapun tujuan dari Etawa Agro Prima

yakni sebagai berikut:

1. Membuka lapangan pekerjaan sehingga dapat memberikan kesempatan

kerja pada masyarakat sekitar untuk dapat meningkatkan taraf hidup

masyarakat

2. Memberikan inovasi baru dalam hal pemanfaatan susu kambing Etawa

C. Struktur Organisasi Etawa Agro Prima

Adapun struktur organisasi yang terdapat di Etawa Agro prima dapat

dilihat pada gambar 4.1

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Etawa Agro Prima

KETUA

PEMASARAN PENGOLAHAN

BENDAHARA SEKRETARIS

ANGGOTA


44

D. Job Description:

1. Ketua

Merupakan pemilik dari usaha pengolahan susu kambing Etawa Agro

Prima. Bertanggungjawab dan mengkoordinasi segala aktivitas yang

terjadi pada setiap bagian di Etawa Agro Prima serta bertugas untuk

melakukan pemeriksaan akhir produk sebelum dilakukan distribusi atau

penjualan bersama dengan petugas packing.

2. Bendahara

Bertanggung jawab atas pencatatan dan pengelolaan keuangan yang ada

di Etawa Agro Prima

3. Sekretaris

Bertugas untuk membuat daftar hadir karyawan dan melaporkannya

setiap bulan kepada ketua atau pemilik.

4. Bagian Pengolahan

a. Koordinator Produksi

Bertanggung jawab dalam melakukan koordinasi terkait segala

kegiatan pengolahan, diantaranya menerima dan memeriksa bahan

baku dari supplier, membuat jadwal untuk pengambilan bahan baku

gula, menghitung setoran bahan baku yang masuk dan menghitung

jumlah susu yang dibuat oleh setiap karyawan.


45

b. Pengemasan

Pengemasan atau packing bertugas untuk melakukan pemeriksaan

akhir produk bersama pemilik dan mengemas semua produk yang

dihasilkan.

5. Bagian Pemasaran

a. Bertugas untuk membangun kerjasama dan interaksi yang baik

dengan pelanggan

b. Bertanggung jawab terhadap perencanaan dan strategi pemasaran

c. Selain bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran, juga

beranggung jawab terhadap kegiatan penjualan

6. Anggota

Anggota yang dimaksud adalah karyawan bagian pengolahan. Bertugas

untuk mengolah bahan baku menjadi barang jadi sesuai dengan

spesifikasi yang telah ditentukan oleh pemilik.


46

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Perencanaan

Dalam tahap perencanaan seperti yang sudah dijelaskan dalam bab tiga,

yakni dilakukan dengan cara survei pendahuluan. Dalam tahap ini penulis

memperoleh informasi terkait dengan proses produksi yang ada di Etawa Agro

Prima. Informasi tersebut diperoleh berdasarkan hasil observasi dan wawancara

yang dilakukan oleh penulis dengan pemilik, koordinator bagian produksi, serta

karyawan bagian pengolahan.

Proses produksi di Etawa Agro Prima terdiri dari pengambilan bahan

baku,pengolahan bahan, dan proses pengemasan produk jadi. Berikut ini

penjelasan secara rinci untuk setiap bagian:

Gambar 5.1: Proses Produksi

Sumber: Etawa Agro Prima

Proses produksi diawali dengan pengambilan bahan baku. Bahan baku

yang dibutuhkan yaitu gula pasir dan susu kambing mentah. Susu kambing

mentah biasanya diantar langsung oleh pemasok pada pagi hari yang kemudian

diterima dan diperiksa oleh koordinator bagian produksi, apakah telah sesuai

dengan kriteria atau belum (kecuali bahan baku susu kambing mentah yang

Pengambilan Bahan Baku

Pengolahan Bahan

Pengemasan Produk Jadi


47

diterima dalam keadaan beku). Setelah diterima, koordinator produksi akan

mengisi daftar penerimaan susu kambing mentah pada nota khusus daftar

penerimaan susu harian sesuai dengan jumlah susu yang disetorkan pemasok.

Setelah susu kambing mentah diterima, akan ditentukan jumlah produk yang

harus dihasilkan oleh masing-masing karyawan dengan membagi rata seluruh

bahan baku susu kambing mentah sesuai dengan jumlah karyawan. Pembagian

bahan baku susu kambing mentah dilakukan dengan memperhitungkan jumlah

bahan baku yang ada, jumlah pesanan dan jam kerja normal. Pengambilan

bahan baku susu kambing mentah diambil langsung di lemari pendingin oleh

karyawan sesuai dengan jumlah yang diperlukan. Kemudian untuk

pengambilan gula dijadwalkan setiap hari dilakukan oleh dua orang karyawan.

Pengiriman gula dari pemasok langsung dilakukan dalam jumlah yang banyak

dengan tujuan agar dapat lebih hemat biaya. Setelah proses pengambilan bahan

baku, maka akan dilaksanakan proses pengolahan bahan, yaitu kegiatan untuk

mengolah bahan baku menjadi produk jadi. Berikut ini dijelaskan secara rinci

proses pengolahan bahan:

1. Susu Kambing Bubuk

Susu kambing bubuk diolah per resep dengan komposisi 3,5 liter susu

kambing mentah dan 1,2 ons gula pasir yang kemudian langsung dicampur

menjadi satu dan dimasak hingga gula larut. Setelah gula larut dengan susu

mentah selanjutnya dibagi kembali menjadi empat bagian supaya hasilnya

maksimal dan tidak berubah warna. Kemudian susu yang telah dibagi

menjadi empat bagian tersebut diaduk kurang lebih selama 30 menit hingga


48

mengental lalu di angkat dan di diamkan hingga susu menggumpal.

Selanjutnya susu yang telah menggumpal dimasak kembali dengan api kecil

kurang lebih selama 2 jam hingga menjadi susu bubuk dengan butiran-

butiran yang masih kasar. Setelah itu susu bubuk digiling menggunakan

mesin giling agar dapat menjadi susu bubuk dengan butiran yang halus.

Gambar 5.2: Proses Produksi Susu Bubuk

Sumber: Etawa Agro Prima

Setelah melalui proses pengolahan, apabila susu bubuk yang dihasilkan

telah sesuai dengan spesifikasi yang ditentukan maka dapat dilakukan proses

pengemasan produk menggunakan alat pres atau hand sealer. Setiap produk susu

kambing bubuk dikemas dengan berat bersih 0,25 kg per bungkus.

B. Membuat Program Kerja Audit

Berdasarkan hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan pada tahap

perencanaan, maka penulis akan melakukan penyusunan program kerja audit.

Program kerja audit merupakan suatu rencana kerja agar pelaksanaan audit

mencapai hasil yang baik. Dalam penyusunan program audit ini dibatasi dengan

tiga ruang lingkup yaitu rencana produksi dan operasi, produktivitas dan nilai

tambah, serta pengendalian produksi dan operasi. Ketiga ruang lingkup tersebut

akan dibagi menjadi tujuh bagian program audit.

Bagian pertama adalah rencana induk produksi. Bagian ini bertujuan

susu bubuk

gilingmasak

kembali

tiriskan dan

diamkan

masak dengan diaduk

dipisah kedalam 4 bagian

masak hingga larut

susu dan gula


49

untuk menilai berbagai usaha yang dilakukan untuk memuaskan kebutuhan pasar

dengan mengoptimalkan penggunaan sumber daya yang ada dan mencegah

semaksimal mungkin terjadinya kapasitas menganggur. Bagian kedua adalah

produktivitas dan nilai tambah. Bagian ini bertujuan untuk menilai seluruh usaha

dalam meningkatkan manfaat yang diperoleh baik oleh Etawa Agro Prima

maupun pelanggan. Faktor terpenting dalam usaha peningkatan nilai tambah

adalah adanya komitmen Etawa Agro Prima untuk beroperasi secara efisien pada

semua tingkatan yang ada. Bagian ketiga adalah pengendalian bahan baku.

Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa bahan baku yang diolah dalam

proses produksi telah sesuai dengan kebutuhan standar kualitas produk yang

dihasilkan Etawa Agro Prima.

Bagian keempat adalah pengendalian peralatan dan fasilitas produksi.

Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa semua peralatan dan fasilitas

produksi ada dalam keadaan siap untuk melaksanakan proses produksi sesuai

dengan ketentuan penggunaannya. Bagian kelima adalah pengendalian

transformasi. Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa proses pengolahan

berjalan sesuai dengan kebutuhan proses yang efektif dan efisien. Pada tahap

pengendalian ini tugas seorang pengendali kualitas (quality control) sangat

penting untuk memastikan bahwa proses yang berjalan menghasilkan produk

yang tepat (kuantitas, kualitas, dan waktu) dengan pengorbanan yang minimum.

Bagian keenam adalah pengendalian kualitas. Bagian ini menilai tanggung

jawab setiap komponen yang terlibat di dalam UMKM dalam menghasilkan

produk yang mampu memenuhi spesifikasi pelanggan. Bagian ketujuh adalah


50

pengendalian barang jadi. Bagian ini bertujuan untuk memastikan bahwa

penanganan barang setelah produksi berjalan sesuai dengan prosedur, sehingga

tidak terjadi kerusakan barang dalam proses penyimpanan atau

pendistribusiannya.

Penjabaran program kerja audit pada fungsi produksi serta pernyataan

checklist yang disusun oleh penulis dibuat berdasarkan panduan dari buku

Bayangkara (2016) dengan modifikasi dari penulis yang disesuaikan dengan

hasil survei pendahuluan yang telah dilakukan oleh penulis.


51

C. Melaksanakan Kerja Lapangan

Pada tahap pelaksanaan kerja lapangan ini penulis akan membandingkan

kegiatan yang terjadi pada fungsi produksi dengan kriteria yang telah ditentukan

pada tabel checklist. Secara keseluruhan, Etawa Agro Prima belum memiliki

SOP secara tertulis terutama pada fungsi produksi dan selama ini dalam

pelaksanaan proses produksi hanya mengikuti standar secara umum dan

kebijakan yang telah dibuat. Berikut ini merupakan penjabaran dari hasil

pelaksanaan audit operasional atau kerja lapangan. Penjabaran hasil audit akan

dibagi menjadi tujuh program audit yaitu:

1. Program Audit Rencana Induk Produksi

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit rencana induk produksi

Tabel 5.1 Program Audit Fungsi Produksi

Nama Perusahaan:

Etawa Agro Prima

Periode Audit: Februari 2019

Program yang di audit: Rencana Induk Produksi

Efektif

No Pernyataan Ya Tidak Penjelasan

1.

Jadwal produksi telah

mencerminkan

kestabilan usaha

dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

√


berdasarkan rencana

penjualan dan

pembentukan stok

pengaman dalam menjaga

kestabilan barang di

pasaran sehingga

kebutuhan pelanggan

terpenuhi.


52

Tabel 5.1 Program Audit Fungsi Produksi – Rencana Induk Produksi

(Lanjutan)

2.


berdasarkan rencana

penjualan dalam

menjaga kestabilan barang di pasaran

√

Jadwal produksi yang

dibuat setiap hari selalu

disesuaikan dengan

pesanan yang telah

diterima.

3.


berdasarkan

pembentukan stok

pengaman dalam

menjaga kestabilan

barang di pasaran

√

Setiap hari sebelum

membuat jadwal

produksi selalu

dilakukan pengecekan

stok yang tersedia di

gudang. Sehingga proses

produksi yang terlaksana

nantinya sesuai dengan

kebutuhan.

4.


selaras dengan jadwal

fungsi-fungsi bisnis

yang lain

√

Sebelum dilakukan

koordinasi jadwal

produksi harian kepada

karyawan, terlebih

dahulu dilakukan

komunikasi dengan

fungsi pemasaran dan

produksi untuk

mendukung kelancaran

aktivitas operasi

5.

Memiliki kebijakan tertulis tentang pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal produksi tidak sesuai pada basis full capacity

√

Tidak memiliki kebijakan tertulis. Pada praktiknya produksi selalu dilakukan sesuai dengan jadwal harian dan sesuai dengan pesanan

6.

Memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya √

Tidak memiliki kebijakan tertulis. Terkait pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia, digunakan jam lembur untuk menyelesaikan jumlah pesanan atau akan dilakukan negosiasi dengan pelanggan terkait waktu pengiriman produk.


53


(Lanjutan)

7.

Memiliki pedoman

pemeliharaan fasilitas

produksi secara tertulis

√

Pedoman pemeliharaan

fasilitas berupa tulisan

“ bersihkan peralatan

kerja sebelum

mengolah” dan

“bersihkan peralatan

dan area kerja sesudah mengolah”

8.

Memiliki prosedur

pengendalian

persediaan secara

tertulis

√

Pengendalian persediaan

secara umum hanya

disampaikan secara lisan

oleh pemilik

9.

Prosedur

pengendalian

persediaan telah

disosialisasikan

dengan memadai dan

dipahami oleh

petugas yang

melaksanakan

√ Pengendalian persediaan

telah disampaikan oleh

koordinator produksi

secara lisan kepada

seluruh karyawan.

Efisien

10.

Memiliki metode permintaan bahan baku yang akurat √

Metode permintaan bahan baku susu kambing mentah dilakukan setiap hari

11.

Pengoperasian fasilitas

produksi didukung oleh

tenaga

kerja dengan

kualifikasi

memadai

√

Fasilitas produksi

yang digunakan masih

sederhana. Karyawan

yang mengoperasikan

mesin penghalus susu

dan hand sealer telah

mendapatkan arahan

cara pengoperasian alat

dari pemilik


54


(Lanjutan)

Ekonomis

12.

