Pengauditan 2Audit Siklus Persediaan dan Pergudangan PT Siba
SuryaKelas 5.3
Oleh :
Kornelius Tri J12.60.0113Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
UNIKA SOEGIJAPRANATA
SEMARANG
2014
Profil Perusahaan
PT. SIBA SURYA, merupakan perusahaan transportasi yang telah
teruji dalam jasa pengiriman cargo untuk semua tujuan di pulau
Jawa. Perusahaan kami bukan saja merupakan perusahaan transportasi
terbesar, tetapi juga salah satu perusahaan transportasi yang
paling terpercaya di Indonesia.
Perusahaan ini telah melayani jasa transportasi sejak tahun
1951.Yang awalnya bernama CHUNG HWA dan hanya bermodalkan 1 truk
saja.Seiring berjalannya waktu perusahaan ini kerap berganti nama
menjadi CV Siliwangi Bangkit. Perusahaan juga kerap mengganti
direktur utamanya. Berkantor pusat di Semarang, Jawa Tengah,
berfungsi sebagai titik pusat strategis dari jaringan kami yang
terbentang dari ujung barat hingga ke ujung timur pulau Jawa.
Kantor-kantor cabang perusahaan tersebar diberbagai kota seperti
Cilegon, Jakarta, Cirebon, Semarang, Tuban, Surabaya, Banyuwangi,
Probolinggo, Jember, Kediri, Madiun, Cilacap dan Jabodetabek.
Saat ini kami mengoperasikan armada lebih dari 1.800 unit dengan
beberapa type bed untuk memenuhi kebutuhan pelanggan sesuai dengan
segmentasi kargo dengan kapasitas 15 sampai 60 ton. Unit-unit kami
ini dilengkapi dengan online-system dan fasilitas GPS yang
merupakan keunggulan dalam memberikan pelayanan terbaik kepada
pelanggan.
Kegiatan Usaha
Usaha utama yang dilakukan PT Siba Surya yaitu :
1. Menjalankan usaha-usaha di bidang pengangkutan, yang meliputi
usaha transportasi pengangkutan, pengangkutan barang, kontainer,
trucking trailer, peti kemas, termasuk pengepakan, pengemasan dan
kegiatan usaha terkait;
2. Menjalankan usaha-usaha di bidang jasa, antara lain
meliputi:
jasa pengangkutan darat (trucking);
jasa penunjang dan pelengkap kegiatan angkutan dan jasa
perjalanan;
jasa pelayanan bongkar muat barangStruktur Organisasi
Tujuan Audit
1. Untuk mengetahui prosedur pemasukan dan pengeluaran persedian
serta dapat menganalisis potensi kelemahan yang ada.2. Untuk
menilai efektivitas prosedur pemasukan dan pengeluaran barang yang
terdapat di gudang dalam PT Siba Surya .
3. Melakukan pemeriksaan dan penilaian terhadap pelaksanaan
prosedur pengendalian intern mengenai pemasukan dan pengeluaran
barang yang ada di gudang PT Siba Surya.Prosedur Pengeluaran
BarangProses pengeluarang barang dalam perusahaan terjadi ketika
adanya kerusakan spareparts dalam armada angkutan yang dimilikinya.
Persediaan Spareparts yang dimiliki adalah spareparts yang
digunakan untuk maintenance armada truk yang dimilikinya. Jumlah
armada truk yang dimiliki oleh perusahaan sekitar 4.000 armada.
Apabila ada armada yang rusak dan perlu ganti spareparts, maka
mekanik akan mencopot spareparts yang rusak tersebut dan barang
yang rusak terseut harus di bawa ke counter gudang.. Spareparts
tersebut biasa disebut dengan barang bekas Berikut merupakan
prosedur pengeluaran barang atau sparepart di PT Sia Surya.1.
