Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan · Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin Audit Pengurusan Dana Wakaf Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB Audit

WELCOME TO UPM 1

Akauntabiliti Dalam

Pengurusan Kewangan

Zainora Abdul Talib Ketua Audit Dalam

24 Jun 2016

Pengurusan kewangan

• Proses yang mana sesebuah organisasi perlu mematuhi tatacara dan peraturan yang ditetapkan untuk memperoleh dan seterusnya mengagihkan sumber-sumber berdasarkan kepada keutamaan-keutamaan tertentu dan menggunakan kawalan-kawalan tertentu untuk mencapai objektif berkenaan dengan cekap dan berkesan.

• Melibatkan perancangan, pengagihan dan penggunaan tenaga manusia, modal, barangan dan perkhidmatan bagi memenuhi matlamat sesebuah organisasi.

• Berteraskan kepada 2 prinsip utama – Legaliti – Akauntabiliti

2

Prinsip utama Pengurusan kewangan

• Legaliti

– Mesti mematuhi semua undang-undang dan peraturan kewangan yang berkuatkuasa

• Akauntabiliti:

– Obligasi atau tanggungjawab pegawai yang diberi kuasa untuk menguruskan sumber

– Pegawai perlu bertanggungjawab ke atas tanggungjawab yang diberikan dan bersedia menghadapi implikasi kewangan

3

Framework Kecemerlangan Pengurusan Kewangan Sektor Awam

4

KECEMERLANGAN PENGURUSAN KEWANGAN

KA

WA

LAN

O

RG

AN

ISA

SI

KEP

IMP

INA

N

OR

GA

NIS

ASI

INO

VA

SI IC

T

SIST

EM

PEN

GU

RU

SAN

M

AK

LUM

AT

MO

DA

L IN

SAN

BU

DAY

A K

ERJA

C

EMER

LAN

G

Kawalan Pengurusan Kawalan UPM

• Kawalan Pusat – Dikawalselia Oleh Pejabat Bursar Secara Terus

• Emolumen dan elaun

• Utiliti

• Perubatan

• Kawalan PTJ – Diturunkan Kuasa Kepada Ketua PTJ Untuk

Mengawal Selia Peruntukan Dan Tanggungjawab • Belanja Mengurus

• Tabung Amanah

5

ELEMEN PENGURUSAN KEWANGAN

PUSAT • 1. PENGURUSAN

• 2. BAJET

• 3. TERIMAAN

• 4. PEROLEHAN

• 5. PERBELANJAAN

• 6. KUMPULAN WANG, PINJAMAN DAN DEPOSIT

• 7. ASET DAN STOR

• 8. KENDERAAN

• 9. PELABURAN DAN PINJAMAN

• 10. PENYATA KEWANGAN

PTJ • 1. PENGURUSAN

• 2. BAJET

• 3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN

• 4. TERIMAAN

• 5. AKAUN AMANAH

• 6. ASET

• 7. STOR

• 8. KENDERAAN

6

PEMERHATIAN ADALAH BERDASARKAN

7

1) Audit Indeks Akauntabiliti Pengurusan Kewangan Tahun 2014 & 2016.

2) Audit Pengurusan

Kewangan tahun

2015 dan 2016.

Audit Pengurusan Kewangan Pusat Alumni

Audit Pengurusan Kewangan Pusat Sukan

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Perhutanan

Audit Perolehan Kontrak SH186/2013 (14001)

Audit Pengurusan Kewangan Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Pengajian Alam Sekitar

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Sains Komputer

Audit Pengurusan Kewangan Kolej

Audit Pengurusan Kewangan UPMKB

Audit Pengurusan Kewangan PALAPES

Audit Pengurusan Kewangan Fakulti Ekonomi & Pengurusan

8


3) Audit Prestasi

tahun 2015 & 2016.

Audit Perjawatan & Pengurusan Aktiviti TPU

Audit Pengurusan Perolehan

Audit Pengurusan Aset Penyelidikan

Audit Pengurusan Perolehan Projek Kerja

Audit Susulan Pemantauan Pengurusan Akaun Pelaburan

Audit Pengurusan Aset Alih,

Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin

Audit Pengurusan Dana Wakaf

Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB

Audit Pengurusan Penjanaan Hasil

Audit Pengurusan Aset Bangunan dan Kemudahan Infrastruktur

Audit Pengurusan Aset ICT


4. Audit Susulan – Isu-isu yang telah dibangkitkan terdahulu tetapi belum diambil/belum selesai diambil tindakan

5. Audit Khas – berdasarkan aduan atau pemerhatian semasa pengauditan

9

PENGAUDITAN

• Melihat Kepada – Pematuhan Kepada Peraturan/ Undang-undang

Yang Diterima Pakai

– Keberkesanan Kawalan Dalaman

– Keberkesanan Dan Kecekapan Sesuatu Aktiviti/Atau Perkara Tersebut

• Berdasarkan – Sampel Yang Dipilih

– Tempoh Yang Dinyatakan

10

11

12

TAHAP PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN PTJ BERDASARKAN AUDIT INDEKS AKAUNTABILITI TAHUN 2014 & 2016