Jadwal produksi mampu

meminimalkan biaya

persediaan

√


menghubungkan antara

kebutuhan konsumen

dengan jadwal

pengiriman, penerimaan

bahan baku, dan

pengelolaan kapasitas

yang dimilikidengan

baik serta

telahmengintegrasikan

keseluruhan aktivitas

produksi mulai dari

kebutuhan bahan baku

hingga pelepasan

produk ke pasar

13. Jadwal produksi mampu meminimalkan upah lembur

√

14.


meminimalkan waktu sumber daya menganggur

√

15.


berdasarkan penggunaan

kapasitas produksi

optimal √

Keputusan jadwal

produksi harian selalu

terlebih dahulu

disesuaikan dengan

jumlah karyawan yang

masuk serta disesuaikan

juga dengan kapasitas

sumber daya lainnya.

16.

Seluruh kapasitas yang

dimiliki terserap dalam

rencana produksi yang

telah

ditetapkan

√

Perencanaan produksi

selalu memaksimalkan

keseluruhan sumber

daya yang ada dalam

melaksanakan produksi

17.

Jadwal produksi telah meminimalkan persediaan

√ Kegiatan produksi

dilakukan dengan

menyesuaikan stok

persediaan di gudang

agar tidak terjadi

penumpukan

persediaan.


55


(Lanjutan)

Berdasarkan hasil checklist yang telah dilakukan pada rencana induk

produksi, diperoleh hasil persentase 66, 67% untuk indikator efektif, 100%

untuk indikator efisien, dan 100% untuk indikator ekonomis. Dari hasil

checklist dapat dikatakan bahwa rencana induk produksi sudah efektif, sangat

efisien, dan sangat ekonomis.

Rencana induk produksi dikatakan sudah efektif karena berdasarkan

pernyataan pada tabel checklist untuk indikator efektif terdapat 6 jawaban “Ya”

dan 3 jawaban “Tidak”. Pada jawaban “Ya” dapat dikatakan bahwa rencana

18.

Penentuan tingkat

persediaan minimum telah

mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan bahan baku

√ Permintaan bahan

baku susu kambing

murni selalu

dilakukan setiap

hari menghindari

terjadinya

kekurangan pasokan

bahan baku saat

diperlukan

19.

Penentuan tingkat


mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya perubahan permintaan pasar

√ Kegiatan produksi

dilaksanakan setiap

hari untuk

mempertimbangkan

kemungkinan

terjadinya

perubahan

permintaan pasar

Diaudit Oleh:

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal : 14 Februari 2019

Ya Tidak

16 3


56

induk produksi sudah mencerminkan kestabilan usaha dalam memenuhi

kebutuhan pelanggan karena jadwal produksi telah berdasarkan rencana

penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam menjaga kestabilan barang

di pasaran, yang mana proses produksi dilakukan setiap hari dengan

sistem stok sesuai dengan jadwal harian yang telah dibuat berdasarkan jumlah

bahan baku yang diterima. Stok barang jadi lebih diutamakan untuk pelanggan

tetap, apabila pemesanan bersifat mendadak dan dalam jumlah besar maka

akan dilakukan negosiasi dengan pelanggan terkait waktu pengiriman produk

dan disesuaikan dengan kapasitas produksi. Pada pernyataan lain dikatakan

jadwal produksi juga telah selaras dengan jadwal fungsi-fungsi bisnis lain,

yakni dapat membentuk komunikasi yang baik dengan fungsi penjualan atau

pemasaran dan fungsi produksi atau manufakturing sehingga dapat mendukung

kelancaran aktivitas operasi. Kemudian Etawa Agro Prima sudah memiliki

pedoman pemeliharaan fasilitas produksi secara tertulis berupa tulisan

“bersihkan peralatan kerja sebelum mengolah” dan “bersihkan peralatan dan

area kerja sesudah mengolah” yang ditempel di dinding setiap ruangan

produksi sehingga dapat diketahui dan dibaca terutama oleh karyawan bagian

produksi. Selanjutnya prosedur pengendalian persediaan telah disosialisasikan

kepada karyawan namun terkadang masih ada karyawan masuk ke gudang

penyimpanan yang tidak sesuai dengan jadwal yang dibuat dan mengambil

sendiri bahan yang dibutuhkan di gudang.

Berdasarkan jawaban “Tidak”, menyatakan bahwa Etawa Agro Prima

belum memiliki kebijakan tertulis yang diterapkan oleh Etawa Agro Prima


57

terkait pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang

tersedia untuk mengerjakannya dan juga belum terdapat kebijakan tertulis

mengenai pemanfaatan kapasitas menganggur. Pada praktiknya Etawa Agro

Prima menggunakan jam lembur untuk menyelesaikan jumlah pesanan atau

akan dilakukan negosiasi dengan pelanggan terkait waktu pengiriman.

Sementara itu terkait dengan pemanfaatan kapasitas menganggur, dalam

praktiknya proses produksi selalu dilakukan sesuai dengan jadwal harian

produksi dan berdasarkan pesanan. Secara keseluruhan instruksi untuk

kegiatan produksi dilakukan secara lisan oleh pemilik Etawa Agro Prima

terkait seluruh tugas dan tanggung jawab masing-masing karyawan serta di

Etawa Agro Prima belum memiliki prosedur pengendalian persediaan secara

tertulis. Pengendalian persediaan disampaikan secara lisan oleh pemilik.

Rencana induk produksi dikatakan sangat efisien karena berdasarkan

pernyataan pada tabel checklist untuk indikator efisien terdapat 2 jawaban

“Ya” dan 0 jawaban “Tidak”, yakni diketahui bahwa permintaan bahan baku

telah didukung dengan metode yang akurat, dimana permintaan bahan baku

susu kambing mentah dilakukan setiap hari sehingga dapat meminimalisasi

keterlambatan bahan baku. Selanjutnya diketahui bahwa pengoperasian

fasilitas produksi juga sudah didukung oleh tenaga kerja dengan kualifikasi

yang memadai, yang mana sebagian besar fasilitas produksi memang tidak

memerlukan suatu keterampilan khusus karena masih menggunakan alat-alat

sederhana seperti kompor, wajan, mesin penghalus susu bubuk, dan mesin

hand sealer atau alat press plastik . Karyawan yang bertugas mengoperasikan


58

mesin penghalus susu bubuk dan hand sealer sudah diberikan pelatihan

sebelumnya oleh pihak Etawa Agro Prima.

Rencana induk produksi sangat ekonomis dikarenakan berdasarkan

pernyataan pada tabel checklist untuk indikator ekonomis terdapat jumlah

jawaban “Ya: sebanyak 8 dan jawaban “Tidak” sebanyak 0. Pada jawaban “Ya”

dikatakan bahwa jadwal produksi telah mampu meminimalkan biaya

persediaan, upah lembur, dan waktu sumber daya menganggur karena jadwal

produksi telah menghubungkan antara kebutuhan konsumen dengan jadwal

pengiriman, penerimaan bahan baku, dan pengelolaan kapasitas yang dimiliki

dengan baik serta telah mengintegrasikan keseluruhan aktivitas produksi mulai

dari kebutuhan bahan baku, penggunaan dan pemeliharaan fasilitas produksi

sampai pelepasan produk ke pasar sehingga selaras dengan jadwal pada fungsi

bisnis yang lain. Pada pernyataan lain dikatakan seluruh kapasitas yang

dimiliki Etawa Agro Prima sudah terserap dalam rencana produksi yang telah

ditetapkan. Hal tersebut sebagai upaya untuk memaksimalkan sumber daya

yang dimiliki.

Dari aspek tingkat persediaan, Etawa Agro Prima melakukan produksi

berdasarkan jumlah bahan baku yang diterima setiap hari dengan

menyesuaikan stok persediaan yang ada di gudang, sehingga mampu

meminimalkan tumpukan persediaan dengan tetap mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan bahan baku dan kemungkinan

terjadinya perubahan permintaan pasar. Dengan adanya persediaan minimum

yang mencukupi, bertujuan apabila terjadi permintaan yang berlebih dari para


59

pelanggan, maka Etawa Agro prima dapat menutupi permintaan tersebut

dengan persediaan yang tersedia di gudang. Selain itu, dengan adanya

persediaan minimum yang mencukupi juga dapat meminimalkan resiko

keterlambatan bahan baku yang dibutuhkan. Mengingat bahwa bahan baku

susu kambing mentah juga memiliki masa kadaluwarsa, maka persediaan di

gudang bahan baku harus sangat diminimalkan. Oleh karena itu Etawa Agro

Prima memiliki 63 pemasok untuk bahan baku susu kambing mentah karena

tidak setiap hari seluruh pemasok bisa menyuplai susu kambing mentah segar,

sehingga dengan memiliki jumlah pemasok yang cukup banyak apabila terjadi

keterlambatan penerimaan bahan baku dari beberapa pemasok maka tidak akan

mengganggu aktivitas produksi. Apabila terpaksa mengalami kekurangan

persediaan, maka berdasarkan otorisasi pemilik dapat meminta sisa kekurangan

kepada sentra pengolahan susu kambing lain yang berada di daerah sekitar

karena telah memiliki kesepakatan sebelumnya.


60

2. Program Audit Produktivitas dan Nilai Tambah

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit produktivitas dan

nilai tambah


Nama Perusahaan: Etawa

Agro Prima


Program yang di audit: Produktivitas dan Nilai Tambah

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Memiliki ukuran

standar

produktivitas

yang dapat

digunakan sebagai

pedoman oleh

karyawan dalam

beraktivitas

√

Ukuran standar

produktivitas yang dapat

digunakan sebagai

pedoman oleh karyawan

dalam beraktivitas yakni

terkait kualitas output yang

dihasilkan harus sesuai

dengan spesifikasi yang

telah ditentukan dan

dengan tepat waktu sesuai

jumlah yang ditetapkan

setiap hari berdasarkan

jumlah bahan baku

diterima dan jumlah

karyawan yang masuk yang

juga disesuaikan dengan

jam kerja normal

2.

Memiliki standar

pencapaian hasil

minimal

yang harus

dicapai setiap

karyawan √

UMKM menilai

produktivitas karyawan

dengan melihat dari

seberapa banyak jumlah

produk yang bisa

dihasilkan karyawan dalam

setiap hari dan seberapa

cekatan karyawan dalam

menyelesaikan deadline

secara tepat waktu.


61

Tabel 5.2 Program Audit Fungsi Produksi – Produktivitas dan Nilai

Tambah (Lanjutan)

Efisien

3.

Memberikan tanggung

jawab yang cukup

besar kepada

karyawannya untuk

merencanakan aktivitasnya sendiri

√

Dalam proses

pengolahan secara

keseluruhan dilakukan

sendiri oleh karyawan.

Sehingga pengolahan

susu bubuk menjadi

tanggung jawab

karyawan. Namun

setiap kegiatan

produksi yang

dilakukan tetap

diketahui oleh

pemilik.

4.

Memberikan tanggung

jawab yang cukup

besar kepada

karyawannya untuk

melaksanakan aktivitasnya sendiri

√

5.

Memberikan tanggung

jawab yang cukup

besar kepada

karyawannya untuk

mengendalikan aktivitasnya sendiri

√

6.

Melakukan evaluasi

harian terhadap kinerja

individu/kelompok karyawannya

√

Evaluasi harian

dilakukan setiap pagi

hari sebelum memulai

aktivitas produksi.

Evaluasi dilakukan

untuk mereview hal-

hal yang terjadi pada

hari sebelumnya.

Ekonomis

7.

Di dalam proses

produksi tidak

sering kali terjadi

pengerjaan ulang dalam

memenuhi spesifikasinya

√

Pada saat proses

pengolahan karyawan

dilarang meninggalkan

pekerjaan yang sedang

dilakukan untuk

menghindari

kecacatan produk

8.

Di dalam proses

produksi tidak

sering kali terjadi

pemborosan bahan

dalam memenuhi

spesifikasinya

√

Dalam mengolah susu

telah ditentukan oleh

pemilik terkait

komposisi bahan baku

yang digunakan


62

Tabel 5.2 Program Audit Fungsi Produksi – Produktivitas dan Nilai

Tambah (Lanjutan)

Berdasarkan hasil checklist yang telah dilakukan pada produktivitas

dan nilai tambah, diperoleh hasil persentase 100% untuk indikator efektif,

100% untuk indikator efisien, dan 100% untuk indikator ekonomis. Dari hasil

checklist dapat dikatakan bahwa produktivitas dan nilai tambah sangat efektif,

sangat efisien, dan sangat ekonomis.

Produktivitas dan nilai tambah sangat efektif karena berdasarkan

pernyataan pada tabel checklist untuk indikator efektif terdapat 2 jawaban “Ya”

dan 0 jawaban “Tidak”. Etawa Agro Prima diketahui telah memiliki ukuran

standar produktivitas yang dapat digunakan sebagai pedoman oleh karyawan

dalam beraktivitas sehingga rencana kinerja yang telah ditentukan dapat

berjalan dan mencapai tujuan yang diinginkan. Ukuran standar produktivitas

yang dapat digunakan yakni terkait kualitas output yang harus dihasilkan sesuai

dengan spesifikasi yang telah ditentukan dengan tepat waktu dan jumlah yang

ditetapkan setiap hari berdasarkan bahan baku yang diterima serta jumlah

9.

Di dalam proses

produksi tidak sering

kali terjadi kegagalan

produk dalam memenuhi spesifikasinya

√

Setiap sumber daya

yang digunakan selalu

dilihat kesesuaiannya

terlebih dahulu dalam

pelaksanaan proses

produksi.

Diaudit Oleh:

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya Tidak

9 0


63

karyawan yang masuk, disesuaikan dengan jam kerja normal. Sementara itu

untuk menilai produktivitas karyawan , dasar penilaian yang digunakan yakni

dengan melihat dari seberapa banyak jumlah produk yang bisa dihasilkan

karyawan setiap hari, apakah sesuai dengan yang telah ditentukan dan seberapa

cekatan karyawan dalam menyelesaikan deadline secara tepat waktu.

