Upload
dinhdung
View
262
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
ALUR LAYANAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN
Penerbitan KHS(Kartu Hasil Studi)
Sub Bagian
AkademikKemahasiswaanMahasiswa
Mahasiswa mengisi
Form Penerbitan KHS
dapat diambil di BAP
ataupun
Kemahasiswaan
Meminta TTD kepada
Manajer
Kemahasiswaan
Menyerahkan Formulir
Memproses KHS
(+-3 hari kerja)
KHS selesai di TTDKHS selesai di TTD
SBA
Keterangan :
Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah dokumen yang menunjukkan hasil studimahasiswa selama satu semester/lebih yang diterbitkan/cetak ataspermintaan mahasiswa sesuai dengan kebutuhan
Prosedur
• Mahasiswa mengisi formulir permohonan penerbitan KHS ke BagianKemahasiswaan
• Formulir yang telah ditanda tangani Manajer Kemahasiswaan diserahkanke SBA
• SBA mencetak dari SIAK NG untuk ditanda tangani ManajerPendidikan/Wakil Dekan 1
• Mahasiswa mengambil KHS di SBA
• Waktu proses penerbitan KHS 3 hari kerja
Cuti Akademik
Direktorat
PendidikanSekretariat
Sub Bagian
AkademikMahasiswa
Mahasiswa mengisi
Formulir Pengajuan Cuti
Akademik setelah
berkonsultasi dengan
PA/Orang Tua
SBA mengecek masa
studi mahasiswa
SBA membuat SK
Dekan mengenai Cuti
Akademik
Meminta TTD SK
Dekan mengenai
Cuti Akademik
SK Dekan Cuti
Akademik yang telah
di TTD
Mengupdate status
cuti mahasiswa ke
SIAKNG
SBA melaporkan
status cuti mahaiswa
ke Direktorat
Pendidikan
SK Dekan Cuti
mengenai Akademik
Mahasiswa dapat
mengambil SK Dekan
mengenai Cuti
Akademik
Keterangan :
Cuti Akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik untuk waktu sekurang-kurangnya 1 (satu) semester dan sebanyak-banyaknya 2 (dua) semester, baik berurutan ataupun tidak.
Prosedur
• Mahasiswa telah melakukan konsultasi dengan PA/Orang Tua
• Mahasiswa mengisi formulir permohonan cuti yang disediakan di SBA
• Formulir cuti yang telah diisi diberikan ke Bagian Administrasi Pendidikan
• Cuti yang direncanakan diajukan satu bulan sebelum kegiatan semester berjalan(dikenakan biaya SPP 25%)
• Cuti dengan alasan khusus/sakit melampirkan surat dokter
• Waktu pembuatan SK Cuti minimal 3 hari kerja
• Salinan SK Cuti diambil di SBA
• Status cuti akan diupload di SIAK NG oleh SBA
Revisi Nilai
Sub Bagian
Akademik
Direktorat
PendidikanManajer PendidikanWakil Dekan IKoord. Mata Kuliah
Koordinator MK
mengajukan revisi nilai
kepada WD I dengan
mengisi Formulir
Perubahan Nilai
WD I menerima
permohonan revisi nilai
dari Koordinator MK
dan mendisposisikan
ke SBA
SBA memproses revisi
nilai dengan
memasukan ke
SIAKNG
SBA mencetak
pengajuan revisi nilai
dari SIAKNG dan
membuat surat
permohonan verifikasi
nilai kepada Direktur
Pendidikan
Manajer Pendidikan
menandatangani
pengajuan revisi nilai
dan memparaf surat
permohonan verifikasi
nilai
WD I menandatangani
pengajuan revisi nilai
dan surat permohonan
verifikasi nilai
Direktorat Pendidikan
menerima surat
permohonan verifikasi
nilai
Verifikasi Nilai pada
SIAKNG
Nilai berubah pada
SIAKNG
Keterangan :
Revisi nilai adalah suatu proses untuk mengoreksi kesalahan dalam penilaian mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI.
Prosedur
• Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilaiyang salah dalam memasukan ke SIAK NG.
• Koordinator Mata Kuliah mengajukan usulan revisi nilai kepada Wakil Dekan I dengan mengisi formulir perubahan nilai dari SBA.
• SBA memasukan nilai revisi ke SIAK NG nilai tersebut disetujui oleh Wakil Dekan 1
• SBA mengirim revisi nilai ke Dirpen UI untuk diverifikasi.
