2011-03-21

1

1

Akademia Młodego Ekonomisty

Zarządzanie czasemWojciech Głód

Uniwersytet Ekonomiczny w Katowicach

14 marca 2011 r.

2

Organizacja pracyOrganizacja pracy

Czas to jedyne dobro, którego:Czas to jedyne dobro, którego:

� nie da się zatrzymać (ciągle płynie)

� nie można przyspieszyć, ani spowolnić

� nie można rozmnożyć, ani wyprodukować

� nie można kupić

� nie można pożyczyć ani podarować

� nie można zmagazynować

� nie da się zaoszczędzić

� nie da się wykorzystać ponownie, czy odzyskać

� ...

2011-03-21

2

3

• Limit 168 godzin• Doba ma 24 godziny na dobę,

tydzień ma 168 godzin, a rok 8 760. Wszyscy mamy tyle samo czasu.

• Jak wykorzystujemy nasze 168 godzin w ciągu tygodnia?

4

Godziny/tydzień

Sen (7 godzin w ciągu nocy) 49

Spożywanie posiłków (2 godziny na dzień) 14

Ubieranie się (1 godzina dziennie) 7

Dojazd do/z miejsca do szkoły (1 godzina) 7

Zajęcia związane z zajmowaniem się domem, czas poświęcony rodzinie…(2 godziny dziennie) 14Suma 8989godzin/tydzieńgodzin/tydzień

Szkoła 30-40Rozrywka

Rozwój osobisty - hobby

Czas wolny

Suma 7979godzin/tydzieńgodzin/tydzień

2011-03-21

3

5

Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…Czynniki wewnętrzne racjonalnej organizacji czasu…

• Pozytywne nastawienie

• Wiedza i kreatywność

• Umiejętność komunikowania

• Umiejętność planowania pracy sobie i innym

• Tempo pracy

6

Co przeszkadza?Co przeszkadza?

• Odwlekanie (lenistwo, obojętność)

• Niezdecydowanie, opieszałość

• Przeciążenie informacją

• Postawa na „nie” (a szkoda gdyż – „Jeśli ma się nie udać to się nie uda…”)

2011-03-21

4

7

Zarządzanie czasemZarządzanie czasem

1. Określenie celu

2. Planowanie (system planowania czasu, metoda ASPEN, Książka planowania czasu, organizacja dnia, zalety planowania)

3. Podejmowanie decyzji (zasada 80/20, Analiza ABC, Zasada Eisenhowera)

8

Określenie celuOkreślenie celu

2011-03-21

5

9

Przy formułowaniu celów należy trzymać się Przy formułowaniu celów należy trzymać się

następujących zasad:następujących zasad:

• muszą być one wyraźnie określone;

• należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań;

• muszą być krótkie;

• muszą być realistyczne;

10

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są

cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od

angielskich słów:angielskich słów:

•• SSpecific (dokładny)

•• MMeasurale (mierzalny)

•• AAchievale (osiągalny)

•• RRealistic (realny)

•• TTime oriented (zorientowany w czasie).

2011-03-21

6

11

Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson,

Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie

używają technik stawiania celów:używają technik stawiania celów:

• mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów

• lepiej się koncentrują

• przejawiają więcej zaufania do siebie

• efektywniej działają

• potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania zadań

12

PlanowaniePlanowanie

2011-03-21

7

13

PlanowaniePlanowanie• Planowanie codziennej pracy , działań średnio-

i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

14

System planowania czasuSystem planowania czasu

• W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

•• cele długoterminowecele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie

•• cele średnioterminowecele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne

•• cele krótkoterminowecele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne

•• cele bieżącecele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

2011-03-21

8

15

Zasady i reguły planowania czasuZasady i reguły planowania czasu

•• Reguła podstawowa (60/40)Reguła podstawowa (60/40)Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia (pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego, wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:ok. 60% czynności zaplanowaneok. 60% czynności zaplanowaneok. 20% czynności nieoczekiwaneok. 20% czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)ok. 20% na czynności spontaniczneok. 20% na czynności spontaniczne (czas odpoczynku)

16

Zbiór zadań Zbiór zadań -- plan czynnościplan czynności

• Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.

