Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar pada ARDIN Provinsi Bali - Laporan Kerja Praktek

LAPORAN KERJA PRAKTEK

ANALISA DAN DESAIN SISTEM PENGARSIPAN SURAT MASUK DAN

KELUAR PADA ASOSIASI REKANAN PENGADAAN BARANG DAN

DISTRIBUTOR INDONESIA (ARDIN) PROVINSI BALI

OLEH

NAMA : I MADE WIRA IRAWAN

NIM : 090010398

PROGRAM : STRATA SATU (S1)

PROGRAM STUDI : SISTEM KOMPUTER

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER

(STMIK) STIKOM BALI

2012

ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadapan Tuhan Yang Maha Esa

karena atas berkat, rahmat dan penyertaan-Nya. Penulis dapat menyelesaikan

laporan kerja praktek yang merupakan salah satu matakuliah wajib di STMIK

STIKOM Bali dengan judul “Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat

Masuk dan Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan

Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali” tepat pada waktunya.

Dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan kerja praktek ini. Penulis

banyak menerima masukan dan bantuan baik berupa pikiran, materi, motivasi dan

fasilitas yang diberikan oleh berbagai pihak baik secara langsung maupun tidak

langsung yang sangat mendukung kelancaran kerja praktek yang penulis lakukan.

Maka pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada :

1. Bapak Drs.Dadang Hermawan,Ak.,M.M. selaku Ketua Sekolah Tinggi

Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM

Bali.

2. Bapak Roy Rudolf Huizen,S.T.,M.T. selaku Pembantu Ketua I

Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer

(STMIK) STIKOM Bali yang telah memberikan kesempatan kepada

penulis untuk melaksanakan kerja praktek.

3. Ibu Rosalia Hadi S.Kom. selaku Dosen Pembimbing yang telah

banyak memberikan masukan, bimbingan dan dukungan selama

melaksanakan kerja praktek.

4. Bapak I Made Adi Purwantara,S.T. selaku Ketua Program Studi Strata

Satu (S1) Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali yang telah

memberikan kesempatan kepada penulis untuk melaksanakan Kerja

Praktek.

5. Bapak Dedy Panji Agustino,S.Kom. yang telah membantu dalam

memperlancar proses administrasi matakuliah praktek kerja lapangan.

iii

iv

6. Seluruh Staff dan Dosen di lingkungan Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali atas

bantuannya selama melakukan proses kerja praktek.

7. Bapak I Ketut Merta,S.E selaku Sekretaris Eksekutif Asosiasi

Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN)

Provinsi Bali dan selaku pembina penulis ditempat kerja praktek.

8. Bapak Ir. I Made Ardana selaku Ketua Umum Asosiasi Rekanan

Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali

yang telah memberikan ijin untuk melakukan kerja praktek di kantor

ARDIN Provinsi Bali.

9. Bapak Ir. Yogi Yasa Wedha,M.M. selaku Ketua I, DR.Ir. I Wayan

Jondra,M.Si. selaku Sekretaris Umum, N. Budi Arjana selaku

Bendahara Umum, serta kepada semua dewan pertimbangan, pengurus

dan staff Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor

Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.

10. Orangtua, keluarga, teman-teman di program studi Strata Satu (S1)

Sistem Komputer di Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan

Teknik Komputer (STMIK) STIKOM Bali dan semua pihak yang

tidak dapat penulis tulis satu persatu disini.

Penulis berharap mudah-mudahan laporan kerja praktek yang penulis buat

dapat berguna dan bermanfaat bagi para pembaca baik secara langsung maupun

tidak langsung.

Akhir kata, penulis menyadari bahwa laporan yang penulis buat jauh dari

kata sempurna. Oleh karena itu, penulis mohon kritikan dan saran yang dapat

membangun agar dikemudian hari, penulis tidak melakukan kesalahan yang sama

dalam penyusunan laporan.

Denpasar, 01 Juni 2012

Penulis

DAFTAR ISI

Lembaran Judul ................................................................................................... i

Lembar Persetujuan ........................................................................................... ii

Kata Pengantar .................................................................................................. iii

Daftar Isi .............................................................................................................. v

Daftar Tabel ....................................................................................................... vii

Daftar Gambar ................................................................................................. viii

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1

1.1 Latar Belakang ....................................................................................... 1

1.2 Rumusan Masalah .................................................................................. 2

1.3 Batasan Masalah .................................................................................... 2

1.4 Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan ........................................ 2

1.5 Metode Kerja Praktek ............................................................................ 3

1.6 Sistematika Penulisan ............................................................................ 5

BAB II TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN .................................................. 7

2.1 Sejarah ARDIN Provinsi Bali ............................................................... 7

2.2 Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ........................................... 9

2.3 Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali ................................ 13

2.4 Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ......... 16

2.5 Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali ....................... 23

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM .................................................. 25

3.1 Pengertian Sistem ................................................................................ 25

3.2 Pengertian Data dan Informasi ............................................................ 26

3.3 Pengertian Sistem Informasi ............................................................... 27

3.4 Analisa dan Desain Sistem .................................................................. 28

3.4.1 Data Flow .................................................................................. 29

3.4.2 Data Flow Diagram ................................................................... 37

v

vi

3.4.3 Entity Relationship Diagram ..................................................... 37

3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data ............................................. 46

3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna ..................................................... 53

BAB IV PENUTUP ........................................................................................... 60

4.1 Kesimpulan .......................................................................................... 60

4.2 Saran ..................................................................................................... 60

DAFTAR PUSTAKA ........................................................................................ 61

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Simbol-Simbol Flowchart ................................................................ 29

Tabel 3.2 tb_jabatan .......................................................................................... 51

Tabel 3.3 tb_user ............................................................................................... 51

Tabel 3.4 tb_jenis_surat .................................................................................... 51

Tabel 3.5 tb_surat_masuk ................................................................................. 52

Tabel 3.4 tb_tujuan_disposisi ........................................................................... 52

Tabel 3.4 tb_surat_keluar .................................................................................. 52

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali .................................... 12

Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi ...................... 31

Gambar 3.2 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Sekretaris Eksekutif .......... 32

Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti ..................... 33

Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif ................... 35

Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti .............................. 36

Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi .............................. 37

Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco ........................ 37

Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson .................................. 38

Gambar 3.9 Diagram Konteks........................................................................... 41

Gambar 3.10 DFD Level 0 .................................................................................. 42

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk ........................... 43

Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram) .................................................... 49

Gambar 3.13 Konseptual Basis Data .................................................................. 50

Gambar 3.14 Form Login .................................................................................... 53

Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan............................................................. 54

Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat ....................................................... 54

Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator .................................................. 55

Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk ............................................ 55

Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk ......................................... 56

Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk ................................... 56

Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk .................................. 57

Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk .............................................. 58

Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar ............................................ 58

Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar ......................................... 59

Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar ................................................. 59

viii

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Perkembangan dunia teknologi informasi dari tahun ke tahun

semakin berkembangan dengan sangat pesat dan berpengaruh kepada

kehidupan masyarakat luas. Perkembangan teknologi informasi tidak

hanya dirasakan di negara maju saja, melainkan negara yang sedang

berkembang pun seperti Negara Indonesia merasakan dari kemajuan

teknologi tersebut. Baik dari sektor pemerintahan, perbankan, perusahaan

swata, maupun perusahaan kecil seperti SOHO (Small Office Home

Office).

Kemajuan teknologi informasi dari berbagai sektor tersebut, dapat

dirasakan manfaatnya karena dengan kemajuannya dapat mempermudah

dalam melakukan segala pekerjaan sehingga waktu yang dibutuhkan pun

akan lebih efektif dan efesien dibandingkan jika tidak memanfaatkan

teknologi informasi,

Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia

(ARDIN) Provinsi Bali merupakan salah satu asosiasi profesi yang ada di

Pulau Bali pun ikut memanfaatkan kemajuan teknologi informasi dalam

berbagai bidang, salah satunya dalam pengelolaan data-data asosiasi

seperti keanggotaan, surat menyurat dan lain sebagainya dengan

memanfaatkan teknologi komputer. Namum sangat disayangkan sekali,

pemanfaatan teknologi informasi tersebut tidak secara maksimal dilakukan

di lingkungan ARDIN Provinsi Bali. Contohnya pada proses pengarsipan

data-data surat masuk dan keluar yang masih dilakukan secara manual.

Sehingga jika data-data surat tersebut diperlukan kembali dikemudian hari,

maka harus mencarinya dalam buku agenda surat yang tebal sebelum

mencari ke lemari pengarsipan surat. Hal tersebut menyebabkan pekerjaan

1

2

memerlukan waktu yang lama untuk melakukan pencarian data sehingga

pekerjaan tidak dapat dilakukan secara efektif dan efesien.

Oleh karena itulah, ARDIN Provinsi Bali harus memanfaatkan

sebuah software dalam melakukan pengarsipan dan pencatatan surat

masuk dan keluar, agar pekerjaan yang dilakukan lebih efektif dan efesien

dari pada dilakukan secara manual. Untuk mewujudkan hal tersebut, maka

dirancanglah Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan

Keluar Pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor


1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas, maka penulis tertarik untuk

melakukan analisa dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar

dilingkungan ARDIN Provinsi Bali, sehingga penulis dapat merumuskan

suatu masalah bagaimana menganalisa dan mendesain sistem pengarsipan

surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan

Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah yang penulis lakukan dalam kerja praktek ini,

hanya membuat analisa dan desain dalam sistem pengarsipan surat masuk

dan keluar dilingkungan ARDIN Provinsi Bali tanpa membuat perangkat

lunak pendukung untuk media implementasi dilapangan.

1.4 Tujuan Kerja Praktek dan Penulisan Laporan

Tujuan dari pelaksanaan kerja praktek dan penulisan laporan kerja

praktek ini adalah melakukan perancangan analisa dan desain sistem

pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan

Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, serta untuk

memenuhi semua prosedur dan persyaratkan yang terdapat pada Sekolah

3

Tinggi Manajemen Informatika dan Teknik Komputer (STMIK) STIKOM

Bali.