2016

86% 85%

2014

TAHUN

Pre

sta

si K

ese

lu

ru

han

13

89%

80%

78%

63%

91%

88%

95%

89%

96%

79%

87%

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

KAWALAN PENGURUSAN

KAWALAN TERIMAAN

KAWLAN PERBELANJAAN

PENGURUSAN AKAUN AMANAH

PENGURUSAN ASET DAN STOR

PENGURUSAN KENDERAAN

Axis Title

Kaw

alan

Perbandingan Pencapaian Mengikut Kawalan

Tahun 2016 Tahun 2014

PENGAUDITAN PENGURUSAN KEWANGAN

1. PENGURUSAN

2. BAJET

3. PEROLEHAN DAN PERBELANJAAN

4. TERIMAAN

5. AKAUN AMANAH

6. ASET

7. STOR

8. KENDERAAN

14

Pengurusan Pentadbiran

• Memastikan pengurusan kewangan diuruskan dengan baik, sistem dan prosedur teratur, kawalan dalaman yang mencukupi serta pemantauan yang berkesan

• Perkara yang dilihat:- – Carta organisasi

– Penurunan kuasa

– Perjawatan

– Mesyuarat Pengurusan

– Latihan

15

16

ELEMEN PENGURUSAN PENTADBIRAN

BIL SUB-

ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI

1 Carta

Organisasi

• Menggambarkan struktur yang

menunjukkan fungsi, aktiviti dan

hieraki yang jelas dalam sesebuah

jabatan/pejabat

• Mengenalpasti ketua yang

bertanggungjawab dalam memberi

arahan, membuat keputusan dan

mengawal kerja yang ditetapkan

• Memastikan Carta Organisasi

disediakan, lengkap, dikemaskini &

dipamerkan (PKPA 8/1991 &Pekeliling

Perkhidmatan Bil. 5/2007)

17


BIL SUB-

ELEMEN Keperluan PERKARA YANG DINILAI

2 Penurunan

Kuasa

• Kewajipan kewangan dan perakaunan bagi semua pegawai terlibat dinyatakan dengan jelas. Sekiranya berlaku sesuatu diluar aturan, ketua organisasi mudah menentukan pegawai yang bertanggungjawab.

• Diberi kepada pegawai yang bersesuaian secara bertulis

• Rekod dan fail penurunan kuasa disimpan dengan teratur supaya mudah dikesan/disemak dan dirujuk

• Surat kuasa termasuk had kuasa meluluskan perbelanjaan hendaklah jelas, lengkap dan terkini

• Setiap pegawai yang terlibat

dalam pengurusan kewangan

diberikan kuasa secara

bertulis (hasil, perbelanjaan,

perolehan dan amanah) dan

penurunan kuasa secara

khusus diberi kepada pegawai

yang terlibat dengan kutipan

dan bayaran. (Arahan

Perbendaharaan 11, 69, 101, dan

200.1), (Pekeliling Perkhidmatan

Bilangan 5 Tahun 2007)

18


BIL SUB-

ELEMEN KEPERLUAN PERKARA YANG DINILAI

3 Mesyuarat

Pengurusan

• Pemantauan ke atas

• Baki peruntukan – akaun mengurus

dan amanah

• Isu pembayaran/ perolehan, hasil,

aset dan sebagainya

• Memastikan setiap mesyuarat

pengurusan yang diadakan

mempunyai agenda tetap :

perancangan, kewangan,

perolehan, latihan dan ISO)

diadakan secara berkala

4 Latihan

• Semua pegawai yang terlibat dengan

kewangan perlu menghadiri kursus

kewangan yang berkaitan supaya

kompeten dengan tugasan yang

diberikan

• Rekod latihan staf

19

PEMERHATIAN AUDIT PENGURUSAN PENTADBIRAN

Carta organisasi tidak kemaskini

Surat penurunan kuasa tidak dikemaskini

Format lama

Pertukaran pegawai penyelia

Perubahan portfolio

Kuasa yang diturunkan terlalu umum

Tiada had kuasa

Staf yang terlibat dengan pengurusan kewangan dan penyelia tidak menghadiri

kursus berkaitan pengurusan kewangan

Terdapat perbezaan pengisian perjawatan sebenar berbanding waran

Senarai tugas pegawai tidak lengkap dan kemaskini

Laporan kewangan tidak dibincangkan semasa mesyuarat pengurusan PTJ

Agihan tugas tidak seimbang

Tiada pengasingan tugas jelas disebabkan kekangan staf dan tiada pemantauan

20

ELEMEN PENGURUSAN BELANJAWAN

BIL SUB-

ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Analisa Bajet

• Memastikan sesuatu

perbelanjaan yang dibuat

hendaklah mempunyai

peruntukan dan tidak

melebihi peruntukan yang

diluluskan (Peraturan Kewangan

& Perakaunan UPM)

• Pembayaran adalah terkawal dan tidak

melebihi peruntukan yang telah diluluskan

dalam tahun semasa

• Walau bagaimanapun terdapat bayaran

pada awal tahun di dapati merupakan

perkhidmatan atau bekalan yang telah

dilaksanakan tanpa pesanan belian pada

tahun terdahulu tetapi tidak dibuat bayaran

kerana peruntukan telah tiada.

Pengurusan Perolehan

• Memastikan perolehan dilaksanakan dengan cekap, mematuhi undang-undang dan peraturan yang ditetapkan serta mengikut amalan tadbir urus yang baik dan mematuhi prinsip perolehan, iaitu:- – Akauntabiliti awam

– Diuruskan dengan telus

– Memberi nilai faedah yang terbaik

– Dibuat dengan saingan terbuka, adil dan saksama

21

Pengurusan pembayaran

• 2 aspek utama

– Kawalan perakaunan – semua perbelanjaan yang dibuat dicajkan mengikut kod akaun yang ditentukan dan mengikut prinsip perakaunan akruan

– Kawalan pembayaran

• Diluluskan mengikut undang-undang dan peraturan kewangan

22

23

ELEMEN PENGURUSAN PERBELANJAAN

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI PEMERHATIAN

1 Kawalan Dalaman

• Memastikan setiap perbelanjaan adalah

diluluskan dan berkaitan dengan aktiviti

PTJ

1. Prosedur perbelanjaan

adalah terperinci.

