ANALISA PERENCANAAN DAN MANAJEMEN RISIKO

PADA PROYEK PEMBANGUNAN PIPA GAS JUMPER PT. PETROKIMIA GRESIK

Oleh :Jogi Krisdianto

Nrm. 9106 201 303

Pembimbing : Dr.Ir. Budi Santosa, MSc

Magister Manajemen TeknologiManajemen Industri

Tesis

Latar BelakangGas alam merupakan bahan baku utama pabrikNH3, terjadi shortage akhir 2006 sehinggaproduction rate hanya 85% dan kebutuhansolar tinggi.Proyek pembangunan pipa gas jumper dilakukan untuk mengembalikan pasokan gas alam PKG.Pelaksanaan proyek terlambat penyelesaiannyadan biaya membengkak, karena perencanaankurang baik dan tidak mengantisipasi risikoproyek.Penting untuk dilakukan analisa perencanaanproyek serta penanganan risiko dalam proyek.

Latar Belakang

Proyek direncanakan selama 9 bulanyang meliputi persiapan hinggacomissioning test. Aktual penyelesaian menjadi 10 bulandan pembengkakan biaya sekitar 20%dari yang dianggarkan.Beberapa hal yang menjadi penyebabyaitu perijinan, desain, metode yang digunakan, serta masalah sosial.

Perumusan Masalah

Bagaimana melakukan analisis proyekpembangunan pipa gas yang meliputi : • perencanaan,• analisa biaya manfaat (cost benefit analysis),• analisa risiko,• pengawasan pelaksanaan proyekguna mendapatkan pelaksanaan proyek yang efisien, baik dari sisi waktu maupun biayasehingga perpanjangan waktu pelaksanaanproyek bisa diminimalisasi.

Tujuan Penelitian

Melakukan tinjauan terhadap perencanaan serta pengendalian proyek pembangunan pipa gas. Melakukan analisa kelayakan proyek pembangunan pipa gas melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis).Melakukan analisa risiko proyek.Mendapatkan informasi teknis guna menentukan strategi pelaksanaan proyek.Melakukan evaluasi terhadap pelaksanaan proyek.Usulan untuk menentukan strategi dalam rangka melaksanakan proyek pembangunan pipa gas berikutnya.

Manfaat Penelitian

Mengetahui sistem perencanaan serta pengendalian dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas.Mengetahui kelayakan proyek melalui analisa biaya manfaat (cost benefit analysis).Bisa memberikan informasi mengenai penjadwalan dan pelaksanaan suatu proyek secara efisien.Mendapatkan informasi tentang berbagai risiko yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek pembangunan pipa gas dan cara penanggulangannya.Dapat menentukan langkah-langkah dalam melaksanakan proyek pembangunan pipa gas.Ketersediaan bahan baku gas alam terpenuhi secepatnya, target produksi tercapai dan biaya produksi bisa diminimalisasi.

Ruang Lingkup Penelitian

BatasanPenelitian meliputi perencanaan, penjadwalan dan pengendalian proyek dilakukan selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas jumper PKG diameter 12“ dari ORF Pertagas di Porong s/d pipa gas EJGP 28“ di KM 35-200 Jl. Tol Surabaya-Porong.Perhitungan cost benefit dilakukan terkait penggunaan bahan baku gas alam untuk operasional pabrik amoniak dan utilitasnya dan digunakan untuk membandingkan biaya pada saat persiapan dan realisasi hingga akhir proyek.Penentuan analisa risiko dilakukan pada hal-hal yang terkait selama tahap implementasi proyek pembangunan pipa gas ini berlangsung.Evaluasi pelaksanaan proyek dilakukan setelah proyek pembangunan pipa gas jumper ini dinyatakan selesai.

Ruang Lingkup Penelitian

AsumsiSelama penelitian tidak terdapat perubahan kebijaksanaan pelaksanaan proyek.Selama penelitian tidak terjadi perubahan peraturan dari instansi terkait yang dapat menyebabkan berubahnya atau berhentinya pelaksanaan proyek ini.