Pengajuan / permintaan barang : Mekanik membawa form SPB print out
yang sudah divalidasi oleh Spv/Manager Teknik dan fisik barang
bekas menuju counter barang bekas. Dalam hal ini mekanik diharuskan
membawa print out SPB yang sudah divalidasi oleh Spv/Manager pada
saat waktu yang bersamaan (H+0) saat adanya permintaan dari supir
armada truck untuk mengganti bagian spareparts yang perlu
diganti.2. Penerimaan dokumen SPB , pengecekan SPB & fisik
barang:
Counter barang bekas menerima SPB dan fisik barang bekas,
memeriksa, memastikan dan melakukan pengecekan terhadap kesesuaian
fisik barang bekas dengan permintaan sparepart baru.3. Penginputan
barang bekas pada system , cetak TT barang bekas dan validasi :
Counter barang bekas input, posting pengembalian barang bekas
& print out tanda terima barang bekas, kemudian memberikan
vatidasi TT pada SPB sebagai bukti serah terima barang bekas telah
diterima dan menyerahkan SPB+TT kepada mekanik yang akan diserahkan
pada Picker untuk mengambil barang yang diminta.4. Menyiapkan
barang atas permintaan SPB : Picker mengambil print out SPB yang
merupakan permintaan barang dari mekanik kemudian mengambil barang
sesuai yang tecantum dalam SPB dan mencatat pengeluaran barang pada
kartu stock.5. Konfirmasi persediaan stok :
Picker konfirmasi ke Supervisor Inventory jika stock persediaan
menipis (batasan stock) untuk dilakukan pembelian
6. Peletakkan Barang permintaan SPB :
Picker menempatkan barang yang sudah diambil dalam rak/kotak/box
untuk barang yang siap diserahkan kemudian Picker memberikan SPB ke
Counter untuk dibuatkan dokumen pengeluaran barang guna untuk rekap
persediaan gudang pada akhir periode.7. Proses pengambilan
sparepart (baru) pada logistik :
Mekanik membawa SPB+TT menuju Counter untuk pengambilan barang
sesuai dengan permintaan pada SPB
8. Kroscek kesesuaian SPB permintaan barang :
Counter terima SPB dari mekanik dan melakukan kroscek dengan SPB
yang telah diambil oleh Picker logistik sparepart, jika tidak
sesuai Counter konfirmasi kepada Picker
9. Proses pengambilan barang, penginputan dan cetak dokumen
pengeluaran pada system :
Counter mengambil barang pada rak/kotak/box transisi sesuai
dengan SPB permintaan barang Counter melakukan penginputan SPB
permintaan barang dan cetak/print out dokumen pengeluaran barang
(SHS) sesuai fisik barang. Disini SPB di arsipkan. Counter mengecek
print dokumen pengeluaran barang (SHS) dengan fisik barang untuk
memastikan sebelum dilakukan penyerahan kepada mekanik
10. Validasi dokumen pengeluaran barang ( SHS ) :
Counter memberikan validasi pada print out dokumen pengeluaran
barang (SHS) dan meminta validasi kepada mekanik Mekanik memberikan
validasi pada print out dokumen pengeluaran barang (SHS )
11. Penyerahan barang dan dokumen pengeluaran barang (copy)
:
Counter menyerahkan barang dan copy print out dokumen
pengeluaran barang (SHS) kepada mekanik
Mekanik terima barang yang diminta dan melanjutkan pekerjaan
kembali
12. Pengarsipan & filling dokumen :
Counter melakukan pengarsipan dokumen SPB dan dokumen permintaan
barang (SHS) sebagai bukti pengeluaran barangProsedur Pemasukan
BarangProses pemasukan barang terjadi ketika supervisor logistik
menerima laporan dari picker dan juga ketika barang di gudang
mencapai batas minimum.1. Proses pengiriman supplier dan serah
terima barang pembelian
Supplier melakukan pengiriman barang dengan menyertakan lampiran
PO dan Invoice supplier kemudian supplier melakukan serah terima
barang, invoice, surat jalan dan PO kepada Staf Purchasing
Staff Purchasing terima barang, invoice, surat jalan, PO dari
supplier dan dan diserahterimakan kembali kepada picker untuk
dilakukan pengecekan fisik dengan kesesuaian PO Awal . Setelah
sesuai dengan PO awal admin mencatatnya dengan system sesuai dengan
PO yang dibawa Picker.2. Penyerahan dokumen untuk dilakukan
pengecekan dengan fisik barang
Picker melakukan pengecekan untuk fisik barang dengan PO
permintaan awal dan dimonitoring oleh Supervisor Inventory Jika
tidak sesuai picker konfirmasi kepada staff purchasing untuk
dilakukan follow-up kepada supplier 3. Pemberian labeling untuk
barang masuk/datang dan penempatan
Picker memberikan labeling (penomoran) untuk barang yang sudah
dilakukan pengecekan dan menempatkan pada rak sesuai dengan nama
barang dan lokasi
4. Serah terima dokumen untuk proses input system
Picker melakukan serah terima dengan admin data untuk dilakukan
penginputan invoice (Invoice , Surat Jalan, TT, PO)
Admin data terima dokumen dan melakukan penginputan pada system
untuk input invoice sparepart sesuai dengan jenis part yang
dibeli/datang (sparepart) Admin data melakukan pengecekan ulang
untuk inputan sebelum melakukan postingan kedalam system untuk
persediaan Setelah selesai pengecekan, admin data melakukan posting
untuk update stock persediaan gudang logistik
5. Pengarsipan dokumen pembelian barang Admin Data lakukan
pengarsipan dokumen pembelian barang supplier
Jika adanya retur pemberlian 1. Pencatatan barang retur pada
buku retur dan pengajuan validasi
Picker melakukan pencatatan atas barang yang tidak sesuai pada
buku retur ( nama barang, part number, nomor nota, tanggal nota,
dan alas an brang retur, dan alas an retur)
Picker mengajukan validasi pada buku retur kepada supervisor
purchasing.
