ANALISIS PENERAPAN ISO TS 16949 DALAM

PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL

PADA PT HONDA LOCK INDONESIA

Disusun Oleh:

Nama : Pittauli Aritonang

NPM : 35412674

Jurusan : Teknik Industri

Pembimbing : Dr. Ina Siti Hasanah, ST., MT.

Sertifikat ISO TS 16949

• Tahun 2012• Penerapan klausul

• Tidak berlaku selamanya

Temuan audit eksternal

• Kategori major

• Berakibat fatal

Dampak negatif

• Kepercayaan rekanan bisnis berkurang

Sesuai ISO TS klausul 8.2.2 Audit Internal

?

LATAR BELAKANG

TUJUAN PENELITIAN

a. Menganalisis penerapan ISO TS 16949 PT Honda Lock Indonesia mengenai Sistem Manajemen Mutu

(klausul 4), Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5), Manajemen Sumber Daya (klausul 6), Realisasi

Produk (klausul 7), dan Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8).

b. Menganalisis prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.

c. Menganalisis fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.

d. Menganalisis spesifikasi tingkatan auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.

e. Menganalisis daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia.

f. Menganalisis tahap-tahap dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia

a. Mengenai Sistem Manajemen Mutu (klausul 4).

b. Tanggung Jawab Manajemen (klausul 5).

c. Manajemen Sumber Daya (klausul 6).

d. Realisasi Produk (klausul 7).

e. Pengukuran, analisis, dan peningkatan (klausul 8)

PEMBATASAN MASALAH

Metode Penentuan Sampel

Metode penelitian deskriptif digunakan untuk menjelaskan fakta serta kejadian,

situasi, kondisi, keadaan yang berlangsung secara sistematis, faktual, dan akurat,

dalam hal ini penerapan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu internal dalam

perusahaan, sesuai dengan standar yang digunakan menurut ketentuan yang

berlaku.

Metode studi kasus akan digunakan dalam menyajikan masalah nyata yang

dihadapi perusahaan dalam menerapkan ISO TS 16949 dan pelaksanaan audit mutu

internal.Metode Analisis Data

Metode deskriptif kualitatif digunakan untuk menganlisis :

1. Pemaparan tentang keadaan objek penelitian

2. Data-data kualitatif yang diperoleh mengenai keadaan atau objek penelitian

Pengumpulan Data

Data Primer

Ruang lingkup perusahaan

Penelusuran klausul-klausul utama ISO TS 16949 yang diterapkan di Audit Mutu Internal

Fungsi-fungsi yang terkait dengan Audit Mutu Internal

Tahap-tahap pelaksanaan Audit Mutu Internal

Data Sekunder

Prosedur kualitas Audit Mutu Internal

Standar kerja klasifikasi internal auditor

Daftar periksa Audit Mutu Internal

Laporan Audit Produk

Surat Perintah Kerja permohonan pelaksanaan audit tambahan

Laporan temuan Audit Mutu Internal

Internal Audit Corrective Action Request (CAR)

Diagram Turtle

Jadwal Audit Program

Standar kerja Layered Process Audit

PEMBAHASAN

Audit Mutu

Internal

PT HLI ?

Klausul utama ISO TS 16949 ?

Prosedur kualitas ?

Daftar periksa ?

Tahap-tahap pelaksanaan

?

Fungsi-fungsi

terkait ?

Spesifikasi tingkatan auditor ?

Penelusuran Klausul 4

Sistem Manajemen Mutu

Penelusuran Klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen

Penelusuran Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya

Penelusuran Klausul 7 Realisasi Produk

Penelusuran Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan

Prosedur Kualitas

Audit Mutu Internal

PT Honda Lock

Indonesia

Fungsi-Fungsi Terkait Audit Mutu Internal

PT Honda Lock Indonesia

a. Menetapkan dan memelihara program audit mutu internal.

b. Merencanakan, mengkoordinasikan, dan menganalisa hasil-hasil audit mutu internal.

c. Meninjau ulang audit tindakan korektif yang dilaporkan koordinator Audit Mutu Internal dalam tinjauan

manajemen dan melaporkan kepada manajemen puncak mengenai implementasi Sistem Manajemen

Mutu ISO TS 16949.

1. Wakil Manajemen

3. Auditee

a. Memimpin pelaksanaan audit terhadap sebuah bagian atau departemen dalam perusahaan.

b. Mengevaluasi temuan-temuan audit.

c. Membuat laporan audit kepala wakil manajemen

2. Auditor

a. Manajer atau kepala bagian departemen yang diaudit bertanggung jawab untuk area audit. Meninjau

ulang, menyetujui dan mengkoreksi kekurangan dalam dokumen hasil audit yang dilaporkan.

b. Meyakinkan keefektifan tindakan perbaikan.

