Apostila Access 2007

8/7/2019 Apostila Access 2007

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Alguns Conceitos Básicos

• Dado: elemento ou base para a formação de um juízo, o dado quanto à disponibilidadedeve ser conservado e gerenciado de forma que ele esteja sempre disponível quandosolicitado;•

Informação: ato ou efeito de informar ou informa-se, elemento básico para a tomada dedecisões. Não possui valor se não for capaz de ser encontrada e preparada a tempo. É umconjunto de conhecimentos sobre alguém ou alguma coisa.• Banco de dados: trata-se de um conjunto de informações, normalmente agrupados por umdeterminado tema, as quais um usuário recorre a fim de obter dados sobre um cliente, um

paciente, um produto e etc.• Chave primária (primary Key): é de grande importância que você entenda o conceito dechave primária, quer dizer que estamos informando ao Access 2007 que não pode haver doisregistros (ocorrências) com o mesmo valor da chave primária.

Um exemplo de chave primária é o CPF que é único, ou seja, não existem duas pessoascom o mesmo número de CPF, então quando se define um registro como sendo chave

primária quer dizer que não existirá repetição de dados. Eles podem ser utilizados como umíndice para os demais campos da tabela do banco de dados. Nesta chave não podem existir valores nulos ou repetidos.

A figura a seguir mostra o organograma com os passos para a criação do banco de dados:

Abrindo o aplicativo

Passo a Passo

1- Clique no botão iniciar do Windows e aponte o mouse sobre o menu Todos os programas. No final, clique no ícone da Microsoft Access.

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TABELA

CONSULTA

FORMULÁRIORELATÓRIO



2- Surgirá para você à tela inicial do Access 2007, veja a seguir:

3- Escolha a opção Banco de Dados em Branco. Ao clicá-la, aparecerá no canto inferior direito a opção para escolher o local onde será criado. Pode-se deixar onde está ou escolher um local no seu computador. Feito isto, clique no botão Criar.4- Após criar um Banco de Dados em branco você será direcionado para a tela principal doAccess 2007, na qual é criado o seu próprio banco (tabelas, formulário, consultas relatórios e

macros). Veja figura a seguir.

Elementos de um Banco de Dados

Vamos conhecer detalhadamente a janela Banco de Dados mostrada na figura acima. Nela encontraremos as seguintes guias. Um banco de dados do Access, por uma vez, éconstituído de 7 objetos, sendo que, pelo um deles é item obrigatório. Tais objetos de bancosde dados são:

• Tabela: utiliza para armazenar seus dados, é o principal elemento do Access 2007. É umconjunto de dados sobre determinado assunto, como clientes ou fornecedores, por exemplo.Utilizar uma tabela separada para cada assunto possibilita que você as armazene apenas umavez, o que torna seu banco de dados mais eficaz e diminui erros de entrada de dados;• Formulário: serve para visualizar, introduzir e modificar com facilidade os dadosdiretamente em uma tabela. É o elemento de comunicação entre o banco de dados e o usuário;

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• Consulta: são usadas para encontrar e recuperar apenas os dados que atendem ascondições especificadas pelo usuário. É usada para visualizar, modificar e analisar dados dediferentes formas;• Relatório: é uma forma eficiente para mostrar seus dados em um formato impresso. Pode-se imprimir um relatório que agrupe dados, por exemplo;• Macro: é um conjunto de uma ou várias ações na qual cada uma executa uma operação

diferente, como fechar um formulário ou abrir uma tabela, por exemplo. As macros deixamseu Banco de Dados automatizado.

Tabela

Como foi mostrado anteriormente, as tabelas servem para armazenar seus dados.Suponha que um a tabela denominada clientes possua apenas dados sobre clientes, e a tabela

produtos apenas dados sobre os produtos. Usando uma tabela separada para cada tipo, vocênunca insere dados duplicados, tornando o armazenamento de dados mais hábil e eliminandoum pouco de erros de entrada de dados. Antes de você criar outros elementos para o seu

banco de dados, como formulários, por exemplo, é obrigatório criar suas tabelas, pois é justamente por meio delas que você consegue criar outros elementos (formulário, consultas,macros etc).