Selain tujuan diatas, terdapat juga tujuan lain dalam pelaksanaan

kerja praktek dan penulisan laporan kerja praktek antara lain sebagai

berikut:

a) Mahasiswa

Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar

mahasiswa dapat berhadapan langsung dengan situasi, suasana dan

kondisi dalam lingkungan dunia kerja yang sesungguhnya, serta

dapat menerapkan segala ilmu yang mahasiswa dapatkan di bangku

perkuliahan pada lingkungan kerja praktek.

b) Perusahaan

Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini, agar

mahasiswa dapat memberikan masukan, solusi dan saran dari

kegiatan-kegiatan yang terdapat di lingkungan kerja praktek

mengenai kebutuhan akan teknologi informasi, serta

dipertimbangkannya masukan, solusi dan saran tersebut sehingga

bisa diterapkan dalam membantu proses bisnis yang terjadi

dilingkungan kerja praktek.

c) Perguruan Tinggi

Tujuan dengan diadakannya kegiatan kerja praktek ini agar dapat

mengukur tingkat pemahaman dan pengetahuan mahasiswa terkait

dengan ilmu pengetahuan yang telah diperoleh dari perguruan

tinggi melalui penerapan kegiatan kerja praktek dan hasil laporan

kerja praktek yang dikumpulkan oleh mahasiswa.

1.5 Metode Kerja Praktek

Dalam melakukan kegiatan kerja praktek, terdapat beberapa

metode yang dilakukan dan terbagi menjadi:

4

a) Lokasi Kerja Praktek

Lokasi kerja praktek dilakukan di Asosiasi Rekanan Pengadaan

Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali yang

beralamat di Jalan Badak Agung No. 22 Renon, Denpasar – Bali.

Telp: (0361) 262676

Fax: (0361) 236149

Website: http://www.ardinbali.org,

E-mail: [email protected]

b) Jenis Data

Berdasarkan jenis data yang dibahas dalam laporan ini, maka

penulis hanya menggunakan data kualitatif yaitu data yang

dinyatakan dalam bentuk kata, kalimat dan informasi maupun

keterangan.

c) Sumber Data

Sumber data yang penulis dapat terbagi menjadi 2 yaitu sumber

data primer dan sumber data sekunder. Sumber data primer adalah

sumber data yang penulis peroleh dari pencatatan, pengamatan

secara langsung di lokasi kerja praktek, sedangkan sumber data

sekunder adalah sumber data yang penulis dapatkan dari buku-buku

literatur yang terdapat di perpustakaan dan buku-buku penunjang

lainnya.

d) Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data yang penulis lakukan dalam

pelaksanaan kerja praktek ini antara lain sebagai berikut:

1. Observasi

Metode Observasi adalah metode pengumpulan data dengan

cara mengamati secara langsung objek yang terkait yaitu

pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor


2. Studi Literatur

5

Metode Studi Literatur adalah metode pengumpulan data

yang dilakukan dengan cara mencari data pada buku-buku

penunjang yang dibaca dan dijadikan referensi dalam

laporan ini.

3. Wawancara

Metode Wawancara adalah metode pengumpulan data yang

dilakukan melalui proses tanya jawab kepada pihak-pihak

yang terkait, seperti staff yang mengurusi bagian yang akan

diteliti.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang penulis lakukan dalam pembuatan

laporan ini antara lain sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Merupakan bab pertama dari sebuah laporan yang mengantarkan

pembaca untuk dapat menjawab pertanyaan apa yang diteliti, untuk

apa dan mengapa penelitian itu dilakukan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Merupakan gambaran umum mengenai tempat perusahaan untuk

melakukan penelitian. Pada bab ini terdapat sejarah dari tempat

yang diteliti, bagaimana struktur organisasinya, visi dan misi dari

perusahaan serta tujuan dari perusahaan kerja praktek.

BAB III ANALISA DAN DESAIN SISTEM

Merupakan pembahasan atas temuan penelitian baik berupa analisa

maupun berupa rancangan. Pada bab ini merupakan bagian penting

bagi keseluruhan kegiatan penelitian karena bab ini berisikan

tentang hasil-hasil analisa yang telah dilakukan di perusahaan kerja

praktek.

6

BAB IV PENUTUP

Merupakan bab akhir yang berisikan tentang kesimpulan dari

analisa dan saran.

BAB II

TINJAUAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Sejarah ARDIN Provinsi Bali

Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia

(ARDIN) Provinsi Bali adalah merupakan Badan Perwakilan Daerah

(BPD) dari ARDIN yang berkedudukan di Jakarta Pusat. ARDIN didirikan

pada tanggal 12 Juli 1979 yang dipelopori oleh Drs. Elies L Tobing

dengan 200 Pengusaha dan mengambil tempat di Balai Kota DKI Jakarta

dengan menghadiri Bapak Tjokropranolo yang saat itu menjabat menjadi

Gubernur DKI Jakarta.

Hasil musyawarah pada saat itu mendukung pendirian organisasi

yang diberi nama “ASOSIASI REKANAN PEMERINTAH atau ARP”.

Pada saat musyawarah juga menetapkan personalia panitia pendiri yang

diketuai oleh Drs. Elies L Tobing, seorang sekretaris, seorang bendahara

dan 7 (tujuh) orang anggota serta seorang Dewan Pembina yang memiliki

tugas:

1. Menyusun, melengkapi dan menyempurnakan pengurus.

2. Menyusun Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga

ARP (Asosiasi Rekanan Pemerintah).

Inilah yang menjadi “CIKAL BAKAL” hingga berdiri dan tersusunnya

ARDIN.

Berkat ketekunan para pengurus melalui konsultasi dengan para

Pejabat Tinggi Negara, para Pimpinan Proyek dan Mass Media ARP dapat

berkembang pesat dan cepat dikenal oleh masyarakat luas. Hampir seluruh

Dati I menyambut hadirnya Asosiasi ini dengan permintaan agar

daerahnya dibentuk Cabang atau Perwakilan ARP dan juga di Dati II.

Menjelang MUNAS KADIN Indonesia ke-V, ARP memperoleh

lampu hijau untuk menjadi Anggota Munas dengan syarat Asosiasi ini

merubah namanya dari ARP menjadi APBP (Asosiasi Pengadaan

7

8

Barang/Jasa Pemerintah) dengan alasan agar lebih spesifik, mencerminkan

fungsinya sebagai : Suplier ke Instansi Pemerintah dan ruang lingkupnya

tidak terlalu luas. Perubahan nama menjadi APBD dinilai rapat Pleno

DPP. ARP tidak mengganggu dan mengurangi eksistensi Assosiasi. Pleno

tanggal 27 September 1982 menerima syarat tersebut.

Dengan SK KADIN Indonesia No. Skep/046/DPH/X/82 tanggal 1

Oktober 1982 Assosiasi ini resmi menjadi Anggota KADIN Indonesia

dengan nama APBD. Kemudian SK Departemen Perdagangan No.

014/09/PAS/IV/83 tanggal 27 April 1983 APBD terdaftar/diakui oleh

Departemen Perdagangan.

Aktivitas APBD terus ditingkatkan dengan membentuk lembaga-

lembaga pelayanan seperti:

1. Lembaga Penyuluhan & Bantuan Hukum (LPBH).

2. Lembaga Pendidikan Latihan Ketrampilan (LPLK).

3. Lembaga Konsultasi Ekonomi Keuangan (LKEK).

4. Bulletin Informasi Bisnis.

Suatu terobosan APBD yakni membentuk “ Forum Kontak Produsen dan

Distributor (FKPD), dimaksudkan memperluas kesempatan berusaha

kepada anggota yang selama ini hanya berfungsi sebagai Rekanan/supplier

ke Instansi Pemerintah dengan usaha alih tugas/profesi menjadi

Distributor Umum, terutama membantu peningkatan pemasaran barang-

barang hasil industri dalam negeri.

Telah pula berlangsung dialog antara Produsen dan Distributor

tanggal 28 Maret 1985 di Jakarta. Dialog ini atas kerjasama antara

Departemen Perindustrian, Departemen Perdagangan, Bank

Indonesia/Bank Pemerintah, KADIN Indonesia dan APBP sebagai

pelaksana telah berhasil meletakkan dasar yang kokoh, keterkaitan antara

Produsen dan Distributor.

Asosiasi yang selama ini hanya melayani para anggota dalam hal:

Prakwalifikasi, Informasi proyek, tender, dan lain-lain. Mulai saat itu

menambah kesibukan sewaktu-waktu dengan cara mengumpulkan data-

9

data sumber barang berikut harga baik produksi dalam negeri maupun

impor.

Satu hal lagi program APBP, berupa terobosan untuk mewujudkan

kerjasama dengan Asosiasi Industri Comodity, Pabrik dan Produsen untuk

distributor barang-barangnya. Merencanakan promosi/pameran barang-

barang produksi dalam negeri dan penyebarannya melalui bulletin dan

sarana lainnya.

Berhubung dengan isi garapan sebagai konsekwensi perluasan

wawasan, maka selayaknya APBP menyesuaikan nama sesuai ruang

lingkup yang digarapnya. Dua nama untuk dipilih :

1. ARDIN : Assosiasi Rekanan dan Distributor Indonesia

2. ADNI : Assosiasi Distributor Indonesia

dari 24 Dati I yang 17 memilih nama ARDIN, 3 memilih nama ADNI dan

selebihnya abstain. Dengan demikian maka kesimpulan dari Referandum

DPP APBP tanggal 11 Oktober 1985 adalah “ ARDIN “

Nama ARDIN telah memperoleh restu berbagai pihak, bahkan

KADIN Indonesia dengan suratnya Nomor 1402/XII/1985/SKI tertanggal

12 Desember 1985 memberi persetujuannya.

2.2 Susunan Organisasi ARDIN Provinsi Bali

Susunan Organisasi Dewan Pertimbangan dan Penggurus ARDIN

Provinsi Bali Periode Tahun 2008-2013 antara lain sebagai berikut:

1. Dewan Pertimbangan ARDIN Provinsi Bali:

a. Ketua : Putu Supatha Yuma,SE.

b. Anggota : Made Putu Yandnya,SH.

