Uvodwikiciv.org.rs/images/0/05/Vesic,_A._Priručnik_za... · Web viewVizija Fondacije “Ana i Vlade Divac” je Srbija kao društvo u kome gradjani preuzimaju odgovornost i shvataju

Priručnik za praćenje i evaluaciju

Juli 2014

Sadržaj

1Uvod3

2Pristup i principi rada Fondacije3

2.1Oblasti rada Fondacije3

2.2Načini rada Fondacije3

3Praćenje i evaluacija programa Fondacije4

3.1Pristup procesu praćenja i evaluacije4

3.2Programi fondacije i predviđeni rezultati5

3.2.1Podrška izbeglim i raseljenim licima i nastradilim u poplavama5

3.2.2Unapređenje uslova za kvalitetno odrastanje dece i mladih5

3.2.3Razvoj filantropskih davanja6

3.2.4Doprinos razvoju socijalnog preduzetništva6

3.3Indikatori, način praćenja i evaluacija strateških oblasti7

3.3.1Indikatori7

3.3.2Način praćenja i evaluacija8

3.3.3Izvori informacija i sredstva verifikacije9

4Praćenje i evaluacija programa donacija9

4.1Opšte napomene o programima donacija9

4.2Praćenje procesa programa donacija10

4.2.1Indikatori i način praćenja za proces programa donacija u celini10

4.2.2Tabele za praćenje rezultata10

4.2.3Praćenje i evaluacija pojedinačnih donacija10

5Aneksi12

5.1Evaluaciona matrica12

5.2Aneks 2 - Formular za polugodišnje izveštaje po programima15

5.3Aneks 3 - Tabela za donacije18

5.4Aneks 4 - Tabela - rezultati programa za donacije18

5.5Aneks 5 - Izveštaj sa posete za praćenje projekta19

5.6Aneks 6 - Izveštaj za programe donacija (manji i kraći projekti)20

5.7Aneks 7 - Izveštaj za programe donacija (duži i/ili veći projekti)22

5.8Aneks 8 - Tabela uz izveštaje24

5.9Aneks 9 - Tabela za izveštaj za socijalno preduzetništvo25

Uvod

Svrha ovog priručnika je da obezbedi smernice, uputstva i pravila vezano za praćenje i evaluaciju programa Fondacije "Ana i Vlade Divac" (u daljem tekstu Fondacija). Priručnik je namenjen menadžmentu kako bi se omogućilo lakše praćenje ukupnog rada Fondacije, ali i svim zaposlenima koji će na specifičnim programima biti uključeni u proces prikupljanja podataka i nadgledanja rezultata.

Priručnik sadrži sledeća poglavlja:

Pristup i principi rada Fondacije, koji daje prikaz oblasti rada Fondacije, kao načina rada

Praćenje i evaluacija rada Fondacije koje uključuje sledeće delove:

· opšti pristup praćenju i evaluaciji rada

· način praćenja i evaluacije, odnosno proces prikupljanja podataka, izveštavanje, analizu

· izvore informacija

Praćenje i evaluaciju programa donacija Fondacije,.

Priručnik osim toga sadrži i Anekse u kojima su prikazani standardizovani formulari koji se koriste u procesu praćenja i evaluacije. Ovi formularis e po potrebi mogu prilagođavati različitim vrstama programa.

Pristup i principi rada FondacijeOblasti rada Fondacije

Fondacija Ana i Vlade Divac - prvobitno osnovana sa idejom da pomogne integraciji izbeglih i raseljenih lica - stekla je veliko poverenje građana pre svega zahvaljujući konkretnim rezultatima postignutim u oblasti kojom se bavila ali i transparentnošću svog rada.

Imajući u vidu kontekst - kako identifikovane probleme, tako i manje sredstava dostupnih OCD koje se bave ugroženim grupama - Fondacija je počela da širi svoj rad, i da se okreće i ka pomaganju drugim marginalizovanim grupama, pre svega onima koji su socijalno najugroženiji i mladima, kao i da radi na razvoju filantropije, odnosno lokalnog davanja. Stoga, Fondacija teži da bude jedan od nosilaca promena u društvu kako bi:

· izbegla i raseljena lica postala punopravni građani društva putem socijalne i ekonomske integracije

· unapredila položaj dece i mladih u Srbiji

· povećala solidarnost u društvu prema onima koji su najugroženiji.

· doprinela razvoju socijalnog preduzetništva u Srbiji

Vizija Fondacije “Ana i Vlade Divac” je Srbija kao društvo u kome gradjani preuzimaju odgovornost i shvataju moć zajedništva u rešavanju ličnih i društvenih problema na socijalnom, ekonomskom, obrazovnom i duhovnom planu.

Misija Fondacije "Ana i Vlade Divac" je da doprinese razvoju ravnopravnijeg, tolerantnijeg i solidarnijeg društva u Srbiji. Fondacija je posvećena zbrinjavanju i ekonomskom osnaživanju izbeglih i raseljenih lica kao i unapređenju položaja dece i mladih kroz kreiranje uslova za njihovo zdravo odrastanje i razvoj. Fondacija teži da podstakne solidarnost i duh zajedništva u društvu kroz razvoj filantropije.

Načini rada Fondacije

Kako bi ostvarila viziju i misiju, u svom radu Fondacija koristi sledeće metode:

· direktno samostalno sprovođenje programa i projekata

· direktno sprovođenje projekata u saradnji sa partnerima

· dodelu sredstava drugim organizacijama koje se bave istim oblastima rada

· dodelu sredstava porodicama

Imajući u vidu da je Fondacija posvećena rešavanju kompleksnih problema koji zahtevaju dugoročnu podršku, kao i da različite ranjive grupe zahtevaju različite pristupe, Fondacija obično formira više programa koji su usmereni na rešavanje različitih aspekata jednog problema.

Fondacija takođe ulaže velike napore da svoje korisnike podrži ne samo finansijskim sredstvima, već i kroz promociju i zastupanje njihovih interesa u javnosti.

U tom smislu, Fondacija koristi i različite načine za praćenje i evaluaciju ostvarivanja sopstvenih programa (koji se realizuju samostalno ili u saradnji sa partnerima) i praćenje i evaluaciju programa donacija.

