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VISÃO GERAL DO OFFICE 2010Professor Alexandre Lênin
Olá, pessoal!
Bom dia, boa tarde, boa noite e boa madrugada! Saúdo a todos vocês, guerreiros, decididos a conquistar a aprovação para um cargo público.
Meu nome é Alexandre Lênin Carneiro, 39 anos, Analista de Planejamento e Orçamento do Ministério do Planejamento, da área de Tecnologia da Informação. Fui recentemente transferido para a regional Goiás da Secretaria de Patrimônio da União, onde estou diante de um projeto de integração de dados para geração de informações que permitam melhorar a tomada de decisão. Até o final do ano passado, eu estava lotado na Secretaria de Planejamento e Investimentos Estratégicos, onde pude acompanhar o desenvolvimento e manutenção dos principais sistemas de planejamento do governo, incluindo o sistema do PAC, participar de diversos grupos de trabalho da área de Tecnologia da Informação e dos processos de contratação de serviços de Tecnologia da Informação para o Ministério, além de participar da gestão técnica do Portal do Planejamento.
Trabalho na área de TI desde o século passado! Trabalhei como analista de sistemas por algum tempo, mas descobri minha vocação para lecionar muito cedo (desde 1989 leciono em cursos técnicos de informática). Em 1997, mudei-me para Brasília em busca do mestrado e desde então leciono em cursos de graduação e pós-graduação.
Decidi ingressar no serviço público em 2004. Depois de alguns “quases” naquele ano, resolvi dedicar-me à arte de estudar para concursos. No início acreditava que o meu conhecimento e experiência eram suficientes para ser aprovado em um bom cargo público. Especialmente porque fui aprovado logo no primeiro concurso que fiz (STJ). Mas ser aprovado não é tudo, é preciso “ficar dentro das vagas”! Assim, depois de “quase” no STJ, obtive outro “quase” na Polícia Federal. Neste fiquei na redação, por 0,04 ponto. Ficou evidente a necessidade de ajuda e fiz cursos para aperfeiçoar meus conhecimentos e, em especial, para aprender como se deve fazer uma prova de concurso. Percebi que tão importante quanto saber o conteúdo é aprender a “fazer” a prova!
Os resultados começaram a aparecer um ano depois. Fui aprovado para alguns bons cargos, tendo tomado posse nos seguintes: Serpro, Analista Ambiental e Analista-Tributário da Receita Federal do Brasil. Continuei estudando – agora com mais dificuldade por conta do pouco tempo – para chegar ao meu objetivo: ciclo de gestão. Precisei adaptar-me aos novos desafios de trabalhar durante o dia na Receita, lecionar à noite e estudar nas horas vagas e finais de semana. Aprendi muito sobre como estudar com pouco tempo, como selecionar material e como fazer isto usando o computador. Em
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2008 fui aprovado para o cargo de Analista de Planejamento e Orçamento, meu atual emprego e onde pretendo permanecer.
E você? Quer mudar de vida? Eu posso dizer que esta foi uma das melhores decisões que tomei na vida.
Minha primeira dica é: não deixe de conhecer bem a disciplina de Informática Básica! Uma boa nota na prova de informática tem feito grande diferença na classificação final, pois é um campo do estudo que está em constante atualização e apresenta muitas novidades a cada certame.
Internet, por exemplo, é um tópico que não deixará de ser cobrado nos próximos concursos. É uma área em crescimento e valorização no governo, tendo sido lembrada com frequência. Sistemas Operacionais e Aplicativos de Escritório são outros itens que são cobrados com frequência e chegam a aparecer em provas de conhecimentos específicos, mesmo para cargos que não são de tecnologia da informação.
Em relação aos pacotes de escritório é importante dizer que varia muito. Varia de banca para banca, de órgão para órgão. Cada qual possui um parque instalado diferente e adota políticas diferentes. Dessa forma, encontramos órgãos considerados modernos que ainda estão trabalhando com a versão 2003 do Microsoft Office e outros que procuram substituir a versão paga por outra gratuita (BrOffice).
Mas é possível observar que muitos já estão migrando para a versão 2010, ainda que nem todas as estações de trabalho não possuam esta versão do aplicativo. É uma tendência.