Produktivitas dan nilai tambah sudah sangat efisien karena berdasarkan

pernyataan pada tabel checklist untuk indikator efisien terdapat 4 jawaban “Ya”

dan 0 jawaban “Tidak”. Berdasarkan jawaban “Ya”, dikatakan bahwa Etawa

Agro Prima telah memberikan tanggung jawab yang cukup besar kepada

karyawannya untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan

aktivitasnya sendiri namun setiap kegiatan produksi yang dilakukan tetap

diketahui oleh pemilik dan koordinator produksi. Dengan memberikan

tanggung jawab kepada karyawan untuk merencanakan, melaksanakan, dan

mengendalikan aktivitasnya sendiri merupakan salah satu usaha pemberdayaan

dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan yang dicapai Etawa Agro Prima

serta dapat menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan mendorong

mereka untuk bertanggung jawab pada apa yang dikerjakan. Selain

pemberdayaan karyawan , evaluasi harian terhadap karyawan juga dilakukan

oleh Etawa Agro Prima dengan tujuan untuk mengetahui seberapa besar

produktivitas seorang karyawan. Evaluasi harian dilakukan pada pagi hari.

Dengan evaluasi kinerja maka dapat dilakukan langkah-langkah yang

diperlukan untuk melakukan perbaikan kinerja di waktu yang akan datang.

Produktivitas dan nilai tambah sangat ekonomis karena berdasarkan


64

pernyataan tabel checklist untuk indikator ekonomis terdapat 3 jawaban “Ya”

dan 0 jawaban “Tidak”. Berdasarkan pernyataan dikatakan bahwa dalam proses

produksi tidak sering kali terjadi pengerjaan ulang, pemborosan bahan, dan

kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasi produk walaupun pengerjaan

ulang, pemborosan bahan, dan kegagalan produk pernah terjadi. Dengan

demikian apabila jarang terjadi pengerjaan ulang, pemborosan bahan, dan

kegagalan produk maka dapat meminimalisasi pemborosan biaya akibat

pengerjaan ulang. Semakin berkurangnya pengerjaan ulang akibat produk cacat

maka akan semakin sedikit tenaga kerja dan bahan yang digunakan untuk

menghasilkan output yang sama.

3. Program Audit Pengendalian Bahan Baku

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pengendalian bahan

baku



Agro Prima


Program yang di audit: Pengendalian Bahan Baku

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Seluruh bahan baku

telah tertangani

dengan baik

sehingga terhindar

dari kerusakan √

Bahan baku yang telah

diterima selalu

disimpan pada tempat

yang seharusnya.

Terlebih susu kambing

mentah selalu

dimasukkan ke dalam

lemari pendingin dan

baru diambil ketika

akan dilakukan proses

pengolahan lebih lanjut


65

Tabel 5.3 Program Audit Fungsi Produksi – Pengendalian Bahan Baku

(Lanjutan)

2.

Memiliki prosedur tertulis

untuk menilai apakah bahan

baku yang dikirim pemasok

dapat diterima atau

tidak

√

Etawa Agro Prima

memiliki kriteria tertentu

yang dibuat secara tertulis

untuk menilai susu

kambing mentah yang

dapat diterima atau tidak

diterima

3. Memiliki prosedur konfirmasi pemasok

tertulis dan diikuti

√

Konfirmasi pemasok akan

dilakukan saat pemasok

memberikan bahan baku

Efisien

4.

Bahan baku yang ditolak

( tidak sesuai spesifikasinya)

telah dipisahkan untuk

mencegah penggunaannya

dalam proses produksi

√

Bahan baku yang ditolak

akan langsung

dikembalikan kepada

pemasok atau akan

langsung diletakkan

ditempat pembuangan

khusus dan nantinya akan

dijadikan pupuk

5.

Pemeriksaan bahan baku

dimulai dengan pengujian

secara visual terhadap

setiap material yang diterima

√

Pemeriksaan visual yang

dilakukan terkait kondisi

bahan baku, serta jumlah

yang diterima

6.

Telah mengatur waktu

pemusnahan terhadap

bahan baku yang rusak

atau kadaluwarsa

√

Bahan baku yang rusak

atau kadaluwarsa dibuang

atau dijadikan pupuk

7.

Pemusnahan bahan baku

yang rusak (tidak sesuai

spesifikasi) didokumentasi

untuk mengidentifikasi

kapan dan dimana material tersebut dimusnahkan

√

Bahan baku rusak akan

dihapus dari catatan nota

harian bahan baku susu

yang diterima dan bahan

baku rusak akan dibuang

ke tempat pembuangan

yang nantinya akan

dijadikan pupuk


66

Tabel 5.3 Program Audit Fungsi Produksi – Pengendalian Bahan Baku

(Lanjutan)

8.

Bahan baku yang diterima digaransi oleh pemasok

sampai dengan

digunakan √

Apabila tidak sesuai

dapat ditukar atau

dikembalikan

9.

Setiap bahan baku yang

diterima diberikan kode

khusus sehingga mudah

ditelusuri distribusi dan proses produksinya

√

Hanya beberapa

pemasok yang

menerapkan

pemberian kode

khusus pada setiap

bahan baku yang

disuplai

10. Pemasok secara periodik diinspeksi

√

Dilakukan pada

setiap pembelian

bahan baku dengan

melakukan

pemeriksaan pada

setiap bahan baku

yang diterima dari

pemasok

Ekonomis

11.

Setiap pemasok telah

diverifikasi sesuai dengan

kualifikasi yang dibutuhkan √

Verifikasi pemasok

dilakukan pada saat

awal penentuan

pemasok sesuai

dengan kualifikasi

dari pemilik

12.

Perputaran persediaan

diawasi dengan ketat untuk

memastikan bahwa bahan

baku yang dibeli lebih awal

digunakan dalam proses terlebih dahulu

√

Persediaan susu

kambing mentah

yang disimpan di

lemari pendingin

akan digunakan

terlebih dahulu

Diaudit Oleh:

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya Tidak

11 1


67

Berdasarkan hasil checklist pada program audit pengendalian bahan

baku, diperoleh hasil persentase 100% untuk indikator efektif, 85.71% untuk

indikator efisien, dan 100% untuk indikator ekonomis. Dari hasil checklist

dapat dikatakan bahwa pengendalian bahan baku sangat efektif, sangat efisien,

dan sangat ekonomis.

Pengendalian bahan baku dikatakan sangat efektif karena pada tabel

checklist untuk indikator efektif terdapat 3 jawaban “Ya” dan 0 jawaban

“Tidak”. Pada jawaban “Ya” diketahui di Etawa Agro Prima seluruh bahan

baku telah tertangani dengan baik sehingga terhindar dari kerusakan. Bahan

baku yang telah diterima selalu disimpan pada tempat yang seharusnya. Susu

kambing mentah selalu dimasukkan ke dalam lemari pendingin dan baru

diambil ketika akan dilakukan proses pengolahan lebih lanjut. Selain itu untuk

menilai bahan baku yang dikirim pemasok dapat diterima atau tidak, Etawa

Agro Prima telah memiliki kriteria secara tertulis. Kriteria penilaian bahan

baku ditempel pada dinding sebelum masuk ruang produksi. Kemudian terkait

konfirmasi pemasok, konfirmasi pemasok akan dilakukan pada saat pemasok

mengirimkan bahan baku. Konfirmasi akan dilakukan sesuai dengan kriteria

tertulis bahan baku yang telah ditentukan.

Pengendalian bahan baku dikatakan telah efisien karena pada tabel

checklist untuk indikator efisien terdapat 5 jawaban “Ya” dan 2 jawaban

“Tidak”. Pada jawaban “Ya” menyatakan bahwa di Etawa Agro Prima untuk

bahan baku yang ditolak ( tidak sesuai spesifikasinya) pada saat pemeriksaan

akan segera dikembalikan kepada pemasok dan tidak dicatat pada daftar


68

penerimaan harian susu. Apabila bahan baku rusak diketahui pada saat akan

diolah maka akan segera dipisahkan atau dibuang. Kebijakan pemisahan bahan

baku yang ditolak bertujuan untuk mencegah penggunaannya dalam proses

produksi. Pada pernyataan lain juga dikatakan bahwa pemeriksaan bahan baku

dimulai dengan pemeriksaan secara visual terkait kondisi bahan baku, serta

jumlah yang diterima. Etawa Agro Prima juga telah mengatur secara tegas

waktu pemusnahan terhadap bahan baku yang rusak atau kadaluwarsa,

material yang rusak atau kadaluwarsa akan langsung dibuang. Sementara itu

untuk bahan baku yang diterima telah digaransi oleh pemasok hingga saat akan

digunakan. Bila bahan baku yang diterima tidak sesuai maka dapat

dikembalikan atau ditukar. Kemudian sama halnya dengan konfirmasi

pemasok, inspeksi pemasok secara periodik telah diterapkan pada setiap

pembelian bahan baku dengan melakukan pemeriksaan pada setiap bahan baku

yang diterima dari pemasok. Selain itu diketahui bahwa pemusnahan bahan

baku yang rusak (tidak sesuai spesifikasi) telah dokumentasi untuk

mengidentifikasi kapan dan dimana bahan baku tersebut dimusnahkan. Bahan

baku rusak akan dihapus dari catatan nota harian bahan baku susu yang

diterima dan bahan baku rusak akan dibuang ke tempat pembuangan yang

nantinya akan dijadikan pupuk

Pada jawaban “Tidak”, diketahui bahwa hanya beberapa pemasok

yang menerapkan pemberian kode khusus untuk setiap bahan baku yang

diterima, karena belum ada kebijakan yang mewajibkan pemasok untuk

memberikan kode khusus pada setiap bahan baku yang disuplai. Pemberian


69

kode khusus pada setiap bahan baku yang diterima bertujuan agar bahan baku

mudah ditelusuri distribusi dan penggunaannya. Tidak adanya kode khusus

yang diberikan untuk setiap bahan baku yang diterima dapat menyebabkan

kerugian pada Etawa Agro Prima. Pemberian kode khusus lebih ditekankan

pada bahan baku susu kambing mentah karena memiliki jumlah pemasok yang

cukup banyak mencapai 63 pemasok.

Pengendalian bahan baku sangat ekonomis karena berdasarkan pernyataan

pada tabel checklist pengendalian bahan baku untuk indikator ekonomis

terdapat 2 jawaban “Ya” dan 0 jawaban “Tidak”. Pada jawaban “Ya”,seluruh

pemasok telah diverifikasi terlebih dahulu untuk melihat kesesuaiannya

dengan kualifikasi yang ditetapkan oleh Etawa Agro Prima agar mendapatkan

keyakinan bahwa pemasok mampu memasok bahan baku yang sesuai dengan

spesifikasi. Selanjutnya dari aspek pengendalian persediaan, perputaran

persediaan diawasi dengan ketat untuk memastikan bahwa bahan baku yang

dibeli lebih awal digunakan dalam proses produksi terlebih dahulu agar

masing-masing bahan baku tidak tersimpan terlalu lama.


70

4. Program Audit Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Tabel dibawah ini merupakan tabel program audit pengendalian

peralatan dan fasilitas produksi


Nama Perusahaan: Etawa Agro Prima


Program yang di audit: Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Tersedia prosedur tertulis

untuk setiap penggunaan

peralatan dalam proses

produksi atau penanganan

produk jadi

√

Peralatan produksi

menggunakan

wajan,kompor,mesi

n penghalus

susu,dan mesin

hand sealer atau

alat press plastik.

Untuk

pengoperasian

mesin disampaikan

secara lisan oleh

pemilik

Efisien

2.

Lokasi penempatan peralatan

disesuaikan dengan kebutuhan

proses produksi

√

Peralatan

ditempatkan sedekat

mungkin untuk

meminimalisasi

pergerakan dan

dapat

mempersingkat

waktu pemindahan

barang.


71

Tabel 5.4 Program Audit Fungsi Produksi- Pengendalian Peratalan dan

Fasilitas Produksi (Lanjutan)

Berdasarkan hasil checklist pada program audit pengendalian peralatan

dan fasilitas produksi, diperoleh hasil persentase 0% untuk indikator efektif,


checklist dapat dikatakan bahwa pengendalian peralatan dan fasilitas produksi

sangat tidak efektif, sangat efisien, dan sangat ekonomis.

Ekonomis

3.

Semua peralatan produksi

sesuai dengan ukuran dan desain yang telah ditentukan

√

Peralatan produksi

secara keseluruhan

telah memiliki ukuran

dan desain yang

sejenis, tidaklebih

mahal dari yang

ditentukan.

4.

Setiap peralatan dibersihkan setelah digunakan

√

Terdapat aturan secara

tertulis yang ditempel

di setiap ruangan

produksi

5.

Peralatan disimpan pada tempat yang telah ditentukan

√

Setelah proses

produksi

selesai,masing-masing

peralatan kembali

diletakkan di tempat

penyimpanan

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya Tidak

4 1


72

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi mendapatkan hasil

persentase 0% dan dinyatakan sangat tidak efektif karena hanya terdapat satu

kriteria yang bisa digunakan untuk mengukur indikator efektivitas terkait

pengendalian peralatan dan fasilitas produksi. Berdasarkan jawaban yang

diperoleh, Etawa Agro Prima belum memiliki prosedur tertulis untuk setiap

penggunaan peralatan dalam proses produksi atau penanganan produk jadi.

Pedoman ini berfungsi untuk melindungi karyawan dari kecelakaan akibat

tidak bisa mengoperasikan peralatan. Pedoman dalam mengoperasikan

peralatan dan fasilitas produksi hanya disampaikan secara lisan oleh pemilik

Etawa Agro Prima karena peralatan yang digunakan dianggap masih sederhana

sehingga cukup dengan disosialisasikan secara lisan.