Praćenje i evaluacija programa FondacijePristup procesu praćenja i evaluacije

Fondacija je posvećena ideji da kontinuirano procenjuje svoj rad kako bi postigla još bolje rezultate. Stoga, u ovoj fazi razvoja želi da kreira sveobuhvatni sistem praćenja i evaluacije rada, odnosno postignutih rezultata. Fondacija smatra da će ovaj proces pomoći sistematski identifikuju i analiziraju stečena iskustva kako bi se zaposleni i Fondacije stalno poboljšavali svoj rad.

Osnovni elementi plana za praćenje i evaluaciju uključuju:

1) Kontinuirano praćenje rada i rezultata (monitoring) i upravljanja informacijama koje se prikupljaju

2) Godišnje interne sastanke kao osvrta na rezultate praćenja u prethodnoj godini

3) Punu evaluaciju u poslednjoj godini sadašnjeg strateškog plana

Opšti pristup Fondacije procesu praćenja i evaluacije rada se delimično bazira na RBMS[footnoteRef:1], odnosno Sistemu za praćenje i evaluaciji baziranom na rezultatima i uključuje sledeće karakteristike: [1: results based monitoring system]

· kreiranje jasnih početnih podataka (analizu stanja) pre nego je započet proces praćenja

· razvoj indikatora za kratkoročne i dugoročne rezultate

· kontinuirano prikupljanje podataka kako bi se pratili kratkročni rezultata (postignutih realizovanim aktivnostima)

· sistematsko izveštavanje sa kvalitativnim i kvantitativnim informacijama vezanim za napredak prema postizanju dugoročnih rezultata

· analizu razloga zbog kojih je nešto postignuto (ili ne)

· beleženje neočekivanih rezultata

· uzimanje u obzir percepcija relevantnih aktera

· identifikovanje naučenih lekcija, izdvajanje značajnih postignuća

· kreiranje preporuka za unapređenje rada

S obzirom da Fondacije započinje ovaj proces tokom 2014. godine, u trenutku kada je jedan deo strateškog plana već implementiran, početni korak će biti kreiranje izveštaja sa podacima o sadašnjem stanju, odnosno postignutim rezultatima u odnosu na postavljene indikatore u septembru 2014. godine.

Početni izveštaj će služiti kao referentna tačka za procenu daljeg napretka.

Programi fondacije i predviđeni rezultati[footnoteRef:2] [2: Detaljan pregled programa, projekata i strategije naveden je u Strateškom planu Fondacije Ana i Vlade Divac 2013 - 2016 godina]

Podrška izbeglim i raseljenim licima i nastradilim u poplavama

Cilj Fondacije je trajno stambeno rešenje za izbegla i raseljena lica u Kolektivnim centrima kroz doprinos zatvaranju kolektivnih centara u Srbiji putem stambenog zbrinjavanja, ekonomskog osnaživanja i psihološke podrške izbeglim i raseljenim licima.

Fondacija radi na ostvarenju ovog cilja realizacijom programa u tri oblasti, kroz sveobuhvatnu kampanju "Možeš i ti" koja se realizuje u saradnji sa Visokim komesarijatom UN za izbeglice (UNHCR) i Komesarijatom za izbeglice Republike Srbije, koja obuhvata:

1) stambeno zbrinjavanje kroz podršku državi u sprovođenju plana postepenog zatvaranja kolektivnih centara nalaženjem drugačijeg trajnog smeštaja

2) ekonomsko osamostaljivanje kroz programe profesionalne i poslovne obuke, podršku u profesionalnoj orijentaciji i finansijska pomoć za započinjanje i/ili razvoj dohodovnih aktivnosti i

3) socijalnu integraciju kroz stručnu pomoć sociologa i psihologa čitavoj porodici

Imajući u vidu različite položaje i mogućnosti izbeglih i raseljenih lica, kampanja "Možeš i ti" se zasniva na individualnom pristupu porodicama. Stoga se kroz kampanju realizuje niz različitih projekata koji omogućavaju različita rešenja, poput otkupa seoskih domaćinstava, dodele građevinskog materijala, socijalnog stanovanja. izgradnje montažnih kuća i integracija seoskih domaćinstava kroz sopstvene dohodovne aktivnosti.

Predviđeni konkretni rezultati do kraja 2016. godine uključuju:

· trajno stambeno rešenje za 200 porodica izbeglih i raseljenih lica

· ekonomsko zbrinjavanje za 100 porodica

· obezbeđivanje psihološke podrške svim porodicama koje su korisnici Fondacije

Zbog katastrofalnih poplava koje su pogodile Srbiju sredinom 2014. godine, Fondacija je otvorila mogućnost pomoći porodicama/domaćinstvima koja su nastradala u poplavama. Paket pomoći podrazumeva rekonstrukciju objekata i ekonomsko osnaživanje. Rezultati ove pomoći uključuju:

· rekonstrukcija najmanje 50 oštećenih objekata za stanovanje

· ekonomsko osnaživanje 50 domaćinstava

Unapređenje uslova za kvalitetno odrastanje dece i mladih

Cilj Fondacije je da unapredi uslove za kvalitetno odrastanje dece i mladih, kroz materijalnu pomoć ugroženim porodicama i vaspitnim ustanovama, promociju pravih vrednosti među mladima i poboljšanje života mladih u različitim oblastima (bezbednosti, zdravlja, obrazovanja, kulture, zapošljavanja i aktivizma).

Fondacija radi na ostvarenju ovog cilja pokrivajući različite aspekte problema i uključuje metode kao što su: direktna materijalna pomoć, medijske kampanje, finansijska podršku obrazovnim ustanovama, donacije (grantovi) formalnim i neformalnim udruženjima mladih u Srbiji. Ovaj program se ostvaruje kroz tri projekta:

4) Projekat materijalne pomoći ugroženim porodicama, pri čemu se fokusira na takozvane jednoroditeljske porodice

5) Projgram rekonstrukcije dečijih igrališta i sportskih terena za mlade, koji uključuje projekat Veliko srce i projekat Rekonstrukcije urbanih igrališta. Kroz ovaj program će se takođe finansirati obnavljanje škola i vrtića koje su oštećene u poplavama.