Dessa forma, devemos estudar as principais versões para que ao nos depararmos com o edital na praça não nos surpreendamos. Hoje, deixo com vocês uma visão geral do Office 2010, que já pode ajudar a entender melhor este pacote de aplicativos.
Antes, um pensamento que trago sempre comigo:
“Quando um homem não tem razão para confiar em si mesmo,
ele confia na sorte”.
Ed Howe (1853 – 1937)
Americano – Jornalista.
Um forte abraço e até já.
Prof. Lênin.
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1 – Introdução
O MS-Office 2010 é um grupo de programas chamado de pacote de escritório, mas que hoje em dia é voltado para qualquer tipo de usuário.
Ele, o Office, procura aumentar a produtividade das pessoas em tarefas corriqueiras como editar um texto, criar uma planilha eletrônica e confeccionar uma apresentação.
A lista dos aplicativos do Office 2010 é a seguinte:
• Word 2010. Ideal para escrever ofícios, memorandos e relatórios. Certamente quem já possuiu um computador nos últimos 10 anos, já deve ter ouvido falar deste programa, pois é o processador de textos mais conhecido do mundo todo!
• Excel 2010. É o programa para trabalhar com planilhas eletrônicas da Microsoft. Particularmente, sou fã deste tipo de programa. Fico admirada pela enorme complexidade alcançada nos cálculos e gráficos. É, realmente, um programa que não pode ser desprezado por qualquer usuário mais avançado. Tabelas, gráficos, orçamentos, notas fiscais e vários outros tipos de projetos são perfeitamente realizados pelo Excel.
•PowerPoint 2010. Este programa tornou-se sinônimo de apresentação feita por meio de slides. O PP permite criar e organizar slides, e, depois, trazê-los à vida com animações e efeitos especiais.
• Outlook 2010. Este software é utilizado para enviar e receber mensagens eletrônicas. Mas isso, para o Outlook, é apenas o começo. Ele incorpora anotações, calendário e uma lista de coisas a fazer. É possível, por exemplo, criar um evento e convidar participantes para participar do evento via e-mail.
• Access 2010. Apenas a palavra "banco de dados" é suficiente para fazer algumas pessoas desanimarem do trabalho. No entanto, o Access é um programa da Microsoft que podemos resumir assim: “um banco de dados para leigos”. O objetivo é criar cadastros, relatórios, consultas e outras atividades relacionadas a grupos de dados.
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• OneNote 2010. Especializado em anotações, este programa ainda é pouco conhecido no Brasil e dificilmente será cobrado em prova.
• Publisher 2010. Programa para criar publicações com aparência profissional. É especializado na forma do documento, em facilitar a vida de quem precisa criar documentos com aparência profissional.
Em concursos públicos, os aplicativos mais cobrados são o Word e o Excel. Muitos já estão trazendo o PowerPoint e o Outlook.
Outros, mais específicos, incluem o Access na lista de itens do edital. O OneNote e o Publisher, raramente foram ou serão lembrados.
E a orientação para a utilização de software livre?
Bem, alguns órgãos conseguiram a adesão do corpo funcional, mas é uma tarefa árdua.
Além disso, a questão ainda gera muita polêmica e temos visto que diversos órgãos utilizam o pacote da Microsoft e, dentre estes, existem muitos que estão comprando versões mais recentes dos sistemas.
No Brasil, as versões disponibilizadas são:
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Podemos dizer que uma das propostas destacadas pelos pacotes de escritório é aumentar a produtividade da equipe de usuários por meio de uma interface comum entre os programas do pacote.
O pacote da Microsoft (assim como outros) busca integrar informações entre os aplicativos e padronizar as configurações e comandos básicos.
É importante conhecer o ambiente do Office 2010. Ele pode ser aplicado tanto ao Word quanto ao Excel, mas observe que cada aplicativo personaliza alguns dos comandos disponíveis.
Vamos estudar agora o novo ambiente do Office.
Observação: há uma grande mudança no ambiente do Office entre as versões 2003 e 2007, modificando, inclusive, a forma de trabalhar com o aplicativo. Já entre as versões 2007 e 2010, as mudanças são menores, mas presentes.