Criando uma Tabela

Quando é criado um novo banco de dados, você é direcionado para a tela do Access2007. Nessa tela você já pode criar sua primeira tabela. Elas podem ser visualizadas de duasformas, no Modo Design ou no Modo Folhas de Dados, como mostra a seguir:

• Modo Design: usada para criar a tabela;• Modo Folha de dados: usada para inserir dados na tabela.

Vamos criar agora nossa primeira tabela. Para isso, siga os próximos procedimentos:

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Dica: como planejar seu banco de dados? Você deverá focalizá-lo, ou seja, detalhes,entrada de dados, distribuição, manutenção e saídas têm de ter um propósito. (Escolhaquais tabelas deverá criar (cada tabela possui um único assunto), que campos maiscaracterísticos e exclusivos da Tabela), e revise sua estrutura, caso necessite.



Passo a Passo

1- Dê um clique na opção Modo de Exibição e selecione Modo Design.

2- Surgirá a caixa de diálogo Salvar como. Nela você definirá um nome para sua tabela(no nosso caso será Clientes) e depois clicará em OK para continuar veja figuraabaixo.

3- Sua tabela Clientes foi criada, agora você criará os campos, que neste caso podem ser nome, endereço, telefone, bairro, cidade e o código do cliente. O código será a chave

primária, ou seja, neste campo não é aceita repetição de dados e o tipo de dados será anumeração automática, o restante (nome, endereço, bairro, CEP) será dados do tipo

texto. Preencha a sua tabela conforma mostra a figura a seguir:

As tabelas podem ter dados de diversos tipos, como os mostrados na figura a seguir:

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Veja a seguir as características dos dados inseridos na tabela Clientes:

• Memorando: caracteres alfanuméricos longos que possuem até 64.000 caracteres;• Número: valores numéricos;• Texto: caracteres alfanuméricos que possuem até 256 caracteres;• Moeda: valor monetário;• Data / hora: datas e horas;• Auto Numeração: valor numérico que é incrementado automaticamente;• Sim / Não: valor booleano;• Objeto OLE: gráficos ou figuras.

Na parte inferior da tela pode-se visualizar uma lista de propriedades referentes aoscampos descritos anteriormente, veja figura abaixo

Agora vamos conhecer os detalhes sobre a descrição de cada um dos campos:

• Tamanho do campo: os campos de texto nas tabelas do banco de dados do Access 2007não poderão ter mais de 256 caracteres. Exemplo: no campo Nome defina seu tamanho decomo 60. Quer dizer que o nome terá no máximo 60 caracteres;

• Formato: mostra os dados e números em determinado formato de exibição, como, datacompleta ou moeda;• Máscara de entrada: mostra caracteres de formação em determinado campo para que elesnão tenham de ser colocados e garante que os dados inseridos se ajustam à máscara;• Legenda: mostra uma etiqueta que não é etiqueta padrão, por exemplo, nome do campo,

para novos formulários e relatórios Valor Padrão.• Regra de validação e Texto de validação: limita os dados colocados em um campo avalores que atendam a determinada exigência;• Requerido: requer que os dados sejam colocados em um campo;• Permitir comprimento zero: aceita que uma seqüência de caracteres de comprimentozero seja guardada em um campo texto ou memorando;• Indexado: acelera buscas em campos freqüentemente procurados.

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1- Vamos agora salvar a tabela Clientes. No nome Clientes clique com botão direito e na listasuspensa clique em salvar, veja figura abaixo:

Preenchimento da tabela

Lembre-se que, como o campo Código é do tipo Auto Numeração, não entre com osdados diretamente nele; quando o cursor estiver neste campo, apenas tecle (Tab). Abaixo,uma lista de teclas que o ajudarão a manipular os dados numa tabela:

Tab: permite avançar o cursor para o campo seguinte.

Shift + Tab: permite retroceder o cursor.Enter: idem à tecla Tab.Setas de navegação do teclado: alterna a seleção dos campos: à esquerda, acima,à direita eabaixo, respectivamente. Em exceção, se seu conteúdo não estiver selecionado, as teclas (setaà esquerda e seta à direita) apenas fazem com que o cursor se desloque entre os caracteres

para a esquerda e para a direita, respectivamente. Combinadas com a tecla (Ctrl), as duas setas permitem movimentações especiais do cursor, como saltar palavra por palavra e mover aseleção do primeiro para o último registro naquele determinado campo.F2: pressione esta tecla quando quiser colocar em modo de edição o conteúdo de um campo.Delete: exclui o caractere imediatamente à direita do cursor, a cada vez que é teclada. Se todoo conteúdo estiver selecionado e pressionar (Delete), o campo se tornará vazio.

