Assistenz und Office-Management

Überzeugen Sie andereim Auftrag des Chefs!

Präsentationen für den Vorgesetzten zu erstellen, ist eine Standardaufgabe im Assistenz-bereich. Aber immer Öfter sollen Assistent/innen auch selber präsentieren. Bislanggehörten Präsentieren und Moderieren nicht unbedingt ins Repertoire vonAssistent/innen, aber wer sein berufliches Profil weiterentwickeln möchte, sollte sichrechtzeitig auf die Anforderungen der Zukunft vorbereiten. Unsere Expertin JasminSchümann fasst für Sie die Erfolgsfaktoren einer guten Präsentation zusammen und hat10 Tipps für Sie, wie Sie Besprechungen professionell moderieren. So können Sie auchauf ungewohntem Terrain Kompetenz zeigen und bleiben positiv im Gedächtnis.

„Frau S., Sie haben die Präsentation über das Weiterbildungs-konzept für die nächsten zwei Jahre ja bereits für mich recherchiert,ausgewertet und in eine ansprechende Präsentation verpackt. Washalten Sie davon, wenn Sie nun auch die Präsentation In der Vor-standssitzung in der nächsten Woche selbst übernehmen? Sie sindja eigentlich am besten im Thema!"

Mit diesen Worten überrumpelte mich meine Chefin vor einigenJahren. Auf einmal sollte ich auch präsentieren, was ich vorbereitetund erarbeitet hatte. Doch eine Präsentation vor dem Unter-nehmensvorstand war eben doch eine ungewohnte Situation undich damals noch kein Präsentatjonsprofi. Seitdem habe ich michintensiv mit den Erfolgsfaktoren gelungener Meetings und erfolg-reicher Präsentationen beschäftigt. Gute Präsentationen sind selteneine PowerPoint-Schlacht, sondern leben von einer besonderenDramaturgie, die Sie kennen und befolgen sollten, um Ihre Zuhörerfür Ihr Thema zu fesseln.

Reißen Sie Ihre Zuhörer mit — mit dem richtigen Drehbuchfür Ihre PräsentationPräsentationen sollen Ihr Publikum für ein von Ihnen erarbeitetes

Thema begeistern. Wie oft sind Sie begeistert aus einer zweistün-digen PowerPoint-Präsentation in einem abgedunkelten Raumgekommen? Wahrscheinlich nicht allzu oft! Wenn Sie folgende

Punkte beachten, kann (fast) nichts mehr schief gehen und wie so

oft gilt: Übung macht den Meister.

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5 Eckpunkte fOr klare und überzeugende Präsentationen

I Der Ohröffner: Mit dem Ohróffner interessieren Sie Ihr

Publikum fijr das folgende Thema. Sparen Sie sich zum

Start in Ihre Präsentation also langwierige Begrúßungs- UndVorstellungsformeln, in denen Sie sich für das Erscheinenbedanken etc. Machen Sie die Anwesenden lieber hell-hörig, etwa mit einer gewagten, provokanten These zumThema, auf die Sie im Laufe Ihrer Prasentation immerwieder verweisen können. Auch ein lustiges Bild zum Startoder ein passendes Zitat kann diesen Zweck erfüllen.

2 Thema und Einstieg: Nachdem Sie Ihr Publikum „auf-geweckt' haben, sollten Sie in dieser Phase den Bogenschlagen zu Ihrem Thema und weshalb Sie als Experte fÛrdieses Thema stehen. Auch Dinge wie eine Agenda, die IhrPublikum auf das, was kommt vorbereitet, findet hier Platz.Klären Sie in dieser Phase zudem, wie Sie mit Fragen um-gehen wollen: direkt klären oder im Anschluss besprechen?

3 Argumentation: Kommen Sie nun zu den Fakten IhresThemas, zu den Argumenten und Ergebnissen, die Sie vor-stellen wollen. Doch bleiben Sie bei vielen Beispielen undlassen Sie Bilder in den Köpfen Ihres Publikums entstehen.Nutzen Sie hierzu auch visuelle Hilfsmittel, wo es nur geht!Versuchen Sie Emotionen zu wecken, denn nur darübererzeugen Sie Begeisterung f0r Ihr Thema!

4 Zusammenfassung: Bevor Sie Ihre Präsentation beenden,fassen Sie die wichtigsten Kernpunkte Ihrer Präsentationzusammen. Ihr Publikum kann so das Gehörte noch einmalRevue passieren lassen und Sie können die wichtigstenPunkte starker in den Köpfen der Zuhörer verankern. LassenSie sich diese Chance nicht entgehen.

5 Der Ohrschließer: Erinnern Sie Ihr Publikum zum Abschlussdaran, womit Sie eingestiegen sind. Indem Sie auf Ihre These,Ihr Bild oder Zitat vom Anfang zurückkommen, machen Siedie Sache für Ihre Zuhörer rund und klären ggf. auch erstjetzt auf, was der Grund für diesen Einstieg war - wenn Siees schaffen, den Spannungsbogen bei Ihren Zuhörern bishierher aufrecht zu halten, haben Sie garantiert gefesselt!

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Auch die Moderation einer Besprechung ist keine alltägliche Auf-gabe in der Ass:stenz - umso besser, wenn Sie trotzdem brillierenkönnen. Mit ein paar Tipps und ein wenig Übung ist auch dieseHerausforderung leicht zu meistern. Vorbereitung ist - Wie so oft -das „A und O". Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Planungund Durchführung eines strukturierten und effizienten Meetings,das pünktlich abgeschlossen werden kann.

10 Tipps für eine gelungene Besprechungsleitung

1 Bereiten Sie sich gut vor!a) Worum geht's?

b) Wie will Ich zum Ziel kommen?c) was muss organisiert werden?d) worauf muss ich besonders achten?

2 Stellen Sie ein positives Arbeitsklima her!(Lächeln hilft).

3 Legen Sie das Ziel des Meetings fest und stimmen Sie mitden Teilnehmern zu Beginn noch einmal die Agenda ab,legen Sie Prioritäten fest und klären kurz den Zeitrahmen!

4 visualisieren Sie für alle sichtbar mit bzw. lassen Siesichtbar mitprotokollteren, was entschieden wurde(dies geht einfach Ober Laptop/Beamer oder Whiteboard/Flipchart)!

5 Erläutern Sie die Art Ihres Vorgehens!

6 Seien Sie so neutral wie möglich und geben Sie Raumf0r Wortbeiträge anderer. Besprechungsleitung heißt nicht,dass Sie die ganze Zeit sprechen müssen!

7 Fragen Sie die Anwesenden nach Meinungen, Erkenntnis-sen etc. - am besten mit offenen Fragen mit den bekanntenFragewörtern „Was", „Wie", „Wer"usw.

8 Bleiben Sie beim Thema und behalten sie die Agenda/den „roten Faden" im Auge!

9 Achten Sie auf konkrete Vereinbarungen!

10 Schließen Sie positiv und pünktlich ab!

Beachten Sie bereits bei der Vorbereitung Ihres Meetings oder IhrerPräsentation die genannten Punkte. Und dann: rein ins kalte Wasser!Denken Sie immer daran, dass Sie sich bereits ausgiebig mit denThemen beschäftigt haben - ein Vorteil, den Sie den TeilnehmernImmer voraus haben!

Unsere Seminarempfehlung:Neu: Moderation und Präsentation für die Assistenz(Webinfo-Nr. 25.83)

Jasmin SchümannDiplom-Pädagogin, langjährig tätig als Trainerin,

Prozessbegleiterin und Work-/Life-Coach.

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