Spesifikasi Tingkatan Auditor Audit Mutu Internal

PT Honda Lock Indonesia

Klasifikasi Auditor

Memahami Sistem Manajemen Mutu PT HLI

Memahami PT Proses Bisnis PT HLI

Pernah mengikuti training ISO TS16949

Memiliki Sertifikat sebagai Internal Auditor

Sifat-Sifat Yang

Diajukan

Dapat menilai secara adil

Mampu memutuskan secara sehat

Mampu menganalisa

Mempunyai pengetahuan

Dapat menilai dari sudut customer

Ketentuan Umum

Skillmap dari seluruh auditor dan jumlah kebutuhan auditor ditinjau ulang setiap tahun sekali.

Setiap auditor diikutsertakan dalam Training Refresh Internal Auditor setiap 3 tahun sekali

oleh pihak internal PT HLI.

Apabila jumlah Auditor telah mencukupi kebutuhan, maka Re-Training Internal Auditor, dari

external, dilakukan setiap adanya up-grading versi dari ISO TS 16949, diutamakan untuk

Auditor yang memperoleh sertifikat lebih awal.

Daftar Periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia

Tahap-Tahap Pelaksanaan Audit Mutu Internal

PT Honda Lock Indonesia

• Pre-audit meeting

• Penyusunan program internal audit

• Formasi tim audit

Tahap Perencanaan

• Opening meeting

• Melaksanakan audit

• Membuat laporan audit

• Closing meeting

Tahap Pelaksanaan • Pemantauan tindakan

perbaikan

• Verifikasi tindakan perbaikan

• Membuat laporan untuk manajemen

Tahap Tindak Lanjut

Analisis

Klausul Utama sebagai indikator dalam

pelaksanaan Audit Mutu Internal dan dasar

pembuatan daftar periksa.

Klausul 4 PT HLI diwajibkan memiliki

dokumen tertulis sebagai bukti penerapan ISO

TS 16949.

Klausul 5 manajemen puncak membuat

penetapan struktur organisasi, penetapan

sasaran mutu, penunjukkan perwakilan

manajemen, dan tinjauan manajemen.

Klausul 6 mewajibkan penetapan

kompetensi, mengadakan seleksi dan evaluasi

karyawan dan mengelola sarana dan prasarana

organisasi.

Klausul 7 melakukan tinjauan order,

perencanaan, pembelian bahan mentah atau

jasa pendukung, pelaksanaan produksi,

penyimpanan, pengiriman dan sampai produk

sampai ke konsumen.

Klausul 8 terus menerus melakukan

perbaikan dengan cara menganalisis semua

data masukan (survey pelanggan, keluhan

pelanggan, kerusakan produk, kesalahan kerja,

dan lainnya)

Klausul Utama

Pertimbangan audit tambahan mengacu

pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.4 Rencana

Audit Internal, yang mengharuskan

frekuensi audit ditingkatkan selayaknya bila

terjadi ketidaksesuaian internal atau keluhan

pelanggan.

Mengacu pada klausul 8.2.2 mengenai

audit internal juga mengharuskan organisasi

membuat prosedur terdokumentasi harus

ditetapkan untuk menentukan tanggung

jawab dan persyaratan untuk perencanaan

dan pelaksanaan audit, penyusunan rekaman

(catatan), dan pelaporan hasilnya.

Mengacu pada ISO TS 16949 klausul

8.2.2.2 Audit Proses Pembuatan Produk,

yang mengharuskan organisasi harus

mengaudit setiap proses pembuatan produk.

Mengacu pada ISO TS 16949 klausul

8.2.2.3 Audit Produk, yang mengharuskan

organisasi harus mengaudit produk pada

tahap-tahap produksi dan penyerahan yang

layak guna memastikan kesesuaiannya pada

semua persyaratan khusus , seperti dimensi

produk, berfungsinya, pengemasan dan

pelabelan.

Prosedur Kualitas

Analisis

Tiga fungsi terkait, yaitu wakil manajemen,

auditor, dan auditee (manajer departemen).

Penetapan wakil manajemen sesuai dengan

klausul 5.5..2 Wakil Manajemen, yang

mengharuskan manajemen puncak harus

menunjuk seorang anggota manajemen

organisasi yang diluar tanggung jawab lain,

harus memiliki tanggung jawab dan

wewenang dalam memastikan proses yang

diperlukan untuk sistem manajemen mutu

ditetapkan, diterapkan, dan dipelihara.