: Prof. DR.Ing. Ir. Made Merta,DAA.

: Prof. DR Ir. Nyoman Sucipta,Mp.

: Dr. Sakabawa,SH.

10

2. Dewan Kehormatan ARDIN Provinsi Bali:

a. Ketua : Nyoman Dana Asmara

b. Anggota : Sakabawa,SH.

: Ir. Nyoman Sucipta,MS.

: DR. ING. Ir. Made Merha.

: Nyoman Widisila, SE

3. Dewan Penggurus ARDIN Provinsi Bali

a. Ketua : Ir. Made Ardana.

b. Ketua I : Ir. Yogi Yasa Wedha,MM.

c. Ketua II : Ketut Suwitra,SE.

d. Ketua III : Ir. Pande Made Budiana.

e. Ketua IV : Ir. Anak Agung Ayu Putri.

f. Ketua V : Drs. Ida Bagus Gede Purnamabawa.

g. Sekretaris Umum : DR.Ir. I Wayan Jondra,M.Si.

h. Sekretaris I : Ir. Nyoman Arinatha.

i. Sekretaris II : Ida Ayu Badjri.

j. Sekretaris III : Sang Putu Putrayoga,SH.,MM.

k. Bendahara Umum : N. Budi Arjana.

l. Bendahara I : Ir. K Rawi Adnyani.

m. Bendahara II : drh. Pande Made Wiadnya.

n. Bendahara III : I Gst Bgs Damara,SE.,SST.Par.,M.Hum.

4. Penggurus Biro-Biro Organisasi

a. Biro Organisasi dan Keanggotaan

Ketua : Ir. I Gusti Made Subasga.

Wakil Ketua : Komang Alit Suarsa,SP.

b. Biro Hukum dan Advokasi

Ketua : I Nengah Nurlaba,SH.

Wakil Ketua : I Wayan Kastawa,SE.

c. Biro Perdagangan Barang Pemerintah dan Swasta

11

Ketua : I Nyoman Kanda,SE.

Wakil Ketua : I Ketut Suada.

d. Biro Distribusi dan Keagenan

Ketua : Ir. Ketut Rai Mahajony.

Wakil Ketua : Ni Made Warti,SE.

e. Biro Bisnis dan Lintas Provinsi

Ketua : Ir. Ketut Panca Wirawan.

Wakil Ketua : Sang Ketut Alit Suarmyasa,SE.

Wakil Ketua : Ni Putu Dewi Juliantari,SE.

f. Biro Bisnis Ekspor dan Impor

Ketua : Dirgo Witono.

Wakil Ketua : Ir. Nengah Aryanta

g. Biro Pendidikan dan Pelatihan

Ketua : Ir.N Seniartha Prawita

Wakil Ketua : I Wayan Gede Sukarata

h. Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar Lembaga

Ketua : Drs. I Gst Wayan Rawan

Wakil Ketua : Made Arya Sentosa

i. Biro Bina Pasar

Ketua : Ir. Putu Suharto

Wakil Ketua : Made Suardika Dwipayana

j. Biro Dana dan Pembiayaan

Ketua : Dra. Made Sarwati

Wakil Ketua : I Made Wakhia

Dewan Kehormatan KETUA UMUM

B S A P Dewan Pertimbangan

Sekretaris Umum Bendahara Umum

Sekretaris I, II & III Bendahara I, II & III

Ketua I Ketua II Ketua III Ketua IV Ketua V

Bidang Organisasi & Keanggotaan

Biro Pengadaan Barang Pemerintah

Biro Distribusi

Biro Bina Pasar

Biro Eksport, Import & Keagenan

Biro Hukum & Pelatihan

Biro Transportasi & Pergudangan

Biro Promosi & Humas

Biro Sumber Dana &

Pembiayaan

KETERANGAN :

--------------------------- Garis Koordinasi

Garis Komando

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ARDIN Provinsi Bali

12

13

2.3 Tata Kerja Kepengurusan ARDIN Provinsi Bali Periode 2008-2013

Uraian Tata Kerja Kepenggurusan ARDIN Provinsi Bali Periode

2008-2013 antara lain sebagai berikut ini:

1. Ketua Umum

Ketua Umum bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan

mengembangkan seluruh perangkat organisasi sesuai

dengan ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah

Tangga dan Program Kerja ARDIN, serta hasil-hasil

Musyawarah Daerah VI ARDIN Provinsi Bali.

b) Bertindak mewakili organisasi baik kedalam maupun

keluar.

c) Mengambil segala upaya, langkah, tindakan dan kebijakan

yang dipandang perlu untuk kepentingan organisasi sesuai

dengan ketentuan organisasi.

d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya

didampingi sekretaris umum dan dibantu oleh seluruh

perangkat organisasi.

e) Bertanggung jawab dan mempertanggung jawabkan seluruh

aktifitas dan tindakan organisasi kepada forum Musyawarah

Daerah.

2. Ketua- Ketua

Ketua-Ketua bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu tugas dan kewajiban Ketua Umum.

b) Bertindak mewakili Ketua Umum apabila Ketua Umum

berhalangan dan atau jika diperlukan.

c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina, dan

mengembangkan organisasi di wilayah tertentu dan

kompartemen-kompartemen tertentu.

14

d) Dalam melaksanakan seluruh tugas dan kewajibannya

didampingi wakil Sekretaris Umum dan dibantu oleh

perangkat organisasi dalam lingkup kerjanya.

e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas

dan kewajibannya kepada Ketua Umum.

3. Sekretaris Umum

Sekretaris Umum bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu dan mendampingi Ketua Umum dalam

melaksanakan tugas dan kewajibannya.

b) Mengelola, membina dan mengembangkan administrasi dan

manajemen organisasi serta kesekretariatan.

c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas


4. Sekretaris-Sekretaris

Sekretaris-Sekretaris bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu Sekretaris Umum dalam melaksanakan tugas

dan kewajibannya.

b) Mewakili Sekretaris Umum apabila Sekretaris Umum

berhalangan dan atau jika dibutuhkan.

c) Mendampingi Wakil-Wakil Ketua dalam melaksanakan

tugas dan kewajibannya.

d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh

tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum.

5. Bendahara Umum

Bendahara Umum bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu dan mendampingi tugas-tugas dan kewajiban

Ketua Umum.

b) Mengakomudir, menggalang, mengelola dan mengamankan

sumber-sumber dana dan aset organisasi.

c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan seluruh


15

6. Bendahara-Bendahara

Bendahara-Bendahara bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas

dan kewajibannya.

b) Bertindak mewakili Bendahara Umum apabila Bendahara

Umum berhalangan dan atau jika diperlukan.



7. Kompartemen-Kompartemen

Kompartemen-Kompartemen bertugas dan berkewajiban untuk:

a) Membantu Ketua Umum/Ketua/Koordinator kompartemen

masing-masing dalam melaksanakan tugas dan

kewajibannya.

b) Mengelola, membina, dan mengembangkan program

kompartemen masing-masing.


tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui

Wakil Ketua/koordinator kompartemen masing-masing.

8. Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus

Lembaga-Lembaga Otonom/Khusus bertugas dan berkewajiban

untuk:

a) Membantu Ketua Umum dalam melaksanakan tugas dan

kewajibannya.

b) Mengelola, membina dan mengembangkan program-

program lembaga masing-masing.



16

2.4 Uraian Tugas Kepengurusan Organisasi ARDIN Provinsi Bali

Untuk memberikan kejelasan dan ketegasan dari masing-masing

pengurus ARDIN Provinsi Bali dalam menjalankan tugas dan

kewajibannya secara garis besar ditetapkan sebagai berikut :

1. KETUA UMUM : IR. MADE ARDANA

a) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan

mengembangkan seluruh perangkat dan tingkatan

organisasi.

b) Mengambil segala upaya, langkah, tindakan dan

kebijaksanaan yang dipandang perlu bagi kepentingan

organisasi.


dan kewajibannya kepada Forum MUSDA.

2. KETUA I : IR. YOGI YASA WEDHA,MM.

a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum.

b) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan

mengembangkan pelaksanaan sertifikasi bagi anggota

ARDIN Provinsi Bali.

c) Mengkoordinir, mengarahkan, membina dan

mengembangkan Biro Organisasi dan Keanggotaan dan

Biro Hukum dan Advokasi

d) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas


3. KETUA II : KETUT SUWITRA,SE

a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum


mengembangkan Biro Pengadaan Barang Pemerintah, Biro

Distribusi dan Biro Bina Pasar.



17

4. KETUA III : IR. PANDE MADE BUDIANA



mengembangkan Badan Konsultatif ARDIN Bali.


mengembangkan Biro Lintas Provinsi dan Biro Bisnis

Ekspor Impor.



5. KETUA IV : IR. ANAK AGUNG AYU PUTRI



mengembangkan Biro Pendidikan dan Pelatihan, Biro

Promosi dan Hubungan antar Lembaga.



6. KETUA V : DRS. IDA BAGUS PURNAMABAWA



mengembangkan Koperasi BinARDIN Bali.


mengembangkan Biro sumber dana dan pembiyaan.



7. SEKRETARIS UMUM : DR. IR. I WAJAN JONDRA,M.SI

a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Ketua Umum

b) Mengkoordinir pengelolaan administrasi dan manajemen

Organisasi, Kesekretariatan, Keanggotaan, Informasi,

Personalia dan lain-lain.



