Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis …

Jatisi, Vol. 1 No. 2 Maret 2015 149

Title of manuscript is short and clear, implies research results (First Author)

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis

Pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

Fransiska Prihatini Sihotang

STMIK MDP Palembang

[email protected]

Abstrak

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien. Berkas rekam medis dibutuhkan pihak manajemen untuk merencanakan,

mengendalikan, dan mengevaluasi mutu pelayanan. Puskesmas adalah unit pelaksana teknis

dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan

pembangunan kesehatan di satu atau sebagian wilayah kecamatan. Pelayanan di puskesmas

cukup kompleks mulai dari kegiatan pelayanan rawat jalan, rawat inap, pemeriksaan

laboratorium, dan apotek. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang sebuah sistem

informasi rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

sehingga dapat memperbaiki sistem yang lama. Pengembangan sistem menggunakan

metodologi FAST, pengumpulan data menggunakan wawancara, observasi, dan studi literatur.

Hasil penelitian ini adalah rancangan sistem informasi rekam medis Puskesmas Simpang

Timbangan Indralaya yang terdiri dari pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,

pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.

Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, rancangan antar muka

aplikasi, rancangan laporan, dan rancangan arsitektur jaringan.

Kata kunci—Sistem Informasi, rekam medis, puskesmas, FAST, prototyping

Abstract Medical record is a file containing records and documents about the patient’s identity,

examination, treatment, medical action, and other services that have been administered to

patients. Management need a medical record file for planning, controlling, and evaluating the

quality of care. Puskesmas (local medical center) is a technical unit of the District/City Health

Office held responsible for health development in one or some districts. Puskesmas has a fairly

complex service such as outpatient services, inpatient, laboratory tests, and pharmacy. The

purpose of this research is to design an integrated medical record information systems at

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya to repair the old system. This study used FAST as

system development, and to colect the data used interview, observation, and literature study.

The results of this study is the design of medical record information system on Puskesmas

Simpang Timbangan Indralaya consisting of inpatient services, outpatient services, laboratory

management, pharmacy management, and medical reports. The design is generated in the form

of DFD, ERD, decomposition diagrams, application design interface, report design, and

network architecture design.

Keywords—Information systems, medical records, health centers, FAST, prototyping.

ISSN: 1978-1520

IJCCS Vol. x, No. x, July201x : first_page–end_page

150 ISSN : 2407-4322

1. PENDAHULUAN

ekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,

pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien[1]. Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem rekam medis sangat dibutuhkan

untuk pengobatan pasien, peningkatan kualitas pelayanan, pendidikan, dan penelitian. Selain itu

pemerintah juga mewajibkan setiap tenaga kesehatan membuat rekam medis dan akan

dikenakan sanksi jika tidak membuatnya[2].

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya menggunakan komputer dengan

memanfaatkan program Microsoft Office Word dan Microsoft Office Excel terbatas pada

pembuatan laporan, sedangkan kegiatan pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, pemberian

obat, sampai pasien pulang masih berupa lembaran-lembaran kertas. Hal tersebut sering

menimbulkan masalah dalam penyajian data pasien, pembuatan laporan, dan memberikan

pelayanan terhadap pasien.Contoh kasus yang sering terjadi dalam pendataan pasien adalah

ketika pasien kehilangan atau lupa membawa kartu pasien. Petugas harus mencari kembali data

pasien tersebut dan jika tidak ditemukan akan dilakukan pendataan ulang sehingga terjadi

duplikasi data tanpa mengetahui riwayat medis pasien sebelumnya. Hal tersebut merugikan

puskesmas karena membutuhkan waktu yang lama untuk penyajian data, tidak akuratnya

laporan tentang rekam medis di puskesmas tersebut sehingga menyulitkan pengambilan

keputusan oleh pihak manajemen, dan mengurangi kualitas pelayanan terhadap pasien.

Untuk mengatasi masalah tersebut, perlu digunakan komputer dan sistem basis data

yang baik sebagai alat bantu dalam mengelola data rekam medis menjadi suatu sistem informasi

yang berguna bagi perkembangan puskesmas di masa yang akan datang.Dengan program

berbasis komputer pada rekam medis, diharapkan kinerja Puskesmas Simpang Timbangan

Indralaya dapat ditingkatkan, sehingga kualitas dan mutu pelayanan menjadi meningkat.

Tujuan dari penelitian ini adalah mengidentifikasi dan menganalisis masalah pencatatan

dan penyimpanan rekam medis, merancang proses bisnis baru dalam sebuah sistem informasi

rekam medis yang terintegrasi pada puskesmas Simpang Timbangan Indralaya sehingga dapat

memperbaiki sistem yang lama.Penelitian ini diharapkan dapat mempermudah penyajian

informasi rekam medis, meningkatkan konsistensi data rekam medis sehingga laporan yang

dihasilkan lebih akurat dan mempermudah pengambilan keputusan oleh pihak manajemen, dan

meningkatkan mutu pelayanan Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.