Mengacu pada ISO TS 16949 klausul

8.2.2.5 Kualifikasi Internal Auditor, yang

mengharuskan organisasi memiliki auditor

internal yang berkualifikasi untuk mengaudit

persyaratan-persyaratan teknis ISO TS

16949.

Fungsi-Fungsi Terkait

Mengacu pada ISO TS 16949 klausul 8.2.2.5

Kualifikasi Internal Auditor, yang

mengharuskan organisasi harus memiliki

auditor internal yang sesuai dengan standar

untuk mengaudit persyaratan spesifikasi teknis.

Standar Kerja Klasifikasi Internal Auditor PT

HLI mengaharuskan auditor melakukan

pelaksanaan level up auditor, auditor harus

meningkatkan skill sampai mampu melakukan

training ke personil auditor lainnya, hal ini

mengacu pada penerapan ISO TS 16949

klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya,

organisasi harus menetapkan dan menyediakan

sumber daya yang diperlukan untuk

menetapkan dan memelihara sistem

manajemen mutu dan terus menerus

meningkatkan keefektifannya, dan untuk

meningkatkan kepuasan pelanggan dengan

memenuhi persyaratan pelanggan.

Mengacu pada klausul 6.2.2 Kemampuan,

Pelatihan, dan Kesadaran, organisasi harus

menetapkan kompetensi yang diperlukan bagi

personel yang melaksanakan pekerjaan yang

mempengaruhi kesesuaian terhadap

persyaratan produk, dan bila mungkin

menyediakan pelatihan .

Spesifikasi Tingkatan Auditor

Analisis

Terdiri dari tiga tahapan, tahap

perencanaan, tahap pelaksanaan, dan tahap

tindak lanjut.

Mengacu pada ISO TS 16949 klausul

8.2.2 Audit Internal , yang menuntut

organisasi membuat program audit yang

direncanakan, dengan mempertimbangkan

status dan pentingnya proses dan area yang

diaudit, sebagaimana hasil audit yang lalu.

Klausul 8.2.2 Audit Internal juga

mengharuskan prosedur terdokumentasi

untuk menentukan tanggung jawab dan

persyaratan untuk perencanaan dan

pelaksanaan audit, manajemen yang

bertanggung jawab atas bidang yang diaudit

harus memastikan bahwa tindakan koreksi

dan korektif apapun dibutuhkan, dilakukan

tanpa tunda untuk menghilangkan

ketidaksesuaian yang ditemukan dan

penyebabnya. Kegiatan tindak lanjut audit

harus mencakup verifikasi tindakan yang

dilakukan dan pelaporan hasil verifikasi.

Tahap-Tahap Pelaksanaan

Penerapan klausul 4 Sistem Manajemen

Mutu, terdapat dalam daftar periksa audit

proses pengendalian rekaman (catatan)

kualitas dan proses dokumen dan data kontrol,

PT HLI mengharuskan adanya dokumentasi

dari seluruh proses pelaksanaan Audit Mutu

Internal.

Penerapan klausul 5 Tanggung Jawab

Manajemen, terdapat dalam daftar periksa

audit proses tinjauan manajemen, proses

menerima pesanan dan proses rencana

produksi, proses pengiriman dan lainnya.

Penerapan klausul 6 Pengelolaan Sumber

Daya, terdapat dalam daftar periksa audit

proses pelatihan, proses rekrutmen dan seleksi,

proses APQP, penanganan proses penyimpanan

dan pengawetan dan lainnya.

Penerapan klausul 7 Realisasi Produk,

terdapat dalam daftar periksa audit tinjauan

manajemen, proses kepuasan pelanggan, proses

ulasan kontrak produk baru, proses rencana

produksi, proses pembelian, penanganan proses

dan pengawetan dan lainnya.

Penerapan klausul 8 Pengukuran, Analisis,

dan Peningkatan , terdapat dalam daftar periksa

audit proses internal audit, tindakan perbaikan

dan pencegahan, proses pemilihan supplier

atau evaluasi, pemeriksaan mutu dan jaminan

kualitas, keluhan pelanggan dan lainnya.

Daftar Periksa

KESIMPULAN

1. Klausul 4 Sistem Manajemen Mutu adalah sebagai konsekuensi penerapan ISO TS 16949

maka PT Honda Lock Indonesia diwajibkan memiliki dokumen-dokumen tertulis seperti

manual mutu, kebijakan mutu, sasaran mutu, prosedur wajib, prosedur kerja departemen,

instruksi kerja, rekaman mutu, dan semua hal yang digunakan sebagai bukti pelaksanaan

suatu kegiatan yang dipersyaratkan oleh ISO TS 16949. Klausul 5 Tinjauan Manajemen

berisi beberapa hal yang harus dilakukan oleh manajemen puncak seperti penetapan struktur

organisasi, deskripsi pekerjaan, penetapan sasaran mutu, penunjukkan perwakilan

manajemen, dan pelaksanaan tinjauan manajemen. Klausul 6 Pengelolaan Sumber Daya, PT

Honda Lock Indonesia diwajibkan untuk menetapkan kompetensi, mengadakan seleksi dan

evaluasi karyawan, mengadakan pelatihan untuk meningkatkan kompetensi karyawan, serta

mengelola sarana dan prasarana organisasi. Klausul 7 Realisasi Produk PT Honda Lock

Indonesia diwajibkan mengatur mulai dari tinjauan order, perencanaan, pembelian bahan

mentah atau jasa pendukung, pelaksanaan produksi, penyimpanan, pengiriman, dan sampai

barang diterima oleh pelanggan. Klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan Peningkatan, PT

Honda Lock Indonesia dituntut untuk terus menerus melakukan perbaikan dengan cara

menganalisis semua data masukan (survey kepuasan pelanggan, keluhan pelanggan,

kerusakan produk, kesalahan kerja, dan lainnya) termasuk melaksanakan kegiatan audit

internal dalam periode waktu tertentu dengan tujuan memastikan kesesuaian antara

penerapan dengan standar ISO TS 16949 dan prosedur atau kebijakan yang telah ditetapkan

oleh perusahaan.

2. Prosedur kualitas Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949

klausul 8.2.2 mengenai Audit Internal, yang mengharuskan adanya prosedur terdokumentasi untuk

menentukan tanggung jawab dan persyaratan untuk perencanaan dan pelaksanaan audit, penyusunan

rekaman, dan pelaporan hasilnya.

3. Terdapat tiga fungsi terkait dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia, yaitu

Wakil Manajemen, Auditor, dan Manajer Departemen (Auditee). Ketiga fungsi terkait tersebut masing-

masing memiliki keterkaitan dalam pelaksanaan Audit Mutu Internal di PT Honda Lock Indonesia serta

sesuai dengan penerapan ISO TS 16949 klausul 5.5.2 Wakil Manajemen dan klausul 8.2.2.5 Kualifikasi

Internal Auditor.

4. Spesifkasi tingkatan Auditor Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS

16949 klausul 8.2.2.5 mengenai Kualifikasi Internal Auditor.

5. Daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia telah sesuai dengan ISO TS 16949,

seluruh pertanyaan baku dalam dokumen daftar periksa Audit Mutu Internal PT Honda Lock berisi

indikator penerapan klausul 4 Sistem Manajemen Mutu, klausul 5 Tinjauan Manajemen, klausul 6

Pengelolaan Sumber Daya, klausul 7 Realisasi Produk, dan klausul 8 Pengukuran, Analisis, dan

Peningkatan.

6. Tahap-tahap pelaksanaan dalam Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia terdiri dari tiga tahapan,

yaitu tahap perencanaan audit, tahap pelaksanaan audit, dan tahap tindak lanjut audit. Tahap-tahap

pelaksanaan Audit Mutu Internal PT Honda Lock Indonesia sesuai dengan ISO TS 16949 klausul 8.2.2

Audit Internal.

SARAN

1. Pihak auditor tidak hanya berperan dalam melakukan pemeriksaan terhadap

pengendalian internal saja, tetapi diharapkan auditor memberikan saran agar

pengendalian internal dalam perusahaan dapat lebih ditingkatkan.

2. Dalam pelaksanaan audit mutu internal, auditor sebaiknya tidak memberitahukan

kepada objek yang diteliti bahwa akan diadakan pemeriksaan, hal ini dilakukan

agar didapat suatu kondisi yang menggambarkan keadaan yang sebenarnya,

sehingga dengan demikian dapat diketahui penyimpangan-penyimpangan yang

terjadi dalam perusahaan.

3. Memberikan sangsi kepada auditee jika dalam batas waktu yang diberikan tidak

segera melakukan pengendalian terhadap temuan audit.

4. Agar penelitian selanjutnya lebih baik, sebaiknya memahami materi tentang

klausul-klausul ISO TS 16949.