• Revisi nilai dapat dilihat di SIAK NG jika telah diverifikasi Dirpen UI.
• Waktu proses revisi nilai di SBA minimal 3 hari kerja
Transfer Kredit
Sub Bagian PendidikanDekanMahasiswa
Mahasiswa mengajukan Surat
Permohonan TK yang ditulis
pribadi dan melampirkan transkrip
nilai dan surat pengunduran diri/
SK Pengunduran Diri dari Fakultas
sebelumnya
Jika berasal
dari luar UI
Dekan akan membentuk Tim
Ad Hoc untuk melakukan
penilaian terhadap kelayakan
nilai mata kuliah yang akan
ditransfer
Dekan akan mendisposisikan
Surat Permohonan TK ke SBA
SBA memproses pengajuan
TK
SBA membuat SK Dekan
mengenai Transfer Kredit
Jika lengkap
Dekan mentandatangani
SK Dekan mengenai
Transfer Kredit
SBA melakukan update
pada SIAKNG dan
mengarsipkan SK Dekan
mengenai Transfer Kredit
Mahasiswa dapat
mengambil SK Dekan
mengenai Transfer
Kredit
Keterangan :
Transfer kredit adalah pengakuan terhadap sejumlah beban studi (sks) yang telahdiperoleh seorang mahasiswa pada suatu perguruan tinggi setelah proses evaluasioleh Tim Transfer Kredit pada masing-masing Fakultas di lingkungan Universitas.
Prosedur
• Mahasiswa mengajukan permohona transfer kredit ke Dekan denganmelampirkan :
• Surat pengunduran diri/SK Rektor Tentang pengunduran diri dari fakultassebelumnya.
• Transkrip nilai yang telah diperoleh sebelumnya dan sudah ditanda tangani olehWakil Dekan 1.
• SBA membuat SK Dekan tentang transfer kredit dan mengupdate di SIAK NG jikapermohonan disetujui.
• Mahasiswa mendapat Salinan SK Dekan Tentang Transfer Nilai
• Waktu proses transfer kredit di SBA minimal 7 hari kerja
Ijin Meninggalkan Kuliah
Sub Bagian
Akademik
Koordinator MK/
FasilitatorMahasiswa
Mahasiswa menginfokan
kepada Koordinator MK
atau kepada Fasilitator
mengenai
ketidakhadiran pada MK
Koordinator MK/
Fasilitator menerima info
ketidakhadiran
mahasiswa
Mahasiswa mengisi
Formulir Ijin
Meninggalkan Kuliah dan
melampirkan surat dokter
atau surat ijin dari orang
tua
SBA menerima dan
menyampaikan Formulir
Ijin Meninggalkan Kuliah
kepada Koordinator MK/
Fasilitator
Mengarsipkan Surat Ijin
dan Formulir Ijin
Meninggalkan Kuliah
Fasilitator/Pembimbing
Praktikum/Koordinator
Mata Kuiah mengklarifikasi
ke SBA adanya surat ijin
dan keterangan dari
mahasiswa
Keterangan :
Ijin Meninggalkan Kuliah merupakan kondisi dimana mahasiswa tidak dapat mengikuti perkuliahan dikarenakan suatu alasan.
Prosedur
• Mahasiswa menginformasikan secara informal terlebih dahulu kepadaFasilitator/Pembimbing Praktikum/Koordinator Mata Kuiah kegiatan yang ditinggalkan.
• Mengisi formulir ijin meninggalkan kuliah di SBA dengan melampirkan suratsakit/keterangan lain.
• Fasilitator/Pembimbing Praktikum/Koordinator Mata Kuiah mengklarifikasike SBA adanya surat ijin dan keterangan dari mahasiswa.
Pengunduran Diri
Direktorat
Pendidikan
Sub Bagian
AkademikDekanMahasiswa
Mahasiswa mengajukan
surat penyataan
pengunduran diri yang
ditujukan kepada Dekan
Dekan menerima
permohonan dan
mendisposisikan SBA
melalui WD 1
SBA membaut surat
pengantar permohonan
SK Rektor mengenai
Pengunduran Diri
Mahasiswa
Direktorat Pendidikan
memproses
permohonan
Pengunduran Diri
mahasiswa
Direktoret Pendidikan
menerbitkan dan
mengirimkan SK
Pengunduran Diri
Mahasiswa ke SBA
Dekan menerima SK
Rektor Pengunduran
Diri Mahasiswa
Bagian Pendidikan
menerima SK Rektor
Pengunduran Diri
Mahasiswa
Mahasiswa dapat
mengambil SK
Pengunduran Diri
Mahasiswa di SBA
Keterangan :
Mahasiswa yang mengundurkan diri adalah mahasiswa yang bersangkutan mengajukan berhenti melakukan seluruh kegiatan perkuliahan/akademik di Universitas Indonesia atas permintaan sendiri.