2. Walau bagaimanapun tidak

semua PTJ menyediakan log

pembayaran dengan lengkap.

Terdapat PTJ yang hanya

menyediakan rekod

perbelanjaan menggunakan

PO dan tidak termasuk

perbelanjaan tanpa PO

3. Ada dokumen perolehan

ditandatangani oleh staf yang

tidak diturunkan kuasa

• Memastikan setiap perolehan yang

dibuat mempunyai log rekod dan setiap

permohonan pembayaran disediakan

• Memastikan setiap dokumen perolehan

ditandatangani oleh staf yang

dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 11, 69,

101, dan 200.1), (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan

5 Tahun 2007)

24

Bil Perk

ara

Senarai

Semak

Ya/

Tid

ak

3 Perol

ehan

Pesanan

belian (PO)

disediakan

sebelum

perolehan

dibuat

Perolehan

yang dibuat

mengikut

tatacara

yang

diterima

pakai

Perolehan

melalui TPO

adalah

wajar dan

teratur

Perolehan

tidak

dipecah

kecil

Perolehan

yang tidak

diterima

dalam

tempoh

dibatalkan

Kajian

pasaran/An

alisis

perbanding

an harga

adalah

munasabah

Perbelanjaa

n adalah

diluluskan

dan

berkaitan

dengan

aktiviti PTJ

Perolehan

secara

berkontrak

adalah

teratur

Dokumen

kontrak

disimpan

Terma

kontrak

dipatuhi

Tempoh

kontrak

masih sah

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG

DINILAI PEMERHATIAN

2 Perancangan

• Memastikan terdapat

perancangan

perbelanjaan

disediakan

• PTJ ada menyediakan perancangan tetapi

pemantauan ke atas perancangan tersebut tidak

jelas

• Perancangan ditumpukan kepada perolehan bekalan

dan perkhidmatan

• Perancangan tidak termasuk bayaran tanpa pesanan

belian seperti tuntutan pelbagai, perjalanan dan

perolehan tanpa PO

• Penerimaan peruntukan melalui RMK untuk alatan

pengajaran yang perlu dihabiskan dalam tempoh

yang telah ditetapkan menyebabkan peralatan tidak

digunakan selepas diterima kerana tidak ada

keperluan


25

Bil Perk

ara

Senarai

Semak

Ya/

Tid

ak

3 Perol

ehan

Pesanan

belian (PO)

disediakan

sebelum

perolehan

dibuat

Perolehan

yang dibuat

mengikut

tatacara

yang

diterima

pakai

Perolehan

melalui TPO

adalah

wajar dan

teratur

Perolehan

tidak

dipecah

kecil

Perolehan

yang tidak

diterima

dalam

tempoh

dibatalkan

Kajian

pasaran/An

alisis

perbanding

an harga

adalah

munasabah

Perbelanjaa

n adalah

diluluskan

dan

berkaitan

dengan

aktiviti PTJ

Perolehan

secara

berkontrak

adalah

teratur

Dokumen

kontrak

disimpan

Terma

kontrak

dipatuhi

Tempoh

kontrak

masih sah

BIL SUB-


3 Perolehan

• Memastikan pesanan belian (PO)

disediakan sebelum perolehan dibuat

dan mengikut tatacara yang diterima

pakai (Arahan Perbendaharaan 176.1(b)

1. Had kuasa PTJ untuk perolehan terus

adalah sehingga RM20,000. Antara

RM20000 hingga RM50000 adalah

melalui sebut harga B. Perolehan

melebihi RM50,000 adalah dibawah

pejabat Bursar.

2. Masih terdapat penemuan audit

perolehan dipecah kecilkan. Contoh

perolehan microskop dan lens

diasingkan dengan alasan ianya bukan

perolehan yang sama

• Perolehan yang dibuat mengikut

tatacara yang diterima pakai (Peraturan

Kewangan & Perakaunan UPM/ 1 PP)

• Memastikan setiap perolehan tidak

dipecah kecil (1PP – PK 2.2/2013)

• Jumlah perolehan bagi sesuatu item

tersebut tidak melebihi RM 20,000 dalam

tahun yang sama


26

Bil Perk

ara

Senarai

Semak

Ya/

Tid

ak

3 Perol

ehan

Pesanan

belian (PO)

disediakan

sebelum

perolehan

dibuat

Perolehan

yang dibuat

mengikut

tatacara

yang

diterima

pakai

Perolehan

melalui TPO

adalah

wajar dan

teratur

Perolehan

tidak

dipecah

kecil

Perolehan

yang tidak

diterima

dalam

tempoh

dibatalkan

Kajian

pasaran/An

alisis

perbanding

an harga

adalah

munasabah

Perbelanjaa

n adalah

diluluskan

dan

berkaitan

dengan

aktiviti PTJ

Perolehan

secara

berkontrak

adalah

teratur

Dokumen

kontrak

disimpan

Terma

kontrak

dipatuhi

Tempoh

kontrak

masih sah

BIL SUB-


3 Perolehan

• Perolehan yang tidak diterima dalam

tempoh dibatalkan dan kajian pasaran

adalah munasabah (Arahan

Perbendaharaan 169,170)

• Kaedah perolehan – perkhidmatan – lantikan staf

untuk kerja pentadbiran

1. Terdapat PO yang telah dikeluarkan

melebihi tempoh 3 bulan (di pesanan

belian menyatakan tempoh sah laku PO

adalah 1 bulan) tidak dibatalkan.