6) Projekat Vrednosti mladih u Srbiji koji se realizuje kroz Medijsku kampanju Stvarno važno i kreiranje platforme projekata koji imaju za cilj poboljšanje položaja mladih u Srbiji.


· ostvarena podrška za 30 jednoroditeljskih porodica

· obnovljeno 15 dečijih igrališta

· rekonstrukcija dva vrtića i četiri škole koje su oštećene u poplavama

· uključivanje više od 200.000 mladih u aktivnosti projekta Vrednosti mladih u Srbiji

· pokrenuti projekti u svakoj od oblasti[footnoteRef:3] identifikovanoj u Platformi akcija za mlade [3: Planirane oblasti projekata uključuju: bezbednost (vršnjačko nasilje), obrazovanje i zapošljavanje (razvoj socijalnog preduzetništva), zdravlje (obrazovanje i prevencija), kultura i slobodno vreme (razvoj aktivnosti Omladinskih klubova), zaštita okoline (volonterski rad mladih) i razvoj aktivizma.]

Razvoj filantropskih davanja

Cilj Fondacije je da doprinese razvoju filantropije u Srbiji, kao načina za povećanje solidarnosti i ličnog aktivizma.

Fondacija zato planira da utiče na razvoj filantropije kroz:

· povećanje broja načina za davanje

· povećanje broja "domaćih" donatora (individualnih i korporativnih)

· privlačenje dijaspore iz zemalja Evrope, Kanade i Rusije

· razvoj strategije komunikacije sa većim individualnim i korporativnim donatorima, uključujući i razvoj baze donatora

· učešće u javnom zastupanju za razvoj filantropije (na zakonodavnim i fiskalnim promenama koje mogu olakšati davanje).


· povećanje broja većih individualnih i korporativnih donatora sa 10 na 30

· povećanje broja individualnih donacija iz zemlje

· povećanje broja individualnih donacija iz dijaspore

· otvaranje dijaspore u zemljama Evrope, Kanade i Rusiji

· omogućavanje novih načina za davanje u zemlji

Doprinos razvoju socijalnog preduzetništva

Cilj Fondacije je doprinos razvoju socijalnog poslovanja, kroz:

· razvoj malih i srednjih preduzeća koja zapošljavaju marginalizovane i socijalno ugrožene grupe i pojedince i

· razvoj postojećeg biznisa koji će podržati najinovativnije ideje za razvoj proizvoda koji mogu pomoći promociji pozitivnog imidža Srbije u regionu i inostranstvu.


Indikatori, način praćenja i evaluacija strateških oblastiIndikatori

Evaluaciona matrica koja prikazuje ciljeve, predviđene rezultate, indikatore, izvore informacija, sredstva verifikacije i nalazi se u Aneksu 1. Ovde se prikazuju glavni pokazatelji (indikatori) po strateškim oblastima koji će se koristiti prilikom praćenja i evaluacije rada Fondacije. Ovi indikatori se koriste kako bis e procenili rezultati ukupnog rada Fondacije, bez obzira da li su postignuti kroz operativne programe ili programe donacija.

Cilj programa

Predviđeni indikatori

trajno stambeno rešenje za izbegla i raseljena lica u Kolektivnim centrima kroz doprinos zatvaranju kolektivnih centara u Srbiji putem stambenog zbrinjavanja, ekonomskog osnaživanja i psihološke podrške izbeglim i raseljenim licima.

· broj i kvalitet realizovanih aktivnosti po projektima

· broj porodica koje su trajno stambeno zbrinute kroz različite programe Fondacije (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica kojima je pružena podrška za ekonomsko osamostaljivanje (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica koje su ekonomski osamostaljene (nije više potrebna ek. podrška, presek po projektima i ukupno)

· broj porodica koje su primile psihološku podršku (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica kojima nije više potrebna psihološka podrška (uspešno su se integrisale, presek po projektima i ukupno)

unapređenje uslova za kvalitetno odrastanje dece i mladih, kroz materijalnu pomoć ugroženim porodicama i vaspitnim ustanovama, promociju pravih vrednosti među mladima i poboljšanje života mladih u različitim oblastima (bezbednosti, zdravlja, obrazovanja, kulture, zapošljavanja i aktivizma).


· broj porodica koje su primile finansijsku podršku

· broj rekonstruisanih dečijih igrališta

· sadržaji na igralištima (inkluzivnost)

· broj mladih pasivno uključenih u aktivnosti kampanje (primaoci informacija)

· broj mladih aktivno uključenih u aktivnosti kampanje (na aktivnostima)

· broj projekata pokrenutih kroz Platformu akcija (ukupno i po oblastima)

· kvalitet pokrenutih projekata (uspešnost finansiranih projekata, postignuti rezultati po oblastima)

doprinos razvoju filantropije u Srbiji, kao načina za povećanje solidarnosti i ličnog aktivizma.

· broj novih većih individualnih i korporativnih donatora iz zemlje

· broj individualnih donacija iz zemlje i količina novca primljena na taj način

· broj individualnih donacija iz dijaspore

· broj donatora i količina novca pristiglih iz zemalja Evrope, Kanade i Rusije

· broj novih načina za davanje u zemlji (koji ranije nisu primenjivani)

· količina novca i broj donatora koji koriste nove načina za davanje

doprinos razvoju socijalnog preduzetništva

· broj podržanih porodica i pojedinaca koji su primili finansijsku podršku

· broj projekata koji su uspešno realizovani (imaju profit)

· broj i presek ranjivih grupa/osoba koje su kroz podršku ekonomski osnažene (broj i vrsta ranjivih grupa, uključujući i žene; broj osoba i presek po tipu ranjive grupe)

· broj podržanih preduzeća koje imaju usešno realizovane projekte (imaju profit)

· broj osoba koje su novozaposlene u preduzećima (otvorena nova radna mesta usled podrške)

· broj i kvalitet ideja za promociju Srbije

Način praćenja i evaluacija

Praćenje rezultata po postavljenim indikatorima će se odvijati kontinuirano. Presek stanja će se raditi na šest meseci po sledećim parametrima (formular za izveštavanje dat u Aneksu 2)

· planirane aktivnosti vs realizovane aktivnosti (u odnosu na operativni plan)

· procena kvaliteta realizovanih aktivnosti (šta je bilo posebno dobro a šta je moglo bolje i zašto)

· šta nije urađeno i zašto

· statistički presek po indikatorima

Presek stanja kreiraju koordinatori zasebnih projekata, a izveštaji se podnose Program menadžerki koja pregleda sve izveštaje, predlaže eventualne mere/promene direktorki i vodi računa da se usvojene mere/promene sprovedu u delo tokom sledećeg polugodišnjeg perioda.