2. METODE PENELITIAN

Bagian ini berisi tentang metode dan dasar teori yang digunakan pada tulisan ini.

2.1 Pengumpulan Data

Penulis memperoleh data primer dengan melakukan wawancara, observasi, dan

memberikan kuisioner. Wawancara dilakukan kepada beberapa narasumber dari Puskesmas

Simpang Timbangan Indralaya. Wawancara dilakukan secara langsung dan tidak langsung.

Secara langsung dilakukan dengan tatap muka, sedangkan secara tidak langsung dilakukan

melalui media telekomunikasi seperti telepon dan percakapan online.Teknik observasi

dilakukan untuk mengetahui secara langsung proses bisnis yang terjadi pada Puskesmas

Simpang Timbangan Indralaya.Penulis juga melakukan studi literatur untuk memperkaya

pengetahuan terkait rekam medis.

2.2 Rekam Medis

Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas

pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada

pasien[1]. Isi rekam medis harus memuat beberapa hal sebagai berikut[3]:

R



a. Catatan, merupakan uraian tentang identitas pasien, pemeriksaan pasien, diagnosis,

pengobatan, tindakan dan pelayanan lain baik dilakukan oleh dokter dan dokter gigi

maupun tenaga kesehatan lainnya sesuai dengan kompetensinya.

b. Dokumen, merupakan kelengkapan dari catatan tersebut, antara lain foto rontgen, hasil

laboratorium dan keterangan lain sesuai dengan kompetensi keilmuannya.

Manfaat rekam medis berbagai aspek sebagai adalah berikut [3]:

a. Pengobatan Pasien

Rekam medis bermanfaat sebagai dasar dan petunjuk untukmerencanakan dan

menganalisis penyakit serta merencanakanpengobatan, perawatan dan tindakan medis

yang harus diberikankepada pasien.

b. Peningkatan Kualitas Pelayanan

Membuat Rekam Medis bagi penyelenggaraan praktik kedokterandengan jelas dan

lengkap akan meningkatkan kualitas pelayanan untukmelindungi tenaga medis dan untuk

pencapaian kesehatan masyarakatyang optimal.

c. Pendidikan dan Penelitian

Rekam medis yang merupakan informasi perkembangan kronologispenyakit, pelayanan

medis, pengobatan dan tindakan medis, bermanfaatuntuk bahan informasi bagi

perkembangan pengajaran dan penelitian dibidang profesi kedokteran dan kedokteran

gigi.

d. Pembiayaan

Berkas rekam medis dapat dijadikan petunjuk dan bahan untuk menetapkan pembiayaan

dalam pelayanan kesehatan pada saranakesehatan. Catatan tersebut dapat dipakai sebagai

bukti pembiayaankepada pasien.

e. Statistik Kesehatan

Rekam medis dapat digunakan sebagai bahan statistik kesehatan,khususnya untuk

mempelajari perkembangan kesehatan masyarakatdan untuk menentukan jumlah

penderita pada penyakit-penyakit tertentu.

f. Pembuktian Masalah Hukum, Disiplin dan Etik

Rekam medis merupakan alat bukti tertulis utama, sehingga bermanfaatdalam

penyelesaian masalah hukum, disiplin dan etik.

2.3 Puskesmas

Puskesmas adalah unit pelaksana teknis Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota yang

bertanggungjawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di satu wilayah kerja[4].

Sedangkan menurut Delimayanti, puskesmas merupakan penyelenggara pelayanan kesehatan

yang paling dekat dengan masyarakat dan memiliki berbagai macam unit pelayanan kesehatan

antara lain pelayanan kesehatan poli umum, ibu hamil dan balita, gizi, gigi dan laboratorium

dasar[5].

2.4 FAST

Dalam Penelitian ini metode pengembangan sistem yang digunakan adalah metodologi

FAST (Framework for the Aplication of System Thinking). Alasan penulis menggunakan

metode FAST karena standarisasinya baik serta proses yang stabil dan terencana[6]. Adapun

tahapan-tahapannya adalah sebagai berikut:

1. Scope Definition

Scope Definition merupakan batasan-batasan masalah pada sistem. Pada tahap ini

dilakukan pendefinisian ruang lingkup sistem, masalah-masalah, serta kesempatan- kesempatan

dan perintah-perintah yang akan diterima sistem dalam pengelolaan rekam medis. Sebelum

melakukan analisa masalah hal yang pertama kali dilakukan adalah pendefinisian lingkup

proyek, yang bertujuan untuk menentukan tujuan pengembangan dan gambaran proyek sistem

ISSN: 1978-1520


152 ISSN : 2407-4322

informasi yang akan dikembangkan, menentukan masalah dan kesempatan dari sistem yang ada,

menentukan batasan bisnis dan teknologi dari sistem yang akan dikembangkan, serta

menentukan ruang lingkup awal proyek. Ruang lingkup sistem informasi rekam medis ini

adalah proses pendaftaran pasien, pencatatan pemeriksaan, penggunaan obat, petugas medis

yang melayani, dan pelayanan lain yang diberikan kepada pasien. Masalah yang sering dihadapi

adalah kehilangan kartu berobat pasien, pencatatan kurang lengkap, penyajian data lama, dan

tidak akuratnya laporan rekam medis.