• Perolehan yang diterima lewat

daripada tempoh yang ditetapkan

dikenakan denda.

1. Terdapat kelewatan tidak dikenakan

denda atas alasan kesilapan di pihak

PTJ


27

BIL SUB-


4 Pengurusan

Kontrak

• Memastikan perolehan

secara berkontrak adalah

teratur (Arahan Perbendaharaan

200, 204 dan 205)

1. Kontrak telah tamat masih diteruskan bayaran

menggunakan PO/TPO

2. Pentadbir kontrak yang dinamakan tidak

berkemahiran dengan bekalan / perkhidmatan

yang dibeli

3. Terma yang dinyatakan di dalam kontrak tidak

sama dengan tawaran/ sebutharga yang telah

dikemukakan.

• Memastikan Dokumen

kontrak disimpan (Arahan

Perbendaharaan 205.3)

1. Dokumen kontrak tidak disimpan di PTJ – kontak

bekalan

2. Dokumen kontrak perkhidmatan/penyelenggaraan

tidak disimpan di Pejabat Bursar

• Terma kontrak dipatuhi dan

masih dalam tempoh (Arahan Perbendaharaan 176,

200, 204 dan 205) (1PP – PK

4/2013)

1. Terdapat terma di dalam kontrak tidak dipenuhi

tetapi bayaran telah dibuat. Antaranya latihan,

penyelenggaraan berkala dalam tempoh yang

dinyatakan.


28

BIL SUB-


5 Pembayaran

• Memastikan perolehan yang diterima

seperti spesifikasi dan berfungsi

dengan baik 1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh

digunakan disebabkan belum berfungsi seperti

yang sepatutnya atau tidak memenuhi

spesifikasi seperti latihan belum dibuat atau alat

tidak boleh guna.

2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang

tidak diturunkan kuasa

3. Dokumen sokongan tidak lengkap

• Memastikan ujian telah dilaksanakan

sebelum pembayaran dibuat

• Pengesahan pembayaran oleh

pegawai yang diberi kuasa

• Dokumen sokongan adalah lengkap


29

BIL SUB-


5 Pembayaran

• Dokumen sokongan

adalah lengkap

1. Terdapat bayaran dibuat tetapi alat tidak boleh digunakan

disebabkan belum berfungsi seperti yang sepatutnya atau

tidak memenuhi spesifikasi seperti latihan belum dibuat

atau alat tidak boleh guna.

2. Pengesahan pembayaran oleh staf yang tidak

diturunkan kuasa

3. Dokumen sokongan tidak lengkap

• Mengenalpasti tempoh

pembayaran yang dibuat (Arahan Perbendaharaan 103)

1. PTJ yang terima DO/invois lewat kemuka invois (PO)

2. Lewat kemukakan tuntutan dan membuat pelarasan –

tuntutan/ kad korporat

3. Invois dikumpulkan tanpa dicop terima dan tidak

dibuat bayaran terus kerana tiada peruntukan.

Pembayaran mengikut kadar

yang diluluskan 1. Bayaran tidak mengikut kadar yang diluluskan, makanan,

upahan, elaun dan sebagainya Bekalan atau perkhidmatan yang

tidak diserahkan atau

dilaksanakan ditolak daripada

jumlah bayaran keseluruhan

1. Ada ketidakpatuhan, di mana bayaran penuh dibuat

walaupun bekalan/perkhidmatan yang diterima tidak

lengkap.


Pengurusan Terimaan Hasil

• Memastikan terimaan hasil dikendalikan mengikut undang-undang dan peraturan dan diakaunkan dengan betul dan sempurna

30

31

ELEMEN PENGURUSAN HASIL

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan (/ ) (x)

1 Penjanaan

Perancangan penjanaan disediakan

(PTJ – tidak termasuk dalam

pemantauan KPI university)

X

Tidak dipatuhi dengan teratur.

Senarai dan laporan hasil yang dikutip

disediakan

Kadar di luluskan oleh JKTK – sewaan

ruang/ peralatan/jualan produk/

perkhidmatan

Pemberian diskaun tidak dibenarkan

kecuali yang telah diberikuasa /

diluluskan

Jualan kredit direkod dan dipantau

32


2 Kawalan

Dokumen Hasil

• Memastikan daftar borang hasil

direkodkan dan dikemaskini (Arahan

Perbendaharaan 65, 66, 67 & 68.) X

1. Penggunaan kupon

atau resit tidak rasmi

(resit runcit) yang

bukan dokumen

terkawal.