Formulários

Os formulários são utilizados para muitos propósitos. Pode-se criar um formulário para a entrada de dados de alguma tabela, criar uma caixa de diálogo personalizada parareceber a entrada do usuário e em seguida executar uma ação de acordo com esta entrada, oucriar um formulário menu de controle para abrir outros formulários ou relatórios. Todos osdados em um formulário são contidos em controles, tais controles são objetos gráficos que,distribuídos no formulário, mostram informações, executam ações ou a ilustram, tornandomais fácil sua leitura.

Pode-se criar um formulário por meio do assistente de formulário. O Assistenteacelera o processo de desenvolvimento, pois acaba fazendo todo o trabalho básico.

Criando um Formulário Utilizando o Assistente

Os procedimentos a seguir o ajudarão a criar um formulário utilizando o Assistente doAccess 2007.

Passo a Passo

1- Vamos utilizar o nosso banco de dados criado anteriormente. Abra-o e clique na aba

Criar > Mais Formulário > Assistente de formulário, como mostra a figura a seguir:

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2- Surgirá à caixa de diálogos Assistente de formulário, escolha a tabela para a criaçãodele (em nosso exemplo será a tabela Clientes). Escolha os campos que parte do seuformulário (no nosso exemplo serão todos e clique em Avançar:

3- Na tela que surge escolha o layout para o seu formulário. No nosso exemplo seráutilizado a opção Coluna Clique em Avançar:

4- Escolha agora o estilo para o seu formulário assim como desejar (no nosso exemplo

utilizaremos Access 2007). Clique em Avançar para continuar:

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Antes

Depois

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3



5- Nessa opção definiremos um nome para o nosso formulário como a tabela em questãoé a de Clientes usaremos o mesmo nome em nosso formulário. Existe a opção de abrir o formulário já com dados ou de modificar o design do formulário. Marque a opçãoAbrir o formulário para visualizar ou inserir informações e clique em Concluir:

6- Seu formulário foi criado com sucesso por meio do Assistente de criação. Veja oresultado na Figura a seguir:

7- Veja na Figura abaixo os detalhes do formulário:

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Parte da janela de estrutura de um formulário. Possibilidade de remanejamento dos elementos para modificar suaaparência original.

Consultas

A consulta é um dos recursos mais importantes do Access 2007. Com elas, o usuário pode filtrar, ordenar e agrupar duas ou mais tabelas, podendo assim criar tabelas virtuais esubconjuntos de registros, que atendam a determinada necessidade dos seus sistemas.

Uma consulta é uma pergunta feita ao Access 2007 a respeito dos dados de suastabelas. Pode-se perguntar dentro de uma tabela do salário, por exemplo, se o usuário desejater os dados de quem ganha mais.

O tipo de consulta mais usado é o de seleção. Uma consulta de seleção recuperainformações de uma ou mais tabelas usando métodos especializados pelo usuário, e emseguida os dados são mostrados na ordem em que você deseja. Suponha que você queiravisualizar alguns produtos de determinada marca no seu banco de dados da tabela produtos.Em vez de buscar em toda a tabela, pode-se estruturar uma consulta que mostre apenas osdados que você deseja.

Tipos de consulta

O Access 2007 possui diversos tipos de consulta. São elas:

• Consulta Seleção: como comentamos anteriormente este tipo de consulta é o maisusado, ele seleciona campos e registros a partir de uma ou mais tabelas. Recuperadados nos quais se podem atualizar os registros com pequenas restrições. Pode-setambém usá-lo para agrupar registros e calcular somas, contagens, médias e outrostipos de totais;

• Consulta de Tabela de Referência Cruzada: agrupa informações em categorias emostra os dados no formato de uma planilha resumidamente. Uma consulta de tabelade referência cruzada mostra valores resumidos como: somas, contagens e médias de

um campo em de um campo em uma tabela. Esta consulta agrupa os dados em umconjunto de fatos relacionados de cima para baixo, ao longo da lateral esquerda dafolha de dados e em outro conjunto de fatos relacionados de um lado a outro na partesuperior da folha de dados;

