ANALISIS PROSES BISNISMahendrawathi ER, Ph.D

Pikirkan sebuah produk/servis yang anda gunakan!Proses apa saja yang terlibat dalam menghantarkan produk/servis tersebut pada anda?Puaskah anda akan produk/servis tersebut?

Gambaran Umum Perkuliahan TUJUAN :Mahasiswa memahami dan mampu mengidentifikasi proses bisnis dalam sebuah organisasiMahasiswa mengenal dan mampu mengaplikasikan alat-alat untuk perbaikan kinerja

Metode pembelajaran: kuliah, diskusi, latihan, tugasEvaluasi:UTS30%UAS30%Tugas Besar25%Tugas-tugas15%

BukuAndersen, Bjorn (1999), Business Process Improvement Toolbox, ASQ Quality Press, Milwaukee, Wisconsin

Materi PerkuliahanMinggu I: PendahuluanMinggu II: Dokumentasi prosesMinggu III: Pengukuran kinerjaMinggu IV: Self assessment dan rencana perbaikanMinggu V: Alat untuk perbaikanMinggu VI: Alat untuk memahami permasalahanMinggu VII: Alat untuk menganalisa permasalahanMinggu VIII: Alat untuk mencari ide dan solusi konsensus Ujian Tengah SemesterMinggu IX: Alat untuk perbaikan (1)Minggu X: Alat untuk perbaikan (2)Minggu XI: Alat organisasiMinggu XII: Alat untuk implementasiMinggu XIII: Menggunakan alatMinggu XIV: PresentasiMinggu XV: Presentasi Ujian Akhir Semester

Pendahuluan

Apakah sebuah perusahaan terdiri dari departemen atau proses?

Berawal dari ProsesManusia mulai mengkoordinasikan tindakannya untuk dapat melakukan tugas-tugas yang kompleks yang tidak dapat dikerjakan sendiriKoordinasi ini, yang bisa disebut dengan perusahaan, diawali oleh sebuah permintaanFokusnya adalah untuk memenuhi permintaan dengan melakukan tugas-tugas yang harus dikerjakanDengan kata lain, fokus dari tindakan adalah proses tenaga kerja tidak dibagi-bagi tetapi disewa untuk melaksanakan tugas yang perlu dilakukan

Munculnya DepartemenSelanjutnya..kompleksitas pekerjaan berkembang dan jumlah pekerja bertambahDalam sebuah perusahaan tidak mungkin lagi setiap orang melakukan setiap pekerjaanPekerjaan terlalu kompleks sehingga setiap pekerja harus memiliki spesialisasiLangkah logisnya adalah membentuk departemen yang terdiri dari dari individu-individu dengan keahlian yang serupa

Kelebihan pengaturan berdasarkan departemenTenaga kerja diberi kesempatan untuk menjadi sangat spesialis dalam bidangnyaBiaya-biaya untuk sentralisasi berbagai fungsi menjadi menurunTempat kerja menjadi lebih aman, setiap orang tahu dimana mereka harus bekerja dan pekerjaan yang harus dilakukanStruktur organisasi terdefinisi dengan lebih jelas dan dapat dengan mudah digambarkan dan ditampilkan

Departemen berdasarkan fungsiPerusahaan modern terdiri dari departemen berdasarkan fungsi, dan pada saat yang sama melakukan prosesGambar 1 menunjukkan perusahaan dengan departemen-departemen vertikal dan proses-proses horisontal yang melalui departemen-departemen ini.

Diskusi

Apa permasalahan yang mungkin timbul dari organisasi berdasarkan departemen?

Begitu pekerja ditempatkan di dalam kotak struktur organisasi seperti yang ditunjukkan pada gambar 1, maka ia seringkali menganggap bahwa kotak tersebut merupakan batasan dimana ia harus berada!

MasalahnyaKomunikasi keluar kotak sangat terbatasAnggota departemen hanya melakukan tugas yang menjadi tanggung jawab departemennyaSetiap departemen berusaha memaksimalkan pengaruh dan otoritasnya sementara pada saat yang bersamaan mengoptimalkan kinerjanya

Apa yang akan terjadi?

Role Play Functional SilosBentuk 6 Kelompok dengan peran:PelangganBagian PemasaranBagian PerencanaanBagian ProduksiGeneral Manager Pembahas

Fenomena ini dikenal dengan Functional Silos

Kesimpulan apa yang dapat anda tarik dari Role Play tersebut?

Bagaimana sebaiknya fokus dari perusahaan?

Saat ini telah terjadi perubahan dari memandang sebuah perusahaan sebagai beberapa departemen menjadi fokus pada proses bisnis yang dilakukan.