18

8. SEKRETARIS I, II dan III : IR. I NYOMAN ARINATHA, IDA

AYU BADJRI,BA,MBA dan SANG PUTU PUTRA YOGA,

SH,MM

a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Sekretaris.

b) Membantu dan memdampingi Ketua yang membidangi

Pembinaan, Kompartemen :

- Biro Organisasi dan Keanggotaan

- Biro Hukum dan Advokasi

- Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta

- Biro Distribusi dan Keagenan

- Biro Bisnis Lintas Provinsi

- Biro Bisnis Ekspor Impor

- Biro Pendidikan dan Pelatihan

- Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar

Lembaga

- Biro Bina Pasar

- Biro Sumber Dana dan Pembiayaan

c) Bertanggungjawab dan mepertanggungjawabkan tugas

dan kewajibannya kepada Ketua Umum, melalui

Sekretaris.

9. BENDAHARA : N. BUDI ARJANA

a) Membantu tugas-tugas Ketua Umum

b) Menggalang/mencari sumber-sumber penerimaan,

mengelola, mengadministrasikan dan mengamankan dana-

dana dan asset organisasi.

c) Merencanakan, menyusun rencana anggaran penerimaan

dan pangeluaran organisasi tahunan.

d) Bersama-sam Ketua Umum membuat persetujuan

penerimaan dan pengeluaran keuangan/kebendaharaan/asset

organisasi.

19

e) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas-


10. BENDAHARA I, II dan III : IR. K RAWI ADNYANI, DRH.

PANDE MADE WIADNYA dan I.GST MD BGS DAMARA,

SE, SST.PAR, M.HUM

a) Membantu tugas-tugas dan kewajiban Bendahara Umum.

b) Membantu dan mendampingi Ketua yang membidangi

Pembinaan Kopartemen :

- Biro Organisasi dan Keanggotaan

- Biro Hukum dan Advokasi

- Biro Pengadaan Barang Pemerintah dan Swasta

- Biro Distribusi dan Keagenan

- Biro Bisnis Lintas Provinsi

- Biro Bisnis Ekspor Impor

- Biro Pendidikan dan Pelatihan

- Biro Promosi, Publikasi dan Hubungan antar

Lembaga

- Biro Bina Pasar

- Biro Sumber Dana dan Pembiayaan

c) Bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan tugas-

tugas dan kewajibannya kepada Ketua Umum melalui

Bendahara Umum.

11. BIRO ORGANISASI DAN KEANGGOTAAN

KETUA : IR. I GST MADE SUBASGA

WK. KETUA : KOMANG ALIT SUARSA,SP

a) Meningkatkan sarana dan prasarana kantor, kemampuan

dan kinerja personalia, serta kinerja penggurus.

b) Meningkatkan kinerja, Lembaga dibawah BPD ARDIN

seperti BSAP, Koperasi, serta lembaga lainnya yang

terkait dengan keanggotaan.

20

c) Melaksanakan kegiatan-kegiatan guna memupuk

hubungan antar BPD dengan anggota, dikaitan dengan

event-event ARDIN

12. BIRO HUKUM DAN ADVOKASI

KETUA : I NENGAH NURLABA,SH

WK. KETUA : I WAYAN KASTAWA,SE

a) Melakukan advokasi kepada anggota ARDIN yang

menghadapi permasalahan hukum, terkait dengan proses

pengadaan barang dan jasa.

b) Memantau dan mencari solusi dan memberi masukan

terhadap pelanggaran-pelanggaran pelakasanaan

pengadaaan barang dan jasa oleh instansi tertentu.

c) Membentuk tim pengacara ARDIN, guna memberikan

bantuan hukum kepada anggota ARDIN.

d) Memberikan tanggapan terhadap perkembangan dalam

penerbitan maupun pelaksanaan peraturan perundang-

undangan pengadaan barang dan jasa.

e) Bekerja sama dengan aparat penegak hukum dalam

menyikapi pelanggaran-pelanggaran hukum yang

dilakukan oleh para pelaku pengadaan barang dan jasa.

f) Merancang MOU dengan pihak kejaksaan, Kepolisian,

Komisi Pemberantasan Korupsi, dan Komisi Penyelidikan

Persaingan Usaha, guna turut serta dalam upaya

penegakan hukum

13. BIRO PENGADAAN BARANG PEMERINTAH DAN

SWASTA

KETUA : I NYOMAN KANDA, SE

WK KETUA : I KETUT SUADA

a) Memantau kebutuhan barang dan jasa pemerintah

berdasarkan APBD setiap tahun anggaran.

21

b) Memantau pengumuman-pengumuman pengadaan barang

dan jasa pemerintah.

c) Melakukan pelatihan dan sertifikasi tenaga professional

dalam bidang pengadaan barang dan jasa pemerintah.

d) Melakukan pelatihan guna meningkatkan profesionalisme

anggota, guna menyasar pengadaan barang pemerintah

maupun swasta.

e) Melaksanakan expo/pasar murah bagi anggota ARDIN.

f) Melakukan pendekatan dan sosialisasi keberadaan anggota

ARDIN dengan membawa dan menjelaskan buku DRP

ARDIN.

g) Melakukan sidak pelaksanaan pekerjaan pengadaan

barang dan jasa oleh anggota ARDIN.

h) Melakukan registrasi pengalaman kerja yang telah

dilakukan oleh anggota ARDIN Bali

14. BIRO DISTRIBUSI DAN KEAGENAN

KETUA : IR KETUT RAI MAHAJONY

WK. KETUA : NI MADE WARTI,SE

a) Membina anggota ARDIN yang berminat dalam bidang

distributor dan keagenan, dengan melakukan kerja sama

dengan pabrik atau distributor.

b) Menghadiri expo-expo kelas nasional dan internasional di

dalam negeri, guna menjajagi peluang distributor dan

keagenan, kemudian mendistribusikan informasi yang

diperoleh.

15. BIRO BISNIS LINTAS PROVINSI

KETUA : IR. KETUT PANCA WIRAWAN

WK. KETUA I : SANG KETUT ALIT SUARMAYASA,SE

WK. KETUA II : NI PUTU DEWI JULIANTARI,SE

a) Studi Banding

b) Melaksanakan Bisnis forum

22

c) Memetakan potensi Bali dalam hal perdangangan antar

provinsi

16. BIRO BISNIS EKSPOR IMPOR

KETUA : DIRGO WITONO

WK. KETUA : IR. NENGAH ARIYANTA

a) Mencari informasi peluang ekspor baik melalui mas

media, maupun internet.

b) Melaksanakan pelatihan proses dan pengelolaan ekspor

impor.

17. BIRO PENDIDIKAN DAN PELATIHAN

KETUA : IR. N SENIARTHA PRAWITA

WK. KETUA : WAYAN GEDE SUKARATA

a) Bekerja sama dengan biro-biro yang lain guna

melaksanakan pelatihan, yang dibutuhkan oleh masing-

masing biro guna meningkatkan kinerja anggota dan

pengurus ARDIN.

b) Melakukan penyuluhan bekerja sama dengan kantor pajak.

c) Melakukan pelatihan tentang entrepreneurship.

d) Melaksanakan penyuluhan rohani guna menunjang etitude

anggota ARDIN.

e) Melakukan pelatihan kewirausahaan bagi para lulusan

baru perguruan tinggi guna menekuni bisnis pengadaan

barang dan jasa.

18. BIRO PROMOSI, PUBLIKASI DAN HUBUNGAN ANTAR

LEMBAGA

KETUA : DRS. I GST WAYAN RAWAN

WK. KETUA : MADE ARYA SENTOSA

a) Melakukan release terhadap kegiatan-kegiatan ARDIN

melalui media masa.

b) Melaksanakan diskusi bulanan, dengan membahas topik-

topik up-to-date, yang berkaitan dengan pengadaan barang

23

dan jasa, dengan mendatangkan pakar dari perguruan

tinggi atau praktisi.

c) Membina hubungan yang harmonis antar

lembaga/organisasi, baik lembaga/organisasi sejenis,

maupun organisasi lainnya yang setingkat.

19. BIRO BINA PASAR

KETUA : IR. PUTU SUHARTO

WK. KETUA : MADE SUARDIKA DWIPAYANA

a) Melaksanakan promosi bersama anggota ARDIN.

b) Memberikan award kepada instansi yang paling banyak

melakukan tender secara terbuka dan jelas sesuai peraturan

yang berlaku.

c) Memberi kesempatan kepada para distributor untuk

memajang iklan dan sample produknya di kantor BPD

ARDIN Bali

20. BIRO SUMBER DANA DAN PEMBIAYAAN

KETUA : DRA. MADE SARWATI

WK. KETUA : I MADE WAKHIA

a) Melakukan upaya-upaya konsorsium antara anggota

ARDIN guna menunjang daya saing anggota ARDIN.

b) Melakukan kerja sama dengan lembaga-lembaga keuangan

guna menunjang kinerja anggota ARDIN.

c) Melakukan pelatihan perdagangan bursa efek.

2.5 Maksud dan Tujuan Organisasi ARDIN Provinsi Bali

Maksud dan tujuan perkumpulan ARDIN Provinsi Bali pada

bidang pembinaan kesamaan profesi yaitu:

1. Menghimpun, membina dan mengembangkan potensi para

penggusaha rekanan pengadaan barang/jasa dan distributor menjadi

lebih tangguh, professional dan mandiri.

24

2. Mengembangkan jiwa dan semangat patriotisme dalam berusaha

yang berintikan moral, etika bisnis dan norma luhur bangsa

Indonesia.

3. Mewujudkan tatanan perekomonian nasional dengan iklim usaha

yang sehat, dinamis, dan demokratis.

4. Berperan serta secara aktif mensukseskan pembangunan ekomoni

bangsa yang kuat dan berdaya saing tinggi dalam suatu tatanan

ekomoni pasar dalam percaturan perekonomian global.

BAB III

ANALISA DAN DESAIN SISTEM

3.1 Pengertian Sistem

Pada awalnya, kata sistem berasal dari bahasa latin yang disebut

dengan systēma dan juga berasal dari bahasa yunani yang disebut dengan

sustēma. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri komponen atau elemen

yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi

atau energi yang memiliki maksud untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Istilah ini sering dipergunakan untuk menggambarkan suatu set entitas

yang berinteraksi, di mana suatu model matematika seringkali bisa dibuat.