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi dikatakan sangat efisien

karena dalam menerapkan metode penempatan lokasi atau tata letak fasilitas

dan peralatan produksi telah optimal dalam pemanfaatan ruang yang ada, tata

letak telah diatur sedekat mungkin untuk meminimalisasi pergerakan dan

perjalanan dan dapat mempersingkat waktu pemindahan barang, sehingga

proses produksi dapat berjalan dengan efisien.

Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi sangat ekonomis karena

pada tabel checklist untuk indikator ekonomis terdapat jumlah jawaban

“Ya”sebanyak 3 dan jumlah jawaban “Tidak” sebanyak 0. Pada jawaban “Ya”

semua peralatan produksi yang digunakan telah sesuai dengan ukuran dan

desain yang ditentukan, tidak lebih mahal daripada yang diperlukan. Peralatan

selalu dibersihkan setelah digunakan dan juga setelah dipakai selalu disimpan


73

pada tempat yang telah ditentukan. Dengan pemeliharaan peralatan dan

fasilitas yang baik, merupakan salah satu upaya preventif untuk mengantisipasi

daya pakai peralatan dan perbaikan kerusakan, sehingga biaya yang

dikeluarkan untuk peralatan dan tenaga kerja yang menganggur dapat

diminimalkan.

5. Program Audit Pengendalian Transformasi


transformasi


Nama Perusahaan:

Etawa Agro Prima


Program yang di audit: Pengendalian Transformasi

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Terdapat prosedur

produksi yang telah

ditetapkan √

Produksi dilakukan

berdasarkan pesanan dan

stok meskipun tidak

tertulis.

2.

Prosedur produksi telah

dilakukan berdasarkan

mempertimbangkan

juga pengaruh

perubahan volume

produksi terhadap

penggunaan kapasitas

produksi

√

Memiliki stok

pengaman yang dapat

digunakan apabila

terjadi perubahan

volume produksi.

Sehingga proses

produksi akan selalu

berjalan pada kapasitas

normal.

3.

Penilaian produk hasil pemrosesan ulang mengonfirmasi bahwa pemrosesan ulang menghasilkan produk yang telah sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan

√

Apabila dilakukan

pemrosesan ulang,

sebelum produk jadi

dikemas, terlebih dahulu

akan dikonfirmasi oleh

pemilik.


74

Tabel 5.5 Program Audit Fungsi Produksi – Pengendalian Transformasi

(Lanjutan)

Efisien

4.

Permintaan pemrosesan

ulang disetujui terlebih

dahulu oleh bagian

pengendalian kualitas

√

Apabila akan

dilakukan

pemrosesan ulang

maka terlebih dulu

disetujui oleh

pemilik yang

mengkoorinasi

terkait bagian

kualitas, dimana

akan menilai apakah

pengambilan

keputusan

pemrosesan ulang

tepat atau tidak

untuk dilaksanakan.

Ekonomis

5.

Telah menentukan

penyebab kegagalan produk

√

Sebelum dilakukan

pemrosesan ulang

akan ditentukan

terlebih dahulu oleh

pemilik

apapenyebab

kegagalan produk.

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban Catatan


Ya Tidak

5 0

Berdasarkan hasil checklist pada program audit pengendalian

transformasi diperoleh diperoleh hasil persentase 100% untuk indikator efektif,


checklist dapat dikatakan bahwa pengendalian transformasi sangat efektif,

sangat efisien, dan sangat ekonomis.


75

Pengendalian transformasi dikatakan sangat efektif karena berdasarkan

pernyataan tabel checklist untuk indikator efektif terdapat jumlah jawaban

“Ya”sebanyak 3 dan jumlah jawaban “Tidak” sebanyak 0. Pada jawaban “Ya”

diketahui bahwa Etawa Agro Prima sudah memiliki prosedur produksi yang

ditetapkan, yakni produksi dilakukan berdasarkan pesanan dan stok meskipun

tidak tertulis dan prosedur produksi telah mempertimbangkan apabila terjadi

perubahan volume produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi. Etawa

Agro Prima memiliki stok pengaman yang dapat digunakan apabila terjadi

perubahan volume produksi. Apabila penggunaan stok pengaman belum

mencukupi sesuai pesanan, maka akan dilakukan negosiasi dengan pelanggan

terkait waktu penyelesaian untuk memproduksi kekurangan barang, negosiasi

dilakukan karena mempertimbangakan kapasitas produksi yang tersedia.

Selain itu apabila setelah dilakukan pemrosesan ulang, koordinator produksi

atau pemilik akan mengkonfirmasi bahwa pemrosesan ulang telah

menghasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Pengendalian transformasi telah sangat efisien karena permintaan

pemrosesan ulang telah disetujui terlebih dahulu oleh bagian pengendalian

kualitas agar dapat menilai apakah pengambilan keputusan pemrosesan ulang

tepat atau tidak

Pengendalian transformasi sudah sangat ekonomis karena sebelum

persetujuan untuk dilakukan pemrosesan ulang, bagian kualitas akan

melakukan penilaian terlebih dahulu terkait penyebab terjadinya kegagalan


76

produk dengan tujuan mencegah terjadinya kesalahan yang sama. Pemrosesan

ulang akan dilakukan apabila produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan

spesifikasi yang telah ditentukan.

6. Program Audit Pengendalian Kualitas


kualitas



Agro Prima


Program yang di audit: Pengendalian Kualitas

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Memiliki kebijakan kualitas secara tertulis

√

Memiliki kebijakan

namun tidak dibuat

secara tertulis.

Kebijakan untuk

menghasilkan produk

yang sesuai dengan

spesifikasi yaitu

tekstur serbuk halus,

rasa sesuai dengan

pesanan, berwarna

putih,dan tingkat

kekeringan susu

sesuai

2.

Terdapat prosedur yang

mengatur pendistribusian

hasil pemeriksaan kualitas produk

√

Produk yang tidak

sesuai dengan

spesifikasi maka

akan dikembalikan

ke bagian pengolahan

dan akan dipisahkan

dari produk yang lain


77

Tabel 5.6 Program Audit Fungsi Produksi – Pengendalian Kualitas

(Lanjutan)

Berdasarkan hasil checklist pada program audit pengendalian kualitas

diperoleh hasil persentase 50% untuk indikator efektif, 50% untuk indikator

efisien, dan 0% untuk indikator ekonomis. Dari hasil checklist dapat dikatakan

bahwa pengendalian kualitas cukup efektif, cukup efisien, dan sangat tidak

ekonomis.

Efisien

3.

Biaya kualitas yang terdiri dari biaya aktivitas pencegahan, penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan eksternal telah terdokumentasikan dan dilaporkan terkait penggunaanya sebagai pertimbangan pengambilan keputusan pengendalian kualitas

√

Belum dilakukan

identifikasi secara

rinci terkait aktivitas

yang berkaitan

dengan proses

pembentukkan

kualitas

4. Terdapat pelatihan kepada karyawan dalam rangka meningkatkan kualitas

√

Pelatihan dilakukan

pada karyawan baru

Ekonomis

5.

Memiliki fasilitas yang mereview secara periodik biaya kualitas

√

Keterbatasan

sumber daya

manusia yang dapat

melakukan

identifikasi, review,

pencatatan secara

rinci,serta menekan

biaya kualitas

Diaudit Oleh : Gabriela Rupadatu

Jumlah Jawaban

Catatan


Ya Tidak

2 3


78

Pengendalian kualitas dikatakan cukup efektif karena berdasarkan jawaban

pada tabel checklist pada indikator efektif terdapat jumlah jawaban “Ya”

sebanyak 1 dan jawaban “Tidak” sebanyak 1. Pada jawaban “Ya” diketahui

bahwa Etawa Agro Prima sudah memiliki prosedur yang mengatur

pendistribusian hasil pemeriksaan kualitas produk. Produk yang tidak sesuai

dengan spesifikasi maka akan dikembalikan ke bagian pengolahan dan akan

dipisahkan dari produk yang lain meskipun prosedur tersebut tidak dalam bentuk

tertulis. Pada jawaban “Tidak” diketahui Etawa Agro Prima belum memiliki

kebijakan kualitas secara tertulis. Kebijakan kualitas didasarkan pada kebijakan

untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yaitu tekstur serbuk

halus, rasa sesuai dengan pesanan, berwarna putih,dan tingkat kekeringan susu

sesuai.

Pengendalian kualitas dikatakan cukup efisien karena berdasarkan hasil

jawaban checklist pada indikator efisien terdapat 1 jawaban “Ya” dan 1 jawaban

“Tidak”. Pada jawaban “Ya” diketahui bahwa Etawa Agro Prima sudah

memberikan pelatihan pada karyawan dalam rangka meningkatkan keterampilan

karyawannya sesuai dengan kebutuhan proses operasi yang berkualitas.

Pelatihan pada karyawan dilakukan untuk setiap karyawan baru. Dengan adanya

pelatihan karyawan, maka dapat menambah pengetahuan dan keterampilan

karyawan serta dapat mengurangi kesalahan yang terjadi saat kerja. Namun pada

jawaban “Tidak” diketahui bahwa Etawa Agro Prima belum memiliki

dokumentasi yang dapat dilaporkan terkait biaya kualitas yang terdiri dari biaya


79

aktivitas pencegahan, penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan eksternal

yang dapat berfungsi sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan

terkait pengendalian kualitas. Hal tersebut dikarenakan belum dilakukan

identifikasi secara rinci terkait aktivitas yang berkaitan dengan proses

pembentukkan kualitas.

Pengendalian kualitas mendapatkan persentase 0% dan dinyatakan sangat

tidak ekonomis karena hanya terdapat satu kriteria yang bisa digunakan untuk

mengukur indikator ekonomisasi terkait pengendalian kualitas. Berdasarkan

jawaban yang diperoleh, Etawa Agro Prima belum memiliki fasilitas yang me-

review secara periodik dan formal biaya kualitas. Hal ini disebabkan karena

keterbatasan sumber daya manusia yang dapat melakukan identifikasi, review,

pencatatan secara rinci,serta menekan biaya kualitas.

7. Program Audit Pengendalian Barang Jadi


barang jadi



Agro Prima


Program yang di audit: Pengendalian Barang Jadi

Efektif

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Penjelasan

1.

Memiliki penilaian dan

kriteria dapat diterima

untuk setiap produk dalam

memastikan

kesesuaian dengan

spesifikasinya

√

Penilaian berdasarkan

spesifikasi tekstur,

rasa, warna, dan

tingkat kekeringan

susu


80

Tabel 5.7 Program Audit Fungsi Produksi – Pengendalian Barang Jadi

(Lanjutan)

Berdasarkan hasil checklist pada program audit pengendalian barang jadi

diperoleh hasil persentase 100% untuk indikator efektif, 100% untuk indikator

efisien, dan 100% untuk indikator ekonomis. Dari hasil checklist dapat

dikatakan bahwa pengendalian barang jadi sangat efektif, sangat efisien,dan

sangat ekonomis.

Pengendalian barang jadi sangat efektif karena Etawa Agro Prima telah

Efisien

2.

Seluruh produk jadi dipisahkan

sampai pengendalian kualitas

selesai melakukan pengecekan

dan melepaskan produk untuk dijual

√

Produk jadi yang telah

dilakukan pengecekan

akan diletakkan di

ruangan yang berbeda

Ekonomis

3.

Melakukan pengelolaan

stok untuk memastikan

bahwa barang yang

diproduksi pertama dijual

terlebih dahulu

√

Dilakukan pengecekan

setiap pagi terkait

produk jadi yang

terlebih dahulu akan

dijual

4.

Terdapat tanggal kadaluwarsa

yang tercetak pada label

kemasan √

Kadaluwarsa produk

dihitung satu tahun

setelah produk

dikemas

5.

Produk jadi disimpan pada tingkat suhu yang sesuai

√

Produk jadi disimpan

pada tempat yang tidak

terkena cahaya

matahari.

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan


Ya Tidak

5 0


81

memiliki penilaian dan kriteria dapat diterima untuk setiap produk dalam

memastikan kesesuaian dengan spesifikasinya. Penilaian dilakukan berdasarkan

kriteria tekstur, rasa, warna, dan tingkat kekeringan susu. Penilaian dilakukan

untuk memastikan bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah

sesuai dengan spesifikasinya.

Pengendalian barang jadi sangat efisien karena Etawa Agro Prima telah

menerapkan pemisahan untuk seluruh produk jadi sampai dengan bagian

pengendalian kualitas yang diotorisasi oleh pemilik selesai melakukan

pengecekan. Pemisahan produk dilakukan dengan tujuan mempermudah

pengendalian dan pengawasan produk sebelum dilepas ke pasar.

Pengendalian barang jadi dikatakan sangat ekonomis karena

berdasarkan pernyataan pada tabel checklist untuk indikator ekonomis terdapat

jumlah jawaban “Ya”sebanyak 3 dan jumlah jawaban “Tidak” sebanyak 0.

Pada jawaban “Ya” diketahui bahwa telah diterapkan pengelolaan stok untuk

memastikan bahwa barang yang diproduksi pertama akan dijual terlebih

dahulu, salah satunya dengan cara penyertaan tanggal kadaluwarsa pada label

kemasan. Produk yang sudah jadi kemudian akan diletakkan di gudang

penyimpanan atau dipajang pada etalase kaca yang berada dalam suhu ruangan

dan terhindar dari sinar matahari agar produk tidak mengalami kerusakan

D. Mengembangkan Temuan Audit dan Rekomendasi

Setelah dilaksanakan audit operasional pada fungsi produksi yang

dijabarkan dalam tujuh program audit, yaitu rencana induk produksi dan

operasi,produktivitas dan nilai tambah, pengendalian bahan baku, pengendalian


82

peralatan dan fasilitas produksi, pengendalian transformasi, pengendalian

kualitas, dan pengendalian barang jadi, ada temuan/bukti yang mendukung

adanya rekomendasi untuk perbaikan yang dapat diberikan pada Etawa Agro

Prima yang akan dijabarkan sebagai berikut:

a) Temuan

1. Belum memiliki kebijakan atau prosedur secara tertulis dalam

melakukan aktivitas produksi, diantaranya yaitu,

Belum memiliki kebijakan tertulis mengenai:

a. Pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal produksi tidak

sesuai pada basis full capacity.

