ARQUIVOLOGIA, Larissa Candida

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UIVOLOGIA

, I

Larissa Candida Costa

nao possuem valor que justifique a sua guarda. Sao, infelizmente, comuns os exemplos de prejuizos decorrentes da falta de tratamento dos documentos de arquivo.

As organizal{oes que reconhecem a importancia estrategica dos recursos informacionais sabem que os arqujvos nao sao mortos, mas "vivos", mais do que isso, sao conjuntos de informal{oes que podem representar um d.iferencial em periodos de escassez de recursos financejros materia is e humanos. '

Renato Tarciso Barbosa de Sousa e professor do Curso de Arquivo/ogia, da Universidade de Brasilia, especiafista em Organizaqao de Arquivos, pela Universidade de Sao Paulo, mestre em Bibfioteconomia e Documentaqao, pela Universidade de Sao Paulo, doutor em Historia Social, na area de Historiografia e Documentaqao, da Universidade de Sao Paulo.

~urnatio

1. A Informa~ao .................................................................................... 11

2. Unidades de Informa~ao: Arquivo, Biblioteca, Museu e Centro de Documenta~ao ............................................................. 12

3. Conceitos Fundamentais de Arquivologia ................................. 14 Arquivologia ....................................................................................... 14

Objeto da arquivologia .............................................................. 14 Objetivo da arquivologia ........................................................... 14

Arquivo ............................................................................................... 14 Caracteristicas de arquivo ........................................................ 15 Classifical{ao dos arquivos ....................................................... 15

Documento ............................................................. , ........................... 17 Classifical{ao dos documentos: ................................................ 17

4. Princlpios Fundamentais da Arquivistica ................................... 19 Principio da Proveniencia ou Respeito aos Fundos: ....................... 19 Principio da Organicidade ................................................................. 19 Principio da Unicidade ....................................................................... 19 Principio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivistica ................... 20 Principio da Cumulatividade .............................................................. 20 Principio de Respeito a Ordem Original ........................................... 20 Principio da Territorialidade ............................................................... 20 Teoria das Tres Idades ...................................................................... 20

5. Orgaos Normatizadores - Politica Nacional de Arquivos ........ 22

6. Diagnostico ...................................................................................... 24

7. Gestao de Documentos ................................................................. 25 Gestao de docu~ntos correntes ..................................................... 26 Gestao de docLi~ntos intermediarios ............................................. 27

Protocolo .................. ' .......................................................................... 27 Recebimento e classifica~o .................................................... 27 Registro ..................................................................................... 28 ExpediCf80 .................................................................................. 28

CiassificaCf80 ...................................................................................... 28 Arquivamento ..................................................................................... 29

Metodo alfabetico ...................................................................... 29 Metodo geografico .................................................................... 33 Metodo numerico simples ......................................................... 34 Metodo numerico cronol6gico .................................................. 34 Metodo digito-terminal .............................................................. 34 Metodo alfpbetico de ordem enciclopedica .............................. 35 Metodo alfabetico de ordem dicionaria .................................... 35 Metodo duplex ........................................................................... 35 Metodo decimal ......................................................................... 35 Metodo unitermo ou indexaCf80 coordenada ............................ 36 Metodo variadex ........................................................................ 36 Metodo alfanumerico ................................................................ 37

AvaliaCf80 ............................................................................................ 37 ComposiCf80 da equipe tecnica ................................................ 38 Pre-requisitos para realizar a avaliaCf80 ................................... 38

Elimina~o .......................................................................................... 38

8. Arquivos Permanentes .................................................................. 4 0 Arranjo ............................................................................................... 40 Descri<;8o ........................................................................................... 41 DifuS80 ............................................................................................... 42

9. Diplomatica e Tipologia Documental ........................................... 43

10. Microfilmagem ................................................................................. 46 Simbolos utilizados na microfilmagem segundo a ResoluCf80 nO 10 do Conarq ................................................................................ 47

11. Automa~ao Aplicada aos Arquivos .............................................. .48

12. Conserva~ao Preventiva de Documentos Arquivisticos ........ 50

13. Terminologia Basica Arquivistica ................................................. 52

14. Legisla~ao Arquivistica Brasileira ............................................... 55 LEI N° 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991 ........................................ 55 DECRETO N° 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002 ... ........... ...... 59 DECRETO N° 5.301, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004 ...................... 74 LEI N° 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968 ............................................. 78 DECRETO N° 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996 .......................... 79

15. Exercicios de Fixa~ao.................... ............ .............. ....... ............... 84

16. Questoes Resolvidas e Comentadas ....................... ................... 90 ESAF - ANEEL I Tecnico Administrativo 12004 ................................ 91 CESPE ANS 1 Tecnico Administrativo 12005.................................. 97 CESPE - ANTAQ I Tecnico Administrativo 12005............................. 99 CESPE ST J 1 Analista Judiciario - Arquivologia 1 2004 .................. 1 02 CESPE - ST J 1 Tecnico Administrativo 12004 .................................. 132 CESPE - T JDFT I Tecnico Administrativo 1 2003 ............................. 135 CESPE - TRE-AL 1 Tecnico Administrativo 12004 ............................ 136 CESPE - TRE-MT 1 Tecnico Judiciario 12005 .................................. 139 CESPE - TRT -16a Regi80 1 Tecnico Judiciario 12005 .................. 142 CESPE - TRE-PAI Tecnico Judiciario 12005 ................................... 146 CESPE - TRE-RS 1 Tecnico Judiciario 12003 .................................. 149 CESPE - TRT 10a Regi80 I Tecnico Judiciario 12004 ..................... 151 Funda<;8o Cesgranrio - BNDES 1 Tecnico Administrtivo 12004 ....... 153 CESPE - Anvisa I Arquivologia I 2004 .............................................. 159 CESPE - SGA I Apoio Administrativo I 2005 ..................................... 180 CESPE Antaq I Arquivologia I 2005 ................................................ 193

17. Bibliografia ...................................................................................... 216

• "9

A r nfotrna~ao

A informa9ao para as dias atuais e tao vital quanta qualquer outro servi90. Qualquer atividade, hoje, prescinde da utiliza9ao da informa9ao para a sua execu9ao.

Conforme Lopes "informa9aO e a9ao e tambem efeito de comunicar dados, e qualquer atributo do pensamento humano sabre a natureza e a sociedade, desde que verbalizada au registrada" (LOPES apud BELLOTTO, 2002).

A informa980 apresenta algumas caracteristicas que nos interessam: E registrada (codificada) de diversas formas; Duplicada e reproduzida ad infinitum;

- Transmitida par diversos meios; Conservada e armazenada em suportes diversos;

- Medida e quantificada; - Adicionada a outras informa90es; - Organizada, processada e reorganizada segundo diversos cri-

terios; e Recuperada quando necessaria segundo regras preestabelecidas.

(ROBREDO. 2003, p. 9)

A arquivistica nao se preocupa com todas as informa90es produzidas diariamente. Cabe a arquivistica a tratamento das informa~oes organicas, que sao produzidas no universo das fun90es e objetivos a que se propOem as entidades, au seja, guardam entre si as mesmas rela90es que se formam entre as competelncias e as atividades das entidades. In-

~orma90es produzidas pelo setor de recursos humanos de uma empresa

p. au as correspondencias recebidas par uma pessoa sao exemplos de informa90es arquivisticas.

As informa90es arquivisticas sao importantes para a eficacia administrativa, para a correta tom ada de decisao e para a investiga9ao, a pesquisa hist6rica.

As demais informa90es, nao-organicas, sao de competencia da biblioteconomia, museologia e areas que passu em como objeto de estudo a informa9ao. Vere~s mais a frente as principais diferen9as entre arquivologia, biblioteconomia e museologia.

Unidadl!!! dl! (nfottnagao: atquivo, bibJiotl!ca, tnU!!l!U l! Cl!nttO dl! docutnl!ntagao

Embora a informa<,tao e 0 documento sejam objeto de estudo e de atua<,t80 dos arquivos, bibliotecas, museus e centro de documenta<,tao, devemos observar que cada area atua e aplica conhecimentos tecnicos diferentes visando atender a recupera<,tao da informa<,tao.

A delimita<,tao de atua<,tao de cada area (arquivo, biblioteca, museu e centro de documenta<,t80) pode se confundir se considerarmos alguns objetivos comuns entre as areas, tais como recolher, tratar, transferir e difundir informa<,toes. Contudo, podemos encontrar caracteristicas que as diferenciam consideravelmente._As principais caracteristicas de distin~ao se referem a forma/fun<,t80 pel a qual 0 documento foi criado e aos objetivo~ ~ visam atender:.., enqua~bI5rr6teCa-; 0 museu possuem fins cuJturais e educacionais, 0 arquivo tem 0 fim de prova, testemunho. Claro que nao podemos desconsiderar os fins secundarios do arquivo, quais sejam: cientificos, culturais e didaticos.

Conforme defini<,tao apontado por Paes (2002, p. 16):

Arquivo - e a acumula<,t80 ordenada dos documentos, em sua maioria'textuais, criados por uma institui<,tao ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecu<,tao de seus objetivos, visando a utilidade que poderao oferecer no futuro. Biblioteca - e 0 conjunto de material, em sua maioria impresso, disposto ordenadamente para estudo pesquisa e consu/ta. Museu - e a institui<,t80 de interesse publico, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar a disposi<,tao do publico conjuntos de pe<,tas e objetos-de valor cultural.

No quadro 1 e apresentado um resumo das principais caracteristicas das areas que trabalham com informa<,tao.

Arquivologia I 13

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ConcQitof: J:undarnQntaif: dQ Atquivologia

ARQUIVOLOGIA

I' Arquivistica e uma disciplina - tambem conhecida comoArquivologia I - que tem por objetivo 0 conhecimento da natureza dos arquivos e das I teorias, metodos e tecnicas a serem observados na sua constitui<;ao, orL ganiza<;ao, desenvolvimento e utiliza<;ao.

Objeto da arquivologia De modo amplo, 0 objeto da arquivlstica e a informa<;ao ou os da

dos que possibilitam a informa<;ao. Podemos tambem considerar tres objetos fisicos da arquivologia,

conforme tratado por Bellotto (2002), quais sejam: - 0 arquivo como conjuntos documentais produzidos e recebi

dos pelas entidades publicas ou privadas no exercfcio de suas fun<;oes;

- 0 documento em si mesmo. Para se compreender os conjuntos documentais e necessario 0 estudo dos documentos individualmente, sua natureza e elementos, e

- 0 arquivo como entidade, administra<;ao da propria institui<;ao arquivistica, seus recursos humanos, financeiros, materia is e documentais.

Objetivo da arquivologia A arquivologia tem como objetivo dar acesso a informa<;ao utili

zando, para isso, suas teorias, metodologias e aplica<;oes praticas.

---7> ARQUIVO -----Toda e qualquer informa<;ao produzida e acumulada pel as institui

<;o~s refletem 0 desenvolvi mento de suas rela<;oes para com a propria entl?ade e para com a sociedade. A teoria arquivistica preconiza que "0 conJunto de documentos que, independentemente da natureza ou do su-

Arquivologia I 15

porte, sao reunidos por acumula<;ao ao longo das atividades de pessoas fisicas ou juridicas, publicas ou privadas" constitui um arquivo.

o artigo 2° da Lei 8.159/91 considera arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por orgaos publicos, institui<;oes de carater publico e entidades privadas. em decorrencia do exerclcio de atividades especificas, bem como por pessoa ffsica, qualquer que seja 0 suporte da informa<;ao ou a natureza dos documentos.

o termo arquivo pode tambem ser usado para designar: movel para guarda de documentos;

- local onde 0 acervo documental devera ser conservado; _ orgao governamental ou institucional cujo objetivo seja 0 de guar

dar e conservar a documenta<;8o. Exemplo: Arquivo Nacional

Caracteristicas de arquivo: _ Possui diversos generos documentais, tais como: documentos

textuais, audiovisuais, cartograficos, eletronicos; Os documentos sao produzidos e conservados com objetivos funcionais; Os documentos nao sao objeto de cole<;ao; provem tao-so das atividades pOblicas ou privadas;

_ Os documentos sao produzidos num Onico exemplar ou em limi-tado numero de capias;

- Ha uma significa<;ao organica entre os documentos; _ Trata-se a documenta<;80 referente a uma atividade. como um

conjunto e nao como unidades isoladas; _ Estabelece classifica<;ao especifica para cada institui<;ao, dita-

da pel as suas particularidades; _ Exige conhecimento da rela<;ao entre as unidades, a organiza

<;130 e 0 funcionamento dos orgaos.

Classifica<;ao dos arquivos: Dependendo do aspecto sob 0 qual os arquivos sao estudados,

eles podem ser classificados segundo:

As entidades mantenedoras: _ Publicos: arquivo das institui<;oes do Poder Executivo, Poder

Legislativo e Poder Judiciario nos niveis federal, estadual, distrital e municipal. Tambem podem ser classificados como arquivos pOblicos.os arquivos privados (institucionais, comerciais, familiais e pessoai;) considerados de interesse publico;

• •

16 I Larissa Candida Costa

ObseNac;ao: Nao existe Poder Judiciario nos Municipios, portanto tambem nao

existem arquivos municipais do Judiciario.

- Institucionais: arquivo de institui!{oes educacionais, igrejas, corpora!{oes nao-Iucrativas, sociedades e associa!{oes.

- Comerciais: firmas, corpora!{oes e companhias. - Familiares ou pessoais.

Os estagios de sua evoluc;ao - Arquivo de primeira idade ou corrente,' constituido de do

cumentos freqQentemente consultados ou que ainda se encontram em uso;

- Arquivo de segunda idade ou intermediario, constituido de documentos menos consultados, mas que necessitam ficar armazenados na institui!{ao, seja para cumprir a guarda de um prazo legal ou para retomar um problema novamente focalizado.

- Arquivo de terceira idade ou permanente, constituido de documentos que possuem valor historico.

Extensao de sua atuac;ao - Setoriais: sao aqueles estabelecidos junto aos orgaos

operacionais, cumprindo fun!{oes de arquivo corrente; Gerais ou centrais: sao os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos orgaos que integram a estrutura de uma instituiyao, centralizando, portanto, as atividades de arquivo corrente.

Natureza do documento - Arquivo especial: aquele que tem sob sua guarda documen

tos de formas fisicas diversas - fotografias, discos, fitas, disquetes etc.;

- Arquivo especializado: e 0 que tem sob sua custodia os documentos resultantes da experiencia humana num campo especlfico, independentemente da forma fisica que apresentem. Ex.: arquivos medicos, arquivos de engenharia.

Arquivologia I 17

DOCUMENTO

Documento de arquivo pode ser definido como suporte que con

tem uma informa!{ao arquivistica.

"0 documento arquivlstico nasce por razoes administrativas, juridicas, funcionais. Seu uso primeiro esta diretamente ligado a tais razoes. Cumprida a fun!{ao que motivou sua cria!{ao e estabelecida sua permanencia atraves dos corretos procedimentos de avalia!{ao, alguns documentos serao recolhidos ao arquivo historico". (Bellotto, 2002, p. 9)

Classificac;ao dos documentos Conforme suas caracteristicas, forma e conteudo os documentos

podem ser classificados quanto:

Genero: _ Escritos ou textuais: documentos construidos por textos manus-

critos, datilografados ou impressos: _ Cartograficos: documentos com representa!{oes geograficas,

arquitetOnicas ou de engenharia (mapas, plantas); _ Iconograficos: documentos contendo imagens estaticas (foto

grafias, diapositivos, desenhos); _ Filmograficos: documentos contendo imagens em movimento (fi-

tasVHS) _ Sonoros: documentos contendo registros fonograficos (discos,

fitas K7) _ Micrograficos: documentos em suporte filmico devido a repro-

du!{ao para imagens (microfilmes, microfichas): _ Informaticos ou eletrOnicos: documentos produzidos, tratados

ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete)

Natureza do assunto: _ Ostensivos: documentos que nao possuem restri!{ao de aces-

so, cuja divulgayao nao prejudica a administra!{ao; _ Sigilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito.

Conforme Decreto 4.553/02 os documentos sigilosos sao classificados quanto ao grau de sigilo em: • Ultra-secretos: assuntos relacionados a politica governamen

tal de alto nivel e segredos de Estado, que requerem excepcional gr~u de seguran!{a;

•


• Secretos: assuntos referentes a pianos, programas e medidas gove!nament~is.' a acesso pode ser autorizado a pes soas. que nao estao Intlmamente ligadas ao seu estudo e manuselo;

• Confidenciais: assuntos relacionados a pessoal, material finan<;as e outros cujo sigilo deva ser mantido par intere~se das partes;

• Res~rv~dos: assuntos que nao devam ser do conhecimento do publico em geral.

Categoria do documento

. Bel/otto (2004): utilizando a manual "Documentac;ao e arquivo" con-sldera que as categonas documentais podem ser:

- Normativos: sao os documentos de cumprimento obrigatorio ema~am de autori~ade superior e devem ser acatados par su~ bordlnados. Ex.: leis, regulamentos, estatuto, ordens de servic;o;

- Enu~~iativos: sao os documentos opinativos. Ex.: pareceres relatonos, votos; ,

- De a~se~tamento: sao as documentos que registram fatos au ocorrenclas. ,~x.: atas, termos, autos de infraC;a0; Comprobatonos: sao as documentos que derivam dos de assent~mento, :omprovando-os. Ex.: certidoes, atestados;

- De a~u~te: sao documentos pactuais. Ex.: contratos, acordos convemos; ,

- De correspondenCi~: sao as documentos que, em geral, deriva~ de atos normatlvos, determinando-Ihes a execuC;ao. Ex.: aVISOS, cartas, memorandos.

Ptincrpio~ ~undatn(!ntai~ da Atquivr~tica

Utilizados desde a final do seculo XIX e, sobretudo no seculo XX, constituem a propria base da arquivistica moderna.

Ha que se considerar que autores apresentam formas diferenciadas desses principios, as vezes agrupando ou decompondo alguns, as vezes nomeando-os com outros termos, mas a essencia permanece imutavel. Segundo Rousseau & Couture (1998), par exemplo, no Canada os principios sao tres: a da proveniencia, 0 das tres idades e a da territorialidade.

PRINCiPJO DA PROVENIENCIA OU RESPEITO AOS FUNDOS

Este principia visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu prod u tor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competencia e as atividades da instituiC;ao au pessoa produtora. Os arquivos originarios de uma instituiC;ao ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, nao sendo misturados aos de origem diversa.

PRINCiplO DA ORGANICIDADE

A organicidade e a qualidade segundo a qual as arquivos refletem a estrutura, func;oes e atividades da instituic;80 acumuladora em suas relac;oes internas e externas.

o principia procura preservar a reflexo das relac;oes administrativas orgfmicas nos conjuntos documentais.

PRINCfplO DA UNICIDADE

Qualidade pela qual as documentos de arquivo, a despeito de forma, especie au tipo, conservam carater unico em funC;ao de seu contexto de origem. Cad a d~cumento de arquivo e unico porque foi criado para atender uma funC;ao e·specffica.

•


PRINCiPIO DA INDIVISIBILIDADE OU INTEGRIDADE ARQUIVISTICA

Este principio versa que um fundo deve ser preservado sem dispersao, mutila<fao, aliena<fao, destrui<fao nao autorizada ou acrescimo indevido. Este principio e derivado do principio da proveniencia.

PRINCIPIO DA CUMULATIVIDADE

Por este princfpio 0 arquivo e uma forma<fao progressiva, natural e organica. Difere da biblioteca, em que a cumula<fao e gradativa, conforme as aquisi<foes.

PRINCIPIO DE RESPEITO A ORDEM ORIGINAL

Principio que, levando em conta as rela<foes estruturais e funcionais que presidem a genese dos arquivos, garante sua organicidade.

PRINCiPIO DA T ERRITORIALIDADE

Oriundo das questoes fronteiri<fas do Canada. 0 principio da territorialidade. atualmente tem side utilizado no sentido da defini<fao do domicflio legal dos documentos - "jurisdi<fao a que pertence cada documento, de acordo com a area territorial, a esfera de poder e 0 ambito administrativ~ on de foi produzido e recebido" (ROUSSEAU e COUTURE, 1998). Aplica-se a tres nlveis: nacional, regional e institucional.

TEORIA DAS TRES IDADES

A teoria das tres idades...e ~um dos pilares da Arquivfstica. Elaborada na decada de 1940, nos EstadOSUnldos, ela propoe a divisao dos arquivos em tres fases, que sao complementares, de acordo com 0 seu usc, nao importando qual 0 suporte dos documentos:

- Arquivo de primeira idade ou corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividadesfim e atividades-meio e que conservam junto aos orgaos produto res em razao de sua vigen cia e da freqOencia com que sao por eles consultados,

- Arquivo de segunda idade ou intermediario: constituido de documentos originarios de arquivos correntes que precisam ser

Arquivologia I 21

guardados por um tempo maior, por motivos administrativos, legais ou financeiros, e que nao mais serviriam para 0 suporte das atividades institucionais. Nao ha necessidade de serem conservados proximos as unidades produtoras.

_ Arquivo de terceira idade ou permanente: conjunto de documentos custodiados em carater definitiv~, em fun<fao de seu valor probatorio, juridico e/ou informativo. Sao documentos que perderam seu valor de natureza administrativa, permitindo sua utiliza<fao para fins cientificos, sociais e culturais.

Da primeira para a segunda idade faz-se a transferencia dos documentos, quando tambem e realizada a avalia<fao daqueles que podem ser eliminados sem prejuizo para os interesses administrativos. A pass agem para a terceira idade chama-se recolhimento. Os documentos recoIhidos nao servem mais a administra<fao, e sim a pesquisa.

Atualmente, ja existem considera<foes de diversos estudiosos lanctando novos olhares sobre essa teoria. Sobre a divisao em fases: 0 italiano Elio Lodolini, por exemplo, preconiza a existencia de uma quarta Idade, que se caracterizaria por uma divisao da fase intermediaria em duas etapas.

Outro fator a ser considerado refere-se ao tratamento documental em cada uma das idades. Alguns autores estao discutindo 0 que se convencionou chamar de arquivistica .!n!~~a_.que, inicialmente pensada como metodologia de ensino, propoe a visao da gestao de documentos como um processo unico de tratamento da informa<fao, sem tantas diferen<fas entre as fases. Numa contribui<f80 a essa visao, B.e"?t~o. comenta que "a fun<fao arquivlstica e hoje considerada um todo IndIVlslve!, ao contrario da conceitua<fao obsoleta de tomar-se, de um lado, a admlnistra<fao de documentos e, de outr~, 0 arranjo e descri<fao de fundos como atividades estanques e desvinculadas umas das outras",

'.

'" Otgao~ NOttnatizadote~ - Polltica

Nacional de Atquivo~

o Decreto nO 1.173/1994 que "dispoe sobre a competencia e 0

funcionamento do Conselho Nacional de Arquivo (Conarq) e do Sistema Nacional de Arquivos (Sinar)", estabelece, em seu artigo 12, como membros natos do sistema, os arquivos federais, estaduais e municipais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciario, tendo como orgao central o Conarq. Preve tambem que os arquivos privados institucionais e de particulares podem aderir ao sistema mediante convenio com 0 orgao central.

Compete aos integrantes do sistema: - promover a gestao, a preservac;ao e 0 acesso as informac;oes e

aos documentos na sua esfera de competencia, em conformidade com as diretrizes e normas emanadas do orgao central;

- disseminar, em sua area de atuac;ao, as diretrizes e normas estabelecidas pelo orgao central, zelando pelo seu cumprimento;

- implementar a racionalizac;ao das atividades arquivisticas, de forma a garantir a integridade do cicio documental;

- garantir a guarda e 0 aces so aos documentos de valor perm anente; apresentar sugestoes ao orgao central para 0 aprimoramento do sistema;

- prestar informac;oes sobre suas atividades ao orgao central; - apresentar subsidios ao orgao central para a elaborac;ao dos

dispositivos legais necessarios ao aperfeic;oamento e a implementac;ao da polftica nacional de arquivos publicos e privados;

- promover a integrac;ao e a modernizac;ao dos arquivos em sua esfera de atuac;ao;

- prop~r ao orgao central os arquivos privados que possam ser considerados de interesse publico e social; comunicar ao orgao central, para as devidas providencias, atos lesivos ao patrim6nio arquiv[stico nacional;

- colaborar na elaborac;ao de cadastro nacional de arquivos pu-

Arquivologia I 23

blicos e privados, bem como no desenvolvimento de atividades

censitarias referentes a arquivos; , . _ possibilitar a participac;ao de especialistas nas camaras tecnl-

cas e comissoes especiais constitu!das pelo Co~ar~; , _ proporcionar aperfeic;oamento e recicla~em ~os tecmcos da area

de arquivo, garantindo constante atuahzac;a.o.

Dentre as competencias do Conarq, destacam-se as seguintes: definir normas gerais e estabelecer diretri~es par~ 0 ple~o funcionamento do Sistema Nacional de ArqUivos (Smar), visando a gestao, a preservac;ao e ao acesso aos documentos de ar-

quivo; . " . _ promover 0 inter-relacionamento de arqUivos !,ubl.IC~S ~ pnva-

dos, com vistas ao intercambio e a integraC;ao slstemlca das

atividades arquivisticas; . ., . _ zelar pelo cumprimento dos dispositivos constltuclona.ls e le~al~

que norteiem 0 funcionamento e 0 acesso aos arqUivos publl-

cos' _ esti~ular programas de gestao e de preservac;ao de do~um.en-

tos produzidos e recebidos por orgaos e ~nti.dades, nos _ambltos federal, estadual e municipal, em decorrencla das func;oes exe-cutiva, legislativa e judiciaria; .

_ subsidiar a elaborac;ao de pianos nacionais de desenvolvlme~to, sugerindo metas e prioridades da politica nacional de arqUl-

vos publicos e privados; . _ estimular a implantac;ao de sistemas de arqUivos nos. p~deres

Legislativo e Judiciario, bem como nos Estados, no Distnto Fe-

deral enos Municipios; . . _ deciarar como de interesse publico e social os arqUivos pnva-

dos que contenham fontes relevantes para a historia ~ ~ desenvolvimento nacionais, nos termos do art. 13 da Lei n 8.1591

1991.

••

Diagn6~t;co

Se arquivo e 0 conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela publica ou privada, no decorrer de suas atividades, claro esta que, sem 0 conhecimento dessa entidade - SUa estrutura e alterac;oes, seus objetivose funcionamento - seriabastahle dincil compreender e ~vali~r .0 verdadeiro significado de sua documentac;ao.

Portanto, dlagnostlcos servem para identificar falhas tanto noarquivo como nos procedimentos administrativos que resultam na falta de eficiencia do arquivo e prop~r mudanc;as necessarias para a melhoria das falhas apresentadas. ° ?iagnostico proporciona ao administrador, informac;oes como:

Instal.a~oes fisi~as (i.nfiltrac;oes, goteiras, poeira, luz solar, etc.); - condlc;oes amblentals (temperatura, umidade, luminosidade); - condic;oes de armazenamento; - estado de conservac;ao do documento; - espac;o fisico ocupado; - volume documental; - controle de emprestimos (freqOencia de consultas); - recursos humanos (numero de pessoas, nlvel de escolaridade

formac;ao profissional); , - acesso a informac;ao; - genero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais

carto~raficos, i~~nog!aficos, micrograficos e informaticos); , - arranjo e classlflcac;ao dos documentos (metodos de arquiva

mento adotado); - tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarra-

dos, etc.).

:1,1 \A "' .0 diagnostico d~ve ser realizado tanto no arquivo corrente e inter: ~ medlano como no arqUivo permanente, sempre que houver necessidade. II .. ~- ~m sintese: tr~ta~se de verificar se estrutura, atividades e docu-

me~tac;a? ~e um~ InstitUlc;ao correspondem a sua realidade operacional. ° dlagnostlco sena, portanto, uma constataC{ao dos pontos de atrito de falhas ou .Iacunas existentes no complexo administrativo, enfim, da; razoes que Impedem 0 funcionamento eficiente do arquivo.

Gestao documental e, segundo a Lei n° 8.159/1991, "0 conjunto de procedimentos e operac;oes tecnicas referentes a sua produc;ao (do documento), tramitac;ao, usc, avaliac;ao e arquivamento em fase corrente e intermediaria, visando a sua eliminac;ao ou recolhimento para guarda permanente". E operacionalizada mediante 0 planejamento, a organizaCiao, 0 controle, a coordenac;ao, os recursos humanos, 0 espac;o fisico e os equipamentos, com 0 objetivo de aperfeic;oar e simplificar 0 cicio documental.

Marilena Leite Paes destaca as tres fases basicas da gestao de documentos: a produc;ao, a utilizac;ao e a destinac;ao.

1a fase (produc;ao): refere-se ao ate de elaborar documentos em razao das atividades espedficas de um orgao ou setor. Nesta fase devese otimizar a criac;ao de documentos, evitando-se a produc;ao daqueles nao-essenciais, diminuindo 0 volume a ser manuseado, controlado, armazenado e eliminado, garantindo, assim, 0 usa adequado dos recursos de reprografia e de automac;ao.

Esta fase e composta pelos seguintes elementos: elaborac;ao e gestao de fichas, formularios e correspondencia;

- controle da produc;ao e da difusao de documentos de carater normativo;

- utilizac;ao de processadores de palavras e textos.

2a fase (utilizac;ao): refere-se ao fluxo percorrido pelos documentos, necessario ao cumprimento de sua func;ao administrativa, assim como uma guarda apos cessar seu tramite.

Esta fase envolve metodos de controle relacionados as atividades de protocolo e as tecnicas especlficas para classificac;ao, organizaC{ao e elaborac;ao de instrumentos de recuperac;ao da informaC{ao. Oesenvolvese, tambem, a gestao de arquivos correntes e intermediarios e a implantaC{80 de sistemas de arquivos e de recuperaC{ao da informac;ao.

3a fase (destiflac;ao): envolve as atividades de analise, seleC{ao e fixac;ao de prazos de guarda dos documentos, ou seja, implica decidir quais •

I I


os documentos a serem eliminados e quais serao preservados permanentemente.

A gestao de documentos contribui em diversos aspectos, tais como: 1. assegurar, de forma eficiente, a produc;ao, administrac;ao, ma

nutenc;ao e destinac;ao de documentos; 2. garantir que a informac;ao governamental esteja disponfvel quan

do e onde seja necessaria ao governo e aos cidadaos; 3. assegurar a eliminac;ao dos documentos que nao tenham valor

administrativo-fiscal, legal ou para a pesquisa cientffica; 4. assegurar 0 uso adequado da micrografica, processamento

automatizado de dados e outras tecnicas avanc;adas de gestao da informac;ao;

5. impedir que existam eliminac;oes e inserc;oes indevidas no acervo; 6. otimizar recursos humanos e materiais; 7. contribuir para 0 acesso e preservac;ao dos documentos que me

rec;am guarda permanente por seus valores historico e cientffico.

Na gestao documental, urn dos objetivos e a eliminac;ao de documentos; nesse sentido a sistematica de gestao de documentos so se aplica nos arquivos corrente e intermediario.

GESTAo DE DOCUMENTOS CORRENTES

o documento corrente e aquele necessario ao desenvolvimento das atividades d~iotin-a_(te L.J..I]lillDst!.ttl~~oe,porconseqoencia, os procedimentos realizados para a sua classificac;ao, registro,autuac;ao e controlfLda tramitayao, expedi9a6~-e--arqulvamenfo-t~m- p~r objetivo facilitar 0

aces so as informae;oes·-nelescontidas. Esse conjunto de operac;oes tecn;cas caracteriza os servic;os de gestao dos documentos correntes. Nas administrac;oes publica ou privada, as unidades responsaveis por tais servic;os sao inlituladas protocolo e ar~ivo, arquivo e comunicac;oes administrativas, servic;o de comunicac;oes etc.

Sao varias as rotinas que envolvem 0 arquivamento de urn documento na fase corrente e do cuidado dispensado a cada uma delas depende 0 born atendimento ao usuario:

- inspec;ao; - analise; - ordenac;ao;

arquivamento; - emprestimo ou consulta.

Arquivologia I 27

GESTAo DE DOCUMENTOS INTERMEDIARIOS

Sua func;ao principal consiste em proceder a urn arquivamento transitorio, isto e, em assegurar a preservac;ao de documentos que nao sao mais movimentados, utilizados pela Administrac;ao e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimentp dos prazos estabelecidos pelas comissoes de analise ou, em alguns casos, por urn processo de triagem que decidira pela eliminac;ao ou arquivamento definitiv~, para fins de prova ou de pesquisa.

o arquivo intermediario tern a dupla vantagem de centralizar e de administrar os documentos que perderam sua utilidade corrente para as administrac;oes. Ele evita a eliminac;ao descontrolada e permite uma verdadeira politica de conservac;ao dos arquivos.

Responsaveis pela guarda fisica dos documentos de uso pouco freqOente, os arquivos intermediarios:

atendem as consultas feitas pelos orgaos depositantes; coordenam as transferencias de novos documentos aos seus depositos;

- procedem a aplicac;ao de tabelas de temporalidade p~r meio de selec;ao de documentos para eliminac;ao ou recolhimento;

- coordenam 0 recolhimento de documentos permanentes para 0

arquivo de terceira idade.

~~OTOCOLO'

.~ ! Conjunto de operac;oes visando ao controle'dos documentos que ~ ainda tramitam no orgao, de modo a assegurar a imediata localizac;ao e

recuperac;ao dos mesmos, garantindo, assim, 0 acesso a informac;ao. As atividades realizadas no protocolo podem ser assim divididas:

Recebimento e classifica-;ao Efetuar a separac;ao dos documentos recebidos em oficial ostensi

vo ou sigiloso e particular. Os documentos de natureza sigilosa e particular deverao ser en

caminhados aos respectivos destinatarios. Os documentos de natureza ostensiva deverao ser abertos e ana

lisados, verificando-se a existencia ou nao de antecedentes. Em caso afirmativo, providenciar: C\juntada e em caso negativ~, classifica-Io de acordo com 0 assunto tratado. •

I

'i


Registro Atuagao e contro/e da tramitagao (movimentagao): colocar na capa

do processo 0 carimbo de protocolo (numero e data de entrada), anotar 0

c6digo de classificac;ao, 0 resumo do assunto e proceder a distribuic;ao as unidades administrativas destinatarias.

Expedic;ao Ao receber a correspondemcia para expedic;ao, recomenda-se ve

rificar se nao faltam folhas ou anexos, numerar e datar 0 original e as c6pias, preparar os envelopes, expedir 0 original e encaminhar as c6pias ao setor de arquivamento.

'fj.' As atividades de protocolo nao fazem parte do arquivo corrente; contudo, 0 ideal e que funcionassem de forma integrada, com vistas a racionalizac;ao de tarefas comuns.

CLASSIFICACAO

o processo de classificac;ao e pr6prio do ser humano. Classificamos tudo em todos os momentos da vida. Classificar significa agrupar os semelhantes e separar os desiguais, partindo sempre do geral para 0 particular. Um exemplo do nosso cotidiano e a separac;ao dos utensilios da cozinha.

Para a arquivistica, a classificac;ao esta intima mente ligada ao principio da organicidade e da proveniemcia. Em vez de classificarmos utensilios domesticos, classificamos por atividades os documentos produzidos em determinada instituic;ao.

Rosseau e Couture destacaram a importancia de os arquivistas trabalharem com a noc;ao de conjunto de documentos - fundosidentificaveis pel a estrutura, func;oes e atividades das organizac;oes ou pessoas que os acumulam, tratando-os deste modo e recusando-se a um trabalho pec;a a pec;a ou uma classificac;ao por assuntos, ordem cronol6gica etc., estranhos a natureza da organizac;ao ou pessoa acumuladora. Demonstraram que este procedimento facilita a recuperac;ao das informac;oes contidas, maximiza a gestao, fornece as bases de uma metodologia de trabalho e elimina toda e qualquer possibilidade de dispersao dos arquivos ativos, semi-ativos e definitivos.

A classifica<;:ao deve ser pensada a partir do momenta do nascimento da informac;ao ate 0 seu destino final. A opera<;:ao de definir a classifica<;:ao e aplica-Ia as informa<;:oes e acervos e matricial. Sem ela, qualquer outra opera<;:ao descritiva ou avaliativa tendera a fracassar.

Arquivologia I 29

ARQUIVAMENTO

Para a atividade de arquivamento deve-se levar em conta as fina-lidades institucionais e as caracteristicas dos documentos. Os metodos de

~~. arquivamento podem ser divididos em duas classes: basicos e padroniza\., dos. Estes metodos pertencem a dais grandes sistemas: direto e indireto. '~ '''? 0 sistema direto e aquele que permite a busca diretamente no

local onde 0 documento foi guardado. ~. '-', 0 sistema indireto nao permite essa localizac;ao direta, sendo necessario a utilizac;ao de indices ou c6digos remissivos.

Conforme lembra Paes (2002, p. 61.) 0 metodQjllfanLJm~icQ....- .eoffibinagao de letras e numeros - nao se inclui nas classes de metod os basicos e padronlzadosee-co-nsiderado do sist~a ~~m.-!jndireto.------- "

-=:.---------_ .. - .. ---_. ~-

Basicos

Alfabetico Geografico

Numericos Cronol6gico {

Simples

Dfgito-terminal

{

Alfabeticos Ideograticos (Assunto)

Numericos

Automatico Padronizado Soundex ~

ariadex

Mnemanico Raneo

METODO ALFABETICO

{ Enciclopedico Dicionario

{

Duplex Decimal Unitermo ou Indexa<;ao Coordenada

Fonte: PAES, 2002, p, 61,

o elemento principal neste metodo e 0 nome, e 0 mais usado dos metodos de classificac;ao, contudo, gera muitos erros quando 0 volume a ser arquivado e grande. Para 0 correto arquivamento deve-se seguir as regras de alfabetac;ao, apresentadas a seguir:

1. Nomes de pessoqs ffsicas: considera-se 0 ultimo sobrenome e depois • o prenome.

. 1 , '


lObs.: quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabetica J do prenome.

Ex.: Joao Alves Silva Marcos Ferreira Silva Andre Luiz Ribeiro Machado

Arquivam-se: Machado, Andre Luiz Ribeiro Silva, Joao Alves Silva, Marcos Ferreira

2. Sobrenomes compostos de um substa~~ e um adjetivo ou ligados por hifen nao se separam.

Ex.: Camilo Castelo Branco Carlos Villa-Lobos Antonio Monte Verde

Arquivam-se: Castelo Branco, Camilo Monte Verde, Antonio Villa-Lobos, Carlos

3. Os sobrenomes formados com a palavra Santa, Santo ou Sao nao se separam.

Ex.: Sergio Santa Rita Luciano Sao Paulo Tiago Santo Cristo

Arquivam-se: Santa Rita, Sergio Santo Cristo, Tiago Sao Paulo, Luciano

4. As iniciais abreviadas de prenomes tem precedencia na classificagao de sobrenomes iguais.

Ex.: J. Silva Jose Silva

Arquivologia I 31

Arquivam-se: Silva, J. Silva, Jose

5. Os artigos e preposigoes nao sao considerados.

( Obs.: os artigos e preposigoes se apresentam, mas nao sao conside- J rados .

Ex.: Priscila da Costa Pedro de Oliveira

Arquivam-se: Costa, Priscila da Oliveira, Pedro de

6. Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Junior, Neto, Sobrinho nao se separam, mas nao sao considerados na ordenagao alfabetica.

Obs.: os graus de parentesco s6 serao considerados na alfabetagao quando servirem de elemento de distingao.

Ex.: Jorge Oliveira Filho Paulo Borges Neto Renival dos Santos Costa Renival dos Santos Costa Filho

Arquivam-se: Borges Neto, Paulo Costa, Renival dos Santos Costa Filho, Renival dos Santos Oliveira Filho, Jorge

7. Os titulos nao sao considerados na alfabetagao. Apresentam-se ao final do nome, entre parenteses.

Ex.: Ministro Gilberto Gil Professora Carla Farias

Arquivam-se: Gil, Gilbe~o (Ministro) Farias, Carla (Professora) •


8. Os nomes estrangeiros sao considerados pelo ultimo sobrenome, salvo nos casos de nomes espanhois e orienta is.

Ex.: Paul Muller Jorge Schmidt

Arquivam-se: Muller, Paul Schmidt, Jorge

9. As particulas dos nomes estrangeiros podem ou nao ser consideradas. 0 mais comum e considera-Ias como parte integrante do nome quando escritas com letra maiuscula.

Ex.: Giulio di Capri Esteban De Penedo

Arquivam-se: Capri, Giulio di De Penedo, Esteban

(:9s names espanh6is sao registradas pela penultima sabrename.

Ex.: Angel del Arco y Molinero Manuel Vazquez Murillo

Arquivam-se: Arco y Molinero, Angel del Vazquez Murillo, Manuel

11. Os nomes orientais - japoneses, chineses e arabes - sao registrados como se apresentam.

Ex.: AI Ben-Hur Li Yutang

Arquivam-se: AI Ben-Hur Li Yutang

12. Os nomes de empresas, instituic;:5es e orgaos governamentais devem ser arquivados como se apresentam, observando a regra que diz que preposic;:5es e artigos nao sao considerados na alfabetac;:ao. Admitese, para facUitar a ordenac;:ao, que os artigos iniciais sejam colocados entre parenteses apos 0 nome.

Arquivologia I 33

Ex.: Fundac;:ao Universidade de Brasilia A Tentac;:ao

Arquivam-se: Fundac;:ao Universidade de Brasilia Tentac;:ao (A)

1.3. Nos titulos de congressos e eventos, os numeros arabicos, romanos ou escritos por extenso apresentam-se ao final entre parenteses.

Ex.: XIV Congresso Brasileiro de Arquivologia 1a Jornada de Estudos Ibericos Quarto Seminario Nacional de Educac;:ao

. Arquivam-se: Congresso Brasileiro de Arquivologia (XIV) Jornada de Estudos lbericos (1a) Seminario Nacional de Educac;:ao (Quarto)

METODO GEOGRAFICO

Neste metodo, 0 elemento principal eo local, seja 0 pais, 0 Estado, ou, a cidade. Devem ser observadas as seguintes regras:

1. Quando for organizar um arquivo por Estado, devem ser arquivadas primeiro as capitais, independentemente da ordem alfabetica em rela<tao as demais cidades, que deverao estar dispostas apos as capitais.

