2
Dybde: Anbud 42 Norsk Landbruk 11/11 43 Norsk Landbruk 11/11 Ekspert i anbudsregler, advokat Robert Myhre, gir deg de gode rådene her. TEKST: Helle Cecilie Berger, [email protected] ØKONOMI: Når det offentlige skal foreta utlysning for inn- kjøp av varer eller tjenester, kan de gjøre det på to måter, gjennom anbudskonkurranse eller konkurranse med for- handling. Anbudskonkurransen er kanskje den mest kjente. Etter at den offentlige instansen har utlyst anbudskonkurransen, og du har levert ditt tilbud, er det forbudt å gjøre endringer. Har du glemt å legge ved papirer, skal endre pris eller noe annet på tilbudet, har du et problem. Det forteller Myhre, som tidligere var sekretariatsleder i Klagenemnda for of- fentlige anskaffelser (KOFA). – Fordelen med anbudskonkurranser er at når du har gitt din pris, så er det «take it or leave it», forklarer han. Velger den offentlige instansen derimot å utlyse konkur- ranse med forhandlinger, kan du levere nye, oppdaterte til- bud underveis. Når det første tilbudet er levert, gjennomgår oppdragsgiver tilbudene og kan gi tilbakemelding som gjør at tilbyder får mulighet til å gjøre endringer. Med andre ord går partene inn i forhandlinger. LES KONKURRANSEGRUNNLAGET NØYE For å unngå å gjøre feil, er rådet fra Myhre å lese konkur- ransegrunnlaget grundig. I teksten finnes det mye viktig informasjon som du kanskje ikke fester deg ved når du leser igjennom første gang. Hvis kontrakten er over 500 000 kro- ner, skal konkurransen utlyses på doffin.no. Vær nøye med å få med deg kravene som står i kunngjøringen på doffin. no, der kan det være tilleggskrav utover selve konkurranse- utlysningen. Etter Myhres erfaring er det fort gjort å overse disse tilleggskravene. Når du skal inngi tilbud til det offentlige, blir du alltid bedt om å sende med obligatorisk dokumentasjon. – Du må alltid legge ved skatte- og momsattester som ikke er eldre enn seks måneder, sier Myhre. – Jeg anbefaler å legge inn en rutine på kalenderen, to til tre ganger i året, om å be om nye attester. Skatteattesten får du fra skatteetaten, og momsattesten får du fra skattefogden. HMS-erklæring (helse, miljø og sikkerhet) er også - Offentlig utlysning Anbudskonkurranse Tilbud - Take it, or leave it Konkurranse med forhandlinger Tilbud - Fulgt av forhandlinger Må få godkjent - Kvalifikasjonskrav Kravspesifikasjon Tildelingskriterier Tilbud vurderes etter tildelingskriteriene - Pris Leveringsdyktighet Kvalitet Slik utformer du tilbud til det offentlige

Artikkel i Norsk Landbruk 11/2011

Embed Size (px)

DESCRIPTION

artikkel i Norsk Landbruk

Citation preview

Page 1: Artikkel i Norsk Landbruk 11/2011

Dybde: Anbud

42 Norsk Landbruk 11/11 43Norsk Landbruk 11/11

Ekspert i anbudsregler, advokat Robert Myhre, gir deg de gode rådene her. TEKST: Helle Cecilie Berger, [email protected]

ØKONOMI: Når det offentlige skal foreta utlysning for inn-kjøp av varer eller tjenester, kan de gjøre det på to måter, gjennom anbudskonkurranse eller konkurranse med for-handling.

Anbudskonkurransen er kanskje den mest kjente. Etter at den offentlige instansen har utlyst anbudskonkurransen,

og du har levert ditt tilbud, er det forbudt å gjøre endringer. Har du glemt å legge ved papirer, skal endre pris eller noe annet på tilbudet, har du et problem. Det forteller Myhre, som tidligere var sekretariatsleder i Klagenemnda for of-fentlige anskaffelser (KOFA).

– Fordelen med anbudskonkurranser er at når du har gitt din pris, så er det «take it or leave it», forklarer han.

Velger den offentlige instansen derimot å utlyse konkur-ranse med forhandlinger, kan du levere nye, oppdaterte til-bud underveis. Når det første tilbudet er levert, gjennomgår oppdragsgiver tilbudene og kan gi tilbakemelding som gjør

at tilbyder får mulighet til å gjøre endringer. Med andre ord går partene inn i forhandlinger.