2. Pengecekan buku retur dan validasi buku retur
Supervisor purchasing melakukan pengecekan terhadap buku retur
yang dibuat oleh picker dan validasi buku retur.
3. Packing barang yang akan dilakukan retur dan konfirmasi
purchasing
Picker melakukan packing terhadap barang yang akan diretur pada
supplier dan konfirmasi purchasing untuk barang yang diretur
4. Konfirmasi supplier dan proses pengiriman barang retur.
Staff purchasing konfirmasi kepada supplier untuk barang yang
tidak sesuai dengan invoice/PO.
Staff purchasing mengirim barang retur (melalui paketan yang
sudah ditentukan).
5. Penyerahan nota bukti pengiriman untuk dilakukan penginputan
system
Staff purchasing memberikan surat/nota bukti pengiriman kepada
bagian admin data ( buku retur yang berisikan nomor resi
pengiriman, dan cap stempel tanda bukti pengiriman).
6. Input dan posting retur barang untuk update persediaan
gudang
Admin data input retur barang, posting untuk megurangi sisa
persediaan stok gudang.Keterangan Tambahan
Dokumen :
1. SPB : Surat Permintaan Barang
2. SHS-BPB : Surat Harian Sparepart / Bukti Pengeluaran
Barang
3. TT : Tanda Terima Barang 4. BRB : Bukti Retur Barang5. Kartu
Stock : Kartu Stock Manual (monitoring stock)6. PO : Purchase Order
(Pembelian)7. Chekclist : Dokumen List Barang Order8. Invoice :
Dokumen Bukti Pembelian Supplier9. Surat Jalan : Dokumen Surat
Jalan Pengiriman10. FPPB : Form. Persetujuan Pembelian
BarangKelemahan Potensial
1. Tidak adanya peramalan atau estimasi dalam pembelian
persediaan di gudang PT Siba SuryaMenurut Ristono (2009),
pengertian dari pengelolaan persediaan adalah: Kegiatan dalam
memperkirakan jumlah persediaan yang tepat, dengan jumlah yang
tidak terlalu besar dan tidak pula kurang atau sedikit dibandingkan
dengan kebutuhan atau permintaan. Terlihat dalam lampiran mengenai
Standard Operating Procedure PT Siba Surya dicantumkan mengenai
kebijakan dimana dalam SOP Purchasing nomor 4 dalam kebijakan
khusus mengenai Order pembelian ke supplier yaitu Jika persediaan
barang sudah mencapai pada batas minimum maka bagian pembelian
(purchasing) membuat purchase order untuk memesan kembali barang
tersebut kepada supplier yang bersangkutan. Dalam hal pembelian
persediaan, PT Siba Surya sangat bergantung pada konfirmasi dari
Supervisor logistik dan Picker yang terdapat di counter gudang.
Dengan bergantung pada picker PT Siba Surya tidak mempunyai
cadangan barang atau sparepart jika sewaktu waktu ada kejadian
tidak terduga, misalnya ada beberapa armada yang mengalami
kecelakaan bersama-sama. Dengan begitu operasi di PT Siba Surya
akan terhambat.2. Pengaturan barang di gudang kurang rapi.