Ex.: Amazonas - Manaus - Luisa Sobral Sao Paulo Sao Paulo - Roberta Pimenta Sao Paulo - Campinas - Jorge Freitas

Arquivam-se: Amazonas - Manaus - Sobral, Luisa Sao Paulo - Sao Paulo (capital) Pimenta, Roberta Sao Paulo - Campinas Freitas, Jorge

2. Quando 0 principal elemento e a cidade e nao 0 Estado, deve-se observar a rigorosa ordem alfabetica por cidades, nao havendo destaque para as capitais.

Ex.: Anapolis - Goias - Marco de Melo Goiania - Goias. Wagner Almeida Caxambu - Minas Gerais - Sergio $ Costa


Arquivam-se: Anapolis - Goias - Melo, Marco de Caxambu - Minas Gerais - Costa, Sergio da Goifmia - Goias - Almeida, Wagner

3. Quando 0 elemento principal forem paises, alfabeta-se em primeiro lugar 0 pais, seguido da capital e do correspondente. As demais cidades apresentam-se ap6s as respectivas capitais.

Ex.: Brasil, Brasilia, Priscila Costa Brasil, Belo Horizonte, Alexandre Machado Fran<{a. Paris, Lorena Pascal

Arquivam-se: Brasil, Brasilia (capital), Costa, Priscila Brasil. Belo Horizonte, Machado, Alexandre Fran<{a, Paris (capital), Pascal, Lorena

METODO NUMERICO SIMPLES

Metodo indireto onde €I atribuido um numero a cada correspondente de acordo com registro ou ordem de entrada, ou seja, seqOencia numerica de entrada.

METODO NUMERICO CRONOLOGICO

Metodo indireto em que existe a combina<{ao da ordem numerica e a data.

Ex.: 00004567/2006

METODO DiGITO-TERMINAL

Os documentos sao numerados seqOencialmente, os numeros sao dispostos em tres grupos de pares numericos e sua leitura €I feita da direita para a esquerda.

Ex.: 645.321, decompondo 64-53-21. Neste exemplo 0 numero 21 €I 0 grupo prima rio, 53 0 secundario. e

o terciario €I 0 numero 64. o arquivamento dos documentos, pastas ou fichas e feito conside

rando-se em primeiro lugar 0 grupo primario. seguindo-se 0 secunda rio e, finalmente, 0 terciario.

Arquivologia I 35

METODO ALFABETICO DE ORDEM ENCICLOPEDICA

Os assuntos relacionados sao agrupados em um titulo gera!. Ex.: Pesquisas

Administra<{ao Economia

Informa<{8o Arquivologia Biblioteconomia

Psicologia

METODO ALFABETICO DE ORDEM DICIONARIA

Neste metodo, os assuntos isolados sao dispostos alfabeticamente, nao fazendo nenhuma rela<{ao como 0 metodo enciclopedico.

Ex.: Pesquisas em Administra<{8o Pesquisas em Arquivologia Pesquisas em Economia

METODO DUPLEX

A documenta<{ao €I dividida e;:;' }cla:;d conforme os assuntos, -, ----.. partindo-se do generq para a especie e desta para a minucia. ~

Este metodo se diferencia do decimal, que preve antecipadamente todas as atividades, pois 0 plano inicial nao precisa ir alem das necessidades imediatas, sendo abertas novas classes a medida que outras necessidades forem surgindo.

METODO DECIMAL (I,))

Este metodo e baseado no Sistema Decimal de Melvil Dewey. 0 metodo divide os assuntos em nove classes e mais uma, que €I reservada para assuntos gerais, estas classes sao divididas em subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos, subse<{oes etc. As classes sao previamente estabelecidas.

A divisao dos assuntos p~rte .§ernrue do. 9..EZral para _0 particiliah Ex.: Resolu<{8o nO 14 do Conarq, que estabelece 0 c6digo de classi

fica<{8o para a atividad~-meio das institui<{oes do Poder Executivo federal. •

I

II 1,1

,I i


000 - Administra<;ao Geral 010 - Organiza<;ao e Funcionamento 020 - Pessoal 030 - Material 040 - Patrimenio 050 - Or<;amento e Finan<;as 060 - Documenta<;ao e Informa<;ao 070 - Comunica<;oes 080 - vaga 090 - outros assuntos referentes a Administra<;ao geral

METODO UNITERMO OU INDEXA<;Ao COORDENADA

o metodo consiste em atribuir um numero de acordo com a entrada para cada documento ou grupo de documentos. E elaborada uma ficha-fndice com as informa<;oes necessarias, inclusive as palavras-chave de cada documento. "Para cada palavra-chave prepara-se uma ficha, dividida em 10 colunas, numeradas de 0 a 9. 0 numero de registro 13 transcrito na ficha ou fichas correspondentes as palavras-chave escolhidas para sua identifica<;ao, na coluna cujo algarismo coincidir com 0 final do numero atribufdo ao documento" (PAES, 2002, p. 90).

Resumindo, este metodo visa localizar e identificar os documentos a partir das suas palavras-chave. Nao 13 aconselhavel a utiliza<;ao deste metodo para os documentos textuais.

METODO VARIADEX

Dos metod os padronizados, 0 unico que 13 utilizado nos arquivos brasileiros 13 0 metodo variadex, portanto, nao mencionaremos nesta obra os demais metodos padronlzados, quais sejam: automatico, soundex, renee e mnemenico.

o metodo variadex consiste na combina<;ao de letras e cores com o objetivo de facilitar 0 arquivamento e a localiza<;ao dos documentos.

Nesse metodo, concebido pela Remington, trabalha-se com uma chave constitufda de cinco cores:

Letras A, B, C, De abrevia90es E, F, G, He abrevia90es I, J, K, L, M, N e abrevia90es 0, P, Q e abrevia90es R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abrevi<l£oes

Cores ouro rosa

verde azul

palha

Fonte: PAES, 2002, p. 92

1 i: A determina<;ao da cor se da em fun<;ao da segunda letra do nome

Arquivologia I 37

~ de entrada e nao da inicial. ~;!:

;;"ETODO ALFANUMERICO

~, ,', Este metodo consiste na combina<;ao de nomes e numeros. A der;'mina<;ao do .n~mero ~orr~s~c:ndente a cada conjunto de letras deve ser '~~"ita pelo arquivista da Instltul<;ao. 'it'l' Ex.: Aa - Af = 1

, Ag -AI = 2 AVALlA<;AO

A avalia<;ao 13 um processo que visa a determina<;ao de prazo~ para transferencia, recolhimento, elimina<;ao e re rodu<;ao de doc'umentos. Esses prazos devem ser estabelecidos num Tabela de em oralida A aplica<;ao da tabela ocorre em duas fases distintas. Na transferencia dos documentos do arquivo corrente para 0 intermediario e no recolhimento destes ao permanente.

~ A avalia<;ao teria um objetivo aparentemente muito simples: identificar

o valor dos documentos de maneira a estabelecer prazos de reten<;ao nas es corrente e intermediaria, definindo, assim, as possibilidades de elimina

~o, microfilmagem e recolhimento aos arquivos permanentes. Contudo, 13 uma atividade extremamente complexa, visto que 13 necessario 0 amplo conhecimento das atividades, fun<;oes, objetivos e missao da institui<;ao, freqOencia de usc, fluxo da informa<;ao, das series documentais. 0 processo avaliar nunca 13 feito "documento por documento", mas sim as series docu-

f entais por estas refletirem opera<;oes, atividades, fun<;oes e competencias. Dois conceitos norteiam 0 processo de avalia<;ao: 0 de valor pri

m$rio e 0 de valor secunda rio dos documentos. o valor primario refere-se aos aspectos gerenciais do documento

e a demanda de usa que este recebe por conta da administra<;ao que 0

produziu. Detectar 0 valor primario dos documentos 13, como tal, identificar seu potencial de usa no ambito de um processo decis6rio, considerando suas dimensoes gerenciais, legais e financeiras.

o valor secundario diz respeito as possibilidades de utiliza<;ao do documemto por usua'nos qi.ie 0 procuram por razoes distintas e posteriores aquelas do seu produtor, razoes estas ligadas a pesquisa hist6rica. Podese considerar dois tipos de valores para 0 valor secundario dos documentos: valor de prova e valor informativ~. 0 primeiro refere-se a hist6ria e a a9ao do 6rgao e 0 valif)r de informativo aos aspectos econemicC's, politicos, de pesquisa, sociais e estatisticos. •


Composic;ao da equipe tecnica A complexidade e abrangencia de conhecimentos exigidos pelo pro

cesso de avalia<;:ao de documentos de arquivo requerem, para 0 estabelecimento de criterios de valor, a participa<;:ao de pessoas ligadas a diversas areas profissionais.

Como justificativa para esta exigemcia, verifica-se a necessidade de se identificar a utilidade das informa<;:Oes contidas nos documentos. Assim, na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes tecnicas integradas por:

- arquivista ou responsavel pela guarda dos documentos; - autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcio-

namento do orgao a que esteja subordinado 0 setor responsavel pela guarda dos documentos;

- profissionais da area juridica; - profissional da area financeira; - profissionais Iigados ao campo de conhecimento de que tratam

os documentos, objeto de avalia<;:ao (historiador, economista, engenheiro, sociologo, medico, estatistico etc. )

Pre-requisitos para realizar a avaliac;ao - apoio da administra<;:8o superior a que esteja subordinado 0 arquivo; - conhecimento da estrutura e do funcionamento do orgao, con-

siderando, inclusive, sua evolu<;:ao historica; - levantamento da bibliografia necessaria; - conhecimento das atividades tipicas de gestao de documentos

e arquivos permanentes; - reuniao de informa<;:Oes sobre 0 sistema de classifica<;:ao adotado,

os tipos de documentos e assuntos neles contidos; - reuniao de dados relativos a quantifica<;:ao, frequencia de uso e

taxas de crescimento dos documentos; - analise das condi<;:Oes de armazenamento, estado de conserva

<;:ao e custo de manuten<;:ao dos depositos de arquivo; - levantamento dos atos referentes a processos de elimina<;:ao

efetuados anteriormente; - analise do perfil dos usuarios do arquivo.

ELIMINACAo

A atividade de elimina<;:ao de documentos requer antecipadamente a avalia<;:ao documental e controles especificos, tais como: listagem de elimina<;:ao, edital de elimina<;:ao e termo de elimina<;:ao.

Arquivologia I 39

De modo geral, podem ser eliminados: _ Documentos cujos textos estejam reproduzidos em outros ou

que tenham sido impressos em sua totalidade; Copias cujos originais sejam conservados;

_ Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzi-

dos em outros; _ Documentos de pura formalidade, como convites, cartas de agra-

decimento e outros; _ Documentos que se tornem obsoletos e nao rna is representem

interesse para a administra<;:ao.

••

Conjunto de documentos preservados par possuirem valor secundario. Nesta fase, as documentos ja nao estao ligados a razao de sua criac;ao e atingem sua utilizac;ao para a pesquisa hist6rica, sao uteis tanto pela historiografia como para administrac;ao, porque a processo decis6rio s6 podera ser eficaz se administradores puderem recorrer as resoluc;oes anteriormente tomadas, au, aos casas registrados de atos semelhantes aqueles de que se esta tratando.

Embora nao exista a atividade de gestao documental nos arquivos permanentes, nota mas a realizac;ao de outras tao igualmente vitais para a bam funcionamento de um arquivo, sao elas: arranjo, descric;ao e difusao.

ARRANJO

"Arranjo e a processo de agrupamento dos documentos singulares em unidades significativas e a agrupamento, relac;ao significativa, de tais unidades entre Si" (SCHELLENBERG apud BELLOTTO, 2004, p. 135). o conceito de arranjo e a reflexo do principia da organicidade. Arranjo e uma terminologia usada exclusivamente nos arquivos permanentes para designar a mesma atividade de classificac;ao na gestao documental.

A sistematica de arranjo inicia-se no momenta do recolhimento1, sendo realizada quando se recebe documentos desordenados. Noutro caso, a arranjo deve respeitar a classificac;ao de origem (desde as arquivas correntes), admiti-se pequenas adaptac;oes.

o arranjo e ao mesmo tempo uma atividade intelectual, conforme explicitada anteriormente, e uma atividade material: deve-se organizar as documentos internamente uns em relac;ao aos outros, coloca-Ios em caixas au pastas e ordena-Ios em estantes.

Vale lembrar que para realizar a arranjo documental e necessaria levar em conta a estrutura orgc!mica da instituic;ao produtora, suas func;5es, atividades, para, seqOencialmente, partir para a organizac;ao dos documentos.

1 Passagem dos documentos da fase intermediaria para a permanente.

Arquivologia I 41

DeSCRlcAo

A descric;ao e atividade tambem exclusiva de arquivo permanente, sendo substituida nos arquivos correntes e intermediarios par planas de classificac;ao, vocabularios controlados que servem de recuperac;ao da informac;ao.

A descric;ao na fase permanente "consiste na elaborac;ao de ins"trumentos de pesquisa que possibilitem a identificac;ao, a rastreamento, a 'lOcalizac;ao e a utilizac;ao de dad as" (BELLOTTO, 2004, p. 179). E imprescindivel que para a sua realizac;ao ja tenha sido executado a arranjo documental, haja vista que a descric;ao deve revelar ao pesquisador a meio orgfmico em que as documentos foram produzidos, au seja, a relac;ao entre as conjuntos documentais.

Nesse sentido, a descric;ao aplica-se a conjuntos de documentos; as series (6rgaos e suas subdivisoes, atividades funcionais au grupos documentais da mesma especie) sao consideradas unidades para fins de descric;ao.

As tarefas da descric;ao levam a elaborac;ao dos chamados instrumentos de pesquisa. Constituem eles vias de acesso do historiador ao documento, sendo a chave da utilizac;ao dos arquivos como que fontes primarias da hist6ria. Os instrumentos podem ser genericos au especificos.

Guia: instrumento de pesquisa mais abrangente, com linguagem que permite atingir tambem a grande publico. Este instrumenta permite uma visao geral do acervo.

- /nventario: instrumento de pesquisa que descreve conjuntos documentais au partes do fundo. E parcial e traz uma descric;ao sumaria (coletiva).

- Gata/ogo: instrumento que descreve documento a documento unitariamente, respeitando au nao a ordem da classificac;ao. Apresenta uma descric;ao analitica (unitaria).

- Gata/ogo se/etivo: instrumento que descreve minuciosamente pec;as documentais selecionadas de um au mais fundos.

- indices: instrumentos complementares dos catalogos e inventarios, par apresentar names, locais au assuntos em ordem alfabetica e remetendo a leitor as respectivas notac;oes de localizac;ao.

- Edic;ao de {ontes: apresentac;ao do texto integral. Aconselha-se que alem .d~s textos sejam apresentados estudos introdut6rios e fontes paralelas.


DIFusAo

E n~sta fase que se completam as fun<;oes do arquivista: aproximar 0 arqUivo da comunidade, com atividades voltadas as areas social educativa e cultural. '

Cabem duas a<;oes na difusao: a que lan<;a elementos de dentro para fora e a que promove atrativos no recinto do arquivo.

Atividades como visitas a comunidade, visitas orientadas no arquivo, exposi<;oes, trabalhos conjuntos entre escolas e arquivos beneficia tanto a comunidade, por conhecer fontes documentais que baseiam sua historia, como para os arquivos que alcan<;am representatividade para 0 desenvolvimento de suas atividades.

As atividades de difusao nao podem afastar 0 arquivo da sua fun<;ao principal que e a de servir as necessidades das administra<;oes a que servem.

Dipfomafica B TipoJogia DOCumBnfaJ

Segundo Bellotto (2004) "os estudos de diplomatica e tipologia levam a entender 0 documento desde 0 seu nascedouro, a compreender 0

porque eo como ele e estruturado no momento·desuaprodu9ao". A diplomatica como ciencia documentaria nasceu da necessidade

da sociedade medieval de verificar a fidedignidade de certos "diplomas", nesse mesmo perrodo, foi amplamente utilizada na analise dos documentos eclesiasticos, contudo a sua aproxima<;ao com a arquivologia e recente e esta associada a analise da tipologia documental.

n A diplomatica ocupa-se da estrutura formal dos atos escritos de

origem governamental elou notarial, sendo portanto, fundamental para a compreensao das rela<;oes Estado/cidadao e cidadao/cidadao. A diplomatica tem vinculo vital com 0 direito administrativ~, principalmente, quanto aos estudos sobre atos administrativos, pOis os documentos diplomaticos possuem como caracteristicas a formalidade, sao legal mente validos e provas juridica ou administrativa de um ato.

Podemos identificar algumas caracteristicas do documento diplomatico (Pratesi apud Bellotto, 2004):

- e urn documento escrito; a natureza juridico-administrativa de seu conteudo exclui outro documento que nao tenha sido gerado com a expressa finalidade de consignar um ate que com porte efeitos juridicos concretos;

- sua forma de reda<;ao obedece a normas precisas, variaveis segundo a epoca em que se produz 0 documento, 0 lugar onde e produzido, a pessoa da qual emana seu conteudo.

Enquanto a diplomatica tem como objeto a especie documental configura<;ao que assume um documento de acordo com a disposi<;ao e a natureza das informa<;oes nele contidas - a tipologia documental ocupase do tipo documental - 'configura<;ao que assume a especie documental de acordo com a atividade que a gerou·.

Nesse sentiio 0 tipo documental e 0 somatorio da especie e a fun<;ao.


Ex.: ATA + DE REUNIA.O

1 1 ESPECIE FUNCAO

Os elementos que compoem urn documento podem ser divididos em dois: os elementos externos e os elementos internos.

Os elementos externos tern relattao com a estrutura fisica e com a forma de apresentattao do documento. Por sua vez, os elementos internos possuem relattao com 0 conteudo do documento, seu assunto propriamente dito, assim como com a natureza de sua proveniencia e funttao.

A analise tipologica dos documentos pressupoe conhecimento dos principios arquivisticos, ja vistos anteriormente; a estrutura organico-funcional da instituittao; as reorganizattoes; 0 fluxo da informattao; as funttoes/atividades definidas por lei e as atipicas.

Apresentamos alguns conceitos de especies documentais a que na tipologia as funttoes devem estar ligadas:

- Ata: documento que relata os acontecimentos de uma reuniao ou sessao.

- Atestado: declarattao de autoridade competente, afirmando ou negando 0 que e do conhecimento oficial do signatario.

- Aviso: correspondencia usada nos ministerios militares, do of icial superior para 0 subordinado. Na area civil, e correspondencia trocada entre ministerios ou entre dirigentes de orgaos subordinados a Presidencia da Republica.

- Boletim: publicattao periodica, em geral de pequeno formato, destinada a divulgar materia de interesse das instituittoes.

- Carta: forma de correspondencia entre entidades e particulares. - Certidao: documento extrafdo de registros publicos originais per quem

tenha autoridade para faze-Io, ou 0 expediente em que no servitfO publico se da fe acerca de alga constante de seus assentamentos.

- Certificado: ate escrito em que se afirma urn fato. Certificar significa "dar por certo". Circular: documento enviado simultaneamente, com 0 mesmo teor, a varios destinatarios.

_. Contrato: acordo em que pessoas ou instituittoes se obrigam a dar, fazer ou deixar de fazer alguma coisa.

- Convenio: pacto firmado entre instituittoes. 0 mesmo que ajuste. - Declaraliao: documento em que alguem, sob responsabilida-

de, consigna urn fato ou manifesta opiniao ou conceito. - Decreto: ate !;lelo qual 0 Poder Executivo (federal, estadual ou

municipal) baixa regulamento para 0 cumprimento de leis, faz nomea<;oes, pro mottoes etc.

Arquivologia I 45

- Despacho: manifestattao escrita de autoridade sobre assuntos de sua competencia, submetidos a sua apreciattao.

- Edital: aviso ao publico em geral ou a grupos de interessados, destinado a ampla divulgattao por meio da imprensa, chamando a atenttao para urn ate ou fato administrativ~.

- Estatuto: conjunto de normas organicas relativas a entidades publicas ou privadas, a corporattoes ou associattoes de classe.

- Lei: norma juridica escrita, emanada do Poder Legislativo, que cria, extingue ou modifica urn direito.

- Manual: obra de formato comodo que reune disposittoes de trabalho, diretrizes, decisoes, metod os e rotinas de uma unidade administrativa ou de determinada funttao.

- Memorando: correspondencia interna de breve tramitattao e pequeno formato.

- Mensagem: correspondencia entre os Poderes. - Oficio: instrumento oficial de comunicattao entre autoridades

ou destas com entidades publicas ou particulares. - Ordem de servilio: ate de competencia de autoridade admi

nistrativa, de acordo com a forma privativa estabelecida na instituittao, contendo decisoes, instruttoes etc.

- Parecer: opiniao tecnica, dada com a finalidade de servir de base a decisao sobre caso relacionado com 0 fato apreciado (administrativo, juridico, tecnico ou cientifico).

- Pauta: relattao das datas e dos feitos a julgar ou discutir em reunioes oficiais.

- Portaria: ato escrito por meio do qual 0 Ministro de Estado ou outra autoridade competente determina providencias de carater administrativo, da instruttoes sobre a executtao de uma lei, nomeia e designa funcionarios e aplica medidas de ordem disciplinar a subordinados que incidem em falta.

- Processo: documento que, uma vez autuado, passa a receber informattoes, pareceres e despachos que a ele se incorporam, no decurso de uma attao administrativa ou judiciaria. Regimento: conjunto de normas descritivas do funcionamento de urn orgao, incluindo finalidades, estrutura organizacional, competencias e atribuittoes, alem de suas ligattoes com outros orgaos ou entidades.

- Regulamento: ate oficial em que se explica 0 modo e a forma de executar uma lei. Conjunto de normas cujo fim e esclarecer urn texto legal, facilitando-Ihe a executtao.

- Relatorio: exposittao circunstanciada de ocorrencia, da executtao de atividades ou do funcionamento de uma instituittao.

- Requisilii.hi: ate em que uma autoridade administrativa pede oficialmente alguma coisa ou a,executtao de determinada a<;ao.

A microfilmagem e um sistema de gerenciamento e preservac;ao de informac;oes, mediante a captac;ao das imagens de documentos por processo fotog rafi co.

o Brasil possui legislac;ao federal especffica, que autoriza as atividades de microfilmagem no pais, estabelecendo que 0 microfilme reproduz os mesmos efeitos legais dos documentos originais, podendo estes serem eliminados ap6s a microfilmagem, salvo os casos dos d~ tos permanentes que nao_pJ)dem ser eliminados. c.. _~- ---, ___ ~~~ _, __

Poderiamos enumerar os seguintes beneffcios para 0 usa da microfilmagem:

Validade legal - a microfilmagem e um processo reprografico autorizado pela Lei nO 5.433, de 8/5/1968 e pelo Decreto nO 1.799, de 30/1/1996, que conferem ao microfilme 0 mesmo valor legal do documento original. Reduc;ao sensivel <:l~~o, da ordem de ate 98%, sempre em proporcionalidade ao grau de reduc;ao utilizado quando da microfilmagem.

- Acesso facil e rapido, conseqQencia das pequenas dimensoes das microformas, de efici€mcia de sua catalogac;ao e indexac;ao, comparativamente aos arquivos convencionais em papel. Seguranc;a, por se tratar de um material fotogriifico, alem de permitir reproduc;:oes com rapidez e baixo custo, 0 arquivo microfilmado, devido ao pequeno volume, permite 0 seu acondicionamento em caixas-forte (arquivo de seguranc;a), protegido de sinistros. Alem disso, garante a confidencialidade das informac;oes, visto que a olho nu e impossivel visualizar qualquer informac;ao. Durabilidade, respeltando-se determinadas normas da microfilmagem, acondicionamento e manuseio, os arquivos microfilmados podem ser conservados indefinidamente.

Arquivologia I 47

Obs.: Os documentos permanentes, quando microfilmados, nao poderao se'(eliminados. A microfilrnagem desses documentos visa a preservac;ao dos originais e facilitar 0 acesso a informac;ao.

Simbolos utilizados na microfilmagem segundo a Resolu~ao nO 10 do Conarq - ISO 9878/1990.

1} Simbolos obrigatorios a serem utilizados em todos os rolos:

jJ @ Fim do role:

Inieio do rolo. End of roll. Beginning of roll. 0075('1 0076 ('j

2) Simbolos obrigatorios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documenta~ao tenha continuidade:

Centinuaem [C&O-[ Continua'!rlio a© outro rolo, de outro rolo Continued on Continued from another roll. another roll.

0490 (') 0491 n

3} Simbolos obrigatorios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situa~ao:

~

~ m Original ilegivel. Original em cores. Original difficult to read. Original in colour.

0077(') 0488 n

ill T".d""O.~ R Encaderna~ao defeituosa. Repeticao de imagem. Damaged text. Repetition of image. Wrong binding.

'---"'"~ 0080 r)

0078' , ... . .........

ill Numera~ao incorreta, CB Paginas e/ou numeros em falta.

Data incorreta. Missing pages and/or Incorrect numbering. issues. Incorrect date. 0081 n

0079 (') = .........

(*) Numeros de referencla da Norma ISO 7000/1984, inelu/dos na ISO 987811990. Obs.: as letras e numeros das mensagens, que acompanham os simbolos obrigal6rios indicados no ilem 1, deverao ser apresentados na fonle ARIAL, em tamanho igual ou superior a 70 pontos. Para os simbolos indicados no ilem 2, 0 tamanho podera variar entre 14 e 30 pontos. Na ausencia da fonte ARIAL, usar letras e numeros nao serifados, islo e, sem qualquer Ii po de adomo, em lamanho igual au superior a 18 milimetros ~ra as simbolos indicados no item 1. Para os slmbolos indicados no ilem 2, 0 tamanho pod era variar entre 3 e 7 milimetros. •

i, I'

Autotna~ao Aplicada aog Atqu;vog

DOCUMENTO CONVENCIONAL X DOCUMENTO ELETRONICO: QUADRO

COMPARATIVO

Pecullaridades Oocumento Oocumento

1---.... quanto a convenclonal eletr6nlco Suporte: DaDel Suporte: maonelico ou ODlico

Regislro e usc de Simbolos: alfabeto, Simbolos: digilos binarios

simbolos desenhos

Leitura direta {eitura indirela I (hardware/softwarel

Conexao entre conteudo Con\eudo e suporte: nao Conteudo Ii suporte:

se separam; visualiza(:ijo perfeitamenle separaveis: e suporte

simul11lnea de ambos. visualizac;;ao niio-simultanea de ambos. 'Tipo e tamanho da lelra (fonte); idioma; cor; simbolos

• Tipo e tamanho da lelra; (Iogomarca, indica<;;ao de Forma fisica idioma; cor; simbolos ·atachados", assinalura digital)

(Iogomarca). + Conlexlo tecnol6gico I (hardware e softwarel

Configurac;;iio da Configurac;;iio da informa(:ijo

informa(:ijo (textual, • gratica, imag,Mica) (Iextual, grafica, imagetica)

Articulac;;ao do conteudo Articula(:ijo do conteudo

(sauda(:ijo, data, (sauda<;;iio, data, nome do

Forma intelectual assinalura manual) aulor, nome do destinatario,

~. nome do oriainadorl Anota<;;oes (aulentica(:ijo,

Anotacoes (autenticacao, observac;;E>es, numero do prolooolo, cOdigo de observac;;E>es, numero do

ciassiffca(:ijo, protocolo, c6digo de

~ \emooralidade) ciassifica<;;ao, lemporalidade)

Alribulos concomitanles ou posleriores a cria(:ijo do documento:

Inerenles ao aplicalivo -data e hora da elaborac;;iio

Metadados Alribulos concom itantes do documento;

ou posleriores a cria(:ijo Especiais - c6digo de

Obs: inleragem a forma do documento: classificaci!lo,

! anota<;;oos. instrumentos temporalidade, status de fisica e inleleclual do

de pesquisa (invenlArios, transmissiio (minula, documento

catalogos, indices) original ou c6pla), 0 pr6prio sistema de gerenciamento . arquivistico de documentos. anota<;;i5es, inslrumentos de pesquisa (invenlAnos, catalogos, indices).

Identificac1iCl ... Entidade fisica .e::ntidade l6gic<i Acondicionamenlo

Fragilidade do suporte + Preservacao correIa + amblente climatizado obsolescElncia tecnol6gica.

..... -

FONTE: RONDINELLI, 2004, P. 157.

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Arquivologia I 49

A tecnologia contribui significativamente nos processos de tratamento, armazenamento e recuperac;ao de informac;oes.

Percebe-se claramente que estamos passando p~r um momento de transic;ao. Por um lado, existe a produc;ao macic;a de documentos eletronicos e em suporte convencional, p~r outro, ainda nao existe legisla<;8o vigente que garanta a validade dos documentos eletronicos e a substituic;ao dos documentos originais pelos digitalizados. A duplicidade de informac;ao faz-se necessaria neste contexto.

Documentos eletronicos, para nos, sao os documentos originalmente produzidos eletronicamente - como as fotos digitais, e os documentes que mudaram do suporte convencional para 0 suporte eletronico - como as fotos digitalizadas.

A utilizac;ao da informatica nao se limita apenas a produc;ao de documentos eletronicos. Ela atua principalmente no gerenciamento de documentos eletronicos e convencionais. Para isso, ferramentas de Gerenciamento Eletronico de Documentos (GED) permitem 0 controle, 0

armazenamento, a recuperac;ao, 0 acesso e a disponibilizac;ao dos documentos em menor espac;o de tempo e otimizando recursos e materiais.

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Con~Btva~Iio PtBVBntiva dB DocutnBnto~ Atquivl~tico~

Assim como 0 homem, os livros e documentos sofrem alteragoes resultantes de agentes tais como microrganismos, insetos, roedores que se alimentam dos elementos nutritivos encontrados no suporte do papel (amido, gelatina, etc.) e a poluigao atmosferica, que causa a oxidagao da celulose.

Umidade, temperatura e luminosidade inadequadas e alteragoes qulmicas das substancias que entram na composigao do papel tambem causam a sua degeneragao. Mas os maiores danos que podem ser ocasionados aos livros e documentos sao os decorrentes de acidentes e dos maus-tratos que recebem por parte do homem que dele se utiliza.

o Arquivo Nacional da algumas dicas de preservagao, quais sejam: - As maos devem estar sempre limpas e livres de sujeira e gordu

ras. Sempre que possivel, utilize luvas de algodao para manipular documentos, fotografias e gravuras. Tintas e grafites podem causar danos a documentagao, manchando, causando riscos, perfuragoes ou rasgos. Nao faga anotagoes sobre 0 original. Utilize grafite e papel para anotagoes e nao se ap6ie sobre a documentagao. Nao dobre 0 canto da folha para marcar paginas. Esta dobra, no futuro, podera causar 0 rompimento do papel. Utilize marcadores de livro em papel livre de acidez. Nao umedega 0 dedo com a saliva para virar as folhas de um livro. Ela afeta a sua saude e pode provocar 0 desenvolvimento de microrganismos na documentagao.

- Cuidado ao retirar um documento de uma estante ou caixa. Evite rasgos, danos nas capas e lombadas, segurando-o corretamente na parte mediana da encadernagao. Nao use clipes e grampos metalicos. Utilize clipes plasticos ou proteja os documentos com um pequeno pedago de papel na area de contato. Nao utilize fitas adesivas. Elas causam manchas de diflcil remogao e se desprendem do suporte rapidamente.

- Evite c6pias xerox de documentos. A luz ultravioleta causa danos cumulativos irreverslveis e 0 manuseio provoca dobras e rasgos nas lombadas. .

- Fitas de video devem ser rebobinadas periodicamente e mantldas na posigao vertical com a bitola cheia voltada para baixo.

Arquivologia I 51

Disquetes e outros meios eletrOnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagneticos (computadores, aparelhos de som e TV etc.) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

- A microfilmagem ainda e a tecnologia de produyao de copia de seguran<;a (backup) mais eficaz. Adigitalizayao de documentos e uma excelente ferramenta para dar acesso a informayao e possui maior interface amigavel com 0 usuario. Porem, os avangos acontecem tao rapidamente, que em pouco tempo as tecnologias se tornam obsoletas, exigindo a migrayao continua de midias e sistemas.

o principal objetivo da conservagao e 0 de estender a vida util dos materia is, dando aos mesmos 0 tratamento correto. Para isso, sao necessarias permanentes fiscalizagoes das condigoes ambientais, manuseio e armazenamento.

Sao realizadas algumas operagoes de conservagao, quais sejam: Desinfestagao: metodo de combate aos insetos, cujo mais eficiente €I a fumigagao.

- Limpeza: e a fase posterior a fumigayao, que deve ser feita com pane macio, uma escova ou um aspirador de po.

- Alisamento: consiste em retornar a forma lisa dos documentos em r suporte papel. Os documentos devem passar por tecnicas especi~ ficas de umidificagao, e, em seguida, passados a ferro folha por

L folha. Caso existam documentos em estado de fragilidade, recomenda-se 0 emprego de prensa manual sobre pressao moderada.

- RestauraC(§Q: consiste em aumentar a resistencia do papel sem "que tenha prejuizo da legibilidade e flexibilidade. Mencionaremos algumas tecnicas utilizadas: a) Banho de gelatina: consiste em mergulhar 0 documento em

banho de gelatina ou cola. b) Tecido: processo de reparagao em que sao usadas folhas de

tecido muito fino, aplicadas com pasta de amido. c) Silking: utiliza tecido (crepeline ou musseline de seda) de gran

de durabilidade, mas devido ao uso de adesivo a base de amido, afeta suas qualidades permanentes.

d) Laminac;ao: processo em que se envolve 0 documento, nas duas faces, com uma folha d~~~a e outra d~ acetato de celulose:' colocando-o numa prensa hidraulica, sob pres~de 7 a Skg/cm e temperatura entre 145 a 155°C.

e)Encapsu/ac;ao: 0 documento e colocado entre du.as lami~as de poliester fixadas nas margens externas por fJta adeslva nas duas faces; entre 0 documento e a fita deve haver um espago de 3mm, deixando 0 documento solto dentro das duas laminas.I'o terminar a operagao, corta-se 0 excesso de poliester e arredondam-se as el<tremidades.

T Qttninologia Ba!:ica Atquivl!:fica

Acervo: totalidade dos documentos conservados numa entidade ad~ m~~istr~tiva responsavel pela custodia, tratamento documental e pela utlllza~ao dos arquivos sob sua jurisdi<;ao. Arquivo: conjunto de documentos que, independentemente da nature.z~ ou do suporte, sao reunidos por acumula~ao ao longo das atlvldades de pessoas ffsicas ou jurfdicas, pOblicas ou privadas.

- Atividade-fim: conjunto de opera~6es que uma institui~ao leva a efeito para 0 desempenho de suas atribui~6es especificas e que resulta na acumula~ao de documentos de carater substantivo para 0 sue funcionamento.

- Ati~idade-meio: conjunto de opera~6es que uma institui~ao leva a efel~~ para auxiliar e viabilizar 0 desempenho de suas atribui~6es especlflcas e que resulta na acumula~ao de documentos de carater instrumental e acessorio.

- Avalia~ao: processo de analise de arquivos, visando a estabelecer sua destina~ao de acordo com os valores que Ihes forem atribuidos.

- Cust6di~: responsabilidade juridica, temporaria ou definitiva, de guarda e prote~ao de documentos dos quais nao se detem a propriedade.

- Data de elimina~ao: data estabelecida em tabela de temporalidade para destrui~ao de documentos considerados sem valor permanente.

- Datas-limite: elemento de identifica~ao cronologica em que sao mencionados os anos de inicio e termino do periodo abrangido pelos documentos de um processo, dossie, serie, fundo ou cole~ao. Documenta~ao audiovisual: genero documental que utiliza como linguagem basica a associa<;ao do som e da imagem. Ex.: fUmes e videos.

- Do~umenta~ao eletronica: conjunto de documentos cujo conteOdo, reglstrado em suportes especiais, €I acessivel apenas por computador. Ex.: documentos armazenados em "winchesters", disquetes, "cd-rom", etc. Documenta~ao fonografica: genero documental que utiliza como linguagem basica 0 som. Ex.: fitas cassete.

- Documenta~ao fotografica: documenta~ao composta de fotografias. Ex.: amplia~6es, contatos, negativos.

Arquivologia I 53

- Documenta~ao iconografica: genero documental que utiliza como linguagem basica a imagem.

- Documenta~ao oral: conjunto de documentos resultantes de depoi-mentos, entrevistas, historias de vida e outras tecnicas de recolhimen-

.i;' to de testemunhos orais. :lji~.\ - Documenta~ao textual: genero documental que utiliza como lingua-.,!

gem basica a palavra escrita. - Documento: unidade constituida pela informa~ao e seu suporte. - Dossie: unidade documental em que se reOnem informal mente docu-

mentos de natureza divers?, para uma finalidade especffica. Ver tam-bem processo. -- -----.---

- Elimina~ao: destrui~ao de documentos que, na avalial,fao, foram considerados sem valor para guarda permanente.

- Especie documental: configura~ao que assume um documento de acordo com a disposi~ao e a natureza das informa~6es nele contidas. Ex.: correspondencias (oficio, carta, memorando), ata, processo, relatorio etc.

- Fase corrente: conjunto de documentos estreitamente vinculados aos objetivos para os quais foram produzidos ou recebidos no cumprimento de atividades-fim e atividades-meio e que se conservam junto aos orgaos produtores em razao de sua vigen cia e da freqi.iE~ncia com que sao por eles consultados.

- Fase intermediaria: conjunto de documentos originarios de arquivos correntes, com uso pouco freqOente, que aguardam, em deposito de armazena'mento temporano, s""GaCfestinal,fao final.

- Fase permanente: conjunto de documentos custodiados em carater definitivo, em fun~ao de seu valor.

- Formato: configural,fao fisica de um suporte, de acordo com a sua natureza e 0 modo como foi confeccionado. Ex.: livro, mapa, planta etc.

- Fundo: unidade constituida pelo conjunto de documentos acumulados ao longo das atividades de pessoas fisicas ou juridicas, publicas ou privadas que, no arquivo permanente, passam a conviver com arquivos de outras entidades. Genero documental: configura~ao que assume um documento de acordo com 0 sistema de signos utilizado na comunical,fao de seu conteOdo. Ex.: documental,fao audiovisual, iconogratica, textual etc. Informa~ao: todo e qualquer elemento referencial contido num ducumento. Ma~o: conjunto·~ documentos amarrados ou reunidos num masmo inv6lucro. formando uma unidade de.arquivamento.


- Suporte: material sobre 0 qual as informay6es sao registradas. Ex.: papel, fita magnetica, acetato, disquete etc.

- Plano de classifica.;ao: esquema pelo qual se processa a classificayao de um arquivo.

- Processo: unidade documental em que se reune oficialmente documentos de natureza diversa, no decurso de uma ayao administrativa ou judiciaria, formando um conjunto material indissoluvel. Ver tambem dossie.

- Tabela de temporalidade: instrumento de destinayao, aprovado pela autoridade competente, que determina prazos para transferencia, recolhimento, eliminayao e reproduyao de documentos.

- Tipo documental: configurayao que assume uma especie documental de acordo com a atividade que a gerou. Ex.: ata de reuniao da diretoria, correspondencia requisitando material de consumo, relatorio de viagem etc.

- Tipologia documental: estudo dos tipos documentais. Unidade de arquivamento: recipiente, involucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.

LEI NO 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991

Dispoe sobre a politica nacional de arquivos publicos e privados e da outras providencias.

o PRESIDENTE DA REPUBLICA

Fayo saber que 0 Congresso Nacional decreta .3 eu sanciono a seguinte lei:

CAPiTULO I DISPOSICOES GERAIS

Art. 10 E dever do Poder Publico a gestao documental e a proteyao especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio a administrayao, a cultura, ao desenvolvimento cientifico e como elementos de prova e informayao.

{j' Art. 20 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjun

tos de documentos pr~~ e !.e:g~~dos por orgaos publjcQs, instituiy6es de can3ter publico e entidades privadas, em decorrencia do exercicio de atividades especificas, bem como por pessoa fisica, qualquer que seja o suporte da informayao ou a natureza dos documentos.

Art. 30 Considera-se gestao de documentos 0 conjunto de procedime. ,tos e operay6es tecnicas referentes a sua produyao, tramitayao,

~ usc, avaliayao e arquivamento em fase corrente elQlermediillia, visando a sua eliminayao ou recolhimento para uarda er nente.

o os tem direi 0 a receber dos orgaos publicos informay6es de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, co Itidas em documentos de arquivos que serao prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade, ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindivel a seguranya da· ~ciedade e do Estado, bem como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e.da imagem das pessoas.


Art. 5° A Administrac;ao Publica franqueara a consulta aos documentos publicos na forma da lei.

Art. 6° Fica resguardado 0 direito de indenizac;ao pelo dano material ou moral decorrente da violac;ao do sigilo, sem prejuizo das ac;oes penal, civil e administrativa.

CAPITULO II DOS ARQUIVOS PUBLICOS

Art. 7° Os arquivos publicos sao os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercicio de suas atividades, p~r orgaos publicos de ambito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorren-cia de suas func;oes administrativas, legislativas e judiciarias. .

§ 1 ° Sao tambem publicos os conjuntos de documentos produzldos e recebidos p~r instituic;oes de carater publico, por entidades privadas encarregadas da gestao de servic;os publicos no exercicio de suas atividades.

§ 2° A cessac;ao de atividade de instituic;oes publ~cas, e. de ~a~a~er publico implica 0 recolhimento de sua documentac;ao a InstltUlc;ao arquivistica publica ou a sua transferencia a instituic;ao sucessora.

~~ Art. 8° Os documentos publicos sao identificados como correntes, intermediarios e permanentes.

§ 1 ° Consideram-se documentos correntes aqueles ~~ curso OJ.J que, mesmo sem movimenta ao, ponstituam objeto ~e ~onsultas fregQent~s. . 2° onsideram-se documentos intermedlarlos aqueles que, nao

sendo de usc corrente nos orgaos produtof5's.. p~r razoes de interesse administrativ~, aguardam a sua eliminailc3E.J>u rec~!himelJjQ~pa~arda permanente. .