2 – O Ambiente do Office 2010
Ao iniciar o Microsoft Word ou Excel sem abrir um arquivo específico, a janela do programa que aparece, exibe um documento em branco, como mostra a figura a seguir.
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A Faixa de Opções
A versão 2007 do Microsoft Office trouxe uma forma diference de acionar os comandos.
Ao invés de usarmos os menus suspensos (que já eram uma revolução em comparação com os menus da época) a empresa apresentou o tal do Ribbon (em português chamamos de FAIXA DE OPÇÕES).
Na verdade a ideia é bem simples! As opções do programa, ou melhor, os comandos do programa – ou os mais importantes e/ou mais utilizados – ficam agora dispostos em uma espécie de barra de ferramentas.
Os menus foram transformados em “abas” e as opções em botões agrupados nas abas.
O Office 2010 manteve a faixa de opções e incluiu um novo item: o “backstage”, que é uma espécie de menu arquivo avançado.
Eu sou obrigada a concordar que a faixa de opções é bem mais produtiva do que o trabalho com menus, sem sombra de dúvida.
Se a pessoa tem dificuldade com as teclas de atalho, então, ficou ainda mais simples executar os procedimentos mais utilizados.
Veja na figura a seguir como os comandos são mais visíveis e fáceis de acessar.
O Ribbon, quer dizer, a faixa de opções (não se assuste se alguma banca chamar a faixa de opções de menus) possui três itens que devemos destacar:
A aba de comandos: os comandos estão organizados em abas na faixa de opções.
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Cada aba contém um conjunto específico de comandos, que estão agrupados conforme uma padronização criada pela Microsoft. Mas isto pode ser modificado!
É permitido, na versão 2010, personalizar a faixa de opções criando e modificando as abas.
Além disso, existem as abas de contexto, que só aparecem quando alguma atividade específica está em execução, geralmente quando algum objeto está selecionado.
Mas se você é daqueles que adoram um atalho de teclado – como euzinha – então pressione a tecla ALT e poderá observar que algumas letras aparecerão na faixa de opções.
Estas letras são atalhos de teclado! Então, se pressionarmos ALT+C, acessaremos a aba “Página Inicial”!
E tem mais!
Quando acionamos a tecla ALT o sistema muda o foco para a faixa de opções. é possível navegar pelas abas e botões usando as setas direcionais e escolher uma opção.
Tecle ALT e observe.
Escolha uma aba e vejas as opções com combinações de letras aparecerem.
Vá adiante, escolha uma letra para a qual exista pelo menos uma opção com mais de uma letra de atalho!
Com exemplo, vamos digitar ALT e, depois a letra Y para acessar a aba Inserir.
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Depois, vamos digitar a letra F.
Percebeu as mudanças que ocorreram? Interessante, não é?
Para retornar ao documento, abandonando a escolha, basta pressionar ALT. Cuidado, pois pressionar ESC retorna para o nível anterior de escolhas!
Grupos: Os comandos encontrados nas abas são organizados em grupos de comandos relacionados.
Por exemplo, o grupo Fonte contém comandos usados para formatar fontes.
Clicando no ícone (localizado na base direita de alguns dos grupos) uma janela de diálogo será acionada.
Alguns grupos possuem uma “galeria” que permite visualizar e escolher várias opções de formatação.
Botões: São os menores elementos da faixa de opções. O modo de usar os botões é clicando sobre eles.
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Dica:Clicando no botão da ponta de seta (veja na figura) – quando está apontando para cima – a faixa de opções fica oculta, mostrando apenas os títulos das abas.
Clicando com a ponta de seta como na figura a seguir, a faixa será mostrada novamente.
Se preferir, um duplo-clique em um dos títulos das abas tem o mesmo efeito de ocultar/mostrar.
Estamos chegando ao final da parte teórica – demonstração – de hoje. Gosto de mostrar um resumo ao final de cada aula, de modo que seja possível imprimir e estudar depois.
Veja um exemplo destes resumos que, sempre que possível, disponibilizarei para vocês.
3 – O Modo de Exibição Backstage.