2. Problem Analysis

Pada tahap ini, dilakukan analisa lebih mendalam mengenai sistem yang sudah ada.

Tujuan dari tahap ini adalah untuk mempelajari dan memahami business process dari sistem

yang ada dan domain permasalahan yang ditemukan pada tahap penganalisaan awal

(preliminary investigation). Dengan memahami business process dan problem domain dari

sistem yang ada, maka dapat dihasilkan suatu system improvement objective yang mencangkup

problems, opportunities, dan directives dari sistem yang ada, dan juga constraint dalam

pengembangan sistem yang baru. Berdasarkan pendefinisian lingkup proyek akan dilakukan

analisa masalah dengan melihat masalah berdasarkan domain permasalahan dari sistem yang

ada berdasarkan analisa data, proses dan interface. Kemudian dilanjutkan dengan cause and

effect analysis, yang akan menghasilkan solusi dari permasalahan yang ada.

3. Requirements Analysis

Analisa kebutuhan bertujuan untuk menentukan kebutuhan fungsional dan

nonfungsionaldari sistem yang akan dikembangkan, mengidentifikasi dan menyatakan

persyaratan sistem, prioritas persyaratan sistem, memperbarui atau memperhalus rencana

proyek, mengkomunikasikan pernyataan persyaratan. Kebutuhan fungsional pada sistem ini

adalah harus mampu menangani proses pendaftaran pasien, menangani pencatatan kegiatan

rekam medis pasien, menangani pengelolaan data-data rekam medis, dan menangani pembuatan

laporan. Kebutuhan nonfungsional di ukur berdasarkan kerangka kerja PIECES. Dimana

performance, information, economy, control, efficiency, dan service menjadi tolak ukur analisa

kebutuhan nonfungsional.

4. Logical Design

Pada tahapan ini dilakukan perancangan logika untuk menerjemahkan persyaratan-

persyaratan bisnis ke model-model sistem. Perancangan logika berupa pemodelan data yang

akan digambarkan menggunakan ERD (Entity Relational Diagram) dan pemodelan proses

digambarkan menggunakan DFD (Data Flow Diagram).

5. Desicion Analysis

Tahapan ini menganalisis solusi terbaik untuk kebutuhan sistem yang akan

dikembangkan. Analisa keputusan bertujuan mengidentifikasi berbagai alternatif kandidat solusi

untuk pengembangan sistem. Kandidat solusi sistem akan dibandingkan berdasarkan

karakteristik proses bisnis yang terkomputerisasi, keuntungan, software dan hardware serta

perangkat lunak yang digunakan pendukung sistem guna memilih kandidat terbaik yang akan

digunakan dalam pengembangan sistem.

6. Physical Design and Integration

Pada tahapan ini dilakukan transformasi persyaratan-persyaratan bisnis (diwakilkan

sebagian oleh model sistem logis) ke dalam spesifikasi desain fisik yang akan memandu

konstruksi sistem. Produk yang akan dihasilkan pada tahap ini adalah prototype desain dan

proses bisnis yang didesain ulang.



7. Contruction and Testing

Pada tahap ini akan dilakukan pengkodean sistem yang telah didesain pada tahap

sebelumnya, dan kemudian menguji sistem tersebut. Produk jadi pada tahap ini adalah sistem

fungsional yang siap untuk diimplementasikan.

8. Instalasi dan Pengiriman

Pada tahap ini akan dioperasikan sistem yang telah dibangun.

2.5 Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan sekumpulan elemen atau komponen yang terdiri dari

manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang mengubah data menjadi

informasi, dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan[7]. Sedangkan menurut

Jogiyanto, sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan

kebutuhan pengelolaan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang

diperlukan[8].

3. HASIL DAN PEMBAHASAN

Bagian ini berisi tentang profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya dan hasil dari

penelitian yang telah dilakukan.