§ 3° Consideram-se permanentes os conJuntos de documentos de valor historico, probatorio e informativo devem ser definitivamente pre-, servados.~'--

Art. go A eliminac;ao de documentos produzidos p~r instituic;oes publicas e de carater publico sera realizada mediante autorizac;aAo d~ instituic;ao arquivistica publica, na sua especifica esfera de :on:pet~ncla .. ~ Art. 10. Os documentos de valor permanente sao mahem3vels e imprescritiveis. - - -

CAPiTULO III DOS ARQUIVOS PRIVADOS

Art. 11. Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fisicas ou juridicas, em decorrencia de suas atividades.

Arquivologia I 57

Art. 12. Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Publico como de interesse publico e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a historia e desenvotvimen-to cientifico nacional. 1

. Art. 13. Os arquivos privados identificados como de interesse pu-

VliCO e social nao poderao ser alien ados com dispersao ou perda da uni. dade documental, nem transferidos para 0 exterior.

Paragrafo unico. Na alienac;ao desses arquivos 0 Poder Publico exercera preferencia na aquisic;ao.

Art. 14.0 acesso aos documentos de arquivos privados identificados como de interesse publico e social podera ser franqueado med§nte autorizac;ao de seu proprietario ou possuidor.

Art. 15. Os arquivos privados identificados como de interesse publico e social poderao ser depositados a titulo revogavel, ou doados a instituic;oes arquivisticas publicas.

Art. 16. Os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente a vigencia do Codigo Civil ficam identificados como de interesse publico e social.

CAPITULO IV DA ORGANIZACAO E ADMINISTRACAo DE INSTITUICOES

ARQUIVISTICAS PUBLICAS

Art. 17. A administrac;ao da documentac;ao publica ou de carater publico compete as instituic;oes arquivisticas federais, estaduais, do Distrito Federal e municipais.

§ 10 Sao arquivos Federais 0 Arquivo Nacional do Poder Executivo, e os arquivos do Poder legislativo e do Poder Judiciario. Sao considerados, tambem, do Poder Executivo os arquivos do Ministerio da Marinha, do Ministerio das Relac;oes Exteriores, do Ministerio do Exercito e do Ministerio da Aeronautica.

§ 20 Sao Arquivos Estaduais 0 arquivo do Poder Executivo, 0 arqui-vo do Poder legislativo e 0 arquivo do Poder Judiciario. .

§ 30 Sao Arquivos do Distrito Federal 0 arquivo do Poder ExecutlYO, 0 arquivo do Poder legislativo e 0 arquivo do Poder Judiciario:

§ 4 0 Sao Arquivos Municipais 0 arquivo do Poder Executlvo e 0

arquivo do Poder legislativo. § 5° Os arquivos publicos dos Territorios sao organizados de acor

do com sua estrutura politico-juridica. Art. 18. Compete ao Arquivo Nacional a gestao e 0 recolhimento

dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bern como preservar e facultar 0 acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e irriplementar a politica nacional de arquivos .

•

58 Larissa Candida Costa

Paragrafo unico. Para a plena exercicio de suas fungoes, a Arquiva Nacional podera criar unidades regionais.

Art. 19. Competem aos arquivos do Poder Legislativo Federal a gestao e a recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercicio de suas fungoes, bem como preservar e facultar a acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 20. Competem aos arquivos do Poder Judiciario Federal a gest80 e a recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciario Federal no exercfcio de suas fungoes, tramitados em juizo e oriundos de cartorios e secretarias, bem como preservar e facultar a acesso aos documentos sob sua guarda.

Art. 21. Legislag80 Estadual, do Distrito Federal e municipal definira as criterios de organizag80 e vinculag80 dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gest80 e a aces so aos documentos, observado a disposta na Constituig80 Federal e nesta Lei.

CAPiTULO V DO ACESSO E DO SIGILO DOS DOCUMENTOS PUBLICOS

Art. 22. E assegurado a direito de aeesso plena aos doeumentos publieos.

Art. 23. Decreta fixara as eategorias de sigilo que deverao ser obedecidas pelos orgaos publicos na classifieag80 dos documentos par eles

\ produzidos. ~~ § 1

0

Os documentos cuja divulgagao ponha em risco a seguranga da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessarios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, davida privada, da honra e da imagem

as pessoas sao originalmente sigilosos. § 20 0 acesso aos documentos sigilosos referentes a seguranga

da sociedade e do Estado sera restrito par um pr..azo ll1axi'I!.0_.9~ anos,,,,a contar da dat..fLdJL~ua produ<;.laQ. podendo esse prazo ser prorrogada, par uma unica vez, par igual periodo.

§ 30 0 acesso aos documentos sigilosos referentes a honra e a imagem das pessoas sera restrito par -Y!!1prazo maxill!0_<!e--'L0QJ9~!!~.tanos, a contar da data de sua produg80. -

f Art. 24. Podera a Poder Judiciario, em qualquer instancia, determi

nar a exibig80 reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensavel a defesa de direito proprio au esclarecimento de situagao pessoal da parte.

Paragrafo unico. Nenhuma norma de organizagao administrativa sera interpretada de modo a, par qualquer forma, restringir a disposto neste artigo.

" .

o ,

, , . " . . " Arquivologia I 59

DISPOSIC;6ES FINAlS

Art. 25. Ficara sujeito a responsabilidade penal, civil e administra-

t· a na forma da legislagao em vigor, aquele que desfigurar au destruir IV , d . t .

'lJ'i. documentos de valor permanente au considerado como e In eresse pu-

blico e social. Art. 26. Fica criado a Conselho Nacional de Arquivos Conarq,

orgao vinculado ao Arquivo Nacional: que defini.ra a politica .naciona.1 de arquivos, como orgao central de um Sisten:a Naclo~al d~ ~rqUivos - ~Inar.

§ 10 0 Conselho Nacional de Arqulvos sera presldldo p~lo .DI:e:orGeral do Arquivo Nacional e integrado par representantes de InstltUlgoes

arquivisticas e academicas, publicas e privadas.. . § 2° A estrutura e funcionamento do Conselho cnado neste artlgo

serao estabelecidos em regulamento. Art. 27. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicag80. Art. 28. Revogam-se as disposigoes em contra rio.

Brasilia, em 8 de janeiro de 1991; 170° da Independencia e 103°

da Republica.

FERNANDO COLLOR Jarbas Passarinho

(Diario Oficial da Uniao, de 9 janeiro de 1991, e pub. ret. em 28 de janeiro

de 1991)

DECRETO NO 4.553, DE 27 DE DEZEMBRO DE 2002

Dispae sabre a salvaguarda de dados, informaqaes, documentos e materiais sigilosos de interesse da seguranqa da sociedade e do Estado, no ambito da Administragao Publica Federal, e da outras pro vi

dencias.

o PRESIDENTE DA REPOBLlCA, no usa da atribuig80 que Ihe confere a art. 84, incisos \y e VI, alinea a, da Constituigao, e tendo em vista a disposto no art. 23 da Lei nQ 8.159, de 8 ~e janeiro de 1991,


DECRETA:

CAPITULO I DAS DISPOSICOES PRELIMINARES

_ Art. 1° Este Decreto disciplina a salvaguarda de dados, informa. <;oes, documentos e materiais sigilosos, bem como das areas e instala. <;oes onde tramitam.

~~. 2° Sao considerados originariamente sigilosos, e serao como tal classlflcados, dados ou informa<;oes cujo conhecimento irrestrito ou di. vulgac;ao possa aC2.!!:.etar qualquer risco a seguran<;a da sociedade e do Estado, bem como aque/es necessarios ao resguardo dain'Violabi/idade da intimidade da vida privada, da honra e da imagem das pessoas.

. Par~~rafo unico. 0 acesso a dados ou informa<;oes sigi/osos e res. tnto e condlclonado a necessidade de conhecer.

Art. 3° A produ~ao, manuseio, consulta, transmissao, manuten<;ao e. guarda de dad os ou Informa<;oes sigilosos observarao medidas especi. als de seguran<;a.

. Paragrafo unico. Toda autoridade responsave/ pelo trato de dados ou Informa<;oes sigilosos providenciara para que 0 pessoal sob suas or. dens conhe<;a integral mente as medidas de seguran<;a estabelecidas ze-lando pelo seu fiel cumprimento. '

. Art. 4° Para os efeitos deste Decreto, sao estabelecidos os se-gUlntes conceitos e defini<;oes:

'. aute.ntici?ade: assevera<;ao de que 0 dado ou informa<;ao sao verdadelros e fldedlgnos tanto na origem quanta no destin~;

.. II - classi~ica<;ao: c:tribui<;ao, pela autoridade competente, de grau de slgllo a dado, Informa<;ao, documento, material, area ou instala<;ao;

III - comprometimento: perda de seguran<;a resultante do acesso nao autorizado;

IV - credencia/ de seguranc;a: certificado, concedido por autorida?e competente, que habilita determinada pessoa a ter acesso a dados ou mforma<;oes em diferente~ .=rgus de sigi/o;

f: V - desc/assificacao: cancelamento, pela autoridade competente

ou ~e/o transcurso de prazo, da classifica<;ao, tornando ostensivos dados ou Informa<;oes;

VI - disponibilidade: facilidade de recupera<;ao ou acessibilidade de dados e informa<;oes;

. VII -::: grau d~ sigi/o: grada<;ao atribufda a dados, informa<;oes, area ou Instala<;ao conslderados sigilosos em deCOrrElncia de sua natureza ou conteudo;

, .

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VIII - integridade: incolumidade de dados ou informa<;oes na origem, no transito ou no destin~;

IX - investiga<;ao para credenciamento: averigua<;ao sobre a existMcia dos requisitos indispensaveis para concessao de credencial de seguran<;a;

X - legitimidade: assevera<;ao de que 0 emi~sor e 0 receptor de dados ou informa<;oes sao legitimos e fidedignos tanto na origem quanto no destin~;

XI - marcac;ao: aposi<;ao de marca assinalando 0 grau de sigilo; XII - medidas especiais de seguran<;a: medidas destinadas a ga

rantir sigilo. inviolabilidade, integridade, autenticidade, legitimidade e disponibilidade de dados e informa<;oes sigilosos. Tambem objetivam prevenir, detectar, anular e registrar ameac;as reais ou potenciais a esses dados e informa<;oes;

XIII - necessidade de conhecer: condi<;ao pessoal, inerente ao efetivo exercicio de cargo, fun<;ao, emprego ou atividade, indispensavel para que uma pessoa possuidora de credencial de seguran<;a, tenha acesso a dados ou informa<;oes sigilosos;

XIV - ostensivo: sem classificac;ao, cujo acesso pode ser franqueado; XV - reclassifica<;ao: altera<;ao, pela autoridade competente, da

classifica<;ao-de dado, informa<;ao, area ou instala<;ao sigilosos; XVI - sigi/o: segredo de conhecimento restrito a pessoas

credenciadas; prote<;ao contra revela<;ao nao autorizada; e XVII - visita: pessoa cuja entrada foi admitida, em carater excepci

onal, em area sigilosa.

CAPITULO II DO SIGILO E DA SEGURANCA

Se.;ao I Da Classifica.;ao Segundo 0 Grau de Sigi/o

Art. 5° Os dados ou informa<;oes sigilosos serao classificados em Lultra-secretos,~os, confide.!.J,£i.ais e ~os, em razao do seu teor

ou dos seus elementos intrfnsecos. § 1 ° Sao passiveis de classifica<;ao como ultra-secretos, dentre

outros, dados ou informa<;oes referentes a soberania e a integridade territorial nacionais, a pianos e opera<;oes militares, as rela<;oes internacionais do Pais, a projetos de pesquisa e desenvolvimento cientifico e tecnologico de interesse da defesa nacional e a programas economicos, cujo conhecimento noo autorizado possa acarretar dano excepciona/mente grave a seguranc;a da sociedade e dotEstado.


§ 2° Sao passiveis de classifica<;ao como secretos, dentre outros, da~os ou informa<;oes referentes a sistemas, instala90es, programas, proJetos, pianos ou opera90es de interesse da defesa nacional, a assun~os diplomaticos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou Instala<;oes estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarretar dana grave a seguran9a da sociedade e do Estado.

§ 3° Sao passfveis de classifica9ao como ~s dados ou informa90es que, no interesse do Poder Executivo e das partes, devam ser de conhecimento restrito e cuja revela9ao nao autorizada possa frustrar seus objetivos ou acarretar dano a seguran9a da sociedade e do Estado.

§ 4° Sao passiveis de classifica<;ao como reservados dados ou informa90es cuja revela9ao nao autorizada possa comprometer pianos, opera90es ou objetivos neles previstos ou referidos.

Art. 60 A classifica9ao no grau ultra-secreto €I de competencia das seguintes autoridades:

1- Presidente da Republica; II - Vice-Presidente da Republica; III Ministros de Estado e equiparados; e IV - Comandantes da Marinha, do Exercito e da Aeronautica. Pa:a~rafo unfco. Alem das autorldades estabelecidas no caput,

podem atnbUir grau de sigilo: I - sec~eto, as autoridades que exer9am fun90es de dire9ao, co

mando ou chefla; e II confidencial e reservado, os servidores civis e militares, de acor

do com regulamenta9ao especifica de cada Ministerio ou orgao da Presidencia da Republica.

Art. 7° Os prazos de dura<;ao da classifica9ao a que se refere este D:creto vig~ram a partir da data de produ<;ao do dado ou informa9ao e sao os segUintes:

I ultra-secreto: maximo de cinqOenta anos; 60 II - secreto: maximo de trinta anos; 3-0 III - confidencial: maximo de vinte anos; e ,pl.::l

IV - reservado: maximo de dez anos. I 0

§ 1 ° 0 prazo de dura9ao da classifica9ao ultra-secreto podera ser ~definidamente, de acordo com 0 interesse da seguran9a da sociedade e do Estado.

§ 2° Tambem considerando 0 interesse da seguran9a da sociedade e do Estado, podera.9 autoridade responsavel Dela C@ssificac;ao nos graus. secre_to, confidencial e reservado,9ll aytoridade hierarguicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto, renovar 0 prazo de du~9ao, uma (mica vez, po~odo nunca superior aos prescritos no caput.

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Sectao II Da Reclassificactao e da Desclassificactao

Art. 80 Dados ou informa90es classificados no grau de sigilo ultrasecreto somente poderao ser reclassificados ou desclassificados, mediante decisao da autoridade responsavel pel a sua classifica9ao.

Art. go Para os graus secreto, confidencial e reservado, podera a autoridade responsavel pela classifica9ao ou autoridade hierarquicamen-~uperior .fompetente l2ara dispor sobre 0 assunto, respeitados os interesses da seguranya da sociedade e do Estado, altera-Ia ou cancela-la, por meio de expediente habil de reclassifica<;ao ou desclassifica9ao dirigido ao detentor da custodia do dado ou informa9ao sigilosos.

Paragrafo unfco. Na reclassifica9ao, 0 prazo de dura9ao reiniciase a partir da data da formaliza9ao da nova classifica9ao.

Art. 10. A desclassifica9ao de dados ou informa90es nos graus

~ecreto, confidencial e reservado sera automatica apos transcorridos os

prazos previstos nos incisos II, III e IV do art. 7°, salvo no caso de renova-9ao, quando entao a desclassifica<;ao ocorrera ao final de seu termo.

Art. 11. Dados ou informa90es sigilosos de guarda permanente que forem objeto de desclassifica9ao serao encaminhados a institui980 arquivlstica publica competente, ou ao arquivo permanente do orgao publico, entidade publica ou instituiyao de carater publico, para fins de organiza9ao, preserva9ao e acesso.

Paragrafo unfco. Consideram-se de guarda permanente os dados ou informa90es de valor historico, probatorio e informativo que devam ser definitivamente preservados.

Art. 12. A indica9ao da reclassifica980 ou da desclassifiq.l9ao de dados ou informa90es sigilosos devera constar das cagas, se houver, e da primeira pagina. . -~

CAPITULO III DA GEST AO DE DADOS OU INFORMACOES SIGILOSOS

Sectao I Dos Procedimentos para Classificactao de Documentos

Art. 13. As paginas, os paragrafos, as se90es, as partes componentes ou os anexos de urn documento sigiloso podem merecer diferentes classifica90es, mas ao documento, no seu todo, sera atribuido 0 grau de sigilo mais elevado, conferido a quaisquer de suas partes.

Art. 14. A classifica9ao de urn grupo de documentos que formem urn conjunto deve ser a mesma atribuida ao documento classificado com 0

rna is alto grau de sigtlo. •

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f Art. 15. A publicaC(ao dos atos sigilosos, se for 0 caso, limitar-se-a aos seus respectivos numeros, datas de expediC(ao e ementas, redigidas de modo a nao comprometer 0 sigilo.

Art. 16. Os mapas, planos-relevo, cartas e fotocartas baseados em fotografias aereas ou em seus negativos serao classificados em razao dos detalhes que revelem e nao da classificaC(ao atribuida as fotografias ou negativos que Ihes deram origem ou das diretrizes baixadas para obte-Ias.

Art. 17. Poderao ser elaborados extratos de documentos sigilosos, para sua divulgaC(ao ou execuC(ao, mediante consentimento expresso:

I - da autoridade classificadora, para documentos ultra-secretos; II - da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente

superior competente para dispor sobre 0 assunto, para documentos secretos; e

III - da autoridade classificadora, destinataria ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto, para documentos confidenciais e reservados, exceto quando expressamente vedado no proprio documento.

Paragrafo unico. Aos extratos de que trata este artigo serao atribuidos graus de sigilo iguais ou inferiores aqueles atribuidos aos documentos que Ihes deram origem, salvo quando elaborados para fins de divulgaC(ao.

Sec;ao II Do Documento Sigiloso Controlado

Art. 18. Documento Sigiloso Controlado iPSC) 13 aquele que, por sua importancia, requer medidas adicionais de controle, incluindo: .

I - identificaC(ao dos destinatarios em protocolo e recibo proprios, quando da difusao;

II - lavratura de termo de custodia e registro em protocolo especifico;

III-Iavratura anual de termo de inventario, pelo orgao ou entidade expedidores e pelo orgao ou entidade receptores; e

IV - lavratura de termo de transferencia, sempre que se proceder a transferencia de sua custodia ou guarda.

Paragrafo unico. 0 termo de inventario e 0 termo de transferencia serao elaborados de acordo com os modelos constantes dos Anexos I e II deste Decreto e ficarao sob a guarda de um orgao de controle.

Art. 19. 0 documento ultra-secreto 13, por sua natureza, considerado DSC, desde sua classificaC(ao ou reclassificaC(ao.

Paragrafo unico. A criterio da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto o disposto no caput pode-se aplicar aos demais graus de sigilo. '

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Sec;ao III Da Marcac;ao

Art. 20. A marcaC(ao, ou indicaC(80 do grau de sigilo, devera ser feita em todas as paginas_.Q9QQ<:;umento e Ila.s _~~pas, se houver.

9 10 As paginas serao numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, tambem, indicaC(ao do total de paginas que compoem 0 documento.

§ 20 0 DSC tambem expressara, nas capas, se houver, e em todas as suas paginas, a expressao "Documento Sigiloso Control ado (DSC)" e 0 respectiv~ numero de controle. . .--~

Art. 21. A marcaC(ao em extratos de documentos, rascunhos, esbOC(os e desenhos sigilosos obedecera ao prescrito no art. 20.

Art. 22. A indicaC(ao do grau de sigilo em mapas, fotocartas, cartas, fotografias, ou em quaisquer outras imagens sigilosas obedecera as normas complementares adotadas pelos orgaos e entidades da AdministraC(ao Publica.

Art. 23. Os meios de armazenamento de dados ou informaC(oes sigilosos serao marcados com a classificaC(ao devida em local adequado.

Paragrafo unico. Consideram-se meios de armazenamento documentos tradicionais, discos e fitas sonoros, magneticos ou opticos e qualquer outro meio capaz de armazenar dados e informaC(oes.

Sec;ao IV Da Expedic;ao e da Comunicac;ao de Documentos Sigilosos

Art. 24. Os documentos sigilosos em suas expediC(ao e tramitaC(ao obedecerao as seguintes prescriC(oes:

I - serao acondicionados em envelopes dupl.gs; II - no envelope externo nao constara gualguer indicayao do grau

de sigilo ou do teor do documento; , III - no envelope ~o serao apostos 0 destinatario e 0 grau de

~gilO do documento, de modo a serem identificados logo que removido 0 ~velope externo;

IV - 0 envelope interne sera fechado, lacrado e expedido mediante recibo, que indicara, necessariamente, remetente, destinatario e numero ou outro indicativo que identifique 0 documento; e

V - sempre que 0 assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatario, sera inscrita a palavra pessoal no envelope contendo 0 documento sigiloso.

Art. 25. A expediC(ao, conduC(ao e entrega de documento ultra-secreto, em principio, ·Silra efetuada pessoalmente, por agente publico autorizado, sendo vedada a sua postagem.,

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Paragrafo unico. A comunicac;ao de assunto ultra-secreto de outra forma que nao a prescrita no caput so sera permitida excepcionalmente e em casos extremos, que requeiram tramitac;ao e soluc;ao imediatas, em atendimento ao principio da oportunidade e considerados os interesses da seguranc;a da sociedade e do Estado.

Art. 26. A expedic;ao de documento secreto, confidencial ou reservado podera ser feita mediante servic;o postal. com opc;ao de registro, mensageiro oficialmente designado, sistema de encomendas ou, se for 0 caso, mala diplomatica.

Paragrafo unico. A comunicac;ao dos assuntos de que trata este artigo podera ser feita por outros meios, desde que sejam usados recursos de criptografia compativeis com 0 grau de sigilo do documento, conforme previsto no art. 42.

Sec;ao V Do Registro, da Tramitac;ao e da Guarda

Art. 27. Cabe aos responsaveis pelo recebimento de documentos sigilosos:

I - verificar a integridade e registrar, se for 0 caso, indicios de violac;ao ou de qualquer irregularidade na correspondencia recebida, dando ciencia do fato ao seu superior hierarquico e ao destinatario, 0 qual informara imediatamente ao remetente; e

II - proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitac;ao.

Art. 28. 0 envelope interno so sera aberto pelo destinatario, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior. ~ Paragrafo unico. Envelopes contendo a marca pessoal so poderao

ser abertos pelo proprio destinatario. Art. 29. 0 destinatario de documento sigiloso comunicara imedia

tamente ao remetente qualquer indicio de violac;ao ou adulterac;ao do documento.

Art. 30. Os documentos sigilosos serao mantidos ou guardados em condic;6es especiais de seguranc;a, conforme regulamento. ~ § 1 ° Para a guarda de documentos ultra-secretos e secretos e obrigatorio 0 usa de cofre forte ou estrutura que oferec;a seguranc;a equivalente ou superior.

§ 2° Na impossibilidade de se adotar 0 disposto no § 1°, os documentos ultra-secretos deverao ser mantidos sob guarda armada.

Art. 31. Os agentes responsaveis pel a guarda ou custodia de documentos sigilosos os transmitirao a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferencia de responsabilidade.

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Paragrafo unico. Aplica-se 0 disposto neste artigo aos responsaveis pel a guarda ou custodia de material sigiloso.

Sec;ao VI Da Reproduc;ao

Art. 32. A reproduc;ao do todo ou de parte de documento sigiloso tera 0 mesmo grau de sigilo do documento original.

§ 1 ° A reproduc;ao total ou parcial de documentos sigilosos controlados condiciona-se a autorizac;ao expressa da autoridade classificadora ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0

assunto. § 2° Eventuais copias decorrentes de documentos sigilosos serao

autenticadas pelo chefe da Comissao a que se refere 0 art. 35 deste Decreto, no ambito dos orgaos e entidades publicas ou instituic;6es de carater publico.

§ 3° Serao fornecidas certid6es de documentos sigilosos que nao puderem ser reproduzidos devido a seu estado de conservac;ao, desde que necessario como prova em juizo.

Art. 33. 0 responsavel pela produc;ao ou reproduc;ao de documentos sigilosos devera providenciar a eliminac;ao de notas manuscritas. tipos, cliches, carbonos, provas ou qualquer outro recurso, que possam dar origem a copia nao autorizada do todo ou parte.

Art. 34. Sempre que a preparac;ao, impressao ou, se for 0 caso, reproduc;ao de documento sigiloso for efetuada em tipografias, impressoras, oficinas graficas ou similar, essa operac;ao devera ser acompanhada par pessoa oficialmente designada, que sera responsavel pela garantia do sigilo durante a confecc;ao do documento, observado 0 disposto no art. 33.

Sec;ao VII Da Avaliac;ao, da Preservac;ao e da Eliminac;ao

Art. 35. As entidades e orgaos publicos constituirao Comissao Permanente de Avaliac;ao de Documentos Sigilosos (CPADS), com as seguintes atribuigoes:

I - analisar e avaliar periodicamente a documentagao sigilosa produzida e acumulada no ambito de sua atuagao;

II - prop~r, a autoridade responsavel pela classificac;ao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto, renovagao dos prazos a que se refere 0 art. 7°;

III - prop~r; a autoridade responsavel pel a classificagao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre 0 assunto,

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altera<;:ao ou cancelamento da classifica<;:ao sigilosa, em conformidade com o disposto no art. 9° deste Decreto;

IV - determinar 0 destino final da documenta<;:ao torn ada ostensiva, selecionando os documentos para guarda permanente; e

V autorizar 0 acesso a documentos sigilosos, em atendimento ao disposto no art. 39.

Paragrafo unico. Para 0 perfeito cumprimento de suas atribui<;:oes e responsabilidades, a CPADS poden~ ser subdividida em subcomissoes.

Art. 36. Os documentos permanentes de valor historico, probatorio e informativ~ nao podem ser desfigurados ou destruidos. sob pena de responsabilidade penal, civil e administrativa, nos termos da legisla<;:ao em vigor.

CAPITULO IV DOACESSO

Art. 37. 0 acesso a dados ou informa<;:6es sigilosos em orgaos e entidades publicos e institui<;:6es de carater publico e admitido:

I - ao agente publico, no exercfcio de cargo, fun<;:ao, emprego ou atividade publica, que tenham necessidade de conhece-Ios; e

II - ao cidadao, naquilo que diga respeito a sua pessoa, ao seu interesse particular ou do interesse coletivo ou geral, mediante requerimento ao orgao ou entidade competente.

§ 10 Todo aquele que tiver conhecimento, nos termos deste Decreto, de assuntos sigilosos fica sujeito as san<;:oes administrativas, civis e penais decorrentes da eventual divulga<;:ao dos mesmos.

§ 20 Os dados ou informa<;:oes sigilosos exigem que os procedimentos ou processos que vierem a instruir tambem passem a ter grau de sigilo identico.

§ 3° Serao Iiberados a consulta publica os documentos que contenham informa<;:6es pessoais, desde que previa mente autorizada pelo titular ou por seus herdeiros.

Art. 38. 0 acesso a dados ou informa<;:6es sigilosos, ressalvado 0

previsto no inciso II do artigo anterior, e condicionado a emissao de credencial de seguran<;:a no correspondente grau de sigilo, que pode ser Iimitada no tempo.

Panflgrafo unico. A credencial de seguran<;:a de que trata 0 caput deste artigo classifica-se nas categorias de ultra-secreto, secreto, confidencial e reservado.

Art. 39. 0 acesso a qualquer documento sigiloso resultante de acordos ou contratos com outros paises atendera as normas e recomenda<;:oes de sigilo constantes destes instrumentos.

Art. 40. A negativa de autoriza<;:ao de acesso devera ser justificada.

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CAPITULO V DOS SISTEMAS DE INFORMAGAO

Art. 41. A comunica<;:ao de dados e informa<;:6es sigilosos por meio de sistemas de informa<;:ao sera feita em conformidade com 0 disposto nos arts. 25 e 26.

Art. 42. Ressalvado 0 disposto no paragrafo (mico do art. 44, os programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia para usa oficial no ambito da Uniao sao considerados sigilosos e deverao, antecipadamente, ser submetidos a certifica<;:ao de conformidade da Secretaria Executiva do Conselho de Defesa Nacional.

Art. 43. Entende-se como oficial 0 usa de codigo, cifra ou sistema de criptografia no ambito de orgaos e entidades publicos e institui<;:6es de carater publico.

Paragrafo unico. E vedada a utiliza<;:ao para outro fim que nao seja em razao do servi<;:o.

Art. 44. Aplicam-se aos programas, aplicativos, sistemas e equipamentos de criptografia todas as medidas de seguran<;:a previstas neste Decreto para os documentos sigilosos control ados e os seguintes procedimentos:

I - realiza<;:ao de vistorias periodicas, com a finalidade de assegurar uma perfeita execu<;:ao das opera<;:6es criptograficas;

II - manuten<;:ao de inventarios completos e atualizados do material de, criptografia existente;

III - designa<;:ao de sistemas criptograficos adequados a cada destinatario;

IV - comunica<;:ao, ao superior hierarquico ou a autoridade competente, de qualquer anormalidade relativa ao sigilo, a inviolabilidade, a integridade, a autenticidade, a legitimidade e a disponibilidade de dados ou informa<;:6es criptografados; e

V - identifica<;:ao de indicios de viola<;:ao ou intercepta<;:ao ou de irregularidades na transmissao ou recebimento de dados e informa<;:oes criptografados.

Paragrafo unico. Os dados e informa<;:6es sigilosos, constantes de documento produzido em meio eletronico, serao assinados e criptografados mediante 0 usa de certificados digitais emitidos pela Infra-Estrutura de Chaves Publicas Brasileira (ICP-Brasil).

Art. 45. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produ9ao de documentos com grau de sigilo ultra-secreto so poderao estar ligados a redes de computad~es seguras, e que sejam fisica e logicamel"'!te isoladas de qualquer outra.

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Art. 46. A destrui<';:80 de dados sigilosos deve ser feita por metodo que sobrescreva as informa90es armazenadas. Se nao estiver ao alcance do orgao a destrui9ao logica, devera ser providenciada a destrui9ao ffsica por incinera9aO dos dispositivos de armazenamento.

Art. 47. Os equipamentos e sistemas utilizados para a produ9aO de documentos com grau de sigilo secreto, confidencial e reservado so poderao integrar redes de computadores que possuam sistemas de criptografia e seguran<,;:a adequados a prote9ao dos documentos.

Art. 48. 0 armazenamento de documentos sigilosos, sempre que possivel, deve ser feito em mfdias removiveis que podem ser guardadas com maior facilidade.

CAPiTULO VI DAS AREAS E INSTAlACOES SIGllOSAS

Art. 49. A classifica9ao de areas e instala90es sera feita em razao dos dad os ou informa90es sigilosos que contenham ou que no seu interior sejam produzidos ou tratados, em conformidade com 0 art. 5°.

Art. 50. Aos titulares dos orgaos e entidades publicos e das instituic;oes de carater publico cabera a adoC;ao de medidas que visem a definic;ao, demarcac;ao, sinaliza9aO, seguranc;a e autoriza9ao de acesso as areas sigilosas sob sua responsabilidade.

Art. 51. 0 acesso de visitas a areas e instalac;oes sigilosas sera disciplinado por meio de instrwtoes especiais dos orgaos, entidades ou instituic;oes interessados.

Paragrafo unico. Para efeito deste artigo, nao e considerado visita o agente publico ou 0 particular que oficialmente execute atividade publica diretamente vinculada a elabora9ao de estudo ou trabalho considerado sigiloso no interesse da seguranc;a da sociedade e do Estado.

CAPiTULO VII DO MATERIAL SIGllOSO

Se~ao I Das Generalidades

Art. 52. 0 titular de orgao ou entidade publica, responsavel por projeto ou programa de pesquisa, que julgar conveniente manter sigilo sobre determinado material ou suas partes, em decorrencia de aperfei<,;:oamento, prova, produc;ao ou aquisi<,;:ao, devera providenciar para que Ihe seja atribuido 0 grau de sigilo adequado.

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Paragrafo unico. Aplica-se 0 disposto neste artigo ao titular de orgao ou entidade publicos ou de instituic;oes de carater publico encarregada da fiscalizaC;ao e do controle de atividades de entidade privada, para fins de produC;ao ou exportac;ao de material de interesse da Defesa Nacional.

Art. 53. Os titulares de orgaos ou entidades publicos encarregados da preparac;ao de pianos, pesquisas e trabalhos de aperfeic;oamento ou de novo projeto, prova, produc;ao, aquisiC;ao, armazenagem ou emprego de material sigiloso sao responsaveis pela expedic;ao das instruc;oes adicionais que se tornarem necessarias a salvaguarda dos assuntos com eles relacionados.

Art. 54. Todos os modelos, prototipos, moldes, maquinas e outros materiais similares considerados sigilosos e que sejam objeto de contrato de qualquer natureza, como emprestimo, cessao, arrendamento ou loca-9130, serao adequadamente marcados para indicar 0 seu grau de sigilo.

Art. 55. Dados ou informac;oes sigilosos concernentes a programas tecnicos ou aperfeic;oamento de material somente serao fornecidos aos que, por suas func;oes oficiais ou contratuais, a eles devam ter acesso.

Paragrafo unico. Os orgaos e entidades publicos controlarao e coordenarao 0 fornecimento as pessoas fisicas e juridicas interessadas os dados e informac;oes necessarios ao desenvolvimento de programas.

Se~ao II Do Transporte

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Art. 56. A definiC;ao do meio de transporte a ser utilizado para deslocamento de material sigiloso e responsabilidade do detentor da custodia e devera considerar 0 respectiv~ grau de sigilo.

§ 1 ° 0 material sigiloso podera ser transportado por empresas para tal fim contratadas.

§ 2° As medidas necessarias para a seguranc;a do material transportado serao estabelecidas em entendimentos previos, por meio de clausulas contratuais especificas, e serao de responsabilidade da empresa contratada.

Art. 57. Sempre que possivel, os materiais sigilosos serao tratados segundo os criterios indicados para a expediC;ao de documentos sigilosos.

Art. 58. A criterio da autoridade competente, poderao ser empregados guardas armados, civis ou militares, para 0 transporte de material sigiloso.

CAPiTULO VIII DOS CONTRATOS

Art. 59. A cel8lbraC;80 de contra to cujo objeto seja sigiloso, ou que sua exeCUC;ao implique a divulgaC;80 de ilesenhos, plantas,materiais, da-

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d~s ou informac;oes de natureza sigilosa, obedecera aos seguintes requiSitoS:

. J - 0 conhecimento da minuta de contrato estara condicionado a asslnatura de termo de compromisso de manutenC;80 de sigi/o pelos interessados na contrataC;80; e

II 0 estabelecimento de clausulas prevendo a: a) possibilidade de alteraC;80 do contrato para inclUS80 de clausula

de seguranc;a n80 estipulada por ocasiao da sua assinatura' b) obrigayao de 0 contratado manter 0 sigilo relativo a~ objeto con

tratado, bem como a sua execuyao;

c) obrigac;ao de 0 contratado adotar as medidas de seguranc;a adeq.u~das, no ambito das atividades sob seu contro/e, para a manutenc;ao do slgllo relativo ao objeto contratado;

d) identificac;ao, para fins de concessao de credencial de seguranc;a, das pessoas que, em nome do contratado, terao acesso a material dados e informac;oes sigilosos; e '

e) responsabilidade do contratado pela seguranc;a do objeto subcontratado, no todo ou em parte.

,Art. ~O .. Aos orgaos e entidades publicos, bem como as instituic;oes de c~rater publico, a que os contratantes estejam vinculados, cabe providenclar para que seus fiscais ou representantes adotem as medidas necessarias para a seguranc;a dos documentos ou materia is sigilosos em poder dos contratados ou subcontratados, ou em curso de fabricaC;80 em suas instalac;oes.

CAPlrULOIX DAS DISPOSIC;OES FINAlS

Art. 61. 0 disposto neste Decreto aplica-se a material area instalac;ao e sistema de informac;ao cujo sigilo seja imprescindivel ~ seg~ranc;a da sociedade e do Estado.

, . A'"! .. 6~. Os orgaos e entidades publicos e instituic;oes de carater publico eXlglrao termo de compromisso de manutenyao de sigilo dos seus servidores, funcionarios e empregados que direta ou indiretamente tenham acesso a dados ou informac;oes sigilosos.

Paragrafo unico. Os agentes de que trata 0 caput deste artigo comprometem-se a, apos 0 desligamento, nao revelar ou divulgar dados ou mformac;oes sigilosos dos quais tiverem conhecimento no exercfcio de cargo, funC;80 ou emprego publico.

. ~rt. 63. Os agentes responsaveis pela custodia de documentos e n:atenals e pela seguranc;a de areas, instalac;oes ou sistemas de informac;ao de natureza sigilosa sujeitam-se as normas referentes ao sigilo profis-

Arquivologia I 73

sional, em razao do oficio, e ao seu codigo de etica especifico, sem prejuizo de sanc;oes penais.

Art. 64. Os org80s e entidades publicos e instituic;oes de carater publico promover80 0 treinamento, a capacitac;ao, a reciclagem e 0 aperfeic;oamento de pessoal que desempenhe atividades inerentes a salvaguarda de documentos, materiais, areas, instalaC(6es e sistemas de informac;ao de natureza sigilosa.

Art. 65. Toda e qualquer pessoa que tome conhecimento de documento sigiloso, nos termos deste Decreto fica, automaticamente, responsavel pela preservac;ao do seu sigilo.

C Art. 66. Na classificac;ao dos documentos ser, a utilizado, sempre [Sue possivel, 0 criterio menos restritivo possive!.

Art. 67. A criterio dos org80s e entidades do Poder Executivo Federal serao expedidas instruc;oes complementares, que detalharao os procedimentos necessarios a plena execuc;ao deste Decreto.

Art. 68. Este Decreto entra em vigor apos quarenta e cinco dias da data de sua publicac;ao.

Art. 69. Ficam revogados os Decretos nOs 2.134, de 24 de janeiro de 1997; 2.910, de 29 de dezembro de 1998, e 4.497, de 4 de dezembro de 2002.

Brasilia, 27 de dezembro de 2002; 181° da Independ~ncia e 114° da Republica.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Pedro Parente

Alberto Mendes Cardoso Este texto nao substitui 0 publicado no DOU de 30.12.2002

ANEXOI

TERMO DE INVENTARIO DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS N° 1_

Inventario dos documentos sigilosos controlados pelo

_______ , __ de ______ de __

Testemunhas:

• •

I, j"', i'i I'i

I

"

', " ii ~; I

I I

e


ANEXOII

TERMO DE TRANSFERENCIA DE GUARDA DE DOCUMENTOS SIGILOSOS CONTROLADOS N° ___ ,

Aos ____ dias do mes de ______ do ana de do is mil reuniram-se

______________________ , 0 Senhor

substitu i do, e o Se-

. substituto, para conferir os documentos sigilosos control ados, produzldos e recebidos pelo

:-;-;:---;-_~-:----:------------' entao sob a custodia do primeiro, constante do

Inventario nO __ I __ , anexo ao presente Termo de Transferencia, os quais, nesta data, passam para a custodia do segundo.

Cumpridas a~ ~ormalidades exigidas e conferidas todas as pe«as constantes do Inventano, foram elas julgadas conforme (ou com as seguintes altera«oes), sendo, para constar, lavrado 0 presente Termo de Transferencia, em tres vias, assinadas e datadas pelo substituido e pelo substituto.

de de ---

DECRETO NO 5.301, DE 9 DE DEZEMBRO DE 2004

Regulamenta 0 disposto na Medida Provisoria nO 228. de 9 de dezembro de 2004 que disp6e sobre a ressalva pre vista na part~ final do disposto no inciso XXXIII do art. 5° da Constituigao, e da outras providencias.

o PRESIDENTE DA REPUBLICA, no uso da atribui«ao que Ihe confere 0 art. 84, inciso IV, da Constitui«ao, e tendo em vista 0 disposto na Medida Provisoria nO 228, de 9 dezembro de 2004,

DECRETA: Art. 1° Este Decreto regulamenta a Medida provis6ria nO 228, de 9

de dezembro de 2004, e institui a Comissao de Averigua«ao e Analise de Informa«oes Sigilosas. ---- .. ~

--I l

Arquivologia 75

Art. 20 Nos termos da parte final do inciso XXXIII do art. 5° da Constitui«ao, 0 direito de receber dos orgaos publico~ informa«oes de interesse

articular, ou de interesse coletivo ou geral, so pode ser ressalvado no ~aso em que a atribui«ao de sigilo seja imprescindivel a seguran«a da

sociedade e do Estado. . -' Art. 30 Os documentos publicos que contenham Informa«oes Im-

prescindiveis a seguran«a da. s?ciedade e do Estado poderao ser classifi

cados no mais alto grau de slgllo. Paragrafo unico, Para os fins deste Decreto, entende-se,por d~~u-

mentos publicos qualquer base de conhecimento, pertencen.te a A?~lmstra«ao publica e as entidades privadas prestadoras de se~l«os PUb~ICOS, fixada material mente e disposta de modo que se possa utlhzar para mforma«ao, consulta, estudo ou prova, incluindo areas, ?~ns e dad?~. ,

Art. 40 Fica instituida, no ambito da Casa CIvil da Presldencla da Republica, a Comissao de Averigua«ao e Analise de Informa«oes. Sigilosas, com a finalidade de decidir pela aplica«ao da ressalva prevista na

parte final do inciso XXXIII do art. 5° da Constitui<;ao. _' . § 1 ° A Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informa«oes Slgllo-

sas e composta pelos seguintes membros: . A' •

1_ Ministro de Estado Chefe da Casa Civil da Presldencla da Repu-

blica, que a . . II _ Ministro de Estado Chefe do Gabinete de Seguran«a Instltuclonal

da Presidencia da Republica; III - Ministro de Estado da Justi«a; IV - Ministro de Estado da Defesa; V - Ministro de Estado das Rela«oes Exteriores; VI - Advogado-Geral da Uniao; e . A •

VII _ Secreta rio Especial dos Direitos Humanos da Presldencla da

Republica. . § 20 Para 0 exercicio de suas atribui«oes, a Comiss~o ~e Avengua-

«130 e Analise de Informa«oes Sigilosas podera convocar tecmcos e especialistas de areas relacionadas com a informa«ao contida em documento publico classificado no mais alto grau de sigilo, para sobr: ele p:e~tarem esclarecimentos, desde que assinem termo de manuten«ao de slgllo.