Proses produksi dilakukan sesuai dengan jadwal harian dan

sesuai dengan pesanan

b. Pengelolaan kebutuhan produksi diatas kemampuan kapasitas

yang tersedia untuk mengerjakannya.

Dalam praktiknya, Etawa Agro Prima menggunakan jam lembur

untuk menyelesaikan jumlah pesanan atau akan dilakukan

negosiasi dengan pelanggan terkait waktu pengiriman produk.

c. Kebijakan kualitas.

Kebijakan terkait kualitas hasil produksi selama ini hanya

disampaikan secara lisan oleh pemilik kepada karyawan.

Kebijakan untuk menghasilkan produk yang sesuai dengan

spesifikasi yaitu tekstur serbuk halus, rasa sesuai dengan


83

pesanan, berwarna putih,dan tingkat kekeringan susu sesuai.

Belum memiliki prosedur tertulis mengenai:

a. Pengendalian persediaan.

Pengendalian persediaan disampaikan secara lisan oleh pemilik

dan telah disosialisasikan kepada karyawan namun terkadang

masih ada karyawan masuk ke gudang penyimpanan yang tidak

sesuai dengan jadwal yang disampaikan dan mengambil sendiri

bahan yang dibutuhkan di gudang.

b. Penggunaan peralatan dalam proses produksi atau penanganan

produk jadi.

Prosedur penggunaan peralatan hanya dilakukan secara lisan.

Hingga saat ini instruksi untuk kegiatan produksi dilakukan secara

lisan oleh pemilik Etawa Agro Prima terkait seluruh tugas dan

tanggung jawab masing-masing karyawan.

2. Hanya beberapa pemasok yang telah menerapkan pemberian kode

khusus pada setiap bahan baku yang disuplai.

3. Belum memiliki dokumentasi yang dapat dilaporkan terkait biaya

kualitas yang terdiri dari biaya aktivitas pencegahan,

penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan eksternal yang dapat

berfungsi sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan

terkait pengendalian kualitas

4. Belum memiliki fasilitas yang dapat mereview secara periodik


84

terkait biaya kualitas

b) Kriteria

1. Memiliki kebijakan atau prosedur secara tertulis dalam melakukan

aktivitas produksi.

Kebijakan tertulis mengenai:

a. Pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal produksi tidak

sesuai pada basis full capacity.

b. UMKM memiliki kebijakan tertulis tentang pengelolaan

kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang tersedia

untuk mengerjakannya

c. UMKM memiliki kebijakan kualitas secara tertulis

Prosedur tertulis mengenai:

a. UMKM memiliki prosedur pengendalian persediaan secara

tertulis

b. Tersedia prosedur tertulis untuk setiap penggunaan peralatan

dalam proses produksi atau penanganan produk jadi

2. Setiap bahan baku yang diterima diberikan kode khusus sehingga

mudah ditelusuri distribusi dan proses produksinya.

3. Biaya kualitas yang terdiri dari biaya aktivitas pencegahan,

penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan eksternal telah

terdokumentasikan dan dilaporkan terkait penggunaanya sebagai

pertimbangan pengambilan keputusan pengendalian kualitas


85

4. Memiliki fasilitas yang mereview secara periodik biaya kualitas

c) Penyebab

1. Penyampaian kebijakan dan prosedur secara lisan menurut

koordinator produksi sudah cukup baik dan karyawan telah

mengetahui tugas mereka masing-masing karena selalu

dilaksanakan berulang-ulang.

2. Kewenangan pemberian kode khusus pada bahan baku diberikan

pada pemasok namun tidak disertai peraturan tegas mengenai

keharusan pemberian kode khusus pada setiap bahan baku. Hanya

berupa saran kepada pemasok.

3. Keterbatasan kemampuan sumber daya manusia yang dapat

melakukan identifikasi, review, pencatatan secara rinci, serta

menekan biaya kualitas

d) Akibat

1. Belum terdapatnya kebijakan dan prosedur secara tertulis dalam

melakukan aktivitas produksi secara umum dapat mengakibatkan

kemungkinan perbedaan pemahaman dan kesalahan persepsi pada

karyawan.

2. Mengalami kesulitan untuk menelusuri distribusi bahan baku ketika

mengalami kerusakan bahan baku dan sulit mengetahui pemasok

yang menyuplai bahan baku sekalipun telah dibuat perjanjian

konfirmasi secara tertulis dengan pemasok terkait garansi bahan


86

baku

3. Etawa Agro Prima tidak dapat mengelola dan mengontrol biaya

kualitas yang dikeluarkan tentang berbagai aktivitas yang terlibat

dalam menghasilkan produk yang sesuai dengan standar kualitas

yang telah ditetapkan dan tidak dapat mengetahui biaya-biaya

kualitas yang didistribusikan secara tidak baik, yang pada umumnya

biaya kualitas seharusnya difokuskan pada aktivitas pencegahan dan

penilaian, bukan aktivitas-aktivitas kegagalan.

e) Alternatif Solusi

1. Manajemen atau pihak pengurus Etawa Agro Prima membuat

kebijakan atau prosedur secara tertulis dan secara lisan untuk

melakukan aktivitas produksi sesuai dengan kondisi yang

memungkinkan untuk diterapkan di Etawa Agro Prima agar

karyawan lebih mudah memahami dan meminimalisasi terjadinya

kesalahan persepsi.

2. Terdapat dua alternatif solusi, diantaranya:

a. Pemberian kode khusus pada setiap bahan baku yang diterima

dilakukan oleh pihak Etawa Agro Prima yaitu koordinator

produksi yang bertugas menerima dan memeriksa keadaan

bahan baku sehingga dapat dipastikan seluruh bahan baku telah

diberikan kode khusus berdasarkan kode yang dimiliki masing-

masing pemasok .


87

b. Membuat kebijakan tegas dan mewajibkan kepada seluruh

pemasok untuk memberikan kode khusus pada setiap bahan

baku yang disuplai berdasarkan kode pemasok yang telah

dimiliki oleh masing – masing pemasok.

3. Terdapat dua alternatif solusi, diantaranya:

a. Melakukan pelatihan tentang bagaimana melakukan identifikasi,

review, pencatatan secara rinci, serta cara menekan biaya

kualitas pada karyawan yang dianggap memiliki potensi.

b. Merekrut karyawan baru yang memiliki kompetensi yang

memadai dalam melakukan pencatatan akuntansi untuk

mengidentifikasi, mencatat,dan menekan biaya kualitas.

f) Rekomendasi

1. Manajemen atau pihak pengurus Etawa Agro Prima diharapkan

dapat membuat kebijakan atau prosedur secara tertulis dan secara

lisan untuk melakukan aktivitas produksi sesuai dengan kondisi yang

memungkinkan untuk diterapkan di Etawa Agro Prima agar


kesalahan persepsi.


membuat kebijakan tegas dan mewajibkan kepada seluruh pemasok

untuk memberikan kode khusus pada setiap bahan baku yang

disuplai berdasarkan kode pemasok yang telah dimiliki oleh masing


88

– masing pemasok.


memberikan pelatihan tentang bagaimana melakukan identifikasi,

review, pencatatan secara rinci,serta menekan biaya kualitas pada

karyawan yang dianggap memiliki potensi. Karena dengan

dilakukan pengelompokan berbagai aktivitas yang terlibat dalam

menghasilkan produk dapat memberikan informasi kepada Etawa

Agro Prima tentang berbagai aktivitas yang terlibat dalam

menghasilkan produk sesuai dengan standar kualitas yang telah

ditetapkan.

E. Melaporkan Temuan dalam Bentuk Laporan Audit

Audit Operasional bertujuan untuk mengidentifikasi kegiatan, program,

dan aktivitas yang masih memerlukan perbaikan serta akan memberikan

rekomendasi atas pengelolaan berbagai program dan aktivitas pada

perusahaan dalam rangka meningkatkan efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi. Berdasarkan hasil pelaksanaan audit pada fungsi produksi di

Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) Etawa Agro Prima, secara umum

dapat disimpulkan telah dilaksanakan dengan efektif, sangat efisien, dan

sangat ekonomis. Berikut ini adalah penjabaran dari penerapan 3E pada Etawa

Agro Prima :

a) Efektif

Berdasarkan ketujuh program audit yang sudah dilaksanakan di Etawa

Agro Prima untuk indikator efektif , dengan jumlah pernyataan sebanyak 21


89

diperoleh jumlah jawaban “Ya” sebanyak 16 dan jawaban “Tidak” sebanyak

5. Secara keseluruhan berdasarkan hasil perhitungan analisis menurut

Riduwan yaitu 16

21 × 100% , dihasilkan persentase 76.19% , sehingga dapat

dikatakan fungsi produksi di Etawa Agro Prima telah efektif. Hal ini dapat

dilihat dari rencana induk produksi yang sudah mencerminkan kestabilan

usaha dalam memenuhi kebutuhan pelanggan karena jadwal produksi telah

berdasarkan rencana penjualan dan pembentukan stok pengaman dalam

menjaga kestabilan barang di pasaran. Jadwal produksi telah selaras dengan

jadwal fungsi-fungsi bisnis yang lain sehingga dapat mendukung kelancaran

aktivitas operasi. Selain itu Etawa Agro Prima telah memiliki ukuran standar

produktivitas yang dapat digunakan sebagai pedoman oleh karyawan dalam

beraktivitas, sehingga rencana kinerja yang telah ditentukan dapat berjalan

dan mencapai tujuan yang diinginkan. Sementara itu untuk menilai

produktivitas karyawan , dasar penilaian yang digunakan yakni dengan

melihat dari seberapa banyak jumlah produk yang bisa dihasilkan oleh

karyawan setiap hari, apakah sesuai dengan yang telah ditentukan dan

seberapa cekatan karyawan dalam menyelesaikan deadline secara tepat

waktu.

Pada proses pengendalian bahan baku, Etawa Agro Prima telah

memiliki kriteria tertulis yang telah disesuaikan untuk menilai bahan baku

yang dikirim pemasok dapat diterima atau tidak. Selanjutnya seluruh

bahan baku yang telah diterima selalu disimpan pada tempat yang

seharusnya sehingga terhindar dari kerusakan.


90

Pada proses pengendalian transformasi, proses produksi dilakukan

berdasarkan pesanan dan stok sesuai dengan prosedur yang ditetapkan dan

telah mempertimbangkan apabila terjadi perubahan volume produksi

terhadap penggunaan kapasitas produksi sehingga pesanan dapat terpenuhi

tepat waktu namun proses produksi tetap dapat berjalan efisien. Kemudian

untuk permintaan pemrosesan ulang telah dilakukan berdasarkan

persetujuan bagian pengendalian kualitas yang diotorisasi oleh pemilik,

agar dapat menilai apakah pengambilan keputusan pemrosesan ulang tepat

atau tidak dan setelah dilakukan pemrosesan ulang, koordinator produksi

atau pemilik akan mengkonfirmasi bahwa pemrosesan ulang telah

menghasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yang telah

ditetapkan.

Pada pengendalian barang jadi , Etawa Agro Prima telah memiliki

penilaian dan kriteria dapat diterima untuk setiap produk dalam

memastikan kesesuaian dengan spesifikasinya. Penilaian dilakukan untuk

memastikan bahwa produk yang diserahkan kepada pelanggan adalah

sesuai dengan spesifikasinya.

b) Efisien


Agro Prima untuk indikator efisien, dengan jumlah pernyataan sebanyak

18 diperoleh jumlah jawaban “Ya” sebanyak 16 dan jumlah jawaban

“Tidak” sebanyak 2. Secara keseluruhan berdasarkan hasil perhitungan

analisis menurut Riduwan yaitu 16

18 × 100% , dihasilkan persentase


91

88.89% , sehingga dapat dikatakan fungsi produksi di Etawa Agro Prima

telah sangat efisien.

Fungsi produksi dikatakan telah sangat efisien karena permintaan bahan

baku telah didukung dengan metode yang akurat, dimana untuk

permintaan bahan baku susu kambing mentah dilakukan setiap hari

sehingga dapat meminimalisasi keterlambatan bahan baku. Kemudian

pengoperasian fasilitas produksi juga sudah didukung oleh tenaga kerja

dengan kualifikasi yang memadai, sehingga apabila terjadi kerusakan kecil

pada alat atau fasilitas produksi maka dapat diperbaiki langsung oleh

karyawan sehingga dapat menghindari inefisiensi waktu dan biaya untuk

mencari dan membayar teknisi atau tenaga ahli. Kemudian telah

diterapkan pemberian tanggung jawab yang cukup besar kepada

karyawannya untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan

aktivitasnya sendiri namun setiap kegiatan produksi yang dilakukan tetap

diketahui oleh pemilik dan koordinator produksi. Dengan memberikan

tanggung jawab kepada karyawan untuk merencanakan, melaksanakan,

dan mengendalikan aktivitasnya sendiri merupakan salah satu usaha

pemberdayaan dan pelibatan karyawan dalam keberhasilan yang dicapai

Etawa Agro Prima serta dapat menimbulkan tantangan tersendiri pada

karyawan dan mendorong mereka untuk bertanggung jawab pada apa yang

dikerjakan. Selain pemberdayaan karyawan, evaluasi harian terhadap

karyawan juga dilakukan oleh Etawa Agro Prima dengan tujuan untuk

mengetahui seberapa besar produktivitas seorang karyawan. Dengan


92

evaluasi kinerja maka dapat dilakukan langkah-langkah yang diperlukan

untuk melakukan perbaikan kinerja di waktu yang akan datang.