LES KONKURRANSEGRUNNLAGET NØYEFor å unngå å gjøre feil, er rådet fra Myhre å lese konkur-ransegrunnlaget grundig. I teksten finnes det mye viktig informasjon som du kanskje ikke fester deg ved når du leser igjennom første gang. Hvis kontrakten er over 500 000 kro-ner, skal konkurransen utlyses på doffin.no. Vær nøye med å få med deg kravene som står i kunngjøringen på doffin.no, der kan det være tilleggskrav utover selve konkurranse-

utlysningen. Etter Myhres erfaring er det fort gjort å overse disse tilleggskravene.

Når du skal inngi tilbud til det offentlige, blir du alltid bedt om å sende med obligatorisk dokumentasjon.

– Du må alltid legge ved skatte- og momsattester som ikke er eldre enn seks måneder, sier Myhre.

– Jeg anbefaler å legge inn en rutine på kalenderen, to til tre ganger i året, om å be om nye attester.

Skatteattesten får du fra skatteetaten, og momsattesten får du fra skattefogden.

HMS-erklæring (helse, miljø og sikkerhet) er også

-

Offentlig utlysning

Anbudskonkurranse

Tilbud -Take it, or leave it

Konkurranse medforhandlinger

Tilbud -Fulgt av forhandlinger

Må få godkjent -KvalifikasjonskravKravspesifikasjonTildelingskriterier

Tilbud vurderes etter tildelingskriteriene -Pris

LeveringsdyktighetKvalitet

Slik utformer du

tilbudtil det offentlige

Page 2: Artikkel i Norsk Landbruk 11/2011

Dybde: Anbud

44 Norsk Landbruk 11/11 45Norsk Landbruk 11/11

informasjon du må legge ved tilbudet. Selv om du ikke har ansatte, må du fylle ut og signere erklæringen. Skjemaet ligger bakerst i forskriften om offentlig anskaffelser, og det finnes også lenker til skjemaet på nettet.

– Hvis du har ansatte, må det være ytterligere en person som signerer HMS-erklæringen sammen med daglig leder, forklarer advokaten.

I tillegg er det greit å ha dokumentasjon klar som ikke er obligatorisk, men som du nesten alltid blir spurt om å levere med tilbudet. Den første er årsregnskapet for de tre siste årene. Myhre anbefaler å ha regnskapstallene på et sted så de er lette å finne. Du må også ha liste over tidligere utførte arbeider for å vise hvilken arbeidserfaring du har på området, gjerne de tre siste årene. Til slutt stiller ofte oppdragsgiver krav om å få liste over hvilke maskiner og utstyr som du disponerer. Husk å notere merke og kjøpsdato.

– Ha all informasjonen liggende klar, det er ofte korte tidsfrister i disse konkurransene, anbefaler Myhre.

FORMÅL MED TILDELINGSKRITERIERNår offentlige tilbydere skal avgjøre hvem som skal få job-ben, er det tre punkter du må få godkjent: Kvalifikasjons-kravene, kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene. In-formasjonen om disse finner du i konkurransegrunnlaget. Stryker du på ett av dem, er du ute – og da hjelper det ikke at du scorer full pott på de andre.

Formålet med de tre kriteriene er tredelt. Først skal kva-lifikasjonskravene sikre at du som leverandør kan gjøre job-ben og er en person en kan gjøre avtale med. Det er derfor viktig å avdekke leverandørens erfaring, kapasitet, rutiner og økonomiske stilling. Dernest beskriver konkurranse-grunnlaget oppgaven som skal gjøres. Kan ikke leverandøren oppfylle de to første punktene, blir vedkommende avvist. Hvis kriteriene oppfylles, blir leverandøren med i finalerun-den. Gruppen som er igjen av tilbydere, blir så vurdert etter tildelingskriterier som pris, leveringstid og kvalitet. Hvis det viktigste tildelingskriteriet er pris, ser oppdragsgiver først og fremst på forskjeller i prisen. Er kvalitet det viktigste, er det forskjeller i dette oppdragsgiver ser etter.

En av de mer typiske grunnene til at du ikke når opp i konkurransen, er at du legger deg på et høyere kvalitetsnivå enn det som er definert i kravspesifikasjonen. Hvis pris er det vesentligste tildelingskriteriet, vil du prise deg ut av kon-kurransen. En annen viktig grunn for at du ikke når opp, er at du glemmer å svare på alle kriteriene. Spørres det etter pris og leveringstid, og du bare svarer på pris, vil det bety at du scorer 0 på kriteriet leveringstid.