§ 30 As decisoes da Comissao de Averigua«30 e Analise de Informa-«oes Sigilosas serao aprovadas pela maioria absol~ta. de seus ~~mbros.

§ 40 A Casa Civil da Presidencia da Republica. e>:,pedlra no:mas complementares necessarias ao funcionamento da Cor:mssao ~e A~er~gua«30 e Analise de Informa«oes Sigilosas e assegurara 0 apolo tecmco e administrativ~ indispensavel ao seu funcionamento. .

Art. 50 A aut~idade competente para classificar 0 documento pu-blico no mais alto grau de sigilo poder~, apos vencido 0 prazo ou sua


prorroga<;ao, previstos no § 2° do art. 23 da Lei nO 8.159, de 8 de janeiro de 1991, provocar, de modo justificado, a manifesta<;ao da Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informa<;oes Sigilosas para que avalie, previamente a qualquer divulga<;ao, se 0 acesso ao documento acarretara dana a seguran<;a da sociedade e do Estado.

§ 1 ° A decisao de ressalva de aces so a documento publico classificado no mais alto grau de sigilo podera ser revista, a qualquer tempo, pela Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informa<;oes Sigilosas, ap6s provoca<;ao de pessoa que demonstre possuir efetivo interesse no acesso a informa<;ao nele contida.

§ 2° 0 interessado devera especificar, de modo claro e objetivo, que informa<;ao pretende conhecer e qual forma de acesso requer, dentre as seguintes:

I vista de documentos;

II - reprodu<;ao de documentos por quaJquer meio para tanto adequado; ou

JII - pedido de certidao, a ser expedida pelo 6rgao consultado. § 3° 0 interessado nao e obrigado a aduzir razoes no requerimen

to de informa<;oes, salvo a comprova<;ao de seu efetivo interesse na obten<;ao da informa<;ao.

Art. 6° Provocada na forma do art. 5°, a Comissao de Averigua<;ao e Analise de Informa<;oes Sigilosas decidira pela:

I - autoriza<;ao de acesso livre ou condicionado ao documento; ou II - permanencia da ressalva ao seu acesso, enquanto for impres

cindivel a seguran<;a da sociedade e do Estado.

Art. 7° 0 art. 7° do Decreto nO 4.553, de 27 de dezembro de 2002, em conformidade com 0 disposto no § 2° do art. 23 da Lei nO 8.159, de 1991, passa a vigorar com a seguinte reda<;ao:

"Art. 7° Os prazos de durac;ao da classificac;ao a que se ref ere este Decreto vigoram a partir da data de produc;ao do dado ou informac;ao e sao os seguintes:

I - ultra-secreto: maximo de trinta anos; 1/ - secreto: maximo de vinte anos; 11/ - confidencial: maximo de dez anos; e IV - reservado: maximo de cinco anos. Paragrafo unico. Os prazos de classificac;ao poderao ser prorro

gados uma vez, por igual periodo, pela autoridade responsavel pela classificac;ao ou autoridade hierarquicamente superior competente para dispor sobre a materia." (NR)

Art. 8° 0 art. 6°, 0 paragrafo unico do art. 9° e 0 art. 10 do Decreto nO 4.553, de 2002, passam a vigorar com a seguinte reda<;ao:

Arquivologia I 77

"Art. 6° ............................................... : ..................................... . I - Presidente da Republica; /I - Vice-Presidente da Republica; 11/- Ministros de Estado e autoridades com as mesmas prerrogati-

vas; IV - Comandantes da Marinha, do Exercito e da Aeronautica; e V - Chefes de Missoes Diplomaticas e Consulares permanentes

no exterior. § 1° Excepcionalmente, a competencia pre.vi~ta no ca~ut !lode ser

delegada pela autoridade responsavel a agente pub/tco em mlssao no ex-

terior. 'b . § 2° Alem das autoridades estabelecidas no caput, podem atn Ulr

grau de sigilo: _ ._ I - secreto: as autoridades que exerc;am func;oes de dlfec;ao, co

mando, chefia ou assessoramento, de acordo com regulamentac;ao especffica de cada 6rgao ou entidade da Administrac;ao Publica Federal; e

1/- confidencial e reservado: os servidores civis e militares, de acordo com regulamentac;ao especifica de cada 6rgao ou entidade da Administrac;ao Publica Federal." (NR)

"Art. go ........................................................................................... . Paragrafo unico. Na reclassifica<;ao, 0 novo prazo de dura<;ao con

ta-se a partir da data de produ<;ao do dado ou inf~rma<;ao.~ (NR) "Art. 10. A desclassificac;ao de dados ou mformac;oes nos graus

ultra-secreto, confidencial e reservado sera automatica ap6s transcorridos os prazos previstos nos incisos I, II, III e IV do art. ~, salvo no caso de sua pron'ogac;ao, quando entao a desclassificac;ao ocorrera ao final de seu termo." (NR)

Este Decreto entra em vigor na data de sua publica<;ao. Brasilia, 9 de dezembro de 2004; 183° da Independencia e 116° da

Republica.

LUIZ INAclO LULADASILVA Marcio Thomaz Bastos Jose Dirceu de Oliveira e Silva Jorge Armando Felix Alvaro Augusto Ribeiro Costa

. .. Publicado no Diario Oficial da UnJao de 10 de dezembro de 2004


LEI NO 5.433, DE 8 DE MAIO DE 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e da outras providencias.

a Presidente da Republica. Fayo saber que 0 Congresso Nacional decreta e eu sanciono a

seguinte Lei: Art. 1° E aut~rizada, em todo 0 territorio nacional, a microfilmagem

d~ documentos partlculares e oficiais arquivados, estes de orgaos federalS, estaduais e municipais.

§ 10 as microfilmes de que trata esta Lei, assim como as certidoes os t.r~slados e as capias fotograficas obtidas diretamente dos filmes pro~ duzlrao os mesmos efeitos em juizos ou fora dele.

§ 20 as documentos microfilmados poderao, a criterio da autoridade competente, ser eliminados por incinerayao, destruiyao mecfmica ou por outro processo adequado que assegure a sua desintegrayao.

§ 3° A incinerayao dos documentos microfilmados ou sua transferelncia para outro local far-se-a mediante lavratura de termo, por autoridade competente, em livro proprio.

. § 4° as filmes negativos resultantes de microfilmagem ficarao ar-qUlvados na repartiyao detentora do arquivo, vedada sua saida sob qualquer pretexto.

§ 5° A eliminayao ou transferencia para outro local dos documentos microfilmados far-se-a mediante lavratura de termo em livro proprio pela autoridade competente.

_ § 6° as originais dos documentos ainda em transito, microfilmados nao poderao ser eliminados antes de ser arquivados.

_ § 7° Qu~ndo houver conveniencia, ou por medida de seguranya, poderao excepclonalmente ser microfilmados documentos ainda nao arquivados desde que autorizados por autoridade competente.

Art. 2° as documentos de valor historico nao deverao ser eliminados, podendo ser arquivados em local diverse da repartiyao detentora dos mesmos.

. Art. 3° a Poder Executivo regulamentara, no prazo de 90 (novental dlas, a presente Lei, indicando as autoridades competentes, nas esferas federais, estaduais e municipais para a autenticayao de traslados e certidoes originais de microfilmagem de documentos oficiais.

§ 1 ° a decreto de regulamentayao determinara, igualmente, quais os cartorios e orgao~ publicos capacitados para efetuarem a microfilmagem de documentos partlculares bem como os requisitos que a microfilmagem

Arquivologia 79

realizada, por aqueles cartorios e orgaos pOblicos devem preencher para serem autenticados, a fim de produzirem efeitos juridicos em juizos ou fora dele, quer os microfilmes, quer os seus traslados e certidoes originarias.

§ 2° Prescrevera tambem 0 decreto as condiyoes que os cartorios competentes terao de cumprir para autenticayao de reproduyoes realizados por particulares, para produzir efeitos juridicos com a terceiros.

. Art. 4° E dispensavel 0 reconhecimento da firma da autoridade que autenticar os documentos oficiais arquivados, para efeito de microfilmagem e os traslados e certidoes originais de microfilmes.

Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicayao. Art. 6° Revogam-se as disposiyoes em contrario.

Brasilia, 8 de maio de 1968; 14r da Independencia e 80° da Republica.

A. COSTA E SILVA Luis Antonio da Gama e Silva

Diario Oficial da Uniao, de 10 de maio de 1968.

DECRETO NO 1.799, DE 30 DE JANEIRO DE 1996

Regulamenta a Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais, e da outras providencias.

a Presidente da Republica, no uso das atribuiyoes que Ihe confere o art. 84, inciso IV, da Constituiyao e tendo em vista 0 disposto no art. 3° da Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968

Decreta: Art. 1° A microfilmagem, em todo territorio nacional, autorizada pela

Lei nO 5.433, de 8 de maio de 1968, abrange ados documentos oficiais ou publicos, de qualquer especie e em qualquer suporte, produzidos e recebidos pelos orgaos dos Poderes Executivo, Judiciario e Legislativo, da Administrayao Indireta. da Un!ao. dos Estados, do Distrito Federal e dos Municipios, bem como ados documentos particulares ou privados, de pessoas fisicas ou juridicas.

Art. 2° A emissao de capias, traslados e certidoes extraidas de microfilmes. bem assim a autenticayao desses documentos, para que possam produzir efeitosJegais, em juizo ou fora dele, e regulada por este Decreto.


Art. 3° Entende-se por microfilme, para fins deste Decreto, 0 resultado do ~rocesso ~e reprodu~o em filme, de documentos, dados e imagens, por melos fotograficos ou eletronicos, em diferentes graus de redu~o.

. Art. 4° ~ micro~ilmagem sera feita em equipamentos que garantam a flel r~produc;ao das Informac;oes, sendo permitida a utiliza(fao de qualquer mlcroforma.

Par~grafo unico. Em se tratando da utiliza(fao de microfichas, alem do: procedlmentos previstos neste Decreto, tanto a original como a copia terao, na sua parte superior, area reservada a titula(fao, a identifica(fao e a numera(fao sequencial legiveis com a vista desarmada, bem como fotogramas destinados a indexac;ao.

. Art .. ~o A microfilm~~em, de qualquer especie, sera feita sempre em fll~e onglnal, com 0 mlnlmo de 180 Iinhas por milfmetro de definic;ao, garantida a seguran(fa e qualidade de imagem e de reprodu(fao.

§ 10

Sera obrigatoria, para efeito de seguran(fa, a extrac;ao de filme copia, do filme original.

. § 20

Fica vedada a utiliza(fao de filmes atualizaveis de qualquer !lpo, tanto para a confecc;ao do original como para a extra(fao de capias.

. § 30

0 armazenamento do filme original devera ser feito em local dlferente do seu filme copia.

_Art. 6° Na microfilmagem podera ser utilizado qualquer grau de redu(fao, ~aranti?~ a legibilidade e a qualidade de reprodu(fao.

P~ragra,:: umc~. Quando se tratar de original cujo tamanho ultrapas~e a .dlmensao maXima do campo fotografico do equipamento em uso, a _ mlcrofllmagem podera ser feita por etapas, sendo obrigatoria a repeti(fao de uma parte da imagem anterior na imagem subsequente, de modo qu~ se possa ,identificar, por superposi~o, a continuidade entre as sec;oes adjacentes mlcrofilmadas.

. Art. 7~ Na microfilmagem de documentos cada serie sera sempre precedlda de Imagem de abertura, com os seguintes elementos:

1- identifica(fao do detentor dos documentos a serem microfilmados' II - numero do microfilme, se for 0 caso; , III-local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministerio da Justi(fa; V - ordena(fao, identifica~o e resumo da serie de documentos a

serem microfilmados; VI - men(fao, quando for 0 caso, de que a serie de documentos a

serem microfilmados e continuac;ao da serie contida em microfilme anterior' VII - identifica(fao do equipamento utilizado, da unidade filmada ~

do grau de redu(fao; . VIII - nome por extenso, qualifica(fao funcional, se for 0 caso, e

asslnatura do detentor dos documentos a serem microfilmados;

3'

I ~:

I~ I I I

1

Arquivologia I 81

IX - nome por extenso, qualifica(fao funcional e assinatura do responsavel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.

Art. 8° No final da microfilmagem de cada serie sera sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente apos 0 ultimo documento, com os seguintes elementos:

1- identifica(fao do detentor dos documentos microfilmados; II - informa(foes complementares relativas ao item V do artigo 6°

deste Decreto; III - termo de encerramento atestando a fiel observftncia as dis po

si(foes do presente Decreto; IV - men~o, quando for 0 caso, de que a serie de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior; V - nome por extenso, qualifica(fao funcional e assinatura do res

ponsavel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem. Art. go Os documentos da mesma serie ou sequencia, eventual

mente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens nao apresentarem legibilidade, por falha de opera~o ou por problema tecnico, serao reproduzidos posteriormente, nao sendo permitido corte ou inser(fao no filme original.

§ 10 A microfilmagem destes documentos sera precedida de uma imagem de observa(fao, com os seguintes elementos:

a) identifica(fao do microfilme. local e data; b) descri(fao das irregularidades constatadas; c) nome por extenso, qualificac;ao funcional e assinatura do res

ponsavel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem. § 2° E obrigatorio fazer indexac;ao remissiva para recuperar as in

forma(foes e assegurar a localiza~o dos documentos. § 3° Caso a complementa(fao nao satisfac;a os pad roes de qualida

de exigidos, a microfilmagem dessa serie de documentos devera ser repetid a integral mente.

Art. 10. Para 0 processamento dos filmes serao utilizados equipamentos e tecnicas que assegurem ao filme alto poder de definic;ao, densidade uniforme e durabilidade.

Art. 11. Os documentos, em tramita~o ou em estudo, poderao, a criterio da autoridade competente, ser microfilmados, nao sendo permitida a sua elimina(fao ate a defini~o de sua destina(fao final.

Art. 12. A eliminac;ao de documentos, apos a microfilmagem, darse-a por meios que garantam sua inutiliza(fao, sendo a mesma precedida de lavratura de termo proprio e apos a revisao e a extrac;ao de filme copia.

Paragrafo unico. A elimina(fao de documentos oficiais ou publicos so devera ocorrer se il mesma estiver prevista na tabela de temporalidade do orgao, aprovada pela autoridade col"llt>etente na esfera de atua(fao do


mesmo e respeitado 0 disposto no art. 9° da Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991.

C· Art. 13. Os documentos oficiais ou publicos, com valor de guarda permanen~e, nao pode:ao s~r ~Iiminados apos a microfilmagem, devendo ser recolhldos ao arqUivo publIco de sua esfera de atua<tao ou preservados pelo proprio orgao detentor.

Art. 14. Os traslados, as certidoes e as copias em papel ou em filme de documentos microfilmados, para produzirem efeitos legais em juizo ou fora dele, terao que ser autenticados pela autoridade competente detentora do fUme original.

§ 1 ° Em se tratando de copia em filme, extraida de microfilmes de documentos privados, devera ser emitido termo proprio. no qual devera constar que 0 filme que 0 acompanha e copia fiel do filme original, cuja autentica<tao far-se-a nos cartorios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 2" Em se tratando de copia em papel, extraida de microfilmes de documentos privados, a autentica<tao far-se-a por meio de carimbo aposto, em cada folha, nos cartorios que satisfizerem os requisitos especificados no artigo seguinte.

§ 3" A copia em papel, de que trata 0 paragrafo anterior, podera ser extra ida utilizando-se qualquer meio de reprodu<tao, desde que seja assegurada a sua fidelidade e qualidade de leitura.

Art. 15. A microfilmagem de documentos podera ser feita por empresas e cartorios habilitados nos termos deste Decreto.

Paragrafo unico. Para exercer a atividade de microfilmagem de documentos, as empresas e cartorios, a que se refere este artigo, alem da legisla<tao a que estao sujeitos, deverao requerer registro no Ministerio da Justi<ta e sujeitar-se a fiscaliza<t<1o que por este sera exercida quanto ao cumprimento do disposto no presente Decreto.

Art. 16. As empresas e os cartorios, que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerao, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I que a microfilmagem foi executada de acordo com 0 disposto neste Decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi<to executado;

III - que 0 usuario passa a ser responsavel pelo manuseio e conserva<tao das microformas.

Art. 17. Os microfilmes e filmes copia, produzidos no exterior, somente terao valor legal, em juizo ou fora dele, quando:

I - autenticados por autoridade estrangeira competente;

I I ..

Arquivologia I 83

II - tiverem reconhecida pela autoridade consular brasileira a firma da autoridade estrangeira que os houver autenticado;

III - forem acompanhados de tradu<tao oficial. Art. 18. Os microfilmes originais e os filmes copia resultantes da

microfilmagem de documentos sujeitos a fiscaliza<tao, ou necessarios a presta <tao de contas, deverao ser mantidos pelos prazos de prescri<tao a que estariam sujeitos os seus respectivos originais.

Art. 19. As infra<toes, as normas deste Decreto, por parte dos cartorios e empresas registrados no Ministerio da Justi<ta sujeitarao 0 infrator, observada a gravidade do fato, as penalidades de advertelncia ou suspensao do registro, sem prejuizo das san <toes penais e civis cabiveis.

Paragrafo unico. No caso de reincid~ncia por falta grave, 0 registro sera cassado definitivamente.

Art. 20. 0 Ministerio da Justi(f8 expedira as instru<toes que se fizerem necessarias ao cumprimento deste Decreto.

Art. 21. Revoga-se 0 Decreto n° 64.398, de 24 de abril de 1969. Art. 20. Este Decreto entra em vigor na data de sua publica<tao.

Brasilia, 30 de janeiro de 1996, 175° da Independ~ncia e 108° da Republica

'9

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Milton Seligman

Diano OficiaJ da Uniao, 31 de janeiro de 1996.

'I

1. (ST J/1999) A legisla<;ao arquivistica brasileira estabelece os fundamentos legais acerca dos arquivos publicos e privados. De acordo com tal legisla<;ao, gestao de documentos 13: a)um dos principios basicos da arquivistica. b) um conjunto de procedimentos visando a guarda permanente dos

documentos.

c) um conjunto de normas internas expedidas da instituilfaO, visando ao controle da produlf80 documental.

d) uma etapa arquivistica que corresponde aos procedimentos adotados na avalialf80 de documentos.

e) um conjunto de procedimentos e operalfoes tecnicas referentes a Produlf80, tramita<;ao, usc, avalialfaO e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediaria, visando a sua elimina<;ao ou ao seu recolhimento para guarda permanente.

CV (ST J/1999) Os documentos de arquivo obedecem a um cicio vital, passando por tres fase5 distintas: arquivos corrente, intermediario e permanente. Inseridos entre os documentos cuja natureza justifica a guarda permanente no arquivo de uma instituilf80 encontram-se os: I - Documentos de divulgalf80 de terceiros. II - Atos normativos referentes a origem da instituilf80. 111- Convenios e projetos relacionados as atividades-fim da instituilfao. IV - Documentos destituidos de valor administrativo para a institui<;ao. V - Documentos originais que apresentem interesse administrativo por um determinado periodo.

A quantidade de itens certos 13 igual a:

a) 1 b)2 c) 3 d}4 e)5

3. (Cespe/T JDFT/2000)Aanalise acerca da situalfao do acervo arquivfstico existente em uma instituilfao publica ou privada 13 obtida mediante a elaboralfao de um

" F

f v

v

Arquivologia I 85

a) plano de alfao. b) plano de gestao. c) plano de classificalfao. d) programa de gestao documental. e) diagnostico do acervo.

4. (Cespe/T JDFT/2000) De acordo com 0 Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), a elaboralfao do instrumento Tabela de Temporalidade pressupoe a inserlfao de determinados campos basicos, incluindo o(a) I - denominalfao do org80. " - prazo de guarda na fase corrente. III - prazo de guarda na fase intermediaria. IV - prazo de guarda na fase permanente. V - destina<;ao.

A quantidade de itens certos e igual a

a) 1. b) 2. c) 3 d) 4. e) 5.

5. (Cespe/T JDFT/2000) Segundo sua natureza, os documentos classificam-se como publicos e privados. Para definir a natureza publica ou privada de um documento, a diplomatica orienta a relaciona-Io com 0 seu autor. A respeito desse assunto, julgue os itens que se seguem. I - Segundo a diplomatica, os documentos sao publicos ou privados, de acordo com a natureza do seu autor. II - Segundo a diplomatica, e 0 estado de transmissao que determina a natureza publica ou privada do documento. III - Quando existir mais de um autor, somente a arquivistica podera identificar a natureza do documento. IV - Segundo a diplomatica, um documento e publico se tiver sido criado por uma pessoa publica, sob suas ordens ou em seu nome. V - Segundo a diplomatica, um documento e privado se tiver sido criado por uma pessoa privada, sob suas ordens ou em seu nome.

Estao certos apenas os itens a) I," e III. b) I, III e IV. c) I, IVe V. d) II, III e V. .• e) II, IVe V.


6. (CespelT JDFT/2000) Oinstrumento resultante da etapa de avalia980 dos documentos e um arquivo, cuja finalidade e estabelecer os prazos de guarda e a destina980 desses documentos, e denominado a) tabela peri6dica. b) plano de classifica980. c) tabela de equivalencia. d} plano de gestao de documentos. e}tabela de temporalidade.

7. (CespelT JPE/2001) Na etapa de arquivamento dos documentos, entre ?S me.t~dos basicos alfabetico, geogratico, numerico simples e Ideograflco, determinado 6rgao publico escolheu 0 ideografico. Nesse metodo, 0 elemento principal de recuperaftao da informaftao a ser considerado e o(a) a} local. b}nome.

_ c}assunto.

d) numeraftao cronol6gica. e} identificaftao gratica.

8. (UnB/Cespe/STF/1999) Em arquivistica, 0 vocabulo dossie designa: a} processo.

b ) r~uniao de peftas de uma mesma tipologia documental. c} documentos reunidos pela origem e em sequencia cronol6gica. d} processo constituido nas repatiftOes publicas em atendimento aos

cidadaos.

e) unidade documental em que sao reunidos informal mente documentos de natureza diversa, para uma finalidade.

9. ~Embrapa/2001) Com relaftao aos principios arquivisticos, julgue os Itens.

1 } Segundo 0 principio da proveniencia, devem ser mantidos juntos todos os documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivo.

2) Segundo 0 principio da procedencia, devem ser mantidos juntos todos os documentos transferidos ou recolhidos de uma mesma instituift80.

3)Segundo 0 principio da ordem original, os documentos devem ser organizados de forma a manter sua organicidade.

4)0 principio da procedencia e 0 respeito aos fundos arquivisticos sao equivalentes.

Arquivologia I 87

10. (Fundaftao Vunesp/BNDES 12002) Paulo era um dos gerentes de uma editora e, ap6s dois dias de ausencia no trabalho, telefona para 0 diretor dizendo que ganhou na toteria e nunca mais vai trabalhar, que esta no meio de um cruzeiro maritimo e que formalizara 0 pedido de demiss80 quando retornar da viagem. Ele tranqOiliza 0 diretor avisando que na mesa dele nao h8 nenhuma pendencia, apenas alguma coisa para ser guardada e uns papeis pessoais que ele pegara na volta. A pedido do diretor, voce observa a mesa de Paulo e encontra 0 seguinte: - 3 contratos de publica9ao, ja assinados, presos por um clipe junto

de uma pequena anotaftao que diz "contratos OK - c6pia editora". - 3 fotocopias de fichas de cadastro de autores, correspondendo aos

nomes que constam dos contratos, nas quais se observa um carimbo que atesta que a co pia foj executada pela divis80 de publicaftOes da editora.

- 2 contas de telefone com 0 endere90 do Paulo, ja pagas. - 1 dicionario com 0 carimbo da biblioteca da editora. - 1 exemplar do livro Arquivos Permanentes com dedicatoria da auto-

ra para Paulo. - 1 fotografia da antiga fachada do predio da editora, dentro de um

envelope com os seguintes dizeres: "Paulo, eu nao sabia que voce trabalhava em um lugar tao antigo, acho que nem voce. Abra e veja a surpresa que eu copiei do arquivo publico. Abra90s, Juca". 3 exemplares de revista semanal endere9adas ao Paulo.

Quanto aos contratos citados no texto, como documentos da editora, e correto afirmar que: a} devem ficar separados, integrados aos demais documentos de cada

um dos autores, constituindo fundos arquivisticos distintos. b}podem integrar um ou mais fundos de arquivo, de acordo com 0

sistema adotado pela editora. c} enquanto estiverem vigentes farao parte de fundos arquivfsticos dis

tintos, devendo ser incorporados ao fundo da editora na fase permanente.

d} os contratos de autores que ainda nao tenham livros publicados pela mesma editora deverao ser integrados a fundos distintos.

e} podem ficar separados, integrados aos demais documentos de cada um dos autores, constituindo dossies distintos de um mesmo fundo.

••

I I .

Gabarito

1) e 2) b 3) e 4) d 5) c 6) e 7) c 8) e 9)C,E,C,E 10) e


QUESTOES RESOLVIDAS

E COMENTADAS

.,.

ESAF - ANEEL/2004 TECNICO ADMINISTRATIVO

1. Assinale a oP9ao que nao implica restri9ao de acesso. a) Documento secreto. b) Documento ostensivo. c) Documento confidencial. d) Documento reservado. e) Documento sigiloso.

Resposta: B

Comentario ______________________ _

Quanto a natureza dos documentos, eles podem ser classificados como ostensivos, sem restri9aO de acesso, ou sigilosos, com restri9ao de acesso. as documentos sigilosos sao classificados pelo grau de sigilo em: ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados.

2. De acordo com 0 conhecimento arquivistico sistematizado, nas organiza90es, os documentos mais recentes e freqOentemente consultados localizam-se nos a) arquivos permanentes. b) arquivos hist6ricos. c) arquivos correntes. d) arquivos intermediarios. e) arquivos de seguran9a.

Resposta: C

Comentario ______________________ _

A arquivistica separa seus documentos por idade, conhecida como Teoria das tres idades. Essas idades sao:

- Arquivo corrente: documentos ainda em andamento ou que possuem freqOencia ou potencialidade de usa muito grande.

- Arquivo interme~iario: documentos que sao menos consultados, mas que devem ser guardados para asse.gurar algum direito ou para servir


a administrayao quando determinado assunto precisar ser nova mente analisado.

- Arquivo permanente: documentos que nao possuem mais interesse a administrayao, mas sim a pesquisa. Os documentos possuem valor secundario, ou seja, hist6rico.

3. Analise os conceitos a seguir. I - Documento oficial e aquele emitido ou reconhecido por instituiyao do poder publico.

II - A duplicata consiste em do is ou mais exemplares de um mesmo documento.

III - 0 emissor e. a pessoa ou entidade responsavel pela produyao de um documento, Independente de conter assinatura. IV - A guia-fora e um indicador colocado no lugar de um documento para assinalar sua remoyao temporaria.

Assinale a quantidade de itens corretos. a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

Resposta: E

Comentario _____________________ _

I) Correto - Documento oficial e aquele que, possuindo ou nao valor legal, produz efeitos de ordem juridica na comprovayao de um fato e os documentos publicos possuem estas quaJidades.

II) Correto As duplicatas podem tambem ser chamadas de vias. III) Correto Emissor e 0 responsavel pelo envio de documentos e

o receptor e 0 responsavel pelo recebimento de documentos. Independemente de assinaturas, e possivel identificar as instituiyoes que expediram e receberam os documentos.

IV) Correto - 0 guia-fora e utilizado para facilitar 0 retorno do documento ao local correto quando do emprestimo.

4. A ati~idade de avaliayao documental tem por finalidade: I - onentar 0 usuario sobre 0 acesso aos documentos de seu interesse. II - pern:i~ir a eliminayao de documentos destituidos de valor primario e secundano.

Arquivologia I 93

III - distribuir os documentos de um arquivo conforme sua classificayao. IV - otimizar recursos humanos e materia is. A quantidade dos itens corretos e igual a a) O. b) 1. c) 2. d) 3. e) 4.

Resposta: C

Comentario _____________________ _

I) Incorreto - Orientayao do usuario sobre 0 acesso e a finalidade dos instrumentos de pesquisa ou politi cas internas de acesso documental.

II) Correto - Com a avaliayao dos valores documentais primarios e secundarios e possivel eliminar os documentos que ja nao possuem valor nem para a administrayao, nem para a pesquisa.

III) lncorreto - A distribuiyao de acordo com a classificayao e a finalidade do arquivamento ou ordenayao.

IV) Correto - Com a avaliayao ha uma reduyao significativa do acervo documental, otimizando, assim, pessoal e material gastos com 0 arquivo.

5. Constituem atividades de protocolo, exceto, a) receber a correspondemcia e separar a correspondencia oficial da

particular. b) eliminar a correspondencia destituida de valor secundario. c) controlar 0 tramite dos documentos na organizayao. d) receber a correspondencia para expediyao. e) ler a correspondencia e verificar a existencia de antecedentes.

Resposta: B

Comentario _____________________ _

Ao protocolo compete as atividades de recebimento, registro e expediyao e nao a avaliayao, conforme apresentado no item b.

6. 0 instrumento de destinayao que determina prazos para transferencia, recolhimento, eliminayao e mudanya de suporte de documentos chama-se: a) plano de classificayao. b) inventario. .' c) listagem de elim'nayao.

d)tabela de temporalidade. e) termo de recolhimento.

Resposta: 0


Comentario ____________________ _

A tabela de temporalidade estabelece prazos de guarda dos documentos no arquivo corrente e intermediario e a sua destina~o final; quando necessario, estabelece a mudanc;:a de suporte no campo observac;:ao.

7. Com relac;:ao it classificac;:ao de documentos de arquivo, analise as assertivas a seguir.

I - 0 metodo geografico e utilizado preferencialmente quando 0 principal elemento a ser considerado e a procedencia. 11- No Sistema Decimal de Melvil Dewey a divisao dos assuntos parte sempre do geral para 0 particular. 111- 0 metodo variadex utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar 0 arquivamento e a localizac;:ao dos documentos. IV No metodo numerico cronol6gico, alem da ordem numerica, temse que observar, tambem, a data dos documentos.

Assinale a quantidade de itens corretos. a) 0 b) 1 c) 2 d) 3 e) 4

Resposta: E

Comentario ____________________ _

I) Correto - 0 metodo geografico tem como principal elemento a procedencia ou local.

II) Correto 0 metodo decimal caracteriza-se por ter dez classes ja pre-estabelecidas e estas classes possuem subclasses, e, a seguir, respectivamente, divisoes, grupos, subgrupos, subsec;:oes etc.

III) Correto - 0 metodo variadex e uma variante do alfabetico que utiliza cores para minimizar as dificuldades apresentadas pelo metodo nominal.

IV) Correto 0 metodo numerico cronol6gico e a combinac;:ao de numero e data.

Arquivologia I 95

8. Conforme a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, assinale a opc;:ao incorreta. a) A administrac;:ao da documentac;:ao publica ou de carater publico com

pete as instituic;:oes federais, estaduais, do Distrito Federal e municipal.

b)Os documentos de valor intermediario sao inalienaveis e imprescritiveis.

c) Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Publico como de interesse publico e social.

d) Compete ao Arquivo Nacional a gestao e 0 recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal.

e)A cessac;:ao de atividade de instituic;:oes publicas e de carater publico implica 0 recolhimento de sua documentac;:ao a institui~o arquivfstica publica ou a sua transferencia a instituic;:ao sucessora.

Resposta: B

Comentario _____________________ _

Realmente, os documentos no arquivo intermediario nao sao alienados, mas podem prescrever e, assim, ser eliminados, porque no arquivo intermediario muitos documentos estao aguardando um prazo legal para ser eliminados.

9. Assinale a opc;:ao que nao se refere a uma operac;:ao de conservac;:ao. a) Varredu ra. b) Alisamento. c) Desinfestac;:ao. d) Laminac;:ao. e) Limpeza.

Resposta:A

Comentario _____________________ _

Varredura nao e mencionado na literatura da area como operac;:ao de conservac;:ao.

10. Com relac;:ao ao bom acondicionamento dos documentos, analise as seguintes rotinas. I Ao fazer anotac;:oes nos documentos deve-se faze-Io com lapiS preto (grafite) macio, em local predeterminado. II - No preenchLmento das etiquetas identificadoras das caixas, devese utilizar canetas hidrograficas e ~sferograficas.

I I

I 96 I Larissa Candida Costa

III - Oeve-se utilizar, nas caixas, etiquetas que colam quando umedecidas, ao inves das auto-adesivas. IV - Oeve-se preencher os espa<;os vazios dentro das caixas com cal<;os, evitando que os documentos se dobrem dentro delas.

Assinale a quantidade de itens corretos. a)O b)1 c)2 d)3 e)4

Resposta: D

Comentario ____________________ _

o item ",~ falso P?rque deve ser evitado 0 usc de canetas hidrogn3ficas e esferograflcas, POlS esmaecem facilmente.

, .. "

CESPE - ANS I 2005 TECNICO ADMINISTRATIVO

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistematica de informa<;oes para servir de base para pesquisas futuras. Com rela<;80 a esse assunto, julgue os itens seguintes.

11. 0 arquivo que tern sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conserva<;80 e chamado arquivo especializado.

Resposta: E

Comentario _____________________ _

o conjunto de documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, conserva<;80 e acondicionamento e chamado arquivo especial.

12. A organiza<;80 dos documentos segundo seu aspecto formal e chamada de classifica<;80 p~r genero.

Resposta: E

Comentario _____________________ _

Os documentos se classificam p~r genero em: textuais, cartograficos, iconograficos, filmograficos, sonoros, micrograficos e informaticos. Na organiza<;80 dos documentos a classifica<;80 n80 deve ser feita p~r genero e sim p~r assunto, atividade ou fun<;80 da institui<;80.

13. Na elabora<;80 de urn plano de arquivo, deve ser definida a centraliza<;80 ou descentraliza<;80 dos servi<;os de arquivo nas fases corrente e intermediaria .

Resposta: E ••


Comentario :-::-:-_-:-________________ _

A c~ntralizay80 ou descentralizay80 diz respeito somente aos serviyos de arqulvo em fase corrente.

14. 0 arquivamento e composto de uma sequencia de eta pas. E chamada de orde~a~80 a etapa que consiste na disposiy80 dos documentos em consonanCla com a classificay80 e a codificay80 estabelecidas.

Resposta: C

Comentario -:---:-__________________ _

A ordenay80 e exatamente a disposiy80 dos documentos de acordo com a classificay80 recebida, a ordenay80 objetiva agilizar 0 arquivamento e a racionalizay80 do trabalho.

15. Consideran?o as regras de alfabetayao, esta correta a sequencia abaixo. Andrade, Slbelius de Barbosa, Rodolfo de Campos Junior, Pedro de Alcantara Lima, Bernadete Barbosa

Resposta: E

Comentario -:-___________________ _

A sequencia c~rreta e: Alcantara Junior, Pedro de Andrade, Sibelius de Barbosa, Rodolfo de Campos Lima, Bernadete Barbosa

CESPE - ANTAQ I 2005 TECNICO ADMINISTRATIVO

Acerca dos metodos de arquivamento adotados pela arquivistica, julgue os itens que se seguem.

16. Uma das vantagens do metodo de arquivamento duplex e que ele possibilita a criay80 de uma infinidade de classes.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

No metodo duplex n80 se tem a mesma rigidez do metodo decimal, dez classes ja pre-estabelecidas, mas pode-se criar classes de acordo com a necessidade, tomando 0 cuidado de n80 repetir assuntos/atividades em mais de uma classe ou subclasse.

17. No metodo de arquivamento alfabetico, adota-se a consulta de indices para a localizay80 dos documentos.

Resposta: Incorreto.

Comentario ____________________ _

o metodo alfabetico e direto, porque a pesquisa pode ser realizada diretamente.

18. Os metodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoy80 de urn indice alfabetico.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Estes metodos sio indiretos, pois adotam codificayoes que nos remete as classes, subclasses, portanto necE\Ssitam de um indice remissivo.


19.0 metodo numerico simples e de consulta indireta pelo fato de adotar um indice onomastico para as atividades de arquivamento.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o metodo numerico simples necessita de um indice alfabetico remissivo para a localiza9ao dos documentos.

20. No metodo alfabetico dicionario, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabetica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um titulo generico.


Comentario _____________________ _

No metodo alfabetico dicionario os termos sao apresentados isoladamente e organizados rigorosamente p~r ordem alfabetica. A descri9ao apresentada no item se refere ao metodo alfabetico enciclopedico.

Com base no conhecimento arquivistico sistematizado, julgue os itens a seguir.

21. Nas organiza90es, os servi90s de protocolo devem ser os responsaveis pelo controle do tramite dos documentos.

Resposta: Correto.

[

Comentario o servi90 de protocolo e responsavel pelo controle de recebimento,

registro e movimenta9ao e expedi9aO dos documentos.

22. Os documentos considerados de valor secundario sao eliminados na segunda fase do cicio vital, a fase intermediaria.


Comentario _____________________ _

Os documentos que possuem esse valor sao recolhidos ao arquivo permanente e nao serao sujeitos a elimina9ao.

Arquivologia I 101

23. 0 plano de classifica9ao e 0 instrumento que determina..m:azos para transferencia, recolhimento, elimina9ao e mudan9a de suporte de documentos.


Comentario _____________________ _

o instrumento que apresenta a descri9ao apresentada no item e a tabela de temporalidade.

24. Os documentos arquivisticos que apresentem grau de sigilo secreto e ultra-secreto deverao ser armazenados em arquivos de seguran9a.


Comentario _____________________ _

Esses documentos deverao ser armazenados em cofres fortes ou guarda armada.

' ..

CESPE - STJ 12004 ANALISTA JUDICIARIO - ARQUIVOLOGIA

Acerca dos principios arquivisticos, julgue os itens subsequentes.

25. A composic;:ao do fundo de arquivo independe da observancia ao princlpio da proveniencia.


Comentario _____________________ -

o principio da proveniencia e que constitui a base do respeito aos fundos. Para a formac;:ao de um fundo deve-se respeitar as atividades e competencias da instituic;:ao ou pessoa acumuladora.

26. 0 princfpio da proveniencia se aplica em todas as fases do cicio vital dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _:-___________________ -

o principio da proveniencia deve ser aplicado desde 0 momenta da criac;:ao do documento, passando, assim, pelas tres fases do cicio vital: corrente. intermediario e permanente.

27. Os documentos devem permanecer no local em que foram produzidos, em obediencia ao principio da territorialidade.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

o principio da territorialidade preconiza que os documentos devem ser conservados nos meios onde foram produzidos. Aplica-se a tres nlveis: nacional, regional e institucional.

Arquivologia I 103

28.0 principio da unicidade refere-se, sobretudo, ao quantitativo de c6pias do documento produzido.


Comentario _____________________ _

o princfpio da unicidade se refere ao carater unico do documento em func;:ao do contexto em que foram produzidos e nao nas reproduc;:oes feitas do documento.

29.0 principio da integridade arquivistica determina a preservac;:ao dos fundos de arquivo em sua totalidade, sem que haja mutilac;:ao e tampouco destruic;:oes indevidas e nao autorizadas.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Para manter a integridade arquivistica os fundos de arquivo na~ podem ser dispersos, mutilados, alienados, e tampouco sofrerem destruic;:oes nao autorizadas e adic;:oes indevidas. Considerando 0 universe de normas, conceitos, praticas e finalidades das atividades desenvolvidas no ambito da Arquivologia, julgue os itens subsequentes.

30. Quanto ao genero, na categoria de documentos iconograficos, inserem-se os desenhos, os negativ~s, os diapositivos, as fotografias e as gravuras.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Documentos iconograficos se referem a lcones (imagens estaticas). portanto desenhos, negativ~s, diapositivos (slides), fotografias e gravuras fazem parte desse univers~.

31. Analisados diplomaticamente, os documentos de arquivo possuem caracteres internos e externos que os distinguem dos demais documentos produzidos cotidianamente. Os caracteres internos incluem 0

elaborador do documento, a data de encaminhamento e as origens funcionais do documento e 0 grau de concentrac;:ao da informac;:ao.

Resposta: Correto.


Comentario _____________________ _

Realmente, OS documentos dip/omaticos se diferenciam dos produzidos cotidianamente per apresentarem caracteristicas que Ihes garantem valor legal e de prova. Segundo Bellotto, os elementos ou caracteres internos ou intrinsecos, tambem chamados de substanciais ou de substancia, tem aver com 0 que e intelectual, ideografico, de conteudo. Tais elementos sao: procedencia, a func;5es/atividades relacionadas ao documento, a natureza do tema, 0 grau de concentraC;80 da informac;ao, as datas t6pica e crono/6gica.

32. Segundo Michel Duchein, diversos fatores inibidores provocam verdadeiros entraves para uma ampla polftica de aces so em diversos paises. Dessa maneira, sao excluidas de acesso amp/o e imediato categorias de documentos referentes a seguranc;a nacional. ordem publica. vida privada dos cidadaos. po/itica externa e segredos protegidos p~r lei.

Resposta: Correto.

Comentario ______ ~ ______________ _

Prova desses entraves no caso brasileiro e 0 Decreto n° 4.553/2002. que regula menta a Lei n° 8.159/1991 referente a parte dos documentos sigilosos.

Considerando que um arquivista tenha de coordenar as etapas do processo de organiza9ao do arquivo intermediario do ST J. em consonancia com as normas e os procedimentos propostos p~r Rousseau e Couture, julgue os itens a seguir.

33. Todos os documentos recebidos por transferencia terao seu prazo de guarda estabelecido, incluindo a identifica9ao da destina9ao final.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Ao transferir documentos para 0 arquivo intermediarjo e necessario ja ter sido estabelecida a tabela de temporalidade com prazos de guarda e destina980 final.

34. Os documentos recebidos per transferencia permanecem como propriedade exclusiva do 6rgao produtor.

Resposta: Correto.

Arquivologia I 105

o 6rgao produtor tem propriedade ex~lusiva d.~s, documentos quando estiverem nos arquivos corrente e Intermedlano.