2.6 Profil Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya terletak di Jalan Lintas Timur Kecamatan

Timbangan Kabupaten Ogan Ilir dan berada di bawah naungan Dinas Kesehatan Kabupaten

Ogan Ilir. Seperti puskesmas pada umumnya, pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

terdapat berbagai poli untuk melayani pasien sesuai dengan keluhan. Poli tersebut antara lain

adalah poli umum, poli gigi, poli KB/KIA/Lansia/MTBS, dan poli TB/Jiwa.

Untuk menjalankan fungsinya dengan baik, Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

memiliki visi, misi, dan motto. Adapun visi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya adalah

“Tercapainya masyarakat yang berprilaku hidup bersih dan sehat di wilayah Puskesmas

Simpang Timbangan, Kabupaten Ogan Ilir”. Misi Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

adalah:

1. Memelihara dan meningkatkan mutu pemerataan dan keterjangkauan pelayanan

kesehatan yang diselenggarakan;

2. Mendorong kemandirian hidup sehat bagi keluarga dan masyarakat;

3. Memberikan pelayanan kesehatan yang bermutu prima;

4. Meningkatkan seumber daya manusia yang profesional dan berkualitas.

Sedangkan motto dari Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya yaitu “Pelayanan yang

terbaik siap melayani Anda”.

2.7 Proses pelayanan kesehatan yang sedang berjalan

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya melayani pasien rawat jalan, pasien rawat

inap, dan pasien gawat darurat. Alur rekam medis di Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

diperlihatkan pada Gambar 1.

ISSN: 1978-1520


154 ISSN : 2407-4322

Gambar 1. Alur Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya

(Sumber: Bagian Kepegawaian Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, 2011)

2.8 Identifikasi masalah

Dalam melakukan analisa terhadap berbagai masalah yang terdapat pada rekam medis

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya, penulis melakukan kategorisasi permasalahan-

permasalahan yang ada pada bagian berdasarkan rangkaian kerja (framework) PIECES

(Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Berdasarkan wawancara

yang dilakukan penulis terhadap karyawan di puskesmas tersebut, didapat hasil sebagai berikut:

1. Proses pendaftaran pasien tidak teratasi dengan baik

Proses pendaftaran pasien saat ini masih menggunakan pencatatan di sebuah buku yang

ditulis oleh petugas berdasarkan keterangan pasien. Data yang dicatat oleh petugas

tersebut seringkali tidak lengkap. Setelah melakukan pendaftaran, pasien seharusnya

menerima kartu anggota tetapi seringkali petugas tidak memberikan kartu tersebut dengan

alasan kehabisan stok kartu kosong atau karena kecerobohan. Dalam kasus kartu anggota

tertinggal atau hilang, petugas merasa kesulitan mencari kartu rekam medis pasien karena

harus membongkar file-file yang tersimpan di rak penyimpanan untuk mencari datanya.

Sedangkan dalam kasus pasien rawat jalan yang akhirnya harus dirawat inap secara tiba-

tiba, harus dilakukan pencatatan data kembali karena sistem belum terintegrasi. Hal

tersebut dapat menghambat pasien untuk mendapatkan pelayanan yang cepat dan

menyebabkan akan ada data yang dicatat berulang kali. Permasalahan ini dapat

dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Service.

2. Penyajian data lama

Data-data rekam medis masih disimpan dalam bentuk lembaran kertas dan belum

terintegrasi. Dalam kasus pasien tidak membawa kartu anggota, petugas biasanya mencari

data pasien di tumpukan berkas pasien karena selama ini puskesmas tidak didukung

dengan sistem basis data. Begitu juga pada saat data rekam medis dibutuhkan, petugas

harus mencari di rak penyimpanan data. Hal tersebut membutuhkan waktu yang cukup

lama. Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information, Performace dan

Efficiency.



3. Data rekam medis tidak lengkap

Tidak lengkapnya data rekam medis seringkali terjadi karena petugas bagian pemeriksaan

dan pihak terkait lainnya kurang sadar akan pentingnya data rekam medis pasien.

Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Information dan Control.

4. Proses rekapitulasi dan pembuatan laporan lama

Data-data sumber pembuatan laporan berasal dari data yang berbentuk hard copy yaitu

dari kartu rekam medis pasien. Data dari kartu rekam medis pasien harus dicatat ulang

satu persatu ketika membuat laporan. Hal ini tentunya memerlukan waktu yang lama.

Permasalahan ini dikategorikan sebagai permasalahan Performance dan Efficiency.

5. Laporan rekam medis tidak akurat

Laporan rekam medis bersumber dari kartu rekam medis pasien yang tidak lengkap, dan

didukung pula dengan kemungkinan kesalahan petugas saat merekapitulasinya (human

error). Dengan demikian laporan yang dihasilkan pun menjadi tidak akurat.

Permasalahan ini dapat dikategorikan sebagai permasalahan Performance, Information,

Control, Efficiency, dan Service.