“A Faixa de Opções contém um conjunto de comandos de trabalho em um documento, enquanto o modo de exibição do Microsoft Office Backstage é o conjunto de comandos que você usa para fazer algo para um documento.” (Fonte: Ajuda do Word)
Ao clicar na aba “Arquivo”, a seguinte tela é apresentada.
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Este é o modo de exibição Backstage, uma novidade do Microsoft Office 2010.
Este modo foi criado com o objetivo de gerenciar os documentos, permitindo criar, salvar e enviar documentos, inspecionar documentos em busca de “metadados” ocultos ou informações pessoais, definir opções de ativação ou desativação de sugestões de preenchimento automático, entre outras opções.
A guia Arquivo substitui o Botão Microsoft Office e o menu Arquivo usado nas versões anteriores do Microsoft Office.
Eu poderia dizer que este modo – Backstage - reúne a maioria dos comandos que encontrávamos no menu arquivo das versões anteriores e os comandos que estavam no botão do Office na versão 2007.
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O comando imprimir ficou muito interessante! Veja como é possível obter um “preview” de como o documento será impresso.
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4 – RESUMO
RESUMO – FAIXA DE OPÇÕES
• Faixa de Opções: Mostra os comandos e ferramentas necessárias para a realização de várias atividades. A Faixa de Opções (Ribbon) pode ser minimizada e customizada.
• Guias: Agrupamento de comandos da Faixa de Opções. A ideia é semelhante aos antigos menus, agrupando as opções por assunto.
• Guias de Contexto: Mostra comandos para o objeto selecionado.
• Acionador de Caixa de Diálogo: Clicar neste ícone aciona uma caixa de diálogo.
• Grupo: Agrupamento de comandos nas abas.
• Galeria: Lista de opções em forma de galeria. A lista mostra uma prévia da aplicação de vários comandos. Permite visualizar o resultado antes de escolher os comandos.
• Barra de Ferramentas de Acesso Rápido: Acesso rápido aos comandos mais utilizados. Os botões Salvar, Desfazer, Refazer/Repetir aparecem aqui por padrão.
• Para minimizar a Faixa de Opções: clique no botão Minimizar a Faixa de Opçõesna própria faixa ou pressione <Ctrl> + <F1>. Um clique duplo também oculta/mostra a faixa de opções. é possível, ainda, selecionar a opção Minimizar a Faixa de Opções no menu de contexto apresentado quando se clica com o botão direito do mouse na faixa de opções.
• Para Customizar a Faixa de Opções: Clique com o botão direito do mouse na Faixa de Opções e selecione “Personalizar a Faixa de Opções” no menu de contexto (ou clique na Guia Arquivo, selecione Opções e clique Personalizar Faixa de Opções”).
o Nova Guiaà cria uma nova Guia/Aba na Faixa de Opções.
o Novo Grupoà cria um novo Grupo emuma Guia na Faixa de Opções.
• Para obter ajuda: Clique o botão Ajuda ou pressione<F1>. No menu Arquivo também encontramos o botão ajuda.
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5 - Exercícios de Fixação
1. (CESPE - 2010 - TRE-MT - Analista Judiciário - Área Administrativa / Microsoft Office) Considerando os aplicativos do Microsoft Office, assinale a opção correta.
a) A desvantagem de se utilizar o MS Word para a edição de tabelas é a impossibilidade de criar fórmulas para totalizar valores.
b) Ao se criar uma apresentação no MS Power Point, é possível inserir textos do MS Word ou da Internet e ainda inserir planilha do MS Excel bem como imagens e vídeos de diversos tipos.
c) No MS Excel 2007, a criação de macros é possível com a instalação do pluginmacroware.
d) Ao se copiar um resultado de uma fórmula criada no MS Excel e colá-lo em um relatório criado no MS Word, quando alterados os dados no MS Excel, o valor apresentado no MS Word será alterado automaticamente.
e) Para se criar um organograma no MS Word, é necessário instalar o Microsoft Organise.
Comentários:
a) Este item está errado. O Word permite inserir fórmulas em tabelas. Sabemos que esta é a especialidade do Excel, mas o Word possui algumas fórmulas que podem ser inseridas nas células da uma tabela Word. Veja a Guia de Contexto “Ferramentas de Tabela/Layout”.
b) Item Corretíssimo! O PowerPoint, bem como o Word e Excel, permite inserir objetos vindos de outros aplicativos Microsoft (inclusive mantendo o
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vínculo com o aplicativo original). É possível, ainda, inserir itens copiados de outros aplicativos como textos e imagens. No caso do PowerPoint, podemos inserir vídeo e som!