Dari Departemen ke Proses BisnisBeberapa isu yang mendukung hal ini:Setiap proses memiliki pelanggan, fokus pada proses berarti lebih fokus pada pelanggan!Pembentukan nilai yang terkait dengan produk akhir terjadi pada proses horisontalDengan menentukan batasan proses, pelanggan dan pemasok dari proses (gambar 2), maka kebutuhan yang dan komunikasi yang lebih jelas dapat tercapai

Isu lain yang mendorong orientasi pada prosesDengan mengelola keseluruhan proses yang melalui banyak departemen maka resiko dari optimasi yang tidak maksimal akan lebih rendah dibandingkan dengan mengelola masing-masing departemenDengan menunjuk, process owners, yang bertanggung jawab untuk proses, fragmentasi tanggung jawab yang umum ditemui dalam organisasi fungsional dapat dihindariMengelola proses memberikan pondasi yang lebih baik untuk mengelola waktu dan sumber daya

Definisi Proses BisnisProses: sebuah rangkaian logis transaksi terkait yang mengubah input menjadi hasil atau outputProses bisnis adalah:Sebuah rantai aktivitas berulang yang berhubungan secara logis yangMenggunakan sumber daya perusahaan untukMengolah sebuah obyek (fisik atau mental)Dengan tujuan untuk mencapai produk atau hasil yang terukur dan telah ditentukan untukPelanggan internal atau eksternal

Klasifikasi Proses BisnisTerdapat berbagai cara mengklasifikasikan proses bisnisSalah satu cara adalah TOPP Program, yang mengelompokkan proses bisnis menjadi:Proses Utama (Primary processes): proses-proses yang menghasilkan nilai dalam perusahaan mulai dari penerimaan material dari supplier sampai aktivitas di pihak pelangganProses Pendukung (Support processes): proses-proses yang tidak langsung menghasilkan nilai tetapi diperlukan untuk mendukung proses utama. Meliputi aktivitas seperti finansial dan manajemen personalia.Proses Pengembangan (Development processes): proses-proses untuk meningkatkan kinerja rantai nilai dengan proses utama dan pendukung. Misalnya: pengembangan produk dan supplier.

Proses Bisnis menurut European Network for Advanced Performance Studies (ENAPS) ENAPS Generic FrameworkBusiness Processes Secondary Processes Product DevelopmentProduct researchProduct engineering and designProcess engineering and designCo-engineeringObtaining Customer CommitmentMarket developmentMarketing and salesTenderingOrder FulfillmentProcurement and inbound logisticsProduction planning and controlManufacturing and AssemblyDistribution and outbound logisticsCustomer Service After-sales serviceProduct take backSupportFinancial managementHuman resource managementInformation managementMaintenance Internal control of health, environment and safetyEvolutionContinuous business process improvementProduct researchProduction technology researchHuman resource developmentSupplier base developmentDevelopment of external relationsStrategic planning

Pentingnya Peningkatan Kinerja

Mengapa perlu peningkatan kinerja?Banyak isu baik eksternal maupun internal yang menyebabkan perlunya dilakukan improvement. Performance level pada semua proses mempunyai tendensi menurun, diperlukan perawatan (maintenance) untuk mengembalikan pada kondisi standar. Jika perusahaan tidak melakukan peningkatan (improvement), akan mengalami kekalahan persaingan dengan para kompetitor.Konsumen semakin banyak harapan yang ditujukan pada perusahaan. Perusahaan perlu memanjakan konsumen sehingga memberikan pelayanan yang melebihi harapan. Untuk itu perusahaan harus melakukan terobosan (breakthrough)

Perusahaan pada umumnya melakukan continuous improvement dalam menjaga performance level, dan kadang-kadang melakukan breakthrough

Tanpa usaha pemeliharaan dan perbaikan, kinerja perusahaan akan menurun

Model peningkatan kinerja (Bredrup, 1955)

Model Peningkatan Kinerja Deming (1986)ACTPLANDOCHECK

Mengorganisasikan perbaikanTop management bertanggung jawab untuk high level evaluation pada tingkat performansi organisasi. Top management menentukan assessment tool dan memberikan inisiatif awal pengukuran performansi.

Tim perbaikan kinerjaPada proyek perbaikan yang spesifik bisa dilakukan oleh sebuah tim. Tim tersebut memiliki tugas; Sebagai team leader Pemegang otoritas dari menejemen perusahaan dalam hal pengukuran performansi Memperhatikan kepentingan konsumen internal dan eksternal Memperhatikan supplier internal dan eksternal Merekomendasikan kebutuhan external assistane and expert

Organisasi kuliahMengikuti organisasi peningkatan kinerjaProcessDocumentationPerformanceMeasurementSelf assessment& PerformanceEvaluation ImprovementPlanningImprovement