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Primeiro Registro

Próximo Registro

Novo registro (em branco)

Registro anterior Último registro





será escolhido Código do Fornecedor, Nome do Contato, Cargo do contato e Endereço, comomostra a figura a seguir:

3. Clique no botão Avançar. A próxima caixa de diálogo pergunta se você quer criar algumtipo de Agrupamento. Clique apenas em Avançar (Figura abaixo):

4. Na próxima tela escolha a classificação que deseja para os seus registros e em seguidaclique em Avançar (figura abaixo):

5. Escolha agora como deseja ordenar o seu relatório. No nosso exemplo, foi utilizado olayout como Tabela e a orientação como Retrato. Marque também a opção Ajustar a largurado campo para que todos os campos caibam em uma página. Feito isso clique no botãoAvançar (Figura abaixo):

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Criando Etiquetas

Um relatório muito usado em aplicações de banco de dados são as etiquetas deendereçamento, usadas na postagem de cartas e mala-direita. No mercado existe uma grande

diversidade de etiquetas como diferentes tipos e tamanhos; muitas etiquetas são próprias paraimpressoras que utilizam formulário contínuo, outras para impressoras a laser. O assistente deEtiqueta inclui as opções necessárias para a seleção e impressão da maioria dos tipos deetiquetas disponíveis comercialmente.

Para criar etiquetas de endereçamento, para a tabela Fornecedores o Assistente siga asetapas a seguir:

Passo a Passo

1. Na janela banco de dados Exercício de Fixação clique na aba Criar e em

seguida em Etiquetas. Surgirá para você a caixa de diálogo Assistente deEtiquetas. Escolha as especificações que deseja e clique em Avançar (Figuraabaixo):

2. Na próxima caixa de diálogo que surge escolha a fonte a ser utilizada e cliquenovamente em Avançar (Figura abaixo):

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3. Agora escolha o campo que vai pertencer a sua etiqueta (no nosso exemploapenas o Nome e Endereço). Clique em Avançar (Figura abaixo):

4. Escolha como você deseja classificá-la e clique novamente em Avançar (Figura abaixo):

5. Na etapa final você definirá o nome para a sua etiqueta (no nosso exemplo será

Etiquetas Fornecedores). Clique em Concluir para finalizar (Figura abaixo):

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6. Etiqueta concluída (Figura abaixo):

Botões de comando

Como estudamos anteriormente as macros são poderosas e podem melhorar bastante omodo como você ou outros usuários interagem com seu banco de dados. Imagine que se

podem abrir formulários, imprimir relatórios com um simples clique em um botão. Para tornar tarefa possível, pode-se criar um botão de comando a um formulário.

Você usa um botão de comando em um formulário para iniciar uma ação ou umconjunto de ações. Para que um botão de comando tenha alguma ação vinculada, deve-seescrever uma macro ou um procedimento de evento e o anexar á propriedade Ao Clicar doBotão.

Siga os passos a seguir para inserir um botão de comando a um formulário de Cadastrode Fornecedores que imprima um registro:

1. Abra o formulário Fornecedores em Modo Design. Aumente a área dedetalhe arrastando para baixo o rodapé do formulário (Figura 10.1):

2. Crie um botão com a ferramenta Botão de comando.

3. Ao ser adicionado no formulário será aberta a caixa de diálogoAssistente de botão de comando. Escolha Operação de registro na caixade Categorias e Imprimir registro na caixa Ações. Clique no botãoAvançar para continuar (Figura 10.2):

4. Na tela que surge perguntando se você deseja texto ou imagem no

botão, arque a opção Texto e clique em Avançar (Figura 10.3):

5. Nomeie como Imprimir registro para o botão e clique em Concluir. O botão foi criado com sucesso. Alterne para o modo Formulário e teste o botão de comando (Figura 10.4):

Por meio desse pequeno exemplo você poderá criar muitos outros botões. Pode-secriar um menu com os botões para chamar outros formulários, por exemplo: isto dependeráexclusivamente do que deseja e de sua criatividade.

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Exercícios Práticos

Exercício 01

Crie um novo banco de dados com o nome Exercício de Fixação seu nome/turma e salve-o.Precisaremos deste exercício futuramente. No seu banco de dados crie duas tabelas e crietambém um relacionamento entre elas, (esse relacionamento será do tipo um para muitos e aintegridade referencial será imposta).

