PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOSENTREGABLES

MAESTRÍA EN GESTIÓN DE PROYECTOS

PLANIFICACION Y CONTROL DE PROYECTOS

Enunciado del Trabajo

El enunciado del trabajoEste documento debe contener:

El Objetivo de negocios del proyecto

La descripción del Producto a obtener

El contexto en el cual se plantea el proyecto, lo que nos permitirá a laautoridad saber si la propuesta es pertinente en relación con las metasde la organización.

Se recomienda que la redacción del objetivo sea tipo SMART, es decir

eSpecifico

Medible

Alcanzable

Realista

en un Tiempo determinado

Acta del Proyecto

Incluye el nombre y objetivo del proyecto, y comunica quiénes su administrador y cuales son sus responsabilidades yautoridad, garantizando un equilibrio entre ambos aspectos.Esta firmado por el patrocinador.

Este documento nos permite dejar constancia de laaprobación del proyecto y comunicar posteriormente a losinteresados que ha sido sancionado en forma favorable

• Debemos tener claro que:

Recolección de Requisitos

1. Determinar fuentes de requisitos y técnicas para recabarlos

2. Ejecutar la recolección

3. Analizar los requisitos

4. Documentar los requisitos

5. Verificar los requisitos

Definición del alcance

6. Determinar el método de trabajo a aplicar

7. Definir el ciclo de vida del proyecto

8. Especificar, con base, en los anteriores la metodología delproyecto.

9. Listar os entregables del proyecto

Entregable 1

6

Que es un Proyecto Exitoso?

Con más frecuencia, las organizaciones tienden a migrar a organizaciones de proyecto, lo que significa que sus operaciones están dirigidas a la entrega de las estrategias de las empresas en proyectos que añaden valor…..Los Proyectos son la base de la sostenibilidad de la empresa .

• Entrega exitosa al cliente o la mejora de calidad de un servicio

Impacto en Cliente

• Mejoras organizacionales en procesos y toma de decisión, valores añadidos

Impacto en Organización

Éxito del Proyecto

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• Asegurar que el proyecto incluya TODO el trabajo y

SOLO el trabajo que se requiere para completar el

proyecto.

• Definir que ESTA y que NO ESTA incluido en el

proyecto

ALCANCE DE PRODUCTO ALCANCE DE PROYECTO

•Funciones y detalles que

caracterizan al producto o servicio

•Se completa al medirse con el

criterio definido en las

especificaciones del producto

•Trabajo que produce un producto o

servicio para funciones definidas

•Se completa al medirse con el

criterio definido en el plan de gestión

del proyecto

Proceso para Definición de Alcance

Enunciado del AlcanceEl alcance del producto se re f i e re a las características yfunciones del bien o servicio que se habrá de producir. Estealcance se logra cuando el bien cumple con los requerimientosespecíficos.

El alcance del proyecto es más amplio que el alcance delproducto. Este último es uno de los ítems que se debeespecificar cuando se define el alcance del proyecto.

Enunciado del Alcanceo Enunciado del alcance

Este como mínimo debe contener:

1. Justificación

2. Metodología

3. Delimitación

4. Productos a entregar

5. Criterios de éxito

6. Factores de éxito

Si el cliente o patrocinador lo solicitan se pueden incluir lossiguientes elementos:

7. Organización inicial del proyecto

8. Riesgos inicialmente identificados

9. Cronograma preliminar con hitos del proyecto

10. EDT inicial

11. Estimado inicial del costo del proyecto

12. Requisitos de administración de la configuración del Proyecto

13. Requisitos de aprobación

14. Matriz de flexibilidad

Entregable 1

• Alcance:

• Este debe incluir:

– Justificación

– Delimitación

– Metodología

– Productos a entregar

– Criterios de éxito

– Factores de éxito

EDT

La estructura de desglose del trabajo (EDT) divide el proyecto enpartidas menores con el objeto de poder definir qué hay quehacer, quién lo hará, cuánto demorará y cuánto costará. Estapresenta todos los entregables considerados en el enunciadodel alcance, y para cada uno de ellos se desglosan las tareas quedeben realizarse para obtenerlos.