Sistem juga merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang

saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu

kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.

Didalam sebuah sistem terdapat beberapa elemen yang

membentuknya. Elemen tersebut terdiri dari tujuan, masukan, keluaran,

proses, mekanisme pengendalian dan umpan balik. Pengertian dari

masing-masing elemen yang membentuk sebuah sistem tersebut antara

lain sebagai berikut:

a) Tujuan merupakan suatu hal yang utama dalam sebuah sistem

karena semua sistem pastinya memiliki tujuan (goal). Tujuan

dalam sebuah sistem untuk menjadi motivasi yang mengarahkan

agar sistem tersebut dapat mencapai suatu tujuan yang ingin

dicapainya dan tanpanya suatu tujuan dalam sebuah sistem akan

menjadikan sistem tersebut tak terarah dan tak terkendali.

b) Masukan (input) dalam sistem adalah segala sesuatu yang masuk

ke dalam suatu sistem dan dijadikan bahan untuk dapat diproses.

Masukan ini dapat berupa hal-hal berwujud (tampak secara fisik)

maupun yang tak berwujud (tidak tampak secara fisik).

25

26

c) Proses dalam sistem merupakan bagian yang melakukan perubahan

atau transformasi dari masukan mejadi keluaran yang berguna

dalam sebuah sistem. Contoh dari proses sebuah sistem adalah

suatu tindakan yang dapat meringkas data, melakukan perhitungan,

dan mengurutkan data.

d) Keluaran (output) dalam sistem merupakan hasil akhir dari proses

yang dilakukan dalam sebuah sistem. Pada sistem informasi,

keluaran bisa berupa suatu informasi, saran, cetakan laporan baik

laporan harian, mingguan, bulanan maupun tahunan dan lain

sebagainya.

e) Mekanisme pengendalian (control mechanism) dalam sistem

diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback) dari

keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik

masukan maupun proses. Tujuan dari mekanisme pengendalian ini

adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan

tujuannya.

3.2 Pengertian Data dan Informasi

Dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003), secara konseptual data

adalah deskripsi tentang benda, kejadian, aktifitas dan transaksi yang tidak

mempunyai makna atau tidak mempunyai pengaruh secara langsung

kepada pemakainya.

Data pada umumnya dapat berupa nilai yang terformat, teks, citra,

audio dan video yang memiliki arti sebagai berikut:

a) Data yang terformat adalah data dengan suatu format tertentu.

Misalnya data yang menyatakan tanggal, jam atau menyatakan nilai

mata uang.

b) Teks adalah sederetan huruf, angka dan symbol-simbol khusus

(misalnya + dan $) yang kombinasinya tidak tergantung pada

masing-masing item secara individual. Contoh teks adalah artikel

Koran.

27

c) Citra (image) adalah data dalam bentuk gambar. Citra dapat berupa

grafik, foto, hasil rontgen, dan tanda tangan, ataupun gambar yang

lain.

d) Audio adalah data dalam bentuk suara. Contoh data audio antara

lain instrument musik, suara orang atau suara binatang, gemericik

air, detak jantung.

e) Video merupakan data dalam bentuk gambar yang bergerak dan

bisa saja dilengkapi dengan suara. Video dapat digunakan untuk

mengabdikan suatu kejadian atau aktivitas.

Sedangkan informasi menurut McFadden, dkk (1999) yang

tercantum dalam sebuah buku (Abdul Kadir, 2003) mendefinisikan

informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga

meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.

Dua orang insinyur listrik yaitu Shannon dan Weaver melakukan

pendekatan secara matematis untuk mendefinisikan informasi (Kroenke,

1992). Menurut mereka, informasi adalah “jumlah ketidakpastian yang

dikurangi ketika sebuah pesan diterima”. Artinya, dengan adanya

informasi, tingkat kepastian menjadi meningkat.

Sedangkan menurut Devis (1999), informasi adalah data yang telah

diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan

bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang.

3.3 Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah kombinasi dari teknologi informasi dan

aktivitas orang yang menggunakan teknologi itu untuk mendukung operasi

dan manajemen. istilah sistem informasi yang sering digunakan merujuk

kepada interaksi antara orang, proses algoritmik, data, dan teknologi.

Dalam pengertian ini, istilah ini digunakan untuk merujuk tidak hanya

pada penggunaan organisasi teknologi informasi dan komunikasi (TIK),

28

tetapi juga untuk cara di mana orang berinteraksi dengan teknologi ini

dalam mendukung proses bisnis.

Sistem informasi memiliki beberapa komponen didalamnya yaitu

Perangkat Keras, Perangkat Lunak, Prosedur, Orang, Basis Data, dan

Jaringan Komputer atau Komunikasi Data. Komponen-komponen sistem

informasi antara lain:

a) Perangkat Keras (hardware) adalah peranti-peranti fisik seperti

komputer dan printer.

b) Perangkat Lunak (software) atau program adalah sekumpulan

instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat

memproses data.

c) Prosedur adalah sekumpulan aturan yang dipakai untuk

mewujudkan pemrosesan data dan pembangkitan keluaran yang

dikehendaki.

d) Orang merupakan semua pihak yang bertanggung jawab dalam

pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan

keluaran sistem informasi.

e) Basis Data (database) merupakan sekumpulan tabel, hubungan dan

lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.

f) Jaringan Komputer atau Komunikasi Data merupakan sistem

penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai

secara bersamaan atau diakses oleh sejumlah pemakai.

3.4 Analisa dan Desain Sistem

Proses analisa dan desain sistem tidak terlepas dari seseorang yang

disebut dengan analis sistem. Analis sistem merupakan seseorang yang

bertanggung jawab atas penelitian, perencanaan, pengkoordinasian, dan

merekomendasikan pemilihan perangkat lunak dan sistem yang paling

sesuai dengan kebutuhan organisasi bisnis atau perusahaan.

Analis sistem memegang peranan yang sangat penting dalam

proses pengembangan sistem. Seorang analis sistem harus memiliki

29

setidaknya empat keahlian: analisis, teknis, manajerial, dan interpersonal

(berkomunikasi dengan orang lain).

Dalam proses analisa dan desain sistem harus melalui beberapa

tahapan analisa antara lain sebagai berikut :

3.4.1 Data Flow

Data flow atau diagram alir program merupakan suatu

diagram yang menggambarkan arus logika dari data yang akan

diproses dalam suatu program dari awal sampai akhir. Diagram alir

terdiri dari simbol-simbol yang mewakili fungsi-fungsi langkah

program dan garis alir (flow line) yang menunjukkan urutan dari

simbol-simbol yang akan dikerjakan. Daftar dari simbol-simbol

dari flowchart antara lain :

Tabel 3.1 Simbol-simbol flowchart

No Simbol Fungsi

1 Simbol titik terminal digunakan untuk

menunjukan awal dan akhir dari suatu

proses.

2 Simbol proses digunakan untuk mewakili

suatu proses atau untuk pengeolahan

aritmatika dan pemindahan data.

3 Simbol input-output digunakan untuk

mewakili data input/output dan menunjukan

hasil dari suatu proses.

4 Simbol keputusan (decision) digunakan

untuk suatu penyelesaian perbandingan

logika kondisi di dalam program.

30

5 Simbol Persiapan (predefined) digunakan untuk

pemberian nilai awal suatu variable atau

counter.

6 Simbul penghubung (connector) digunakan

untuk menunjukkan hubungan arus proses yang

terputus masih dalam halaman yang sama.

7 simbol off-page connector digunakan untuk

menunjukkan hubungan arus proses yang

terputus masih dalam halaman yang berbeda.

8 Simbol proses terdefenisi digunakan untuk

menunjukkan suatu operasi yang rinciannya

ditunjukkan di tempat lain.

9 Simbol display digunakan untuk output yang

ditunjukkan/ditampilkan di monitor.

10 Simbol dokumen digunakan untuk menunjukan

suatu dokumen input dan output baik untuk

proses manual, mekanik atau komputer.

11 Simbol garis alir (flowline) yang digunakan

untuk menunjukkan arus dari suatu proses.

12 Simbol storage yang digunakan untuk

menyimpan data.

Dari penjelasan mengenai simbol-simbol flowchart dan

fungsi dari masing-masing simbol tersebut, maka dapat dibuat alur

data flow surat masuk dan surat keluar yang terdapat di ARDIN

Provinsi Bali antara lain sebagai berikut:

31

a) Data flow Surat Masuk

Data flow surat masuk pada bagian administrasi di

kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugas-tugas

sebagai berikut :

Mulai

Menerima, mengcopi dan

mengagendakan surat masuk

Surat yang telah diagendakan

Gambar 3.1 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Administrasi

1

2 5


Melakukan pengarsipan

surat pada box surat masuk

Selesai

Surat yang telah diagendakan & telah

diberi keputusan oleh pengurus

Melakukan pengarsipan

surat pada box surat masuk

1. Menerima, mengcopi dan mengagendakan surat

masuk ke dalam buku agenda surat masuk.

2. Setelah itu mengirim surat yang telah diagendakan

kepada bagian sekretaris eksekutif.

3. Menerima kembali surat tersebut untuk diarsip ke

box surat masuk.

32

Data flow surat masuk pada bagian sekretaris

eksekutif di kantor ARDIN Provinsi Bali melakukan tugas-

tugas sebagai berikut :

1. Menerima surat yang telah diangendakan oleh

bagian administrasi untuk dipelajari dan

memberikan keputusan apakah surat tersebut perlu

dikirim ke bagian pengurus inti atau tidak.

2. Jika perlu untuk dikirim ke bagian pengurus inti

maka surat yang telah diangendakan tersebut

dikirim ke bagian pengurus inti tapi jika tidak

maka bagian sekretaris eksekutif mengirim

kembali kebagian administrasi untuk dilakukan

pengarsipan ke box surat masuk.