2. Buku tunai/ resit rasmi

(e-receipting) dibiarkan

dibawah meja

3. Tiada pengesahan

pada setiap buku tunai

yang diterima

• Memastikan borang hasil dikeluarkan

mengikut susunan nombor yang

berturutan (Arahan Perbendaharaan 66.C)

• Memastikan baki stok borang hasil di

daftar bersamaan dengan baki sebenar

• Memastikan Borang hasil yang belum

digunakan disimpan di tempat yang

dikunci dengan selamat (Arahan

Perbendaharaan 68)

• Borang hasil yang diterima disemak dan

diperakui betul tentang ketepatan nombor

siri di setiap helaian pertama buku resit. (Arahan Perbendaharaan 66.a)

ELEMEN PENGURUSAN TERIMAAN

33


3 Merekod Borang

Hasil

• Memastikan Dokumen hasil

dikeluarkan pada hari yang sama (Arahan Perbendaharaan 60.(ii))

1. X

2. Mel / penerimaan yang

dikumpulkan

• Mengenalpasti borang hasil yang

hilang direkodkan dan dilaporkan

dengan segera (Arahan Perbendaharaan

300)

TB

4

Kebenaran/kelulu

san menerima

wang

• Mengenalpasti hasil yang dikutip

adalah mengikut kadar yang

dibenarkan (Arahan Perbendaharaan 87)

1. X

2. Tidak mengikut kadar yang

telah ditetapkan. Ada kadar

yang belum mendapat

kelulusan.

• Pegawai diberi kebenaran bertulis

untuk membuat kutipan(Arahan

Perbendaharaan 11, 69, 101, dan 200.1)

Pegawai yang menerima

kutipan tidak diberi kuasa


34


5 Kadar kutipan

• Memastikan Kadar kutipan dibuat mengikut

kadar yang diluluskan oleh Jawatankuasa

Tetap Kewangan (Peraturan kewangan & Perakaunan

UPM)

Sama seperti di atas

• Pemberian diskaun tidak dibenarkan kecuali

yang telah diberikuasa / diluluskan

Ada pengecualian yang

diberikan oleh Ketua PTJ

6 Keselamatan

semasa kutipan

• Memastikan wujudnya ciri-ciri keselamatan

wujud di ruang tempat membuat kutipan hasil

(cashier) (Arahan Perbendaharaan 70(b))

1. Kekangan ruang

menyebabkan ruang

kutipan hasil kurang

selamat. Perlu

minimakan kutipan di

PTJ

2. Notis tidak dipamirkan

3. Password tidak unik dan

dikongsi

• Notis kepada orang awam untuk meminta resit

ada dipaparkan di tempat yang mudah dilihat (Arahan Perbendaharaan 61)

• Ciri-ciri keselamatan wujud bagi kutipan yang

dibuat secara mesin dan juga elektronik(jika

ada) (Arahan Perbendaharaan 70(b))


35


7

Perakuan

Penerimaan

Wang

• Akuan terimaan yang digunakan adalah

akuan rasmi Pejabat Bendahari

(resit,kupon, bil tunai,tiket, jurnal) (Peraturan Kewangan& Perakaunan UPM)

Ada yang belum didaftarkan.

• Memastikan Resit/Bil tunai dikeluarkan

segera pada masa terimaan (Arahan

Perbendaharaan 60.(ii))

Ada PTJ tidak memberi resit


36


8

Pindaan dan

pembatalan akuan

terimaan

• Meminda resit adalah dilarang dan resit yang

dibatalkan beserta salinannya hendaklah

dikemukakan untuk diaudit (Arahan Perbendaharaan 62(a))

x

• Memastikan Resit/Bil Tunai yang dibatalkan

disimpan dan dicop batal (Arahan Perbendaharaan 62(a))

Teratur

• Akuan terimaan dibatalkan oleh pegawai yang

diberikuasa (Arahan Perbendaharaan 62(b))

Tidak dinyatakan

dalam surat

penurunan kuasa


37



9 Kawalan keatas

dokumen terimaan

• Memastikan akuan terimaan yang

dikeluarkan ditandatangani, dicatatkan

tarikh dan amaun.

x

• Memastikan akuan terimaan yang

dikeluarkan mempunyai salinan/karbon (Peraturan Kewangan & Perakaunan UPM)

/

• Pegawai pemungut menyimpan dan

mengunci akuan terimaan yang belum

digunakan dengan selamat dibawah

kawalannya atau pegawai yang lebih

kanan. (Arahan Perbendaharaan 126(b))

x

10 Penyerahan

kutipan

• Setiap kutipan yang dibuat diserahkan

kepada kaunter Seksyen Kutipan Hasil

dalam tempoh yang ditetapkan (Arahan

Perbendaharaan 78(a))

x

38



11 Akaun Belum

Terima

• Jualan Kredit kepada pihak

Luar

• Jualan antara Pusat Kos

1. Terdapat jualan kepada pihak

Ketiga tidak dikeluarkan invois

2. Jualan antara Pusat kos tidak

dibuat pelarasan melalui jernal

disebabkan baki peruntukan tidak

mencukupi

39


12 Penyata Bulanan

• Memastikan rekod hasil bulanan

disediakan dan laporan terperinci

hasil bulanan yang diterima dari

SAGA disesuaikan dengan rekod

hasil untuk menentukan segala

pungutan yang diserah ke bank

telah diambil kira oleh Pejabat

Bendahari

x

• Penyata penyesuaian disediakan

dengan tepat & pelarasan dibuat

bagi item yang tidak dikenalpasti

• Semua jualan secara kredit telah

dikeluarkan invois untuk pihak luar

dan pelarasan jernal bagi jualan

antara PTJ(semakan melalui

penyata bulanan)

x


40

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH


1 Akaun Amanah

• Memastikan setiap pemegang amanah

mempunyai surat ikatan amanah

X

• Senarai pemegang amanah adalah terkini dan

lengkap (1PP WP 10.4)

• Pemegang amanah memenuhi kriteria yang

ditetapkan (Arahan Perbendaharaan 165)