– Krav om leveringstid kan være definert i konkurranse-grunnlaget, hvis ikke gjelder avtaleretten. Det vil si «levere innen rimelig tid», sier Myhre.

– Uenighet om leveringstidspunkt kan fort skape kon-flikter mellom leverandør og oppdragsgiver. I verste fall kan konflikten havne i retten for å finne ut hva som er avtalt. Husk at det for en offentlig oppdragsgiver ikke er noe pro-blem å ta to til tre runder i rettssystemet.

ERSTATNINGSANSVARHvis du har gitt feil opplysninger og ikke kan oppfylle avta-len, kan du havne i erstatningsansvar i forhold til oppdrags-giver. Det kan være et krav du ikke greier å oppfylle som står tydelig beskrevet i avtalen eller er inntolket i avtalen.

Erstatningsansvar kan være prisavslag eller at du kan bli sittende med merkostnaden når for eksempel en kommune må hyre inn en annen på kort tid.

– Heldigvis pleier oppdragsgiverne å være pragmatiske. De ønsker jo ikke å kjøre folk overende, sier advokaten.

Utfordringen er at ikke bare en part kan endre en avtale. Hvis den ene av partene ønsker å endre avtalen, må også den

andre være enig i det. – Får du ikke kommunen

med deg på justeringene, er det kontrakten som gjelder, forkla-rer han.

Et tema for diskusjoner er kontrakter som gjelder over flere år, og der du ønsker å øke prisen fordi innsatsfaktorene er blitt dyrere. Du er bundet av den avtalte prisen i avtalen hvis kommunen eller annen of-fentlig oppdragsgiver sier nei. En løsning kan være å sette inn en klausul eller forbehold mot prisstigning.

– Vær da klar over at det kan være en risiko for at hele tilbudet blir avvist, fordi du har tatt forbehold mot konkurran-segrunnlaget, sier Myhre.

Rådet fra advokaten er å stille spørsmål til oppdragsgiver på forhånd om du kan ta med forbehold om prisstigning.

– Sier oppdragsgiver nei, stil-ler jo alle leverandører likt. Jeg anbefaler heller å ta igjen risiko for prisstigning med høyere pris i tilbudet. Så lenge dette er fast-satt tydelig på forhånd, vil de samme forutsetningene gjelde alle tilbudene, sier han.

STOPPE COWBOYENEEt problem flere tilbydere av lei-ekjøring klager på, er at de blir underbydd av kjørere som leg-ger prisen langt under gjeldende prisnivå. Det kan være unggut-ter som syns det er gøy å kjøre, og som ikke tar høyde for å få betalt for egen arbeidsinnsats. Kanskje har de heller ikke lån på utstyret. Advokat Myhre vet råd.

– Se nøye på hva som er kravet, og be om innsyn i de an-dres tilbud. Hva er innlevert? Er for eksempel skatteattesten med? Eller årsoppgjøret for de siste tre årene, hvis det er et krav? Du kan ta dem på formalitetsmangler, sier Myhre.

UTFORDRINGER SOM UNDERENTREPRENØREr du underentreprenør, i kontrakt med en hovedentre-prenør, står du ikke til ansvar for den offentlige instansen som har utlyst konkurransekravet. Da er det kontrakten du har inngått med hovedentreprenøren som teller. Det blir et ordinært kontraktsforhold, hvor det eksempelvis kan være enklere å ta forbehold om prisstigning.

Når du gir tilbud til hovedentreprenør, er det ofte vanske-lig å forutsi konkurransesituasjonen. Faktorer som er verdt å ta i betraktning, er hvor tøff konkurransen er i markedet du opererer i og om du skal levere anbud eller konkurranse med forhandlinger.

Er jobben gjort og du ikke får pengene du har krav på, og hovedentreprenør er et stort og bunnsolid selskap som Mesta eller NCC, betyr det at pengene finnes.

– Da kan du bruke advokat for å få inn pengene, saks-omkostninger og forsinkelsesrenter for tap, kommenterer Myhre.

Hovedentreprenører som skviser underentreprenørene på pris i etterkant, kalkulerer med at disse ikke orker å gå videre

til rettssystemet. Det er et triks fra hovedentreprenør for å få forhandlet ned prisen i etterkant.

