19
ALUR LAYANAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Embed Size (px)

Citation preview

Page 1: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

ALUR LAYANAN ADMINISTRASI PENDIDIKAN

Page 2: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Penerbitan KHS(Kartu Hasil Studi)

Sub Bagian

AkademikKemahasiswaanMahasiswa

Mahasiswa mengisi

Form Penerbitan KHS

dapat diambil di BAP

ataupun

Kemahasiswaan

Meminta TTD kepada

Manajer

Kemahasiswaan

Menyerahkan Formulir

Memproses KHS

(+-3 hari kerja)

KHS selesai di TTDKHS selesai di TTD

SBA

Page 3: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Kartu Hasil Studi (KHS) adalah sebuah dokumen yang menunjukkan hasil studimahasiswa selama satu semester/lebih yang diterbitkan/cetak ataspermintaan mahasiswa sesuai dengan kebutuhan

Prosedur

• Mahasiswa mengisi formulir permohonan penerbitan KHS ke BagianKemahasiswaan

• Formulir yang telah ditanda tangani Manajer Kemahasiswaan diserahkanke SBA

• SBA mencetak dari SIAK NG untuk ditanda tangani ManajerPendidikan/Wakil Dekan 1

• Mahasiswa mengambil KHS di SBA

• Waktu proses penerbitan KHS 3 hari kerja

Page 4: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Cuti Akademik

Direktorat

PendidikanSekretariat

Sub Bagian

AkademikMahasiswa

Mahasiswa mengisi

Formulir Pengajuan Cuti

Akademik setelah

berkonsultasi dengan

PA/Orang Tua

SBA mengecek masa

studi mahasiswa

SBA membuat SK

Dekan mengenai Cuti

Akademik

Meminta TTD SK

Dekan mengenai

Cuti Akademik

SK Dekan Cuti

Akademik yang telah

di TTD

Mengupdate status

cuti mahasiswa ke

SIAKNG

SBA melaporkan

status cuti mahaiswa

ke Direktorat

Pendidikan

SK Dekan Cuti

mengenai Akademik

Mahasiswa dapat

mengambil SK Dekan

mengenai Cuti

Akademik

Page 5: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Cuti Akademik adalah masa tidak mengikuti kegiatan akademik untuk waktu sekurang-kurangnya 1 (satu) semester dan sebanyak-banyaknya 2 (dua) semester, baik berurutan ataupun tidak.

Prosedur

• Mahasiswa telah melakukan konsultasi dengan PA/Orang Tua

• Mahasiswa mengisi formulir permohonan cuti yang disediakan di SBA

• Formulir cuti yang telah diisi diberikan ke Bagian Administrasi Pendidikan

• Cuti yang direncanakan diajukan satu bulan sebelum kegiatan semester berjalan(dikenakan biaya SPP 25%)

• Cuti dengan alasan khusus/sakit melampirkan surat dokter

• Waktu pembuatan SK Cuti minimal 3 hari kerja

• Salinan SK Cuti diambil di SBA

• Status cuti akan diupload di SIAK NG oleh SBA

Page 6: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Revisi Nilai

Sub Bagian

Akademik

Direktorat

PendidikanManajer PendidikanWakil Dekan IKoord. Mata Kuliah

Koordinator MK

mengajukan revisi nilai

kepada WD I dengan

mengisi Formulir

Perubahan Nilai

WD I menerima

permohonan revisi nilai

dari Koordinator MK

dan mendisposisikan

ke SBA

SBA memproses revisi

nilai dengan

memasukan ke

SIAKNG

SBA mencetak

pengajuan revisi nilai

dari SIAKNG dan

membuat surat

permohonan verifikasi

nilai kepada Direktur

Pendidikan

Manajer Pendidikan

menandatangani

pengajuan revisi nilai

dan memparaf surat

permohonan verifikasi

nilai

WD I menandatangani

pengajuan revisi nilai

dan surat permohonan

verifikasi nilai

Direktorat Pendidikan

menerima surat

permohonan verifikasi

nilai

Verifikasi Nilai pada

SIAKNG

Nilai berubah pada

SIAKNG

Page 7: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Revisi nilai adalah suatu proses untuk mengoreksi kesalahan dalam penilaian mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI.

Prosedur

• Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilaiyang salah dalam memasukan ke SIAK NG.

• Koordinator Mata Kuliah mengajukan usulan revisi nilai kepada Wakil Dekan I dengan mengisi formulir perubahan nilai dari SBA.

• SBA memasukan nilai revisi ke SIAK NG nilai tersebut disetujui oleh Wakil Dekan 1

• SBA mengirim revisi nilai ke Dirpen UI untuk diverifikasi.