35. 0 acesso aos documentos p~r outr~ setor e facultado mediante auto-rizaC;80 do 6rgao produtor.

Resposta: Correto.

Comentario , t d'arios os documentos nos arquivos correntes e In erme I

e ~::::~~:~~:~~~~~~p~~~~r~ ::~~~~; J~rn~:s~~:~:r~::~~:n~;~ o , _ d . r 80 produtor Exemplo: para 0 se or cessidade de autonzac;ao 0 0 9 te's do setor de recursos hu-

os documentos corren . ~n:~d:~ t~~:ecs:s:r~o aque este analise a necessidade real da pesqUisa e autorize 0 outro setor a ter acesso.

36. Cabe ao 6rg80 produtor expedir autorizac;ao para 0 descarte de seus documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _, h' to como ' inar documentos e necessario nao so 0 con eClmen " tam~:~ :":torizac;ao do 6rg80 produtor representado pera chefla que

ficara responsavel pelo descarte,

37. A organizaC;80 intern a das unidad~s ~e aCO?diciOnamento pode ser efetuada sem 0 consentimento do orgao proCiutor,


Comentario ,_ 'd r feita consulta e ter-se Para qualquer organl~ac;~o no arqUivo eve ~':tivo de que a organiza

a devida autorizaC;80 do orgao produt~r ~om 0 0 ~ _ C;80 represente as necessidades e obJetlvos do orgao.

d t d ST J para os docu-Com relaC;80 a politici de avaliaC;80 a ser a ? a a, no mentos de cunho arquivistico, julgue os ~egUintes Itens.


38. 0 valor reg~1 e. a~ribufdo aos documentos que reflitam os direitos deveres da InstltUf(;:ao. e

Resposta: Correto.

Comentario

. o. V~IO! leg~a~'-:s;:e:m:p:r:e~b::-u:s=ca::::-::-re-::-'f;;-Ie~t:-ir-o-s-d::-ir-e~it-os-e-d-e-v-e-re-s-do-s-c,-' d-a-d-ao-s e InstltuHfoes.

39. Os valores prima rio e secunda rio estao presentes no processo de genese documental.


Comentar;o

o valor p,r;1,i~~a:;r~:o-:e:X:is:te:-:p::::a:ra:::-:c~u-m-p-r:-ir-o-o:-bJ:-' e-:ti-VO-d-e-su-a-c-ri-a-9a-O-'-j-a-o

vab'.or. sec~n~a~lo nao tem que cumprir um objetivo imediato mas si~ um o Jetlvo hlstonco posterior. ' , ,

40. A .aplica9~0 do cr!terio de amostragem seletiva nos conjuntos documentals conSlste em Identificar qualquer e/emento como representativo.


Comentar;o =:-:;:::=:-:=::-=-::-::-.--::-_:---:-________ _ / A a.:n0strage~ e parte representativa da serie: revela especificidades

a t~ra90es de rotlnas administrativas ou de procedimentos tecnicos 0 con~ teudo do docu~ento, bem como sua natureza e forma. Nesse se~tido a amostragem nao pode ser realizada sem criterios. '

41. Co~pete as comissoes setoriais de avalia9ao de documentos a aprova9ao das amostragens.


Comentar;o

d Compete a;:-' :::-CO:m=iS:S~a=0-::c:e=n=tr=al;-d:;-e:-a-V-a-:li:-a-9a:--O---:d-e-d-o-c-um-e-n-to-s-a-a-p-r-o-v-ar-a-o

as amostragens. Y

42. Indica-se a gua~da ~emporaria para os documentos recapitulativos e para aqueles cUJas Informa«oes estejam reproduzidas em outros documentos.

Resposta: Correto.

I I , '

I

Arquivologia I 107

Comentario _____________________ _

Sao criterios a ser considerados na avalia9aO documental: se os documentos sao repetidos e se as informa90es se encontram reproduzidas em outros documentos; aqueles que tiverem estas caracteristicas podem e devem ser eliminados.

Acerca dos programas de difusao dos arquivos, julgue os itens que se seguem.

43.0 marco da fun9aO educativa dos arquivos na Fran9a ocorreu em 1950.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Na Fran9a, em 1950, houve a preocupa98o das autoridades educativas em estreitar a Iiga9ao escola-arquivo.

44. Nos projetos de a9aO educativa, as fontes primarias utilizadas devem ser apresentadas em sua forma original.


Comentario _____________________ _

Podem ser realizadas a90es que utilizam a reprodu9ao dos documentos originais em formato de cartilhas, livros, posteres, jornais etc. A90es educativas sao realizadas nos arquivos permanentes, portanto em documentos que requerem cuidados de conserva9ao e manuseio especial. Assim 0 aces so direto aos documentos originais, quando possivel, deve ser evitado.

45. Constitui atribui980 do arquivista a identifica980 dos documentos de valor pedag6gico e conteudo hist6rico a serem disponibilizados nos programas de difuS80 dos arquivos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o arquivista e 0 maior conhecedor do material do arquivo, assim e 0 mais indicado para estolher os documentos a serem usados no projeto de ,


difusao do acervo. Cabendo ao professor comentarios de carater historico-pedagogico.

46. As institui<;oes arquivisticas publicas brasileiras vem ampliando as a<{oes culturais e educativas e adotando programas de difusao de seus acervos, como uma de suas atribui<{oes basicas.


Comentario _____________________ _

Os programas de difusao ainda sao escassos nos arquivos brasileiros. Na Europa e que se pode notar claramente esta preocupa<{ao.

No Brasil, a polftica de acesso aos documentos esta imbuida de novos dispositivos legais, oriundos da promulga<{ao do Decreto nO 4.553, de 27 de dezembro de 2002. Por meio desse decreto, estao inseridos, na categoria de secretos, os dados ou informa<;oes referentes a

47. Assuntos diplomaticos e de inteligencia.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o art. 5°, § 2°, do Decreto nO 4.553/2002 considera secretos, dados ou informa<{oes referentes a sistemas, instala<;oes, programas, projetos, pianos ou opera<{oes de interesse da defesa nacional, a assuntos diplomaticos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou instala<{oes estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarretar dana grave a seguran<{a da sociedade e do Estado.

48. PIanos ou opera<{oes de interesse da defesa nacional.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Vide comentario a questao anterior,

49. Soberania e integridade do territorio nacional.


Arquivologia I 109

Comentario --------------:--:-:-:::---::--:-.:-:::::-: Estao inseridos na categoria dos ultra-secretos. Ver Decreto nO 4.5531

2002, art. 5°, § 1°.

50. Projetos de pesquisa e desenvolvimento cientifico e tecnologico de interesse da defesa nacional.


Comentario ---------------------Vide comentario a questao anterior.

51. Sistemas, instala<{oes, programas, projetos, pianos ou opera<{oes de interesse da defesa nacional.

Resposta: Correto.

Comentario ____________ -. ___ -:--.:--.:-:-::-: o art. 5°, § 2°, do Decreto nO 4.55312002 considera secretos,.dados ou

informa<;oes referentes a sistemas, instala<;oe~, programas, prole.tos, p~~nos ou opera<{oes de interesse da defesa naclonal, a assunto~ dlplomatlcos e de inteligencia e a pianos ou detalhes, programas ou Instala<{oes estrategicos, cujo conhecimento nao autorizado possa acarretar dano grave a seguran<;a da sociedade e do Estado.

Com rela<{ao aos documentos sigilosos, julgue os seguintes itens.

52. Compete ao arquivista atribuir 0 grau de secreto a.o~ documentos classificados como reservados, secretos e confidenclals e que venham a compor um conjunto no ST J.

Resposta: Questiio anulada.

Comentario A • I I Nao ha a competencia proposta no item, com~etencla e~s~ ~,ue, ~ga-

mente atribuida a quem de direito, refere-se a grau de slgllo e nao a "grau de secreto" como consta no item.

53. A marca ou indica<;ao do grau de sigilo devera c?~star somente na primeira pagina do documento classificado como slglloso. '. Resposta: Incorreto.


Comentario -:--:---:--:-_________________ _

A indica«ao de sigilo devera ser feita em todas as paginas do documento e na capas, se houver. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 20, caput.

54. A expedi«ao de documentos classificados como sigilosos requer envelopamento duplo.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Os documentos sigilosos em sua expedi~o e tramita«ao serao acondicionados em envelopes duplos. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 24, inciso I.

55. Para mais seguran«a e controle, no envelope externo, devera estar registrado 0 grau de sigilo do documento.


Comentario ____________________ _

No envelope externo nao poden:~ constar nenhuma informa~o quanto ao grau de sigilo e do teor do documento. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 24, inciso II.

56. E: indicada a guarda armada para os documentos ultra-secretos em caso de impedimento do uso de cofre forte. '

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A guarda dos documentos ultra-secretos e secretos deve ser feita em cofre forte. Quando houver a impossibilidade de uso do cofre forte, a guarda deve ser feita por guarda armada. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 30.

Acerca do recolhimento de documentos, julgue os itens subsequentes.

57. Somente serao recolhidos a fase permanente os documentos com valor secundario.

Resposta: Correto.

Arquivologia I III Comentario _____________________ _

No arquivo permanente so existem documentos de valor secundario, ou seja, valor historico, de prova ou de testemunho.

58. E aconselhavel que os documentos que demand em consultas frequentes permane«am na fase intermediaria.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o recolhimento ao arquivo permanente deve ser feito quando 0 documento possui uma frequencia de uso esporMica. Quando 0 documento demanda frequente consulta, e aconselMvel sua guarda nos arquivos intermediarios.

59. E indicada a migra«ao de suporte para os conjuntos documentais recolhidos a fase permanente.


Comentario _____________________ _

Os documentos serao recolhidos no seu suporte original. Pode acontecer a reprodu«ao em microfilmes ou digitalizados visando a facilitar 0

acesso e preservar os originais.

60. Os documentos classificados como sigilosos obedecerao aos prazos previstos na tabela de temporalidade e aguardarao a desclassifica«ao na fase permanente.


Comentario _____________________ _

Os documentos sigilosos cumprem os prazos estabelecidos na tabela de temporalidade e podem ser eliminados antes de serem desclassificados.

61. Os usuarios terao acesso somente as reprodu«oes dos documentos, garantindo-se, dessa maneira, a preserva«ao do suporte original.


Comentario ___ ... _-----------------Os usuarios dos arquivos podem ter aGesso aos documentos originais.


A.0 tratar 0 acervo de carater historico de uma instituic;ao. 0 arquivista devera elabo~ar 0 quadro de arranjo que norteara esse tratamento. Com relac;ao ao arranJo dos documentos de arquivo. julgue os itens que se seguem.

62. No arranjo d.e um conjunto documental, deve ser estabelecida tanto quanto posslvel, a ordem originaria. '

Resposta: Correto.

Comentario ~--:-__ -::-_______________ _

. 0 arra~jo deve r~speitar 0 carater organico dos conjuntos documentals, respeltando, asslm. 0 principio da ordem original.

63. ~o arra_njo do ~onjunto documental, os interesses das pesquisas histoficas sao conslderados prioritarios.


Comentario :::--=-__ -:---:--:-______________ _ A ~rioridade no arranjo e de refletir a organizac;ao e as func;oes que

produzlram os documentos.

64. A sistematica do arranjo inicia-se. materialmente. com a transfer~ncia que deve ser uma ac;ao planejada e criteriosa. •


Comentario ,-:-.:--~--:-:------_--------o inicio do arranjo se da com 0 recolhimento (passagem dos docu-

mentos para 0 ar~~i~o permanente) se nao se conservar a classificac;ao que 0 documento Ja tlnha na primeira idade. Transfer~ncia e 0 encaminhamento de documentos do arquivo corrente para 0 intermediario.

65. Conj~ntos encadernados deverao ser desmembrados e reunidos aos demals documentos.


Comentario ==7"::-:7-----:--:--:------------Quando posslvel. estes conjuntos devem manter a sua ordem original.

Arquivologia I 113

66. Os documentos que cont~m as norm as da organizac;ao a que pertenceram constituem 0 arcabouc;o do conjunto documental.

Resposta: Correto.

Comentario ____ ------------------Documentos que representam as func;oes, atividades e normas da or-

ganizac;ao servem de base e estrutura para 0 conjunto documental.

A concepc;ao de um arranjo para acervos arquivisticos pressupoe atividades intelectuais e fisicas. No que se refere a sistematica do arranjo, julgue os

seguintes itens.

67.0 principio das tr~s idades norteia a sistematica do arranjo.


Comentario ---------------------o principio da proveni~ncia e que norteia a sistematica do arranjo. 0 principio das tr~s idades serve de base para a atividade de avaliac;ao do-

cumental.

68. Como visa atender ao pesquisador, 0 arranjo deve seguir uma ordenac;ao tematica. cronologica ou geografica.


Comentario ----------------------o arranjo deve refletir a estrutura organica da instituic;ao e as func;oes

que produziram 0 documento. Ao pesquisador sao disponibilizados instrumentos de pesquisa e indices como auxilio a localizac;ao do documento a

ser pesquisado.

69. 0 processo de arranjo deve ser precedido do levantamento da evoluc;ao institucional da entidade produtora.

Resposta: Correto.

Comentario -----------------------Supoe, portanto, 0 estudo da legislac;ao que criou e regulamenta a

entidade produtora, dos procedimentos administrativos, das func;oes que exerce para que se ;£umpra 0 objetivo para 0 qual foi criada, e dos docu-

mentos produzidos.


70.0 principio do respeito aos fundos permite que se mantenham os valores de prova inerentes aos papeis que sao produtos de atividade organica.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o principio de respeito aos fundos mantem a integridade dos conjuntos documentais como informal(ao. 0 valor de prova dos documentos reporta-se a informal(ao que os documentos oferecem sobre os atos que resultaram na sua produl(ao.

71. As atividades intelectuais do arranjo consistem na analise do tipo, da proveniencia, das origens funcionais e do conteudo dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Para a sistematica de arranjo e necessaria a analise do material quanto a proveniencia, hist6ria da entidade produtora, origens funcionais, conteudos e dos tipos de material.

Com base na Norma Geral Internacional de Descril(ao Arquiv[stica, julgue os itens seguintes.

72. Proveniencia e a relal(80 entre os documentos e a entidade que os Produziu, acumulou e (ou) manteve no decurso de suas atividades.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Desta re/al(ao de proveniencia surgiu 0 principio da proveniencia que fixa a identidade do documento, relativamente a seu produtor.

73. Ponto de acesso e 0 espal(o f[sico destinado a pesquisa, identifical(i3o e localizal(ao de um acervo arquivistico.


Comentario _____________________ _

Ponto de acesso e 0 nome, palavra-chave, descritor etc., pelo qual uma descri<;ao possa ser pesquisada, identificada e recuperada.

: i l

Arquivologia I 115

. d' -0 e' a menor unidade arquivistica intelectualmente 74. Umdade de escrll(a indivisivel.


Comentario d . -0 e 0 documento ou conjunto de documentos, Unidade de escrll(a 0 tal b qualquer forma fisica, tratado como uma unidade, e que, com ,

so . I . da serve de base a uma descril(80 partlcu anza .

75. Incorporal(ao e 0 acrescimo de. documentos a uma unidade de descril(aO ja custodiada por um arqUivo.

Resposta: Correto.

com~nt:~~ades de descril(ao sao recolhidas pelo arquivo permanente s tecer de outros documentos que

~:v~~~:z:~t~:~~ ~~:t~~i~'a~~~~:~~~Cril(aO serem incorporados poste-riormente ao acervo,

76. Deve-se evitar a redundancia de informal(aO em descril(oes hierarquicamente relacionadas.

Resposta: Correto.

com~n;~~~ deve repetir informal(oes no nivel mais inferior que ja tenham sido dadam num nivel superior,

A bl'to e 0 conteudo tem como objetivo capacitar os usuarios 77 0 campo am . d' _ . a avaliarem a potencial relevancia da umdade de escrll(ao.

Resposta: Correto.

comepntariol r-ar Aste obJ'etivo e necessario fornecer um breve sumario ara a cany .. . _ do assunto (incluindo 0 periodo) da unipade de descrl9ao.


78. As informa90es acerca de dimensao e suporte devem constar da area de conteudo e estrutura.


Comentario _____________________ _

rnforma90es sobre dimensao e suporte fazem parte da area de identifica9ao. Na area de conteudo e estrutura devem ser descritas informa-90es sobre ambito e conteudo; avafia9ao, elimina9ao e temporalidade; acrescimos e sistema de arranjo.

79. No nlve/ fundo, Saoregistradas as informa90es sobre ere como urn todo e sobre as partes que estao sendo descritas.


Comentario _____________________ _

No nlver fundo sao registradas as informa90es sobre 0 fundo como urn todo. Ja as informa90es sobre as partes que estao sendo descritas devem ser apresentadas nos nfveis seguintes e subsequentes.

Na atividade de descri9ao arquivistica, 0 ST J deve considerar a pratica de pesquisa de seus usuarios. Com refa9ao aos instrumentos de pesquisa resuftantes da atlvidade de descri9ao, juJgue os itens a seguir.

80. PeJa necessidade de se fornecer uma visao geraf dos fundos do arquiYO, 0 primeiro instrumento a ser eJaborado deve ser 0 guia.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A elabora9ao dos instrumentos de pesquisa deve ser sucessiva, partindo do geral para 0 parcial, 0 guia e 0 instrumento de pesquisa rna is abrangente e permite ao grande publico uma visao geraJ do arquivo. Para uma pesquisa devem ser fornecidos outros instrumentos de pesquisa mais especfficos e determinados,

81.0 inventario e urn instrumento do tipo parcial, ocupando-se de partes do acervo.

Resposta: Correto.

Arquivologia I 117

Comentario.,. ue descreve conjuntos documentai~ o inventano e ~m In~trumentot q do tipo parcial trazendo uma descn-f do E urn Instrumen 0 '. t"

ou parte do un . . _ I't' (unitaria), esta pr6pna do ca a ogo. ' 'a (coletlva) e nao ana I Ica 9130 suman

" d m determinado fundo 82 0 guia de fontes identifica grupos ou senes e u . de arquivo, relativos a determinado tema.


Comentario . t ento de documentos selecionados o guia de fontes e 0 levan ama ' s arquivos sobre urn tema. Ex.:

m varios fundos, ou ate mesmo em v .no. ' ~uia de fontes para a hist6ria da Amenca Latina.

. I d m fundo baseia-se 83. No catalogo, a descri980 exaustiva ou parcla e u na pe9a documental.

Resposta: Correto.

Comentario s reve unitariamente as pe9as docu-Catalogo e 0 instrumento ~~e ~e ~alitica _ documento a documento.

mentais de uma serie. A descrl9ao e a

. tratamento sumario 84 Na elabora98o dos instrumentos de pes9~lsa, 0 . implica a descri980 pormenorizada das senes.


Comentario .. ,. a uma descri980 coletiva. Para uma des-o tratamento sumano Imp IC .. . - . ada 0 tratamento e analltlco. cn9ao pormenonz ,

Julgue os seguintes itens, .referentes a microfilmagem de documentos, de acordo com a legisla9ao vigente.

85. Os documentos em tramita980 ou em estudo nao poderao ser microfilmados. '. Resposta: Incorreto.


Comentario _____________________ _

Segundo 0 art. 11 do Decreto n° 1.799/1996, os documentos em tramita9ao ou em estudo poderao ser microfilmados, a criterio da autoridade competente. No entanto, nao sendo permitida a elimina9ao destes documentos ate a defini9ao de sua destina9ao final.

86. As empresas e os cart6rios que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros devem fornecer um documento de garantia declarando que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi90 executado.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Conforme 0 art. 16 do Decreto n° 1.799/1996, as empresas e os cart6rios, que se dedicarem a microfilmagem de documentos de terceiros, fornecerao, obrigatoriamente, um documento de garantia, declarando:

I que a microfilmagem foi executada de acordo com 0 disposto neste decreto;

II - que se responsabilizam pelo padrao de qualidade do servi90 executado;

III - que 0 usuario passa a ser responsavel pelo manuseio e conserva9ao das microformas.

87. Os microfilmes e filmes-c6pia produzidos no exterior somente terao valor legal, em juizo ou fora dele, quando, dentre outras exig~ncias, forem acompanhados de tradu9ao oficial.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Segundo 0 art. 17 do Decreto nO 1.799/1996, alem de serem acompanhados de tradu~o oficial, os microfilmes devem ser autenticados por autoridade estrangeira competente e a firma da autoridade estrangeira que os autenticou deve ser reconhecida pela autoridade consular brasileira.

88. Todas as organiza90es que se utilizam do sistema de microfilmagem, independentemente de sua natureza juridica, devem estar registradas na Casa Civil da Presidencia da Republica.


Arquivologia I 119

Comentario . - . Para as organiza90es que utilizam 0 sistema de mlcrofilmagem, nao e

necessario registro em nenhum 6rgao. Para as empres~~ q,U? exerce~ a atividade de microfilmagem devem ser reglstradas no Mlnlsteno da Justl9a.

89. Os documentos oficiais ou publicos nao poderao s?r eli';1in.ados ap6s a microfilmagem, devendo ser recolhidos ao arqUivo publiCO de sua esfera de atua9ao ou preservados pelo pr6prio 6rgao detentor.


Comentario . ., _ . . o sistema de microfilmagem visa exatamente a substltul9ao do ongl-

nal, salvo os casos dos documentos de carater permane~te que nao deverao ser eliminados. podendo ser arquivados em local dlverso da reparti9ao detentora dos mesmos. Ver Lei nO 5.433/1968. art. 1°. § 2°, e art. 2°

Tendo em vista a legisla9ao que regula a microfilmagem de documentos

oficiais, julgue os itens a seguir.

90. A microfilmagem sera feita em equipamentos que garanta~ a f~el reprodu9ao das informa90es, sendo permitida a utillza9ao de mlcroflchas.

Resposta: Correto.

Comentario -------------------:---:---: o Decreto n° 1.799/1996, no art. 4°, permite a utiliza9ao de qualquer

microforma, inclusive microfichas.

91. E vedada a utillza9ao de fllmes atualizc3vels de qualq~~r tlpo. tanto para a confec9ao do original como para a extra9ao de coplas.

Resposta: Correto.

Comentario ° ° o item apresenta a reda9ao na integra do art. 5°. § 2 , do Decreto n

1.799/1996.

92. Na microfilmagem de documentos. cada serie sera sempre precedida de imagem de abertura, contendo a identifica9ao do detentor dos do-

cumentos a serem microfilmados.

•• Resposta: Correto.

·i i


Comentario -=-=-:;;-:-::-::--:_-:-::-=~-:-::-________ _ Conforme 0 art. 7° do Decreto nO 1.799/1996, a imagem de abertura

deve conter:

I identifica<;:ao do detentor dos documentos a serem microfilmados' II - numero do microfilme, se for 0 caso; , III local e a data da microfilmagem; IV - registro no Ministerio da Justi<;:a;

V - ordena<;:ao, identifica<;:ao e resumo da serie de documentos a serem microfilmados;

. VI - men<.;:8o, quando for 0 caso, de que a serie de documentos a serem mlcrofilmados e continua<.;:8o da serie contida em microfilme anterior'

VII - identifica<;:ao do equipamento utilizado. da unidade filmad'a e do grau de redu<;:ao;

VIII - nome por extenso, qualifica<.;:8o funcional, se for 0 caso, e assinatura do detentor dos documentos a serem microfilmados'

. IX - nom~ por extenso, qualifica<;:ao funcional e assin'atura do responsavel pel a umdade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.

93. ~o final da microfilmagem de cada serie, sera sempre reproduzida a ~mag~m de encerramento, contendo 0 registro no Ministerio da Justi<;:a Imedlatamente apos 0 ultimo documento. '


Comentario -=-=-=:-:---::----:-_-:::-:--:-__________ _ Conf~rme 0 art. 8° do Decreto nO 1.799/1996, os elementos a serem

:epr~duzldos na mensagem de encerramento ao final da microfilmagem ImedJatamente apos 0 ultimo documento, terao: '

I - identifica<;:ao do detentor dos documentos microfilmados' II - informa<;:6es complementares quanto a dimens6es; ,

_ III - termo de encerramento atestando a fiel observancia as disposi<;:oes do Decreto nO 1.799/1996'

. IV. - men<;:ao, quando for ~ caso, de que a serie de documentos mlcrofllmados continua em microfilme posterior; e

. V nome. por extenso, qualifica<;:ao funcional e assinatura do responsavel pela unldade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.

94. Na mic:ofilmagem~ podera ser utilizado qualquer grau de redu<;:ao, desde que seJam garantJdas a Jegibilidade e a qualidade de reprodu<;:ao.

Resposta: Correto.

Arquivologia I 121

Comentario _____________________ _

o item apresenta a reda<.;:8o na integra do art. 6° do Decreto n° 1.799/1996.

Tendo em vista a constru<;:ao de websites de institui<;:oes arquivisticas, julgue os seguintes itens.

95.0 website deve ser a reprodu<;:ao de um folder institucional, contendo informa<;:oes basicas reJativas ao funcionamento da entidade.


Comentario _____________________ _

o website de uma institui<;:ao arquivistica deve ser visto como um instrumento de presta<;:ao de servi<;:os - dinamico e atualizaveJ e nao simplesmente como a reprodu<;:ao de um folder institucional.

96. Deve-se verificar, previamente, a existencia de normas para concep<;:ao e gestao de websites, emitidas por orgao autorizado na esfera governamental da institui<;:ao.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

As a<;:oes previas para a constru<;:ao de um website em uma institui-<;:ao arquivistica sao:

- avaliar os fatores que justificam a cria<;:ao do website; - identificar os objetivos que se pretende alcan<;:ar com 0 website; - verificar a capacidade de cria<.;:8o e gestao do website peJa institui<;:ao,

identificando recursos financeiros, tecnicos e humanos para acompanhamento, desenvolvimento, atualiza<;:ao e promo<;:ao do website;

- avaliar a possibilidade de uso de recursos humanos externos para viabilizar a cria<;:ao e gestao do website, caso a propria institui<;:ao nao disponha de condi<;:6es para tal;

- garantir, preferencialmente, um ou mais responsaveis tecnicos, que respondam pelas questoes de conteudo, ambiente fisico, plataforma operacionaJ, atualiza<;:6es, seguram;a e gerenciamento de informa<;:6es;

- considerar a 'Il'lssibilidade de compartilhamento de redes de da-dos com outras entidades; •


- avaliar websites nacionais e internacionais com objetivos semelhantes; - verificar a existencia de norm as para concep<;ao e gestao de

websites emitidas por orgao autorizado na esfera governamental da institui<;ao;

- verificar a concep<;ao de websites existentes na esfera governamental da institui<;ao;

- analisar normas e recomenda<;oes em vigor, voltadas para 0 atendimento ao publico, otimizando-as naquilo que for necessario; caso nao existam, pravidenciar a elabora<;ao e ado<;ao de tais normas; identificar o(s) usuario(s) da institui<;ao e potenciais usuarios do website;

- identificar os servi<;os que poderao ser oferecidos via Internet imediatamente e a longo prazo;

- estimar possiveis impactos que a cria<;ao do website podera causar nos servi<;os tradicionais da institui<;ao;

- avaliar a potencial capacidade de res posta da institui<;ao as demandas dos usuarios atraves da Internet;

- considerar as possiveis restri<;oes de acesso aos documentos -questoes legais, preserva<;ao, privacidade, organiza<;ao dos conjuntos documentais etc.;

- prever mecanismos de avalia<;ao interna e externa do funcionamento do website.

97. Deve-se considerar as possiveis restri<;oes de acesso aos documentos, tais como, questoes legais, preserva<;ao, privacidade e organiza<;ao dos conjuntos documentais.

Resposta: Correto.

Comentario ______________________ _

Ver comentarios ao item 122.

98.0 conteudo deve contemplar informa<;oes gerais sobre 0 acervo, os instrumentos de pesquisa e os servi<;os prestados pela institui<;ao.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o conteudo do website deve contemplar informa<;oes gerais sobre 0

acervo, instrumentos de pesquisa, estrutura de funcionamento do atendimento ao usuario, servi<;os arquivfsticos prestados, metod os de trabalho

I .

i i

Arquivologia I 123

ar uivistico; arranjo e descri<;ao dos documentos, a~alia~ao e tr~~sf~ren. q emprego de tecnologias da informa<;ao etc.; leglsla<;ao arqulvlstlca.

Cia,

O website deve contar com instrumentos de contrale e avalia<;ao de 99. desempenho.

Resposta: Correto.

Comentario . . Sugere-se a ado<;ao de um software gerador de estatlstlc~S de usa

d websites. Esta ferramenta devera ser instalada no mesmo servldor onde o ewebsite encontra-se hospedado, gerando informa<;oes sobre:

Utilizat;ao: - numero de acessos; -usuarios mais assiduos; _ numera de acessos por area/dominio/browser; _ horarios de maior/menor utiliza<;ao; _ paginas mais e menos visitadas.

Ambiente fisico: _ disponibilidade do website; . '. _ numero de acessos simultaneos ao website e ao servld~r, _ capacidade suportada de acessos simultaneos ao servldor; _ tempo de res posta para transf~rencia d~ dad os; _ _ apresenta<;ao do website nos dlversos tlPOS de conexao.

Crescimento do website: - numero de imagens; - numero de paginas; - numero de diretorios. _ - dos Com referencia aos procedimentos de conserv~<;ao e de preserva<;ao documentos eletronicos, julgue os itens a segUir.

100. 0 manuseio dos documentos deve ser feito usando-se luvas e assegurando-se que as maos estejam limpas e secas.

Resposta: Correto.

Comentilrio - t' I'mpas e O'manuseio com luvas e assegurar que as maos es eJam .1 •

secas e uma das T8gras basicas de manipul~<;ao de documento, inclusive os eletronicos, tais como: fitas, disquetes, discos etc.


101. As e.tiquetas deverao ser preenchidas com lapis, depois de fixadas no dlsquete ou na fita.

Resposta: !ncorreto.

Comentario --:-_-:-__________________ _

. As etiqueta.s devem ser preenchidas antes de serem grudadas no dlsq.uete ou ~a flta; caso contrario, deve-se evitar 0 usc de lapis, po is 0 graflte pode Interferir na leitura do documento.

102. Fitas de rolo devem ser seguradas pelo meio do eixo central durante o manuseio e transporte.

Resposta: Correto.

Comentario ---:-____________________ _

Os cuidados com as fitas de rolo apresentados na questao fazem parte das regras basicas de manipulac;ao de documentos eletronicos.

103. A remoc;ao de poeira em um disco optico deve ser feita com tecido nao abrasiv~ ou com escova macia.

Resposta: Correto.

Comentario _-:-___________________ _

A limpez~ deve ser feita de forma suave, removendo 0 po solto com 0

usc de um tecldo nao abrasivo utilizado para limpar lentes fotograticas ou uma escova muito macia. '

104. Os disquetes nao devem ser tocados na fenda oval de suas embalagens ou no furo central do disco.

Resposta: Correto.

Comentario _----:---------------____ _ . Discos nunca devem ser flexionados ou dobrados ou, no caso dos

dlsq~etes, tocados pela fenda oval de suas embalagens ou no furo central do dIsco.

Arquivologia I 125

Com relac;ao a preservac;ao de documentos, julgue os itens subseqOentes.

105. A limpeza das capas de livros confeccionadas em tecido deve ser feita com pane umido ou flanela.


Comentario ______________________ _

Nao se deve utilizar pano umido na limpeza de livros, utiliza-se aspirador de po.

106. Os documentos de terceira idade que, porventura, apresentem um estado de conservac;ao precario, devem ser objeto de avaliac;ao para posterior eliminac;ao.


Comentario ______________________ _

Documentos permanentes que estejam deteriorados devem ser encaminhados a restaurac;ao.

107. A laminac;ao corresponde a utilizac;ao de agentes quimicos para a eliminac;ao de insetos e microrganismos que causam danos aos documentos.


Comentario ____________________ ----: __

Laminac;ao corresponde a um processo em que se envolve 0 documento, nas duas faces, com uma folha de papel de sed a e outra de aceta to de celulose, colocando-o numa prensa hidraulica, sob pressao media de 7 a Bkg/cm e temperatura entre 145 a 155°C.

108. A umidificac;ao e um procedimento em que documento~ resseca.d?~ sao colocados em uma atmosfera umida, para readquinrem flexlbllldade pela absorc;ao de vapor d'agua.

Resposta: Correto.

Comentario ___________________ --::---

A umidificac;ao ~ambem ajuda a aplanar os documentos que nao estejam quebradic;os, porem dificeis de de!,dobrar ou desenrolar.


1 09. ~ encapsula9ao e um processo de preserva9ao no qual 0 documento e colocado entre duas superficies de plasHco transparente cujas bordas sao seladas. '

Resposta: Correto.

Comentario --~~-----------------------

Complementando, entre 0 documento e a fita que sela as bordas deve haver um espa90 de 3mm, deixando 0 documento solto dentro das duas laminas.

As d~s~ussO~es ~m torno da produ9ao e preserva9ao dos documentos eletr~nlcos te.m SI~O uma co~:tante nos eventos realizados pelos organismos Internaclonals de arquivistica em todo 0 mundo. Acerca dos documentos eletronicos, julgue os itens a seguir.

110. ~ formata9ao do documento eletronico esta intimamente relacionada a sua estrutura de apresenta9ao.

Resposta: Correto.

Comentario _-:-___________________ _

A estrutura de apresenta980 de um documento eletronico constitui um elemento significativo, ou seja, qualquer altera9ao em um elemento tanto de forma como de estrutura gera um documento diferente.

111. Na conserva9ao desses documentos, e aconselhavel a transferencia periodica dos dados para outros suportes.

Resposta: Correto.

Comentario _-:-:-__________________ _

Para garantir a recupera9ao da informa9ao em suporte eletronico por um longo periodo, e aconselhavel a migra980 constante das informa-9~es. ~ migra9aO pode ser feita por meio da a/tera9ao do suporte, da atu~Jlza9ao ou altera9ao do programa, ou pela conju9a9ao dos dois antenores.

I

I

I I I I I I I

Arquivologia I 127

112. 0 documento eletronico e uma entidade material resultante de um ato ou fato administrativo.


Comentario _____________________ _

Nao e uma entidade material, nem pode ser identificada como tal. Trata-se mais de uma entidade logica, que e resultado de uma atividade ou de uma opera980.

113. 0 documento eletronico pode apresentar perdas da integridade do conteudo.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Como para os documentos eletronicos, 0 conteudo deve ser separado do suporte de tempos em tempos e transferido para outro, ha uma grande possibilidade de perda da integridade do conteudo.

114. As partes basicas que compOem 0 documento eletronico sao: estrutura de apresenta9ao, estrutura de caracteriza9ao e estrutura lagica.


Comentario _____________________ _

Um documento eletronico e composto basicamente por tres partes: estrutura lagica, conteudo e estrutura de apresenta9aO.

115. 0 conceito atribuido mundialmente pela arquivistica para documento eletronico integra, unica e exclusivamente, suporte til informa9ao.


Comentario _____________________ _

o conceito de documentos eletronicos nos sugere 0 seu registro em suportes intangiveis, portanto, 0 suporte nao e a unica caracteristica a ser considerada na identifica980 de documentos eletronicos.

116. Um dos fatores a ser considerado no processo de avalia9ao dos documentos eletronicos e a legibilidade dos registros documentais.

• • Resposta: Correto.


Comentario _____________________ _

A legibilidade continua dos dados em rela<tao aos hardwares e aos softwares disponiveis faz parte da analise tacnica no processo de avalia<tao dos documentos eletronicos.

117. Na preserva<tao dos documentos eletronicos, a migra<tao a a alternativa de mais baixo custo, sendo, portanto, adotada em detrimento da emula<tao.


Comentario _____________________ _

Pela conceitua<tao da National Library, emula<tao refere-se ao processo de simular, p~r meio de urn programa, uma parte de urn equipamento ou programa de tal forma que urn processo 16gico criado visando a urn equipamento ou fun<tao original possa permanecer disponivel em seu formato original. Urn dos principais beneffcios da emula<tao em rela<tao a migra<tao a 0 que 0 documento ou dado original nao precisa ser alterado, a o ambiente computacional que se altera. Alam disso, a emolu<tao a uma alternativa de custo mais viavel do que a manuten<tao dos equipamentos e programas nos quais os documentos foram original mente criados.

118. Visando a atender ao problema da obsolescencia, a constitui<tao de urn museu tecnol6gico e uma das solu<t5es adotadas pel as institui<tOes para garantir a preserva<tao dos documentos eletronicos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A manuten<tao dos equipamentos e programas originais nos quais 0

documento foi elaborado, ou seja, cria<tao de urn museu tecnol6gico, e uma pratica bastante difundida de preserva<tao. Contudo, com 0 tempo, a manuten<tao desses equipamentos ficara mais cara e dificil chegando a inviabiliza<tao de sua permanencia.

119. E atribufdo 0 prazo de urn mes para a guarda dos documentos transmitidos p~r meio de correio eletronico.


Comentario _____________________ _

Os documentos eletronicos estao inseridos no campo da arquivologia, cabendo-Ihes os mesmos matodos de avalia<tao, de acordo com 0 conteO-

Arquivologia I 129

d e 0 uso Aconselha-se a transferencia das mensagens de correio e~tronico p~ra outro suporte quando forem consideradas de valor para

preserva<tao a longo prazo.

Julgue os itens seguintes, referentes a legisla<tao brasileira acerca dos

documentos eletronicos.

120. A legisla<tao brasileira nao reconhece 0 documento eletronico como

documento original.


Comentario ." '. ntu-Os documentos eletronicos sao reconhecldos Ac~mo onglnals, co .

do, nao possuem validade legal. 0 documento eletro~lco conter~, em P~I~cipio uma presun<tao juris tantum. Os estudos legals quan!o .a autentlcldad~, integridade e a validade juridica de do~umentos eletronlcos encon

tram-se ainda em processo de regulamenta<tao.

121. AAutoridade Certificadora Raiz (AC Raiz) e da I~f~a-Estrutu:a Ade ~haves Publicas Brasileira (ICP-Brasil) e a Casa CIVIl da Presldencla da

Republica,


Comentario ., . . I d A Autoridade Certificadora Raiz (AC Ralz) e 0 Instltuto ~aclona e

Tecnologia da Informa<tao do Ministario da Ciencia e Tecnologla.

122. 0 estabelecimento da politica de certifica<ta,oA e das regras operacionais da AC Raiz a de competencia do Comlte Gestor da ICP-

Brasil.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------

Compete ao CG ICP-Brasil: (Decreto nO 3.872/2001, art. ~O) _ I _ adotar as medidas necessarias e coor~e~ar a Impl~n.ta<tao e ~

funcionamento da Inla-Estrutura de Chaves pubhcas Brasllelra - ICP

Brasil; •


II - estabelecer a politica. os criterios e as normas para licenciamento das Autoridades Gertificadoras - AG, das Autoridades de Registro - AR e dos demais prestadores de servigos de suporte a ICP-Brasil, em todos os niveis da cadeia de certificagao;

III - estabelecer a politica de certificagao e as regras operacionais da Autoridade Certificadora Raiz - AC Raiz;

IV - homologar, auditar e fiscalizar a AC Raiz e os seus prestadores de servi90;

V - estabelecer diretrizes e normas para a formula gao de polfticas de certificados e regras operacionais das AC e das AR e definir niveis da cadeia de certificacao;

VI - aprovar poHticas de certificados e regras operacionais, licenciar e autorizar 0 funcionamento das AC e das AR, bem como autorizar a AC Raiz a emitir 0 correspondente certificado;

VII - identificar e avaliar as politicas de ICP externas, quando for 0 caso, certificar sua compatibilidade com a ICP-Brasil. negociar e aprovar, observados os tratados. acordos e atos internacionais, acordos de certificacao bilateral, de certifica9ao cruzada, regras de interoperabilidade e outras formas de coopera<;ao internacional; e

VIII - atualizar, ajustar e revisar os procedimentos e as praticas estabelecidas para a ICP-Brasil, garantir sua compatibilidade e promover a atualizacao tecnol6gica do sistema e a sua conformidade com as politicas de seguranya.

123. 0 C6digo de Transito Brasileiro vigente reconhece 0 valor legal dos documentos produzidos em meio magnetico ou 6ptico que armazenem as informa90es acerca de licenciamento de vefculos e de habilitagoes, atribuindo-Ihes um prazo de 5 anos de preservac;ao.

Resposta: Correto.

Comentiuio _____________________ _

A Lei nO 9.503/1997, que institui 0 C6digo de Transito Brasileiro, autoriza, para tOdos os efeitos legais, a utilizagao de mlcrofilme ou meio magnetico ou 6ptico para armazenamento dos documentos relativos a habilitagao de condutores e ao registro de licenciamento de veiculos, os quais -sejam a reprodu9ao ou as originais - as reparticoes de transito deverao conservar por cinco anos (art. 325).

124. 0 Estado, mediante as alterac;oes do C6digo Penal, estabelece uma penalidade de detenyao de 3 meses a 2 anos, alem de multa, ao funcionario que adulterar as dados nos sistemas de informacoes ou

Arquivologia I 131

nos programas de informatica, sem que tenha recebido autoriza<;80

da autoridade competente.

Resposta: Correto.

Comentario . . . A Lei nO 9.983/2000 acresce ao C6digo Penal os segUlntes dISPOSI-

tivos relacionados a adulteragao de dados:

"Art. 313-A. Inserir au facilitar, 0 funcionario autorizado, a inse:qao de dados fa/sos, alterar ou exC/uir indevidamente .dado~ cor:et?S nos sistemas informatizados ou bancos de dados da Admimstral;ao Publica com 0 fi~ de obter vantagem indevida para si ou para outrem au para caus~r dano.

Pena - reclusBO, de 2 (dais) a 12 (doze? a~o~, e .mulfa. . "Art. 313-8. Modificar ou alterar, 0 funclOnano, slst:n:a ~e mforma

Qoes au programa de informatica sem autorizaQBo au sollc/taeao de auto-

ridade competente: ." Pena _ detenl;Bo, de 3 (ires) meses a 2 (dols) anos, e multa.

'.