Jednom godišnje program menadžerka kreira sumarni izveštaj koji daje pregled rezultata praćenja tokom prethodne godine (prethodna dva polugodišnja preseka). Sumarni izveštaj obuhvata sledeće parametre:

· stepen realizovanih aktivnosti u odnosu na planirane po projektima i strateškim oblastima, uključujući i programe dodele donacija

· procena kvaliteta realizovanih aktivnosti (šta je bilo posebno dobro a šta je moglo bolje i zašto), uključujući i programe dodele donacija


· statistički presek po indikatorima po strateškim oblastima

· statistički presek po indikatorima za proces dodele donacija[footnoteRef:4] [4: dati u Sekciji 4.2.1.]

· procena o postizanju rezultata (gde se stiglo u odnosu na planirane rezultate do kraja 2016 godine)

· procena o kvalitetu procesa dodele donacija (na osnovu indikatora za proces)

· nalazi, uključujući i analizu trendova (u odnosu na rezultate iz prethodne godine, uključujući i programe donacija)

· preporuke za budući rad (da li nešto treba menjati i šta u načinu rada, kako bi se obezbedilo postizanje rezultata i poboljšao proces dodele donacija)

Po kreiranju sumarnog izveštaja, organizuje se sastanak zaposlenih na kome će se prodiskutovati rezultati, izdvojiti naučene lekcije i dogovoriti promene u načinu rada. Godišnji sastanak treba da se organizuje pred godišnje operativno planiranje. Preporučuje se da se na kraju celog perioda (kraj 2016 godine), uradi nezavisna, spoljna evaluacija rada Fondacije.

Izvori informacija i sredstva verifikacije

Fondacija će obezbediti ažurno i tačno prikupljanje svih podataka relevantnih za procenu i praćenje svog rada a prema postavljenim indikatorima. Načini prikupljanja podataka će uključivati:

· operativni plan (planirano vs implementirano)

· izveštaje sa projekata

· finansijske izveštaje

· baze podataka korisnika iz svih projekata/programa

· baze podataka donatora

· izveštaje korisnika donacija

· interne izveštaje

· budžetske projekcije

· podatke o prihodima

Fondacija će takođe koristiti i druge načine, zavisno od vrste projekta/programa.

Praćenje i evaluacija programa donacijaOpšte napomene o programima donacija

Zavisno od cilja programa i saradnje sa donatorima, Fondacija primenjuje različite načine dodele donacija i to:

1) Finansiranjem kroz otvorene pozive za apliciranje. Za određene programe, Fondacija razvija otvorene pozive za prijavljivanje. Takvi pozivi mogu biti ograničeni temom, geografskom raspodelom i sl. ali su otvoreni za sve organizacije (bilo registrovane ili neformalne), pojedince/ke koji se uklapaju o objavljene kriterijume. Takvi su npr. Program donacija u okviru projekta Veliko srce (za dečije vrtiće i biblioteke) i Program podrške omladinskom aktivizmu.

2) Finansiranjem projekata po pozivu (solicited proposals). Za određene programe, poput programa podrške izbeglim i raseljenim licima, zbog njihove specifičnosti i kompleksnosti, Fondacija sarađuje isključivo sa dugogodišnjim partnerskim organizacijama, te za dodelu sredstava ne objavljuje otvorene pozive, već sredstva dodeljuje organizacijama koje "poziva" da se prijave (solicited proposals).

3) Namenskim finansiranjem. S obzirom da Fondacija ima razvijenu saradnju sa individualnim donatorima koji u određenom broju slučajeva žele da doniraju sredstva za vrlo specifične namene, Fondacija zadržava pravo da otvara namenske fondove, koja se korisnicima donacije dodeljuju u skladu sa željama donatora. U ovim slučajevima, Fondacija ne objavljuje otvorene pozive za apliciranje, već u saradnji sa donatorima određuje kriterijume i pravila po kojima će se sredstva dodeliti korisnicima. Takav je npr. program podrške za razvijanje nataliteta u Srbiji.

Zavisno od programa, Fondacija dodeljuje sredstva u iznosu od 50 EUR – 500.000 EUR. Minimalni i maksimalni iznos se razlikuju od programa do programa a definišu se prilikom kreiranja poziva za projekte.

Svaki program za dodelu donacija (bez obzira na način dodele) ima posebno razvijene kriterijume, pravila i procedure na osnovu kojih se donacije dodeljuju.

Praćenje procesa programa donacijaIndikatori i način praćenja za proces programa donacija u celini

Opšti indikatori kratkoročnih i dugoročnih rezultata vezanih za programe donacija su obuhvaćeni oindikatorima razvijenim u sekciji 3.3.1. U ovom delu se stoga navode procesni indikatori koji služe praćenju procesa dodele donacija, odnosno evaluaciji primene pravila i procedura za dodelu donacija.

Kako bi pratila svoj rad u oblasti dodele donacija i procenila rezultate, Fondacija koristi sledeće procesne indikatore:

· broj različitih programa donacija

· broj objavljenih konkursa po različitim programima

· broj pristiglih aplikacija po programu

· broj finansiranih aplikacija po programu

· količina novca raspodeljena po programima

· broj obavljenih terenskih poseta po programu

· broj uspešno zatvorenih projekata po programu

· kvalitet podrške od strane Fondacije po programu

Praćenje rezultata svih programa donacija će se odvijati kontinuirano. Presek stanja će se raditi na šest meseci, po sledećim parametrima (formular za izveštavanje je Aneks 2)

· realizovane aktivnosti (dodela donacija)

· procena kvaliteta realizovanih aktivnosti (šta je bilo posebno dobro a šta je moglo bolje i zašto)


· statistički presek po indikatorima (procesnim i opštim)

Presek stanja kreiraju koordinatori zasebnih projekata, a izveštaji se podnose Program menadžerki koja pregleda sve izveštaje, uključuje rezultate u redovni polugodišnji izveštaj, predlaže eventualne mere/promene direktorki i vodi računa da se usvojene mere/promene sprovedu u delo tokom sledećeg polugodišnjeg perioda.