Dados da tabela:

Nome do Campo Tipos de Dados

Código do Fornecedor Numeração Automática Nome da Companhia Texto

Nome do Contato TextoCargo do Contato TextoEndereço TextoCidade Texto

Tabela Fornecedores.

Tabela Produtos

1- Inicialmentevamos criar o

banco de dados.Para isso abra oAccess 2007.

___________________________________________________________________________ 2- Como o Access 2007 aberto, insira o nome para o novo banco de dados.

___________________________________________________________________________ 3- Agora vamos criar as nossas duas tabelas. Clique sobre a Tabela 1, que aparece, assim quevocê cria o banco de dados, como o botão direito do mouse, e na lista suspensa clique naopção Modo Design.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 4- Na caixa de diálogo Salvar como, insira um nome para a nova tabela e em seguida em OK.

Nome do Campo Tipos de Dados

Código do Fornecedor Numeração Automática Nome da Companhia Texto Nome do Contato TextoCargo do Contato Texto

Endereço TextoCidade Texto

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___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 5- A tabela será criada no Modo Design. Crie os dados que foram descritos no início desteExercício.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________

6- Agora feche a tabela. Surgirá uma caixa de diálogo perguntando se você deseja salvar asalterações feitas. Clique em Sim:

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 7- Excute o mesmo procedimento para a tabela Produtos. Acesse a aba Criar > Tabela:

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 8- Siga os mesmos passos dos tópicos 4,5,6, não esquecendo que o nome da tabela agora éProdutos.

___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 9- Insira os dados que foram descritos no início deste exercício:

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 10- Pronto, agora feche a tabela e salve-a da mesma forma da anterior.

___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 11- Vamos analisar agora como está nosso banco de dados.

___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 12- Agora vamos criar nosso relacionamento. Acesse a aba Ferramentas de Banco de Dados eclique na opção Relações.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 13- Surgirá a caixa de diálogo Mostrar tabela.

___________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________ 14- Insira as duas tabelas e clique em Fechar.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 15- Clique sobre o campo Código do Fornecedor da tabela Fornecedor da tabela Produtos.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 16- Surgirá para você a caixa de diálogo Editar Relações. Nesta caixa é definida a integridadereferencial. Para que ocorra esta integridade marque a opção Impor integridade Referencial, eem seguida em Criar para continuar.

___________________________________________________________________________

___________________________________________________________________________ 17- Agora feche o relacionamento. Aparecerá uma caixa de diálogo questionando-o se desejasalvar as alterações feitas. Clique em Sim.

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18- Existe uma outra opção para salvar as alterações feitas. Assim que você terminar orelacionamento, clique com o botão direito do mouse na palavra Relações no canto superior esquerdo. Em seguida é só em Salvar.

___________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________ 19- Finalizamos aqui nosso pequeno exercício de fixação. Lembre-se que futuramente

necessitaremos dele para dar continuidade ao nosso aprendizado.

Exercício 02

1- Crie um pequeno banco de dados para armazenar dados a respeito de filmes que já

tenha visto, incluindo campos como: Código Título, diretor, Atores Principais,

Categoria, Observações e Nota para o filme.

2- Nomeie o banco de dados como VÍDEOTECA e a primeira tabela como

CATÁLOGO.

Exercício 03

1- Gere uma tabela que seja cópia de consulta Funcionários, através de uma consulta

ação do tipo “criar tabela”.

2- Acrescentem dados na tabela de Alunos e atualize sua cópia, através de uma consulta

atualização.

3- Crie uma consulta do tipo Exclusão para eliminar um dado registro (solicitado pela

caixa de diálogos) na tabela Alunos.

4- Crie consultas para o banco de dados Videoteca, caso tenha gerado como exercício

prático no capítulo anterior.

Exercício 04

1- Crie novos formulários, inclusive, com origem em consultas existentes neste banco de

dados.

2- Abra a estrutura do formulário Controle e inclua novos botões, que abram os

formulários mais recentes.

Exercício 05

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1- Gere mais algumas páginas de acesso a dados, referentes às demais tabelas deste

banco de dados.

2- Crie macros que permitem abrir tais páginas de acesso a dados, bem como executar

outras especificadas pelo seu instrutor.

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