– I prinsippet må du være villig til å forfølge kravet rettslig, da slipper du skvisen oppdragsgiver setter deg i. Det er jo ren taktikk fra motparten, sier Myhre.

– Problemet er at en rettslig prosess mot oppdrags-giver vil være en langvarig prosess over flere år.

Før du bestemmer deg for å ta oppdragsgiver til retten, må du vurdere kontrakten. Er den enkel og klar, og du ser at motpartens innsigelser virker konstruerte for å få en forhandlingssituasjon, har du gode sjanser i rettssystemet. Er grunnlaget for uenigheten en kon-trakt som er diffus og uklar, er situasjonen en annen.

– En tommelfingerregel er at det finnes ingen saker

der det er mer enn 80 prosents sikkerhet for seier eller tap. Det vil alltid være 20 prosents tvil, sier Myhre.

– Det vil alltid være tilfeldigheter som kan skje i rettssalen som dommerens preferanser eller holdnin-ger. Får vedkommende tak i poenget og skjønner hva du snakker om?

Spørsmålet er til slutt om du har råd til å vente på oppgjøret, eller kommer du i en likviditetsskvis om du ikke får pengene med en gang? Gevinsten kan være stor om noen år med et bedre oppgjør, og glem ikke at forsinkelsesrenta er på 12 prosent. Det er langt bedre enn å la pengene forrente i banken.

– Husk at den som har dårligst tid i forhandlinger, står svakest, smiler Myhre lurt.

Visste du at I … � Leverer du tilbud til en anbuds-konkurranse, er det forbudt å gjøre endringer i etterkant.

� Leverer du tilbud til en konkur-ranse med forhandlinger, kan du levere nye, oppdaterte tilbud underveis.

� Hvis kontrakten er over 500 000 kroner skal konkurransen utlyses på doffin.no.

Visste du at II … � Når du skal inngi tilbud til det offentlige blir du alltid bedt om å sende med obligatorisk doku-mentasjon: skatte- og momsat-tester som ikke er eldre enn seks måneder, og HMS-erklæring.

� Det offentlige spør nesten alltid om årsregnskapet for de tre siste årene, liste over tidligere utførte arbeider, gjerne de tre siste årene, og krav om liste over maskiner og utstyr du disponerer.

Visste du at III … � Når offentlige tilbydere skal avgjøre hvem som skal få jobben må du få godkjent på kvalifika-sjonskravene, kravspesifikasjonen og tildelingskriteriene. Stryker du på et av dem, er du ute.

� Er punktene ovenfor godkjent, blir tilbydere vurdert etter tildelings-kriterier som pris, leveringstid og kvalitet. Vær oppmerksom på hvilket kriterium som rangeres høyest.

� Har du gitt feil opplysninger og ikke kan oppfylle avtalen, kan du havne i erstatningsansvar i forhold til oppdragsgiver.

� Du er bundet av den avtalte pri-sen i avtalen hvis kommunen eller annen offentlig oppdragsgiver sier nei til videre diskusjon.

Visste du at IV … � Er du underentreprenør, i kontrakt med en hovedentreprenør, står du ikke til ansvar for den offentlige innstansen som har utlyst konkur-ransekravet.

� Når du gir tilbud til hovedentre-prenør er det ofte vanskelig å forutsi konkurransesituasjonen. Vurder hvor tøff konkurransen er i markedet og om du skal levere anbud eller konkurranse med forhandlinger.

Råd før du leverer tilbudet � Sjekk nøye hvilken informasjon du må ha med i tilbudet. Informasjonen finner du i konkurranseutlysningen og kravene i doffin.no.

� Sjekk at den obligatoriske informasjonen du må sende med, er lett tilgjengelig. � Spør oppdragsgiver hvis du er usikker på hva som menes i konkurransegrunnlaget, før du inngir tilbud. � Sjekk også om det finnes noen standarder fra den offentlige tilbyderen og vær fleksibel på at det finnes særegenheter. Det kan være egne kriterier som at tilbudet skal være levert i blå perm eller rød perm.

� Trøsten fra advokat Robert Myhre er at har du først levert tilbud noen ganger, får du trening og utformingen går fortere neste gang.

Forskjellig: – Vær oppmerksom på at det of-fentlige kan utlyse innkjøp av varer og tjenester på to ulike måter, gjennom anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling, sier Robert Myhre.

Foto

: Myh

re &

Co

advo

katfi

rma