Jednom godišnje program menadžerka kreira sumarni izveštaj koji daje pregled rezultata praćenja tokom prethodne godine. Parametri sumarnog godišnjeg izveštaja dati su u sekciji 3.3.2., a diskusija o procesu dodele donacija odvija se u okviru ukupne diskusije o rezultatima rada Fondacije.

Tabele za praćenje rezultata

Za praćenje programa donacija u celini koriste se dve tabele (baze podataka u Excel-u) u koje se upisuju sledeći podaci:

· Tabela 1: osnovni podaci o korisniku donacije (broj ugovora, ref. br. aplikacije, ime, mesto, kratak opis projekta, status, kontakt podaci). Ova tabela je već predviđena Priručnikom za dodelu donacija, a ovde je data kao Aneks 3.

· Tabela 2: rezultati programa donacija, koja uključuje unošenje sledećih podataka: presek/statistika krajnjih korisnika projekta, postignuti rezultati, posebna dostignuća, naučene lekcije/napomene. Izgled table dat je u Aneksu 4.

Praćenje i evaluacija pojedinačnih donacija

Proces praćenja je dizajniran tako da pomogne kako Fondaciji tako i primaocima donacije da prate i unaprede realizaciju projekta.

Za svaku dodeljenu donaciju, proces praćenja uključuje: redovnu komunikaciju sa korisnicima donacije, pregled narativnih i finansijskih izveštaja, barem jednu terensku posetu prilikom koje se obavljaju intervjui kako sa korisnicima donacije tako i sa direktnim korisnicima ukoliko se oni razlikuju od korisnika donacije.

1) Periodično izveštavanje. Periodično izveštavanje od strane primaoca donacije je način da Fondacija kontinuirano prati razvoj projekta koji je podržala. Periodično izveštavanje može biti neformalno (u sluačju dodeljenih manjih iznosa) ili formalno. Da li je periodično izveštavanje formalno ili neformalno određuje se već pri objavi poziva za projekte. U slučaju neformalnog periodičnohg izveštavanja, korisnici donacije se ohrabruju da šalju redovne mesečne informacije o napretku projekta. U slučaju formalnog periodičnog izveštavanja, korisnici donacije su u obavezi da pošalju formalan periodični izveštaj (narativni i finansijski) o napretku projekta u unapred dogovorenim rokovima. Osim toga, svi korisnici donacija su u obavezi da izveste Fondaciju ukoliko dođe do neočekivanih razvoja u realizaciji projekta, bilo da su oni pozitivni ili negativni.

2) Posete. Fondacija organizuje najmanje jednu (a po potrebi i više terenskih poseta) svakom korisniku sredastava. Posete znače obilazak terena, diskusiju sa korisnicima donacije (zaposlenima/članovima organizacije i/ili institucije, korisnike sa krajnjim korisnicima ukoliko se oni razlikuju od neposrednih korisnika donacije) kao i razgovore sa članovima lokalne zajednice, lokalnih vlasti i medija. Ove posete služe i kao mogućnost da Fondacija na terenu direktno podrži savetom, promocijom i/ili zastupanjem korisnika donacije, kao i da se na licu mesta identifikuju potencijalni problemi ili pitanja. Zaposleni koji su obavili posetu kreiraju kratak izveštaj o poseti (dat u Priručniku za dodele donacija Aneks 5) koji sadrži prikaz prikupljenih podataka i njihovu analizu kao i eventualnu preporuku za preduzimanje vanrednih koraka. Ovi izveštaji su interni izveštaji Fondacije i ne dele se sa korisnicima donacije.

3) Procena rezultata projekata. Nakon završetka projekta, korisnici donacije su u obavezi da podnesu finalni narativni i finansijski izveštaj po unapred kreiranim formularima. Koordinator/ka programa donacija pregleda izveštaj, utvrđuje da li su obezbeđene sve relevantne informacije i obezbeđuje "zatvaranje" projekta (vidi Priručnik za dodelu finansijskih sredstava, sekcija 5.3.).

Forme izveštaja za različite programe donacija date su u Aneksima XX i XX.

Priručnik za dodelu donacijaAna i Vlade Divac Fondacija

Draft 1, juli 201425

AneksiEvaluaciona matrica

Cilj 1: trajno stambeno rešenje za izbegla i raseljena lica u Kolektivnim centrima kroz doprinos zatvaranju kolektivnih centara u Srbiji putem stambenog zbrinjavanja, ekonomskog osnaživanja i psihološke podrške izbeglim i raseljenim licima.

Rezultati

Indikatori

Izvori informacija

· trajno stambeno rešenje za 200 porodica izbeglih i raseljenih lica

· ekonomsko zbrinjavanje za 100 porodica

· obezbeđivanje psihološke podrške svim porodicama koje su korisnici Fondacije

· rekonstrukcija najmanje 50 oštećenih objekata za stanovanje za 50 domaćinstava

· ekonomsko osnaživanje 50 domaćinstava


· broj porodica/domaćinstava koje su trajno stambeno zbrinute kroz različite programe Fondacije (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica/domaćinstava kojima je pružena podrška za ekonomsko osamostaljivanje (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica/domaćinstava koje su ekonomski osamostaljene (nije više potrebna ek. podrška, presek po projektima, presek po vrsti korisnika - izbegla, raseljena, poplavljena i ukupno)

· broj porodica/domaćinstava koje su primile psihološku podršku (presek po projektima i ukupno)

· broj porodica/korisnika kojima nije više potrebna psihološka podrška (uspešno su se integrisale, presek po projektima i ukupno)

· operativni plan

· izveštaji od korisnika donacija

· interni izveštaji

· baze korisnika

Strateška oblast 2: Cilj Fondacije je unapredi uslove za kvalitetno odrastanje dece i mladih, kroz materijalnu pomoć ugroženim porodicama i vaspitnim ustanovama, promociju pravih vrednosti među mladima i poboljšanje života mladih u različitim oblastima (bezbednosti, zdravlja, obrazovanja, kulture, zapošljavanja i aktivizma).