6. Banyaknya penggunaan kertas

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya selama ini mengandalkan media kertas dalam

semua hal yang berhubungan dengan rekam medis, mulai dari pencatatan data diri pasien

sampai pembuatan laporan rekam medis pasien yang akan diserahkan kepada kepala

puskesmas dan dinas kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Permasalahan ini dikategorikan

sebagai permasalahan Economics dan Efficiency.

Tabel 1. Pernyataan Masalah

No

Pernyataan Singkat

dari Masalah atau

Peluang

Tingkat

Kepentingan Visibilitas Peringkat Solusi yang Ditawarkan

1 Proses pendaftaran

pasien tidak teratasi

dengan baik

2 bulan tinggi 1 Dalam implementasi sistem,

registrasi pasien sudah

terkomputerisasi dan

terintegrasi.

2 Penyajian data pasien

lama

2 bulan tinggi 1 Pengembangan sistem

informasi yang terintegrasi pada

bagian pendaftaran,

pemeriksaan, dan apotek.

3 Data rekam medis

tidak lengkap

2 bulan tinggi 1 Sistem yang dapat memberikan

peringatan ketika data rekam

medis yang diisi belum lengkap

dan memusatkan penyimpanan

data pada suatu basis data yang

terintegrasi dan terpadu.

4 Proses rekapitulasi

dan pembuatan

laporan lama

4 bulan Sedang 2 Pengembangan sistem

informasi yang terintegrasi.

5 Laporan rekam

medis tidak akurat

4 bulan Sedang 2 Pengembangan sistem baru

yang memusatkan penyimpanan

data pada basis data.

6 Banyaknya

penggunaan kertas

2 bulan Sedang 2 Pengembangan sistem baru

yang paperless.

ISSN: 1978-1520


156 ISSN : 2407-4322

2.9 Kesempatan

Kesempatan yang menjadi faktor pendorong pengembangan sistem ini adalah sebagai

berikut:

1. Peraturan pemerintah yang mewajibkan setiap lembaga pelayanan kesehatan membuat

rekam medis pasien secara lengkap (Pasal 79 UU Praktik Kedokteran dan Peraturan

Konsil Kedokteran Indonesia Nomor 16/KKI/PER/VIII/2006).

2. Pertumbuhan organisasi dan kemajuan di bidang Teknologi Informasi menyebabkan

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya mulai merasakan bahwa Teknologi Informasi

perlu digunakan untuk meningkatkan penyediaan informasi sehingga dapat mendukung

pelayanan pasien dan proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh manajemen.

3. Tenaga kerja pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya rata-rata berpendidikan

sarjana lulusan tahun 2000 ke atas, sehingga akan cepat memahami jika ada perubahan

pada sistem informasi rekam medis.

2.10 Hambatan Pengembangan Sistem

2.10.1 Business Constraint

Berikut ini adalah business constraint yang ada:

1. Sistem ini akan dikembangkan dengan metode FAST dan perangkat lunak akan

dikembangkan dengan metode prototyping;

2. Sistem ini tidak akan merubah file–file yang ada pada saat ini tanpa adanya izin dari

pihak Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya.

3. Sistem yang akan dibangun harus memenuhi technology constraint yang ada.

2.10.2 Technology Constraint

Solusi awal yang diberikan adalah dengan mengembangkan aplikasi sistem informasi

rekam medis berbasis web. Berikut adalah standar teknologi informasi yang harus dipenuhi oleh

sistem:

1. Sistem akan dibangun di atas sistem operasi Microsoft Windows 7;

2. Sebagai tempat penyimpanan data akan digunakan basis data dengan MySQL;

3. Sistem akan dibangun sebagai aplikasi web.

2.11 Ruang Lingkup Awal Pengembangan Sistem

Fungsi-fungsi yang akan didukung dan terpengaruhi dalam pengembangan sistem ini

adalah:

1. Pendaftaran Pasien

Pendaftaran pasien pada Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya saat ini masih dicatat

ke sebuah buku dan sering terjadi kekurangan pencatatan data pasien. Seringkali petugas

tidak memberikan kartu anggota kepada pasien baru. Dengan adanya sistem baru ini,

pendaftaran pasien dilakukan dengan komputer dan mencegah kekurangan pencatatan

data pasien. Setelah proses pendaftaran selesai, pasien akan menerima kartu anggota yang

dicetak dari sistem.

2. Data Rekam Medis Pasien

Saat ini proses pencatatan rekam medis masih menggunakan kertas, sehingga antara satu

data dengan data yang lain masih terpisah dan belum terintegrasi. Hal ini mengakibatkan

suatu ketidakefisienan dan sering kali menimbulkan kesalahan serta berulangnya data

(redudansi). Dengan adanya sistem baru ini, proses pencatatan rekam medis dapat

dilakukan dengan menggunakan komputer, sehingga antara satu data dengan data yang

lain dapat terintegrasi sehingga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dan redudansi

data.



