Apertura y cierre de órdenes de trabajo, subórdenes de trabajo y

Instituto Nacional de Tecnología Industrial Centro de Desarrollo e Investigación en Física y Metrología

Procedimiento General: 03 Apertura y cierre de órdenes de trabajo, subórdenes de trabajo y requerimiento entre centros u otras áreas del INTI Revisión: Mayo 2014 Este documento se ha elaborado con recursos del Instituto Nacional de Tecnología Industrial.

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PG03 Lista de enmiendas: Mayo 2014

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Pg03 Índice: Mayo 2014

NOMBRE DEL CAPÍTULO REVISIÓN

Página titular Mayo 2014

Lista de enmiendas Mayo 2014

Índice Mayo 2014

Apertura y cierre de órdenes de trabajo, subórdenes de trabajo y requerimiento entre centros u otras áre-

as del INTI

Mayo 2014

Apéndice 1 Mayo 2014

Apéndice 2 Junio 2011








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1. Objetivo Indicar el procedimiento para la apertura y cierre de una Orden de Trabajo, una Suborden de Trabajo o un Requerimiento entre Centros u otras áreas del Sistema INTI, los formularios a completar y su ar-chivo.

2. Alcance Se aplica a la apertura y cierre de cualquier tipo de Orden de Trabajo, Suborden de Trabajo o Reque-rimientos entre Centros u otras áreas del Sistema INTI que se realice en el INTI - Física y Metrología.

3. Definiciones y abreviaturas

3.1. Abreviaturas Son las consignadas en el capitulo 2 del MC.

3.2. Definiciones RUT: Se abre un requerimiento entre Unidades Técnicas cuando el usuario es otro Centro de INTI. No interviene un usuario externo al INTI que solicite una actividad. SOT: Se abre una Suborden de Trabajo cuando un Centro del INTI solicita un trabajo a otro, requerido a su vez, por un usuario externo.

4. Referencias No aplicable.

5. Responsabilidades Ejecución

5.1. Personal administrativo El personal de Secretaría es responsable de:

a) Recibir al usuario interno y/o externo y derivarlo al personal técnico correspondiente. b) Realizar la gestión de apertura y cierre de Órdenes de Trabajo, SOT y RUT y facturación. c) Entregar el Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación al usuario

según se ha convenido una vez que se han realizado las actividades requeridas en la OT, RUT, o SOT.

d) Realizar las gestiones de facturación para las OT. En caso de RUT y SOT firmar los formularios correspondientes y envía al sector facturación.

e) Archivar la copia verde de la OT, copia del Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación, la consulta del usuario, orden de compra o nota de pedido, presupuesto y copia de la autorización de salida de elementos.

5.2. Personal de cada laboratorio o UT Es responsabilidad del personal del laboratorio o UT:

a) Cumplir con lo establecido en el capítulo 9 del MC. b) Realizar una entrevista con el usuario de ser necesario. c) Confeccionar el Formulario PG03/1, este formulario es enviado por correo electrónico a secre-

taría para realizar la apertura de OT, RUT o SOT, cumplimentando también lo establecido en el PG11 - Revisión de los pedidos, ofertas y contratos.

d) Archivar autorización de salida de elementos, copia celeste de OT y copia del Certificado de calibración/medición o Informe de ensayo/verificación.

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5.3. Coordinador de la UT Es responsable por la supervisión de las actividades técnicas a partir de la apertura y hasta el cierre de la OT, SOT o RUT dentro de la UT.

6. Desarrollo En el servidor calidad de INTI – Física y Metrología: \\homero\red calidad\Formularios\Solicitud de Apertura de OT-RUT-SOT Se encuentran los formularios correspondientes a cada Unidad Técnica para Solicitud de apertura de OT, RUT, SOT.

Si se selecciona OT simple, va a corresponder a la Oferta Tecnológica de la Unidad Técnica.

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O bien para Abrir una OT- RUT-SOT compartida entre varias unidades Técnicas:

En cada caso aparecerá un desplegable con la Oferta Tecnológica para seleccionar.

6.1. Apertura de OT

Órdenes de Trabajo

6.1.1. Cuando para la apertura de una OT el usuario se presente en el Centro, el personal administrativo lo recibe y de acuerdo al tipo de actividad requerida, acude al personal técnico del laboratorio o UT co-rrespondiente. Si la persona que realiza la entrevista con el usuario no estuviera disponible, se acude al Coordinador de la UT que corresponda o bien al Director Técnico (ver PG11).