• Memastikan setiap perbelanjaan akaun amanah

diluluskan oleh pemegang amanah atau

pegawal pengawal yang dilantik secara bertulis

• Mesyuarat jawatankuasa akaun amanah dibuat

2 kali setahun (1PP WP 10.4)

41


2 Akaun Amanah

• Akaun amanah berbaki kredit (1PP

WP 10.4, para 3.3.4)

x

• Penyata penyesuaian akaun

amanah ada disediakan (1PP WP 10.4,

para 3.3.4,(e))

x

• Akaun amanah yang tidak aktif

ditutup (1PP WP 10.4, para 3.5.1) x

• Tindakan penutupan akaun

dilaksanakan dengan teratur (1PP WP

10.4, para 3.5.2)

x (ikut surat ikatan upm 6 bulan)

1 pp – setahun atau telah

mencapai tujuan

• Pelarasan telah dibuat ke atas caj

yang dikenakan (Peraturan Kewangan &

Perakaunan UPM)

x – lewat…dua kali setahun –

menyebabkan ada yang berbaki

negatif

ELEMEN PENGURUSAN AKAUN AMANAH

PENGURUSAN ASET

• PERUNTUKAN YANG DIGUNAKAN:- – MENGURUS

– PEMBANGUNAN

– PENYELIDIKAN / AKAUN AMANAH

• PEMILIKAN ASET – PENGGUNA YANG DIPERTANGGUNGJAWABKAN

– PENGGUNA SEBENAR

– PENGGUNA UMUM

– PEGAWAI TIDAK BERKHIDMAT ATAU BERTUKAR

42

PENGURUSAN ASET

• PENYELENGGARAAN – BERKALA

– APABILA PERLU

– ASET PENYELIDIKAN • SEMASA TEMPOH PENYELIDIKAN

• SELEPAS TEMPOH PENYELIDIKAN

• PELUPUSAN – ROSAK DAN TIDAK EKONOMIK UNTUK DIBAIKI

– TIADA KEPERLUAN

– REKOD TIDAK LENGKAP

43

44

ELEMEN PENGURUSAN ASET

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Kepatuhan

(/ ) (x)

1 Pengurus Aset • Pegawai diberi surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 para

6)(Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008) x

2 Penerimaan • Maklumat lokasi dan pengguna aset telah

dikemaskini didalam FAMS (Pekeliling Pejabat Bendahari

Bil1/2008, para 8) x

3 Pendaftaran

• Cetakan daftar individu aset telah dibuat dan

ditandatangani oleh Ketua Jabatan / Pegawai Aset

(KEW.PA-2) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para

11.1) = DAFTAR ASET –LAPORAN FAMS x

• Senarai aset dilokasi disediakan dan dikemaskini

(KEW.PA-7) (Pekeliling Pejabat Bendahari Bil1/2008, para

11.5) x

4 Pergerakan

aset

• Daftar pergerakkan aset ada disediakan (KEW.PA-

6) (1PP KP 2.3/2013 para 11) x

45

ELEMEN PENGURUSAN ASET

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI

5 Verifikasi

Aset/Inventori

• Aset ada

• Aset digunakan

• Aset sama dengan rekod

• Lokasi sebenar aset sama dengan rekod FAMS

• Pengguna aset sama dengan rekod FAMS

• Aset telah ditampal barkod (1PP KP 2.3/2013 para 11)

• Aset ID telah ditulis pada aset (1PP KP 2.3/2013 para 11)

• Aset disimpan secara selamat (1PP KP 2.4/2013 para 3)

Hasil Audit Pengurusan Aset Alih

1) Verifikasi Fizikal

46

95% 95% 90% 92% 88%

68%

0%

20%

40%

60%

80%

100%

2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016

Per

atu

s

Tahun

Carta 1 : Perbandingan Hasil Verifikasi bagi tahun 2009 - 2015

Hasil verifikasi aset tahun 2015 adalah 68%, menurun berbanding dengan tahun-tahun sebelumnya di mana 2013 (88%), 2012 (92%), 2011 (90%), 2010 (95%) dan 2009 (95%)

ID Aset

Barcode

ID dan Barcode

KEW PA 7

48

49

ELEMEN PELUPUSAN ASET/INVENTORI


1 Kuasa Melulus

• Mengenalpasti pelupusan yang dibuat di PTJ (Pekeliling Bendahari

Bil 1/2008 Bab E para 24) & (1PP KP 2.6/2013 para 2 )

• Ahli jawatankuasa pemeriksa memenuhi kriteria yang

ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)

• Pelupusan diluluskan mengikut kuasa tertentu (Pekeliling

Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 28)

50



2 Kaedah Pelupusan

• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut cara yang

diluluskan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 32)

• Tindakan pelupusan telah diambil mengikut tempoh yang

telah ditetapkan (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 29)

• Sijil Pelupusan barang-barang telah dikeluarkan oleh pegawai

bertanggungjawab selepas tindakan pelupusan

diambil(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 26.2 (k))

• Mengenalpasti adakah perakuan pelupusan (PEP) bagi aset

alih disediakan dengan teratur(Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E

para 26.2 (b))

51



3 Kemaskini rekod

• Pastikan pegawai terlibat mengemaskini rekod

daftar aset (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

• Memastikan aset alih yang dilupuskan tiada di

PTJ (Pekeliling Bendahari Bil 1/2008 Bab E para 35)

Penyelenggaraan (aircond)

BIL SUB- ELEMEN PERKARA YANG DINILAI Pemerhatian

1 Prosedur

Prosedur penyelenggaraan disediakan Prosedur tidak jelas.