33

3. Menerima surat yang dikirim dari bagian pengurus

inti yang akan dipelajari kembali dan melakukan

penyusunan draf keputusan yang dilakukan oleh

pengurus inti, misalnya untuk membuat surat

balasan ataupun melaksanakan keputusan-

keputusan lain dari surat tersebut sesuai dengan

kebijaksanaan pengurus inti. Setelah itu bagian

sekretaris eksekutif mengirim kembali surat yang

telah diangendakan dan diberikan keputusan oleh

bagian pengurus inti untuk dilakukan pengarsipan

ke box surat masuk.

3


Membaca & memberikan keputusan

Surat yang telah diagendakan & telah

diberi keputusan oleh pengurus

4

Gambar 3.3 Data Flow Surat Masuk pada Bagian Pengurus Inti

34

Data Flow surat masuk pada bagian pengurus inti di

kantor ARDIN Provinsi Bali adalah hanya menerima surat

yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif untuk

dipelajari dan diberikan keputusan mengenai surat masuk

tersebut dan setelah itu kirim kembali kebagian sekretaris

eksekutif untuk ditindaklanjutin kembali berdasarkan

keputusan yang diberikan oleh bagian pengurus inti.

b) Data flow Surat Keluar

Data flow surat keluar dimulai oleh bagian

sekretaris eksekutif yang memiliki tugas-tugas sebagai

berikut:

1. Membuat draf untuk surat keluar dan memberikan

keputusan apakah draf surat keluar tersebut harus

diperiksa oleh bagian pengurus inti atau tidak.

2. jika diperiksa, harus mengirim draf kepada bagian

pengurus inti dan menerima kembali hasil koreksi

dari draf tersebut untuk disusun kembali.

3. Jika draf yang sudah disusun ulang sesuai dengan

draf koreksi dari pengurus inti perlu dikoreksi lagi

oleh bagian pengurus inti, maka draf tersebut harus

dikirim kembali kebagian pengurus inti. Hal

tersebut terjadi berulang-ulang sampai draf yang

dibuat tidak perlu dikirim lagi ke bagian pengurus

inti.

4. Jika draf tersebut sudah benar dan tidak perlu

dikoreksi kebagian pengurus inti, maka draf

tersebut dikirim kebagian administrasi untuk

dilakukan pengetikan ulang sesuai format bagian

administrasi, pemberian nomer surat keluar,

pengiriman dan pengarsipan.

35

Tugas-tugas yang dilakukan oleh bagian sekretaris

eksekutif dapat digambarkan dalam data flow seperti

dibawah ini.

Iya

Mulai

Membuat draf untuk

surat keluar

Perlukan untuk konsultasi ke bagian

pengurus?

2

Tidak

1

Iya

Gambar 3.4 Data Flow Surat Keluar Bagian Sekretaris Eksekutif

Draf surat keluar yang tercetak

3

Menerima draf yang sudah dikoreksi dan menyusun kembali sesuai draf yang

dikoreksi

Draf surat keluar yang tercetak dan

terkoreksi

Perlukan untuk konsultasi ke bagian

pengurus?

Tidak

4

Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi

Data flow surat keluar bagian pengurus inti

memiliki tugas untuk melakukan pemeriksaan draf surat

keluar yang dikirim oleh bagian sekretaris eksekutif dan

setelah melakukan pemeriksaan. Draf yang telah diperiksa,

36

dikirim kembali ke bagian sekretaris eksekutif yang dapat

digambarkan seperti data flow dibawah ini.

1

Draf surat keluar yang tercetak

Menerima dan

melakukan koreksi

Draf surat keluar yang tercetak yang dikoreksi

3

Gambar 3.5 Data Flow Surat Keluar Bagian Pengurus Inti

4


terkoreksi

Menerima dan

melakukan koreksi ulang

Draf surat keluar yang tercetak yang

dikoreksi

Data flow surat keluar bagian administrasi memiliki

tugas untuk menerima draf yang telah melakukan proses

pemeriksaan dari bagian sekretaris eksekutif. Bagian

administrasi melakukan pengetikan ulang sesuai format

yang berlaku berdasarkan draf yang diterimanya,

memberikan nomer surat keluar, melakukan pengiriman

baik secara personal atau melalui kantor pos dan juga

melakukan pengarsipan ke box surat keluar. Proses data

37

flow bagian administrasi dapat digambarkan seperti data

flow dibawah ini.

2


terkoreksi

Melakukan pengetikan,

pemberian nomer surat keluar,

pengiriman, dan pengarsipan surat

keluar

Gambar 3.6 Data Flow Surat Keluar Bagian Administrasi

Selesai

3.4.2 Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) adalah alat pembuatan model

yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan

sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan

antara satu dengan yang lain dengan alur data, baik secara manual

maupun komputerisasi. Adapun data flow diagram yaitu:

1. Menurut Yourdan dan DeMarco

Gambar 3.7 Komponen DFD menurut Yourdan dan DeMarco

38

2. Menurut Gene dan Serson

Gambar 3.8 Komponen DFD menurut Gene dan Serson

Masing-masing komponen yanga ada pada data flow diagram

yaitu:

1. Terminator

Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi

dengan sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya

terminator dikenal dengan nama entitas luar (external

entity). Terdapat dua jenis terminator:

a. Terminator luar (source) merupakan terminator yang

menjadi sumber.

b. Terminator Tujuan (sink) merupakan terminator

yang menjadi tujuan data/informasi sistem.

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang,

organisasi, departemen di dalam organisasi, atau

perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang

sedang dibuat modelnya. Komponen terminator ini perlu

diberi nama sesuai dengan dunia luar yang berkomunikasi

dengan sistem yang sedang dibuat modelnya dan biasanya

menggunakan kata benda, contohnya seperti bagian

penjualan, dosen, mahasiswa. Ada tiga hal penting yang

harus diingat tentang terminator yaitu:

a. Terminator merupakan bagian/lingkungan luar

sistem. Alur data yang menghubungkan terminator

dengan berbagai proses sistem, menunjukan

hubungan sistem dengan dunia luar.

39

b. Profesional sistem tidak berhak mengubah isi atau

cara kerja organisasi atau prosedur yang berkaitan

dengan terminator.

c. Hubungan yang ada antar terminator yang satu

dengan yang lain tidak digambarkan pada DFD.

2. Proses

Komponen proses menggambarkan bagian dari sistem yang

mentransformasikan input menjadi output. Proses diberi

nama untuk menjelaskan proses/kegiatan apa yang

sedang/akan dilaksanakan. Pemberian nama proses

dilakukan dengan menggunakan kata kerja transitif (kata

kerja yang membutuhkan obyek). Ada beberapa hal yang

perlu diperhatikan tentang proses:

a. Proses harus memiliki input dan output.

b. Proses dapat dihubungkan dengan komponen

terminator, data store atau proses melalui alur data.

c. Sistem/bagian/devisi/departemen yang sedang

dianalisis oleh professional sistem digambarkan

dengan komponen proses.

3. Komponen Data Store

Komponen ini digunakan untuk membuat model

sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda

jamak. Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan,

seperti file atau database yang berkaitan dengan

penyimpanan secara komputerisasi, misalnya file disket, file

harddisk, file pita magnetik. Data store dihubungkan

dengan alur data hanya pada komponen proses, tidak

dengan komponen DFD lainnya.

4. Alur Data

Alur data digambarkan dengan anak panah, yang

menunjukan arah menuju ked an keluar dari suatu proses.

40

Alur data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan

data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem ke

bagian lainnya. Alur data juga dapat merepresentasikan

data/informasi yang tidak berkaitan dengan komputer. Alur

data perlu diberikan nama sesuai dengan data/informasi

yang dimaksud, biasanya pemberian nama pada alur data

dilakukan dengan menggunakan kata benda.

Dalam DFD, ada beberapa levelisasi antara lain sebagai berikut:

1. Diagram Konteks

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari proses

tunggal dan menggambarkan ruang lingkup sistem. Hal-hal

yang digambarkan dalam diagram konteks adalah hubungan

terminator dengan sistem dalam satu proses.

2. Diagram Zero/DFD Level 0

Diagram zero terletak satu level dibawah diagram konteks,

yang menggambarkan proses utama dari DFD itu sendiri.

Hal-hal yang digambarkan dalam diagram zero adalah

proses utama dari sistem, hubungan entity, proses, data flow

dan data store.

3. Diagram Primitif/Rinci

Diagram primitif adalah diagram tingkat paling rendah

dimana proses-proses yang dapat didalamnya sudah tidak

dapat diuraikan.

Dari penjelasan di atas dapat dibuat suatu alur data flow

diagram dari sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada

asosiasi rekanan pengadaan barang dan distributor Indonesia

(ARDIN) provinsi bali. Adapun data flow diagram yang dimaksud

adalah:

P.1SISTEM PENGARSIPAN

SURAT MASUKDAN

KELUAR

ADMIN DATA (IT)

BAGIAN ADMINISTRASI

SEKRETARISEKSEKUTIF

PENGURUS INTI

Login_systemInfo_akses_login_system

Input_data_jabatanInput_data_jenis_surat

Input_data_user

info_data_jabatan

info_data_jenis_surat

info_data_user

Input_data_surat_masuk

Info_data_surat_masuk

Login_system

Info_akses_login_system

Input_data_surat_keluar

Info_data_surat_keluar

Penentuan_tujuan_deposisi

Info_penentuan_tujuan_deposisi

Login_system


Penentuan keputusan

Login_system


Info_penentuan_keputusan

Gambar 3.9 Diagram Konteks

41

42

Gambar 3.10 DFD Level 0

43

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses Maintenance Surat Masuk

3.4.3 Entity Relationship Diagram

Hubungan entitas (entity relation diagram) ditemukan oleh

Peter Chen dalam buku Entity Relational Model-Toward a Unified

of Data. Chen mencoba merumuskan dasar-dasar model dan

setelah itu dikembangkan dan dimodifikai oleh Chen dan banyak

pakar lainnya. Pada saat itu diagram hubungan entitas dibuat

sebagai bagian dari perangkat lunak yang juga merupakan

44

modifikasi khusus, karena tidak ada bentuk tunggal dan standar

dari diagram hubungan entitas.