Pada proses pengendalian bahan baku, untuk bahan baku yang ditolak

( tidak sesuai spesifikasinya) akan dilakukan pemisahan. Hal tersebut

dilakukan untuk mencegah penggunaan bahan baku dalam proses

produksi. Selanjutnya bahan baku yang diterima telah digaransi oleh

pemasok hingga saat akan digunakan namun belum memiliki perjanjian

konfirmasi dengan pemasok secara tertulis . Sementara itu untuk bahan

baku yang rusak telah terdokumentasi, dimana bahan baku rusak akan

langsung dihapus dari catatan nota harian penerimaan susu pemasok dan

akan dibuang di tempat pembuangan khusus kemudian akan dijadikan

pupuk. Kemudian Etawa Agro Prima telah mengatur secara tegas waktu

pemusnahan terhadap bahan baku yang rusak atau kadaluwarsa. Pada

pengendalian peralatan dan fasilitas produksi lokasi penempatan atau tata

letak fasilitas dan peralatan produksi untuk tata letak diatur sedekat

mungkin untuk meminimalisasi pergerakan dan perjalanan dan dapat

mempersingkat waktu pemindahan barang, sehingga proses produksi

dapat berjalan dengan efisien.

Pada proses pengendalian transformasi, telah dilakukan persetujuan

terlebih dahulu oleh bagian pengendalian kualitas apabila terdapat

permintaan pemrosesan ulang. Hal ini bertujuan untuk melihat apakah

pemrosesan ulang tepat atau tidak untuk dilakukan.

Pada pengendalian kualitas dikatakan Etawa Agro Prima sudah


93

memberikan pelatihan pada karyawan dalam rangka meningkatkan

keterampilan karyawannya sesuai dengan kebutuhan proses operasi yang

berkualitas. Pelatihan pada karyawan dilakukan untuk setiap karyawan

baru. Dengan adanya pelatihan karyawan, maka dapat menambah

pengetahuan maupun keterampilan karyawan dan dapat mengurangi

kesalahan yang terjadi saat kerja serta menyelesaikan pekerjaan seefisien

mungkin .

Pada pengendalian barang jadi telah diterapkan pemisahan untuk

seluruh produk jadi sampai dengan bagian pengendalian kualitas yang

diotorisasi oleh pemilik selesai melakukan pengecekkan. Pemisahan

produk dilakukan dengan tujuan mempermudah pengendalian dan

pengawasan produk sebelum dilepas ke pasar.

c) Ekonomis


Agro Prima untuk indikator ekonomis, dengan jumlah pernyataan

sebanyak 21 diperoleh jumlah jawaban “Ya” sebanyak 20 dan jumlah

jawaban “Tidak” sebanyak 1. Secara keseluruhan berdasarkan hasil

perhitungan analisis menurut Riduwan yaitu 20

21 × 100% , dihasilkan

persentase 95.23% , sehingga dapat dikatakan fungsi produksi di Etawa

Agro Prima telah sangat ekonomis. Hal tersebut dapat dilihat dari jadwal

produksi yang telah mampu meminimalkan biaya persediaan, upah

lembur, dan waktu sumber daya menganggur dengan tetap dapat

memenuhi permintaan pelanggan dengan tepat waktu. Seluruh kapasitas


94

yang dimiliki Etawa Agro Prima juga sudah terserap dalam rencana

produksi yang telah ditetapkan. Hal tersebut sebagai upaya untuk

memaksimalkan sumber daya yang dimiliki oleh Etawa Agro Prima. Dari

aspek tingkat persediaan, Etawa Agro Prima telah mampu meminimalkan

tumpukan persediaan dengan tetap mempertimbangkan kemungkinan

terjadinya keterlambatan pasokan bahan baku dan kemungkinan terjadinya

perubahan permintaan pasar. Dengan adanya persediaan minimum yang

mencukupi, bertujuan apabila terjadi permintaan yang berlebih dari para

pelanggan, maka dapat menutupi permintaan tersebut dengan persediaan

yang tersedia di gudang. Selain itu, dengan adanya persediaan minimum

yang mencukupi juga dapat meminimalkan resiko keterlambatan bahan

baku yang dibutuhkan.

Pada produktivitas dan peningkatan nilai tambah, di Etawa Agro Prima

jarang terjadi pengerjaan ulang, pemborosan bahan, dan kegagalan

produk. Dengan begitu dapat meminimalisasi pemborosan biaya akibat

pengerjaan ulang. Semakin berkurangnya pengerjaan ulang akibat produk

cacat maka akan semakin sedikit tenaga kerja dan bahan yang digunakan

untuk menghasilkan output yang sama.

Berkaitan dengan pengendalian bahan baku, seluruh pemasok telah

diverifikasi terlebih dahulu untuk melihat kesesuaiannya dengan

kualifikasi yang ditetapkan oleh Etawa Agro Prima agar mendapatkan

keyakinan bahwa pemasok mampu memasok bahan baku sesuai dengan

kebutuhan. Kemudian bahan baku yang dibeli lebih awal digunakan dalam


95

proses produksi terlebih dahulu agar masing-masing bahan baku tidak

tersimpan terlalu lama dan menghindari masa kadaluwarsa bahan baku.

Inspeksi pemasok secara periodik serta konfirmasi pemasok juga telah

dilakukan untuk selalu menjaga kualitas bahan baku sesuai dengan

spesifikasi.

Pada pengendalian peralatan dan fasilitas produksi, semua peralatan

produksi yang digunakan telah sesuai dengan ukuran dan desain yang

ditentukan, tidak lebih mahal daripada yang diperlukan. Peralatan selalu

dibersihkan setelah digunakan dan juga setelah dipakai selalu disimpan

pada tempat yang telah ditentukan. Dengan pemeliharaan peralatan dan

fasilitas yang baik, merupakan salah satu upaya preventif untuk

mengantisipasi daya pakai peralatan dan perbaikan kerusakan, sehingga

biaya yang dikeluarkan untuk peralatan dan tenaga kerja yang menganggur

dapat diminimalkan.

Pada pengendalian transformasi telah diterapkan bahwa akan dilakukan

penilaian terlebih dahulu terkait penyebab kegagalan produk sebelum

dilakukan persetujuan untuk dilakukan pemrosesan ulang. Pada

pengendalian barang jadi, telah diterapkan pengelolaan stok untuk


dahulu, salah satunya dengan cara penyertaan tanggal kadaluwarsa pada

label kemasan. Selain itu pula untuk menghindari kerusakan,tempat

penyimpanan produk jadi telah disesuaikan dengan suhu yang tepat.

Selanjutnya akan dibuat laporan hasil audit pada fungsi produksi di Etawa


96

Agro Prima berdasarkan hasil temuan dan rekomendasi perbaikan yang

didapatkan selama proses audit. Berikut ini adalah ringkasan laporan audit

operasional pada fungsi produksi di Etawa Agro Prima:


97

Ringkasan Laporan Hasil Audit Operasional Pada Fungsi Produksi

Audit Operasional pada fungsi produksi telah dilakukan di Etawa Agro

Prima. Proses audit dilaksanakan pada bulan Februari- Maret 2019.

Pelaksanaan audit bertujuan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan

ekonomisasi pada fungsi produksi. Ruang lingkup dalam pelaksanaan audit

ini adalah proses rencana produksi dan operasi, produktivitas dan nilai

tambah, serta pengendalian produksi dan operasi. Kemudian sasaran audit

adalah bagian produksi di Etawa Agro Prima.

Program audit yang dilaksanakan meliputi tujuh bagian, yaitu rencana

induk produksi, produktivitas dan nilai tambah, pengendalian bahan baku,

pengendalian peralatan dan fasilitas produksi, pengendalian transformasi,

pengendalian kualitas, dan pengendalian barang jadi. Program audit

berbentuk checklist yang dibuat berdasarkan panduan dari buku IBK

Bayangkara yang dikombinasikan dengan hasil dari survei pendahuluan.

Penulis juga telah melakukan konfirmasi hasil checklist dengan

mewawancarai koordinator produksi dan melihat serta mendokumentasikan

bukti-bukti audit.

Berdasarkan proses audit yang sudah dilakukan, didapatkan beberapa

temuan dan rekomendasi yang diberikan sebagai langkah perbaikan. Temuan

audit meliputi, belum adanya Standard Operating Procedures (SOP) secara

tertulis dalam melakukan aktivitas produksi diantaranya terkait kebijakan

pemanfaatan kapasitas menganggur jika jadwal produksi tidak sesuai pada

basis full capacity, kebijakan tentang pengelolaan kebutuhan produksi di atas

kemampuan kapasitas yang tersedia untuk mengerjakannya, kebijakan

kualitas, prosedur pengendalian persediaan, prosedur untuk setiap

penggunaan peralatan dalam proses produksi atau penanganan produk jadi.

Selain belum memiliki kebijakan atau prosedur secara tertulis, temuan lain

yang didapat adalah hanya ada beberapa pemasok yang telah menerapkan

pemberian kode khusus pada setiap bahan baku yang disuplai, belum ada

dokumentasi yang dapat dilaporkan terkait biaya kualitas yang terdiri dari

biaya aktivitas pencegahan, penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan

eksternal yang dapat berfungsi sebagai pertimbangan dalam pengambilan

keputusan terkait pengendalian kualitas, serta belum ada fasilitas yang dapat

mereview secara periodik terkait biaya kualitas. Rekomendasi yang dapat

diberikan diantaranya, membuat kebijakan atau prosedur secara tertulis dan

secara lisan untuk melakukan aktivitas produksi sesuai dengan kondisi yang

memungkinkan untuk diterapkan, membuat kebijakan tegas dan mewajibkan

kepada seluruh pemasok untuk memberikan kode khusus pada setiap bahan




100

Laporan Audit Operasional Fungsi Produksi

Bab I

Informasi Latar Belakang

UMKM Etawa Agro Prima merupakan salah satu usaha perseorangan yang

bergerak dibidang pengolahan susu kambing Etawa murni menjadi bubuk yang

terletak di Dusun Kemirikebo, Girikerto, Turi, Sleman, Yogyakarta. Etawa

Agro Prima merupakan salah satu tindak lanjut dari pelatihan yang diberikan

oleh Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Yogyakarta yang didirikan

pada tahun 1999. Produk hasil olahannya telah mendapat rekomendasi dari

Balai Penelitian Teknologi Pangan (BPTP) Yogyakarta serta telah

mendapatkan ijin edar dari Lembaga Pengkajian Pangan, Obat-Obatan, dan

Kosmetik Majelis Ulama Indonesia (LPPOM MUI).

Tujuan dari didirikannya UMKM Etawa Agro Prima adalah untuk

memberikan inovasi baru dalam hal pemanfaatan susu kambing Etawa dan

membuka lapangan pekerjaan pada masyarakat sekitar. Secara keseluruhan

produk utama yang dihasilkan yaitu susu kambing Etawa bubuk.

Sementara itu tujuan dilakukannya audit operasional pada fungsi produksi

bertujuan untuk menilai kesesuaian antara pelaksanaan dengan peraturan,

prosedur, kebijakan, atau standar yang digunakan serta kesesuaian dengan

prinsip efektif, efisien, dan ekonomis untuk menilai dan memberikan saran /

rekomendasi aspek yang masih memerlukan perbaikan.


101


Bab II

Ruang Lingkup Audit

Ruang lingkup audit operasional ini adalah pada proses produksi di

Etawa Agro Prima selama bulan Februari 2019. Audit operasional ini

mencakup tujuh aspek program audit, yaitu rencana induk produksi,

produktivitas dan nilai tambah, pengendalian bahan baku, pengendalian

peralatan dan fasilitas produksi, pengendalian transformasi, pengendalian

kualitas, dan pengendalian barang jadi.


102


Bab III

Kesimpulan Audit

Berdasarkan temuan (bukti) yang didapat selama pelaksanaan audit

pada fungsi produksi, saya dapat menyimpulkan sebagai berikut:

1. Rencana Induk Produksi

` Pada rencana induk produksi sudah mencerminkan kestabilan usaha

dalam memenuhi kebutuhan pelanggan. Selain itu juga jadwal produksi

telah selaras dengan jadwal fungsi-fungsi bisnis lain, yakni dapat

membentuk komunikasi yang baik dengan fungsi penjualan atau pemasaran

dan fungsi produksi atau manufakturing sehingga dapat mendukung

kelancaran aktivitas operasi.

Permintaan bahan baku juga telah didukung dengan metode yang

akurat, dimana permintaan bahan baku susu kambing mentah dilakukan

setiap hari sehingga dapat meminimalisasi keterlambatan bahan baku.

Kemudian Etawa Agro Prima sudah memiliki pedoman pemeliharaan

fasilitas produksi secara tertulis. Pengoperasian fasilitas produksi juga

sudah didukung oleh tenaga kerja dengan kualifikasi yang memadai

sehingga apabila terjadi kerusakan kecil pada alat atau fasilitas produksi

maka dapat diperbaiki langsung oleh karyawan sehingga dapat

menghindari inefisiensi waktu dan biaya untuk mencari dan membayar

teknisi atau tenaga ahli.

Jadwal produksi telah mampu meminimalkan biaya persediaan, upah

lembur, dan waktu sumber daya menganggur. Selain itu seluruh kapasitas

yang dimiliki Etawa Agro Prima sudah terserap dalam rencana produksi

yang telah ditetapkan. Hal tersebut sebagai upaya untuk memaksimalkan

sumber daya yang dimiliki. Dari aspek tingkat persediaan, dalam

menentukan persediaan minimum, Etawa Agro Prima telah

mempertimbangkan kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan bahan

baku dan kemungkinan terjadinya perubahan permintaan pasar. Dengan

adanya persediaan minimum yang mencukupi, bertujuan apabila terjadi

permintaan yang berlebih dari para pelanggan, maka Etawa Agro prima

dapat menutupi permintaan tersebut dengan persediaan yang tersedia di

gudang.

