Upload
qiqylala
View
268
Download
4
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Aspek Pentadbiran
Citation preview
Disampaikan oleh:Disampaikan oleh:
Hazlan Abdul HamidHazlan Abdul Hamid
Aspek-aspek PentadbiranAspek-aspek Pentadbiran
© Unit Pengambilan & Pembangunan Staf, BPSM&P, Jabatan Pendaftar USM
Teknik & Analisa Teknik & Analisa SoalanSoalan
<5KESALAHAN
UMUM /KHUSUS
KLUSTERSOALAN
24 SUBTOPIK
7 TOPIK
4040SoalanSoalan
Topik 2 : 5 SubtopikTopik 2 : 5 SubtopikAktiviti kualitiAktiviti kualitiManual prosedur kerja dan fail mejaSistem failSurat menyurat dan rekodSurat menyurat dan rekodPerkhidmatan kaunterPerkhidmatan kaunter
Bahan Rujukan / Bahan Rujukan / BacaanBacaan Aktiviti kualitiAktiviti kualiti
1. PKPA Bil. 1 Tahun 1991 – Panduan Meningkatkan Kualiti Layanan Urusan melalui Telefon
2. PKPA Bil. 4 Tahun 1991 – Garis Panduan Mengenai Strategi-strategi Peningkatan Kualiti Dalam Perkhidmatan Awam
3. PKPA Bil. 6. Tahun 1991 – Panduan Mengenai Peningkatan Produktiviti Dalam Perkhidmatan Awam
4. PKPA Bil. 7 Tahun 1991 – Panduan Mengenai Kumpulan Meningkat Mutu Kerja (KMK)
Aktiviti kualitiAktiviti kualiti
5. PKPA Bil. 1 Tahun 1992 – Panduan Pengurusan Kualiti Menyeluruh (TQM) bagi Perkhidmatan Awam
6. PKPA Bil. 3 Tahun 1993 – Panduan Mengenai Piagam Pelanggan
7. PKPA Bil. 2 Tahun 1996 – Garis Panduan Bagi Melaksanakan MS ISO 9000 Dalam Perkhidmatan Awam
8. SPKPA Bil. 1 Tahun 1997 – Panduan Tambahan Mengenai Pelaksanaan MS ISO 9000 Dan Skim Persijilan Sistem Kualiti Oleh Agensi Kerajaan
Manual prosedur kerja dan fail meja
1. PKPA Bil. 8 Tahun 1991 – Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja Dan Fail Meja
Sistem Fail, Surat Menyurat & Rekod
1. Perintah-perintah Am / Nota Induksi
Perkhidmatan Kaunter
1. PKPA Bil. 10 Tahun 1991 – Panduan Mengenai Peningkatan Kualiti Perkhidmatan Kaunter
PerkhidmatanTelefon Yang
Berkualiti
PERSEDIAAN
SAMBUTANPANGGILAN
MENAMATKAN
PANGGILAN
PENGENDALIAN
PANGGILAN
CIRI-CIRI PENGURUSAN TQM
TQMTQM
PelaksanaPelaksana
StrategiStrategi
FokusFokus
MatlamatMatlamat
• Pengurusan atasan• Seluruh staf• Pasukan kerja
• Penambahbaikan• Total involvement• Tindakan strategik• Matlamat jangka panjang• Pengawalan kos kualiti
• Sistem dan proses• Budaya organisasi• Pelanggan • Pembekal
• Kepuasan hati pelanggan• Output tidak cacat• Output sentiasa tepat
PRINSIP TQM
Sokongan Pengurusan
Atasan
PerancanganStrategik Kualiti
Mengutamakan Pelanggan
Latihan &Pengiktirafan
Semangat Berpasukan
PengukuranPrestasi
Kepastikan Kualiti
PENYERTAAN &KEMANUSIAAN
LAKSANAKEPUTUSAN
KEPUTUSANPENGURUSAN
ATASAN
CADANGPENYELESAIAN
KENALPASTIPILIH
ANALISISMASALAH
6-106-10STAFSTAF
KONSEP KMKKONSEP KMK
PERBEZAAN MPK & PERBEZAAN MPK & FMFM
MPKMPK Dokumen rujukan Dokumen rujukan
peringkat jabatan.peringkat jabatan.
Berasaskan fungsi dan Berasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan.bidang tugas jabatan.
Satu MPK untuk satu Satu MPK untuk satu jabatan.jabatan.
Mengandungi maklumat Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai menyeluruh mengenai semua aktiviti dalam semua aktiviti dalam jabatanjabatan
FMFM Dokumen rujukan Dokumen rujukan
peringkat individu/jawatanperingkat individu/jawatan
Berasaskan tugas dan Berasaskan tugas dan tanggungjawab individu.tanggungjawab individu.