6.1.2. Quien realiza la entrevista define, junto con el usuario, las actividades a realizar cumplimentando lo establecido en el PG11. Además, el personal del Laboratorio, analiza las posibilidades para cumplir los requerimientos del usuario, define el tiempo estimado de entrega del Certificado de calibra-ción/medición o Informe de ensayo/verificación y realiza una cotización, asimismo completa el For-mulario PG03/1 (Apéndice 1).

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6.1.3. En el caso de que la entrevista con el usuario sea por correo electrónico o telefónicamente, el personal del laboratorio de la UT confecciona el Formulario PG03/1 y lo envía por correo electrónico junto a la orden de compra o nota de pedido y cotización al personal de Secretaría para realizar la apertura.

6.1.4. En el caso que se trate de un usuario nuevo, el Personal de Secretaría: Deberá completar el Formulario de Alta de Usuario: Formulario PG03/2 (Apéndice 2) y solicitar a la GAHyF, sector facturación y cuenta corriente el “Nº de Usuario”.

6.1.5. Para la apertura de la OT en la Secretaría se completa lo siguiente: a) La Planilla de Ingreso de Órdenes de Trabajo: Formulario PG03/3 (Apéndice 3). Esta planilla se en-

cuentra en un archivo en formato digital compartido en servidor de calidad con clave conoci-da“INGRESO DE ORDENES DE TRABAJO” que contiene lo siguiente: Nº de Usuario: número que es el asignado por la GAHyF y se encuentra en el listado de usua-

rios del INTI - Física y Metrología, ubicado también en la carpeta de “Registro de Órdenes de Trabajo”.

Nº de OT: número correlativo o asignado al trabajo inmediato posterior al último anotado. Usuario: generalmente es el nombre de la Empresa o de la persona solicitante. Material: descripción del objeto a calibrar, ensayar o verificar. Tipo de servicios: describe de que tipo de servicio se trata, calibración, medición, verificación,

ensayo, asistencia, otros, etc. Entró: se refiere a la fecha de Apertura de la Orden de Trabajo. Vto.: Fecha estimada para la entrega del Certificado de calibración/medición o Informe de en-

sayo/verificación. Salió: La fecha de entrega efectiva del Certificado de calibración/medición o Informe de ensa-

yo/verificación. UT: Unidad Técnica interviniente. Arancel: el arancel estimado. SOT: Esta columna se completa solo en el caso que sea necesario abrir una SOT.

Centro: Centro del INTI al que el INTI - Física y Metrología solicita una parte del trabajo del usuario. Nº de SOT: número asignado por el otro Centro. Monto: Valor (arancel) de la parte subcontratada.

b) El documento de apertura de OT Para completar este documento se utilizan los datos técnicos que figuran en el Formulario PG03/1 uti-lizando el sistema PRESEA. Una vez impresas las tres copias del documento, el usuario firma en el es-pacio con la leyenda “Firma solicitante”, en el caso que el usuario abra la OT personalmente y la “Fir-ma responsable INTI”. Cuando la OT es abierta con la información recibida en secretaría por correo electrónico, el personal técnico se acercará a secretaría para firmar las copias de la OT y la consulta del usuario. En el espacio “Firma Responsable INTI” pueden firmar las personas indicadas en los PC como “Perso-nal Habilitado para realizar las actividades de verificación, calibración, medición o ensayo, el coordi-nador de la UT respectiva o bien el Directo Técnico.

6.1.6. Del documento de apertura de OT. Copia azul: Se entrega al personal técnico junto con la copia del formulario PG03/01 para el archivo en su laboratorio. Copia verde: es colocada en el lugar asignado identificado como “Pendientes”. También se adjunta la documentación mencionada en 6.1.3. Copia blanca: Se entrega al usuario.

6.1.7. Facturación El personal administrativo envía al Usuario la factura por correo electrónico y correo postal cuando corresponda. Además el usuario puede descargarla desde la página web de INTI o retirarla en secreta-ria. Las facturas son abonadas en la tesorería del INTI o por transferencia bancaria.

6.2. Subórdenes de Trabajo (SOT) y Requerimientos entre Unidades Técnicas (RUT)

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6.2.1. SOT solicitadas por el INTI - Física y Metrología a otro Centro Cuando se solicite un servicio que se realiza en otro Centro del INTI, se debe derivar el objeto a ese Centro. El personal del laboratorio deriva el objeto y contacta al Responsable del Laboratorio del otro Centro para requerirle el servicio y coordinarlo. Cuando el Centro ejecutor del trabajo envía los for-mularios de SOT correspondientes (se realiza por triplicado) los mismos son firmados por el Director Técnico del Centro, y el personal administrativo archiva una copia y envía las dos restantes al Centro que realizó el trabajo.