Etawa Agro Prima belum memiliki kebijakan tertulis terkait

pengelolaan kebutuhan produksi di atas kemampuan kapasitas yang

tersedia untuk mengerjakannya dan juga belum terdapat kebijakan tertulis


103

mengenai pemanfaatan kapasitas menganggur serta belum memiliki

prosedur pengendalian persediaan secara tertulis. Hal tersebut dikarenakan

penyampaian secara lisan sudah dianggap cukup.

2. Produktivitas dan Nilai Tambah

Etawa Agro Prima telah memiliki ukuran standar produktivitas yang

dapat digunakan sebagai pedoman oleh karyawan dalam beraktivitas

sehingga rencana kinerja yang telah ditentukan dapat berjalan dan

mencapai tujuan yang diinginkan dan juga telah memiliki dasar penilaian

yang dapat digunakan untuk menilai produktivitas karyawannya.

Pada saat proses produksi, Etawa Agro Prima telah memberikan

tanggung jawab yang cukup besar kepada karyawannya untuk

merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan aktivitasnya sendiri.

Dengan demikian merupakan salah satu usaha pemberdayaan dan

pelibatan karyawan dalam keberhasilan yang dicapai Etawa Agro Prima

serta dapat menimbulkan tantangan tersendiri pada karyawan dan

mendorong mereka untuk bertanggung jawab pada apa yang dikerjakan.

Selain pemberdayaan karyawan , evaluasi harian terhadap karyawan juga

dilakukan oleh Etawa Agro Prima dengan tujuan untuk mengetahui

seberapa besar produktivitas seorang karyawan.

Dalam proses produksi telah jarang terjadi pengerjaan ulang,

pemborosan bahan, dan kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasi

produk. Dengan demikian dapat meminimalisasi pemborosan biaya akibat

pengerjaan ulang. Semakin berkurangnya pengerjaan ulang akibat produk

cacat maka akan semakin sedikit tenaga kerja dan bahan yang digunakan

untuk menghasilkan output yang sama.

3. Pengendalian Bahan Baku

Berkaitan dengan pengendalian bahan baku, Etawa Agro Prima telah

memiliki prosedur tertulis untuk menilai bahan baku yang dikirim pemasok

dapat diterima atau tidak dan seluruh bahan baku yang sudah diterima telah

tertangani dengan baik sehingga terhindar dari kerusakan . Agar mendapat

keyakinan bahwa pemasok mampu memasok bahan baku sesuai dengan

spesifikasi, seluruh pemasok telah diverifikasi terlebih dahulu untuk melihat

kesesuaiannya dengan kualifikasi yang ditetapkan oleh Etawa Agro Prima.

Inspeksi pemasok secara periodik juga telah diterapkan pada setiap

pembelian bahan baku dengan melakukan pemeriksaan pada setiap bahan

baku yang diterima dari pemasok. Begitu pula dengan konfirmasi pemasok.

Konfirmasi pemasok akan dilakukan pada saat pemasok mengirimkan bahan

baku. Konfirmasi akan dilakukan sesuai dengan kriteria tertulis bahan baku

yang telah ditentukan.


104

Perputaran persediaan telah diawasi dengan ketat untuk memastikan

bahwa bahan baku yang dibeli lebih awal digunakan dalam proses produksi

terlebih dahulu agar masing-masing bahan baku tidak tersimpan terlalu lama.

Selain itu bahan baku yang diterima telah digaransi oleh pemasok hingga

saat akan digunakan, bila bahan baku yang diterima tidak sesuai maka dapat

dikembalikan atau ditukar. Kemudian untuk bahan baku yang rusak juga

telah terdokumentasi, dimana bahan baku rusak akan langsung dihapus dari

catatan nota harian penerimaan susu pemasok dan akan dibuang di tempat

pembuangan khusus kemudian akan dijadikan pupuk.

Dalam pengendalian bahan baku belum terdapat kebijakan tegas terkait

pemberian kode khusus pada setiap bahan baku yang diterima. Kebijakan

tersebut bertujuan agar bahan baku mudah ditelusuri distribusi dan

penggunaannya.

4. Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

Lokasi penempatan atau tata letak fasilitas dan peralatan produksi untuk

tata letak telah diatur sedekat mungkin untuk meminimalisasi pergerakan

dan perjalanan dan dapat mempersingkat waktu pemindahan barang,

sehingga proses produksi dapat berjalan dengan efisien. Peralatan produksi

yang digunakan juga telah sesuai dengan ukuran dan desain yang ditentukan,

tidak lebih mahal daripada yang diperlukan. Peralatan selalu dibersihkan

setelah digunakan dan juga setelah dipakai selalu disimpan pada tempat yang

telah ditentukan. Dengan pemeliharaan peralatan dan fasilitas yang baik,

merupakan salah satu upaya preventif untuk mengantisipasi daya pakai

peralatan dan perbaikan kerusakan, sehingga biaya yang dikeluarkan untuk

peralatan dan tenaga kerja yang menganggur dapat diminimalkan. Namun

belum memiliki prosedur tertulis untuk setiap penggunaan peralatan dalam

proses produksi atau penanganan produk jadi. Pedoman ini berfungsi untuk

melindungi karyawan dari kecelakaan akibat tidak bisa mengoperasikan

peralatan. Pedoman dalam mengoperasikan peralatan dan fasilitas produksi

hanya disampaikan secara lisan oleh pemilik Etawa Agro Prima.

5. Pengendalian Transformasi

Pada permintaan pemrosesan ulang, telah diterapkan prosedur

persetujuan terlebih dahulu oleh bagian pengendalian kualitas. Sebelum

persetujuan untuk dilakukan pemrosesan ulang, bagian kualitas akan

melakukan penilaian terlebih dahulu terkait penyebab terjadinya kegagalan

produk. Kemudian setelah dilakukan pemrosesan ulang, koordinator

produksi atau pemilik akan mengkonfirmasi bahwa pemrosesan ulang telah

menghasilkan produk yang sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan.

Selain itu Etawa Agro Prima sudah memiliki prosedur produksi yang

ditetapkan dan telah mempertimbangkan apabila terjadi perubahan volume

produksi terhadap penggunaan kapasitas produksi.


105

6. Pengendalian Kualitas

Etawa Agro Prima sudah memberikan pelatihan pada karyawan dalam

rangka meningkatkan keterampilan karyawannya sesuai dengan kebutuhan

proses operasi yang berkualitas. Pelatihan pada karyawan dilakukan untuk

setiap karyawan baru. Dengan adanya pelatihan karyawan, maka dapat

menambah pengetahuan dan keterampilan karyawan serta dapat mengurangi

kesalahan yang terjadi saat kerja . Selain itu juga telah diterapkan prosedur

mengenai produk yang tidak sesuai dengan spesifikasi maka akan

dikembalikan ke bagian pengolahan dan akan dipisahkan dari produk yang

lain.

Namun Etawa Agro Prima belum memiliki dokumentasi yang dapat

dilaporkan terkait biaya kualitas yang terdiri dari biaya aktivitas pencegahan,

penilaian,kegagalan internal, dan kegagalan eksternal yang dapat berfungsi

sebagai pertimbangan dalam pengambilan keputusan terkait pengendalian

kualitas dan fasilitas yang dapat mereview secara periodik dan formal biaya

kualitas.

7. Pengendalian Barang Jadi

Dalam memastikan kesesuaian dengan spesifikasi hasil produk, Etawa

Agro Prima telah memiliki penilaian dan kriteria dapat diterima untuk setiap

produk. Seluruh produk jadi telah dilakukan pemisahan sampai dengan

bagian pengendalian kualitas selesai melakukan pengecekan dengan tujuan

mempermudah pengendalian dan pengawasan produk sebelum dilepas ke

pasar. Etawa Agro Prima juga telah melakukan pengelolaan stok untuk


dahulu, salah satunya dengan cara penyertaan tanggal kadaluwarsa pada

label kemasan.

Berdasarkan hasil audit yang telah dilaksanakan atas rencana induk

produksi, produktivitas dan nilai tambah, pengendalian bahan baku,

pengendalian peralatan dan fasilitas produksi, pengendalian transformasi,

pengendalian kualitas, dan pengendalian barang jadi dapat dikatakan bahwa

fungsi produksi di Etawa Agro Prima telah efektif, sangat efisien, dan sangat

ekonomis. Namun masih didapatkan beberapa kelemahan pada aktivitas

produksi di Etawa Agro Prima,diantaranya:

1. Kelemahan pada kebijakan dan peraturan

a) Belum terdapat Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis.

2. Kelemahan pada pengendalian bahan baku

a) Hanya beberapa pemasok yang telah menerapkan pemberian kode


106

khusus pada setiap bahan baku yang disuplai.

3. Kelemahan pada sumber daya manusia

a) Belum memiliki dokumentasi yang dapat dilaporkan terkait biaya

kualitas

b) Belum memiliki fasilitas yang dapat mereview secara periodik terkait

biaya kualitas.


107


Bab IV

Rekomendasi

Berdasarkan seluruh kelemahan yang terdeteksi dalam audit

operasional pada fungsi produksi, maka diberikan rekomendasi sebagai

koreksi atau langkah perbaikan yang dapat digunakan oleh pihak

manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.

1. Kelemahan pada kebijakan dan peraturan

Rekomendasi:

a) Manajemen atau pihak pengurus Etawa Agro Prima diharapkan dapat

membuat Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis dan

secara lisan untuk melakukan aktivitas produksi sesuai dengan kondisi

yang memungkinkan untuk diterapkan di Etawa Agro Prima agar


kesalahan persepsi.

2. Kelemahan pada pengendalian bahan baku

Rekomendasi:

a) Manajemen atau pihak pengurus Etawa Agro Prima diharapkan

membuat kebijakan tegas dan mewajibkan kepada seluruh pemasok

untuk memberikan kode khusus pada setiap bahan baku yang disuplai

berdasarkan kode pemasok yang telah dimiliki oleh masing – masing

pemasok.

3. Kelemahan pada sumber daya manusia

Rekomendasi:

a) Manajemen atau pihak pengurus Etawa Agro Prima diharapkan dapat

memberikan pelatihan tentang bagaimana melakukan identifikasi,

review, pencatatan secara rinci,serta menekan biaya kualitas pada

karyawan yang dianggap memiliki potensi. Karena dengan dilakukan

pengelompokan berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan

produk dapat memberikan informasi kepada Etawa Agro Prima tentang

berbagai aktivitas yang terlibat dalam menghasilkan produk sesuai

dengan standar kualitas yang telah ditetapkan

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini merupakan

kewenangan dari pihak manajemen atau pengurus dari Etawa Agro Prima,

namun apabila kelemahan ini tidak segera ditindaklanjuti saya khawatir


108

peluang terjadinya sesuatu yang buruk pada fungsi produksi di masa yang akan

datang akan semakin besar.


109

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil audit operasional yang telah dilaksanakan pada

fungsi produksi di Etawa Agro Prima, maka dapat disimpulkan bahwa

pelaksanaan aktivitas produksi telah berjalan dengan efektif, sangat efisien,

dan sangat ekonomis. Hal ini dapat dilihat berdasarkan persentase yang

diperoleh dari tabel checklist yaitu untuk indikator efektif 76.19%, efisien

88.89%, dan ekonomis 95.23%. Secara keseluruhan aktivitas produksi di

Etawa Agro Prima telah dilaksanakan sesuai dengan kriteria yang telah

ditetapkan penulis, yang mengacu pada buku Bayangkara, meskipun masih

terdapat beberapa hal yang memerlukan perbaikan.

B. Keterbatasan Penelitian

Penilaian kriteria efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi hanya

didasarkan atas program audit pada pernyataan checklist dan dianalisis

berdasarkan persentase dengan standar yang mengacu pada kriteria

pengelompokkan skala secara statistik pada buku Riduwan (2013), namun

kriteria skala persentase yang digunakan masih terlalu umum. Hal tersebut

disebabkan karena di Etawa Agro Prima tidak tersedia data angka yang

dibutuhkan untuk menghitung efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi fungsi

produksi serta tidak terdapat buku yang secara khusus membahas mengenai

operasional terkait pengolahan susu etawa yang memiliki kriteria skala

khusus mengenai efektivitas, efisiensi, dan ekonomisasi.


110

C. Saran

Saran untuk perbaikan yang dapat diberikan untuk fungsi produksi di

Etawa Agro Prima dan pelaksanaan penelitian selanjutnya diantaranya

sebagai berikut:

1. Etawa Agro Prima

a) Membuat Standard Operating Procedure (SOP) secara tertulis dan

lisan.

b) Membuat kebijakan tegas dan mewajibkan kepada seluruh pemasok

untuk memberikan kode khusus pada setiap bahan baku yang

disuplai berdasarkan kode pemasok yang telah dimiliki oleh masing

– masing pemasok.

c) Memberikan pelatihan dalam hal melakukan pencatatan akuntansi

terutama mengenai biaya kualitas kepada karyawan sesuai dengan

kondisi yang dibutuhkan.

2. Penelitian Selanjutnya

a) Penelitian selanjutnya diharapkan dapat memperluas penelitian

terkait audit operasional pada fungsi produksi di beberapa sentra

pengolahan susu bubuk yang ada di desa Girikerto serta dapat

melakukan penilaian terkait efektivitas,efisiensi,dan ekonomisasi

dengan indikator serta skala persentase yang lebih rinci,.


111

DAFTAR PUSTAKA

Agoes, Sukrisno dan Jan Hoesada. 2012. Bunga Rampai Auditing. Edisi 2.Jakarta:

Salemba Empat

Akmal. 2009. Pemeriksaan Manajemen Internal Audit. Edisi Kedua. Jakarta: PT.

Indeks Jakarta.

Arikunto, Suharsimi. 2006. Prosedur Penelitian Satu Pendekatan Praktik. Jakarta:

PT Rineka Cipta.