2011-03-21

9

17

Sprawy nie załatwioneSprawy nie załatwione

• Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.

18

Planowanie czasu za pomocą metody Planowanie czasu za pomocą metody

ASPENASPEN

• Zastosowanie metody ASPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 -20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.

• Wyróżnia się pięć etapów metody ASPEN:

2011-03-21

10

19

• Zestawienie zadań

• Ocena czasu trwania czynności

• Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane

• Ustalanie priorytetów,

• Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

20

Organizacja dniaOrganizacja dniaSprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym

wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”

• Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.

• Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

• Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

• Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFAkrzywej REFA.

2011-03-21

11

21

Krzywa RefaKrzywa Refa

22

PodejmowaniePodejmowaniedecyzjidecyzji

2011-03-21

12

23

ANALIZA ABC – ustal priorytety

Zadania AZadania A• – wyjątkowo ważne

• 15% wszystkich zadań, 65% udziału w wartości

Zadania B Zadania B • – przeciętnie ważne

• 20% wszystkich zadań, 20% udziału w wartości

Zadania C Zadania C • – mało ważne i nieważne

• 65% wszystkich zadań, 15% udziału w wartości• skracać, ograniczać, skreślać

24

1 1 –– Szczyt około południa: najlepszy Szczyt około południa: najlepszy czas na realizacj ę zadań typu A czas na realizacj ę zadań typu A 2 2 –– Spadek energii po posiłku: Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu najlepszy moment na zadania typu CC3 3 –– Szczyt pó źnym popołudniem: Szczyt pó źnym popołudniem: czas na zadania typu Bczas na zadania typu B

2011-03-21

13

25

• Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania Jest to najlepszy czas na zadania typu A. typu A.

• Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C.posiłku najlepszy jest na zadania typu C.

•• Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B.zadania typu B.

• W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.

26

Właściwe przerwyWłaściwe przerwy• Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza

się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość odpoczynku i zregenerowania utraconej energii.

• Powinno się uwzględniać w swym planie dnia regularne, ale krótkie przerwy.

• Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.

2011-03-21

14

27

Krzywa koncentracjiKrzywa koncentracji

28

• Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 Przerwa powinna trwać najwyżej do 10

minutminut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą.

2011-03-21

15

29

ZłodziejeZłodzieje czasu i rezerwy czasuczasu i rezerwy czasu

• Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia.

30

2011-03-21

16

31

KWADRAT KWADRAT

EISENHOWERAEISENHOWERA

32

PILNE NIEPILNE

WA

ŻNE

NIE

WA

ŻNE

2011-03-21

17

33

ŻWIR= konieczność

•sprawy kryzysowe

•sprawy naglące

•zadania z datą realizacji

•i przygotowanie do nich

•na dziś (np.termin oddania pracy, czy wizyta u dentysty z powodu bólu zęba).

34

KAMIENIE= powiększanie zdolności

to czynności, które są ważne z różnych względów, ale nie odczuwamy na co dzień presji ich wykonania - np. ćwiczenia

fizyczne, kontrole stomatologiczne, czy np. nauka języka obcego (tu też warto wpisywać swoje cele, wraz z pewnym

określeniem terminowym ich osiągnięcia). Dzięki temu, że są niepilne, możemy je z odpowiednim wyprzedzeniem

odpowiednio zaplanować, a wpisując je do ważnych, ułatwimy sobie pamięć o nich

2011-03-21

18

35

PIASEK = złuda

bycia ważnym i niezastąpionym

to najcz ęściej tzw.”przeszkadzajki” - mało wa żne, ale często spływaj ące maile, mało wa żne telefony. Tych spraw nie unikniemy, ale dzi ęki pewnym technikom,

możemy ograniczy ć ich wpływ na nas i na nasze plany

36

WODA = pożeracze czasu

•zbędne codzienne zajęcia

•nieobowiązująca korespondencja

•niektóre telefony

puste przyjemności, np. TV oglądana tak jak leci, plotkowanie, itp.