6.2.2. SOT o RUT solicitadas por otro centro al INTI - Física y Metrología Para la apertura de SOT o RUT, el personal del laboratorio completa el Formulario PG03/1 y lo envía por correo electrónico al personal de secretaría. El Personal de Secretaría completa la planilla de ingreso PG 03/5 o PG 03/4 (Apéndice 3), que se en-cuentran en archivos digitales compartidos en servidor de calidad con contraseña segura (“Ingreso de SOT” e “Ingreso de RUT”) Esta planilla es similar a la de OT. Además completa el formulario de apertura de SOT/RUT ( Apéndice 10 y 11) por triplicado.

Las copias se retienen en la Secretaría, en el lugar de las “Pendientes” hasta que se haya com-pletado el trabajo. Cuando el formulario de RUT/SOT esté firmado por los directores de los centros intervinientes , la secretaría enviará una copia de la SOT/RUT a GAHyF, Sector factura-ción , otra al laboratorio correspondiente y la última para su archivo.

7. Apéndices

Nº APÉNDICE FORMULARIO TÍTULO

1 PG03/1 Solicitud de Apertura de OT, RUT, SOT

2 PG03/2 Formulario de alta de usuario

3

PG03/3 Planilla de ingreso de Órdenes de trabajo

PG03/4 Planilla de ingreso subórdenes de trabajo

PG03/5 Planilla de ingreso de requerimientos entre Unidades Técnicas (Centros del INTI)

4 Diagrama de flujo del procedimiento

5 Esquema de destino de las planillas/formularios, etc

6 PG03/7 Autorización de salida de elementos

7 Formulario de Órdenes de Trabajo

8 Formulario de RUT

9 Formulario de SOT

PG03 Apéndice 1: Mayo 2014

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Solicitud de Apertura de OT, RUT, SOT

PG03 Apéndice 2: Junio 2011

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Formulario de Alta de Usuarios:


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Planillas de Ingresos de OT,RUT y SOT:


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Diagrama de flujo del procedimiento

Usuario

Entrevista Usuario Objeto a calibrar/medir/

ensayar/verificar

Capitulo 9 del MC

Formulario PG03/1 – Solicitud

de Apertura de OT-RUT-SOT

Alta de Usuario Planilla de Ingreso de órdenes

Documento apertura de OT

Copia azul

Copia Verde

Copia Blanca

Realización del Trabajo

Resultados

Cert. de calib./med. o Informe de

ensayo/verificación

Entrega resultados

Facturación y cobro

Copia

Copia

Original

Original

Copia

Archivo Laboratorio

Archivo Secretaría

Autorización envío

resultados por

Fax/mail

PG11

Recibo Oficial (duplicado)


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Esquema del destino de las planillas, formularios, etc ÓRDENES DE TRABAJO

ALTA USUARIO Original GAHyF- Facturación y Cuentas Corrientes

Copia Secretaría de Física y Metrología

PLANILLA DE INGRESO DE ÓRDENES DE TRABAJO Archivo Digital “Ingreso de Órdenes de Trabajo”

APERTURA DE OT

Copia Azul Personal técnico de la UT

Copia Verde Caja (Pendientes) Archivo (Carpeta OT)

Copia Blanca Usuario

CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN/MEDICIÓN O INFORME DE ENSAYO/VERIFICACIÓN

Original Usuario o según se acuerde con el usuario

Duplicado Archivo (Carpeta OT)

Triplicado Archivo Laboratorio puesto de trabajo del personal técnico de la UT

FACTURA

Original Usuario

Duplicado Archivo con la OT verde copia de Certificado, etc.

SUBÓRDENES DE TRABAJO - REQUERIMIENTOS ENTRE UNIDADES TÉCNICAS

PLANILLA DE INGRESO SOT Y RUT

DOCUMENTO DE APERTURA DE SOT Y RUT

Original (Facturación y Cuentas Corrientes) GAHyF - Facturación y Cuentas Corrientes

Duplicado (Pendientes) Archivo (Carpeta SOT- RUT)

Triplicado Centro que solicitó el calibración/medición/ensayo/verificación

Cuadriplicado Personal técnico de la UT

CERTIFICADO DE CALIBRACIÓN/MEDICIÓN O INFORME DE ENSAYO/VERIFICACIÓN

Original UT que solicito el ensayo/ calibración

Duplicado Archivo (Carpeta OT)

Triplicado Archivo de laboratorio puesto de trabajo del personal técnico de la UT


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Autorización de Salida de Elementos:


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Orden de trabajo (OT).

Azul y verde frente

Azul y verde dorso


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Blanca Frente

Blanca dorso


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Requerimiento entre unidades técnicas - Centros de INTI (RUT)


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Sub-orden de trabajo (SOT)

Documents

Apertura y cierre de órdenes de trabajo, subórdenes de trabajo y