• Revisi nilai dapat dilihat di SIAK NG jika telah diverifikasi Dirpen UI.

• Waktu proses revisi nilai di SBA minimal 3 hari kerja

Page 8: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Transfer Kredit

Sub Bagian PendidikanDekanMahasiswa

Mahasiswa mengajukan Surat

Permohonan TK yang ditulis

pribadi dan melampirkan transkrip

nilai dan surat pengunduran diri/

SK Pengunduran Diri dari Fakultas

sebelumnya

Jika berasal

dari luar UI

Dekan akan membentuk Tim

Ad Hoc untuk melakukan

penilaian terhadap kelayakan

nilai mata kuliah yang akan

ditransfer

Dekan akan mendisposisikan

Surat Permohonan TK ke SBA

SBA memproses pengajuan

TK

SBA membuat SK Dekan

mengenai Transfer Kredit

Jika lengkap

Dekan mentandatangani

SK Dekan mengenai

Transfer Kredit

SBA melakukan update

pada SIAKNG dan

mengarsipkan SK Dekan

mengenai Transfer Kredit

Mahasiswa dapat

mengambil SK Dekan

mengenai Transfer

Kredit

Page 9: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Transfer kredit adalah pengakuan terhadap sejumlah beban studi (sks) yang telahdiperoleh seorang mahasiswa pada suatu perguruan tinggi setelah proses evaluasioleh Tim Transfer Kredit pada masing-masing Fakultas di lingkungan Universitas.

Prosedur

• Mahasiswa mengajukan permohona transfer kredit ke Dekan denganmelampirkan :

• Surat pengunduran diri/SK Rektor Tentang pengunduran diri dari fakultassebelumnya.

• Transkrip nilai yang telah diperoleh sebelumnya dan sudah ditanda tangani olehWakil Dekan 1.

• SBA membuat SK Dekan tentang transfer kredit dan mengupdate di SIAK NG jikapermohonan disetujui.

• Mahasiswa mendapat Salinan SK Dekan Tentang Transfer Nilai

• Waktu proses transfer kredit di SBA minimal 7 hari kerja

Page 10: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Ijin Meninggalkan Kuliah

Sub Bagian

Akademik

Koordinator MK/

FasilitatorMahasiswa

Mahasiswa menginfokan

kepada Koordinator MK

atau kepada Fasilitator

mengenai

ketidakhadiran pada MK

Koordinator MK/

Fasilitator menerima info

ketidakhadiran

mahasiswa

Mahasiswa mengisi

Formulir Ijin

Meninggalkan Kuliah dan

melampirkan surat dokter

atau surat ijin dari orang

tua

SBA menerima dan

menyampaikan Formulir

Ijin Meninggalkan Kuliah

kepada Koordinator MK/

Fasilitator

Mengarsipkan Surat Ijin

dan Formulir Ijin

Meninggalkan Kuliah

Fasilitator/Pembimbing

Praktikum/Koordinator

Mata Kuiah mengklarifikasi

ke SBA adanya surat ijin

dan keterangan dari

mahasiswa

Page 11: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Ijin Meninggalkan Kuliah merupakan kondisi dimana mahasiswa tidak dapat mengikuti perkuliahan dikarenakan suatu alasan.

Prosedur

• Mahasiswa menginformasikan secara informal terlebih dahulu kepadaFasilitator/Pembimbing Praktikum/Koordinator Mata Kuiah kegiatan yang ditinggalkan.

• Mengisi formulir ijin meninggalkan kuliah di SBA dengan melampirkan suratsakit/keterangan lain.

• Fasilitator/Pembimbing Praktikum/Koordinator Mata Kuiah mengklarifikasike SBA adanya surat ijin dan keterangan dari mahasiswa.

Page 12: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Pengunduran Diri

Direktorat

Pendidikan

Sub Bagian

AkademikDekanMahasiswa

Mahasiswa mengajukan

surat penyataan

pengunduran diri yang

ditujukan kepada Dekan

Dekan menerima

permohonan dan

mendisposisikan SBA

melalui WD 1

SBA membaut surat

pengantar permohonan

SK Rektor mengenai

Pengunduran Diri

Mahasiswa

Direktorat Pendidikan

memproses

permohonan

Pengunduran Diri

mahasiswa

Direktoret Pendidikan

menerbitkan dan

mengirimkan SK

Pengunduran Diri

Mahasiswa ke SBA

Dekan menerima SK

Rektor Pengunduran

Diri Mahasiswa

Bagian Pendidikan

menerima SK Rektor

Pengunduran Diri

Mahasiswa

Mahasiswa dapat

mengambil SK

Pengunduran Diri

Mahasiswa di SBA

Page 13: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Mahasiswa yang mengundurkan diri adalah mahasiswa yang bersangkutan mengajukan berhenti melakukan seluruh kegiatan perkuliahan/akademik di Universitas Indonesia atas permintaan sendiri.