to te wszystkie sprawy, które możemy bez żadnego problemu usunąć z dnia codziennego. Jednak z pewnymi

zastrzeżeniami - w pierwszej chwili przychodzą nam tu do głowy takie czynności jak obejrzenie kolejnego odcinka

serialu, zagranie w grę komputerową, czy poczytanie ulubionego forum.

2011-03-21

19

37

Organizacja pracy

SPRAWY,KTÓRE PRZYBLIŻAJĄ NAS DO CELU, CHOĆ MOŻNA JE

ODŁOŻYĆ NA PÓŹNIEJ.WYMAGAJĄ CZASU I REFLEKSJI

POŻERACZE CZASU,POZORNE CZYNNOŚCI I ZADANIA,

KTÓRYCH REZULTAT JESTMAŁO WAŻNY I NIE WPŁYWA NA CELE DŁUGOOKRESOWE

NIEPILNE

SPRAWY I PROBLEMY,

KTÓRE MUSZĄ BYĆ

NATYCHMIAST

ROZWIĄZANE

ZADANIA O MAŁYM ZNACZENIU DŁUGOOKRESOWYM, ALE

WYMAGAJACE SZYBKIEGO DZIAŁANIA

PILNE

WA

ŻNE

NIE

WA

ŻNE

Macierz zarządzania czasemMacierz zarządzania czasem

38

Organizacja pracy

80% sprawy

drugorzędne

80% sprawy

drugorzędne

aż 80% osiągnięć

20% zadania

najważniejsze

20 % osiągnięć

CzasCzas EfektyEfekty

2011-03-21

20

39

• Grupuj podobne zadania w bloki – to wzmaga koncentrację.

• Koncentruj się na ograniczonej liczbie zadań, nie zawsze sprawdza się powiedzenie, że jeśli chcesz robić biegle, rób równolegle.

• Unikaj niepotrzebnych spotkań, telefonów i e-maili.

• Korzystaj ze znanych ci metod planowania czasu pracy.

Podsumowanie Podsumowanie –– zasady planowania czasu…zasady planowania czasu…

40

Organizacja pracy

Określanie celu

1

Planowanie

Podejmowaniedecyzji

2

3

Realizacja i organizacja

Kontrola

5

4

2011-03-21

21

41

Organizacja pracy

Znajdź czas …Znajdź czas …

1. Znajdź czas na pracę, to cena sukcesu.

2. Znajdź czas na myślenie, to źródło siły.

3. Znajdź czas na zabawę, to tajemnica młodości.

4. Znajdź czas na czytanie, to podstawa wiedzy.

5. Znajdź czas na uprzejmości, to brama do szczęścia.

6. Znajdź czas na marzenia, to droga do gwiazd.

7. Znajdź czas na miłość, to prawdziwa uroda życia.

8. Znajdź czas na radość, to muzyka duszy.

9. Znajdź czas na przyjemności, to nagroda za Twoją pracę.

10. Znajdź czas na planowanie, wtedy starczy Ci czasu na pozostałe dziewięć spraw.

(wiersz irlandzki)

42

Twoje zasady Twoje zasady zarządzanie czasem…zarządzanie czasem…

Złodzieje czasu…Złodzieje czasu…

warsztatywarsztaty

2011-03-21

22

43

1) Określ 8 zasad zarządzanie czasem…2) Wskaż na 5 złodziei czasu, które

sprawiają Ci najwięcej problemów.

• Następnie zastanów się, z czego wynikają te problemy i jak możesz je rozwiązać

warsztatywarsztaty