2011-03-21
1
1
Akademia Młodego Ekonomisty
Zarządzanie czasem
Wojciech Głód
Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach
14 marca 2011 r.
2
Organizacja pracyOrganizacja pracy
Czas to jedyne dobro, którego:Czas to jedyne dobro, którego:
� nie da się zatrzymać (ciągle płynie)
� nie można przyspieszyć, ani spowolnić
� nie można rozmnożyć, ani wyprodukować
� nie można kupić
� nie można pożyczyć ani podarować
� nie można zmagazynować
� nie da się zaoszczędzić
� nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać
� ...
2011-03-21
2
3
• Limit 168 godzin
• Doba ma 24 godziny na dobę,
tydzień ma 168 godzin, a rok
8 760. Wszyscy mamy tyle samo
czasu.
• Jak wykorzystujemy nasze 168
godzin w ciągu tygodnia?
4
Godziny/tydzień
Sen (7 godzin w ciągu nocy) 49
Spożywanie posiłków (2 godziny na dzień) 14
Ubieranie się (1 godzina dziennie) 7
Dojazd do/z miejsca do szkoły (1 godzina) 7
Zajęcia związane z zajmowaniem się domem, czas poświęcony rodzinie…(2 godziny dziennie) 14
Suma 8989godzin/tydzieńgodzin/tydzień
Szkoła 30-40
Rozrywka
Rozwój osobisty - hobby
Czas wolny
Suma 7979godzin/tydzieńgodzin/tydzień
2011-03-21
3
5
Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…
• Pozytywne nastawienie
• Wiedza i kreatywność
• Umiejętność komunikowania
• Umiejętność planowania pracy sobie i innym
• Tempo pracy
6
Co przeszkadza?Co przeszkadza?
• Odwlekanie (lenistwo, obojętność)
• Niezdecydowanie, opieszałość
• Przeciążenie informacją
• Postawa na „nie” (a szkoda gdyż – „Jeśli ma się
nie udać to się nie uda…”)
2011-03-21
4
7
Zarządzanie czasemZarządzanie czasem
1. Określenie celu
2. Planowanie (system planowania czasu,
metoda ASPEN, Książka planowania czasu,
organizacja dnia, zalety planowania)
3. Podejmowanie decyzji (zasada 80/20,
Analiza ABC, Zasada Eisenhowera)
8
Określenie celuOkreślenie celu
2011-03-21
5
9
Przy formułowaniu celów należy trzymać się Przy formułowaniu celów należy trzymać się
następujących zasad:następujących zasad:
• muszą być one wyraźnie określone;
• należy się upewnić, czy odnoszą się do
konkretnych zadań;
• muszą być krótkie;
• muszą być realistyczne;
10
Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są
cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od
angielskich słów:angielskich słów:
•• SSpecific (dokładny)
•• MMeasurale (mierzalny)
•• AAchievale (osiągalny)
•• RRealistic (realny)
•• TTime oriented (zorientowany w
czasie).
2011-03-21
6
11
Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson,
Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie
używają technik stawiania celów:używają technik stawiania celów:
• mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów
• lepiej się koncentrują
• przejawiają więcej zaufania do siebie
• efektywniej działają
• potrafią kontrolować postępy podczas
wykonywania zadań
12
PlanowaniePlanowanie
2011-03-21
7
13
PlanowaniePlanowanie
• Planowanie codziennej pracy , działań średnio-
i długoterminowych oraz innych wydarzeń
oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej
swobody w stosunku do zadań, stojących
przed każdym dniem.
14
System planowania czasuSystem planowania czasu
• W życiu zawodowym można wyróżnić następujące
okresy planowania:
•• cele długoterminowecele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany
wieloletnie
•• cele średnioterminowecele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne
•• cele krótkoterminowecele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany
kwartalne
•• cele bieżącecele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany
miesięczne i plany tygodniowe
2011-03-21
8
15
Zasady i reguły planowania czasuZasady i reguły planowania czasu
•• Reguła podstawowa (60/40)Reguła podstawowa (60/40)
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy,
według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane
wydarzenia , zakłócenia
(pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby
wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego
czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech
bloków:
ok. 60% czynności zaplanowaneok. 60% czynności zaplanowane
ok. 20% czynności nieoczekiwaneok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i
czynności, których nie sposób zaplanować)
ok. 20% na czynności spontaniczneok. 20% na czynności spontaniczne (czas odpoczynku)
16
Zbiór zadań Zbiór zadań -- plan czynnościplan czynności
• Należy wymienić wszystkie czynności do
wykonania w ciągu planowanego czasu. W
przypadku pojawienia się wolnego czasu
oraz przy sporządzaniu planu na następny
okres punktem wyjścia mogą być nie
załatwione sprawy z tej listy.
2011-03-21
9
17
Sprawy nie załatwioneSprawy nie załatwione
• Należy nanieść wszystkie nie załatwione
zadania, z których nie rezygnujemy , na plan
następny. Dzięki temu staną się one widoczne i
zostaną uwzględnione w procesie dalszego
planowania.
18
Planowanie czasu za pomocą metody Planowanie czasu za pomocą metody
ASPENASPEN
• Zastosowanie metody ASPEN przy planowaniu
przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 -
20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.
• Wyróżnia się pięć etapów metody ASPEN:
2011-03-21
10
19
• Zestawienie zadań
• Ocena czasu trwania czynności
• Rezerwacja czasu na czynności
nieprzewidziane
• Ustalanie priorytetów,
• Kontrola realizacji zadań - przeniesienie
spraw nie załatwionych
20
Organizacja dniaOrganizacja dnia
Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym
wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o
„rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”
• Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie
wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni
i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.
• Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed
południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna
w nocy.
• Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej,
jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych
porach.
• Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą
się przedstawić w postaci krzywej REFAkrzywej REFA.
2011-03-21
11
21
Krzywa RefaKrzywa Refa
22
PodejmowaniePodejmowanie
decyzjidecyzji
2011-03-21
12
23
ANALIZA ABC – ustal priorytety
Zadania AZadania A
• – wyjątkowo ważne
• 15% wszystkich zadań, 65% udziału w wartości
Zadania B Zadania B
• – przeciętnie ważne
• 20% wszystkich zadań, 20% udziału w wartości
Zadania C Zadania C
• – mało ważne i nieważne
• 65% wszystkich zadań, 15% udziału w wartości
• skracać, ograniczać, skreślać
24
1 1 –– Szczyt około południa: najlepszy Szczyt około południa: najlepszy
czas na realizacj ę zadań typu A czas na realizacj ę zadań typu A
2 2 –– Spadek energii po posiłku: Spadek energii po posiłku:
najlepszy moment na zadania typu najlepszy moment na zadania typu
CC
3 3 –– Szczyt pó źnym popołudniem: Szczyt pó źnym popołudniem:
czas na zadania typu Bczas na zadania typu B
2011-03-21
13
25
• Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed
południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce
aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu
dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania Jest to najlepszy czas na zadania
typu A. typu A.
• Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje
znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po Spadek energii po
posiłku najlepszy jest na zadania typu C.posiłku najlepszy jest na zadania typu C.
•• Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na
zadania typu B.zadania typu B.
• W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić
wahania psychologicznej sprawności po to by móc
planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem
wyżów i niżów wydajności.
26
Właściwe przerwyWłaściwe przerwy
• Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza
się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzy
