1

1. PENDAHULUAN

Pada masa sekarang ini seiring dengan berjalannya waktu, teknologi dan

arus informasi berkembang dengan pesat dan berpengaruh terhadap kemajuan

perusahaan dalam menjalankan usahanya. Hal ini membuat banyak perusahaan

menggunakan teknologi informasi untuk membantu kegiatan usahanya. Salah satu

perkembangan teknologi informasi ini adalah sistem informasi akuntansi. Bagi

organisasi yang berorientasi pada profit pembuatan sistem informasi akuntansi ini

terbilang tidak terlalu sulit karena kegiatan utama dari organisasi tersebut adalah

mencari keuntungan.

Sistem informasi akuntansi dapat berupa siklus penerimaan kas dan

pengeluaran kas. Menurut Romney (2006) tentang siklus penerimaan kas, “Siklus

penerimaan kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang

terkait yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan”. Sedangkan

pengeluaran kas, “Siklus pengeluaran kas adalah rangkaian kegiatan bisnis dan

operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta

pembayaran barang dan jasa.”

Sistem informasi akuntansi yang ada saat ini masih berupa pencatatan

manual. Menurut Handojo et.al (2004) hal tersebut sering kali menyebabkan

terjadinya kesalahan pada ‘account balance’, yang membuat kinerja menjadi

kurang efisien, karena setiap kali harus menelusuri lagi, mencari di mana letak

kesalahan yang dibuat. Dengan dibangunnya sistem informasi akuntansi ini

diharapkan dapat membantu perusahaan untuk dapat menjurnal dan memposting

secara otomatis transaksi yang terjadi.

2

Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang berada di

Ambarawa. Gen-B ini adalah perusahaan dagang yang sedang berkembang. Jenis

produk yang dijual berupa pakaian dan asesoris untuk pria maupun wanita.

Pencatatan transaksi penerimaan kas dan pengeluaran kas dalam usahanya masih

menggunakan cara manual yaitu masih menggunakan buku dan alat tulis. Pada

toko Gen-B ini mempunyai satu karyawan dan pemilik terlibat langsung di dalam

usahanya. Jadi setiap ada transaksi, hanya pemilik yang mencatat dan menerima

uang. Pemilik sendiri belum memahami pencatatan transaksi dengan baik.

Terkadang pemilik tidak mencatat transaksi penerimaan kas. Begitu pula pada saat

transaksi pengeluaran kas. Pemilik sering tidak mencatat saat terjadi pengeluaran

kas. Hanya nota saja yang menjadi bukti pengeluaran kasnya. Dengan kondisi

seperti itu akan terjadi selisih antara catatan kas dengan uang yang ada.

Pemilik Gen-B tertarik untuk memperbaiki sistem penerimaan dan

pengeluaran kasnya dengan menggunakan kemajuan teknologi informasi. Sistem

penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi dapat menjadi solusi

untuk mengatasi persoalan dan keinginan pemilik Gen-B. Dengan sistem

penerimaan dan pengeluaran kas yang terkomputerisasi, pemilik dapat lebih cepat

melihat posisi kas dan mencari data mutasi kas yang diperlukan. Perbaikan sistem

penerimaan dan pengeluaran kas dengan komputerisasi sederhana diharapkan oleh

pemilik lebih mengurangi waktu pencatatan. Karena selama ini, pencatatan

seringkali tidak dilakukan, karena waktu pencatatan dalam buku membutuhkan

waktu dan tidak teroganisir dengan baik. Selain itu, pemilik kesulitan untuk

mengetahui berapa kas yang dimiliki oleh usahanya pada waktu tertentu, karena

membutuhkan waktu untuk menghitung.

3

Berdasarkan uraian di atas, persoalan yang menjadi fokus dalam penelitian ini

adalah :

1. Bagaimana pemodelan proses dan data yang dapat dilakukan untuk membuat

rancangan database penerimaan dan pengeluaran kas?

2. Bagaimana aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B?

Hasil penelitian ini diharapkan akan menghasilkan rancangan database dan

aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas untuk Gen-B. Dengan aplikasi tersebut,

diharapkan pemilik Gen-B dapat memanfaatkan untuk membantu pengelolaan

usahanya. Selain itu hasil penelitian ini dapat memberikan manfaat bagi peneliti

untuk menerapkan pengetahuan mengenai perancangan sistem akuntansi dan

menambah pengetahuan bagi pembaca.

2. LANDASAN TEORI

Perancangan Sistem

Definisi perancangan sistem menurut George M. Scott (2001) mengenai

perancangan sistem sebagai berikut : “Desain sistem menentukan bagaimana suatu

sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut

mengkonfigurasikan dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat

keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar-benar

memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir analisis sistem.

Menurut Verzello dan John Reuter III (1982) perancangan sistem

merupakan tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem : Pendefinisian

dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun

implementasi : “menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk “. Sedangkan

menurut John Burch & Gary Grudnitski (1986) desain sistem dapat didefinisikan

4

sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Tujuan dari desain sistem secara umum adalah untuk memberikan

gambaran secara umum kepada user tentang sistem yang baru. Analisis sistem dan

desain sistem secara umum bergantung satu sama lain. Studi menunjukkan bahwa

apa yang dikumpulkan, dianalisis dan dimodelkan selama fase analisis

menyediakan dasar bagi desain sistem secara umum untuk dibuat. Fase analisis

sistem merupakan investigasi dan berorientasi ke temuan.

Menurut Whitten (2004), pengembangan sistem informasi akuntansi

mempunyai tahap-tahapan sebagai berikut:

1. Permulaan sistem (system initiation)

2. Analisis sistem (system analysis)

3. Desain sistem (system design)

4. Implementasi sistem (system implementation)

Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas

Menurut Romney (2006) siklus penerimaan kas adalah Siklus penerimaan

kas adalah rangkaian kegiatan dan opereasional pemrosesan data yang terkait

yang berhubungan dengan penerimaan bagi perusahaan Penerimaan kas berasal

dari pendapatan tunai, penagihan piutang, dan berbagai sumber pendapatan

lainnya.

Menurut Mulyadi (2001) dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi

bahwa berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas

dari penjualan tunai mengharuskan :

5

1. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank

dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir

untuk melakukan internal check.

2. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu

kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan

transaksi penerimaan kas.

Sedangkan siklus pengeluaran kas menurut Romney (2006) adalah

rangkaian aktivitas bisnis berulang dan pemrosesan kata terkait yang berhubungan

dengan pembelian dan pembayaran untuk barang atau pelayanan. Sedangkan

menurut Soemarso S.R (2004) mengemukakan bahwa “Pengeluaran kas adalah

suatu transaksi yang menimbulkan berkurangnya saldo kas dan bank milik

perusahaan yang diakibatkan adanya pembelian tunai, pembayaran utang

maupun hasil transaksi yang menyebabkan berkurangnya kas.” Dana-dana

yang dikeluarkan oleh perusahaan misalnya digunakan untuk pembelian

persediaan, biaya pemeliharaan, biaya gaji atau upah karyawan dan pengeluaran

lainnya.

Dari pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa pengeluaran kas adalah

transaksi-transaksi yang mengakibatkan berkurangnya saldo-saldo kas tunai, atau

rekening bank milik perusahaan baik yang berasal dari pembelian tunai,

pembayaran utang, pengeluaran transfer maupun pengeluaran-pengeluaran

lainnya. Pengeluaran kas dapat berupa uang logam, cek atau wesel pos, uang yang

dikeluarkan melalui bank atau langsung dari piutang.

3. METODE PENELITIAN

6

Dalam penelitian ini objek penelitian adalah Toko Gen-B yang terletak di

jalan Kartini Tambakboyo Ambarawa. Gen-B ini merupakan perusahaan yang

bergerak di bidang perusahaan dagang. Gen-B ini merupakan perusahaan yang

sedang berkembang di era kemajuan teknologi saat ini. Satuan analisis dalam

penelitian ini adalah perusahaan Gen-B sedangkan satuan pengamatan dalam

penelitian ini adalah penerimaan kas dan pengeluaran kas.

Dalam penelitian ini terdapat dua jenis data yang digunakan seperti yang

dipaparkan dalam tabel 1 di bawah ini :

Tabel 1. Jenis dan Sumber Data

Jenis Data/Informasi Sumber

Primer

- Kebutuhan informasi penerimaan dan pengeluaran kas (output dan laporan yang diharapkan)

- Tampilan aplikasi

- Pemilik

- Pemilik

Sekunder

- Format laporan penerimaan dan pengeluaran kas

- Nota – nota penjualan dan dukumen pengeluaran kas yang ada

- Dokumen penerimaan dan pengeluaran kas lainnya yang saat ini digunakan.

- Pemilik

- Pemilik

- Pemilik

Fokus dari penelitian ini adalah analisis dan perancangan sistem

penerimaan dan pengeluaran kas pada Gen-B. Aktivitas yang terkait di dalam

penerimaan kas adalah penjualan barang kepada pelanggan yang dilakukan Toko

Gen-B. Sedangkan aktivitas yang terkait di dalam pengeluaran kas adalah

pembelian barang dari pemasok. Input data yang digunakan dalam penelitian ini

adalah kebutuhan informasi yang terkait dengan penerimaan kas dan kebutuhan

informasi yang terkait dengan pengeluaran kas. Selanjutnya peneliti akan

7

memproses data input dengan menganalisis kebutuhan informasi, sehingga

menghasilkan output berupa kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan

pengeluaran kas.

Setelah mengetahui kebutuhan informasi yang terkait penerimaan dan

pengeluaran kas, maka tahap selanjutnya membuat rancangan proses. Kebutuhan

informasi yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas menjadi input dan

kemudian dilakukan proses modeling yang akan menghasilkan Data Flow

Diagram (DFD). Selanjutnya membuat rancangan database dengan input Data

Flow Diagram (DFD) yang digunakan untuk melakukan proses data modeling dan

akan menghasilkan Entity Relationship Diagram (ERD).

Kemudian membuat rancangan aplikasi dengan data input Data Flow

Diagram (DFD) dan Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan digunakan

untuk melakukan proses perancangan menggunakan Microsoft Access 2007 dan

akan menghasilkan output yaitu aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas pada

Gen-B.

Teknik analisis yang digunakan dalam penelitian ini, adalah descriptive

qualitative, dengan langkah-langkah analisis sebagai berikut:

1. Menganalisis kebutuhan informasi yang di inginkan oleh perusahaan

tersebut.

2. Membuat rancangan proses dengan data input kebutuhan informasi

yang terkait penerimaan dan pengeluaran kas yang digunakan untuk

proses modeling dan menghasilkan output yaitu Data Flow Diagram

(DFD).

8

3. Membuat rancangan database dengan data input Data Flow Diagram

(DFD) yang digunakan untuk proses data modeling dan menghasilkan

output yaitu Entity Relationship Diagram (ERD).

4. Membuat rancangan aplikasi dengan input DFD dan ERD yang

digunakan untuk melakukan proses perancangan menggunakan

Microsoft Access 2007 sehingga akan menghasilkan output yaitu

aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas.

Untuk mempermudah peneliti menjawab persoalan penelitian dalam

penelitian ini, maka tahapan proses penelitian peneliti gambarkan dalam kerangka

penelitian berikut ini :

9

Kerangka Penelitian

KEBUTUHAN INFORMASI

Kebutuhan informasi

yang terkait penerimaan

kas

Analisis Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi yang

terkait penerimaan dan pengeluaran

kas

RANCANGAN PROSES

Proses Modeling

DFD

RANCANGAN DATABASE

RANCANGAN APLIKASI

DFD

Data Modeling

ERD

ERD

Perancangan menggunakan

Microsoft Access 2007

Aplikasi penerimaan dan pengeluaran kas

Kebutuhan informasi

yang terkait pengeluaran

kas

Kebutuhan informasi yang

terkait penerimaan dan pengeluaran kas

DFD

10

4. ANALISIS DAN PEMBAHASAN

Gen-B merupakan salah satu perusahaan dagang yang sedang berkembang.

Didalam perkembangan usahanya, Gen-B mempuyai masalah-masalah sebagai

berikut, pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis,

pemilik tidak memahami pencatatan transaksi dengan baik, pemilik terkadang tidak

melakukan pencatatan transaksi penerimaan kas maupun pengeluaran kas, dan sulit

melihat laporan periode yang lalu.

Berdasarkan masalah di atas, maka analisis kebutuhan sistem informasi pada

Gen-B dapat dilihat dalam tabel 2 di bawah ini.

Tabel 2. Analisis Kebutuhan Sistem Informasi pada Gen-B

Faktor Masalah Kebutuhan

Teknologi Pencatatan transaksi masih manual menggunakan buku dan alat tulis

Sarana pencatatan transaksi secara terkomputerisasi.

Manusia Pemilik tidak memahami tentang pencatatan transaksi dengan baik.

Sarana pencatatan yang mudah dimengerti.

Manajemen Pemilik tidak disiplin untuk langsung mencatat pada saat transaksi atau aktivitas tersebut terjadi.

Mewajibkan pemilik untuk langsung mencatat pada saat transaksi dan aktivitas terjadi.

Metode Sulit melihat laporan periode lalu

Mewajibkan pemilik untuk membuat laporan per periode

Sistem informasi secara terkomputerisasi akan membantu menyelesaikan

masalah yang terjadi pada Gen-B. Sistem informasi secara terkomputerisasi berbasis

database, akan membantu Gen-B untuk mewujudkan kebutuhan-kebutuhan seperti

yang tertera di atas.

11

Pemodelan Data dan Proses

Pada penelitian ini, kebutuhan sistem informasi yang ada pada Gen-B

dijadikan dasar dalam pemodelan data dan proses. Pemodelan data dan proses

dilakukan dengan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).

DFD (Data Flow Diagram) Level Konteks

Pada DFD (Data Flow Diagram) level konteks, menunjukkan sistem

penerimaan dan pengeluaran kas yang dirancang untuk Gen-B. Terdapat tiga external

agent pada sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B, yaitu

pelanggan, pemasok, dan pemilik. Ketiga external agent tersebut menjadi sumber dan

tujuan data sistem informasi pada Gen-B.

Gambar 1. DFD (Data Flow Diagram) level konteks

12

FDD (Functional Decomposition Diagram)

Gambar 2. FDD (Functional Decomposition Diagram)

Berdasarkan gambar di atas maka dapat diurutkan dari yang pertama yaitu

dari pemrosesan penerimaan kas, pemrosesan pengeluaran kas, pemrosesan

pemindahan kas, dan yang terakhir pemrosesan pelaporan yang dibagi menjadi 3

yaitu pemrosesan laporan kas, pemrosesan laporan penerimaan kas, dan pemrosesan

laporan pengeluaran kas.

DFD (Data Flow Diagram) Level 0

Dalam pemodelan DFD (Data Flow Diagram) level 0, bertujuan untuk

merancang aliran data secara terperinci dari proses satu menuju proses lain di dalam

sistem informasi penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B. Pada pemodelan ini

dilakukan dengan mengolah data input yang bersumber dari external agent kemudian

diolah oleh sistem sampai dengan menghasilkan output yang kemudian diserahkan

kembali kepada external agent.

13

Gambar 3. DFD (Data Flow Diagram) level 0

DFD (Data Flow Diagram) Level 1

Dalam pemodelan data dan proses untuk merancang sistem informasi

penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B tidak hanya sampai pemodelan DFD level 0

saja. Untuk itu dibutuhkan lagi pemodelan proses dan aliran data yang lebih

terperinci yang terjadi pada pemrosesan pelaporan. Dengan DFD (Data Flow

Diagram) Level 1 ini akan dirancang pemodelan proses dan data secara lebih

terperinci. Pemodelan secara lebih terperinci ini bertujuan agar sistem informasi yang

dirancang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan aktivitas bisnis pada Gen-B

terkait penerimaan dan pengeluaran kas.

14

Gambar 4. DFD (Data Flow Diagram) level 1 Pemrosesan Pelaporan

Perancangan Sistem Informasi

Sistem informasi yang berbasis database membutuhkan sebuah langkah

perancangan agar sistem informasi yang dibuat dapat digunakan sesuai kebutuhan.

Salah satu cara untuk merancang sistem informasi dapat diwujudkan dalam sebuah

ERD (Entity Relationship Diagram). Dalam database, data di dalamnya akan

berhubungan antara data satu dengan data lainnya sehingga akan menghasilkan

informasi yang dibutuhkan.

Begitu pula dengan perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas Gen-B

yang membutuhkan ERD sebagai desain sistemnya. Adapun ERD yang digunakan

dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut.

15

ERD Sistem Informasi Gen-B

Gambar 5. Entity-Relationship Diagram (ERD) Sistem Informasi Penerimaan dan

Pengeluaran Kas Gen-B

16

Perancangan Database

1. Tabel

Tabel adalah kumpulan data mengenai suatu objek tertentu dalam

kolom (field) dan baris (record). Berikut adalah tabel yang dibutuhkan Gen-B:

• Tabel Barang

Pada tabel barang terdapat 6 field yaitu kode barang (primary key),

nama barang, jumlah, satuan, harga beli, dan harga jual. Jenis data pada

kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang

adalah Text, field size 30 ; jenis data pada jumlah adalah number, field size

long interger ; jenis data pada satuan adalah Text, field size 10 ; jenis data

pada harga beli adalah number, field size long interger ; jenis data pada

harga jual adalah number, field size long interger.

Berikut ini adalah gambar desain tabel barang :

Gambar 6. Gambar Desain Tabel Barang

17

Berikut ini adalah tabel barang setelah data di masukkan ke dalam

tabel.

Gambar 7. Gambar Isi Tabel Barang

• Tabel Kas

Pada tabel kas terdapat 2 field, yaitu kode akun kas (Primary Key),

nama akun kas. Jenis data pada kode akun kas adalah text dengan field size

10; jenis data pada nama akun kas adalah text dengan field size 30.

18

Berikut ini adalah gambar desain tabel kas :

Gambar 8. Gambar Desain Tabel Kas

Berikut ini adalah gambar isi tabel kas :

Gambar 9. Gambar Isi Tabel Kas

• Tabel Kas Detail

Pada tabel kas detail terdapat 3 field yaitu kode akun kas, jumlah

saldo, dan tanggal setoran. Jenis data pada kode akun kas adalah Text,

field size : 10 ; jenis data pada jumlah saldo adalah number, field size long

interger ; jenis data pada tanggal setoran adalah date/time dengan format

medium date.

Berikut ini adalah gambar desain tabel kas detail :

Gambar 10. Gambar Desain Tabel Kas Detail

19

Berikut ini adalah gambar tabel kas detail yang sudah berisi data.

Gambar 11. Gambar Isi Tabel Kas Detail

• Tabel Pemindahan Kas

Pada tabel pemindahan kas terdapat 6 field yaitu dari, nama akun,

jumlah, ke, nama, dan tanggal. Jenis data pada dari adalah Text, field size :

10 ; jenis data pada nama akun adalah Text, field size : 50 ; jenis data pada

jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada ke adalah

Text, field size : 10 ; jenis data pada nama adalah Text, field size : 50 ;

jenis data pada tanggal adalah date/time dengan format medium date.

Berikut ini adalah gambar desain tabel pemindahan kas :

Gambar 12. Gambar Desain Tabel Pemindahan Kas

20

Berikut ini adalah gambar tabel pemindahan kas yang sudah berisi data:

Gambar 13. Gambar Isi Tabel Pemindahan Kas

• Tabel Pembelian

Pada tabel pembelian terdapat 3 field, yaitu nomor nota pembelian,

kode barang, dan kuantitas pembelian. Jenis data pada nomor nota

pembelian adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada

kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas

pembelian adalah number, field size long interger.

Berikut ini adalah gambar desain tabel pembelian :

Gambar 14. Gambar Desain Tabel Pembelian

21

Berikut ini adalah tabel pembelian yang sudah berisi data :

Gambar 15. Gambar Isi Tabel Pembelian

• Tabel Penjualan

Pada tabel penjualan terdapat 3 field, yaitu nomor nota penjualan, kode

barang, dan kuantitas penjualan. Jenis data pada nomor nota penjualan

adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada kode

barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada kode kuantitas

pembelian adalah number, field size long interger.

Berikut ini adalah gambar desain tabel penjualan :

Gambar 16. Gambar Desain Tabel Penjualan

22

Berikut ini adalah gambar tabel penjualan yang sudah berisi data :

Gambar 17. Gambar Isi Tabel Penjualan

• Tabel pengeluaran kas

Pada tabel pengeluaran kas terdapat 11 field, yaitu nomor nota

pembelian (primary key), tanggal pembelian, kode pemasok, nama

pemasok, kode kasir, nama kasir, kode barang, nama barang, kuantitas,

harga, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor nota pembelian adalah

Autonumber, field size : long interger ; jenis data pada tanggal pembelian

adalah date/time dengan format medium date ; jenis data pada kode

pemasok adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah

Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ;

jenis data pada nama kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada

kode barang adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama barang

adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode kuantitas adalah number,

23

field size long interger ; jenis data pada harga adalah number, field size

long interger ; jenis data pada kode akun kas adalah Text, field size : 10.

Berikut ini adalah gambar desain tabel pengeluaran kas :

Gambar 18. Gambar Desain Tabel Pengeluaran Kas

Berikut ini adalah gambar tabel pengeluaran kas yang sudah berisi data :

Gambar 19. Gambar Isi Tabel Pengeluaran Kas

• Tabel Penerimaan Kas

Pada tabel penerimaan kas terdapat 9 field, yaitu nomor nota penjualan

(primary key), tanggal penjualan, kode kasir, nama kasir, kode barang,

nama barang, harga, jumlah, dan kode akun kas. Jenis data pada nomor

24

nota penjualan adalah Autonumber, field size : long interger ; jenis data

pada tanggal penjualan adalah date/time dengan format medium date ;

jenis data pada kode kasir adalah Text, field size : 5 ; jenis data pada nama

kasir adalah Text, field size : 30 ; jenis data pada kode barang adalah Text,

field size : 5 ; jenis data pada nama barang adalah Text, field size : 30 ;

jenis data pada kode harga adalah number, field size long interger ; jenis

data pada jumlah adalah number, field size long interger ; jenis data pada

kode akun kas adalah Text, field size : 10.

Berikut ini adalah gambar desain tabel penerimaan kas :

Gambar 20. Gambar Desain Tabel Penerimaan Kas

25

Berikut ini adalah gambar tabel penerimaan kas yang sudah berisi data :

Gambar 21. Gambar Isi Tabel Penerimaan Kas

• Tabel Pemasok

Pada tabel pemasok terdapat 4 field, yaitu kode pemasok (primary

key), nama pemasok, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode pemasok

adalah Text, field size 5 ; jenis data pada nama pemasok adalah Text, field

size 30 ; jenis data pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada

telepon adalah Text, field size 13.

Berikut ini adalah gambar desain tabel pemasok :

Gambar 22. Gambar Desain Tabel Pemasok

26

Berikut ini adalah gambar tabel pemasok yang sudah berisi data :

Gambar 23. Gambar Isi Tabel Pemasok

• Tabel Kasir

Pada tabel kasir terdapat 4 field, yaitu kode kasir (primary key), nama

kasir, alamat, dan telepon. Jenis data pada kode kasir adalah Text, field

size 5 ; jenis data pada nama kasir adalah Text, field size 30 ; jenis data

pada alamat adalah Text, field size 50 ; jenis data pada telepon adalah

Text, field size 13.

Berikut ini adalah gambar desain tabel kasir :

Gambar 24. Gambar Desain Tabel Kasir

Berikut ini adalah gambar tabel kasir yang sudah berisi data :

Gambar 25. Gambar Isi Tabel Kasir

27

2. Query

Query adalah sebuah pernyataan yang digunakan untuk mengambil

informasi berdasarkan data-data yang disimpan dalam tabel yang kemudian

dipilih menjadi sebuah data baru. Dalam penelitian ini database penyimpanan

yang dipakai adalah query karena dapat digunakan untuk mengambil data dari

beberapa tabel sehingga dapat memberikan sebuah data baru yang terstruktur

dan lengkap. Crosstab merupakan sebuah data baru yang digunakan untuk

mengelompokkan data dengan difokuskan dari 1 field utama. Berikut ini

adalah 11 query dan 5 crosstab yang dirancangkan.

• Query Kas

Query kas dibuat untuk mengetahui jumlah saldo yang ada pada Gen-

B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun kas (tabel kas),

nama akun (tabel kas), total penerimaan kas (query penerimaan kas), total

pengeluaran kas (query pengeluaran kas), penambahan/pengurangan

(query pemindahan kas detail), dan saldo kas.

Berikut ini penghitungan untuk saldo kas :

Saldo kas : [Total Penerimaan Kas]-[Total of Total

Pembelian]+[Penambahan/Pengurangan]

Berikut ini adalah query kas :

Gambar 26. Query Kas

28

• Query Kasir

Query kasir dibuat untuk mengetahui nama kasir yang melakukan

transaksi pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode

kasir (tabel kasir), nama kasir (tabel kasir), alamat (tabel kasir), dan

telepon (tabel kasir).

Berikut ini adalah query kasir :

Gambar 27. Query kasir

• Query Pemasok

Query pemasok dibuat untuk mengetahui nama pemasok beserta

alamat pemasok, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode

pemasok (tabel pemasok), nama pemasok (tabel pemasok), alamat (tabel

pemasok), dan telepon (tabel pemasok).

Berikut ini adalah query pemasok :

Gambar 28. Query pemasok

29

• Query Pembelian

Query pembelian dibuat untuk mengetahui jumlah pembelian barang

dan pengeluaran kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah

berdasarkan nomor nota pembelian (tabel pengeluaran kas), tanggal

pembelian (tabel pengeluaran kas), kode pemasok (tabel pengeluaran kas),

kode kasir (tabel pengeluaran kas), kode barang (tabel pembelian),

kuantitas pembelian (tabel pembelian), nama barang (tabel barang), harga

beli (tabel barang), total pembelian, kode akun kas (tabel pengeluaran

kas), dan nama akun kas (tabel kas).

Berikut ini perhitungan untuk total pembelian :

Total pembelian : [Kuantitas Pembelian]*[Harga Beli]

30

Berikut ini adalah query pembelian :

Gambar 29. Query Pembelian

• Query Penjualan

Query penjualan dibuat untuk mengetahui jumlah barang yang yang

terjual dan penerimaan kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah

berdasarkan nomor nota penjualan (tabel penerimaan kas), tanggal

penjualan (tabel penerimaan kas), kode kasir (tabel penerimaan kas), kode

barang (tabel penjualan), kuantitas penjualan (tabel penjualan), nama

barang (tabel barang), harga jual (tabel barang), total penjualan, kode akun

kas (tabel penerimaan kas), dan nama akun kas (tabel kas).

Berikut ini perhitungan untuk total penjualan :

Total penjualan : [Kuantitas Penjualan]*[Harga Jual]

31

Berikut ini adalah query penjualan :

Gambar 30. Query Penjualan

• Query Penerimaan Kas

Query penerimaan kas dibuat untuk mengetahui jumlah penerimaan

kas yang diterima Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan

kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), total of jumlah

saldo (setoran kas), total of total penjualan (penerimaan kas), dan total

penerimaan kas.

Berikut ini perhitungan untuk total penerimaan kas :

Total penerimaan kas : [Total of Jumlah Saldo]+[Total of Total

Penjualan]

32

Berikut ini adalah query penerimaan kas :

Gambar 31. Query Penerimaan Kas

• Query Pengeluaran Kas

Query pengeluaran kas dibuat untuk mengetahui jumlah pengeluaran

kas pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan kode akun

kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas), dan total of total pembelian

(pengeluaran kas).

Berikut ini adalah query pengeluaran kas :

Gambar 32. Query Pengeluaran Kas

• Query Pemindahan Kas

Query pemindahan kas dibuat untuk mengetahui jumlah kas yang

dipindahkan pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah berdasarkan dari

(tabel pemindahan kas), ke (tabel pemindahan kas), tanggal (tabel

pemindahan kas), dan jumlah (tabel pemindahan kas).

33

Berikut ini adalah query pemindahan kas :

Gambar 33. Query Pemindahan Kas

• Query Pemindahan Kas Detail

Query pemindahan kas detail dibuat untuk mengetahui jumlah

pemindahan kas secara detail pada Gen-B, yang jumlahnya akan berubah

berdasarkan kode akun kas (tabel kas), nama akun kas (tabel kas),

pemindahan kas (ke)_crosstab_total of jumlah:total of jumlah

(pemindahan kas (ke)), pemindahan kas (dari)_crosstab_total of jumlah:

total of jumlah (pemindahan kas (dari)), dan penambahan/pengurangan.

Berikut ini perhitungan untuk penambahan/pengurangan :

Penambahan/pengurangan : [Pemindahan Kas (Ke)_ Crosstab _

TotalOf Jumlah]-[Pemindahan Kas

(Dari)_Crosstab_Total Of Jumlah]

Berikut ini adalah query pemindahan kas detail :

Gambar 34. Query Pemindahan Kas Detail

34

• Penerimaan Kas

Penerimaan kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang

digunakan untuk mengelompokkan total penerimaan kas berdasarkan kode

akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar

untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.

Berikut ini adalah crosstab penerimaan kas :

Gambar 35. Crosstab Penerimaan Kas

• Pengeluaran Kas

Pengeluaran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang

digunakan untuk mengelompokkan total pengeluaran kas berdasarkan

kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai

dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.

Berikut ini adalah crosstab pengeluaran kas :

Gambar 36. Crosstab Pengeluaran Kas

35

• Setoran Kas

Setoran kas di sini merupakan suatu langkah crosstab yang digunakan

untuk mengelompokkan total setoran kas berdasarkan kode akunnya.

Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai dasar untuk

pembuatan laporan kas pada Gen-B.

Berikut ini adalah crosstab setoran kas :

Gambar 37. Crosstab Setoran Kas

• Pemindahan Kas (dari)

Pemindahan kas (dari) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang

digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (dari)

berdasarkan kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa

digunakan sebagai dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.

Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (dari) :

Gambar 38. Crosstab Pemindahan Kas (dari)

36

• Pemindahan Kas (ke)

Pemindahan kas (ke) di sini merupakan suatu langkah crosstab yang

digunakan untuk mengelompokkan total pemindahan kas (ke) berdasarkan

kode akunnya. Sehingga dari informasi ini nanti bisa digunakan sebagai

dasar untuk pembuatan laporan kas pada Gen-B.

Berikut ini adalah crosstab pemindahan kas (ke) :

Gambar 39. Crosstab Pemindahan Kas (ke)

3. Form

Fungsi form (formulir) yaitu untuk memudahkan pemilik dalam

menginput data ke dalam database. Dalam penelitian ini terdapat 7 form yaitu

form formulir barang, form formulir kasir , form formulir pemasok, form

formulir pembelian-pengeluaran kas, form formulir penjualan-penerimaan

kas, form pemindahan kas, dan form setoran kas. Selain itu juga terdapat

detail pembelian subform yang digunakan untuk melihat jumlah dan barang

yang dibeli secara detail, dan detail penjualan subform yang digunakan untuk

melihat jumlah dan barang yang terjual secara detail.

• Formulir Barang

Formulir barang berfungsi untuk mencatat barang-barang baru

yang dimiliki Toko Gen-B. Isi dari formulir ini adalah kode barang,

nama barang, harga beli, harga jual, dan jumlah. Selain itu, di dalam

37

formulir ini juga terdapat beberapa tombol perintah yaitu tombol

tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database barang, dan

tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah

pengguna saat mau menambah data barang dengan menampilkan

formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk

menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna

untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat

pengisian data. Tombol database barang berguna untuk melihat data-

data barang yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir

yaitu tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna

keluar dari formulir barang tersebut.

38

Berikut ini adalah formulir barang :

Gambar 40. Formulir Barang

• Formulir Kasir

Formulir kasir berfungsi untuk menginput data kasir yang

berada di Toko Gen-B. Isi dari formulir ini yaitu kode kasir, nama

kasir, alamat, dan telepon. Selain itu, di dalam formulir ini juga

terdapat beberapa tombol perintah yang dapat mempermudah

pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu

39

tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database kasir,

dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk mempermudah

pengguna saat mau menambah data kasir dengan menampilkan

formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan berguna untuk

menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol hapus berguna

untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan pengguna saat

pengisian data. Tombol database kasir berguna untuk melihat data

kasir yang telah tersimpan di dalam database, dan yang terakhir yaitu

tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar

dari formulir kasir tersebut.

40

Berikut ini adalah formulir kasir :

Gambar 41. Formulir Kasir

• Formulir Pemasok

Formulir pemasok berfungsi untuk mencatat nama pemasok

baru yang berelasi dengan Toko Gen-B. Isi dari formulir ini yaitu kode

pemasok, nama pemasok, alamat, dan telepon. Selain itu, di dalam

formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah

pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu

41

tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database

pemasok, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk

mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan

menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan

berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol

hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan

pengguna saat pengisian data. Tombol database pemasok berguna

untuk melihat data pemasok yang telah tersimpan di dalam database,

dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk

mempermudah pengguna keluar dari formulir pemasok tersebut.

42

Berikut ini adalah formulir pemasok :

Gambar 42. Formulir Pemasok

• Formulir Pengeluaran Kas

Formulir pengeluaran kas berfungsi untuk menginput data

transaksi pembelian barang yang berhubungan dengan pemasok. Hal

tersebut dapat memudahkan pengguna dalam mencatat semua

transaksi pengeluaran kas. Orang yang berwenang untuk mengisi

formulir ini adalah pemilik. Isi dari formulir ini yaitu nomor nota

pembelian, tanggal pembelian, kode kasir, nama kasir, kode pemasok,

nama pemasok, kode akun kas, nama akun kas. Dan pada detail

43

pembelian berisi kode barang, nama barang, kuantitas pembelian,

satuan, harga beli, dan jumlah. Langkah pertama mengisi formulir ini

yaitu dengan mengisi tanggal pembelian, secara otomatis akan muncul

nomor nota pembelian. Kemudian mengisi kode kasir, secara otomatis

akan muncul nama kasir sesuai kode kasir yang diisikan. Selanjutnya

mengisi kode pemasok, secara otomatis akan muncul nama pemasok

sesuai kodenya. Disusul dengan mengisi kode akun kas, secara

otomatis akan muncul nama akun kas sesuai kode yang diisikan. Di

dalam detail pembelian juga mengisi kode barang, secara otomatis

akan muncul nama barang beserta satuan dan harga belinya. Kemudian

mengisi kuantitas pembelian, secara otomatis akan muncul jumlah

harga sesuai kuantitas pembelian dan terakhir akan muncul total

pembelian secara otomatis. Selain itu, di dalam formulir ini juga

terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah pengguna untuk

menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu tombol tambah,

tombol simpan, tombol hapus, tombol database pengeluaran kas,

tombol print, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk

mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan

menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan

berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol

hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan

pengguna saat pengisian data. Tombol database pengeluaran kas

berguna untuk melihat data pengeluaran kas yang telah tersimpan di

44

dalam database, tombol print berguna untuk mencetak formulir

pengeluaran kas tersebut, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang

berguna untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir

pengeluaran kas tersebut.

Berikut ini adalah formulir pembelian-pengeluaran kas :

Gambar 43. Formulir Pengeluaran Kas

• Formulir Penerimaan Kas

Formulir penerimaan kas berfungsi untuk menginput data

transaksi penjualan dengan pembeli. Hal itu dapat memudahkan

pengguna dalam mencatat semua transaksi penerimaan kas. Orang

yang berwenang mengisi formulir ini adalah pemilik. Isi dari formulir

ini yaitu nomor nota penjualan, tanggal penjualan, kode kasir, nama

45

kasir, kode akun kas, nama akun kas, kode barang, nama barang,

kuantitas, satuan, harga jual, dan jumlah. Langkah pertama dalam

mengisi formulir ini yaitu dengan mengisi tanggal penjualan, secara

otomatis akan muncul nomor nota penjualan. Setelah itu mengisi kode

kasir, secara otomatis akan muncul nama kasir sesuai kodenya. Di

susul dengan mengisi kode akun kas, secara otomatis akan muncul

nama akun kas sesuai kodenya. Berikutnya mengisi kode barang,

secara otomatis nama barang akan muncul sesuai kode barang beserta

satuan dan harga jualnya. Kemudian mengisi kuantitas barang yang

dibeli, secara otomatis akan muncul jumlah harga sesuai kuantitas

yang di beli dan terakhir akan muncul total penjualan secara otomatis.