Rezultati

Indikatori

Izvori informacija

· ostvarena podrška za 30 jednoroditeljskih porodica

· obnovljeno 15 dečijih igrališta

· rekonstrukcija dva vrtića i četiri škole koje su oštećene u poplavama

· uključivanje više od 200.000 mladih u aktivnosti projekta Vrednosti mladih u Srbiji

· pokrenuti projekti u svakoj od oblasti identifikovanoj u Platformi akcija za mlade


· broj porodica koje su primile finansijsku podršku

· broj rekonstruisanih dečijih igrališta

· sadržaji na igralištima (inkluzivnost)

· broj mladih pasivno uključenih u aktivnosti kampanje (primaoci informacija)

· broj mladih aktivno uključenih u aktivnosti kampanje (na aktivnostima)

· broj projekata pokrenutih kroz Platformu akcija (ukupno i po oblastima)

· kvalitet pokrenutih projekata (uspešnost finansiranih projekata, postignuti rezultati po oblastima)

· operativni plan

· projektni izveštaji FOD



· baze korisnika

Strateška oblast 3: Cilj Fondacije je da doprinese razvoju filantropije u Srbiji, kao načina za povećanje solidarnosti i ličnog aktivizma.

Rezultati

Indikatori

Izvori informacija

· povećanje broja većih individualnih i korporativnih donatora sa 10 na 30

· povećanje broja individualnih donacija iz zemlje

· povećanje broja individualnih donacija iz dijaspore

· otvaranje dijaspore u zemljama Evrope, Kanade i Rusiji

· omogućavanje novih načina za davanje u zemlji

·

· broj novih većih individualnih i korporativnih donatora iz zemlje

· broj individualnih donacija iz zemlje i količina novca primljena na taj način

· broj individualnih donacija iz dijaspore

· broj donatora i količina novca pristiglih iz zemalja Evrope, Kanade i Rusije

· broj novih načina za davanje u zemlji (koji ranije nisu primenjivani)

· količina novca i broj donatora koji koriste nove načina za davanje

· operativni plan

· finansijske projekcije

· izveštaji o prihodima


Strateška oblast 4: Cilj Fondacije je doprinos razvoju socijalnog poslovanja, kroz: razvoj malih i srednjih preduzeća koja zapošljavaju marginalizovane i socijalno ugrožene grupe i pojedince i razvoj postojećeg biznisa koji će podržati najinovativnije ideje za razvoj proizvoda koji mogu pomoći promociji pozitivnog imidža Srbije u regionu i inostranstvu.

Rezultati

Indikatori

Izvori informacija

· broj podržanih porodica i pojedinaca koji su primili finansijsku podršku

· broj projekata koji su uspešno realizovani (imaju profit)

· broj i presek ranjivih grupa/osoba koje su kroz podršku ekonomski osnažene (broj i vrsta ranjivih grupa, uključujući i žene; broj osoba i presek po tipu ranjive grupe)

· broj podržanih preduzeća koje imaju usešno realizovane projekte (imaju profit)

· broj osoba koje su novozaposlene u preduzećima (otvorena nova radna mesta usled podrške)

· broj i kvalitet ideja za promociju Srbije

· operativni plan




· baze korisnika

Praćenje procesa programa donacija

Indikatori

Izvori informacija

· broj različitih programa donacija

· broj objavljenih konkursa po različitim programima

· broj pristiglih aplikacija po programu

· broj finansiranih aplikacija po programu

· količina novca raspodeljena po programima

· broj obavljenih terenskih poseta po programu

· broj uspešno zatvorenih projekata po programu

· kvalitet podrške od strane Fondacije po programu

· Excel baze podataka o dodeljenim donacijama

Aneks 2 - Formular za polugodišnje izveštaje po programima

Polugodišnji izveštaj postignutih rezultata po programima

IOPŠTI PODACI

Naziv programa

Vrsta programa (Operativni ili dodela donacija)

Donator

Budžet

Period za koji se piše izveštaj

IIPREGLED AKTIVNOSTI

Predviđene/planirane aktivnosti

Realizovane aktivnosti

Neurađene aktivnosti

Neplanirane a urađene aktivnosti

IIIKvalitet urađenih aktivnosti (kratak pregled po aktivnostima, šta je bilo dobro i na vreme urađeno, a šta je moglo bolje).

IVAktivnosti koje nisu urađene i zašto (kratak pregled po neispunjenim aktivnostima i razlozi

VNeplanirane aktivnosti (Aktivnosti koje su realizovane a nisu planirane i kratak pregled zašto su rađene, sa kojim rezultatima)

VIStatistički pregled po indikatorima

ZA STRATEŠKU OBLAST 1:

broj porodica/domaćinstava koje su trajno stambeno zbrinute kroz različite programe Fondacije (presek po projektima i ukupno)

izbegli

raseljeni

poplavljeni

broj porodica/domaćinstava kojima je pružena podrška za ekonomsko osamostaljivanje (presek po projektima i ukupno)

izbegli

raseljeni

poplavljeni

broj porodica/domaćinstava koje su ekonomski osamostaljene (nije više potrebna ek. podrška, presek po projektima, presek po vrsti korisnika - izbegla, raseljena, poplavljena i ukupno)

izbegli

raseljeni

poplavljeni

broj porodica/domaćinstava koje su primile psihološku podršku (presek po projektima i ukupno)

izbegli

raseljeni

broj porodica/korisnika kojima nije više potrebna psihološka podrška (uspešno su se integrisale, presek po projektima i ukupno)

izbegli

raseljeni


broj jednoroditeljskih porodica koje su primile finansijsku podršku

broj rekonstruisanih dečijih igrališta

sadržaji na igralištima (inkluzivnost) i broj igrališta

ima inkluzivnih sadržaja

(nabrojati kojih)