Satu FM bagi satu Satu FM bagi satu jawatan.jawatan.
Mengandungi maklumat / Mengandungi maklumat / panduan untuk panduan untuk mengendalikan tugas yang mengendalikan tugas yang ditetapkan bagi satu-satu ditetapkan bagi satu-satu jawatanjawatan
KANDUNGAN KANDUNGAN MPKMPK Latar belakang Latar belakang
jabatan/pejabatjabatan/pejabat Objektif jabatan/pejabatObjektif jabatan/pejabat Carta jabatan/pejabatCarta jabatan/pejabat Fungsi-fungsi utama Fungsi-fungsi utama
jabatan/pejabatjabatan/pejabat Aktiviti-aktiviti bagi Aktiviti-aktiviti bagi
fungsi-fungsi utamafungsi-fungsi utama Proses kerja aktiviti-Proses kerja aktiviti-
aktiviti utamaaktiviti utama Carta aliran kerja Carta aliran kerja
aktiviti-aktiviti utamaaktiviti-aktiviti utama Senarai borang-borang Senarai borang-borang
yang digunakanyang digunakan
KANDUNGAN FMKANDUNGAN FM Objektif jabatan/pejabatObjektif jabatan/pejabat Objektif bahagian/unitObjektif bahagian/unit Carta organisasi jabatan/pejabatCarta organisasi jabatan/pejabat Carta organisasi kedudukan pegawaiCarta organisasi kedudukan pegawai Senarai tugas/kuasa dan hubnganSenarai tugas/kuasa dan hubngan Peraturan-peraturan pentadbiranPeraturan-peraturan pentadbiran Proses kerjaProses kerja Carta aliran kerjaCarta aliran kerja Senarai semak/checklistSenarai semak/checklist Senarai undang-undang/peraturanSenarai undang-undang/peraturan Senarai jawatankuasa yang dianggotaiSenarai jawatankuasa yang dianggotai Senarai borang-borang yang Senarai borang-borang yang
digunakandigunakan Norma kerjaNorma kerja Senarai tugas harianSenarai tugas harian
PENERIMAAN SURAT
REKOD SURAT MASUK
MINIT FAIL
BENTUK SURAT
KIRIMAN SURAT
PENGELASAN KESELAMATAN
REKOD SURAT KELUAR
Layanan SegeraPengesahan Penerimaan/Mel MasukMasuk Dalam Fail/Sampul Kecil
Daftar Mel
Berpengelasan Keselamatan(tarikh, T.T, No
Fail)Rekod Rundingan
Jabatan Lain (u.p:En..)Orang Ramai/IndividuFirma/Badan BerkanunPeguam
Hantar Tangan – T.T Penerima
Berdaftar – Buku Surat Berdaftar
PENJAGAAN & PENYIMPANA
N
Keperluan
PengelasanSISTEM
FAIL
Pusat Pendaftara
nOrganisasi
Kegunaan Tanggungjawap Pemeliharaan
PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
Seksyen 4(1)(d) Undang-undang
Arkib Negara 1966
16thDoes & Don’ts
KONSEP PERKHIDMATAN KAUNTERKONSEP PERKHIDMATAN KAUNTER
PELANGGAN KHIDMATSOKONGAN
KHIDMATDI
KAUNTER
HADAPAN KAUNTER BELAKANG
MEMENUHIMEMENUHIKEHENDAKKEHENDAKPELANGANPELANGAN
PERSEDIAANPERSEDIAANSAMBUTANSAMBUTAN
PROSESANPROSESAN
AKHIR PERKHIDMATANAKHIR PERKHIDMATAN
1.SATU BARIS BERATUR– SATU KAUNTER
2.SATU BARIS BERATUR– BANYAK KAUNTER (PERKHIDMATAN SAMA)
3.BANYAK BARIS BERATUR– BANYAK KAUNTER (PERKHIDMATAN SAMA)
4.BANYAK BARIS BERATUR – BANYAK KAUNTER (PERKHIDMATAN BERLAINAN)
4 KONSEP KAUNTER4 KONSEP KAUNTER
SAYA ADA SAYA ADA SEGALA-GALANYA SEGALA-GALANYA
UNTUK UNTUK MEMBOLEHKAN MEMBOLEHKAN SAYA BERJAYASAYA BERJAYA
SUPAYA SUATU MASA NANTI KITA MAMPU SUPAYA SUATU MASA NANTI KITA MAMPU TERSENYUM PUAS DENGAN KEJAYAAN KITATERSENYUM PUAS DENGAN KEJAYAAN KITA
Sekian, Sekian, Selamat Maju Selamat Maju
JayaJaya