Selain itu, di dalam formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang

dapat mempermudah pengguna untuk menggunakan formulir ini.

Tombol tersebut yaitu tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus,

tombol database penerimaan kas, tombol print, dan tombol keluar.

Tombol tambah berguna untuk mempermudah pengguna saat mau

menambah data dengan menampilkan formulir baru yang masih

kosong. Tombol simpan berguna untuk menyimpan data yang telah

dibuat pengguna. Tombol hapus berguna untuk menghapus salah satu

data yang tidak diinginkan pengguna saat pengisian data. Tombol

database pengeluaran kas berguna untuk melihat data penerimaan kas

yang telah tersimpan di dalam database, tombol print berguna untuk

mencetak formulir penerimaan kas tersebut, dan yang terakhir yaitu

46

tombol keluar yang berguna untuk mempermudah pengguna keluar

dari formulir penerimaan kas.

Berikut ini adalah formulir penerimaan kas :

Gambar 44. Formulir Penerimaan Kas

• Formulir Pemindahan Kas

Formulir pemindahan kas berfungsi untuk mencatat

pemindahan kas pada Gen-B yang dilakukan oleh pemilik.Isi dari

formulir ini yaitu tanggal, dari, ke, dan jumlah. Selain itu, di dalam

formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah

pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu

tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database

47

pemindahan kas, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk

mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan

menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan

berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol

hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan

pengguna saat pengisian data. Tombol database pemindahan kas

berguna untuk melihat data pemindahan kas yang telah tersimpan di

dalam database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna

untuk mempermudah pengguna keluar dari formulir pemindahan kas

tersebut.

48

Berikut ini adalah formulir pemindahan kas :

Gambar 45. Formulir Pemindahan Kas

• Formulir Setoran Kas

Formulir setoran kas berfungsi untuk mencatat kas yang

disetorkan oleh pemilik. Hal tersebut dapat memudahkan pengguna

untuk melakukan penyetoran kas baik di bank maupun pada toko

sebagai setoran modal. Isi dari formulir ini yaitu tanggal setoran,

jumlah saldo, kode akun kas, dan nama akun kas. Langkah pertama

yaitu dengan mengisi tanggal setoran. Kemudian mengisi jumlah saldo

yang akan disetorkan. Berikutnya dengan mengisi kode akun kas yang

secara otomatis akan muncul nama akun kas. Selain itu, di dalam

formulir ini juga terdapat beberapa tombol yang dapat mempermudah

49

pengguna untuk menggunakan formulir ini. Tombol tersebut yaitu

tombol tambah, tombol simpan, tombol hapus, tombol database

setoran kas, dan tombol keluar. Tombol tambah berguna untuk

mempermudah pengguna saat mau menambah data dengan

menampilkan formulir baru yang masih kosong. Tombol simpan

berguna untuk menyimpan data yang telah dibuat pengguna. Tombol

hapus berguna untuk menghapus salah satu data yang tidak diinginkan

pengguna saat pengisian data. Tombol database setoran kas berguna

untuk melihat data setoran kas yang telah tersimpan di dalam

database, dan yang terakhir yaitu tombol keluar yang berguna untuk

mempermudah pengguna keluar dari formulir setoran kas tersebut.

50

Berikut ini adalah formulir setoran kas :

Gambar 46. Formulir Setoran Kas

• Detail Pembelian Subform

Formulir detail pembelian subform digunakan pada formulir

pengeluaran kas untuk mengisi pembelian barang secara detail. Pada

formulir detail pembelian subform ini pengguna bisa melihat hasil

pencatatan transaksi pembelian secara detail.

51

Berikut ini gambar formulir detail pembelian subform :

Gambar 47. Formulir Detail Pembelian Subform

• Detail Penjualan Subform

Formulir detail penjualan subform digunakan pada formulir

penerimaan kas untuk mengisi penjualan barang secara detail. Pada

formulir detail penjualan subform ini pengguna bisa melihat hasil

pencatatan transaksi penjualan barang secara detail.

52

Berikut ini adalah gambar formulir detail penjualan subform :

Gambar 48. Formulir Detail Penjualan Subform

4. Report

Report berguna untuk mengetahui dan menampilkan data-data yang telah

disimpan dalam database dan untuk memudahkan pengguna melihat hasil

pencatatan transaksi dalam bentuk laporan. Dalam penelitian ini terdapat 9

report yaitu report daftar barang, report daftar kasir, report daftar pemasok,

report kas, report pemindahan kas, report setoran kas, report penerimaan kas,

report pengeluaran kas, dan report stok barang.

• Daftar Barang

Daftar barang berfungsi untuk melihat berapa banyak barang yang

dimiliki Toko Gen-B. Isi dari daftar barang yaitu kode barang, nama

53

barang, harga beli, harga jual, dan jumlah. Daftar barang ini akan terisi

secara otomatis saat pengguna mengisi formulir barang.

Berikut ini gambar report daftar barang :

Gambar 49. Report Daftar Barang

• Daftar Kasir

Daftar kasir berfungsi untuk mengetahui data-data kasir yang

berada di Toko Gen-B. Isi dari daftar kasir ini yaitu kode kasir, nama

kasir, alamat, dan telepon. Daftar kasir ini akan terisi secara otomatis

saat pengguna mengisi formulir kasir.

54

Berikut ini gambar report daftar kasir :

Gambar 50. Report Daftar Kasir

• Daftar Pemasok

Daftar pemasok berfungsi untuk mengetahui data-data pemasok

dari Toko Gen-B. Isi dari daftar pemasok ini yaitu kode pemasok,

nama pemasok, alamat, dan telepon. Daftar pemasok ini akan terisi

secara otomatis saat pengguna mengisi formulir pemasok.

55

Berikut ini gambar report daftar pemasok :

Gambar 51. Report Daftar Pemasok

• Laporan Kas

Laporan kas berfungsi untuk mengetahui jumlah kas yang tersedia

pada Toko Gen-B. Isi dari laporan kas ini yaitu kode akun kas, nama

akun kas, total penerimaan kas, total pengeluaran kas,

penambahan/pengurangan, dan saldo kas. Di dalam laporan kas

dikelompoklan menjadi dua nama akun kas yaitu kas di tangan dan kas

di bank sesuai dengan transaksinya, hingga pada akhirnya terdapat

total kas tersedia pada laporan kas tersebut.

56

Berikut ini gambar laporan kas :

Gambar 52. Laporan Kas

• Laporan Pemindahan Kas

Laporan pemindahan kas berfungsi untuk mengetahui jumlah

kas yang dipindahkan dari kas di tangan ke kas di bank ataupun

sebaliknya. Kas di tangan dipindahkan ke kas di bank apabila jumlah

kas di tangan sudah terlalu bayak dan supaya aman maka dipindahkan

di bank. Sedangkan kas di bank dipindahkan ke kas di tangan apabila

jumlah kas di tangan sudah sedikit, atau kas tersebut akan digunakan

untuk pembelian barang dagangan.