Prosedur

• Mahasiswa telah melakukan konsultasi dengan PA/Orang Tua

• Mahasiswa membuat surat pengunduran diri (bermaterei) ditujukanketujukan ke Dekan

• Waktu pembuatan surat pengantar ke Rektor minimal 3 hari kerja

• SK Rektor pengunduran diri selesai minimal 1 bulan (dikeluarkan oleh Dirpen UI)

• Salinan SK Rektor pengunduran diri dapat di SBA

• Status pengunduran diri akan diupload di SIAK NG oleh Dirpen UI

Page 14: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Permohonan Surat Menyurat

Sub Bagian AkademikMahasiswa

Mahasiwa mengajukan

permohonan pembuatan surat

dengan mengisi Formulir

Permohonan Pembuatan Surat

yang dapat diambil di SBA

SBA memproses permohonan

pembuatan surat dan meminta

ttd WD1/Manajer Pendidikan

Surat yang diminta oleh

mahasiswa

Mahasiswa mengambil surat

yang diminta di SBA

Page 15: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Surat Menyurat merupakan kegiatan untuk memberikan informasi ke suatu unit/departemen/jejaring fakultas

Prosedur

• Mahasiswa mengisi formulir permohonan pembuatan surat

• SBA membuat surat yang diminta mahasiswa

• Manajer Pendidikan/Wakil Dekan 1 menandatangi surat

• Mahasiswa mengambil surat yang diminta di SBA

• Waktu proses pembuatan 3 hari kerja

Page 16: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip Alumni

Sub Bagian

AkademikDekan/WD1Alumni

Alumni mengajukan

legalisir dengan

membawa foto kopi

dokumen yang akan

dilegalisir

Mengisi formulir di SBA

SBA menerima

permohonan dan

memproses legalisir (+- 3

hari kerja)

Dekan/WD1

menandatangani

dokumen legalisir

Dokumen legalisir di cap

basah dan siap untuk

diambil

Mengambil dokumen

yang telah dilegalisir

Page 17: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Pelayanan Legalisasi adalah pelayanan mengenaikeabsahan ijazah/transkrip/dokumen lain yang dinyatakan sesuai denganaslinya oleh Dekan/Wakil Dekan dengan memberi cap dan tanda tangandisalinan/foto kopi ijazah/transkrip/ dokumen lain tersebut.

Prosedur

• Membawa foto kopi ijazah/transkrip yang akan dilegalisir

• Mengisi formulir untuk legalisir yang disediakan di SBA

• Biaya legalisir (via Transfer) @ Rp. 5.000/lbr

• Waktu legalisir minimal 3 hari kerja

• Membawa formulir dan bukti transfer saat pengambilan legalisir

Page 18: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Ujian Karil Mahasiswa Program Sarjana

Sub Bagian AkademikMahasiswaDepartemen

Departemen menentukan

dan memberitahukan jadwal

ujian mahasiswa

Mahasiswa menerima

jadwal ujian dan

menginformasikan kepada

SBA

SBA menyiapkam dan

memberikan berkas formulir

ujian karil kepada

mahasiswa

Mahasiswa melaksanakan

ujian

Departemen menerima

berkas formulir ujian karil

yang telah diisi

Departemen menyerahkan

berkas ujian ke SBA

SBA menginput nilai ke

SIAKNG

Page 19: Alur layanan administrasi pendidikan - fkg.ui.ac.id · mahasiswa Fakultas Kedokteran Gigi UI. Prosedur •Dosen/mahasiswa melaporkan ke Koordinator Mata Kuliah jika ada nilai yang

Keterangan :

Ujian karya ilmiah merupakan laporan hasil penelitian yang berupa skripsi yang menjadi tugas akhir mahasiswa program studi akademik, sesuai dengan ketentuan yang berlaku yang menjadi salah satu prasyarat kelulusan seorang mahasiswa yang ditetapkan berdasarkan sebuah kurikulum program studi.

Prosedur

• Departemen menentukan dan memberitahukan jadwal ujian mahasiswa

• Mahasiswa memberitahukan jadwal ujian kepada SBA

• SBA menyiapkan dan memberikan berkas formulir ujian karil kepada mahasiswa

• Departemen melaksanakan ujian karil dan menyerahkan berkas ujian ke SBA

• SBA menginput nilai ke SIAK

• Waktu proses 7 hari kerja setelah berkas diterima dari Departemen