CESPE - ST J I 2004 TECNICO ADMINISTRATIVO

Acerca da produyao e do tramite de documentos, juJgue os itens a seguir.

125. Para que a produyao documental se de de forma racionalizada, e recomendaveJ evitar a reproduyao desnecessaria de documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A produyao documental e uma etapa da gestao de documentos que visa a elaborayao dos documentos em decorrencia das atividades de um orgao ou setor. Nesta etapa, devem ser criados apenas documentos essenciais a administrayao da instituiyao e evitadas a duplicayao e emissao de vias desnecessarias.

126. Documentos originais nao devem ser desmembrados de seus conjuntos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Uma das caracteristicas dos documentos de arquivo e 0 inter-relacionamento dos documentos: os documentos estabeJecem relayoes no decorrer do andamento das transayoes para as quais foram criados; eles estao Jigados por um elo que e criado no momento em que sao produzidos ou recebidos, sendo determinado pela razao de sua criayao e e necessario a sua propria existencia. Os registros arquivisticos sao um conjunto indivisivel de relayoes, portanto nao podem ser desmembrados.

127. Antes de seu arquivamento, os documentos devem ser devidamente classificados.

Resposta: Correto.

Arquivologia I 133

Comentario .. _ , A classificayao e atividade essenclal em um arquNo, sem ela nao e

possivel fazer 0 arquivamento e a avaliayao documental.

128. A principal funyao de um setor de protocolo deve ser 0 emprestimo de documentos.


Come~ario . . o setor de protocolo nao realiza emprest.lmo de d~cument~s, suas

atividades sao: recebimento, classificayao, reglstro. movlmentayao e expediyao.

129. 0 instrumento utilizado para controlar os documentos qu~ tramitam em instituiyoes como 0 8T J denomina-se folha de autuayao.


Comentario ____________________ _

Oenomina-se ficha de protocolo.

Ao implantar um programa de gestao documental, 0 ar~uivo do 8T J fa:a usa de instrumentos auxiliares. Com referencia a esses Instrumentos e as praticas arquivisticas, julgue os itens subsequentes.

130. A tabela de temporalidade visa atribuir prazo de guarda para os documentos de terceira idade.


Comentario . d A tabela de temporalidade visa atribuir prazo para o~ .a.rqulvos e

primeira idade (correntes) e os de segunda idade (intermedlarlos).

131. 0 descarte deve ocorrer em todas as fases do cicio vital de documentos.


Comentario . • .. _ Na fase permanente nao ocorre ell~lnayao documental.


132. 0 p~ano de classificaC;80 visa possibilitar 0 ar . rac;ao de documentos. qUivamento e a recupe-

Resposta: Correto.

Comentario o plano dde~c~la~s~s~ifi;ca:C;;:8~0:-:e:-' :o~in::s:tr=-=--:---'-'-------

visa organizar os documentos de a umento auxlIJa: da classificaC;80 que litando 0 arquivamento e a re cor~o com a analise de conteudo, faci

cuperac;ao dos documentos.

133. As minutas de documentos d .. zadas em funC;80 do prazo devem rdeceber classlflcac;oes individuali

e guar a a elas atribuido.


Comentario As minu~ta~s~d~e;'v:e~m~s:e~r:c~la:s:s~ifi:c~ad:a~s~'~---------

mentais, mas real mente S80 eliminad junto com os conjuntos docu-observaC;80 deve constar tanto no ~s antes dos ~utros documentos. Esta de temporalidade. p ana de classlficaC;80 como na tabela

134. Cumpridos os . os documento~r~:o~a::t:~~:~~os pela Ita bela de temporalidade para dos devem ser recolhidos a' faSe,. atque es. ~~e n80 forem descarta

e In ermedlana.


Comentario Recolhim~;en~t~o~e~a:t;:iv:;:id:;:a::d::e:-:d:-:e:-t:-:r-an-:f-::~--'--------

mente para a fase permanente. A tran:;rencl~ d,e doc~mentos exclusiva-documentos correntes para 0 arqul'v . et rencla. ~ .que e a passagem dos o In ermedlano.

CESPE - T JDFT I 2003 TECNICO ADMINISTRATIVO

135. 0 termo arquivo/ogia e utilizado para definir estudos ace rca de arquivos da Antiguidade, bem como para expressar 0 conjunto de determina9

0es e conhecimentos para instala98o, organizaC;80 e adminis

trac;ao de arquivos. 0 arquivo e 0 instrumento principal que serve de contrale a a980 administrativa de qualquer organiza9ao publica ou privada, consistindo em um centro ativo de informa90es. Acerca des-

se assunto, assinale a oP980 incorreta. a) 0 arquivo deve adaptar-se a institui9ao. obedecendo a um pia-

no racional e tecnicamente orientado. b) A tabela de periodicidade de um arquivo e definida exclusiva-

mente pelo arquivista responsavel da empresa. c) Quanto a temporalidade, os arquivos podem ser classificados

como passivos ou historicos e ativos ou administrativos. d) Quando bem organizado, 0 arquivo transmite ordens, evita re

peti90es desnecessarias de experiencias e diminu; a duplicidade

de trabalho. e) A escolha do metodo de arquivamento a ser adotado pela orga-

niza9ao

deve ser feita pelo arquivista. ouvidos os responsaveis

pelos diversos setores daquela organiza980.

Resposta: Questao anulada.

Comentario ----------------------A afirmac;ao constante da oP9ao c esta incompleta. podendo gerar

mais de uma interpretac;:ao. Quanto a temporalidade, os documentos sao classificados em ativos (correntes), semi-ativos (intermediarios) e passi-

vos (permanentes). conforme a teoria das tres idades. A opc;:ao e falsa porque a tabela de periodicidade, mais conhecida

como tabela de temporalidade, deve ser definida por um grupO interdisciplinar. Alem do arquivista, fazem parte desse grupo: juristas, contadores, historiador~. administradores. funcionarios responsaveis pela

atividade-fim da instituic;:ao etc.

CESPE - TRE-AL 12004 TECNICO ADMINISTRATIVO

Acerca do arquivamento de documentos, julgue os itens subseqOentes.

136. De acordo com a teo ria arquivfstica, os documentos arquivados na fase corrente possuem valor primario e secunda rio.


Comentario :-__ --:-_:-_______________ _

No arquivo corrente, todos os documentos possuem valor primario, mas nem todos possuem valor secunda rio. 0 valor secundario se restringe a alguns documentos. Ex.: 0 estatuto social de uma empresa.

137. No metodo de arquivamento ideografico, 0 principal elemento adotado para a recuperaC;8o da informaC;80 e 0 assunto.

Resposta: Correto.

Comentario _-:-_-:-:---:---:--:-_____________ _

Existem ~u~tro n;etodos basicos de arquivamento: alfabetico, em que o eJemento pnncl~al .e 0 nom~; geografico, sendo 0 eJemento principal 0 local ou. a pro~edencla; numenco, em que 0 elemento principal e 0 numero, e 0 Ideografico, tendo como elemento principal 0 assunto.

138. Ocorren~o 0 emprestimo de documentos do acervo, 0 profissional re~ponsavel pelo arqUivamento e desarquivamento deve utilizar a gUia-fora para indicar a retirada do documento.

Resposta: Correto.

Comentario =--:---:---:-__ -:-_____________ _ A guia-fora e 0 instrumento que indica a ausencia de uma pasta ou

documento do arquivo facilitando 0 retorno do documento ao local correto.

Arquivologia I 137

139. Os procedimentos teoricos da arquivistica indicam que 0 arquivamento de documentos deve ser posterior a sua classificaC;80, a qual deve ter como base 0 plano de classificaC;80 da instituic;80.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o plano de classificaC;80 e 0 instrumento auxiliar da classificaC;80 que visa organizar os documentos de acordo com a analise de conteudo dos mesmos, facilitando 0 arquivamento e a recuperac;ao dos documentos.

140. 0 prazo indicado para 0 arquivamento de documentos na fase intermediaria e de 10 a 20 anos.


Comentario _____________________ _

N80 existe urn prazo de guarda estipulado para todos os documentos, cada um recebe um prazo de guarda de acordo com as necessidades institucionais e freqOencia de uso.

141. Alem dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao genero iconografico, filmografico e sonoro.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Os documentos iconograficos pertencem aos arquivos especiais.

142. De acordo com a teoria arquivfstica, os atos de correspondencia, como os oficios, as cartas e os memorandos, devem ser arquivados obedecendo a classificaC;80 de "Recebidos", para os documentos encaminhados a instituic;80, e "Expedidos", para aqueles produzidos pela instituic;80.


Comentario -As correspondencias devem ser classificadas de acordo com 0 as

sunto, atividade ou tunC;80 que correspondem. •


143 . . No. que se refere ao arquivamento d .. . InstJtui980 adote um metodo d ~ documentos, e Indlcado que a

e arqUivamento unico.


Comentario

Para 0 b~o~m~tr:a~ta:m:e:n:to:-:d;:a:s~in=~;::-o:rm~~-:---'---------cessidades da institui980 e neces .. a90es e visando a atender as nede arquivamento. ' sano 0 agrupamento de varios metodos

144. Os documentos que refletem a ori . . possuem valor secunda rio e t ge~ e os obJetlvos da institui980 guarda permanente. . na ercelra fase do cicio vital, sao de

Resposta: Correto.

Comentario . Estes do~c~u~m~e~n~to~s~S;a~O~im:p:o:rt::a:-::n=te:-:s:-::------------

fOI organizada e como funciona. por provarem como a institui9ao

145.' S?mente serao aceitos, nos ar uivo . . tramite, possuirem 0 indicativoq"ar s: os p\?cessos que, flnallzado 0 competente. qUive-se , aposto pela autoridade

Resposta: Correto.

Comentario

. EnqUanto~O~S:d~O~c~u:m~e:n~t:os~e:s:ta~o~e~-t~a~~'--_--.--------f/cando 0 protocolo responsavel I m r mite, na? ha arquivamento, processos. pe 0 controle da tramlta9ao dos referidos

CESPE - TRE-MT I 2005 TECNICO JUDICIARIO

,~~. Acerca da.ge~ta? d~ ~ocumentos c~rrentes, assinale a OP9ao correta -- com referencla a atlVldade de arqulvamento de documentos novos.

a) 0 arquivamento de documentos e uma atividade anterior a de classifica9ao de documentos.

b) Essa atividade consiste em agrupar os documentos de acordo com a codifica9ao a eles atribuida.

c) Na etapa de arquivamento, os documentos sao inseridos em unidades de arquivamento, como pastas e mattos.

d) No intuito de se evitarem falhas, 0 arquivamento dos documentos e realizado sistematicamente por um unico profissional.

e 0 emprestimo de documentos entre os setores ocorrera sistematicamente, desde que sejam obedecidos os procedimentos operacionais de registro. de arquivamento e de desarquivamento dos documentos.

Resposta: C

Comentario _____________________ _

o arquivamento propriamente dito e a colocattao do documento na respectiva pasta, caixa, arquivo ou estante.

Os demais itens estao incorretos pelos seguintes motivos: a) 0 arquivamento e uma fase posterior a classificattao. b) 0 agrupamento dos documentos de acordo com a codifica9ao re

cebida e a ordenattao. d) Os metodos de arquivamento possibilitam exatamente 0 trabalho

em equipe. e) No arquivo corrente 0 emprestimo nao e uma pratica sistematica.

147. 0 instrumento auxiliar das atividades de gestao de documentos que tem por finalidade facultar 0 arquivamento correto dos documentos das institui90es publicas e privadas denomina-se a)tabela de fef'hporalidade.

•


b) plano de classifica<;:80. c) quadro de classifica<;:80. d)tabela de classifica<;:ao. e) plano de arquivamento.

Resposta: B

Comentario _____________________ _

Plano de classificaCfaO e 0 instrumento auxiliar da atividade de classificaCfaO que possibilita a organizaCfaO flsica e intelectual dos documentos do arquivo.

148. Assinale a OPCfaO que contem uma das diretrizes a ser obedecida no estabelecimento dos documentos de cunho arquivfstico a serem arquivados em can~ter permanente. a) A freqOencia de utilizaCf80 dos dados e informaCfoes registrados

nos documentos. b) 0 fato de determinados documentos conterem a assinatura dos

agentes e diretores das instituiCfoes publicas. c) A preservaCfao dos documentos de valor unicamente primario. d) Os documentos definidos pelos acionistas da instituiCfaO como

sendo de valor hist6rico. e) Todo e qualquer documento com produCfaO anterior ao seculo XIX.

Resposta: A

Comentario _____________________ _

Os criterios para 0 recolhimento de documentos ao arquivo permanente se referem iii freqOencia de usa dos documentos e que estes espelhem a atuaCfao, 0 comportamento, as realiza<;:oes e conquistas das instituiCfoes.

149. Acerca dos metodos de arquivamento adotados nas instituiCfoes arquivisticas, assinale a op<;:ao correta. a) 0 metodo de arquivamento numerico decimal possibilita a cria

<;:130 de mais de 10 classes. b) No metodo de arquivamento enciclopedico, os temas criados S80

relacionados obedecendo a uma ordem alfabetica. c) 0 metodo de arquivamento duplex apresenta como desvanta

gem a defini<;:ao de apenas dez classes.

Arquivologia I 141

d) Uma das desvantagens do metodo de arquivamento alfabetico e a utilizaCfaO de instrumentos auxiliares para a recupera<;:80 das

informaCfoes. e) 0 metodo de arquivamento digito-terminal apresenta como des-

vantagem a lentidao na recuperaCfi30 da informaCfi3O.

Resposta: B

Comentario ----------------------:No metodo enciclopedico, os assuntos correlatos sao agrupados sob

mulos gerais e dispostos alfabeticamente. Com a orden.~CfaO enciclopedica surgem os primeiros esboCfos de esquemas de. classlflc~<;:ao.

Os demais itens estao incorretos pelos segUintes motlvos: a) 0 metodo decimal nao possibilita a criaCfi30 de rna is de dez clas

ses, 0 metodo duplex e que possibilita a criaCfi30 de classes conforme a

necessidade. c) 0 metodo decimal que apresenta esta desvantagem ... d) 0 metodo alfabetico dispensa 0 uso instrumentos auxlhares para a

10calizaCfao. . . e) 0 metodo dfgito-terminal tern como vantagem a rapldez na locah-

zaCfaO documental.

'. •

CESPE I TRT - 16a REGIAO I 2005 TECNICO JUDICIARJO

Em determinado arquivo corrente, optou-se pelo metodo basico alfabetico. Ocorre que, no arquivamento, duas pessoas tem sobrenome igual, Joao Villa-Lobos e Otavio Villa-Lobos. Havia tambem tres pessoas com sobrenome Santos, Jose dos Santos, J. Santos e Jonas dos Santos. No mesmo arquivo, existiam mais duas pessoas: uma chamava-se Marcelo da Camara e a outra Juvenal de Almeida. Apareciam tambem situar;oes de pessoas cujo sobrenome exprimiam graus de parentesco, como Antonio Almeida Neto e Pedro Carvalho Filho. Havia dois autores espanh6is, Francisco Carbalhal y Oviedo e Pacco Banos Molinero, e dois autores orientais, Li Yutang e Yoshi Matsue. Observando as regras do metodo de arquivamento alfabetico e a situar;ao hipotetica apresentada, julgue os itens que se seguem.

150. Os autores espanh6is deverao ser arquivados do seguinte modo: Molinero, Pacco Banos e Oviedo, Francisco Carbalhal.


Comentario _____________________ _ o arquivamento correto e: Banos Molinero, Pacco CabaJhal y Oviedo, Francisco

151. Entre as pessoas com sobrenomes iguais, prevalece a ordem aJfabetica do prenome. Assim, na hip6tese apresentada, 0 correto seria arquivar Lobos, Joao Villa antes de Lobos, Otavio Villa.

Resposta: 'ncorreto.

Comentario _____________________ _

A prime ira afirmar;ao do item esta correta. Contudo, sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados p~r hifen nao se separam. Nesse sentido, 0 arquivamento correto e:

Villa-Lobos, Joao. Villa-Lobos, Otavio.

Arquivologia I 143

152 No arquivo primeiro vira Juvenal de Almeida e depois Mc:.rcel~ da Ca~a-• ra, pOis os 'artigOs e preposir;oes com~ 0 "de" e o,"da" nao s~~ cons Ide

rados no momento de classificar 0 artlgo pelo metodo alfabetlco.

Resposta: Correto.

Comentario _ 0 omes Preposir;oes e artigos nao contam ~ara a alfabetar;ao. s n

apresentados no item sao arquivados asslm: Almeida, Juvenal de. 'Camara, Marcelo da.

153. No que concerne a classificar;ao dos orientais, Li Yutang vem antes de Yoshi Matsue.

Resposta: Correto.

Comentario rt to a ordem Nomes orientais se arquivam como se apresentam, po an

apresentada no item esta c~rreta.

154 Nos locais em que aparecem tres pessoas com sobrenome S~nto~, ~ . classificar;ao sera na seguinte ordem: primeiro Santos, J., POlS a InI

cial abreviada tera preferencia as demais, independentement~ de qual seja 0 nome abreviado; em segundo, Santos, Jonas dos, e 0

terceiro sera Santos, Jose dos.

Resposta: Correto.

Comentario d A' classifica-As iniciais abreviativas de prenomes tem prece encla na _ t'

r;ao de sobrenomes iguais, portanto a ordem apresentada na questao es a c~rreta.

155. Na situar;ao descrita, deve-se classificar Filho, Pedro Carvalho antes de Neto, Antonio Almeida.

Resposta: Incltrreto. •


Comentario ____ ---'-________________ _

Os sobrenomes que exprimem parentesco sao considerados parte integrante do ultimo sobrenome. 0 arquivamento correto e:

Almeida Neto, Antonio. Carvalho Filho, Pedro.

Quanto a arquivologia, julgue os itens subseqQentes.

156. Datas-limite correspondem ao elemento de identificac;ao cronologica de uma unidade de arquivamento, em que sao indicadas as datas de inicio e termino do periodo abrangido.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A datas-limite sao 0 elemento de identificac;ao cronologica em que consta a data do documento mais antigo e a data do documento mais recente.

157. Iconograficos sao documentos em suporte filmico resultantes da microrreproduc;ao de imagens, com dimensoes e rotac;oes variaveis, contendo registros de imagens nao estaticas.


Comentario _____________________ _

Iconograficos sao documentos em suporte sintetico, em papel emulsionado ou nao, contendo imagens estaticas (fotografias, diapositivos, desenhos, gravuras). A descric;ao apresentada no item se refere aos documentos micrograficos.

158. Repertorio e 0 instrumento de pesquisa no qual sao descritos. pormenorizadamente, documentos previamente selecionados, pertencentes a urn ou mais fundos, e que pode ser elaborado segundo criterio tematico, cronologico, onomastico ou geografico.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Neste instrumento de pesquisa existe a seleffao dos documentos a serem descritos, atualmente repertorio e chamado de catalogo seletivo,

Arquivologia I 145

159 Tabela de equivah3ncia corresponde a urn instrumento de destinac;ao, . aprovado pela autoridade competente. que determ~na os prazos em

que os documentos devem ser mantidos nos arq~lvos correntes ou intermediarios, sendo depois recolhidos aos arqUivos permanentes.

Resposta: lncorreto.

Comentario . '1' d' Tabela de equivalencia e instrumento de pesqUisa aux~ lar que a a

equivalencia de antigas notac;oes para as novas qu~ tenham sldo,adotadas: em decorrencia de alteraffoes no sistema de arranJo de urn ~rqUivo. A des criffao apresentada no item se refere a tabela de temporalldade.

". •

CESPE - TRE-PA 12005 TECNICO JUDICIARIO

160. Tomando como base os conceitos fundamentais da arquivologia, assinale a opc;ao correta.

a) 0 processo de transferencia corresponde ao envio de documentos da fase corrente para a fase intermediaria.

b) Documentos que esgotaram seus prazos de vigencia devem ser descartados de imediato.

c) Todos os documentos produzidos por uma instituic;ao sao considerados de valor historico apos um periodo superior a setenta anos de sua produc;ao.

d) 0 cicio documental e constitufdo por somente duas fases basicas: os arquivos correntes e os arquivos intermediarios.

e) Arquivos permanentes possuem como uma de suas atividades principais 0 emprestimo de documentos para 0 usuario externo.

Resposta: A

Comentario _____________________ _

A transferencia se refere ao envio dos documentos da fase corrente para a permanente e 0 recolhimento e a passagem do arquivo intermediario para 0 arquivo permanente.

Os demais itens estao incorretos pelos seguintes motivos: b) 0 descarte de documentos nao e realizado imediatamente apos 0

termino do prazo de vigencia, os documentos devem passar por aprovac;ao antes da eliminac;ao.

c) 0 estabelecimento dos valores dos documentos nao possuem relac;ao com 0 per/odo de produc;ao do documento, mas sim, relac;ao com as atividades e func;oes produtoras do documento.

d) 0 cicio vital dos documentos e constitufdo de tres fases distintas e complementares: arquivos correntes, arquivos intermediarios e arquivos permanentes.

e) Nos arquivos permanentes nao h8 emprestimo de documentos.

Arquivologia I 147

161. Em um programa de gestao documental, a organizac;ao de.documentos e realizada por profissionais que fazem uso d.e alguns ~nstrumentos auxiliares. Assinale a OPct80 em que todos os Itens sao Instru-mentos auxiliares. . A •

a) plano de classificac;ao, /ista de descartes, ta~ela de equlvalencla. b) plano de destinac;ao, manual de procedlmentos, tabela de

temporalidade. . A • •

c) tabela de temporalidade, tabela de eqUivalencl~, quadro de arranjo d) plano de classificac;ao, manual de procedlmentos, tabela de

temporalidade. . _ e) diagnostico do acervo, tabela de descarte, plano de destlnac;ao.

Resposta: questao anulada.

Comentario ____________________ _

Todos os itens apresentam instrumentos auxiliares.

162. No que se refere a preservac;ao, conservac;ao e restaurac;a? de documentos, assinale a opc;ao correta acerca dos procedlmentos adotados nos arquivos. .. . a) Com 0 objetivo de minimizar 0 ruldo no amblente, e Indlcado q~e

o piso dos espa<{os onde sao preservados os documentos seJa revestido com carpete.

b) Para registro da classificact80 de documentos, e recomendado 0 usa de canetas esferograficas.

c) Para reparos em documentos, como enxertos e rasgos provocados pelo manuseio constante, e indicado 0 usa de papel branco de tamanho A4 e cola plastica comum.

d) E indicado 0 uso de fungicida como medida profilatica em docu-mentos atacados por fungos. .

e) Tanto funcionarios quanto usuarios devem ter conhecimento acerca das medidas referentes ao manuseio de documentos.

Resposta: E

Comentario . As praticas de conservac;ao devem ser do conhecimento tanto do

funcionario como do pesquisador. .. Os demais itens estao incorretos pelos segulntes ~OtIVOS: a) 0 usa de carpete nao e recomendado aos arqUlvo~. b) Para fazer aiotac;oes nos documentos usa-se graflte e nao cane

tas esferograficas.


. C) E possivel fazer pequenos reparos nos documentos, mas 0 mate-nal que deve ser usado e papel de seda japonesa e cola Carbox Meti! Celulose.

d) 0 ~so de f~n~icida nao e recomendado, por prejudicar 0 papel. Para a deslnfestac;ao e usado 0 metodo se fumigac;ao e deve-se observar que a substancia quimica a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da integridade do papel e da tinta sob sua ac;ao.

163. Quanto ao gerenciamento da informac;ao, assinale a opc;ao em que todas as atividades apresentadas, referentes a documentos e processos, sao de responsabilidade do setor de protocolo. a) autuac;ao, encaminhamento e arquivamento b) rece~i:nento, classificac;ao, controle da tramitac;ao e expedic;ao c) cla~slflcac;ao, descric;ao, arquivamento e expedic;ao d) reglstro, classificac;ao, destinac;ao e avaliac;ao e) autuac;ao, registro, organizac;ao e descric;ao

Resposta: B

Comentario -:--;-___ -:--:-______________ _

o protocolo e responsavel pelas atividades de recebimento classific~c;.ao, registro, movimentac;ao e expedic;ao. Nao incluem n'as suas ahvldades 0 arquivamento, descric;ao, destinac;ao e avaliac;ao.

CESPE - TRE-RS I 2003 TECNICO JUDICIARIO

As rotinas de recebimento e classificac;ao adotadas nos setores de protocolo compreendem o(a)

164. recebimento da correspondencia.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o setor de protocolo e responsavel pelo recebimento dos documentos na instituic;ao.

165. encaminhamento da correspondencia e dos demais documentos aos destinatarios.


Comentario _____________________ _

Esta rotina e de responsabilidade do protocolo, contudo faz parte da atividade de registro e movimentac;ao e nao da de recebimento e classificac;ao.

166. Abertura da correspondencia sigilosa para posterior encaminhamento.


Comentario _____________________ _

As correspondencias sigilosas e particulares nao sao abertas pelo setor de protocolo e devem ser encaminhadas aos respectivos destinatarios.

167. Distribuic;ao da correspondencia que se caracterize como particuiar.

Resposta: Co"eto. •

ISO I Larissa Candida Costa

Comentario

semabr~ir~a~s~c~o;r~re~s~p~o~nd~e;'An:c:ia=s~a~rt:'~'---------------------de recebimento e classificagao deve~' t'~~ ~res, 0 Protocolo na atividade

IS nUl-las aos seus destinatarios.

168. InserC;ao de carimbo ou outra forma d . gao e a data do encaminhamento d edreglstro que revele a numera

o ocumento.

Resposta: Correto.

Comentario

o protoc~o~'o~,~q~u:a;-;n~d~o~r::e=ce:b~e::-:::a:::,g:-:-u~m~d:------------de protoc% _ numerador/datador ocument~, deve apor carimbo or direito do documento e anotar ' ~e:npr~ qu~ posslvel, no canto superidistribuigao e 0 c6digo de assunto

a a,:o 0 numero e da data a primeira

, se lor 0 caso.

CESPE - TRT 10a REG lAO I 2004 TECNICO JUDICIARIO

No que se refere a metodotogia a ser adotada para 0 gerenciamento, a avaliagao e 0 arquivamento dos processos e demais tip%gias documentais acumuladas em 6rgaos, como e 0 caso do TRT, julgue os itens seguintes.

169. Os processos ultimatos, de procedemcia externa, serao transferidos ao arquivo de carater permanente.


Comentario _____________________ _

Mesmo nos casos de processos ultimatos (conclusivos) devem receber avaliagao documental e respeitar as permanencias nos arquivos correntes e intermediarios.

170. Um dos criterios estabe/ecidos nos processos de avaliagao documental e indicar 0 descarte dos documentos que tenham sido produzidos no prazo superior a 20 anos.


Comentario _____________________ _

A avaliagao nao visa estabelecer um prazo unico para os documentos no arquivo corrente e intermediario, cada serie documental deve ser rigorosamente analisada sobre os objetivos institucionais e frequencia de uso para 0 estabelecimento de prazo do guarda.

171. Por suas caracteristicas de produgao, todos os processos constituidos no TRT sao de guarda permanente.

Resposta: ·'''correto.


Comentario = ___ :-______________ _ Mesm.o pr~cessos devem ser avaliados e conservados OS que real

mente este~am .hg~d~s aos valores de prova e testemunho e que representem a hlst6na Instltucional.

172. E atribuida a guarda permanente aos atos normativos.

Resposta: Correto.

Comentario __ -:-________________ _

. . Os atos normativos possuem valor secundario para a institui<;ao justIfIcando sua guarda permanente.

FUNDACAO CESGRANRIO - BNDES/2004 TECNICO ADMINISTRATIVO

173. Classifique como verdadeira (V) ou falsa (F) cada afirmac;ao obre arquivos apresentada abaixo. I - Cad a empresa deve adotar a metodologia de arquivamento que atenda as suas necessidades especificas. II - Os arquivos podem passar por tres estagios de evoluc;ao, que nao sao complementares. III - A maneira de conservar e organizar os documentos deve mudar de acordo com a idade do arquivo. IV Embora 0 termo "arquivo" seja usado em refen3ncia a qualquer uma das tres idades, os arquivos propriamente ditos sao os de terceira idade.

A ordem correta e: a) V - V - F - V. b) V-V-F-F. c) V-F-V-V. d) F - F - V-F. e) F - V - F - V.

Resposta: C

Comentario _____________________ _

1 - V - Varios sao os metodos de arquivamento, cada instituic;ao deve escolher 0 metodo que melhor atenda as suas necessidades.

11 - F - 0 cicio vital dos documentos (arquivo corrente, arquivo intermediario e arquivo permanente) sao complementares.

111- V -Acada uma das idades documentais corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqOentemente, uma organiza<;ao adequada. P~r exemplo, um documento permanente requer cuidados de conservac;ao rna is especificos do que um documento corrente.

V - V - Este item e muito conflituoso. Contudo, Paes (2002) considera que 0 arquivo d~ t.;rceira idade ou permanente e que e 0 arquivo propriamente dito.

I

, 'I 'I

1 i


174. Assinale a afirmativa c~rreta a respeito de arquivos intermediarios. a) Devem necessaria mente ser conservados proximos aos escritorios. b) Devem disponibilizar seus documentos para consultas freqOentes. c) Sao tambem chamados de "limbo", "purgatorio" ou "arquivo morto". d) Guardam documentos oficiais ou de valor historico em carater

permanente. e) Reunem documentos que precisam estar acessiveis, apesar de

menos consultados.

Resposta: E

Comentario -:-____________________ _

Arquivo de segunda idade ou intermediario e constitufdo de documentos menos consultados, mas que necessitam ficar armazenados na instituivao. seja para cumprir a guarda de um prazo legal ou para retomar um problema novamente focalizado.

175. A respeito dos metodos de arquivamento. sao feitas as afirmavoes abaixo. I - A escolha do metodo de arquivamento deve ser determinada pela natureza dos documentos e a estrutura da entidade. em bora. de modo geral. qualquer sistema possa apresentar resultados satisfatorios se for adequadamente aplicado. II Em comparavao aos demais, 0 metodo alfabetico e 0 mais simples, rapido e barato. alem de dificilmente gerar erros de arquivamento, mesmo quando 0 volume de documentos e grande. III - Podem-se dividir os metodos de arquivamento em duas grandes classes, ados alfabeticos e ados numericos; cada uma delas, por sua vez, divide-se em diversas subclasses. Esta(ao) correta(s) a(s) afirmavao(oes): a) I. apenas. b) II. apenas. c) III, apenas. d) I e II, apenas. e) II e III, apenas.

Resposta: A

Comentario :--:---:-__________________ _ Na arquivologia nao existe "receita de bolo". temos que estudar as

necessidades e caracteristicas institucionais dos documentos para a es-

Arquivologia I 155

colha dos metodos e procedimentos mais adequados a serem adotados. Contudo, podemos notar que qualquer tentativa de arquivamento resulta

em saldo positiv~. Os demais itens sao considerados falsos, pois 0 metodo alfabetico

gera muitos erros quando 0 volume de documentos e grande (item II) e no item III, os metodos de arquivamento podem ser divididos em basicos e padronizados e estes divididos em diversas subclasses.

176. As pastas abaixo deverao ser arquivadas segundo as regras de

alfabetavao. I - Terceiro Seminario Brasileiro de Pesquisa. II - XX Congresso de Biblioteconomia e Ciemcia da Informavao. III - 9° Simposio de Diretores de Bibliotecas Universitarias da America

Latina. IV - Decimo Setimo Encontro de lndexadores de Periodicos. V-15° Encontro Nacional de lnformavao e Documentavao Juridica.

A ordem correta de arquivamento 13: a) 1-1I1-IV-V-11. b) 1-IV-II-V-1I1. c) 1I-IV-V-I-11I. d) 11- V -IV -I-III. e) lV-V-II-ll1-1.

Resposta: C

Comentario ----------------------Na regra de alfabetavao para os nomes de eventos devemos arquiva-

los como se apresentam, desconsiderando as preposivoes e artigos e 0

numeral sen do apresentado ao final do nome entre parenteses. As pastas deveriam ser arquivadas da seguinte maneira:

11_ Congresso de Biblioteconomia 52 Ciencia da Informa~o (XX) IV - Encontro de Inexadores de Periodicos (Decimo Setimo) V - Encontro Nacional de Informavao 52 Documentavao Juridica (15°) 1- Seminario Brasileiro de Pesquisa (Terceiro) III - Simposio de. Diretores de Bibliotecas Universitarias da America

Latina (9°)

Obs.: as palavras sublinhadas nao sao consideradas na alfabetavao.

177. Assinale a afitmavao INCORRETAa respeito do metodo de alfabetac;ao para nomes de pessoas.

m:'

" i

'III' I I

. !' I:

I II , )


a) Quando os sobrenomes sao iguais, prevalece a ordem alfabet"-ca dos prenomes. I

b) Sobren0'::les ~ompostos de substantivo e adjetivo (como Monte Verde) nao sao separados .

c) S,?brenomes iniciados com a palavra Santa (como Santa Cruz) sao compostos e nao se separam.

d) Titul~s que acompanham nomes, como General ou Ministro sao conslderados na alfabetac;ao. '

e) Os. nomes orientais Uaponeses ou arabes, por exemplo) sao reglstrados exatamente como se apresentam.

Resposta: D

Comentario . Os titulo:s-::n~a:o-:s::;a:o~c=o:-::n:-::s-;-:id;-::e-:-ra=-d::-o-s-p-a-r-a-a-r-e-g-ra-de-a-'f-a-be-t-a-c;a--o-d-e-v-e-m

vir apresent~~os ao final do nome entre parenteses. ' Ex.: Mlmstro Gilberto Gil. Arquiva-se: Gil, Gilberto (Ministro)

178. Indique a opc;ao em que as firmas mencionadas estao apresentadas na ordem adequada, de acordo com as regras de alfabetac;ao. a) 0 Globo - Jornal do Brasil - A Tarde. b) F~ndac;ao Ban.co do Brasil- Fundac;ao GetUlio Vargas _ Funda-

c;ao dos Correlos.

c) Jorg.~ Zahar ~ditor - Editora Nova Fronteira - Areal Editores. d) Rodlt.' J~alhelros H. Stern Amsterdam Sauer. e) Alu~lbras - A~sociac;ao Brasileira de Imprensa - Associac;ao dos

Anallstas de Sistemas.

Resposta:A

Comentario . Na regra~d:e~a::'f;::a::b-:e-:-:ta~c;:a-:-o-o-s-no-m-e-s-d-:-e-em-p-re-s-a-s-/f-;r-m-a-s-d-e-v-e-m-s-er

arqUivados como se apresentam desconsiderando artigos e preposic;oes.

179. 0 metodo numerico simples e indireto porque: a) a documentac;ao e arquivada em pastas miscelaneas, que de

vem .co~t~r de 10 a 20 correspondentes cada uma. b) a atnb~lc;ao d~ ~umeros aos correspondentes e feita segundo or

dena9ao alfa~etlc~, sem preocupac;ao com a ordem de entrada. c) ~m amp.la apllca9ao nos arquivos.especiais - discos, fotografias,

fllmes, fltas sonoras -.m~dlante "~eiras adapta90es. d) req~er consulta a um mdlce alfabetico remissivo, que fornecera

o numero sob 0 qual a pasta ou 0 documento foi arquivado.

Arquivologia I 157

e) pode-se aproveitar 0 numero de uma pasta que venha a vagar, para nao manter pastas sem utilidade no arquivo.

Resposta: D

Comentario _____________________ _

Os metodos de arquivamento possuem dois grandes sistemas de localiza9ao: direto e indireto. 0 sistema direto e aquele em que a localiza-9aO do documento e feita diretamente no local onde 0 documento esta arquivado (metodo alfabetico, p~r exemplo) e 0 sistema indireto e 0 que requer a utiliza9ao de Indice ou um c6digo remissivo para localizar 0 documento (metodo numerico simples, por exemplo).

180. Voce recebe a tarefa de organizar um arquivo geografico por estados. As seis primeiras pastas sao: 1 . Rio Grande do Sui - Porto Alegre Machado Assessoria de Eventos. 2. Sao Paulo - Sao Jose dos Campos - Jonas Martins Sobrinho. 3. Bahia - Itabuna - Fazendas Reunidas Vasconcelos Medeiros. 4. Rio Grande do Sul- Pelotas - Simoes Lopes & Associados. 5. Sao Paulo - Campinas - Antonio Calfati & Irmaos. 6. Bahia Salvador - Confec90es Bonfim Ltda.

As pastas devem ser arquivadas na seguinte ordem: a) 3 6 - 4 1 - 5 - 2. b) 5 3-4 1-6-2. c) 5 6 - 3 - 2 - 1 4. d) 6-3 1-4-5-2. e) 6-3 5-2-1-4.

Resposta: D

Comentario _____________________ _

Para arquivar geograficamente por Estados, 0 primeiro criterio de separa9ao e 0 Estado, seguido da capital, depois as cidades em ordem alfabetica e, por ultimo, 0 nome da pessoa.

181. Ao atender a um pesquisador que pretende obter emprestimo de algum material para consulta, 0 arquivista deve: a) solicitar e manter consigo algum tipo de identifica9ao do

consulente durante 0 perfodo do emprestimo. b) solicita( ~o pesquisador a assinatura de um recibo referente a

entrega dos documentos.


c) solicitar a apresenta9ao de um offcio no qual esteja claramente explicitado 0 usc a ser dado ao material.

d) procurar, pela natureza da sua profissao, controlar e proteger 0 pesquisador.

e) informar 0 pesquisador a respeito de possfveis danos ao material p~r seu uso fora da sede.

Resposta: B

Comentario _____________________ _

Para 0 emprestimo de documentos deve ser utilizada a "guia-fora" que facilita 0 rearquivamento e possibilita a cobran9a de documentos nao devolvidos. Na "guia-fora" deve constar, a/em da assinatura do pesquisador, a assinatura do arquivista responsavel pelo emprestimo, a data e a c/assifica9ao do documento.

182. Assinale a afirma9ao correta acerca de emprestimos de documentos. a) 0 prazo de 30 dias 13 considerado padrao para emprestimos de

quaisquer tipos de documentos.

b) Os dossies arquivados nao podem ser emprestados para nenhum departamento da empresa.

c) Um documento s6 pode ser cedido ao 6rgao que 0 produziu ou recebeu, ou sob sua autoriza9ao.

d) Para facilitar seu manuseio, ao serem emprestados, os documentos avulsos devem ser retirados das pastas onde estao arquivados.

e) Para controle da devolu((ao, basta manter uma ficha com 0 nome do consulente e a data da devolu9ao.

Resposta: C

Comentario _____________________ _ Segundo Paes (2002)

"De modo geral, 13 adotado 0 seguinte criterio: documentos de arquivo s6 podem ser consultados ou cedidos, por emprestimo, aos 6rgaos que os receberam ou produziram, aos 6rgaos encarregados das atividades a que se referem os documentos e as autoridades superiores."

Aos outros 6rgaos 0 emprestimo s6 13 permitido depois da autoriza9ao do 6rgao produtor.

CESPE -ANVISA/2004 ARQUIVOLOGIA

o Sistema de Gestao de Documentos de Arquivo (Siga), da administra((ao publica federal, tem p~r fina/idade

183. estimular a integra((ao e a moderniza980 dos arquivos publicos e privados.


Comentario . . . . r o Siga 13 urn sistema de gerenciamento e na~ de p~"tl~a arqUl~ls Ica.

Estimular a integra9ao e a moderniza9ao dos ar~Ulvos publlcos e pnvados 13 papel do Conarq (Conselho Nacional de ArqUlvos).

184. racionalizar e reduzir os custos operacionais e de armazenagem da documenta9ao arquivistica publica.

Resposta: Correto.

Comentario . . d t- d o Siga 13 um sistema que visa organizar as atlvlda.d~s e _ges ~o. e

documentos no ambito dos 6rg80s e entidades da Adn:lnlstra9ao .~ubhca Federal. Assim, ele racionaliza os processos no~ arqUivos, permltlndo a redu9ao de custos. Decreto nO 4.915/2003, art. 2 .

185. disseminar normas relativas a gestao de documentos de arquivo.

Resposta: Correto.

Comentario . o Siga 13 um sistema padronizado de gesta~ ~e do:um~nt~s que visa

a disseminar normas i todos os arquivos da admlnlstra9ao publica. Decreto nO 4.915/2003, art. 2°.


186. re?Ome,ndar, ~rovide~cias para a apuraC;ao e a reparaC;ao de atos leslvos a polltica naclonal de arquivos publicos e privados.


Comentario =~:::-::-::-.-:--:-_-::--_-:--:-:-__________ _ A final.idade apontada no item e atribuiC;ao do Sinar (Sistema Nacio

nal de ArqUlVos).

187. p~eservar 0 patrimonio documental arquivistico da administrac;ao publica federal.

Resposta: Correto.

Comentario :=:=-:-:---::--:-__ --:--:-___________ _ A_ adequad~ gAe~tao documental garante conseqOentemente a pre

~erv.ac;ao do pat~lmoniO documental arquivistico. Neste sentido, esta nas flnahda~e~ do ~Iga ,a preservac;ao do patrimonio documental arquivlstico da Admlnlstrac;ao Publica Federal.

A ~tivi?ade ~e avaliaC;ao e seleC;ao dos documentos arquivisticos da A~e~cl.a Naclo~~1 ~e Vigilancia Sanitaria (ANVISA) devera pautar-se nos pnnclplos ~rq~I~lstlcos sistematizados. Julgue os itens a seguir, relativos a esses pnnclplos.

188. D~ ~cord~ com Schellenberg, na apreciaC;ao do valor informativo, 0 arqUivlsta nao leva em grande considerac;ao a origem dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario ~-:-:-_::-__ -:-------______ _ Os val?res informativos derivam da informac;ao contida nos docu

men:os r~latl~a aos assuntos de que tratam as instituic;oes e nao da informac;ao all eXlstente sobre a propria instituic;ao.

189. A avaliaC;ao de documentos prescreve que 0 superfluo seja eliminado de.ntro de determinados prazos e que a massa documental seja reduzlda sem prejulzo da informac;ao.

Resposta: Correto.