3. Pelaporan kepada kepala puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir

Saat ini belum ada sistem yang menghubungkan atau mengintegrasikan seluruh informasi

yang dihasilkan, sehingga petugas Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya harus

merekap data tersebut untuk membuat laporan bulanan untuk kepala puskesmas dan

Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir. Dengan adanya sistem ini dapat mempermudah

petugas untuk merekap data sehingga mempermudah pelaporan kepada pihak Top Level

Management.

2.12 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional yang harus ada dalam sistem ini adalah sebagai berikut:

1. Sistem harus dapat menangani proses pendaftaran pasien.

2. Sistem harus dapat menangani pencatatan pemeriksaan pasien, obat dan pelayanan

lain yang diberikan kepada pasien, serta tenaga medis yang memberikan pelayanan

kepada pasien.

3. Sistem harus dapat menangani pencarian data pasien, pencarian data kunjungan,

pencarian data rekam medis, pencarian data resep, dan pencarian data obat.

4. Sistem harus dapat menangani pencetakan kartu pasien, kartu rekam medis, laporan

data pasien, laporan kunjungan pasien, laporan bulanan penyakit, laporan obat

masuk, dan laporan obat keluar.

2.13 Kebutuhan Non Fungsional

Kebutuhan nonfungsional adalah kebutuhan tambahan yang tidak memiliki input,

proses, dan output. Namun demikian, kebutuhan nonfungsional ini sebaiknya dipenuhi, karena

akan sangat menentukan apakah sistem ini akan digunakan user atau tidak. Kebutuhan

nonfungsional ini dapat dikategorikan berdasarkan PIECES framework.

- Performance: Dapat mempersingkat waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap

pekerjaan, dalam hal ini mempercepat proses pendaftaran pasien, pencatatan data-data

rekam medis pasien, dan pembuatan laporan(semakin sedikit waktu yang dibutuhkan,

semakin besar troughput yang dapat dihasilkan).

- Information: Terintegrasinya data rekam medissehingga pengelolaan data akan lebih

mudah dan cepat, mencegah terjadinya pengulangandata, dan dapat menjaga akurasi dan

konsistensi data.

- Economic:Sistem diharapkan dapat mengurangi penggunaan alat tulis seperti kertas dan

tinta karena proses pencatatan rekam medis dilakukan dengan komputer.

- Control:Sistem dapat mengotentikasi user yang boleh menggunakan sistem ini, dapat

mencatat aktivitas setiap user saat menggunakan sistem, menjaga keamanan datayang

disimpan, dan memiliki backup data.

- Efficiency: Sistem dapat mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengolahan data

rekam medis dan pembuatan laporan, sehingga pekerjaan pegawai terkait lebih ringan.

- Service: Sistem memiliki tampilan yang user friendly, agar dapat memudahkan user

dalam mempelajari, memahami, dan menggunakan sistem. Tampilan data pada sistem

juga diharapkan terstruktur dengan baik, sehingga mudah dibaca. Sistem diharapkan

dapat memberikan data-data yang akurat dan lengkap, sehingga dapat membantu pihak

eksekutif dalam mengambil keputusan. Data-data untuk pihak eksekutif berupa laporan.

2.14 Rancangan Sistem

Dalam penelitian ini rancangan untuk menggambarkan aliran data menggunakan Data

Flow Diagram (DFD) yang dapat dilihat pada Gambar 2. Perancangan basis data digambarkan

dalam bentuk Entity Relationship Diagram (ERD) yang dapat dilihat pada Gambar 3. Diagram

dekomposisi dari sistem yang dirancang dapat dilihat pada Gambar 4. Sedangkan rancangan

antarmuka program dapat dilihat pada Gambar 5, Gambar 6, dan Gambar 7.

ISSN: 1978-1520


158 ISSN : 2407-4322

SI Rekam Medis Puskesmas

Simpang Timbangan

Indralaya

Petugas

Rawat Jalan

Petugas

Apotek

Kepala

Puskesmas

Pasien

Petugas

Laboratoriu

m

laporan

biodata

Obat_keluar

Petugas

Rawat Inap

Surat_rujukan

Hasil_periksa

Dinkes

Pemkab OI

laporan

Username&Password

Salinan_resep

Obat_masuk

Hasil_periksa

Resep

Surat_rujukan

Us

ern

am

e&

pa

ss

wo

r

d

Sta

tus

_lo

gin

Kartu_pasien

Karcis_berobat

Surat_rujukan

Hasil_lab

Pasien baru

Petugas

rekam

medis

Status_login

Username&Password

Tindakan_UGD

Petugas

UGD

Ha

sil_

lab

Status_login

Salinan_resep

Surat_rujukan

Hasil_lab

Username&Password

Sta

tus

lo

gin

Resep

tindakan

Kartu_pasien

Gambar 2. Diagram konteks sistem yang diusulkan

Gambar 2 merupakan rancangan diagram konteks yang diusulkan dari Sistem Informasi