A seguir uma imagem da Guia Inserir do PowerPoint. Dividi em duas partes para visualizarmos melhor.
c) Macroware? Nem sei o que é isto, se é que existe! Se alguém souber, me avisa, por favor. Macros sim, eu sei. São sequências de comandos (cliques, teclas etc) que são gravados de forma especial e, assim, podem ser executados sempre que necessário.O item está errado.
d) Outra opção errada. Copiar um resultado não cria um vínculo entre a planilha e o texto do Word. Se é possível? É sim. Mas isto deve ser feito com o comando Colar Especial. Ao colar, escolher colar especial e na janela de diálogo do colar especial, escolher o item “colar vínculo”.
e) Errado. Para se criar um organograma no MS Word basta utilizar a funcionalidade própria para isto. Na versão 2010, encontramos esta opção na Guia Inserir / SmartArt.
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GABARITO OFICIAL: B.
2. (CESPE - 2011 - FUB - Médico - Clínica Médica - Básicos / Microsoft Excel; Microsoft Office)A execução de macros não é mais disponibilizada no Word e no Excel, a partir do Office 2007.
Comentários: Isto não é verdade. O Office continua oferecendo macrosem seus sistemas! Aliás, a empresa incorporou mais segurança aos documentos do Office, possibilitando que os usuários desabilitem a utilização de macros (desabilitado por padrão). As macros são ferramentas para automação de tarefas. Podemos gravar várias operações em uma macro e repetir todo o grupo de ações executando apenas a macro.
Os usos típicos para macros são:
ð Acelerar as tarefas rotineiras de edição ou formatação.
ð Para combinar diversos comandos — por exemplo, para inserir uma tabela com um tamanho e bordas específicos e com um número específico de linhas e colunas
ð Tornar uma opção de caixa de diálogo mais acessível.
ð Automatizar uma sequência complexa de tarefas.
Para trabalhar com macros no Office Word 2007, é necessário mostrar a guia Desenvolvedor.
GABARITO OFICIAL: ERRADO.
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3. (CESPE - 2010 - ABIN - OFICIAL TÉCNICO DE INTELIGÊNCIA – ÁREA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL – PUBLICIDADE E PROPAGANDA / Microsoft Word; Microsoft Office)Um documento criado no Word 2003 pode ser aberto no Word 2007 e salvo no formato docx.
Comentários: Claro que pode! Aliás, algumas funcionalidades das versões 2010 e 2007 só ficam disponíveis após alterar o formato do arquivo para docx. Enquanto isto não é realizado, o Word trabalhará com o arquivo no formato original, mantendo a compatibilidade.
Veja a lista de arquivos do Word 2007/2010.
TIPO DE ARQUIVO (WORD) XML EXTENSÃO
Documento .docx
Documento habilitado para macro .docm
Modelo .dotx
Modelo habilitado para macro .dotm
GABARITO OFICIAL: CERTO.
4. (CESPE - 2011 - PC-ES - Cargos de Nível Superior - Conhecimentos Básicos - Delegado de Polícia, Médico Legista, Perito Criminal, Perito Especial / Microsoft Office)O programa Adobe Acrobat Reader, um dos componentes da suíte Microsoft Office, permite abrir, editar e salvar arquivos no formato pdf, cuja característica principal é gerar arquivos em formato de imagem e de tamanho pequeno.
Comentários: Ops, o ADOBE Acrobat Reader é um programa da empresa ADOBE. O Adobe Reader é um programa especializado em leitura de arquivo PDF, ou seja, ele permite abrir arquivos que foram gravados no formato “PortableDocumentFormat”. O PDF é um formato de arquivo que pertence à Adobe! Ei, é o formato em que esta aula é distribuída! Essa você não pode errar, hein?
GABARITO OFICIAL: ERRADO.