Metodologi Penelitian

Identifikasi masalah

Tujuan Penelitian

Studi Literatur:a. Manajemen Proyekb. Analisa Biaya Manfaatc. Analisa Risiko Proyek

Studi Lapangan:a. Persiapan proyekb. Perencanaan proyekc. Pelaksanaan proyek

Mulai

A

Metodologi Penelitian

Pengumpulan Data:Estimasi biaya proyekPenjadwalan proyekData-data selama pelaksanaan proyekData-data kebutuhan bahan bakar atau energi di pabrik Amoniak UreaIdentifikasi risiko melalui brainstorming

B

A

Metodologi PenelitianA

Pengolahan Data:a Melakukan perhitungan kelayakan proyek melalui analisa

biaya-manfaat dengan beberapa metode seperti NPV, Payback Period, ROI maupun IRR.

b Penjadwalan proyek :• Penyusunan work breakdown structure• Pembuatan jadwal proyek• Pembuatan network planning dan menentukan

lintasan kritis.

C

Metodologi Penelitian

c Menentukan tingkat risiko berdasarkan hasil analisa risiko proyek yang meliputi :• Identifikasi risk event• Identifikasi risk agent• Penghitungan ARP• Pengisian tabel HOR 1 dan menentukan risk agent

yang berkontribusi besar.• Identifikasi proactive action• Penghitungan dalam tabel HOR 2• Penentuan peringkat prioritas proactive action untuk

proses penanganan risiko.

Analisis dan interpretasi Kesimpulan dan saran

Selesai

A

ANALISA HASIL & PEMBAHASAN

Analisa Biaya Manfaat

Analisa terhadap estimasi biaya dan realisasibiaya.Pengoperasian pipa hanya 3 tahun.

Biaya (Cost)Estimasi biaya Rp. 30.000.000.000,00Realisasi biaya Rp. 36.019.996.500,00Biaya pengoperasian Rp. 275.865.000.000,00

Analisa Biaya Manfaat

Manfaat (Benefit)Tangible benefit

Rp. 643.795.250.000,00

Intangible benefit Rp. 2.300.000.000,00

Analisa Biaya Manfaat

NPV (Net Present Value)Estimasi biaya ~ positif (Rp. 818,9 M)Realisasi biaya ~ positif (Rp. 812,7 M)

(suku bunga 14%)

Payback PeriodEstimasi biaya ~ 31,806 hariRealisasi biaya ~ 38,316 hari

Analisa Biaya Manfaat

ROI (Return on Invesment)Estimasi biaya ~ > 0 (120,70 %)Realisasi biaya ~ > 0 (119,18 %)

IRR (Internal Rate of Return)Estimasi biaya ~ > 0 (1173,84 %)Realisasi biaya ~ > 0 (974,21 %)

Persiapan ProyekTahapan persiapan proyek meliputi :

Engineering procurement, Perijinan dari berbagai instansi terkait, Sosialisasi ke warga desa sekitar,Pelaksanaan pengadaan material, Pengadaan jasa konstruksi hingga penentuan pemenang.

Pelaksanaan konstruksi proyek meliputi :Mobilisasi peralatan dan material,Pelaksanaan instalasi pipa,Pengujian-pengujian,Commisioning test

Perencanaan Proyek

Proyek direncanakan 9 bulan :Persiapan : 6 bulanKonstruksi : 3 bulan

Pelaksanaan proyek 01 Pebruari s/d 1 Oktober 2008.Pendefinisian pekerjaan ~ dibuat work breakdown structure (WBS).Penjadwalan dengan gantt chart.