Diagram Hubungan Entitas (entity relation diagram) adalah

model data berupa notasi grafis dalam pemodelan data konseptual

yang menggambarkan hubungan antara penyimpan. Model data ini

merupakan sekumpulan cara, peralatan untuk mendeskripsikan

data-data yang berhubungan antara data yang satu dengan yang

lain, semantiknya, serta batasan konsistensi.

Model data pada entity relation diagram terdiri dari tiga

komponen yaitu entitas, atribut, dan kerelasian antara entitas.

Secara garis besar entitas merupakan obyek dasar yang terlibat

dalam sistem. Atribut berperan sebagai penjelasan entitas dan

kerelasian yang menunjukan hubungan yang terjadi diantara dua

entitas tersebut.

Untuk lebih lengkap mengenai arti dari ketiga komponen

tersebut akan dijelaskan sebagai berikut:

1. Entitas (Entity)

Entitas menunjukan obyek-obyek dasar yang terkait di

dalam sistem. Obyek dasar dapat berupa benda, orang atau

hal-hal yang keterangannya perlu disimpan dalam basis

data. Untuk menggambarkan entitas dapat dilakukan dengan

mengikuti aturan sebagai berikut:

a) Entitas dinyatakan dengan simbol persegi panjang.

b) Nama entitas dituliskan di dalam simbol persegi

panjang.

c) Nama entitas berupa kata benda atau kata tunggal.

d) Nama entitas sedapat mungkin menggunakan nama

yang mudah dipahami dan dapat menyatakan

makna dengan jelas.

45

Selain itu, nama entitas dapat tersusun atas lebih dari satu

kata. Untuk memenuhi aturan penggambaran tersebut,

maka sering menggunakan tanda garis bawah/hypen/under

score ( _ ) yang dimaksudkan untuk menyatakan beberapa

kata dianggap tunggal.

Penentuan entitas dalam suatu sistem perlu

dilakuakn dengan cermat dan hati-hati karena tidak semua

orang,benda atau hal-hal tertentu dapat disebut dengan

entitas. Hanya orang, benda, atau hal-hal tertentu yang

berhubungan atau berkaitan dengan sistem dan

keterangannya yang perlu disimpan dalam basis data saja

yang disebut dengan entitas.

2. Atribut (Atrribute)

Atribut sering pula disebut sebagai property yang

merupakan keterangan-keterangan yang berkaitan dengan

sebuah entitas yang perlu disimpan dalam basis data.

Atribut berfungsi sebagai penjelasan dari sebuah entitas.

Untuk menggambarkan sebuah atribut dilakukan dengan

mengikuti aturan sebagai berikut:

a) Atribut dinyatakan dengan simbol ellips.

b) Nama atribut ditulis di dalam simbol ellips.

c) Nama atribut berupa kata benda atau kata tunggal.

d) Nama atribut sedapat mungkin menggunakan nama

yang mudah dipahami dan dapat menyatakan makna

yang jelas.

e) Atribut dihubungkan dengan menggunakan sebuah

garis.

Sebagaimana dapat terjadi dalam entitas, penamaan atribut

juga diusahakan agar mudah dipahami (khusus oleh para

pemakai). Nama-nama yang digunakan sebagai atribut juga

harus jelas dan menunjukan maknanya. Jika perlu

46

penggunaan tanda garis bawah/ hypen/ under score ( _ )

atau penggunaan singkatan juga diijinkan sepanjang mudah

dipahami.

3. Kerelasian Antar Entitas (Relationship)

Kerelasian antar entitas mendefinisikan hubungan antar dua

buah entitas. Kerelasian adalah kejadian atau transaksi yang

terjadi diantara dua buah entitas yang keterangannya perlu

disimpan dalam basis data. Kejadian atau transaksi yang

tidak perlu disimpan dalam basis data (sekalipun benar-

benar terjadi) bukan termasuk kerelasian. Aturan

penggambar kerelasian antar entitas adalah sebagai berikut:

a) Kelerasian digambarkan dengan simbol belah

ketupat.

b) Nama kerelasian dituliskan di dalam simbol belah

ketupat.

c) Kerelasian menghubungkan dua entitas.

d) Nama kerelasian berupa kata kerja aktif (diawali

dengan me) dan tunggal.

e) Nama kerelasian sedapat mungkin menggunakan

nama yang mudah dipahami dan dapat menyatakan

maknanya dengan jelas.

Entity relation diagram (ERD) untuk sistem pengarsipan surat

masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali dapat dilihat pada

(Gambar 3.12)

3.4.4 Konseptual dan Model Basis Data

Database Management System (DBMS) merupakan paket

program (Software) yang dibuat agar memudahkan dan

mengefisienkan pemasukan, pengeditan, penghapusan dan

pengambilan informasi terhadap database. Software yang tergolong

47

kedalam DBMS antara lain, Microsoft SQL, MySQL, Oracle, MS.

Access, dan lain sebagainya. Sedangkan Model database adalah

suatu konsep yang terintegrasi dalam menggambarkan hubungan

(relationships) antar data dan batasan-batasan (constraint) data

dalam suatu sistem database. Model data yang paling umum,

berdasarkan pada bagaimana hubungan antar record dalam

database (Record Based Data Models), terdapat tiga jenis, yaitu:

1. Model Database Hirarki (Hierarchical Database Model)

2. Model Database Jaringan (Network Database Model)

3. Model Database Relasi (Relational Database Model)

Model database hirarki dan jaringan merupakan model database

yang tidak lagi dipakai saat ini, karena adanya berbagai kelemahan

dan hanya cocok untuk struktur hirarki dan jaringan saja. Artinya

tidak mengakomodir untuk berbagai macam jenis persoalan dalam

suatu sistem database. Sedangkan Model database relasi

merupakan model database yang paling banyak digunakan saat ini,

karena paling sederhana dan mudah digunakan serta yang paling

penting adalah kemampuannya dalam mengakomodasi berbagai

kebutuhan pengelolaan database. Sebuah database dalam model

ini disusun dalam bentuk tabel dua dimensi yang terdiri dari baris

(record) dan kolom (field), pertemuan antara baris dengan kolom

disebut item data (data value), tabel-tabel yang ada dihubungkan

(relationship) sedemikian rupa menggunakan field-field kunci (Key

field) sehingga dapat meminimalkan duplikasi data. Model

database relasi ini dikemukakan pertama kali oleh E.F. Codd, salah

seorang pakar dalam bidang basis data dan sering juga model ini

disebut Database Relasi.

Dalam model basis data terdapat jenis hubungan antar tabel

yang definisikan dengan hubungan:

48

1. Satu ke Satu (One to One)

Satu ke satu (One to One) merupakan satu record pada

entity A ber-relasi paling banyak satu record juga pada

entity B dan begitu juga sebaliknya, satu record pada entity

B ber-relasi paling banyak satu record juga dengan entity

A. Dalam diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan

angka 1.

2. Satu ke Banyak (One to Many)

Satu ke Banyak (One to Many) merupakan satu record pada

entity A ber-relasi dengan beberapa record pada entity B.

Sedangkan sebaliknya, setiap record pada entity B ber-

relasi paling banyak satu record dengan entity A. Dalam

diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk

menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan

banyak.

3. Banyak ke satu (Many to One)

Banyak ke satu (Many to One) merupakan kebalikan dari

relasi satu ke banyak, dimana setiap record pada entity A

hanya dapat ber-relasi paling banyak 1 record pada entity

B. Sedangkan sebaliknya, satu record pada entity B dapat

ber-relasi dengan beberapa record pada entity A. Dalam

diagram E-R, relasi ini disimbolkan dengan angka 1 untuk

menyatakan satu dan huruf M atau N untuk menyatakan

banyak.

4. Banyak ke Banyak (Many to Many)

Banyak ke Banyak (Many to Many) merupakan beberapa

record pada entity A dapat ber-relasi dengan beberapa

record juga pada entity B. Begitu juga sebaliknya, beberapa

record pada entity B dapat ber-relasi dengan beberapa

record juga pada entity A. Dalam diagram E-R, relasi ini

49

disimbolkan dengan huruf M atau N untuk menyatakan

banyak.