57

Berikut ini gambar laporan pemindahan kas :

Gambar 53. Laporan Pemindahan Kas

• Laporan Setoran Kas

Laporan setoran kas berfungsi untuk mengetahui jumlah setoran

kas yang disetorkan pemilik. Pemilik melakukan setoran kas untuk

modal usahanya. Di dalam laporan setoran kas dikelompokkan

menjadi dua nama akun kas yaitu kas di tangan dan kas di bank.

Pemilik dapat melakukan setoran kas di bank sebagai modal usahanya

ataupun tidak di bank yang disebut dengan setoran kas di tangan.

58

Berikut ini gambar laporan setoran kas :

Gambar 54. Laporan Setoran Kas

• Laporan Penerimaan Kas

Laporan penerimaan kas berfungsi untuk mengetahui data-data

penerimaan kas yang terjadi pada Toko Gen-B. Isi dari laporan

penerimaan kas yaitu bulan untuk mengelompokkan transaksi per

bulannya, nomor nota penjualan, tanggal, kode barang, kuantitas,

nama barang, satuan, harga jual, jumlah, dan jumlah perbulan.

Laporan penerimaan kas ini secara otomatis akan terisi saat pengguna

mengisi formulir penjualan-penerimaan kas.

59

Berikut ini gambar laporan penerimaan kas :

Gambar 55. Laporan Penerimaan Kas

• Laporan Pengeluaran Kas

Laporan pengeluaran kas berfungsi untuk mengetahui data-data

pengeluaran kas yang terjadi pada Toko Gen-B. Isi dari laporan

pengeluaran kas yaitu bulan untuk mengelompokkan transaksi per

bulannya, nomor nota pembelian, tanggal, kode barang, kuantitas,

nama barang, harga beli, jumlah, dan jumlah perbulan. Laporan

pengeluaran kas ini secara otomatis akan terisi saat pengguna mengisi

formulir pembelian-pengeluaran kas.

60

Berikut ini gambar laporan pengeluaran kas :

Gambar 56. Laporan Pengeluaran Kas

• Laporan Stok Barang

Laporan stok barang berfungsi untuk mengetahui jumlah stok

barang yang tersedia di Toko Gen-B. Sehingga dapat memudahkan

pengguna dalam mencari stok barang. Isi dari laporan stok barang

yaitu kode barang, nama barang, stok awal, pembelian barang,

penjualan barang, dan stok tersedia. Laporan stok barang diambil dari

query stok barang.

61

Berikut ini gambar laporan stok barang :

Gambar 57. Laporan Stok Barang

5. Switchboard

Switchboard berfungsi untuk memudahkan pengguna dalam

menjalankan aplikasi yang telah dibuat sebelumnya seperti form dan report.

Di dalam menu utama terdapat 4 bagian yaitu :

A. Data Non-Transaksi

Pada menu data non-transaksi terdiri dari formulir barang yang

berfungsi untuk menginput semua barang yang ada di Toko Gen-B,

formulir pemasok yang berfungsi untuk menginput data pemasok,

formulir kasir yang berfungsi untuk menginput data kasir, dan kembali ke

menu utama yang berfungsi untuk mengembalikan ke menu utama.

62

B. Transaksi

Pada menu transaksi terdiri dari formulir pengeluaran kas yang

berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan pengeluaran

kas, formulir penerimaan kas yang berfungsi untuk menginput data

transaksi yang terkait dengan penerimaan kas, formulir setoran kas yang

berfungsi untuk menginput data transaksi yang terkait dengan setoran kas,

formulir pemindahan kas yang berfungsi untuk menginput data transaksi

yang terkait dengan pemindahan kas, dan kembali ke menu utama yang

berfungsi untuk mengembalikan ke menu utama.

C. Laporan

Pada menu laporan terdiri dari dua menu lagi yaitu laporan non-

transaksi dan laporan transaksi. Di dalam menu laporan non-transaksi

terdiri dari daftar barang yang berfungsi untuk memberikan informasi

mengenai semua barang yang ada di Toko Gen-B, daftar pemasok yang

berfungsi untuk melihat data pemasok, daftar kasir yang berfungsi untuk

melihat data kasir, laporan stok barang yang berfungsi untuk melihat stok

barang yang ada pada Toko Gen-B, dan kembali ke menu laporan yang

berfungsi untuk mengembalikan ke menu laporan.

Di dalam menu laporan transaksi terdiri dari laporan laporan

pengeluaran kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi terkait

pengeluaran kas, laporan penerimaan kas yang berfungsi untuk melihat

data-data transaksi terkait penerimaan kas, laporan setoran kas yang

berfungsi untuk melihat data-data transaksi setoran kas, laporan

63

pemindahan kas yang berfungsi untuk melihat data-data transaksi

pemindahan kas, laporan kas yang berfungsi untuk melihat data kas yang

tersedia pada Toko Gen-B, kembali ke menu laporan untuk

mengembalikan ke menu laporan, dan kembali ke menu utama untuk

mengembalikan ke menu utama.

D. Keluar berfungsi untuk keluar dari aplikasi.

Berikut ini adalah tampilan switchboard Toko Gen-B dengan hierarkinya :

Menu Utama

1) Data NonTransaksi

2) Transaksi

3) Laporan

4) Keluar

Berikut ini adalah gambar menu utama :

Gambar 58. Switchboard Menu Utama Sistem Gen-B

64

1) Data Non-Transaksi

- Formulir Barang

- Formulir Pemasok

- Formulir Kasir

- Kembali Ke Menu Utama

Berikut ini adalah gambar data non-transaksi :

Gambar 59. Switchboard Data Non-Transaksi

2) Transaksi

- Formulir Pengeluaran Kas

- Formulir Penerimaan Kas

- Formulir Setoran Kas

- Formulir Pemindahan Kas

- Kembali Ke Menu Utama

65

Berikut ini adalah gambar transaksi :

Gambar 60. Switchboard Transaksi

3) Laporan

Berikut ini adalah gambar menu laporan :

Gambar 61. Switchboard Menu Laporan

- Laporan Non-Transaksi

o Daftar Barang

66

o Daftar Pemasok

o Daftar Kasir

o Laporan Stok Barang

o Kembali Ke Menu Laporan

Berikut ini adalah gambar laporan non-transaksi :

Gambar 62. Switchboard Laporan Non-Transaksi

- Laporan Transaksi

o Laporan Pengeluaran Kas

o Laporan Penerimaan Kas

o Laporan Setoran Kas

o Laporan Pemindahan Kas

o Laporan Kas

o Kembali Ke Menu Laporan

67

Berikut ini adalah gambar laporan transaksi :

Gambar 63. Switchboard Laporan Transaksi

- Kembali Ke Menu Utama

4) Keluar

Keamanan Sistem Informasi

Pada sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B ini berisi mengenai

data-data transaksi dan non-transaksi, sehingga data-data tersebut menjadi sangat

penting. Untuk itu dibuatlah password demi keamanan sistem database pada Gen-B.

Dengan memberikan password pada sistem informasi ini maka tidak dapat diakses

oleh orang lain. Hanya orang yang berwenang saja yang dapat mengakses sistem

database ini, sehingga data-data di dalamnya menjadi aman.