Prosedur
• Mahasiswa telah melakukan konsultasi dengan PA/Orang Tua
• Mahasiswa membuat surat pengunduran diri (bermaterei) ditujukanketujukan ke Dekan
• Waktu pembuatan surat pengantar ke Rektor minimal 3 hari kerja
• SK Rektor pengunduran diri selesai minimal 1 bulan (dikeluarkan oleh Dirpen UI)
• Salinan SK Rektor pengunduran diri dapat di SBA
• Status pengunduran diri akan diupload di SIAK NG oleh Dirpen UI
Permohonan Surat Menyurat
Sub Bagian AkademikMahasiswa
Mahasiwa mengajukan
permohonan pembuatan surat
dengan mengisi Formulir
Permohonan Pembuatan Surat
yang dapat diambil di SBA
SBA memproses permohonan
pembuatan surat dan meminta
ttd WD1/Manajer Pendidikan
Surat yang diminta oleh
mahasiswa
Mahasiswa mengambil surat
yang diminta di SBA
Keterangan :
Surat Menyurat merupakan kegiatan untuk memberikan informasi ke suatu unit/departemen/jejaring fakultas
Prosedur
• Mahasiswa mengisi formulir permohonan pembuatan surat
• SBA membuat surat yang diminta mahasiswa
• Manajer Pendidikan/Wakil Dekan 1 menandatangi surat
• Mahasiswa mengambil surat yang diminta di SBA
• Waktu proses pembuatan 3 hari kerja
Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip Alumni
Sub Bagian
AkademikDekan/WD1Alumni
Alumni mengajukan
legalisir dengan
membawa foto kopi
dokumen yang akan
dilegalisir
Mengisi formulir di SBA
SBA menerima
permohonan dan
memproses legalisir (+- 3
hari kerja)
Dekan/WD1
menandatangani
dokumen legalisir
Dokumen legalisir di cap
basah dan siap untuk
diambil
Mengambil dokumen
yang telah dilegalisir
Keterangan :
Pelayanan Legalisasi adalah pelayanan mengenaikeabsahan ijazah/transkrip/dokumen lain yang dinyatakan sesuai denganaslinya oleh Dekan/Wakil Dekan dengan memberi cap dan tanda tangandisalinan/foto kopi ijazah/transkrip/ dokumen lain tersebut.
Prosedur
• Membawa foto kopi ijazah/transkrip yang akan dilegalisir
• Mengisi formulir untuk legalisir yang disediakan di SBA
• Biaya legalisir (via Transfer) @ Rp. 5.000/lbr
• Waktu legalisir minimal 3 hari kerja
• Membawa formulir dan bukti transfer saat pengambilan legalisir
Ujian Karil Mahasiswa Program Sarjana
Sub Bagian AkademikMahasiswaDepartemen
Departemen menentukan
dan memberitahukan jadwal
ujian mahasiswa
Mahasiswa menerima
jadwal ujian dan
menginformasikan kepada
SBA
SBA menyiapkam dan
memberikan berkas formulir
ujian karil kepada
mahasiswa
Mahasiswa melaksanakan
ujian
Departemen menerima
berkas formulir ujian karil
yang telah diisi
Departemen menyerahkan
berkas ujian ke SBA
SBA menginput nilai ke
SIAKNG
Keterangan :
Ujian karya ilmiah merupakan laporan hasil penelitian yang berupa skripsi yang menjadi tugas akhir mahasiswa program studi akademik, sesuai dengan ketentuan yang berlaku yang menjadi salah satu prasyarat kelulusan seorang mahasiswa yang ditetapkan berdasarkan sebuah kurikulum program studi.
Prosedur
• Departemen menentukan dan memberitahukan jadwal ujian mahasiswa
• Mahasiswa memberitahukan jadwal ujian kepada SBA
• SBA menyiapkan dan memberikan berkas formulir ujian karil kepada mahasiswa
• Departemen melaksanakan ujian karil dan menyerahkan berkas ujian ke SBA
• SBA menginput nilai ke SIAK
• Waktu proses 7 hari kerja setelah berkas diterima dari Departemen