nema inkluzivnih sadržaja

broj mladih pasivno uključenih u aktivnosti kampanje (primaoci informacija)

broj mladih aktivno uključenih u aktivnosti kampanje (na aktivnostima)

broj projekata pokrenutih kroz Platformu akcija (ukupno i po oblastima)

broj projekata kroz Platformu koji su uspešno zatvoreni

Nabrojati najvažnije rezultate zatvorenih projekata


broj novih većih individualnih i korporativnih donatora iz zemlje

broj individualnih donacija iz zemlje i količina novca primljena na taj način

broj donatora i količina novca pristiglih iz zemalja Evrope, Kanade i Rusije

Evropa

Kanada

Rusija

broj individualnih donacija iz dijaspore

broj novih načina za davanje u zemlji (koji ranije nisu primenjivani)

nabrojati nove uvedene načine

broj donatora i količina novca koji koriste nove načina za davanje koji koriste nove načina za davanje


broj podržanih porodica/pojedinaca koji su primili finansijsku podršku

broj projekata od pojedinaca koji su uspešno realizovani (imaju profit)

broj podržanih preduzeća koje imaju usešno realizovane projekte (imaju profit)

broj osoba koje su novozaposlene u preduzećima (otvorena nova radna mesta usled podrške)

broj ideja za promociju Srbije

nabrojati ideje

ZA SVE OBLASTI, POJEDINAČNO

Broj korisnika (po broju osoba )

Ranjive grupe (broj i tipovi ranjivih grupa korisnika)

Broj žena

Broj korisnika po godinama (uvedite skalu deca, mladi, stari)

Broj korisnika ranjiva grupa 1

Broj korisnika ranjiva grupa 2

Broj korisnika ranjiva grupa 3...

ZA PROGRAME DONACIJA (svaki od programa)

broj objavljenih konkursa

broj pristiglih aplikacija

broj finansiranih aplikacija

ukupna dodeljena količina novca

broj obavljenih terenskih poseta

broj zatvorenih projekata

kvalitet podrške Fondacije (iz izveštaja korisnika)

Aneks 3 - Tabela za donacije

svaki program posebno

Šifra programa

Datum potpisivanja ugovora

Broj ugovora

Ref. br. aplikacije

Ime organizacije/aplikanta

Mesto

Kratak opis projekta

Budžet

Status

Kontakt osoba

E-mail

Telefon

Adresa

Aneks 4 - Tabela - rezultati programa za donacije

Šifra programa

Ref. br. aplikacije

Ime organizacije

Mesto

Kratak opis projekta

Predviđeni rezultati

Postignuti rezultati

Posebna dostignuća

Kvalitet podrške HOD

Broj direktnih korisnika (M)

Broj direktnih korisnica (Ž)

Godine direktnih korisnika/ca

(skala)

Broj korisnika

ranjiva grupa 1 (dodati kolone)

Sredstva iz zajednice

(podeliti po izvoru)

Aneks 5 - Izveštaj sa posete za praćenje projekta

Organizacija:

Ref. Broj aplikacije:

Mesto:

Naziv projekta:

Status (u toku, završen):

Datum posete:

Osoba koja je obavila posetu:

Osoba/e sa kojima je vođen razgovor:

Projekat

1) Ukratko o projektu (planirani ciljevi, aktivnosti, očekivani rezultati)

2) Šta je od planiranih aktivnosti ostvareno, šta nije i zašto?

3) U kojoj meri projekat prati vremenski plan?

4) Šta su postignuti rezultati

· kratkoročni

· dugoročni

5) Postoje li neočekivani rezultati?

6) Da li se planira nastavak ili dalji razvoj?

Krajnji korisnici

1) Koja je ciljna grupa?

2) Koliko je okvirno korisnika uključeno?

3) Šta su direktne koristi promene za krajnje korisnike?

4) Šta su dugoročne promene za krajnje korisnike

5) Razgovor sa krajnjim korisnicima -

6) Citati, navodi:

Zajednica

1) Da li su uključeni akteri iz zajednice i koji?

2) Da li su postignuta neka značajna partnerstva i koja?

3) Postoji li neposredna i/ili dugoročna korist za širu zajednicu i koja?

Organizacija

1) Način rada i struktura organizacije

2) Finansije (opravdanost troškova, uredna dokumentacija)

3) Šta su naučili? Čime su zadovoljni? Postoji li nešto što bi uradili drugačije?

Komentar o projektu (zabeleške)

Komentar o organizaciji

Opšti zaključak i preporuke

Aneks 6 - Izveštaj za programe donacija (manji i kraći projekti)

I ADMINISTRATIVNI DEO

Naziv projekta

Opština

Mesto

Vreme trajanja projekta (od – do)

Ukupni budžet projekta

Iznos dodeljenih sredstava

planirani

ostvareni

Finansijski doprinos ostalih subjekata

planirani

ostvareni

Odgovorna osoba/e:

Kontakt odgovorne osobe:

Datum podnošenja izveštaja:

II INFORMACIJE O REALIZOVANOM PROJEKTU

1. Glavni cilj projekta (iz prijave):

2. Koje ste aktivnosti realizovali tokom projekta?

Aktivnosti

Period realizacije

(Po potrebi koristiti dodatni prostor)

3. Navesti dodatne aktivnosti (ako su bile) koje ste realizovali?

4. Aktivnosti koje nisu realizovane, a bile su planirane (objašnjenje)?

5. Opis ostvarenih rezultata projekta? (Molimo vas da date merljive rezultate vaših aktivnosti)

6. Kako i zašto je realizacija projekta bila korisna za vaše korisnike/ce i lokalnu zajednicu? Da li su i na koji način bili uključeni u realizaciju projekta i predstavnici lokalnih vlasti i/ili drugi građani?

7. Sa čime ste posebno zadovoljni-šta biste posebno istakli kao vaš uspeh i uspeh projekta?

8. Sa čime ste manje zadovoljni-da li su postojale poteškoće prilikom realizacije projekta? Kako ste ih rešavali? Šta biste uradili drugačije drugi put?