Work Breakdown Structure (WBS)

Instalasi pipa

Engineering

Perijinan Ditjen Migas

Perijinan Dinas Pengairan

Perijinan PT Pertagas

Mekanik

Sipil

Sosialisasi ke warga desa

Pemasangan isolasi

Holiday test

Penanaman pipa

Uji radiografi

Pemasangan cover beton

Pengelasan

Hydrostatic test

Purging N2

Proyek PembangunanPipa Gas Jumper PKG

Gambar desain

Estimasi biaya bid mekanikal

Gambar desain

Sosialisasi proyek

Perijinan Pemkab Sidoarjo

Estimasi biaya bid. sipil

Rapat teknis & presentasi

Peninjauan lapangan

Rapat teknis

Peninjauanlapangan

Pengurusan Dinas Perijinan

Presentasi & sosialisasi proyek ke pemkab

Rapat teknis &presentasi

Peninjauanlapangan

Pengadaan pipadan aksesoris

PengadaanJasa

Proses tender

Fabrikasi pipa Pengiriman pipa

Proses tender

Kick of meeting

Penyerahan CSR

Kualifikasi jurulas & WPS PQR

Penggalian sungai

]Penggelaran pipa

Hot tapping

ProsesHot Tapping

Pengelasan

Perijinan Ditjen Migas

Pigging&cleaning

Proses Gas in

Beveling

Fit up joint

Pengelasan

Sertifikasi &Kualifikasi

Pengujian

Penyiapan sample uji

Daftar Kegiatan Proyek

Kode Kegiatan WaktuKegiatan Sebelumnya (hari)

1 Engineering A 402 Perijinan Ditjen Migas B A 353 Perijinan Dinas Pengairan C A 204 Perijinan Pemkab Sidoarjo D C 205 Perijinan PT. Pertagas E B 206 Pengadaan pipa dan aksesoris F A 1207 Pengadaan jasa konstruksi G B 328 Sosialisasi proyek H B 189 Kualifikasi Juru las dan WPS PQR I H 20

10 Penggelaran pipa J F,G 25

No. Jenis Kegiatan

Daftar Kegiatan Proyek

Kode Kegiatan WaktuKegiatan Sebelumnya (hari)

11 Penggalian tanah dasar sungai K F 5012 Instalasi pipa L D,E,H,I,J 5513 Hot tapping M L 2214 Uji hidrostatik N M 315 Pigging dan cleaning O N 316 Purging N2 P O 317 Proses gas in Q P 1

No. Jenis Kegiatan

Jadwal Proyek

Network Planning

Lintasan kritis proyek meliputi :Engineering - Pengadaan pipa dan aksesoris - Penggelaran pipa- Instalasi pipa - Hot tapping - Hydrostatic test - Pigging dancleaning - Purging N2 - Proses gas-in.

ANALISA RISIKO PROYEK

Identifikasi Risiko Proyek1. Risiko dari sisi internal :a. Perusahaan (PT. Petrokimia Gresik)

Pembayaran kontraktorPenentuan jadwal proyekDesain konstruksiKontrak proyek

b. Rancang bangunDesain konstruksi

c. KontraktorPelaksanaan konstruksiKinerjaPersonilKontrak kerja

d. SDM PengawasPengawasan proyekJumlah tenaga pengawas

e. Rekanan (Supplier)Pengiriman barangKualitas barang

Identifikasi Risiko Proyek2. Risiko dari sisi eksternal :a. Perijinan Instansi Pemerintah

Perijinan Ditjen MigasPerijinan Dinas PengairanPerijinan Pemkab Sidoarjo

b. Perijinan Instansi SwastaPerijinan PT. Pertagas

c. Sosialisasi proyekSosialisasi ke warga desa

d. Faktor ekonomiFluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar USPasokan material

e. Kondisi alamPerubahan cuacaKondisi area penanaman pipa

Risk Breakdown Structure (RBS)

Resiko Proyek

ManajemenPerusahaan

SDM Pengawas

Rancang Bangun

Kontraktor

Rekanan (Supplier)

