Click here to load reader

Akademia Młodego Ekonomisty ... Znajdź czas na pracę, to cena sukcesu. 2. Znajdź czas na myślenie, to źródło siły. 3. Znajdź czas na zabawę, to tajemnica młodości. 4

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Text of Akademia Młodego Ekonomisty ... Znajdź czas na pracę, to cena sukcesu. 2. Znajdź czas na...

  • 2011-03-21

    1

    1

    Akademia Młodego Ekonomisty

    Zarządzanie czasem Wojciech Głód

    Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach

    14 marca 2011 r.

    2

    Organizacja pracyOrganizacja pracy

    Czas to jedyne dobro, którego:Czas to jedyne dobro, którego:

    � nie da się zatrzymać (ciągle płynie)

    � nie można przyspieszyć, ani spowolnić

    � nie można rozmnożyć, ani wyprodukować

    � nie można kupić

    � nie można pożyczyć ani podarować

    � nie można zmagazynować

    � nie da się zaoszczędzić

    � nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać

    � ...

  • 2011-03-21

    2

    3

    • Limit 168 godzin • Doba ma 24 godziny na dobę,

    tydzień ma 168 godzin, a rok 8 760. Wszyscy mamy tyle samo czasu.

    • Jak wykorzystujemy nasze 168 godzin w ciągu tygodnia?

    4

    Godziny/tydzień

    Sen (7 godzin w ciągu nocy) 49

    Spożywanie posiłków (2 godziny na dzień) 14

    Ubieranie się (1 godzina dziennie) 7

    Dojazd do/z miejsca do szkoły (1 godzina) 7

    Zajęcia związane z zajmowaniem się domem, czas poświęcony rodzinie…(2 godziny dziennie) 14 Suma 8989godzin/tydzieńgodzin/tydzień

    Szkoła 30-40 Rozrywka

    Rozwój osobisty - hobby

    Czas wolny

    Suma 7979godzin/tydzieńgodzin/tydzień

  • 2011-03-21

    3

    5

    Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…

    • Pozytywne nastawienie • Wiedza i kreatywność • Umiejętność komunikowania • Umiejętność planowania pracy sobie i innym • Tempo pracy

    6

    Co przeszkadza?Co przeszkadza?

    • Odwlekanie (lenistwo, obojętność)

    • Niezdecydowanie, opieszałość • Przeciążenie informacją • Postawa na „nie” (a szkoda gdyż – „Jeśli ma się

    nie udać to się nie uda…”)

  • 2011-03-21

    4

    7

    Zarządzanie czasemZarządzanie czasem

    1. Określenie celu

    2. Planowanie (system planowania czasu, metoda ASPEN, Książka planowania czasu, organizacja dnia, zalety planowania)

    3. Podejmowanie decyzji (zasada 80/20, Analiza ABC, Zasada Eisenhowera)

    8

    Określenie celuOkreślenie celu

  • 2011-03-21

    5

    9

    Przy formułowaniu celów należy trzymać się Przy formułowaniu celów należy trzymać się

    następujących zasad:następujących zasad:

    • muszą być one wyraźnie określone; • należy się upewnić, czy odnoszą się do

    konkretnych zadań;

    • muszą być krótkie; • muszą być realistyczne;

    10

    Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są

    cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od

    angielskich słów:angielskich słów:

    •• SSpecific (dokładny) •• MMeasurale (mierzalny) •• AAchievale (osiągalny) •• RRealistic (realny) •• TTime oriented (zorientowany w

    czasie).

  • 2011-03-21

    6

    11

    Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson,

    Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie

    używają technik stawiania celów:używają technik stawiania celów:

    • mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów • lepiej się koncentrują • przejawiają więcej zaufania do siebie • efektywniej działają • potrafią kontrolować postępy podczas

    wykonywania zadań

    12

    PlanowaniePlanowanie

  • 2011-03-21

    7

    13

    PlanowaniePlanowanie • Planowanie codziennej pracy , działań średnio-

    i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

    14

    System planowania czasuSystem planowania czasu

    • W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

    •• cele długoterminowecele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

    •• cele średnioterminowecele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne •• cele krótkoterminowecele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany

    kwartalne

    •• cele bieżącecele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

  • 2011-03-21

    8

    15

    Zasady i reguły planowania czasuZasady i reguły planowania czasu

    •• Reguła podstawowa (60/40)Reguła podstawowa (60/40) Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków: ok. 60% czynności zaplanowaneok. 60% czynności zaplanowane ok. 20% czynności nieoczekiwaneok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować) ok. 20% na czynności spontaniczneok. 20% na czynności spontaniczne (czas odpoczynku)

    16

    Zbiór zadań Zbiór zadań -- plan czynnościplan czynności

    • Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.

  • 2011-03-21

    9

    17

    Sprawy nie załatwioneSprawy nie załatwione

    • Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

    18

    Planowanie czasu za pomocą metody Planowanie czasu za pomocą metody

    ASPENASPEN

    • Zastosowanie metody ASPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.

    • Wyróżnia się pięć etapów metody ASPEN:

  • 2011-03-21

    10

    19

    • Zestawienie zadań • Ocena czasu trwania czynności • Rezerwacja czasu na czynności

    nieprzewidziane

    • Ustalanie priorytetów, • Kontrola realizacji zadań - przeniesienie

    spraw nie załatwionych

    20

    Organizacja dniaOrganizacja dnia Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym

    wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”

    • Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.

    • Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

    • Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

    • Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFAkrzywej REFA.

  • 2011-03-21

    11

    21

    Krzywa RefaKrzywa Refa

    22

    PodejmowaniePodejmowanie decyzjidecyzji

  • 2011-03-21

    12

    23

    ANALIZA ABC – ustal priorytety

    Zadania AZadania A • – wyjątkowo ważne • 15% wszystkich zadań, 65% udziału w wartości

    Zadania B Zadania B • – przeciętnie ważne • 20% wszystkich zadań, 20% udziału w wartości

    Zadania C Zadania C • – mało ważne i nieważne • 65% wszystkich zadań, 15% udziału w wartości • skracać, ograniczać, skreślać

    24

    1 1 –– Szczyt około południa: najlepszy Szczyt około południa: najlepszy czas na realizacj ę zadań typu A czas na realizacj ę zadań typu A 2 2 –– Spadek energii po posiłku: Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu najlepszy moment na zadania typu CC 3 3 –– Szczyt pó źnym popołudniem: Szczyt pó źnym popołudniem: czas na zadania typu Bczas na zadania typu B

  • 2011-03-21

    13

    25

    • Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania Jest to najlepszy czas na zadania typu A. typu A.

    • Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C.posiłku najlepszy jest na zadania typu C.

    •• Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B.zadania typu B.

    • W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.

    26

    Właściwe przerwyWłaściwe przerwy • Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza

    się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzy

Search related