Assauri, Sofjan. 2008. Manajemen Produksi dan Operasi. Edisi Revisi. Jakarta:

Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Bayangkara, IBK. 2016. Audit Manajemen Prosedur dan Implementasi. Edisi 2.

Jakarta: Salemba Empat.

Boynton, William C., Johnson, Raymon N. dan Kell, Walter G; alih bahasa, Paul

A. Rajoe, Gina Gania, Ichsan Setyo Budi. 2003.Modern Auditing. Edisi

Ketujuh, Jilid II. Jakarta: Erlangga.

Haming, Murdifin dan Mahfud Nurnajamuddin. 2007. Manajemen Produksi

Modern. Jakarta: Bumi Aksara

Hery.2016. Auditing dan Asurans (Pemeriksaan Akuntansi Berbasis Standar

Audit Internasional). Edisi 1. Jakarta: PT. Grasindo.

Kementerian Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Republik Indonesia

http://www.depkop.go.id/data-umkm

Diakses tanggal 10 maret 2019

Prastowo, Andi. 2014. Memahami Metode-Metode Penelitian : Suatu Tinjauan

Teoritis dan Praktis. Yogyakarta: Ar-Ruz Media.

Reider,Rob. 2002. Operational Review: Maximum Result at Efficient Costs. Edisi

Ke-3. New York: John Wiley & Sons, Inc.


http://www.depkop.go.id/data-umkm

112

Riduwan. 2013. Skala Pengukuran Variabel-Variabel Penelitian. Bandung:

Alfabeta

Sawyer,Lawrence B., Dittenhofer, Mortimer A., dan Scheiner, James H. 2005.

Sawyer’s Internal Auditing (Audit Internal Sawyer). Edisi Kelima. Buku

Pertama. Jakarta: Salemba Empat.

Setiawan, Agus, H, dan Sri Suryoko. 2012. Pengaruh Atribut Produk dan Iklan

terhadap Keputusan Pembelian Sepeda Motor Yamaha Jupiter Series pada

Dealer Yamaha Agung Motor Semarang.

https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jiab/article/download/862/837.

Diakses tanggal 29 Oktober 2018.

Siagian, Sondang P. 1992. Fungsi- Fungsi Manajerial. Jakarta: Bumi Aksara.

Sugiyono.2014. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif, dan R&D. Bandung:

Alfabeta.

Sunyoto, Danang. 2013. Metodologi Penelitian Akuntansi. Bandung: PT Refika

Aditama.

Vénéranda, Hategekimana. Nkikabahizi Ferdinand. 2014. Operational Audit and

Cost Allocation on Organizational Performance in Selected Industries-

Kigali,Rwanda.http://ijsk.org/uploads/3/1/1/7/3117743/13_operational_au

dit.pdf. Diakses tanggal 23 September 2018.

Wirakusumah, Arifin. 1983. Beberapa Masalah Auditing. Bandung: Percetakan

Offset Alumni.

Yuseila, Kurniasari. 2012. Audit Operasional Atas Fungsi Produksi Untuk

Meningkatkan Efektivitas Pada Pt Kripton Gama Jaya. S1 Tesis Tidak

Dipublikasikan. Yogyakarta: Universitas Negeri Yogyakarta.


https://ejournal3.undip.ac.id/index.php/jiab/article/download/862/837

http://ijsk.org/uploads/3/1/1/7/3117743/13_operational_audit.pdf

http://ijsk.org/uploads/3/1/1/7/3117743/13_operational_audit.pdf

113

LAMPIRAN


114

Lampiran 1 – Contoh Daftar Penerimaan Susu Harian


115

Lampiran 2 – Struktur Organisasi


116

Lampiran 3 – Contoh Daftar Pemasok dan Pembayaran Setoran pada Pemasok


117

Lampiran 4 – Contoh Daftar Jumlah Setoran Bahan Baku


118

Lampiran 5 – Contoh Daftar Jumlah Resep Susu yang Dihasilkan Karyawan


119

Lampiran 6 – Hasil Uji Laboratorium Analisa Kimia Makanan dan Bahan Industri


120

Lampiran 7 – Kriteria Susu yang Dapat Diterima


121

Lampiran 8- Kriteria Susu Rusak atau Tidak Diterima


122

Lampiran 9 – Contoh Peringatan Membersihkan Peralatan dan Fasilitas


123

Lampiran 10 – Surat Keterangan Melakukan Penelitian


124

Lampiran 11- Daftar Pertanyaan Wawancara

1. Bagaimana sejarah awal mula berdirinya Etawa Agro Prima

2. Bagaimana struktur kepengurusan yang ada di Etawa Agro Prima ?

3. Apa saja tugas dan tanggung jawab masing-masing pengurus di Etawa Agro

Prima?

4. Apakah di Etawa Agro Prima ini memiliki SOP tertulis terutama di bagian

produksi?

5. Berapa jumlah karyawan yang bekerja ?

6. Apakah ada pelatihan bagi karyawan sebelum memulai bekerja?

7. Apakah pernah diadakan pemeriksaan secara khusus mengenai fungsi

produksi di Etawa Agro Prima?

8. Apa saja produk yang dihasilkan oleh Etawa Agro Prima?

9. Bagaimana proses produksi berlangsung?

10. Apakah terdapat permasalahan terkait dengan proses produksi?

11. Bagaimana penanganan atas produk yang rusak atau cacat yang terjadi

selama proses produksi?

12. Apakah Etawa Agro Prima memiliki daftar supplier secara tertulis?

13. Apakah segala kegiatan produksi yang dilakukan diketahui oleh pemilik

atau koordinator bagian produksi?

14. Apakah Etawa Agro Prima menentukan target produksi yang harus

dihasilkan setiap harinya?


125

Lampiran 12 – Daftar Pernyataan Checklist

Nama Perusahaan: Etawa Agro

Prima

Periode Audit:

Program yang di audit: Rencana Induk Produksi

Efektif

No Pernyataan Ya Tidak Keterangan

1.


mencerminkan kestabilan

usaha dalam memenuhi kebutuhan pelanggan

2.


berdasarkan rencana

penjualan dalam menjaga kestabilan barang di pasaran

3.


berdasarkan pembentukan

stok pengaman dalam

menjaga kestabilan barang di pasaran

4.


selaras dengan jadwal

fungsi-fungsi bisnis yang lain

5.

Memiliki kebijakan tertulis

tentang pemanfaatan

kapasitas menganggur jika

jadwal produksi tidak sesuai

pada basis full capacity

6.

Memiliki kebijakan tertulis

tentang pengelolaan

kebutuhan produksi di atas

kemampuan kapasitas yang

tersedia untuk

mengerjakannya

7.

Memiliki pedoman

pemeliharaan fasilitas

produksi secara tertulis


126

Lanjutan lampiran 12 - Daftar Pernyataan Checlist

8. Memiliki prosedur

pengendalian persediaan

secara tertulis

9.

Prosedur pengendalian

persediaan telah

disosialisasikan dengan

memadai dan dipahami oleh

petugas yang melaksanakan

Penentuan tingkat


mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya keterlambatan pasokan bahan baku

10. Jadwal produksi didukung

dengan metode permintaan

bahan baku yang akurat

11.


meminimalkan biaya

persediaan

12. Jadwal produksi mampu

meminimalkan upah lembur

13.


meminimalkan waktu

sumber daya menganggur

14.


berdasarkan penggunaan

kapasitas produksi optimal

15.

Seluruh kapasitas yang

dimiliki terserap dalam

rencana produksi yang telah

ditetapkan

16.

Pengoperasian fasilitas

produksi didukung oleh

tenaga kerja dengan

kualifikasi memadai

17. Jadwal produksi telah meminimalkan persediaan


127

Lanjutan lampiran 12 - Daftar Pernyataan Checklist


18.

Penentuan tingkat persediaan

minimum telah

mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya

keterlambatan pasokan bahan

baku.

19.

Penentuan tingkat persediaan

minimum telah

mempertimbangkan

kemungkinan terjadinya

perubahan permintaan

pasar

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak


128



Periode Audit:

Program yang di audit: Produktivitas dan Nilai Tambah

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Memiliki ukuran standar

produktivitas yang dapat

digunakan sebagai

pedoman oleh karyawan

dalam beraktivitas

2.

Memiliki standar

pencapaian minimal yang

harus dicapai setiap

karyawan

3.

Memberikan tanggung jawab yang cukup besar kepada karyawannya untuk merencanakan aktivitasnya sendiri

4.

Memberikan tanggung jawab yang cukup besar kepada karyawannya untuk melaksanakan aktivitasnya sendiri

5.

Memberikan tanggung jawab yang cukup besar kepada karyawannya untuk mengendalikan aktivitasnya sendiri

6.

Melakukan evaluasi harian terhadap kinerja individu/kelompok karyawannya

7.

Di dalam proses produksi

tidak sering kali terjadi pengerjaan ulang dalam memenuhi spesifikasinya


129



8.


tidak sering kali terjadi

pemborosan bahan dalam

memenuhi spesifikasinya

9.


tidak sering kali terjadi

kegagalan produk dalam memenuhi spesifikasinya

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak


130



Prima

Periode Audit:

Program yang di audit: Pengendalian Bahan Baku

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Seluruh bahan baku

telah tertangani dengan

baik sehingga

terhindar dari kerusakan

2.

Memiliki prosedur tertulis

untuk menilai apakah bahan

baku yang dikirim pemasok

dapat diterima atau tidak

3.

Memiliki prosedur konfirmasi pemasok tertulis dan diikuti

4.

Bahan baku yang ditolak ( tidak sesuai spesifikasinya) telah dipisahkan untuk mencegah penggunaannya dalam proses produksi

5.

Pemeriksaan bahan baku

dimulai dengan pengujian

secara visual terhadap setiap material yang diterima

6.

Terdapat pengaturan waktu

pemusnahan terhadap

bahan baku yang rusak

atau kadaluwarsa

7.

Pemusnahan bahan baku

yang rusak (tidak sesuai

spesifikasi) didokumentasi

untuk mengidentifikasi

kapan dan dimana material

tersebut dimusnahkan


131



8.

Bahan baku yang diterima digaransi oleh pemasok

sampai dengan digunakan

9.

Setiap bahan baku yang

diterima diberikan kode

khusus sehingga mudah

ditelusuri distribusi dan

proses produksinya

10.

Pemasok secara periodik diinspeksi

11.

Setiap pemasok telah

diverifikasi sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan

12.

Perputaran persediaan

diawasi dengan ketat untuk

memastikan bahwa bahan

baku yang dibeli lebih awal

digunakan dalam proses terlebih dahulu

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak


132




Periode Audit:

Program yang di audit: Pengendalian Peralatan dan Fasilitas Produksi

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Tersedia prosedur tertulis

untuk setiap penggunaan

peralatan dalam proses

produksi atau penanganan

produk jadi

2.

Lokasi penempatan peralatan

sesuai dengan kebutuhan

proses produksi

3.

Semua peralatan produksi

sesuai dengan ukuran dan desain yang telah ditentukan

4.

Setiap peralatan dibersihkan setelah digunakan

5. Peralatan disimpan pada tempat yang telah ditentukan

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak


133


Nama Perusahaan: Etawa Agro Prima Periode Audit:

Program yang di audit: Pengendalian Transformasi

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Permintaan pemrosesan

ulang disetujui terlebih

dahulu oleh bagian

pengendalian kualitas

2.

Penilaian produk hasil

pemrosesan ulang

mengonfirmasi bahwa

pemrosesan ulang

menghasilkan produk yang

telah sesuai dengan

spesifikasi yang telah

ditetapkan

3.

Terdapat prosedur

produksi yang telah

ditetapkan

4.

Prosedur produksi

telah

mempertimbangkan

juga pengaruh

perubahan volume

produksi terhadap

penggunaan kapasitas

produksi

5.

Telah dilakukan penilaian

terlebih dahulu untuk

menentukan penyebab kegagalan produk

Diaudit Oleh : Gabriela

Rupadatu

Jumlah

Jawaban Catatan

Tanggal :

Ya Tidak



134



Prima

Periode Audit:

Program yang di audit: Pengendalian Kualitas

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Memiliki kebijakan kualitas

secara tertulis

2.

Terdapat prosedur yang

mengatur pendistribusian

hasil pemeriksaan kualitas

produk

3.

Biaya kualitas yang terdiri

dari biaya aktivitas

pencegahan,

penilaian,kegagalan internal,

dan kegagalan eksternal

telah terdokumentasikan dan

dilaporkan terkait

penggunaanya sebagai

pertimbangan pengambilan

keputusan pengendalian

kualitas

4.

Terdapat pelatihan

kepada karyawan

dalam rangka

meningkatkan kualitas

5.

Memiliki fasilitas yang

mereview secara

periodik biaya kualitas

Diaudit Oleh : Gabriela Rupadatu

Jumlah Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak



135




Prima

Periode Audit:

Program yang di audit: Pengendalian Barang Jadi

No

Pernyataan

Ya

Tidak

Keterangan

1.

Memiliki penilaian

dan kriteria dapat

diterima untuk

setiap produk dalam

memastikan

kesesuaian dengan

spesifikasinya

2.

Seluruh produk jadi dipisahkan

sampai pengendalian kualitas

selesai melakukan pengecekan

dan melepaskan produk untuk dijual

3.

Terdapat kebijakan tentang

pengelolaan stok untuk

memastikan bahwa barang yang

diproduksi pertama dijual

terlebih dahulu

4.

Terdapat tanggal kadaluwarsa

yang tercetak pada label

kemasan

5. Produk jadi disimpan pada tingkat suhu yang sesuai

Diaudit Oleh :

Gabriela Rupadatu

Jumlah

Jawaban

Catatan

Tanggal :

Ya Tidak


Documents

AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSIrepository.usd.ac.id/35315/2/152114109_full.pdf · AUDIT OPERASIONAL PADA FUNGSI PRODUKSI ( Studi Kasus di Etawa Agro Prima Girikerto ) S K R