Resiko Internal

Resiko Eksternal

Pembayarankontraktor

PenentuanJadwal proyek

Instansi Pemerintah

InstansiSwasta

SosialisasiProyek

FaktorEkonomi

KondisiAlam

Desain konstruksi

Kontrak proyek

Desain konstruksi

Pelaksanaankonstruksi

Kinerja

Personil

Kontrakkerja

Pengiriman barang

Kualitasbarang

PerijinanDitjen MigasPerijinan Dinas PengairanPerijinan Pemkab Sidoarjo

PerijinanPT Pertagas

Sosialisasike warga desa

Fluktuasi nilai tukar rupiah terhadap dollar USPasokanmaterial

Perubahancuaca

Pengawasanproyek

Jumlah tenaga pengawas

Metode House Of Risk (HOR)

Identifikasi Risk Event ~ Severity & Code

Identifikasi Risk Agent ~ Occurrence & Code

Perhitungan dalam Tabel HOR 1Identifikasi Proactive ActionPerhitungan dalam Tabel HOR 2Penentuan peringkat Proactive Action

Data Risk Event

MajorSources

Sub Sources Risk Event Seve-rity

Code

ManajemenPerusahaan

Pembayarankontraktor

Keterlambatan pembayarankontraktor

2 E1

Penentuanjadwalproyek

Jadwal proyek dipercepat 4 E2

Desain konstruksi Perubahan desain konstruksi 3 E3Kontrak proyek Pelanggaran kontrak kerja 2 E4

SDMPengawas

Pengawasanproyek

Terjadi keterlambataninspeksi

3 E31

Jumlah tenagaPengawas proyek

Tahapan pekerjaan terhenti 3 E32

Data Risk Agent

Code Risk Agent Occurrence

A1 Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR 5

A2 Kewenangan Kepala Proyek terbatas 4

A3 Faktor perubahan musim 3

A28 Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam 5

A29 Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan 6

A30 Pengawasan pekerjaan proyek kurang 5

Perhitungan Tabel HOR 1

Penentuan nilai korelasi antara risk agent dan risk event, dimana diberikan nilai 0, 1, 3, 9. memasukkan nilai-nilai tersebut dalam tabel HOR 1, Perhitungan aggregate risk potential(ARP) :

ARPj = Oj ∑ Si Riji

Tabel HOR 1

ARP Risk Agent

Peringkat Risk Agent

Penentuan peringkat Risk Agent

PARETO DIAGRAM OF ARP OF RISK AGENT

0

100

200

300

400

500

600

700

800

900

1000

A24 A6A19 A20 A29 A11 A18 A1A14 A10 A13 A16 A26 A28 A30 A9A18 A5A12 A15 A21 A4A25 A3A27 A2A23 A17 A22 A7

RISK AGENT

0.00%

20.00%

40.00%

60.00%

80.00%

100.00%

120.00%

ARPjCum ARPj

Berdasarkan diagram pareto dapat ditentukan risk agent yang berkontribusi terhadap 75% total ARP.

Penentuan peringkat Risk AgentUrutan 18 besar nilai ARP risk agent yaitu :1. Adanya LSM yang menentang dan memprovokasi warga ARP = 9452. Keterlambatan surat permohonan perijinan dari manajemen ARP = 9153. Desain konstruksi tidak memenuhi standar ARP = 8464. Metode dan teknik pengerjaan tidak sesuai ARP = 8165. Perundingan tidak mendapatkan kesepakatan ARP = 6306. Perbedaan acuan standar/ code yang digunakan ARP = 6007. Kelengkapan persyaratan perijinan kurang ARP = 5708. Keterlambatan keputusan manajemen tentang CSR ARP = 5409. Kontraktor atau sub kontraktor rugi ARP = 52810. Penundaan jadwal rapat, diskusi teknik dan studi lapangan ARP = 49511. Keterbatasan informasi teknik pembangunan pipa gas ARP = 45012. Spesifikasi barang atau material tidak memenuhi standar ARP = 44113. Biaya sewa peralatan bantu (alat berat) terlalu mahal ARP = 43214. Perubahan kebijakan pemerintah dalam hal pengaturan gas alam ARP= 39015. Pengawasan pekerjaan proyek kurang ARP = 33016. Kesalahan evaluasi kontraktor ARP = 29717. Perubahan rencana produksi ARP = 27018. Terjadi fluktuasi nilai tukar uang ARP = 240