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5. (CESPE - 2011 - CNPQ - Analista em Ciência e Tecnologia Júnior - Geral / Microsoft Office)Documentos, planilhas e apresentações criados na versão 2007 do Office são salvos no formato XML e, por isso, apresentam as letras “x” ou “m” nas extensões de nome de arquivo; “x” significa um arquivo XML sem macros. Por exemplo, ao salvar um documento no Word, o arquivo utilizará, por padrão, a extensão .docx em vez da extensão .doc.
Comentários: XML (eXxtensibleMarkupLanguage) é uma lingugagem utilizada para marcação de dados. Ela permite que um documento seja estruturado segundo algumas normas bem definidas e, assim, permite o processo de troca de informação entresistemas. O MS Office adotou este padrão em seus documentos e, por isso, os nomes dos arquivos são terminados em x (.docX).
Veja um exemplo de estrutura em XML abaixo (fonte: Microsoft)
<?xmlversion="1.0"?><GATO><NOME>Izzy</NOME><RAÇA>Siamês</RAÇA><IDADE>6</IDADE><ALTERADO>Sim</ALTERADO><CASTRADO>Não</CASTRADO><LICENÇA>Izz138bod</LICENÇA><PROPRIETÁRIO>Colin Wilcox</PROPRIETÁRIO></GATO>O Office 2003 (profissional) já fornecia suporte ao XML, mas não como formato padrão. Isso trouxe mais portabilidade e flexibilidade; segurança; simplicidade e tamanho reduzido.
GABARITO OFICIAL: CERTO
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6 – Questões da aula e Gabarito
1. (CESPE - 2010 - TRE-MT - Analista Judiciário - Área Administrativa / Microsoft Office) Considerando os aplicativos do Microsoft Office, assinale a opção correta.
a) A desvantagem de se utilizar o MS Word para a edição de tabelas é a impossibilidade de criar fórmulas para totalizar valores.
b) Ao se criar uma apresentação no MS Power Point, é possível inserir textos do MS Word ou da Internet e ainda inserir planilha do MS Excel bem como imagens e vídeos de diversos tipos.
c) No MS Excel 2007, a criação de macros é possível com a instalação do pluginmacroware.
d) Ao se copiar um resultado de uma fórmula criada no MS Excel e colá-lo em um relatório criado no MS Word, quando alterados os dados no MS Excel, o valor apresentado no MS Word será alterado automaticamente.
e)Para se criar um organograma no MS Word, é necessário instalar o Microsoft Organise.
2. (CESPE - 2011 - FUB - Médico - Clínica Médica - Básicos / Microsoft Excel; Microsoft Office)A execução de macros não é mais disponibilizada no Word e no Excel, a partir do Office 2007.
3.(CESPE - 2010 - ABIN - OFICIAL TÉCNICO DE INTELIGÊNCIA – ÁREA DE COMUNICAÇÃO SOCIAL – PUBLICIDADE E PROPAGANDA / Microsoft Word;Microsoft Office)Um documento criado no Word 2003 pode ser aberto no Word 2007 e salvo no formato docx.
4. (CESPE - 2011 - PC-ES - Cargos de Nível Superior - Conhecimentos Básicos - Delegado de Polícia, Médico Legista, Perito Criminal, Perito Especial / Microsoft Office)O programa Adobe Acrobat Reader, um dos componentes da suíte Microsoft Office, permite abrir, editar e salvar arquivos no formato pdf, cuja característica principal é gerar arquivos em formato de imagem e de tamanho pequeno.
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5. (CESPE - 2011 - CNPQ - Analista em Ciência e Tecnologia Júnior - Geral / Microsoft Office)Documentos, planilhas e apresentações criados na versão 2007 do Office são salvos no formato XML e, por isso, apresentam as letras “x” ou “m” nas extensões de nome de arquivo; “x” significa um arquivo XML sem macros. Por exemplo, ao salvar um documento no Word, o arquivo utilizará, por padrão, a extensão .docx em vez da extensão .doc.
GABARITO
1 – B 2 – E 3 – C 4 – E 5 – C
7 – Bibliografia desta Aula
Manual Online do Office 2010.
Cox, Joyce et al. Microsoft Office Professional 2010, 2011.
Carneiro, Alexandre Lênin. Notas de aula 2010/2011.
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