Arquivologia I 161

Comentario _____________________ _

A avaliaC;ao visa eliminar os documentos que ja nao possuem valor para a Administrac;ao de acordo com a tabela de temporalidade definida. Com a avaliaC;ao tem-se a reduC;ao da massa documental acumulada, mas nao da informaC;ao em si, po is documentos relevantes serao mantidos. Para tanto, e necessaria a analise da produc;ao documental, com vistas a identificar os documentos que espelhem a atuac;ao, 0 comportamento, as realizac;oes e conquistas das unidades governamentais e privadas.

190. Nao se pode reduzir a padroes exatos as considerac;oes a serem observadas na determinac;ao dos valores dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Os pad roes nao devem ser encarados como absolutos ou finais. Na melhor das hipoteses, servirao tao-somente como guias para orientar 0

arquivista na dificil tarefa de avaliaC;ao.

191. Ao aplicar 0 teste de unicidade a informaC;ao contida nos documentos, 0 arquivista deve considerar a duplicaC;ao flsica dos mesmos.


Comentario ____________________ ---:-

No teste de unicidade deve-se considerar se a informaC;ao nao sera encontrada em outras fontes documentais de forma tao completa e utilizavel.

192. A avaliac;ao e realizada considerando-se 0 valor dos documentos, que apresenta duas facetas bem distintas: 0 valor primario e 0 valor administrativ~.


Comentario __________________ -:-_~_:_

Na avaliac;ao consideram-se do is valores documentais: valor primario (ou administrativ~) e valor secundario (ou historico).

193. Os arquivistas nao podem fazer usc de diferentes criterios na avaliaC;ao de documentos de diferentes periodos.

•• Resposta: Incorreto.


Comentario _____________________ _

Os arquivistas podem utilizar criterios diferentes para diferentes perfodos ou diferentes arquivos de custodia, po is 0 que e de valor para um pode nao interessar ao outro. Como desta Schellenberg (2004) uma consistencia absoluta no ju/gamento dos valores informativos e tao indesejavel quanto impossivel de ser obtida.

194. 0 arquivista deve proceder a avaliattao baseando-se em partes da documentattao a ser avaliada, ou nas unidades administrativas, separadamente.


Comentario _____________________ _

o arquivista, na avaliattao deve re/acionar 0 grupo particular de documentos que esta sendo considerado com outros grupos, para entenderIhes 0 significado como prova da organizat;i:io e funttao.

Com relattao ao tratamento de um fundo arquivfstico, ju/gue os itens subseqOentes.

195. Os documentos pertencentes a um mesmo fundo guardam relattao organica entre si.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Pela relattao organica que estabeJecem os fundos constituem uma unidade distinta, nao podendo seus componentes ser separados, vindo a constituir outros agrupamentos aJeatoriamente.

196. 0 chamado princlpio da santidade implica nao mesc/ar documentos de uma organizattao com os de outra.


Comentario _____________________ _

o princlpio da santidade se refere ao respeito a organicidade, isto e, a observancia do fluxo natural e organico com que foram produzidos.

Arquivologia I 163

A descric;ao apresentada no item refere-se ao princlpio da proveniencia.

197 As divisoes ou settoes internas de um organismo corres~ondem as . condittoes requeridas para se produzir um fundo de arqUivo.


Comentario . d I nge de ser-oes internas e departamentos sltua os 0 Mesmo no caso Y 'derados

da sede os documentos produzidos p~r eles n~o podem se~ con~~ t'ficar fundos distintos. So a partir do orgao maior e que se po e~ I ~n I .

todas as funttoes dos orgaos s.u?ordin~dos numa competencla mals abrangente. Ver tambem comentanos do Item 67.

198. Se 0 orgao muda de nome, ainda que mantenha suas atribuittoes, 0

fundo devera ser fechado,


Comentario . . m smo assina-No caso apresentado no item, 0 fundo contmuara 0 e ,

lando-se apenas a troca de nome,

199. Um orgao, para ser considerado um f~ndo de arquivo, deve ter atribuittoes precisas, estabelecidas por lei.

Resposta: Correto.

Comentario 'ntes Para identificar um fundo de arquivo, deve-se observar as segul

carac~er~~t!~~~: nome, ter sua existencia juridica resultante de lei, decreto,

resoluttao etc.; ", - ter atribuittoes precisas, tambem estabele~ldas p~r lei, - ter subordinattao conhecida firmada p~r lei; I d - ter um chefe com poder de decisao, dentro de sua area lega e

ac;ao; . .. . - ter uma organizattao interna flxa.


200. 0 processo de arranjo propriamente dito inicia-se a partir da transferencia, caso nao se conserve a classifica9ao que 0 documento ja tinha na primeira idade.


Comentario _____________________ _

o processo de arranjo inicia-se com 0 recolhimento.

201. 0 us~ do ~rincf~io do respeito aos fundos como norteador do arranjo mantem a Integndade dos conjuntos documentais como informa9ao.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o principio de respeito aos fundos mantem a integridade dos conjuntos documentais como informa9ao, refletindo-se no arranjo as origens e os processos que os criaram.

Pelo conceito do principio de respeito aos fundos, percebe-se a manuten980 da integridade documental - visa fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competencia e as atividades da institui9ao ou pessoa produtora. Os arquivos originarios de uma institui980 ou de uma pessoa devem manter sua individualidade, nao sendo misturados aos de origem diversa.

Julgue os seguintes itens, relativos a microfilmagem.

202. Um dos propasitos da microfilmagem para preserva9ao e fornecer capias de itens a outras institui90es e pesquisadores.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Com a microfilmagem de documentos permanentes objetiva-se preservar 0 original e possibilitar reprodu90es aos interessados. Esta reprodU9ao deve ser evitada com os documentos originais.

203. Uma diferen9a entre a microfilmagem de materia is de biblioteca e a de materia is de arquivo esta na nao-linearidade dos primeiros.


Arquivologia I 165

Comentario ______________ :-:-_-:--:--: ___ _

Os documentos de biblioteca possuem linearidade para a microfilmagem.

204. Um dos principais elementos de um programa de microfilmagem para preserva9ao e a sele9ao e a identifica980 dos materiais a serem preservados.

Resposta: Correto.

Comentario __________________ --:-:--_

Em um acervo documental nem todos os documentos necessitam ser microfilmados visando a preserva9ao, portanto, a escolha consciente ~ a identifica9ao dos documentos a serem microfilmados sao elementos Importantes num programa de microfilmagem de documentos.

205 De acordo com a legisla980 brasileira que rege a materia, e permiti. da a inser9ao, no filme original, de documentos da mesma seqOencia

eventual mente omitidos quando da microfilmagem.


Comentario ____________________ ~

De acordo com 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 9°, "os documentos da mesma serie ou seqOencia, eventual mente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens nao apresentarem I~gibilidade, por falha de opera980 ou por problema tecnico, serao ~eprod~zldO~, posteriormente, nao sendo permitidu corte ou inser980 no fllme onglnal .

206. A mascara da microfilmagem e a maneira como 0 texto ou a imagem aparece em uma sinaletica.


Comentario _____________________ _

Na area arquivfstica e na legisla980 pertinente sobre microfilmagem, nao ha a men9aO ao termo mascara da microfilmagem.

A respeito do usa dp\ novas tecnologias no gerenciamento dos arquivos e das institui90es arquivisticas, julgue os itens que se seguem.


207. Il: tramit~c~o de documentos eletronicos para os uais se'a n ' n~ ou eXlg,l~a a _utili~aCa~ de certificados digitais iomentd se ~~:~a~ ~Ia~t~ certlflcacao dlsponlbilizada por autoridade de registro integran~e a n ra-estrutura de Chaves Publicas Brasileira ICP-Brasil.


Comentario Nocasoa~p~re~s:e~n~ta:d~o~no::it:e:m~a~c~rt:'f~'--~---~--'----.----.--.--

por Autoridade Certificadora integran~e ~~~~a~_~~:~~a ser dlsponrbllizada

208. ~~~t~~~~ ~ tacesso direto a documentos valiosos, a formacao de imaIgl a orna-se um elemento de preservacao.

Resposta: Correto.

Comentario Com a dikig~it~a~liz;a:c~a:o:-, :o-:m:a:n:u-:-:s:-::e~io:-:::-do-S-:d---t--,-, -. --,

restrito, possibilitando maior preservacao dOo~~~~~I.0s onglnals sera

209. ~ltecn~IO~ja de imagem digital propicia os meios de se codificar digimen e ocum~nt~s escaneados em forma de imagem para arma

zenagem, transmlssao e recuperacao em sistemas computadorizados.

Resposta: Correto.

Comentario

A digitari~z:ac;'a~o~e:u::m~p:ro:-::c:-::e-=-s-=-so::-'d-e-c-o-n-ve-r-s-aO-d-e-u-m-d-a-d-o-a-n-'-' -~~~i~7a~ormato de representaC80 digital, posslvel de ser armaz:~~~~oe

o por computador. Com a digitalizaCao so e possivel recu rar, armazenar e transmitir dados com a utilizaC80 de urn comput d pe-

a or.

210. 0_ COnSe~h? ~acion~r de Arquivos (Conarq) recomenda que a instituicao a.rqUivlstica estrme possive,is impactos que a construcao de seu websIte possa causar nos servlCOS tradicionais da instituiC80.

Resposta:Correto.

Comentario ° Conar~q~r~e~c~om~e~n~d:a-:p:-:ra~a~cr:'~-~~d--------------arquivisticas as seguintes acoe~ previal:?ao e website nas instituicoes

Arquivologia I 167

• avaliar os fatores que justificam a criaCao do website; • identificar os objetivos que se pretende alcancar com 0 website; • verificar a capacidade de criaC80 e gest80 do website pela institui

cao, identificando recursos financeiros, tecnicos e humanos para acompanhamento, desenvolvimento, atualizaCao e promocao do website;

• avaliar a possibilidade de usa de recursos humanos externos para viabilizar a criacao e gest80 do website, caso a propria instituiCao nao disponha de condicoes para tal;

• garantir, preferencialmente, um ou mais responsaveis tecnicos, que respondam pelas questoes de conteudo, ambiente fisico, plataforma operacional, atualizacoes, seguranca e gerenciamento de informacoes;

• considerar a possibilidade de compartilhamento de redes de dados com outras entidades;

• avaliar web sites nacionais e internacionais com objetivos semeIhantes;

• verificar a existEmcia de normas para concepcao e gestao de websites emitidas por orgao autorizado na esfera governamental da instituicao;

• verificar a concepCao de websites existentes na esfera governamental da instituicao;

• analisar normas e recomendacoes em vigor, voltadas para 0 atendimento ao publico, otimizando-as naquilo que for necessario; caso nao existam, providenciar a eiaboraC80 e adoC80 de tais normas;

• identificar o(s) usuario(s) da instituiCao e potenciais usuarios do website;

• identificar os servicos que poderao ser oferecidos via Internet imediatamente e a longo prazo;

• estimar possiveis impactos que a criaCao do website podera causar nos servicos tradicionais da instituiCao;

• avaliar a potencial capacidade de res posta da instituicao as demandas dos usuarios atraves da Internet;

• considerar as poss[veis restricoes de acesso aos documentos -questoes legais, preservacao, privacidade, organizaC80 dos conjuntos documentais etc.;

• preyer mecanismos de avaliaC80 interna e externa do funcionamento do wei1Site.


211. Do P?nto de vista tecnico, a resolu9ao e 0 fator mais importante a ser consld.e~ado quando se planeja urn sistema de preserva9ao de imagem digital.

Resposta: Correto.

Comentario --:--:_--:-_~ ______________ _

A r~solUif80 e parametro-chave de planejamento para urn sistema de planeJamento de preserva9ao de imagem digital.

Qu?nto as rotin.as de trabalho inerentes a gestao de documentos julgue os Itens a segUir. '

212. Cabe ao arquivo corrente, p~r meio da leitura, tomar conhecimento da correspondencia ostensiva, verificando a existencia de antecedentes.


Comentario :::::-:::-=-=--:--:-_-:-:-_-:-__________ _ A atividade apresentada no item e de competencia do servic;o de

protocolo.

213. 0_ acel":,0 de ?ep6sitos intermediarios e constituido de papeis que nao estao mals em usc corrente.

Resposta: Correto.

Comentario ~=-=----:-:-:-:---:~--.:--:------------.0 arquivo intermediario e constituido de documentos originarios de

arq~lvos corr~~tes ~ue precisam ser guardados p~r urn tempo maior, p~r motlvos admlnlstratlvos, legais ou financeiros, e que nao mais serviriam para 0 suporte das atividades institucionais, ou seja, correntes.

214. Cabe ao protoc?lo verifica: a classificac;ao atribuida ao documento no ate do receblmento, ratlficando-a ou retificando-a.


Comentario A ativida::d;:e~d::e~s:-::c:ri::-:ta:-no-::it-e-m-c-o-m-p-e-:t-e-a-o-a-r-q-u-iv-o-c-o-rr-e-n-te-.---

Arquivologia I 169

215. 0 arquivo corrente devera encaminhar os documentos aos respectivos destin~s, de acordo com despacho de autoridade competente.


Comentario _____________________ _

o protocolo e que eo responsavel pela tramitac;ao dos documentos.

216. Na etapa de codificac;ao, 0 arquivista apoe nos documentos os simbolos correspondentes ao metodo de arquivamento adotado.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------Na coditicac;ao 0 responsavel coloca os simbolos correspondentes

ao metodo de arquivamento: letras, numeros, letras e numeros e cores. Recomenda-se que a codificaC;80 seja feita a lapis, a tim de possibilitar

eventuais corre90es.

217. 0 metodo de arquivamento e determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade.

Resposta: Correto.

Comentario --------------------Existem diversos metodos de arquivamento, a escolha por urn deles

deve ser de acordo com as caracteristicas do documento e da entidade

visando atender as suas necessidades.

Acerca da composiC;80 do acervo arquivistico da ANVISA, julgue os ;tens

segu;ntes.

218. As publicac;oes seriadas, sobretudo os boletins administrativos, sao elementos que compoem 0 arquivo impresso.

Resposta: Correto.

Comentario --------------------Os impressos; _omo as publicac;oes ser;adas, formam 0 arquiVO im-

presso da instituic;ao e deverao receber tratamento arquivistico.


219. Considerando a fragilidacde e a curta vida uti! atribuida aos documentos efetronicos, e indicadia a impressao em papel daqueles considerados de valor secundariio, a fim de garantir a preserva9ao da informa9ao.


Comenblrio ________ ---___________ _

A preserva9ao deve ser (ealizada nos suportes originais da informa-9ao, deve-se fazer altera90es nlos sistemas tecnol6gicos ou preservar equipamentos visando a recuperayao da informa9ao. A reprodu9ao dos documentos permanentes deve se( feita com 0 intuito de facilitar 0 acesso da informa9ao.

220. 0 acervo arquivistico da ANVISA, por suas caracteristicas de produ-9ao, associadas as su;8S fun90es, e considerado urn arquivo supranacional.


Comentario ______ ....,-.---___________ _

A Anvisa e uma institui9aO federal e, portanto, 0 seu arquivo deve ser considerado tambem feder;8l.

o processo de descri9ao do ac@rvo arquivistico da ANVISA devera atentar para os procedimentos indicado s na Norma Geral de Descri9ao Arquivistica (lSAD-g). Acerca dessa norma, julgue os itens subsequentes.

221. As normas sao aplicavei~ aos documentos textuais, fotograficos e sonoros que compoem 0 ~cervo arquivistico da ANVISA.


Comentario ________ ----__________ _

A Isad-g contem regras gerais para descri9ao arquivistica que podem ser aplicadas independentcmente da forma ou do suporte dos documentos. As regras contidas nesta norma nao dao orienta9ao para a descri9ao de documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais expondo regn3S de descri9ao para tais documentos ja existem. Esta norma deveria se( usada em combina9ao com esses manuais para possibilitar a adequada descri9ao de documentos especiais.

Arquivologia I 171

222. As informa90es acerca do fundo descrito sao registradas na area de contextualiza9ao.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ --:-_

Na area de contextualiza9ao sao fornecidas informa90es sobre fundo, tais como: nome da entidade/pessoa fisica, hist6ria administrativa / biografia, hist6ria custodial (ou arquivistica) e origem do recolhimento/aquisi9ao.

223. A area de controle da descri9ao e destinada ao registro dos creditos dos profissionais responsaveis pela descri9ao dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Alem dos creditos dos profissionais responsaveis pela descri9ao inserem-se na area de controle da descri9ao informa90es gerais sobre 0

trabalho de descri9ao. Ex.: Descri9ao realizada em 2000 de forma digital pela equipe da

Divisao do Acervo Hist6rico da Assembleia Legislativa do Estado de Sao Paulo.

224. De acordo com a norma, ocorre 0 intercambio internacional das unidades descritas com a indica9ao de determinados elementos indispensaveis, incluindo 0 local de produ9ao.


Comentario ____________________ -:-:-_

Apenas alguns elementos sao considerados essenciais para 0 inter-cambio internacional de informa9ao descritiva:

a) c6digo de refere!ncia. b) titulo. c) produtor. d) data(s). e) dimensao da~nidade de descri9ao; e f) nivel de descri9ao.


Julgue OS itens que se seguem, a respeito das partes a serem incluidas na elabora<;80 do manual de procedimentos do arquivo da ANVISA.

225. 0 manual deve contemplar os criterios adotados no processo referentes a politica de avalia<;80 aplicada ao acervo arquivistico.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Um manual de arquivo deve c~nter normas e procedimentos adotados no arquivo objetivando-se 0 treinamento e sensibiliza<;80 dos funcionarios. A politica de avalia<;80 adotada e uma informa<;80 importante para 0 bom funcionamento do arquivo, devendo, assim, estar presente no manual de procedimentos do arquivo.

226. E indicada a elabora<;80 de um glossario contendo a terminologia arquivfstica.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Elementos como: conceitos gerais de arquivo, defini<;80 das opera<;oes dearquivamento e terminologia devem estar presentes nos manuais de arquivo.

227. Em uma das partes do manual, devem constar os procedimentos adotados no acondicionamento do acervo arquivistico.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Os criterios e procedimentos adotados no acondicionamento dos documentos devem constar nos manuais tanto para os funcionarios que trabalham diretamente com os documentos quanto para os usuarios terem conhecimento da organiza<;80 interna dos documentos.

228. As Iistagens dos conjuntos documentais descartados periodicamente devem ser anexadas ao final do manual.


Arquivologia I 173

Comentario . Os manuais visam a sensibiliza<;80 e 0 trelnamento do pessoa~ envol

vido e n80 de prestar todas as transforma<;oes ocor~idas no ~rq.Ulvo: Os descartes de documentos devem ser registrados na hsta de ehmlna<;ao.

229. Os modelos dos formularios a serem adot~dos no processo de transferencia dos documentos devem ser inclUldos no manual.

Resposta: Correto.

Comentario A

Os modelos de formularios de produ<;80 docu~ental e de trans~erencia de documentos devem ser inclufdos no manual visando 0 conhecImento de todos.

230. 0 plano de classifica<;80 elaborado para a institui<;80 deve ser incluido no manual.

Resposta: Correto.

Comentario . . Todas as normas, politicas e procedimentos devem ser Incluldos .no

manual de arquivo. 0 plano de classifica<;80 e um instrumento que normatrza a atividade de classifica<;80.

231. Por tratar-se de uma institui<;80 vinculada ao Ministerio da Saude, a tabela de temporalidade deve ser inserida no manual, com 0 res paldo desse ministerio.


Comentario . , . AAnvisa n80 necessita de respaldo do Ministeno ~a S?ude, mas Slm

do Arquivo Nacional. A tabela de temporalidade a ser Inclulda no manual deve ser previa mente aprovada pelo Arquivo Nacional.

232. 0 manual deve conter as rotinas adotadas no setor de protocolo.

• • Resposta: Correto.

,


Comentario _____ '--______________ _

o manual deve englobar as rotinas, procedimentos, normas e polfticas referentes a todas as fases da gestao documental (protocolo, arquivo corrente e intermediario).

Com relac;ao a func;ao dos instrumentos de pesquisa nos arquivos perm anentes, e correto afirmar que eles

233. intermedeiam 0 acesso do pesquisador ao documento objeto de sua pesquisa.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Os instrumentos de pesquisa possibilitam a identificac;ao, 0 rastreamento, a localizac;ao e a utilizac;ao dos dados. Neste sentido, servem como elo entre os pesquisadores e os documentos.

234. agrupam os documentos que possuem a mesma procedencia.


Comentario ____________________ _

Os instrumentos de pesquisa representam a estrutura organico-funcional de uma instituic;ao. 0 elemento procedencia e utilizado na descric;ao, mas nao como elemento de agrupamento.

235. compilam os documentos, sobretudo aqueles identificados como os de maior consulta.


Comentario ____________________ _

Os instrumentos de pesquisa nao tem como objetivo a compilac;ao de documentos. Na politica de descric;ao podem ser escolhidos para serem descritos series ou fundos que sao mais consultados.

236. contempJam 0 registro mais detalhado dos acervos textuais.


Arquivologia I 175

Comentfuio ____________________ _

Os instrumentos de pesquisa podem ser aplicados em qualquer tipo de suporte documental, nem sempre objetivam 0 detalhamento dos dados, como no caso do guia, que e um instrumento de pesquisa mais amplo

e generico.

Quanto aos preceitos te6ricos da arquivistica, julgue os itens a seguir.

237. 0 principio da indivisibilidade arquivistica e derivado do principio da

proveniencia.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

o principio da indivisibilidade ou integridade arquivistica, derivado do principio da proveniencia, versa que um fundo deve ser preservado sem dispersao, mutilac;ao, alienac;ao, destruic;ao nao autorizada ou acres

cimo indevido.

238. A arquivistica integrada preconizada por Rousseau e Couture compreende a gestao da informac;ao arquivistica desde a sua genese

ate a sua destinac;ao final.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

A arquivistica integrada propoe a visao da gestao de documentos como um processo unico de tratamento da informaC;80, sem tantas diferenc;as entre as fases. Inicia-se com a produc;ao documental e se estende

ate a sua destinac;ao final.

239. Os princ[pios arquivisticos sao a base para a organizac;ao e 0 funcionamento dos arquivos.

Resposta: Correto.

Comentario ___________________ -:-:--:-

E a partir dos f)r¥1cipios que a arquivologia planeja todas as atividades de organizaC;80 e funcionamento dos arquivos.


Acerca da terminologia arquivistica, julgue OS itens subsequentes.

240. A terminologia arquivistica brasileira e oriunda das linguas inglesa espanhola. e


Comentario ==~----:--:-:-:--:: ____________ _ A terminologia arquivistica nao surgiu exclusivamente das linguas in

gl~s~ e ~Spanh?la,. n_otamos a presen<;a da lingua francesa como uma das principals contnbuJ(~:oes na arquivologia brasileira.

241. A terminologia constitui um instrumental basico para 0 entendimento entre os profissionais.

Resposta: Correto.

Comentario .::;==~ __ ::--:-___________ _ A area ~rofissional necessita de uma normatiza<;ao da linguagem para

o desenvolv~mento das suas atividades, e a terminologia e exatamente essa normallza<;ao dos termos tecnicos.

242. 0 conc:ito de fundo fechado e aplicavel as institui<;oes que sofreram altera<;oes de suas fun<;oes principais.


Comentario ~~~~----------------" Com as altera<;oes das fun<;oes principais e necessario rever as

?IVI~?es das classes e nao justifica considerar 0 fundo como fechado. Para Justlflcar 0 .f~chamento do fundo e necessario que a institui<;ao pare todas as suas atlVldades.

243. Oenomina-se folica<;ao 0 ate de numerar 0 anverso das folhas dos documentos.


Comentario o termo.-:c:o:rr::e:to:-:::p:a=ra:-=-::ad;-::e~s-=-cr-:-i<;-:a:-o-a-p-r-e-se-n-t-a-da-n-o-i-te-m-e-f-o-lia-<;-a-o-.

Arquivologia I 177

244. 0 tesauro contempla os termos tecnicos mais genericos adotados no gerenciamento das informa<;oes arquivisticas.


Comentario ----------------------o tesauro e proprio da area de biblioteconomia. Pode ser utilizado na

arquivologia, mas nao possui a caracteristica de contemplar os termos tecnicos mais genericos adotados no gerenciamento das informa<;oes arquivisticas.

Julgue os itens seguintes, a respeito dos procedimentos a serem adotados na elabora<,(8o do diagnostico do acervo arquivistico acumulado pelaANVISA

e de sua aplicabilidade.

245. A elabora<;ao do diagnostico contempla essencialmente os documen

tos em fase intermediaria.


Comentario --------------------o diagnostico deve compreender todo 0 acervo documental.

246. 0 diagnostico fornece subsidio a implanta<;ao do sistema de arquivo

para aANVISA.

Resposta: Correto.

Comentario ----------------------o diagnostico reflete a situa<;ao real do arquivo indicando altera<;oes

e medidas a serem adotadas no sistema a ser implantado.

247. Na elabora<;ao do diagnostico, sao consideradas as formas de acon

dicionamento adotadas no acervo.

Resposta: Correto.

Comentario --------------------A maneira como os documentos estao acondicionados e informa<;ao

importante para dir~cl?nar os responsaveis pelo arquivo quanto a produ

<;ao documental e conserva<;ao dos documentos.


248. Do instrumento para a elaboraC(8o do diagnostico, deve constar campo especifico para a identificaC(8o do estado de conserva(f80 das unidades de armazenamento existentes.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o diagnostico n80 deve identificar somente as atividades e fun(foes institucionais, 0 espa(fo fisico e 0 estado de conserva(f80 dos documentos devem ser observados com 0 intuito de prop~r medidas a serem adotadas quanto ao acondicionamento e arquivamento dos documentos.

249. Do instrumento para a elabora(f80 do diagnostico, deve constar campo especffico para a indica(f80 de descartes para os conjuntos documentais identificados como sem valor secundario.


Comentario _____________________ _

No diagnostico n80 e realizada a atividade de avalia(f80 documental.

250. 0 diagnostico deve limitar-se a registrar as tipo!ogias documentais produzidas com maior frequencia nos setores da institui(f80.

Resposta: Incorreto. Comentario _____________________ _

o diagnostico deve levantar dados sobre todas as informa(foes produzidas.

251. 0 diagnostico deve indicar a existencia de instrumentos de pesquisa.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

o conhecimento previo da existencia dos instrumentos de pesquisa serve, de acordo com a necessidade, para aprimora-Ios, acrescentar dados, conhecer as organiza(foes que 0 acervo tenha recebido ou para fazer possiveis remissivas no novo instrumento de pesquisa.

Arquivologia I 179

252 0 diagnostico deve identificar 0 estado de conserva(f80 das unida. des de armazenamento existentes nos setores de trabalho.

Resposta: Correto.

Comentario d ··t o dia nostico deve englobar toda a organizaC(8o e .n80 S? 0 eposl 0 . gportanto a analise de todos os elementos, inclUSive 0 estado

do arqulvo;, . d t balho r;iO deve tambem ser reahzada nos setores e ra . de conservay - ,

',.

CESPE - SGA I 2005 APOIO ADMINISTRATIVO

Arquivo pode ser entendido como a guarda sistematica de informa<;oes para servir de base para pesquisas futuras. Com rela<;ao a esse assunto julgue os itens que se seguem. '

253. A literatura apresenta algumas semelhan<;as e diferen<;as entre bibliotecas e arquivos: bibliotecas conservam documentos para fins culturais e arquivos conservam documentos para fins funcionais.

Resposta: Anulada.

Comentario ____________________ _

Nao podemos limitar a atua<;ao da biblioteca e do arquivo somente para fins culturais e funcionais, respectivamente. A biblioteca serve a outros fins alem do cultural e 0 arquivo, no mesmo sentido, nao serve exclusivamente a administra<;ao.

254. Uma das finalidades dos arquivos e servir de base para 0 conhecimento da historia. A fun<;ao basica dos arquivos e possibilitar ao usuario 0 acesso rapido e preciso as informa<;oes deixadas sob sua responsabilidade de guarda.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Os arquivos servem aos objetivos da administra<;ao e tambem como base para 0 conhecimento historico. 0 objetivo dos arquivos e dar acesso a informa<;ao arquivistica.

255. Os arquivos podem ser denominados corrente, intermediario e permanente em fun<;ao da idade dos documentos mantidos sob sua guarda. No arquivo permanente, sao guardados documentos que deixaram de ser consultados com freqOencia, mas que podem ser solicita-

Arquivologia I 181

dos pelas unidades ou orgaos que os produziram, para a busca de soluc;ao de assuntos similares ou para retomar urn problema que se pensava resolvido.


Comentario ___________________ -:----:-

A primeira afirma<;ao esta correta. Na segunda afirmac;ao a descr~<;aO apresentada se refere aos arquivos intermediarios e nao aos arqUlvos permanentes.

256. Tabela de temporalidade e 0 documento que especifica os prazos de permanencia dos documentos nos arquivos corrente e intermediario.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

A tabela de temporalidade e urn instrumento auxiliar que estabelece os prazos de guarda nos arquivos correntes e intermediarios e a destinac;ao final do documento (elimina<;ao e permanente).

257. Acervo e 0 conjunto de documentos mantidos sob guarda de urn arquivo.

Resposta: Correto. Comentario ____________________ _

258.

A descri<;ao apresentada no item e a propria definiC;ao de acervo.

Conforme suas caracteristicas, sua forma e seu conteudo, os documentos mantidos em arquivo sao classificados segundo a natureza do assunto e 0 genero. Documentos manuscritos sao classificados como textuais, documentos com imagens estaticas sao classificados como iconograficos e documentos que demandam medidas especiai~ de salvaguarda para custodia e divulga<;ao sao classificados como slgllosos.

Resposta: Correto.

Comen~rio . ~s Conforme sua~ caracteristicas, forma e conteudo os documen

podem ser classificados quanto:

1.

·1 ,I 182 I Larissa Candida Costa

- Genero:

o Escritos ou textuais: documentos construfdos por textos manuscritos, datiJografados ou impressos;

o Cartograficos: documentos com representa<;oes geograficas, arqUitet6nicas ou de engenharia (mapas, plantas);

o Iconograficos: documentos contendo imagens estaticas (fotografias, diapositivos, desenhos);

o Filmograficos: documentos contendo imagens em movimento (fitas VH8)

o Sonoros: documentos contendo registros fonograficos (discos, fitas K7)

o Micrograticos: documentos em suporte filmico devido a reprodU<;80 para imagens (microfilmes, microfichas);

o Informaticos ou eletronicos: documentos Produzidos, tratados ou armazenados em computador (CD, DVD, disquete)

- Natureza do assunto

o Ostensivos: documentos que n80 possuem restri<;80 de acesso, cuja divulga<;80 n80 prejudica a administra<;80;

o 8igilosos: documentos que devem ser de conhecimento restrito. Conforme 0 Decreto n° 4.553/2002, os documentos sigilosos S80 classificados quanto ao grau de sigilo em:

• U/tra-secretos: assuntos relacionados a politica governamental de alto nivel e segredos de Estado, que requerem excepcional grau de seguran<;a;

• Secretos: assuntos referentes a pIanos, programas e medidas governamentais, 0 acesso pode ser autorizado a pessoas que n80 est80 intima mente Iigadas ao seu estudo e manuseio;

• Confidenciais: assuntos relacionados a pessoal, material, finan<;as e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes;

• Reservados: assuntos que n80 devam ser do conhecimento do publico, em geral.

259. Na elabora<;80 de um plano de arquivo, uma quest80 que deve ser considerada se refere a centraliza<;80 ou descentrafiza<f80 dos servi<fos de arquivo. No arquivo centralizado, tem-se a reuni80 dos documentos sob guarda em apenas um local, e a atribui<;80 da responsa-

Arquivologia I 183

bilidade pelas atividades de controle do arquivo cabe a apenas uma unidade organizacional.

Resposta: Correto.

Comentario . r uivos entende-se na apenas a reu-Por sistema ce~trahzado ~e, a i al como tamMm a concentra<;ao

niao da docum~~ta<;ao em um ~nll~o _ o~c~bimento, registro, distribui<;80, de todas as atlvldades, ~e con r~ tos de usa corrente em um unico movimenta<;80 e expedl<;~o - ~e ocumen org80 da estrutura organlzaclonal.

,. d sejam acessados com rapi-260. Para que os arqui,v?S d~c~~t~~~~ ~~ganiza<;80 mantenha tamMm

dez e seguran<;a. e Im~~ an tivas bem como as de controle descentralizadas as atlvldades norma • e de orienta<;ao.

Resposta: Correto.

Comentario . _ . s correntes obedece basicamente a A descentrahza<;ao dos arqUivo

dois criterios:. _ t' 'd des de controle (protocolo) e - centrallza<;ao das a IVI a

descentral~za<;~o dos ar~~divods; de controle (protocolo) e dos ar- descentrahza<;ao das ativi a es

quivos, r as N80 se descentraliza as atividades norma IV ,

, , f 0 incluem' defini<;80 da unidade de 261. Os elementos do plano arq,Ulvl~ IC I' estab~'ecimento do manual de

arquivo na estrut~ra org~~z~~'io~~ 'dos recursos humanos necessanormas e procedlmentos, _ e, <; , r dos generos e especies dos rios' escolha das instala<;oes, e ana Ise doc~mentos da institui<;80.


Comentario devem ser considerados os seguin-Para a elabora<;80 desse ~Iano estrutura da institui<;80, centraliza

tes elementos: pOSi<;80 do arqu~vo na_ dos servi<;os de arquivo, escolha <;80 ou descentra\i,z~<;80 e coordena<;~o s estabelecimento de normas de de metodos de arqUivamento a equa 0 •


funcionamento, recursos humanos e ' mento, constituhiao de arquivos jnter~COI~~ ,das rnstalac;oes e do equipananceiros. A analise dos generos e.dl~rro e permanente, recursos f;-c;ao faz parte da fase de levantam:n~~Pdeecl~:d~~~ documentos da institui-

262. Considerando as hipoteses de ar uiv . , mar que 0 metodo principal emp~ga~m~n,to a segulr, e correto afirempregados tambem 0' 0 01, por assunto, mas foram e cronoJOgico. s metodos secundarros geografico, alfabetico

VEicULOS - Goias - Minas Gerais - Sao Paulo/Capital - Sao Paulo/lnterior

PESSOAL-ADMISSAo E DEMISsAo - de Abrao, Antonio ate Carvalho, Paulo A. - de Castro, Maria S. ate Dias Paulo R

PAGAMENTOS '. - antes de 1980 - de 1981 a 1985 - de 1986 a 1989


Comenbirio Noexem~p~'o~a:p:re:s:e:n:ta~d~o~no~it~e~·----~·---·-----.--.-----.----

arquivamento e 0 ideografico 0 .m, 0 prrmelro e pnnclpal metodo de admissao e demissao, a am' u seJa, por assunto ~veiculos, pessoal -

(local), no caso, do ass~n~o "v:~~~~~~,~sa~~~~os ~egulntes sao: geografico soal - admissao e demissao; e cronol6gico (dlCto ) nome) para 0 grupo pes-

a a para os pagamentos.

263. Quanto a natureza dos documentos a . da documentos referentes as decisoesU:d~~~ qU~ tern S~b sua,guarmad a de arquivo especial. nalS superrores e cha-


Comentario Arquivo ;e;sp~e~c~ia~'~e;:' :a:::q::ue~';:e-:q::-:u=-t==-:--:------------

formas fisicas diversas _ fotograf e de~ sob ~ua g~arda documentos de las, ISCOS, fltas, dlsquetes etc.

Arquivologia I 185

264. A escolha do local adequado para 0 arquivo deve considerar varios fatores ambientais. A esse respeito, esta correta a instalac;ao do arquivo em ambientes que recebam a luz direta do Sol para evitar a formac;ao e a proliferac;ao de fungos.


Comentario ______________________ _

A luz do dia deve ser abolida na area de armazenamento, porque nao so acelera 0 desaparecimento das tintas, como enfraquece 0 papel. A propria luz artificial deve ser usada com moderac;ao.

265. Quanto as instalac;oes flsicas da unidade de arquivo, devem ser evitados locais com umidade e com ar seco.


Comentario _____________________ _

o Arquivo Nacional recomenda que 0 local destinado ao arquivo deve ser seco, livre de risco de inundac;ao, deslizamentos e infestac;oes de termitas. 0 ar seco nao impede a construc;ao do arquivo; para controla-Io, recomenda-se 0 usa de umidificadores.

266. Muito tem-se discutido acerca da abertura dos arquivos militares com documentos produzidos no tempo do regime militar, de 1964 a 1985. Em termos legais, as pessoas tern direito a receber de orgaos publicos todas as informac;oes de seu interesse particular contidas em documentos de arquivos, nos prazos previstos em lei, sob pena de responsabilidade.


Comentario _____________________ _

Segundo a Lei n° 8.159/1991 , art. 4°, todos tern direito a receber dos orgaos publicos informac;oes de seu interesse particular ou de interesse coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos que serao prestadas no prazo da lei, sob pena de responsabilidade. ressalvadas aquelas cujo sigilo seja imprescindivel a seguranc;a da sociedade e do Estado, bern como a inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas. Os documentos produzidos no perfodo do regime militar eram classificados como sigilosos por apresentar riscos a seguran-


9a da sociedade e do Estado, entrando nas ressalvas apresentadas no referido artigo.

267. Em razao do seu teor e dos seus elementos intrinsecos, as informa-90es sigilosas sao classificadas em ultra-secretas, secretas, confidenciais e reservadas. Sao classificados como reservados os documentos cuja revela9ao nao-autorizada possa comprometer os objetivos neles previstos.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

o Decreto nO 4.553/2002 estabelece, dentre outros assuntos, a classifica9ao das informa90es sigilosas. A classifica9ao "documentos reservados" e considerada 0 menor grau de sigilo, devem ser classificados como reservados dados ou informa90es cuja revela9ao nao-autorizada possa comprometer pianos, opera90es ou objetivos neles previstos ou referidos. Ver Decreto nO 4.553/2002, art. 5°.

268. 0 grau de sigilo atribuido a determinado documento permanece em vigor pelo mesmo prazo de arquivamento definido para 0 documento.


Comentario ____________________ _

o prazo de arquivamento de um documento e determinado de acordo com sua freqOencia de usc, com os prazos legais e com os objetivos institucionais. 0 prazo de cfassifica9ao dos documentos sigilosos nao representa 0 prazo de arquivamento dos documentos podendo os documentos ser eliminados antes da sua desclassifica9ao ou descfassificados e continuarem vigorando. Portanto, 0 prazo de classifica9ao de sigilo limita o acesso aos documentos e nao a determina980 se 0 documento esta em vigor. Segundo 0 Decreto nO 5.3011 2004 os prazos de classifica980 dos documentos sigilosos quanta ao grau de sigilo sao:

ultra-secreto: maximo de trinta anos; - secreto: maximo de vinte anos; - confidencial: maximo de dez anos; e - reservado: maximo de cinco anos.

I

Arquivologia I 187

269. E possivel atribuir graus diferentes de sigilo a partes de um mesmo documento, mas, no seu todo, ele recebera 0 grau de sigilo mais

elevado aplicado as suas partes.

Resposta: Correto.

Comentinio ----------------------De acordo com 0 art. 13 do Decreto nO 4.553/2002 as paginas, os

paragrafos, as se90es, as partes componentes ou os anexos de um documento sigiloso podem merecer diferentes classifica90es, mas ao docum,ento, no seu todo, sera atribuido 0 grau de sigilo mais elevado, confendo a

quaisquer de suas partes.

270. A tramita9ao de documento sigiloso pode, oc?rre~ desde qu~ 0 ~~cumento esteja em envelope lacrado, com mdlca9ao do destmatano e

do grau de sigilo do documento.


Comentario ---------------------De acordo com 0 Decreto nO 4.553/2002 art. 24 na expedi9ao e

tramita9ao de documentos sigilosos deveram obedecer as seguintes pres-

cri90es: I - serao acondicionados em envelopes duplos; 1\ _ no envelope externo nao constara qualquer indica9ao do grau de

sigilo ou do teor do documento; . ., III _ no envelope interno serao apostos 0 destlnatano e 0 gra,u de

sigilo do documento, de modo a serem identificados logo que removldo 0

envelope externo; . . IV _ 0 envelope interno sera fechado, lacrado e expedldo mediante

recibo, que indicara, necessariamente, remetente, destinatario e numero

ou outre indicativo que identifique 0 documento; e V _ sempre que 0 assunto for considerado de interesse exclusivo do

destinatario, sera inscrita a palavra pessoal no envelope contendo 0 do-

cumento sigiloso.

271. Considere a seguinte situa9ao hipotetica. Henrique, chefe do arquivo de determinado 6rga~ ~ublico, recebeu solicita9ao judicial de reprodu9ao de documento slglloso q~e se ~ncontrava em tpessimo estado de conserva9ao a ponto de Impedlr a

sua repredu9ao,


Nessa situayao, a soluyao para a sOlicitayao judicial poderia ser a emissao e 0 fornecimento de certidao do docurnento sigiloso.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

De acordo com 0 Decreto nO 4.553/2002, art. 32, § 3°, serao fornecidas certidOes de docurnentos sigilosos que nao puderern ser reproduzidos devido a seu estado de conservayao, desde que necessario como prova em juizo.

272. Os arquivos privados de pessoas fisicas ou juridicas que contenham docurnentos considerados relevantes para 0 pais ao serem declarados de interesse publico serao transferidos para arquivo publico nos prazos definidos em lei.


Comentario _____________________ _

A declarayao de interesse publico e social nao implica a transferencia do respectiv~ acervo para guarda em instituiyao arquivistica publica, nem exclui a responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda e a preservayao do acervo. (Decreto nO 4.073/2002, art. 22).

Acerca dos procedimentos adotados no arquivo da PRG/DF, julgue os itens subseqOentes.

273. 0 prazo de guarda atribuido para os documentos da PRG/DF, finalizado o tramite, e de 5 anos, ap6s 0 qual esses documentos sao descartados.


Comentario _____________________ _

o prazo de guarda de documentos, independentemente da instituiyao, nao e unico para todos os documentos. cada urn recebe urn prazo que visa garantir a sua recuperayao quando necessaria.

274. Considerando que a PRG/DF, enquanto argao acumulador, preserva uma quantidade significativa de documentos, por questOes de liberayao de espayo fisico e indicada a incinerayao dos documentos obsoletos.