Contohnya kemaskini ,

kaedah pemantauan,

pengesahan dan

pembayaran

Tugas dan tanggungjawab pentadbir kontrak

dan pegawai pemantau jelas

2 Perancangan Perancangan menyeluruh untuk aset yang

perlu penyelenggaraan

Hanya untuk aset yang

dibuat secara berkala

Senarai keseluruhan aircond mengikut

senarai aset dalam fams

Tidak sama

3 Pelaksanaan Senarai aset yang dilampirkan dalam

dokumen kontrak mengikut rekod FAMS

Tiada ID dan barcode/

ada yang duplicate

52


Perkara Yang dinilai

Pelaksanaan/ pemantauan

senarai aset yang dilampirkan dalam


X tiada ID dan barcode/ ada yang duplicate

3.Rekod penyelenggaraan pembekal adalah

lengkap X umum

3.Senarai semak perkhidmatan disediakan

dengan lengkap oleh pegawai pemantau dan disahkan oleh pentadbir kontrak

X ada yang tiada pengesahan

Semua aset yang didaftarkan telah diselenggarakan

X terdapat aset yang

tiada/rosak

dimasukkan dalam

jadual

penyelenggaraan –

tetapi tidak

dilaksanakan 53


3 Pelaksanaan/

pemantauan

senarai aset yang dilampirkan dalam


Ada yang tiada ID dan

barcode/ ada yang

duplicate

Rekod penyelenggaraan pembekal adalah

lengkap

Terlalu umum

Senarai semak perkhidmatan disediakan

dengan lengkap oleh pegawai pemantau dan

disahkan oleh pentadbir kontrak

Ada yang tiada

pengesahan

Semua aset yang didaftarkan telah

diselenggarakan

terdapat aset yang

tiada/rosak

dimasukkan dalam

jadual

penyelenggaraan –

tetapi tidak

dilaksanakan



4 Pembayaran Dokumen pembayaran adalah lengkap

1. Bukti pemeriksaan penyelenggaraan

tiada

2. akses ke bilik yang berkunci –

penyelenggaraan tidak dibuat

3. Service report tidak disahkan

• Work order tidak disediakan

Pembayaran mengikut aset yang diselenggara

tiada pengurangan bayaran bagi aset

yang tidak diselenggara

54

Aset yang tidak digunakan tetapi dimasukkan dalam daftar

penyelenggaraan dan dibayar

55

S00512879 dan S00512884 S00512821

56

ELEMEN PENGURUSAN STOR


1 Pegawai stor • Ada surat lantikan (1PP KP 1.1/2013 lampiran C

para 7) /

2 Sistem • Ada sistem e-stor digunakan

baru digunakan – 20 PTJ

57



3 Rekod dan Daftar Stok

• Rekod adalah seragam dan mematuhi tatacara

pengurusan stor (1PP KP 6.3/2013 para 2 )

• Mengetahui kedudukan stok simpanan dan bilangan

fizikal stok sama dengan rekod (1PP KP 6.3/2013 para 1 )

• Ada kawalan paras stok (1PP KP 6.3/2013 para 2.1.1 (i))

• Semak Daftar rekod yang dibangunkan

• Kad petak ada dan diselenggara dengan baik(1PP KP

6.3/2013 para 2.1.1 (ii))

• Rekod pergerakan stok disediakan (KEW.PS-4)

58



4 Keselamatan

• Tempat simpanan stok adalah baik(1PP KP 6.4/2013 para

4)

• Susun atur adalah kemas (1PP KP 6.4/2013 para 2)

• Tiada barang/stok yang rosak dan usang

• Arah tanda KELUAR (EXIT) dan tanda LARANGAN

MEROKOK (1PP AM 6.7/2013 para 3)

59



5 Verifikasi stok

• Kiraan fizikal stok adalah sama dengan rekod (1PP KP

6.6/2013 para 3)

• Kiraan stok dibuat secara berkala (1PP KP 6.6/2013 para 3)

• Pemeriksaan oleh wakil Pejabat Bendahari (1PP KP

6.6/2013 para 5)

6 Latihan • PYB adalah terlatih dan kompiten dalam menguruskan

stor di PTJ (1PP AM 6.7/2013 para 3.6)

PEMERHATIAN PENGURUSAN STOR

• Rekod stok tidak dikemaskini

• Tiada pemeriksaan berkala oleh pegawai stor

• Tiada lantikan bertulis pegawai yang menguruskan stor

• Terdapat Stok usang dan tiada pergerakkan

• Terdapat stok yang bergerak perlahan

• Toner yang disimpan tiada printer.