9. Šta mislite da ste naučili? Kako ćete to iskustvo uključite u buduće slične projekte/inicijative?

10. Molimo vas da date komentare o saradnji sa članovima i članicama Fondacije Divac?

Aneks 7 - Izveštaj za programe donacija (duži i/ili veći projekti)

Ime organizacije

Naziv projekta

Reg. br. projekta

Opština

Mesto

Vreme trajanja projekta (od – do)

Ukupni budžet projekta

Iznos dodeljenih sredstava

planirani

ostvareni

Finansijski doprinos ostalih subjekata

planirani

ostvareni

Odgovorna osoba/e:

Kontakt odgovorne osobe:

Datum podnošenja izveštaja:

Molimo vas da odgovorite na sledeća pitanja:

1. Molimo vas da nabrojite i opišete sve sprovedene aktivnosti (od početka do kraja projekta). U slučaju da je došlo do nekih odstupanja/izmena u odnosu na projektom odobreni plan aktivnosti, potrebno je da navedete razlog/e koji su to izazvali. Da li ste realizovali/e neku dodatnu aktivnost? Zašto?

Aktivnost

Period realizacije

Opis

Komentar

2. Koji su rezultati projekta[footnoteRef:5] (kvantitativni i kvalitativni )? U slučaju da je došlo do odstupanja/promena u odnosu na projektom predviđene rezultate, molimo vas da navedete razloge. Potrebno je navesti ukupan broj korisnika koji su učestvovali u aktivnostima. [5: Opišite u odnosu na rezultate koje ste predvideli predlogom projekta. ]

3. Po vašem mišljenju, da li je planirani cilj projekta dostignut? Ako nije, molimo vas da to obrazložite.

4. Po vašem mišljenju, koji su efekti projekta na korisnike (kakvu su korist od realizacije ovog projekta imali)? Molimo vas da detaljno objasnite.

5. Da li ste i sa kim uspostavili saradnju i/ili partnerstvo tokom rada na ovom projektu? Molimo vas da opišete vrstu partnerstva, kao i koristi od toga partnerstva/saradnje. Uključite:

· neprofitne organizacije

· kompanije i preduzeća

· lokalnu samoupravu

6. U kojoj meri su realizovane aktivnosti bile vidljive u zajednici, kako i u kolikoj meri ste proširili vidljivost projekta? Kakva je bila reakcija lokalne zajednice?

7. Sa čime ste posebno zadovoljni-šta biste posebno istakli kao vaš uspeh i uspeh projekta?

8. Sa čime ste manje zadovoljni-da li su postojale poteškoće prilikom realizacije projekta? Kako ste ih rešavali? Šta biste uradili drugačije drugi put?

9. Da li je bilo nekih problema/specifičnih okolnosti koje su uticale na realizaciju projekta? Na koji način ste to rešili/prevazišli?

10. Šta mislite da ste naučili? Kako ćete to iskustvo uključite u buduće slične projekte/inicijative?

11. Molimo vas da date komentare o saradnji sa članovima i članicama Fondacije Divac?

12. Dodatni komentari ako ih ima.

Aneks 8 - Tabela uz izveštaje

*

PITANJE

UKUPNI BROJ ILI IZNOS

SPECIFIKACIJA, KOMENTAR, OPIS

KORISNICI

Ko su korisnici projekta? Opisati detaljno i dati broj direktnih korisnika kao i presek po različitim grupama korisnika

(Po potrebi dodati nove redove)

uk. M

uk. Ž

mladi

izbegla lica

...

MEDIJSKO PREDSTAVLJANJE

Objavljeni medijski izveštaji o projektu u zajednici

(navesti naziv medija, datum, šta se predstavljalo)

TV

Radio

Novine

Ostalo

(web stranica itd.)

UČEŠĆE U SPROVOĐENJU PROJEKTA

Broj volontera (navesti broj osoba i njihovu ulogu)

Ukupan broj sati volonterskog rada

Broj institucija i javnih ustanova uključenih u provođenje projekta (navesti i opisati način učešća)

Broj preduzeća (opisati način učešća)

Broj nevladinih organizacija (opisati način učešća)

VISINA DOPRINOSA ZAJEDNICE U NOVCU, ROBI I USLUGAMA (navesti doprinos u robi i preračunati u novčanu vrednost)

Doprinos građana (imena, opis doprinosa, iznosi)

Doprinos institucija i javnih ustanova (isto)

Doprinos preduzeća (isto)

Doprinos nevladinih organizacija, isključujući Fondaciju Ana i Vlade Divac (isto)

Ukupni doprinos u novcu

Ukupni doprinos u robi/uslugama (preračunata vrednost)

Aneks 9 - Tabela za izveštaj za socijalno preduzetništvo

*

PITANJE

UKUPNI BROJ ILI IZNOS

SPECIFIKACIJA, KOMENTAR, OPIS

KORISNICI

Ko su korisnici projekta? Opisati detaljno i dati broj direktnih korisnika kao i presek po različitim grupama korisnika

(Po potrebi dodati nove redove)

uk. M

uk. Ž

mladi

M

Ž

izbegla lica

M

Ž

raseljeni

M

Ž

osobe sa invaliditetom

M

Ž

etničke manjine

M

Ž

socijalno ugroženi

M

Ž

....

M

Ž

VISINA DOPRINOSA ZAJEDNICE U NOVCU, ROBI I USLUGAMA (navesti doprinos u robi i preračunati u novčanu vrednost)

Sufinansiranje iz sopstvenih izvora

Sufinansiranje iz drugih izvora (opišite koji)

Ukupni doprinos u robi/uslugama (preračunata vrednost)

MEDIJSKO PREDSTAVLJANJE

Objavljeni medijski izveštaji o projektu u zajednici

(navesti naziv medija, datum, šta se predstavljalo)

TV

Radio

Novine

Ostalo

(web stranica itd.)

Documents

Uvodwikiciv.org.rs/images/0/05/Vesic,_A._Priručnik_za... · Web viewVizija Fondacije “Ana i Vlade Divac” je Srbija kao društvo u kome gradjani preuzimaju odgovornost i shvataju