Arquivologia I 189

Comentario . A inutilizayao dos documentos podera ser efetuada por procedlmen

tos diversos, dependendo de seu suporte. Como a massa documenta,l pr,?duzida e acumulada ainda e predominantemente en: papel, c~da orgao publico ou empresa devera definir os metodos e adqUlnr os eqUipamen!os (fragmentadora de papel de pequeno ou grande P?rte etc.) necessa:los ao processamento da eliminayao. Nao e recomendavel do ponto de vista ecolagico a incinerayao de papeis.

275. A teoria arquivistica preconiza que a forma de classificayao das correspondencias e dos demais documentos da PRG/DF deve obedecer a um plano de classificayao.

Resposta: Correto.

Comentario 'f' - d Todos os documentos produzidos devem receber classl ICaya? e

acordo com 0 plano de classificayao estabelecido. O. p.l~no de classlflc~yao e 0 instrumento auxiliar da classificayao que posslblhta a recuperayao das informayOes.

276. A perm uta de documentos e utilizad~ pelas instituiyOes arquivisticas como forma de suprir as lacunas eXlstentes nos acervos.


Comentario . .. _ . , t' A permuta nao e uma forma utilizada nas InstltUiyoes arquivis Icas

para suprir lacunas existentes.

277. Os documentos da PRG/DF que integram a fase in~ermediaria serao recolhidos para a guarda permanente sem que haja descartes.


Comentario " . , Na passagem dos documentos do arquivo intermed~ano para 0 arqUl

vo permanente hi! a avaliayao dos documentos e os devldos descartes.

278. Os estagios de vida dos documentos arquivisticos cumprem um cicio de 3 fases.

. .. Resposta: Correto.


Comentario =:-::;-~-.-:-_--'--:----:-____________ _ . ,0. cicio vital dos documentos e composto pelas fases corrente inter-

medlana e permanente. '

279. ° valor primario e atribuido aos documentos ultimados.


Comentario __ ~_~ _______________ _

, Ao.s ~ocumentos ultimados, au seja, que deverao ser preservados, sera atnbuldo valor secundario.

280. O~ ~ocumentos produzidos no ambito da PRG/DF e que refletem as atlVI?ades desenvolvidas no ambito da instituic;:ao, mesmo que nao estejam em suporte papel, sao considerados documentos de arquivo.

Resposta: Correto.

Comentario -.-:--:--:-__ ~ ______________ _

Inde~endente do suporte onde foram registradas as informac;:oes, s~o. conslderados documentos de arquivo as que representarem as atlvldades desenvolvidas pela instituic;:ao.

281. A func;:ao principal dos arquivos e facultar a acesso aos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario -:--::--:---:_-:--:-_____________ _ ° objetivo ou_func;:a~ principal dos arquivos nao e a guarda de docum_entos ?U a selec;:ao das Informac;:oes que devem ser mantidas na institui«~~I e slm,. possibilitar a acesso rapido e correto das informa«oes necessanas contldas nos documentos.

282. Todos as documentos da terceira idade possuem valor secundario.

Resposta: Correto.

Comentario ==-;-;-:-:--:-______________ _ ° valor secundario dos documentos esta relacionado ao carater histarico. Os documentos que possuem valor secundario devem ser preservados permanentemente nas organiza¢es. Par outro lado, as documentos de valor

Arquivologia I 191

primario referem-se aos aspectos gerenciais do documento, que respondem a uma demanda cotidiana. Estes documentos sao eliminados quando nao forem mais necessarios para a administra«8o. Assim, no arquivo corrente e intermediario podemos encontrar documentos de valor primario e secunda rio e no arquivo permanente somente documentos de valor secundario.

Acerca dos procedimentos adotados no setor de protocolo, julgue as Itens

abaixo.

283. As rotinas adotadas nesse setor, no que se refere a registro e movimenta«8o, inc\uem a recebimento e a encaminhamento de documentos.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------° protocol a na atividade de registro e movimentac;:ao recebe dos varios setores as documentos a serem redistribuidos e encaminha as documen-

tos aos respectivos destinos.

284. A verificac;:ao das folhas e anexos que integram a documento e uma atividade rotineira da expedic;:ao.

Resposta: Correto. Comentario _____________________ _

Em geral sao adotadas as seguintes rotinas na atividade de expedi-

c;:ao: - receber a correspondencia; _ verificar se nao faltam folhas au anexos; _ numerar e completar a data, no original e nas capias;

_ separar a original das capias; _ expedir a original, com as anexos se for a caso, pela EeT, malotes

au em maos; _ encaminhar as capias, acompanhadas dos antecedentes que Ihes

deram origem, ao setor de arquivamento, isto e, ao arquivO propri-

amente dito.

285. Os documentos com caracterfsticas de particular, que ingreSSam no

setor de protocol a , devem ser protocolados.

•• Resposta: Incorreto.


Comentario ~==:::::-::=-::-__ -:-:--:-________ _ I

? setor de protocolo deve apenas distribuir a documenta9ao particuar, nao a protocolando.

286. Todas as folhas dos processos que tram;tam na PRG/DF devem ser corretamente enumeradas.

Resposta: Correto.

Comentario =:::::--:::-:-::--:-:----::--:-____________ _ Nas diretrizes de forma9ao de processos consta que todas as pagi~

nas devem ser numeradas seqOencia/mente.

287. E de competencia do setor de protocolo 0 emprestimo de documentos.


Comentario

osempr:e:st;'im::o:s:fi~ca~m=-a-c-a-r-g-O-d~o-a-r-q-Ui-V-O-(c-o-r-re-n-t-e,-;-n-te-r-m-e-d-ia-ri-o-o-u perm~.nen~e). Ao . setor de protoc% cabe as atividades de recebimento classlflca<f8o, reglstro, movimenta<{8o e expedi9ao. '

CESPE - ANTAQ 12005 ARQUIVOLOGIA

Com base no conhecimento arquivistico sistematizado, julgue os itens a seguir.

288. Apesar de ser elemento de um processo funcional, 0 documento de arquivo e concebido. de inicio. como um elemento isolado desse processo.


Comentario _____________________ _

o documento de arquivo possui como caracterlstica a organicidade, que e a qualidade segundo a qual os arquivos refletem a estrutura, fun-90es e atividades da institui9ao acumuladora em suas rela90es internas e externas. Nesse sentido, 0 documento de arquivo desde 0 seu nascimento deve refletir essas rela90es administrativas orgimicas a partir de sua reuniao por conjuntos documentais.

289. Documentos de arquivo de proveniencias diversos podem compor um mesmo fundo, desde que se refiram ao mesmo objeto.


Comentario _____________________ -

Pelo principio da proveniencia deve-se fixar a identidade dos documentos relativa a seu produtor. Os documentos devem ser observados e organizados segundo a competencia e as atividades da institui9ao ou pessoa produtora. Os arquivos originarios de uma instituic;ao ou de uma pe~soa devem manter sua individualidade, nao sendo misturados aos de OrIgem diversa, mesm.ose os documentos versarem sobre 0 mesmo assunto .

•


290. Na defini9.ao d~ um fundo de arquivo, a nogao de proveniencia pode ser assoclada a nogao de recolhimento ou a de produgao.

Resposta: Correto.

Comentario -:-:-::-:-_-:----:-_~--------------. Por d~~inigao, ? ~u~dO abarca documentos gerados/recebidos por

entldades flslcas ou Jundlcas necessarios a sua criagao, ao seu funcionamento e ao exercicio das atividades que justifiquem a sua existencia.

291. Ao se situar demasiadamente alto 0 nlvel de competencia funcional ao qua~ corresponde 0 fundo de arquivo, corre-se 0 risco de retirar da nogao de fundo seu verdadeiro significado.


Comentario -::-:: ___ ~~-:--:-__ ---_----__ _ o fundo deve .ser ~~tabelecido a partir do orgao maior porque e por

ele que se podem Identlflcar todas as fungoes dos orgaos subordinados numa competencia mais abrangente.

292. 0 princi.pio da unicidade deve estar incluido na raiz da organizagao e do Junclonamento dos arquivos.

Resposta: Correto.

Comentario ~~~~--------------------

~el~ principio da unicidade, cada documento de arquivo e unico por-que fOI cnado para atender a uma fungao especifica; assim, deve servir de base para 0 perieito funcionamento e organizagao dos arquivos.

293. Documentos que s~ refiram exclusivamente a uma instituigao nao devem ser confundldos com 0 fundo arquivistico dessa instituigao.

Resposta: Correto.

Comentario _-;-_-:_-:-______________ _

o arquivo de uma instituigao produz e recebe documentos que nem ~e~pr~ se :eferem a instituigao, contudo, fazem parte das suas atividades InstJtuclonals, nao constituindo um fundo separado.

Arquivologia

294. Os periodos que compoem 0 cicio de vida dos documentos de arquivo podem ser caracterizados pela sua freqOencia de uso e pelo tipo

de utilizagao que deles e feita.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------A determinagao da idade documental (corrente. intermediario e per-

manente) e de acordo com a freqOencia de uso e objetivos de utilizagao, seja para servir a administragao ou para fins historicos.

295. Se um organismo extinto A transfere suas competencias a ~Utro organismo ja existente B. 0 fundo do organismo extinto A sera fechado e 0 fundo do organismo B Ihe dara continuidade.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------Com a extingao de um orgao. mesmo no caso de transferencia de

competencia. sua documentagao constitui um fundo, que sera considerado um fundo fechado, com data inicial e final.

A gestao dos documentos publicos deve basear-se no conhecimento arquivistico e na legislagao vigente no pais. Com base na Resolugao n° 14/2001 do Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ). julgue os seguin-

tes itens.

296. Os orgaos publicos que possuem arquivo central e arquivo intermediario deverao optar por um deles para 0 cumprimento da fase

intermediaria de seu acervo.


Comentario ----------------------Os documentos em fase intermediaria nas instituigoes que possuem

arquivo intermediario e arquivo central devem cumprir uma fase intermeciiaria I no arquivo central e outra, fase intermediaria II. no arquivo intermediario. Para os orgaos federais, estaduais e municipais que se enquac,am nesta variavel, ha necessidade de redistribuigao dos prazos. considerando-se as caracteristic~s de cada fase, desde que 0 prazo total d8 guarda

nao seja alterado.


297. Os processos de aposentadoria de' , . guardados por 100 anos antes d servl~o.res pub/lcos devem ser

, e sua elimma<;80.

Resposta: Correto.

Comentario

Para ass~e~ntita;m;;e~n~to~s-;:in~d;;'iv.:id-:;:::·:-==-=-~---:-:-. -------se prazo de guarda de 100 (ce:a~s~oa:osentadOrt~ ~ pensoes, definiudireitos de pensionistas e prova' ). d ,com 0 objetlvo de atender aos

vels escendentes.

298. A classifica<;<3o e 0 arquivamento d d _ Ocorrem durante 0 processo de geesta-Oocdumedntos sao opera<;oes que

e ocumentos.

Resposta: Correto.

Comentario

A ge~!<30~d~e~d;0~c~u~m::e:n~to;:::s:-e:n:g:;/0:b:-:a=-a~t;:-iv-:-id-:-a-d:-e-s-d-e-r-o--------. --_ uso, classlflca<;<3O, arquivamento av r _ " p _ du<;ao, tramlta<;ao, e intermediaria. ' a la<;ao e ehmlna<;ao na fase corrente

299. Na classifica<;80 de documentos 'b . considerado e a estrutura dos o~u_ licos. Um dos elementos a ser mentos. gaos que produzem esses docu-

Resposta: Correto.

Comentario

A estrutu;r;a~o~rg~a;~ n~i-;:ca:-~fu;:n:c:io:n=a:.,~d~o:-::--:-' --=-----.-.. ------encia na c/assifica<;ao dos docume t s ~r,aos POSSlbilita uma maior eficiem conta 0 funcionamento e as ati~dosd edm da estr.utura, deve-se levar

I a es esenvolvldas pelo orgao.

300. ~oP~~~oa~~~~:~~i~~:~~~:~~~.untos documentais devera ser cumpri-


Comentario Oprazo~p~r;ec~a~u~c~io~n~a~'~d~e:v:e~~~~~'~------------

ser cumpndo no arquivo intermediario.

301. Os documentos de valor se d" _ sua microfilma em desd cun an~ poderao ser eliminados apos tabe/ecidos em

g lei. ' e que respeltados os criterios e padroes es-


Arquivologia 197

Comentario _____________________ _

Documentos de valor secundario (permanentes) nao podem ser eliminados. A microfilmagem para estes documentos e feita como forma de preservar 0 original e facilitar 0 acesso aos documentos.

302. No que se refere a documentos de or<;amento e finar;':'3s, aqueles relativos e creditos adicionais poderao ser eliminados apos 5 anos, a contar da data de aprova<;ao das contas do orgao.

Resposta: .ncorreto.

Comentario _____________________ _

Documentos classificados como creditos adicionais sao considerados permanentes.

A respeito de analise diplomatica e tipologica dos documentos de arquivo. Julgue os itens subsequentes.

303. 0 tipo documental e a configura<;ao que 0 documento assume de acordo com a disposi<;ao e a natureza de sua informa<;ao.

Resposta: .ncorreto.

Comentario _____________________ _

A descri<;:ao apresentada no item e 0 conceito de especie documental. Tipo documental e a configura<;ao que assume a especie documental de acordo com a atividade que ela representa.

304. Na analise tipologica a partir da diplomatica, parte-se da especie. Portanto, a identifica<;80 diplomatica de um documento independe das caracteristicas do conjunto.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ --

A diplomatica analisa 0 documento individualmente a partir de sua configura<;ao interna.

305. Os documentos diplomaticos sao aqueles de natureza estritamente juridica que refletem, no ato escrito, as rela<;:6es entre 0 Estado e os cidadaos.

'. Resposta: Correto.


Comentario :::==-:;==::-_--::-___________ _ Os documento,s diplomaticos sao aqueles de natureza juridica ue

reflete~ no ate escnto as relact0es politicas. legais, sociais e administ~tivas eXlstentes entre 0 Estado e os cidadaos.

306. 0 re~ato:i~ d_e ativid~des constitui uma especie documental utilizada nas InstltulctOeS pubhcas para 0 registra das t' 'd d senvolvidas. a IVI a es por elas de-


Comentario .:-::-:==--:-----:-______________ _ Rel~torio de atividades e um tipo documental e nao especie docu

men,ta!. ~IPO d~c~mental e a soma da especie com a functao; no item a especle e relatorlo e a functao e de atividades. '

307. 0 men:ora~do, e um documento diplomatico informativ~, utilizado para comumcactao Interna em organizact0es do servicto publico.


Comentario ~~--~---------------

~e:n~rando nao e um documento diplomatico, constitui uma corres-pondencla Interna para assuntos ratineiras,

308. Os documentos de ajuste sao documentos pactuais, representados por acordos de vontade entre duas ou mais partes.

Resposta: Correto.

Comentario ====--=--:---:-_-:-_____________ _ t

Os documentos de ajuste sao os tratados, convenios contratos aJ'us-es, termos etc. ' ,

309. A efe,tivactao da analise tipologica, a partir da arquivistica eXl'ge co-nhecimento " d ' prevlo a estrutura organico-funcional da entidad acumuladora. e

Resposta: Correto.

Arquivologia 199

Comentario ----------------------Alem do conhecimento previo da estrutura organico-funcional da

entidade acumuladora, deve-se conhecer previamente as sucessivas reorganizact0es que ten ham causado supressoes ou acrescimos de novas atividades e, portanto. de tlpologias/senes; as funct0es definidas por leil regulamentos; as funct0es atipicas circunstanciais; as transformact0es decorrentes de intervenct0es e a estrutura dos processos.

Julgue os proximos itens, referentes ao gerenciamento das informact°es

pOblicas.

310. Cabe as instituict0es pOblicas coordenar a aplicactao do codigo de classificactao e da tabela de temporalidade e destinactao de docu-

mentos em seus acervos,

Resposta: Correto.

Comentario ----------------------As instituict0es pOblicas se responsabilizam por elaborar e coordenar

a aplicactao do plano de classificactao e tabela de temporalidade. No caso de orgaos pOblicos do Poder Executivo Federal nao precisam elaborar plano de classificactao e tabela de temporalidade para os documentos da atividade-meio, pois devem aplicar a Resoluctao nO 14 do Conarq.

311. 0 plano de classificactao e um instrumento basico na gestao das informact0es arquivisticas e comecta a ser aplicado na segunda idade

do cicio vital dos documentos.


Comentario ---------------------A classificactao deve ser inidada a partir da praductao documental e

nao no arquivo intermediario.

312. No momento de planejamento do tipo documental, e definido 0 su

porte no qual a informactao sera registrada.

Resposta: CtJrreto.


Comentario

Nomom~e~n~to~d~o~p~'a;n:e:ja:m:e:n:t~o~e~d~---d~~_------------se 0 suporte em qUe a informa ao a pro Ur;a? documental escolhe-suporte influencia na preserval"~o edetrVer~t se~ regrstrada. A escolha do

y ami ar;ao documental.

313. Os valores primario e secund" d podem ser chamados de valo~;~ im~~~Ot cument~s de arquivo tambem

ra 0 e medrato, respectivamente.

Resposta: Correto.

Comentario

Valor pri~m~a~ri;o~p~o::d~e:-:se:r::-:ch:a:m=a-=d-o-d-:-:-' --.-----.-. --__ valor secunda rio de mediato ou hist6rico.

e Imedlato ou admlnlstratlvo e 0

314. Na operac;ao de movimenta -devido encaminhamento ao;a~'s~~~~ram~se ?S d.o?umentos para 0 dir;ao. c rvos estrnatarros e para expe-


Comentario

A moviml~e~n~ta~r;~a;;;o~v:is:a:-:e::n::c=a::m=i:n::-ha-:--d-:-----------__ tinos e nao para expedir;ao. r os ocumentos aos respectivos des-

315. Um documento confidencial datado de 1995 s6 pd' em 2005 pelo public 0 era ser acessado compete~te. 0 em geral, se desclassificado pela autoridade

Resposta: Correto.

Comentario Na legISrr~a~r;a;-o~a~n;:te:fI:' :-::-::==-:::--:--:-::-------___ _

fidenciais era de vinte an:~~ ~~~z~ de classif~cact~o dos documentos conpara dez anos. Para os doc~ n?~a leglsla980, 0 prazo foi alterado fica atribuictao, pela autorida:;entos slgllosos, 0 termo clasSificac;ao signi-formar;ao, documento, materia~ a~~~~~t~nte, d~ gr~u de. sigilo a dado, inno prazo de classificar;ao.' Instalar;ao, Impedlndo 0 seu acesso

Com relactao aos servictos d d'f -seguem. e I usao em arquivos, julgue os itens que se

Arquivologia I 201

316. A publicactao de catalogos seletivos e edict0es comemorativas contribui na divulgactao do acervo de um arquivo.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Actoes como as apresentadas no item contribuem para divulgar 0 arquivo de dentro para fora, procurando abranger um publico mais amplo.

317. Na divulgac;ao dos arquivos, as exposir;Oes devem ser evitadas, po is expoem os documentos a fatores agressivos a sua conservac;ao.


Comentario _____________________ _

As exposic;oes podem ser realizadas de diversas formas, inclusive utilizando documentos originais. Neste caso, devem-se observar as medidas de conservar;ao necessarias. Na difusao de um arquivo as exposir;Oes nao devem ser evitadas por apresentarem riscos a conservac;ao dos documentos.

318. A aproximactao estudante-documento pode ser feita por meio do contato direto do aluno com as fontes primarias.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A aproximar;ao estudante-documento pode ser abordada por dois angulos: 0 contato direto do aluno com as tontes primarias e a possibilidade de selecionar documentos para 0 ensino da hist6ria.

319. No atendimento aos estudantes, 0 arquivista e 0 elo entre 0 jovem e os instrumentos de pesquisa.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Cabe ao arquivista orientar os estudantes na utilizac;ao dos instrumentos de pesqui,sa, possibilitando que os alunos (actam trabalhos praticos de pesquisa hidi6rica dentro dos limites de sua preparactao.


320. Na visita de escolares aos ar uiv . consulentes tambem poderao se~ .. ~sd' os. loca~s nao abertos aos tecnico. VISI a os, Inclusive 0 processamento

Resposta: Correto.

Comentario Nas visit~a~s~o;r~ga~n~i~za:d~a:s~m=o:st:ra-:-~s-=-:-t--:---' -.-------

clusive 0 processamento tecnico. e odo 0 clrcUito do documento, in-

Considerando a legislaCfao ar uivi . . . que se sucedem. q stlca brasllelra em vigor, julgue os ltens

321. As agencias reguladoras do 0 aderir as normas emanadas ~e~e~~~~~Qral poderao, a seu criterio, IUCfao n0 19/2003. ' de acordo com a Reso-


Comentario As agen~c~ia;'s::re:g~u~la:d:o:r=a:s-s~8~~b~'-----------------

Conarq. 0 0 ngadas a seguir as normas do

322. ~ c~ssaCfao de atividade de institui - ,. ,. Imphca 0 recofhimento de sua d Cfao pu_blJ(::~ e ?e. carater publico publica ou a sua transferencia ~c~lnmst~tn~a~ao a InstrtulCfao arquiv[stica

I ulCfao sucessora.

Resposta: Correto.

Comentario A extinCfa~-0~d;;;-e-;6:;:;rg~a:o~p:u:b~r:-:-;::' =1:-' -:-:-. ---------------

taCf80: serem encaminhados ~~~ ~p Ica ~OIS c~n:inhos para a documen-sucessora. Nos dois casos ~ fund:' a;qu~v~ publico ou para a instituiCfao dos aos documentos de o~tras Orige~S~C a 0, nao podendo ser mistura-

323. Compete aos integrantes do CONARQ . das atividades arquivisticas de f Impfemen~ar a racionalizaCfao cicio documental. ,orma a garanttr a integridade do


Arquivologia I 203

Comentario ---------------------Esta e competencia dos integrantes do SINAR (Sistema Nacional de

Arquivos).

324. A gestaa arquivistica de documentos digitais devera prever a implantaCfao de um sistema eletronico de gestao arquivistica de documentos, que adotara como requisito funcional a integraCfao com sistemas

legados.


Comentario ---------------------Pela ResoluCfao n° 20 do Conarq, art. 3°.

"A gestao arquivistica de documentos digitais devera prever a implantaCfao de um sistema eletronico de gestao arquivistica de documentos, que adotara requisitos funcionais. requisitos nao funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos

documentos arquivisticos. § 10 Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classi-ficaCfao, tramitaCfao. avaliaCfao e destinaCfao. recuperaCfao da informaCfao. acesso e seguranCfa. armazenamento e preservaCfao".

portanto, 0 item esta incorreto por colocar como requisito funcional a

integraCfao com sistemas legados.

325. Quando da transferencia de acervos arquivisticos ao Arquivo Nacional, cabera ao 6rgao produtor do acervo a elaboraCfao do termo de

transferencia.


Comentario --------------------o encaminhamento de documentos ao Arquivo Nacional chama-se

recolhimento. Salvo este termo, 0 item estaria correto.

326. Os arquivos de entidades privadas encarregadas da gestao de serviCfOS publicos podem ser identificados pelo poder publico como de

interesse publico e social. '. Resposta: Incorreto.


Comentario =-::-::-~~-:-_-:-____________ _ . O~ a:quivoS de entidades privadas encarregadas da gestao de ser-

VIC;OS PUb!lc~s no exercicio de suas atividades sao considerados documentos pubhcos.

327. As associayoes profissionais de arquivistas e as instituiyOes mantenedoras de cursos superiores de arquivologia contam com representayao no CONARQ.

Resposta: Correto.

Comentario _-:::-~_-::--:-______________ _

Conforme 0 Decreto nO 4.073/2002, art. 30,

"Sao membros conselheiros do Conarq:

1-0 ~iretor-Geral do Arquivo Nacional, que 0 presidira; 1/ - dOls representantes do Poder Executivo Federal' III - dois representantes do Poder Judiciario Federal'. IV - dois representantes do Poder LegisJativo Feder~'; V - um representante do Arquivo Nacional;

VI - dois representantes dos Arquivos Publicos Estaduais e do Distrito Federal;

VfI - dois representantes dos Arquivos Publicos Municipais; VIII, - um representante das instituiyoes mantenedoras de curso supenor de arquivologia;

IX - um representante de associayoes de arquivistas'

X :- tres representantes de instituiyOes que congre~uem profissionals que atuem nas areas de ensino, pesquisa, preservayao ou acesso a fontes documentais."

Quanto aos procedimentos a serem adotados para 0 planejamento, construyao e adaptayao de predios de arquivo, julgue os proximos itens.

328. ~s salas destinadas a triagem e seleyao de documentos devem ser Inst~ladas proximas ao laboratorio de restaurayao, objetivando 0 encamrnhamento dos documentos para restauro.


Arquivologia I 205

Comentario _____________________ _

As salas de triagem e seleyao de documentos devem estar proximas a area de recepyao de documentos e equipadas com amplas mesas de trabalho e estantes.

329. E recomendavel armazenar os filmes, os discos, os registros eletronicos e as fitas de audio em ambientes climatizados, preservando-os de intemperies.

Resposta: Correto.

Comentario ____________ --..,; _______ -:-_

Os depositos para fotografias, filmes, discos, registros eletronicos, fitas de audio e videomagneticas devem ter os equipamentos para climatizayao decididos caso a caso, com a orientayao de especialistas.

330. Os espayos do predio do arquivo devem obedecer ao seguinte escalonamento: 50% para deposito de documentos, 40% para os serviyos tecnicos e administrativos e 10% para 0 publico.


Comentario _____________________ _

No edificio para arquivo, com varios serviyos, a area destinada aos depositos deve ser em torno de 60% da area c?n~truida. Da .a~ea r~stante 15% deverao ser destinados aos trabalhos tecnlcos e admlnlstratlvos e , 25% ao publico.

331. 0 clima seco de Brasilia - OF recomenda a construyao de andares subterraneos para os predios de arquivo.


Comentario ____________________ -:--:-

Para climas secos recomenda-se 0 usa de umidificadores nos dep6-sitos.

332. Na montagem das estantes nos dep6sitos, deve-se preyer um espayO minimo de 0,70 m para a largura dos corredores.

'. Resposta: Correto.


Comentario -:-____________________ _

Os corredores entre as estantes devem ser amplos (minimo 0,70m de largura) para facilitar a circulay80 de pessoas, a circulay80 do ar e a limpeza dos depositos.

Acerca dos procedimentos operacionais propostos pela Resoluyao n.o 101 1999: do ~ONARQ, adotados na microfilmagem de documentos, julgue os segulntes Itens.

333. E proibida a microfilmagem de documentos que ainda estejam em tramite.


Comentario __ :-_________________ _

Conforme 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 11, os documentos em tramit~y8~ ou em estudo, poder80, a criterio da autoridade compet~nte, ser mlcrofllmados, n80 sen do permitida a sua eliminay80 ate a definiy80 de sua destinay80 final.

334. A indicay80 dos simbolos utilizados na microfilmagem dos documentos constara no primeiro rolo, dispensando-se os demais rolos dessa indicay80, de modo a facilitar a identificayao do usuario.


Comentario ~------_------------Os simbolos utilizados devem constar de todos os rolos visando a

orientay80 do usuario. '

335. Todo e qualquer documento microfilmado podera ser reproduzido, a pedido do usuario.


Comentario ____________________ _

A institui980 se reserva 0 direito de recusar pedidos de reproduy80 de doc~m~ntos de seu acervo, que viol em dispositivos legais em vigor, tais como dlreltos autorais e documentos sigilosos.

Arquivologia I 207

336. Na imagem de encerramento da serie microfilmada, e obrigatorio constar a identificay80 do detentor dos documentos microfilmados, alem

de outros elementos.

Resposta: Correto.

Comentario ---------------------Conforme 0 Decreto nO 1.799/1996, art. 8°, no final da microfilmagem

de cada serie sera sempre reproduzida a imagem de encerramento, imediatamente apos 0 ultimo documento, com os seguintes elementos:

I - identificay80 do detentor dos documentos microfilmados; II _ informayoes complementares relativas ao item V do art. 6° deste

decreto; 111_ termo de encerramento atestando a fiel observancia as disposi-

90es do presente Decreto; IV _ men98o, quando for 0 caso, de que a serie de documentos

microfilmados continua em microfilme posterior; V _ nome por extenso, qualificay80 funcional e assinatura do respon-

savel pela unidade, cartorio ou empresa executora da microfilmagem.

337. 0 simbolo apresentado a seguir indica numeray80 incorreta de pagina.


Comentario ---------------------Significa paginas elou numeros em falta.

338. A legislay80 arquivistica brasileira faculta a microfilmagem de todos os documentos produzidos no ambito da instituiy80 geradora como forma de garantir a integridade dos documentos.


Comentario ---------------------A legislay80 n80 aponta que 0 microfilme garanta a integridade dos

documentos. A microfilmagem propicia a redu980 de espa90 e a preserva-

y80 dos originais.

339. Na microfilmagem de documentos, 0 simbolo mostrado abaixo, de usa obrigatorio, indica que 0 original esta deteriorado.

'. Resposta: Incorreto.


Comentario _____ -"--______________ _

Significa que 0 original esta ilegivel.

340. No caso de ser identificado um novo conjunto documental de uma serie microfilmada, esse conjunto sera microfilmado posteriormente.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Segundo Decreto n° 1.799/1996, art. 9°, os documentos da mesma serie ou seqOencia, eventualmente omitidos quando da microfilmagem, ou aqueles cujas imagens nso apresentarem legibilidade, por falha de opera(fBo ou por problema tecnico, serso reproduzidos posteriormente, nso sendo permitido corte ou inserC(so no filme original.

341. 0 logotipo e a identificaC(so da instituiC(so que detem 0 acervo a ser microfilmado devem constar em todos os rolos.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Conforme orientaC(so da ResoluC(so nO 10 do Conarq.

No que se refere a legisla(fBo que respalda a politica de acesso a documentos adotada no Brasil, julgue os itens que se seguem.

342. Aplica-se 0 mais alto grau de sigilo para os documentos publicos que revelem informaC(oes que possam comprometer a seguranC(a do Estado e da sociedade.

Resposta: Correto.

Comentario ____________________ _

Os documentos classificados como ultra-secretos sso os que cujo conhecimento nso-autorizado possa acarretar dana excepcionalmente grave a seguranC(8 da sociedade e do Estado. Ver Decreto n° 4.553/2002, art. 5°.

343. No caso de ocorrer a reclassificaC(so de documentos, considerar-sea a data do ultimo despacho atribuido ao documento.


Arquivologia I 209

Comentario . Na reclassificaC(so, 0 prazo de duraC(so reinicia-se a partir da data da

formalizaC(so da nova classifica(fBo.

344. Os prazos a serem adotados na classificaC(so dos ~ocumentos em uma das categorias de sigilo serso computados conslderando a data

de produC(so dos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario "1 . Os prazos de duraC(Bo da classifica~o quant~ ao gr~u de Slgl ~ vlgo.ram

a partir da data de produ(fBo do dado ou InformaC(8o e sao os segUintes. _ ultra-secreto: maximo de trinta anos; _ secreto: maximo de vinte anos; _ confidencial: maximo de dez anos; e _ reservado: maximo de cinco anos.

Acerca da politica de descri<;so documental, julgue os proximos itens.

345. Os inventarios e os catalogos sso considerados instrumentos parciais.

Resposta: Correto.

Comentario . . Segundo Bellotto (2004) ha instru,:,~ntos de ,?esqUisa genencos ~

globalizantes, como os guias; ha os parclals, que s~o det~l.hados e espe cificos, tratando de parcelas do acervo, como os ~nve~tanos, catalogo

s,

catalogos seletivos e indices, e h8 tambem a publlcaC(ao de documentos

na integra, a chamada "ediC(so de fonte".

346. Objetivando orientar 0 usuario quanto aos fundos existentes n,o arquivo, 0 primeiro instrumento a ser elaborado deve ser 0 catalogo

seletivo.


Comentario .' t o primeiro iQs!rUmento a ser elaborado e 0 gUla, por seu cara er

generico.


347. Os objetivos da atividade de descriltao incluem a identificaltao, a classificaltao, a avalialtao e 0 arquivamento dos documentos.


Comentario ____________________ _

o objetivo da descrittao e estabelecer um eto entre 0 pesquisador e o arquivo. Este elo se torn a possivel por meio dos instrumentos de pesquisa. Identificaltao, classificaltao, avalia<;8o e 0 arquivamento fazem parte dos objetivos da gestao documental.

348. Um dos preceitos apontados por Schellenberg para a polftica de descrittao documental consiste na descrittao pormenorizada, 0 que auxiIla a pesquisa realizada pelos usuarios.


Comentario ____________________ _

Como preceito de uma politica de descriy80, Schellenberg aponta a tecnica da descri<;ao coletiva, usando a descriltao petta a petta s6 para os casos muito especfficos de arquivos privados ou para os verbetes de catalogos seletivos.

349. Segundo BeHotto, a politica descritiva deve priorizar os fundos desconhecidos pelos pesquisadores, fornecendo novas fontes de pesquisa.

Resposta: Correto.

Comenbirio ____________________ _

Para a autora, 0 arquivista, ao descrever fundos desconhecidos estara contribuindo de forma mais utH e eficaz para 0 avan<;o da historiografia.

350. Nos inventarios, devem constar informa<;oes sobre a localizaltao e os servk;os prestados pelos arquivos.


Comentario ____________________ _

Informattoes quanto a localizattao e os servittos prestados devem constar nos guias e nao nos inventarios.

Arquivolog ia I 211

351. A finalidade do catalogo consi~te em descrever todo 0 acervo, abar

cando os fundos em sua totahdade.


comentari? 'instrumento que descreve unltariamente as pettas

o catalogo eo, . . eries Este instrumento nao tem como documentais de uma sene ou mals s . obletivo descrever 0 acervo completamente.

t" e' a denomina~ao atribuida anteriormente ao catalogo

352. Reper on~ y

seletivo.

Resposta: Correto.

Comentario , . .t flizado por influencia da terminologia o termo reperton~ era mu~ 0 u I catalogo seletivo, mesma deno-

francesa. Atualmente, e conhecldo como minattao usada em portugal e na Espanha.

G raJ lnternacional de Descrittao

353. Na area de notas dadNormacon~tar informa<;oes importantes nao Arquivistica, Isad (G), ev~m contempladas nas outras areas.

Resposta: Correto.

Comentario d (G) , fornecer informa9ao espe-o objetivo da area de notas na Isa . e. ualquer das outras

cializada e informa9ao que nao possa ser InclUida em q

areas. . - do fundo sera indicado na

354. 0 arranjo interno adotado na organlzaltao

lsad (G). area de acesso e uso, segundo a Norma


. . , estrutura. Na Comentano , de conteudo e 's o arranjo interno deve constar ~a area -es sobre condi«Oes legal • , de acessO e usa devem constar mforma«o . - es ja publicadas. :~~:dO fisico do s~porte, idiomas e outras desCrl<;o


355. Os inventarios apresentam descri9ao analitica.


Comentario

Oinvent~a~ri~0~a:p:re:s:e:n:ta~d~e~sc~r7i9~a~0-s-u-m-a~'r~ja--e-n-a-o-a-n-a-,-ft-ic-a-.------

356. A elabor~9ao dos instrumentos de pesquisa e urn dos requisitos para o cumpnmento da fun9ao social dos arquivos.

Resposta: Correto.

Comentario

. Os i nstru'~m:.:e::nt;::o::s-:d:e::-:p=e=-Sq:u-::is-:-a-:--v:-is-a-m--e-st-a-b-e-'e-c-e-r -u-m-e-'o-e-n-t-re-o-a-r

qUlvO, os pesqUJsadores e os cidadaos comuns.

No.trata.~ento tecnico a ser dispensado aos acervos foto rafico . ~e IdentIfJcar os processos utilizados na sua composil"ao ~ess s, ha ~ue Julgue os itens subse" t. y. a manelra,

_ quen es, relat,vos aos primeiros processos utilizados na reprodu9ao de fotografias.

357. 0 proc~sso daguerre6tipo possibilitava a reprodu9ao de c6pias das fotograflas.


Comentario .=:-:====-:--_~-:-:-______________ _ o processo daguerre6tipo consistia numa placa de cobre polida e

~:at~a~a, expost~ em vapores de iodo, que formava uma camada de iodeto p a a sobre Sl. Quando, numa camara escura e exposta a luz a laca

~~;::~:~a ~m vapor de merC?rio aquecido, este aderia onde' ha~ia a a UZ, mostrando as Imagens. Tais imagens eram fixad

uma solu9ao de tiossulfato de s6dio. 0 daguerre6tipo Mo permitia C~~i~~~

358. 0 pro~esso foto~r~fico que utilizava papel salgado na reprodul"ao denomrna-se calotlpo ou talb6tipo. y

Resposta: Correto.

Arquivologia I 213

Comentario ______________________ _

o cal6tipo, processo mais eficiente de fixar imagens. 0 papel impregnado de iodeto de prata (sal) era exposto a luz numa camara escura, a imagem era revel ada com acido galico e fixada com tiossulfato de s6dio, resultando num negativo, que era impregnado de 61eo ate tornar-se transparente. 0 positiv~ se fazia por contato com papel sensibilizado, processo utilizado ate os dias de hoje.

359. A utiliza9ao do col6dio como emulsao associado a uma placa de vidro, formando 0 negativ~, caracteriza 0 processo ambr6tipo.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

Ambr6tipo consistia em umedecer uma chapa de vidro com col6dio, com 0 dorso escurecido por urn tecido de verniz. Os fot6grafos descobriram que colocar 0 negativo sob fundo escuro com a emulsao para cima proporcionava uma imagem positiva. Nao era possivel c6pia do negativ~, mas era uma forma mais rapida.

360. 0 processo de fotografia albuminada foi utilizado em cart5es de visita.

Resposta: Correto.

Comentario _____________________ _

A fotografia albuminada (1847 - ca.1910) e a fotografia feita com solu-9i3o a base de albumina (clara de ovo), cloreto de s6dio e nitrato de prata colocada sobre urn papel muito fino. A partir de negativos em placa de col6dio era feito 0 contato com 0 papel albuminado, originando a imagem positiva. 0 albumen foi amplamente difundido, tornando-se 0 material mais popular do seculo XIX, com imagens da natureza, arquitetura e retratos. Como era feito em papel muito fino, normal mente encontrava-se montado em suporte mais grosse para prote9i3O. Fo; usado nos seguintes tipos de cartao, classificados por suas diferentes dimensoes: cartao de visita, gabinete, estereoscopia, cartao vit6ria, cartao promenade, cartao imperial e cartao boudoir.

A respeito dos arquivos permanentes, julgue os itens a seguir.

361. Os alunos de ensino medio e fundamental inserem-se nas categorias de usuarios freqOentes dos arquivos permanentes. '. Resposta: Incorreto.


Comentario =:-;,===~::-::-: __ -:-___________ _ Os usu~rios freqoe.ntes nos arquivos permanentes sao os pesquisa

dores. As afto~s ed~c.atlvas nos arquivos propiciam a aproximaftao dos al~mo~ d~. enslno m~dlo e fundamental com as fontes primarias, mas isto nao slgmflca que seJam os principais usuarios do arquivo.

362. Ness~ fase, as ~u~ftoes arquivisticas desenvolvidas sao 0 registro, 0

arranJo, a descrlftao e a difusao do acervo.

Resposta: Correto.

Comentario :=-=-:-=-:-::-_-:--:-_____________ _ . Os papeis que ja completaram sua tramitaftao e seu uso administra

tlVO e fora~ consid~rados de valor permanente devem ser, no devido tempo, re~~lhldos a entldades que, de direito, se enearreguem de seu registro acondl:,onan:ento, ordenaftao, descriftao, indexaftao e, se for 0 caso pre~ servaftao e dlfusao. '

Ac~rca dos elementos constitutivos dos documentos arquivlsticos julgue os Itens que se seguem. '

363. Os selos e carimbos constituem os sinais de validaftao do documento.

Resposta: Correto.

Comentario -=-_-:-:-_:-______________ _ d _ Os selos. e carimbos sao sinais de validaftao do documento garantin

o Ihe ~ ~egalldade. Atualmente, os selos sao raramente utilizados, mas para analise de documentos antigos este sinal deve ser bastante cons iderado.

364. A situaftao espacial e a temporal constituem elementos obrigat6rios aos documentos.

Resposta: Correto.

Comentario ===_:--:--:--:-::-___________ _ Alguns .elementos sao obrigat6rios aos documentos, tais como 0 lo

cal (data t6plca) e a data cronol6gica.

Arquivologia I 215

A produftao de documentos digitais tem crescido significativamente, principal mente nas grandes instituiftoes. Com relaft80 a esse tipo de documento acumulado pelas instituiftoes arquivisticas, julgue os ltens seguintes.

365. 0 conceito adotado para documento arquivistico digital consiste em identifica-Io como um documento arquivistico codificado em digitos binarios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computa-

cional.

Resposta: Correto.

Comentario ----------------------Segundo a Resoluftao nO 20 do Conarq, art. 1°, § 2°, e considerado

documento arquivistico digital 0 documento arquivistico codificado em digitos binarios, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. Sao exemplos de documentos arquivisticos digitais: planilhas eletronicas, mensagens de correia eletronico, sitios na internet, bases de dados e tambem textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravaftoes s~noras, dentre outras possibilidades, em formato digital.

366. Tal como ocorre com os documentos microfilmados, concluido 0 processo de digitalizaftao, os documentos originais podem ser deseartados.


Comentario ---------------------Na digitalizaftao, os documentos nao podem ser eliminados como os

microfilmes por falta de legislaftao que garanta a sua autenticidade.

367. As instituiftoes arquivisticas publieas brasileiras earecem de instruftoes basicas referentes ao gerenciamento dos documentos digitais.


Comentario ----------------------Ja existem varias iniciativas e instrumentos legais que podem ser uti-

lizados para nortear 0 desenvolvimento de uma politica de tratamento de documentos eletronicos que possa ser seguida pelos arquivos pOblicos

brasileiros. '.

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ARQUIVOLOGIA, Larissa Candida