Menurut Rander (2001) tata letak, (layout) merupakan salah satu
keputusan yang menentukan efisiensi operasi perusahaan dalam jangka
panjang. Penataan barang-barang atau persediaan di gudang PT Siba
Surya sangatlah kurang rapi (bisa dilihat di gambar 1, gambar 2,
dan gambar 3). Hal ini disebabkan beberapa spareparts memiliki
ukuran agak besar sehingga tidak bisa ditata di rak. Rak hanya bisa
menampung spareparts yang ukurannya tidak terlalu besar. Selain itu
dalam gudang perusahaan, barang baru dan barang bekas diletakkan di
dalam satu gudang. Supervisor logistic biasanya hanya memantau
barang baru dan jarang sekali memantau barang bekas, karena
dianggapnya tidak penting karena sudah rusak. Dengan penataan yang
kurang rapi akan mengganggu operasional kinerja gudang dalam
melakukan stock opname. Di PT Siba surya barang bekas tersebut
tidak sepenuhnya. Kadang kala masih bisa dilakukan servis. Hal ini
akan membuat bagian counter gudang dalam menghitung jumlah
persediaan pada akhir bulan, bisa-bisa jumlahnya bisa berlipat
akibat dari barang bekas yang masih terlihat baru itu. Selain itu
barang bekas yang kadang kala bisa diservis sering diambil oleh
para karyawan, karena menurutnya jika dipoles sedikit bisa dijual
dan menghasilkan uang.Rekomendasi Terhadap Kelemahan
PotensialBerdasarkan kelemahan potensial yang pertama yang ada
diharapkan PT Siba Surya membentuk system peramalan dalam mengatur
persediaannya. Dengan adanya system peramalan persediaan perusahaan
akan meminimalisir adanya resiko terhadap kejadian yang tidak
terduga. Untuk para auditor diharapkan memperhatikan system
peramalan persediaan di perusahaan PT Siba Surya ini. Diharapkan
auditor bisa membuatkan system peramalan mengenai persediaan di PT
Siba Surya iniagar pihak management perusahaan ini bisa
memperkirakan jumlah minimum persediaan yang harus ada di setiap
periodenya.Berdasarkan kelemahan yang kedua mengenai pengaturan
barang di gudang yang kurang rapi, diharapkan perusahaan mempunyai
gudang lagi untuk memisahkan antara barang baru dan barang
bekas/rusak. Dengan adanya pemisahan ini perusahaan bisa
meminimalkan resiko salah hitung pada stock opname yang dilakukan
counter gudang. Selain itu diharapkan supervisor logistic juga
tidak menghiraukan barang bekas/rusak itu. Karena barang
bekas/rusak tersebut kebanyakan tidak rusak sepenuuhnya dan masih
isa diperbaiki. Selain itu barang bekas tersebut jika diperbaiki
masih bisa laku untuk dijual walaupun harganya bisa terbilang
tergolong murah. Dengan penjualan barang bekas akan menambah kas
perusahaan yang bisa digunakan untuk operasi perusahaan. Dengan
adanya pemisahan gudang, maka perlu system untuk pengelolaan barang
bekas dan juga system untuk penjualannya. Diharapkan untuk para
auditor bisa membuatkan system akuntansi untuk perlakuan barang
bekas beserta system akuntansi untuk penjualannya.Kesimpulan dan
SaranDari pembahasan mengenai siklus persediaan dan pergudangan di
perusahaan PT Siba Surya dapat disimpulkan sebagai berikut :1.
Prosedur pengendalian intern persediaan barang pada PT Siba Surya
sudah efektif. Terlihat dalam kebijakan perusahaan dalam Standard
Operational Procedure milik perusahaan dan juga prosedur pemasukan
dan peg\ngeluaran barang yang sesuai dengan Standard Operational
Procedure walaupun masih terdapat kelemahan yaitu mengenai batas
minimum persediaan yang ada di gudang yang kurang jelas. Diharapkan
auditor bisa memberikan rekomendasi system untuk menghitung batas
minimum persediaan yang harus ada di gudang pada periode yang
ditentukan.
2. Pada penataan barang pada gudang perusahaan PT Siba Surya
masih kurang rapi. Di gudang terdapat barang yang seharusnya
memiliki perlakuan yang berbeda, yaitu adanya barang baru dan
barang bekas yang diletakkan di satu gudang. Hal ini akan membuat
bingung dalam melakukan stock opname karena kebanyakan barang bekas
tersebut terlihat seperti barang baru. Diharapkan perusahaan
memiliki gudang yang berbeda dalam menemmpatkan barang bekas dan
auditor diharapkan bisa membantu perusahaan memberikan rekomendasi
system yang tepat untuk perlakuan barang bekas/rusak yang ada di
gudang PT Siba Surya.Daftar Pustaka
Arens, Alvin A, et.,al 2008, Auditing dan Jasa Assurance, Edisi
12, Jilid 2, Terjemahan Herman Wibowo, Erlangga, Jakarta.
Barry, Rander and Jay Heizer, Prinsip-prinsip Manajemen Operasi,
PT. Salem Emban Patria. Jakarta. 2001.
Ristono, Agus 2009, Manajemen Persediaan, Graha Ilmu,
Yogyakarta. Lampiran
Gambar 1
Gambar 2
Gambar 3
Gambar 4
Gambar 5