• Stok tidak disusun secara teratur di dalam stor

60

61

ELEMEN PENGURUSAN KENDERAAN


1 Pegawai Pengurus

kenderaan

• PTJ ada melantik pegawai

pengurus kenderaan(1PP WP

4.1/2013 para 3.1.11&15)

ada lantikan

62



2 Buku Log

• Buku log ada disediakan (1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 1)

• Buku log disimpan didalam kenderaan (1PP WP 4.1/2013

Lampiran C para 7)

• Buku log direkodkan dengan lengkap dan teratur(1PP WP

4.1/2013 Lampiran C para 3)

• Salinan asal buku log disimpan di Pejabat dan diperiksa

oleh Pegawai bertanggungjawab sekurang-kurangnya

sebulan sekali(1PP WP 4.1/2013 Lampiran C para 7.4)

3 Pengunaan kenderaan • Kenderaan digunakan bagi tujuan rasmi sahaja(1PP WP

4.1/2013 para 6.2)

63

64

65

66



4.1 Kad Inden

• Kenderaan jabatan mempunyai kemudahan kad inden(1PP

WP 4.1/2013 Lampiran A para 1)

• Kemudahan kad inden yang disediakan dikeluarkan oleh

syarikat yang dibenarkan sahaja(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A

para 1.2)

• Jenis kad yang digunakan adalah dwi kad (pemandu dan

kenderaan) (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3)

• Bagi kenderaan rasmi jabatan kad kenderaan disimpan

oleh pengurus kenderaan manakala kad pemandu

disimpan oleh pemandu(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 3.1.2 &

3.1.3)

• Pergerakkan kad inden direkod mengikut format yang

ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 7.5)

67



4.2 Kad Inden

• Setiap resit penggunaan kad inden disimpan dengan rapi

dan teratur(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 5)

• Semakan invois penggunaan bahan api disemak dengan

resit asal (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

• Analisis keatas penggunaan bahan api dengan

penggunaan kenderaan adalah wajar

• Resit bahan api adalah sama dengan rekod di buku

log(1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para 6)

68



5 Penyelenggaraan

kenderaan

• Penyelenggaraan kenderaan

direkodkan pada buku log dan work

order (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E para

2.2) xbuku log tiada

• Penyelenggaraan dibuat adalah

munasabah(1PP WP 4.1/2013 Lampiran

E para 2.2) x rekod tidak lengakap dan tiada analisis

• Penyelenggaraan dibuat secara

berjadual (1PP WP 4.1/2013 Lampiran E

para 2.2.1)

x- tiada jadual penyelenggaraan disediakan

69



6 Kad touch n go termasuk

Smart Tag

• Kenderaan rasmi jabatan diberi kemudahan kad touch n go (1PP

WP 4.1/2013 para 10)

• Kad touch n go disimpan oleh pegurus kenderaan dan hanya

diberi kepada pemandu apabila diperlukan sahaja(1PP WP

4.1/2013 para 11(iii))

• Penggunaan kad direkodkan mengikut format yang

ditetapkan(1PP WP 4.1/2013 para 12.2)

• Pemeriksaan bulanan dibuat antara rekod penggunaan kad

(dokumen SPK) dan penyata yang dikeluarkan secara online

70



7 Pembayaran

• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan

kad inden oleh pegawai kenderaan/pegawai yang

bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 Lampiran A para

5(ii))

• Pengesahan dibuat ke atas penyata penggunaan

touch & go oleh pegawai kenderaan/pegawai

yang bertanggungjawab (1PP WP 4.1/2013 para 11 (vi))

71



8 Pemandu

• Pemandu mempunyai lesen memandu yang sah (1PP

WP 4.1/2013 para 16 )

9 Keselamatan

kenderaan

• Kenderaan disimpan didalam kawasan pejabat jika

tidak digunakan (1PP WP 4.1/2013 para 17)

• Kunci pendua kenderaan disimpan di Pejabat(1PP WP

4.1/2013 para 18.1)

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN

• Pengesahan ke atas resit pembelian bahan api dan penyata smartpay tidak dibuat

• Buku log kenderaan tidakdikemaskini

• Penggunaan kad touch n go tidak disemak dengan penyata penggunaan kad touch n go

• Log pergerakkan kad inden tidak disediakan dengan lengkap

• Log pergerakkan kad touch n go tidak dikemaskini

72

• Semakan penggunaan kad touch n go tidak dibuat penyata penggunaan kad

• Tiada pengesahan pada penyata smartpay sebelum pembayaran dibuat

• Resit pembelian bahan api tidak difailkan secara teratur

73

PEMERHATIAN PENGURUSAN KENDERAAN

Implikasi Ketidakpatuhan Pemerhatian Risiko

1 Tiada Penurunan kuasa Bayaran atau terimaan tidak sah

2 Pecah kecil Perolehan Tidak mendapat faedah terbaik dari segi nilai

3 Deposit Tidak diakaunkan Salah guna dan perlu dibayar balik

4 Hasil salah caj Penyata kewangan tidak tepat

5 Hasil tidak dikutip Merugikan

6 Pembayaran ke atas perkhidmatan/ bekalan/ kerja yang tidak dibekalkan

Membayar melebihi jumlah sepatutnya

7 Kehilangan/kerosakan/ kemusnahan

Kerugian 74

Tindakan Yang Boleh Dikenakan

Tatatertib Surcaj

75

Ketua

Penyelia

Pelaksana

76

Tanggungjawab dan Kuasa

Surcaj (Akta 605, 14(a)– (e))

77

• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Memungut

• Pembayaran Wang Yang Tidak Sepatutnya (Tidak Diluluskan Dengan Sewajarnya)

• Secara Langsung Atau Tidak Langsung, Bagi Apa-apa Kekurangan

• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Menyimpan Atau Memantau Akaun Atau Rekod

• Tidak Atau Telah Gagal Untuk Membuat Apa-apa Pembayaran

Terima Kasih | Thank You

78

Documents

Akauntabiliti Dalam Pengurusan Kewangan · Audit Pengursan Penyelenggaraan Penghawa Dingin Audit Pengurusan Dana Wakaf Audit Pengurusan Perbelanjaan & Pengurusan Tanah UPMKB Audit