Rekam Medis Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya. Dalam perancangan ini terdapat 10

entitas yaitu pasien, pasien baru, petugas rekam medis, petugas rawat jalan, petugas rawat inap,

petugas apotek, petugas laboratorium, petugas UGD, kepala puskesmas, dan kepala dinas

kesehatan kabupaten Ogan Ilir. Arus data yang mengalir ke dalam sistem adalah username dan

password pengguna, biodata pasien, hasil periksa, surat rujukan, resep, obat keluar, hasil lab,

dan tindakan. Sedangkan arus data yang mengalir dari sistem ke entitas terdiri dari validasi

login, salinan resep, karcis berobat, salinan surat rujukanm dan laporan.

Gambar 3 merupakan rancangan Entity Relational Diagram (ERD) yang dirancang

pada penelitian ini. Terdapat sembilan belas entitas yang dirancang, yaitu pasien, petugas rawat

inap, petugas rawat jalan, petugas UGD, petugas laboratorium, kunjungan, register rawat inap,

pemeriksaan rawat inap, pemeriksaan rawat jalan, layanan laboratorium, tindakan UGD, resep

obat, surat rujukan, obat keluar, obat, salinan resep, penyakit, riwayat penyakit, dan petugas

apotek. Semua entitas saling berhubungan dan memiliki atribut, contohnya entitas obat memiliki

atribut kode obat, nama obat, jenis obat, harga, satuan, dan stok. Entitas obat berelasi dengan

entitas resep yang menjelaskan bahwa setiap ada resep yang keluar dari sistem, maka sistem

dapat melakukan pengecekan keberadaan obat dari resep tersebut dengan mengecek kode

obatnya.



ISSN: 1978-1520


160 ISSN : 2407-4322

SISTEM INFORMASI REKAM MEDIS

PUSKESMAS SIMPANG TIMBANGAN

INDRALAYA

1

LOGIN

2

PENDAFTARAN

PASIEN

4

PENGELOLAAN

PASIEN RAWAT

INAP

3

PENGELOLAAN

PASIEN RAWAT

JALAN

5

PENDATAAN

4.1

Register pasien

rawat inap

4.2

Pencatatan

layanan harian

pasien rawat inap

4.3

Pembuatan surat

rujukan

4.4

Pencatatan

pemeriksaan

laboratorium

6

UGD

7

CETAK

LAPORAN

7.1

Cetak daftar

pasien

7.2

Cetak data

kunjungan

pasien

7.3

Cetak laporan

rawat jalan

7.4

Cetak laporan

rawat inap

7.5

Cetak laporan

UGD

7.6

Cetak laporan

obat keluar

7.7

Cetak laporan

penyakit

3.1

Pencatatan

pemeriksaan

pasien rawat jalan

3.3

Pencatatan

pemeriksaan

laboratorium

3.4

Pengambilan

obat

2.1

Catat data pasien

baru

2.2

Cetak kartu

pasien

2.3

Catat data

kunjungan

pasien

6.1

Pencatatan

tindakan UGD

6.2

Pembuatan surat

rujukan

6.3

Pasien pulang

3.2

Pembuatan surat

rujukan

4.5

Pasien pulang

2.4

Cetak karcis

berobat

5.1

Pendataan

petugas

kesehatan

5.2

Pendataan obat

5.3

Pendataan kamar

Gambar 4. Diagram Dekomposisi

Gambar 4 merupakan rancangan diagram dekomposisi yang dirancang pada penelitian

ini. Terdapat tujuh bagian utama dari sistem yaitu login, pendaftaran pasien, pengelolaan pasien

rawat jalan, pengelolaan pasien rawat inap, pendataan, UGD, dan cetak laporan, Ketujuh bagian

utama dari sistem tersebut masing-masing memiliki sub sistem, misalnya pada UGD terdapat

sub sistem pencatatan tindakan UGD pembuatan surat rujukan, dan pasien pulang.

Gambar 5. Rancangan Antar Muka Halaman Login

Gambar 5 merupakan rancangan antar muka dari halaman login. Halaman tersebut

merupakan halaman awal ketika program dibuka. Pengguna diwajibkan untuk memasukkan

username dan password serta memilih hak akses kemudian menekan tombol Login. Sistem akan

melakukan autentikasi terhadap data yang dimasukkan dan menampilkan halaman sesuai

dengan hak akses si pengguna.

Gambar 6. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan



Gambar 6 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat jalan.

Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas

memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat jalan. Halaman ini juga

menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada

halaman sebelumnya.

Gambar 7. Rancangan Antar Muka Halaman Pendaftaran Rawat Jalan

Gambar 7 merupakan rancangan antar muka dari halaman pendaftaran rawat inap.

Halaman ini dapat diakses oleh petugas setelah melakukan login. Pada halaman ini petugas

memasukkan data pelayanan yang akan dilakukan oleh pasien rawat inap. Halaman ini juga

menampilkan biodata pasien secara otomatis yang merupakan hasil dari tindakan petugas pada

halaman sebelumnya. Yang membedakan halaman ini dengan rawat jalan yaitu pada halaman

ini terdapat informasi tentang kamar yang digunakan oleh pasien untuk menginap. Petugas juga

dapat melakukan perubahan data kamar jika diperlukan.

Gambar 8. Rancangan Laporan Pemeriksaan Pasien

ISSN: 1978-1520


162 ISSN : 2407-4322

Gambar 8 merupakan rancangan laporan pemeriksaan pasien rawat jalan. Laporan

tersebut dapat diakses oleh petugas rekam medis. Petugas rekam medis mencetak laporan

tersebut dan memberikannya kepada kepala puskesmas untuk diperiksa dan ditandatangani,

kemudian dilaporkan kepada kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Ogan Ilir untuk disahkan.

SISI CLIENT

SISI SERVER

LAN

LAN

LAN

LAN

LAN

LAN

Pendaftaran

Poli umum

Poli gigi

Poli KIA

Apotek

Laboratorium

Administrasi

LAN

Web server

DatabaseLAN

Poli THT

LAN

Gambar 9 Rancangan Arsitektur Jaringan

Gambar 9 memperlihatkan rancangan arsitektur jaringan sistem yang akan

dikembangkan. Arsitektur jaringan menggambarkan bagaimana hubungan antara perangkat

yang digunakan oleh user dengan server. Perangkat lunak aplikasi dan basisdata rekam medis

Puskesmas Simpang Timbangan Indralaya tersimpan dalam satu server dan di tiap unit layanan

terdapat perangkat komputer yang terhubung dengan server menggunakan jaringan intranet.

4. KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan sebelumnya dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Rancangan aplikasi yang dibuat terdiri atas pelayanan rawat inap, pelayanan rawat jalan,

pengelolaan laboratorium, pengelolaan apotek, dan pembuatan laporan rekam medis.

2. Rancangan yang dihasilkan berupa DFD, ERD, diagram dekomposisi, dan antar muka

aplikasi.



5. SARAN

Penelitian ini tidak terlepas dari kekurangan, berikut ini saran yang dapat diberikan

sebagai bahan pertimbangan peneliti selanjutnya:

1. Untuk pengembangan aplikasi dari perancangan ini, diharapkan ada penelitian lebih

lanjut untuk mengidentifikasi masalah maupun kebutuhan secara lebih mendalam;

2. Diharapkan dapat ditambahkan modul lain sebagai pemeriksaan penunjang pasien seperti

fisiotherapi dan rekam jantung;

3. Apabila rancangan sistem informasi rekam medis ini akan diaplikasikan, maka perlu

dipastikan tersedianya fasilitas/sarana yang mendukung di Puskesmas Simpang

Timbangan Indralaya.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia NOMOR 269/MENKES/PER/III/2008.

[Online]. Tersedia: http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf. [14

Maret 2014]

[2] Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996.[Online]. Tersedia:

http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%2

0Tenaga%20Kesehatan.pdf. [14Maret 2014]

[3] Sjamsuhidajat, dkk. 2006. Manual Rekam Medis. Jakarta Selatan: Konsil Kedokteran

Republik Indonesia

[4] Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 128 Tahun 2004. [Online]. Tersedia:

http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg%

20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf. [14 Oktober 2014]

[5] Delimayanti. 2007. “Perancangan dan Analisis Perangkat Lunak Berbasis Web Sebagai

Alat Rekam Medis Pasien di Puskesmas”. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi

Informasi 2007 (SNATI 2007). 37-40

[6] Whitten, L Jeffery. 2004. Metode Desain dan Analisis Sistem. Yogyakarta: ANDI

[7] Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI

[8] Jogiyanto, HM. 2005. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: ANDI

http://www.apikes.com/files/permenkes-no-269-tahun-2008.pdf

http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%20Tenaga%20Kesehatan.pdf

http://www.hukor.depkes.go.id/up_prod_pp/PP%20No.%2032%20Th%201996%20ttg%20Tenaga%20Kesehatan.pdf

http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg%20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf

http://bksikmikpikkfki.net/file/download/KMK%20No.%20128%20Th%202004%20ttg%20Kebijakan%20Dasar%20Puskesmas.pdf

Documents

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Rekam Medis …