La EDT es una especie de organigrama del proyecto que se divideen distintas partidas de trabajo. Esta puede ser de tipofuncional, de producto o hibrida

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EDT (WBS), Estructura de Desglose de Tareas

Subdividir los principales productos entregables

del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes

más pequeños y más fáciles de gestionar.

Otros tipos de Desgloses

Estructura de Desglose Organizacional (Conocido

como organigrama)

Estructura de Desglose de Riesgos (muestras los

riesgos de un proyectos en categorías)

Estructura de Desglose de Recursos (muestra los

tipos de recursos usados en un proyecto)

Lista de Materiales ( muestra los componentes,

sub componentes, para realizar el proyecto).

ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICION

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COMO SE CONSTRUYE UN EDT?

14

Ejemplo:

1. Proyecto

1.1 Nivel 1

1.1.1 Nivel 2

. . .

. . .

1.1.1. ... n Nivel n

Paquete de Trabajo

Actividades

COMO SE CONSTRUYE UN EDT?

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DETALLE DE UN EDT ( PROYECTO INTRANET)

16

DETALLE DE UN EDT ( FORMATO TABULAR)

17

DETALLE DE UN EDT ( FORMATO GANTT)

18

CONSIDERACIONES IMPORTANTES

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Migrar de la representación

Gantt y la tabular donde se

muestra la secuenciación

Donde se especifica la documentación de

proyecto que pueden influenciar en el paquete

PRINCIPIOS BASICOS DEL EDT

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1. Una unidad de trabajo solo debe aparecer un solo lugar del EDT.

2. El contenido de trabajo de un ítem del EDT es la suma de los trabajos que están debajo de el.

3. Un ítem del EDT debe esta bajo la responsabilidad de un individuo, aunque mucha gente trabaje en el.

4. El EDT debe ser consistente con la forma en que se realiza el trabajo, debe ser útil para el equipo de proyecto y para otros efectos prácticos.

5. Cada Ítem del EDT debe documentarse para estar claros sobre el alcance de trabajo incluido.

6. EL EDT es la base de entrada para determinar que se requerirá y cuanto durara el proyecto.

PRINCIPIOS BASICOS DEL EDT

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Es un conjunto de procedimientos formalmente documentados que se utilizan para implementar la dirección de proyectos y la supervisión técnica y administrativa para:

1. Identificar y documentar las características funcionales y físicas de un producto, resultado, servicio o componente;

2. Controlar cambios a dichas características;3. Registrar e informar cada cambio y su estado de

implantación.

GESTION DE CONFIGURACION

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El control del alcance del proyecto se encarga de influirsobre los factores que crean cambios en el alcance delproyecto y de controlar el impacto de dichos cambios.

El control del alcance del proyecto también se usa paragestionar los cambios reales cuando se producen, yestá integrado con los demás procesos de control. Loscambios no controlados a menudo se denominancorrupción del alcance del proyecto.

Los cambios son inevitables, con lo cual se imponealgún tipo de proceso de control de cambios. El controldel alcance asegura que todos los cambios solicitadosy las acciones correctivas recomendadas se procesen através del proceso DEFINIDO.

CAMBIOS EN ALCANCE DE PROYECTOS

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Inicio

Solicitud de Cambio:

•Propietario

•Gerente de Proyecto

•Ingeniería

•Proveedor

•Contratista

•Comunidad

Aprobación

Análisis de la Solicitud

•Impacto en Costo

•Impacto en Tiempo

•Impacto en Calidad

•Impacto en Otras Areas

Ejecución de

los Trabajos

Infomación

a otras Áreas

Replantear

Actualización Bitácora de

Cambios Autorizados

Sí

Actualización Líneas Base

No

Fin

Sí

CAMBIOS EN ALCANCE DE PROYECTOS

“..tan solo la población activa

altamente especializada en tareas

verdaderamente útiles y de alto

valor añadido y capaces de

desarrollar una alta productividad

tendrán en los próximos años

garantizado el acceso a un

empleo”..El Crash del 2010 (Santiago Becerra)

Gracias