Dari penjelasan diatas, maka dapat dirancang hubungan entitas

(entity relation diagram) serta konseptual dan model basis data

sebagai berikut:

Gambar 3.12 ERD (Entity Relation Diagram)

50

tb_jabatan

PK id_jabatan

nm_jabatan

tb_user

PK id_user

nm_user username passwordFK1 id_jabatan

tb_jenis_surat

PK id_jenis_surat

nm_jenis_surat

tb_surat_masuk

PK id_surat_masuk

tgl_surat_masuk dari kepada prihal keterangan upload_surat_masukFK1 id_jenis_suratFK2 id_user

tb_tujuan_disposisi

PK id_tujuan_disposisi

tgl_disposisiFK1 id_surat_masukFK2 id_user tgl_balas_disposisi hasil_disposisi

tb_surat_keluar

PK id_surat_keluar

tgl_surat_keluar kepada dari prihal keterangan upload_surat_keluarFK1 id_jenis_suratFK2 id_user

Gambar 3.13 Konseptual Basis Data

51

Dari rancangan ERD dan konseptual basis data, maka struktur tabel pada basis data untuk sistem pengarsipan surat masuk dan keluar pada ARDIN Provinsi Bali adalah sebagai berikut:

1. Tabel tb_jabatan

Tabel 3.2 tb_jabatan No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_jabatan Varchar 5 PK 2 nm_jabatan Varchar 50 -

2. Tabel tb_user

Tabel 3.3 tb_user No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_user Varchar 5 PK 2 nm_user Varchar 50 - 3 username Varchar 50 UNIQUE 4 password Varchar 10 - 5 id_jabatan Varchar 5 FK

3. Tabel tb_jenis_surat

Tabel 3.4 tb_jenis_surat No Nama Tipe Data Length Keterangan 1 id_jenis_surat Varchar 5 PK 2 nm_jenis_surat Varchar 50 -

52

4. Tabel tb_surat_masuk

Tabel 3.5 tb_surat_masuk No Nama Tipe

Data Length Keterangan

1 id_surat_masuk Varchar 5 PK 2 tgl_surat_masuk Datetime - 3 dari Text - 4 kepada Text - 5 prihal Varchar 50 - 6 keterangan Text - 7 upload_surat_masuk Text 100 - 8 id_jenis_surat Varchar 5 FK 9 id_user Varchar 5 FK

5. Tabel tb_tujuan_disposisi

Tabel 3.6 tb_ tujuan_disposisi No Nama Tipe


1 id_tujuan_disposisi Varchar 5 PK 2 tgl_disposisi Datetime - 3 id_surat_masuk Varchar 5 FK 4 id_user Varchar 5 FK 5 tgl_balas_disposisi Datetime - 6 hasil_disposisi Text -

6. Tabel tb_surat_keluar

Tabel 3.7 tb_ surat_keluar No Nama Tipe


1 id_surat_keluar Varchar 24 PK 2 tgl_surat_keluar Datetime - 3 kepada Text - 4 dari Text - 5 prihal Varchar 50 - 6 keterangan Text - 7 upload_surat_keluar Text 100 - 8 id_jenis_surat Varchar 5 FK 9 id_user Varchar 5 FK

53

3.4.5 Desain Antarmuka Pengguna

Desain Antarmuka Pengguna (User Interface Design) atau

rekayasa antarmuka pengguna adalah desain untuk komputer,

peralatan, mesin, perangkat komunikasi mobile, aplikasi perangkat

lunak, dan situs web yang berfokus pada pengalaman pengguna

(User Experience) dan interaksi.

Tujuan dari Desain Antarmuka Pengguna adalah untuk

membuat interaksi pengguna sesederhana dan seefisien mungkin

dalam hal mencapai tujuan pengguna atau apa yang sering disebut

dengan user-centered design. Desain Antarmuka Pengguna yang

baik dapat memberikan penyelesaian pekerjaan dengan

menggunakan tangan tanpa menarik perhatian yang tidak perlu

terhadap dirinya sendiri. Desain grafis dapat dimanfaatkan untuk

mendukung kegunaan. Proses desain haruslah seimbang antara

fungsi teknis dan elemen visual (misalnya, model mental) untuk

menciptakan sebuah sistem yang tidak hanya bisa beroperasi tetapi

juga dapat digunakan dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna.

Sehingga dari tujuan dan pejelasan diatas mengenai desain

antarmuka pengguna sistem, maka dapat dirancang desain interface

sebagai berikut ini:

1. Form Login

Form login merupakan form pertama yang akan dilihat oleh

para pengguna sistem yang memiliki tujuan hanya

pengguna yang memiliki username dan password saja yang

dapat masuk kedalam sistem.

Gambar 3.14 Form Login

Username :

Password :

LOGIN KELUAR

54

2. Form Data Master

Data master pada sistem ini terdapat 3 macam yaitu data

master untuk tabel user, data master untuk tabel jenis surat

dan data master untuk tabel jabatan.

ID JABATAN :

Nama Jabatan :

AUTO NUMBER

SIMPAN KELUAR

VIEW DATA

CETAK DATA

DATA GRID

EDIT DATA DELETE DATA

Gambar 3.15 Form Data Master Jabatan

Gambar 3.16 Form Data Master Jenis Surat

55

ID USER :

Nama User :

AUTO NUMBER

SIMPAN KELUAR

VIEW DATA

CETAK DATA

DATA GRID

EDIT DATA DELETE DATA

Username :

Password :

Kode Jabatan :

Gambar 3.17 Form Data Master User/Operator

3. Form Data Surat Masuk

Pada form data surat masuk, rancangan form dipecah

menjadi 3 yaitu form memasukan data, menampilkan data,

dan form untuk melakukan perubahan data. Form yang

dirancang ini berfungsi dan pada digunakan oleh user yang

menjabat sebagai staff administrasi.

Gambar 3.18 Form Memasukan Data Surat Masuk

56

Gambar 3.19 Form Menampilkan Data Surat Masuk

Pada form menampilkan data surat masuk ini juga

dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan

dan percetakan data.

ID SURAT MASUK :

Tanggal Surat Masuk :

AUTO NUMBER

01/05/2012

RUBAH KELUAR

Dari :

Kepada :

Prihal :

keterangan :

UPLOAD SURAT : CARI

USER LOGIN : USER LOGIN

ID JENIS SURAT : DATA JENIS SURAT

Gambar 3.20 Form Untuk Perubahan Data Surat Masuk

57

4. Form Tujuan Disposisi

Form tujuan disposisi ini dapat berjalan jika user yang

masuk kedalam sistem memiliki jabatan sebagai sekretaris

eksekutif. Form tujuan disposisi ini memiliki tujuan untuk

menyampaikan surat yang masuk ke kantor ARDIN

Provinsi Bali kepada pengurus-pengurus inti yang terkait

dengan surat itu agar dapat diberika tanggapan/disposisi.

Gambar 3.21 Form Untuk Tujuan Disposisi Surat Masuk

Data grid tersebut memuat segala surat-surat masuk yang

terdapat di kantor ARDIN Provinsi Bali. Jika salah satu

data diklik maka sekretaris eksekutif diwajibkan untuk

mengklik nama-nama yang terdapat di tujuan disposisi dan

menyimpan kembali. Secara otomatis surat masuk tersebut

akan dapat dibaca oleh pengurus inti yang bersangkutan

untuk memberikan disposisinya terhadap surat tersebut.

5. Form Balas/ Disposisi Surat Masuk

Form balas/ disposisi surat masuk ini diperuntukan kepada

pengurus inti yang terdapat di lingkungan kantor ARDIN

Provinsi Bali.

58

Gambar 3.22 Form Untuk Disposisi Surat Masuk

6. Form Data Surat Keluar

Form data surat keluar bertujuan untuk menyimpan data-

data dari surat yang keluar dari lingkungan kantor ARDIN

Provinsi Bali. Pada form ini bertujuan untuk pemberian

nomer surat keluar sehingga nomer-nomer surat yang

keluar dari kantor ARDIN Provinsi Bali terurut dengan

baik.

Gambar 3.23 Form Memasukan Data Surat Keluar

ID S U R A T K E L U A R :

T a n g g a l S u r a t K e lu a r :

A U T O N U M B E R

0 1 /0 5 /2 0 1 2

S IM P A N K E L U A R

D a r i :

K e p a d a :

P r ih a l :

k e te r a n g a n :

U P L O A D S U R A T : C A R I

U S E R L O G IN : U S E R L O G IN

ID J E N IS S U R A T : D A T A J E N IS S U R A T

59

Gambar 3.24 Form Menampilkan Data Surat Keluar

Pada form menampilkan data surat keluar ini juga

dilengkapi dengan fasilitas proses perubahan, menghapusan

dan percetakan data.

ID SURAT KELUAR :

Tanggal Surat Keluar :

AUTO NUMBER

01/05/2012

RUBAH KELUAR

Dari :

Kepada :

Prihal :

keterangan :

UPLOAD SURAT : CARI

USER LOGIN : USER LOGIN

ID JENIS SURAT : DATA JENIS SURAT

Gambar 3.25 Form Merubah Data Surat Keluar

BAB IV

PENUTUP

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian diatas tentang analisa dan desain sistem

pengarsipan surat masuk dan keluar pada Asosiasi Rekanan Pengadaan

Barang dan Distributor Indonesia (ARDIN) Provinsi Bali, maka dapat

disimpulkan dengan bantuan atau pemanfaatan teknologi informasi yaitu

sistem yang terkomputerisasi dalam pengelolaan surat masuk dan keluar

akan membuat pekerjaan menjadi lebih efektif dan efesien. Terutama

dalam hal pengarsipannya, dimana jika pada suatu saat nanti data-data

surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN Provinsi Bali dibutuhkan

kembali akan lebih mudah dalam pencariannya dibandingkan dengan

pengarsipan yang manual.

4.2 Saran

Berdasarkan dengan teori-teori yang dipelajari dalam melakukan

pembuatan analisa dan desain sistem pengarsipan surat masuk dan keluar

pada Asosiasi Rekanan Pengadaan Barang dan Distributor Indonesia

(ARDIN) Provinsi Bali, maka saran penulis agar sistem yang dibangun

dalam proses pengarsipan surat masuk dan keluar di lingkungan ARDIN

Provinsi Bali dapat berbasis client server dan web base. Karena dengan

sistem yang berbasis client server, sistem tersebut dapat digunakan dalam

waktu yang bersamaan oleh para penggunanya dan data-data surat masuk

dan keluar pun tersimpan pada satu tempat. Selain itu dengan sistem yang

berbasis web base, membuat sistem dapat diakses dari mana saja oleh para

pengguna sistem walaupun pengguna tersebut tidak berada di lingkungan

kantor ARDIN Provinsi Bali.

60

DAFTAR PUSTAKA

A.S, Rosa dan M. Shalahuddin. 2011. Modul Pembelajaran Rekayasa Perangkat

Lunak (Terstruktur dan Berorientasi Objek). Bandung: Modula.

Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi.

Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.

Nugroho, Bunafit. 2005. Database Relasional dengan MySQL. Yogyakarta:

Penerbit Andi.

Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta: Penerbit Graha Ilmu.

61

Documents

Analisa dan Desain Sistem Pengarsipan Surat Masuk dan Keluar pada ARDIN Provinsi Bali - Laporan Kerja Praktek