Cara untuk memberikan password pada sistem database ini yaitu dengan

membuka Microsoft Access 2007, kemudian klik open pilih file yang akan di beri

password. Selanjutnya klik tanda panah drop-down pada tombol open dan pilih open

exclusive. Pada tab menu klik database tools, kemudian klik encrypt with password

68

maka akan muncul set database password. Pada set database password masukkan

password dan masukkan password lagi untuk verifikasi. Dengan itu password dapat

langsung diaktifkan.

Selain memberikan password, bentuk keamanan yang lain yaitu dengan

backup data. Backup data dilakukan agar data-data di dalam database bisa disimpan

di dalam kaset CD. Cara mem-backup data yaitu dengan klik menu, kemudian klik

manage lalu pilih backup database. Pemilik dapat menyimpan data tersebut yang

berada di dalam kaset CD sebagai cadangan data.

5. KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Berdasarkan analisis yang dilakukan terhadap Toko Gen-B ini, dapat

diketahui bahwa Toko Gen-B melakukan pencatatan transaksi secara manual yaitu

menggunakan buku dan alat tulis. Pemilik tidak memahami pencatatan transaksi

dengan baik. Terkadang pemilik tidak mencatat transaksi penerimaan kas. Begitu

pula pada saat transaksi pengeluaran kas. Pemilik sering tidak mencatat saat terjadi

pengeluaran kas. Hanya nota saja yang menjadi bukti pengeluaran kasnya. Dengan

kondisi seperti itu akan terjadi selisih antara catatan kas dengan uang yang ada. Atas

dasar itu Toko Gen-B membutuhkan rancangan sistem penerimaan dan pengeluaran

kas yang terkomputerisasi agar dapat digunakan untuk menginput semua data

transaksi dan aktivitas yang terkait dengan kas. Sistem penerimaan dan pengeluaran

kas tersebut akan menghasilkan laporan yang dibutuhkan oleh pemilik Toko Gen-B

dalam pengambilan keputusan.

69

Untuk mempermudah dalam menganalisis dan merancang proses sistem

penerimaan dan pengeluaran kas tersebut maka diperlukan DFD (Data Flow

Diagram). Dalam DFD (Data Flow Diagram) dijelaskan bahwa sistem penerimaan

dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B ini, akan mengolah data yang berasal dari

pelanggan dan pemasok untuk menghasilkan informasi yang bermanfaat bagi

pemilik. Sedangkan untuk mempermudah merancang database sistem penerimaan

dan pengeluaran kas tersebut maka dibutuhkan ERD (Entity-Relationship Diagram).

Data model yang digambarkan menggunakan ERD (Entity-Relationship Diagram)

menunjukkan semua entitas yang berkaitan dengan penerimaan dan pengeluaran kas

pada Toko Gen-B.

Perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B

membutuhkan tabel-tabel yang berfungsi untuk menyimpan data. Tabel tersebut yaitu

: tabel barang, tabel kas, tabel kas detail, tabel kasir, tabel pemasok, tabel pembelian,

tabel penjualan, tabel pengeluaran kas, tabel penerimaan kas, dan tabel pemindahan

kas.

Perancangan sistem penerimaan dan pengeluaran kas pada Toko Gen-B juga

membutuhkan 11 query yang berfungsi sebagai database penyimpanan yang

mengelompokkan data dari beberapa tabel. Query tersebut yaitu : query kas, query

kasir, query pemasok, query pembelian, query penjualan, query pemindahan kas,

query pemindahan kas detail, query penerimaan kas, query pengeluaran kas, query

setoran kas, query stok barang dan 5 Crosstab yang berfungsi untuk

mengelompokkan data dari query dengan langsung dijumlahkan sesuai kode atau

70

shortlist yang diinginkan. Crosstab tersebut yaitu : pemindahan kas (dari),

pemindahan kas (ke), penerimaan kas, pengeluaran kas, dan setoran kas.

Sistem penerimaan dan pengeluaran kas Toko Gen-B dalam perancangan

database-nya juga membutuhkan 7 formulir (form) yang berfungsi untuk

memudahkan pengguna untuk menginput data ke dalam database. Formulir (form)

tersebut yaitu : formulir barang, formulir kasir, formulir pemasok, formulir

pemindahan kas, formulir pengeluaran kas, formulir penerimaan kas, dan formulir

setoran kas. Adapun 2 subform yang berfungsi untuk daftar bagi shortlist data yang

diinginkan. Subform tersebut yaitu : detail pembelian subform dan detail penjualan

subform.

Selain itu laporan (report) juga dibutuhkan untuk mengetahui informasi dari

setiap transaksi. Pada Toko Gen-B ini memiliki 9 laporan (report) yaitu : daftar

barang, daftar kasir, daftar pemasok, laporan kas, laporan pemindahan kas, laporan

penerimaan kas, laporan pengeluaran kas, laporan setoran kas, dan laporan stok

barang.

Selain tabel, query, formulir (form), dan laporan (report), ada juga

switchboard (menu utama) yang berfungsi untuk mempermudah pengguna

menggunakan formulir (form) dan laporan (report). Dengan menggunakan

switchboard (menu utama) maka akan mudah menampilkan formulir (form) dan

laporan (report) yang sebelumnya sudah dibuat.

SARAN

Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan, maka dapat

disarankan beberapa hal penting :

71

1. Toko Gen-B sebaiknya melakukan pergantian sistem pencatatan transaksi

yang awalnya manual menjadi terkomputerisasi dengan alasan untuk

mempermudah penyimpanan data transaksi yang dilakukan dalam setiap

aktivitas yang terjadi di toko tersebut.

2. Menjalankan aplikasi yang telah dirancang melalui program Microsoft Access

2007, agar proses pencatatan transaksi dan penyimpanan data penerimaan kas

dan pengeluaran kas dapat dilakukan dengan aman, mudah dan cepat.

3. Melakukan backup data ke dalam kaset CD setiap sebulan sekali oleh pemilik

sebagai pencegahan apabila sewaktu-waktu terjadi ketidakberesan sistem,

Toko Gen-B masih punya cadangan datanya.

Keterbatasan Penelitian

Penelitian ini masih jauh dari sempurna, penelitian ini masih mempunyai

keterbatasan. Keterbatasan tersebut adalah sistem ini belum sampai pada formulir

stok barang yang berguna untuk mencari persediaan barang.

72

DAFTAR PUSTAKA

George M.Scott,(2001). Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen. Mc.Graw-

Hill, inc. Jakarta.

Handoyo, et al. Pembuatan Sistem Informasi Akuntansi Terkomputerisasi Atas

Siklus Pembelian dan Penjualan Pada CV. X. Jurnal Informatika

Vol.6, No. 2, November 2004 : 88 - 94.

John Burch dan Gary Grudnitski, 1986, Information Systems Theory and Practice,

John Wiley and Sons, New York.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Penerbit PT Salemba Empat Patria,

Jakarta.

Romney, Marshal R. & Paul John Steinbart. 2006. Accounting Information Systems.

New York. Prentice Hall).

Soemarso S.R, 2004, Akuntansi sebagai pengantar , salemba empat , Jakarta.

Verzello, Robert J and Reutter John III.1982.Data Processing system and

Concepts.McGraw-Hill, Inc.All rights reseved.United States Of America.

Whitten, Jeffery L., Lonnie D. Bentley dan Kevin C. Dittman, 2004, Metode Desain

dan Analisis Sistem, edisi 6, Yogyakarta : Andi.