Identifikasi Proactive ActionBerdasarkan hasil identifikasi, diperoleh beberapa tindakan Preventif atau proactive action yang harus dilakukan sbb :1. Melakukan diskusi teknis dan rapat koordinasi dengan pihak

instansi terkait secara intensif (PA 1).2. Membentuk beberapa tim kecil yang bertugas mengurus

perijinan di masing-masing instansi terkait, sehingga proses perijinan bisa berjalan paralel (PA 2).

3. Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa (PA 3).

4. Melakukan studi banding tentang pembangunan pipa gas (PA 4).

5. Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas (PA 5).

6. dan seterusnya, hingga16. Strategi pemenuhan produk pupuk (PA 16).

Perhitungan Tabel HOR 2

Perhitungan pertama adalah total effectiveness of proactive k (TEk),

TEk = ∑ ARPjEjk ∀ki

Tahap berikutnya merupakan perhitungantotal effectiveness to difficulty ratio,

TEkETDk =

Dk

Tabel HOR 2

Peringkat Proactive Action

ETDkTEk

Dk

Hasil Analisa HOR 2

Berdasarkan analisa dan perhitungan dalam HOR2diperoleh hasil peringkat sebagai berikut :

PA 9 dengan nilai ETDk = 4016,25Melibatkan tenaga ahli pembangunan pipa gasPA 3 dengan nilai ETDk = 3678,75Melakukan pendekatan persuasif terhadap LSM dan tokoh masyarakat desa.PA 5 dengan nilai ETDk = 3686Pengadaan buku standar internasional dan peraturan dari Ditjen Migas terkait pembangunan pipa gas.dan seterusnya

Prioritas Proactive Action

Prioritas utama adalah melibatkantenaga ahli pembangunan pipa gas.Tindakan ini bisa meminimalisir :

Kesalahan penggunaan standar/ codeKesalahan metode pelaksanaanKesalahan desain konstruksi

Prioritas Proactive Action

Prioritas kedua adalah pendekatanpersuasif terhadap tokoh LSM dantokoh masyarakat.Tindakan ini bisa meminimalisir :

Kegiatan demonstrasiTerhentinya konstruksi proyek

KesimpulanAnalisa biaya manfaat sangat membantu dalam uji kelayakanproyek.Hasil analisa biaya manfaat menunjukkan bahwa proyek sangatmenguntungkan meskipun hanya beroperasi 3 tahun.WBS bisa memberikan detail pekerjaan proyek sehinggapenjadwalan bisa dibuat dengan baik.Dari Network planning bisa diketahui beberapa pekerjaan yang menjadi lintasan kritis proyek.Metode House of Risk (HOR) sangat membantu dalampenanganan risiko proyek, dimana dengan melakukan tindakanpreventif (proactive action) bisa meminimalisir peluangterjadinya risk agent sehingga terjadinya risiko bisa dihindari.Hasil analisa HOR diperoleh prioritas proactive action yang harus dilakukan sesuai dengan risiko yang sudah diidentifikasi.

Saran

Analisa biaya manfaat dengan metode NPV,Payback period,ROIdan IRR sangat baik digunakan dalam uji kelayakan proyek, dengan perhitungan secara akurat terutama dalam penentuanintangible benefit.Implementasi House of Risk (HOR) bisa lebih efektif lagi biladalam penentuan risk event, risk agent dan proactive action melibatkan tenaga ahli sesuai bidang proyek maupun pejabatyang berkompeten dalam perusahaan.Langkah-langkah dalam penelitian ini bisa diimplementasikanuntuk proyek-proyek yang sejenis agar pelaksanaan proyek bisaberjalan sesuai dengan rencana.